時間：2023-04-24 08:54:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子合同歸檔管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】信息化建設 系統建設 企業業務
1 實施背景及目標
合同作為經營管理的手段，是企業與外部進行物流、資金流、信息流交換的基本形式，是企業從事經濟活動取得經濟效益的橋梁和紐帶，同時也為企業帶來了各種各樣的法律風險，如何通過信息化手段提升合同法律風險管控能力，提高質量及效率，為企業生產經營保駕護航是本文研究的重點。
2 傳統合同管理中存在的問題
培養專業的法律人才隊伍，健全法律規章制度、增強法制觀念，這些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是傳統的全靠人工審核的合同管理模式，仍存在以下問題：
2.1 合同履行監控情況難以掌控
傳統的合同管理模式更側重于合同簽訂前對合同重要條款的審核，而合同已經履行到什么程度，是否按照合同簽訂的進程有序推進，這些都是法律部門管控的難點及薄弱環節，難以真正實現對合同全生命周期的管理。
2.2 風險管控能力有待提升
風險管控是合同管理的重要內容，如何確保合同文本內容的規范性及真實性、合同對方主體的合法性、財務付款合同與正式簽字確認合同的一致性，降低合同倒簽率等等，以上問題只靠人工審核都難以解決。
2.3 查閱、統計不便利
金額、對方供應商等合同信息全靠人工登記臺賬，工作量大、易出錯、且統計維度單一，無法滿足管理層多維度的決策、分析要求。
3 解決對策
基于以上現狀及問題，企業可以借助信息化手段，將標準的合同管理流程、條款和范本等業務管控模式通過信息化系統進行固化。實現對合同規范、標準的統一管理。詳細功能模塊如下：
3.1 合同審批表模塊
合同審批表是貫穿各項功能的紐帶，也是業務審核的重點。通過合同審批表，將合同中最重要的內容進行突出展現，同時提示各類合同的審核注意事項。包括合同基本信息、合同金額、對方主體、簽章信息等內容。
合同基本信息：包括合同編號、合同名稱、合同承辦部門、合同履行時間、合同業務大類、合同業務小類、合同主要內容、風險提示、審核規范、審核職責規范等；
合同金額：包括合同幣種、合同價款、合同稅款、合同總金額、付款條款等。
對方主體：包括對方主體名稱、銀行賬戶名稱、開戶行名稱、開戶行賬號等。
簽章信息：甲方簽字人、甲方簽字日期，乙方法定代表人、乙方簽字人、乙方簽字日期等。
3.2 合同審批流程模塊
合同審批流。主要是將合同審批業務流程固化在系統中，實現電子審批。主要流程包括：合同審批、授權、歸檔。履行、變更、移交、解除、作廢等。
3.3 合同統計查詢模塊
支持用戶通過合同名稱、合同編號、對方當事人、合同金額、合同起草人等信息，快速定位到用戶需要查詢的單個合同。
提供多維度報表查詢及統計功能，包括倒簽率報表、簽訂及時率報表、合同歸檔統計報表、結算合同報表等。用戶通過在系統中選擇報表類型、期間等查詢條件，系統可快速、直觀、精準展示統計結果。
3.4 合同履行監控模塊
從相關財務系統中獲取所有合同的報賬及付款情況，給相關業務用戶直觀展示合同的付款進程；通過系統定期向相關業務部門發送合同履行監控單，請業務部門主動報送各合同執行情況并通過電子流程流轉到法律部門。法律部門可以逐不出戶就清晰了解每個合同的付款及履行進程，對存在風險及時洞察并采取相應措施，防患于未然。
3.5 合同檔案管理模塊
對于已經審批完成的合同進行電子歸檔，按照紙質合同歸檔規則，系統建立相應的合同編目、案卷。建立電子的借閱審批流程，電子流程審批通過后，系統會給申請人賦予查看相應借閱合同的權限。
3.6 多系統協作辦公模塊
通過打通與手機辦公、財務報賬平臺、文檔安全等系統接口，實現各系統基礎數據的一致性、辦公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 與短信平臺接口
當審核人收到待審批合同時，系統會促發短信，提醒審批人及時審批合同；當審批人處理時間超過企業要求的處理時限后，系統會自動發送催辦短信給審批人，提升合同處理的及時性。
3.6.2 與文檔外發系統接口
合同審批完成后，系統自動加蓋水印，并留痕控制，任何人無法再對合同的任何信息進行修改，只能查看和打印，且打印的合同會顯示某某企業名稱的水印，避免合同在前期商定妥當，且已履行完內部流程后，被對方主體惡意篡改。
3.6.3 與財務報賬系統接口
將合同編號、金額等基礎信息同步到財務報賬系統，用戶報賬時，需要在報賬平臺選擇合同編碼，合同相關的金額、供應商等信息自動帶出且不可修改，當報賬金額大于合同金額時，報賬單無法提交。通過上述手段，確保合同履行的規范性及合法性，避免報賬人惡意篡改付款單位，或付款金額大于合同訂金額的違規業務。
一、合同訂立
(一)合同分類。根據合同性質不同，建設項目合同主要分為以下三類：1.建設項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術服務合同，包括建設項目中的勘察、設計、監理、中介、技術咨詢和服務合同等。3.物項采購合同，指設備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設項目中，最為重要的檔案就是竣工圖。竣工圖是項目實體最終真實情況的具體反映，是今后項目改擴建、運行維護的重要依據和憑證。因此，在項目建設初期，建設單位首先應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應在施工合同中明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設計合同中，應明確因修改增加新圖的責任，明確留作竣工圖用的施工圖套數。2.由設計單位編制竣工圖的，除紙質竣工圖外，應明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監理合同中，應明確監理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設單位提交監理檔案的責任。4.物項采購合同中，應設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。針對非標設備采購加工，還應約定提交質量計劃、原材料質量證明、相應人員資質、檢驗檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應約定為原件，確實無法提供原件的，應明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風險，根據合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應履行一定的審批手續，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應及時登記編號，并在建設單位計劃合同或法務部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應避免斷號。
二、合同履行
合同履行過程中簽訂的補充協議、往來重要文件和會議紀要等，特別是涉及合同內容變化的，應及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續完備。傳真件或其他形式復印件，需加蓋受控章予以確認。對于設備采購合同，重要設備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據合同條款，檢查驗收設備隨機文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設備監造過程形成的質保大綱、質量計劃、不符合項等質量記錄等也應收集歸檔。對于技術服務合同，合同承辦部門應會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質量和套數是否符合要求以及施工資料的完整性、準確性、系統性。
三、合同歸檔
