時間：2023-05-30 08:52:39
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
第二條 起草、協調、報送審查、討論通過、、評估等規范性文件的監督和管理工作，適用本辦法。
本辦法所稱規范性文件，是指由本廳制定并以本廳名義(包括擬報請省政府或省政府辦公廳批準后由本廳)的，對不特定的公民、法人或者其他組織的權利義務構成影響、具有普遍約束力、可以反復適用的文件。
本廳制定的內部工作制度、規章制度、技術操作規程，對具體事務作出的行政處理決定，以及對本廳直接管理單位的人事、財務、外事等事項制定文件的，不屬于本辦法適用范圍。
第三條 本廳各處室、各直管單位、議事協調機構及臨時機構，不得以自己的名義制定、規范性文件。上述處室、單位和機構需要制定規范性文件的，可以以本廳名義制定、規范性文件。
第四條 政策法規處負責本廳規范性文件的合法性審核、報送審查、報請公布以及指導監督工作。
第五條 各處室(含有關直屬、直管單位，下同)根據實際需要，負責或者組織起草各自職權和業務范圍內的規范性文件。
綜合性的、涉及多項事務的規范性文件由辦公室或者政策法規處組織起草。
各處室在規范性文件起草前和起草過程中應當加強與政策法規處溝通，政策法規處在政策、合法性及文件規范性方面給予支持、進行指導。
第六條 起草規范性文件應當遵守下列事項：
(一)法律、法規、規章和上級規范性文件對某一方面的行政管理事項尚未專門作出明確規定，確需制定規范性文件，或確有必要對法律、法規、規章及上級行政機關規范性文件的規定進一步作出明確、具體和操作性的規定;
(二)不得違反上位法的規定;
(三)不得違反上級行政機關的決定、命令和規范性文件規定;
(四)不得設置行政處罰、行政許可、行政強制或者規定行政事業性收費(包括管理費、手續費、滯納金、咨詢費等);
(五)沒有法律、法規、規章的規定作為依據，不得作出影響公民、法人或者其他組織權利義務的規定;
(六)不得以解釋性表述對法律、法規、規章或上級規范性文件的條文、相關定義、適用范圍等的內涵進行規定，也不能采取其他表述做出擴大化或縮小化的規定;
(七)不得超越本廳的職權范圍。
第七條 規范性文件應當符合以下形式要求：
(一)標題應當冠以制定機關名稱;
(二)結構合理，條理清晰，概念統一，語言規范準確、簡潔明了;
(三)原則上不對法律、法規、規章和上級規范性文件已經明確規定的內容作重復性表述，但在作出操作性、具體性規定時，可以對相應的原則性條文規定進行引用表述;
(四)文末應當規定施行日期，除應急需要外，原則上印發日期與施行日期之間不少于30日;
(五)應當明確規定有效期，暫行或試行的規范性文件，有效期不超過2年;其他規范性文件的有效期不超過5年。有效期屆滿后需要繼續實施的，應當重新制訂和。
第八條 規范性文件應當包含下列主要內容：
(一)制定目的;
(二)制定依據;
(三)適用范圍;
(四)依法設立或者實施的有關工作制度、事項、辦事程序、時限和要求等主要內容。
第九條 起草人員完成起草工作后，起草處室應當在本處室范圍內組織討論、修改，形成規范性文件的征求意見稿，并按如下規定征求相關單位意見：
(一)征求本廳有關處室和直屬、直管單位意見;
(二)以本廳名義征求有關地級以上市水行政主管部門、順德區國土城建和水利局以及省直管縣級水行政主管部門意見;
(三)涉及中央直屬單位、地級以上市政府或順德區政府、省直其他相關部門職責的，以本廳名義征求其意見;
(四)擬報請省政府或者省政府辦公廳以及報經省政府或者省政府辦公廳批準后以本廳名義的，以本廳名義征求有關地級以上市政府及順德區政府的意見;
(五)通過在廳門戶網站、省政府門戶網站專欄集中刊載等多種形式、多種渠道，公開征求群眾意見，社會涉及面廣、與群眾利益密切相關的規范性文件，應當聽取群眾意見;
(六)依法應當組織聽證的，應當組織聽證聽取意見。
第十條 起草處室應當根據有關意見作出相應的修改或者協調，形成規范性文件草案后送政策法規處審核，并提交下列文件：
(一)規范性文件草案文本;
(二)制定規范性文件的簡要說明，包括起草背景、必要性、依據、起草過程以及主要制度等內容，制定依據包括相關法律、法規、規章和上級規范性文件等;
(三)對征求意見的采納情況和未予采納的說明;
(四)公開征求群眾意見情況;
(五)有關聽證材料和處理意見。
第十一條 政策法規處負責對規范性文件草案進行合法性審核。
對各處室提交審核的文件，經審核認為不屬于規范性文件的，應當自收齊材料之日起5個工作日內將該文件退回起草處室，并說明理由;對屬于規范性文件的，應當自收齊材料之日起10個工作日內提出書面審核意見。
政策法規處審核規范性文件，原則上只審查合法性，不審查可行性和合理性。合法性審核應重點圍繞立法保留事項、行政處罰、行政許可、行政強制、行政事業性收費、限制權利以及是否超越權限等七個方面開展。
若發現存在可行性或者合理性問題時，政策法規處可以就文件可行性、合理性及結構、文字表述等問題提出修改意見，由起草處室決定是否修改。
對草案主要內容意見較多或者存在較大分歧的，政策法規處應當召集起草處室和有關處室進行協調、修改，必要時提請廳領導召開專門會議研究決定。
第十二條 規范性文件草案經政策法規處合法性審核后，由起草處室提請廳務會議審議。
第十三條 規范性文件草案經廳務會議審議通過后，政策法規處會起草處室擬文，經分管政策法規工作的廳領導簽發后報送省政府法制辦公室審查。
第十四條 經省政府法制辦公室審查的規范性文件草案，按下列程序處理：
(一)經審查同意的，由起草處室擬文會簽政策法規處等有關單位后呈報廳主要領導簽發;
(二)經審查提出修改意見的，由起草處室會同政策法規處修改后呈報廳主要領導簽發;
(三)對審查意見有異議的，由政策法規處提請省人民政府復核;
(四)經審查認為不能的，經廳領導同意后，取消該規范性文件草案。
第十五條 擬報請省政府或省政府辦公廳批準、以本廳名義的規范性文件，由政策法規處按程序報經省政府法制辦公室審查，并由起草處室報請省政府或省政府辦公廳批準后，由起草處室擬文會簽政策法規處等有關單位后呈報廳主要領導簽發。
第十六條 規范性文件后，由政務中心在廳門戶網站上公開。具體負責組織實施的處室應當做好規范性文件實施的有關工作。
政策法規處于規范性文件后5個工作日內，將規范性文件紙質文本一式兩份、電子文本一式一份報請省政府辦公廳在《廣東省人民政府公報》上，并將一份紙質文本抄送省政府法制辦公室。
在《廣東省人民政府公報》前的規范性文件，不具有法律效力，不得作為行政管理的依據。
第十七條 政策法規處每隔兩年組織對本廳的規范性文件進行清理，由負責組織實施的處室提出廢止、宣布失效或者修訂建議。
有關法律、法規、規章和上級文件新出臺、廢止、宣布失效、修訂或調整的，負責組織實施的處室應當于3個月內對規范性文件進行清理。規范性文件與法律、法規、規章和上級文件相抵觸或者不一致的，應當于6個月內提出修改或者廢止意見。
暫行或試行的規范性文件，負責實施的處室應當自暫行或試行期滿3個月前對實施情況進行評估，并于暫行或試行期滿1個月前提出廢止或制定正式規范性文件的意見。
負責實施的處室在組織實施規范性文件的過程中，發現規范性文件內容與有關法律、法規、規章或上級文件規定不一致，或因實施條件發生變化等需要修訂或停止實施規范性文件的，應當及時提出修改或者廢止意見。
修改程序按制定程序執行。
第十八條 規范性文件內容存在歧義，或者因公民、法人或者其他組織對本廳的規范性文件有異議的，由政策法規處會同起草處室進行解釋或依法作出其他處理。
第十九條 本廳與省直其他部門聯合起草、制定規范性文件的，參照本辦法執行。
第二十條 本辦法自之日起施行。
公開方式：主動公開
可能導致損失的風險因素很多，課題組在第一輪調查問卷中，共挑選了21個“關鍵風險因素”供專家評估，如表1所示。這些風險因素涉及機構內外兩個方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部環境因素，其余主要是機構內部因素。
為便于專家評估，課題組將風險因素的危險程度分為5個等級，對應著5個分值，最高危險等級為5，意指風險因素的“負面影響會帶來嚴重的損失且波及范圍較大”；其次為危險等級4，意指風險因素“負面影響比較顯著”；危險等級3的含義是指風險因素“負面影響有限且一目了然”；危險等級2的含義是指風險因素“負面影響極為有限”；最低的風險等級為1，意指風險因素“幾乎沒有任何負面影響，不需要特殊的保護措施”。每位被調查的專家需要分別給每個關鍵風險因素確定分值。
為便于比較分析，我們根據危險等級平均值（以下簡稱評估值）的高低，將被評估的風險因素分為四組，第一組為極嚴重風險因素，評估值在4.5以上：第二組為嚴重風險因素，評估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴重風險因素，評估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風險，評估值在3.0～3.5之間。
中外專家的第一輪評估結果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現在如下方面：
