時間：2023-06-07 09:25:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公檔案數字化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.數字化檔案管理有利于提高事業單位經濟效益。事業檔案過去傳統粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費用，使事業單位的費用開支大幅提升。通過采用數字化檔案管理，將傳統紙質檔案變為電子檔案，縮小了檔案占地空間，節約保管成本，在檔案調取和查詢上也十分便利，有利于提升事業檔案的綜合經濟效益。
2-數字化檔案管理是提升事業單位辦公效率的必要手段。采用數字化檔案管理，能夠使檔案數據快速、準確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業單位檔案管理效率的必要手段。
3-在數字化檔案管理模式下，檔案數據的利用率明顯提升。眾所周知，傳統紙質檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調取時很不方便。檔案采用數字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。
二、推進事業單位檔案數字化管理的具體措施
(一)大力促進事業檔案文書處理過程與歸檔數字化，提高檔案管理效率
在檔案管理中，文書處理是最基礎性工作，文書處理效果直接關系著檔案的質量和水平。在現代信息技術不斷普及，事業單位每天處理的檔案量不斷增多形勢下，檔案管理者應該將每天收到的檔案信息利用計算機進行歸檔處理，按照批辦流程在事業單位內部網內傳閱，設置具體的傳閱、催辦時間。當傳閱的待處理文件未按設定的時間進行信息反饋，就應該利用信息技術的優勢，及時提醒相關人員及時處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現象出現;同時，通過這種網絡數字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時間，不僅能減輕檔案管理人員工作負擔，還能極大提升檔案管理效率。
(二)構建事業單位檔案數字化管理體系
從長遠的角度來看，事業單位檔案數字化管理是今后的必然趨勢，同時也是一項較為復雜的系統工程。在這個過程中，數字化管理體系的整體構建、硬件設備采購、軟件系統開發與升級、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統必備要素。對事業單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數字化管理系統應該采用雙服務器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細化檔案管理工作，將數字化檔案管理細化為操作系統管理、系統維護管理、檔案密級管理、性質種類管理等，不斷提升檔案管理效率。
(三)將數字化檔案管理融于單位辦公自動化系統中，從而整合數字信息資源，提高事業單位管理的綜合效率
在當前事業單位運作中，自動化辦公系統已運用得十分廣泛，顯現出了自動化辦公系統的巨大優勢。在這種背景下建設成功檔案數字化管理系統后如何將該系統與辦公自動化系統有效整合在一起，發揮出整體優勢成為事業單位檔案數字化管理必須要面對的考驗。對此，筆者認為應該對辦公自動化系統進行軟件升級，兩個系統間需要開發相互兼容性端口。例如在辦公自動化系統中增加檔案查詢功能，同時檔案管理系統要開放查詢權限，確保兩系統有效整合，實現各系統的無縫鏈接，提高事業單位管理系統的綜合效率。
(四)確保檔案數字化系統得到可靠的信息支持
維護好檔案數字化管理系統，確保其能安全、高效運行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應強化以下工作:
1.確保檔案數字化管理系統擁有良好的系統升級能力。系統擁有良好升級能力是不斷豐富、完善系統功能的必備條件，只有這樣，數字化管理系統才能不斷與時俱進，發揮強大的管理功效。
傳統的筆紙化醫療辦公已經不能滿足現代辦公的需求。我國的醫療網絡正在飛快的發展，這種以網絡為基礎向醫療行業發展的技術，已經得到醫學界廣大學者的好評，醫院的工作形式也轉變成為了無紙化辦公，大力利用數字網絡技術為醫院的檔案信息進行收集和存儲，這樣的改變也為醫院數字化管理提供了條件。先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
關鍵詞：高校檔案數字化管理優勢弊端要點
檔案數字化是指利用計算機等技術手段將經過鑒選、原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索利用的系統工程。檔案數字化管理是利用計算機系統進行管理，形成了一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，提高了工作效率。
隨著高校體制改革的深入與隊伍交往活動的增加，一方面，使得檔案種類不斷增多，內容復雜多樣，檔案數量急劇上升；另一方面，隨著社會信息化程度的深入，社會對檔案信息的依賴程度也越來越高，更需要提供一些系統、安全的檔案信息服務，這就使得檔案載體類型已經不單單是過去的紙質檔案，更多的發展為圖片、音像等多種載體模式。由此可見，檔案數字化已是信息化時代的必然趨勢。本文就高校檔案數字化的優勢和弊端發表一下我的看法：
一、高校檔案數字化管理的優勢
1.有利于提高經濟效益
隨著社會經濟的日新月異，信息量的博大與政府機關及行政事業單位辦事效率的低下就顯得格格不入，過去辦公為粗放型模式，這樣便無形中增加了辦公人員及相關費用。為了解決、消除成本大幅上漲等一系列問題，數字化管理檔案便突出了其優點。傳統檔案信息一般為紙質，這樣不方便保存及管理，如今通過數字化管理檔案使其成為文檔保存于電腦中，不僅節約了一大筆保管費用，節省了使用空間，而且管理、搜索起來也異常方便，這也避免了紙張浪費及相關人員配置等問題。
2.有利于提高辦公效率
數字化檔案管理應用于高校當中，不僅可為學校辦公人員提供了便利，而且可以時時更新資料并歸檔保存。除此之外，此管理技術可以方便用戶進行資料查詢、修改等操作，使工作更細化、更簡化，可真正讓用戶隨時掌握網絡信息。不得不說數字化檔案已經實現了信息化、現代化，為國家發展帶來了重大推動作用。
3.有利于高校各行政部門和系部立卷制度的落實
以往高校檔案管理員對學校各部門的工作并不了解，檔案管理與各部門實際工作之間便產生了差異、不同步，從而導致材料不完整、檔案質量存在問題等現象出現。當我校應用數字化管理之后，數據進行網絡化，各部門可以通過網絡數據傳輸至檔案管理室，這樣檔案管理員可以通過網上操作進行檔案數據更新及歸檔，為檔案管理等工作提供便利，也從根本上保證了檔案齊全，立卷制度得到落實。
4.有利于提高高校檔案信息全面化
通過調查發現，以往管理模式主要是對檔案進行分類、分區域、分時等來進行整理、存檔，這樣只能有利于單一文件查詢和保管，但并不利于數據的及時更新和眾多文件查詢。實現檔案數字化管理后，通過網上管理信息資源，對各檔案進行分類、存檔并保存于指定硬盤中去并標注。若辦公人員想查詢某一文檔，可以通過檢索等功能來搜索所需文檔及數據。若同一時間發生眾多的事情，可以在文檔分時的情況下再細化。這樣便使辦公人員可以各方面掌握情況并能添加或修改所需數據，及時更新資料防止數據遺漏。
二、高校檔案數字化管理的劣勢
在我國檔案數字化管理應用還沒有幾年，屬于新興管理模式。我校在此方面的應用也只是屬于初級階段，難免應用過程中遇到一些問題，如下：
1.由于病毒等因素導致電子文件保存、歸檔時間有所限制，所以不能長期無限制保存，存在不安全隱患。雖然電子文件具有占用空間小、方便用戶操作以及網絡傳輸速度快等優勢，但在安全方面卻存在眾多不確定因素，難以控制，如信息的保密、利用工作等。由于電子文檔可根據用戶需要進行修改，通過修改，以往的數據信息將不再存在，而以修改后的最終信息來進行保存，用戶也無法查詢最初數據情況。如果用戶誤操作保存的話將損失重要數據及文件資料，對工作也帶來不利因素。
2.數字化檔案存儲受載體制約性強
數字化檔案應用，其性能、數據傳輸等功能與所使用的計算機軟硬件有所關聯。雖然計算機存儲容量很大，但總有“山窮水盡”的時候。不僅如此，現今網絡發展迅速，技術先進，計算機軟硬件更新速度比較快，很可能會出現文檔在舊系統下可以正常更新、保存，但在新開發的系統下卻存在識別問題，不能完整兼容或不能正常讀取。若依舊使用原有系統，可能出現技術落后，對日后管理操作順利進行帶來了一定影響。雖然每個文件占用空間小，有時只有幾KB，但這些都是各部門、各辦公人員的勞動成果，都花費了人力和物力。這些電子文件跟紙質保存有很大區別，容易受到計算機病毒的侵害或人員誤操作等導致數據丟失，這些因素都會給電子文件保存和管理帶來了巨大的挑戰和威脅。
3.檔案進行雙重保存，加大空間利用及資源浪費
