時間：2023-02-19 14:39:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科研檔案管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：科研檔案;問題與對策
國家檔案局《科學技術研究檔案管理規(guī)定》于2020年頒布，科學技術研究檔案管理與工作對標國家科學技術研究檔案管理新規(guī)，還存在一定問題。科學技術研究檔案工作是國家檔案工作的重要組成部分，同時更是科學研究項目管理重要環(huán)節(jié)。因此，提高科學技術研究檔案管理的水平，需要增強科研檔案的管理意識，解決科研檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)，為新形勢下科研檔案管理和科研管理提供優(yōu)質的服務和保障。
一、科學技術研究檔案管理工作存在的問題
《科學技術研究檔案管理規(guī)定》提出科研檔案是指“在科研項目的規(guī)劃、立項、實施、評估、驗收等全過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料及標本、樣本等實物”，是科學研究的基礎，是科研實力的重要憑證，也是建設和發(fā)展的寶貴財富。總結科研檔案存在問題如下：
1.材料收集方面——重點不明，認識不夠，歸檔材料數量不全
歸檔的科研檔案不齊全、不完整，其表現(xiàn)在：（1）科研成果、總結材料比較多，過程技術材料缺乏。判斷科研檔案是否完整，應該看它是否是項目全過程真實、完整的反映，包括了科研研究準備、研究研究實驗、科研總結鑒定、科研成果申報以及應用轉化等五個階段所形成的全部材料。從實際歸檔情況看，科研成果、技術總結材料較多，研究實驗過程階段形成的原始記錄包括實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等過程核心材料極度缺乏。重成果、輕過程的做法大有人在，許多核心過程材料保留在科研人員手中，影響了科研檔案的齊全完整和邏輯性。（2）關鍵性技術材料缺乏。關鍵性技術材料是反映科研成果的核心材料，是解決難題，技術創(chuàng)新的資料。這些材料揭示了科研項目的創(chuàng)新點，這種材料歸檔價值和利用價值較高。然而歸檔材料中，關鍵性技術材料缺乏。（3）載體形式單一化。科研項目歸檔材料載體，除紙張外，還有硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像等不同的形式。實際情況下歸檔材料紙質載體偏多，載體形式比較單一。（4）科學數據歸檔管理幾乎為空白。科學數據是指科研活動產生的，包括野外考察、觀測實驗等原始記錄和數據，傳統(tǒng)記錄通常是記錄在冊，目前科學數據多以電子文件存在，這部分數據往往價值大，歸檔情況不容樂觀，同時歸檔形式與格式有待進一步細化。
2.檔案管理方面——職責不清，條件不足，歸檔材料質量不高
科研檔案管理工作主要涉及以項目負責人為主的科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門。三者在科研檔案管理中職責不清晰、溝通不暢通造成了歸檔材料質量不高。（1）科研檔案的形成主體，即承擔科研項目人員的精力主要在項目的研究工作上，往往忽視項目執(zhí)行過程中形成的文件材料的收集和積累。科研人員重視科研論文的發(fā)表和科研成果的評獎，不重視科研項目過程文件材料的歸檔工作。他們在意識上沒有能夠把科研檔案工作作為科研的重要組成，只是將科研檔案手機收集整理作為是檔案部門的職責，這樣就會在項目材料初始生成階段就處于失控狀態(tài)。（2）科研管理部門對文件形成和過程管理力度不夠。科研項目執(zhí)行中，沒有真正的貫徹落實檔案工作的“三納入”和“四同步”的管理制度。有的雖然規(guī)章制度健全，但是缺乏監(jiān)督考核機制，使制度流于形式。（3）檔案管理部門對科研項目組的文件材料管理工作的指導和監(jiān)督比較滯后。檔案管理部門和科研管理部門溝通不暢，不能及時掌握科研項目立項情況；不能深入科研項目組及時了解科研工作進展情況。這樣致使檔案部門在科研檔案中的狀態(tài)基本處于“你交多少、我管多少”。科研人員、科研管理部門和檔案管理部門在歸檔中的職責缺乏相應的制度和機制保障。科研檔案重視度明顯不足，投入不足的現(xiàn)象較為普遍。科研檔案專職管理人員編制不足，兼職管理人員配備不足。這些因素也造成了歸檔的科研檔案質量不高，珍貴的科研材料流失。
3.檔案開發(fā)利用方面——思想保守，服務被動，科研檔案利用率低
科研檔案保管的最終目的是檔案信息資源的有效開發(fā)和利用。科研檔案只有通過利用，才能發(fā)揮作用，實現(xiàn)價值。目前科研檔案利用率低、利用效果不佳、利用目的單一。科研檔案被束之高閣，不能很好地發(fā)揮利用價值。（1）利用主體的局限性。一個科研項目的檔案，其利用主體往往是承擔項目的成員。利用主體范圍小，人員少，使歸檔保存起來的科研檔案幾乎成了“死信息”。（2）利用材料的局限性。由于歸檔材料不能達到齊全完整，在科研檔案開發(fā)利用過程中，需要的材料在歸檔案卷中并不存在，客觀上阻礙了科研檔案的提供利用。（3）開發(fā)主體的局限性。檔案管理人員的社會意識不強，認為只要守好攤就行，“你查什么，我提供什么”被動地接受利用者的利用。有的檔案管理人員緣于業(yè)務能力和專業(yè)知識的局限性，不能很好地勝任科研檔案資源的開發(fā)。
二、提高科研檔案管理質量的應對措施
為了使科研檔案管理工作逐步走向規(guī)范化，以適應科技發(fā)展需要，立足當前的實際情況，建議應當采取以下的應對措施：
1.增強科學研究檔案工作意識，明確科研材料歸檔范圍與管理職責
加強科學技術研究檔案工作，首先要加強對科研檔案重要性的認識，首先要提高科學研究檔案工作的意識。首先，要認識到科研檔案是科研管理工作的組成環(huán)節(jié)，也是國家科學研究項目管理的重要組成，加強認識，從根本上解決當前科學研究檔案工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)。其次，要提高科研工作人員檔案意識。科研人員是科研檔案形成者，檔案意識提高，科學研究檔案工作管理才能真正做到規(guī)范化。
2.實施全流程管理，提高科研檔案質量
科研檔案產生于科研項目管理工作的全過程。要保證科研歸檔材料的質量，應當加強科研檔案工作的全程管理，要將檔案管理納入科研項目的管理工作中，與科研項目建設同步進行。科研項目從立項到結題涉及科研項目組和科研、財務乃至設備等管理部門，這就要求科研檔案工作應實施全方位和全過程的管理，也就是以項目組的科研人員為核心，以科研檔案歸檔范圍為依據，在科研人員、科研管理部門和檔案管理部門全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程管理。第一，源頭抓起。科研項目自立項開始，就要將檔案工作納入議事日程，納入領導責任制、納入科研項目管理計劃和工作程序中。第二，過程管理。科學技術研究文件材料的形成、積累和整理工作水平將直接影響到科研檔案的質量高低。科研項目實施過程中科研管理部門和檔案部門要研究科研活動的規(guī)律，抓住科研項目的研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果申報以及應用轉化等階段和科研項目布置、檢查、總結和驗收項目科學研究這四個重要環(huán)節(jié)，應當做到主動指導、定時檢查和嚴格把關。隨著國家檔案局新規(guī)的制定，在科研項目過程中的原始數據、科研過程實驗數據（電子形式）以及其他反映項目過程的重要文件材料，包括重要會議、相關評審視頻、照片等材料的重視程度和要求逐漸加大，要求基于科研項目全流程的文件材料管理，從制度上規(guī)避科研項目在結項后面臨的過程性文件材料遺漏或材料丟失等現(xiàn)象，確保科學技術研究項目歸檔文件材料的齊全完整、真實有效，從而保障科研項目成果的開放和提供利用。因此，科研項目檔案管理必須建立統(tǒng)一規(guī)范，采取有效的管控措施，在科研項目全生命周期的檔案管理基礎上，立足科研項目流程管理的實際情況，歸檔的要求從結果歸檔轉為過程歸檔，立項、中期檢查、年度檢查、結題等，重大節(jié)點設立資料節(jié)點，科研文件責任主體同時應該歸檔的材料向檔案機構移交。
3.完善管理制度，促進科研檔案依法治檔
針對科學技術檔案管理，國家經委、建委、科委和國家檔案局頒布了《科學技術檔案工作條例》（1980年），科技部和國家檔案局了《科學技術研究檔案管理規(guī)定》（國家檔案局科技部令15號，2020年），行業(yè)標準《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）于1992年出臺。頒布的這些文件對科研檔案工作都做出了明確規(guī)定，這為提高科研檔案質量、做好科研檔案工作提供了依據。應結合實際，制定和完善自己的科研檔案管理制度。健全的制度可以使科研檔案管理有法可依，有章可循。同時，要保障制度有力的執(zhí)行，做到有法必依，違法必究。第一，結合實際情況，對科研檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等環(huán)節(jié)制定符合實際并切實可行的管理辦法和實施細則，明確科研檔案的管理原則、歸檔要求、歸檔程序以及管理職責等。第二，對科研檔案工作來說，落實“四同步”工作：下達科研項目計劃任務應與提出科研文件材料的歸檔任務同步；檢查科研項目工作進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研項目成果與驗收、鑒定科研歸檔文件材料同步；登記和評審獎勵科研項目成果與科研檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第三，在科研項目工作的關鍵環(huán)節(jié)上，要設置“關卡”，納入制度。對于科研項目來說，項目完成后，在申請結題或獎勵之前，科研人員必須將該項目形成的文件資料按規(guī)定立卷歸檔，經檔案管理部門驗收出具檔案驗收合格證明后，方可進入經費決算、項目結題以及獎勵申報。對科研項目的文件資料歸檔不齊全、質量不合格的，一律不予結題或參與評獎。
