時間：2023-06-05 09:58:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高效檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：機關檔案管理；意義；問題；對策
Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.
Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures
檔案是全部活動的真實記錄，它體現各機關單位成長與發展歷程，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關管理工作的重要環節，對機關效益產生重要影響，是機關提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、檔案管理科學化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關單位管理的基礎環節檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關內部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監督管理機制，一旦出現關鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續；重則導致機關機密、獨有知識產權和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術或機密。占有這些資料就是占有機關的技術或機密。因此，機關單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術、知識產權的流失而影響機關單位的生存與發展。
(二)檔案是機關單位信用管理的重要保證檔案是公認的構成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務狀況等重要內容。其次，在社會信用體系建設中，信用檔案建設已成為社會各界關注的焦點。國家已經提出要加快建立企業、中介機構和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法。可見檔案納入社會信用系統是必不可少的因素。
(三)檔案是機關文化建設的活力源泉機關文化是從機關的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統的機關檔案之中。檔案是文化事業的象征，是文化發展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關單位文化建設應立足于本機關單位的歷史和現狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發展規律。
二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關單位管理的重要一環。許多機關單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構，只設置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機關檔案管理雖有一定規模但內部管理與機關單位發展脫節，檔案分散保管在各職能部門，如財務檔案保存在財務部、技術檔案保存在技術部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態。大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現，使檔案形成方式發生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質檔案截然不同，當前檔案傳統的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞。因此要運用現代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
三、檔案管理科學化的若干對策
檔案管理科學化要求檔案管理要與時俱進，構建科學檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學化促進機關管理高效化。檔案管理科學化工作是一項系統工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規檔案行政管理部門應加強檔案執法隊伍建設，依法監督和指導檔案工作。各地政府應利用檔案行政執法檢查及設立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規，堅持“多宣傳、多聯絡、多接觸、多服務”的工作方法，促進檔案工作規范化建設。并與相關部門加強溝通與協調，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型，發揮以點帶面功效精心選擇一些規模大、作風好、有一定檔案管理基礎的單位作為試點，進行重點指導、培養，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領頭羊”，讓后來者有榜樣可學習，有先例可借鑒。
3.積極開展業務培訓和指導
檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識，提高檔案人員的業務素質，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關單位，現場指導和培訓。要利用執法檢查等時機，深入到各機關單位現場指導。政府部門有必要主動服務，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網絡和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓課，使機關單位檔案工作走上標準化、規范化、科學化軌道。
4.積極提供檔案中介服務
通過檔案社會化服務的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業務。遵循市場需求，各地檔案部門可以設立“咨詢服務中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關單位提供檔案整理、代管、寄存等服務，為其提供規范的科學化的檔案管理，既節約管理成本，又能促進檔案管理科學化。
(二)機關單位自身層面
1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關單位應認真學習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業務指導與監督，主動抓好檔案工作。
2.構建科學化檔案管理機制
只要符合國家檔案法規，實行集中統一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發。建立檔案管理機制，關
鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現在是否滿足時展、社會發展的需要，是否有利于檔案管理可持續發展，沒必要追求設施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務，檔案室再豪華，設施再完備也是毫無用處，缺少價值。
3.科學利用信息化手段
在機關單位信息化建設中，檔案部門要充分利用計算機數據存儲量大，檢索速度快等優勢，大力開發適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全，將歸檔紙質文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數據備份工作。有條件的單位，逐步推進數字檔案館(室)建設，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規模、大信息量的分布式數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。
總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強機關單位檔案管理工作，以檔案管理科學化促進機關管理的高效化。
參考文獻
[1]張雪艷.檔案管理科學化探究[J].蘭臺世界，2007(6):24.
[2]劉亞利.現代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學院學報，2007(4):35-37.
關鍵詞：財政檔案管理；互聯網；信息化
1 做好財政檔案管理工作的重要性
檔案管理是維護歷史原貌的重要過程， 財政檔案管理作為一種資源，在各科室，撾壞墓ぷ髦薪真實的活動情況進行記錄。這是一項基礎性的工作，同時也是公司發展的一項無形的資產。做好了檔案管理工作，各部門之間的聯系更加緊密，各單位的工作效率更加高效[1]。規范化，科學化的財政檔案管理是一個部門良好發展的基礎，建立一套完善的財政檔案管理制度，使部門的財政項目更加清晰，便于部門制定發展策略，合理安排資金分配，對其在未來發展中可能遇到的風險起到了一定的抵御作用。可以說，只有做好了財政檔案管理工作的部門才是穩定的，持久的，可發展的。
2 關于加強財政檔案管理措施的幾點建議
2.1 信息化管理
隨著信息技術的發展，計算機網絡在現代生活中的應用越來越廣泛。財政檔案的管理更要與時俱進，跟上時代的腳步，利用計算機網絡，實現更高效更安全的管理。一方面，要切實確保檔案的安全性，不斷提高計算機的安全性能，加強安全體系的建設，避免重要的財政檔案信息被盜走[2]。另一方面，要建立起規范的完善的管理體系，所有的檔案存入按照一定的模式進行，以防止在檔案錄入的過程中發生數據的遺失。從而確保了數據的原始性，實現現代化的管理。
2.2 建立完善的監督體系
為了做好財政檔案的管理工作，還必須完善財政檔案管理的監督體系。首先從原始數據開始，組織專業人員對原始數據進行篩選，去除掉無用數據，避免將來整理檔案時數據混亂，使得工作人員做大量的無用功。其次嚴格監管檔案的錄入過程，避免錄入人員在錄入過程中出現錯錄，漏錄的現象。當錄入人員完成檔案的錄入后及時進行檢查，避免錯誤的積壓。由于信息化的應用，為了保證財政資料的安全，必須定期進行軟件的更新與維護。
2.3 積極培養電子檔案管理的專業人才
在這個競爭極為激烈的社會，人才是企業、機構高效運轉，獲得最大收益不可或缺的因素。隨著信息化的普及，培養專業的電子檔案管理人才就顯得極為重要。如果沒有專業人才的管理，實現財政檔案的信息化管理就成了紙上談兵。培養電子財政檔案管理的專業人才，可以將財政檔案管理的信息化付諸實踐，真正實現財政檔案工作的高效管理[3]。
2.4 及時做好設備的維護的更新
網絡是一把雙刃劍，利用網絡加強財政管理效率的同時，網絡安全的重要性不可忽視。一旦網絡系統防護性不強，數據庫遭到黑客的攻擊，那么所有的檔案資料就會外泄，為公司造成不可估量的損失。因此，做好設備的維護和更新極為重要，既可以保障檔案信息的安全性，又可以使檔案的存貯更加清晰，更加便捷，減少檔案管理人員的負擔。
2.5 加強財政管理隊伍的建設
想要更好地利用計算機高效做好財政檔案的管理工作，就需要一支強大的管理人才隊伍。加強財政管理隊伍的建設不但要確保每一個人的專業知識和管理能力，同時也要注重對他們計算機技術的培訓[4]。使得他們可以將自己管理的專業知識和計算機應用聯系起來，更好地實現高效的財政檔案管理。
2.6 創新管理體制
想要利用計算機高效的做好財政檔案管理工作，沒有一個新型的管理體制不能達到高效管理的目的。可以采用資源平臺化的方式，建立整個公司的財政檔案存貯平臺，再將平臺按照公司的各部門分成若干部分，每個部門都可以共享這個平臺，彼此之間又是獨立的，互不干涉的[5]。真正做到了資源整合，同時保證了各部門資料的獨立性。上級領導調用資料時可以直接在平臺上進行調用，方便了檔案的使用。為了保證資料信息不被泄露，每個部門都要有一套獨立的登錄密碼，該密碼最好分為多個部分，由不同的人來掌管，需要啟用資料庫時，必須掌握密碼的人全部同意，資料庫才可以開啟。避免了資料庫擅自被人啟動，致使資料泄漏的風險。
3 結語
總之，財政檔案管理在部門的發展中有著不可或缺的地位。隨著科技的日新月異，財政檔案管理也要緊跟時代的浪潮，積極進行改革與創新。搭上互聯網的順風車，加強人員建設，完善管理體系，做好設備的維護和更新，實現財政檔案管理的信息化，現代化。使得財政檔案管理更加高效，更加清晰準確。隨著財政檔案管理體系的完善和提高，其對部門發展的導向性更為明顯，可以有效的幫助公司做出財政決策，避免造成公司的財政損失，同時精簡了人員隊伍，提高了人員素質，使管理人員技能更加完善，管理更加高效。財政檔案管理的現代化已形成不可阻擋的趨勢，順應時展的潮流，緊跟時代步伐，在給公司發展帶來挑戰的同時也迎來了新的契機。
參考文獻
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[3]王秋.如何加強財政檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015，（11）：178-178.
