時間：2023-04-20 08:34:28
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子合同檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權(quán)利義務關系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領導，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調(diào)查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結(jié)算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規(guī)定時間（如10個工作日等）內(nèi)取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權(quán)利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認雙方權(quán)利義務的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責任單位和責任人、健全責任網(wǎng)絡外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業(yè)務人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權(quán)益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規(guī)定設定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
一、農(nóng)村經(jīng)濟合同的范圍
農(nóng)村經(jīng)濟合同主要包括村權(quán)屬的荒山、荒地、房屋、廠房、果園、水塘等集體資產(chǎn)、資源的承包、租賃、對外投資合同及土地流轉(zhuǎn)合同，村民委員會依法投資開發(fā)的建設項目合同以及合作開發(fā)的建設項目合同等其他村級經(jīng)濟事項涉及的合同。
二、農(nóng)村經(jīng)濟合同的簽訂程序
農(nóng)村經(jīng)濟合同的簽訂應依相關法律規(guī)定，按范本簽定。因農(nóng)村經(jīng)濟合同標的特殊性，簽訂前，還須按“三資”管理要求經(jīng)幾道程序，對村集體資產(chǎn)的處置及集體投資或合作開發(fā)的建設項目，應按民主理財?shù)摹傲健背绦蚍ㄟM行。
所謂“六步”程序法即為如下六步。
第一步：由黨支部提議。村黨支部、村民委員會、村集體經(jīng)濟組織、十分之一以上村民聯(lián)名或五分之一以上村民代表聯(lián)名提出的項目議案由村黨支部統(tǒng)一受理，并擬出初步意見。
第二步：村“兩委”聯(lián)席會議商議。村黨支部擬出初步意見后，村支部書記應及時組織召開“兩委”聯(lián)席會議，研究提出具體意見和建議。
第三步：黨員大會審議。對于“兩委”聯(lián)席會議形成的意見，黨支部應及時召開黨員大會進行討論和審議，黨員會議參加的人數(shù)應超過全體黨員的2/3，審議的事項，必須實到會半數(shù)以上的黨員同意后，方可向村民會議或村民代表會議提交。
第四步：議案公告。黨員大會通過的議案在提交村民會議或村民代表會議前，要采取書面文字形式向村民進行公告，廣泛聽取群眾意見，公告時間不少于三天。
第五步：村民代表會議或村民大會決議。村民會議和村民代表會議是農(nóng)村民主決策的基本組織形式。一般情況下，農(nóng)村的重大事項可由村民代表大討論決定。議案經(jīng)公告后，黨支部和村委會應及時組織召集村民會議或村民代表會議，對議案進行討論表決。鄉(xiāng)黨委政府應派人參加會議。表決的結(jié)果及時上報鄉(xiāng)黨委政府備案。
第六步：結(jié)果公布。對村民會議或村民代表會議形成的決議，要通過公開欄及時進行公布，公布時間一般不少于三天。決議事項應在村黨支部領導下游村委會具體組織實施。
經(jīng)以上這六步程序通過后，依法簽訂經(jīng)濟合同，并上報鄉(xiāng)經(jīng)營管理站審核，無異議后，由分管領導審批，并由鄉(xiāng)經(jīng)營管理站備案。對5000元及以上工程建設項目，在履行以上民主議事“六步”程序后，應由村兩委班子組織，依法實施公開招投標，招投標項目必須經(jīng)村民會議或村民代表會議討論通過，并在招、投標10日前公示。新建項目要編制預算，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站審核。
特殊情況需要變更合同的，必須由村兩委研究提出意見，報鄉(xiāng)經(jīng)營管理站審核，再經(jīng)鄉(xiāng)分管領導審批，提交村民會議或村民代表會議決定，再及時辦理合同變更手續(xù)，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站備案。由鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站按村建立經(jīng)濟合同臺賬，并同經(jīng)濟合同款項票據(jù)一并輸入“三資”管理軟件，實現(xiàn)經(jīng)濟合同管理工作的“四化”管理，即現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化、法制化管理。
三、農(nóng)村經(jīng)濟合同的監(jiān)督和管理
各村簽訂經(jīng)濟合同時，合同內(nèi)容應由鄉(xiāng)鎮(zhèn)委派相關專業(yè)人員進行把關、完善和修改。合同簽訂后，應及時到鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站審核、鑒證，留一份原件在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站備案。凡是程序不合法、內(nèi)容不合法的經(jīng)濟合同，堅決退回，對合同內(nèi)容不健全、不完善的進一步的規(guī)范。
對因工作不深不細，特別是違反規(guī)定，擅自、私自、隨意簽訂經(jīng)濟合同的村負責人，將視情節(jié)給予組織處理或黨紀、政紀處分；造成經(jīng)濟損失的，由當事的村負責人進行經(jīng)濟賠償；構(gòu)成犯罪的，依法追究當事人的責任。
對不采取招標、投標等方式或利用職權(quán)壓價發(fā)包、出租集體資源的，以及私自決定應由民主討論決定事項的，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府責令限期改正，照成經(jīng)濟損失的，主要負責人應當依法予以賠償。
未經(jīng)村民會議或村民代表會議討論決定，以集體名義簽訂農(nóng)村集體經(jīng)濟合同的，由鄉(xiāng)人民政府對村兩委主要負責人進行批評教育，并責令限期改正，造成損失的有責任人承擔。對拒不改正的，是村黨支部成員的，按黨紀有關規(guī)定給予相應的處理，是村民委員會班子成員的，依法給予罷免；構(gòu)成違紀的，給予黨紀政紀處分；涉嫌犯罪的，移交司法機關依法處理。
各村民主理財小組負責本村經(jīng)濟合同的監(jiān)督工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站要認真履行職責，配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀委，結(jié)合村黨風廉政建設工作，對經(jīng)濟合同履行中雙方當事人應遵守的主要條款及內(nèi)容提前予以告知，并在事后及時跟蹤檢查落實情況。凡涉及合同約定資金的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站每月根據(jù)合同約定時間、金額，進行催收，對多次告知仍不交納的，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站將凍結(jié)其備用金。
合同到期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)營管理站下發(fā)通知，提示村委及時進行安排。
四、農(nóng)村經(jīng)濟合同的歸檔管理
農(nóng)村經(jīng)濟合同檔案是否齊全完整規(guī)范、真實可靠，是保障新農(nóng)村政治穩(wěn)定、村務公開的基礎，因此，農(nóng)村經(jīng)濟合同檔案管理工作，應認真、規(guī)范，達到“有檔可查、有檔可依、檔在事明”的檔案管理效果。做好農(nóng)村經(jīng)濟合同的歸檔管理應從以下方面入手：
(一）借助三資清查工作，加大對前期已簽訂農(nóng)村經(jīng)濟合同的清查力度。通過“三資”清查，將村檔案室的經(jīng)濟合同檔案及合同附件以及散存在個人手中的合同檔案，統(tǒng)一按照檔案法的規(guī)定，采取村級農(nóng)村經(jīng)濟合同檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理的方法，全部由村移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管，鄉(xiāng)鎮(zhèn)為村提供合同復印件，以便日常利用。對一些口頭合同或協(xié)議要統(tǒng)一采用書面合同或協(xié)議形式依據(jù)合同法和農(nóng)村集體資產(chǎn)管理的“六步”程序形成正規(guī)的檔案，并于其他合同一并交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室代為保管。最后由鄉(xiāng)鎮(zhèn)合同管理部門將村交來的經(jīng)濟合同統(tǒng)一按村分類做文字歸檔，同時將合同的基本信息和簽訂流程輸入“三資”管理軟件，并將文字檔案掃描入電腦，做成電子文檔保管，實現(xiàn)合同的現(xiàn)代化管理。確保合同檔案的安全保管和有效利用。
(二）所有合同必須建立臺賬，登記造冊。原有集體經(jīng)濟合同復印件報鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管。對于現(xiàn)在已發(fā)包或租賃的集體資產(chǎn)、資源，原則上尊重歷史、注重現(xiàn)實、維持現(xiàn)狀，重在今后管理。但存在嚴重問題或明顯違規(guī)違法的，要重新規(guī)范或予以糾正。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關部門在指導村簽訂經(jīng)濟合同時，至少要簽訂一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，第三份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室保管，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)委派專人管理，對各村的經(jīng)濟合同分村管理，分類別按檔案管理要求歸檔，并形成長效機制。
(三）加大對經(jīng)濟合同檔案工作的投入。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案室均應盡快配備鐵制檔案柜，并配有電腦，用來保存電子文本的經(jīng)濟合同檔案，提高村級經(jīng)濟合同檔案的管理水平。
企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)內(nèi)生的最真實、最可靠、最權(quán)威的原生信息，是構(gòu)成企業(yè)核心競爭力的重要因素。在市場競爭白熱化的環(huán)境下，多數(shù)企業(yè)利潤出現(xiàn)滑坡甚至虧損，檔案工作陷入困境，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼，主要表現(xiàn)在：
1.企業(yè)檔案工作邊緣化
