時間：2023-06-07 09:09:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 打開目錄樹顯示
如果您打開一個文件夾窗口，但是在窗口左側沒有顯示任何目錄樹。此時您只需在標準的工具欄里點擊“文件夾”圖標即可（在Windows 2000、Me和XP中），或者選擇“查看”*“瀏覽器欄”*“文件夾”（在任何版本的Windows 中）。
2 定制詳解
在“詳細信息”查看模式（點擊“查看”*“詳細信息”）下，如果您想改變窗口上方“名稱”、“大小”、“類型”和“修改日期”等標題列的左右順序，您只需點擊該列的標題，然后拖放到您想讓它出現的位置即可。
3 了解詳細信息
難道在“詳細信息”查看模式下只能顯示“名稱”、“大小”這幾項內容么？我們可以試著把其他顯示信息也打開。您只需在任意一個列標題上點擊右鍵，彈出菜單中將顯示所有可以顯示的項目，其中也包括系統默認不顯示的“創建日期”、“屬性”、“所有者”等十幾項，在您希望顯示的項目前打上鉤就可以了。在彈出菜單中選擇“其他”，或者在窗口菜單中選擇“查看”*“選擇詳細信息”，就可以打開“選擇詳細信息” 對話框，您可以在其中更加方便地選擇您希望顯示的詳細信息項目。
4 全屏顯示
您如果想以全屏模式顯示文件夾窗口或者IE窗口，以便盡可能多地顯示窗口中的內容，只需按下就可以馬上切換到全屏模式，再按又能切換回原來大小。對于Windows 2000、Me和XP操作系統的用戶，還有更加方便的方法，即在工具欄中直接點擊“全屏”按鈕進行切換。您只需在工具欄的標準按鈕行上點擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇“自定義”，然后在打開的“自定義工具欄”對話框中，從左側選中“全屏”按鈕填加進去就行了。
5 自動隱藏目錄樹顯示
在全屏顯示模式下，您還可以讓窗口左側的目錄樹也消失，以騰出更大的顯示空間。首先您需要在“查看”*“瀏覽器欄”中打開目錄樹顯示，然后切換到全屏幕方式，在左側目錄樹的右上角點擊“自動隱藏”按鈕，這是一個圖釘的形狀的按鈕，有“拔出圖釘”和“按下圖釘”兩種狀態，選擇“拔出圖釘”，然后在窗口右側點擊一下，左側的目錄樹就會自動隱藏了，這時您將鼠標移到窗口左側，目錄樹又會彈出來，見圖1。
6 在文件夾窗口中顯示更多內容
如果您覺得窗口左側的“文件和文件夾任務”、“其他位置”等連接沒有實際用處，您可以通過設置把這塊寶貴的地方騰出來，在窗口菜單中依次選擇“工具”*“文件夾選項”*“使用Windows 傳統風格的文件夾”即可。該操作可以去掉“瀏覽器欄”和它的“常見任務”快捷方式。
7 瀏覽更多的縮略圖
您可以在“縮略圖”顯示模式下（在窗口菜單中選擇“查看”*“縮略圖”），通過隱藏每一個縮略圖下的文件名，在窗口右側顯示更多的縮略圖。具體的操作是，在左側的目錄樹中選中另外一個目錄，這時右側的顯示模式就不再是“縮略圖”模式了，然后按住鍵，再選擇剛才的目錄，這時您就會發現原來每張縮略圖下的文件名都消失了。
8 根據文件夾設置任務顯示
如果您很喜歡“資源管理器”的任務欄，但是又希望不同類型的任務可以有不同的外觀，進而對文件夾的內容有一個大概的了解。用右鍵點擊窗口左上角的控制圖標，從中選擇“屬性”*“自定義”，然后在“將此文件夾類型作為模板”下面的下拉選項中選擇一個最適合的描述。
9 了解磁盤狀況
如果您想了解某個磁盤還剩多少空間，或者如果進行清理，您可以試試如下操作：在“我的電腦”下右鍵點擊一個磁盤圖標，然后從彈出菜單中選擇“屬性”，這時您會看到一個餅形圖，其中藍色代表已經使用的磁盤空間，紅色代表還可以使用的磁盤空間，在餅形圖的右下角還有一個“磁盤清理”按鈕，在“工具”一欄中還有“查錯”和“碎片整理”兩項維護功能。
10 壓縮文件或文件夾
如果您采用的磁盤分區格式是NTFS，您可以將文件和文件夾進行壓縮，以騰出更多的磁盤空間。在窗口中選擇您要壓縮的文件或者文件夾，以右鍵點擊，然后在彈出菜單中選擇“屬性”，在“常規”標簽中點擊“高級”按鈕，選中“壓縮內容以便節省磁盤空間”項目，然后點擊“確定”，接下來會有一個彈出菜單提示您，是“僅將更改應用于該文件夾”還是“將該更改應用于該文件夾、子文件夾和文件”。
12 壓縮分區
如果您想壓縮整個NTFS 分區格式的硬盤分區，在窗口中右鍵點擊磁盤圖標，然后在彈出菜單中選擇“屬性”。選中“壓縮驅動器以節約磁盤空間”，然后點擊“確定”或者“應用”，此時會有一個彈出窗口提示您進行確認，選中“將該更改應用于該文件夾、子文件夾和文件”，而不是“僅將更改應用于該文件夾”，最后點擊“確認”。
13 自動壓縮
您可以實現文件的自動壓縮功能，即如果您想壓縮一些文件，您可以直接把這些文件直接移動到一個已經設立了壓縮屬性的文件夾內。具體的操作是：右鍵點擊窗口的空白處，選擇“新建”* “壓縮文件夾”（Windows Me下），或者“壓縮文件夾”（Windows XP 下）。
14 重新分配驅動器盤符
如果您想給現在的磁盤驅動器重新分配盤符，請您先以管理員身份登錄Windows，然后選擇“開始”*“運行”，在“打開”后鍵入“diskmgmt.msc”，然后回車。這時系統會打開“磁盤管理”程序，右鍵點擊窗口下側的相應磁盤區域，然后在彈出菜單中選擇“更改驅動器名和路徑”，點擊“編輯”或“更改”，然后從下拉列表中選擇一個目前還沒有使用的盤符，點擊“確定”，然后在確認彈出窗口中再點擊“是”。
15 更加方便地清理磁盤
您可以建立一個自己指定清理方式的清理磁盤的快捷方式，選擇“開始”*“運行”，鍵入“cleanmgr/sageset:”，后面跟一個從0 到65535 的數字，該數字僅僅用來確定您選擇的選項，然后回車。在“磁盤清理設置”窗口中選擇您希望清理的那些項目，然后點擊“確定”。接下來是建立一個快捷方式，在桌面的空白地方或文件夾窗口的空白地方點擊右鍵，然后在彈出菜單中選擇“新建”*“快捷方式”，在“請鍵入項目的位置處”鍵入“cleanmgr /sagerun:x”，把其中的x 換成您剛才指定的那個數字。然后根據提示完成快捷方式的建立就可以了。
16 給文件加密
如果您想在NTFS 分區格式下保護具有敏感性的文件和文件夾，您可以使用Windows內置的加密程序。選擇您想加密的且尚未壓縮的文件或文件夾，用右鍵點擊，然后在彈出菜單中選擇“屬性”。在“常規”標簽中點擊“高級”按鈕。打開“加密內容以便數據保護”項目，然后點擊“確認”按鈕。接下來您可以指定加密哪些文件和文件夾。加密之后，這些文件就只能由加密的用戶來訪問。您也可以去掉加密功能，只需將“加密內容以便數據保護”項目關閉即可。需要注意的是，加密功能在Windows XP 的家庭版中是沒有的。
