時間：2023-09-21 17:35:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事系統的必要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：人事檔案；必要性；有效措施
引言
人事檔案是企業人事管理活動中形成的，以個人為單位組合起來，以備考察的文字材料。就企業而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會的發展，經濟文化社會和高等教育也隨之快速的發展，特別是信息技術的高速發展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用。人事檔案管理在企業管理建設中有著不可缺少的作用，是現實性與歷史性結合的產物，然而很多企業卻對檔案管理不夠重視，并沒有足夠的認識，因而，正確認識檔案管理規范化與公司管理建設之間的相互作用就顯得尤為重要，同時各部門檔案工作者對檔案工作的正確認識，有利于正確發揮發揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設的發展，為公司創造更多的效益。
一、加強人事檔案管理工作的必要性
人事檔案是企業員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人經歷、能力和德才綜合表現；是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。加強人事檔案管理工作的必要性體現在當前人事檔案管理工作的意義和現狀上，下面從這兩點出發分析加強人事檔案管理工作的必要性。
（一）人事檔案管理工作的意義
從職工角度看：人事檔案是對一個職工的個人學習、工作經歷、生活狀態和工作成績的原始記錄，是職工享受各種社會待遇的憑據以及解決勞動糾紛的依據，它關系到職工的切身利益。對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。
從企業角度看：（1）有助于最大限度地發揮組織內人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個人經歷、德才表現及發展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現在，從而預測其發展潛力，及時發現人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短，各司其職，最大限度地發揮人才效力。
（2）促進人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，在組織內進行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，充分發揮人才的特長，
促進部門之間、系統之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，為企事業的發展迅速、合理地配置人力資源。
（3）有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內部，有效的人事檔案對分析組織內部人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求，制定科學的人力資源計劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預測必然是盲目的。
（二）企業人事檔案管理現狀
1、對人事檔案管理的重要性認識不夠
長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此，一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。
2、管理人員專業素養不高
隨著人事制度改革向縱深推進，機構調整、內部科室重組，人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投人不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
3、管理水平不高，管理手段落后
在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設施，也無其他硬軟件設施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，陽光多次照射，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。企業改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業績、培訓方面的材料幾乎空白。
4、檔案數據質量差
填寫表格時隨心所欲，大約是在五年之內才整理一次，材料中的數據不盡一致，履歷材料中，入黨時間、年齡不一致，鑒定材料滿是優點。還有就是重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態情況的材料不全面。
二、加強人事檔案管理工作的有效措施
關鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化建設；必要性
隨著時代的進步、科技的發展，信息化管理已成為當今世界發展的大趨勢，對各行各業的發展起著舉足輕重的影響。檔案作為原生的信息資源，檔案信息化建設已成為國家信息化建設的一個重要組成部分。隨著高校教育改革的不斷發展，高校的建設步伐迅速加快，干部人事檔案數量急劇增長，大量的考核、考查、工作實績、科研成果等材料源源不斷地進入人事檔案，高校人事檔案管理面臨管理方法、管理技術、管理理念的全面挑戰。
一、高校人事檔案管理的現狀
目前，雖然大部分高校已配備了專門的人事檔案管理系統，但受傳統管理方式的影響，許多高校仍然使用單一的紙質檔案管理方式，具體主要體現在使用傳統的檔案登記卡片。檔案登記卡片局限于一些人員基本信息，如：參加工作的時間、學歷的變更、職稱的晉升等簡單地查詢工作，因此信息無法得到完整的反映。由于手工翻閱比較頻繁，紙質卡片上面的內容變得模糊不清，工作人員為了避免在信息的讀取上造成誤導，需要重新調閱檔案實體，有些早期材料紙質較差，翻閱次數多了，不僅容易破損，并且影響人事檔案紙質材料的長久保存。另一方面，隨著時間的推移，卡片夾變得松動，卡片容易丟失，不僅使個人檔案信息外泄，也在檔案管理的過程中帶來很大的潛在風險性。
二、高校人事檔案信息化建設的必要性
（一）高校人事檔案信息化建設是高校檔案工作發展的需要
檔案信息化是指運用現代化信息技術加強檔案信息資源的收集、整理、開發、利用。檔案信息化建設是一個信息數字化建設的過程，也是同一種信息的存儲、檢索、管理形式和載體的變化。一方面，與傳統的人事檔案管理相比，通過檔案信息化建設，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統來完成，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在檔案管理的內部進行數據共享，檢索查詢都變得非常方便，從而大大提高了高校檔案工作質量和利用效率。另一方面，人事檔案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加準確地為決策機構提供依據。
（二）高校人事檔案信息化建設是適應高校人事制度下檔案信息管理的需要
隨著國家人事制度的改革，高校用人制度也由“終身制”逐漸轉變為“聘用制”，許多高校實行了“人事”制，由于高校人員的流動性也大大增加，人事檔案材料大量增加，對人事信息的利用也在日益頻繁，傳統的檔案管理模式已不能滿足新形勢的需要，因此，加快人事檔案信息化建設迫在眉睫。
（三）高校人事檔案信息化建設是適應高校發展的需要
檔案的價值在于更好的利用信息為學院工作、領導決策、教職工發展提供人事服務。隨著高校的建設步伐迅速加快，運用現代化管理手段，對人事檔案信息進行加工、提煉和深層開發，有效地開發和利用人事檔案信息資源，為學校領導決策提供依據，實現人才資源優化配置，是高校把握市場先機和提高競爭力的必要前提和保證。
三、高校人事檔案信息化建設應注意的問題
（一）檔案信息網絡安全化
隨著高校檔案信息化管理的發展，檔案信息的安全問題是最為突出的問題。
1.防止檔案信息的損毀和遺失
如：工作人員操作失誤、設備故障、計算機病毒、黑客攻擊等。因此，管理人員在管理過程中首先要提高自己的安全意識，努力提高自己的業務水平和計算機水平，避免因自己的安全意識不夠而造成的信息丟失和泄密，從而帶來巨大的損失。
2.嚴格做好檔案信息的保密工作
