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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案信息化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高職學校財務檔案管理的信息化為檔案管理系統帶來了一定的方便快捷，在財務管理上取得了一定的佳績，但是由于外界條件的影響，我國高職學校財政檔案管理信息化還不夠完善，因此本文對于如果進一步加強財政檔案管理信息化進行了分析與探討。
一、高職財務檔案管理信息化的主體內容
高職財務檔案管理的信息化主要是指業務人員在管理賬目、整理報表、信息采集、管理高校財務檔案時利用互聯網技術，使財務檔案存儲方便、安全性較高、儲存空間較大，運用計算機電子化與信息化技術，提高財務檔案管理效率。因此如何更好的進行財務檔案管理信息化建設進行了總結。
（一）完善財務檔案管理電子化進程
加快財務檔案管理的電子化進程，首先，財務工作人員應該建立效率較高、儲蓄完備的信息化財務檔案數據庫，運用網絡數據庫充足的空間，將以往紙質的財務數據利用互聯網技術合理有序的轉變為電子化文件。其次，為了保證財務檔案數據信息在轉變成電子文件時的準確性，它要求著財務人員應該保持著嚴謹認真的工作態度，全面的了解檔案管理流程與計算機電子化技術，能夠及時準確的記錄各項賬務信息和規范信息采集的過程，認真核對數據信息，從而促使數據庫在保存信息時的精確性，促使數據庫系統穩定運行。
（二）完善網絡信息化設施建設
網絡設施建設平臺和計算機硬件設施是財務檔案管理信息化建設的基礎，網絡信息平臺建設的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計算機本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財務信息時帶來一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網絡信息化建設是至關重要的，它可以加快財務檔案管理信息化的進程，方便業務人員解決財務問題，提高工作效率。
二、高職財務檔案管理信息化建設目前存在的問題
（一）檔案管理建設目標不明確
目前我國很多高職學校在財務檔案管理上還沒有形成統一的規定，在檔案管理中運用傳統的管理手段，采取紙質的記錄方式，在思想上還沒有明確的意識到檔案管理信息化的方便快捷與重要程度，導致了部分高職學校檔案信息化建設的滯后與不完善，由此高職學校的財務人員應該提高檔案管理信息化意識，加強信息化的管理規定，學校領導應該加強檔案管理力度，建立明確的檔案管理目標和措施，學校檔案管理的業務人員應該加強溝通與合作，在出現問題時，及時交流和解決，完善網絡檔案管理信息化數據庫。
（二）財務人員專業素質不夠高
由于我國財務檔案管理模式受傳統管理模式影響較大，偏向于紙質的財務記錄，使財務人員在工作時較少的使用現代化電子技術，導致了培養的財務人員電子技術水平較低，計算機知識素養還不夠高，阻礙了檔案管理向信息化方向發展，造成了缺乏將紙質檔案轉變成電子檔案的業務人員，給檔案管理工作帶來了不便。再者財務人員在檔案的管理思想上還比較簡單，對于財務的管理還未形成系統的信息化體系，缺乏前瞻意識與信息化意識，導致檔案信息化的緩慢發展。
三、高職財務檔案管理信息化建設的目標與方針
（一）領導加強管理意識
高職學校的領導應該深刻的意識到財務檔案管理信息化的重要性，加強業務人員的技術培訓，財務檔案在管理與向信息化方向發展的過程中，都需要領導的關注與支持，領導應該樹立與時俱進的管理觀念，了解與認識現代科技水平，在財務檔案管理信息化的過程中，合理分配財務人員，加強管理，及時與財務人員溝通，制定合理的財務檔案管理規定，促進財務檔案信息化更好更快的發展。
（二）提高財務檔案管理人員信息化與專業化素質
財務檔案管理人員不但要掌握傳統的紙質記錄財務的方式，而且還要熟練的應用現代電子科學技術，促進檔案管理向信息化方向發展，檔案管理信息化的快速發展，不但需要學校領導正確的指引和規范，而且還需要財政人員擁有過高的專業素質，對于計算機信息數據庫的掌握程度。因此財政人員應該培養自己的專業技能，加強個人的培訓與學習，使其更好更快的適應新技術水平。同時，高職學校在招聘財務人員時，應該引進具有綜合性素質的人才，學校合理配置，發揮人才優勢，促進檔案管理信息化的發展，從而優化了內部結構，打造了較強的人才隊伍，推進了檔案管理信息化進程。
（三）完善高職學校財務檔案管理規定
財務檔案管理信息化的發展，需要高職學校不斷完善檔案管理的規章制度，只有檔案管理的透明與規范，才能更加的運用檔案管理資源，促進檔案信息化的發展，加強網絡財務檔案的管理，保證重要的財務信息的安全規章制度，增強保密安全措施與公開透明程度，從而增進財務檔案信息化全面快速的發展。
四、總結
時代的進步，推進了財務檔案管理向信息化方向不斷的發展，它需要業務人員不斷的學習，掌握現代科學技術，運用數字化數據庫的形式取代紙質記錄的方式，提高財務管理的效率，運用網絡信息化解決業務人員的難題，增強財務信息的準確度和透明度，高職學校運用檔案信息化的方式完善財務檔案的管理制度，規范了檔案管理的手段，促進學校檔案管理更好更快的發展。
參考文獻：
[1]曹晶.高校財務檔案管理信息化探討[J].現代營銷（學苑版），2010，10：42-43
［關鍵詞］ 高等學校； 財務檔案； 信息化建設； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財務檔案管理在信息化建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務檔案管理信息化建設還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務檔案管理信息化建設的全面探析。
1 高校財務檔案管理信息化建設的主要內容
高校財務檔案管理信息化建設是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現代信息技術，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。那么，對于財務檔案管理信息化建設的主要內容，筆者總結為以下3點。
1．1 加快檔案數字化進程
全面有效地加快檔案數字化進程，我們需要從兩方面逐步進行：首先，建立高效能的信息檔案數據庫，將館藏中的文件目錄建立數據庫，使用掃描、刻錄或數碼相機等現代化信息采集技術和設備，全面將紙質數據文件有效地轉換成數字化文件；其次，檔案信息數據庫的建立需要保障其質量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準確的數據信息； ② 完整的數據項目和內容； ③ 規范的錄入和采集數據信息； ④ 安全穩定的數據庫系統。
1．2 完善基礎設施建設
硬件平臺和網絡平臺的建設是檔案管理信息化建設的基礎設施，信息軟件的建設是直接關系到檔案管理信息化能否成功實施的關鍵。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機系統中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應用問題的程序。因此，完善基礎設施建設，尤為重要。
1．3 加強應用系統建設
應用系統的建設是開發利用檔案信息資源和建設檔案網絡時所需要的技術支持。對于未來設備的升級和前后的銜接應當充分考慮到應用系統的設計中，將空間和余量提前留好。在應用系統建設的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進行完善，盡最大可能做到最好，將網絡安全體系進一步加以健全完善，正確地認識到信息保密和公開之間的相互關系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現信息的高效利用。
2 高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題
2．1 建設目標不夠明確
目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統一領導、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統的模式，在思想理念上還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領導層，對于此項建設在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務檔案的管理工作，需要學校各部門之間相互協調，需要運用網絡資源來進行流程化、數字化和建立數據庫，實際上學校各相關職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協調配合，特別是高校財務檔案管理信息化建設至今仍沒有一個明確目標。