1基層供電企業檔案管理中普遍存在的問題
社會的飛速發展給企業管理等帶來了新的技術和理念，與此同時，對企業發展過程中的一切文書、數據等方面的檔案也朝著更具體化、復雜化發展，因而給企業檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。然而，在基層供電企業中，仍有大部分企業未取得檔案管理方面的發展，沿用傳統的檔案管理途徑，無法適應時代的發展，也無法進一步幫助提高企業管理的科學性和有效性。筆者通過總結和分析，將當前基層供電企業檔案管理中普遍存在的問題歸為以下四個方面：
1.1未形成一次檔案管理標準，給后續管理帶來困難
基層供電企業涉及的業務主要包括大范圍的基層供電企業、電力工程項目以及企業自身日常運轉等，其中囊括了大量的原始數據、文書等，這些信息成為一次檔案的主要來源。一次檔案具有復雜性、具體性，其信息量大，且較為粗糙，為檔案管理人員工作帶來了一定的困難。然而，在此情況下，部分基層供電企業并未給予一次檔案管理以足夠的重視度，從而為檔案的后續管理帶來了困難。首先，許多基層供電企業并未制定一次檔案收集、處理以及管理的相關標準制度，導致部分企業在采集原始數據、文書以及其他信息時無規可循，從而造成原始數據雜亂無章、分類不明確甚至信息缺漏等現象的發生，直接給后續管理形成不良影響；其次，部分基層供電企業在對原始檔案信息處理過程中未對相關信息進行科學加工，將許多無關數據囊括其中，從而加大了一次檔案的信息量，與此同時還降低了檔案信息的有效性；最后，在對一次檔案進行歸類整理時，管理人員并未達成歸類工作的一致性，導致檔案歸集分類混亂，從而對管理的順利開展造成消極影響。
1.2檔案管理水平較低，且缺乏有效監管
檔案管理作為基層供電企業日常管理工作的一部分，對企業運作起著信息收容的作用，但由于檔案管理對企業發展所產生的效果無法立竿見影，因此，許多企業并沒有給予檔案管理工作以足夠的重視。在當前基層供電企業檔案管理工作中，多數企業仍沿用傳統的檔案管理方法，且未對具體管理工作進行考察和改進，從而導致企業實際檔案管理水平較低，長期將阻礙企業的有效發展。部分基層供電企業的檔案管理通常只完成檔案形式上的整理與歸類擺放，并沒有針對檔案包括檔案的所屬部門、內容類型、時間、變動性質等內容在內的信息進行歸類和標識，從而導致檔案信息的歸類過于簡單粗泛，無法為企業的精細化管理提供科學、有效的依據。另外，企業檔案管理部門在檔案的存管方面并沒有制定一套高效的管理制度；部分性質相同的檔案被劃分至多個部門或位置，導致檔案的查詢和取用困難加大，進而降低了檔案管理的有效性，同時也不利于企業的管理發展。
1.3檔案管理信息化程度不高
由于基層供電企業的日常業務較細致，且與基層群眾的用電情況具有直接的聯系，因此，供電企業的一級檔案量一般較大，且檔案的載體通常為紙質化，記錄與保存均有一定的困難和風險。然而，時代的進步為檔案管理提供了高效化途徑，計算機信息化促進企業檔案管理平臺便捷化以及高效化。但由于基層供電企業并沒有充分利用檔案管理信息化途徑，仍然使用舊的手動保存方法或僅僅依靠簡單的表格軟件進行管理，且在表格中不具備科學的鏈接系統，導致所有數據以及文本均須工作人員手動錄入，極大地降低了檔案管理的效率。
1.4檔案人員不足，專業素質有待加強
檔案管理并沒有成為基層供電企業重點管理內容，因此，負責管理檔案的工作人員較少，且由于沒有經過專業培訓以及后期的定期培訓，其綜合素質較差，對企業的檔案管理發展不利。首先，部分基層供電企業的檔案管理部門只有少數正式員工，且只在年中或年末才聘請非專業兼職人員進行檔案的整理和歸集，然而兼職人員并不了解企業的運行狀況、組織架構以及規章制度，且這類人員不具備足夠的責任心以及檔案管理的專業素質，因此直接降低了企業檔案管理的質量和效率；其次，許多基層供電企業并不注重對檔案管理人員的培訓，從而造成管理人員的專業水平無法得到提高，并且與時代脫軌的后果。可見，要提高基層供電企業的檔案管理水平，必須提高檔案管理人員的專業素質。
2基層供電企業檔案管理的改進策略
從以上論述中可知，當前基層供電企業在檔案管理方面存在許多問題，盡管檔案管理并無法對企業造成直接的經濟影響，然而，隨著時代的不斷發展，企業也將不斷進步，管理不善將使企業陷入經營信息混亂，最終影響市場、管理、經營等方面的決策，對企業的可持續發展帶來消極影響。因此，筆者提出了兩點基層供電企業檔案管理的改進策略：
2.1優化管理結構，提高檔案管理有效性
高效的企業檔案管理需要以科學的組織構架以及管理結構為依托。因此，要提高企業檔案管理的有效性，首先對企業的管理結構進行改革。其中，企業應充分了解現階段的經營發展狀況，通過各部門的工作績效考察進行評估；將相似職能的部門進行合并，對結構復雜、工作內容范圍較廣的部門進行細化、拆分，促進企業組織結構的合理化。完善、科學的管理結構將使企業檔案管理的職責分配明確化，進而提高其管理有效性。
2.2提高檔案人員專業素質，完善管理信息化平臺
首先，針對基層供電企業檔案管理人員專業素質不高的情況，企業可定期聘請檔案管理的相關專家對員工進行專業培訓，以提高檔案管理人員的專業素質；其次，企業應定期對檔案管理人員進行企業基本經營情況的培訓，使其能在充分了解企業運營情況的基礎上進行檔案的收集、處理和歸類，從而提高檔案管理的科學性。另外，企業可引進時代先進的信息化管理系統，并請相關專家對檔案管理人員進行計算機信息化管理的培訓，以提高檔案管理的有效性。
3結語
[關鍵詞] 高校；檔案管理；服務；安全；創新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01
高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學等歷史記錄，記載高校發展歷史，并反映高校的教學、科研、黨政等諸多方面的現狀。高校檔案管理，是為校內的學生、老師等進行服務，對教學、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時，高校檔案管理工作面向校外，對自身培養的人才負責，對社會負責。
1 傳統高校檔案管理與服務的困境
傳統的高校檔案管理模式注重紙質檔案的使用，在長久的應用過程中，紙質檔案表現出其對于社會人才管理、事物輔方面的突出優點，但是也有其不足之處，比如信息分散，應用調度苦難等等。在高校檔案數字化管理的過程中，出現的困境主要有四點：①紙質檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數字化的過程難度較大；②各高校對檔案的保護、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統的紙質，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環節中，由于高校檔案發展沒有足夠利用自身優勢，進行技術更新，使高校的檔案管理和服務工作落后，不能適應社會的信息化高速發展；④我國的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對于科研和教學的重要性并沒有得到全面的認識，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。