1.專家們的評估結果表示電子文件風險客觀存在。雖然本次調查問卷的結果不可避免地要受到專家個人背景、知識結構等方面的影響，但由于評估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結果具有代表性，能夠反映出人們對于電子文件風險的一般認識。中外專家給每個關鍵風險因素的評估值都在3以上，所有風險因素評估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風險因素切實存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負面影響是顯而易見的，確系關鍵風險因素。
2.相對而言，國外專家的風險意識要高于國內專家。國外專家評定的危險等級超過4.5的極嚴重風險因素有4個，其中有2個風險因素的評估值為4.83，另外2個為4.6。國內專家評定的極嚴重風險因素只有2個，且評估值僅為4.5。這也許是發達國家電子政務建設的時間長，電子文件管理不當的慘痛教訓較多的緣故。
3.電子文件管理標準缺失（1.2）、系統功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認定的危險程度很高的風險因素。國外專家評估結果表示，“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”排名第一，評估值為4.83，系最嚴重的風險因素；“3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件”排名第二，評估值為4.6，是極嚴重風險因素；“3.13電子文件管理系統沒有完整捕獲文件內容、結構或者背景信息的功能”排名第四，評估值為4.3，屬嚴重風險因素。
國內專家對這三個風險因素的評估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴重風險因素。
雙方專家給這三個因素的評估值都大于4.3，排名靠前。這三個因素都和電子文件管理方法的缺失有關。其中，管理標準為電子文件遠離風險指明了關鍵的管理步驟和管理方法；而設計合理的電子文件管理系統則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統為中心的綜合性管理方法；②信息系統的頻繁變遷給具有系統依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對的首要難題，遷移是應對該難題的一種解決辦法。中外專家對這三個風險因素危險程度的共同認定，反映了對科學有效的電子文件管理方法的迫切需求，應當引起我們的高度重視。
4.國外專家對威脅電子文件可讀性的風險因素的評估值均高于國內專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對另外兩個威脅電子文件可讀性的因素的評估值也明顯高于國內專家。這兩個因素分別是“3.14沒有規定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。
表1關鍵電子文件風險因素及其評估值
編號關鍵風險因素國外專家國內專家國內專家
評估值第一次評估值第二次評估值
1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同3.004.134.38
1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準4.834.384.75
2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13
3.1機構領導很不重視4.004.254.50
3.2資金嚴重不到位3.504.133.88
3.3機構內各有關部門、人員文件管理的職責不明確3.834.254.38
3.4業務人員缺乏責任心4.603.383.75
3.5文檔人員素質不高，技術、管理能力差(如錯誤操作等)3.503.883.88
3.6機構沒有制定科學合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術3.673.883.63
3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒實時監視軟件3.304.003.88
3.13電子文件管理系統沒有完整捕獲文件內容、結構或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14沒有規定文件的格式3.673.003.25
3.15沒有對文件生成、管理、利用過程進行監控、審計4.174.004.13
3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63
3.17文件管理過程中的元數據記錄不全3.834.504.25
3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件4.604.384.50
3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25
3.20沒有文檔保管場所安全保護措施4.834.134.38
3.21沒有針對本地易發天災的防范措施4.403.884.00
5.國內專家對威脅電子文件完整性的風險因素的評估值均高于國外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數據記錄不全”是威脅電子文件完整性的風險因素。國內專家將最高評估值??4.5給了這兩個因素。而國外專家的評估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對文件質量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。
6.國外專家對自然因素的評估值明顯高于國內專家。在21個風險因素中，有兩個風險因素是與自然因素直接相關，分別是“3.20沒有文檔保管場所安全保護措施”和“3.21沒有針對本地易發天災的防范措施”。國外專家對這兩個風險因素危險等級的評估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內專家的評估值只有4.13和3.88，危險等級排名為第五和第七。
出現這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對于西方發達國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因為其所有業務數據被毀，無法繼續業務活動，只得申請破產。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數據也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數據備份系統，在數英里外的新澤西州的蒂內克保留著備份數據，在重新安裝好硬件系統后，第三天就恢復了營業。③
國內專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災、洪水、地震等自然環境風險一旦發生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發生的概率比較低，而且風險應對方法比較簡單，比較容易防范。根據以往歷史記錄，這種自然災害造成的風險損失不是很突出。
7.國內專家對法律、體制和資金因素的評估值遠遠高于國外專家。在所有風險因素中，中外專家對“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同”的評估值差別最大。國外專家的評估值僅為3，排名最后；而國內專家的評估值高達4.13。對電子文件實行科學管理的前提就是承認電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續的手段。課題組在調研過程中發現，盡管《電子簽名法》頒布，但是現實世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務戰略。與此形成鮮明對比的是沒有一個發達國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據的長久保存與資源共享為目標。國內外評估值的差異恰好反映了我國在電子政務建設尚不夠深入。
與體制相關的因素有三個，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機構領導很不重視”和“3.3機構內各有關部門、人員文件管理的職責不明確”。國外專家的評估值為3.5、4、3.83，危險程度不高；國內專家的評估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴重風險因素。由此可見發達國家文檔管理的宏觀體制以及機構內部管理體制相對完善。不過，從評估值來看，國外專家也較為認同領導重視的重要性。
無論是開發電子文件管理系統、配置計算機硬件和網絡設施、購買存儲載體，還是系統的維護和更新換代都需要一定的資金投入。由于經濟發展水平的不同，國內外專家對資金因素（3.2）危險等級的判斷也截然不同，國內專家的評估值為4.13，國外專家的評估值僅為3.5。
可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風險因素。