17 保護個人屬性文件
1、vivo手機在文件管理刪除的文件,若沒有備份,是無法恢復的。通過手機數據線將手機連接到電腦，并打開手機USB調試，安裝vivo手機助手，手機助手在你將手機通過數據線插入電腦的時候會提示你安裝，根據提示安裝即可。
2、將手機成功連接上電腦之后，在手機助手上可以看到手機的空間大小，內存的使用率、數據備份、文件管理等，我們選擇“數據備份”。
（來源：文章屋網 ）
1、通過OTG將U盤連接上電腦。
2、再打開文件管理器，打開外部USB設備，然后再打開，就可以看到U盤中的文件了。
3、OTG，即On-The-Go的縮寫，是近年發展起來的技術，主要應用于各種不同的設備或移動設備間的聯接，進行數據交換。
（來源：文章屋網 ）
關鍵詞： EPC項目 文件管理 項目運作
一個工程的順利完成離不開對各類文件的有效管理。而面對國際設計采購施工總承包工程（EPC項目）時，由于運作較國內項目更復雜、文件管理專業化要求更高，且各類文件通常以外語為主，因此文件管理更加嚴格，對文件管理人員的素質要求也更高。各類文件通常時效性強、針對性強、直接影響工程進度、質量、造價，因此建立健全文件管理體系并且保證該體系有效運行尤顯重要。文件管理體系的健全、清晰、科學、專業化將有力彰顯企業的管理水平。建立一套高效適用的文件管理體系；提供國際ECP項目文件管理控制水平；加快與國際通用模式的接軌；已成為企業在國際工程中提高競爭力的關鍵因素之一。
1建立文件管理體系必須明確的問題
1.1肯定文件管理部門的權威性
文件作為項目管理過程中溝通管理的主要信息紐帶，對其管理的水平直接影響項目溝通的有效性。因此，要肯定文件管理部門的權威性，并賦予相應權力。讓文件管理覆蓋整個項目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、復印掃描、傳遞、存檔等工作統一歸口到文件管理部門。
在項目執行過程中，文件管理部門可定位為對外是承包商和業主及第三方聯系的窗口，對內它既是部門管理運作系統的龍頭也是各部門之間的紐帶。
1.2加強文件管理的專業性和科學性
項目管理的信息化運作，注定了文件種類和數量的浩繁及管理的專業性。因此，文件管理必須突出專業性和科學性。根據項目運作的特點，可采用各職能部門分散負責，文件管理部門設專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負責、并兼職文件管理部門某專業管理員的方式。
1.3將文件管理貫穿項目運作全過程
項目開工、施工、運行、移交幾個不同時期運行張弛不一，容易造成文件控制管理過程中常出現的失控狀態。項目前期文件是項目投資、運作方式及預期結果的定性，竣工文件是項目完工實現最終移交的依據。項目的過程文件在項目的收尾階段和工程索賠過程中，對承包商非常重要；要減少工程缺陷的損失及加大結算合同款的額度，都要依靠項目運作過程中的設計變更、業主調整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此，在項目運作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商意義重大。在項目執行中，要注重文件管理人員隊伍的穩定，人員變動時工作交接要清晰有據、過渡合理。同時，要注意利用文件管理部門的主線作用，合理使用管理軟件，追蹤項目各個環節的進度，及時發現制約工程進度問題。
2項目運作中文件管理的重點
2.1以文件管理部門為核心，加強保密性和安全性
網絡化辦公的成本和效率優勢毋庸置疑，但對運作周期較短，工作內容、涉外的國際EPC項目，由于國內外法律體系和要求不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網絡化辦公中造成泄密，設置觸犯所在國的法律法規，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。因此，將網絡管理和網絡服務納入文件管理是一項行之有效的管理方式。在內部網絡中確立使用權限、范圍、確保數字化簽名的有效安全，加強網絡病毒的集中防范管理，都是要逐項解決的重要問題。
2.2文件管理部門要負責好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理
目前，無紙化辦公已成為國際上衡量企業現代化管理水平的一個標志，隨著網上可傳輸數據量的急劇增大、壓縮工具的功能增強、數字化影像資料支取方法簡化，現在幾乎全部的工程設計及管理文件都可以網上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當然，無紙化辦公是相對的，既要認識到它的高效、低成本的優勢，也要根據不同合同條款的要求和工程所在國法律法規及國際仲裁法中對提供證據有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。
2.3文件管理部門做好分包商文件的管理
在招標文件中雖然對分包商文件都有詳細要求，但由于國內和國外分包商對自己隨機文件的重視程度完全不同，而在項目執行過程中，這一問題又常被忽視。這種忽視的后果，一般要到交工驗收時才能體現出來，此時再整理分包商文件已經事倍功半。因此，有文件管理部門牽頭，在設計、施工、運行等部門的配合下，在項目運作初期及時對分包商文件的準確性和完整性進行檢查，發現清理存在的問題，對項目最終移交至關重要。
2.4文件管理部門要做好設計過程文件和竣工文件的管理
首先，要在整個項目中建立嚴格的文件發放程序，確保升版后的設計文件及時地發放到相關部門，以保證項目始終執行最新的圖紙和文件，減少工程損失；其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強制召回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要及時公布在內部網絡上，通知到各有關部門；第三，國際EPC項目要求竣工圖必須由設計單位負責完成，這與國內項目中通常是設計單位委托或依靠施工單位來完成竣工圖的做法截然不同。因此，文件管理部門在相關部門幫助下對現場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實準確的竣工圖創造充分條件。
