時間：2023-06-06 09:00:36
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會議紀要的形式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
會議紀要作為常用的公文文體之一，是適用于記載、傳達會議情況和議定事項時使用的文種。可采取轉發（印發）或直接發出的形式，類似于通知，發給下級貫徹執行；也可以報送給上級，類似會議情況報告，向上級作出反映；還可以發給平級有關機關，類似公函，使對方知曉，溝通情況。本文中概括了會議紀要寫作的三大寫作要點，供考生查閱。會議紀要的寫作要點：
1.明確會議宗旨，突出中心。一次工作會議，涉及的問題很多。在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中解決的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。同時，一次工作會議，在具體討論中必然會產生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應根據會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人的一致意見，同時，也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議認為”、“會議決定”、“會議指出”、“會議強調”等提法，加以集中概括、簡明扼要地反映出來；對有分歧的意見，如屬研討性質的會議可寫進會議紀要中去。
2.講究用語，注意條理。要按照會議紀要的不同用途，恰當地使用不同的用語。上報的會議紀要，就應使用對上的語氣，如“會議討論了以下幾個問題”、“會議考慮”等；下發的會議紀要，則可用“會議決定”、“會議要求”、“會議強調”、“會議號召”等。要注意條理化、理論化。這是會議紀要與會議記錄的一個主要區別。會議記錄一般要把每個人的發言盡量客觀、詳細地記錄下來，而會議紀要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程，這個過程也就是條理化、理論化的過程。所謂條理化，就是要對會議討論的意見，分類歸納，層次清晰；所謂理論化，就是要對會議討論的意見，盡力給予理論上的概括，提綱挈領，畫龍點睛。當然條理化、理論化，并不是脫離會議實際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。
3.忠實于會議精神，做好記錄。會議記錄必然依據會議的實際內容，不能隨心所欲地增減或更改內容，不能添枝加葉。在寫作當中，感到有的地方必須有所增減時，要經主要領導同意，必要時還應在一定范圍內征求有關人員的意見。
會議記錄是產生會議紀要的基礎，也是整理會議紀要的原始性主要素材之一。只有認真做好會議記錄，才有利于會議紀要的整理，并保證紀要的質量，做到準確無誤。
會議紀要是會議記錄的一種再加工，是記載和表達會議主要精神和議定事項的文稿。寫好會議紀要應把握三個要點:
整理會議記錄，注意"去粗留精"，把握側重點。會議紀要應該抓住會議的中心議題，側重表達大家已經取得一致的或基本一致的意見。
(一)圍繞會議研究的中心議題 "取精"。抓住了會議研究和解決的主要問題，就抓住了寫會議紀要的"綱"。會議討論中可能附帶牽涉到其他一些問題，如果沒有實質性內容，就應避而不談或者談而從簡。有時會議的中心議題不十分明確，或一個會議同時討論多個議題，且難分主次。遇到這種情況，應把難分主次的幾個問題視為一個中心議題中的幾個子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫成"一、關于xxx問題"、"二、關于xxx問題"等。
(二)圍繞與會人員取得的一致意見"取精"。與會人員在討論中心議題時，往往看法不完全一致，或者很不一致。遇到這種情況，起草人員應該對各種意見認真研究，歸納整理出完全一致或基本一致的意見。對少數人提出的意見，如果沒有被會議否定，或者說符合會議的宗旨，也應該采納。如果有些意見分歧較大，沒有能夠統一認識，就不應寫入紀要中去。當然，有些帶學術性、研究性的會議所形成的紀要，不同的甚至是相反的觀點，也可以寫上去，但應寫明是多數人的看法還是少數人的看法。
(三)圍繞會議主持人的總結性講話"取精"。一般在會議結束時，主持人會進行總結性講話，對需決定的事項進行“拍板”，這是寫入會議紀要的最好材料，也是最需要抓住的"綱"。
表達決定的事項，注意 "滴水不漏"，把握相關點。表述議定事項最重要的是注意“三性”，把住相關點。
(一)注意語言表達的準確性，防止產生歧義。要注意用語準確，講究文法，避免在文字上產生歧義。對敏感問題表達不準，就很容易引起歧議，甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要決定的依據性，防止互相矛盾。有的會議決定與相關的政策或規定存在某種矛盾。只要不是正面 "碰撞"，起草人員就應該在查找有關依據、研究有關類似問題的基礎上，選擇恰當的表達方式，注意文字處理上的技巧，以盡量避免矛盾。
(三)注意付諸實施的可行性，防止影響操作。會議紀要表述議定事項須注意可行性，務必切合實際，力求具體、明白。
寫作的方法和體式，注意"從實際出發"，把握基本點。
會議紀要的標題最基本的形式:一是會議名稱與文種的組合，如"全縣計劃生育工作會議紀要";二是召集會議單位名稱、會議內容與文種三者的組合，如"縣委討論xx鎮 '3·10工程'會議紀要";三是有的固定形式的會議，如黨委會、政府辦公會等，也可以直接用會議的次數與文種的組合，如"第十次縣委會議紀要"。
會議紀要的具體內容，一般可由兩部分組成，即會議概況部分和正文部分。會議概況主要是寫主持開會的單位、會議名稱、時間、地點、參加人員 (出席人、列席人)及會議研究的中心議題等。概況應力求簡要，有時可以只寫上述方面的部分內容。參加會議人員也可以
會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。
會議紀要有以下幾個特點：
（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。
（二）指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。
（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。
二、分類
按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。
辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。
專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。
三、寫法
會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
會議紀要是一種記載和傳達會議基本情況或主要精神、議定事項等內容的規定性公文。
會議紀要具有指導性、紀實性、概括性的效果。
二．會議紀要的分類
就性質可分為辦公室會議紀要和專項會議紀要；就表述形式可分為決議式紀要，概述式紀要和記錄式紀要；根據內容可分為決議性紀要和綜合性紀要。
三．會議紀要的結構
分標題、正文、落款三部分。
（1）標題。會議紀要的標題一般由會議名稱和文種兩項構成。
（2）正文。包括前言、主體、結尾三項內容。
前言概括交代會議的名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期、形式等組織情況，說明主要議題，然后用“現將這次會議討論的主要問題綜述如下：”。
主體是會議紀要的核心內容，主要反映會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地概述清楚。
結尾即會議紀要的結束語，一般是向收文單位提出希望和要求，有的會議紀要沒有結尾部分，主體內容寫完，全文就結束。
（3）落款。包括署名和時間兩項內容。署名只用于辦公室會議紀要，署上召開會議的領導機關的全稱，下面寫上成文的年、月、日期，加蓋公章，一般會議紀要不署名，只寫成文時間，加蓋公章。
四、會議紀要與會議記錄的區別
會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。
五、范例
鐵路局管理體制改革會議紀要（范文）
根據中央書記和國務院的指示，康世恩同志于月日至月日，召集山西省、鐵道部、國家經委和北京、太原鐵路局的負責同志開會，對改革北京、太原鐵路局管理體制，保證山西煤炭運輸問題，認真作了研究。山西省是我國重要的煤炭基地，組織好山西煤炭的運輸，對國民經濟具有十分重要的意義。山西煤炭的外運，主要由北京、太原兩個鐵路局承擔。北京鐵路局每天安排給太原鐵路局的運煤空車占太原鐵路局所需空車總數的％左右；太原鐵路局運出的煤炭有/是在北京鐵路局管轄區域卸掉，其余大部分也免費提供各種范文要經由北京鐵路局轉運。但目前由于兩個鐵路局分管主要運輸干線，把煤炭運輸中的裝、運、卸、排等環節分割開來，不能集中統一指揮，影響鐵路運輸能力的充分發揮，與山西煤炭外運任務很不適應。與會同志認為，必須按照經濟區劃和運輸規律，對兩個鐵路局的管理體制進行改革。經反復協商，一致同意鐵道部提出的體制改革實施方案：
一、建立北京鐵路管理局，下設北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，撤銷鐵路分局。
這樣做的好處是：第一，北京鐵路管理局可以統一調度指揮太原、北京兩個鐵路局的運輸力量，形成一個整體，把煤炭運輸中的裝、運、卸、排各個環節緊密銜接起來，又把煤炭生產和運輸緊密銜接起來，充分發揮運力效能，使運輸線路暢通，更好地完成煤運任務。第二，有利于加強鐵路基層工作。分局撤銷以后，鐵路局直接領導站、段，便于加強基層工作，搞好機車、車輛、線路、通訊等設備的維修和技術改造，組織好職工的技術培訓工作。
鐵道部要立即著手制定北京鐵路管理局和四個鐵路局的職責范圍和具體工作方法。
二、為了搞好生產與運輸的銜接，加強北京鐵路管理局與山西省的聯系，決定由北京鐵路管理局派駐聯絡員，在山西省經委辦公。其任務是，代表鐵路管理局向省里請示匯報工作，辦理、轉達省里交辦事項，及時溝通雙方的情況，協調生產與運輸的關系。
三、北京、太原兩個鐵路局在北同蒲線的分界點，定在寧武。這樣便于北京鐵路局全面安排大同和雁北地區統配礦與地方礦的煤炭外運。
四、鐵路管理局、鐵路局機構設置要精干，太原鐵路局保留原建制，干部原則上不要變動，各項工作要進一步加強。分局撤銷前對干部要作好安排。臨汾、大同分局撒銷后，可分別設立調度分所，必要時也可分設小型辦事處，協助鐵路局統一安排當地的車、機、工、電、檢等項工作。
5月14日，河南省汝州市人民法院對李某等92人狀告汝州市人民政府行政不作為一案，作出了不予受理的裁定。
李某等92人與汝州市職工互助發展基金會之間有經濟糾紛，汝州市職工互助發展基金會與汝州煤焦化有限公司、汝州市寄料農村信用社之間也有經濟糾紛。2001年3月7日，汝州市人民政府召集汝州煤焦化有限公司、汝州市寄料農村信用社、汝州市職工互助發展基金會三方就存在的經濟糾紛進行協調，三方在認真磋商后，最終自愿達成了協議。汝州市人民政府對三方的此次活動以會議紀要的形式予以記載。李某等92人訴稱，汝州市人民政府對紀要中第二條沒有按時履行負有不可推卸的責任，因其行政不作為給他們精神上造成的不應有的損害，他們的財產應在政策上、法律上得到保護。
汝州市法院審查后認為，會議紀要僅是對三方達成一致意見的內容所作的歸納和記錄。該會議紀要完全尊重當事人各方的意志，是否產生法律效力，不取決于行政機關的意志，也不具有強制力，汝州市人民政府2001年3月7日的會議紀要不屬于可訴的具體行政行為。
（一）主要任務
1、研究處理區政府城建工作中需要統籌協調的事項，如拆遷補償方案、安置房定價、房源調劑及工程建設中有關問題等；
2、研究處理需要區政府組織實施的事項，如進場動遷、回遷選房、實施拆違等；
3、研究建設領域突發性事件的處理意見，如拆遷及工程建設中的矛盾糾紛問題等；
4、研究處理上級領導或區委、區政府主要領導對涉及面較廣的具體問題所作批示的貫徹落實意見；
5、研究處理區政府日常城建工作中的其他具體業務問題。
（二）議題確定
1、區政府城建工作例會議題由會議主持人根據城建工作需要確定相關議題；
2、由各城建口單位提出的書面報告確定議題，各單位書面報告應簡明扼要，包括基本情況、需要協調解決的問題、初步意見，以及需要參加協調的單位或人員名單等內容。
（三）參會人員
1、區政府辦根據會議議題制定會議方案，報會議主持人確定后，以書面或電話通知出席會議的單位或人員。
2、與會單位應派有關負責人或按會議通知要求派員出席會議。有關人員因故不能與會的，會前應向會議主持人請假，并授權本單位其他負責人出席，凡會議內容有明確通知的，須帶明確意見到會。
3、匯報單位應按要求提前準備好匯報材料，并提早到會。
（四）幾點要求
1、區政府城建工作例會要貫徹區政府工作總體思路和整體部署，聽取各方面意見和建議，經過充分討論，由會議主持人在職責范圍內提出協調或處理問題的方案或意見。
2、區政府辦負責會議記錄，需要形成會議紀要的，由會議記錄人根據會議主持人提出的方案或意見草擬會議紀要，經區政府辦主任、副主任核稿后，送會議主持人簽發，必要時報區政府主要領導簽發。