2 高校檔案管理與服務利用的創新性舉措
2.1 傳統檔案與電子檔案管理并行
傳統的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發展、社會信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來了極大的便利，集中管理主要通過現代化和網絡化的管理方式來進行實現。電子檔案是在數字化信息技術發展的條件下，產生的產物，具有：存儲容量大、信息獨立、可長期保存、操作方便、易于資源共享、儲存空間小，并能有多種表現形式。但電子檔案同時存在缺點，比如對設備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時安全性降低，易于修改等。結合以上電子檔案和紙質檔案的優缺點，在高校檔案管理中，可以在紙質檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進行數字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲，并通過建立高校統一的電子檔案管理系統，使各高校之間、高校與社會之間，主要是高校內部的教學和科研管理能更加高效地完成。
2.2 紙質檔案與電子檔案的查閱利用可以互補
在傳統紙質檔案單獨使用時，檔案管理工作對教學、科研等高校工作產生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過標準化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來的紙質查閱，手續繁瑣，不易傳送等缺點進行改進，通過電子檔案規范化管理，既能避免安全性問題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。
2.3 高校檔案服務內容創新，可以從要求檔案數量向要求檔案質量進行轉變
高校檔案管理工作要從簡單的檔案收集工作進行轉變創新，應該對檔案管理工作內容進行發掘，從傳統的檔案實體管理方式向全面檔案信息管理和服務轉變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價值在于被利用，只有堅持以利用檔案內容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務的主動性，才能創造出最大的社會效益和經濟效益。
2.4 檔案管理的服務性工作由被動服務向主動服務轉變
高校的檔案管理工作，應該在現有的檔案基數上，將其向現代化、服務化、信息化和開放化上大力轉變，建立出科學管理、反映敏捷、能夠靈活運行的體制，對社會服務的內容應該更加多元化、社會化，更加高效、優質。
3 結 語
在社會高速的信息化發展前提下，高校的檔案管理與服務需要從傳統的紙質檔案管理、被動進行檔案管理服務等內容進行轉變，高校檔案的管理對于高校教學、科研等事物有極大的基礎性作用和幫助。將傳統紙質檔案管理與電子檔案管理相結合、將以往的被動性檔案管理工作創新改進，增加內容，變為主動等，諸多的創新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創造出更大的經濟效益和社會效益。
主要參考文獻
1 充分認識檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系
要想對機關檔案實施規范化管理，并將機關檔案信息資源有效利用，機關檔案管理人員首先要認識到機關檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系。機關檔案管理人員，要將機關檔案資源的收集、整理[1]、歸類、上架、維護等各項基本工作做好，并以規范化管理為工作基?A，要作為對重要機關檔案資料不遺漏、編排正確，以為機關部門提供更好、更準確、更完整的機關檔案資料。另一方面，機關檔案管理人員要充分利用現有的機關檔案資源進行年刊、年鑒等史料的編制，才能讓檔案資源成為真正為地方區域人民提供服務的重要信息資料。因此，機關檔案管理人員要將機關檔案管理與機關檔案信息資源之間的關系充分認識，才能提升機關檔案管理工作的整體水平，并促進檔案資源被高效利用。
2 抓牢機關檔案管理工作重點，落實檔案管理工作
要想提升機關檔案管理工作的規范性，便要制定完善、科學、合理的機關檔案管理制度，只有基于良好的制度才能讓檔案管理工作有章可循。檔案管理人員以及機關部門相關領導，要根據日常檔案管理工作中的實際內容與相關檔案管理標準，制定出規范化的機關檔案管理制度，其中包括檔案借閱制度、檔案歸還制度、檔案保密制度、檔案檢查制度等，只有多方面對機關檔案實施良好的保護才能提升機關檔案管理工作的規范性，并將檔案資源的作用發揮到最大限度，以為更多的人民提供更為優質的檔案資源服務。
2.1 歸檔及時
做好機關檔案及時歸檔工作是提升機關檔案管理工作規范化的重要前提，對機關檔案資源實施科學、規范的管理手段是確保檔案資源被高效利用。因此，機關檔案管理人員在管理過程中，要盡力作為維護機關檔案資源的完整性、安全性，并不斷提升自身的業務規范性，從根本上提升機關檔案管理工作中歸檔工作的有效性。機關檔案管理人員要做到對新生成、新收集的機關檔案資料進行及時歸檔，才能充分凸顯出檔案管理工作的優勢[2]，并提升檔案歸檔及時性。
2.2 整理及時
在進行機關檔案管理工作中，需要檔案管理人員花費大量的時間、精力，要加強機關檔案資源歸檔工作的專業性、細致性，才能使最終形成的檔案資源具備規范性。與此同時，為了提升機關檔案分類與信息資源檢索的便捷性，便要將案卷整理工作進行的及時、高效。因此，機關檔案管理人員要按照相關檔案管理標準對檔案進行整理，例如按標準在案宗封面完整清晰地列出具體項目明細，使用毛筆、鋼筆進行工整書寫，同時不要遺漏整理日期。
2.3 服務優化
除了要建立機關檔案規范化制度之外，還要構建完善的機關檔案借閱管理審核制度，制定出全面、詳盡的機關檔案借閱、查閱申請表。檔案借閱者要想借閱相關檔案資料，首先便要填寫檔案借閱申請表，通過相應審核流程后，才可以批準其對制定檔案進行借閱。另外，在借閱者利用完檔案資源之后，歸還時，也要辦理相應的健全手續。檔案管理人員要按照登記表中已經填寫好的相關信息進行跟蹤服務管理。如有必要，還要通過網絡、電話等各種新式進行回訪，以構建出機關檔案信息資源利用反饋體系，加強機關管理制度的整體規范性。
2.4 確保安全
確保機關檔案資源安全是提升檔案管理制度規范性的重要物質保障。檔案管理人員要對機關檔案室內的各種設施進行定期檢驗、維護，要做好檔案室內的防蟲、防潮、防盜等工作，要讓檔案室保持在恒溫、恒濕的環境條件下，以確保機關檔案資料的保存時間不斷延長，以達到維護機關檔案資源安全的目的。
3 有效利用機關檔案的途徑
3.1 機關檔案利用概述
機關檔案只有得到合理利用，才能充分發揮其價值。機關檔案作為各個歷史階段中機關工作實踐與一切活動的真實記錄，檔案利用者通過工作系統對檔案信息進行查找、調取，并將檔案信息資源潛在的利用價值充分實現[3]。