通常文件檔案需經過紙質、電子文檔的保存，有時為了更加可靠的保存會進行電子文檔備份，雖然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空間大、資源也有所浪費。由于在文件保存過程中，文件通常人手一份，給辦公人員及時更新數據提供便利，但無疑加重了工作量和人員量，通過電子文檔的數據更新及保存，紙質檔案保存也得更新。雖然保存方式不同，但內容相同，工作細化的同時便造成了人員及資源的浪費。
4.高校數字化檔案利用率低，阻礙現代化管理進程
雖然檔案信息管理系統在高校推行多時，高校各部門及人員對此管理系統的認識還不到位，并沒有產生合理利用這一想法和具體操作。辦公人員由于長時間使用以往管理模式和理論，信息數據的檢索模式已經有所習慣，對這數字化管理系統了解不深，便會或多或少忽略其優勢。人們對于檔案管理認識有所局限性，忽略網絡傳輸的便捷及網絡資源。長此以往，辦公人員對數字化檔案認識不足使其利用率降低，計算機網絡功能在工作中的應用也僅限于文字編輯，信息傳輸及打印等小功能，這樣便使數字化檔案管理系統不能被充分利用，造成了人員及其資源浪費。
三、實施高校檔案數字化管理需要注意事項
通過本人對高校檔案數字化管理具體應用中存在的一些問題，我從以下幾個要點發表一下我的看法：
1.建設好高校系統工程
如何進行信息共享、檔案電子化保存等，是一個重要目標，具體可以下幾方面：
軟件方面：對于軟件開發方面進行研究，使網絡資源、文檔信息在最新系統下可兼容應用，盡可能使用最新、功能簡單便捷的軟件。硬件方面：對于硬盤存儲容量有所擴充，使其最大程度保存更多文件。包括檔案整理、備份、查詢管理以及安全措施等工作。由于高校辦公人員每天都會更新電子文檔，添加或修改信息，因此該系統應采用雙服務器，同時輔以掃描儀、光盤等。系統建設：可進行查詢系統建設，方便資源利用率及工作效率的提高，并實現網絡資源共享。
2.做好高校數字化檔案的安全工作
由于電子檔案存在不安全的因素，同時電子檔案還有保存、修改等方面的隱患，應制定相應的管理制度來進一步完善管理系統，如文件歸檔、保密、鑒定等制度，從而使數字化檔案建設可以在具體應用時安全可靠進行。這些管理制度中最為重要的便是安全管理制度。由于檔案關乎個人信息，有些如工作經歷、所獲證書、知識技能等方面信息可以公開，但有些重要私人信息應該進行保密，這樣便對數字化管理系統的安全性有所要求，顯的格外重要。安全管理主要包括硬件和軟件兩部分。硬件方面，主要是對所使用設備的壽命及質量有所要求，從而提高信息保存時間。除此之外還得安排專門人員進行檔案管理或設備保養、檢修，防止文檔引設備問題而導致丟失。軟件方面，主要是通過文檔密碼加密或設置系統應用權限，對于重要信息應進行多層結構的通訊、監控，這樣便可使文檔更安全，使其數據免受非法修改或破壞，真正做到校園數字化信息的保密性和安全性。
3.組織檔案管理團隊，提高管理水平
由于現今網絡發展迅速、信息現代快，高校檔案管理模式也發生改變，從以往的勞動密集型向現今的技術密集型轉化，大大提高了工作效率。這些進步便對管理者要求有所提高，這一方面要求他們有較強分析力，可以對一些較專業性問題提供建議和操作方法；另一方面則要根據用戶需求提供大量的數據信息。這類崗位需要高素質、高技能管理人員才能更好的勝任。所以學校應該加強檔案管理人員的自身培養，使其更多的學習相關管理知識，形成文件保密意識，使管理人員思維發生轉變，跳出原有檔案管理理念，投身于現今數字化管理理念研究、應用當中。
總而言之，隨著現今網絡發展的要求，高校數字化檔案管理已成為必然。不過高校檔案管理數字化方面認識、應用還有一定不足，需要進一步的研究和解決，逐步實現高校檔案數字化管理的完美應用。
參考文獻
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一、紙質檔案數字化制作的必要性。
高質量的檔案數據庫是檔案信息化應用的基礎，檔案數字化制作是檔案數據庫建設的必要手段。紙質檔案數字化制作的必要性表現在以下幾個方面：
（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經歷時間較長、加上保管不當的原因，已經處于非常“危險”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。
（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內，當需要查詢用時，必須到檔案室現場進行查閱，查詢過程比較繁瑣。
（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統檔案數量的龐大，傳統檔案查詢工作被動性的現狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務的效率和檔案價值的挖掘。
（四）傳統檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。
（五）傳統檔案的安全問題：每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災害將造成無法挽回的損失。
針對上述問題，我認為有必要對傳統紙質檔案實施數字化制作。
二、紙質檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作。
隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
三、紙質檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。
（一）提高經濟效益
隨著我院每年工程項目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，首先大大節省了占地空間；其次，將歷史紙質檔案數字化后，更是節省了人們的查閱時間。使用起來極為方便迅速，既方便了設計人員，又避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
（二）提高辦公效率
紙質檔案數字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實現檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查；有時候為了找一份歷史資料，要花上半天的時間，浪費設計人員大量精力。如果將歷史紙質檔案數字化，相信這樣的局面不會出現。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
（三）增強檔案原件保護
【關鍵詞】檔案數字化 獨立經濟 監督視域
為加強審計機關的工作效率，需要在現今不斷變化的經濟形勢下積極推進審計工作的信息化建設，充分利用多媒體等高新技術手段，加強審計檔案的規范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環境，并改變相關職工老舊的固有思維方式和傳統觀念，實現集中管理，提高經濟管理水平。
一、審計軟件在檔案工作中的應用
審計軟件傳統定義是指利用計算機強大的輔助功能，編寫相應的計算機軟件，以便輔助審計工作的進行，提高工作效率。而現今主要應用的審計軟件主要分以下兩個方面：
（一）基于C/S模式下的審計檔案管理系統軟件
C/S模式下的檔案管理系統主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對各種材料進行管理分類，是便于查詢、統計、管理的綜合信息平臺。相關人員在進入此平臺后，能極為便捷的找到自己所需要的審計資料，而管理人員進行檔案管理時，也能減輕較大的工作負擔。另外，由于計算機自身可以和云客戶端進行聯系，這在一定程度上保證了相關資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進行數據恢復和備份。
（二）基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件
基于B/S模式下的審計檔案管理系統軟件與C/S模式的區別就是它有其自身的專用網，和互聯網是分離的，因此不會出現檔案泄露等一系列安全問題。其優點是，它整體上的結構更為清晰，各個模塊之間是分離的，系統的各個功能融入審計之間，能較為方便的實現項目計劃的建立和安全管理，各種文件的流轉，為出差在外的人員提供了一個信息查詢平臺。
二、數字化檔案管理系統
傳統檔案管理已經無法和現代化的經濟發展相配合，在如此形勢下，信息化檔案管理應運而生，它是管理工作的一次創新，不僅能夠實現傳統檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統計等基本特性，還具有網上數字化瀏覽和遠程查詢等現代化特征，這在極大程度上便利了相關出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。
數字化檔案管理系統現今主要可以分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化檔案查閱系統三大部分。以下是對這三個部分的簡單介紹：