檔案信息中有的信息是公開的，有的則是保密的。保密信息分內部、秘密、機密和絕密等不同等級，這些信息在管理時應采取相應的保密措施。因此，一方面，檔案管理部門要制訂合理嚴格的檔案信息化安全保密制度，并不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，應采取成熟的檔案管理系統和邏輯嚴密的流程化處理機制，引入科學實用的網絡安全應對策略, 加強檔案信息系統的防御性。
3.積極做好檔案信息的備份工作
當檔案信息由于計算機、黑客等原因丟失或不能使用時，備份的檔案信息可以及時恢復檔案信息系統的正常工作，減少工作人員的重復勞動，提高檔案管理工作的有效性。
（二）檔案管理人才的培養
1.加強專業業務能力的培養
檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求：一方面，管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，進一步提高自己的檔案知識和業務能力；另一方面，要建立完善的檔案人員培訓制度，有計劃地對在職人員進行繼續教育和培訓，更新其知識結構、提高其業務水平，以適應人事檔案工作環境的新要求。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育，使他們具有較高的思想政治覺悟，以及堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力，建設高素質的人事檔案管理人才隊伍。
2.加強檔案管理人員的通才培養
培養檔案和計算機復合型人才是更好地推進高校信息化建設的必要條件，因此在加強管理人員專業知識培養的同時也要注重計算機能力的培養，要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，如：參加計算機應用知識培訓、網絡技術培訓，掌握現代信息管理技術，方便檔案信息化管理。
3.做好人事檔案管理信息系統的維護與更新
第一，要加強軟硬件維護和管理，加強計算機的安全措施，杜絕技術和設備問題，確保信息在錄入、傳輸和處理等過程中保持真實、完整和安全。
第二，利用計算機相應的加密功能，做好權限管理，根據使用權限對通用數據庫的數據進行系統的分類與加密。
參考文獻：
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隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，在各個行業中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。
【關鍵詞】
人事檔案 信息化管理 必要性途徑
近年來，信息技術開始在人事檔案管理工作中進行應用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術與信息化技術有效的結合起來，加快推動人事檔案信息化建設，這不僅是人事檔案管理發展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發揮出來，為人事檔案的健康發展起到積極的促進作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升
人事檔案作為國家和企事業單位不可或缺的重要工某些人，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高
長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數據錄入到計算機系統中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢
信息化發展已成為當前社會發展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識
在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現一體化，確保人事檔案信息共享的實現。在當前人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設的重要內容，通過加快檔案信息化建設，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優質的服務，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質量的提升。而且在信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內容也得以更加豐富，實現了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數據庫建設
人事檔案信息數據庫雖然在信息的查詢、檢索、統計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內容進行查閱，這是人事檔案信息數據庫無法提供的。所以需要進行全文數據庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數據庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內容，這些則是人事檔案信息數據庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數據庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數據庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網絡，以實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。
2.3加強人事檔案信息動態化管理
人事檔案的管理不能再拘泥于傳統的統一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協調，從而實現人事檔案信息的動態化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現代化手段在人事檔案信息動態化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。
2.4加強網絡建設，構建信息平臺
在當前人事檔案管理工作中，需要構建完善的人事檔案網絡管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網進行聯接，確保干部檔案網絡化管理的實現。而且人事檔案網絡管理體系構建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現代化的實現起到積極的作用。另外，為了能夠實現人事檔案管理現代化，則需要人事管理機構要進行信息中心的設置，做好人事信息化管理的指導和技術支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規范，履行好人事信息收集和的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎，當前社會發展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現動態的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結合起來，實現靜態信息和動態信息的統一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。
3結語
在當前社會和經濟快速發展的新形勢下，相對于經濟和社會的發展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。
作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局
參考文獻：
[1]李瑋,溫婉稀.論人事檔案管理信息化和社會化[J].科技資訊,2011(18).
關鍵詞：高校；人事信息管理系統；信息共享
隨著信息技術在人類生活中越來越普及，利用計算機和網絡技術實現高校的人事管理已經迫在眉睫。高校的人事信息管理系統是實現人事管理規范化的重要工具，可以加強人事處與相關院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進而實現人事管理的信息化。通過人事管理系統建設，能夠將所有與人事管理相關的數據（例如人員基本信息、專業技術職務信息、崗位信息、黨政職務信息等）統一管理起來，形成穩定準確、可以共享的信息源，有利于學校領導對人力資源進行合理分配并做出正確決策，人事系統的投入使用將有力促進高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統