3.2 形成被動服務與主動服務的協調關系
在被動服務方面，主要是指接待檔案查詢、咨詢、回復等業務。在主動服務方面，是指機關檔案部門主動對黨委政府、社會、單位人員提供檔案服務。首先要將被動服務做好，這也作為機關檔案室的基礎職責。應為機關檔案利用者盡可能地創造條件，并將環節不斷簡化，要提供熱情、幫助，使檔案利用者得到滿意的服務。同時，要將被動服務作為前提，做好主動服務。要將機關檔案工作進行延伸與拓展，實現主動服務的根本目標，并延伸至對接服務、跟蹤服務。并利用高效的服務模式，包括為領導提供決策參考、警示、建議。
另外，機關檔案在為機關單位內部人員服務的同時，還可以為廣大居民提供檔案借閱、查詢等服務，民眾可通過網絡等各種手段，實現對檔案的調用、利用等，充分發揮出機關檔案的真實價值，并造福于人民。
關鍵詞：檔案管理；事業單位；信息化建設；管理制度
事業單位的檔案管理是社會發展和國家進步的需要，也是建立和諧社會的需要，為我國的基礎設施建設、文化建設、教育和科研建設奠定了基礎。在長時間的發展過程中，事業單位的檔案管理工作已經初見成效，但是隨著社會的發展，國家的組織架構的逐漸復雜，事業單位的檔案管理工作也出現了瓶頸。本文針對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并給出了相關的解決對策，為實現事業單位的檔案高效管理獻計獻策。
一、 事業單位檔案管理重要性分析
事業單位只要涵蓋醫療、衛生、教育、科研和文化這些行業，決定了國家的重要而基礎的社會活動。事業單位的檔案又是記載這些社會活動的最重要的資料，教育、醫療檔案是提升國民素質的依據，文化檔案是人類重要的精神財富，科研檔案是能有效推動我國的科學技術，所以這些事業單位的檔案都在很大程度上決定了國家的發展、社會的穩定和進步。
事業單位檔案管理具有服務性、政治性和管理性，它對推動社會發展起著不可忽視的作用，并且在社會的轉型、創新和改革中，其功效顯現的更加突出。所以，我們應該加大對事業單位的檔案管理，發揮事業單位的基礎服務功能，為群眾謀福利，為國家實現規劃化的科學管理，從而推動生產力的快速轉化，促進生產力的發展。
二、 事業單位檔案管理存在的問題
（一） 缺乏專業管理人才
雖然事業單位檔案管理屬于基礎性比較強的工作，但是隨著社會的發展和科技的進步，以及現階段越來越復雜而多變的需求，事業單位的檔案管理采用了高效的信息化管理，這就對管理人才的素質提出了更高的要求。如何能有效實現事業單位檔案的安全管理，如何能在檔案管理的信息化建設中發揮作用，這就是現階段需要考慮的問題。但是就目前來看，事業單位檔案管理作為基礎性工作，它并沒有受到多大的重視，沒有相應的專門的檔案管理人才，它的工作也只是由部分工作人員同時兼任，出現一人多崗的現象。這就給事業單位檔案管理的質量帶來了問題。事業單位檔案管理工作人員存在這些問題：不是專職管理人員、技術管理素質不高、管理的思想素質不高等等。這些都是管理人員方面存在的問題。
（二） 離職交接制度不完善
在信息化檔案建設中，由于人事的變動，各個單位檔案管理人員必然會出現新舊交接的現象，這是社會發展的必然，也是工作交替的必然。但是，在事業單位檔案管理工作中，工作人員的離職交接制度并不完善，離職交接問題也是現階段檔案管理部門非常頭疼的問題。比如，突發性離職中的生病、離職、退休等等，這些事件都可以引起離職交接過程沒有盡善盡美，而只是草草了事，這就給事業單位的管理工作的順利開展帶來了巨大的隱患，產生了很大的影響。同時，有些管理部門本身離職交接的制度并不完善，從而交接人員也無法依章辦事。
（三） 機密保護機制不健全
事業單位檔案管理的機密保護問題，是事業單位檔案管理的最核心部分，也是最關鍵的一部分。事業單位檔案現階段是實行的信息化管理的方式，由于網絡的廣泛使用，網絡上出現的一些安全問題也影響到了事業單位的檔案管理方面。但是，到目前，事業單位檔案管理采取信息化管理措施之后，卻針對相應的機密保護、重要文件備案等問題的措施，卻沒有跟上腳步，安全管理意識不強，缺乏有效的安全管理措施，這使得檔案的丟失或者是損壞現象嚴重。在查找過程中，對于檔案的信息利用價值卻沒有完全實現，從而阻礙了檔案信息化管理的進步。
三、 做好事業單位檔案管理的措施
（一） 轉變思想，重視檔案管理
轉變思想，是做好事業單位檔案管理的基本前提，沒有正確的對待事業單位檔案管理的思想，就不會對相關的工作制度和管理措施遵照實行。所以，首先，我們需要轉變事業單位相關人員的管理思想，提升他們專業管理的積極性，重視檔案管理工作，制定完善的管理措施和管理辦法。結合實際需要展開具有針對性的管理方案，從而促進事業單位檔案管理的有效性。轉變思想，需要從事業單位管理者和全社會兩個方面共同出發，加強管理者的管理思想，使得他們能從政策上加以支持。〖BP（〗加強全社會人民的管理思想，使得他們可以共同監督事業單位檔案管理工作的落實情況。從而完善事業單位的檔案管理工作。〖BP）〗
（二） 加強培訓，提升檔案管理
有了管理思想，第二步就應該是管理人員的問題。管理人員的綜合素質有待提高，信息化管理的專業技術水平也有待加強。所以，應該加強對管理人員的培訓，提升管理人員檔案管理的各方面素質。具體培訓內容，應該包括管理理論、技巧、檔案修復技術以及檔案管理制度的培訓等等。使得檔案管理人員不僅能從理論上加以重視，而且能在實際操作技術上有所提高。加強培訓，促進其專業技術的提升，讓管理人員能掌握現階段的信息管理技術。另外，在管理工作中應該對管理工作人員進行明確的責任分工，做好交接管理工作。并且為管理人員提供福利，包括工作上的提升和工資上等方面的福利等等。最后，應該加強檔案管理人員正確人生觀和價值觀的培養，使得他們能以身作則，落實管理工作。
（三） 完善制度，健全檔案管理
完善管理制度，也是非常重要的一部分，有了管理理念和管理人才，還需要管理制度管理者進行規范和監督。完善檔案管理的管理制度，健全檔案管理流程和措施，是現階段檔案管理工作中的核心部分，也是非常關鍵的部分。完善檔案管理制度，包括完善保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案監督制度、檔案鑒定制度等等、檔案管理人員的責任制度等等方面。完善檔案管理制度，其目標是能夠促進檔案管理信息的真實性、保密性以及及時性，并且能夠實現檔案管理工作的監督和有效管理。
（四） 采取措施，強化科學管理
現階段的社會是科技的社會，也是信息的社會。科學技術快速發展，技術不斷更新和改進，所以，在事業單位的檔案管理工作中，也應該采取一定的措施，來強化科學管理和高效管理，加快檔案管理現代化進程，促進檔案管理與時代同步，并能實現高效、安全的管理目的。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。我國要向西方發達國家學習其檔案管理技術，利用先進的管理方法和技術，根據實際需要，開發或者采用專業的檔案管理軟件，以推進檔案管理高效運行為目標，實現現代化的檔案管理技術。
四、 總結與歸納