企業(yè)降低管理成本，削減管理層次，精簡管理機構(gòu)，裁減管理人員，以提高市場應變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機構(gòu)和檔案人員往往成為清理的重點對象。許多企業(yè)在薪酬方面，檔案人員的工資水平低于其他部門工作人員，甚至一些具有高中級技術職稱的檔案人員不再享受原有的職稱待遇。如某大型國企，建設初期，檔案機構(gòu)是處級單位，檔案工作遇到難處，主管經(jīng)理通過檔案處領導的信息反饋，能及時掌握實情，在人、財、物方面對檔案部門給予了極大的支持，而且工資待遇與其他處室也完全相同，因此，當時的檔案工作開展得相當順利。如今，檔案機構(gòu)幾經(jīng)精減，最終變?yōu)榭萍壊块T，今天合并到技術中心，明天又掛靠到公司辦公室，檔案工作不再是所屬部門工作的重點，集團高管也不掌握檔案機構(gòu)工作的實際情況，使其工作不能提到企業(yè)工作的議事日程上。同時，隨著企業(yè)的做大做強，其主業(yè)由當時的一條生產(chǎn)線變?yōu)槠邨l生產(chǎn)線，下屬公司也逐步增多，檔案的館藏量由原來的兩萬多卷，增加到九萬多卷，過去基本上保存紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)在還要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，人員少了，工作量卻增加了，而工資待遇卻沒有增加。造成的直接后果就是檔案人員工作無積極性，企業(yè)檔案管理水平的下降。
2.企業(yè)檔案管理模式的老化
檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)從根本上動搖了傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案的歸檔模式、標準至今未得到很好的解決。許多企業(yè)檔案機構(gòu)，面對大量電子文件的涌現(xiàn)，仍然固守傳統(tǒng)的針對檔案實體的管理模式，使得企業(yè)的電子文件自生自滅，造成了檔案資源的嚴重流失。由于部分企業(yè)領導對檔案工作不重視，看不到檔案信息資源給其帶來直接的經(jīng)濟效益，所以不注重企業(yè)信息化建設，使得企業(yè)的OA辦公系統(tǒng)，ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)，以及財務、銷售、供應等管理系統(tǒng)與企業(yè)檔案電子管理系統(tǒng)相脫節(jié)，造成了企業(yè)大量電子檔案信息資源的流失。
檔案信息化建設的目的在于如何利用信息技術更好地為企業(yè)提供檔案信息服務。不少企業(yè)檔案機構(gòu)為迎合上級檔案部門檢查或與同行業(yè)進行競爭，盲目地進行檔案信息化建設，只重視檔案管理系統(tǒng)的建設，忽視檔案信息資源的開發(fā)與利用，使得檔案信息管理模式實效性不高。筆者認為企業(yè)應將重要職能管理機構(gòu)的軟件管理系統(tǒng)與檔案電子信息管理系統(tǒng)相連接，使檔案機構(gòu)成為從企業(yè)各個職能部門所形成的電子檔案信息源頭，采集大量檔案信息資源，從根本上確保企業(yè)檔案信息資源收集工作的完整、準確與系統(tǒng)。
3.企業(yè)檔案工作面臨困境的根本原因
企業(yè)檔案工作陷入困境的根本原因是，企業(yè)為提升市場競爭力，將絕大部分資源與精力集中在生產(chǎn)管理、技術研發(fā)、市場營銷、財務、人力資源管理等能直接創(chuàng)造價值的業(yè)務環(huán)節(jié)上。傳統(tǒng)的企業(yè)管理機構(gòu)注重保存企業(yè)歷史，忽視了創(chuàng)造現(xiàn)實價值，而且還需要投入不菲的人力、物力和財力，增加企業(yè)管理成本，自然就成為被精簡的對象，因而被企業(yè)管理層冷落。
總的來說，企業(yè)檔案工作要努力適應以資產(chǎn)為紐帶的管理模式，企業(yè)主業(yè)是什么，檔案管理的重點就是什么，它是為提高企業(yè)核心競爭力服務的。企業(yè)檔案工作如何適應市場經(jīng)濟，為企業(yè)在競爭中求得生存和發(fā)展，是擺在企業(yè)檔案人員面前的一個急需解決的問題。隨著國家工作重心轉(zhuǎn)向經(jīng)濟建設之后，企業(yè)由生產(chǎn)型轉(zhuǎn)為生產(chǎn)經(jīng)營型，企業(yè)對檔案需求的內(nèi)容和數(shù)量也相應發(fā)生了變化，這就需要我們檔案工作者解放思想、更新觀念，樹立市場意識，不斷探索，勇于創(chuàng)新。
二、信息技術的發(fā)展對企業(yè)檔案工作的沖擊
進入21世紀以來，我們正在步入信息社會，信息化是當今社會發(fā)展的方向和趨勢。檔案信息化是檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。企業(yè)檔案信息化建設就是應用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、掃描技術等現(xiàn)代信息技術手段，將原有的紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件數(shù)字化，將新產(chǎn)生的檔案信息系統(tǒng)地組織成具備有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)的發(fā)展提供可靠、全面、準確、及時的檔案信息，有計劃有步驟地實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。
檔案信息化基礎建設是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎與前提，主要包括系統(tǒng)軟件、硬件設備、網(wǎng)絡環(huán)境等。企業(yè)檔案部門要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的資金與實力，配置相應的軟硬件設施，保證系統(tǒng)軟硬件設施的質(zhì)量與性能，滿足檔案信息化業(yè)務的順利開展。
檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心內(nèi)容，主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案信息利用的網(wǎng)絡化、檔案信息檢索的自動化、檔案信息管理的一體化及檔案信息資源共享五個方面。
總之，面對信息技術的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須大力進行網(wǎng)絡資源建設，全面實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)服務。
三、創(chuàng)新是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題
創(chuàng)新是一種精神，一種態(tài)度，一種深層次的文化，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。只有創(chuàng)新，才有發(fā)展，因為創(chuàng)新是對常規(guī)的突破和發(fā)展。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力。只有將檔案管理緊緊融入企業(yè)的生產(chǎn)、建設和管理中，檔案的管理才能有生機與活力。企業(yè)檔案創(chuàng)新工作應在創(chuàng)新思維、創(chuàng)新管理、創(chuàng)新人才方面下工夫。
1.創(chuàng)新思維
牛頓說：“我只是整天想著去發(fā)現(xiàn)而已”。創(chuàng)新思維是可以培養(yǎng)的，只要擁有創(chuàng)新的意念，整天想著去發(fā)現(xiàn)，思路就會源源不斷地涌現(xiàn)出來。
創(chuàng)新需要打破思維定式。作為檔案部門，往往習慣了數(shù)十年所形成的老傳統(tǒng)、老套路，恪守老經(jīng)驗、老做法，日復一日，年復一年地從事重復性工作。但經(jīng)驗告訴我們那只是過去成功的過程，并不代表未來如何成功。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，檔案收集范圍及數(shù)量日趨增大，傳統(tǒng)的檔案分類規(guī)則，已不適應企業(yè)現(xiàn)實發(fā)展的需要。我們打破了常規(guī)，將文書前四類檔案調(diào)整為三類，即黨群檔案、行政檔案、經(jīng)營管理檔案，將技術管理、經(jīng)營管理檔案合并為經(jīng)營管理檔案。因為，立卷部門檔案人員很難準確分清其業(yè)務部門產(chǎn)生的文書檔案，那個屬技術管理類、那個屬于經(jīng)營管理類，鑒于兩者都屬于企業(yè)在經(jīng)營管理中產(chǎn)生的業(yè)務檔案文件，所以統(tǒng)一歸屬經(jīng)營檔案類。黨、政、工、團自發(fā)文及上級來文的紅頭文件――為黨群檔案；行政辦公室自發(fā)及上級來文的紅頭文件――為行政檔案。在檔案的整理方面，我們重在收集檔案文件的內(nèi)容完整，不再注重文件的裝訂。如此，效果是檔案分類準確，查找方便快捷，為立卷歸檔人員減少了大量繁瑣的工作環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。
2.創(chuàng)新管理
在社會主義市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動都是圍繞創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化這一根本目標而展開的。企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動力應源于為企業(yè)的價值創(chuàng)造活動服務，為企業(yè)實現(xiàn)利潤最大化服務。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)基本活動的歷史記錄，忽視積極主動地為企業(yè)的現(xiàn)實工作服務。如我企業(yè)建設初期，我們只注重對建設項目文件材料及紅頭文件檔案的收集與保管。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展與壯大，各子公司及下屬單位的各類檔案逐漸形成，甚至造成積壓。我集團公司檔案機構(gòu)為加強對二級單位的管控力度，開展了深入基層調(diào)研與幫扶工作，使許多直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的重要職能機構(gòu)的檔案被及時接收與歸檔。如機關職能處室的各種經(jīng)營管理檔案、集團各控股法人單位的會計檔案、產(chǎn)品質(zhì)量辦證書等產(chǎn)品檔案、技術研發(fā)、科技創(chuàng)新的科研檔案、大型設備采購的國內(nèi)外合同檔案、國內(nèi)外備品備件合同檔案、物料采購合同檔案、技術改造項目檔案等，由此豐富了企業(yè)檔案的館藏量，擴大了檔案服務范疇，為企業(yè)的技術改造、財務審計、股票上市、反傾銷、資產(chǎn)核算、質(zhì)量、安全、環(huán)境認證等提供了優(yōu)質(zhì)服務，體現(xiàn)了檔案工作為企業(yè)創(chuàng)造價值、獲得高額利潤、服務大局的宗旨。
3.創(chuàng)新人才
人，是社會進步的主體，是檔案工作的第一資源，是開拓檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本所在。
檔案人員素質(zhì)直接影響檔案工作和檔案信息資源的開發(fā)與利用。
長期以來，檔案人員由于不受企業(yè)的關注，往往處于安于現(xiàn)狀、不思進取、知識老化、狹窄的現(xiàn)象比較多見，嚴重阻礙了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。
比如，企業(yè)集團專職檔案人員年齡偏高，男女職工比例嚴重失調(diào)，學習檔案專業(yè)學科的人員少。因此，檔案人員的整體專業(yè)素質(zhì)存在專業(yè)技能水平不高，計算機技術運用水平低下等問題。
一、引言