（一）日常業務管理系統
日常業務管理系統主要是實現各種人事檔案的管理工作。包括對相關人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉遞、統計、查閱等業務處理功能。
（二）檔案采集系統
數字化檔案采集系統主要進行對紙質檔案材料的數字化采集，將紙質素材轉成數字化形式。現今較為常見的檔案采集系統主要有了目錄編輯、檔案采集、數據審核這三大功能。并在現今高新的現代化網絡技術的服務下，能夠實現單客戶端多人使用、多客戶端多人等運行模式，能夠同時對多本檔案和材料進行采集和數據整理，為數據的入庫提供了很大的便利，也便于查閱。
（三）檔案查閱系統
檔案查閱系統是以組織系統專用網為網絡基礎，采用B/S模式架構，系統主要在安全方面進行了多方面的考慮：可按日期、時間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權利，并對其閱檔的過程進行詳細的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸等方式，確保檔案真實安全可靠。
三、檔案數字化替代傳統檔案管理的先進性
隨著電子信息化技術在各個方面的綜合使用，在審計檔案管理上也推進了信息化建設，為審計工作高質量、高效率的展開提供了保證，主要優點分以下三個方面：
（一）提高經濟效益
過去一旦出現檔案管理不夠完善，規整出現困難的情況，我們一般就會采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導致了職工人數過多，財政支出相應增加，管理成本大幅上漲。
另外一個方面，數字化的檔案管理大大節約了紙張，油墨等物質，將傳統的紙質材料轉化成可以重復使用的電子材料，大大節約了成本和保護了環境，很大程度上節約了人力物力財力，提高了經濟效益。
（二）提高辦公效率
數字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會因為他人的使用對后來人員的使用造成了阻礙。以相關組織部門為例，干部的聘請和提拔都需要極為詳細而準確的檔案信息，檔案數字化管理是完全可以提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務的。
同時，數字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動速度快，對空間沒有限制等特點，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。
（三）增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。
四、結束語
現今各種現代化技術的發展無疑為檔案信息化建設帶來了便利，審計機關及時推進審計工作的規范化，法制化，根據整體經濟要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計工作帶入數字化時代，并實現檔案數字化管理。
參考文獻
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關鍵詞:數字化;城建檔案工作;精細化管理;途徑
中圖分類號:G275.3
文獻標識碼:B
文章編號:1008-0422(2009)12-0106-02
1概述
精細化管理理念最早是在企業管理中提出來的,是企業管理從粗放式向集約化、規模化管理發展過程中提出并推廣應用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細化管理已引入企業、事業、社團和政府機構管理等方方面面。精細化管理要求對工作主體、目標對象、操作流程和規范標準等都實行精確和細致的管理。基于精確和細致本身就是相對的概念,“沒有最好,只有更好”,因此精細化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續創新、持續改進、永不止步、永不懈怠的管理實踐,其管理成果符合人們需求永恒增長這一客觀事實,對企業持續改善產品,事業、社團和政府機構持續改進服務有著非常重要的指導意義。因此,我們研究精細化管理,一個重要的方法就是找到精細化管理的切入點,即精細化管理的實現途徑,找到了這一途徑,精細化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據我們的實踐和思考,數字化就是城建檔案工作精細化管理的最佳途徑。
2城建檔案工作的發展現狀及特點
我國城建檔案工作興起于上世紀70年代末、80年代初,與改革開放后經濟建設全面發展同步;2000年以來,隨著我國掀起新一輪城市建設,城建檔案工作也進入了一個新的高速發展時期。至今,全國660多個設市城市中,已建立了近500個城建檔案館,區(縣)城建檔案室達1000多個,館藏量在4000萬卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設活動中,特別是各項建設工程中形成的具有保存價值的各種技術資料,加以整理、入庫、保管,并提供查閱和復制利用。對人的管理、對工作過程的管理和對工作對象(即各種技術文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動都是圍繞著城建檔案展開的。而城建檔案的本質不是其外在的形態,而是內在的技術內容,是信息。如果我們能用現代信息處理技術手段對城建檔案進行處理,那么城建工作管理模式就會發生根本的變革。長沙市城建檔案館從2000年以來,不斷加大城建檔案收集工作力度,進館檔案逐年增長,達到了30000多卷/年,如果按照原來的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來越困難,檔案存放也是一個大難題,庫房空間嚴重超負荷,多次倒架騰庫,仍是應付不了檔案迅猛增長的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復雜的檔案形態中抽取出來,實行數字化,就能掙脫檔案實體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實體,完全在信息的流轉中完成,這就為城建檔案工作精細化管理的實踐開辟了一個全新的途徑。
3數字化在城建檔案工作精細化管理應用的幾個方面
數字化在城建檔案工作中的應用是多方面的。事實上,數字化是一種技術手段和工作機制,它既可以變革原來的城建檔案工作內容和模式,還可能創新出城建檔案工作一系列新的業態,這就為城建檔案工作精細化管理提供了一個技術平臺,使城建檔案工作對象、工作流程和工作成果控制能在現代信息處理技術幫助下精確計劃、精密控制、精心操作、精準落實,從而真正實現最佳效果的精細化管理。具體地講有以下幾個方面:
3.1 檔案接收的數字化
傳統紙質檔案的接收是指工作人員對建設工程過程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關規范要求進行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過程。實現檔案接收的數字化,首先是要按照城建檔案管理規范要求,建立建設工程電子檔案報送系統,然后由工作人員根據建設工程進展,將建設工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統,最后以光盤等形式直接報送數字化打包信息。工作人員將按系統程序要求,一步步、一項項、一條條地完成建設工程信息的錄入,避免了紙質接收模式的那種隨意性導致檔案缺項漏項或重復冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補制檔案導致檔案不真實。數字化接收在檔案接收質量檢驗環節也體現了精細化管理的優勢,可以用質量檢驗軟件對檔案信息包進行檢驗,避免了人工檢驗的主觀性。數字化接收的最大優勢還是工作效率,對很多類似的信息,我們可以用復制的方式,不用再重復打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。
3.2 館藏檔案的數字化以及檔案保管的數字化
傳統的檔案保管都是基于檔案實體,檔案實物的搬運擺放、庫房空間的占用調整以及檔案的保管防護是主要的日常工作。數字化的模式從兩個方面對這一過程進行革新,一是原有館藏的數字化掃描錄入,對已完成掃描的檔案實行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開包調用;另一方面是新進檔案接收數字化信息,直接并入檔案信息數據庫;這樣日常管理的操作對象就是虛擬的檔案信息數據庫而不是檔案實體。這對檔案實體是一種保護,而且,檔案信息實行計算機數據庫管理的優勢是多方面,包括可以方便地制作多個備份,異地存放,防止突發災害對檔案信息的破壞。當然,原來的各種物理活動,如清理、搬運、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內容與方式就發生了質的轉變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細化管理所追求的核心目標之一。