3文件管理的難點及解決方法
國際EPC項目文件管理的體系建立，一方面由于社會、文化、制度和法律體系的不同，不同國家的文件管理體系有所不同。為了溝通管理和信息暢通，必須建立適應屬地化項目管理的文件管理體系，而這些工作的開展必然涉及到人財物的投入等問題；另一方面就是國內項目形成的文件管理體系和國際通用項目文件管理體系的沖突問題。針對這些難點，提出以下解決方案：
3.1加強與業主的溝通，將文件管理體系化繁為簡
項目運作伊始，就應結合項目屬地的法律法規通過與業主溝通確立項目文件管理的運作模式，做到化繁為簡，盡可能降低體系的運行成本。
3.2利用多種資源，建立健全文件管理體系
鑒于國際EPC項目普遍會遇到的勞務名額限制問題，這個矛盾可以通過建立國內文件控制總部和國外現場分部的方式加以解決。具體做法是通過實施跨國網絡管理，既保證工作的效率，又減少了現場人員。國內總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內部共享的國際標準和規范文庫，及時提供項目現場所需的各類文件。現場要根據項目特點，建立既適應業主要求又符合總部要求的管理方法，做好前后方的互補和支持。
3.3加快企業內部文件管理與國際通用模式的接軌
電腦中許多人在用TC（Total Commander），其實現在TC也有手機版本了，不僅可以進行移動、復制、刪除等基本操作，而且可以批量操作。它最大的亮點就是支持插件，可以有效拓展文件管理器的功能。
X-plore File Manager
X-plore File Manager除了文件管理器的基本功能外，它還另具兩大特色功能：首先是操作極為方便的“目錄樹”結構，其次是支持查看的文檔格式非常多，甚至可以直接閱讀Word文檔。
Solid Explorer
Solid Explorer的主要特點是直觀、簡潔，可以通過左右兩個窗口進行文件的顯示和預覽。除了正常的文件管理，它還包括FTP連接、索引搜索、文件目錄統計分析等功能。
ES文件瀏覽器
ES文件瀏覽器可謂大名鼎鼎，不少人都在用它。它不僅可以進行文件管理，還可以通過多種方式對網絡數據進行管理，而且可以在線進行多媒體文件的播放，支持管理各種網盤中的文件等。
騰訊文件管理器
騰訊文件管理器可以幫助用戶快速找到音樂、圖片、文檔、壓縮包等文件，從而不用再糾結于一級級的文件目錄。除了基本的文件管理，當遇到隱私文件需要保護時，還可以將文件移入“保險箱”進行加密。
Root Explorer
對于喜歡折騰手機系統的用戶來說，Root Explorer是不可或缺的好幫手。在應用獲得Root權限以后，不僅可以對系統文件進行刪除等管理操作，還可以編輯這些文件內容從而優化操作，讓手機用起來更順手。
賞云文件管理器
賞云文件管理器不僅支持對本地文件的管理，而且還可以對Dropbox等云存儲進行管理。除了能對圖片、文檔、多媒體文件等進行預覽，還可以直接新建或編輯文本文件。在沒有網絡的情況下，還能和其他設備進行文件交換。
Windows 8應用推薦榜
File Brick
一款綜合性的文件管理器，不僅可以管理本機磁盤中的文件，還可以對手機、移動硬盤等設備，甚至云存儲中的文件進行管理。它能直接預覽圖片、音樂、視頻等文件。
文件改名
文件管理的一個常見操作是文件改名，本應用可以按照一定的規則，對名稱以及擴展名進行批量修改。
RainbowDrive
這是一個統一整合多個網盤的應用，有了它，不用同時安裝多個網盤客戶端，也可以對多網盤中的文件進行管理。支持的網盤包括百度網盤、Box、Dropbox、SkyDrive等。
Link File
本應用通過首頁的快捷方式，可以快速進入磁盤目錄，以及自定義設置的常用文件夾。利用側屏模式，可以方便地對文件進行管理和分享。
最近有讀者問：要達到電子文件管理原則的要求太難了，我們作為一個檔案員，了解的計算機知識太少，對電子文件產生、運轉的過程也不了解，怎么能保證電子文件的真實、完整、安全、有效和全過程管理呢?是的，僅憑檔案部門的一己之力，是做不好電子文件管理的。為了達到電子文件管理原則提出的要求，檔案行政管理部門、電子文件形成單位的相關部門都要擔負起相應職責。
首先是檔案行政管理部門。市和區縣檔案局要會同本級信息化工作主管部門對本行政區域內電子文件歸檔工作實行監督和指導。電子文件是一種新型的文件形式，電子文件的管理也正處在摸索和嘗試階段，所以檔案行政管理部門要加大對電子文件管理監督指導的力度，并在對電子文件的歸檔與管理的監督指導工作中加入信息化主管部門(即市和區縣經信委)的力量。這將對促進電子文件的歸檔與管理具有非常積極的推動作用。
其次是電子文件形成單位。要對電子文件實施全過程的管理，就必須從系統設計時就要考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運轉的過程中實施有效的管理。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。這需要各單位的全員參與，相關的各部門都要承擔相關職責。
一是檔案部門的職責。檔案部門要會同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內容；要加強與信息化工作部門的溝通協調，使辦公系統和業務系統具備符合檔案管理要求的功能。歸納起來，檔案部門的職責主要有兩點，一是制定電子文件的歸欄制度，二是加強與本單位信息化工作部門的溝通協調。檔案部門要根據本單位的職責、現代化管理的程度等，建立電子文件的歸檔制度；要主動了解本單位即將或正在開發的系統情況，主動和信息化部門溝通，從保證電子文件真實、完整、安全、有效的角度提出電子文件積累、歸檔的功能需求。
二是信息化部門的職責。信息化工作部門要為確保電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術支持。具體包括：成為檔案部門與系統開發公司之間的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉為技術語言，并與系統開發的公司進行溝通，使其理解這些需求并在系統中得以實施；在系統日常運行中進行維護，確保安全；對系統內的電子文件進行備份：在系統軟硬件環境發生變化時對電子文件進行遷移，并記錄電子文件的格式及所依賴的硬件環境、軟件、操作系統、數據庫系統等信息。
