時間：2023-06-21 08:55:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案如何管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一引言
全球網絡化浪潮隨著現代信息技術的飛速發展而興起，從而造成了以現代信息網絡為基礎的新信息環境的高速形成和發展。在這樣的環境下，導致了高校檔案及其功能與形式、工作方式、服務內容、服務方式和服務對象在發生變化。同樣也影響到了高校檔案的管理模式和管理方式。面對新的挑戰，關鍵在于如何對檔案的管理進行根本性的變革。
二高校檔案管理面臨的新環境
信息網絡技術的發展，帶來了很多的有利因素，以及引起信息社會對信息需求的不斷增加。也帶來了一系列的轉變，傳統檔案數字化、網絡化、虛擬化，將檔案從傳統解脫，從而面對整個信息環境來組織、選擇、使用各類信息資源及信息服務方式。“網絡檔案”或稱“虛擬檔案”這樣的新名詞就這樣誕生了。網絡檔案作為現在信息網絡的核心部分，是未來的發展趨勢，也是高新技術發展的必然產物。
網絡時代的環境下，檔案形態發生了很大的變化，它的工作也發生了重大的變化，重心將落在信息資源的開發和利用上來。檔案是信息網絡上的一個重要環節。檔案是要隨著時代環境的變化而變化的，需要在網絡環境下不斷調整自己的定位和姿態。與此同時，檔案的工作人員也需要不斷調整自己的行為，提高素養以適應形勢發展。
三高校檔案管理面臨的新要求
一個良好的信息網絡，可以為高校的檔案信息服務和信息資源創造一個非常好的環境。但與此同時，也為高校的案信息服務和信息資源提出了嚴峻的挑戰，主要表現在以下幾個方面：
（一）信息服務人員素質方面的要求
信息技術高速發展的年代，高校檔案信息資源的數字化已經是個重要的趨勢。在過去，檔案室大小和材料多少是衡量檔案的地位和作用的一個標準 ，而現在這種標準主要表現在信息服務手段是否自動化、信息服務形式是否多樣化、信息服務質量是否高效化、信息服務資源是否網絡化、信息服務對象是否全球化和信息服務人員是否高素質化等等方面。因此，要求信息服務人員必須具有各方面的良好素質：計算機，英語，網絡，軟件，數據庫以及其它領區的知識是不可缺少的，而信息的檢索能力是更加要熟悉的。
（二）信息服務方式的要求
高校檔案的信息服務應改變以保管為主，被動式的信息服務方式。高校檔案信息服務人員應積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料的咨詢，提供查詢和資信服務，為用戶提供更好的服務。
四高校檔案管理及服務的新對策
管理和檔案一樣需要電子化、數字化，我們要從多方面來進行調整，這幾個方面主要表現在：
（一）改變傳統檔案建設思想，開發和利用網絡信息資源
高校檔案必須摒棄“大而全”的思想，根據高校自身的特點積極合理利用網上資源，以此來不斷的推廣和發展自己的資源，加強自身的管理。
文件材料完整齊全和盡可能滿足利用，是高校檔案規范化建設的最大化的目標。這就需要我們做出大量的工作來加強過程的控制，需要從根本上來重視材料的收集與應用，并且需要做到每項工作的開展與文件材料收集同步，項目質量檢查與檔案檢查同步。工作激勵機制是一項很好的制度，這樣可以保證文件材料的質量，建立一個合理的監督和管理制度來監督材料的管理和監督。檔案工作的最終目的是的檔案的合理利用，也是檢驗檔案價值和檔案工作水平的非常重要的因素所在。教學工作水平評估工作對于各高校來說是一個非常好的機會，可以幫助學校慢慢的建立起高校檔案資源信息化建設，建立各種專題檔案數據庫、重點學科建設數據庫、歷屆畢業生數據庫等等，實現檔案管理現代化，使檔案工作的各個環節以更高的效率為高校的各項工作服務，實現檔案信息資源的共享等等。
（二）開展檔案際交流與合作，實現網絡信息資源共享
高校檔案建設需要打破自我封閉的狀態，一方面要將自己的優勢條件放到網上去，加強各地區各學校的交流與合作，另一方面要加強橫向聯合，尋找別人的長處來彌補自己的短處。例如加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作。廣泛開展聯機檢索等業務，互通信息，促進交流，改變各自為政的局面，優化檔案信息資源配置，聯合搞好信息資源開發，實現資源共享，實現優勢的相互利用，相互促進與發展，以此達到“分散建庫、集中聯庫、分散服務、資源共享”目的。
（三）提高檔案員素質，強化檔案員的服務意識
檔案員整體素質的提高無疑是保證網絡檔案高效運行的根本保障。要真正的實現檔案從傳統到現代化的轉變，創立全新的網絡檔案形態，高素質的檔案員是相當重要的一個因素。各高校應該根據自身的條件有計劃、有目標、有步驟對加強對工作人員的培養。注重檔案人員業務能力、創新能力的培養和提高，重視開展業務進修和培訓工作，重點加強對他們的繼續教育。使檔案員不僅擁有檔案管理的專業知識，熱愛檔案管理事業，還需要熟悉和掌握各種相關管理軟件的操作，系統的維護。以及檔案信息安全防范意識和技術。
（四）學校領導要高度重視 加大資金投入
《高等學校檔案管理辦法》強調：高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。還進一步規定高等學校應當設立專項經費，促進檔案信息化建設，加快數字檔案館(室)建設，提高檔案工作服務學校和社會的能力。思路決定出路，只有高校領導認識了檔案管理的重要性，才能從思想上重視檔案工作，并且從經費、設備、庫房等方面給予支持和保證。配齊硬件設備和檔案管理軟件，實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，才能有條件運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。
五 結束語
我們要從網絡環境檔案、網絡環境檔案面臨的新挑戰、網絡環境檔案面臨的新挑戰、網絡環境檔案管理對策等方面來正確理解高校檔案的重要性。網絡時代的不斷發展，人們的思想觀念也隨著發生了變化，人們的生活方式不斷變化，高校檔案的發展問題也存在著很大的挑戰，立足現在、抓住機遇、改變觀念、準確定位、改進管理、把握檔案是現在高校檔案發展的一個重大趨勢，只要好好利用這些方面的因素，高校檔案事業就一定會創造巨大的輝煌。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案；組織；信息化；服務；制度；技能
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網絡，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環節，它是每一個教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統一認識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現高校檔案的齊全、完整與規范。遵循“統―領導、統一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業務部門設置兼職或專職檔案員，形成全校的檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環節之中。同時，要明確每個人的職能與職責，明確分工，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。讓高校每個人都參與進來，通過全員全方位收集相關檔案信息，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術支撐
隨著社會科技的進步，信息化建設是當前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志。推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，成為各大高校檔案管理工作發展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發展的軌道。利用現代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領導、各教研室和相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施。高校要將數字光纖技術、芯片技術、網絡與監控技術等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發及利用等各工作環節，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現高校檔案管理效果最優化，充分發揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升其信息化建設步伐。