筆者一直將例會管理作為業務培訓、相互學習提升的一個重要場所與契機，并且不遺余力的將日常的銷售例會塑造成推動知識管理、打造學習型組織的重要載體。
例會有幾大特點是實施知識管理與打造學習型組織的必備條件：
1、 例會的召開具備周期性，為推動知識的交流與學習的周而復始提供了條件；
2、 例會是實施團隊交流的重要場所與時機，有利于團隊成員智慧火花的碰撞并形成智慧結晶；
3、 例會更是政策傳達并實踐的有效途徑，有利于將既定的政策、措施形成流程進行固化與鞏固；
4、 例會后會形成會議紀要，而會議紀要的形成就是對知識的梳理，會議紀要的發放與確認就是知識的再鞏固與交流。
推動團隊將業務例會作為知識管理與學習型組織塑造的重要途徑就要對會議的召集、掌控以及會后的總結做出相應規劃，并關注整個會議召開的相關細節，以保證例會真正成為知識管理的實踐形式并成為打造學習型組織的重要載體。
召開例會前的會議內容組織以及會議提綱的下達與交流是保證會議成功的關鍵。筆者經常會在會議召開前根據會議召開的目的確定相應的會議議題，并圍繞即將布置的工作指令與銷售任務搜集相關資料，推動指令與任務實踐與落地可行性。
例如我們要召開一次市場調研為主題的動員會，那么我們就需要在會前準備如下工作：
1、 確定召開本次會議的目的是什么：動員團隊成功的完成新品上市前的市場調研任務。
2、 新品上市調研應做那些準備工作？
3、 市場調研應該注意的事項有哪些？
確定了本次例會的主題與方向后，我們需要對上述三個問題進行分析并形成簡要的會議提綱，以便向與會人員傳達并要求與會人員準備需要會上討論的資料。
我們發給與會人員的會議提綱會包括如下幾個方面：
1、會議內容概述：我們即將召開的業務例會的主題、時間以及本次實施新品上市前調研工作的意義，以此引起大家對本次會議的重視；
2、會前準備工作：新品上市前市場調研的工作應該包含的內容以及定量與定性問卷的設計。
通過上述會前提綱的下發，我們就可以保證每位與會人員在會前就對會議上即將討論的內容形成充分的準備；為會議的成功提供了保證，還有效的節約了會議的召開時間與效果。
會上我們按照設計好的提綱進行溝通，并保證與會成員充分的發表自己的觀點，同時我們對大家發表的相應的觀點進行有效的記錄與梳理，使其成為推動市場調研實踐的有效流程與注意事項保證市場調研的成功，并通過各自觀點的梳理，重新審視自己既定的“定性與定量”的調研問卷，為保證我們調研的針對性與有效性提供保證。
完成了上述工作，我們在接下來的時間，對全體與會人員展開一場針對“市場調研工作”的培訓，而培訓資料正是我們會前為保證市場調研的成功與效果所請專業人士設計或者是在網絡上搜集獲取的“市場調研工作指導”。
會后，我們又不失時機的將大家討論的智慧結晶、修訂的調研問卷、調研流程、調研培訓報告等形成會議紀要包，并把這個對團隊智慧與知識進行梳理的文件包發放至每位與會人員，以達到傳遞知識指導實踐的目的。
為了規范辦公操作程序，提高辦公效率，制定《遼東實業集團辦公操作規程》。
一、公文處理
(一)來文處理
1．凡中央、國務院、總省市行、市人民銀行及市委、市政府、市人大、市政協等有關單位及其所屬部門的文件、信件及對本集團工作的指示，一律由辦公室登記，并根據文件內容分發處理。
(1)辦公室文書收到文件后，在文件處理單上標明辦理時間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見呈送集團領導批閱。
(2)如主管領導不在東港，文件又急于轉至部室辦理的，可將文件復印件先送有關部門，由有關部門根據領導授意辦理。
(3)有關部門收到文件后按領導批示立即辦理，重要事項要在上報前3個工作日(特殊情況按要求時間)將辦理結果報分管領導。
(4)特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請示董事長或總經理，特事特辦。
(5)有關部門應將辦理的結果或會議研究的意見，及時形成正式文件，經總經理簽發后，上報領導機關或印發給轄屬有關單位。
2．其他單位、部門來文、來函的處理程序是：
(1)辦公室收文后，即在文件處理單上標明處理時間，由辦公室主任或副主任簽批意見，呈分管副總經理閱批。
(2)分管領導批示后，由文書送有關部門處理。
3．各公司以正式書面材料請示工作、需作答復的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關部門處理，重大問題或超出職權范圍的問題先由有關部門將辦理意見報分管領導審定，必要時召開總經理辦公會審定。
(二)公文起草
第一，起草。各部門文件、材料的起草人，必須認真學習領會文件精神和領導意圖，起草的文件、材料要符合國家的方針、政策、法律、法規，做到情況真實、觀點明確、表述準確、結構嚴謹、條理清晰、直述不曲、切實可行、符合規范，篇幅力求簡短。文件初稿要附上填寫完備的發文稿紙，一并提交給部門經理審閱修改。
第二，審核。部門經理作為文件起草的負責人，要對文件的時間要求、質量要求負全面責任。對文件的政策依據、領導要求等進行認真審核把關，并根據文件內容要求、重要程度、發送范圍等初步核定密級和緊急程度，簽名后送主管副總經理審批、修改和簽發，然后由辦公室主任或秘書對公文格式、文種使用、公文主題詞、語言表述、標點符號等方面進行認真審核和修改后交文書編號、打字、印刷和郵送。
(三)文件簽發
上報各級政府、各政府職能部門的文件，一般性文件由分管副總經理簽發，重要文件由總經理或董事長審核后簽發。
文件簽發、印制的程序：
主辦部門起草并填寫發文單送分管副總經理（總經理）審核送辦公室核稿（提供文件拷貝）由辦公室編號由辦公室修改、打印裝訂分發。
(四)文件制發與歸檔
1．文件制發。經總經理簽發的文件，要及時交辦公室核稿和印制。由文書進行登記，編制發文文號，核定印制份數，文件經校對準確無誤后發送。文件按發送時間分為特急件、急件和一般文件。對特急件辦公室要隨到隨印制并發送；急件要抓緊印制并發送；一般文件要在規定時間內印制并發送。
2．文件歸檔。所有文件制發完畢后，文件底稿交給辦公室文書，由其妥善保存，于次年年初統一分類整理、立成案卷。
二、會議管理
(一)公司外的會議
公司外會議是指政府及其各部門要求或其他單位邀請本公司領導或有關部門負責人參加的工作性會議。
各級政府或職能部門通知本集團參加的會議，由辦公室秘書及時、準確做好記錄，并立即送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。凡要求董事長參加的會議，由辦公室送董事長批示；凡要求有關部門負責人參加的會議，由辦公室主任簽注后呈分管領導批示。參加會議準備的材料，由辦公室根據領導批示，秘書通知有關部門在限期內完成，送董事長或總經理審定。