8.國外專家對業務人員責任心缺失這一風險因素的評估值高于國內專家。中外專家在“3.4業務人員缺乏責任心”評估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風險因素”和“極嚴重風險因素”，僅次于法律風險的評估差異。也許在法制傳統比較悠久、制度規范相對健全的環境中，人員主觀能動性的重要性便會凸現。
二、第二輪專家評估結果的分析
第一輪調查之后，課題組仔細研究了專家們的評估結果和研究建議，調整了調查問卷的結構，將風險因素按照發生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個層次，新增了5個分布在宏觀和中觀層面的外部環境因素；在個別問題的描述上也略有改動。
為使本文主題集中，我們仍然以原始的21風險因素作為比較對象。在本輪評估中，大多風險因素的評估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現顛覆性的意見，上一輪評估結果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風險確實與發達國家存在較為明顯的區別。縱向比較，國內專家第二輪評估結果顯示：
1.就總體而言，風險因素的評估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評估值都高于第一輪。這說明專家們對電子文件風險的認同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風險研究的意義和必要性。
2.電子文件管理標準缺失（1.2）的評估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評估值增加了0.37，是評估值增幅最大的兩個風險因素之一（另一個是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區電子文件管理標準的紛紛出臺和推廣應用，相比而言，我國在標準制定與貫徹方面的缺陷愈發令人心焦。
3.法律、體制等軟性風險因素的評估值繼續走高。法律風險因素1.1，體制風險因素2.1、3.1、3.3在本輪調查中的評估值高于第一輪。其中“3.1機構領導很不重視”更是以4.5的得分由“嚴重風險因素”晉升為“極嚴重風險因素”。
4.資金、技術等硬性風險因素的評估值普遍降低。在整體評估值增長的前提下，資金、技術等硬性風險因素的評估值卻呈現下降的趨勢。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件”這兩個技術因素之外，資金因素3.2及技術因素“3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術”、“3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當”、“3.12未采用有效的病毒實時監視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數據記錄不全”的評估值均低于第一輪的評估結果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴重風險因素”降級為“較嚴重風險因素”。
5.自然風險和保管場所風險的評估值有所增長。自然風險和保管場所風險直接針對的是文件的物質實體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調查結果顯示風險因素3.20和3.21的評估值都有所增長。
6.“人本”意識有所增強。“3.4業務人員責任心不強”是在法律風險因素2.3之外評估值增幅最大的另一風險因素，由“中度風險因素”躋身于“較嚴重風險因素”，人員主觀能動性的重要程度在本輪調查中有所提升。
三、對評估結果的綜合分析
中外專家評估結果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風險認識上的異同，為我國電子文件管理工作發展方向的確定提供了依據。通過本次專家的評估，我們至少可以得出以下幾點結論：
1.電子文件風險管理是電子文件管理的必要組成。專家評估的結果表明，電子文件風險是客觀存在的。被評估的風險因素中，超過一半的風險因素的危險級別都高于4，負面影響比較顯著。當今社會，危機管理、風險管理已經成為政府管理的常態性工作。將風險管理方法引入電子文件管理領域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務建設的必要內容。
2.電子文件風險來自多個方面，必須構筑起全方位的應對體系。為中外專家所承認的關鍵風險因素多種多樣。無論是極嚴重、嚴重、較嚴重還是中度風險因素，都有來自多個層次、多個領域的風險因素。為了有效防范和控制風險，提高管理質量，必須構筑起全方位的應對體系，關系到政府機關、主管部門、研究團體、軟件提供商等多種機構，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場所、信息基礎設施、文件管理業務、系統設計、規范體系、人員素質和觀念等多個方面。
3.克服法律、體制、標準方面的障礙，是我國應對電子文件風險之路上的當務之急。電子管理標準是中外專家公認的極嚴重風險因素。但同時，中外專家對于體制、法律風險因素的評估卻截然不同，中方的評估值遠遠高于外方，而且在得知國外專家評價結果的情況下，在第二輪評估非但沒有降低評估值，反而加大了分值。這個結果真實地反映了處于不同發展階段的電子文件管理工作的社會條件。
隨著電子政務建設的推進，發達國家紛紛建立電子文件管理標準，并憑借著其堅實的法治傳統，通過軟件的標準認證、標準咨詢服務等手段推動電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因為我國法治化、規范化管理基礎較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標準得以制定，由于欠缺制度上的保障，標準的貫徹實施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標準的完善必須齊頭并進。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。
注釋：
①趙屹，陳曉暉．電子文件管理的終極解決之道．檔案學通訊，2002(2)
1.質量問題：主要包括文件的規范性、有效性、完整性、正確性，如文件編碼有誤，缺少公章，文件不清晰、裝訂不規范、缺頁，竣工資料中人員簽字不完善，資料內容不完整、不真實等等一系列問題；
2.時間問題：不能夠按時提交，不能夠隨設備一起提交，影響工程現場開箱驗收、安裝、調試使用；
3.整改問題：主要是竣工文件的整改流程過長，涉及工程建設各方審查，接口多，審查、驗收環節冗長繁復且無統一驗收標準、規范，致使竣工資料整改反復，整改遙遙無期，影響工程建設使用，浪費資源。
二、設備竣工文件問題原因分析
造成設備竣工文件失控的主要原因有以下幾點：
1.設備竣工文件管理標準不統一、不規范，工程設備竣工文件涉及的管理方有建設單位、總承包單位、供應商、分包商，每一管理方有各自的管理規范、程序，卻不盡相同、一致；
2.建設單位、總承包單位竣工文件檔案意識淡薄，在工程建設過程中存在重建設，輕檔案的現象；
3.建設單位/總包單位在與供應商簽訂設備供貨合同時對竣工資料的整編責任、內容、深度規定不明確，不具體，不細化；
4.管理機制不健全，沒有專門針對竣工文件編制、移交歸檔的規章制度及管理辦法或沒有執行落實，職責不清，管理上存在漏洞
5.各單位對竣工文件重視程度不夠，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施和管理體制
6.制造廠/供應商竣工管理人員缺乏，人手不夠，經常更換、抽調管理人員流動性大，交接人員交接不清，管理人員責任心不強，質量意識不夠，疏忽大意，不能夠嚴格執行標準、規范，同時竣工資料管理人員中多數未參加過正規培訓，管理意思薄弱，把關不嚴。
7.竣工資料多方審查、驗收，造成竣工資料整改頻繁，遙遙無期。
三、設備竣工文件采購管理的幾點措施
工程設備竣工文件管理應從以下幾個方面入手，加強控制，規范管理：
1.建立健全設備竣工資料管理制度，統一工程建設各方的竣工文件管理程序，達成一致，且符合工程竣工文件國家標準、規范要求，同時在竣工文件的制作、檢查、驗收、歸檔環節進行規范、統一，為竣工文件管理創建統一的管理要求；
2.重視竣工文件知識宣傳教育，在工程項目開工時，各管理單位就應高度重視和加強竣工資料檔案法規及企業基本知識的宣傳和教育，有計劃，有措施，分期分批對工程管理人員，監理人員、工廠制造人員開展竣工檔案資料業務知識培訓，詳細介紹竣工資料標準規定，將竣工文件管理規范、標準、要求貫徹到基層人員，使得每一位管理人員清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每個管理者心中有規范，統一的規范，同時應形成一定的考核、獎懲機制來調動竣工管理人員的積極性，使得每位文件管理人員能夠嚴格執行標準要求，杜絕施工過程中出現不規范的原始資料和文件，確保工程文件準確、規范。
3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的統一要求、標準規范，是竣工文件管理人員執行的竣工文件管理工作的依據，其編制應全面考慮工程建設特點并且符合國家標準、規范，做好程序的完整性、準確性、適用性，避免因程序編制不完善，適用性差、不符合國家標準、規范等自身因素頻繁升版，為竣工文件管理帶來一定的難度；