2．2 隊伍整體素質不高
我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少，這一現象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業人員的匱乏。造成這種現象，有以下3個主要因素：①少數人員觀念比較傳統落后，對于檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；②沒有系統有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；③雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的能夠運用現代化技術手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統一標準
財務檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關部門也出臺過，但是在實際的財務檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進行財務檔案管理信息化建設的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉變，如沒有一個具體的標準范例，在建設實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務檔案管理信息化建設需要有一套完整、詳細、統一的標準作為參考，規范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。
3 高校財務檔案管理信息化建設策略
3．1 加強組織領導
高校管理人員需要在思想上深刻認識財務檔案管理的重要性，財務檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領導的重視和大力的支持推動，分管領導也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學的管理觀念，對于計算機和網絡技術對財務檔案管理的重要性要充分地加以認識，在信息化建設的過程中，加強組織領導，對資金、人才和設施等給予充分而有效的保障，將財務檔案管理信息化納入到工作計劃當中，并進行考核評估。
3．2 提升財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進行業務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術發展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應當多引進綜合性人才，讓工作人員結構呈現出科學合理的配置形式，最終形成多層次復合型的檔案管理隊伍，從而全面推進財務檔案管理信息化建設。
3．3 提高財務檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務檔案信息網絡的建立，可以體現出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質檔案全面地進行數字化轉換，全部錄入數據庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強；②可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，還可以開展利用電子郵件對財務檔案信息的咨詢服務。綜上所述，有效地利用網絡的在線功能對財務檔案進行管理，能夠更加快捷方便地進行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態管理向動態管理進行轉換，將人力和財力資源進行有效的整合，全面有效地提升財務檔案管理的質量和效率。
3．4 建立健全高校財務檔案管理制度
安全是高校財務檔案管理信息化進程中最為重要的內容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進行檔案資源利用，利用當今開放的網絡，增強除保密信息外的財務信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網絡安全環境，加強對數據庫系統的監控，將重要的數據進行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務檔案管理信息化建設全面有效地實施。
主要參考文獻
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[關鍵詞] 電算化；財務檔案管理；信息化建設
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 029
[中圖分類號] F232；G271.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0062- 01
1 會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：
（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。
（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2 如何做好電算化會計檔案工作
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。
會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。
（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。
（2）會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。
（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細表及各種附表、報表附注和決算說明等。
（4）其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
3 財務管理信息化的必要性
（1）財務管理的難度增加。財務管理能夠有效推動財務組織參與到全方位的管理之中，并達到節約成本的目的。財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而，在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下，財務預算管理改革深入推進，財務管理水平不斷提高，財務工作難度和強度也逐年增加。所以，隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，既是適應現代化管理的需要，也是搞好財務檔案管理的必然選擇。
在電算化會計環境下，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄處理；對憑證的制作、審核、匯總、登帳、確認均由計算機自動完成打印輸出，借貸平衡等工作也由計算機自動完成，同時可以根據需要生成各種會計報表，提高了財務人員的工作效率，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。在保存方式上，保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空問，也使數據存取方便，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。
二、企業財務檔案管理中的現狀
企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。
三、企業財務檔案管理信息化問題的對策建議
1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件。