(二)本集團召開的會議
1．會議的組成和議題
(1)董事長辦公會議。出席人員為董事長和各位董事。董事長可根據需要確定有關人員列席。
主要議題是討論決定集團總體工作思路、重大經營方針政策和重要改革舉措。
(2)總經理辦公會議。參加人員為總經理、副總經理。總經理可根據需要確定有關人員列席。
主要議題：研究決定各公司班子建設、后備干部隊伍建設、員工隊伍建設及干部的獎懲、任免、調動等重要事項；審議決定對案件的審查處理和處理有關違規違紀人員；研究決定以集團名義授予的先進集體、個人榮譽稱號及表彰決定。
(3)部門經理辦公會議。參加人員為總經理、副總經理、各部門經理。由總經理或副總經理主持會議。主持人可根據需要確定有關人員列席。
主要議題：研究決定本集團的改革發展規劃和重要措施；研究決定經營管理方面的重要事項，制定各公司業務經營戰略、計劃和目標；討論決定重要規章制度和辦法；聽取審議各部門工作、分析業務經營狀況。
2．會議紀律
(1)與會人員要在會議召開前5分鐘就座，參加經理辦公會和全體職工大會的人員要在簽到簿上簽到。因事不能參加，必須事先請假。
(2)會議期間，會場上嚴禁吸煙，與會人員不準會客，不處理其他公務，關閉通訊工具，專心聽取有關問題的討論并認真發表意見。
(3)會議保密。參加會議的人員要嚴格執行保密紀律，會議內容嚴格按照會議主持人的要求進行傳達，不得私自泄漏需要保密的會議內容和議定事項。
3．會議記錄、紀要
(1)會議記錄。每次會議都要進行記錄。由辦公室主任或副主任負責。
(2)會議紀要。會議主持人決定是否編寫會議紀要。會議紀要要寫明會別、會次、時間、地點、主持人、參加人、記錄人，會議的主要內容和議定的事項、議定事項的承辦單位和承辦人、完成的時間和原則要求等。
會議紀要由會議主持人審定并決定是否印發。凡是需要印發的會議紀要，在送會議主持人簽發前，要先送參加會議的有關單位負責人和分管領導審查。會議紀要的分發范圍為出席會議的部門和領導。根據需要，經會議主持人批準，可擴大分發范圍。凡是不需要印發的會議紀要，但要求辦理的事項由辦公室通知承辦單位辦理。
(3)會議記錄、紀要的歸檔。由辦公室主任封閉立卷，交文書存檔。
三、對外活動
1．本集團組織的重大活動，需要邀請政府有關領導或其他單位領導參加的，一律由辦公室請示總經理同意后，以遼東實業集團名義邀請。
2．市政府有關領導、各部(委、辦、局)來集團視察工作，由總經理接待。總經理不在，可授權副總經理接待。
3．非業務部門，如新聞宣傳、檔案等來商談工作的，由分管副總經理或辦公室主任安排接待。
四、請示、報告、議事
(一)請示
1．本集團內部，各公司向總經理請示工作，涉及重要決策的，應以書面材料送交，總經理批示后辦理，原件交辦公室存檔。
2．向各級政府或有關部門請示工作，以正式文件辦理，由總經理簽發。
(二)重大情況報告
建立緊急重大情況報告制度。
1.報告內容。本集團轄內各機構發生的重大事件，如被盜、被搶、爆炸、綁架、攜款潛逃，重大職工人身安全事故、員工突發重病或交通事故、員工家屬亡故，及其他需要報告的重要情況。
2．報告程序和方式
各部門要及時以電話形式向辦公室(值班室)報告情況，辦公室根據情況提出處理意見或報總經理批示。
(三)議事規則
1.議事程序
(1)各崗位工作人員在履行職責過程中，遇有涉及普遍性的問題或有明確規定或在分工范圍內的問題，由分管人員及時答復；不能答復的重要、疑難問題，要在部門經理主持下經部門內研究后予以答復和解釋，重大問題報分管副總經理或提交有關會議研究決定。
（2)處理業務涉及其他部室門的，由主辦部門負責人主動與其他部門溝通協商，統一意見后，由主辦部門處理。
(3)超出部門職責范圍或與其他部門溝通協商不能統一意見，需提請分管總經理定奪的問題，要在本部門認真研究并提出處理意見的基礎上進行。
(4)副總經理在分管部門提請研究決定事項涉及其他分管部門時，亦應主動與其他副總經理溝通協商，并提出解決問題的意見。統一意見后，由主辦部門處理。
(5)經過上述程序不能形成統一意見的事項報請總經理決定。
(6)涉及機構人事及全公司業務經營重大問題時，需提交總經理辦公會、經理辦公會研究。
2.議事紀律
(1)做到雷厲風行，力求急事先辦、特事特辦，提高辦事效率。對總經理明確答復和會議決定的事項要抓緊辦理，不得拖延。
(2)樹立政策觀念，堅持科學決策，不得擅自、盲目決斷。杜絕拖拉、推諉，上交矛盾的不良作風。
(3)各部門負責人要對職責范圍內的工作事項承擔責任。不得越程序、越級請示、匯報、研究工作。部門負責人要對本部門答復、批復的事項負總責。
(4)各部門負責人向總經理及會議匯報工作要簡明扼要、觀點明確。
(5)對回避矛盾、不負責任、貽誤時機造成影響和出現后果的，要追究有關人員責任。
五、督促檢查
辦公室是督查工作的負責部門，負責對總經理辦公會議、經理辦公會議確定事項和總經理的批示進行督辦。各部門協助辦公室落實總經理辦公會、經理辦公會及集團領導確定和交辦的事項。
辦公室定期匯總督辦事項辦理結果，向總經理匯報。
(三)督查事項辦理時限
對總經理批示或交辦事項，要即收即辦，由辦公室根據要求提出辦理時限并督查催辦，各部門必須在時限內辦理完畢。如有困難要提前向辦公室備案并作出說明。
六、出差
(一)公司工作人員出差包括：離東港參加各類會議、活動，參加有關部門組織的各種培訓班；其他因公事項。
（二）實行逐級報批。離東港在丹東市內參加各類會議、活動和有關部門組織召開的會議活動，參加部門應持有關部門的正式通知，報經部門經理批準后參加；在丹東市外的一律由總經理批準。同一部門正副負責人不能同時全部外出，如有特殊情況確需全部外出時，事前報集團分管領導批準并指定臨時負責人。
（三）做好出差匯報。出差結束后要撰寫出差情況報告，包括出差事由、時間、地點、內容、結果等。凡離東港參加各類會議、活動，都要寫出書面專題報告呈報分管領導。部門負責人出差結束后要向集團分管領導匯報。其他人員出差結束后要向部門負責人匯報。
七、
(一)辦理來信
1.拆封、登記。件由辦公室秘書拆封，寫給公司領導個人姓名的信件，由其本人或委托秘書拆封；寫給各部門的來信，由部門領導或指定專人拆封。各部門和辦公室收到來信后，應將來信姓名、單位、地址、日期、內容等逐一登記。
2.辦理、答復。件經辦公室主任批示后，由交有關職能部門辦理；
(二)接待來訪
1.來訪人員先由辦公室秘書接待，然后根據來訪人初步反映的情況和涉及問題，由秘書通知有關部門接待。
2.部門負責人得到通知后應立即指派專人負責接待，重大問題由部門負責人親自出面接待。
3.接待來訪部門在職權范圍內，應根據有關政策規定解答來訪者所反映的問題。
4.遇有集體來訪或反映重大問題的上訪，應及時報告董事長或總經理，視情況由董事長或總經理接待處理。
[關鍵詞]OA系統 辦公自動化 作用