4.簡化竣工文件驗收環節，必要時統一驗收(建設單位、總承包單位、監理單位視情形而定)避免多環節、多接口，無統一標準、要求驗收，造成竣工文件無限制整改、無限期的整改。
5.各工程管理方在制定各自的工程進度計劃時，應將竣工文件的編制提交作為重要節點來進行控制，同時應提前做好收集工作，盡量做到工程設備制造一部分，做好一部分竣工文件，嚴格按照程序要求執行及時收集、整理制造竣工文件，避免因時間過長資料丟失等原因造成竣工文件整理困難，從而導致竣工文件隨意性及不真實性。
6.推動竣工文件電子化，減少文件印刷、審查過程，提高文件傳遞效率，電子文件的快捷性與便攜性有利于提高文件的使用率和及時性。
四、結束語
關鍵詞 機要文書 保密 策略
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
一、機要文書保密的重要意義
機要文書是國家秘密的一種存在形式。因為它數量大，內容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個國家的機要文書，便可掌握對方一個方面或幾個方面的秘密信息。這種信息當然要比那些道聽途說的東西更豐富、準確、可靠，因而更帶權威性。機要文書保密，包括機要文書、資料、圖表等的保密和密碼電報傳真的保密。這是秘書部門保密工作的重要內容。在現實生活中有些人未認識到機要文書保密的重要性。
（一）推動企業發展的重要資源。
推動企業向前發展有許多因素，而企業文書檔案作為企業知識水平和管理經驗的積累，它是企業管理工作的基礎和條件，也成為企業向前發展和再提高的重要資源。企業的創造與發展過程皆體現在企業的文書檔案之中。企業的經營管理、技術開發和新產品研制認證，都離不開對企業原有和現有人物、供銷等各種基礎條件的準確數據，而這些信息資料都匯聚在企業文書檔案中。
（二）企業實現商業管理的重要途徑。
由于企業文書檔案的內容是以科學技術檔案為主體，除人事檔案之外，還記載了企業經營及密級文件的全部。既有企業管理資料，又有生產經營活動的技術資料；既有一般性文書檔案資料，又有重要商業秘密的信息資料。這些資料在企業發展和成長的過程中，會起著重要作用，甚至起著決定性作用。
（三）提升企業信用的核心力量。
隨著誠信越來越被社會重視，文書檔案的信用度也越來越被企業重視。企業信譽是企業的無形資產，是企業最基礎的資源。特別是市場經濟活躍的今天，企業信譽和企業成敗密切關聯，在未來的市場競爭中，文書檔案將會成為企業信用的中流砥柱，成為推動企業經濟發展的核心力量。
二、新形勢下的機要文書的保密策略
（一）建立并執行嚴格的工作標準和管理制度，促進機要文書工作扎實有序開展。
機要文書管理工作主要是負責上級機關和兄弟單位來文、通知、信函、傳真、電報及內部資料的收集、整理、存查利用和保密工作，并負責辦理各種機要文件、函件及機要參考資料的收發、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀工作。工作程序性非常強。各單位制定的工作標準化程序和保密管理制度，是各項工作和管理合理化、科學化和規范化的準則，為機要崗位人員做好機要文書工作提出了指導和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，應就機要文書管理制定詳細的、操作性強的工作標準和工作規范，供機要秘書認真學習和實踐，以便嚴格按照標準化管理的要求，結合機要秘書的工作實際，完善各項檔案管理制度，制定科學的運作程序，使各項目標任務進一步細化、量化、實化，實現檔案管理各個環節的科學化、規范化。
（二）加強機要崗位人員的理論和業務學習， 不斷提高政治素質、業務能力和保密工作意識。
文件管理是一項專業性很強的活動，作為其實施主體——文件管理人員立該具備三方面的素質：職業道德素質、專業素質和科學文化知識素質，這三種素質是相互補充的。
1、職業道德素質。
文件管理人員的職業道德，是指文件管理人員在履行自己的職責時應當自覺遵守的若干道德準則。首先，文件管理人員應當熱愛自己的工作，保持高度的工作積極性。雖然檔案工作不是一項使人聲名顯赫的職業，但它的意義極為深遠。文件管理作為檔案工作的源頭，其意艾也相當重大。文件管理人員對此應有清醒的認識。如果他們懂得文件以及由其轉化而成的檔案，都是“社會的記憶”，是人類寶貴的歷史財富.懂得通過其辛勤的勞動將會促進科學文化的進步和社會的發展，那么他們就會熱愛本職工作，產生高度的工作熱忱，把工作做好。其次，文件管理人員應當妥善保管文件，維護其形式和內容的真實性和原始性，尊重歷史。文件是人類活動的歷史記錄，其原始性和真實性是其生命力所在。文件管理人員維護文件形式的原貌和維護文件內容記錄的歷史事實必須妥善保管文件，延長其使用壽命，絕不允許任意篡改和歪曲文件的內容和外形特征，也絕不允許憑個人好惡決定文件的取舍。尊重歷史、尊重事實應當成為文件管理人員的職業準則。
2、專業素質。
文件管理的專業性較強，這要求文件管理人員應具備一定的專業知識和工作技巧。文件管理人員的專業素質包括履行專業職責的能力、智力、成績、學歷和資歷等等。其中能力指的是文件管理人員的決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、工作能力、組織能力和研究能力；智力指的是專業知識、基礎知識、相關學科知識、語言學知識；成績主要指業績，包括工作效率、工作質量等；學歷是指文件管理人員受教育的程度，反映其獲得系統專業基礎知識、業務知識和相應技能的經歷；資歷是指文件管理人員的實踐經驗水平和成熟程度。
文件管理人員專業素質的培養，主要是通過專業培訓的途徑。培訓的形式較多，如高校開設的文件管理課程或專業，文件管理的短期培訓班，等等。文件管理人員學習的課程包括六大部分：一是綜合基礎課，它主要是為學生提供專業方面所必需的信息和技能，包括信息科學的原則和主要概念，信息轉移領域（公布、出版、載體處理、資源共享等）的活動等等。二是專業基礎課，包括文件管理。檔案管理，行政管理吏等等。三是與相關專業共有的課程，包括復制技術、信息存貯、檢索和傳播、目錄和信息源、用戶研究、展覽、立法、安全、建筑設計和環境控制、系統設計和自動化等等。四是與其他專業共有的課程，包括管理科學，統計方法學，語言學，研究方法學和環境學，等等。五是實習和專題研究。六是選修課程，包括教育學，保護學，特殊載體文件及其管理，口述憑證等等。
3、科學文化知識素質。
要進行全面、系統的文化、理論和科學技術知識教育，即他們的知識面應廣泛一些。國外文件管理人員的培訓課程既包括相關專業課程，也包括其他課程和一些選修課程，這對拓寬文件管理人員的知識領域無疑是大有幫助的。近些年來，隨著現代科學技術在文件管理領域的普遍運用，要求文件管理人員不僅應當掌握管理傳統文件的知識，而且要具備應用現代科技手段管理文件的知識和技能。
總而言之，文件管理活動是一項范圍廣泛的管理活動，文件管理人員必須具有良好的職業道德素質、專業素質和科學文化知識素質。才能進行有效的文件管理。一個理想的文件管理人員，應當使這三種素質能夠完美統一，國外目前多是通過各種專業人員的配備來實現三種素質的統一。
檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。要求檔案工作的人員既要有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。因此，在實際工作中，應堅持把學習貫穿于工作的始終，積極參加各類業務培訓和保密教育，深入學習《檔案法》、《保密法》等法律法規，熟悉檔案業務的各個環節、步驟，掌握各門類檔案的管理辦法，運用新理論、新技術、新辦法來指導和改進檔案工作，特別是要進一步加強機要文書的保密工作，嚴格執行國家重要文件保密制度，做到不丟失、不遺漏一份文件，守密而不泄密，實現檔案管理工作的“零失誤”目標。同時，堅持把服務質量作為衡量工作優劣的唯一標準，不斷強化服務意識，自覺履行所承擔的各項義務，積極為領導和科研技術人員提供及時有效的服務，使檔案工作能夠與行政、科研協調工作發展。
三、強化職責意識，增強保密意識
文書記載著大量的政治、經濟等方面的資料，是最原始、最真實、最有價值的資料。同志指出：“檔案工作是各項事業發展的一項重要基礎性工作，這個基礎不牢固要負歷史責任”。做好文書工作非常重要，而正確的工作態度和高度的工作責任心，是做好機要文書工作的前提。作為一名文書工作者，要時刻牢記自己的工作職責，明確自己所肩負的使命，大力發揚埋頭苦干、默默奉獻的精神，始終把強烈的責任心放在工作的首要位置，對所承擔的工作任務，做到思想重視、目標明確、工作到位，對具有保存價值的各種文件、資料，及時搞好收集、歸檔，確保歸檔文件的整理質量，以一流的工作態度、一流的工作作風、一流的工作業績做好機要文書工作。新的形勢和任務使機要文書工作成為保密工作的重中之重，關系著國家的利益和單位的發展。如何適應新形勢的要求，進行機要文書管理研究，根據本單位的實際情況和管理制度，認真落實“零差錯” 的具體辦法，是每一個機要人員需要思考的問題。