4.加大檔案開發(fā)力度，提高科研檔案的利用率
加強科研檔案開發(fā)，提供科研檔案信息資源，變潛在價值為現(xiàn)實價值，不僅是創(chuàng)新科研檔案管理的現(xiàn)實需要，也是服務科研發(fā)展的必然要求。第一，實現(xiàn)館藏科研檔案數字化，從科研檔案信息資源建設著手，形成特色科研數字檔案，通過科研檔案館藏數字化和新增檔案電子化，形成和建設科研檔案信息數據庫，打造科研檔案信息服務品牌。第二，進一步完善科研檔案管理業(yè)務流程，深入挖掘檔案資源，有針對性解決科研人員的痛點、難點，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔，完善查詢系統(tǒng),快速準確地檢索查詢科研檔案信息，最大限度地滿足科研人員對科研檔案的各類利用需求，并實現(xiàn)科研檔案信息資源的主動和增值服務。第三，建設面向知識服務創(chuàng)新的科研檔案管理系統(tǒng)。建立系統(tǒng)功能齊全、查詢方便便捷的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)科研檔案信息資源共享和安全保管，實現(xiàn)科研檔案電子化歸檔、館藏盤點、檢索利用等過程的信息化管理。包括科研檔案知識服務平臺建設，實現(xiàn)專題服務、推送服務等。第四，建立科研檔案內容、管理、利用系統(tǒng)，包括檔案檢索、在線閱讀、檔案編研、數據打包等，實現(xiàn)條件性自助式服務、即時性瀏覽式服務以及研究性推送式服務，提升服務體驗。積極開展科研檔案的編研工作，形成科研重大成果、學科發(fā)展與培育、科研團隊、科研平臺以及基礎研究等方面為主題形成系列編研產品重大成果專題檔案等系列電子書編研產品，實現(xiàn)全方面、大力度、多功能資源共享和安全保管。特別注意的是，由于部分科研檔案的保密和知識產權問題，在提供利用和開發(fā)科研檔案信息時，一定要嚴格遵守國家有關規(guī)定，防止科研成果的流失和擁有自主知識產權檔案管理的失控。既要堅持內外有別，又不妨礙科研檔案信息交流。
5.在信息時代新背景下，逐步加強數字環(huán)境下科研項目檔案的管理
在當今新的信息化背景下，科研項目開展的方式發(fā)生了新的變化，逐漸由傳統(tǒng)的線下管理協(xié)作向線上協(xié)作轉變，新的電子設備、新的網絡信息傳遞方式和科研人員新的信息共享設施等在科研項目實施過程中正在行業(yè)內大范圍地應用和推廣。第一，在新的信息環(huán)境下，科學技術研究項目過程中產生了大批具有電子依賴性、載體、存儲不穩(wěn)定等特點的科研文件，尤其某些科學數據依賴于特定的軟件環(huán)境，這就在某些方面大大增加了科研項目文件材料收集、管理以存儲的難度。其次，新時代科研項目檔案管理關注的要點在于實現(xiàn)對海量科研項目檔案和科學數據的有效檢索。如何面向社會公眾提供他們感興趣的科研項目資料，如何做好新媒體網絡服務，同時減少各科學的不間斷交流和最大程度地無障礙獲取，推動新的科學研究進一步開展，成為科學技術研究檔案工作的新任務。最后，科研檔案元數據標準制定、新環(huán)境下科研項目檔案永久保存策略研究、科學技術研究機構知識庫標準設計以及科研大數據庫利用檢索工具的開發(fā)，這些順應新的信息時代背景產生的新技術應用，都會在不久的將來成為科研管理機構與檔案部門不斷尋求進步和突破的關鍵點，以更好地為社會經濟發(fā)展提供科研創(chuàng)新平臺。
參考文獻：
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[5]周麗琴.科研檔案信息資源建設現(xiàn)狀與對策研究[J].蘭臺世界，2016
關鍵詞：企業(yè) 科研 設備 檔案管理
1.企業(yè)科研檔案管理
科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發(fā)揮著知識儲備、創(chuàng)新技術的作用。
1.1搞好科研檔案的保密工作
由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發(fā)展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：
（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。
（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。
（3）從工作實際出發(fā)，制定和充實完善科研檔案保密制度。
1.2實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。
1.3提高科研檔案人員業(yè)務素質
掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
2.企業(yè)設備檔案管理
企業(yè)設備檔案,主要包括企業(yè)的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業(yè)設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等。企業(yè)設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。
2.1企業(yè)設備檔案管理的問題表現(xiàn)
在實際工作中,許多企業(yè)對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現(xiàn)在：檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。
2.2企業(yè)設備檔案管理的對策措施
（1）領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處,啟發(fā)領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執(zhí)行。
（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確。
（3）及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。
（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設備項目施工完成后，因施工單位依據現(xiàn)場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對生產需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
參考文獻：
一、探尋新的檔案分類方法，確保科研管理中材料的支撐力
目前科研檔案的分類方法是按時間、事由等進行的，所以對于一些涉及面多、時間跨度大的科研項目，按目前這種分類方法就會出現(xiàn)科研檔案管理“肢解”項目的問題，一些材料利用上就存在著“找不到”的情況。檔案工作本質就是提供信息服務，當需要時檔案沒有能形成足夠的材料支撐力，那么檔案工作就變得毫無意義了。所以，如何保證在需要時“找得到”、“找得快”，是檔案工作最為關鍵的問題。這就需要在符合《檔案法》《高校實體分類法》大原則的條件下，將科研檔案按學校科研管理模式進行細致化分類，使科研檔案與科研機構的管理無縫鏈接，檔案分類呈垂直分布，這種分類管理不僅使得科研檔案管理真正成為科研管理的延續(xù)，還會大大提高檢索效率，從而進一步發(fā)揮檔案的證據作用，以確保科研評審、驗收等工作中的材料支撐能力。
二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備
目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發(fā)展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業(yè)、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協(xié)作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監(jiān)督更加有效，科研檔案由結果管理轉變?yōu)檫^程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。
三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協(xié)作
長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續(xù)繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發(fā)展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規(guī)避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協(xié)同發(fā)展，有助于形成學校內部良性競爭環(huán)境，實現(xiàn)人才跨越式發(fā)展，進而起到推動學科發(fā)展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。