中圖分類號：TP 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）23-0351-01
隨著社會信息化的普及和工作節奏的日益加快，有時依靠手工模式已無法滿足辦公自動化的需求，所以OA系統就應運而生，辦公自動化是社會信息化的產物，在當前的科技領域中有很強的生命力，辦公自動化系統能夠提高工作效率，降低辦公成本，規范辦公制度，方便領導決策，越來越受到人們的重視，具有重要的經濟和實用價值。
一、OA系統的含義
OA系統的英文全稱是：Office Automation System ，意為辦公自動化系統。從1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA系統在技術應用領域的深度與廣度等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可缺少的核心應用系統。主要推行的是一種無紙化辦公模式。是面向組織的日常運作和管理，是員工及管理者使用頻率最高的應用系統，
二、OA系統的主要內容
OA系統在實際應用中，就是利用信息技術，使人們的各種辦公活動由原來的手工轉變為由計算機系統來完成，以達到提高工作質量和工作效率。尤其是大中型企業，用戶是最需要的，這將是大中型企業實現信息化的高級基礎。
一般OA系統有如下幾大功能模塊：（1）個人辦公：給每個用戶設立一個獨立的登錄介面，通過輸入用戶口令和密碼進行登錄。個人辦公模塊包括幾個子模塊：校內發文、上級來文、請示報告、印章管理、校內通知、每周安排、信息報送等。（2）會場管理：會場申請模塊可以在會議室管理中進行審批，會議室設置用來新建和管理會議室的基本信息，用戶可以新建、修改和刪除會議室的基本信息，也可查看每個會議室的預定情況，以方便用戶查詢和管理自己的申請。（3）待批會議：由列表可以看到，等待會議管理員的審批。至于已經批準的會議、正在進行的會議和未獲批準的會議，以列表形式列出，供用戶查詢。（4）會議紀要：會議紀要主要實現了對已經進行或者已經結束的會議紀要的查看。對于管理員和會議申請者，可以修改會議紀要。（5）會議查詢：會議查詢模塊主要實現用戶對于各種狀態中的會議進行詳細的查詢。查詢的結果以列表列出。（6）會議類別：？在會議申請中選擇會議類別在此添加、修改、刪除。
三、OA系統的作用
OA系統在高校已經普及，隨著學校的發展和信息化建設的需要，學校管理層逐步意識到傳統辦公中存在許多問題：傳統辦公事務工作的繁瑣、重復勞動和檢索不便；使用紙質文件，造成大量時間、紙張和耗材的浪費，效率低下；信息流轉不暢通等造成的高成本，低速度；缺乏在資源共享所造成領導層的決策困難等。
我國高校管理過程中存在著多多少少的問題，這些問題看似雖小，但長期以往還是會對學校的發展產生阻礙的作用。而解決問題是建立在發現問題的基礎之上的，所以選擇一個能幫助高校去發現問題，并解決問題的OA系統輔助學校辦公是必須的。OA系統的核心強調的就是辦公的便捷方便，提高辦公效率，實現地區性無障礙辦公。OA系統對高校辦公自動化的作用體現在：
1、共享資源
A公司是一家化肥企業，年銷售額達5億，其銷售部分成銷售一部和銷售二部，銷售一部主要負責中央區市場（銷售半徑100公里以內）的開發與產品銷售，產品主要以直銷為主，即A公司生產的化肥產品直接從廠家配送到鄉村級零售商，銷售架構為銷售部長——區域經理——銷售員，人員配備為銷售部長1名、區域經理8名、銷售員37名。銷售二部主要負責中央區以外市場的開發與產品銷售，產品主要以縣級總經銷制，即產品從A公司配送至縣級總經銷商再由縣級總經銷商分銷至鄉村級零售商，銷售組織架構為銷售部長——區域經理——銷售員，人員配備為銷售部長2名（正副）、區域經理12名、銷售員60名。A公司每月月底組織召開一次營銷例會，主要參會人員是總經理、市場部主管級以上、銷售部長、區域經理，銷售一部和銷售二部分開單獨開，在日程上第一天開銷售一部會議，第二天開銷售二部會議。作為營銷顧問，筆者有幸參加了一次A公司的營銷例會，針對會議的狀況與效果，筆者提出了一些咨詢意見與建議。
A公司的銷售例會形式
銷售一部開會的地點，選擇在市場上，B片區的辦事處，條件很簡陋，沒有會議桌，沒有投影儀，主要將辦事處的凳子集中起來，大家圍成一圈。首先由銷售部長就上月的銷售達成情況與計劃偏差、公司重點布置與安排的工作達成情況作一個簡單的通報，然后各片區經理就本區域的銷售達成情況、競品情況、存在問題等即興發言，各片區經理發言的時間、匯報內容與形式參差不齊。最后銷售部長就大家匯報中普遍存在問題進行剖析與講解，同時對下月的計劃作一個布置與安排，整個會議大約3小時左右。銷售一部這種“深入一線，從上到下，再從下到上”的會議形式與風格，有利于銷售團隊的互動，便于銷售部長了解基層的銷售狀況，哪些片區完成好，哪些片區完成差，影響片區銷售業績的問題是什么。不足之處是銷售會議缺乏充分的準備，不管是銷售部長還是區域經理匯報的內容不充分、不系統，比較零散，整個會議下來，很難讓人感受到本次銷售例會有所收獲。
銷售二部開會的地點，選擇在A公司的大會議室，銷售二部的會議形式主要以二部銷售部長根據自己準備的材料，以幻燈片的形式，一項一項內容的講解，講解的主要內容有月度工作的回顧、銷售業績的分析、部門存在問題、批評表揚事項、案例分享、觀點交流等，整個會議大約6小時左右。這種“從下而下”的會議形式與風格，有利于銷售部門站在部門整體的角度上，全面系統深度的剖析問題，會議質量和效率比較高。不足之處是該形式由于區域經理沒有發言的時間，不能有效的上與下、下與上形成有效的互動，不能解決一些實際性的問題，如價格調整、促銷方案、網絡維護等。
A公司銷售例會存在問題與診斷
一、會議的目的與主題不明確
問題表現：無論銷售一部還是銷售二部的銷售例會，會議之前都沒有一個明確的主題和會議題綱。即開始之前，銷售一部和二部沒有思考本次會議應該達到什么樣的目的，需要解決什么樣的問題。因此，在會議過程中，無論是銷售部長匯報，還是片區經理匯報，匯報的內容都顯得很零亂，最后會議結束，大家都感覺到沒有收獲什么東西。每月一次的銷售例會，對于任何公司來講，都應該是一項重之又重的工作。
診斷：作為會議的組織者，首先應該明確擬召開銷售例會的目的與主題是什么。銷售例會，一般銷售例會無外乎以下目的：一是了解銷售業績偏差及分析偏差原因，以擬定下月度的銷售策略；二是了解企業4P策略的執行情況與效果，以利下月度調整4P策略；三是了解競品4P策略執行情況，以利下月度制定有競爭性的銷售策略；四是發現銷售部或者片區營銷執行中存在的問題，找出解決問題方法；五是對共性的營銷問題進行專題性深度研討，找到解決問題辦法；六是傳達公司新品知識和新的銷售政策；七是進行針對性的專題培訓。銷售一部和銷售二部，結合自己的區域實際狀況，每月召開銷售例會前，首先就要確定擬召開銷售例會的擬達目的及會議主題，這樣才能做到有的放矢，會議效率才會高，會議效果才會明顯。