3.3 檔案查閱利用的數字化
檔案查閱利用的數字化應該是最能展示精細化管理成果的方面。與傳統檔案查閱方式相比,數字化查閱可以真正實現查全、查準。多年來,在檔案利用中我們有一個難以明說的事實,就是檔案查不到并不是因為檔案不在庫房中,我們往往只好回答說,“這個檢索的條件可能不準確,再找找看看。”我們的館藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實現了全部檔案的數字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內部去挖掘檔案的每一個信息點,而且這一個過程是由計算機來完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數字化查閱的另一個優勢是,在檔案查閱出來后,目標信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因為我們的利用方式完全拋棄了檔案實物,是一種完全的數字環境,就好像我們在互聯網上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數字化信息量與互聯網信息量相比只不過是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來得快,來得方便得多。
3.4 業務工作數字化
主要是開發辦公自動化系統,以數字化的辦公平臺替代過去的人工模式和有紙辦公方式。業務工作數字化一是可以提高工作效率,二是可以規范工作流程。這兩個方面都是我們實行精細化管理所追求的核心目標。數字化辦公將由網絡環境的計算機系統對各種工作流程進行界定和標注,既不能越位,對時間上的延誤也記錄得非常精確、細致,對工作人員本身進行了管理和約束,是一種陽光工作模式。當然,系統設置的各種督促提醒或提示還會起到人工管理根本達不到的效果,在現實管理中,督促提醒或提示一是不能保持經常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動化系統,可以由計算機系統預設的機制來完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯等都可以由計算機系統發出警告,并自動生成工作日志,這使精細化管理中的考核環節變得非常容易。
3.5永不下班的城建檔案館――互聯網上的城建檔案館
數字化可以徹底改變城建檔案館傳統的辦公模式,使城建檔案館走上互聯網,實行全時上班開放,擴大城建檔案的社會影響,提升城建檔案的利用效果。當然,我們首先要對數字化城建檔案信息進行分類,檔案信息是有保密規定及密級劃分的,能在互聯網上的當然是可公開的部分,這是一個精細區分和精細控制的過程,而且需要一定的行政授權。但數字化為我們提供了這么一個技術條件,使城建檔案館在互聯網的時代前行。
3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺
城建檔案信息的內容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過數字化,城建檔案信息就成為了一個基礎的信息源和信息庫,結合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術工具就可以建立各種綜合平臺,對城市建設變遷、歷史文化保護、建筑設計、規劃設計以及城市動態管理等等展開應用研究并投入管理實踐運用。這是一個發展前景非常廣闊的領域,將使城建檔案的信息價值發揮到極致。我們在下面將以長沙市城建檔案館數字化實踐為基礎,列舉出多個這方面的應用實例。
4長沙市城建檔案館數字化工作的實踐及精細化管理成果
從2000年開始,長沙市城建檔案館就開始探索檔案數字化和數字城建檔案館的建設,開發了基于目錄的城建檔案檢索系統,解決了檔案數量比較大時,人工檢索工作量非常大、效率非常低、經常出現漏查的問題;開發了館內網站,初步實現了檔案遠程檢索和建設信息;但這些工作數字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來,隨著“長沙市地下管線信息化工程”項目被長沙市發改委科技立項和財政的不斷投入,長沙市城建檔案館數字化工作得到全面推進,共有五大數字化系統(項目)啟動開發、建設和運行,目前總投資已超過2100萬元,長沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數字城建檔案館目標邁進,取得了豐碩的精細化管理成果。
4.1 長沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)
該工程項目是長沙市城建檔案館數字化的主體工程,也是最早實施的數字化工程。2005年就開始調研,2006年開始實施,2007年通過驗收。該工程對城建檔案信息中最重要的部分――地下管線工程檔案信息――實行全數字化管理。其基本原理是采用GIS技術,對長沙市城市規劃區范圍內的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數字化地圖建立對應關系,實現查閱、計算、修改和動態更新等功能。在實施過程中,我們一方面與長沙市勘測設計研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動態更新;另一方面,我們把建設工程數字化檔案與三維數字化地圖也建立對應關系,從而在這一個綜合平臺上也實現了檔案查閱利用功能。這兩個方面是這一系統最大的技術優勢,也使它成為了國內最先進的地下管線GIS系統。目前,該系統成為了長沙數字城市建設的基礎平臺,為城市規劃、建設和管理的精細化提供了極大幫助。
4.2 城建檔案數字化掃描管理系統
該系統從2007年著手開發,2008年全面投入運行,主要包括檔案掃描數字化錄入、質量檢驗、入庫管理和掃描作業控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點地工作,數十臺計算機、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識別儀、激光打印機等設備設施正在高速運轉;已完成檔案掃描20萬余卷,圖紙50萬余張,檔案數字化入庫信息量已達到1200G。該系統已經實現了與地下管線GIS的對接,數字化檔案信息的查閱利用已經實現。
4.3 長沙市城建檔案館業務辦公自動化系統
該系統2008年著手開發并投入試運行,2009年起已經在業務辦公中使用,在使用過程中,針對各科室工作需求,又進行了一系列的修改、補充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個業務科室)的日常業務工作,包括檔案的接收、驗收、整理、入庫、人事、行政等事務處理都在辦公自動化系統中得到了實現,長沙市城建檔案館內部管理的技術條件飛躍提升,精細化管理水平大大提高。
4.4 長沙市城建檔案聲像媒資管理系統
聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對聲像檔案進行數字化管理其成效是非常顯著的。長沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎之上,經廣泛考察、調研和論證,2008年以來共投入300多萬元資金,與在媒資管理領域頗有建樹的北京中科大洋科技發展股份有限公司合作,聯合開發了“長沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統”,2009年6月已通過驗收并投入運行。該系統采用“雙碼流”技術,不但較好地解決了聲像檔案海量存儲和高速訪問的問題,還實現了與現有的地下管線GIS的對接,針對聲像檔案的多種來源,統一歸檔渠道,實現了對聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關鍵信息提取分析、格式轉換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數據交換、存儲管理、系統管理、業務管理,為全國城建聲像檔案數字化管理開創了成功的范例。
4.5 長沙市建設信息中心網站
從1996年起,長沙市城市建設檔案館就加掛了“長沙市建設信息中心”的牌子,實行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長沙市城市建設檔案館、長沙市城建檔案管理處、長沙市建設信息中心),但建設信息中心的職能落實缺乏有效機制。從2005年開始,隨著數字化工作全面開展,建設信息中心的職能不斷健全,對全市建設系統信息化工作實行精細化管理的條件不斷成熟。在數字化城建檔案館基礎之上,2007年,我們全面改版了“長沙市建設信息中心網站”,承擔了建設信息收集和、建設系統部門聯動、行業監督管理和投訴在線辦理等職能,發揮了長沙市建委政府門戶網站的作用。正是基于長沙市城建檔案館數字化成果日益豐碩、長沙市建設信息中心網站影響日益擴大,在多年的努力下,“長沙市建設信息中心”機構終于2009年11月由市編委下文批準正式成立,全市建設系統信息化工作精細化管理就有了強有力的法定工作機制。