(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關聯的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機關的相關許可文件,技術協議,有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業執照復印件,授權委托書以及其他相關憑證的原件。技術服務合同中，與履行合同有關的技術背景資料、可行性論證和技術評估報告、項目任務書和計劃書、技術標準、技術規范、原始設計和工藝文件以及其他技術文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數量龐大，劃歸技術檔案，應予以詳細說明或標注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據合同本身的重要性、合同金額以及合同標的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標識具體年限。建設項目一般投資金額較大，應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。
四、合同管理的其他環節
談判記錄、招投標文件和評標文件及中標通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的書、答辯書、判決書、調解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關負責人進行審批。五、常見問題在以往建設項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經常發現合同文本的規范性方面還有待進一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數太少，或因保管不當，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術規格書、圖紙等技術資料未同時收集歸檔，鏈接標注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關配套文件時沒有依據，局面被動。
綜上所述，作為建設項目業主方，在合同管理方面，應設置專門崗位，建立科學合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關注合同的動態管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強工程檔案管理”的理念，做好內部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設項目相關方，加強檔案工作監督、檢查和指導，注重協調與溝通，為今后建設項目管理全面留存更多的依據憑證，積累更多的寶貴經驗，從而促進企業又好又快發展。
作者:王繼榮 單位:中國原子能科學研究院
參考文獻：
為推進合同管理相關制度落實，進一步規范行政執法行為，區政府將組織區監察局、區法制辦、區政務督查室于8月中旬在全區開展本年度行政執法集中檢查暨合同管理專項檢查活動。現將有關事項通知如下：
一、檢查范圍
區政府各部門、區直各單位、各街道辦事處以及各直屬企事業單位。
二、檢查內容
1、行政執法檢查的主要內容包括：貫徹落實國務院《全面推進依法行政實施綱要》和執行我區年度依法行政工作要點的情況；規范行政許可和行政處罰行為的情況及相關法律文書；規范行政處罰裁量權的情況；重大行政處罰決定備案情況；行政執法隊伍建設情況等。
2、貫徹落實《區機關單位合同審查規定》及區機關單位合同層級審批制度、合同風險預警報告制度、合同爭議處理制度、合同檔案管理制度等四個制度的情況及合同歸檔整理情況。
三、檢查形式
本次檢查活動主要采取實地檢查和案卷評查等形式。
（一）填報行政執法案卷及簽訂合同統計表
各部門、各單位應認真統計年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷及年11月以來對外簽訂的所有合同，分別填寫《行政處罰案卷登記表》、《行政許可案卷登記表》和《簽訂合同統計表》，于年8月13日前將電子版通過金宏網報送到區法制辦。
（二）實地檢查
從8月中旬開始，區監察局、區法制辦、區政務督查室將組成聯合檢查組對各部門、各單位進行實地檢查，聽取匯報，查看相關檔案資料。各部門、各單位應對本年度依法行政工作開展情況及貫徹落實《區機關單位合同審查規定》及其配套制度情況進行自查，形成自查報告，同時整理好合同檔案備查。具體檢查時間另行通知。
（三）案卷評查
凡是具有行政處罰和行政許可主體資格的行政機關（組織）都要參加案卷評查。各部門應從本年度形成的一般程序的行政處罰和行政許可案卷中分別選出行政處罰和行政許可案卷各20宗，于年8月13日前報送到區法制辦（不滿20宗的全部報送）。
四、相關要求
（一）開展行政執法檢查活動是規范行政機關執法行為的重要舉措，特別是根據區政府有關領導要求，將對合同管理相關制度的落實情況作為本次檢查活動一項重要內容。希望各部門、各單位高度重視，認真整理好檔案，充分做好迎檢準備，并認真對待執法檢查過程中提出的監督意見。
【關鍵詞】合同管理;財務風險;防范措施
一、高校合同管理系統
高校合同管理系統包括:合同準備、審批、執行、控制、結束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統計分析和預警提醒等多種手段實現本單位的業務管理，幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關發票、合同資料等管理得更具條理性和統籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復雜的人事當中解放出來，減少腐敗的風險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數據等統計圖表，也為單位日后的發展和決策提供強有力的數據支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個環節。(一)前期準備。1．立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據本高校中長期規劃或學院管理過程中涉及的生產、生活的實際需要而提出的框架性的總體設想。按照本單位的審批程序經相關職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數據組成的材料，主要內容有項目投資建議的主要依據、資金來源、項目達到的要求等。2．合同起草。根據合同的具體形式選擇相應的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關職能部門批準、審核。第二，本單位的需求部門、財務部和經辦人應當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領導參考。從維護公司經濟利益出發，盡量做到在法律允許的范圍內避免或減少公司可能發生的經濟損失。第三，嚴格按照國家規定的招投標程序進行招投標。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后，專人負責監督合同的履行。在合同履行期間，經辦人或合同履行監督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內容、資金支付等情況。二是合同履行結束應及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應該對每一項目合同及時進行總結。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內容之一，高校應當重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機構設置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風險發生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點:第一，依據學院的管理體系結合合同的一般流程制定出相應的合同管理制度，如:合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進經驗，加速建立和完善市場經濟需求的新的合同示范文本。第二，依據合同的不同類別進行分類，可以用文件夾存放，再根據需求分門別類;對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應的管理標準。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業務水平，減少潛在的主觀風險。第四，加強政治學習，提高相關管理人員的思想覺悟和服務意識，預防潛在的主觀風險的出現。任何完善的制度最終產生的效能決定于執行人員的素質。