人事信息管理系統是以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進的計算機技術為方法的一種科學的人力資源管理模式。人事信息管理系統能夠實現對人事信息的采集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統主要通過軟件的形式實現對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統建設的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時還要對其編制類型、從事學科等專業信息進行管理，因此就要求高校人事信息管理系統具備功能性強、信息類別全面、查詢快捷等優點，需要建立起能實現教職工信息查詢統籌化、信息管理網絡化、用戶管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統。
1.查詢信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢頻率要比其他企事業單位多。人事管理員及時維護與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱評審、薪資調整、高校基礎信息調查等工作中，使用人事信息管理系統，查詢出符合條件的教職工信息，通過“導出EXCEL”功能將教職工信息導出，經過整理就能得到需要的基礎數據，大大縮短了基礎數據的收集工作時間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過人事管理系統的應用，現在僅需要一位職工用一個工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工信息這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時間才能完成，而使用人事管理系統在很短的時間就可以完成，且準確度更高。這充分說明通過人事信息管理系統的應用，可以節省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補充紙質檔案，優化信息存儲方式高校教職工人數龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計算機不夠發達的時代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來存放紙制檔案，同時還要配有數名職工來負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風性，以便于紙制檔案表格的長期保存，還要定期手動裝訂，這都需要學校投入大量人力、財力和物力，并不是符合高校現代化發展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經有多種人事管理系統，但是這些系統大多是針對企業所設計的，在高校中使用這樣的人事管理系統，不能滿足高校人事管理系統的需求。因此，針對高校人事管理的特點，設計一套程序使用瀏覽器/服務器結構的人事信息管理系統非常必要。這套人事系統必須操作簡單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護與拓展，功能方面可以滿足學校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統設計
高校人事管理系統用戶包括人事處各科室管理員、學院人事秘書管理員、教職工三大類用戶。系統建設初期，人事信息系統開發，教職工登錄后可以填寫修改自己的相關信息，提交后至學院人事秘書審核，審核結束后進入人事處各科室流轉審核流程。教職工信息填寫審核完畢，人事管理信息系統基本建成。使用過程中，教職工可以登錄系統，查看自己的相關信息，而人事處管理員登錄后可以進行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學的人事管理信息系統為例，系統的操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業單位編制教職工由人事科分配賬號、人事教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫信息——各單位人事秘書初審——各科室審核信息（根據權限分配）。高校人事系統管理員可以對教職工的提交信息進行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實現了高校教職工檔案的信息化管理，同時教職工對自己的檔案信息查詢也十分方便，如果教職工信息輸入錯誤或更新的內容，人事部門管理員可以定期維護或隨時進入人事管理系統進行修改，以確保教職工檔案信息的時效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統的開發對高校人事管理工作是極大的改革，在實際運行中，仍存在教職工配合度不夠的問題，信息填寫粗糙、不能及時提交等。造成這一現在的主要原因是對系統的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會使用人事信息管理系統的便捷，這些都是一項新事物出現不可避免的問題。在今后工作中，將人事信息管理系統的使用變得常態化，就能自上而下的重視人事信息管理系統的建設管理，有利于系統建設更加完備。此外，人事信息管理系統尚不是十分成熟，系統組織機構框架還有待進一步優化，信息字段需要進一步補充，需要更強的可操作性性來應對人力資源配置政策的發展要求，應重點做好以下工作。
1.加強基礎信息收集工作，人事部門管理員應不斷完善、更新人員基礎數據庫，將需要的人事基礎信息整理為人事系統字段，制定更新計劃以便及時進行更新，保持系統的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時，能夠提高人事工作者的整體素質和軟件操作技術水平，充分發揮信息系統的作用。
2.加強網絡建設，及時補充人員配備和計算機軟、硬件配置，以期未來可實現各個部門、各個科室之間的資源共享，根據工作職能共享相應的人事信息并通過該系統布置、完成各類報表工作等。同時，在建立健全學校數據庫的基礎上，結合整體性人才資源開發工作的需要，完善或開發各類報表系統、新進人員管理系統、人才計劃與人才獎項管理系統等，推動日常人事管理工作有條不紊的開展，最終實現全校辦公自動化。
3.加強人事信息管理系統安全及保密建設。人事信息管理系統是相對開放的系統，需要保密內容比較多，如學校機構編制等重要信息需要一定范圍內保密，教職工個人的身份證號、家庭成員、聯系方式等各類信息屬個人隱私，一旦大量泄漏，會造成諸多不良影響。這就要求系統地開展安全建設和整改后，初步建立起學校的教育網絡與信息安全保障體系，提高信息安全防護能力。
作者:闞麗景 譚憲軍 單位:河海大學人事處
參考文獻：
【關鍵詞】醫院檔案管理；信息化；必要性
【中圖分類號】G2 【文獻標識碼】A
【文章編號】1007-4309（2013）06-0070-1.5
一、實現醫院檔案管理信息化的必要性
1.社會信息化程度的不斷加速導致了醫院檔案管理信息化的迫切。現代社會的發展讓人們對于信息的使用越來越頻繁，信息資源對于我們的生活和工作帶來了巨大的作用，正是如此，檔案信息的價值才被人們所重視，檔案信息的需求也越來越大，傳統檔案管理開始承受壓力。為了能夠應對這種壓力，醫院只能跟隨時代的腳步，通過建設檔案信息化工作，來實現檔案信息管理，讓檔案管理工作能夠滿足發展的需要。
2.為了解決目前醫院存在的一些問題，必須要實現檔案管理信息化，這也是促進其他管理工作得到提升的關鍵。最近一些醫院在檔案管理信息化的建設上做出了很多的工作，但是就目前完成的情況來看，仍然不是很樂觀，一些單位的信息化意識和觀念都沒有形成，設備和技術仍然沿用過去的，這樣檔案管理水平就無法獲得提升。這些問題都需要通過革新觀念，轉變管理方式，引入現代設備來進行解決，讓傳統手工勞作轉變為信息化管理，這樣才是從根本上讓檔案管理工作得到提升。
3.實現醫院檔案管理信息化是確保醫療事業可持續發展和自身發展的需要。醫療事業的發展是綜合多方面來看的，其中人才是醫療事業發展的關鍵，而檔案信息中詳細的記載了人事資料，所以利用好檔案才可以發現人才、培養人才，對人才進行合理利用，發揮他們的各自功能。檔案信息化是為了更好的對檔案信息資源進行管理和利用，方便醫院對發現、培養和造就人才，而且檔案信息化后，檔案資源更加的豐富，對這些資源的利用渠道也更多，可以延長檔案壽命。