三、完善檔案管理規章制度，使檔案管理制度化、標準化、規范化
沒有一個嚴格的規章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，根據學校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現高校檔案工作的規范化。從高校檔案管理工作的實際出發，制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。
四、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員專業技能和素質
提高檔案管理人員素質，是推動高校檔案事業發展的關鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現代化的檔案管理知識，改善現有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養要進一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養一批具有文化專業知識、專業技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續與穩定。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓。按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行業務培訓，不斷提高檔案管理者的業務素質，使個人的知識結構和業務水平能夠適應高校檔案建設和發展的需要。檔案管理者自身也要努力學習，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責任感，要有較高的政策水平，要有嚴格的保密意識。在職業道德素質上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業愛崗，熱情服務；默默奉獻，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴謹務實，認真負責；服從全局，團結協作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發的發展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務工作。檔案管理人員要應主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學校在不同時期和階段的教學、科研的情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校的工作安排心中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據本校檔案利用情況，分析其利用規律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。
檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學校的各部門提供檔案服務，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高。在服務方式上，要充分應用現代信息技術，廣泛利用互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息技術手段，既要充分利用館藏檔案文獻資料，又要營造現代化的信息傳播與交流環境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優質、高效的服務，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學與科研服務。
參考文獻：
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［關鍵詞］高校；教學檔案；建設；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.112
［中圖分類號］G275.9；G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-01
高校教學檔案具有自身的特點，為教學、管理以及科研等活動的進行提供重要參考資料，具有較高的保存價值，不僅能夠保障教學科研活動的順利進行，更為評估教學質量等工作，提供大量真實的、可靠的數據資料。
1 高校教學檔案的主要特征
1.1 周期性與專業性
高校主要按照兩種形式開展教學工作，一種是學期制，另一種是學年制，這也就使高校的教學檔案呈現出周期性特征，主要由系院負責完成高校的教學管理。為此，高校應當按照學期以及學年歸檔與整理高校的教學檔案，由此促使周期性檔案的形成。高校的教學檔案覆蓋的內容非常廣泛，如自然科學以及社會科學等。因此，高校應根據學科專業的要求，相應地采用不同的人才培養方案，科學合理地設置課程，開展教學活動以及安排教學環節等，這也就使院系檔案呈現出專業性的特點。
1.2 內容豐富，形式多樣化
高校的教學檔案包括眾多的內容，大至由上級主管部門所下達的各項文件，中至院校所制定的培養目標以及設置的專業，小至教師制作的教學教案以及課件等。近些年，科學技術快速的發展，促使高校的教學檔案呈現出多樣化特點。
1.3 服務性與社會性
高校教學檔案對教學活動進行記錄，為開展教學研究活猶峁匾資料支持，對于促進教學研究活動的順利進行具有重要作用。隨著信息時代的到來，高校的教學檔案更是突破以往的利用對象范圍，逐漸呈現出跨行業、跨院校特點，發展成為共享性資源，慢慢地體現出更多的社會服務職能。
2 高校教學檔案的建設與管理面臨的主要問題
2.1 教學檔案管理工作不受重視
各大高校的教學檔案管理工作主要由系部負責，然而，絕大部分的系部檔案工作僅僅由教務秘書兼職管理。檔案管理一直處于收集―上交的低級層次。然而，兼任化的檔案管理工作存在的問題是：一是難以明確檔案管理崗位；二是檔案管理工作往往流于形式；三是存在非常普遍的突擊性整理與收集檔案的現象。然而，教學檔案對于教學管理工作所具有的作用卻被忽略，檔案管理人員不能夠及時地將檔案情況匯報至學校的有關領導。
2.2 檔案管理缺乏規范性
教學檔案管理是一項兼具復雜性與系統性的工作，所涉及的范圍非常廣泛，不僅工作量大，而且要求嚴格，需要檔案管理工作人員采用科學的、規范的管理方式。但是，受到多種因素的影響，例如：管理模式、人員素質等，當前的教學檔案管理中普遍存在著遺失及缺漏等問題，加之檔案的歸檔工作缺乏完整性，致使教學檔案難以充分發揮作用，阻礙著高校的教學、科研以及管理活動順利進行。
2.3 檔案管理人員素質較低
兼任化的教學檔案管理工作所存在的問題是檔案管理人員在專業知識方面嚴重缺乏，更未經過專業化的訓練。在實際工作中，檔案管理人員不僅缺乏教學檔案方面的法制意識，而且開展工作時存在較大隨意性。
3 加強高校教學檔案的建設與管理的措施
3.1 提高對教學檔案管理工作的重視程度
教學檔案管理是各大高校檔案管理工作的重要組成部分，學校領導應提高對教學檔案管理重視程度，將其納入系部的工作計劃中，并提供其足夠的經費支持，專門為其設立檔案用房，并相應的配備設備，組織成立檔案管理隊伍，加強對教學檔案管理工作的監督與管理。
3.2 完善檔案管理制度
高校在開展檔案管理工作的時，應當重視完善檔案管理制度，結合學校的教學工作的特征，合理地制定各項工作程序，在各項工作程序中細化各項規章制度。同時，規范教學檔案管理工作，促使教學檔案管理不僅服務于綜合檔案管理工作，也服務于高校的各項教學、管理以及科研等活動。
3.3 提高管理人員素質
檔案管理工作人員作為教學檔案管理工作的主要執行者，其個人的素質對檔案管理工作將會產生重大的影響。然而，現階段的檔案管理人員隊伍，存在著素質低下，且專職人員缺乏等問題。因此，針對上述問題，高校應重視加強對檔案管理人員的培訓與再教育，全面提高其專業知識與素質，尤其是要提高檔案管理人員的信息化水平，從而滿足信息化時展要求。
4 結 語
高校領導與教師應提高對教學檔案管理工作重視程度，一方面學校應加大對教學檔案管理工作的投入；另一方面建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作人員的素質，為高校教學檔案管理工作的順利進行奠定堅實基礎。
主要參考文獻
［1］程燦華.加強高校教學檔案的建設與管理［J］.梧州學院學報,2008(6).