四、當前高校合同管理存在的財務風險問題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監管任務，管理工作的復雜程度決定不可避免地會產生主觀或客觀的財務風險，這就需要相關領導不斷完善管理制度，最大限度地減少財務風險的產生機會。(二)合同管理人員專業水平和法律意識不高。合同管理人員專業水平和法律意識不高，對簽訂合同的關鍵點把握不足，都會不同程度地導致財務風險的產生。不能嚴格按照章程及規范開展工作，也會導致潛在的主觀和客觀財務風險。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發財務風險。(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監管人員不能認真履行監管義務，承擔監管責任，都會將合同潛在風險轉化為實際的法律風險和主觀風險。同時，在合同救濟階段，由于救濟措施和后續工作跟進乏力，造成勝訴案件執行不力從而產生財務風險。
五、合同管理中財務風險的控制措施
關鍵詞：水電站；運行管理；生產合同
中圖分類號： TV 文獻標識碼： A
引言：合同管理是水電站管理的一項重要內容，搞好合同管理，對于水電站在進行經濟活動的開展以及相關經濟利益的取得，都具有一定的積極作用。各級相關的領導干部、一些法人委托人和一些其他相關的人員，不僅要嚴格遵守制度，還要進一步的切實執行本制度。各相關的一些部門一定要互相配合，共同努力，搞好水電站以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。
1.水電站運行生產合同管理總則
一是為規范公司所屬水電站合同管理工作，保護公司合法權益不受侵害，依據《中華人民共和國合同法》及相關法律、法規，結合公司實際情況，特制定本辦法。
二是水電投資股份有限公司（以下簡稱“公司”）所屬發電企業的合同管理工作均適用于本辦法。
2.水電站運行生產合同管理類型
一是本辦法所指合同均采用書面形式，有關涉及合同的文書、圖表、傳真件等均視為合同的組成部分。
二是本辦法所包括的合同類型有：購售電、水力機械、設計、監理、電工、水工建筑物、加工制造、培訓等方面的經濟與技術合同。
3.水電站運行生產合同管理過程中的職責及權限
公司所屬各水電站的生產技術部門為合同事務的歸口管理部門。
3.1合同管理職責
（一）水電站合同立項前的申報工作；（二）公司負責合同金額在（規定金額）以上的合同審查、合同談判、會簽及簽約，合同歸檔工作； （三）公司所屬水電站負責合同金額在（規定金額）萬元以下的合同審查、合同談判、會簽及簽約，合同歸檔工作，并在合同簽約后十日內上報公司相關部門備案；（四）合同執行過程管理和重大事項需向公司報備；（五）各水電站應建立相關合同臺帳及統計資料。
3.2合同權限劃分
（一）年度購售電合同：經公司法人授權委托后，各水電站方可與電網公司簽訂。（二）合同金額在（規定金額）萬元以下合同，按物資采購程序審批流程報公司審批，經審核批準后，由公司負責人授權，委托水電站人簽訂。
（三）合同總金額在（規定金額）萬元以內合同，經公司法人授權，由委托人簽訂。
（四）合同總金額在（規定金額）萬元以上的合同，執行上級《發電企業所屬公司招標管理辦法》，合同經公司法人授權，由委托人簽訂。
4.水電站運行生產合同的審查和履行
4.1合同的審查
4.1.1合同受委托訂立前，根據簽訂合同金額大小，公司或各水電站合同負責部門，應組織（或委托法律顧問）對合同內容進行審查，并根據律師的審查意見進行其修改、補充。
4.1.2合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。合同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數。
4.1.3合同應包括以下內容：
（一）合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人、人姓名、聯系方式、單位賬號、稅號、開戶行；（二）簽約的依據和合同標的；（三）數量和質量，包括檢測標準和方式；（四）價款或酬金，包括支付方式；（五）經濟合同還應包含定金、抵押等擔保條款；（六）履行的地點、期限和方式；（七）變更或解除條件（八）違約責任；（九）爭議解決方式；（十）法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；（十一）正副本份數及存放地點；（十二）生效的時間和條件；（十三）附件名稱；（十四）簽約的地點、日期；簽約各方開戶銀行及賬號；（十五）簽約各方合同專用章；（十六）法定代表人或由法定代表人授權委托的人簽章。涉外合同的內容按有關法律規定確立。
4.1.4法定代表人授權委托人簽訂合同時，必須簽署授權委托書。授權委托書必須明確委托權限和期限，禁止使用“全權”一類的文字。
4.1.5 合同用印鑒的管理：公司簽訂的合同應使用合同專用章；各水電站簽訂的合同使用本單位合同印章。
4.1.6 合同文件的存檔工作：為滿足有關部門檢查、監督、管理合同及公司檔案室存檔等工作需要，各水電站可根據合同管理需要確定合同文件份數。一般情況下，應不少于肆份。
4.2合同的履行
4.2.1合同依法訂立后，即具有法律效力，應當真實全面地履行。
4.2.2 合同管理部門應根據合同編號各自建立合同臺賬，每一合同設一臺賬，分別按業務進展情況和收付款情況一事一記。
4.2.3 合同履行中遇履約困難或違約等情況，應及時以書面形式提出意見，并向公司主管領導匯報。
4.2.4 合同履行過程中合同管理人員應妥善管理合同資料。合同中的有關技術資料、圖表等重要原始資料不得外借，以保證合同的完整性。
4.2.5合同執行中，向合同對方發出的文書、圖表等材料，應經公司審查后方可寄出。
4.2.6合同支付：由實施項目的水電站合同管理部門核實合同條款提供支付依據，實施項目的水電站提出計劃申請合同資金，經公司主管部門審核，提交主管領導和總經理同意簽字后，財務審計處支付。
5.水電站運行生產合同的變更和解除
5.1 變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。
5.2變更或解除合同的通知或答復須在法定或約定的期限內做出。
5.3變更或解除合同未達成書面協議前，原合同有效。
5.4 變更或解除合同，必須先提出申請，說明需變更或解除合同的理由，然后依照合同的訂立過程，經法律顧問、合同管理部門、財務部門、主管領導和公司總經理審核通過后執行。
5.5 我方變更或解除合同的通知或雙方的協議應當采用書面形式，并經審核加蓋公章或專用章。
5.6 變更或解除合同的通知和回復，應在法定和約定的期限內提交，應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收。掛號或簽收憑證作為合同組成部分應存檔。
5.7變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分與原合同具有同樣法律效力，納入本合同管理辦法規定的管理范圍。
5.8 合同變更后，合同編號不應改變。
6.水電站運行生產合同糾紛的處理和附則
6.1 糾紛處理
一是合同發生糾紛時，應首先采用協商、調解方式解決。協商或調解能夠達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協議。協商或調解不能達成協議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。
二是合同發生糾紛時，合同管理部門應迅速收集下列有關證據（一）合同文本，包括附件、變更或調解的協議、有關電傳等材料（二）有關的票據、票證；（三）質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等；（四）證人證言；（五）其他有關材料；
三是調解書、協議書、裁決書、判決書應與合同一并由公司檔案室存檔。
四是對合同糾紛文本應妥善保管。
6.2附則
一是違反本合同管理辦法的簽約合同項目，各水電站印章主管部門不得用印確認，財務部門不得支付或報銷。造成嚴重后果的，要追究有關人員的經濟和法律責任。
二是合同管理部門應將履行完畢或不再履行的合同、資料，包括文書、圖表、傳真件等按合同編號整理，交公司相關處室存檔，不得隨意處置銷毀、遺失。
三是本辦法由制定公司負責解釋；自發文之日起執行。
總結：針對上述，對水電站運行生產進行合同管理，具有著一定的積極意義，不僅會促進水電站的發展，還會在一定的程度上帶來有效的經濟效益。
參考文獻：
[1]高山. 大崗山水電站合同管理系統設計與實現[D].電子科技大學,2013.