四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現(xiàn)科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協(xié)調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態(tài)，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環(huán)節(jié)中都要按計劃、執(zhí)行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環(huán)管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現(xiàn)管理的過程控制，并能進一步規(guī)范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環(huán)節(jié)都處于受控狀態(tài)，實現(xiàn)對各職責履行情況的有效監(jiān)督。
五、結語
本文結合筆者自身的實際工作經驗，從科研管理與檔案管理協(xié)同發(fā)展策略的角度出發(fā)，分析了當前科研檔案管理中存在的問題，并提出了改進措施。筆者相信通過建立全新的科研檔案管理體系，并強化同步管理、過程控制、移交把關等方面的約束，不僅可以進一步拓展科研檔案管理的職能，還將有助于提高科研管理人員對科研檔案管理的認識，將對推進科研項目規(guī)范建設、有序開展起到積極作用，進而全面提升科研管理水平。
作者：岳鵬 單位：哈爾濱工程大學
一、醫(yī)院科研檔案管理所存在的問題
改革開放以來，我國的醫(yī)療衛(wèi)生條件日益提高，醫(yī)學事業(yè)迅猛發(fā)展，在醫(yī)學科研方面也取得了良好的成就，因此，人們越來越重視科研檔案管理創(chuàng)新工作，醫(yī)院在人力、物力和財力方面都向科研管理方向傾斜，開展了很多醫(yī)學科研的課題，科研工作從建國時期的無到今天的有，以及科研檔案管理機構的建立，檔案工作變得越來越規(guī)范和科?W，與此同時，醫(yī)療水平也不斷提高，醫(yī)院的核心競爭力也不斷加強，但仍存在各種各樣的問題，比如：
（一）檔案意識的缺乏。在一項課題結束之后，經常出現(xiàn)缺乏實驗記錄和數據分析等錯誤，由于歸檔意識缺乏，一些工作人員不重視原始技術資料的積累，出現(xiàn)了很多材料不符合標準的情況。有的認為科技材料由檔案部門管理不安全，所以自己保管而拒絕歸檔，或者是把資料占為己有等，而由于科研檔案管理部門缺乏措施去保障其安全性，這都造成了科研檔案的不完整而使檔案失去了應有的價值。因此說明檔案的歸檔意識至關重要。
（二）管理制度的不完善。沒有完善的規(guī)章制度來保障科研檔案的完整性，使科研管理與科研檔案脫離，也給科研工作帶來一定的難度，并且由于沒有有效的監(jiān)督和檢查制度，導致文件的殘缺，完整率和歸檔率低，又由于科研檔案工作處于被動狀態(tài)，檔案工作人員不夠積極主動，指導和協(xié)調工作人員缺乏做好文件的形成、整理和歸檔的意識。
二、進行檔案管理機制、模式和技術的創(chuàng)新
（一）醫(yī)院科研檔案管理工作的創(chuàng)新要從管理機制這方面進行創(chuàng)新，以提高醫(yī)院的科研檔案管理工作的發(fā)展效率。對于管理機制進行創(chuàng)新就應該轉變管理觀念，以便于提高工作人員的檔案管理意識。首先，要認識到檔案管理工作的重要性，其次，要分析和研究檔案管理的專業(yè)性和科學性，來提高醫(yī)學科研方面信息材料的收集量，促進科研成果向市場化和產業(yè)化方向發(fā)展，并且能有效地提高醫(yī)療水平，對醫(yī)院的整體水平都能做到很好的提升，因此，醫(yī)院應該建立完善的檔案管理機制，構建完善的檔案管理系統(tǒng)。
（二）根據醫(yī)院科研工作的情況分析和研究，對檔案管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化。第一，我們應該做到每一項科研課題都要立刻建立檔案追蹤袋，嚴格按照要求做好收集、記錄和歸檔工作，并進行定期檢查，以保障記錄無誤。第二，對負責人采取立卷歸檔責任制，對研究資料進行收集與管理。第三，對檔案歸檔的科研文件進行現(xiàn)場驗收，保證相關參與管理和科研的工作人員都參加，并且給予鑒定，醫(yī)院可適當建立激勵機制，確保參與檔案管理的工作人員的積極性，以提高工作質量和效率。
（三）科研部門和檔案管理部門需要相互溝通，積極合作協(xié)調。一切從實際出發(fā)，培養(yǎng)專業(yè)化的高素質人才，應用技術實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案保管和利用手段，堅持以人為本的原則，創(chuàng)造條件來加強培訓條件，不僅要提高工作人員的專業(yè)知識，管理手段，還要進行思想道德方面的教育，加強行為規(guī)范，以科學為基礎，掌握現(xiàn)代化技術的手段，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，實現(xiàn)資源共享和科學化，以便于檢索與利用，以提高檔案人員的綜合能力和素質。檔案部門應該根據電子科研的特點加強不同載體的科研檔案的積累、標引、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督與指導，以保障文件的安全與完整。
科技檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理必不可少的就是技術裝備，技術裝備包括硬件和軟件兩個部分，其中，硬件是實現(xiàn)檔案管理的基礎，軟件是手段，若要加強信息化處理技術設備需加強計算機的配備，還要普及計算機的應用，來提高科研檔案管理的質量與效率，如此一來可以為開發(fā)利用與資源共享創(chuàng)造良好的條件。
【關鍵詞】科研檔案；管理；信息化
醫(yī)院的各個領域中遍布了信息化技術的存在，而醫(yī)院科學發(fā)展的關鍵之處在于第一生產力的生產者，它應該充分利用更快、更深、更廣地信息技術與手法對科技資源進行整合。在醫(yī)院信息發(fā)展的進程中離不開科研檔案管理的信息化，它作為醫(yī)院綜合發(fā)展的增長點，對醫(yī)院整體現(xiàn)代化管理和高效運行起著至關重要的作用。醫(yī)院的科研發(fā)展離不開科研檔案的存在，它不僅為醫(yī)院科研活動保存了基礎和真實的記錄，也為科員發(fā)展的后續(xù)工作提供了歷史和資源儲備，對整個醫(yī)院科研工作起到決定性的重要意義。
1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題
1.1重視程度不夠，硬件設施投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高
在傳統(tǒng)的科研檔案管理上，我們采用的方法是以保存紙質文件等有形態(tài)的物質為主要的管理模式，這種管理存在許多不便問題。
（1）在舊的檔案管理時代，多數采用的存檔方式為手工操作，這不僅使管理人員需要花費大量的時間和精力整理檔案和登記目錄，而且還提高了相應的工作量 [1]。如碰到相應信息改動，哪怕只是改動一個地方就會發(fā)生其他的連鎖效應，隨之而來的是相關地方的改動，這不僅消耗了時間而且浪費了人力。
（2）在時間的長河中，檔案的資料不斷聚集，其數量越來越多，這樣就需要一個比較大的空間進行存儲，但我們面對的事實就是沒有任何單位能夠提供如此大的存儲空間。
（3）易蟲蛀、易潮、易損、而且保存及維護成本較高。
1.2科研檔案利用率不高，科研成果未得到充分的轉化和應用
以往，利用手工方式進行整理、移交、立卷和歸檔的檔案，都會產生被送往收藏間的后果。這說明以傳統(tǒng)方法為主的檔案管理模式，在翻查、統(tǒng)計研究等方面都會帶來諸多不便，這不僅影響了信息的查閱，更給保管者帶來了很多不便，這種不便明顯體現(xiàn)在成果轉化中和推廣工作中[2]。對于不完善的成果轉化管理制度，以及對利用科研檔案所產生的經濟效益和社會效益進行廣泛的宣傳，致使很多優(yōu)秀檔案沒有成功進行轉化，同時由于對科研檔案工作重要性的忽視，和對科研檔案工作的建設程度不夠重視，最終使得信息資源沒得到足夠的開發(fā)，沒有真正有效的利用好科研檔案的作用。
隨著科技的不斷進步，傳統(tǒng)管理模式已經不能滿足當前科研檔案管理工作的具體要求，面對信息技術不斷發(fā)展及擴大的今天，科研檔案管理工作應該邁向信息化管理平臺，發(fā)揮信息化管理功能，在提高工作效率的同時，更好地為醫(yī)院管理服務。
2信息化檔案管理的優(yōu)勢
2.1信息化使文件的歸檔方式得到改善
在當今數字化醫(yī)院科研管理工作中，通過信息化管理平臺，使醫(yī)院管理人員從最初的手工操作中釋放出來，充分利用信息管理和相應軟件進行操作，這樣不光能夠提高工作效率，而且還能有效的改善工作條件。
2.2信息化有利于科研檔案信息資源的整合和共享
恰當有效的檔案資料管理，并不是單從檔案的歸類和保管上定義的，更側重于如何為使用者提供便利的查詢、查閱服務，從而提高醫(yī)院的生產時效。這需要醫(yī)院在內部的局域網上，建立網絡科研檔案信息化管理平臺，在此平臺下要集科研的申報、審核、立項、檢查、實施、歸檔、結題、推廣、轉化等工作于一身，在整合和共享信息資源的同時到檔案管理完善工作，此平臺不僅提高了科技檔案的使用效率，還達到了快捷查詢檔案信息的目的[3]。
2.3信息化改善了科研檔案管理模式