三是電子文件形成部門的職責。電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。
只有各相關部門都認識到電子文件管理的重要性和必要性，積極參與，形成合力，才能真正把電子文件收好、管好，為將來的用好奠定基礎。
提倡無紙化辦公主，這主要是為了節約能源。從富士施樂公司的角度來說，他們提倡充分發揮文件和紙張的優勢，使其相互融合為日常辦公提供一個完美的文件管理環境。有時候紙張文件是非常必要的，不是所有的文件和紙張都不要，而是將紙張文件形成電子化管理。
與傳統紙媒介作為載體的信息傳播方式相比，富士施樂新推出的“雙富”定位是辦公應用軟件。對行業沒有具體的限制，客戶涉及制造業、金融業、醫療、物流、保險等。今后他們也會針對不同的行業提供個性化的服務。富士施樂提供的是現代化的文件管理服務，對用戶來說沒有特別的限制，只要客戶有文件管理的需求，可以是一個部門或一個中小型的企業。
這種文件管理方案利用紙張文件和電子文件的優勢，可節約客戶成本。紙張文件保存占用空間非常大，紙張文件電子化后，紙張需求和空間需求都會降低。面對大量的信息，找到所需要的信息對企業和個人來說都是一件很繁瑣的事情。
“雙富”可以管理各類文件。PPT文件也是一樣，只需要用鼠標將文件拖拽到DocuWorks桌面上就可以了。DocuWorks有一元化管理功能，將不同類型文件整合在一起。
在轉化PPT到DocuWorks中，動畫演示信息也不會丟失。轉化后文件的一些小技巧是不能用的。解決辦法，就是將PPT轉化為DocuWorks時，有多種選擇，可以選擇附帶原始文件的模式，原文件存在，那么演示的時候還可以使用。同時，DocuWorks本身還提供了一些演示功能，可以根據聽眾的需求將文件部分擴大以吸引注意力，演示時也可在桌面上編輯文件內容。
對于醫院的CT圖片等信息容量比較大的文件，在DocuWork看是沒有問題的。因為DocuWork是按照A4紙張大小轉化文件的，因此對于大容量、圖像清晰度高的圖片等，轉化后畫質的質量會降低。針對該情況，首先可以選擇附帶原始信息的功能。其次可將圖像進行壓縮處理后再傳送，盡管質量會有降低但仍然具有參考價值。
“雙富”的一個特點就是對文件進行統一的一元化管理。比如在報告中需要word文檔進行描述，需要excel表格分析數據，甚至需要一些手寫憑證等，“雙富”可將這些不同的格式文件快速整理成需要的格式。
富士施樂很多是高端機器，價格也比較高，那么機器和軟件結合銷售，對于中小型企業，是否價格門檻太高了？至于價格，不算高，富士施樂的產品質量在業界是最好的，產品也屬于高端產品，很多產品和技術在業界中是獨一無二的。在銷售中，客戶可以根據自己的需要選擇不同功能、不同配置的機器。
從目前的銷售的情況來看，顧客還是更易于將軟件和數碼多功能一體機結合起來的解決方案。從數據入口來說，“雙富”需要掃描支持，數碼多功能一體機在掃描功能的品質和速度都是非常好的，“雙富”整個解決方案的完成離不開硬件的支持，需要這兩方面相輔相成來完成所有的文件管理。
Windows內建的資源管理器雖然風光無限，不過經典的文件管理軟件“TC”卻有著更多的獨到之處。和“Windows資源管理器”相比，“TC”采用了雙窗口設計，這樣涉及到目錄間的文件操作時就可以方便進行；另外“TC”也具有很多資源管理器所具備功能的“增強版”，比如更強大的文件重命名、文件搜索、文件分割以及Ftp連接等。“TC”7.04在修復錯誤和改進功能的同時也增強了對ZIP文件和加密的支持，這款經典軟件也再次展現了它的王者之風。
TC7.04基本操作
文件瀏覽
運行“TC”7.04后就可以立刻體驗到它雙窗口文件管理的便利了，在不同窗口的左上角可以選擇磁盤分區，點擊文件夾后就可以進入瀏覽。另外如果要想在右側顯示左側文件夾中內容的話，只需要按下“Alt+”。在不同窗口中還可以通過“\”鍵跳轉到磁盤根目錄，“．．”鍵可以跳轉到上級目錄，星號鍵為常用文件夾列表。向下箭頭則為歷史記錄。
此外“TC”同樣支持多種文件瀏覽方式，除了列表、詳細資料、縮略圖外，還有文件說明、自定義列和快速查看等。要修改默認的縮略圖查看大小可以進入到“設置－＞選項－＞縮略圖”，并修改縮略圖大小即可。
批量處理見真章
“PhotoCap”4.22的批量處理相當“可圈可點”，并且對于大量照片存儲的玩家還有著更多的貼心功能。在軟件面板上點擊“批次功能”后就可以根據需要選擇照片編輯、縮略頁以及批量加外框和模板等，其操作和單獨增添類似。
實際使用中，有一項特色功能引起了我們的注意，這就是批量編輯功能。它融入了模板的概念，也就是說可以為某些特定的照片選用相同或類似風格的模板，并且可以選擇分辨率和尺寸后進行批量處理。如果你有著大量的照片需要存儲，那執行快速查找照片操作就非常麻煩。“PhotoCap”4.22的縮略頁功能就是專門為此設置的，它同樣可以根據“模板”來導入照片后生成縮略頁，并且會在圖片內容的下方顯示文件名。
總結：通過實際使用，我們得出結論：“PhotoCap”4.22是一款非常出色的圖片編輯軟件，無論是基本的簡單修復還是增添特效，或是批量處理大量照片，“PhotoCap”4.22都能夠勝任。但不容回避的是軟件本身也并不是盡善盡美，比如在Vista系統下使用時就隨機出現了錯誤提示，兼容性方面有待改進。最后，根據其實際表現，我們評測室決定給予其“良好”評價。
文件和文件夾操作
要想復制單個文件到另一目錄的話，使用“TC”操作非常方便，只需要用鼠標即時拖動即可；另外如果要選中多個文件的話可以用鼠標右鍵勾選，再用右鍵點擊單個文件即可去掉其勾選狀態；要想全部選擇該文件夾內的文件，既可以用熟悉的“Ctrl+A”快捷鍵，也可以用“TC”專有的“Ctrl+‘數字鍵+號’”，另外“*”鍵可以實現反選，“/”鍵可以恢復選擇。
“TC”還將文件查看、編輯、復制和移動等功能從菜單中去掉，并在軟件面板下方設立了專用的按鍵，剛開始可能會有所不適，但習慣后操作效率上會更勝一籌。“TC”在很多設計上也保留了“Windows資源管理器”的風格，比如選取文件的時候就可以按下“Ctrl”后點擊鼠標左鍵跳選，“Shift”加鼠標左鍵也可以快速選擇多個連續的文件等。怎么樣，在這些常規操作中，“TC”要比“老舊”的“Windows資源管理器”“爽快”了不是一星半點吧!