隨著大數(shù)據(jù)、云會計[ 1 ]、移動互聯(lián)網(wǎng)等新興技術的發(fā)展與應用，從2012年開始，重慶海事局持續(xù)建設以財務集中核算為核心業(yè)務的財務云平臺。2013年制定了《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，并根據(jù)財政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（以下簡稱《內(nèi)控規(guī)范》），開發(fā)了“經(jīng)濟合同管理子系統(tǒng)”，初步實現(xiàn)了合同管理內(nèi)部控制信息化，為實現(xiàn)單位合同控制目標、降低合同風險、提升管理效率和效果提供了合理、有效的保證。
在合同從傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變到信息化管理的過程中，信息網(wǎng)絡化對信息質(zhì)量提出了更高的要求[ 2 ]，因此近年來學者們一直關注信息技術如何影響合同管理的問題。閆秀杰[ 3 ]認為合同款收付進度是判斷合同履行風險的重要參考證據(jù)，可以從會計核算角度，增設“合同”輔助核算方式對合同款收付涉及的會計業(yè)務進行獨立歸集，實現(xiàn)合同款收付過程明細管理。劉華等[ 4 ]認為可以應用知識管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺，其原理是以網(wǎng)絡為基礎，在總的合同管理信息平臺下構(gòu)建合同庫、知識庫、專家?guī)旌椭R交流中心四個模塊。馬穎[ 5 ]認為建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導向，使其在制度安排上更注重在合同準備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“?w制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動態(tài)風險在每個過程中都有相應的控制手段發(fā)揮作用，成為一個適時的動態(tài)過程控制系統(tǒng)。
綜觀現(xiàn)有研究，這些文獻主要是從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進行研究，很少涉及從信息化的角度去探討行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制問題。鑒于此，本文以重慶海事局基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)為研究對象，通過實地調(diào)研重慶海事局的合同管理內(nèi)部控制情況，然后從信息系統(tǒng)的角度去研究探討合同管理存在的內(nèi)部控制問題，并提出基于信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制改進及優(yōu)化措施。
二、重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及問題分析
（一）合同管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務流程
重慶海事局是交通運輸部設置在長江干線負責重慶段水上安全監(jiān)督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政執(zhí)法機關，下設12個海事處及26個海事執(zhí)法大隊。該單位于2013年7月1日起實施《重慶海事局經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》，對合同的類型及合同簽訂主體、合同的管理、合同的簽訂、合同的履行、合同的變更與解除、合同的保管及法律責任等作出了詳細規(guī)定，基本形成了合同管理的內(nèi)部控制體系。
重慶海事局將合同管理主要分為合同訂立、合同履行和合同檔案管理三個階段。目前，合同訂立階段仍使用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)媒介流轉(zhuǎn)的方式進行，合同履行和合同檔案管理兩個階段已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理。基于財務云平臺的合同管理，結(jié)合智能終端APP應用，實現(xiàn)了合同的移動審批、實時查詢和執(zhí)行分析等功能，解決了因為下屬機構(gòu)眾多、地理位置分散而導致合同無法集中管理所帶來的風險。通過線下的經(jīng)濟合同調(diào)查、談判和在財務云平臺線上執(zhí)行合同錄入、審批、歸檔及查詢等，基本達到了重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標。重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的具體流程如圖1所示。
目前，重慶海事局的合同訂立階段在線下進行，由合同承辦部門具體負責經(jīng)濟合同的前期準備、調(diào)查、談判及文本的起草。合同起草完成后，以《重慶海事局經(jīng)濟合同審查表》為流轉(zhuǎn)媒介進入審批流程，相關職能審查部門負責人審查后再由復核小組進行審核，之后簽訂經(jīng)濟合同。合同履行階段流程由基于財務云平臺的合同管理系統(tǒng)進行，由合同承辦人通過“合同錄入”功能在合同簽訂完畢后錄入合同簽約對象的信息、金額、編號、日期等基本數(shù)據(jù)，并將合同文本及相關資料通過掃描的方式上傳到云平臺上以附件的形式保存，同時填寫合同的收支計劃并設置到期提醒功能。在計劃收支時間的前十日，系統(tǒng)會自動提示財務會計處的財務人員進行合同款項收付操作，根據(jù)項目的進度由相關負責人審批復核完成之后由財務人員向簽約對象收付款。履行完合同中明確的各項義務之后，財務會計處進行項目結(jié)算，由合同承辦部門進行歸檔操作。
經(jīng)濟合同相關職能審查部門及合同復核小組成員可以借助智能手機或平板電腦等移動智能終端通過APP應用隨時完成合同的審核，合同經(jīng)辦人員及財務人員也能夠隨時接入云平臺，實時查詢合同執(zhí)行進度，借助臺賬圖表等多維度分析合同履行情況，獲取合同信息，極大地提高了合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。
（二）合同管理內(nèi)部控制存在的問題分析
合同的履行階段和檔案管理階段已經(jīng)通過云平臺初步實現(xiàn)對合同的信息化管理，但是合同管理內(nèi)部控制仍然存在下面的問題。
1.云平臺未實現(xiàn)合同調(diào)查信息化，存在無法有效分析簽約對象資信的風險
簽約對象的資信調(diào)查是簽約前一項非常重要的工作，該工作的落實可確認簽約對象是否有能力履行合同，從而降低交易風險。在進行合同前期調(diào)查時，基本上都是以傳統(tǒng)的方式在網(wǎng)上收集調(diào)查對象的資料或進行實地考察訪問，再進行主觀判斷其財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營能力等。使用這種方式進行合同調(diào)查，比較主觀，容易受個人偏好影響而導致判斷失誤，最終可能使單位面臨較大的合同風險。重慶海事局雖然構(gòu)建了云平臺，卻沒有充分利用云平臺的數(shù)據(jù)資源及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術來構(gòu)建合同調(diào)查對象的資信主題數(shù)據(jù)庫，以數(shù)據(jù)為依據(jù)客觀、全面地分析簽約對象的資質(zhì)、誠信度、業(yè)務能力和履約能力等資信情況。雖然重慶海事局的業(yè)務和合同類型都相對比較單一，并且有較穩(wěn)定的合作對象，但是一旦面臨新的合作對象，若未對簽約對象的資信情況進行全面分析，就會給合同的簽訂、履行埋下隱患，增大可能承擔經(jīng)濟損失的風險。
2.云平臺不能及時反映項目執(zhí)行進度，風險預警能力較弱
目前，重慶海事局的合同履行階段基于云平臺進行，利用合同管理系統(tǒng)可以實時查詢所有合同的執(zhí)行進度，在很大程度上解決了未實現(xiàn)信息化管理之前無法隨時了解每個合同執(zhí)行進度的問題。但是，由于風險的發(fā)生可能存在于合同管理的各個階段，訂立階段可能面臨合同條款存在漏洞、履行階段面臨逾期支付款項、檔案管理階段面臨合同或相關資料丟失的風險等，這就需要云平臺有一套較完備的評價機制對合同進行全生命周期的風險管理。在合同履行階段系統(tǒng)設計了“到期提醒”的風險防控功能，雖然利用該功能可以根據(jù)計劃收付款時間自動判斷并于十日前提示工作人員收付款項，但是由于系統(tǒng)無法主動監(jiān)控項目的執(zhí)行進度，存在項目進度和計劃收付款項進度不符的情況，使得到期提醒功能無法發(fā)揮其價值。因此，合同款項收付時間仍然由人為控制，逾期支付的現(xiàn)象還是可能出現(xiàn)，風險得不到控制時就會導致單位經(jīng)濟利益受損或面臨訴訟的風險。
3.云平臺上合同管理相關數(shù)據(jù)資源價值挖掘不夠，風險防控水平較差
大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)被視為新的生產(chǎn)要素會反饋到合同業(yè)務活動中，是進行合同管理決策、風險預測與規(guī)避的重要依據(jù)。重慶海事局合同管理涉及政府采購、建設項目、國有資產(chǎn)等多個業(yè)務板塊，這些業(yè)務過程都在云平臺上運行，形成了大量有價值的數(shù)據(jù)。盡管在重慶海事局利用云平臺對合同進行管理后，臺賬中的分析圖表功能可以很方便、直觀地為管理者提供多維分析，合同管理的效率和決策水平得到了一定程度的提高，但由于云平臺中合同管理只是圍繞其業(yè)務過程進行，對掃描版合同文檔中的文本、圖片、圖表等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的利用不足，并沒有從大數(shù)據(jù)分析的角度去實施合同的電子檔案管理，因此對數(shù)據(jù)價值的挖掘還不夠，致使合同管理風險防控能力較弱。
三、基于財務云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進
重慶海事局合同管理內(nèi)部控制的目標是實現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風險管控。根據(jù)合同管理的生命周期，結(jié)合財務云平臺設計，簡單地將重慶海事局合同管理系統(tǒng)分為合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同履行后四個階段，分別?τ?合同的信息管理、合同范本的管理、相關票據(jù)文件管理、風險預警、消息提示、合同檔案管理、統(tǒng)計與評估、合同查詢等功能，如圖2所示。
下面，針對重慶海事局合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，結(jié)合財政部頒布的《內(nèi)控規(guī)范》中的合同控制內(nèi)容和合同全生命周期管理過程，基于現(xiàn)有云平臺中的合同管理系統(tǒng)功能應用，財務云平臺的合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化與改進流程如圖3所示。
主要從簽約對象資信的調(diào)查、合同草稿的擬定與初審、合同風險預警及風險防范等方面重點闡述基于財務云平臺對合同管理內(nèi)部控制的優(yōu)化與改進措施。
（一）利用大數(shù)據(jù)技術構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，全面分析簽約對象的資信情況
在合同簽訂前的合同調(diào)查階段，借助大數(shù)據(jù)技術拓寬數(shù)據(jù)采集來源，從云平臺和互聯(lián)網(wǎng)上采集到不局限于傳統(tǒng)的合同調(diào)查對象資信數(shù)據(jù)，包括云平臺上記錄的簽約對象的基本信息、相關項目、相關合同和資金統(tǒng)計、合同執(zhí)行進度、款項收付計劃執(zhí)行進度、合同狀態(tài)、金額分布統(tǒng)計等數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)上關于合同調(diào)查對象的財務報表、納稅信息、業(yè)務活動等半結(jié)構(gòu)或非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。所有關于合同調(diào)查對象的數(shù)據(jù)被系統(tǒng)地收集、存儲，利用大數(shù)據(jù)對海量的數(shù)據(jù)源做分類處理，整合構(gòu)建資信主題數(shù)據(jù)庫，為大數(shù)據(jù)資信分析做基礎，使對簽約對象的資信調(diào)查更加科學、全面、準確。