2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。
3.規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。
4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。
5.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。
6.搞好財務檔案管理輔助決策系統建設。做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案財務檔案信息，通過采集整理和網絡傳輸，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。最大限度地提高財務保障的決策水平。
【關鍵詞】會計檔案；信息化；管理；優化措施
高校改革的逐漸深入推動著高校管理方式的不斷進步。其中會計檔案管理的信息化就是重要的改革舉措。通過會計檔案的信息化管理，聯通了高校的管理網絡，提升了硬件設施的利用度，加快了學校管理效率，為學校的現代化管理帶來顯著的提升。
一、高校會計檔案管理信息化的必要性
（一）深化高校管理改革。高校會計檔案管理信息化是全面推動高校管理改革的重要舉措。信息化的辦公方式轉變了高校財務管理中落后的辦公方式，同時也推動了高校會計工作人員組織結構的調整。因此，高校財務檔案管理信息化是建立透明高校財務體系的關鍵，也是我國高等教育進一步完善的必由之路。
（二）提升高校管理效率。高校通過對財務檔案管理實行信息化改革，可以有效地提升財務辦公的工作效率，從而推動高校管理效率的提升。財務信息化建設帶動了管理網絡的信息化，高校領導和審計部門可以隨時調取財務檔案和資料電子版，便捷地提取財務檔案。并且根據電子信息技術跟蹤痕跡，提升會計工作的透明度。
（三）提升財務信息準確性。財務會計管理檔案的信息化利用計算機設置的系統和辦公軟件，因此在數據上可以借助計算機的高速精確計算能力，降低財務檔案管理和數據處理中的繁瑣的計算問題。并且通過信息化的資料管理，將財務檔案按照預先設定的方式進行存儲。大幅度降低了工作人員的工作量，同時也降低了出現錯誤的幾率。提高了高校財務會計檔案管理的質量。
二、當前高校財務管理中存在的問題
（一）管理制度缺失。當前，高校在會計檔案管理中還存在不少問題，其中最重要的就是管理制度的缺失。當前我國許多高校尤其是高職院校中，財務會計檔案的管理并沒有形成完善的儲存和管理機制。同時，對于會計檔案管理的信息化建設，不少學校也缺少相應的管理制度，對于電子資料的管理方式也存在一定程度的混亂。檢查和監督機制缺失，導致檔案資料不完整，嚴重制約了會計檔案電子信息化管理的發展。
（二）信息網絡安全性較差。當前高校在網絡信息安全方面的建設也存在一定的漏洞。會計檔案是關系到高校財務信息安全的重要資源，因此必須加強對信息管理的安全保護。但是在許多學校的管理中，對于網絡安全的維護僅僅依靠防火墻和系統防護，缺少關鍵的信息安全維護設置，會計檔案的安全性防護能力較差。
（三）財務管理團隊管理不善。當前我國高校的財務信息管理團隊對于會計檔案的管理方式和管理理念較為落后。首先在管理理念上，認為會計檔案的信息化管理只是對管理軟件和操作系統的管理，缺少全局化的空間信息資源管理眼光。第二，在管理中缺少責任心，對于原始資料中的錯誤信息缺少核對工作，導致會計信息的錯誤一錯再錯。第三，缺少培訓和在崗教育，導致管理技術和手段長期停留在較為低級的程度。
三、高校會計檔案管理信息化的改進措施
（一）完善管理制度。對于當前高校會計檔案的信息化管理，必須建立完善的管理制度才能保證管理工作的順利進行。對此，高校的檔案信息管理人員首先要深入研究信息化技術以及檔案管理系統，并根據學校的專業方向、等級設計出符合現狀的檔案管理制度。第二，就是深入研究會計法律和法規，提高信息化會計檔案管理合法性，保證符合審計監督部門的監管規定。第三，明確檔案管理的負責人和領導部門，完善會計檔案信息化管理的流程，比如：檔案的錄入、核對、儲存、管理、審核、調取等。
（二）加強人才隊伍建設。會計檔案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的會計檔案管理工作人員。因此，高校的人力資源部門需要在未來的人才招聘和管理中，做好人才的儲備工作。首先，要根據現代化信息技術的發展形勢制定符合專業崗位的人才招聘計劃，設置財務會計專業的人員進行專職檔案管理。第二，要加強信息化技術的培訓工作，通過多途徑、多角度和案例化的實踐管理，提升會計檔案管理工作人員的業務能力。第三，就是設置合理的晉升通道，讓會計檔案管理工作人員可以通過合適的途徑實現晉升，完善工作人員的職業生涯規劃，留住寶貴人才。
（三）強化網絡安保能力建設。網絡信息化技術時代，網絡安全以及系統的安全防護能力關系到系統能否順利運轉。因此，提升會計檔案信息化管理能力還需要做好網絡技術的安全防護能力。對此，高校信息技術管理部門需要根據會計的工作內容，制定相應的防護計劃。對此筆者建議從內網和外網兩個層面建立防火墻。對外網，要建立防火墻和殺毒軟件的雙重防護機制，杜絕木馬、黑客的入侵，降低損失。對內網，要加強安全密鑰和使用者權限的設置，通過安全權限限制對會計信息的調取和流通。
四、結語
會計信息檔案是高校財務工作的重要記錄，也是高校管理和發展中所留存的重要資源。所以高校會計管理部門必須隨著管理技術的進步不斷升級管理措施，推動會計檔案管理的規范化和有效性，促進高校改革的進一步深入。
【參考文獻】
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一、會計信息化的特征
(一)無紙化與多元化 會計信息化要依靠信息技術來完成，則必須將所有的會計數據通過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發票和合同等紙質檔案，其他信息在進入計算機處理過程以后均存儲在計算機內部的磁性存儲介質中，在整個處理過程中沒有紙質介質參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計信息多元化，使會計信息已經不是簡單的賬務數據，還包含企業內部的各種管理參考信息、人事數據、企業運行趨勢、決策分析等。
(二)智能性與開放性 隨著計算機信息技術的發展，在會計信息化實現的同時也標志著會計工作進入智能化階段。會計信息化系統會自動根據會計數據的發展趨勢和狀態等信息進行智能分析并給出相應的參考意見。在會計數據表現出非正常趨勢時還可以發出警報信息，同時，會計信息化系統是一個開放的系統，可以實現與其他管理系統的對接及整合，從而實現信息共享與互通，使多方面數據綜合分析成為可能。隨著計算機AI技術的不斷提高，會計信息化系統的智能化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統之間的聯系也將更加緊密。
(三)高速性與準確性 會計信息系統是依賴計算機系統實現的，計算機對各種數據的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計信息化系統還能對會計數據進行分析，將其從數據狀態轉化為信息狀態，使得會計信息化系統比傳統的手工系統和電算化會計系統更加高效。
二、會計信息化檔案管理中的問題
(一)安全方面 在會計信息化環境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機通過對企業財務信息的分析和計算而得出的參考信息等。因此，保證會計信息檔案的安全將是會計信息化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續的紙質檔案，而會計信息化檔案不僅包括會計工作的相關檔案資料，還包含相關財務軟件的運行環境、軟件配置情況、版本信息、數據庫相關信息等諸多資料。因此會計信息化檔案的保管不僅要將數據保留，還要將其他相關的信息進行保存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經過篡改，傳統的紙質檔案由于其材質的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案數據不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是泄密問題。會計信息化檔案作為企業財務的重要數據關系到整個企業的經營活動，需要保證會計檔案中的信息不被非法訪問。計算機信息的特性，使得對會計信息檔案的復制竊取變得更加容易且不易發現，同時，大部分會計軟件都沒有對存儲在數據庫中的數據進行加密，簡單的復制數據庫文件即可很輕易的獲得會計信息化檔案資料。四是計算機病毒?，F代計算機技術的快速發展，導致計算機病毒日益猖獗。會計信息化檔案是以文件形式存儲在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞數據和網絡通信功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案文件通過網絡發送給病毒的支配者或監控計算機的硬件設備。不僅如此，隨著計算機硬件和網絡的發展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的存儲介質傳播發展到現在的在網絡上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟件的出現也對會計信息化檔案的安全造成極大的威脅。