TC7.04典型應用
壓縮和解壓縮
“Windows資源管理器”中融入了對zip文件的支持，但和“TC”相比簡直是小巫見大巫，用“TC”不僅可以實現ZIP文件壓縮(7.04版新增了ZIP文件加密、解密功能)，還支持RAR、TAR、ARJ以及RZ等多種壓縮格式，并且支持加密和調用外部程序。選中需要壓縮的文件和文件夾后，選擇“文件－壓縮”，在壓縮程序里可以選擇壓縮格式，如果要給壓縮文件加密可以選擇“加密”后輸入密碼即可。另外“TC”7.04中還可以選用外部程序實現壓縮功能，點擊“設置”后就可以為不同格式設定專用的外部壓縮程序了。
同步文件夾
如果文件夾中只包含了少數幾個文件，自然沒有同步的必要。但如果是包含音樂或圖片等大量文件的文件夾的話，要實現備份或是文件夾合并的話用“TC”的同步功能就非常簡單。左右窗口分別打開需要同步的文件夾后選擇“命令－＞同步文件夾”，點擊“比較”后就可以用“左右同名”和“左右不同”來對比兩個文件夾中的內容，點擊向左或向右箭頭就可以查看詳細的文件列表。選擇需要同步的方向后點擊“同步”就可以了，而且“TC”7.04版中支持雙向同步。
批量重命名
在很多情況下我們需要按照時間或需要對文件進行重命名，比如按照日期給文件重命名等，或者按照文件類型重命名，這些操作使用“TC”就可以輕松完成。選中需要重命名的文件后選擇“文件－＞批量重命名”即可按順序為文件重命名。其中[N]為文件名稱，[YMD]為日期。比如要想重命名為“日期+文件名”的形式，就可以在重命名規則里的文件名里輸入[YMD][N]，另外還可以通過點擊“序號”、“范圍”等按鈕來添加其他規格，在“插件”中可以實現更加豐富的重命名規格，比如路徑、大小、是否加密等。
巧做“混音大碟”
“TC”的文件分割和合并功能非常智能，一般情況下如果分割A文件的話，那么會得到A．001、A．002……A．00n等多個文件。在“TC”內點擊任意一個文件都會提示是否合并。正是因為“TC”如此智能，合成音頻文件也成為了可能。
首先將需要合并的MP3文件修改成A．001的形式，這里注意文件名必須相同，后面的數字后綴可以根據合并的次序進行排列。將全部需要合并的音頻放到同一文件夾后就可以在“TC”內打開了。點擊001后綴的文件并根據提示即可完成合并，最后要做的就是將合并完成的文件重新修改后綴為X．MP3。
讓文件類型帶顏色
實際應用中經常會出現不同類型的文件在同一目錄中的情況，雖然可以按照類型排列，但如果要在多個文件夾中查找某一特定類型的文件還是會非常不便。但如果讓同一類型的文件在“TC”內帶上相同的顏色，那么文件的操作就會方便快捷了。
“TC”本身自帶了顏色的支持，依次進入到“設置－＞選項－＞顏色”，這里可以對“TC”的文字、背景、光標等項進行個性顏色設定。
要更改文件類型的默認顏色就需要勾選“根據文件類型設置顏色”并點擊右側按鈕。在隨后的窗口中點擊“添加”并在填寫文件類型后點擊“確定”，其中文件類型格式為“．”+文件后綴名，例如“Rar”。填寫完畢后點擊“確定”就進入了顏色選擇界面，選擇合適的顏色后點擊確定以保存設定。這樣就可以在“TC”內看到該類型的文件都“穿上了彩衣”。
1、文件管理中的壓縮包大多都是應用使用緩存的一些數據文件，比如日志，運行程序等，確定不需要的可以刪除，不確定的話還是盡量不要去刪除。
2、日常使用定期有手機管家清理緩存，可以在對應應用設置中選擇清理一些緩存數據。
（來源：文章屋網 ）
創新是每個企業生存與發展的不竭源泉和動力。企業的創新應從企業增強市場競爭力的需求出發，構建和運用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素組合引入企業管理系統以更有效地實現組織目標，促進企業的發展，這就是管理創新。在企業發展壯大的過程，隨著業務的增長和管理水平的不斷上升，會產生大量的技術標準、管理標準和工作標準等文件，企業就可以在構建標準化管理體系的基礎上，對這些文件進行科學的管理，同時注入新的管理創新理念來提升管理效率。例如：企業可以對各類體系文件進行系統的整合，然后導入PDCA這樣一種科學的文件管理模式，形成獨具特色的一體化文件分類體系，從而提高文件管理的有效性和效率，有效地推進企業的文件管理創新上水平。
一、企業標準化管理活動的開展
第一，標準化。企業標準化就是為在生產、經營、管理范圍內獲得最佳秩序，對實際的或潛在問題制定共同的重復使用的規則的活動。工業企業在建立與健全標準化工作機制的同時，應緊密結合生產和實際工作，以高標準、嚴要求、重落實的工作標準來確保企業標準化工作的質量和水平，并且不斷地完善標準體系。同時依托管理創新，把企業先進的管理標準和技術標準與國家或行業標準相結合，瞄準國際先進水平，不斷地完善與創新標準的內容，真正做到以文件管理創新為手段為企業管理服務的理念貫穿到各項工作的始終。
第二，企業標準體系建立的重要性。現代企業科學管理的基本功能之一就是管理體系標準化。但是，很多企業在文件化的過程中由于沒有建立標準體系，且缺乏對文件的有效控制，影響了企業的管理效率。有的企業只重視產品標準的制定和貫徹，忽視與產品標準相配套的其他技術標準、管理標準和工作標準；有些企業標準化競爭的意識不強，沒有把標準化作為適應經濟發展的戰略途徑；有的企業在制定標準的時候并沒有把產品的質量、安全、生產率、節能降耗、成本控制等確定過程的關鍵績效指標的內容進行標準化；有的企業管理機制落后，企業標準化科研成果少或缺乏將自主知識產權固化在標準中加以保護，標準體系不完善；有的企業管理層對文件管理的重要性認識不足，雖然付出很多時間和精力組織分類，結果卻也不盡人意等等。這些都是工業企業標準化管理暴露出的差距和不足。因此，對企業而言，建立健全的管理標準體系，只有夯實“企業標準體系”這塊地基，才能有效地促進企業形成一套系統、協調、完善的管理體系和運行機制。
做好企業標準化工作，對開發新產品、改善經營管理、調整產品結構等方面能夠發揮重要作用，特別使得產品生產加工步入標準化管理軌道，加強企業標準化管理，也是促進公司提升產品質量和檔次，提高市場競爭力的有力手段。第一，企業為實現戰略目標，將其生產服務、經營、管理全過程需要實施的標準，運用系統管理的原理和方法將相互關聯、相互作用的標準化要素加以識別、制定標準、建立標準體系后進行系統管理，有利于發揮標準化的系統效應，有助于企業提高管理效率和有效性。第二，企業對體系文件進行系統整合管理，使文件管理變得井然有序，為建立完善的管理體系和運行機制也奠定了良好的基礎。第三，通過標準體系的建立、實施與改進，企業能夠提升各項管理工作的協同水平，為建立起良好的企業秩序，同時也為企業追求“卓越績效”打下堅實的基礎。
二、標準體系表——板塊模式
第一，企業標準體系表模式。企業標準體系表主要適用于公司建立、健全、完善標準體系，為企業和員工了解企業標準化的整體藍圖提供了依據。作為促進企業標準的組成實現科學、合理、有序的重要手段，也是促進企業產品開發創新、加快技術改造和提高經濟效益以及實現企業科學管理的標準化指導文件。主要有以下三種模式：
簡易模式：主要按技術標準體系、管理標準體系和工作標準體系直接展開，這種模式主要適用于標準數量較少，標準的層次結構關系較為簡單的中小型企業。
集成模式：主要分為三層，第一層是基礎標準，第二層為企業技術標準體系和管理標準體系，第三層是企業工作標準體系。此模式適用于大多數工業企業，對于服務性企業、其他非盈利的組織機構，特別是跨國、跨省公司，采用此模式進行管理更加適合。
板塊模式：主要采用功能歸口型結構和層次結構相結合的表達形式，由企業基礎管理板塊、資源管理板塊、產品實現或服務提供板塊、檢查改進板塊組成，形成四大類功能分別歸口的結構。此模式特別適用于實施過“質量管理體系”的企業或組織，涵蓋了基礎的技術、管理和工作標準。
第二，選擇板塊模式。
首先，板塊模式選擇的依據。