關鍵詞：高校；檔案管理；科學化；措施
高校檔案管理工作對于高校的發展有著積極的作用，甚至是推動社會、經濟發展不可或缺的一環。隨著社會的發展，檔案管理的科學化問題已經被提到議事日程上。高校在進行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現的各種挑戰，才能夠讓檔案管理工作與時俱進，才能夠適應高校發展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務。
1 高校檔案管理的現狀
1.1 檔案意識薄弱
長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領導下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
檔案意識薄弱，還導致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。
1.2 管理手段落后
目前的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進行分析、編研，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，信息化程度不高，難以充分實現檔案的利用價值。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。
1.3 管理隊伍素質較低
由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀較大或是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業培訓的工作人員少，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，也導致許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。
2 提高檔案科學化管理的措施
2.1 健全制度，更新觀念
健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律，依法建檔。制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學化管理工作的有效實現。
更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務的思想，主動地把檔案工作重點與學校工作中心結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務意識，打造檔案工作的新形象。
2.2 實現檔案管理信息化
檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。
檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學化水平的重要措施。主要體現在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應中心。
2.3 提高檔案管理人員的素質
由于現代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行，這就對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。對于高校來說培養出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現檔案管理的信息化、系統化、科學化已經勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應檔案事業發展的步伐，必須對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓。通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的行業標準，熟練的掌握計算機操作技術、網絡技術、數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。
2.4 提高檔案的安全意識
檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。電子檔案上網后， 必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全等技術實現；防止內部成員泄露，在管理技術上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全保護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。
總之，檔案管理的科學化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是檔案事業發生深刻變革的世紀。新技術的發展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應該充分利用科技力量的強大優勢，更新觀念，提高自身素質，推動檔案工作的創新與發展，為學校和社會的發展提供更好的服務。
參考文獻
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【論文摘要】擴招背景下，《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》對我國高校教育發展提出了更高的要求。而高校的教學檔案工作是其各項工作順利開展的前提和基礎。要使其更具現代化和科學化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質、硬件設備等方面進行提高。那么如何更好地開展高校的教學檔案管理工作，本文將試做闡述。
百年大計，教育為本。為提高國民素質、建設富強、民主、文明、和諧的社會主義現代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發展作了詳盡的規劃，對我們解決當前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導意義。
同時，近幾年來，我國大多數高校在規模上快速擴張，所帶來的教學檔案管理問題也是遇到了新的挑戰。
一、當前我國普通高校教學檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當前教育所存在的問題時強調:“我國教育還不完全適應國家經濟社會發展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學檔案管理的重要性認識不足。高校中某些部門甚至是領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置到人員配置，再到經濟投入，硬件建設上，難以滿足高校檔案工作發展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴招，國家的投入增加又相當有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學直接相關的項目上，而對教學檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學檔案管理工作的制度建設有待加強。部分高校教學檔案管理制度不健全，相關管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等檔案管理相關的法律法規，或者未能嚴格按法規管理檔案，檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔;或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。
（3）教學檔案管理隊伍人員結構亟待調整。多數高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱，隊伍結構亟待調整。教學檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏，大多數來自于學校其他專業的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們缺乏檔案管理的專業知識和理論素養， 對檔案管理的重要性和嚴肅性認識不足。 對檔案管理如何適應新形勢變化而進行改革缺乏思考。