(二)維護方面 會計信息化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識，這使會計信息化檔案的維護工作變得更為復雜和困難。一是存儲介質。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。對于存儲介質的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到存儲介質的維護成本、可靠性、保管環境要求等多方面因素。二是計算機財務軟件標準不統一。當前企業常用的會計軟件之間沒有統一的操作規程，從界面外觀、操作菜單分布到數據存儲方式及存儲結構都不盡相同；各會計軟件開發商之間沒有統一的開發標準。因此，在對檔案數據進行操作時很可能由于會計人員對不同版本的軟件不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時，由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化。三是電子檔案數據的日常處理。計算機數據不同于紙質檔案的數據保管。通常的紙質檔案在完成后只需要進行歸檔保存，而會計軟件對會計數據多采用數據庫存儲。企業的財務人員一般只會使用相關的財務軟件，而不懂得相關數據庫的維護操作知識，這就會造成會計軟件無法充分發揮自己的優勢。四是使用會計軟件的相關設備與環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在一定介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。所以會計信息化檔案不僅包括了計算機中存儲的會計資料和信息，還包括這些資料與信息的使用環境、還原方法、相關的數據庫信息和會計軟件及版本信息等。由于許多商業化會計軟件在使用時會有諸多限制，因此在保存的時候需要與會計軟件一起隨同會計信息化檔案進行保存和管理。
三、會計信息化檔案管理的對策
(一)安全方面 一是確保會計信息化檔案的完整性。計算機技術的高速發展，使許多軟件和硬件設備更新換代。會計信息化檔案在保存的同時，應當對相關的計算機軟件也進行備份保存。在必要的情況下，還應對硬件設備進行封存以備日后使用。在備份數據方面，應當保證定期備份數據的持續性，除了備份數據之外，還應收集計算機系統的型號、存儲空間大小、外部設備的配套類型；計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言，數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售公司名稱、地址、電話與聯系人以及相關軟件系統的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案數據被篡改及泄密。要建立健全企業內部控制制度、嚴格權限分級、加強會計信息系統檔案的安全管理。主要包括：會計信息系統的操作授權管理；加強檔案的借閱修改手續管理；建立健全會計信息系統檔案的操作日志。通過操作日志管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監督和控制非法操作；根據會計信息化檔案的載體特性，采取一定的物理保護措施并采用AB備份法進行備份；對傳輸、存檔的會計信息化檔案要進行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟件。三是計算機病毒。隨著計算機技術的普及，計算機病毒也日益呈現多樣化、免殺化、智能化、高破壞性的特點。據數據顯
關鍵詞：軍隊檔案；檔案管理；管理信息化
隨著計算機信息技術的發展，各種高效掃描設備及各種數字技術的應用,使我國的辦公自動化水平大大提高，多媒體技術在檔案管理部門的應用，也使得傳統的檔案管理模式受到挑戰。
一、軍隊檔案管理面對信息化浪潮的抉擇
我軍還處在機械化半機械化階段，信息化建設剛剛起步。形勢逼人，不進則退。在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，迫切需要檔案管理手段的變革和管理效能的提高。
對于軍隊檔案管理部門來說，信息化不僅是一項全新的工作，還是一個系統工程，也是一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力的助推作用，可以這樣說，沒有紙質檔案出現與發展，也就沒有今天高度發達的社會文明。而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點，具有很強的生命力。一個虛擬的世界將極大地改變人類生活生存環境，對人類文明產生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨"脫胎換骨"，其對傳統檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
二、推行軍隊檔案管理信息化的必備條件
檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。
（一）提高檔案管理人員的信息化素質
檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的檔案干部隊伍，是檔案管理信息化的重要基礎。檔案管理部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要；加強檔案管理人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的檔案管理人員的效績考核評價規定，對檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。另一方面，也要對計算機信息化技術人員就檔案管理工作的知識和技能進行一定的介紹，使其了解檔案工作的客觀規律，更好地為檔案管理信息化提供技術支持。
（二）加強軍隊檔案管理的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。就軍隊財務檔案管理而言，在工程規劃初期，應該有財務部門和檔案部門人員共同協商，分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入和簽出制度、安全日志制度，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。
（三）領導高度重視和大力推動
領導是我軍檔案管理信息化的重要推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于檔案管理工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管后勤管理工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案管理工作情況，提出要求，下達任務，指導檔案管理人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。
三、如何推進軍隊檔案管理信息化
在軍隊檔案管理信息化實施過程中，我們應當根據總的
目標要求，結合自身工作實際，采取積極的應對之策。
（一）在工作目標的制訂執行上，要堅持長期目標與近期目標相結合
要按照總體要求，遵循“科學、實用、適用”的原則確