根據企業的方針目標，建立以企業基礎管理板塊、資源管理板塊、產品實現或服務提供板塊、檢查改進板塊形成的板塊模式體系，以技術標準體系為主體，管理標準和工作標準體系相配套，包括企業標準化工作管理要求在內的企業標準體系。
運用最新科技、生產操作和管理經驗，不斷優化標準體系結構，使各管理模塊的標準體系始終處于相互關聯、相互協調功能的最佳狀態。
評價和確認是推動體系運行和保持體系有效性的動力所在，在各管理模塊建立的基礎上，持續改進標準體系的有效性。
其次，板塊模式選擇的優勢。
選擇板塊模式的標準體系表應與工業企業的實際生產經營管理相契合。企業在體系建設的過程中，通過梳理企業有關的生產經營管理過程和整體業務流程的關鍵點，確定以功能歸口型結構和層次結構相結合的板塊模式的運用。通過分析了解到：板塊模式的選擇更適合現代工業企業體制比較健全、流程管理較為順暢、標準較為清晰和完善的企業。
在此基礎上，再導入PDCA的科學管理模式進行優化，建立起一體化的文件分類管理模式，能夠使工業企業的文件管理最終實現系統整合、檢索快捷高效，并達到知識共享的目的。
第三，PDCA文件管理模式的構建及運用。
首先，PDCA管理模式的導入。
科學的管理首先體現于科學的方法。PDCA循環方法是美國質量管理專家戴明博士最先提出。工業企業進行全面質量管理的程序基本是按PDCA的模式推進。PDCA循環的四個階段，體現著科學認識論的一種管理手段和一套科學的工作程序。PDCA管理模式的導入，具體可以運用在企業標準體系建立后，結合工業企業自身的生產實際和管理側重點，然后運用PDCA的管理模式對文件進行重新整合。具體內容如下：
企業綜合管理（P）：包含整體策劃管理標準、黨政行政管理標準和企業工作標準；
資源管理（D）：包含人力資源、基礎設施、信息資源、工作環境、供方及合作關系、自然資源和財務資源的技術標準和管理標準；
產品實現及服務提供（D）：包含產品標準、過程策劃、采購管理、生產工藝、質量保證方面的技術標準和管理標準；
測量分析與改進（C、A）：包含過程檢測、數據分析、改進管理方面的技術標準和管理標準。
其次，PDCA文件管理模式的優勢。
企業標準化的持續改進，是企業整體業績的一個重要組成部分，也是提高企業標準化水平的同時，不斷適應生產、經營、管理等要求能力的周而復始、循環上升的過程。為此，在標準化過程中結合PDCA的管理模式對文件進行管理，也是企業標準體系運行和改進的重要方法。企業建立起以標準體系為基礎，導入PDCA的文件管理模式，對各類體系文件進行系統整合并優化，形成企業的一體化文件分類體系的優點在于：
運用PDCA的文件管理模式，能使業務與文件的契合水平不斷地得到提升。一方面，通過分析企業綜合管理、資源管理、產品實現及服務提供、測量分析與改進這四大模塊的文件，對照部門和個人業務的內容，員工可以衡量自己的業務水平與文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指導下，更好地改進業務水平并提高文件的執行力。另一方面，管理人員能夠系統地了解公司整體運作模式，清晰整個業務流程，有助于從整體上把握公司的流程管理，促進公司的整體業務流程的不斷優化。
有效地促進企業標準體系和標準化運作過程的優化。按照PDCA的管理思路，企業明確了體系建設的重點，在指導編制有關的標準的組織實施過程和對標準的實施進行有效地監督與改進，通過有目的、有計劃地對企業標準體系進行規劃、測量、評價、分析和改進，能大大地提升工業企業的標準體系管理水平。
展現出企業文件管理的全局性和系統性，促進實現企業文件管理的系統整合，檢索快捷、高效化和知識共享的目標。通過理論和實踐的結合，真正地使企業文件管理體系實現系統化、層次化、合理化、高效化，明確了企業標準化工作的努力方向，有利于我們工業企業結合實際生產管理走出一條獨具特色的文件管理新路子。
【摘 要 題】文件學
【關 鍵 詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點
在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。
國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。
這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(era)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(vers)、歐盟的電子文件管理通用需求(moreq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(interpares)以及iso關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：
一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出
西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題，認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”；2005年美國的era項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發生了戰略轉型，開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展，將是今后電子文件管理的趨勢。
2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說：“十一五是一個信息化發展的轉折點，我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略。”可見“電子文件管理國家戰略”的提出與我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力，從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構（地區）電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。
二、電子文件管理理念——集成管理
多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識：信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。在iso檔案文件管理分技術委員會(iso/tc46/sc11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(iso 15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋。可見“集成管理”逐漸成為電子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統的設計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如interpares項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著interpares研究的深入，將繼續證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程，對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計，從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執行政策的設計者”②。同時，集成化管理還強調了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優勢結合起來，實現優勢互補，效用共享，最大限度地放大系統功能，提高電子文件管理系統的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。