二、普通高校教學檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業的改革和不斷發展，教學檔案作用的發揮顯得更加突出， 教學檔案管理的規范化、科學化、現代化、網絡化已成為高校檔案管理的重要內容和舉措。
如何解決高校教學檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴格教學管理，健全教學質量保障體系，改進高校教學評估”、“做好學生成長記錄，完善綜合素質評價。”具體說來包括以下幾點:
（一）提高對教學檔案管理重要性的認識
（1）高校教學檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。 教學檔案有利于規范教學秩序，幫助完善教學過程，使高校教師在教學工作中能有章可循，有據可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學工作起到一個很好的監督作用。（2）教學檔案客觀地記錄了教師的教學工作，包含教師對每學期所任課程的教課記錄 指導學生學習的情況記錄 學生成績的評定記錄等，為學校教學評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個重要環節。（3）教學檔案是高校教學質量評估的重要依據 。高校教學質量評估需要考察一個學校的教學質量如何，教學成績如何，主要看教學檔案收集得是否齊全，教學檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規范。
（二）強調教學檔案管理的規范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度，是做好教學檔案管理工作的基礎。面對高校教學工作中產生的各類檔案材料，有關管理部門應該根據檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環節組成的，哪個環節的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學檔案產生過程的連續性，必須建立一套完整的教學管理制度，統一格式，規范內容，做到有章可循、有據可依。
（三）提高高校教學檔案現代化管理水平
（1）加強高校電子教學檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規模的擴大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時期高校檔案工作面臨的一項十分迫切的任務。
高校檔案部門應該參照國家有關標準制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統一管理，根據電子檔案的特性，從維護其真實性、完整性、安全性等各方面統籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強監督和指導工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當前的重點工作來完成。
（2）加快高校教學檔案信息網絡化建設。建設高校教學檔案信息網絡需要解決2個問題: 一是制定網絡建設的總體規劃，制定出檔案信息網絡建設的總體規劃，使工程有計劃、有步驟、有重點地進行。二是做好檔案信息網絡建設的標準化。建設高校檔案信息網絡的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網絡中任何檔案數據庫中的信息。
三、結束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質量”和“提高人才培養質量”，因此我們要從思想上認識高校教學檔案管理的重要性，認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校教學檔案工作的開展，使教學檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學校教學、科研、行政管理和其他各項工作服務。
參考文獻
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關鍵詞：有效發揮；高校檔案；校園文化；作用
中圖分類號：G717 文獻標識碼：C 收稿日期：2015-06-01
一、高校檔案與校園文化的內涵
1.高校檔案的作用
檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，它包括以下基本內容：收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用。
2.高校檔案對校園文化的作用
高校的發展是以強大的精神文明與物質文明建設作支撐的，正是這些豐富的精神內涵，構成了高校的文化積淀與精髓。
二、高校檔案是塑造校園文化的基礎
1.高校檔案的專業性作用
首先，高校檔案是歷史真實面貌的再現，因而檔案專業屬性是獨有的；其次，高校檔案有其自身的理論體系、研究對象、業務標準和工作規范；再次，高校檔案是由特定的部門管理，是按一定的管理流程運作的；最后，高校檔案的保存是由專人負責。
2.高校檔案的服務功能
高校檔案不同于其他工作形式，它具有強大的服務特性。它既記載著學校歷史、教學活動、文化事件等真實情況，又起到一座儲藏室的作用，為學校的各項制度、法規的建設提供依據保障。
三、高校檔案對校園文化建設應起的作用
檔案的屬性在于它具有歷史再現性、知識性、政治性、信息性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，因此， 如何發揮高校檔案在校園文化建設中的應有作用，非常值得我們去研究探討。
從下表的對比中不難看出雙方發揮作用的屬性范疇，從而認清高校檔案在校園文化建設中應起的作用。
1.職責使命
高校檔案記錄了學校的發展歷程，給師生以使命感、責任感。學校的發展就是師生奮進的動力，有效利用這筆寶貴的財富有利于校園文化建設。
2.承擔重任
高校檔案還要為學校的未來發展，把握前瞻動態提供有效依據，尤其在檔案資源、檔案建設、檔案開發、檔案應用等方面應進行有效更新，使高校檔案能高效、準確、到位地為學校發展服務。
簡而言之，采取多種形式，將檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、管理、科研等服務，使高校檔案的功能實現社會化、多元化和優質化的目標。
四、高校檔案對校園文化的影響
高校檔案如何對校園文化產生強大影響，通過改革創新，以推進整體服務功能的提升，有待于我們去探討。
1.開辟了認知校園文化的窗口
高校檔案本身就有著深厚的歷史積淀，應該發揮其必要的作用，使其為各界所認知，使“死”的檔案變得更加鮮活。
2.營造了良好的文化氛圍
每個學校都有各自的特色，其文化傳承也不盡相同；但是高校檔案的作用是毋庸置疑的，那就是檔案的價值與校園文化相結合，形成明顯而又獨具特色的檔案校園文化。這種文化所營造的氛圍是任何形式都不可替代的。
3.為學校學術研究提供支撐
高校檔案在挖掘、發展、研究與弘揚校園文化方面的作用不可低估，其提供了重要的信息內容。
總之，高校檔案在傳承學校優良傳統、活躍校園文化、樹立學校品牌、改變師生風貌、提高大學生綜合素質方面都起到了重要的作用。
參考文獻：
關鍵詞：檔案工作；信息化建設；高校管理；高校建設
高校的檔案工作無論是從歷史還是現實的角度來看都是不可缺少的，但是某些高校對檔案工作的重視程度不夠也是不爭的事實。如何正確地認識檔案工作與高校管理建設之間的緊密聯系，信息時代背景下高校信息工作如何更好地服務師生是本文研究的重點內容。
一、 高校檔案服務對象的需求
1. 滿足校內師生信息需求
高校檔案的服務對象最主要的群體是校內師生。集中表現為教師的教學、科研，學生的學習、就業等方面的檔案信息服務功能。