二、會議準備工作不充分
問題表現：要保證銷售例會的高效果，保證每個與會人員都有所收獲，保證會議結束后，有一個結論性的決議，在銷售例會召開之前，無論是會議的組織者，還是會議的匯報者，都應該提前作準備，包括會議的主題、會議的時間、會場地點安排與布置、會議匯報的內容與材料、會議的程序、會議組織責任分工等等。銷售一部上到銷售部長，下到區域經理都沒有為銷售例會的召開提前作準備，銷售部長既沒有明確會議的主題，又沒有準備會議的有關資料，區域經理匯報發言很隨意，想到哪，講到哪，有發言20分鐘的，也有發言僅5分鐘的，整個會議給人的感覺只是說說而已，沒有形成任何結論性的東西。銷售二部雖然作了一定的準備工作，包括會議室的安排、材料的準備，但這些準備只是會議的組織者作了準備，而參會的區域經理沒有準備，在銷售部長拋出6月份促銷方案時，征求區域經理意見時，沒有幾個區域經理發表意見與建議。
診斷：銷售一部、銷售二部在銷售例會召開之前，應作如下準備：第一，擬定《X月銷售例會計劃書》，包括主題、時間、地點、與會人員、會議程序、匯報程序、討論議題、會議日程安排、會議期間注意事項等，經營銷總監批示后，以正式文件形式發送至相關參會人員；第二，通知與會發言者匯報內容、匯報時間，要求提前作準備；第三，專題討論課題，要有初步方案，最好提前將初步方案提供給討論者，會議期間，大家在此基礎上進行討論、補充、調整，最終確定方案；第四，組織者應提前將會場現場安排好，包括投影設備、會議桌椅、茶水、音響、話筒等，同時還要將會議的材料匯總、整理好。
三、會議的匯報程序不規范，匯報內容不系統
問題表現：銷售一部、銷售二部會議程序不規范，銷售一部以區域經理匯報片區市場情況內容時間比較多，時間大約2個半小時，而銷售部長針對共性問題分析、銷售工作要求講解以及共性問題討論時間過少，大約30分鐘；銷售二部以銷售部長分析與匯報市場共性問題內容比較多，大約5個半小時，而區域經理匯報片區市場情況、共性問題討論以及發表個人意見時間比較少，大約30分鐘，而且銷售一部和銷售二部銷售例會自成體系，各具特色，不利于A公司整體的銷售布置與安排。
診斷：第一，可以將銷售一部、銷售二部的銷售例會合二為一，并起來，有利于A公司整體銷售例會的效果，提高會議的效率。第二，規范銷售一部、銷售二部的銷售例會程序與內容：
1、每次銷售例會選出主持人，可以由銷售部長擔任，開始前主持人介紹會議的程序與匯報的內容、匯報要求、討論主題及要求以及會場紀律，時間控制在10分鐘之內；
2、接下來，銷售副部長向與會者作上月銷售業績作整體回顧分析，主要從總體銷售達成、分區域銷售達成、分產品銷售達成情況分析、針對各片區重點銷售工作與銷售策略的執行追蹤，以上內容以幻燈片的形式匯報，時間控制在15分鐘左右；
3、接下來，各區域經理從上月銷售業績達成（總體銷量計劃與達成、分產品銷量計劃與達成、分客戶銷量計劃與達成、分區域銷售計劃與達成、偏差原因分析）、公司產品市場5P策略（產品策略、價格策略、渠道策略、促銷策略、人員策略）執行效果評價與分析、競爭對手動態分析（5P策略）、成功或者失敗案例與經驗交流、市場運作主要存在問題與對策、下月銷售計劃（銷量計劃、客戶開發計劃、終端計劃、培訓計劃、行程計劃、重點工作計劃）與保障措施以及需要公司支持事項等，以上內容以幻燈片的形式匯報，時間控制在10分鐘左右；
4、接下來，針對公司促銷活動、新產品上市、網絡建設、經銷商商務政策等影響公司銷售業績提升的課題進行深度討論，可以采取分組討論，討論后由每小組將本組討論的結果與意見選派一名代表上臺與大家共享，最后會議組織者將每小組的結論與意見進行匯總。時間可以控制在1小時之內，可以多課題。
5、銷售部長或者銷售總監總結性發言，可以從上月銷售業績點評、表揚與批評事項、共性問題的分析與解答、專題性問題的培訓、下月工作的布置與要求、銷售動員等等，時間可以控制在45分鐘之內。
四、會議的執行效果差
關鍵詞：工作方法 報告制度
一、監理工作方法。
監理的工作方法沒有統一的模式，而且建設單位要求技術服務的內容和方法也不一樣，因此各監理單位的具體做法也不盡相同。
在一般情況下，根據國際上的慣例和我國的具體情況，通常的方法是“嚴格控制、積極參與、熱情服務”。
1.嚴格控制
“控制”按不同角度可以分為好多種，這里只講一下事前控制和過程控制。事前控制是在施工之前，對施工單位提交的施工方案、施工組織設計、技術
措施以及工程管理體系、質量保證體系、各種管理制度等進行審查和確認，否則不允許工程施工；同時，還要對用于工程的原材料、半成品、成品、設備的質量等進行檢查（或檢驗）、簽證認可，否則不允許在工程中使用。
過程控制是在施工進行的過程中，監理工程師隨時對施工的操作質量進行檢查和驗收；同時控制上道工序未經監理工程師驗收簽證，不準進行下道工序的施工。
2.積極參與
監理單位對工程的監理，不僅要對施工操作進行監督，對檢驗批、分項工程、分部工程和產品最終的質量進行檢驗，而且監理工作要貫穿于施工準備、圖紙會審、方案討論和施工全過程的跟蹤監理。
在施工準備、圖紙會審和方案討論中，監理工程師們在對所承擔監理項目的特點、要求比較熟悉的基礎上，積極地提出有利于加快工程施工進度、降低工程成本、提高工程質量的建議；在工程施工的全過程，監理人員要深入工程現場，及時發現問題，提出改進意見，盡可能地使工程建設中的各種失誤消滅在萌芽狀態之中。
3.熱情服務
監理單位不僅要站在公正的立場上，為建設單位做好技術服務工作，而且還要主動、熱情地做好有關工程合同、進度、投資、技術、質量等方面的協調工作；利用周例會（或協調會）、月專項會議，或應邀參加建設單位、承建單位召開的各種會議，提出要求、幫助總結，積極配合設計單位、承建單位解決工程中出現的問題和疑點，協調建設單位，設計單位和承建單位之間出現的矛盾。
二、監理工作報告制度。
1、工地例會和會議紀要
工地例會是在工程開工以后，按照總監理工程師確定的時間，由總監理工程師定期主持召開；工程監理中的許多信息和決定是在工地例會上產生和決定的，因此開好工地例會是工程監理的一項重要工作。
工地例會應包括以下主要內容：
（1）檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因；
（2）檢查分析工程項目進度計劃完成情況，提出下一階段進度目標及其落實措施；
（3）檢查分析工程項目質量狀況，針對存在的質量問題提出改進措施；
（4）檢查工程量核定及工程款支付情況；
（5）解決需要協調的有關事項。
工地例會由于定期召開，因此一般均按照一個標準的會議議程進行，會議的目的主要是：檢查上次會議對有關問題的處理、落實情況；交流信息；對工程中一般性問題進行討論，并作出決定；對下一步工作提出要求和意見。