三、電子文件保管模式——集中管理
針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。
集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案，這一方案的代表人物是interpares項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質文件相似，也需要經過兩個階段：一是文件生成機構使用文件，并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。
美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(era)。這項由美國國家檔案與文件管理署(nara)組織的、經過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統研發的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯邦政府任何部門產生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產生全面的示范效應。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構生成到通過網絡接收進館的全程無縫管理為目標，牽頭制定了《基于互聯網的無縫連接數字檔案在線服務計劃》，以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網絡的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮著核心和樞紐的作用。如何充分發揮我國集中制管理的優勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。
四、保證電子文件證據價值的關鍵——管理系統的功能需求
電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統管理方法，軟件功能是否科學、完善，直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規范電子文件管理系統的功能需求，將成為保證電子文件證據價值的關鍵。為此很多國家和地區制定并大力推行電子文件管理系統的功能需求標準。
2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(iso22310:2005)，是應用于開發文件管理需求的任何機構組織的最高層次標準，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（moreq，將于2007年推出新版），詳細規定了電子文件管理的需求及管理元數據，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ed/rms（電子文檔／文件管理系統）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯合會”(aiim)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統或政府機構的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》（dod5015.2-std，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規范指南》……這些管理系統功能需求規范在一定范圍內得到了有效的應用，在國際上具有廣泛的影響。
制定并電子文件管理系統的功能需求規范，是解決電子文件證據作用的關鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統的性能和質量的有效舉措。為避免低水平重復研發現象，我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統功能需求規范，尤其是適用于國家機關的系統功能通用需求規范，并通過對電子文件管理系統的質量認證、推介示范產品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應商制定規則，為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。
五、電子文件管理走向——國際化與標準化
分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發現早期研究項目主要是某一類機構從自身需求出發研究電子文件管理的相關問題，得出的結論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統一標準和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。
尤為值得關注的是國際標準化組織檔案／文件管理分技術委員會(iso tc46/sc11)的標準化工作，它反映出國際社會在文件管理領域取得的共識，其關于文件管理的系列標準有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領域制定相關標準規范提供了基礎和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰略正是基于《信息與文獻——文件管理》(is015489)和《開放檔案信息系統參考模型(oais)》(iso14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經驗，吸納世界范圍內具有廣泛影響的研究成果，如interpares、moreq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎和理論依托。
立足于國際標準和基礎研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統一標準實現文件信息的互聯互通，對于實現基于信息共享的公眾信息服務有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務系統》(gils)框架與標準、澳大利亞基于國際元數據標準dublin core制定的《澳大利亞政府資源定位服務》(agls)已經充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標準也為電子文件管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構電子文件管理是否采用國際先進經驗、管理是否高效、服務是否滿意的重要標志。
六、電子文件管理問題的解決之道——聯合協作
隨著研究的深入，人們越來越認識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業領域的人員所能獨立解決的問題。聯合協作才是電子文件管理問題的解決之道。