第一，保障教學活動順利開展，服務教學評估。教育部自2003年起確立了周期性教學評估制度，為提高教育質量，確立教學工作的中心地位，深化教學改革，規范教學管理的關鍵舉措。評估的結果關系到學校的聲譽及發展前途，各高校都把教學評估作為首要的工作任務來抓。檔案全面記錄了學校教學工作的開展和進程，檔案的原始記錄性對于教學評估來說是極其重要的，檔案是評估材料的來源，是專家評價的依據。高校的教學檔案可分為規章制度、學籍管理、教學管理、教學研究、師資隊伍建設及教學活動等資料，完備齊全的收集教學檔案，對于保障教學活動的順利開展具有重要作用，也是一個學校教學水平和質量的總體表現。
第二，為教師科研活動提供服務。高校科研檔案記錄了高校教師進行科研活動的全過程，包括在科研活動中的科研創意、科研思想、科研方法、科研經驗、科研成果，這些都是教師進行科研再活動的依據和參考。一個科研項目從立項到研究完成所形成的一套完整、準確、系統的科研檔案，是科學技術的一種形式，是重要的信息資源。這就要求檔案部門組織編制各種檢索工具對科研檔案信息加工和編輯，匯編各種參考資料；采取多種方式提供科研檔案信息服務，為國家和社會創造巨大的經濟價值和使用價值。
第三，豐富學生校園生活，建設和諧校園文化。高校的文化傳統經由一代又一代師生傳遞下來，高校的歷史檔案客觀、真實的記錄了學校的發展歷程，以及在此過程中前輩的拼搏奮斗，這些都是校園文化建設的有益載體，具有很強的說服力和感染力。高校檔案部門應該充分利用這些檔案信息資源，積極引導學生參與，向學生傳遞信息，這樣既可以豐富學生課余生活，又有助于激勵高校師生員工，激發其自豪感和歸宿感，培育健康向上的校園精神，重塑高校文化傳統。
嘉應學院地處世界客都――梅州，具有鮮明的地域文化特色，學生中有較大比例也來自于該地區，學校檔案信息中收集有眾多關于客家文化、習俗、歷史等資料，檔案部門應充分利用這些寶貴的檔案資料，開展各式各樣的展覽、查閱、原文傳遞等活動，這樣既極大地豐富了學生的見聞，又有利于客家文化的保育和傳承，真正做到高校服務于地方建設和發展的目的。
第四，建立畢業生就業信息檔案，為學生就業提供服務。高校畢業生的就業問題已成為高校管理工作的重要內容，這也給高校檔案工作帶來了新的機遇與挑戰。高校畢業生就業信息檔案直接影響高校的人才培養和畢業生就業。為此，我們有必要專門針對畢業生建立檔案，為其就業提供信息服務。首先，檔案部門應做好學生的學習檔案建設工作，對學生的個人基本信息、學習成績、綜合測評、學歷學位授予等信息進行完備記錄和規范管理；其次，檔案部門工作人員應利用自身的專業優勢及計算機、網絡設備對就業信息進行搜集整理，為畢業生提供有價值的就業信息，還應針對就業形勢進行分析，對在校生和畢業生的就業進行宏觀上的指導與規劃。
2. 拓展高校檔案信息的社會服務需求
高校檔案由于其信息來源的特殊性，對社會服務需求的滿足一般包括企業對學校人才培養的咨詢和了解，校友對歷史資料的查詢、復制，個人或團體對特定歷史檔案資料的查詢等，其中，高校檔案工作最應重視的一項社會服務是高校科研成果的推廣應用服務。高校是科研活動的重要基地，高校檔案部門掌握了許多先進的科研成果資料。檔案部門應通過宣傳教育、出版編輯，講座研討，技術推廣等多種方法相結合，多途徑地開發利用這些科研成果，促進科技成果轉化為現實生產力，更好地服務社會。
二、信息化對高校檔案建設的要求
1. 高校檔案信息化要注重信息資源的整合
高校設有多個職能部門，每個部門都有各自的信息收集和管理，彼此互不相連，造成信息的割裂。在學校的檔案信息建設過程中，應注重個信息系統的整合，形成一個有機統一的整體。
2. 高校檔案信息建設應充分利用網絡提供服務便利
網絡是信息時代最重要的交流渠道，高校檔案也應該順應這一趨勢，加強檔案網站建設，利用網絡為校內師生、社會群體提供便捷的服務。檔案網站建設的服務包括信息的和共享，同時應提供信息的在線咨詢服務，注重雙向溝通渠道的建設有助于完善檔案工作。
3. 高校檔案信息化過程中需要注意兼顧信息公開共享與信息保密的要求
一方面，高校檔案信息中的一部分內容適宜公開，以利于社會進步，利于科學技術的推廣和發展，促進社會文化建設，檔案部門在處理這部分內容時要充分考慮到信息傳遞的渠道暢通，以發揮信息的最大效用。而高校檔案中也包含有設計專利、機密或個人隱私等不宜公開的內容，檔案部門應注意這部分內容的保密工作，以維護學校和個人的利益不受侵害。
4. 高校檔案信息化對檔案人才提出更高要求
信息化工作對檔案人才也提出了要求，一是檔案館要增加編制，滿足檔案工作深入發展和檔案規模擴大的需要，二是檔案館要加強人才培訓和繼續教育，形成合理的知識結構，掌握最新的專業技術和理念。
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1.1電子檔案的管理不規范
隨著計算機技術在醫學高校中的普及應用，醫學高校中的電子檔案數量也越來越多，如何對這些電子檔案進行規范管理成為檔案管理人員的工作重點。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規范，管理人員在對電子檔案進行整理時由于缺少一定的規范，各自整理的結果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時在檔案安全方面，醫學高校中也缺少必要的安全管理規范，很多教師和管理者對電子檔案進行處理時只是簡單地進行邏輯歸檔，并沒有采取相應的安全措施對電子檔案加以保護，同時，部分檔案管理者對計算機技術了解過少，對于如何利用計算機技術對電子檔案進行安全管理不甚了解，這就使得學校的電子檔案處于危險境地中，一旦計算機網絡出現問題，就會造成電子檔案的丟失。
1.2缺乏電子檔案管理人才
有的醫學高校中對于電子檔案管理并不重視，也沒有設置專門的管理機構進行管理，而即使設立了管理部門對電子檔案進行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識，對網絡技術了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導致電子檔案丟失、泄露等問題經常發生，歸結起來都是缺少相應的管理人才造成的。而現有的管理人員自身素質又較低，導致整個醫學高校的電子檔案管理處于低效狀態中。
2信息時代電子檔案管理的策略
2.1建立相關電子檔案管理規范
醫學高校應該針對電子檔案的特殊性質，并結合學校自身檔案文件情況，建立相關電子檔案管理規范和標準，對電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進行明確，并健全相關電子檔案信息化管理機制，推動醫學高校電子檔案管理的信息化發展。同時，針對電子檔案管理中存在的歸檔問題，學校應該建立相應的歸檔制度，從檔案的形成到開發利用每一個環節都要進行明確，實施對電子檔案的全過程管理，對每個環節管理人員的職責進行明確，以保證醫學高校中的電子檔案管理能夠有規范可依。
2.2加強電子檔案形成管理
針對于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應該加強對歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細進行篩選。而為了做到這一點，有必要建立相關的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時妥善對檔案文件進行保管，減少信息流失，同時還可指派專人進行電子檔案的累積工作，對于公務性電子文件，不論是網上上傳的還是網上下發的都應該進行歸檔保存，并且要及時進行打印處理，以防止檔案在計算機出現問題時丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進行歸檔處理，并用文本形式進行保存；二是對于歸檔的電子檔案應該統一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對于從各個部門中收集來的電子檔案文件應該統一用殺毒軟件進行殺毒處理，以保證檔案的安全。
2.3加強對電子檔案的安全管理
制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，包括安裝殺毒軟件和防護墻等，保護電子檔案安全。
2.4提高電子檔案管理人員素質
電子檔案管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案管理室人員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。同時，要注意培養和引進具有專業電子檔案管理技術的人才，提高電子檔案管理的人員素質，促進電子檔案管理水平的提升。
3結語
一、我國高校保衛檔案建設的現狀分析