總監理工程師的各種意見、決定和要求均應以書面形式發出指示。在工地例會上的決定同其他發出的各種指令性文件一樣，具有等效作用。因此，工地例會的會議紀要是一個很重要的文件。
2、專題會議和會議紀要
總監理工程師或專業監理工程師應根據需要及時組織專題會議，解決施工過程中的各種專項問題。工程項目各主要參建單位均可向項目監理機構書面提出召開專題工地會議的建議。建議內容包括：主要議題，與會單位、人員及召開時間。經總監理工程師與有關單位協商，取得一致意見后，由總監理工程師簽發召開專題工地會議的書面通知，與會各方應認真做好會前準備。專題工地會議紀要的形成過程與工地例會相同。
需要召開專題會議研究、解決的有設計交底、施工方案或施工組織設計審查、復雜技術問題的研討、重大工程質量事故的分析和處理、工程延期、費用索賠等。
由于專題會議研究的問題重大，又較復雜，因此會前應與有關單位一起，作好充分的準備，如進行調查、收集資料，以便介紹情況。這樣才能在有限的時間里，讓到會的專家們充分地研究。對于專題會議，應有會議記錄和會議紀要，并作為監理工程師發出的相關指令文件的附件或存檔備查的文件。
3、監理月報
監理月報是總監理工程師每月底向建設單位提交的報告，其主要內容應包括：工程進展情況、監理工作情況、存在的問題和建議、下月的監理工作要點。
4、質量評估報告
對于業主單獨委托分包商的分項工程或分部工程、需要請質量監督站進行實體質量的監督檢查的分項工程或分部工程以及單位工程完工后，在當地工程質量監督部門監督檢查前，均需總監理工程師組織初驗，并寫出相應的工程質量評估報告。
工程質量評估報告的內容如下：1.工程概況。2.監理工作和質量評價的依據。3.工程劃分和評定方法。
按照國家標準《建筑工程施工質量驗收統一標準》GB 50300-2001的要求和本工程項目的情況，列出本工程項目的各單位工程，以及所包含的分部工程和分項工程。
（1）分項工程
監理工程師應督促施工單位建立、健全質保體系，使分項工程質量在施工單位自檢的基礎上，由監理工程師（建設單位項目技術負責人）組織施工單位項目專業質量（技術）負責人等進行驗收。
（2）分部工程
分部工程應由總監理工程師（建設單位項目負責人）組織施工單位項目負責人和技術、質量負責人等進行驗收。
（3）單位工程
單位工程質量是根據分部工程質量評定，匯總質量控制資料檢查、觀感質量驗收、所含分部工程有關安全和功能的檢測資料和主要功能項目的抽查結果進行綜合評定。
（4）列出各分項工程、分部工程的質量評定情況和說明。
（5）幾個需要說明的質量問題。
對于一般性工程質量問題及處理情況，應在分項工程、分部工程質量評定情況中予以說明；對于重大工程質量事故應在本項中說明，包括對事故的情況、原因分析和處理意見、處理情況等，均應作詳細的說明。
（6）質量評估意見。
5、專題報告
在監理工作的實施期間，監理工程師對一些比較重要的管理和技術問題（包括設計、施工和材料設備等），可以向業主（或應邀向業主）發出專題報告。監理工程師應對提出專題報告的原因、處理的依據、解決的辦法等詳細闡述，觀點明確；必要時，該報告可抄送有關設計、施工、材料設備和構配件供應單位等。
6、監理工作總結
監理工作總結的內容應包括工程概況、監理組織機構和人員、監理合同履約情況、工作成效、出現的問題和處理情況、建議、工程聲像資料等。
監理工作總結可根據工程項目的復雜程度和履約時間的長短等具體情況確定編寫方法。一般情況是項目完成以后進行總結；項目復雜的工程，可分子項進行總結；履約時間長達數年的工程，可分階段進行總結。
關鍵詞：電網造價；平時；管理；措施
引言：電網建設大規模建設時期，造價管理工作，也要相應的跟上，怎樣做好造價管理工作，在最終結算過程順利完成是每個造價人員的關系的問題，本文就造價管理過程中相關內容進行闡述。
一、電網建設造價工作在平時工作中主要內容
1、電網建設工程項目初步設計審查及概算收口工作
（1）配合其他專業，做好初步設計審查工作。根據工程費用總體情況及相關專業要求，及時完成110千伏及以下項目技改工程初步設計概算初設評審的初稿，并配合省公司認真完成220千伏等輸變電工程初步設計審查工作。
（2）根據工程進度情況，合理把握工程總體造價，完成好概算收口工作。在工程初步設計審查前掌握好工程情況，了解工程的差別性，為概算收口做好充足準備。如果出現估算費用不足的情況，充分做好基礎數據的收集整理等準備工作后，在概算收口中積極爭取。
（3）注重平時積累，及時完成小型技改概算收口工作。小型技改工程分三批下達，完成好一批工程的初設審查后，及時要求設計院修正概算，并根據平時積累的設備價格，做到審查意見初稿下達后10天內完成小型技改概算匯總工作，及時上報省公司。我公司是一般都是省內第一個完成技改工程收口工作的供電公司。
2、注重平時合同管理，關注資金費用發生情況
（1）在建工程做到及時簽訂。工程在收到中標通知書算起的7個工作日內完成和施工方的談判，并將合同上網流轉。
（2）竣工工程做到合同及時整理存檔。工程投運后一月內合同歸檔。
（3）根據合同約定及時付款。每個月對在建工程及時梳理，對工程進度進行了解。對于本月合同約定要付款的工程，及時進行歸納，并報下月計劃，每周付款金額做到詳細、準確。
3、工程結束時及時完成“兩算”及暫估轉資情況工作
（1）基建工程在“兩算”規定時間內完成工作。220千伏在3個月內完成工程審計和國網結算編制工作，在6個月內配合完成工程財務決算工作。
（2）公司做好“兩算”工作。每月定期對縣公司“兩算”工作進行接點控制，并將反映出來的問題及時反饋給公司相關部門，幫助相關部門協調解決“兩算” 工作中遇到的問題。
（3）做好暫估轉資工作。工程投運后，工程費基本能按合同規定付至合同價的80%。配合相關專職，將設備投運證明、設備明細表及時提供給生運部。
二、造價工作中采用的相關措施
1、基礎數據積累
（1）工程費用及時關注。工程在進行初設審查后就建立該工程相應的資料盒及數據表。將工程總體費用情況做在相應的表中。在平時合同簽訂及相關費用發生時及時記錄，并對相關的招標設備材料、招標結果收集整理，做到工程費用可控在控。
（2）每個月對工程進行及時梳理，對工程各方面的費用情況、工程進展做全方位的調查了解。工程開工前就將設計、監理合同簽訂完成，工程實施中發生的政處、工程費用在談判和收到中標通知書后及時簽訂。并對下月將要發生的費用做出合理預見。
（3）平時注意相關資料收集。技經方面省公司、國網公司需要市公司提供的基礎數據較多，審計過程中要提供資料也較多。所以我在平時工作別注重對工程可研、初設審意見、收口文件及相關工程會議紀要的收集。
2、注重橫向、縱向溝通
（1）注重平時部內、部門與部門之間的溝通。技經專業涉及到工程的各個專業，要對工程進度有所了解，對平時工程中需增加工程量的情況有所了解，才能使工程最終收口及結算工作順利完成。“兩算”工作需要財務、審計各部室配合完成，工程實際情況要向相關部門及時反映。