【關鍵詞】施工合同；合同履約；合同審查；歸檔管理；信息化管理
建設工程施工合同是建設項目管理的核心，任何一個建設項目的實施，都是通過簽訂一系列的承發包合同來實現的。通過對承包內容、范圍、價款、工期、質量標準等合同條款的制定和履行，承包人可以在合同環境下調控建設項目的運行狀態。通過對合同管理目標責任的分解，可以規范項目管理機構的內部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。因此，合同始終是建設項目管理的核心。
一、目前建設工程施工合同管理中存在的主要問題
1、 合同文件存在合同雙方權利、義務不對等現象。從目前實施的建設施工合同文本看，施工合同中絕大多數條款是由發包方制定的，其中強調了承包方的義務，對業主的制約條款較少，特別是對業主違約、賠償等方面的約定不具體，也缺乏行之有效的處罰辦法。同時，由于目前建筑市場的激烈競爭和不規范管理，大量的施工隊伍與建設規模嚴重失衡，致使業主在建設工程承發包中提出一些苛刻和不平等的條件，將自身的風險轉移到承包人身上。
2、 建設工程施工合同履約程度低，違約現場嚴重。如：在工程建設中業主不按照合同約定支付工程進度款；建設工程竣工驗收合格后，業主不及時辦理竣工結算手續，甚至部分業主已使用工程多年，仍以種種理由拒付工程款，形成建設市場嚴重拖欠工程款的頑癥。
3、 合同管理手段落后。不重視合同歸檔管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。一些建設項目合同管理仍處于分散管理狀態，當事人對合同的歸檔程序、內容、標準等沒有明確規定，合同履約過程中缺乏監督控制，合同履約后沒有全面評估和總結，合同管理粗放。很多單位合同簽訂仍然采用手工作業方式進行，合同管理信息的采集、存儲加工和維護手段落后，合同管理應用軟件的開發和使用相對滯后。
二、加強建設工程施工合同管理的方法
1、 做好施工合同實施準備的策劃工作
對于發包人的合同決策，承包人常常必須執行或服從。如招標文件、合同條件常常規定，承包人必須按照招標文件的要求準備投標文件，不允許修改合同條件，甚至不允許使用保留條件。但承包人也有自己的合同策劃問題，應服從承包人的基本目標，即利潤的取得和企業的經營戰略。
（1）投標方向的選擇。投標方向的確定要能最大限度地發揮自己的優勢，符合承包人的經營總戰略，如正準備發展、力圖打開局面，則應積極投標。承包人不要企圖承包超過自己技術水平、管理水平和財務能力的項目，以及自己沒有競爭力的項目。通過對上述情況進行分析，可以預測中標的可能性，選擇中標可能性大的工程投標。
（2）加大合同審查力度。合同審查是為合同談判和簽訂服務的。承包人通過合同的詳細審查過程，發現待簽訂合同中存在的問題，在此基礎上形成合同審查表，成為合同談判的最主要依據文件。對于合同審查階段發現但合同談判階段確實解決不了的問題，承包人應盡早制定相應的對策和措施，確保工程合同實施過程中自己一方的損失降到最低。
（3）通過合同談判實現目標。爭取改善合同條件，謀求公正和合理的權益，使承包人的權利與義務達到平衡。澄清標書中某些含糊不清的條款，充分解釋自己在投標文件中的某些建議或保留意見。利用發包人的某些修改變更進行討價還價，爭取更為有利的合同價格。
（4）認真執行合同交底。合同交底是項目部技術和管理人員了解合同、統一理解合同的需要。項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內容，并對合同條款有一個統一的理解和認識，以避免不了解或對合同理解不一致帶來工作上的失誤。由于項目部成員知識結構和水平的差異，加之合同條款繁多，條款之間的聯系復雜，合同語言難以理解，因此難以保證每個成員都能吃透整個合同內容和合同關系，這樣勢必影響其在遇到實際問題時處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項目部成員進行合同交底是必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點和理解的難度。
2、做好施工合同體系中各個合同之間的協調工作
在工程項目中工程合同體系中各個合同之間的協調是十分重要的。要保證項目的順利實施，就必須對此進行周密的計劃和安排。在實際工作中，合同之間關系的安排及協調通常要做好合同范圍、技術部署、分包價格、分包計劃、合同管理組織等幾個方面的協調。如果整個合同體系的安排、協調做得比較好，會大大提高工作效率，避免不必要的管理內耗，節約時間和成本，這對整個項目的順利實施是非常有利的，承包人更易于有條不紊地完成工作履行合同，從而實現項目的總目標。
3、做好合同的歸檔管理工作
合同文檔管理要求合同管理人員盡可能地將項目實施過程中的各種文件，以某種有形的，能清楚表現其所載內容的形式表述出來，具體包括一般的書面形式、錄音影像制品、電子郵件、信件、數據電文等形式，并進行有效的保存。在此基礎上，對所有收集、整理的合同文件資料進行系統地分析和總結，以得出工程合同實施過程中的經驗和教訓；將所有的合同分析、總結資料，尤其是工程合同實施過程中的經驗、教訓總結資料在全企業范圍內進行推廣，以期實現逐步提升、持續改進的目的。
4、注重工程合同信息化管理的執行工作
（1）在工程實施過程中，合同管理主要是對工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進行監督檢查，對合同雙方爭議予以調解，以保證合同依法簽訂和全面履行。這就要求合同管理人員必須對各類合同的條款進行仔細、認真地分析研究，根據合同約定采用合理、有效的方法，在工程實施過程中進行動態地監督檢查，并通過有效的途徑將各種合同信息及時、準確地反饋給領導及項目相關人員，以便領導決策；同時便于項目管理人員按照合同約定及時處理工程實際問題，達到全面整合項目資源，有效控制項目成本與進度，提高項目收益，全面、正確、順利履行合同的目的。
（2）設計一個以合同為核心的信息流結構來規范合同管理業務流程，建立一個高效率的合同協同及內部溝通平臺，包括建立合同目錄、編碼和檔案，建立完整的合同信息管理制度以及包括會議制度在內的科學、高效的合同管理信息系統，對合同管理過程中輸出的各種信息進行收集、整理、處理、存儲、傳遞和應用，以便及時、高效地發出各項正確指令，對企業實現全方位的工程項目合同管理，提高企業統計分析能力，實現合同管理的實時動態監控，控制并優化合同履約進度，保證合同管理工作質量，實現企業合同知識和經驗的積累和沉淀，提高企業決策分析能力，提升企業核心競爭力是非常有意義的。
結束語
總之，承包人要不斷地提高施工合同管理水平和有效地控制合同執行情況，合同管理人員應持續地對合同實施準備工作進行細化，并強有力地執行各合同協調及信息化作業，不斷總結經驗，嚴格把關，努力維護自身合法權益的同時達到項目利潤最大化，進而保證企業的經濟效益。
參考文獻
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[2]丁曉欣，宿輝.建設工程合同管理[M].北京：清華大學出版社，2015.