1、檔案管理人員專業素養不高
調查顯示，目前我國許多高校對其保衛檔案建設沒有引起足夠的重視，檔案管理人員專業素養不高，嚴重制約著高校檔案管理工作的改革與發展。盡管有些高校為了適應當前保衛工作的新形勢要求，邀請上級公安等部門定期組織學校保衛干部開展消防管理、治安等方面的理論培訓，但是并沒有開展保衛檔案管理方面的理論培訓，使得保衛檔案建設在高校管理中顯得可有可無，從而不同程度地影響到我國高校保衛檔案建設的順利進行。此外，保衛檔案的管理人員大多數為非檔案管理專業的人員，其理論知識水平不高，其知識陳舊，實際操作水平低下，不利于高校保衛檔案的規范化管理。
2、保衛檔案管理設施不全，管理技術落后
目前，我國大多數的高校保衛部門都沒有檔案庫房，一直處于高校建設中不起眼的部門，甚至安保隊伍的辦公室、檔案庫房和住房為同一房間。以致造成檔案材料的堆積，不能進行統一歸類，也不利于保衛檔案的利用和保管。此外，高校保衛檔案的管理技術也相當落后，由于缺乏專業的人才，因而在保衛檔案管理過程中并沒有充分利用先進的計算機網絡技術等現代化管理手段，管理效率低下，難以滿足新時期高校保衛檔案的建設要求。
3、管理制度不夠完善
由于高校保衛部門的領導對其保衛檔案建設沒有給予足夠的重視，將保衛檔案工作僅僅作為高校保衛工作建設中的一項次要的服務性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，并沒有形成統一、高效的管理制度。此外，高校安保部門在日常組織培訓中也很少涉及保衛檔案管理方面的內容，例如對歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求等主要環節都沒有制度明確的管理制度，使得我國高校的保衛檔案管理缺乏有效的措施，管理水平低下。
二、新時期如何提高高校保衛檔案建設水平
1、創新檔案服務模式，推進持續有效的管理方法
創新是民族進步的靈魂，是一個民族不竭發展的動力，在新的歷史時期，高校保衛檔案管理也應該順應時代的發展，不斷創新其檔案服務模式，并持續有效推進。1）實施小眾化檔案服務模式從年齡、性別民族、性格、學歷層次、專業方向、信息素質等多方面去研究用戶的結構層次，并深入調查用戶的具體心理要求和特點、充分地挖掘其潛在需求，以便于有針對性地為高校基本單位提供服務； 2）在我國逐步向市場經濟體制改革進程中，必須大力推行檔案服務商品化，服務社會化模式，將保衛對外人員的相關檔案信息開發成有價值的、系統的動態的知識信息，為社會服務；3）增加自助檔案信息服務與參考咨詢模式，極大地滿足客戶的基本需求，進而促進我國高校保衛檔案服務機制的創新。
2、推行高校保衛檔案管理行為的法制化
隨著我國教育體制改革的不斷深化,高校內部各項行為將通過法規來約束和調整,因此,“依法管檔”將成為高校保衛檔案工作的主旋律，并將是今后高校保衛檔案建設過程中所急需解決的問題。宏觀上,國家將按照檔案法規來檢查、督促企業檔案行為,立足方向性,實行宏觀的間接指導，堅決打擊檔案管理中的不法行為，確保高校保衛檔案管理工作有章可循、有法可依；微觀上,就高校內部而言,主要是依據健全的檔案標準化體系,注重檔案管理的可操作性，將高校保衛檔案管理工作納入到高校保衛工作建設的日常工作中來，并將之視為高校保衛工作建設中不可或缺的重要組成部分，最終使得高校保衛檔案管理工作的順利進行。
3、加大對保衛檔案管理的投入，加強對檔案管理員的培訓
隨著現代化管理手段的不斷更新，計算機網絡技術等現代化管理技術迅速發展，因而，高校保衛部門如何將現代化管理手段運用到保衛檔案管理中，是當今高校保衛部門的一個新課題。因此，這就需要高校保衛部門必須加大對保衛檔案建設的投入，及時更新保衛檔案管理設備，大力引進先進管理技術，建立必要的庫房；同時，還要加強對高校保衛檔案管理人員的專業技能培訓，提高檔案管理員的理論水平，逐步引進和推廣各種現代化管理技術，確保我國高校保衛檔案管工作也不斷趨于現代化，并為最終提高我國高校保衛檔案工作效率提供可靠保障。
三、結語
綜上所述，在新的歷史時期，隨著我國高校保衛檔案管理工作的不斷發展，人們對它提出了更高的發展要求，因而，高校保衛檔案管理工作將朝著數字化、網絡化、高效率管理的方向發展。因此，高校保衛檔案管理工作也應該圍繞著檔案服務這一根本宗旨，相關檔案管理人員要充分考慮到利用者的心態，端正工作態度，不斷提高專業素養和職業道德，切實地將高校保衛檔案工作落到實處。
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一、轉變觀念，重視高校學科檔案工作
( 一) 做好高校學科專業檔案管理工作的重要性
檔案館從服務學科專業檔案建設大局出發，立足服務拓展檔案館的職能，不斷提升檔案館自身地位。
1． 有助于高校學科檔案資源的開發
學科檔案是高校學科建設活動的真實記錄，以其真實性、權威性在學校改革和發展中發揮著不可替代的作用，對領導決策、成果驗收、科學研究、重點學科建設、重點實驗室和重點學科的評估、維護學校權益、推動教學改革、提高教學質量等提供了第一手翔實的依據，發揮著重要作用。高校檔案館應最大范圍地發揮學科檔案的價值，尤其是做好學科專業檔案的服務工作，為學校教書育人、科學研究、決策管理提供專業化、個性化服務。
2． 有利于高校學科建設的可持續發展
在當前我國的高校學科建設當中，檔案管理的作用不容忽視，當國家教委、上級領導、地方的相關部門對于高校的學科以及專業進行相應的評估的時候，大量原始的檔案管理資料就成為重要的參考依據; 同時在學校決策和重點學科建設參考時，高校是否能夠持續生存與發展，學科檔案的管理也有著重要的作用。
( 二) 學科專業檔案的內涵
檔案自身潛在價值和利用效益是檔案信息挖掘的基礎條件，這就要求高校工作者充分認識學科檔案的內涵，在對于學科已經歸類入檔的材料進行收集、詳細的整理、完整的鑒定以及完善的分析時，在意識當中就需要考慮到學校的實際發展情況，對于有關的工作重心進行恰當的調整，并且在歸檔的重要計劃當中，將重點學科的檔案材料作為重要的組成，有意識地納入其中。
二、分析問題，明確學科專業檔案建設的現狀
目前，高校學科專業檔案建設力度存在不足，部分學科在學科建設中檔案管理工作存在不少問題，主要表現在以下三個方面。
( 一) 觀念方面
缺乏檔案意識是高等學校中普遍存在的問題，學校學科領導和學術帶頭人缺乏對專業檔案重要性的認識，對檔案工作配合不夠; 從思想意識方面來看，決策領導層完全沒有意識到檔案相關工作對于高校發展的重要意義，從而僅僅投入了少部分的人力、財力在其中。而且，在配備相應的檔案工作人員的時候，往往也存在一定的隨意性，有的檔案管理人員甚至就是高校教師的兼任; 部分高校當中進行科學研究的人員，往往忽視了項目檔案的管理資料需要進入檔案室進行保管，只是注重科學研究的過程與成果。僅僅認為，將這一次的項目課題完成之后，能夠獲得獎勵就可以，往往忽視了在研究的過程當中積累出來的資料以及在研究完成之后相關的信息資料的歸檔問題，從而導致檔案管理人員不能夠正常地開展工作，使得科研檔案欠缺必要的準確性與完整性，最終形成信息失真的結果。
( 二) 資源建設方面
一是檔案資源上，對于如何進行學生培養、學科應該如何的發展下去、結構應當進行如何的調整等方面，都沒能夠詳細地進行記錄，因此，就算形成了專業的學科檔案資源，也沒有足夠的利用價值，檔案館也就無法為學校教學改革和學科建設服務。二是在檔案管理的時候，對于“賬外”的有關文件的不夠重視。例如: 對于高校人員在國際性的學術交流會、國內的經驗交流會、本校內部召開的研究會議等，在會議結束時形成的像工作報告、參加會議的人員名單等都沒能夠進行詳細的記錄。但是，往往就是這些材料中包含了相當豐富的信息資源，因為其會在潛移默化當中影響著學科的建設。
三、探索適合的管理與服務需要深入實踐
考慮到目前高校在進行檔案管理的時候存在的諸多問題，高校檔案館要積極探索解決策略，正確地認識與面對目前的現狀。筆者認為，想要做好學科檔案的管理工作，需要從以下幾個方面對于其建設與發展進行詳細的探討。
( 一) 專業檔案資源建設的加強需要做好學科檔案的基礎工作
1． 做好學科檔案收集的作用不容忽視
在高校重點學科的檔案管理當中的首要任務是對于材料進行收集。是否能夠將材料收集齊全、收集及時，直接關系到其他檔案環節能否正常地開展下去。如果我們僅僅收集到一部分的檔案材料，或者不具備使用價值、凌亂不堪的材料，不僅僅會造成之后的工作徒勞無功，更多的是影響到了之后的專業評估，不能夠為學科建設的持續發展提供重要的決策依據，更為嚴重的是會影響到學校之后的發展。所以，在學科檔案管理當中，我們應當以科學體系建設為中心，將收集工作做得全面而系統，盡最大努力收集完整、系統的專業內容。