這不僅是客觀要求，更能有效保護原始檔案，優化檔案查閱利用的信息服務功能，提高機關檔案工作管理科學化水平。
抓緊做好的幾項工作
機關檔案信息化建設應抓緊做好如下幾項工作：
一是做好基礎網絡和設備配套工作。在機關辦公內網基礎上搭建檔案專用服務器和存儲陣列設備，配套圖形工作站、高速掃描儀、聲像采集轉換工具等設備，按照安全保密的要求進行設備軟硬件裝配、網絡及安防布線施工。
二是做好檔案數字化工作。按照國家標準和技術規范做好紙質檔案的整理、掃描、OCR文字識別、圖像處理、圖像存儲、建立條目，將歷年領導講話錄音、會議活動錄像采集并轉換格式，做好檔案數字化過程中的原始檔案保護、檔案數據掛接、驗收和備份，以及檔案數字化成果管理等工作。
三是做好檔案管理和查閱利用系統的網絡化應用開發。做好檔案管理系統應用開發，與機關辦公業務系統實現應用整合，通過接口程序實現電子公文及處理箋等文件的辦結歸檔，實現檔案的接收、保管、查詢利用和審批等工作流程網絡化管理，采用全文檢索技術和數據挖掘技術提高檔案數字化信息資源的查閱利用效率。
需處理好的幾個問題
一是檔案信息化與機關電子政務同步建設問題。將檔案信息化作為機關電子政務建設的重要內容，實行統一規劃、同步發展，是貫徹落實黨和政府加強和改進新形勢下檔案工作意見精神的重要舉措；機關電子政務各個應用系統應建立辦結歸檔接口，與檔案管理系統實現網絡化對接，提高歸檔工作效率，形成機關檔案知識庫系統，實現機關辦公業務信息資源的高效利用，提高政府決策支持服務能力。
二是檔案信息化與現有檔案工作制度相適應的問題。檔案信息化必然要改變舊的檔案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善適應檔案信息化發展要求的機關檔案工作規章制度，建立單位電子文件歸檔與管理制度、檔案數字化工作流程及規范、數字化檔案查詢利用管理制度，以及與檔案信息化相適應的保密管理制度等，明確檔案信息化與機關檔案工作的職責，優化檔案管理工作流程，徹底改變過去機關檔案工作的老觀念和老思想。
高職院校檔案信息管理數字化是信息時代檔案領域發展的必由之路，能夠有效提升學校檔案管理效率，更好地實現檔案資源的功能，非常值得校內檔案管理人員深入研究和學習。文中，筆者從高職院校檔案信息數字化管理的功能與意義入手，詳細探討現今高職院校檔案管理數字化面臨的問題及對策。
關鍵詞：
檔案管理；信息數字化；高職院校
高職院校信息龐雜、檔案內容繁瑣，需要檔案工作者細致的規劃和統籌方能實現其數據資料的科學管理。檔案信息數字化為高職院校檔案管理工作提供了一條新思路，它減輕了相關人員的勞動強度，極大提高了檔案工作的準確率，受到越來越多院校的歡迎。
一、高職院校檔案信息數字化管理的功能及意義
（一）檔案信息集成功能數字化管理模式能夠將文本狀態的檔案信息轉化為計算機可識別的數字形式，從而使檔案信息資源以兩種存儲狀態出現，高職院校不僅可將檔案以紙質實體的形式妥善保存，還可借助計算機技術的支持將其以文字、圖像甚至視頻等數字化形式存儲起來。這樣，傳統檔案資源就實現了實體與數據的分離，既增加了校園檔案資源的儲備規模，又有利于實現資源數據的檢索、查閱。
（二）輔助功能傳統檔案管理易受資源性質、環境條件、技術條件等外界因素的不良影響，而檔案信息數字化之后，這些問題將迎刃而解。高職院校檔案管理人員可通過資源分類體系的建設將檔案信息進行歸類、整合，從而更加方便地為信息利用者提供快捷、準確的服務功能。
（三）提高檔案管理工作效率與工作質量傳統檔案管理工作需要檔案管理人員對紙質檔案材料進行人工收集、編整、歸檔、建檔、檢索，這種工作方法效率低下、費時費力，已經不能適應當今高職院校檔案管理的需要。而在檔案信息數字化管理下，檔案管理人員只需執行相關資料的錄入工作，其余工作如編整、歸檔、建檔、檢索等均可通過計算機軟件技術完成。這使檔案管理工作實現了規范化和科學化，極大提高了人員的工作效率。除此之外，檔案管理工作數字化后，還能克服紙質檔案容易損壞、載體使用壽命有限、復制困難的弊病，進一步提升了檔案管理工作的質量。
二、高職院校檔案信息數字化管理所面臨的問題
（一）檔案管理數字化意識薄弱高職院校大多由中專院校升格而成，或由多個中專院校合并而來，其各項管理本身就存在許多問題，這些問題同樣也延伸至檔案管理方面。一方面，高職院校此前的檔案管理模式已經過于陳舊，不能夠適應升格后更為復雜的檔案管理工作；另一方面，許多高職院校領導往往只注重教學工作，而忽視了檔案管理等其他輔助工作的發展，甚至視檔案管理工作可有可無。這兩方面原因直接導致了高職院校檔案信息數字化管理缺少必要的基礎資金投入以及人員培養，從根本上阻礙了檔案管理的發展腳步。
（二）檔案信息數字化管理的手段落后高職院校檔案信息管理的技術相對落后，一些系統的構建不夠成熟，其不能夠同高校其他教學系統、教務系統等相互聯系，極大地限制了其功能的發揮。譬如，絕大部分高職院校都有自己的辦公自動化系統，而在檔案數字化管理系統搭建時，校方往往忽略了二者之間的數據信息的互通，從而使檔案管理系統受到孤立，不能同辦公自動化系統聯動最大程度發揮學校數字化工作的優勢。除此之外，許多高職院校的設計檔案管理系統還存在照搬其他院校架構模式、不能根據管理需要進行升級等技術問題，這些都不利于高職院校檔案管理工作的發展。
（三）檔案管理專業人員匱乏高職院校檔案管理人員多數是由各后勤管理部門抽調而來，其專業背景往往同檔案管理工作不符，加之檔案管理隊伍變動頻繁、組織架構不穩定、在崗培訓不足等原因更降低了這一隊伍的專業性。除此之外，許多檔案管理人員的個人意識仍舊停留在傳統紙質檔案管理階段，對計算機軟件技術、互聯網技術等新型知識的引入接受能力較差，甚至有所抵觸，這也從主觀上拉低了高職院校檔案管理人員的綜合素質，從而造成檔案管理的數字化進展緩慢。
三、高職院校檔案信息數字化管理的對策
（一）提高認識，加大投入力度高職院校各級領導要充分認識到檔案管理數字化的重要性，將檔案數字化同學校建設等實際人物相結合，進一步加大檔案管理工作的人力、物力、財力投入，擴建館舍、購置設備，努力改善檔案管理人員的工作環境，確保檔案信息數字化管理的順利開展。從硬件、軟件技術等方面改善館藏條件及辦公條件，為數字化建設提供物質保障，通過增加經費投入，逐步配置必要的檔案安全保護設施及必要的計算機設備來夯實檔案數字化建設的物質基礎。
（二）充分利用現代技術，升級檔案管理模式高職院校檔案信息管理必須抓好檔案信息聯網檢索、檔案數字化傳輸服務、校園系統平臺綜合利用等幾項重要功能，使檔案信息管理真正成為學校日常管理體系中不可或缺的一部分。以下，筆者從三個方面論述利用現代技術升級檔案管理模式的具體策略：1.利用計算機軟件檢索技術對檔案資源進行分析、處理。運用計算機技術，內容龐雜、分支細密的檔案資料能夠快速分門別類，實現編目、統計、檢索等常規工作的自動化處理，這大大減輕了檔案管理人員的工作強度，同時也使檔案信息更加準確無誤、無缺漏。2.應用微縮影像等數碼技術對檔案進行翻拍、留存、傳遞等。微縮影像技術就是將檔案原始文件按照一定比例進行數碼采集，使之通過感光材料制作成影像微縮品的信息收集方法。它能夠實現檔案信息快速而準確的存儲、傳遞和使用，最大限度還原紙質檔案原貌，并且保存時間長，文件格式統一，極大地減少了檔案頻繁翻閱帶來的破損情況。除此之外，利用數碼影像技術收集的檔案信息還能夠借助互聯網同計算機相連，實現檔案的還原、復制等功能，從而彌補紙質檔案信息復制困難的缺陷。3.加強高校檔案數字化網絡建設，實現各部門信息聯通。高職院校要在辦公自動化系統以及檔案數字化管理系統之間架設一條溝通渠道，如通過在查詢接口程序中設置檔案信息查詢項目等手段來確保檔案信息管理同高職院校自動化辦公系統、教務教學系統、人力資源管理系統以及財務系統之間快速、有效地鏈接，為相關部門利用檔案信息資料提供便利條件，也為檔案管理部門提供信息收集、整理與歸檔便利，最終實現高校網絡平臺辦公的數字化、信息化整合。
（三）建設一支具有專業技術的檔案管理隊伍從人才選拔角度來講，學校要尋找一批既具備檔案管理專業能力，又精通計算機技術、互聯網技術的復合型人才充實隊伍，盡可能將一些責任心強、專業技術過硬的人員推向檔案管理的工作崗位上。從人才培養的角度來講，高職院校要定期或不定期舉辦檔案信息數字化管理培訓班，不斷地提高在崗檔案管理人員的現代化素質及管理意識。總而言之，在檔案信息管理數字化的大趨勢下，高職院校要認真研究、合理規劃、大力支持，加大物力、財力投入，建立起包括檔案管理平臺在內的校園信息網絡，選拔和培養一批適應檔案管理現代化發展的專門型人才，通過一系列行之有效的具體措施加強檔案數字化建設，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。
參考文獻
[1]郝藝飛.計算機技術在檔案管理現代化應用中的問題和對策[J].平原大學學報2002(1).