（2）為了更好地完成“兩算”工作需加強溝通。在工程投運之前，提前一周把施工單位、設計、監理、配送中心、財務部、審計部等相關部門召集起來，排定工程“兩算”進度接點，將每個單位的任務進度計劃以會議紀要的形式發給相關人員。
3、工程竣工結算提前準備
及時召開尾會議。工程在竣工前一周，由基建部召集，召開結算預備會議，要求設計院、監理公司、配送中心、施工單位、審計部、財務部等相關人員參加此會議，就工程實施過程中相關的簽證、設計變更進行全面梳理，按相關文件要求，對工程中簽證、設計變更不符合文件要求的拒絕進入結算。并對結算提出質量、時間要求，對設備、材料的發票到帳時間同時提出要求，并以會議紀要的形式下發各相關部門、單位。
【關鍵詞】建立制度；招標方式及程序；效益
一、前言
招標投標制度是現代企業必須遵循的重要制度。化工機械設備制造企業主要生產非標準壓力容器和化工配件設備，產品不定型，很難成批定貨，往往是單臺承攬制作設備單臺采購原材料及配件。加之品種繁雜，材料采購的計劃性難以保證，容易產生緊急采購和小批量采購，給招標工作帶來一定難度。但是，我們通過努力摸索探討，根據本廠實際情況，采用了三種不同的招標方式，使招標方式覆蓋所有采購工作，取得了較好的效果。
二、建立制度
根據《招標投標法》及相關法規政策，結合本企業具體情況，制定出切實可行的招投標管理制度。其主要內容有：
（一）遵循公開、公平、公正和誠實信用原則。
（二）成立公司招標委員會，主任由總經理擔任，委員共七人，由公司領導及招標辦、技術處、督察辦等相關部門負責人組成。其主要職責為：1.批準招標計劃；2.審查評標結果并定標。
（三）委員會下設招標辦公室，負責招投標的具體實施工作。其主要職責為：1.報批招標計劃和邀請參加投標單位名單；2.向投標單位發邀請函和投標須知；3.組織、主持招標會議；4.定標后起草招標會議紀要，并監督采購處室對招標結果的執行情況；5.負責招標文件的檔案管理。
（四）招標范圍：原材料、外協件、外購件、標準件、技改項目、設備、運輸、勞保用品等一切采購活動。
（五）采用三種招標方式：1.邀請招標；2.傳真招標；3.臨時小招標。小額材料采購（萬元以下）采用傳真招標方式，急需運送產品的運輸采用臨時小招標方式，其余均采用邀請招標方式。所有參加投標單位都必須是本公司的合格供方。
（六）邀請招標必須采用兩輪投標競價的方式。
三、招標方式及程序
（一）邀請招標
材料供應處如需要購買原材料，必須提前幾天向招標辦提交采購計劃，計劃中應注明擬采購的材料名稱、規格、型號、質量、數量、供貨時間、技術要求、驗收標準等要求；并提供五家以上合格供應商的名稱、地址、電話、聯系人等必要的材料。對首次參加投標的單位要進行資格審查，審查內容為：1.具有獨立訂立合同的權利（企業須持有營業執照、資質證書、安全生產許可證）；2.具有履行合同的能力，包括企業概況、人員狀況、產品信譽、業績；3.生產我公司產品的主要設備及工藝；4.檢驗及質量管理狀況。審查合格的列入合格供方名單，并對合格供方每年評審一次，發現不合格的取消其供貨資格。
招標辦根據采購計劃，初定邀請參加投標的單位，起草投標須知，并報招標委員會批準。邀請參加投標的單位不得少于五家。投標須知內容包括：1.招標的時間和地點；2.招標內容，即所購材料的名稱、規格尺寸、型號、材質、質量、數量、標準要求等，品種多時應附表格載明；3.交貨期；4.稅率及付款方式；5.運費及結算方式；6.報價方式，采用兩輪競價，投標方根據自己的供貨能力可以只對部分內容報價；7.評標的方法和標準：根據招標內容的不同和公司要求的不同，分別制定評標標準。例如原材料招標，投標單位的產品各有千秋，有的價格低，有的質量穩定，有的服務水平高，有的交貨及時，采用打分制，質量占40﹪，價格占40﹪，服務占10﹪，其他占10﹪，分數最高者推薦為預中標單位。得到招標委員會主任批準后，招標的前2至3天將邀請函、投標須知等資料一并傳真（或發電子郵件）給投標單位，并電話確認對方確實收到這些資料。然后通知評標組成員按時參加招標會議。評標組成員由招標委員會成員及供應處或申請招標處室負責人組成。
按時舉行招標會議。到會的投標單位不得少于三家。招標會議由招標辦公室主任主持。首先，由投標單位介紹各自產品的質量、技術標準、交貨期、對投標須知內容的接受情況等。然后進行投標竟價，步驟是：投標單位先在報價表上對各種不同采購材料報價，報完后交由招標辦人員對各自報價進行匯總，找出第一輪各種材料的最低報價，將其公布后進行第二輪報價，并規定不得高于第一輪最低報價，報完后由招標辦人員進行第二輪匯總，并找出每種材料的最低報價。當然，最低報價是中標的重要條件，但不是中標的保證，需要經過評標組依據評標標準進行綜合評審后，分別確定出每種材料的預中標單位及價格，報經招標委員會主任批準后，當眾宣布中標單位和中標價格。招標辦將報價表、匯總表、會議記錄等資料整理并保存備查。會后起草《招標會議紀要》，以公司文件形式發送至招標委員會成員、供應處、財審處、督察辦、經營處等單位，供應處根據紀要中的招標價格和要求與供貨商簽訂供貨合同；財審處和督察辦主要審查供應處所簽合同是否與紀要內容一致；經營處可以根據紀要及時準確的掌握原材料、外協件、外購件的價格，作為承攬設備時預算報價的基礎資料。
（二）傳真招標
對于小額采購或生產上急需的材料和物件，采用傳真招標的方式。具體做法是：將所需材料名稱、規格、型號、質量、數量、交貨時間、驗收標準等，以表格的形式傳真給三家以上合格供方，并電話確認對方確實收到表格，讓對方填好報價后，在規定的時間內回傳至招標辦，并通知評標組成員準時到招標辦評標，到會的不得少于三人。根據投標單位的價格、以往交貨的及時程度、質量等確定中標單位，參加評標的成員都必須在招標結果表上簽字，報公司總經理批準后，交供應處與中標單位辦理簽訂合同等相關事宜。這種招標方式簡單易行，節省時間和精力，主動靈活，既保證了及時供貨，又取得了合理價格。
（三）臨時小招標
此方式主要用于設備運輸臨時招標。公司每月都要出產一百多臺設備，這些設備都要由運輸戶分別送往全國各地，大部分設備通過上月末進行的邀請招標確定了運送價格。但是還有不少設備無法提前預料運輸時間，例如有時承攬的急需設備，往往當月就要制作完成并送貨；有些本來計劃下月完成的設備，由于用戶改變計劃要求提前制作完成的設備；還有一些舊設備返修，需要立即從外地拉回，很快返修后又立即送去。對這些設備我們采用臨時小招標方式，具體做法是：首先打印臨時招標報價單，內容包括設備名稱、尺寸大小、重量、送往地址、裝貨時間等。然后就近電話通知本市內的運輸戶（五家以上），立即來招標辦投標競價，人到齊后發報價單報價，報完價后當眾開標，價格最低者中標。并立即訂立合同，當天裝車送貨。這種招標方式干脆利索，并能保證及時送貨，滿足用戶需要。