世界上許多國家的專家學者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。iso信息與文獻工作技術委員會(iso/tc46)與iso的其他技術委員會（如tc42、tc10、tc171、tc176等）及國際研究機構（如國際檔案理事會、國際圖聯、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯系，以協調相關標準、采納相關成果。美國國家檔案與文件管理署(nara)也在不斷加強與其他聯邦政府部門、社會機構以及公司企業的合作，其era項目的合作伙伴達20個之多。在歐洲，負責起草moreq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統和信息技術管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關技術集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。
知識經濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關各方結成合作伙伴關系成為可能，也成為必然。這種聯合協作不僅意味著其他機構會優先向我們提供研究技術和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構的研究進度和發展規劃，從而建立起更緊密的合作關系，推動電子文件管理研究的進展。
[關鍵詞]GMP，文件管理，問題
中圖分類號：F407.72 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0175-01
文件系指涉及藥品生產管理、質量管理的書面標準和實施過程中的記錄結果。對于制藥企業而言，建立規范、嚴謹的文件管理系統，可減少隨意性和口頭性造成的失誤，并可實現企業生產和質量管理活動的可追溯。無論是WHO、歐盟、中國或是美國FDA的GMP（cGMP），均將“文件管理”作為單獨的一部分進行詳細闡述。由此，可見文件管理在藥品GMP系統中的重要性。
文件管理活動包括文件的起草、審核、批準、生效、修訂和撤銷、分發、培訓、歸檔等一系列過程。其中的每一環節的失誤，都可能形成文件管理的漏洞，甚至為整個質量管理體系帶來風險。筆者結合自身實踐和體會，簡要闡述制藥企業GMP文件管理中的常見問題，并提出相應解決方法，以供同行參考和交流。
1 文件的起草與修訂
1.1 文件的變更
無論是文件的修訂、撤銷或是新文件的起草，都需提交變更申請。變更申請的內容應包括需變更文件的名稱、編號，變更原因、變更分類（技術文件變更、重大非技術文件變更）、變更描述等。由申請人主管、相關部門負責人、QA文件管理員、QA主任等審核簽字。這樣做的意義有兩個：一是由相關人員對文件的變更原因、變更描述等重要信息進行審核，確保文件變更的合理性和合法性；另外一方面，將文件的變更信息及審核意見形成書面結果，有利于事件的回顧、追溯。這里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的變更可能會關聯到其它文件，如技術標準STP文件（產品工藝規程、質量標準等）等的變更通常會影響到標準操作SOP文件（設備操作、取樣和檢驗等）。那么，怎樣才能保證文件與受影響文件之間的一致性，而避免相互矛盾呢？這就需要在變更申請記錄上添加受影響文件信息，如文件編號、文件標題等，還需相關責任人對其進行簽字確認，并提出計劃完成受影響文件變更的時間。同時，還應及時追蹤相關責任人的工作進度，以確保受影響文件得以修訂。
另外，文件的變更應分級控制。 針對于不同的需變更情況，應采取相應的控制措施。涉及到關鍵生產工藝參數、質量標準等可能對產品安全性、有效性和質量可控性產生影響的文件變更，應啟動文件變更程序。員工應填寫變更申請（包括變更原因、變更描述等信息），并流轉簽字。這里需要注意的是，另一種對產品安全性、有效性和質量可控性基本不產生影響或影響不大的文件變更，如書寫錯誤、錯別字等，可不執行變更管理及文件變更管理程序，但需填寫文件修改記錄，并將原有文件電子版和紙質版（質管部原件、各部門復印件）替換。不可僅是簡單地將質管部留存的紙質原件替換，而不做相應記錄，也不將發放給相應部門的復印件收回。
1.2 需修訂文件的會審
在我們的日常文件管理工作中，常會出現某份文件在批準生效后不久即進行再次修訂的現象。究其原因，主要在于文件在修訂時，未能充分地、大范圍地征集相關部門的需求、建議，而“智者千慮必有一失”，制定人是很難一次性全面考慮到所有問題的。因此，文件的制定者有必要在文件進行初步修訂后，組織相關部門人員對文件內容進行會審，并就討論結果決定是否對文件進行再次修訂，以確保文件的實用性與適用性，從而減少文件頻繁修訂的現象。
2 文件培訓
人員培訓是提高企業員工素質和質量保障的手段，通過培訓可以促使員工掌握必要的崗位技能，清楚怎樣按質、按量且安全地開展工作。文件的培訓更是人員培訓中的重頭戲。而新生效文件的培訓常容易被忽略，或流于形式，而造成員工對文件變更內容的不熟悉，甚至由此導致其工作的失誤。一般情況下，文件批準日期與生效日期之間應至少相隔10工作日，以供制定人對該文件涉及部門的相關人員進行培訓。文件QA應會同人事行政部培訓管理員，對文件培訓進行監督，包括親自參與現場培訓、驗收培訓簽到表和聽課記錄等，驗收合格后應在相關記錄上進行確認，以保證文件培訓工作的做真做實，從而利于文件變更信息的順利傳遞。
3 文件的電子存檔
質管部應以多種方式存檔文件，除保存各類SMP（管理標準）、STP（技術標準）、SOP（操作標準）、SRP（記錄）文件的紙質版外，還應留存其電子版本。電子版本的存檔介質可以是計算機磁盤、光盤、移動硬盤或在線文檔管理工作站等。所有存檔的文件電子版本均應標明存檔日期、存檔人、保存期限等信息。若文件電子版本的存檔介質為在線文檔管理工作站，則僅有經授權的人員有進入數據系統或修改數據的權限[1]。
4 思考與建議
4.1.加強對文件管理的重視程度
我國制藥企業的工藝及硬件水平相對先進，但包括文件管理在內的軟件水平與國際先進水平相比仍有較大差距 。目前，文件管理對于我國制藥企業而言，仍然是較為薄弱的環節。不少制藥企業還習慣于用口頭協商、而非制定書面文件的形式指導生產、質量管理活動，使得出現問題時無法可依、無據可查[2]。然而，作為指導一切生產管理和質量管理活動的基礎，GMP文件的地位不可忽視。我們必須意識到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系統，制定適合企業的文件管理制度及與之匹配的人員獎懲、考核制度，以期提升員工對文件管理的重視程度，激勵其工作積極性。并將CQI（持續改進）的管理理念運用于文件管理工作中，積極發現、分析、解決問題，全面提升企業文件管理水平[3]。
4.2.文件管理發展的趨勢
文件管理應不斷持續改進，其改進的方向一是簡化，即簡化工作流程，減少不必要的中間環節；另一方面是計算機化，實現文件的無紙化管理[4]。以上兩方面的意義在于：一是實現降本節支，為企業減少紙張浪費；二是工作流程簡化后，可提高員工對文件管理工作的積極性，以及文件使用者的配合度，從而提升工作效率[5]。
參考文獻
[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.
[2]侯文婷， 楊蒲， 孟麗. 制藥企業的文件管理[J]. 中國藥事， 2014 （3）： 248-250.
[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中應用的探討[J]. 醫藥工程設計， 2009， 30（5）： 27-29.