關鍵詞： 數字檔案資源；建設途徑；檔案信息化建設；管理措施
當今社會已經進入信息時代，數字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。更新原有的管理理念，充分認識和接受數字檔案資源，學習和運用高新技術，做好檔案信息化建設，創新管理方法，是檔案管理在信息化時代迫在眉睫的工作。
數字檔案資源與加強檔案信息化建設有何聯系？
數字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和前提。這部分檔案資源與傳統檔案資源在本質上有許多不同點，但最大的不同就是內容數字化，即這種檔案資源必須用計算機二進制數字代碼來記錄和閱讀。面對這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個逐漸接納和全新的管理模式進行改造，在這個過程中需要的第一步就是數字檔案資源的建設問題。
1如何實現數字檔案資源建設
1.1數字檔案資源建設的途徑主要有兩種：
1.1.1 辦公自動化條件下形成的電子文件直接轉化而來的數字檔案資源。這部分數字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動化條件下形成的電子文件轉存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網絡上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數字檔案資源最直接的來源，也是數字檔案資源的主體和發展主流。到目前為止，我國對數字檔案資源的積累和收集在規模和效益上還遠遠不夠。當務之急是要做好以下兩方面工作：一是加強對基層部門有關數字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規章制度的規范和管理工作；二是對傳統檔案工作現狀進行適應數字資源的現代化改造工作。
1.1.2館藏檔案數字化后形成的數字檔案。這部分數字檔案資源是整個數字檔案資源的補充和豐富。它主要來源于對傳統檔案館中開放的且利用效率高的檔案進行數字化處理，其目的是使深藏在傳統檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統檔案工作向數字檔案工作進行過度和銜接的必經之路。
1.2數字檔案資源建設的技術環節
1.2.1 數據庫技術：數據庫技術是數字檔案信息保存和利用的重要技術。檔案資源是一種數量巨大、內容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入、保存，對各種數據庫進行資源有效組織。
1.2.2 數字化檔案接收：隨著OA辦公自動化的擴展與提高，接收本身就已是數字化產物的電子檔案，必須重點抓好這幾個環節的工作：密切關注電子文件的形成和積累，實行前端控制，研究其運作規律，提出質量要求；制定電子文件歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件能按要求及時歸檔；檔案館接收電子檔案要按統一的格式轉換數據，并與館藏檔案數字化工作融為一體。
1.2.3 數字檔案安全性的保障技術：
a不同安全級別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據檔案的保密和開放范圍，對數字檔案資源利用范圍的設置是非常重要的一項技術工作。這方面的技術主要是通過利用權限的設置和傳播環境的設置來實現。對不同密級的檔案分別采取在線利用和脫機利用；對不同的讀者，又可以利用不同的權限來控制對檔案資源的獲取。
b保障數字檔案信息的原始性技術：數字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術措施主要有：加密技術、電子簽署技術、消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術、仿寫技術等。這些技術的使用在數字檔案設計和形成時就應該成為數字檔案內容不可或缺的一部分。
1.3數字檔案資源管理環節
數字檔案資源建設要堅持規范性原則，統一標準，統一規范，確保電子文件的歸檔，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計算機網絡保密意識，同時積極構建本部門信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保信息不上網。要準確把握紙質檔案與電子檔案的關系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。
2如何實現檔案信息化建設
檔案信息化與數字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內涵，檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，它包含了檔案數字化、人員、法律、政策和標準等社會因素。可以說，檔案信息化是由檔案信息的數字化、檔案傳輸的網絡化和檔案管理的標準化、檔案系統的集成化、檔案人員的知識化構成的有機體系。有了數字化的檔案資源，檔案信息化的物質基礎和技術基礎也就有了保障。而處在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。
2.1加強檔案部門基礎設施建設
加強檔案管理現代基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上與辦公自動化、互聯網等系統相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數據庫的建設。
〔關鍵詞〕數字化；檔案館；實施策略
數字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發展方向。構建高校數字化檔案館，能夠實現檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發揮檔案信息的作用，為學校的改革和發展提供優質服務，是實現高校檔案現代化的必然趨勢。將會給高校檔案工作帶來新的機遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰。
1 數字化檔案館要實現的目標
數字化檔案館是在互聯網上形成一個超大規模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機網絡的聯接和應用軟件的集成，組建成一個超大數字檔案館，使檔案利用者可以在整個網絡上進行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數據有效的組織和挖掘，可以為生產、管理和決策提供必要的依據；通過網絡向政府和社會各界提供優質高效的服務［1］。數字檔案館就要實現館藏數字化、館務自動化、傳輸網絡化、服務在線化和信息共享化。（1）檔案業務流程處理自動化。檔案管理部門用數字化手段對檔案業務流程進行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統生成的電子檔案實行網絡監控、接收和歸檔，實現文檔一體化管理。（2）館藏檔案數字化。數字化檔案館將原始文獻信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質之中從而形成各種數據庫，館藏檔案信息只有經過數字化，才能通過計算機和校園網絡實現資源共享。（3）信息傳遞網絡化。在信息資源存儲數字化的基礎上，數字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網絡技術，將檔案信息在網上傳輸，用戶通過網絡實現異地利用，成為互相聯結、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數字化檔案館在充分開發利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現真正意義上的信息共享［2］。
2 數字化檔案館建設對高校檔案工作的作用與影響
2.1 數字化檔案館與傳統檔案館相比有著巨大的優勢數字化檔案館通過計算機網絡獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間小；通過計算機網絡聯接形成一個完整的系統，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質檔案的調卷、查閱，保護了紙質檔案；能夠通過網絡實現信息資源共享；服務質量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。
2.2 構建高校數字化檔案館是國家檔案事業發展的需要隨著高校各項事業的發展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構建高校數字化檔案館有助于國家綜合信息系統的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統的功能和與其他信息系統的聯網能力［3］，是我國數字資源建設開發利用的基礎，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業發展的需要。
2.3 數字化檔案館最大限度地發揮館藏檔案的作用
隨著高校檔案信息化建設的推進，學校在教學、科研及管理等方面產生了大量的數字化形態的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進行有效的數字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網絡、傳播、交流，拓寬服務范圍；用戶充分利用網絡與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發揮館藏檔案的作用［4］。