節(jié)省存儲空間、人力、物力和財力資源最有效的管理辦法就是將檔案管理模式從實體保管模式向數字化、信息化轉變，這不僅保證了檔案的安全可靠，還實現(xiàn)了檔案管理工作向標準化、數字化和網絡化模式的轉變，更為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮應有的作用。
3信息化視閾下醫(yī)院科研檔案管理的對策
3.1領導的重視和支持
醫(yī)院領導詮釋醫(yī)院的現(xiàn)代化建設，高瞻遠矚，及時認清網絡系統(tǒng)的建設與開發(fā)對醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要性。并在單位實施計算機網絡開發(fā)之前，成立了以醫(yī)院高層為主管理層為輔的信息管理系統(tǒng)建設組，從頭至尾的參與網絡開發(fā)的策劃、組織和實施。并堅決將科研檔案信息管理系統(tǒng)納入整體信息管理平臺中，使其成為當中最主要的部分。
3.2建章立制
制定相應的科研課題管理制度，如歸檔制度、保密制度、文檔一體化制度、備份制度、網絡安全管理制度、查閱利用制度、操作管理制度、軟件管理制度、監(jiān)督管理制度及具體工作人員的崗位準則等，在具有真正可操作性的同時，保障醫(yī)院管理工作的系統(tǒng)化、制度化、標準化和規(guī)范化。
3.3建立科研檔案信息化平臺
信息化平臺分為硬件和軟年兩種，其中硬件包括：交換設備、網絡基礎平臺、服務器和數據存儲裝置；軟件則由計算機專業(yè)技術人員與醫(yī)院使用軟件的相關技術人員、管理人員等進行溝通，在了解需要后，共同將醫(yī)院網絡軟件支撐平臺建全，并隨即開發(fā)。
3.4推進科技成果轉化
通過信息化平臺的利用，使新技術得以推廣，并建立交流培訓、專利申請、成果轉讓、發(fā)表專著、提高引用率等方式，促進科研成果轉化，進而提高醫(yī)院發(fā)展的綜合實力。
4結語
隨著科研檔案管理工作的不斷深入，科研檔案管理信息化建設也成為了一項重要的基礎工作，由于科研檔案管理的完善有利于醫(yī)院整體科研實力的增強，所以信息化建設必將提高科研檔案管理水平，進而為醫(yī)院整體發(fā)展做出應有的貢獻。
參考文獻
[1]原淑霞，汪萍.淺談檔案信息化管理[J].中國病案，2007，33(10)：45-46.
關鍵詞：高校 科研項目 檔案 開發(fā)利用
高校科研項目檔案是高校科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的一個重要組成部分，是一種重要的信息資源，是知識創(chuàng)新、科技創(chuàng)新以及成果轉化的基礎和依據，它在科研工作中發(fā)揮著知識儲備的作用。科研項目檔案的管理是科研檔案管理的主體和重點，其科學管理手段對科研工作的進程、效率和質量起著重要的作用，同時也影響著科研項目檔案的收集及檔案價值的實現(xiàn)，所以，研究分析高校科研項目檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高高校科研檔案整體管理水平、發(fā)揮科研項目檔案的利用效益、更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
1 高校科研項目檔案信息的重要地位
高等學校既是高等教育的“陣地”，也是科技創(chuàng)新的“戰(zhàn)場”。在經濟和科技全球化的今天，國家的創(chuàng)新能力已經成為決定該國在國際競爭格局中地位的重要因素。高校因其覆蓋了理學、工學、農業(yè)，醫(yī)學、歷史、文學、哲學、法學、教育學、經濟學、管理學等各學科，擁有很強的基礎研究、應用研究和開發(fā)研究能力，在國家創(chuàng)新體系中擁有不可或缺的、獨特的地位和作用。據統(tǒng)計，“十五”期間，我國高校承擔各類科研課題達61.9萬項，其中高校主持的國家“973”項目占立項總數的57.05％主持“863”項目占立項總數的40％。在獲獎方面，高校所獲國家自然科學獎的占全國授獎總數的55.07％；高校獲國家技術發(fā)明獎占全國授獎總數的64.4％；高校獲國家科技進步獎數占全國授獎總數的53.57％。2006年以來，高校科研立項數以及在獲得的國家科技獎勵方面又有了新的進展。高等學校已經成為國家創(chuàng)新體系中的一支重要力量，成為解決國民經濟重大科技問題、實現(xiàn)技術轉移和成果轉化的生力軍。
高校科研項目檔案是高校在課題研究過程中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像、實物等各種載體的歷史的、原始的記錄。項目檔案的形成積累過程凝聚著科研人員的智慧。一項科研課題的檔案，就是一部生動的科研教科書，能從總體上反映出學校及國家的科研水平。項目檔案所蘊含的具體信息，對于今后的科研工作具有積極的史鑒意義。因此，項目檔案信息在高校和國家科研中占有舉足輕重的地位。
2 高校科研項目檔案管理的現(xiàn)狀及障礙分析
2.1 科研管理體制對高校科研項目檔案管理工作的影響
近20年來，隨著高等教育事業(yè)和國家科技事業(yè)的不斷深化和發(fā)展，高校科研項目的來源渠道豐富寬廣，下達及指導高校科研項目的主管部門已由原來比較單一的科技口發(fā)展為多渠道管理。在這樣的背景下，高校的科研項目在校內也由多個部門管理，比較普遍的管理模式是教務處(高教研究所)分管教育教學改革研究項目，宣傳部或學校黨委辦分管高校思想政治教育理論與實踐項目，團委分管大學生科研項目，研究生處及相關教學單位分管研究生創(chuàng)新科研項目，其他研究項目由科研處分管。各部門你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各異，由于崗位職責的限制性，缺少部門之間的協(xié)調，在一定程度上造成了項目研究過程材料的缺失。有些管理部門歸檔的材料只有項目立項、批準、下達研究經費和結題的文書通知，而項目申請書、合同書、結題材料都沒有，歸檔材料根本不能反映出研究的過程，有的甚至不能反映出研究成果。
2.2 高校科研項目的特點對科研項目檔案管理工作的影響
受管理體制的支配，高校科研項目檔案無論在內容，還是在其形成規(guī)律方面，都有著其鮮明的特點，這些特點對科研項目檔案管理工作也產生影響，主要表現(xiàn)在幾個方面
首先，高校科研隊伍的多層次性和科研方向的多樣性，決定了科研項目檔案來源的廣泛性和課題研究內容豐富、形式多樣，也決定了科研管理涉及的部門多、制約因素多。從宏觀層面上看，上級有關主管部門對高校科研項目檔案管理缺乏外部關系的統(tǒng)籌協(xié)調，對課題研究只具有引導、服務作用，而對課題研究過程中的檔案資料管理不具有約束九從管理層面上看，有關職能部門對科研項目檔案的認識、定位等等方面，仍有較大的差異性，從微觀的層面來看，由于科研項目是幾個部門各自分管，管理人員處于“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，對檔案的管理在操作上有較大的隨意性，管理水平參差不齊。這些情況都嚴重地影響著高校科研項目檔案的案卷數量和質量。從復雜的實際環(huán)境條件來看，要真正做好科研項目檔案管理工作難度還是很大的。
其次，高校科研課題專業(yè)性強，研究周期長。高校從事的研究項目類型不同，研究對象和采用的研究手段各異，涉及的專業(yè)學科廣泛，因而使得記錄其研究活動的項目檔案也不同，由于開發(fā)類科研項目從開題到研究成果的取得，每個環(huán)節(jié)都必須經過反復地研究和試驗，要取得最終成果，往往要耗費很長的時間，特別理工科的開發(fā)研究。這就需要研究人員及管理部門在研究期內堅持長期做好日常檔案資料的收集整理工作，但在實踐中卻很難堅持做到。
2.3 檔案觀念和責任心對科研項目檔案管理工作的影響
隨著社會信息化進程的不斷加快，人們在理論上對于信息的重要性有了一定的認識，但是人們在社會經濟生活的實踐中，由于受到各種因素的影響，陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢仍具有很大束縛性，這在某種程度上制約著檔案管理工作向更深層次發(fā)展。某些研究人員及相關管理人員檔案觀念薄弱，沒有堅持把科研項目檔案工作納入研究工作的計劃之中和崗位職責中，不注意對科研項目從始至終各個環(huán)節(jié)所產生的材料進行收集積累，只注重結論性、成果性材料的積累，使最終的檔案材料成套性很差。有的是研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權屬之爭，而引起爭原始材料，爭報獎勵而不愿主動把材料集中管理。由于項目檔案專業(yè)性很強、技術含量高，有的研究人員害怕泄密，歸檔時避重就輕，把一些不太重要的材料交來，而抽去反映成果水平的關鍵技術材料。加之，學校檔案部門人員對科研課題不熟，業(yè)務水平有限，未審查出來。另外，檔案工作人員業(yè)務指導不到位，研究人員不了解收集檔案的重要性，這些，都影響到項目材料歸檔的質量和數量。
3 對加強科研項目檔案管理的幾點思考
科研項目檔案管理與科研工作管理是一個有機的整體。科研項目檔案特點決定了科研項目檔案管理是一項很復雜、要求很高的工作。因此，應加強對現(xiàn)行科研項目管理體制的研究。應該說，現(xiàn)在各高校科研項目檔案的多頭管理體制及運作方式，都是在特定條件下對不同范圍的具體選擇。高校應有怎樣的科研項目管理體制，如何建立完善高校科研檔案
管理體制，理順檔案管理關系、程序，科研管理部門以及檔案部門應當積極探索。而在當前的管理環(huán)境下，應加強做好以下工作
3.1 建立健全科研項目檔案管理規(guī)章制度
建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學管理、規(guī)范管理的依據及準繩。要做好科研項目的檔案管理工作，離不開制度的支持，制度內容應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業(yè)務環(huán)節(jié)都有章可循。