總之，事業單位檔案管理是國家建設和發展的基礎部分，也為社會的進步起到了推動作用。在現階段的事業單位檔案管理工作中，我們要改善檔案管理缺乏專業管理人員、管理制度不完善、保密性管理沒有落實等現狀，采取事業單位高效的檔案管理措施，從提升管理意識、加強專業人才的培訓、完善管理制度、強化科學管理等方面出發，落實符合現階段社會發展的檔案管理制度和辦法，促進事業單位檔案管理工作的高效實現。（作者單位：吉林省伊通滿族自治縣政府網站）
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關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路
檔案管理是檔案管理人員對本單位的檔案進行有計劃地、系統地、規范地收集、整理、保管、鑒定、統計等活動，最終達到快速、有效、準確地提供檔案信息為社會實踐服務的目的。由于檔案管理工作是構建國家文獻信息系統的重要組成部分，它不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。隨著事業單位改革的不斷深化，檔案管理工作出現許多新情況、新問題，面對紛繁復雜的事業單位機構變革，檔案管理工作如果仍舊按照老的管理模式進行，就很難跟上時代的發展，無法實現檔案管理工作的作用和價值。因此，作為當代事業單位的檔案管理人員，非常有必要對新時期的檔案管理工作進行認真的研究與探索，不斷創新事業單位檔案管理工作方法，使檔案管理工作適應新形勢的需要，更好地為經濟建設服務。
一、現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題
1.單位領導對檔案管理工作不重視
目前我國事業單位領導對檔案管理工作普遍存在著重視意識不強、管理力度不到位等現象，這就會導致事業單位檔案管理資料的連續性和完整性受到影響。沒有充分發揮檔案管理的作用和職能，必將給未來的工作帶來無法彌補的遺憾。
2.管理人員水平參差不齊，人員流動性大
由于有些單位對檔案管理工作的不重視，往往會隨便安排一些非專業人員完成此項任務，這種兼職人員由于缺少專業技能知識，對檔案資料的收集、整理和存檔不能夠按照規范的要求操作，造成了有用資料的缺失、部分資料混裝等不正規操作，甚至給檔案管理工作的質量帶來隱患。
3.檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段
檔案管理工作具有較強的專業性和程序性，如果不及時學習和采用高效的現代化管理手段，就會造成檔案管理工作可操作性不強、針對性較差等后果。尤其是一些檔案管理人員對電子檔案的存儲管理和信息安全沒有較強的操作能力，對現代化管理手段的學習和掌握程度遠不及行業要求，阻礙了現代化檔案管理工作的開展。
二、加強事業單位檔案管理工作的創新舉措
1.加強各級領導對檔案管理工作的重視程度
提高各級領導對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作的支持力度是保證此項工作有序開展的重要保障，只有當事業單位中的主管領導充分重視檔案管理工作，親自下達各項指標任務以后，才能切實提升檔案管理工作的效率。同時，主管領導要定期開展有關檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，不斷提高相關人員的自身素質，擴大檔案管理工作的影響范圍，積極鼓勵各部門主動配合相關檔案的收集和整理工作，激發檔案管理工作人員的工作熱情，進而提高事業單位的檔案管理工作水平。
2.建立高水平的檔案管理人才隊伍
由于檔案管理工作具有連續性和專業性，因此要盡可能降低檔案管理團隊內人才的流動性。同時，要避免使用身兼數職的檔案管理人員，建立專職檔案管理崗位，確保檔案管理人員專注于檔案管理工作，培養少而精、高素質的管理團隊。另外，要確保本單位內檔案管理工作標準化、程序化，建立一套科學、完善、系統的檔案管理體系，使檔案管理人員在面對各項檔案工作任務時有序可查、有章可循，確保各級檔案管理部門的建檔信息有統一的標準和格式，最終達到檔案管理工作真實、準確、可靠、有效的目的。
3.有效利用事業單位的管理機制
事業單位按照工作內容和管理職能可以分為市級和區級等組織機構，在事業單位組織機構運行過程中，作為檔案管理工作可借助于此項機構設置進行相關工作的協調、溝通和任務分配等活動，在各級部門完成相關管理活動中進行檔案管理活動的有效管理，達到檔案管理活動高效、有序、按時完成的目的。
4.加強檔案管理工作的電子信息化
隨著電子科技的快速發展，利用電子計算機進行系統的檔案管理工作勢在必行，這種高效、準確、快速的管理模式必將為人們提供高質量的檔案服務。為了進一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網絡形成開放式的共享資源平臺，逐步實現全國聯網或區域聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統，以提高檔案管理工作的現代化水平。
我們要從觀念上更新對事業單位檔案管理工作的認識，逐步建立健全檔案管理的規章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現代化檔案管理模式，就能夠將事業單位的檔案管理工作水平適應新形勢下的新要求，實現檔案管理工作的跨越式發展，使檔案管理在實際工作中發揮其應有的重要作用。
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醫院檔案管理內容包含很多方面，主要有文書檔案、人事檔案、基礎建設檔案、財資檔案、科研檔案等，這些都是醫院在長期運行中產生的無形資產，是醫院經營過程的真實記錄。醫院檔案能夠從側面反映出醫院管理狀況及運營情況，通過提升醫院檔案管理水平，不僅能夠促進醫院文化制度建設，同時還能夠在一定程度上提高醫院診療水平。
在當前社會不斷進步發展的背景下，醫療體制改革也在醫院中進一步深化落實，醫院檔案管理工作要想更好地滿足時展需求，就必須要在原有檔案管理水平上進行提升，以便為醫院更好地發展提供重要依據。
一、提升醫院檔案管理水平的意義
檔案管理是醫院基礎管理中的關鍵組成部分，通過加強檔案管理能夠進一步提升醫院管理水平、管理質量及管理效率，進而提高醫院社會服務價值。檔案管理水平的提升并非一朝一夕能夠完成的工程，醫院必須要在長期發展過程中逐步形成，結合醫院實際情況構建完善的檔案管理體系。檔案管理工作的質量水平是衡量醫院整體管理水平的主要指標，加強醫院檔案管理工作的提升具有重要意義。提高醫院檔案管理水平可以提升醫院管理科學化水平及社會服務質量，改善醫生與患者間關系，減少醫療糾紛，促使醫院各項管理工作實現現代化，進而有效推動醫院發展。
二、提升醫院檔案管理水平的措施
（一）提高職工重視，加強管理基礎建設。強化檔案管理宣傳工作，不斷強化醫務人員對檔案管理工作的認識與理解，讓其能夠充分了解檔案管理的重要作用，同時也可以明確認識檔案管理和醫療工作的緊密關系。真正將檔案管理工作納入醫院建設發展規劃中。一方面，必須要結合檔案實體保存與利用的具體要求，建設專門的檔案資料整理室以及滿足檔案實體保存要求的檔案庫房。應當積極爭取條件建立榮譽陳列室，從而對醫院發展歷史進行全面的記錄和展示。另一方面，在電子政務以及辦公自動化的普遍運用環境中，檔案管理工作必須要推進信息化建設，促進檔案利用效率的提升，進一步增加檔案信息化設施的資金投入力度，比如說相關軟硬件設置的購置等。