定長期工作目標和近期工作目標。長期目標要做到站在制高點上，提綱擎領，通盤考慮，保持高質量和統一性，為技術發展留下兼容和擴充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費。近期目標注重實用和可行?；A業務建設要按標準化要求進行檔案整理和電子計算機著錄與標引工作。具體工作要做細，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實近期目標，摸索經驗，修訂和完善長期目標，改進工作，循序漸進。
（二）在方案的實施過程中，要堅持統籌規劃與分步實施相結合
檔案信息化建設的設施投入要根據財力支持情況來安排決定。財力許可則一次性投入到位。在財力支持有限的情況下,要依據本單位與檔案部門可爭取的財力，制定一個長短結合的硬件設施建設方案，先添置部分先行設備，并采用逐年分步添加的方法, 不求一步到位。在計算機等硬件的配置上，應根據業務需要和人員計算機操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設施配置中堅持高配置服務器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機作服務器，低配置的舊機作終端。電子產品更新換代快，應當堅持以適用為原則，注重性價比，不求高端配置,以節約資金，以最少的投入獲取最大的使用效益。
（三）在人力資源的開發上，堅持注重引進與加強培訓相結合
要注重引進既具有計算機操作又會檔案管理的復合型人才，改善人才結構。同時注意選送骨干到高等院校、專業培訓班培訓，鼓勵崗位練兵和自學成才，邊用邊學,以用促學，提高業務素質和綜合素質。
[關鍵詞]會計信息化；檔案管理；應用前景
中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）18-0078-01
會計檔案是重要的經濟檔案，隨著會計電算化技術的廣泛應用，會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，由傳統上的檔案變為了信息化檔案。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、序時性和嚴肅性。各單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，因此為會計檔案賦予了許多新的特點
一、會計信息化檔案的特點
1 傳統的會計檔案直觀性強，主要以書面紙質形式保存，可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息，但記錄信息量低，占用空間大，數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用，對計算機系統的依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數據查詢簡單方便且容易保管。
2會計電算化檔案的載體不僅是通過傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅包括會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
3會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，信息化會計檔案存儲介質十分精密，電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失，對使用存放環境要求較高。
4信息化會計檔案因其會計信息的數字化， 大大提高了會計檔案的利用效率， 便于會計檔案信息的資源共享， 但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。
二、會計信息化檔案管理中存在的問題
1會計信息化條件下，會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料，從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。
那么如何確保信息化檔案安全。
（1）首先要完善管理制度，根據相關法律法規和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。
（2）對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“雙備份法”進行數據的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。
（3）對這些采用磁性介質保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據，保證數據的完整性。
（4）對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。
（5）對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統內部局域網，與Internet互聯網物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數據被破壞。
2.會計信息化檔案的維護工作因其復雜性和困難性，因此成為會計信息管理活動中的重要部分。
（1）操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識。培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提，
一方面，要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能；另一方面，有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才，逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。
（2）信息化檔案存儲介質的選擇。
會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主，因為光盤作為一種光存儲介質，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。
（3）對不同版本財務軟件的存儲。
由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務軟件，在存儲其會計檔案時，一定要將其對應的財務軟件一并存儲，以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤，影響會計信息系統檔案的再利用。
（4）財務軟件的選擇。
在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發公司是否具有開發財務軟件的資格和能力。此外，還應注意財務軟件的兼容性，在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據，能否查詢瀏覽以前版本的會計信息化檔案。
（5）在利用現有軟件調用會計信息系統檔案時，要注意操作時間與會計期間的不同，即在查賬和用賬進行系統注冊時，需以系統時間進行注冊；當調用歷史檔案時，再修改會計期間的會計年份和會計月份，以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣，才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。
（6）是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級，許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件，面臨淘汰，但新的計算機又不能運行老的軟件，無法查詢過去的會計信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。？
三、會計檔案信息化應用前景廣闊
有傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為決策者提供可靠的決策依據。另外還可以看出本單位、本部門甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場經濟規律的前提下，制定出適合自身發展的為規范，改善經茗管理，提高經濟效益。我們還可以利用電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會檔案的再利用。
參考文獻：
[1]于明蘭.財會數字化會計檔案管理與運用研究[J].新經濟，2016（21）.