一個科研項目檔案作為記錄科研活動全過程的一套完整文件材料，雖然是在項目研究活動最后結束完成的，但作為科研檔案之中的每一部分材料又恰恰是各個不同階段的產物。即所謂科技檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。必須把必要的行政手段和經濟手段納入法規(guī)和軌道，把科研項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到科技管理的各個環(huán)節(jié)。各個階段中去。因此，在現(xiàn)行管理體制下，科研處、教務處(高教研究所)、宣傳部、團委、研究生處等管理部門應堅持用規(guī)章制度來履行各自的職能。要負責督促科研工作人員對研究項目歸檔工作超前控制，一開始就要著手抓，并一抓到底。檔案部門工作人員要抓科研項目檔案建設，多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作，才能使科研項目檔案的建檔工作進入到規(guī)范管理的軌道。做好高校項目檔案管理工作，是一項功在當代，利在千秋的事業(yè)，要努力建立高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的運行機制，首先要提高歸檔率、完整率和案卷合格率，這一基礎環(huán)節(jié)不抓好，隨后的開發(fā)利用工作難以發(fā)揮效益。
3.2 理性認識科研項目檔案的價值，做好科研項目檔案的開發(fā)利用
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發(fā)揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學學報，2007.10.30（10）
1 高校科研檔案的作用及意義
開展科學研究是高校的三大職能之一，作為真實記錄科研活動過程的科研檔案，對高校開展科研管理具有重要作用和意義。
首先，科研檔案是開展科學研究的基礎與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實的原始資料，是最可靠的情報源和信息源。任何科技進步均是在前人研究成果基礎之上進行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國內外對某課題的研究情況，從而進行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是高校科研工作的重要基礎。
其次，科研檔案是提高教學質量的重要保證。培養(yǎng)德才兼?zhèn)洳⑦m應社會發(fā)展需要的專門性人才是高校的重要任務，作為教師，不僅自身要及時掌握了解所教專業(yè)的最新前沿動向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術、新經驗充實到教科書中，傳授給學生，從而提高教學質量。
最后，科研檔案是檢驗科研工作質量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據。高校科研檔案記錄了高校教師、科研部門在科研實踐和管理過程中，形成的各類具有保存價值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經費、人員投入、科研成果的產出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據，從而做出公正客觀的評價。同時，科研檔案也是科研人員辛勤勞動的結晶，為教師及科研人員的職稱評定、考核、獎勵起到了真憑實據的作用。
2 高校科研檔案管理中存在的問題
2.1 制度不健全，權責劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學技術檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關規(guī)定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現(xiàn)斷鏈。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”，不僅對檔案材料中出現(xiàn)的問題，不能做出解釋，無形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長期的傳統(tǒng)粗放做法使得他們認為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對科研項目管理及內容的認識不足，許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案分類不適應新情況，檔案整理不規(guī)范。隨著高校科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應現(xiàn)實需要。首先，體現(xiàn)在科研檔案的分類上。過去，在計劃經濟體制下，科研項目種類少，來源相對單一，分類簡單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項目（KY12）進行組卷。隨著時間的推移，相繼出現(xiàn)諸多科研類材料，如橫向科研項目、科技獎勵成果、學生科研項目、學術會議、行業(yè)標準、國家標準、學術論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現(xiàn)在科研材料的整理不規(guī)范。因為前期的分類不明確，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎勵證書、專利證書、各類標準、學術著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質不同如何裝盒？
2.3 科研檔案查詢服務不靈活，資源利用匱乏。長期以來，科研檔案的利用一直較為謹慎，主要是因為牽扯到保密和個人知識產權問題。作為科研項目，它的價值不僅是一個發(fā)明、創(chuàng)新，還可以創(chuàng)造經濟效益。檔案部門在管理科研檔案時不愿承擔責任，而將審批權全部推向科研管理部門。有時，科研管理部門一時沒人，而利用者又急用，使個人查詢極為不便。
正是因為科研檔案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長期被壓制在檔案館內，而不能很好地發(fā)揮作用。
2.4 上級指導部門沒有針對性地對科研檔案進行專項檢查。雖然，每年，上級檔案部門組織了各項檢查，但很少有針對高校檔案內容的專項檢查，尤其是高校科研類檔案檢查從未觸及。通過對科研檔案的檢查，可以促進科研檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并引起學校領導對科研檔案工作的進一步重視。
3 解決對策
3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網絡，做到分工明確，責任到人。第一，為了利于科研檔案的科學化管理，應從管理體制上進行改革，科研管理部門應為科研檔案的主要負責部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業(yè)務的指導、監(jiān)督、檢查和保管、利用工作。
第二，科研管理部門要與檔案管理部門進行深入溝通，建立一套規(guī)范、可操作性強的科研檔案管理制度，明確分工和職責，共同做好科研檔案的各項管理工作。第三，通過全校各部門設立的科研秘書，形成科研檔案管理網絡。對科研秘書的職責中，要強調做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時，檔案部門要定期對科研秘書進行檔案業(yè)務培訓和指導。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯(lián)合，在涉及教職工切身利益的相關環(huán)節(jié)進行行政制度約束，進一步確保科研檔案的收集齊全。如教職工的職稱評定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報送材料由檔案部門進行審核驗收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時，為了保證課題項目的每個環(huán)節(jié)材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經費作為檔案材料歸檔保證金。
3.2 建立科學的分類標準，細劃歸檔范圍，規(guī)范操作流程，嚴把檔案整理標準。科學研究類檔案在我國沒有統(tǒng)一的分類標準，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理規(guī)范》兩個規(guī)定，但其也只是對高校科研檔案的分類作了一個泛泛的基本要求。
為了適應現(xiàn)實科研發(fā)展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對原來的科研檔案分類進行細劃，如“KY12”為縱向科研項目，“KY13”為橫向科研項目，“KY14”為獎勵證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學生科研項目等，根據需要，可再分三級目錄。歸檔范圍上，可針對學校產生的科研項目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《高等學校檔案管理規(guī)范》的基礎之上，可采取卷件結合的整理方式，科研課題項目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎勵證書參照實物檔案管理，按件保管；專利證書、行業(yè)標準、學術論著等按件整理保管。一個科研項目以結題、鑒定時間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎材料按相應年度劃入相關類目下。