二、醫院檔案管理信息化的優勢
1.對一些檔案原件起到了保護作用。醫院在將檔案進行信息化處理之后，這些原文件就可以被很好哦的保護起來，避免了對這些原文件的重復利用而出現的損耗；而且原文件的丟失的風險也大大降低了。醫院在發展中會形成一些非常珍貴的文件資料，這些文件通過計算機信息化處理后轉變成電子文件，不僅方便使用，而且也不用擔心珍貴文件出現意外。
2.檔案信息化有利于檔案資源的共享和利用。檔案資源的最終價值在于使用，而檔案信息化能夠方便檔案的使用，為檔案的利用提供更多的渠道，擴大利用范圍，這也是信息化的最大優勢。電子文件比起檔案原件更加容易傳遞和應用，并且各部門之間對檔案資源的共享也能夠方便的實現，隨機存取，讓檔案的利用率獲得了很大的提升，這樣保證了檔案資源的利用最大化。
3.檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。過去的檔案檢索方式比較麻煩，浪費時間和精力在檢索工作上，而檔案信息化之后，檔案檢索變得非常簡便，使用電子歸檔和電子目錄，用電子信息查詢系統可以方便的調取，只要輸入正確的關鍵字即可，免去了繁雜的檢索工作。
4.檔案信息化之后，檔案更加容易管理。傳統紙質檔案需要大量的空間來進行檔案資料的存放，而且隨著時間的推移，除了空間的增加，起檔案的質量也開始降低，紙質檔案對保存環境要求比較嚴格。而檔案信息化之后的電子檔案可以使用多種存儲介質來進行保存，不僅節約了空間，相對的對保存環境也沒有那么嚴苛的要求。這樣管理起來更加的方便。
三、醫院檔案實現信息化管理的內容
1.文書處理過程和歸檔要實現信息化管理。檔案管理工作的基礎是文書工作，這項工作的對于檔案信息質量具有決定作用。因為檔案信息化的存在，就需要將每天收到的文件轉變成電子文件，登入計算機，然后根據批辦次序傳遞到局域網上去。發文過程也可以使用網絡來完成，這樣文書工作得到了簡化，檔案工作者的勞動量也降低了。
2.病歷檔案要實現信息化管理。隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
3.人事檔案要實現信息化管理。隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。
四、實現醫院檔案管理信息化的建議
1.檔案綜合管理是醫院現代化管理的重要組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要醫院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現醫院檔案管理信息化指日可待。
2.要實現信息化檔案管理，網絡設備建設是基礎。目前，醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現檔案資料的在線利用。
3.信息化技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業人才的培養也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是實現檔案管理信息化必須要解決的問題。
五、總結
近年來，信息技術在各個領域均得到廣泛應用，對人們的生活方式影響極大。為了順應時代的發展，事業單位的人事管理不斷向信息化管理推進。檔案管理采用信息化管理方式，極大提高了檔案管理的質量水平。本文主要探究信息化管理在人事檔案存在的挑戰，并提出相關的解決策略，以期促進人事檔案的信息化管理。
【關鍵詞】
人事檔案；信息化管理；對策
企業在人事管理活動中，會產生人事檔案。人事檔案內容主要包括個人的學歷、工作經歷、獲得獎項以及工作績效等，多以個人的姓名為檔案名稱。人事檔案是企業事業單位進行人力資源管理的重要資源，是國家檔案完整性的必要基礎。檔案管理具有重要的作用，在信息時代背景下，信息技術在人事檔案管理中的應用，能夠提高資源管理的有效性，因此，信息化管理得到了有效的應用與發展。
一、人事檔案信息化管理的作用
（一）促進檔案信息時效性的提高，推動制度的革新。
在傳統的人事管理工作中，多采用實體管理方式，這種方式在信息的搜集以及整理上比較困難，后期的檔案編排管理也需要人工完成。而人事檔案管理的信息化，能夠顯著提高檔案管理的質量水平和工作時效性，能夠推動企事業單位人事制度的不斷改革，首先是從思想層面更新員工的理念，在人才選拔工作中有效應用信息技術，能夠明顯提高選拔的效率。同時，在考核機制中有效應用信息技術，能夠不斷提高人力資源的管理水平，提高人才創新積極性。通過實時性的信息更新，能夠實現對員工的有效監督，進而有助于改善員工的工作積極性。
（二）不斷改善紙質檔案的保護水平，提高資源利用率。
人事檔案是企事業單位中應用比較多的一種檔案形式，在員工考核、人事調動等環節中具有重要的應用作用。人事檔案的信息化管理為用人單位提供了有效的查詢途徑，能夠不斷改善人事檔案管理水平，同時可以有效減少紙質檔案所面臨的損壞。信息化管理提供了一個有效的查詢方式，可以從數據庫中很快查詢到所需要信息，進而能夠提高工作的效率，降低資源的管理成本，提高資源的利用率。
二、信息化管理在人事檔案存在的挑戰
（一）基礎設施配備不完善。
人事檔案的信息化管理，能夠顯著提高人事檔案的管理水平，需要高水平的信息技術作支持，因此，需要完善的基礎設施配備。部分單位檔案信息化管理的基礎設施配備，存在嚴重不足，功能種類比較匱乏，嚴重制約著信息化管理水平的發展。
（二）未形成有效的監督制度。
在不少企事業單位中，尚未建立起有效的監督制度，未形成有效的認識，在人事檔案信息化管理工作實施中，出現不少差錯，不利于工作的有效實施。部分檔案管理人員并未認識到人事檔案信息化管理的重要性，也沒有合理運用法律監督等方式，提高檔案管理的安全性，使得實際的檔案管理監管工作中存在有阻礙作用。
（三）數據庫建設不完善。
部分企事業單位的人事檔案信息數據庫建設不完善，由于不了解認識檔案信息數據庫建設的具體內容，因此在數據庫的具體建設中，數據信息的完整性比較低，或者信息數據的后期維護工作存在差錯等問題時有發生。同時，信息數據庫的建設中還有不少安全風險，例如計算機病毒、網絡黑客等多種網絡風險，未形成有效的風險防范機制。
（四）檔案管理存在重錄入輕管理現象。
在人事檔案的信息化管理中，常常會出現重錄入輕管理現象，數據管理普遍流于形式，未能及時發現問題、解決問題，導致信息數據存在更新不及時、不準確等現象。另外檔案管理人員的專業素質水平直接影響到檔案信息化管理的正確實施與否，不少檔案管理人員缺少必要的專業知識，不具備所需的計算機操作技術，不利于人事檔案信息化管理的有效實施。
三、人事檔案信息化管理的改善對策
（一）完善基礎設施的建設。
在企事業單位中，管理者應該重視人事檔案管理工作，加大對基礎設施的建設水平。基礎設施的完善程度是信息化管理實施的必要前提，同時也是基本的技術載體，企事業單位應該在加大基礎設施建設力度的同時，不斷促進基礎設施的維護，同時不斷促進檔案信息化管理的優化。
（二）建設完善的數據管理系統。
在利用信息技術的基礎上，有效應用信息技術的優勢，構建出完善的檔案信息數據管理系統，同時利用網絡技術實現對數據管理系統的實時監測與維護，不斷促進數據管理系統的優化。企事業單位應該針對人事檔案進行分類處理，并根據信息內容進行主題分組，以便提高檔案信息的及時處理速度。
（三）推進數據庫建設水平。
在人事檔案的數據庫建設中，應該保證人事檔案內容的完整性基礎上，構建內部檔案信息管理平臺。通過對相關設備穩定程度以及性能的實時監測，促進數據庫建設水平的提高，進而不斷優化數據庫建設，構建出高效的數據庫服務系統，提供多種人事檔案管理功能。
（四）提高檔案管理人員的素質水平。
采用多種培訓方式，不斷促進管理人員素質水平的提高。企事業單位應該積極舉行相關的培訓活動，同時針對培訓效果，制定相應的考核機制，提高企事業檔案管理人員的培訓積極性。企事業單位的檔案管理人員應該樹立起正確的檔案管理意識，培養專業素質，提高自身的管理水平。
四、結束語
信息技術在各個領域得到了廣泛的應用，對人們的生活方式造成了較大的影響。事業單位的人事管理不斷向信息化管理推進，提高了檔案管理的質量水平，具有重要的應用價值，相關人士應該積極探索有效改進策略，不斷促進檔案信息化管理水平的提高。
作者：鐘明娟 單位：山東省高密市社會保險事業管理中心
【參考文獻】
關鍵詞:數字化校園;人事管理系統;信息化
一、前言
近年來，隨著數字化校園建設步伐的不斷邁進，高校的各方面管理方式、途徑也隨之發生了一系列的變化。高職院校作為我國高等教育的重要分支，也在響應時代，逐步將數字化校園引入學校管理的各個層面上來。數字化校園構成了統一的用戶管理、資源管理以及權限管理，把學校建成一座面向校內，同時又面向社會的一個超越時間和空間的虛擬性大學。建設數字化校園的目的是提高學校的行政管理效率，提高學校的教育教學水平，進而提高學校的整體辦學實力及核心競爭力。