[關鍵詞]信息化管理；電子檔案；中學檔案管理
[DOI]1013939/jcnkizgsc201703210
初級中學檔案管理是學校管理工作中的一項重要內容，涉及學校教學教研、學生學籍、學校財務等方方面面，是學校信息資源的一種重要載體。在新時期，初級中學檔案管理也面臨著日益復雜和多元化的專業要求，龐大冗雜的數據信息給學校檔案管理提出了新的要求。計算機信息技術的應用和普及給學校檔案管理工作提供了極大的便利，初級中學也全面展開了電子檔案建設工作，這也是建設現代化信息學校的必然要求。
1初級中學電子檔案建設過程中存在的突出問題11電子檔案重視程度不夠，缺少必要的財力、物力的支持當前大部分初級中學的領導對檔案的信息化建設缺少必要的認識和了解，對電子檔案建設工作缺少足夠的重視和支持。很多領導認為學校檔案工作就是簡單的收集、整理資料，對學校管理工作沒有直接決定性的影響作用。正是這種意識上的忽略，直接導致學校電子檔案建設工作寸步難行，人手不足，建設經費緊張，嚴重制約了初級中學檔案信息化發展的步伐。
12初級中學電子檔案的基礎設施較為落后
學校領導對電子檔案建設的重視程度不夠，缺乏必要的財力、物力的支持，那么檔案信息化建設所必須的基礎設施自然就會難以得到有效的更新換代。雖然有些初級中學配備了電腦、打印機、傳真機、掃描儀，但是這些設施基本處于閑置狀態，而且還是一些老舊過時的機器，啟動慢，易死機，維修成本較高。沒有先進的基礎設施，那么學校電子檔案庫里的數據量就會很少，更新速度也慢，查找困難，難以適應現代化學校的管理需求，初級中學的信息化建設步伐拖沓不前。
13學生學籍電子檔案管理不規范
近些年來初級中學的學籍檔案管理工作中暴露出了很多問題，如學生填寫學籍表格不規范，書寫較差，有涂抹修改現象，內容填寫不完整，日期填寫前后不一致等。這些問題的根源就在于初級中學學生學籍檔案管理不規范，主要是沒有制定一套系統完善的學籍檔案管理制度，制度的缺失，監督的弱化，直接造成檔案工作上的隨意性和變動性。學籍檔案工作人員沒有經過嚴格系統的專業培訓，在開展檔案管理工作中就很容易出現失誤，創新更是無從談起。
14初級中學財務檔案信息化建設水平嚴重滯后
目前我國大部分初級中學財務檔案的信息化建設始終處于起步階段，工作開展起來十分困難。很多財會人員對計算機技術不熟悉；會計電算化專業知識掌握不熟練；學校還未建立起嚴格的財務檔案管理監督制度，初級中學財務檔案信息化建設水平嚴重滯后。
2初級中學電子檔案建設的若干建議
21加強對初級中學電子檔案工作的重視
隨著信息時代的來臨，大量電子文檔、郵件、資料不斷涌現，傳統形式上的學校檔案工作面臨著巨大的壓力和挑戰。因此，為了盡快適應信息化電子時代的發展要求，初級中學首先要從思想意識上開始轉變，學校領導要強化對初級中學電子檔案工作的重視，樹立電子檔案首要意識。
首先，初級中學的管理者要將電子檔案建設納入學校總體規劃建設藍圖架構中，電子檔案管理是學校管理工作中不可或缺的重要一環。
其次，是明確設立電子檔案管理部門，配備專門的檔案工作人員，接受相關部門的檢查與監督，及時高效地解決電子檔案建設過程中出現的突發問題。
最后，是完善學校檔案管理制度，既要從制度上保障電子檔案建設的順利實施，又要從人力、財力、物力等方面大力支持電子檔案建設工作，提升初級中學電子檔案管理的水平和質量。
22加大對電子檔案基礎設施的投入力度
長期以來，由于學校領導對電子檔案建設的重視程度不夠，缺乏必要的財力、物力的支持，直接導致初級中學電子檔案建設過程中所必須的基礎設施嚴重匱乏。因此初級中學要加大對電子檔案基礎設施的投入力度，從軟、硬件兩方面完善電子檔案基礎設施建設。
檔案工作人員要嚴格按照規定錄入檔案信息，認真核實、鑒定檔案信息資料，確保檔案信息的真實有效。
嚴格遵守電子檔案使用管理條例，使用國家認證的計算機軟件、管理系統和網絡平臺。電子檔案的管理人員要樹立網絡安全意識，定期殺毒，防止網絡黑客攻擊，確保學校檔案的安全性。
學校加大資金投入，電腦、數據存儲器、圖文掃描儀、傳真機、打印機、攝像機等硬件設施要配備齊全，這是電子檔案建設的重要物質保障。
23嚴格規范中學電子學籍檔案的工作流程
S著我國九年義務教育的逐漸普及和深入，在校學生越來越多，信息量也越來越大，初級中學學籍管理工作量也是日益加重，實現初級中學電子學籍檔案建設迫在眉睫，也是適應現代化學校發展的大趨勢。
把計算機信息技術引入初級中學學籍檔案管理工作中，首先就是要改革和完善初級中學學籍管理制度，啟動中學生學籍信息管理系統，學校教務處可以通過該系統掌握該校學生的學籍信息；班主任可以在線及時查閱學生各科成績、出勤情況；家長通過該系統可以了解孩子在學校的動態活動和成績變化，大大實現了學籍管理工作的信息化、制度化和現代化。
其次是嚴格規范中學電子學籍檔案的工作流程，認真辦理學籍相關手續。學籍管理工作人員要嚴格遵守相關制度，學生學籍填寫要嚴肅認真，統一格式；學生學籍要按照年級、學號做好分類，方便后期查閱；學生學籍信息更新要及時；做好學生學籍的備份工作等。
24加快建設中學財務檔案管理信息系統，實現資源共享
電子財務檔案憑借其更新速度快、數據真實可靠、儲存空間大等優勢成為當前初級中學財務管理的必然選擇，大大提高了學校財務檔案管理的質量和水平。
初級中學要做好電子財務檔案的建設工作，首先要建立健全學校財務檔案管理制度，使日常的財務檔案工作有章可循，如財務報表建檔、歸檔、檔案分類、保存、保密等都實行規范化管理。
其次是建立財務檔案管理的網絡化平臺，以計算機信息網絡為應用基礎，實現財務信息的實時更新、傳輸、處理和保存，還能夠實現資源共享。在選擇財務軟件方面，要充分考慮軟件之間的兼容性和連續性，防止財務數據的丟失。此外，還要搭建好財務檔案管理信息系統的防火墻，謹防數據的丟失和破壞。
中學財務檔案管理信息系統的搭建可以滿足當前學校財務檔案的高數據量的需求，計算處理結果更加快捷、準確，充分滿足了財務數據實時查詢和遠程共享，這樣既可以節約檔案工作的人力成本，提高了工作效率，還極大地促進了各類檔案資源的整合。
3結論
網絡信息時代，傳統的檔案管理模式暴露出諸多弊端，已經不能適應時展的要求，初級中學的檔案管理只有大膽創新，勇于突破，實現檔案管理與信息化的統一融合，才能迅速應對新形勢的需要。初級中學在電子檔案建設過程中，必然會遇到各種困難與障礙，我們要積極應對，利用好計算機信息技術，推動初級中學電子檔案制度完善的同時，促進電子檔案管理工作實現科學化、系統化和規范化，為建設現代化中學貢獻力量。
參考文獻：
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原始單據與集成憑證無法張張匹配，工作效率降低在實際工作中，由于ERP系統集成的憑證與原始單據的匹配只能在事后匹配，這不僅使財務人員工作量增加，工作效率降低，而且ERP系統集成的憑證常常多于原始單據，而無法實現每張憑證都一一匹配。
電子與手工查賬差距大，會計檔案管理缺乏效益性、時效性和系統性隨著信息化的不斷推進，先進的財務管理系統擁有智能、高效的統計手段，其優勢是傳統操作所無法替代的。雖然紙質檔案按規定仍然需要打印，但高效率的電子檔案已以無與倫比的優勢淘汰了傳統的手工查閱方式，紙質檔案的利用率明顯下降。總之，企業會計檔案的利用和管理缺乏便利性、時效性和系統性，企業日常管理中對會計檔案信息重視不夠，導致了企業實際經營活動需求與提供高水平會計檔案信息的差距在不斷加大，所以有待進一步創新完善會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平。
創新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平
（一）完善硬件設施建設，提高會計電子檔案的利用率傳統的財務查賬，首先從財務系統中查找到賬務憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立會計檔案查詢系統，該系統要與財務管理系統鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調閱那個原始檔案，實現檔案管理與財務系統有機結合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。
（二）利用數據標準接口，實現會計信息標準化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統一的標準，這個問題急需解決，實現會計信息標準化的關鍵是什么呢？就是實現會計數據接口的標準化。由于數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，從而實現了不同軟件之間數據的轉換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標準。運用XBRL能整合企業內部系統，統一會計信息，對于來自不同技術、平臺、軟件的商業信息數據可以實現自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數據形成新的財務報表，與新的會計制度和表格要求相適應，提供有效的工具實現報表數據的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現，如財務軟件相同而版本不同或財務軟件不同均要提供數據接口的問題，可見，不管什么企業其系統環境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數據之間的轉換完好無損有保障，而且保證了財務報告數據的標準絕對統一。該方案數據標準接口的充分利用，確保了不同數據之間轉換毫無損傷。該方案通過XBRL技術，不僅擴大了電子化會計檔案的數據范圍，而且把標準接口符合標準的數據進行了歸納匯總，實現會計信息數據即統一又數出一源。