一、項目主流程：
二、項目流程說明
1、項目可行性研究。
（1）概念定義：在投資項目建設前期，通過對項目相關“市場”、“資源”、“技術”、“社會”等方面的問題，進行全面的分析、論證、評價，從而決定投資項目“可行”或者“不可行”，并且在可行的幾個投資方案中如何“選擇最優方案”。
（2）考慮要素：a、符合國家宏觀經濟調控的方針政策和法律。
b、市場預測。
c、技術把關。
d、資源儲備。
（3）適用范圍：各需求室經理、項目負責人對項目的立項考察，杜絕不合適的項目立項。對于10萬元以上項目希望提出可行性研究報告。
2、項目團隊的建設。
（1）項目經理的選擇標準：從知識、能力、品格三方面進行衡量，具體可從以下三個方面考察。
a、調查候選人與項目環境相關的資質：知識儲備、相關的技術、市場和客戶參與、產品應用。
b、調查領導能力、技術專業知識、計劃和控制、管理技能等。
c、調查所需的項目管理技能。
（2）適用范圍：各需求室經理由此選擇合適的項目負責人人選，保證項目的順利實施，“合適的人干適合的事”。
3、供應商選擇的標準
4、招標工作流程。
（1）招標人成立招標機構、確定招標方式；
（2）招標人編制投標資格預審文件和招標文件；
（3）招標信息（招標公告或投標邀請書）；
（4）發售資格預審文件；
（5）按規定日期接受潛在投標人發售招標文件，并按規定將招標文件向行政主管部門備案；
（6）組織購買招標文件的潛在投標人現場勘察，召開標前會答疑；
（7）在規定時間和地點，接受投標人的投標文件；
（8）組織開標會；
（9）組建評標委員會評標，評標委員會委員在中標結果確定前保密；
（10）在評標委員會推薦的中標候選人員中，確定中標人；
（11）向行政主管部門提交招標投標情況的書面情況；
（12）發中標通知書，并將中標結果通知所有投標人；
（13）進行合同談判，并與中標人訂立書面合同。
5、項目需求書及項目請示書寫規范。（范文見附件一，備注：各室以word形式報送綜合管理室審閱和存檔）
（1）引言：對全篇項目需求書做一個大綱性統籌，簡要介紹該需求書的目的。
（2）活動背景：包括市場狀況；所遇問題；過往經驗；項目的必要性。
（3）活動方案：包括時間、內容、風險控制、保障措施等。
（4）可行性研究及效果分析。
（5）成本預算：包括預算依據，費用列支項目等。
6、評審準備
（1）準備評標時間和場所，隨機抽取評審委員。（嚴格保密狀態）
①時間：每周三下午三點，其他時間不安排選型會議。
②地點：暫定長訓樓三樓圖書室，如需進行項目展示，請申請培訓室進行。
③評選委員：按照《關于成立客戶服務(東莞)中心選型、采購競賽評選委員會成員分類庫的通知》（附件二）要求具體執行。
評選委員專家庫：根據項目的大小、評選委員的專業方向建設，具體安排如下：
a、按照項目費用標準劃分：項目總費用在50萬元及以上，評選委員人選在室經理以上人員中抽取；項目總費用在50萬元以下，評選委員在所有人員中抽簽決定。
b、按照項目屬性劃分：（選擇其中一人作為項目專家參加）
綜合類項目：
業務類項目：
培訓類項目：
體驗類項目：
宣傳類項目：
基礎管理類項目：
（2）項目經理須讓評標委員會成員知悉招標情況。
a、招標的目標；
b、招標項目的范圍和性質；
c、招標文件中規定的主要技術要求、標準和商務條款；
d、招標文件中規定評標標準、評標方法和在評標過程中考慮的相關因素。具體而言比如各供應商的背景資料、過往經驗、時間進度、產品質量、費用控制；我中心的需求、所要達到的目標；風險控制，出現糾紛如何解決等。
（3）制定評標細則。（范例見附件三和附件四）
參照選型評分表，根據項目細項進行修改和分數調整；參加選型會時需提供5份打分表和1份匯總表，請注意打分表和匯總表的題目及監督員的編制。
7、詳細評審。
（1）商務評審內容：
①將投標報價與標底價進行對比分析，評價該報價是否可靠合理。
②投標價構成和水平是否合理，有無嚴重不平衡報價。
③審查所有保函是否被接受。
④進一步評審投標人的財務實力和資信程度。
⑤投標人對支付條件有何要求或給予招標人以何種優惠條件。
⑥分析投標人提出的財務和付款方面的建議的合理性。
⑦是否提出與招標文件中的合同條款相悖的要求，如重新劃分風險，增加招標人責任范圍，減少投標人義務，提出不同的驗收、計量方法和糾紛、事故處理方法，或對合同條款有重要保留等。
（2）技術評審內容：
①投標文件是否包括了招標文件所要求提交的各項技術文件，它們同招標文件中的技術說明或圖紙是否一致。
②實施進度計劃是否符合招標人的時間要求，這一計劃是否科學嚴謹。
③投標人準備用哪些措施來保證實施進度。
④如何控制和保證質量，這些措施是否可行。
⑤組織機構、專業技術力量和設備配置能否滿足項目需要。
⑥如果投標人在正式投標時已列出擬與之合作或分包的單位名稱，則這些合作伙伴或分包單位是否有足夠的能力和經驗保證項目的實施和順利完成。
⑦投標人對招標項目在技術上有何保留或建議，這些保留條件是否影響技術性能和質量，其建議的可行性和技術經濟價值如何。
8、項目請示寫作規范（范例見附件五）
（1）引言：簡要介紹該項目的背景及需求。
（2）項目合作期限。
（3）項目選型過程：
①合作商邀請；②供應商方案報價；③評選委員評分匯總；
④評選委員評議：對參選供應商做公正客觀的評價，選型的目的在于“優中選優”。
（4）合作建議；
（5）附件。
9、合同審批流程
流程 工作細則/要求
1． 主辦人在合同管理系統起草合同，對于需要洽談的合同組織洽談完畢后附上立項相關文件（上級發文、會議紀要或請示等）、選型相關文件（詢價、競賽、招投標的必要文件和請示），以及對方當事人的營業執照、資質證書、法定代表人證明書、授權委托書等資質材料（電子版）文件，提交室經理審批。
2． 承辦部門審核指各區域中心負責人或省中心本部各室負責人審核。
3． 合同預算審核部門指中心本部綜合辦公室，由負責財務工作的項目經理對預算、內控風險等進行審查。
4． 合同歸口管理部門指本部綜合辦公室，合同通過審查后，由中心本部綜合辦公室報送中心領導簽字。合同送簽時除合同文本外，還需要附上合同審批表及合同審查過程中的所有附件。
5． 根據中心領導分管情況，合同將分別送交主管領導審批，對于30萬元以上的合同必須送交中心總經理審批。
6． 各審核環節應盡快出具審核意見，各環節原則上不超過2個工作日。
10、項目實施階段。
（1）范圍控制：項目經理實施項目管理的首要問題就是確定項目目標與范圍，也就是明確為什么實施該項目，項目要達到什么樣的結果，如何實施該項目，項目工作的具體內容是什么，以及如何定義項目完成。確定項目目標與范圍是為項目的實施指明了方向，為項目劃定了具體的活動范圍。
對于各種具體項目而言，范圍主要為以下三個方面：
①產品范圍，即確定產品或服務中應包含有哪些功能和特征；
②項目范圍，也就是為了交付具有一定特征和功能的產品或服務所應做的工作，簡單講，就是項目要做些什么、如何做才能實現項目的目標；
③產品規范，即項目產品或服務所包含的具體特征和功能。