2.4 數字化檔案館對高校檔案工作產生積極的促進作用數字檔案館的獨特形式對信息服務將產生深遠的影響，使檔案管理者的觀念發生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務方式及信息資源的保護都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設置權限，各部門根據自己的權限范圍收集與本部門相關的檔案信息數據，按照相應的格式傳輸到檔案管理系統數據庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發展。
3 高校數字檔案館建設的具體實施策略
數字檔案館是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。
3.1 高校數字檔案工作
3.1.1 數字化檔案的收集
高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，涉及教學、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統一管理。通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確認有保存價值的電子文件，通過校園網再傳輸到檔案管理系統，通過設計好的程序對其進行自動鑒定，并進入檔案館監控網絡中；對于各部門使用的辦公軟件，產生的非結構化文件也應定期通過網絡移交到檔案館。
3.1.2 數字化檔案的管理
高校數字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統。實行計算機輔助立卷，運用計算機技術對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數字管理全過程。建立數字檔案設備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。
3.1.3 數字化檔案的利用
高校檔案館通過數字校園平臺，運用自己的網頁和服務器，實現遠距離、快速度、高質量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網上利用工作主要使用高性能的計算機作為WEB服務器，通過校園網開展電子檢索服務，在各高校之間互傳、互換信息；聯機建立用戶使用情況文檔，實現資源共享［5］。
3.2 優化館藏檔案資源結構
3.2.1 館藏檔案數字化
把館藏紙質檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統數據庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數據庫。
3.2.2 與辦公自動化系統有效接軌
在數字化校園建設過程中，學校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統，這些系統產生的有價值的信息資源通過一個數據接口自動轉入檔案管理系統，檔案管理系統對這些系統中的數據進行采集、處理、分類、加工，實現一體化管理。因此，要建立檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。
3.2.3 資源庫建設
檔案資源庫是國家基礎數據庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎。所以必須在規范化的基礎上，投入足夠的人力、物力，建設高質量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數據庫的基礎上，建立相應的數據庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數據庫、學生檔案數據庫、教學活動數據庫、重大科研成果檔案數據庫、檔案編研成果數據庫等。
3.2.4 檔案信息結構升級
數字檔案館信息資源不但要達到齊備的門類、一定的數字規模，更要使數字化檔案館資源建設突出重點、層次清晰、不斷充實新的內容。加快信息結構升級、有效提升信息之間的關聯度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關的信息，提供信息服務，實現檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽二級檔案館，借助校史館開設歷史沿革、學科建設、知名專家、黨建工作、學生活動專題等。二是對館藏檔案信息進行分析、選擇、組織、提煉、加工，進行深層次的開發和挖掘，形成新的信息產品，使檔案信息的服務更具有深度和廣度。三是充分發掘教學、科研特色，廣泛征集校內外、國內外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網和檔案管理系統進行數據轉換，運用互聯網實現共享。四是加強校內各部門之間、校際之間、學校與社會各界的橫向聯合，形成一個完整的體系，實現信息資源的互補，使信息資源豐富、系統，滿足多層次、全方位的需求。
3.3 數字檔案館個性化服務
3.3.1 加強信息意識
數字檔案館個性化服務就是利用計算機網絡為用戶提供充分的信息服務，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學習信息知識，提高信息能力，對信息進行監督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準確、可靠。學習計算機技術、網絡技術，具備對檔案信息分析、處理能力。
3.3.2 提高個性化服務水平
數字檔案館以用戶為中心，根據用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據個人的習慣、專業等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務。只要通過網絡上的個人電腦就可以成為數字檔案館的服務對象，用戶可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等，自由地查詢網絡上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進行跟蹤服務，建立檔案用戶反饋機制，發現不足，提升質量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。
3.4 數字檔案信息風險對策
高校數字檔案館建設的目的是將數字檔案信息在網上進行傳輸，實現檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，解決信息安全問題至關重要。
3.4.1 系統安全對策
采用安全性能較高的操作系統，高性能的服務器、計算機軟件、硬件，高可靠性的數據庫管理系統。
3.4.2 管理安全對策
（1）加強安全保密意識
高校數字化檔案信息的內容涉及高校的教學、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應樹立高度的安全意識，嚴格依據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。
（2）制定相關的制度、標準
結合國家及本地相關的數字檔案文件、結合本部門的實際及數字檔案館的特點，制定相關的制度、標準。例如，數字檔案鑒定、備份制度、數字檔案網絡管理制度、數字檔案管理標準、數據庫標準等。保證制度到位，責任到人，嚴格管理。
（3）侵權風險措施
必須認真采用身份認證，加強用戶使用管理，資源授權管理，保護利用者隱私。只有授權用戶才能按照授權范圍通過客戶端應用程序進行數據處理工作，其他人無法操作系統。采用知識產權相關聲明規避侵權風險，保護知識產權［9］。
3.4.3 技術安全對策
對數字信息進行安全維護，保證數據安全傳輸，未得保護的移動設備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網絡；定期檢查、安全升級、軟件補丁，確保數字化檔案不受惡意侵害；檔案館內部的數據庫和電子文件的局域網要切實與外網實行物理隔離，密鑰管理；在網上提供公開檔案信息服務的，采取防火墻、數據備份等防護措施，檔案館信息系統遭到人為或自然災害時能夠及時有效恢復，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網［10］。通過風險評估、安全檢測、判斷，實現網絡主動防御、主動安全保護。
4 結 語
數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，檔案的信息化、現代化也對數字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發展的目標需要、科技發展的實現可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經濟效益，數字化檔案館是一項功在當代、利在千秋的偉大事業，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強學習，掌握新形勢下檔案工作的業務知識，提高計算機技術、網絡技術水平，以適應數字檔案館建設的需要。
參考文獻
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【關鍵詞】檔案數字化；建設；問題；探討
檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢，隨著電腦網絡技術的發展，信息時代的到來，各行各業都大量使用了電腦辦公。極大提高了工作效率，節約了時間、成本。減輕了工作人員的勞動量。數字化檔案將紙質版檔案輸入電腦進行管理，與網絡技術的融合，實現了檔案管理的信息化、遠程化管理，實現了異地共享檔案查閱信息，極大方便了相關部門的工作。雖然數字化檔案有很多優勢，但是完全做好檔案數字化建設還存在很多問題。
一、檔案數字化建設存在的幾個問題
（一）紙質版檔案的完善程度影響檔案數字化建設。雖然紙質版檔案工作量大，管理麻煩，但是要進行檔案數字化建設，首先必須借助紙質版檔案才能將檔案中的各種信息輸入電腦里面，因此紙質版檔案成了數字化檔案輸入的依據。而紙質版檔案的正確性和完整性將影響數字化檔案管理的正確性和完整性。也就是說有了完善的紙質版檔案才能有高質量的數字化檔案。所以它的完善程度將影響檔案數字化建設。特別對于一些檔案管理知識不熟，業務不精的管理者來說，做好紙質版檔案的正確性和完整性也是問題。