做好歸檔流程的設計和規(guī)范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要歸檔單位，而各課題項目組為具體立卷人，只有設計一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規(guī)范化，又通過實現(xiàn)科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。
3.3 建立科學系統(tǒng)的科研檔案信息數據庫。為適應現(xiàn)代信息化管理的需要，無論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對其而言都十分重要。二者可以通過信息對接處理，完善科研檔案數據庫，實現(xiàn)雙贏作用。
科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數據庫，通過與檔案管理部門的管理系統(tǒng)對接，一方面，實現(xiàn)了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項目的網絡歸檔工作。檔案管理部門則通過對紙質科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數據庫，與前期科研管理部門的信息數據通過二合一對接，形成一個大科研檔案數據庫，從而保證了科研檔案數字化信息的完整性。大信息庫的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實現(xiàn)互惠互利的良好效果。
3.4 確保科研檔案安全的情況下，提高科研檔案的服務利用方式。《高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范》11.3中指出：“已建館的學校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應按國家規(guī)定，報校長批準后，分期分批向社會開放。”該條也應適用于科研檔案。可以組織相關人員對學校館藏科研檔案進行認真鑒定，建立開放科研檔案目錄，以方便更多的人來使用查詢科研檔案。
【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當代科學技術的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質檔案的優(yōu)缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務。
（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優(yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。
三、結束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
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關鍵詞：科研檔案 管理人員 素質 社科院
科研檔案管理人員的業(yè)務素質水平直接影響檔案管理工作的質量。社科院科研檔案管理工作者大都是“半路出家”，沒有經過檔案專業(yè)的系統(tǒng)學習和培訓，對科研檔案的管理知識了解和掌握不夠透徹，這些問題在一定程度上影響了社科院科研檔案的收集和整理工作，以及科研檔案自身價值的開發(fā)利用。要強化檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的業(yè)務水平和管理能力。同時，應加強對科研檔案管理人員愛崗敬業(yè)教育，努力提高他們的道德素質。
一、提升社科院科研檔案工作者素質的現(xiàn)實意義
社科院科研檔案是指在科學研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。從理論上講，科研檔案管理是一個學科概念，是研究科研檔案工作理論與實踐的一個科學科目。從實踐上講，科研檔案管理與其它檔案的管理一樣，是一整套業(yè)務管理工作，包括科研檔案的接受、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用以及科研檔案工作的業(yè)務指導等各個環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術在科研檔案管理中的應用。科研檔案是社科院科研工作可持續(xù)發(fā)展的基礎，提升社科院科研檔案工作者素質是時展對社科院科研發(fā)展對檔案服務工作提出的必然要求，也是科研檔案人力資源隊伍自身發(fā)展的要求。
科研檔案是進行科研的重要依據，是科研活動的必要條件，科研檔案同科研活動關系十分密切。一切科研活動，都要吸取和借鑒已有的成果．都具有一定的繼承性。科研人員在制定科研計劃、編寫課題任務書時，都少不了要查找過去的科研檔案材料。因此、科研檔案不僅是進行科研的重要依據，而且還是科研活動的必要條件。
科研檔案信息資源在社科院科研中的作用十分重要，它不僅起到原始憑證作用和為領導決策供依據，更重要的是科研中時時處處離不開檔案信息資，科研課題中的課題論證、課題研究、課題鑒定三個階段，每個階段的完成，都必須以占有大量相關的檔案文獻信息為前提，需要檔案工作者根據科研實際，圍繞特定課題，及地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成。這就要求檔案工作者具有分類整理、檢索迅速的業(yè)務能力和水平。因此，提高科研檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關健。
隨著知識經濟的發(fā)展，信息服務部門在社會中的地位和作用日益重要，檔案信息管理作為信息服務業(yè)中的一個重要而又特殊的領域，其社會地位和社會責任也將有一個重要的發(fā)展和提高；隨著檔案情報資料的數字化、操作的電腦化、信息傳遞的網絡化，科研檔案工作內容、服務方式、服務手段都在發(fā)生著根本性的改變，科研檔案工作人員的角色逐漸呈現(xiàn)出多元化的特點，從傳統(tǒng)的檔案信息資源的管理者、服務者逐步轉變?yōu)榫W絡信息資源的管理者、設計者、利用者和提供者。這種社會角色的改變對檔案人力資源的素質提出了新的要求。
總之，科研檔案管理是一門專業(yè)性較強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好科研檔案管理工作。
二、社科院科研檔案工作者素質存在的主要問題
當前，社科院科研檔案工作者現(xiàn)狀不盡人意，不能滿足新時期檔案工作需要。
一是專業(yè)人員偏少。目前，社科院科研檔案工作者的結構比較復雜，有相當一部分管理人員是從不同的渠道進入到檔案管理工作領域里的。由于他們原來從事的職業(yè)多種多樣，因而對檔案管理專業(yè)方面的知識掌握程度深淺不一，受教育的程度有一定的差異，對檔案管理方面專業(yè)知識領悟與接受的程度上也存在一定的差異，因而對涉及檔案管理方面新知識的接受能力與接受程度也存在差異。這些差異的存在自然會影響其管理人員素質水平，從而也會影響到科研檔案的整體服務水平和服務質量。
二是人員素質不高。科研檔案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業(yè)知識；科研檔案管理人員長期從事的是助人行為，而且職業(yè)技能要求又較高，不僅要具備豐富的科研相關知識與計算機基礎，又要有較強的耐心、毅力和體力。目前，科研檔案工作人員中專業(yè)者少，懂信息技術者少，精通某一學科知識者更是稀缺。很多檔案工作人員，缺乏科研應用領域的專業(yè)技術知識，很多檔案部門未能配備應用專業(yè)人員，致使科研檔案工作只能停留在收集和保管上，而研編和深層次的文獻二次加工卻顯得力不從心，無法滿足科研人員的需求。
三是職業(yè)倦怠傾向。社科院科研檔案工作者普遍存在“重保管、輕利用”，安狀于現(xiàn)狀，不愿意學習新的科學知識、管理不到位、處于被動狀態(tài)，檔案信息資源不能更好發(fā)揮其效益。科研檔案管理人員應既懂專業(yè)領域的知識，又具備檔案管理素質，但在實際工作中，與單位其他部門人員相比，又長期處于一種角色“邊緣化”的窘境。一方面，科研檔案從業(yè)人員在進修、培訓、交流與個人發(fā)展等方面的機會不多，另一方面，領導關心支持檔案管理工作的力度也不太大。長此以往，造成了很多科研檔案從業(yè)人員自尊水平下降、個人成就感降低、無助感提升、人際關系淡泊等抑郁癥狀，由此表現(xiàn)出較強的職業(yè)倦怠傾向，對自己所擔負的工作往往采取得過且過、敷衍了事的心態(tài)，缺乏責任意識和進取精神，從而影響了科研檔案管理工作的成效。
三、提升社科院科研檔案工作者素質的有效途徑
社科院科研檔案工作是一項專業(yè)性較強，業(yè)務要求較高的工作。從業(yè)人員的素質，直接影響到科研檔案資源的開發(fā)和利用。要增強科研人員的檔案意識，加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的思想素質與業(yè)務素質。
1、強化科研檔案管理意識