（2）進度控制：指為確保項目按時完工所做的一系列管理控制活動。其目的在于：保證按時獲利以補償已經發生的費用支出；協調資源；使資源在需要時可以利用；預測在不同時間上所需的資金和資源的級別以便賦予項目以不同的優先級；滿足嚴格的完工時間約束。
（3）費用控制：關鍵在于經常及時地分析成本績效。至關重要的是盡早發覺成本差異和低效率，以便在情況變壞之前能夠采取糾正措施。
費用控制的主要依據有以下四方面：①項目成本基準計劃；②項目成本管理績效報告；③項目的變更要求；④項目成本管理計劃。
（4）質量控制：項目質量的形成是一個系統過程，即項目可行性研究質量、項目決策質量、設計質量、施工質量和竣工驗收質量，可由下圖表示：
可行性研究質量（確定質量目標與水平的依據，體現“能否做”）
項目決策質量（確定質量目標與水平的依據，體現“做什么”）
項目質量 項目設計質量（使質量目標與水平具體化，體現“如何做”）
項目施工質量（形成實體質量，體現“做出來”）
項目竣工驗收質量（體現達到目標水平的程度）
影響項目質量因素主要有人、設備、材料、方案和環境等五大方面。
質量控制的具體操作步驟：
①優先考慮內部開發項目；
②制定項目目標；
③將項目目標分成分目標；
④制定里程碑計劃和責任制圖表；
⑤對每個項目部分進行評價；
⑥評價整個項目。
11、文件驗收：項目的不同階段，形成文件的范圍與內容也不同。
（1）項目概念階段應驗收、移交、歸檔的資料主要為：
①項目機會研究報告及相關附件；
②項目初步可行性研究報告及相關附件；
③項目詳細可行性研究報告及相關附件；
④項目方案及論證報告；
⑤項目評估與決策報告。
（2）項目規劃階段應驗收、移交、歸檔的資料主要為：
①項目背景概況；
②項目目標文件；
③項目范圍規劃說明書（包括項目成果簡要描述、可交付成果清單）；
④項目范圍管理計劃；
⑤項目工作結構分解圖；
⑥項目計劃資料（包括完整的項目進度計劃、質量計劃、費用計劃和資源計劃）。
（3）項目實施階段應驗收、移交、歸檔的文件主要為：
①全部項目的采購計劃及工程說明；
②全部項目采購合同的招標書和投標書（含未中標的標書）；
③全部合格供應商資料；
④完整的合同文件；
⑤全部合同變更文件、現場簽證和設計變更等；
⑥項目實施計劃、項目安全計劃等；
⑦完整的項目進度報告；
⑧項目質量記錄、會議記錄、備忘錄、各類通知等；
⑨進度、質量、費用、安全、范圍等變更控制申請及簽證；
⑩現場環境報告；
⑾質量事故、安全事故調查資料和處理報告等；
⑿第三方所做的各類試驗、檢驗證明、報告等。
（4）項目收尾階段應驗收、移交、歸檔的文件主要包括：（報告格式見附件六）
①項目竣工圖；
②項目完成報告；
③項目質量驗收報告；
④項目后評價資料；
⑤項目審計報告；
⑥項目交接報告。
12、付款流程
流程 相關文檔 工作要求/細則
1、付款通知書由對方單位開出，非必須項目
2、經辦人員在預算管理系統填寫付款申請基本信息，路徑：登陸系統－》報帳管理 －》日常報帳，對于有合同的必須在審批表上填寫合同名稱、合同編號、合同內容、合同總金額及合同已付款
3、經辦人員收集付款所要求完整附件（詳見第三章：報帳指南），粘貼在付款申請基本信息表后，同時在預算管理系統內提交付款審批記錄，付款申請在預算管理系統內進行電子流審批，無需再進行紙面審批，審批路徑：登陸系統－》待辦工作
4、部門審核環節，各區域中心：經辦室負責人、專業審核人員及區域中心領導在預算管理系統內審批。
本部各室：經辦室負責人在預算管理系統內審批
5、公司預算員對預算項目及預算審批情況進行審批，審批路徑：登陸系統－》待辦工作
6、財務會計、財務經理在預算管理系統內審批付款信息，根據我中心各級領導審批權限設置及領導班子工作分工情況，各級別付款分別由不同的領導審批結束，審批路徑：登陸系統－》待辦工作
7、中心領導根據分工不同分別審批不同的支出項目付款情況，審批路徑：登陸系統－》待辦工作
8、除報帳人填寫報帳單需進入預算系統外，其他人員審批任務都已直接推送至“portal其他待辦任務”列表中，也可以進入預算系統點擊待辦任務進行審批操作
13、項目后評價
項目后評價是指對已經完成的項目（或規劃）的目的、執行過程、效益、作用和影響所進行的系統的、客觀的分析；通過項目活動時間的檢查總結，確定項目預期的目標是否達到，項目或規劃是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現；通過分析評價找出成敗的原因，總結經驗教訓；并通過及時有效的信息反饋，為提高未來新項目的決策水平和管理水平提供基礎；同時也為后評價項目實施運營中出現的問題提出改進建議，從而達到提高投資效益的目的。
項目后評價的結果——后評價報告寫作要求：
（1）項目后評價是評價結果的匯總，應真實反映情況，客觀分析問題，認真總結經驗；另外，后評價報告是反饋經驗教訓的主要文件形式，必須滿足信息反饋的需要。
（2）后評價報告的內容包括：
①項目背景：項目的目標和目的、項目建設內容、項目工期、資金來源與安排、項目后評價；
②項目實施評價：簡單說明項目實施的基本特點，對照項目評估找出主要變化，分析變化對項目效益影響的原因，討論和評價這些因素及影響；
關鍵詞：企業上市；檔案管理
企業要想上市，必須先按照上市公司的要求來規范自身的各項經營活動，其中就包括檔案管理的規范性。更重要的是，企業在上市過程中，需要通過真實、準確、完整的信息批露，如招股說明書及補充年報、半年報，來證實公司在以往的經營中符合證監會對擬上市公司的要求。信息批露依據的是詳實、完整的公司檔案，包括文書檔案、工程檔案、研發檔案、財務檔案、設備檔案到榮譽獎項檔案等，幾乎覆蓋了企業發展過程中所有重要的檔案。另外，上市過程中，證監會還會責成其派出機構對擬上市公司核查，上市核查以查閱檔案原件為主。由此可見，企業上市過程是對檔案真實、準確、完整性的綜合考驗。
1企業上市過程中檔案利用的特點
1.1檔案利用集中、借閱量大
上市籌備機構一般都是臨時性機構，各項工作會由各部門配合完成。上市籌備階段工作時間表是根據既定的上市計劃制定的，每項工作必須在規定時間內完成。作為公司文件集中管理的部門，檔案室承擔的任務較為繁重。上市籌備部門將資料準備的任務按照業務歸口分發給各部門，各部門要在特定的時間內完成資料準備工作，于是就出現了多個部門同時向檔案室調閱大量文件的情況。按照證監會相關要求，擬上市企業需要最近三年主營業務沒有發生變更，最近三個會計年度凈利潤也要達到一定的要求，才有資格上市。為了驗證企業能否達到上述要求，券商和會計師事務所需對企業上市基準日前三年的主營業務和收入支出情況進行核驗，主要的收入類合同和支出類合同是核驗重點。如果是工程類公司，會涉及工程總承包合同、工程分包合同、設備材料采購租賃合同、廠房、土地、辦公用房租賃合同，研發課題合同、咨詢服務類合同等。產值確認文件，如工程量確認單、結算單、支付憑證等，也在查驗范圍之內。另外，人工成本是支出的重要部分，會涉及到工資、社保、公積金、獎金、商保、勞務等相關文件。再如，證監會要求“發行人的內部控制制度健全且被有效執行”。需查驗企業內部控制制度、投標審批、合同審批、結算審批、財務費用報銷審批、檔案證照借閱審批、用印審批、人員招聘審批、崗位薪酬變動審批等。三會文件、總經理辦公會文件、黨委會文件、高管及部門職責分工、人事任免等文件也都是衡量一個企業內控是否健全有效的重要組成部分。上市過程中，檔案利用集中，借閱量大是突出特點。