同時，通過運用大數(shù)據(jù)技術對簽約對象的資質(zhì)、信譽和能力進行綜合評估，可以分析合同調(diào)查對象的競爭力和潛在風險，以此規(guī)范對合同調(diào)查對象的管理，在合同訂立階段為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風險。但是，對簽約對象的評級不能固化，可以根據(jù)其合同履行情況進行動態(tài)評價；對簽約對象的財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)等做采集、存儲、處理與分析，用信用等級來綜合評定簽約對象。
（二）增加及規(guī)范合同起草及初審功能，建立合同風險數(shù)據(jù)庫
在云平臺合同管理系統(tǒng)中增加合同起草功能，采用兩種方式實現(xiàn)合同信息的錄入。一是標準合同方式，使用者只需要在選擇合同類型之后填寫有關合同的關鍵性要素即可自動生成合同文檔；二是框架合同方式，將使用得比較頻繁的合同條款存入數(shù)據(jù)庫中，在起草時可將合同文檔按照通用框架列出，從數(shù)據(jù)庫中提取備選條款，即可通過選擇框架和合同條款后快速完成自定義合同的生成。為了防止合同內(nèi)容填寫不完整和不規(guī)范，增加了對合同草稿的初次審批流程。系統(tǒng)可以自動檢索數(shù)據(jù)庫及合同樣本，通過預先設定的規(guī)范條例等初審合同文本，輔助合同起草人補充完善文本內(nèi)容，避免提交審核后被退回，從而節(jié)省時間成本。例如，合同起草人完成合同錄入后，系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標準化模板進行對比，對于存在規(guī)定但未填寫或者填寫有錯誤的地方給出提醒消息。
由于不同類型的合同風險點不一致，利用信息技術可以使系統(tǒng)基于合同分類來梳理不同環(huán)節(jié)的風險點和初審要素。在合同管理系統(tǒng)中，對重慶海事局涉及的收入合同、支出合同、基建合同及征收合同進行風險梳理，然后形成風險數(shù)據(jù)庫，并存儲在云平臺中。這樣，系統(tǒng)進行初審后可以在合同審核流程的每個環(huán)節(jié)提醒相關職能部門的審核人員及復核小組成員在該環(huán)節(jié)需要重點防范的風險，這個過程需要界定審核過程中不同部門的審核職責，以降低合同訂立過程中的風險。例如，在合同管理系統(tǒng)中通過對合同類別進行區(qū)分后，按重慶海事局“三重一大”所界定的一定金額，系統(tǒng)會將此類合同自動傳輸?shù)接嘘P職能部門負責人進行審批。合同審批過程中流經(jīng)的具體審批部門會根據(jù)合同的類型及金額限定而有所不同，其流經(jīng)的具體審批步驟要求也會根據(jù)合同的類型有所差異。此外，系統(tǒng)存在審批流程而審批人未執(zhí)行該操作時，就會以待辦事項做出自動提示。
（三）建立合同執(zhí)行跟蹤機制，設計差異化的系統(tǒng)風險提示與預警功能
在云平臺的合同管理系統(tǒng)中增加合同實施進度階段信息錄入，建立合同執(zhí)行跟蹤機制，在合同管理各個階段的關鍵節(jié)點設置提醒來防控風險，實現(xiàn)對合同的全生命周期動態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關鍵節(jié)點推送消息提醒，借助智能手機或平板電腦等移動智能終端以郵件、短信或者消息的形式提醒相關人員及時跟進履行進度，規(guī)避合同履行風險。根據(jù)合同類型的差異，可以采用預警逐漸升級的方法對超期的合同做不同程度的提醒，使相關人員知曉合同的執(zhí)行情況，防范合同違約的風險。
合同履行過程中，根據(jù)合同中的具體條款會生成收付計劃，并通過系統(tǒng)對合同中界定的責權(quán)利及完成情況進行監(jiān)控，具體包括合同款項收付提醒、實際收付執(zhí)行情況記錄和項目執(zhí)行情況。對合同款項收付時間和收付金額需要進行嚴格控制，及時提醒按照合同計劃進行收付。通過對合同起草階段的信息化，將《內(nèi)控規(guī)劃》嵌入合同管理過程，實現(xiàn)從合同的錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的信息化作業(yè)模式，可以幫助實現(xiàn)合同的全流程規(guī)范化管理控制目標。
（四）強化合同管理全過程的數(shù)據(jù)分析與利用，提高合同管理風險防控水平
重慶海事局可以運用計算機、網(wǎng)絡技術實現(xiàn)合同的電子檔案管理，將合同文本及相關資料以文字、圖像等電子文件儲存在云上，為大數(shù)據(jù)分析提供海量的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。對合同管理數(shù)據(jù)進行深度分析時，可以利用網(wǎng)絡爬蟲、Web信息采集和ETL等信息采集處理技術從互聯(lián)網(wǎng)和云平臺上獲取不同維度的目標數(shù)據(jù)集，再應用數(shù)據(jù)清洗、自動分類的方法把數(shù)據(jù)分別劃成不同的類別，然后對這些數(shù)據(jù)按采購人合同管理水平分析、合同執(zhí)行效率分析和簽約對象資信分析等主題劃分。例如，重慶海事局需要對合同管理風險進行分析，根據(jù)合同全過程管理的要求，針對采購合同的主要業(yè)務領域展開數(shù)據(jù)分析，分析合同在簽約對象調(diào)查、審核簽約、履行及歸檔各個階段所涉及的關鍵數(shù)據(jù)信息，通過統(tǒng)計分析合作對象資信情況、審查復核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進度、合同款收付進度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計等不同?h節(jié)的具體指標，對合同風險進行全面分析評價，并為合同風險管控提供輔助決策支持。
關鍵詞：企業(yè)；檔案資源；機制
隨著科技社會的進步和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)已實現(xiàn)無紙化辦公。企業(yè)網(wǎng)絡平臺的各個業(yè)務操作系統(tǒng)無疑成了無紙化辦公的重要支撐。在這些業(yè)務操作系統(tǒng)里會產(chǎn)生大量的檔案資源，如何將這些種類繁多、形式多樣的檔案資源進行收集、整理、歸檔？運用何種手段進行整合？是每一位企業(yè)檔案工作者所要思考的問題。檔案是社會精神及物質(zhì)文明建設的重要依據(jù)，是人類工作和研究的珍貴資料，是人類智慧的結(jié)晶。因此，建立并完善適應企業(yè)檔案資源管理的歸檔機制顯得非常重要。
一、企業(yè)檔案資源的種類和形成規(guī)律
企業(yè)檔案資源是隨企業(yè)的發(fā)展而不斷變化的，其種類也是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的，目前，企業(yè)檔案資源的種類主要包括：文書檔案、合同檔案、職工檔案、工程項目檔案、人事檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案以及與其相對應的電子檔案。檔案資源的形成有它特有的規(guī)律性，我們可以從它的來源、結(jié)構(gòu)和范圍來了解。
首先看檔案資源的來源。在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，在機關不同的部門由不同的崗位工作人員之間會形成各種資料，有益于保存的也就是我們常說的檔案資料，我們平時通過接收、征集、復制等方法來整理。檔案的來源隨著社會發(fā)展變化也在不斷變化著，它的變化主要表現(xiàn)在兩個地方：一者，檔案的來源隨著科技進步和網(wǎng)絡技術的發(fā)達，不再僅僅是以往的單純的接收，現(xiàn)今還可以通過征集和復制等形式實現(xiàn)；二者，檔案的來源從單一手段演變成多種手段，我們要用動態(tài)的、全面的的方法去對待檔案的不同來源，要采取多樣的手段，盡量運用規(guī)律去處理這些來源經(jīng)常變動，具有不穩(wěn)定性、零散性的檔案資料。
其次看檔案資源結(jié)構(gòu)。檔案在構(gòu)成過程其資源種類的分布情況稱之為結(jié)構(gòu)。從古代的甲骨檔案到以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，再到而今紙質(zhì)與電子并存的檔案，這是檔案的形成過程，同時也是檔案結(jié)構(gòu)的發(fā)展歷程，它標志著檔案的發(fā)展是從簡單邁向復雜、從單一邁向豐富，這樣的結(jié)果演變和發(fā)展規(guī)律，對檔案工作者也提出了新的要求，要求檔案員不僅要順應規(guī)律的做好檔案工作，還要與時俱進的掌握好各種方式、方法和手段了解和熟悉新的檔案管理業(yè)務。
再則看檔案的范圍，從橫向來說，檔案的范圍將隨著社會的不斷發(fā)展，物質(zhì)和精神生活的豐富，社會分工的細化而變得越來越寬泛。從縱向來說，雖然各類檔案都有各自不同的檔案保管機構(gòu)和相關的責任部門，但是卻隨著新的分支出現(xiàn)以及社會分工的細化而不斷互相滲透和交叉。這橫向和縱向的變化導致檔案范圍也開始不斷擴張和深入，隨著新技術的出現(xiàn)，附著在了不同的載體之上。
二、現(xiàn)行檔案資源管理歸檔機制存在的主要問題
在企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營管理及項目建設當中，檔案資源的重要性日漸突出，檔案資源管理歸檔機制在一定程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。但是，在平常工作實踐中，檔案資源管理歸檔機制依然有不少問題，主要呈現(xiàn)在以下三個方面：
（一）檔案資源歸檔管理機制相對滯后
檔案資源歸檔管理機制滯后造成檔案資源的歸集不全，利用價值不大。檔案對于任何企業(yè)都是一筆豐富而又有價值的財富，其重要程度也是不言而喻。企業(yè)的檔案資源來源于OA辦公自動化系統(tǒng)，來源于各部門日常經(jīng)營管理中產(chǎn)生的文件資料和基建工程項目活動中產(chǎn)生的文件、電子、聲像等資料數(shù)據(jù)。其涉及面寬而廣，稍有不慎則造成檔案資源的缺失和歸集不全。就拿OA辦公自動化系統(tǒng)來講，文件經(jīng)過主辦人辦理環(huán)節(jié)需要將辦理件最終上報相關資料數(shù)據(jù)以附件的方式上傳至OA辦公自動化系統(tǒng)中去，這是檔案資源采集的方式之一，但在實際操作和運用當中，企業(yè)員工即文件主辦人就忽視這一點，往往不掛入附件就直接返回部門負責人作辦結(jié)處理，給檔案人員歸檔工作帶來了很大不便，最終造成歸檔數(shù)據(jù)資料的不完整，參考價值不大的問題。一系列的聯(lián)鎖反應歸根結(jié)底在于檔案資源管理機制滯后，給企業(yè)員工帶來誤識，認為電子化的數(shù)據(jù)都不是檔案，并且是自己形成的資料只要自己知曉就行了，沒有必要上傳到OA辦公平臺共享給大家看。這就要求檔案工作者要有檔案資源歸檔機制創(chuàng)新理念。
（二）檔案資源管理歸檔制度不健全
檔案資源管理歸檔制度不健全，歸檔范圍責任主體不明確造成企業(yè)檔案管理水平落后。近兩年，筆者參與了上級單位組織的檔案工作評價服務檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理水平落后的單位均存在檔案資源管理歸檔制度不全，歸檔范圍責任主體不明等問題。其檔案管理制度和歸檔范圍均是早5年前甚至10年前制訂的，早已不適應當前檔案管理歸檔需要。究其原因，均屬觀念性不強所為。檔案人員普遍認為，檔案制度、整理規(guī)則和歸檔范圍一旦發(fā)生變化則造成單位檔案全宗及其檔號規(guī)則的無連續(xù)性，由于上級單位沒有硬性要求整改，則保持原來的編制規(guī)則為好。反之，如果一發(fā)生變動，則給檔案人員增加很大的工作量和整改壓力，同時也帶來了不少的麻煩，又因近些年精減編制和人員等因素，造成企業(yè)屈指可數(shù)的檔案人員力不從心。