二、高職院校數字化校園人事管理系統建設的必要性
(一)高職院校人事管理工作的性質
人事管理工作作為高職院校行政管理工作的一個重要方面，由于管理基數龐大，往往具有信息量大、采集涉及面廣，信息共享、信息關聯程度高，數據時效性、一致性及準確性強等特點，其工作涉及廣大教職工的選拔、培養和收入，直接關乎教職工的切身利益。因此，需要通過現代信息技術、網絡技術來建立人事管理信息系統，以實現高職院校人事管理現代化進程，使管理更為高效、精細和準確，充分體現行政管理的公平、公開和公正。
(二)數字化校園的建設需要
人事管理系統建設屬于數字化校園建設的一個重要分支。高職院校在建設數字化校園時，需先建設數據中心平臺(即為數字校園的神經中樞，主要負責收集、處理和儲存各類共享信息數據，并為全校提供信息共享服務的平臺)，為人事、教務、科研及財務等管理系統提供基礎信息，而人事數據作為教職工基本信息的載體，是數據中心平臺構建的重要基礎。
三、當前人事管理系統存在的問題
(一)缺乏信息資源共享，容易形成信息孤島
目前，大多高職院校都實現了人事管理工作的信息化，但很多都只是一個獨立的管理系統，沒有結合學校其他管理分支進行數據共享和交換并形成一個完整、統一的管理系統。這往往導致學校其他應用系統的重復建設、重復投資，如人事部門對于全校教職工個人信息的管理與二級管理部門對本部門教職工個人信息的管理脫節，造成了各自的數據庫的重復建設、管理，嚴重影響了學校的信息化建設和日常教學、科研等各方面管理工作。
(二)技術力量不強，專業水平有待提高
由于校園內部缺乏一只獨立的專業技術隊伍，無法承擔數字化校園的建設工程，高職院校數字化校園建設往往是項外包工程，他們設計的信息系統實用性不強，也無法做到對系統的實時更新和維護，導致系統設計的不合理與低利用率，最終導致人事部門仍舊返回使用自己獨立的信息管理系統。
(三)基礎信息可靠性不高，數據冗余嚴重
由于信息數據都是人為錄入，而且通常錄入工作由一個人完成，缺乏多人核對或本人核實的步驟，同時在數據收集的過程中，也存在多頭收集、重復收集、收集不及時等問題，這些往往造成數據存在誤差，加上儲存、處理的數據緊緊交織在一起，數據難以得到有效管理和使用，使數據冗余愈加嚴重。
四、高職院校數字化校園人事管理系統建設的對策
(一)管理層面加大重視，加強專業技術力量
高職院校數字化校園建設需要壯大專業技術隊伍來進行支撐。學校管理層面應該重視信息技術骨干的進修、培訓，引進這方面專業技術人才，建立一支技術能力強、業務水平高的隊伍來確保數字化校園建設的順利進行。同時還要對人事部門以及其他相關部門的工作人員進行培訓，使他們能熟悉掌握該管理系統。
(二)整合基礎數據，合理實現人事資源共享
將人事管理系統融入校園整體數字化建設中去，實現個人基礎信息與下級有關管理部門的共享與更新，同時提供本人查看核實、提供變更渠道，提高數據的準確性和實時性，有效地節約數據共享與消除對數據的重復管理機數據的不同步等問題，達到整合信息資源，減少資源浪費的目的。
(三)增加系統安全評估，降低不必要風險
人事管理系統不同于其他管理系統，其牽涉教職工多方面的敏感信息，因此，管理員要設置不同權限，例如個人信息除本人外只能由人事部門以及下級師資管理部門的有關工作人員可以查看，本人如要變更個人信息，需在系統上遞交申請，先由直屬師資管理部門審核再提交人事部門進行審核變更等。
五、結束語
人事管理信息化是學校人事管理的基礎工作，更是整個數字化校園建設的核心工作。因此，隨著數字化校園建設的推進，我們應完善相關規章制度，制定人事管理系統建設的規劃，明確目標，保證與學校發展方向一致，從而創造良好的校園虛擬環境。
參考文獻:
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[關鍵詞：] “互聯網+”；醫院人事檔案；管理
在醫院有序運行和管理過程中，人事檔案的管理是極其重要的一個環節，人事檔案能夠客觀性、具體性描述醫院每一位職工的客觀狀態、教育背景和工作經歷，是醫院領導決策層選拔人才的重要依據，因此要對醫院人事檔案進行認真細致的整合和歸類。要求人事檔案管理人員要從思想上認識到人事檔案工作的重要性，在人事檔案管理工作中積極肯干，從而提高醫院的人事檔案管理水平。但是由于人事檔案管理工作類別較多、檔案相關文件工作量大，管理范圍較為大，難度也較大，醫院人事檔案管理中，紙質人事檔案管理工作方式，已經不能滿足醫院在新時代的新要求。近年來，由于社會的不斷發展，網絡技術的不斷興起，“互聯網+”逐漸應用于各行各業。因此醫院人事管理檔案應緊跟時代的腳步，積極應用“互聯網+”，使醫院人事檔案網絡化，提高醫院內部的人事檔案管理效率。
一、“互聯網+”視野下醫院人事檔案管理的背景
（一）“互聯網+”的興起
隨著社會不斷發展和網絡技術興起，“互聯網+”在社會不斷推行，檔案信息的檢索和傳統的紙質檔案相比，具有更加便捷和快速的優點，面對大量的人事檔案信息，能夠以多種方式和手段對信息進行檢索。傳統的的紙質檔案管理和相關服務，必須有人員的參與，效率低下，難以滿足現今社會高效率快速發展的需求。面對傳統的紙質檔案材料落后于時展的現狀，必須有緊跟社會發展形勢，利用網絡技術，加強對醫院人事檔案的管理，不斷增強人事檔案管理水平，對人事檔案資料進行維護。同時加強人事檔案服務多樣化和細致化，滿足全院職工的各類使用需求，積極實現信息共享，實現醫院人事檔案價值的最大化[1]。
（二）便利化搜索檔案資料
通過使用網絡技術手段，能夠直接提高醫院人事檔案管理水平，使得醫院人事檔案資料向著網絡化發展。可以借助網絡技術手段，對人事檔案中的圖片、文字、數字等進行分類整合和存儲，不斷完善人事檔案數據庫，逐漸形成高效快速的人事檢索系統，人事檔案管理者可以快速完成人事資料的篩選和定位，提高了人事檔案資料的利用率。在“互聯網+”視野下，醫院的人事檔案管理必須要建立在網絡技術的基礎上，不再受傳統的人工數據收集所限制，通過網絡技術，將人事檔案上傳至電子端，可供醫院領導決策層和工作人員進行輔助檢索，使人事檔案管理實現新的升級。
（三）多樣化檢索
在醫院的行政管理中，人事檔案管理的基礎是信息資料的收集與歸類整理，是人事檔案的重要環節，能夠影響人事檔案管理的水平，與傳統人事檔案管理模式相比，“互聯網+”視野下人事檔案管理應用了電子信息技術和網絡技術，拓展了人事檔案檢索的渠道，使人事檔案收集的來源更加多樣化，發揮了信息時代數據實時更新的作用。網絡技術還可以使人事檔案資料中，不僅局限于文字、數字，還可以以圖片、視頻等形式進行全方位記錄，保證人事檔案資料的完整性[2]。
二、醫院人事檔案工作存在的問題
（一）基礎設施有待更新
現階段，大多數醫院對于檔案管理的基礎設施水平參差不齊，傳統的硬件設施還在繼續使用，這對醫院內部的人事檔案管理工作十分不利。一些檔案管理人員沒有重視檔案“互聯網+”網絡化管理，沒有使用先進的檔案管理技術，導致人事檔案管理效率低下。對于醫院內部的檔案管理工作來說，現代化的檔案管理模式對計算機硬件和網絡環境要求較高，人事檔案管理相關工作人員要加強網絡硬件和軟件的環境建設，為人事檔案管理工作提供有力保障[3]。在市場經濟發展的社會背景下，各地醫院在穩步發展，在這個過程中，人事檔案的數量和使用頻率也在增加，因此有必要完善檔案管理制度來滿足醫院當前的人事檔案使用需求[4]。
（二）人事檔案管理理念落后
信息化時代，每個行業都意識到了信息技術的強大和必要性，但是社會的不斷發展和進步，使得一些人事檔案管理人員無法適應信息化的快速發展，導致人事檔案管理人員對檔案管理工作有著抵觸情緒，工作效率低下。部分醫院已開展現代化的檔案管理模式，也有著配套的網絡硬件設施，但是很多檔案管理人員還是習慣于傳統的人事檔案管理模式，信息技術使用不熟練，對現代化的人事檔案管理模式很難適應[5]。
（三）檔案管理人員專業素養有待提高
檔案管理人員是人事檔案工作重要的一環，其工作涉及的內容主要有信息搜集、信息整理、信息整合、信息電子化等，各項工作之間環環相扣，要求檔案管理人員有著較強的檔案專業知識背景，有著較強的業務水平，具備較高的管理能力和責任心。大部分醫院的現狀為，檔案管理人員對于人事檔案相關問題研究不夠深入，專業素養有待提高，對人事檔案管理系統的使用不熟練，致使一部分醫院的人事檔案管理水平較低，不利于醫院人力資源管理的長久發展[6]。
三、“互聯網+”視野下醫院提高人事檔案管理能力的對策
（一）加大檔案基礎設施投入
在“互聯網+”的社會背景下，醫院決策管理層應從實際工作出發，設置合理的人事檔案管理崗位，對人事檔案管理的設施及時更新換代與維護，加強人事檔案管理的環境建設，不斷提高人事檔案管理的業務水平。對于人事檔案基礎設施，相關崗位管理人員應結合日常人事檔案管理的需求，選擇合適的硬件設備和軟件設備，因地制宜，制定出適合自身的醫院信息系統軟件，并進行檔案資料網絡化管理。在檔案資源信息化管理的過程中，兼顧經濟性、實用性原則，有效保護醫院檔案信息的安全，確保檔案管理工作高效性和便利性[7]。