1.2檔案重復利用率高
擬上市企業要分別接受會計師事務所、律所、券商的多次查驗，大量檔案會被重復利用。重復利用率比較高的文件有：大額收入合同、大額工程分包合同、大額材料設備采購合同、土地房租租賃合同、商標專利、資質商譽、工商檔案、三會文件、工程項目竣工驗收文件、結算文件、企業納稅及稅收優惠、財政補貼相關文件等。即使是同一時間接受同一家中介機構的核驗，同一份資料也有可能被重復利用多次。例如，某項目與業主簽訂的總承包合同，會作為收入項來查驗，總承包合同連同招投標文件、中標文件、施工文件、竣工驗收文件、結算文件，會成為查驗項目真實有效的一個點。該合同連同合同審批單，用章申請等，又會作為企業內控項查驗。如果企業被抽簽抽到證監會核查，之前提供給會計師事務所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查驗。如果企業上市遇到障礙，需重新申報，可能會面臨變更會計師事務過、律所、券商，中介機構變更，所有的資料又需要從頭準備。還有的企業上市歷程比較復雜，先是在深圳證券交易所申報，后來轉向上海證券交易所，再后來又轉戰港交所，由于上市規則不是完全相同，查驗資料的角度也會有些差別，上市資料需要重復組合和利用。
1.3對檔案準確性、完整性要求高，檔案利用內在邏輯性強
上市過程中查驗資料，是以問題為導向的，圍繞合規性，按照一定的邏輯順序進行查驗。查驗過程中，中介機構認為某一環節存疑或存在不嚴謹性，會隨時擴大查驗范圍。如查驗主營業務收入時，為了從側面驗證業主合同的真實、準確性，需查看招投標文件和中標通知書。合同中約定的工期、合同額、工程量、簽約時間等是否與招投標文件和中標通知書一致。如果不一致，要有合理的解釋和證明材料，如與業主洽商變更的書面記錄等。同時，招標與投標文件、中標通知書之間也會互相比對，看是否合乎邏輯和常理。如果合同的簽約方是兩家以上單位，還要核驗聯合體協議中雙方權利義務的約定與合同的約定是否一致。從多個維度相互印證，形成一個個完整的閉環，是上市查驗資料中常用的思路。這就需要我們提供準確、完整、詳實的檔案。
2擬上市企業需提前做好檔案管理基礎性工作
企業上市籌備和上市核查過程，對檔案管理工作提出了嚴峻考驗，準備上市的企業應重視檔案在上市過程中的重要性，提前布局，把檔案管理的基礎性工作做好。
2.1高素質檔案專業人才
檔案員除了需要具備扎實的檔案專業知識，還應該有全局意識和管理思路，熟悉公司整體運行；具備一定的證券、財務、法律素養，了解上市規則；要思路清晰，思維敏捷，有較強的邏輯能力，做事情條理性強；身體健康，能應對較強工作壓力。
2.2堅持檔案集中、統一管理，在檔案完整性上早下功夫
檔案集中、統一管理是企業上市籌備和上市核查順利開展的必要條件。只有落實好集中統一管理，才能從根本上保證檔案的完整性和檔案利用的便捷性。實際上，在企業初創時期，有些檔案容易存檔不全，如合同審批表、投標審批表、給上級單位的請示、財政補貼類上級來文、聯合投標協議等。準備上市的企業，至少要提前三年在檔案齊全完整性上下功夫，條分縷析，區分價值，辨別版本，查缺補漏。通過幾年時間的努力，做到檔案齊全、完整、規范。
2.3檔案數字化
中介機構查驗資料，證監會上市核查，采用檔案原件和掃描件結合的方式，上市年報和補充年報，以掃描件為主。應提前做好重要檔案的數字化工作，如與主營業務相關的合同、招投標文件、中標通知書、開工令、施工方案、第三方出具的檢測報告、工程量確認單、竣工驗收文件、公司資質證照、專利、獎項榮譽、三會文件等。檔案數字化也是應對上市過程中檔案重復利用率高的有效途徑。
2.4檔案信息的關聯
上市查驗資料以問題為導向，要求按照事物內在邏輯，形成完整的證據鏈。而平時檔案管理中，我們更側重于文件形式。我們要在檔案系統中按照事物內在聯系，提前做好信息關聯。這樣在上市核驗時，才能更便捷地查找資料。如某股東會決議，內容是關于設立某子公司，我們除了把這份文件放到三會文件中管理，還要與該子公司的檔案作關聯。如某項目的一份分包合同，除了要放到該項目中管理，還要與該分包商在其他項目中簽署的分包合同作關聯。
3上市過程中檔案利用應急措施
3.1結合實際采用靈活的借閱方式
除保密級別較高的文件，可以采用開架借閱，每天下班前檢查文件排架及卷內文件順序，發現問題及時糾正。開架借閱前，最好先對各部門資料對接人員做培訓，講明檔案室的布局，各類文件排放順序等。
3.2與各部門主動對接，提前獲知下一步所需資料
主動與上市籌備部門溝通，提前知悉上市查驗資料的總體進度，做好整體規劃。與商務、財務、工程等借閱檔案量大的部門提前溝通，提前準備資料。
3.3與圖文快印公司簽約
在復印、掃描需求量大時，交給快印公司協助完成。這樣可以提高效率，還能讓檔案員騰出時間專心服務于查詢調閱工作。需要注意的是，要提前與快印公司簽好保密協議。
3.4暫停檔案移交
在上市資料準備期間，會發現資料沒有及時歸檔的情況。最好先將資料暫時留在原來的部門或項目部，由他們負責掃描、復印，大家能夠分擔工作，有利于提高效率。等階段性的核驗工作完成后，再連同掃描件一同歸檔到檔案室。
4結語
上市籌備和上市核查，既是對檔案管理規范性的檢驗，也是進一步健全、完善企業檔案的契機。借助企業上市，能發動全公司的力量，查缺補漏，進一步提高檔案管理的規范性、完整性。如歷次年報、半年報、上市核查形成的完整的電子版文件，是公司檔案資料的重要組成部分。子公司及股東方工商檔案、財務報告、三會文件等，也要及時補充。
參考文獻
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關鍵詞：測繪工程；工程管理；信息系統建設
一、引言
在科技水平的引領下，我國已經進入全面的信息化技術時代，在市場競爭力如此激烈的環境中，企業如果想得到穩定發展與脫穎而出，就必須要有堅實的技術手段作支持，能夠充分認識到信息數據的重要性，并且對信息數據進行有效管理，完全發揮出其具有的實際價值。我們建立測繪工程管理信息系統的主要目的，是為了提供一種強大的信息數據管理服務，在推廣大數據共享時代的影響下，提高企業管理水平，加強計算機信息技術的應用，可以促進企業運營效率與經濟效益的提高。這種技術的實現能夠為測繪行業帶來更全新的一面，促進自動化管理策略的開展。目前，我國城市化發展與項目建設都需要測繪工程作為基礎保障，這樣才能夠確保項目的安全與準確，測量工作最為主要的就是信息數據的精準，如果要確保測繪數據具有有效性和持久性，就需要相應的管理系統來輔助。現代化測繪工程管理信息系統已經成為測繪工作中必不可少的一部分，積極進行結構策劃以及系統優化，是目前我們要積極進行的重要策略。