由于歷史原因，絕大多數從事科研檔案工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，許多人對科研檔案的知識了解不夠，對科研檔案是信息的認識程度不高，檔案意識淡薄，以至于部分科研檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足。因此，社科院應將強化檔案意識作為搞好科研檔案工作的前提。就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。社科院應通過檔案法規(guī)的學習與宣傳，增強各級領導和廣大科研人員的檔案意識，使他們認識到：在科研活動中，材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責。同時，管理人員要從觀念上改變以往被動性的接受任務，變被動為主動，積極協(xié)助、指導研究人員做好科研材料的形成、積累和歸檔等工作，推動社科院科研檔案管理工作的發(fā)展。
2、加強從業(yè)人員隊伍建設
搞好科研檔案管理工作的決定性因素是檔案從業(yè)人員，因此，必須建設一支事業(yè)忠誠、業(yè)務精良、結構合理的檔案工作隊伍。隊伍建設要著重從以下三個方面入手：一是在年齡結構、專業(yè)結構、業(yè)務水平等方面加強建設，促進科研檔案管理專業(yè)性、層次性人才的培養(yǎng)，發(fā)揮整體效應。高素質的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。現(xiàn)在，很多社科院引進了檔案學等相關專業(yè)人才，這樣人才充實到科研院所檔案管理人員隊伍中有助于提高整個檔案管理隊伍的素質，使科研檔案管理的工作更具專業(yè)化。二是盡可能滿足檔案從業(yè)人員的工作心理需求。需要是一個人產生行為動機的根本原因，是人的一種主要的個性心理傾向，恰當地滿足檔案人員合理的需要是避免職業(yè)倦怠、提高工作效率的一項重要措施。管理部門要積極為檔案人員創(chuàng)造一個不斷進取的氛圍，通過不同形式不同層次的學習、培訓、進修，不斷提高科研檔案人員業(yè)務能力和工作水平，以適應新形勢下檔案工作的要求。管理部門只有創(chuàng)造一切可以創(chuàng)造的機會與條件，培訓檔案管理人員，讓他們業(yè)務精通，才能管理好本單位的科研檔案。同時，也可以請相關的檔案管理專家到社科院，針對現(xiàn)狀提出整改意見，并對專職人員以及兼職人員進行培訓。三是建立科學合理的管理和評價制度，如寬松和諧的工作環(huán)境，評獎評優(yōu)，職務職稱晉升等，使檔案人員的勞動成果能得到社會的承認和應有的評價，以滿足檔案人員的成就感和自尊的需要，提升科研檔案管理的工作水平。
3、提高管理人員綜合素質
科研檔案管理具有特定的工作對象和一套科學的收集、整理及鑒別挑選的原則和方法。從事社科院檔案工作的人員，大都來自于其他專業(yè)，真正檔案管理院校檔案專業(yè)的畢業(yè)生微乎其微，絕大多數現(xiàn)有工作人員都需要補課，以提高檔案管理方面和相關學科的知識。必須努力提高檔案工作人員綜合素質，刻苦鉆研檔案業(yè)務，既應掌握檔案管理知識、檔案法、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂學、中外檔案史、歷史學、地理學、文書學、邏輯學、專門檔案管理、經濟學、法學、寫作、網絡知識、圖書情報學、目錄學、圖書分類學等專業(yè)知識，還要掌握由此拓展的諸如行政管理、公共關系、財務管理、基建管理、企業(yè)管理等管理技能，以及與此相適應的技能包括書法、計算機技術等，熟練掌握數據庫技術信息檢索技術等方面的專業(yè)知識。不僅要懂得社會科學知識，也要了解和掌握自然科學知識。不僅要提高科研管理工作人員的檔案業(yè)務素質；還要培養(yǎng)科研管理工作人員愛崗敬業(yè)、開拓創(chuàng)新、服務管理、團結奉獻的高尚意志和工作作風。
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關鍵詞：高校科研檔案管理科研人員
在國家剛剛的《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（公開征求意見稿）中，提出要通過提升科學研究水平，充分發(fā)揮高校在國家創(chuàng)新體系中的重要作用，全面提高高等教育質量。教學與科研向來作為高校的兩大中心任務，而在新時期利用科研推動教學的趨勢越發(fā)明顯。高校科研管理人員做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學校科研工作的質量與水平無疑也起著非常關鍵的作用。基于此，本人結合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見，僅供同行借鑒參考。
1．明晰高校科研檔案歸檔范圍
高校科研檔案是高校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當前高校科研檔案歸檔的主要范圍。
總體來說，科研檔案包括以下幾項：
1)科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發(fā)表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統(tǒng)計表。
2)科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。
3)科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。
4)科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發(fā)展的管理文件和高校年度科研發(fā)展總結和規(guī)劃等。
2．當前高校科研檔案管理中亟待完善的方面
第一，不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應有的重視。導致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現(xiàn)混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續(xù)研究，也使他們的內心受到了一定傷害。 第二，一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。高校科研本身存在著一種潛在的內部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產權的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學校科研部門，導致應該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。
第三，高校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統(tǒng)性。高校科研工作的廣泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著高校科研水平的不斷提高，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指高校科研工作范圍的廣泛性。高校科研項目研究周期長，不僅包括科研項目研究的準備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉化的后續(xù)實驗、開發(fā)、推廣等過程。
第四，科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯(lián)系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環(huán)節(jié)中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據有效的規(guī)定運作。
3．改進高校科研檔案管理工作的幾點建議
第一，提高高校科研人員的科研檔案管理責任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》等文件，提高科研人員對檔案工作重要性的認識，增強他們的檔案法制意識，把科研材料歸檔看作是自己的應盡責任。
第二，加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此，對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后對每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。 第三，建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)。
第四，推廣科研檔案的開發(fā)利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發(fā)揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應主動以現(xiàn)代管理學方面的知識武裝自己，學習應用現(xiàn)代辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯(lián)機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。
參考文獻：
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[2]楊國祥．檔案管理學[m]．北京：機械工業(yè)出版社，2004.