（二）加強人事檔案管理人員的專業素養
醫院具備了合適的硬件和軟件條件，需要配備專業的人事檔案管理人員。對于人事檔案管理人員，需要有過硬的檔案專業水平，積極進取的工作能力，認真細致的責任心，才能使檔案管理工作高效運轉。在實際工作中，檔案管理人員不僅要有較強的檔案業務水平，不斷充實自身的業務素養，還要涉獵醫學相關的理論和臨床知識，同時能夠熟練操作計算機，隨著時代的發展與時俱進。隨著“互聯網+”技術的不斷普及，檔案管理人員要不斷更新網絡信息技術，將計算機網絡技術真正用于人事檔案管理工作的每一個環節中，使人事檔案管理工作高效運轉[8]。
（三）轉變人事檔案管理思想
網絡信息技術的飛速發展，帶動了“互聯網+”的新發展，醫院人事檔案管理人員要意識到引進先進通訊技術手段的必要性和重要性，積極轉變固有的老舊人事檔案管理思想，不斷創新，發揮網絡信息技術在人事檔案管理的優勢。同時需要公立醫院的管理決策層和人事檔案相關管理人員的意識不斷深化，樹立人事檔案管理規范化的意識，充分調動人事檔案相關管理人員的工作積極性，對人事檔案管理工作充滿熱情，對人事檔案管理電子化采取認真負責的態度[9]。
四、結語
“互聯網+”的理念在現今社會得到了廣泛的普及，醫院的人事檔案管理工作也在積極推進引入“互聯網+”的管理理念，緊緊跟住時展的步伐，使醫院人事檔案管理人員能夠積極應對，不斷提高自身業務水平和管理觀念，不斷充實自己，積極提高自身的檔案管理專業水平和專業素質。醫院也應加強對人事檔案硬件設備的投入，為我國的醫療事業提供有力的后勤保障。
參考文獻
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供電企業的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業本身存在人事檔案管理意識淡薄的情況，企業的精力和資金投資過多地投放在生產經營上，長此以往，導致了供電企業人事檔案管理制度的不健全、供電企業的人事檔案管理不規范的問題。其次，是內容不完整、準確性不足的問題。供電企業的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動情況等材料的完整性不足，使得企業的人事檔案未能很好反映當前情況，且有時也可能會給員工帶來不可彌補的損失；目前現代企業人力資源管理推廣使用的EPR系統和人力資源管控系統在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發現存在著部分職工人員的電子信息與紙質檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴格的問題。一些企業的人事檔案管理既缺乏專用的設備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當需要用人事檔案辦理相關手續時，就會造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設滯后的問題。雖然信息化隨著網絡信息技術的迅速發展成為了提高企業檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術手段落后等問題，導致企業的人事檔案管理不能很好地適應現代化的發展。
二、供電企業人事檔案動態管理的完善措施
人事檔案管理工作是企業人事工作中的重要組成部分，企業的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業的發展日趨起著關鍵的作用。供電企業的人事檔案管理工作的存在和發展是企業內在、本質的需要，對企業的生存和發展有著重要的影響。因此，針對供電企業的人事檔案管理，應突破傳統的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現人事檔案的動態管理。對此，可以從以下幾方面入手。
1.完善、創新人事檔案管理制度
在供電企業的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發展的規章制度，消除傳統管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業的人事檔案管理更具規范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業需要依據人事檔案規范化管理的需要、結合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業人事檔案管理各項檔案的管理規章制度，并要根據員工檔案的內容、檔案標準等對企業職工的人事檔案資料進行規范的分類整理以及更新工作，并提高紙質檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現人事檔案管理的標準化、規范化和完整化。
企業也可以建立起專業化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發利用機制，即結合企業的實際發展情況、充分利用計算機網絡建立起適合企業自身實際發展需要的人事檔案管理檢索系統和一個完善的咨詢服務體系，以實現人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現人事檔案管理系統與外部的企業人事檔案管理環境之間的有效地溝通和聯系、實現人事檔案的動態管理。對于供電企業的人事檔案管理，還需要增強企業的創新意識，創新管理模式。要著眼于形勢的發展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關工作人員要積極創新，尋求有效的方法解決管理工作中出現的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。
2.重視加強人事檔案管理的信息化建設
隨著計算機信息技術的發展，在供電企業的生產經營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網絡技術。重視加強計算機網絡技術在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設，是實現供電企業長遠發展的必要選擇。對于企業的人事檔案管理信息化建設，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業要認識到企業人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業核心競爭力的重要手段。要加強供電企業人事檔案管理的信息化建設，企業要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網絡，為實現人事檔案管理的信息化建立基礎；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業人事檔案數據資料的收集管理工作，對此要實現人事檔案管理工作流程的數字化、保證數據資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現供電企業人事檔案信息化的管理。
3.加強人事檔案管理隊伍的建設
對于供電企業的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關人事檔案管理工作人員的素質、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務企業。
三、小結
【?P鍵詞】干部檔案管理；多媒體信息網絡系統；必要性；方法
近年來，我國大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期人事工作更應該走在前面。采用現代化、科學化的手段做好新時期的人事工作，可以更好地服務于以經濟建設為中心的社會主義現代化建設，這不僅是新時期人事工作的需要，同時也是國家信息化工作的必然要求。
一、多媒體信息網絡系統構建的必要性分析
通過構建干部檔案管理多媒體信息網絡系統，干部管理部門能獲得更為直觀且全面的干部信息。實際上，該系統的建立，不僅能夠使我們迅速獲取干部的各方面檔案資料，包括簡歷、思想、特長、政績、素質等，同時還能夠借助影像資料對干部的生活作風、學習能力、工作能力等進行全面了解。借助于該系統，領導階層能夠實現對干部綜合素質的客觀且全面的評定。在建立多媒體信息網絡系統之后，一方面可以更加準確、快速地獲取干部個人情況包括簡歷、思想、特長、品德以及業績等，另一方面可以查詢其日常學習、工作以及生活方面的情況，其資料可包含錄音資料和視頻資料，更具全面性。除此之外，該系統的構建還可以通過信息共享促進工作效率和工作質量的提高。通過網絡信息共享，有助于避免各部分對相同信息的重復錄入，并且更新也可以同步，有助于提高信息的時效性。