做好機要文書保密工作，必須正確理解和處理機要文書的利用和保密的關系。利用與保密這兩者之間的關系，是辯證統一的關系， 都是為了更好地發揮機要文書在社會主義事業中的作用。保密的目的也是為了更好地利用， 在實際工作中，如果對什么機要文書要保密，什么機要文書不保密，保密范圍的寬窄和期限的長短等問題處理不當， 就會導致利用與保密之間矛盾的發生。保密過嚴， 往往會限制其作用的發揮。有密不保，又極容易危害黨和國家的利益，更不用說企業的自身利益了。因此，為了正確處理好機要文書保密和利用兩者之間的關系， 就必須在維護黨和國家利益及企業自身利益的前提下，根據黨的方針政策、根據國內外形勢，把兩者有機地結合起來，加以綜合分析。凡是提供利用，有利于促進安定團結、國家建設和企業發展的機要文書信息，就應積極大膽地提供利用；凡是在一定范圍內限制利用，才有利于黨和國家利益，則應嚴格合理地堅持保密。
做好機要文書保密工作，必須深入學習貫徹《保密法》，不斷增強機要文書管理人員的保密意識。機要文書工作是一項政治性、機要性很強的工作，機要文書人員每天擔負著各類機密文件的收集、整理、保管和提供利用的任務，因此他們的保密意識的強弱、政治素質的高低，對機要文書保密工作起著重要的作用。在現實生活中，有意出賣情報的人畢竟是少數，但無意中泄露機密的情況卻比較多。由于經常接觸機密，就會在某些場合無意中泄露出去，輕則影響安定團結，重則損害國家利益。所以，機要文書部門必須加強對全體工作人員的保密教育，深入學習貫徹《保密法》，提高機要文書人員的政治素質，使他們都具有良好的保密意識，更好地把保密工作同機要文書工作結合起來，將保密意識落實到具體業務工作中去， 做好機要文書的保密工作。做好機要文書保密工作， 必須保證保密工作貫穿于機要文書工作的每個程序之中。以東北石油管道公司辦公室為例，隨著機要文書事業的發展，公司機要文書工作也不斷得到鞏固和加強， 機要文書工作每個程序都日趨規范。機要文書工作改變了過去業務部門不立卷、不歸檔的做法。各部門兼職機要文書人員負責收集本部門一年來產生的不同載體的文件材料，在機要文書部門指導下， 嚴格按要求進行立卷、歸檔。在這一系列工作過程中， 我們嚴格執行保密制度， 積極向兼職人員宣傳《保密法》， 并規定當天沒有組成卷的文件，下班后一定要放到檔案柜中保管；各部門組成卷后與檔案部門當即辦理移交手續，以示對文件安全保密負責。科技人員深入生產、施工現場， 參加設備開箱、工程竣工、科研成果鑒定等驗收活動和會議， 也都嚴格把關， 保證圖紙和文件資料的齊全完整，使檔案資料不遺失。
（作者單位：勝利油田）
參考文獻：
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市保密委：
按照市保密委的要求,我局對照《機關、單位保密自查自評工作規則（試行）》和《機關、單位保密自查自評標準》要求，對我局保密工作情況進行了自查，現將有關情況匯報如下：
一、開展的主要工作
（一）加強組織領導。為加強保密工作管理，堵塞漏洞，消除隱患，我局成立了保密工作領導小組，分管局長為組長，相關領導為副組長，辦公室主任、信息中心主任、文件管理員、檔案管理員、計算機管理員等相關人員為成員。同時，按照分工，將各項保密工作明確到人，與各涉密崗位人員簽訂了保密承諾書，強化責任管理。
（二）完善制度建設。按照國家、省相關保密制度，結合單位工作的實際情況，制定了相關保密工作制度：一是制定了保密工作宣傳教育制度，要求全體工作人員自覺遵守《保密法》等保密規章制度，嚴守黨和國家秘密，明確任何人員不得把機密、絕密文件帶回家，不得在公共場所談論保密事項，不得向無關人員透露有保密性質的工作，不得在互相聯網計算機上操作與工作無關的事項，對保密事項要求做到不打聽、不外傳。二是制定了涉密公文管理規定，對文件的登記、傳閱、借閱進行了詳細規定，明確了涉密文件的責任管理。三是修訂完善檔案管理辦法，對檔案資料的范圍進行了細化，對管理、查借閱的程序進行了規范，從源頭上確保檔案資料的安全。
(三)強化保密學習。分別在機關全體會議上和黨組擴大會上，先后學習了《中華人民共和國保守國家秘密法》、《保密法實施辦法》、《保密法實施條例》和有關保密工作的會議精神，傳達了因工作失誤造成泄密而出現嚴重后果的典型案例。通過學習，強化了保密意識，使大家從思想上深刻認識到新形勢下保密工作的極端重要性，從言行上逐步養成保密性習慣。
同時，積極參加保密部門組織的保密知識培訓，對涉密人員加強防泄密技能學習，定期進行自查，針對查找到的問題，逐項進行整改，對涉密人員進行定期審查，不符合崗位需要的，堅決清除涉密崗位。在涉密載體的管理和使用上，嚴格按照保密載體的相關規定進行落實。
(四)嚴格責任落實。針對不同工作，我局加強細節管理，確保不出現泄密問題。一是在檔案管理上，要求查、借、閱檔案手續必須齊備，秘密文件的傳遞、回收、注銷都嚴格按照保密規定辦理。二是文件管理上，我局安排專人負責機關各類文件的收發、傳閱、整理和歸檔工作，做到專人管理、專柜存放；對于上級來文，呈報局長簽批后，根據批示意見傳閱或印發，嚴格控制文件的閱知范圍；對于上級的涉密文件資料，嚴格按照要求，呈送相關領導閱辦，決不擴大知悉范圍，并實行專卷管理、專柜存放。三是在計算機管理上,對非涉密計算機嚴格做到不存儲、處理和傳輸涉密事項,確保涉密信息設備與非涉密信息設備之間不交叉使用。
二、存在的不足
（一）保密工作的學習力度有待加強。加強干部、職工的保密學習力度不夠，對保密工作和網絡安全性的認識還不夠全面。
（二）保密工作的制度還需進一步完善。雖然已經建立了有關保密制度，但在制度的細節上還存在責任落實不到位、不適應現實情況發展等現象。
三、下一步工作計劃
一是嚴格計算機管理。我局計算機信息系統保密管理主要分為兩大塊，即內網管理和外網管理。內網管理即內網防護管理，主要通過安裝硬件防火墻、統一安裝殺毒軟件等方式進行信息安全管理。外網管理：外網為非工作機，只允許該電腦接入互聯網，通過MAC地址與IP地址綁定的方式連接外網，由各科室根據要求安裝殺毒軟件來確保計算機對病毒的查殺。根據工作分工不同，使計算機分別連接局內網和局外網。局內、外網通過物理隔離的方式進行實現信息安全保障，并切實抓好內網、外網計算機的分工，確保內網計算機不接互聯網，外網計算機不處理內部工作。
二是嚴格文件管理。為確保文件不隨意外流，對紙質文書的管理和電子文檔的管理，均由專人負責，具體做好文件資料的收發、分放、整理、歸檔、銷毀等工作，做好電子文檔的輸入、存檔、發送、印制、備份等，確保電子文檔安全；對涉密文件資料，嚴格控制閱知范圍、閱知地點和閱知方式，嚴禁通過微信等互聯網方式傳閱涉密文件。同時加大對檔案室和信息中心的日常管理，非工作人員一般不準進入檔案室，防止機密外泄。
【關鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養
一、電子文件的特性
電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質檔案的管理工作經過長期實踐,已總結出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產生,隨時更改,存貯在計算機磁盤或光盤中,它對計算機有很強的依賴性。在當今電子文件的環境中,文件的形式特征和內容特征均發生了變化,電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要,利用辦公自動化系統對電子文件進行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領導應把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機構為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節點的檔案管理網絡體系,真正做到職責明確、上下聯動、保障有力。電子文件與紙質文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質文件具有同等作用。不僅要加強對這方面專業知識的學習,應積極與相關技術人員和形成電子文件的部門加強聯系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業務指導和協調,協助制定有關制度,保證電子文件的歸檔質量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業務管理部門的承辦人,還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎,電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質檔案。當正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應對起輔助作用或正式作用的草稿文件進行收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系,尤其是對無紙化系統生成的電子文件應該制定嚴格的措施,必要時應在收集整理過程中制作成紙質拷貝件或制成縮微品,避免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規定》,從資料收集開始就落實到責任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統性。
三、電子文件的利用