關鍵詞：合同管理；法律風險；企業(yè)經(jīng)營；風險管控
一、合同各階段的風險管控
合同管理是企業(yè)法律風險管控的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理制度的重要組成部分。企業(yè)基于對于安全運營的需求，對這項工作非常重視，企業(yè)由單純重視訴訟管理，轉(zhuǎn)為重視日常合同管理。合同管理各階段的法律風險，需要切實有效的管控。
（一）合同簽訂階段的法律風險控制
1．合同簽訂階段的法律風險：合同相對人是各種經(jīng)濟體制、所有制形式以及不同國家的民事主體，企業(yè)經(jīng)營過程中存在大量的“風險交易”。應當警惕從簽訂階段就存在的法律風險，從內(nèi)部看：合同簽訂出現(xiàn)問題將嚴肅處理責任人；從外部看，我國刑法規(guī)定了簽訂、履行合同失職被騙罪等罪名，觸犯刑律將依法承擔刑事責任。簽約過程中構(gòu)成締約過失責任或簽約后出現(xiàn)違約行為，還要承擔民事責任。合同簽訂應當授權(quán)專業(yè)法律人員管理，全程進行法律風險管控，重視相關法律規(guī)范與司法解釋。
2．部門聯(lián)合會簽制度：企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)合會簽，是法律風險管控的核心制度，各部門依照管理職能緊密銜接、相互制約、獨立決策，共同參與合同審批流程。聯(lián)合會簽制度應當科學高效、公開透明，防止出現(xiàn)商業(yè)賄賂或謀取非法利益等內(nèi)部法律風險。結(jié)合實踐，較為科學的聯(lián)合會簽流程一般涉及：（1）采購或銷售部門發(fā)起簽約申請，提交合同草本、會簽單、審核上報相對人資信材料；（2）考核部門審閱價格、進行成本和利潤分析，制作經(jīng)營報表；（3）會簽部門依次審批、分管經(jīng)理批示，例如：技術研發(fā)、質(zhì)量監(jiān)督、倉庫、交接車間等涉及履行部門；（4）財務部門核實應收賬款，管理收放款業(yè)務，負責資產(chǎn)放行證件；（5）合同管理部門負責全程法律風險管控，辦理用印并、負責合同檔案管理。
（二）合同履行中的風險管控
1．財務風險監(jiān)控：合同履行階段的財務風險監(jiān)控，包括對資金問題主動調(diào)查活動，不是出現(xiàn)經(jīng)濟損失后的消極反應。合同管理部門對財務部進行賬目監(jiān)控，經(jīng)營業(yè)務中的賒銷賬款等資金使用進行例行核查。發(fā)現(xiàn)存在履行瑕疵及時處理，避免履行中出現(xiàn)抗辯權(quán)事由而導致法律風險。發(fā)現(xiàn)不能按期回款情況，行使抗辯權(quán)并及時溝通解決。發(fā)現(xiàn)相對人出現(xiàn)嚴重的資產(chǎn)或商業(yè)信譽問題，行使不安抗辯權(quán)。按照法律事務管理辦法對責任人督辦問責，規(guī)避企業(yè)法律風險，登記履行情況對客戶進行信譽評級，依照信用等級分別評議賒銷額度和賒銷時限。
2．資金動態(tài)核查：合同管理按照資金輸出和資金輸入兩個環(huán)節(jié)核查動態(tài)賬目。對合同履行發(fā)生的資金動態(tài)進行賬目核查，當天核算、當天公布并記錄在案，避免出現(xiàn)隨意更改賬目現(xiàn)象。由合同管理部門監(jiān)督制度實施，代表公司實施資金動態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)可疑往來賬目尤其是極端賬目，及時采取必要的法律措施維護企業(yè)利益。監(jiān)管工作前移至履行階段而不是在合同爭議階段，履行過程中的資金變化情況，直接反映出履行中的法律風險狀況。企業(yè)應當立足于資金動態(tài)監(jiān)控，建設合安全、順暢和高效的風險管控模式。
（三）合同爭議的解決
1．合同管理善意原則：維護企業(yè)利益是企業(yè)風險管控的核心目的，出現(xiàn)合同爭議優(yōu)先采用低成本糾紛解決辦法。企業(yè)之間依照善意原則處理問題，主動溝通解決，不能直接追究責任或者依照合同法主張維權(quán)，使得原本可以協(xié)商解決的爭議走向極端方式。企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失，直接責任人和分管領導因此承擔管理責任，應當避免出現(xiàn)損失，遵循善意原則把爭議解決在履行過程中或者協(xié)商階段，如果爭議出現(xiàn)在責任追究或訴訟階段將增加企業(yè)法律風險。解決爭議以考慮經(jīng)濟利益為關鍵因素，同時考慮社會影響和企業(yè)長遠利益。
2．避免出現(xiàn)訴訟案件：合同爭議的解決應當避免出現(xiàn)訴訟案件，這體現(xiàn)出日常合同管理的重要性，只有實行科學嚴謹?shù)娜粘９芾恚拍苡行崿F(xiàn)企業(yè)法律風險管控。企業(yè)參與訴訟活動可能產(chǎn)生經(jīng)濟損失或不良社會影響，尤其國有企業(yè)參與訴訟，出現(xiàn)政治影響后企業(yè)負責人可能因此失去晉升機會、承擔連帶責任。即使私營企業(yè)也應當考慮企業(yè)社會形象，不能濫訴、纏訴。合同管理部門依照合法合理性原則開展法律風險管控工作，滿足相對人合理要求靈活處理爭議，維護締約雙方長遠合作關系。爭取用緩和方式解決爭議，出現(xiàn)合同沖突，當事人可能采取不合作態(tài)度，導致問題陷入尷尬局面。確實無法達成一致的合同爭議，先發(fā)送律師函通知表示善意提醒。最終決定以訴訟方式處理的爭議，委托專業(yè)律師提訟主張合法權(quán)利。
二、合同管理制度與企業(yè)風險管控
合同管理立足于企業(yè)法律風險管控，有效的保障了企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定環(huán)境，保障了企業(yè)的經(jīng)營安全和長遠發(fā)展。面對復雜多變的市場環(huán)境，企業(yè)之間依賴合同形式保障各方權(quán)利義務，合同管理制度在企業(yè)法律風險管控中占據(jù)核心地位。提高企業(yè)的合同法律風險管理能力會提高企業(yè)整體競爭力，為企業(yè)帶來高利潤的回報。
（一）合同管理的法律風險管控體系
1．合同管理制度建設：企業(yè)應當先簽訂合同后辦理業(yè)務，例外情況依照公司章程的規(guī)定辦理業(yè)務，良好的合同管理能夠在法律范圍內(nèi)保護企業(yè)合法權(quán)益,以免受到不必要的經(jīng)濟損失。企業(yè)應當制定適合本單位實際情況的《合同管理辦法》、《合同管理流程》、《授權(quán)委托管理辦法》、《印章管理辦法》等制度，進行體系化的法律風險管控。合同管理不是經(jīng)營業(yè)務的附屬程序，堅決杜絕事后補辦合同行為，業(yè)務辦理完畢又補辦合同手續(xù)讓整個合同管理制度形同虛設。雖然無紙質(zhì)合同的實際履行，如符合《合同法》規(guī)定也是有效法律行為，但這種情況使企業(yè)承受巨大法律風險：對于合同中標的物數(shù)量、質(zhì)量最終認定方式，以及履行時間、地點、方法等方面的約定容易出現(xiàn)爭議，沒有紙質(zhì)合同作為認定和主張的依據(jù)，這些爭議無從確認和查證。
2．資信調(diào)查與建立信用檔案：合同申辦部門負責收集和提交合同相對人資信材料，包括合同履行應當具備的資質(zhì)證件、營業(yè)執(zhí)照、質(zhì)量證件或法律文書、專利證書等文件。確認對方的民事行為能力和民事責任能力有重要法律意義，這些因素直接影響出現(xiàn)爭議后的法律請求效果。對簽約人的授權(quán)委托授權(quán)書和身份進行嚴格審核，避免因無權(quán)產(chǎn)生法律風險。一些企業(yè)沒有謹慎考察相對方主體資格，導致合同歸于無效或效力待定，或者與無履約能力當事人簽訂合同導致合同陷入履約障礙。合同簽訂后全程登記履行情況，建立客戶資信檔案并進行信用評級。
3．合同條款審核：企業(yè)經(jīng)營合同大多是常見類型，依照《合同法》我國承認各種符合成立和生效要件的無名合同，締約各方應當誠信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。經(jīng)營過程中使用的格式條款合同，制定十幾條主要關鍵條款反復使用，格式條款不能避免法律風險。條款最終由經(jīng)辦人填寫，其中空白項和附則（其他約定）的填寫中存在巨大法律空間，經(jīng)辦人在填寫時，與簽署普通合同有同等法律風險。因此，簽署格式條款同樣需要嚴格審核，無論何種類型合同，應當由專業(yè)法律工作人員或律師逐一審查合同條款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是簽署合同的關鍵，依照《合同法》規(guī)定：約定加蓋印章生效的合同，自加蓋印章并符合生效要件時生效。企業(yè)經(jīng)營合同一般約定加蓋行政章或合同專用章，除非特別約定，財務專用章或部門印章不能用于簽訂合同。合同印章由專門部門保管和使用，未經(jīng)會簽手續(xù)并經(jīng)分管經(jīng)理同意，業(yè)務員不得隨意使用公司印章。需要攜帶外出的使用的，應當由經(jīng)理批準按流程使用并及時歸還。
（二）聯(lián)網(wǎng)審批流程的法律風險管控
1．聯(lián)網(wǎng)審批的監(jiān)管優(yōu)勢：現(xiàn)代企業(yè)采用合同聯(lián)網(wǎng)審批流程具有監(jiān)管優(yōu)勢，重視和利用現(xiàn)代科技手段是法律風險管控的發(fā)展趨勢。在網(wǎng)絡系統(tǒng)中上傳的合同電子數(shù)據(jù)長期保留在數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)能立即發(fā)現(xiàn)和記載違規(guī)行為。這種監(jiān)控模式提高了企業(yè)法律風險管控效率：法務部門網(wǎng)上管理人員可以全程監(jiān)督合同業(yè)務，聯(lián)合會簽部門的辦理情況直接在電腦系統(tǒng)顯示，避免了各部門相互推諉；在網(wǎng)上可以隨時核對合同條款、查閱審批信息，有效減少了工作失誤；由于流程的公開性和互動性，經(jīng)辦人對于提交材料更加謹慎。聯(lián)網(wǎng)審批通過的合同，由經(jīng)辦人確認后上報合同管理部門加蓋印章，大幅度提高監(jiān)管效率。
2．紙質(zhì)資料的網(wǎng)上流程銜接：紙質(zhì)合同的簽署和監(jiān)管，是企業(yè)法律檔案管理工作的一部分，合同檔案是司法過程中的重要書面證據(jù)，這項工作從形式審查到實質(zhì)審查都直接關系企業(yè)利益。實行合同管理聯(lián)網(wǎng)管理平臺的企業(yè)，申報的各項數(shù)據(jù)應當與紙質(zhì)合同檔案完全一致，簽署過程中合同文本在內(nèi)部網(wǎng)絡上傳遞和儲存，經(jīng)聯(lián)合審批并上報經(jīng)理批準后，依照審批情況簽署紙質(zhì)合同，這種公開審批的模式使得決策者更加審慎。各部門有獨立的賬戶和密碼，對合同管理全程有效的管控，各部門相互之間配合、相互監(jiān)督，紙質(zhì)材料與電子文件相互印證一致。
（三）合同檔案在法律風險管控中的利用
1．合同檔案的整理利用：紙質(zhì)同檔案屬于法律風險管控的重要文件，監(jiān)管部門審查合同履行全程并立卷存檔，合同回收采取統(tǒng)一的編號和歸檔方法，按照“資本輸出類”和“資本輸入類”對合同檔案進行科學分類。建立合同目錄包括（1）合同文本原件，包括補充協(xié)議、備忘錄等資料；（2）資信檔案，包括各類與合同有關的證件、質(zhì)量文件、專利文件等資料；（3）部門聯(lián)合會簽單，包括經(jīng)理批示、各部門會簽、履行情況備注等文件；（4）財務單據(jù)，包括借款單據(jù)、賒銷單據(jù)、銀行單據(jù)等資料；（5）法律文書，包括授權(quán)委托書、履行情況備注等其他法律文件。