（二）沒有形成統一的數字化檔案管理軟件。現在各行各業的檔案管理，雖然是用了電腦管理，但是僅僅是建立文件夾進行管理，沒有正式的軟件管理系統，因此用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯網識別，這也就失去了數字化建設的意義。進而也就無法實現檔案數字化信息共享和遠程操控。其次，有些行業和部門雖然使用了檔案數字化管理軟件，但是處于本行業本部門的需要而進行的軟件開發，這種管理軟件其使用范圍窄，軟件內容和格式專一，只能適合本行業本部門的檔案管理。甚至是管理軟件與本行業的計算機相匹配，一旦離開本行業的計算機則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數字化建設中的困擾。計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能設置防火墻和安裝殺毒軟件進行預防。事實上計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但使檔案無法打開，而且造成永久性的檔案數據和信息丟失。其檔案數字化建設將毀于一旦，功虧一簣。造成很大的經濟損失。其次，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的隱私權被破壞，不僅給單位造成損失，而且給個人造成不可估量的傷害。所以計算機的安全性是進行檔案數字化建設必須解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業務知識單一。檔案數字化建設必須具備檔案管理專業知識和計算機知識，只有融合兩者才能勝任數字化檔案管理。事實上很多單位和部門，其檔案管理人員不具備兩門知識，很多檔案管理人員都是單位委任的，把檔案管理相近的職工或者計算機專業的職工拿來進行檔案管理。這種情況不利于檔案數字化建設，也不利于單位檔案管理。所以嚴格來說具備兩門知識的人才很少，現任的檔案管理人員其檔案管理水平不高，那么數字化檔案建設更是困難。
二、針對檔案數字化建設問題的幾點思考
（一）保管好紙質版檔案。雖然紙質版檔案管理工作量大管理效率低，但是鑒于數字化檔案的弊端，為了管理安全還需完善紙質版檔案。為此，一是做好紙質版檔案管理，包括檔案中的日期、個人信息、文件內容、數字標點等。只有正確無誤，那么輸入電腦里面的檔案信息才會正確，才具有數字化建設的意義。否則錯誤的數字化檔案不僅造成他人損失，而且誤導管理者一錯再錯。二是做好紙質版檔案的完整性和延續性，個人檔案或者單位檔案，因職工調動或者單位搬遷建設，會發生紙質版檔案的丟失，一旦丟失再也找不回。因此必須確保紙質版檔案的完整性。
（二）加強數據庫建設和管理。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理，要應用當前快速發展的信息技術，不斷建設和完善數據庫。另一方面我們也要看到數據庫的建立是一個漫長的、由胃齙餃禾宓難序漸進的過程，而要加強數據庫建設和管理必須要求單位上下要統一認識，領導要認識到數據庫建設的重要性，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。數據庫管理過程中要能夠重點面向應用，建立活庫，可以應用數據庫的使用頻率和使用效率考核數據庫的活性等。
（三）要引進和應用先進的檔案管理軟件。管理軟件作為檔案數字化建設的管理系統，必須與計算機和網絡升級相同步，也就是說必須讓管理軟件進行相應的升級更新，否則計算機系統的發展，將無法打開管理軟件，或者網絡升級使得管理軟件在互聯網中無法識別，從而影響檔案數字化建設。其次引進和應用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數字化建設的更新升級。使得數字化檔案管理更加順暢，應用更加方便。真正起到數字化檔案管理的目的。
三、結語
綜上所述，要做好檔案數字化建設，必須從根本上抓起，引進和應用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識培訓，熟練操作先進的管理軟件，充分應用好計算機知識，避免出現病毒感染和黑客攻擊，破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數字化檔案建設才具有意義，才能順應數字化檔案信息管理的發展。
【參考文獻】
關鍵詞：數據化檔案；檔案管理；檔案安全
隨著計算機技術的發展和以及網絡安全的進步，檔案的管理逐漸向數據化方向發展，起初因為計算機的不安全性和網絡的未知性很多檔案管理機構不敢使用計算機進行檔案處理，后來意識到計算機有著很高的便捷性，逐漸的從傳統檔案形式到數據化檔案形式開始轉變，并逐漸形成一種風潮。但是隨著一些重要檔案也用于數據化管理，數據化檔案管理的安全性又受到不少人士的質疑。所以要做好相應的數據化檔案的保密工作。
1 做好數據化檔案的前期準備工作
做好檔案的管理工作就要把檔案進行實現的分類。數據化檔案按照檔案的保密性質可分為，一般檔案、秘密檔案、機密檔案、絕密檔案。按照檔案的網絡連接又可分為互聯網檔案、局域網檔案、專線檔案、不聯網檔案。這些檔案越往上的安全登記越高，同時如果造成泄密，所造成的影響也就越大。所以要按照相應的檔案等級建立其相應的安全保護措施。
1.1 建立專門的檔案管理部門
檔案管理應該是獨立的部門，同時應該具有獨立的檔案管理辦公室，這是檔案管理的一個基礎之一。在檔案管理部門內部安裝相應的監控，同時一定要對其辦公室的出口，包括窗戶等進行監控，用時對相應的資料存儲設備也進行監控。同時監控的視頻窗口應該在監控室的一個醒目的地方，能幫助值班人員隨時的查看。另外根據相應的檔案的重要性，還可以使用相應生物體征識別的方式精心設置門鎖，一般多采用指紋職別的方式，但是指紋容易被復制，所以一般采用門卡、密碼、指紋等多種方式進行多重的方式防止數據的防盜。有些檔案是依靠局域網和專線等方式進行相應的數據傳遞的，但是針對于長距離布線的安全性一直是檔案工作的一個難點問題，如果讓不法分子找到了傳遞數據的專線就可能造成相應的檔案失竊的問題，但是可以利用數據加密的方式，保護檔案的安全性，數據加密是重要檔案的一個關鍵手段之一，它的特點就是就是讓他人竊取到了相應的檔案文件也不能對其檔案的內容進行解讀，隨著信息技術的發展所以檔案就更難以被破譯。檔案的安全保護系數最重要的就是與檔案的機要程度是相關的，如果一個重要的文件被放置于互聯網上，那么多完美的預防措施也沒有相應得作用，因為互聯網的漏洞過多。另外一個不怎在重要的文件，比如一些沒有什么價值的文章等，如果采用采用嚴密的保護，這明顯不利于檔案部門的管理，同時也支出了很多本可以省下的費用。對一般性檔案，因為被竊取后獲利小，很多非法人員是不愿意進行攻擊和竊取的，因為本身竊取檔案的行為就面臨著被逮捕的風險，并且非法人員竊取檔案也是需要一定的經費和時間的，所以對于一般檔案，做好監控工作和網絡的維護即可，不必如此大費周章，浪費大量資金。
1.2 完善相關法制
對于檔案的管理我國與之相關的兩部法律《保密法》和《檔案法》，但是這兩部法律有著一定的局限性，因為在其中檔案的價值難以被認定，所以經常造成相應的盜取檔案人員的判罰不公，同時檔案管理中國家的檔案被劃分相應等級，但對于相應的私企中檔案沒有一個明確的分級，同時檔案的性質比較難以界定。比如有食品企業，它對其他企業的產品進行調查，并評測消費者滿意度，同時建立一個完善的相關企業資料檔案。這種檔案是可以控制該行業發展的形勢，以及未來產品發展方向的。是競爭企業十分想要的檔案資料，但是這類的檔案在國家的法律檔案規定中，沒有相應的地位，在被竊取后維權也得不到應有的賠償。因此這就造成相應的檔案的重要性與法律規定的性質嚴重不符的現象。同時有些檔案的價值并不高，反而受到特別重要的保護，其中比較突出的就是學生個人檔案，學生個人檔案主要記載了學生的成績，和各個學期教師的相關評語，因為這個個人檔案最后會進入企業領導的手里，所以在檔案中很多教師都盡量的好評，即使有犯錯誤行為也不進行填寫，所以檔案的實際價值很低，但是個人檔案卻屬于國家秘密檔案的范疇中，個人信息的確屬于一種重要的信息，但是學生檔案的有效信息過少，所以可以適當的放寬學生檔案制度，然后采取一種簡單的檔案形式，減少相應的檔案減少工作。同時檔案的保護應該向一種更加準確，更加合理的方向上發展，改變檔案的分類的不公平制度，另外要加大退盜取企業檔案的處罰力度，然后對企業損失能夠做出合理的估算，幫助企業維護自身的合法利益。
2 遵循檔案數字化管理工作流程，引入有效監理制度
檔案數字化管理過程中，存在文件丟失或者泄漏的問題，但對于很多企業來說，部分檔案的保管十分重要，關系著公司重大事件決策，如投標方案，如果不妥善保存，被其他公司竊取，會給企業帶來嚴重的經濟損失，在檔案數字化管理過程中，應引入“第三方”監理制度。
2.1 細化檔案數字化管理程序細化檔案數字化管理程序，確保環節之間的緊密聯系性，遵循科學的管理方法和理念，嚴格規范每一份檔案的進出。數字化檔案管理主要依托計算機和互聯網，資料的進出具有一定隨意性，因此在文件需要被查閱或傳送時，必須做好相關保密措施，多維度審查借閱單位的資格，當文件被“返檔”時，應仔細核查文件是否缺失或整改，如果出現此類現象，應馬上報告管理層并追蹤借閱者，提高檔案數字化管理工作的效率。
2.2 確定監理單位與監理人在檔案數字化管理過程中，可以引入有效的監理制度，主要包括以下三個部分，首先，選擇合適的監理單位，管理部門應考核單位資質、成立時間和工作成果，結合檔案數字化管理工作量、工作人員等方面因素，通過比較分析等方式，綜合選擇最合適的監理單位。
結束語
在檔案的數據化過程中，檔案管理迎來了很多新的調整，但是數據化帶來的相應優點要更大于缺點，數據化的缺點就是增加了資料出現意外和被盜取風險，所以要控制這種風險就要學會相應的檔案管理方法。在提高檔案安全性的過程中，首先要認知到檔案本身的重要程度，然后根據檔案的程度選擇檔案安全管理的設備還有網絡模式。然后積極維護設備和網絡的安全。另一方面，國家應該加快相關法律的完善，加大偷盜檔案的處罰。在企業和有關檔案管理部門中應該加強人員的素質，提高檔案管理能力，多個方面出發就能減少檔案泄露的現象。
參考文獻
[1]谷宏艷.油田檔案數字化的實踐與思考[J].化工管理，2016（1）.