在檔案網絡化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內容的手段發生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術手段和新的管理辦法來實現有效的服務,按照檔案管理現代化的要求,實現文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發揮計算機的管理優勢,提高工作效率。加強檔案信息化建設,為方便快捷服務創造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統一管理,建立電子檔案管理制度,實現電子檔案標準化,以便使各類文件管理系統都能和檔案管理系統通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進入檔案部門后實現數據共享,逐步實現檔案信息網絡化,達到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設的重要內容,檔案信息化可為各行業、單位提供日常工作所需的共享數據,逐步形成決策咨詢系統,對實現管理的科學化、規范化、高效化將起到重要的推動作用。
四、電子文件的保存問題
電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內,不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復制一次并按原來編號保存。
五、電子檔案管理人員的培養
首先,重視吸納專業型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現有培訓力度,采取走出去和引進來的雙向方式,開展電子計算機知識、數字信息技術的強化培訓,盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學習,取長補短,切實提高檔案人員的業務水平。
參考文獻
關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理
電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。
1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。
未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。
2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2加強制度建設
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強電子文件的管理和安全防護工作
采取有效的管理措施和技術手段，一是保證歸檔電子檔案的安全性，二是防止電子檔案的遺失和被非法刪改，三是加強管理，保持電子檔案的長期有效性。電子檔案讀取和處理設備更新、系統擴充時，要及時進行載體轉換和遷移操作，并做好記錄，原載體繼續保存一段時間}對磁性載體和光盤上的電子檔案定期抽樣機讀檢驗，發現問題及時采取措施進行恢復；磁性載體上保存的電子檔案要定期轉存，防止因磁介質破壞而造成信息丟失。四是保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制、使用文件權限和文件屬性等，在一定范圍內對服務器文件與數據提供保護。五是在計算機系統上安裝防毒軟件，使用外來磁盤、光盤前必須進行嚴格的病毒檢測，或不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，防止網絡系統遭受電腦病毒的侵害。
一、我市規范性文件備案審查工作開展情況
（一）規范性文件備案審查力量比較強
我市歷來重視規范性文件備案審查，早在2003年之前就確定由市政府法制辦為規范性文件專門備案審查機構，并在多年實踐的基礎上，于2003年制定《膠南市行政機關規范性文件制定與備案審查辦法》（南政辦發[2003]61號），正式確立規范性文件備案審查制度。2005年，為進一步加大規范性文件備案審查工作力度，市政府又重新制定了《膠南市行政機關規范性文件管理辦法》，把部門規范性文件從事后備案變為事前審查，未經審查同意的，不得。
在建立和完善管理辦法的同時，市政府注重加強規范性文件備案審查工作的領導、組織和隊伍建設，在全市成立了規范性文件備案審查工作領導小組，由市長任組長，法制辦主任為副組長，確定市政府法制辦負責全市規范性文件管理工作；市政府每年為法制辦核撥規范性文件備案審查專項經費，保障規范性文件備案審查工作順利開展。
（二）規范性文件管理的工作制度比較完善
一是制定了規范性文件公開征求意見制度。目前我市不僅采取多種形式做好規范性文件公開工作，方便公眾查詢，接受公眾監督。同時做到規范性文件均要通過公開征求意見、召開座談會、論證會、聽證會等形式征求意見。廣泛集中民智，充分反映民意，不斷擴大規范性文件審查的公眾參與度，提高了規范性文件審查的水平。
二是制定了規范性文件定期清理制度。我市不僅規定了規范性文件制定機關實施的規范性文件應當規定有效期（有效期自規范性文件施行之日起一般不超過五年），同時每年第三季度還對實施的規范性文件進行清理，防止出現文件內容不適應形勢發展和公共管理需要。
三是制定了規范性文件備案審查通定期通報制度。為反映規范性文件備案情況，市政府法制辦實施了規范性文件備案審查情況定期通報制度，每季度通報一次，并將規范性文件制定和備案審查情況列入崗位目標責任制考核，作為評先樹優依據，既提高了規范性文件起草水平，又提高了規范性文件備案審查的主動性和積極性。
（三）規范性文件管理的運行機制比較完備
在制定制度的同時，我市法制辦還制定了規范審查流程，確保備案審查效果。備案審查工作中，通過在市政府常務會議題審批表和規范性文件簽發單上設定“法制辦審查意見”欄，做到“有件必審”；通過制定備案審查人員責任追究制度，使備案審查工作績效與干部任用提拔和獎金掛鉤，做到“有審必嚴”；通過對不及時糾正審查中發現的錯誤的單位發出整改督察書，做到“有錯必糾”；通過對個別有件不備的單位發出催報通知書，做到“有件必備”，保證了全市規范性文件的質量，維護了法制統一。
二、規范性文件備案審查工作中存在的問題
我市規范性文件備案審查工作雖然取得了一定成績，但與先進單位相比，還有不少差距，在實際工作中還存在著一些問題：
（一）規范性文件備案審查不及時
有些鎮政府、部門有件不備、報備不及時，為應付年底考核，突擊報備等現象時有發生。造成出臺的規范性文件不能及時得到上級政府的審查，文件質量難以保證。法制辦在日常督查工作時發現各部門存在不少未報備的規范性文件，市法制辦即發出了督辦通知，要求相關部門及時報備。
（二）規范性文件的質量參差不齊
雖然部分單位做到了及時報備，但是在審查中發現不同程度的存在規范性文件違法設定了行政處罰、行政許可、行政強制和行政收費的情況，個別文件還存在任意處分公民、法人和其他組織的合法權益的情形，部分文件質量不高。還有一些單位在上級法律法規或規范性文件出臺后，只是為響應上級指導思想，沒有經過認真調查研究、集體討論，便草草出臺本部門的規范性文件，這些規范性文件往往是提出口號，制定了目標，對于如何進行操作、具體的操作辦法等實際問題則沒有規定，缺乏可操作性。
（三）規范性文件審查標準不統一
一是對規范性文件的認識不統一，什么是規范性文件，國家沒有統一的規定。國務院法制辦在合肥會議的講話中給了一個定義，但是這個概念還太寬泛，在實際操作中難以把握。對規范性文件界定不準，導致一些部門不能準確把握規范性文件的內涵和外延，有的把規范性文件當成了普通文件，造成規范性文件不能及時有效審查或報備；又有些部門為防止遺漏，將所有的紅頭文件當作規范性文件處理，增加了法制機構的工作負擔，不利于工作質量的提高。
二是是否對對規范性文件協調性、適當性進行審查，審查的標準如何把握，沒有統一標準。在進行協調性、適當性審查時，由于沒有統一的標準，僅靠個人的工作經驗和掌握的知識面把握審查的深度，隨意性較大。標準不統一，也難以使審查人員站在全局的高度審查規范性文件。
（四）規范性文件備案審查組織機構還不健全
隨著依法行政進程的推進，政府法制機構的任務日益繁重。首先我市政府法制機構雖然得到了加強，但工作人員配備少，還沒有成立負責規范性文件備案審查的專門機構，目前審查機構還承擔了市政府合同審查、行政及民事訴訟等工作，工作量大、面廣，人員緊張，使得規范性文件備案審查工作業務難以全面深入開展。其次各鎮（街道辦事處）、市政府的工作部門法制機構力量也不強，部分單位沒有成立專門負責法制工作的科室，個別單位的法制機構負責人沒有法律專業知識，對規范性文件的備案審查工作多限于走形式，無法開展實質審查。
三、規范性文件備案審查工作中的對策和建議
針對上述問題，當前及今后一段時期需要重視做好以下工作：
（一）提高對規范性文件備案審要性的認識
規范性文件審查未能很好開展，一個重要原因是有關方面對這項工作認識不高，重視不夠。要改變這種狀況，首先提高對規范性文件審查備案工作重要性的認識。一方面，要認識到加強規范性文件審查是維護國家法制統一的迫切需要。另一方面，加強規范性文件審查是構建和諧社會、維護廣大人民群眾利益的必然要求。依法審核、制定和出臺高質量的規范性文件不僅可以規范政府行政府行為，促進經濟社會的發展。同時，對解決人民群眾普遍關心的問題，維護和實現人民群眾的根本利益，實現建設法制政府、構建和諧社會這一奮斗目標也起著重要的作用。
（二）統一規范性文件審查標準