（二）完善管理制度，提高管理規范程度。確保醫院內部各科室和醫務人員可以積極主動配合檔案部門的工作，在對檔案材料進行登記與傳遞時更加便捷高效，不斷增強檔案管理工作的效率。醫院必須要結合自身具體情況，進一步完善檔案管理體系，確保檔案管理工作朝著更加規范高效的方向發展。另外，還必須要努力完善三級管理網絡的建設，在醫院中建立垂直體系的管理機制，以院長為帶頭人，各個科室負責人為成員，在各科室內設置對應的檔案管理人員，確保構成三級聯動的管理體系。在完善的制度約束下，保證檔案管理工作有序開展。
（三）加強數字建設，重視檔案開發利用。醫院檔案材料屬于非常重要的財富，唯有對其進行充分的開發利用才能夠實現其價值，在醫院檔案管理過程中必須要徹底改變過去的管理模式，強調現代化技術的應用，積極應用現代化辦公設備。在檔案材料的存儲和管理中還應當對其進行科學分類，確保各類檔案材料可以有效保存，便于未來的查閱使用，進一步發揮出檔案材料的實際價值。與此同時，還必須要強化對醫院檔案材料的宣傳工作，確保醫院內部管理人員和基層醫務人員意識到檔案管理工作的重要性，積極支持和參與到醫院檔案管理的過程中來，為醫療工作的有序開展提供可靠支撐，確保醫院檔案管理工作價值的發揮。
（四）重視培訓教育，提升管理員綜合素質。要想提高醫院檔案管理水平，還必須要重視管理人才培養及管理人員綜合素質的提升。第一，要重視檔案管理人才的選拔工作，強調優秀檔案管理人才的選拔，提高檔案管理工作的進入門檻，實現醫院檔案管理的規范化與專業化發展，避免因為管理人員自身素質問題而阻礙檔案管理工作的有序開展。第二，應當定期組織開展各種教育培訓活動。要做好檔案管理就應當努力提升管理及工作人員的綜合素質能力，通過培訓教育活動的開展，鼓勵檔案管理人員積極參與，在實踐訓練中增強他們的專業技術能力。支持檔案管理人員學習深造，參與各種職稱考試，幫助他們掌握必備的現代化管理技術，實現管理進步和創新。
三、結語
總而言之，醫院檔案管理水平的提升必須要領導及管理人員樹立正確管理意識，從戰略層次上重視醫院檔案管理工作。對此，醫院應加強檔案管理基礎建設和數字化建設，提高檔案開發利用效率。同時，還要注重檔案管理人才的培養，不斷提升管理人員綜合素質，確保醫院檔案管理工作能夠穩定、規范、高效進行，為醫院實現可持續發展奠定重要基礎。
現階段，我國的醫療事業改革不斷的深入，在醫院管理過程中，檔案管理是其中一個重要的組成部分，隨著現代化技術的快速發展，給醫院檔案管理工作帶來了很大的機遇和挑戰。與傳統的檔案管理相比，醫院的檔案管理工作存在很大的不同，主要是其涉及的原始材料比較多，當今現代化醫療衛生管理的一個重要的手段是檔案信息管理。就信息化時代醫院檔案管理工作的創新進行探究，僅供交流借鑒。
關鍵詞：
信息化時代；醫院；檔案管理；重要性；創新
隨著社會市場經濟和科學技術的發展和完善，信息化技術在社會上很多領域得到了應用，而社會各行業對檔案信息的需求越來越大，因此，在進行檔案管理的過程中，應該廣泛的應用信息化技術。在醫療衛生系統，檔案管理部門是一個重要的組成部分，其也是為醫療衛生系統提供有力的決策依據，為了更好的提高檔案管理工作的水平和質量，需要改進傳統的檔案滾利理念和管理方式，還要不斷地加強檔案管理工作的創新，從而促進醫療衛生系統的高效運行。
1信息化時代醫院檔案管理工作的現狀及問題
在醫院的檔案管理中，由于涉及的檔案原始材料比較多，造成傳統的檔案管理夠工作比較復雜，加之檔案管理工作人員嚴重缺乏檔案意識，而醫院對于檔案的利用效率也普遍不高，在進行醫院管理的過程中，往往忽視檔案管理工作，各個科室之間的界限也不是很明確，信息的交流也不夠及時，信息資料的共享更加難以實現，這樣一來，工作過程中就會造成嚴重的脫節問題，影響醫院的管理工作的水平。隨著信息化時代的到來，醫院在進行檔案管理的過程中也廣泛的使用了信息化技術，并確實取得了較好的成果，但是由于醫院檔案的來源多樣，檔案管理工作中還是存在一些不足和缺陷的，檔案管理對網絡設備的依賴程度比較深，如果網絡運行出現不穩定或者是出現故障的話，就會檔案資源的開發和利用會受到較大的影響。信息化技術的應用，極大的提高了醫院檔案管理工作質量的提高，然而在管理過程中，對檔案信息資源要進行備份處理，避免網絡設備出現故障造成的檔案信息丟失的問題。
2信息化時代醫院檔案管理工作的特點
2.1保密性差。現階段，很多醫院的檔案管理工作還是通過人工操作來完成的，加之，醫院的人員流動性比較大，對于醫院檔案材料的需求也會比較大，從某種意義上來看，接觸檔案資料的人員是比較多的，因此，在檔案工作的日常管理中，許多的意外事故就會發生，特別是秘密等級較高的檔案資料，其的安全性和保密性得不到有效的保障。
2.2查找效率低。傳統的醫院檔案管理工作都未能得到醫院領導的重視，過于重視醫務工作者的升學率，醫院檔案工作對于醫院發展來說是非常重要的，良好的檔案管理可以讓醫院了解醫院師生人員的生活和思想情況，有助于醫院領導根據醫院實際情況做出相應的決策。但是目前我國許多醫院都有或多或少的因素影響著其檔案管理工作的發展。醫院傳統的檔案管理工作都是以卷宗的形式來開展，并且如果需要查找的話也是人工來操作，在實際工作中，由于卷宗的數量過于龐大，單純的人工方式效率極低，從而影響了醫院檔案管理的工作效率和質量。
3醫院檔案管理工作現狀創新的重要性
3.1促進醫院科學決策。醫院日常工作的管理時刻都離不開醫院領導的正確決策，在面對一些重大問題時，醫院領導能不能根據醫院的實際情況來進行決策關乎醫院未來發展的持久性，也關系著醫院當前管理的穩定性。醫院檔案是領導做出決策所依據的現實基礎，只有實現檔案管理的信息化，使信息儲存及時、有效并得到高速傳遞，才能為醫院領導的正確決策提供信息支撐。
3.2提升檔案管理效率。現代醫院檔案管理工作的構建將會向著數字化模式發展，信息技術將會成為數字醫院檔案的主要技術力量。醫院檔案是能夠采用計算機科學管理，避免了人工的繁重的工作。高效能計算機能夠將復雜的信息有效的整合組織起來。數字化醫院檔案是有一套完整的高效的數字分析系統，能夠實現醫院檔案資源的高效整合利用，提高醫院檔案管理工作的效率和質量。
4信息化時代醫院檔案管理的創新策略
4.1醫院檔案管理與服務意識的創新。醫院作為一個服務型的行業，其面對的服務對象是廣大的社會群眾，其信息資源的也是面向社會公眾，有利于社會公眾個性化需求的滿足，通過信息化技術的應用，為社會公眾提供良好而周到的服務，改進傳統落后的檔案管理模式，從而實現現代化的檔案管理，有利于促進醫院管理水平的提高。在管理檔案的過程中，檔案業務的服務理念要不斷地創新，同時加強檔案管理工作人員對檔案管理重要性的認識，并能夠積極主動的投入到檔案管理工作中，保證檔案業務服務的質量，有利于科學合理檔案服務體系的關鍵，檔案服務意的樹立應該以醫院整體為基礎，做到與時俱進，滿足信息化時代對檔案管理創新發展的需求。