一、農業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革的重要意義
農業(yè)科研單位進行對工作人員的管理也要集中在提升工作人員的生產效率和生產技術。然而，進入新世紀以來，隨著科學技術的不斷發(fā)展和人才思想意識的轉變，以往的農業(yè)科研單位人事管理機制已經不能夠滿足人才越來越多樣化的需求。雖然建立一套良好的農業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制對于農業(yè)科研單位來說擁有著巨大的好處，但是截至目前，很多農業(yè)科研單位并沒有意識到農業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制對農業(yè)科研單位發(fā)展的巨大作用，并沒有設立出一套完善的農業(yè)科研單位人事管理和檔案管理機制。目前，為了制定一套行之有效的農業(yè)科研單位人事管理制度，各個農業(yè)科研單位和相關的專家學者都付出了很多艱苦的努力工作。在這個過程之中，也誕生了很多適合某一個農業(yè)科研單位或者是適合某一種行業(yè)的農業(yè)科研單位人事管理和檔案管理方案，促進了農業(yè)科研單位的發(fā)展，發(fā)揮了很有效的作用。但是，這些農業(yè)科研單位的人事管理方案并不能形成一種放之四海而皆準的全行業(yè)的農業(yè)科研單位人事管理準則，這就需要對農業(yè)科研單位的人事管理制度進行進一步的探討和研究，尋找出一套切實可行的方案來進行對農業(yè)科研單位人事管理機制的研究，切實有效地提升整個農業(yè)科研單位的競爭能力。
二、農業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
1.農業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循
的主要原則為了保證整個農業(yè)科研單位的正常秩序，保證農業(yè)科研單位的市場競爭能力，必須要遵循一些基本的農業(yè)科研單位人事管理制度原則，并在整個過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進行農業(yè)科研單位人事管理制度設計的時候，要遵循以下幾個方面的設計原則。第一個要考慮的原則是對農業(yè)科研單位工作人員的物質性人事管理和檔案管理原則。農業(yè)科研單位工作人員在基本職位相差無幾的情況下，所獲得的基本工資數目也是相差無幾的，那么農業(yè)科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農業(yè)科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進農業(yè)科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進行考慮的首要原則是農業(yè)科研單位工作人員的物質性人事管理原則。第二個要考慮的是對農業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農業(yè)科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進農業(yè)科研單位工作人員積極工作的源動力之一。但是，由于農業(yè)科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農業(yè)科研單位工作人員的地位性人事管理原則。第三個要考慮的是對農業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農業(yè)科研單位工作人員在農業(yè)科研單位之中，因為種種原因，總是難以得到自己應有的人事管理。除此之外，在競爭之中，農業(yè)科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競爭行為的出現(xiàn)。例如在家族性農業(yè)科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農業(yè)科研單位人事管理機制的運行，農業(yè)科研單位的人事管理機制也難以激發(fā)出農業(yè)科研單位工作人員的積極性。因此，在進行農業(yè)科研單位人事管理制度設計的時候，要注重對農業(yè)科研單位工作人員公平性的人事管理原則。
2.農業(yè)科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路
進入新世紀，在信息化的時代下，傳統(tǒng)的農業(yè)科研單位人事管理機制已經不能夠滿足人才的切實需要。針對這樣的情況，在農業(yè)科研單位推行人事管理機制的時候，一定不能夠僅僅考慮到農業(yè)科研單位工作人員的經濟方面的人事管理，還要注重對農業(yè)科研單位工作人員的全方位人事管理。例如，可以在農業(yè)科研單位工作人員做出了對農業(yè)科研單位巨大的經濟貢獻的時候，可以考慮為農業(yè)科研單位工作人員設立相應的職位，滿足農業(yè)科研單位工作人員的未來發(fā)展。也可以為工作人員去報一些專業(yè)技能知識培訓班，提升工作人員的綜合素質水平，為農業(yè)科研單位工作人員以后的發(fā)展提供保證。在進行整個農業(yè)科研單位的人事管理與人事檔案管理制度的評判過程之中，可以隨時進行變化，并使用相關的檔案管理手段將這些變化記錄下來，并根據這些變化改變變量（例如農業(yè)科研單位工作人員的性別情況、農業(yè)科研單位工作人員的年齡狀況、農業(yè)科研單位工作人員的學歷狀況、農業(yè)科研單位工作人員的婚姻狀況、農業(yè)科研單位工作人員的工作時間狀況、農業(yè)科研單位工作人員的職位狀況等變量），就可以得出最合理的模型。通過對這些基本的農業(yè)科研單位人事管理制度的基本變量的研究，可以得出各個變量改變之后，農業(yè)科研單位工作人員所接收到的農業(yè)科研單位人事管理制度的回報，以及農業(yè)科研單位工作人員具體的滿意程度，制定出符合農業(yè)科研單位長遠利益、有利于農業(yè)科研單位發(fā)展的農業(yè)科研單位人事管理基本制度，等等，這樣就可以拉近農業(yè)科研單位和農業(yè)科研單位工作人員之間的距離，促進農業(yè)科研單位持續(xù)健康快速發(fā)展。
綜上所述，本文具體地分析了一個農業(yè)科研單位人事管理和檔案管理制度的制作過程，以及這種人事管理制度的檢測過程。目前，隨著科學技術的不斷發(fā)展，各個行業(yè)之間的競爭日趨激烈。作為在激烈的市場競爭之中獨立存在的個體，農業(yè)科研單位為了保證自身的運用和發(fā)展，必須擁有足夠的市場競爭力，才能夠在激烈的市場競爭之中立足。為了有效地保證農業(yè)科研單位的市場競爭力，就需要農業(yè)科研單位的工作人員齊心合力，共同做好工作，為農業(yè)科研單位的進步添磚加瓦。
作者:張英妹單位:河北省農林科學院植物保護研究所