我市在國務院法制辦對規范性文件定義的基礎上，進一步對規范性文件的定義進行了闡釋，但是這個概念在實際操作中難以把握，為增強可操作性，市政府法制辦擬對規范性文件的理解再進一步細化，從形式上、從機關權限上、內容上進一步探討細化，增強指導。同時對適當性的審查也提出指導意見，要求全市統一對規范性文件的適當性進行審查。也建議上級政府在條件成熟時，對規范性文件的審查標準進行統一。根據上級政府統一的標準再結合本地實際情況制定的標準將更具有操作性。
（三）繼續加強組織機構建設
首先加強市政府法制辦組織領導建設，確定專門的內設機構和專職人員負責規范性文件制定和備案審查工作，機構設置、人員配置、經費安排等要適應規范性文件制定和備案審查工作任務的需要；要配備責任心強、業務過硬的同志擔任此項工作，進一步提高備案審查工作隊伍的政治素質和業務水平，逐步實現隊伍建設的專業化。
（四）完善考核機制，加大考核力度
一、加速融合，加強團結，迅速營造良好辦公環境
公司重組后，融合和團結是擺在我們面前的重要任務，辦公室作為具有綜合協調性能的部門，其作用至關重要。對此，辦公室從小處做起、從點滴做起，迅速地給機關員工營造一個良好的辦公環境。第一，做到不搞“小團體”，多溝通、多交流，“”。在工作中，摒棄一己私念，對工作中出現的矛盾采取先遷就、再溝通、后求同的方法;堅持共有的大原則、大方向。在生活上，多關心、多問候，遇到問題熱心幫助。第二，實行不定期會議進行溝通和傳達。每周例會后，辦公室會根據會議內容和工作情況對本部門員工召開內部會議，一方面將各方面的政策、精神傳達到員工中;另一方面，對各自工作進行匯報、總結，對需要協調的事項進行布置。第三，利用多種多樣的形式開展此項工作。通過一些培訓活動增強彼此之間的交流和溝通，加強同事之間的團結。11月6日，辦公室組織本部門員工進行了拓展訓練，取得了很好的效果。
二、整章建制，嚴格執行，確保各項工作順利進行
首先，為加強公司機關汽車的管理，降低費用支出，最大限度地滿足生產、經營和機關公務用車的需要，建立正常的車輛購置、使用、維修及駕駛員管理秩序，根據《中鐵七局集團有限公司財務管理通則》的有關規定，辦公室及時制定了《中鐵七局集團電務工程有限公司機關車輛管理辦法》，加強車輛管理調度，強化安全行駛,保證了機關公務用車，基本實現了安全行駛。其次，建立健全其他辦公制度。對汽車的使用排放、電腦耗材的領取、文件的接收傳發等等均采取網絡形式進行辦公，并制定出相應的一些措施和制度，并在使用的基礎上給予不斷的改進和完善。辦公室共起草、制定出相關的公文處理辦法、電子公文管理辦法、計算機及相關外圍設備管理辦法、印章管理規定、檔案管理辦法等幾項規章制度。
三、承上啟下，互相溝通，促使信息工作更進一步
公司成立以來，為全面掌握各種動態，辦公室加強對各種信息的收集和整理，突出信息的廣泛性和時效性，充分發揮了承上啟下和互相溝通的作用。首先，辦公室立足領導要求和實際工作需要，把信息工作的觸角延伸到公司安全生產、經營管理、公司穩定等方方面面，及時準確地反映公司上下左右的工作情況，成為領導、各部室和各項目部及時了解掌握情況、推廣交流先進經驗、聽取務方面意見的重要渠道。截至目前，共編排公司簡報12期。其次，嚴格把握尺度，對各種會議進行整理、發放， 確保公司各項精神迅速傳達到每個部門和各項目部。公司自成立以來，共召開行政周例會16次、黨政聯席會議11次、機關全體會議1次、多元經營會議2次。對每次的會議內容辦公室都做到及時整理，加以編排，發送到各部門和各項目部，使會議精神能夠迅速傳達到基層去。第三，注重收集，認真篩選，將公司運營狀態反饋到集團公司。在信息的收集過程中，辦公室仔細認真的進行篩選，將一些典型的情況和重要的現象反饋到集團公司上級領導那里。自公司成立以來，七局網站共錄用辦公室所寫信息15條，網絡刊登5條。
四、推行網絡，無紙辦公，提高公司辦公效率水平
為進一步加速企業信息化進程，推動“無紙化”辦公，利用現代化的信息通道開展新形勢下的各項工作，辦公室從電務公司成立開始籌備建立電務公司網站，于10 月30日正式開通，內容做到及時更新。隨后，辦公室又組織公司領導、各部門、各項目部的負責人和文件管理員學習“無紙化”辦公系統及網絡使用培訓班。對電務公司的電子辦公系統、相關軟件應用、網絡使用技巧及信息化的新知識、新技術進行詳細地介紹、講解和交流，收到了很好的效果。此外，各基層單位都能夠積極配合此項工作，目前 90%以上的基層實現了與公司的聯網，特別是一些項目部在條件設施不齊全的情況下，利用上網吧等方法進行文件的接收，確保了信息的傳達及時到位。
關鍵詞 檔案 電子文件憑證 價值 效力
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A
1電子文件憑證價值及證據效力的內涵
檔案的憑證價值是指檔案作為原始憑單（據）對形成者（單位）所呈現出的法律意義上的權利、義務和責任等方面的價值類型。根據現有檔案學理論，檔案之所以具有憑證價值，是由檔案的形成規律及其本身的特點所決定的。首先從檔案的形成看，它是原始形態的歷史記錄，是當時、當地、當事人留下來的記錄，未經事后更改，能比較真實、可靠地記錄和反映了當時人們的思想和活動。其次，從檔案的形式特征看，文件上保留著真切的歷史標記，如領導批示、當事人手跡，具有憑證性。
從本質上看，電子文件作為信息記錄所發揮的作用與紙質文件沒有區別，它們都是人們處理各種業務中直接形成和使用的記錄，都具有憑證性，并可作為事后查考的依據。電子文件的憑證價值突出表現為其證據效力，即電子文件在法律上是否具有證據價值，是否被法律所認可，以及它在作為法律證據使用時的證明力大小。由于電子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律證據效力與紙質文件有一定的差異，法律界對電子文件的證據形式、采信條件等方面還存在一些爭議。與傳統檔案證據相比，電子文件證據具有以下特點：
（1）適用的證據形式不明確。電子文件要產生證據效力的首要條件是符合法定的證據形式。我國訴訟法列舉了書證、物證、視聽資料等7種法定證據形式。對于紙質文件來說，可明確將其歸為書證或物證；而電子文件應歸屬于何種證據形式，我國立法界、司法界與法學界尚未達成一致意見，有分別將其歸為7種傳統證據類之一的（如書證、視聽資料等），也有認為電子文件應為獨立證據的。這些爭議說明了電子文件證據的復雜性和多樣性，需要在今后司法實踐中加以研究、完善。
（2）技術性較強。由于電子文件的形成技術較為復雜、技術含量高，并具有易偽造性、易修改性、依附性等弱點，電子文件證據與信息技術的發展聯系密切，證據采信時往往需要專業的技術鑒定來綜合衡量。
（3）認證難度大。根據有關司法規定，證據需要從關聯性、合法性、真實性三方面來衡量其證據力的有無和大小。由于缺乏有效的事前監管機制和技術條件制約，對電子文件的真實性、合法性認證難度較大，其證據效力受到一定影響。
2涉及電子文件證據效力的相關法律規定
目前我國已出臺或修訂一些法律規定，從“功能等同”的角度，在一定范圍內認可電子文件的法律效力。在商務領域，主要有《電子簽名法》、《合同法》等。特別是2005年正式實施的《電子簽名法》，是我國信息化領域的首部法律，為國內電子商務安全認證體系和網絡信任體系的建立奠定了基礎，并在電子商務中廣泛應用。歸納起來，主要有三方面的內容，一是涉及法律授權的，如《電子簽名法》第35條規定“國務院或者國務院規定的部門可以依據本法制定和其他社會活動中使用電子簽名、數據電文的具體辦法”。
二是涉及應用范圍的，如《行政許可法》第33條規定“行政機關應當建立和完善有關制度，推行電子政務，在行政機關的網站上公布行政許可事項，方便申請人采取數據電文等方式提出行政許可申請”，該法實施后，已在電子報關、電子報稅等領域得到應用。三是涉及法律效力認定的。此外，《電子簽名法》也適用于部分政務領域，在國務院辦公廳、商務部和黑龍江省、鄭州市等地方政府出臺的《電子公文傳輸管理辦法》及實施辦法中，都有涉及電子公文與對應紙質公文具有同等法定效力的相關條文。去年中辦、國辦出臺《電子文件管理暫行辦法》，對電子文件的積累、歸檔等方面提出要求，規定“電子文件在形成和辦理過程中，應當具備國家法律法規規定的原件形式”，但該辦法未對電子文件的法定效力作出明確規定。
3電子登記備份制度還處于發展、完善時期
（1）強化行政功能。登記備份制度的最大特色是行政監管與技術保障手段的有機結合，是一種基于行政確認的證據效力保障機制。在完善制度時應突出行政監管這個特色，注重發揮檔案部門在行使國家證明權和檔案安全監管等方面的職能優勢，并通過爭取出臺政府規章、納入行政審批項目、規范行政確認程序等措施，將這些制度長效化、規范化。
一、住房保障檔案管理的現狀與問題
(一)住房保障工作基本概念
城市住房保障工作是以城市低收入家庭為對象,以廉租住房制度為重點、多渠道解決城市低收入家庭住房困難的一項工作,是各級人民政府的重要職責。它在起初的廉租住房工作的基礎上,發展成以經濟適用住房、限價房等為補充的一系列工作。
(二)住房保障檔案的概念和基本構成
住房保障檔案是住房保障管理機構在實施住房保障過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,包括紙質、電子兩種檔案。住房保障檔案的基本外延包括以戶為單位的住房保障對象檔案和以工作部門為單位的宏觀管理工作檔案兩個部分。目前,以戶為單位的住房保障對象檔案又分廉租房、經適房、限價房三種類型。經適房、限價房檔案一般由申請、審核等有關材料構成,廉租住房檔案一般由申請、審核、實施保障及年度復核等有關材料構成。宏觀管理工作檔案是住房保障機構在工作中形成的文件材料,涵蓋了文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案等類型。