二、多媒體信息網絡系統構建的方法分析
（一）對應用軟件進行規范。為了達到信息共享，建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享，按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統所涉及的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
（二）積極應用先進電子信息技術，使信息系統具有完整性。多媒體信息網絡系統是以網絡平臺為基礎構建的，而網絡技術具有先進性，包含了多種技術，例如多媒體、數據庫以及網絡安全防范等。要想構建完善的干部檔案管理多媒體信息網絡系統，必須要做好以下幾個方面工作：一是構建干部信息數據庫，這是信息系統的基礎。該數據庫包括兩個板塊，分別為多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，并且兩個部分的內容都要豐富，能夠將干部每個方面的信息都涵蓋在內，從而使其應用范圍更加廣泛。多媒體數據庫是信息系統構建的一個難點，這主要是由于視頻數據和圖像數據的容量都比較大，調用速度比較慢，并且在管理方面的難度要大于文字。若只是采用文件方式來存放，難以滿足檔案管理中對數據的調用、管理、存儲以及更新等需求。因此，從長遠發展需求來看，采用多媒體數據庫對于提高數據存儲效率和管理效率都具有非常重要的意義。二是做好軟硬件技術和設備工作。高性能的設備和先進的多媒體技術是使該信息系統達到最佳應用效果的基礎。例如，在照片、音頻以及視頻等的采集中，都需要保證較高的質量才能進行后期制作，提供更加清晰和逼真的效果，并且也便于長期保存。
（三）信息系統的構建需要有計劃、分步驟、分階段。干部檔案管理多媒體信息網絡系統的構建必須要做好相關計劃，將其分為不同步驟和階段，并按步驟執行。實際上，為了實現多媒體信息系統的階段性、步驟性，則必須要做到以下三點：其一是要明確系統框架，這部分主要包括建立高速網絡、錄入數據資料、應用軟件選擇。要求三個環節同時著手展開，并同一時間完成。其二則是對系統進行完善，在日常應用中不斷完善和改進系統，從而提升系統的應用價值，使其能夠更好地配合工作。
（四）重視應用、全員行動。干部檔案管理多媒體信息網絡的構建目的在于應用，因此其建設必須要保證其實用性與服務性。而在進行干部信息網絡系統的籌建時，往往會涉及到內部的諸多部門，不僅需要涉及到干部的工作領域，同時也需要征求干部管理部門的意見。因此，若要加快推行干部檔案的網絡系統構建，則必須要做到全員行動。而全員行動則能夠很好地推動干部檔案管理的采集與錄入，從而使信息網絡構建的速度有所加快。
三、總結語
現代社會，生活節奏、經濟發展不斷加快，為了能夠更好地服務于社會發展，政府部門必須要適應現代化快節奏，努力構建干部檔案管理多媒體信息網絡系統，從而提升政府部門的管理效率和管理水平。如此一來，干部的行政辦公能力將會得到極大增強，避免了以往人動以及檔案變動所帶來的不利影響，實現了干部檔案管理的安全性、科學性以及高效性。
關鍵詞：軍隊 人事管理 信息化 網絡化
一、加強軍隊人事管理信息化建設的意義
當前，我國軍隊正在深化人事制度改革，取得了可喜的成績，但是，由于種種原因，軍隊人事制度還存在著一些弊端，如部分干部和士兵在不同程度上有 “坐鐵交椅”、 “吃皇糧”思想，這需要加快軍隊人事管理信息化建設的進程。傳統的軍隊人事管理主要是以“管事”為中心，注重的是控制與管理人，屬于行政事務式的管理。而現代人事管理思想提出要以考核和激勵為手段，注重對人力資源進行有效開發，實現最優組織績效。這是以人為本思想在組織人事管理的具體應用，遠遠超出了傳統的人事管理范疇。傳統的人事信息資源大都是以紙為載體的實物資源，不便攜帶，同時由于保密等原因，對其利用率不高，只有在必要的時候才會用到它們，屬于“被動”的利用。實現人事管理信息化后，各種人事信息資源以磁信號和數字信號的形式出現，在做好保密的前提下，能夠非常方便地進行查詢和使用。而且還能運用人事管理信息化系統，對人事信息資源進行分析整理，做好人才分析和預測，為進行人力資源戰略管理提供可靠資料。此外，軍隊人事管理工作內容繁雜、體系龐大，千頭萬緒，卻又牽涉到廣大干部和士兵的切身利益，不能有半點馬虎和懈怠。加強人事管理信息化建設可以更好地理順人事管理工作的各項流程，使得人事信息、業績考核、薪酬管理等各項模塊有機地統一起來；可以規范人力資源管理的各個業務流程。
二、軍隊人事管理信息化面臨的問題
1.對人事管理信息化建設重視不夠。部分領導如“局外人”般對待人事管理信息化建設，不主動了解，不加以重視，對其必要性認識不足，行動上缺乏動力。這種認識上的不足必然導致在推進信息化建設的過程中出現一些消極的行為。如對人事管理的認識還只停留在日常性、事務性階段，對戰略性人事管理信息化建設重視不夠；或者往往把人事管理信息化建設理解為利用信息技術設計一個考核體系，或者建立一個薪酬系統，而不對管理模式進行全方位的配套改革，客觀上造成軍隊人事管理信息化建設“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。
2.過分追求大而全的“完美”軟件。有的人以超前的思維對待人事管理信息化建設，讓各個業務部門按照工作需求的方式匯總信息化建設需求，然后按照這些需求去進行建設，總想找到一套大而全的“完美”軟件，追求一步到位，結果往往是各部門室都會提出許多個性化需求。因為大家都想著要趁這次機會把需求提全，使所有工作都達到信息化。事實上，由于經費、技術等因素的制約，有些軍隊連基礎數據庫都還沒有建立起來，仍處在信息無法共享、各自為政的階段，雖然想要一步到位，但行動上卻遠遠落后。
3.建設過程中各自為政，重復建設現象嚴重。在人事管理信息化建設過程中，還存在部門各自為政、重復建設的現象，缺乏統籌規劃和協調。由于管理職責不清，分工不明，常常為了單一的人事管理事務單獨建一套數據，信息資源呈“離散型”。突出的表現為人事基礎信息的各自為政，在軍隊管理各部門中均擁有各自的人事基礎信息庫，同時各自對信息庫進行維護。
4.人事工作人員信息素質高低不一。對于人事管理信息化建設來說，人事工作人員信息素質具有至關重要的作用。因此，對軍隊人事工作人員的素質提出了較高的要求。但是，縱觀軍隊人事工作者隊伍，呈現水平參差不齊的特征。整體文化水平、技術程度距信息時代的要求還存在不小的距離；信息工具運用能力程度也不很高，習慣于傳統的信息建設、管理和信息交換的方式方法；在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發展；不能對數據進行深層次分析，無法為科學決策提供必要的依據，這種狀況勢必影響軍隊人事管理信息化建設的進程。
5.欠缺規范，準確性不高。不能及時準確地提供可靠的統計報表和相關分析數據，制約了管理層決策的及時性和準確性。管理職責不清，分工不明。常常為了如薪酬調整、人員變動等單一的人事管理事務單獨建一套數據，人事管理信息冗余，最突出地表現為多頭建立各自的人事基礎信息庫。導致各自對信息庫進行維護，信息的準確性、完整性、一致性、時效性難以保證。這就造成了人力、設備資源的嚴重浪費。工作也難以理順，效率低下。
三、加強軍隊人事管理信息化建設的對策
1.思想上要高度重視人事管理信息化建設。領導認同和重視是軍隊人事管理信息化建設取得成功的有力保障，人事管理部門主動、積極的工作是其不斷推進的助力。領導的重視能為人事管理信息化建設提供必要的權力保障，可以在政策、資金、人力、技術等方面給予重點扶持，在管理理念和管理方式方法的變化、組織機構和崗位調整等問題上能夠統一步調，同心協力，有效調度各方面的力量。人事管理部門的重視有利于做好人事管理信息化建設的具體事務，推進信息化建設的發展。如認真做好系統的維護和管理工作，掌握各種數據的加工與處理的方法。深入挖掘和發現有用信息，為軍隊的人力資源規劃、決策提供科學、可靠的信息。
2.立足實際，循序漸進地推進信息化建設。人事管理信息化一定要立足實際，循序漸進，注重實效。目標不能定得過高，不能追求一步到位，要有步驟、分層次進行，先打基礎，后談應用。首先要做好信息收集、存儲工作。人事管理信息的收集、存儲是人事管理信息化建設的前提。因此，在啟動階段，必須全面收集所有人的有效信息，認真核實，確保信息的完整性和準確性。其次，要建立人事管理信息數據庫，提高人事管理的工作效率，使軍隊人事工作者有更多的時間考慮如何提升人事管理水平。最后，要加快軍隊人事管理信息網絡化建設，實現人事管理業務的現代化、規范化、流程化。要積極開發人事工作服務軟件，將人事部門從傳統的人事工作中脫離出來，并利用網絡建立自助服務系統，完成三步走的過程，即人事信息數據庫-人事信息網-局域網建設。