2． 在確保高校學科檔案的完整方面需要理順管理體系，建立規章
作為高校檔案管理的有關部門負責人，在制定相應的檔案管理工作時，需要考慮到檔案工作當中的規范，確保逐漸走上規范化、制度化的檔案管理與建立方面。在建立檔案管理的有效體系的時候，需要配備專業知識過硬的專職人員，更要將管理組織體系的網絡化加以實現，在體系的確定當中需要形成專業的學科帶頭人負責，然后再將專職和兼職的相應工作人員配備完善。學科建設的檔案工作應當作為計劃的一部分納入到發展當中，對于學科秘書來說，也需要做好相應的檔案管理工作。在相應的檔案管理崗位職責的制定當中，首先是針對收集檔案、整理檔案以及利用檔案的職責需要規定明確，并且對于整理職責范圍內部的檔案材料的時候，需要讓秘書明確自身的職責。在履行職責的時候，需要參照各種工作規范來制定，從而逐步地引導全校的教師以及員工從心理上重視學科檔案的管理工作，共同做好管理。
( 二) 創新學科專業檔案開放服務
1． 切合用戶需求，主動提供服務
在提供給對象服務的時候，首先要了解對象的實際需要，將主觀能動性充分發揮出來，并且詳細地了解服務的指向，不僅僅是要服務于學科帶頭人，更多的是要服務于廣大的學科教師。例如: 對于檔案管理工作的水平、規模等方面的了解，都能夠通過對于在建設學科時候的檔案進行收集、歸類、保管，也可以對于學科檔案進行詳細的調查統計以及調查分析。
2． 創新服務模式需要現代化手段的有效運用
在檔案管理當中，我們也可以進行各種各樣的現代化手段，例如: 設置專題索引目錄、查詢幫助服務等功能，從而提高對于學科檔案的查詢效率。當然，為了在使用條件上為檔案的利用創造一定的便利，在相關檢索工具的編制上，也需要考慮到各種學科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學化的技術手段運用到檔案的管理中 ( 例如: 計算機信息技術) 。
3． 研究開放方法，重視保密工作
學科檔案中不少涉及科研項目，因此加強服務的同時，檔案保密問題應當引起重視。包括嚴格檔案開放的步驟;科學的鑒定方法; 檔案的解密; 成立開放小組; 檔案的網絡安全問題以及數字化檔案知識產權等問題。
( 三) 提高工作人員綜合素質
為適應學科檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質的不斷提升，也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質的提升，需要有計劃、有組織。筆者認為提高檔案管理人員的素質，需要從以下幾個方面入手。
1． 檔案管理人員需要不斷地吸收新知識
在如今科學技術不斷發展的 21 世紀中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識，擁有一技之長。為了滿足新時期對于高校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網絡化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務質量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發展平臺，從而讓管理工作更好地服務于學科的現代化建設。
2． 檔案管理人員需要在不斷的實踐當中提升自身素質
隨著目前高校檔案管理工作重心出現偏移，也就使得管理人員需要不斷地接受新知識，懂得如何才能夠有效地運用新知識服務于學科檔案的管理工作中，真正地做到理論與實踐的結合，只有如此的實踐工作，才能夠符合新形勢的要求，處理好各項檔案管理工作存在的問題。
3． 檔案管理人員需要懂得創新素質
大數據源于信息技術革命。隨著近年來互聯網和信息行業的快速發展，大數據成為繼物聯網、云計算之后信息技術行業又一大顛覆性的技術革命，對許多組織的管理方式方法帶來了新的發展機遇，同時也帶來了很多挑戰。2011年5月，全球著名的管理咨詢公司麥肯錫咨詢公司了名為《大數據：創新、競爭和生產力的下一個前沿領域》的研究報告，報告指出，分析“大數據”將成為競爭的關鍵。如果再輔以正確的政策和有利條件，“大數據”將引發新一輪的生產力增長與創新。麥肯錫研究報告的內容促進了美國在“大數據”方面開展一系列實際行動。2012年3月22日，美國總統奧巴馬宣布啟動“大數據研究與發展計劃”，在研發計劃中，美國政府并投資2億美元來促進這個計劃的實施，把對大數據的研究上升為美國國家戰略部署總體藍圖，其重要性不言而喻。那么，什么是大數據？目前，學術界對于大數據并沒有給出一個統一的定義。有定義認為，大數據是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數據所耗時間超過可容忍時間的數據集。也有研究認為，大數據技術定義作為新一代的技術架構設計，通過使用高速捕獲、發現和分析手段從海量數據中獲取價值。我國數據信息權威李國杰院士則認為“大數據是指在可容忍的時間內無法用傳統IT技術和軟硬件工具對其進行感知、獲取、管理、處理和服務的數據集合。”雖然目前對于大數據沒有絕對統一的標準定義，但是，大數據自身卻具有一些共性特征。目前，學術界比較統一的認識是大數據具有四個基本特征：第一，數據量大。這是指數據在量的方面的累計，也是大數據的核心特征。數據量大的主要原因是互聯網的普及，通過互聯網，人們在獲得信息的同時，也產生了大量的信息。第二，數據種類多。這指的是數據本身的外在表現形式。傳統的數據類型簡單，普遍使用表格形式、文本和字段加以呈現并進行數據處理。隨著互聯網的快速發展，除了普通的表格形式、文本等形式外，還有微博、視頻、圖片、二維碼等形式的大量的半結構化與非結構化數據。面對龐大的數據量，人們也能很快在互聯網上獲得自己需要的信息。第三，價值密度低。指的是大數據時代的數據因為數據基數大，較以前的少量數據而言，數據的價值與數據的總量呈反比例關系。換言之，分母大，分子小，因而得到的價值小。這是它的基本屬性。因此如何從大量的數據中搜索出實用的數據是需要研究的重點。隨著信息數據的無限增值，信息數據的價值密度反而趨小。第四，處理速度快。指的是大數據時代的數據處理效率。這是它的重要特性。隨著數據量越來越多，數據信息傳播速度加快，必然要求數據的處理速度也越來越快，否則大量的數據根本無法得到有效處理，從而引發數據處理技術創新。從以上特征可以發現，大數據的本質并非表面的“大容量”，其概念內涵是“大價值”。因此，大數據技術的真正內涵是，它不在于掌握龐大的數據信息，而在于對這些含有不同價值和意義的海量數據進行挖掘、專業化處理和運用，才是標志著大數據時代的到來。
二、大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰
我國高校人事檔案傳統的管理模式是收集、管理、利用三環節。但是，隨著我國人事管理制度的不斷深化，加上大數據時代的出現，對高校傳統的人事檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰。
1.高校人事檔案信息資源收集的挑戰。當前，我國高校人事檔案管理主要包括三個方面：第一是在編教職員工的檔案。這是高校人事檔案的主體部分；第二是已經退休人員的檔案。第三是離職人員未提走的檔案。由于高校教師學歷比較高，因此流動性也較為頻繁。很多教師離開學校去另外一家單位工作后，由于種種原因，檔案還沒有轉走而仍然留在學校的。從學院學科發展情況來看，高校人事檔案管理更是錯綜復雜。如果按照學科門類進行人事檔案管理的話，那么需要歸檔的人事檔案數據龐大且形式多樣。而且，這些檔案大都是紙質檔案，檔案管理信息化程度較低。因此，面對大數據時代，如何有效收集高校人事檔案信息，實現高校人事檔案從紙質檔案管理到檔案數字信息化管理，是高校人事檔案信息資源收集面臨的挑戰。
2.高校人事檔案管理業務的挑戰。在傳統的高校人事檔案管理方式下，“收”是各學院和處室向人事管理部門或者檔案管理部門移交部門職工的工作信息，或者由教職工本人向檔案管理部門或者人事管理部門提供工作檔案信息?！肮堋钡囊馑贾饕鞘止す芾?。當前，我國高校人事檔案管理還是傳統管理模式，教職工人事檔案管理都是通過手工翻閱查詢教職工的檔案信息，由于紙質人事檔案的保存時間有一定的局限性，人事檔案的查閱次數越多，那么人事檔案的破損率就越高，因此，在大數據時代，如何對高校人事檔案實現數字化管理，以電腦信息化管理程序代替傳統的手工勞動，采用云平臺存儲、計算和分析高校人事檔案，使得紛繁復雜的高校教師人事檔案管理程序化和規律化，這對當前高校人事檔案管理提出了挑戰。