(三)住房保障檔案的基本特點
1、住房保障申請審批的程序決定了住房保障檔案的多層面性。一套完整的住房保障對象檔案是伴隨著“三級審核、兩級公示”的工作流程形成的,記錄了市、區、街道三個層面針對個體民生的具體工作。宏觀管理工作檔案則依據該項工作的領導關系、組織體系,體現了業務管理以及其他一些配套工作。
2、住房保障工作的管理方式決定了住房保障檔案的動態性。因家庭經濟、住房情況變化,住房保障對象的構成不斷變化;為加強監督管理,住房保障審批機構定期對住戶情況進行復查;根據經濟發展情況,調整住房標準;隨著社會的發展,政策的變化,住房保障覆蓋面不斷擴大等情況變化,住房保障文件材料具有動態性。目前,這種情況在廉租房檔案管理上表現較為突出:街道住保辦每年會復核廉租戶的情況,簽訂一年合同,并將相關文件材料歸入對應住房保障對象的檔案。
3、住房保障管理工具的特點決定了住房保障檔案的雙軌制。北京市建委已經建立了全市統一的“保障性住房申請審核管理系統”,工作人員通過數據庫隨時掌握保障性住房申請審核材料的處理情況、住房對象的情況及實物配租和租金的發放情況,完成各級各類報告的生成和管理。這樣住房管理工作不僅產生了紙質文件,同時也產生了相應的電子文件,在住房保障檔案最初形成時就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存。
(四)住房保障檔案管理中存在的主要問題
1、管理體系不夠健全,未能有效地進行集中統一管理。目前,我區建委和各街道的檔案室沒有直接介入住保檔案管理。區建委住房保障科有兼職檔案員一名,區九個街道部門有五個住房保障辦公室設有兼職人員管理檔案,都是由審核人員兼任,其人員身份多是聘用的協管,隱藏著一些風險。現實原因是多方面的:其一,檔案管理配套體系建設未能跟上工作的發展。新形勢新條件下的住房保障工作是一項全新的工作,審核管理產生的一系列文件材料對于區建委、區檔案局和各街道的檔案管理部門來說,都是新的管理對象,需要規范工作方式;其二,由于住保工作的專業性和現時性,文件材料的實體集中在具體工作部門,本單位專職檔案員對于文件材料的增減、更新不易把握;其三,住保檔案利用頻繁,為年度復核、廉租續租、情況核查、數據統計等查閱申請材料,各街道平均年查閱量近千次。
2、缺少規范管理制度。近年來,大規模保障性住房建設剛剛興起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理辦法》,修訂了《經濟適用住房管理辦法》,2008年制定了《限價商品住房管理辦法》。檔案業務方面,建設部2006年制定了《城鎮廉租住房檔案管理辦法》,明確了“一戶一檔”的原則。在經適房、限價房檔案的管理上,還存在著制度空白。檔案局、建委、各街道在住保檔案項目上的業務關系,管理關系還需要進一步梳理。總體而言,必須完善涵蓋各門類、各層級住保檔案管理的配套制度體系。
3、檔案業務基礎薄弱。其一,住保檔案年形成量大,而保管條件簡陋。區建委已形成住保檔案11883件,有專門庫房,用五節柜保管,將近飽和。九個街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,經適房3338件,限價房5105件,共計9661件,庫房和辦公用房混用,文件容易散失。其二,兼職檔案員素質有待提高,多是單位聘用的臨時工,有的不懂基本的檔案業務規范,影響工作質量和效率。其三,編制緊張,兼職檔案員忙于其他工作,從事檔案工作時間不超過二分之一。其四,檔案缺乏規范整理,不便檢索利用。
二、加強住房保障檔案管理的有效措施
(一)完善管理體制
1、提高領導重視程度。做好住房保障檔案工作,領導重視是關鍵。一是從提高認識入手,增強領導干部的責任感。區檔案局和住房保障工作部門要把住房保障檔案管理工作作為民生檔案工作的重要組成部分、政府提供公共服務的一項重要職責和維護群眾利益的重要工作。二是從加大投入著眼,提高工作的實效性。區建委和各街道需要切實加大對人員、設備的投入,解決庫房問題、人員編制問題。
2、建立組織體系,實行統一領導、分級分類管理。住房保障檔案由市住房保障主管部門、區住房保障主管部門、街道三級進行管理。區住房保障主管部門負責本區住房保障檔案的監督和管理工作;各街道檔案室負責本轄區內住房保障檔案的監督和管理工作;區檔案局應對轄區內住房保障檔案工作依法行使監督和指導職權,對違反檔案法的行為進行處罰。住房保障對象檔案與宏觀管理工作檔案實行分開管理。住房保障對象檔案由住房保障工作部門在錄入“北京市保障性住房申請審核管理系統”的同時,走雙軌制進行即時歸檔。住房保障宏觀管理工作檔案每年由兼職檔案員移交本單位檔案室,與本單位其他工作檔案一起歸檔。
3、規范住房保障檔案管理各項制度。區建委和區檔案局在充分調研的基礎上,應結合住房建設部和市里的相關政策,出臺區住房保障檔案管理的規范性文件,使工作有章可循。同時,各工作部門要相應完善接收、收集、整理、保管、利用等各項具體制度,落實好管理細節。
(二)提高業務工作水平
1、加強檔案管理人員的業務培訓。在不斷提高工作人員業務素質和能力的同時,加強區建委、各街道和區檔案局相關工作人員檔案管理業務的培訓,提高工作人員對做好住房保障檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業務水平。不但要熟練掌握計算機技術、網絡技術,還要努力樹立科學的管理觀念和思想,提高住房保障檔案現代化管理的能力和水平。
2、加強檔案業務監督指導。依據區住房保障檔案統一領導、分級管理的體系,區檔案局、區建委和各街道的檔案管理部門應定期對住房保障工作部門的檔案管理業務進行監督指導,對專業檔案心里有數,胸中有底。
三、在條件允許的情況下探索新型檔案管理模式
1.事業單位檔案信息化管理的重要性
檔案信息化指的是事業單位的檔案管理模式由之前的注重檔案實體發展成為在數字化信息基礎上關注檔案實體，良好的服務于社會。事業單位要想真正的做到檔案信息化管理目標，就必須從以下幾方面著手進行：
首先，解放自身思想，轉變觀念，摒棄以往使用的較為被動的服務方式，積極樹立現代化的檔案管理意識。其次，不斷強化自身學習，培養檔案工作人員的技能并投入到現代化的檔案工作中。在科學技術的迅猛發展下，使得事業單位檔案管理方式有了一定的變化，這些變化對檔案工作人員的技能有了新的要求。要實現多樣化的檔案收集渠道，保證檔案收集具有較高的歸檔率與準確率，完善檔案信息資源。并且將檔案信息資源的使用延伸至單位的信息化過程中，提高檔案利用的有效性，充分體現檔案工作的重要性。適當的簡化繁瑣復雜的工作，始終圍繞信息化目標把會計檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等各類檔案全部歸列到管理領域中，加強檔案的質量監控。此外，構建專門的庫藏檔案目錄數據庫，從而實現檔案信息共享目標。檔案信息化管理能及時有效的進行信息處理、減少存儲空間的大量使用、調閱檔案便捷、對檔案原件進行了良好的保護，正是因為其這些優勢之處的存在，現代事業單位檔案管理正致力于全面信息化目標，也就是今后中會朝著自動化、管理方式網絡化、決策智能化以及檔案信息電子化方向邁進。
2.加強事業單位檔案信息化管理的策略
2.1增強檔案信息化管理意識
要想保證檔案管理意識的真正形成，就必須從領導層抓起，要求單位領導層對檔案信息化管理及時充分的掌握了解，強化檔案信息化管理建設力度，樹立檔案的信息化管理理念，增強自身的檔案信息化管理意識。光有領導層注重檔案信息化管理工作還是不夠的，單位全員工作中也必須遵循信息化管理理念，不斷推動信息化有效建設，將過去已經過時的檔案管理模式摒棄，將先進高效的信息化管理手段落實到單位檔案管理全程中，保證單位良好效益。
2.2構建行之有效的檔案數字化管理制度
國家檔案局應對檔案數字化管理進行統一安排，制定并落實由上到下的電子檔案管理辦法及電子檔案管理制度，要求單位檔案管理工作人員作業過程中必須嚴格根據規章制度辦事，禁止有違紀違法的行為。此外，一套信息化從業資格制度也是必不可少的，應加強崗前培訓和上崗考試，學習掌握檔案信息化方面的知識及相關技能，從而保證所有檔案工作人員都具備較高的信息化水平。
2.3提高檔案管理人員素質
從事檔案管理工作的人員素質的高低將直接反映了其作業質量與作業效率，所以為了落實檔案信息化管理，應注重提高檔案管理人員的素質。首先，要求檔案管理人員充分的認識到進行信息化的檔案管理具有的重要性與必要性，以調動他們學習檔案信息化管理手段的積極主動性，真正做到在思想上對該工作的重視，唯有如此，才能促進檔案信息化管理的良好運行。其次，檔案信息化管理需相應的技術手段作為支撐，需加強培訓和學習；因此單位應加強檔案管理人員的培訓，以使其具有豐富的檔案管理知識。同時，做好思想政治教育工作，因為和一般的企業不同，事業單位不僅要注重業務能力的培訓，還必須不斷增強人員的思想政治水平，培養其良好的道德科學素質。總之，事業單位中從事檔案管理工作的人員應擴大自身的知識領域，緊跟信息化時代步伐，落實科學規范的檔案信息化管理。
2.4加強電子文件管理
在事業單位檔案信息化建設中最注重的一項要素就是保證安全完整的檔案信息，所以單位應設置詳細完善的電子文件管理規定，并要求全員嚴格按該規定做好自己的工作，提高檔案信息的安全性，對于具有保存價值的電子文件，還應將相應的紙質文件予以保存以作為備份，歸檔過程中，電子文件及其相應的紙質文件應一并歸檔。