二、系統功能規劃
1、開發前期的準備工作
在對測繪工程管理信息系統建立前，需要組好相應的準備工作，根據目前測繪工作在實際應用中的管理流程與各環節特點進行分析，進行設計和開發工作，要確保系統建設的各個環節能夠符合測繪工作成產管理的具體操作。首先，我們要了解系統建立的目的，明確系統定位，比如：規模大小、所在位置、實際作用等方面，并根據收集的數據進行全面的分析論證。其次，結合日常的工作需要，對于經常出現的工作模塊進行設定，主要有：合同管理、生產管理、資產管理、查詢統計、系統維護等五個功能，另外還需要設置相應的其他管理功能。上述工作完成以后進行詳細的系統建立與操作，制定合理的維護方案。在原有系統功能和性能的基礎上提高更高效的拓展功能，結合環境變化與實際使用需求，滿足用戶的使用條件，增加新功能，實現自動化操作。
2、合同管理
實現對測繪工程合同方面的全面管理，主要包括合同的簽訂、合同的操作流程、合同歸檔等，并對于后續的使用記錄跟蹤信息進行科學管理。
3、生產管理
落實企業生產運營中的各個管理流程，充分發揮信息系統的高效優勢，做好各環節之間的相互協作，提高工作效率，對生產過程中產生的所有信息進行全面的、透明的管理工作。針對生產管理中各個子模塊進行有效分析和建立，比如：項目受理、項目實施、項目審核、質量檢查等等。
4、資產管理
加強對測量設備的管理，促進設備經濟效益的充分發揮，降低設備占用率，對跟蹤設備、測繪儀器等使用情況進行詳細了解和掌握。做好相應固定資產的統計與管理工作，做好對日常消耗用品以及設備使用的記錄。
5、查詢統計
將所有測繪信息以及工作流程等方面進行匯集，實現各種條件、各種類型數據的查詢、分析、統計、報表等功能，為管理人員提供有效地匯總信息和工作量情況，及時了解工程進度掌握項目發展。
6、系統維護
做好系統的維護建設，對信息系統使用者日常用戶添加、刪除、修改密碼等方面進行設置，通過現代化的身份認證，按級別劃分權限，做好系統內部的日志記錄，了解用戶在系統內的操作。
三、測繪工程管理信息系統建設設計
1、生產流程結構設計
生產流程結構設計是確保管理信息系統有效利用的基礎所在，按照相關的管理流程進行這方面的有效結合，主要包括：第一，任務登記，這要是能夠按照項目進行劃分，并且進行具體環節的管理工作，將各個環節中的管理重點，落實到具體的工作中。第二，技術設計，通過對技術展開分析和研究，落實技術的具體作用，確保其在管理系統中充分發揮實際效益。第三，任務落實，根據登記上的內容進行相應而工作安排，嚴格按照流程步驟進行操作，提高整體信息系統的目的性。第四，質量檢測，對生產流程和運行效果進行檢測，提高整個生產流程的運行和質量提升。
2、客戶需求結構設計
根據客戶的具體要求進行結構設計，了解客戶的實際需要，首選，客戶的移交，在測繪工程進行中，結合實際工作需要不同的部門進行管理和處理，隨著工作的進一步深化，相應的管理部門也不相同，所以，進行有效的客戶移交，可以有效的提高工作效率，根據客戶的不同需求，實現科學化的管理，以客戶的需求為基礎實現客戶與相關資料的交接，確保沒個環節的工作都能夠滿足用戶需求。
3、用戶結構設計
和諸多的信息系統一樣，測繪工程管理信息系統也需要建立完善的用戶結構，這是系統中的重要組成部分，用戶結構設計中以實際需要相結合可以分為用戶管理、歷史記錄、個人信息等幾個部分。用戶管理主要是對測繪工作的用戶基本信息情況的掌握，能夠促進測繪單位對需求者的了解。歷史記錄主要是在管理系統中應用的查詢和檢索記錄。另外，在用戶界面的設置中，還需要增加檢索方式的設計，這樣能夠更方便用戶對所需信息進行查找和分析，提高管理效率和服務質量。
四、管理信息系統在工程測繪中的應用
1、數據采集
測繪工作開始前需要了解現場的具體情況，能夠以客觀的角度看待測繪范圍內的物象，但是在系統運行中GIS數據系統，通常會采用矢量和格柵的方法對數據進行存儲。矢量存儲其實是比較普遍的一種技術，通過圖形中點、線、面的操作對客觀事物進行可視化的表達，隨著科技水平的提高，3D、4D等技術越來越高科技，測繪技術也得到了很好的發展。另外，格柵主要是通過將地面劃分成不同的網絡格柵來進行數據確定的，能夠分為行、列的存儲單元，這種存儲具有一的特點，都是唯一的。與傳統的數據相比較，這種數據信息更具有可視化的特點，通過數據的分析、處理，利用二維、三維等形式構建現場立體模型。
2、數據處理
數據處理是利用計算機信息化技術的一種優勢所在，通過專業的系統軟件將測繪工程的準確數據上傳到系統中，然后系統按照一定的規律對數據進行編輯和處理，利用數據建立可視化的數據模型，通過數據的疊加和反復計算進行科學的分析。其次，還可以利用信息系統軟件對數字化空間數據展開分析，了解測得數據的實體信息，根據數據之間的關聯，建立具體的可視化模型，利用數據轉換功能進行重新構建，將其他形式的數據轉換為系統可以識別的數據信息，確保測繪數據的準確性和相互兼容。在進行測繪的過程中，有預測目的不同，數據的屬性以及作用也存在一些差異，如果要進行有效的數據分析，就必須要做好相互之間的轉換，化解數據間的差異性特點。目前系統應用中主要以矢量數據和柵格數據另種，在進行信息系統管理過程中，通過會根據地形的特點，劃分為多個層次，最終將所有信息匯集到地圖上形成疊加效果，組成整張地圖，在進行處理的時候，可以根據相應的土層進行更改或者調整，避免對所有數據造成變動，提供處理效率。
3、數據分析
測繪工程進行過程中，必須要充分認識到信息系統數據分析的重要作用，能夠通過計算機信息系統對數據進行分析、傳輸、獲取，提高測繪工程過程中的準確性，為圖形測繪工作提供精準的數據基礎。另外，還能夠通過信息系統對數據進行詳細計算，相比之下這種計算機系統的計算精準度和效率要遠遠高于傳統的計算方法，利用精準的數據，借助系統中的制圖功能，提取數據，自動生成可視化的繪圖空間。通過利用系統中密度計算、坡向提取、等高線、數據分析等功能實現測繪工程空間數據的了解。掌握測繪區域范圍內水文、坡度、地形、地貌等現場實際情況，確保地形圖繪制的完整、準確。
五、結語
綜上所述，在信息化建設的影響下，進行測繪工程管理信息系統的建立具有重要意義，加強對管理信息系統的設計工作，提高內部框架優化，對系統基本內容進行研究，了解過程中所應用到的關鍵技術，以用戶所需為基礎前提，促進管理信息系統的全面建設。研發一款全新的勘測工程管理系統，是實現測繪生產信息化、網絡化、現代化的重要體現，系統界面的友好、快捷操作，能夠大大提升測繪信息管理的效率，為項目建設提供堅實的技術支持，以此為基礎不斷的進行完善，這也是目前我國測繪工程管理工作的發展趨勢，更好的向著科技化的方向不斷前進。
參考文獻：
[1]朱菡.測繪單位設備管理信息系統建設及應用[J].科技創新與應用,2014,18:287.