3.高校人事檔案服務人事管理的挑戰。在我國高校，傳統的人事檔案管理缺乏開發和服務理念，管理設備和技術比較陳舊，管理權限歸屬部門不統一，傳統的人事檔案管理以紙質文檔管理為主，要查找教師的檔案信息，必須去保管檔案的部門申請查找，程序還比較負責，使得高校教師的人事檔案整年處于被動利用狀態。這些情況影響了高校人事檔案管理的規范化和合理利用。然而，高校人事檔案的主要作用是對人事檔案建立數據庫，通過高校人事管理人員對人事檔案數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，將原來沉淀在庫的“死檔案”變成高校人事管理的“活信息”，為學校高層進行人事決策提供參考，從而提高檔案價值。
三、大數據時代高校人事檔案管理創新策略
從高校傳統的紙質人事檔案管理到人事檔案數字信息化管理，檔案信息資源呈指數型增長，用現有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數據時代的檔案信息資源管理。這就需要充分研究當前高校人事檔案管理工作現狀，改革創新管理模式，利用大數據的優勢將其管理走向數據化和信息化，才能有效發揮高校人事檔案服務教學、科研和社會服務的功能。
1.樹立“大數據”的人事檔案管理理念，實現數據資源有效融合。高校人事檔案是高校人才信息的基礎，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、職務職稱、業績成果、專業特長等基本信息。隨著大數據技術的發展，對于高校人事管理工作者來說，需要更新傳統的人事檔案管理觀念，樹立敏銳的數據信息管理意識，將大數據中的教職工信息與現實中的具體的人有效結合起來，通過調動教職工數據信息，能夠結合現實中的教學、科研等具體工作，進行資源分配。舉例來說，如果需要針對全校學生開出一門管理倫理學課程，在確定哪位教師最適合上這門課的時候，可以通過人事檔案管理數據，進行信息搜索，將具有管理學和倫理學學科背景的教師全部找出來，接下來一個一個進行分析，最后通過面談，確定合適的任課教師人選。由此看來，需要對這些人事檔案的基本信息進行數字化管理，以便為高校人力資源管理提供有效的科學依據。
2.構建大數據管理平臺，實現高校人事檔案管理可視化。數據開放和數據標準是數據資源融合的基礎和關鍵。對于高校人事檔案管理部門來說，將不同部門、不同院系的教職工個人信息在學校層面上運行，就需要構建一個多中心多層級的學校數據平臺，分別存放各個學院、系部、處室等數據主體和學校外部各個行業領域的數據。在這個學校層面的數據平臺上，通過對學校的人事檔案數據進行采集、整合、共享及利用后，能夠通過當今的高科技數據處理技術將教職工人事檔案信息實現可視化。例如，學校教師中教授、副教授、博士的比例，通過數據圖一目了然。與外校同等層次的高校相比，學校學科發展的優勢和弱勢，通過數據分析對比形成圖形，對比效果簡單明了。這就是大數據技術的優勢。而且，在大數據管理平臺上，有利于將學校科研處、教務處、人事處關于教職工的人事檔案信息進行有效整合，教職工的所有信息都在學校這個大平臺上拉通，有利于人文社科、理工科院系發展進行不同層次的比較，使得整個學校發展情況實現可視化。
關鍵詞：突發事件；高校檔案；應急管理體系
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
原標題：高校檔案應急管理體系研究
收錄日期：2013年5月30日
突發事件是指由人為或自然因素引起的突發性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作秩序，需要采取應急處置措施以應對的事件。高校檔案作為學校的歷史記憶寶庫，一旦遭受突發事件的危害，后果不堪設想。加強突發事件下的高校檔案管理成為亟待解決的課題。
一、突發事件對高校檔案應急管理提出挑戰
1、風險意識缺乏。存在必然會有風險，不管這種風險是來自于自然的還是人為的。即使是嚴格按國家標準建立起來的檔案館，同樣會面臨各種各樣意想不到的風險，歷史上那些直到今天仍被學術界推崇的檔案建筑與保管措施并不能保證大部分檔案的消亡就是明證。近年來，檔案在突發事件中頻遭損失的情況，暴露出風險意識缺乏的問題。這也是高校檔案部門應當借鑒和警惕的。針對自然突發事件，既有的檔案保護技術和防護措施相對較為成熟，也積累了較為豐富的經驗。近年來人為突發事件在高校有日趨增長之勢，需要格外引起重視。
2、應對能力不足。突發事件下的檔案應急管理包括預案編制、預測預警、信息報送、應急處理、信息、恢復搶救、調查評估等一系列環節，牽涉到組織架構、資源配置、配套支持等。這決定了高校檔案應急管理不能局限于某一環節、某一領域，而必須從更高的層面來進行一種頂層設計，構建起包括應急體制、機制、預案等各方面內容，涵蓋了檔案危機預防、處置和恢復等全過程的檔案應急管理體系。從現實情況來看，這方面還存在許多薄弱環節，缺乏足夠的資源支持，缺乏有效的整體應對能力。加之危機管理框架下的檔案管理研究是一個新興領域，理論研究尚待深化，實踐性有待檢驗。這些都勢必對高校檔案應急管理構成嚴峻挑戰。
3、重要難題來自于分級機制不完備。突發事件應急處置的特點和基于成本效益的分析，都要求檔案應急管理必須保重點、保核心。這就需要有相應的檔案安全分級機制來支撐。正如檔案價值鑒定是檔案工作中最困難的一環，現實中這方面也同樣是弱項。高校檔案機構一方面在存放檔案時考慮到將重要、珍貴檔案集中存放的并不多，另一方面也缺乏針對檔案安全管理狀況的風險等級評估。這就有可能導致在面對突發事件時，難以在有限的時間集中資源重點應對，最終貽誤時機，出現“玉石俱焚”的后果。
二、高校檔案應急管理應對策略
1、樹立檔案風險防范意識。強烈的風險意識是應對突發事件所必須具備的意識。由于產生和誘發的因素很多，突發事件很難做到及時預知預報，它更多的是建立在對既往事件和知識經驗的積累和推斷分析上。當準備投入很大但并未發生或造成后果不像預想的那么嚴重時，就可能造成浪費，這也是導致很多人對此掉以輕心的原因。高校檔案部門相對內向封閉，似乎發生幾率不大，但若無準備，也許不經意間它就悄然襲來，猝不及防下造成的損失可能更大。正是基于強烈的風險意識，國際檔案學界就檔案機構應對突發事件已達成一個共識：最好的救災措施就是預防災害，預防比災后恢復更富有成效。強烈的風險意識有助于我們將著力點放在預防為主，防患于未然。
2、建立高校檔案應急體制。根據2007年頒布的《突發事件應對法》，我國已建立統一領導、綜合協調、分類管理、分級負責、屬地管理為主的應急管理體制。相應地，我們可以在學校應急管理的整體框架下分三個層面組建有關的檔案應急組織。指揮層面，學校整體應急機構可視作檔案應急管理的指揮機構；管理層面，可成立突發事件檔案應急管理領導小組，組長建議由分管檔案工作校領導擔任，設有學校檔案工作委員會的則由委員會主任擔任，組員由檔案部門及相關職能部處負責人組成；操作層面，檔案機構內部成立由檔案業務骨干及有關專家組成的應急小分隊。對于某些檔案突發事件，還要根據有關規定向上級應急管理機構上報處置。據此，通過分級處理、分級響應，形成一個自上而下和充分協調的檔案應急管理組織指揮體系。
3、制定高校檔案應急預案。預案是高校檔案應急管理的核心和關鍵。國外的各類檔案機構包括國家檔案館、地方檔案館、大學檔案館，大多制定了相應的防災計劃或應急處置方案。我國許多高校也制定了有整體的或專項的突發事件應急預案。相對而言，高校檔案應急預案的制定起步晚，更待完善。
4、完善高校檔案應急機制。高校檔案應急機制包括檔案危機預警機制、應急資源調配與調動機制、檔案危機化解機制。本著預防為主的原則，檔案危機預警機制居于首位。檔案危機預警機制，主要是通過制定檔案部門應急預案，加強檔案安全預警和信息報告制度，采取適當的預防措施，避免突發事件發生，減少檔案損失后果。對重要、珍貴檔案，特別要注意進行多重備份或適當集中保管，提高其安全等級和系數，從而以最有限的資源來實施最有效的保護。
5、加強高校檔案應急管理相關研究。高校檔案應急管理作為一個新情況、新問題，其中有很多方面需要去研究。諸如如何判定風險，怎樣防范應對風險，要建設什么樣的應急管理體系，如何評估應急管理的成效，怎樣通過高校檔案應急管理來推動高校檔案管理方式和理念創新等。這就要求我們加強相關的研究，并及時做好相關研究成果的推廣，力求不論是檔案管理理論的成果，還是其他領域應急管理研究的實際進展，都能盡最大可能整合到高校檔案應急管理預案中，從而盡可能為應對突發事件提供理論支持和現實指導。
主要參考文獻：