4.2醫院檔案管理模式的創新。檔案安全的管理是檔案管理的核心部分，存在檔案場所的防火、防潮和防盜是傳統檔案安全管理的主要工作內容，同時還包括檔案服務相關設備的安全管理。然而信息化時代的檔案安全管理的內容是網絡運營的安全管理。在進行醫院檔案安全管理的過程中，醫院網站的服務功能要不斷的完善，還應該建立一個供醫院內部使用的檔案系統，并在統一的信息平臺上構建信息系統，這樣一來，信息的使用人員在不同的計算設備上都可以查閱到自己需要的信息材料。檔案管理國工作人員要收集和整理醫院的信息資源，建立醫院的電子信息中心，使檔案信息資源得到豐富，從而信息資源的共享得以實現，檔案資源的使用小效率也會得到較大的提高。醫院檔案管理模式的創新，有利于檔案信息資源的統一管理，同時檔案信息資源的共享也得到了良好的落實，從而滿足社會公眾個性化的需求，并為其提供高質量的社會服務。
5結論
隨著醫療體制改革的不斷深入，在醫療衛生系統中的檔案管理工作已經實現現代化的管理，極大的提高了檔案管理的水平和質量，為醫院做出科學合理的決策提供有力的依據。但由于多方面的因素的影響，現階段的醫院檔案管理工作中還存在一些不足和缺陷，阻礙了醫院檔案管理事業的進一步發展，因此，醫院檔案管理部門應該立足于自身的特點，加強工作人員對檔案管理重要性的認識，從而采取有效的措施進行處理，實現檔案管理工作的創新，促進我國醫療事業的蓬勃發展。
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一、辦公自動化在文??檔案管理中應用的意義
首先，能夠實現高效的工作。傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優化檔案服務功能。傳統的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務效果并不理想。使用辦公自動化技術建立檔案數據庫，可以通過網絡查找檔案資料進行應用，檔案資料的應用率比較高，能夠實現更便捷的服務功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網絡系統相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務，使得檔案服務功能得以優化實現。
最后，使用辦公自動化技術還能夠高質量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。
二、辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。
（二）統一文書檔案管理的技術標準。文書檔案管理過程中，為了充分發揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術進行科學的應用，統一文書檔案管理的技術標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，還需要注重其系統功能的實現，對相關的技術參數進行規范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術處理電子檔案。將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
（四）強化檔案管理人員的綜合水平。在文書檔案管理中，檔案管理人員的素質水平對檔案管理的效果有著直接的影響，因此必須要提高檔案管理人員的素質水平，實現高效的文書檔案管理。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，還需要提高檔案管理人員的專業化技能。加強檔案管理的投入，使工作環境以及硬件設備得到優化，檔案管理人員能夠熟練地操作各種設備，具有較高的業務素質。強化檔案管理人員的教育培訓，樹立終身教育的理念，完善獎懲機制的建立，提高檔案管理人員的技能以及工作積極性。同時做好職業道德教育，在檔案管理工作中能夠更加認真、細致。此外，要加強與單位各部門之間的有效溝通和聯系，使檔案管理的影響力得以提升。還要積極與其他單位加強聯系，積極學習先進的經驗技術，并結合單位自身的實際情況，通過現代化的網絡技術手段，使得文書檔案管理工作水平得到全面的提升，更好地為單位各項決策提供科學依據。
[關鍵詞]鄉鎮地區；檔案管理；數字化；工作人員
一、檔案管理在企業單位的意義
對于檔案的管理是相關鄉鎮地區進行登記管理方面的工作的一部分重要的內容。建立起一套完備的鄉鎮地區登記管理檔案主要是為了貫徹并實施《檔案法》中的相關規定，從而加強對于鄉鎮地區登記管理的服務以及其他方面的管理服務，使檔案管理能夠很好地服務于鄉鎮地區和社會公眾。基于此，我們應當把鄉鎮地區中的登記檔案的管理擺在工作上的突出位置，召開專門的鄉鎮地區檔案管理工作會議，對鄉鎮地區中檔案管理工作的目及意義進行充分的學習，統一思想，為檔案管理工作的高效實施做好鋪墊。
二、提升檔案管理者的數字化思想
對于檔案的利用在整個檔案管理工作中的地位很重，而檔案學本身就是一門專業性和技術性較強的學科。因此，檔案管理中的相關工作者其工作的主要性質便是以腦力運用為主，具備數字化性、探索性與技術性的科學工作，并不是簡單的捆扎、抄寫就能夠應付的事務性的工作。所以，在檔案的管理工作中不斷學習和更新自身的科學技術知識逐步成為鄉鎮地區對于檔案工作者的普遍要求。隨著時代的發展和科技的進步，企業管理也朝著現代化的建設發展，在這種大形勢下，鄉鎮地區中的檔案工作也迎來了諸多新的情況、新的問題和新的任務，尤其是工業計算機技術、信息科學技術等一系列現代化的管理技術在檔案管理工作中的運用，要求檔案管理的工作者必須通過不斷地學習和數字化，更新基本觀念，掌握最新的技能和知識，只有這樣，才能逐步適應檔案管理工作的新形勢。
三、對檔案管理的數字化認識
科學的檔案管理要求按照檔案管理的基本規律研究出一套適應本單位的科學的、高效的檔案管理制度。這項要求有兩點含義，首先它指的是按照檔案工作的一般規律來說，應當建立其健全的檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過這些有效可行的制度來規范鄉鎮地區中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時要結合本單位實際情況，并根據單位的具體情況，在檔案的管理形態、管理方式和管理手段上有所區分。一個有效的管理制度一定是在制度上、質量上和科學上下的功夫，使得檔案管理走向現代化、服務化、信息化，有目的、有計劃地對用戶的需要進行檔案資源的采集，并對相關的文獻資源進行不斷優化、合理組織、完美集成，使其變得系統、規范、和有序，并能針對登記檔案中要求的特點，積極進行鄉鎮地區檔案管理新模式的探索和實踐工作。
（一）傳統檔案管理對企業的制約及數字化檔案管理的先進性
檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內容，又能有效的約束領導的制度建設行為。作為鄉鎮地區主體成員，職工應當是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執行者，但是鄉鎮地區中，領導具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執行效果。因此，檔案的管理制度應時刻堅持雙向性約束。