2．合同業(yè)務的全程督辦：依照合同檔案進行全程督辦，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為依照合同管理辦法問責。對合同履行情況進行監(jiān)控，順利履行完畢的合同登記后存入檔案；沒有合適履行的合同注明原因并及時督辦；出現(xiàn)爭議的合同，將合同檔案上報法律事務部門處理，避免出現(xiàn)超過訴訟時效的情況；進入訴訟程序的合同糾紛，委托法律專業(yè)人員或者律師進行維權(quán)，建立法律風險檔案。通過系統(tǒng)化、全程化的合同管理制度，有效對企業(yè)法律風險進行管控。
三、結(jié)語
隨著我國依法治國工作的全面推進，企業(yè)更加重視法律風險管控工作。雖然現(xiàn)階段有很多工作要進行完善，但令人欣慰的是，我國的合同管理水平正在大幅度提高，企業(yè)的法律風險管控工作逐步走向科學化和精細化。市場經(jīng)濟法制化體是社會的巨大進步，也是法律事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要信號。在全體法律人的探索和努力下，基于對于合同管理制度與企業(yè)法律風險管控的不斷研究和實踐，將形成更加規(guī)范、誠信、安全、文明的市場環(huán)境，促進我國經(jīng)濟繁榮發(fā)展。
作者:范曉偉 單位:西北政法大學
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根據(jù)國家檔案局《關于印發(fā)<關于加強民生檔案工作的意見>的通知》（檔發(fā)〔〕12號）要求，為充分發(fā)揮檔案工作服務民生、服務社會的作用，現(xiàn)就加強民生檔案工作通知如下：
一、提高做好民生檔案工作重要性的認識
民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，公民通過查閱與自身直接相關的民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權(quán)益。通過建立各類民生檔案，可以使有關部門在處理經(jīng)濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、提供社會保障等工作中更加高效，為妥善處理突發(fā)性、，努力把矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態(tài)創(chuàng)造條件。
各單位、各部門要充分認識民生檔案服務民生的重要性和緊迫性，自覺將民生檔案工作納入工作范疇，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑，使檔案工作的成果更多體現(xiàn)到服務民生、改善民生上來，為和諧丹江口建設作出應有的貢獻。
二、建立覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系
（一）積極開展民生檔案建檔工作。民生檔案多數(shù)是在社會管理中形成的專門檔案。檔案行政管理部門要做好統(tǒng)籌規(guī)劃和有效監(jiān)督，從源頭抓起，本著以改善民生為重點的社會建設開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，積極指導建立民生檔案。抓好民生檔案的收集工作，確保各個行業(yè)、部門形成的民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務民生提供真實可靠的信息來源。
（二）突出民生檔案建設重點。切實抓好與群眾自身利益密切相關的社會保險檔案、訴訟檔案、車輛檔案、治安檔案、學籍檔案、戶籍檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市拆遷檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案等重點民生檔案的建設，明確責任，規(guī)范管理。抓好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案，鞏固發(fā)展鄉(xiāng)村檔案，推廣建立村情檔案，將計劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉(zhuǎn)合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案、新型合作醫(yī)療保險檔案、失地農(nóng)民檔案和村委會換屆選舉檔案等列為管理重點。抓好社區(qū)檔案，建立完善社區(qū)人口管理檔案、困難家庭和低保對象檔案、再就業(yè)檔案、居民健康保健檔案、特殊群體檔案及社會救助等方面的檔案建設、管理。
（三）建立健全民生檔案管理的法規(guī)、制度。市檔案局要會同有關部門研究制定相關辦法，采取有力措施，將各類民生檔案的管理納入檔案基礎業(yè)務建設范疇，爭取早日建立起比較完備的民生檔案管理法規(guī)和制度。進一步規(guī)范民生檔案歸檔機制，完善歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等制度。民生檔案的保管期限，國家有規(guī)定的必須執(zhí)行國家規(guī)定；國家沒有規(guī)定的，應按同類檔案保管期限上限制定保管期限表，并報市檔案局備案。
（四）加強檔案館民生檔案資源建設。市檔案館要以民生需求為導向，重新調(diào)整館藏收集范圍和進館時間，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。民生檔案管理部門和單位要嚴格執(zhí)行檔案移交進館制度，按照檔案行政管理部門的統(tǒng)一部署，將具有查考價值的民生檔案按期或提前移交進館。開展民生檔案信息化管理的單位，要做好民生檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份工作，并向市檔案館移交備份數(shù)據(jù)。
三、建立服務民生、服務人民群眾的檔案利用體系
（一）規(guī)范民生檔案利用制度。各級各類檔案部門要從實際出發(fā)，對涉及民生的各類檔案，優(yōu)先進行整理、編目、劃控和數(shù)字化工作，確保民生檔案及時服務社會。要按照誰主管、誰負責的原則，認真做好民生檔案鑒定開放和利用工作。除國家有明確規(guī)定不能公開的，涉及公民自身權(quán)益的民生檔案均應列入主動公開或依申請公開的范圍，其中凡是涉及個人隱私的應列入依申請公開的范圍。公民持有合法證明，可利用涉及自身權(quán)益的民生檔案。對不宜個人查閱的職工檔案等，應依據(jù)本人申請，由檔案保管單位代為查閱，提供應公開信息，出具相應證明。國家規(guī)定不宜開放的民生檔案，檔案部門不得擅自向社會開放。
（二）深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源。市檔案館蘊藏有許多具有現(xiàn)實利用價值的民生檔案信息，要認真梳理，摸清館藏民生檔案的種類和數(shù)量，結(jié)合民生檔案利用工作的實際情況，本著先用先整、突出重點的原則，加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，注重建立民生檔案綜合數(shù)據(jù)庫及婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知青檔案、土地房產(chǎn)檔案等專門數(shù)據(jù)庫，為民生檔案及時高效地服務人民群眾創(chuàng)造良好條件。
（三）積極開發(fā)民生檔案信息資源。市檔案局要采取多種途徑和形式，開發(fā)民生檔案資源。如編制各種民生檔案的專題目錄，匯編政府改善民生方面的政策措施，宣傳介紹館藏室藏民生檔案信息等。檔案部門電子文件中心和政府公開信息查閱中心應作為本地民生檔案的數(shù)據(jù)平臺，將不同行業(yè)、部門的民生檔案信息集中整合，向社會各界提供開放服務。
四、加強領導和監(jiān)督指導，推動民生檔案工作深入發(fā)展
（一）創(chuàng)建齊抓共管、層層落實的民生檔案工作機制。把民生檔案工作列入議事日程，納入民生工作的計劃和考核內(nèi)容，切實加強領導和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；檔案行政管理部門要依法加強對民生檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查；各相關單位要依法履行收集、保管、移交和提供利用民生檔案的義務。
關鍵詞：工程合同；管理
中圖分類號： TU723.1 文獻標識碼： A 文章編號：
工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關系的書面協(xié)議。包括代建、勘察、設計、施工、監(jiān)理、招標、工程咨詢、工程檢測、工程管理、拆遷等內(nèi)容。工程合同管理（以下簡稱合同管理）是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是降低企業(yè)風險、實現(xiàn)企業(yè)合法權(quán)益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認識和理解。
一、合同的簽訂
合同的簽訂必須符合國家法律、法規(guī)，符合國家有關方針政策，并遵循：“平等互利、協(xié)商一致”的原則。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須在企業(yè)法人授權(quán)的范圍內(nèi)代表企業(yè)簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。合同一律采用書面格式，必須采用統(tǒng)一合同文本，并對合同各方當事人權(quán)利、義務的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應該認真核查對方當事人的主體資格，包括主體資格證明、資質(zhì)證明及相關文件；若對方法定代表人委托他人簽訂合同的，還應審查人的資格，必須提供書面授權(quán)委托文件；同時，還要考察對方的履約能力和商業(yè)信用；評估合同內(nèi)容的可行性、嚴密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
2、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。
3、在合同履行過程中，無論遇到任何困難，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。
4、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。第一，變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應在公司內(nèi)辦理有關手續(xù)。第二，變更、解除合同的手續(xù)，應按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。第三，變更、解除合同一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第四，變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第五，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責外，均應承擔相應責任，并在變更、解除合同協(xié)議書中明確規(guī)定。
5、關于合同糾紛的處理方式和原則
第一，合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《合同法》等有關法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第二，合同糾紛由有關業(yè)務部門協(xié)法律顧問負責處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第三，處理合同糾紛的原則是：(1)堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。(2)以雙方協(xié)商解決為基本辦法，糾紛發(fā)生后，應及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。(3)因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。第四，合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或的足夠時間。