（三）構建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當前各單位現有的財務信息系統存在很多問題，如單據連貫性不強、管理不夠規范等。對此各單位應建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應易于檔案管理人員操作，數據信息安全保密，傳遞單據連貫可視，分配權限規范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經營管理業務服務，各種電子單據的采用，使各種業務的紙質單據在不斷減少。當下單位的財務系統和業務系統已完全融合，正在推廣應用身份認證系統，公章、簽名都已經電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。
（四）促進數據集成，加快財務檔案精簡的步伐隨著各種系統應用的進一步深入和拓展，通過數據接口向FMIS集成數據的系統越來越多，如FMIS系統通過ERP來自動集成銷售數據等。目前，為了使各業務系統產生的數據達到集成要求，必須細化各業務操作系統的流程，實現與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統中自動集成來的數據，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數據出處注明即可，從而使憑證數量精簡，原始憑證實現電子化，達到工作效率提高的目的。
（五）構建會計電子文件管理系統，實現會計檔案文檔一體化會計電子文件管理系統就是把會計檔案管理系統和自動化辦公系統有機結合的軟件系統。該系統能自動記錄會計電子文件的各種背景信息和元數據，能有效管理和控制會計文件的整個生命周期，如自會計電子文件生成到運轉處理再到轉變為會計電子檔案，最后被提供利用直到銷毀或遷移的整個過程。能提供利用和管理會計電子文件和檔案，能確保會計電子文件和檔案的法律證據性和有效性，也能管理匯入的會計紙質文件信息。從而實現了會計文檔一體化的管理。
（六）構建安全保障體系，確保信息安全檔案管理部門通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。會計檔案信息化的實現過程是傳統會計檔案觀念突破的過程，也是規范會計檔案的過程。只有科學合理的利用和挖掘信息化會計檔案資源，借助于統計軟件和計算機技術工具等信息手段，明晰而完整的信息提供給企業管理層，為社會、為企業的進步和發展創造經濟效益。因此，只有把會計檔案的電子化管理這一基礎工作做好，會計信息化的強大功能才得以充分發揮。作為一名檔案管理人員，必須緊跟上時代步伐，積極探索檔案管理的新思路和新方法，創新管理理念，不斷提高自己的信息化管理水平，充分發揮檔案的潛在價值，為企業創造更高的經濟效益而努力。
作者：秦美峰單位：東營職業學院
一、會計檔案的新特點
傳統會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經濟業務的重要依據。在企業實施會計電算化過程中，會計檔案形式發生巨大變化。會計核算的數據資料，不僅有紙質載體，同時表現為計算機的數據文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現出許多新特點。
第一，會計檔案存在形態多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統的紙質載體，如票據、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。
第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統的紙質會計檔案數量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數據的采集和分析查詢費時費力。網絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統，容易修正、復制，便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。
二、 會計檔案管理的現狀與問題
（一）會計檔案管理重要性認識不足
會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業發展歷程的第一手資料。由于認識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關注會計檔案管理工作。
（二）會計檔案的軟硬件建設滯后
會計檔案的數字化、電子化，需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網絡，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協調，成為會計全面的發展阻礙。
（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數據，安排專門人員進行拷貝（備份）存儲，進行會計信息的轉化，成為磁性介質，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。
（四）會計檔案管理人員的業務素質有待提高
會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優化的過程，要依賴于檔案人員業務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業素質和會計電算化專業知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務檔案的現代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。
三、解決會計檔案管理問題的對策
（一）提高會計檔案重要性的認識
會計檔案是企業重要的經濟管理資料，是進行經濟分析的主要依據。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網絡化無從談起，成為無水之源。相關部門加強小微企業會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內容之一。
（二）加快會計檔案的軟硬件建設工作
會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術和網絡時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業管理的重要組成部分，會計核算數據是企業經營管理的重要信息資料，是企業進行經營活動分析、預測、決策的依據。企業要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業管理水平奠定基礎。
（三） 完善會計檔案的日常管理工作
根據財政部的《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》規定，建立賬務數據和報表數據的備份工作。搞好會計電算化系統的安全性、穩定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網上財務數據的讀取，建立防火墻，將企業會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系進行隔斷，限制外界對會計信息系統數據庫進行非法訪問。采用數據加密等技術手段進行網絡管理，防止數據丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務數據信息等安全?[患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。
關鍵詞：醫院；會計檔案；信息化
醫院會計檔案是醫院日常業務活動的真實記錄，反映醫院經營過程中的各種經濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到決算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發票數量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發票，一些建立網上報銷系統的企業，已不需要粘貼紙質發票，實現了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節約成本1000萬元，每年節省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環節減少，工作效率提高。在物聯網、云存儲、大數據、區塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發展的背景下，醫院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。