（二）數字化分層檔案管理模式
這種管理模式的主要靈感來自于干部人事的檔案的管理模式，將檔案管理的材料逐層分為六個欄目，它們依次是，設立登記時使用的材料、變更登記時使用的材料、注銷登記時使用的材料、鄉鎮地區中的年檢材料、新聞媒體時的公告材料以及其它的有價值的可供參考的材料，并將這些材料打印出統一的目錄，根據不同單位分裝成不同冊，做到一單位一檔案盒的分類登記管理，徹底的避免了原先在登記檔案時檔案散亂、單位不符等不利于管理的現象的產生。
（三）電子管理檔案的建立
為了給社會上檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發揮出登記檔案的使用價值，應當建立起現代化的電子管理檔案，通過掃面，將所有的鄉鎮地區的登記檔案輸入到計算機中，為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。
四、檔案管理數字化建設發展前景展望
提供服務和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會作用，而要想提供更好的社會服務，就需要數字化檔案管理的服務方式、內容和手段。談到數字化服務的方式，首先要做的就是使檔案管理工作由被動服務轉變為主動服務，并在此基礎上提高鄉鎮地區檔案的參考價值和利用價值，把死的資料變成活的資源。另一方面，在服務內容上的數字化，便是實現工作重心從數量的服務向質量的服務的轉移。檔案的工作人員不應該只局限于將收集檔案，而是要將自身的潛能進行充分的挖掘，不斷的完善并數字化鄉鎮地區檔案管理的服務內容，加大檔案的編研工作的力度，使得檔案資源的作用得到充分的發揮。
五、小結
總而言之，隨著科技的進步，根據時代要求，鄉鎮地區的檔案工作也有了新的定義，數字化檔案管理也是非常有意義的。在工作任務、環境、對象及管理的方式上都發生著新的變化，現代化技術也被廣泛的應用于檔案德爾管理工作中。各個鄉鎮地區必須緊密的聯系檔案管理的新任務、新要求，共同推動檔案的管理工作數字化。
參考文獻：
一、檔案管理規范化發展現狀及存在問題
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統一的、系統的建設。并造就許多問題的出現，阻礙著檔案管理工作的發展，使其欠缺管理的規范性。下文將針對檔案管理規范化的問題進行具體的分析。
1、信息化管理系統建設不完善
檔案管理系統復雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術的迅速發展電子文件與電子文檔大量涌現，運用傳統的檔案管理系統往往無法保證管理的規范化，盡管目前信息化管理方法已經推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。其次是軟件設施，主要問題是檔案管理系統功能不健全或者是軟件程序復雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統的不完善導致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規范化。
2、管理系統不完善
在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當今管理檔案管理工作中規范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關人員的工作職責與工作內容沒有明確的劃分的背景下即使出現了這種錯誤也不一定能被及時發現。
3、檔案管理工作人員業務素質較低
新形勢下組織檔案管理工作的開展，規范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關工作人員自身素質。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。
二、促使檔案管理規范化發展的措施
通過上文的詳細闡述，對檔案規范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質原因還是因為相關的管理不到位。信息化系統建設不完善，并且沿用傳統的檔案管理措施，不能夠與時展的步伐相接軌。因此首要任務就是創新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質。下文將針對具體的應對措施具體闡述。
1、依法管理，建章立制
檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業在發展，檔案管理工作中的設備也得到的升級，各項軟硬件的優化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質檔案、影片檔案，到現在的數字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉變，以適應現代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規，建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。
2、求實創新，與時俱進
信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯系，特別是計算機網絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰。將現代技術與檔案管理工作結合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環，這需要我們檔案管理工作者從根本出發，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現代信息相結合，更好的尾社會、企業服務，體現信息社會的優勢。
3、科學規范，提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現它的價值，也能體現出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們去做好檔案的開發和利用工作才能得以體現。檔案的利用是企業發展的重要依據，也是社會發展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應該要掌握科學的檔案管理手段，學會先進的檔案管理技術，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現出先進性和科學性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設上也應該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復損害。