三、加強合同管理的措施
合同管理不是一門簡單的學問，很多細節(jié)很多條款都要在日常工作中加以注意并及時掌握合同管理中各種動態(tài)的信息，以保證對合同管理的完整性與及時性。
1、加強合同管理的組織機構(gòu)建設，設立專門合同管理機構(gòu)和配備合同管理人員。機構(gòu)建設是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊伍，并全部經(jīng)過專業(yè)培訓，形成了公司合同管理由管理機構(gòu)具體負責和管理人員經(jīng)辦負責的有序運行機制。做到公司合同信用管理機構(gòu)健全，配備合同管理人員，建立健全有關規(guī)章制度。
2、認真做好合同管理的基礎工作
(1)建立合同管理制度，工程合同管理辦法中應涵蓋合同專管員崗位職責、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀要管理制度、合同管理學習與培訓制度、工程合同臺帳與檔案管理制度等相關配套的管理制度，以便細化和規(guī)范合同管理的全過程。
(2)合同檔案集中管理。應定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔。
(3)建立合同管理臺帳。應根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺賬和總臺賬。臺賬應逐日填寫，做到準確、及時、完整。合同檔案應當包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，及時更新，保證合同管理員能夠掌握合同的最新動態(tài)。
3．監(jiān)督檢查。依據(jù)合同管理工作的實際情況，合同管理領導部門應對工程合同管理工作進行定期或不定期檢查，其檢查結(jié)果將作為年終考核的依據(jù)。
一、我國社保檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質(zhì)量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經(jīng)費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
二、社保檔案管理的創(chuàng)新舉措
（一）盡快將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）施行社保檔案分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網(wǎng)絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）建立全國統(tǒng)一管理下分支機構(gòu)
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結(jié)束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領導和決策機構(gòu)，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構(gòu)，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
關鍵詞：事業(yè)單位；支出合同；信息化管理
中圖分類號：G275.9 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）017-000-01
隨著當前經(jīng)濟形勢的變化和近年來事業(yè)單位的改革，紀檢、監(jiān)察、審計加大了事業(yè)單位經(jīng)濟活動的檢查。事業(yè)單位對自身經(jīng)濟活動的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業(yè)單位較大資金支出的有效依據(jù)，利用信息系統(tǒng)把控住合同關鍵環(huán)節(jié)，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業(yè)單位經(jīng)濟活動。本文將分析事業(yè)單位支出合同存在的風險，并引入信息系統(tǒng)，有針對性地提出解決措施。
一、事業(yè)單位支出合同存在的風險
事業(yè)單位應當加強合同管理，建立健全合同管理內(nèi)控制度，合理設立合同管理崗位，形成財務部門和合同管理部門溝通協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)合同管理和預算管理、收支管理相結(jié)合。目前，事業(yè)單位主要存在以下三方面的風險：
（一）事業(yè)單位對合同對方的資格審查不嚴，對方是否具有能力和資格未審查，可能造成對方違約，引起經(jīng)濟損失。
（二）經(jīng)濟合同管理沒有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統(tǒng)籌。目前，事業(yè)單位涉及到的支出合同往往是相關部門和單位負責人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應的審查程序和后續(xù)管理，無財務、專業(yè)技術人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒有對應合同臺帳登記，付款的金額沒有仔細核對，存在多付款的風險。付款完畢的合同，沒有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風險。
二、引入信息系統(tǒng)，加強事業(yè)單位支出合同管理
（一）領導重視，設立相應合同制度
事業(yè)單位領導的重視層度直接和單位業(yè)務流程的操作流程緊密相關，單位負責人應意識到合同管理、財務審計檢查，就是支出合同過程檢查、檔案檢查，應該大力加強合同制度化的建設。設立合同經(jīng)辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內(nèi)容保密制度等相應的規(guī)章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級審核的信息系統(tǒng)
合同簽訂前，需要經(jīng)辦人員進行合同的調(diào)查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，專業(yè)性強的合同，需要專業(yè)技術人員的審核，同時需要法律、財務部門的一同會審，再由領導審批。
引入信息系統(tǒng)，形成五級審核流程（見下圖），把這個流程銜接進入日常辦公系統(tǒng)，上一流程完成后，才能進入下一流程，不能跳級完成，有效避免了無資格審查，無財務、專業(yè)技術、法律人員等參與的情況。
五級審核信息系統(tǒng)流程圖：
【辦人員調(diào)查和明確合同的關鍵內(nèi)容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內(nèi)容 7律專業(yè)人員審核法律方面關鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據(jù)權(quán)限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級控制是整個支出合同關鍵環(huán)節(jié)控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風險控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統(tǒng)二級復核臺帳把關
合同簽訂后，財務部門根據(jù)合同內(nèi)容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對每個合同進行編號，設立臺帳管理，登記審核每個合同每次付款情況和金額。引入信息系統(tǒng)（見下圖），形成財務內(nèi)部二級復核、財務和業(yè)務雙方對賬復核的臺帳管理制度。信息系統(tǒng)的二級復核，財務和業(yè)務部門未完成2個步驟將不能作為財務支付的依據(jù)，有效避免付款條件的未核實和未監(jiān)督的情況、對合同付款金額數(shù)據(jù)進行嚴格把關。
二級復核信息系統(tǒng)流程圖：
〔莆衲誆慷級復核：
合同履行階段，出現(xiàn)需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級審核、二級復核信息系統(tǒng)進行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執(zhí)行完畢后，規(guī)范檔案管理和后續(xù)管理
設立專門的部門對合同進行管理存檔，引入信息系統(tǒng)，將合同進行編號、統(tǒng)計、分類、歸檔，同時登記合同執(zhí)行、變更等情況并形成電子檔案。對簽訂前的詢價、招投標等資料連同合同原價，按照檔案管理辦法進行檔案管理。財務部門還應對經(jīng)濟活動涉及的合同，視同賬務處理的依據(jù)，按照財務憑證保管年限進行存檔管理。
合同后續(xù)管理還應包括二方面工作。一是對合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國家、商業(yè)和工作秘密；二是對合同關鍵環(huán)節(jié)控制人員、信息系統(tǒng)人員進行績效考核，涉及簽訂合同的經(jīng)辦人員和付款人員，造成單位經(jīng)濟利益受損的情況應扣除相應績效工資。
三、結(jié)語
引入信息系統(tǒng)對“簽訂合同、合同付款”等流程進行了程序化管理，信息系統(tǒng)的開發(fā)需根據(jù)每個單位的實際情況，結(jié)合“內(nèi)部控制”的要求進行設計。設計信息系統(tǒng)合同管理的流程就是理順單位費用支出的流程。把控住事業(yè)單位費用支出信息化建設，就能建立健全合同管理的內(nèi)部控制制度，把控住執(zhí)行合同的規(guī)章制度，實現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的全過程管理，有效防范經(jīng)濟合同存在的風險，促進事業(yè)單位經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻：
[1]財政部會計資格評價中心.2014年度全國會計專業(yè)技術資格考試用書（高級會計實務）[M].經(jīng)濟科學出版，2014.
[2]財政部會計司.《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號――合同管理》解讀[J].財務與會計，2011（5）.
關鍵詞：文書工作、科技檔案、檔案管理、信息化
一.文書工作
文書是在社會活動中，為處理各種事務而形成的具有特定效用的信息記錄。文書工作是對其進行撰寫、傳遞、處理和管理而開展的一系列的活動。文書工作對及時傳達、互通情況、處理問題、交流經(jīng)驗、傳遞信息、提高工作效率等具有十分重要的意義。
文書工作的基本原則可歸納為下述三個方面：
1.準確。準確既包括文書本身的質(zhì)量，也包括文書處理程序各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。文書在處理的過程中，要體現(xiàn)嚴肅、認真的工作作風，做到程序完整，方法縝密，手續(xù)齊全。
2.及時。及時是對文書工作效率的要求，也是對文書工作特性的具體體現(xiàn)。從文書工作總體上講，及時的原則要求應視輕重急緩處理文件，加速文件的運轉(zhuǎn)，做到不積壓、不拖延、不誤事誤時。為此，必須明確辦文的時限，即規(guī)定每個具體工作環(huán)節(jié)的時間，以確保文書工作的整體效率。
3.安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現(xiàn)。圍護文書工作的安全，要保證文書內(nèi)容的安全，特別是一些文件。
二.科技檔案