一、醫院會計檔案信息化的現狀分析
1.醫院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案中數量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發票報銷未開展。自2016年開始，電子發票已被各行各業使用，而在很多醫院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發票驗證打印，電子發票的便利與現行紙質發票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫院會計檔案信息化的法律保障。信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據的若干規定>》中提到：“電子數據包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息。”2020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@些法律法規的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫院現行管理系統的現實依據。醫院現有OA系統、HRP系統、電子病歷系統、醫學設備管理系統、LIS系統、檔案管理系統等，分屬各部門管理與運行，互不關聯，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統互不兼容。這些業務系統是醫院在信息化建設方面的進展與體現，同時是信息化未能同步規劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業務系統的運行或多或少都在產生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統中管理。目前，醫院會計檔案信息化需要解決的是各業務系統的數據銜接、及電子文件歸檔問題。
二、頂層設計：跨系統的信息共享平臺
1.統籌協調，系統數據兼容對接。大數據、云存儲時代，數據集中、共建共享是發展趨勢，高度系統集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。第四十一條，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。構建醫院信息資源服務平臺，集成辦公系統、財務管理系統、檔案管理系統等各業務工作系統，分系統內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統關聯。對各業務系統中應歸檔的原始數據統一采集，所有系統內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統，并通過檔案管理系統獲取數據。2.統一標準，技術規范設計科學。在醫院層級實行統一管理流程、統一元數據管理、統一歸檔標準。財務管理系統作為重要部分，既包含前段財務業務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數據接入技術規范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規則等標準，實現數據在線歸檔。3.利用優化，歸檔與查檔流程簡化。紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現跨系統的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統間進行。財務人員在財務管理系統中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據統一設定的檔號規則生成檔號，打印移交清單，經領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數據等信息一并移交。檔案管理系統接收移交數據后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數字化”版本；普通職工查檔經由財務人員審批并提交申請（如圖1）。
三、電子會計檔案：數字化走向“單套制”
1.存量會計檔案數字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數字化掃描。存量會計檔案的數字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經費、科研課題經費、固定資產等方面。因此，可以將數字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數據庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現，但部分會計檔案“單套制”具有現實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存備考外很少被財務人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產卡片等經由財務管理系統生成，在財務管理系統與檔案管理系統數據對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統掃描等方式關聯原始憑證與記賬憑證；通過與其他業務系統信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數據交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。
四、技術支撐：區塊鏈技術保障“四性”
電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區塊鏈技術將各個區塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數字簽名、時間戳等信息，且每個區塊都含有上一個區塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區塊的生成。區塊數據存儲于節點上，節點之間再通過網絡形成共享平臺。如檔案管理系統、財務管理系統可以看作區塊鏈中兩個節點，各自系統中的每一條包含加密信息的元數據就是區塊。財務管理系統依照統一標準，對數據進行捕獲，由財務部門對元數據信息加密，提出移交存儲請求，通過區塊鏈共識機制將信息封裝成新的區塊，存儲于區塊鏈中，檔案管理系統通過區域鏈獲取此信息。由于區塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網絡攻擊，必須掌握全部數據節點的51%，才可以操控修改網絡數據，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區塊鏈智能合約機制可以按照預設的規范流程自動執行，通過時間戳等技術記錄信息狀態，可追溯信息，保障可靠性。運用區塊鏈技術收集數據信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數據背景等元數據信息，各節點相互配合，保障完整性。區塊鏈技術是新型的分布式數據庫，數據存儲于財務管理系統與檔案管理系統兩個節點上，即使某一系統信息遭到篡改或丟失，只要另一系統正常運行，數據仍可恢復，并繼續更新記錄，從而保證可用性。區塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數據、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發展，都應用辯證與發展的眼光看待。
五、人才保障：培養復合型人才
培養兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統的開發運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與?，F代社會，分工愈加細化，工作專業化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統互聯，數據信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統與檔案系統互聯互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節。同時，系統互聯構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯網知識，可以自行處理簡單的系統問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫院會計檔案的智慧化管理儲備人才。
在新技術飛速發展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數據管理，由基礎核算工作轉向管理監督工作，發揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節省職工報銷審核來回奔波的時間。
參考文獻：
[1]孔繁杰.創新檔案管理，打造綠色賬本[J].中國檔案，2015