3.加強人事管理信息化隊伍建設。在人事管理信息化進程中，信息系統只是管理的輔助工具，其價值的大小，最終取決于人。沒有一流的人事管理隊伍，就不會有一流的信息化水平。在人才的擁有方面，軍隊雖然有來自五湖四海的新新青年，他們聰明智慧，對電腦和網絡具有得天獨厚的優勢，但是真正精通信息化技術的人事管理人才還是比較匱乏，有的是只懂信息技術，不懂人事工作；有的只會人事工作，而沒有掌握信息技術。因此，軍隊要大力培養復合性的信息系統管理人才，要不斷加強人事工作者信息技術培訓，有針對性地設計培訓方案，在培訓內容上做到人事管理與信息技術應用并重，增強培訓的實效性，造就一支具有較高水平的信息技術應用能力和人事管理能力的人才隊伍。
4.加大人事管理信息化建設投入。俗話說，兵馬未動，糧草先行。加快軍隊人事管理信息化建設的進程，需要財力、物力的保證，其中經費的保證是很重要的因素。在目前軍隊經費偏緊的情況下，要采取國家投入與學校投入相結合、校內投入與社會支持相結合的辦法，積極籌措人事管理信息化建設資金，確保項目的順利實施。同時，軍隊可充分發揮自己在信息學科方面人才和科研的優勢，加快推動人事管理信息領域科研成果的轉化。建立新的經濟增長點，把人事管理信息化建設引入良性發展的軌道，促進軍隊人事管理信息化建設健康地發展。
參考文獻：
隨著現代信息技術的高速發展和國際互聯網絡的建立，我們邁進了一個全新的網絡時代。為充分利用現代信息技術的成果，使醫院檔案工作從傳統工作模式向電子化模式發展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段和效率，跟上社會信息電子化發展的步伐，為經濟社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。
1 目前醫院人事檔案管理現狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現狀及存在的問題
目前醫院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態反映個人信用狀況等缺陷。傳統檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發達的今天，變的難以適應現代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢人員對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。一旦出現此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內容，但難免將一些不應查閱的內容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數據和登記，無法體現出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優質服務和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也應清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：（1）電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。（2）電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。（3）電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側重點不同、技術基礎不同，使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內容與人事檔案的原始記錄也應是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復的。在現代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側重點各不相同，信息轉換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統中的主要數據來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權威性。但由于多數單位已有了人事信息系統，檔案管理系統中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務平臺建設需有一個統一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設平臺，如財務部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復建設不兼容的平臺，也為醫院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統一的平臺標準顯得至關重要。從長遠角度看，如果標準不統一，以后各部門之間進行信息共享或聯合開發，就很可能由于數據庫結構的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，運用現代化、科學化的手段做好新時期人事工作，更好地為現代化建設服務，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務。
2.2已具備了物質條件設施
現在各大醫院的網絡已基本上實現了寬帶化，絕大部分都實現了電腦化辦公。這為實現人事檔案信息電子化管理提供了物質基礎。而電子檔案的軟件技術及相關管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術上的保障。在現有的設備基礎上增設相應的檔案存儲、管理軟件、數據庫軟件及相應的設備，即可實現電子化檔案管理。
2.3人事信息規范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內容不規范，信息系統流程不科學。要改變這種狀況，就需要用現代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應不斷提高科學管理水平。這就要求我們去積極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經濟體制和人事制度改革相適應的人事檔案管理模式，采用現代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發揮計算機在檔案管理方面的作用，實現規范化、網絡化的管理方式。
3 進一步規范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結合的基礎上，可將檔案管理與人信息這兩類系統合二為一，開發推廣全國統一或較大領域統一的人事信息管理系統，實現人事檔案基礎管理工作一信息開發利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環節和重復勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設規范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數據備份，一旦發生問題數據難以恢復，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔，更要面臨系統安全的巨大挑戰。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領域應用計算機技術，建立全面、規范的管理制度是不容忽視的問題。規范操作程序，對保密等相關問題提出明確的要求。制訂更為全面規范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內建立數據庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統使人員配備不足的矛盾更為突出。多數單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓，提高管理人員的計算機應用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術方法及網絡環境下電子檔案接收的研究，并根據工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環境要求高，要進行適當的投入。同時，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設備，并由專人管理。各單位可根據自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