首先，為保證歸檔文件的完整，科技檔案在整理、歸檔前都應按項目收集齊全、完整成套。一套科技文件應該能夠完整地反映該項科技活動的全部內(nèi)容和歷史面貌，既有原始依據(jù)性文件，又有過程性和成果性文件。在歸檔前，檔案工作員應根據(jù)專業(yè)性質(zhì)和科技、生產(chǎn)活動的特點，認真進行檢查做好歸檔文件的完整性鑒別工作。但有時管理人員對于科技檔案不夠重視，用的著的時候重要，用不著的時候不重要。
其次，科技檔案必須是真實的歷史記錄，形成的所有聲像資料必須在內(nèi)容上始終與所反映的科技對象一致。要求科技檔案是其科技活動同期形成的真實的歷史記錄，保證如實地記錄和反映科技對象的歷史面貌；同時要求科技檔案能夠動態(tài)地反映科技文件歸檔后其科技對象發(fā)展變化的基本情況，使科技檔案為歷史研究和現(xiàn)實使用提供可靠的依據(jù)和憑證。
三.檔案管理
1.檔案的收集與整理
檔案收集整理工作的具體內(nèi)容是需對本單位（部門）需要歸檔的文件、未及時歸檔的文件、具有長久保存價值的檔案文件的接收和整理。而檔案的收集和整理工作又可看作為是對檔案工作的前端控制。檔案的收集是前端控制的基礎和出發(fā)點，而檔案的整理則是前端控制的重點。工程項目檔案的前端控制是對文件歸檔之前的工程項目的早期參與，工程項目檔案往往形成周期長，涉及專業(yè)多，工序復雜，如不及早參與，必定會影響工程檔案的齊全完整，甚至會影響到工程完成后的整體竣工驗收。
總承包項目歸檔的內(nèi)容可參照城建檔案館所編制的相應歸檔表，可根據(jù)該表所列的范圍進行歸檔文件的收集整理。歸檔的文件分為四個大項分別為前期立項文件、設計階段文件、施工文件、竣工階段文件。而檔案資料的收集整理的過程應隨著整個項目的進程同時進行著的，應將檔案工作與工程項目的施工活動實行同步管理，即簽訂合同、下達任務書時提出文件材料的歸檔范圍及要求；檢查項目計劃進度的同時檢查文件材料的形成情況；檢查工程質(zhì)量的同時檢查檔案材料的完整與準確。
2.檔案的價值鑒定
檔案的價值鑒定是決定檔案是否值得保存的基本手段。如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，將會對于今后的查閱、參考和利用造成不可挽回的損失；反之，如果不適當?shù)乇４媪藷o價值的檔案，也會給檔案室徒增人力、物力的消耗，并將真正有價值的檔案淹沒其中，有害無益。
在檔案的管理活動中，注重加強對檔案的前端控制，能有效地解決檔案的質(zhì)量問題。如果只是被動地接受歸檔工作，那么檔案的質(zhì)量就會失去必要的保證。為此，應當把檔案的管理模式由結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程，應注意利用現(xiàn)代信息技術手段來監(jiān)控文件和記錄的形成過程、保存和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。
在項目管理的過程中，資料員不能僅僅作為檔案的收集整理人員，了解檔案管理知識即可，也需要學習工程項目管理的相關知識，以此來提高自己的專業(yè)水平，這樣才能有的放矢地收集到相關的信息，才能了解到自己所收集的檔案是否齊全是否有效。
3.檔案的價值利用
檔案的保存價值一個重要的方面便是為了檔案能夠為使用者在提供后續(xù)工作中全面、及時、準確、有效的服務。
在利用檔案時，我們需要注意以下幾點：
（1）在閱覽時，使用者不得在文件上涂改、作標記等，必須保證檔案文件的原始性及完整性，要愛護所查閱的檔案材料。
（2）如檔案需要外借，檔案員必須做好詳細的登記工作，不能因熟人或領導而忽略此步驟造成文件因借閱長時間后未歸還而忘記是由誰借用。同時，若文件超過借閱期限未歸還，檔案人員需提醒借閱人及時歸還，防止應疏忽而造成的文件丟失。
（3）重要文件或者珍貴文件，應妥善保管，盡量不外借，但若是合理的需要，可提供復印件供其外借使用。
四.檔案信息化
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，文件形成后由資料員收集立卷，最后交到檔案部門進行歸檔保存，由于紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)過了長期的實踐，總結(jié)出了一套工作流程及方法。在傳統(tǒng)的方式下，檔案收集后，先進行分類、排序、裝訂、編號，然后錄入檔案目錄，并將目錄連同檔案一起裝入檔案盒內(nèi)。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案歸檔后被長期堆放、得不到及時的處理。此外，雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，這樣一來導致查找和閱覽都變得比較繁瑣。由此可見，曾經(jīng)使用的傳統(tǒng)的檔案管理方法與信息化管理相比較存在著：檔案的編目流程繁瑣低效；整理時間冗長；檔案查閱耗時；統(tǒng)計工作難以開展等問題。
與此同時，由于如今檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用又帶來了一系列的問題，以前的傳統(tǒng)手工管理現(xiàn)已無法解決檔案工作面臨的種種難題，為了讓利用者能及時地無遺漏地得到所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每個需要利用的地方，這就需要借助于計算機及通訊技術。檔案的信息化管理，可以運用計算機進行文件的起草、查找、借閱、收集、整理、編制檢索工具等。電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，并存儲在計算機磁盤中。雖然在初期時將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件時會遇到許多的問題和麻煩，但經(jīng)過一段時間的磨合后，電子文檔便捷、高速、直觀的優(yōu)越性會充分地體現(xiàn)出來，從而提高了利用率及利用時效，并可以不受時間和距離的限制來傳輸所需要的資料。
日益豐富的工作實踐證明，檔案管理采用電子化流轉(zhuǎn)方式，是檔案管理發(fā)展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。因此，檔案信息化管理是改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、有效提升檔案管理水平的必要手段，也是必經(jīng)之路。
參考文獻：
__縣檔案館始建立于1958年11月，迄今為止，檔案館共保存有全縣機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、企事業(yè)單位共計133個全宗各類檔案共155561卷，資料11992冊。檔案館保存最早年代是咸豐八年（1857）的《__縣志》，最近的是檔案接收到2006年。涉及民生的檔案主要有：50年代運動中頒發(fā)的土地房產(chǎn)所有證、契紙、清冊等存根280卷，80年代林權(quán)檔案556卷，1991年至2003年婚姻檔案634卷（盒）破產(chǎn)改制企業(yè)檔案72342卷，國土資源局專業(yè)檔案1349卷，共計75070卷（盒）占館藏檔案的48.26％。從以上數(shù)據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，近年來，民生檔案在館藏檔案數(shù)量中所占的比例較大，這說明了民生檔案資源已成為檔案資源建設的重頭，檔案工作發(fā)生了較大變化。
近年來，__縣密切聯(lián)系檔案工作實際，確立了以民生需求為導向，以強化民生檔案建設為中心，以豐富檔案資源、完善檔案館服務功能為發(fā)展目標，大力開展民生檔案建立和監(jiān)督指導工作，積極開展多項有益的探索，加快推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民的檔案利用體系建設，使檔案工作成果更多體現(xiàn)到維護民權(quán)、服務民生、改善民生上來。
（一）夯實基礎工作，在“實”字上下硬功。一是主動融入，拓展資源。積極圍繞縣委、政府中心工作拓展民生檔案資源。今年，全縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作開展以來，縣檔案局作為領導小組成員，積極發(fā)揮職能，全程參與、全程跟蹤、全程服務，保障這一重要民生檔案的完整規(guī)范創(chuàng)造條件。二是重點指導，嚴格標準。將民生檔案工作作為日常工作重點，加強對民生檔案資源建設與管理的業(yè)務研究和指導，定期安排業(yè)務指導人員到涉民單位指導民生檔案資源的整理歸檔及保管，及時解決具體工作中產(chǎn)生的問題，整體推進民生檔案規(guī)范化水平。三是加強宣傳，營造氛圍。加大宣傳力度，提高社會對民生檔案資源建設重要性的認識，在全社會努力形成珍惜檔案資源、重視檔案工作的濃厚氛圍，在今年“國際檔案日”活動就與社會各界互動達6200多人次。
（二）擴大覆蓋范圍，在“全”字上做文章。一是打破界限，擴大接收范圍。把民生檔案資源征集作為“資本原始積累”，依法開展民生檔案資源接收。凡涉及民生的檔案能接收進館的一律接收進館，先后開展婚姻登記、土地承包、破產(chǎn)企業(yè)等民生檔案的業(yè)務指導和進館接收工作，不斷提高民生檔案館藏比例。 二是緊跟形勢，延伸服務領域。在抓好
林權(quán)、土地、婚姻、社保、知青等傳統(tǒng)民生檔案資源建設的基礎上，緊跟全縣發(fā)展形勢，積極服務全域景區(qū)化建設、“第一書記”等開創(chuàng)性工作，深入挖掘新領域民生檔案資源，在發(fā)展規(guī)劃上快人一步，在服務決策上參謀有為。三是先試先行，推動民企建檔。結(jié)合我縣實際，有計劃有步驟開展民營企業(yè)檔案目標管理調(diào)研，今年以來重點對西部化工、安廣陶瓷等規(guī)模以上企業(yè)就建檔試點做好建檔引導和服務工作。
（三）借力新興媒體，在“新”字上顯特色。一是創(chuàng)新服務模式。在辦好部門網(wǎng)站的基礎上，積極開展QQ、微信預約服務、檔案資料征集等工作，既能方便群眾及時、高效查閱檔案，又能擴大檔案工作影響力，引導社會力量參與檔案資源建設。二是加快數(shù)字化加工。搶抓全市縣、鄉(xiāng)、村文檔一體化管理系統(tǒng)運行時機，組織專班人員對民政、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、土地、社保等重點涉民部門檔案人員開展點對點培訓，優(yōu)先錄入查詢率較高的民生檔案，加快民生檔案信息化進程。三是開展館外對接。對重點涉民部門開展排查摸底，建立館外民生檔案電子查詢指南，簡要介紹各類民生檔案內(nèi)容、查閱地點、聯(lián)系方式，方便群眾精確查找，樹立檔案部門服務民生的良好形象。
（一）館藏結(jié)構(gòu)單一。目前，館藏的民生檔案同政務檔案相比數(shù)量仍然不足，僅有土地承包合同檔案、破產(chǎn)改制企業(yè)檔案等幾種，結(jié)構(gòu)比較單一，遠遠不能滿足各界利用者對日益豐富的民生檔案的需要，給利用工作帶來了很大的局限性。
（二）資源整合滯后。面對廣大群眾對檔案需求的日益增長，原有的館藏結(jié)構(gòu)已難以滿足人們對檔案信息的利用需求。加之檔案館庫房容量有限，硬件設施設備落后，大多涉及民生的檔案資源仍滯留于各個主管部門，很大程度局限了民生檔案的深入研究、綜合加工和深度開發(fā)。
（三）工作落實力度不夠。目前縣內(nèi)涉民單位開展檔案工作力度不夠均衡，民政、
稅務等部分單位在組織領導、行業(yè)規(guī)范、硬件建設、檔案人才培養(yǎng)等方面措施得力，成效明顯。少數(shù)單位對民生檔案的重要性、規(guī)范性還存在認識不足等問題。（一）圍繞民生，著力調(diào)整館藏建設思路。一是強化宣傳教育。利用報刊、雜志等平面媒體專版宣傳，開設網(wǎng)上專欄，大力宣傳民生檔案工作，使各部門聚焦民生，整體提升民生檔案意識。二是加強進館接受。改變單純接受黨政機關文書檔案的傳統(tǒng)做法，把事關人民群眾切實利益的檔案，如土地檔案、城市低保檔案、拆遷檔案、社保檔案等收集齊全，突出民生檔案在檔案資源建設中的地位。三是加強檔案征集。主動加大對各機關、企事業(yè)單位等民生檔案資源的征集力度，根據(jù)實際情況和老百姓的需求重新劃定檔案收集范圍，擴大民生檔案收集的廣度和深度，并隨社會形勢發(fā)展和百姓檔案需求熱點的變化進行調(diào)整，逐步優(yōu)化館藏，整合民生檔案資源，使民生檔案工作的推進起到源頭保證、事半功倍的效果。
