時間：2023-06-02 11:34:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇客戶合同管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）加強經濟合同風險管理降低企業經濟風險。
企業在經營過程中面臨著諸多風險，但最直接的風險來自確定買賣雙方權利義務的經濟合同，例如，企業未對違約責任進行認真審核，如果無法按期交貨，則將面臨巨大的經濟損失；再如，企業對于一些老客戶，在銷售過程中未與其簽訂經濟合同，當客戶無法償還貨款時，企業則面臨舉證責任難等問題。企業通過加強合同管理可以及時發現合同中隱藏的潛在風險、減少由于工作人員馬虎使企業面臨風險、提醒企業按時、按量履行合同、提高對企業合同保管重視程度，最終可以有效地降低企業經濟風險。
（二）加強經濟合同風險管理提升企業信譽度。
在市場競爭不斷加劇的今天，企業若想生存并發展，不光應有合格的產品、誘人的價格，而且應有良好的商業信譽。加強企業經濟合同管理可以保證企業與良好信譽的客戶簽訂買賣合同，可以對簽訂合同的履行情況進行實時跟蹤，保證按時交貨，在企業面對違約、合同變更中，能夠按照法律規定及時進行處理，減少客戶及自身的經濟損失，并給客戶留下守信用的形象，利于今后與客戶長期合作，健康、持續地發展。
（三）加強經濟合同風險管理提高企業經濟利益。
規范、合理的經濟合同可以保證企業不斷提高自身經濟利益，但由于企業對于合同條款的漠視，將導致企業出現違約時承擔巨大的經濟損失。加強經濟合同管理，可以促使企業各個業務部門對經濟業務的合理性做出正確的判斷，并通過對合同條款的實時跟蹤，不斷降低企業成本，保質保量地完成合同義務，正確地處理合同變更、糾紛，使企業創造更多財富。
二、企業經濟合同風險管理中存在的問題
（一）企業法律意識淡薄，對經濟合同管理重視程度不足。
企業領導一味追求經濟利益最大化，將主要精力放在擴大產品銷量、降低產品成本上，對于簽訂的經濟合同重視不夠，甚至在發生買賣行為時未與客戶簽訂經濟合同，無法保護企業經濟利益，使企業面臨巨大的經濟風險。
（二）企業經濟合同行為不規范，易導致企業承受巨大經濟損失。
由于企業對經濟合同管理重視不夠及工作人員法律知識的匱乏，在簽訂經濟合同時，未將交貨地點、違約責任、自然災害免責條款等內容列入合同中，甚至缺少必要的法人簽章或企業公章，一但發生法律糾紛時，則面臨復雜的法律訴訟過程。
（三）缺乏有效的經濟合同管理手段，降低合同風險管理效率。
企業經濟合同管理方式落后，對合同編號管理不嚴，經常造成合同丟失，當發生法律糾紛時，無法向法院提供有效憑證；未能根據自身經營特點，合理使用合同管理軟件等網絡計算機技術，合同簽訂、修改、變更存在隨意性，合同條款的修改及管理無專人負責，合同管理工作效率低下，給企業帶來巨大的違約風險及人、財、物的浪費。
三、加強企業經濟合同風險管理的措施
（一）提高企業法律意識，防范潛在經濟合同風險。
目前，我國企業經濟合同糾紛產生的原因主要是由于企業缺乏法律意識，未能按照合同法律規定條款進行合同簽訂、履約，最終導致企業間產生合同糾紛，造成巨大的經濟損失及喪失商業信譽。企業應提高法律意識，不斷學習、更新法律知識，以法律武裝頭腦，充分利用法律武器爭取最大利益及避免發生違約行為，給企業造成經濟損失。例如，企業在簽訂經濟合同前可由法律咨詢部門或聘請法律中介機構對合同條款進行嚴格審核，及時發現針對本企業存在的潛在不利條款，并對合同中擔保人及資產抵押物價值、資信情況進行詳細調查，保證客戶違約時企業利益得到足額補償。
（二）建立健全企業經濟合同風險管理制度，規范企業經濟合同行為。
一是建立科學有效的合同管理制度。企業應根據自身特點制定本企業經濟合同管理制度，使企業在簽訂、履行、歸檔過程中能夠按照制度執行，降低企業經濟風險，提高企業合同管理水平。制度的內容不僅應涵蓋合同簽訂等全過程，包括對合同的洽談、審核、終止等全部程序。例如，在與某客戶簽訂合同前，由銷售人員對客戶的資信情況進行詳細的調查、取證，如果選擇賒銷方式進行銷售，還應取得客戶的資產抵押或擔保，并對抵押資產進行評估，避免企業由于客戶無法支付貨款面臨巨大的財務風險。而且應該詳細規定各個業務部門在經濟合同管理中的職責范圍，給予合同管理部門一定的配合、支持。同時，制度中應體現部門、員工合同管理獎罰制度，督促、鼓勵員工重視合同管理工作，促使企業經濟合同管理工作順利開展。二是在企業內部成立法律咨詢機構，由該部門專職負責經濟合同涉及的法律事項。同時，該部門應與合同管理部門聯合制定合同審核、歸檔、糾紛處理等制度，保證企業經濟合同符合現行法律法規規定，并通過采取事前審查、事中跟蹤、事后監督手段對經濟合同管理全過程進行監控，保障企業合法利益不被侵害。三是合理使用網絡計算機技術，對合同審核、簽訂、履行跟蹤、變更、終止全過程進行監控，避免由于人為因素造成惡意篡改合同行為的發生。
（三）錄用、培訓合同風險管理專業人才，提高企業經濟合同管理水平。
關鍵詞：電力公司；合同管理；措施
Abstract: with the increase of the number of users and customers legal consciousness enhancement, electric power company ready to power supply contract management appear increasingly urgent. This paper first to electric power company power supply contract management process are analyzed optimized, and then proposes some measures of total management, practical and scientific, for reference.
Keywords: electric power company; Contract management; measures
中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：
近年來隨著社會經濟水平和用電量的不斷增加，電力企業與客戶建立的供用電需求呈現出迅猛增長的勢頭，同時其他類型的對外經濟往來也更加頻繁。在此背景下，合同對于電力企業經營管理基礎工作的重要性日顯突出。因此，電力企業有必要結合實際，通過合同管理流程優化，提高合同管理水平，規范企業合同的簽訂和履行，有效地防范風險、優化管理、降低成本、提高效益，推動企業持續健康有序發展。
1供電合同管理流程分析
按照“統一管理、各負其責、依法規范、公平公正、廉潔高效”的方針，以規范合同垂直管理體系為重點，以理順合同管理流程為突破口，以提高合同管理水平為目標，從合同的簽訂、執行和監督3方面進行全過程管理流程優。
1.1明確和完善合同管理的職能部門
明確電力公司各部門對全局的計劃、資產、招投標、合同管理、工程驗收等進行統一管理。這種管理方式可以實現項目實施的集約化、專業化管理，強化成本控制。
1.2建立科學合理的合同簽訂程序
供用電合同分為居民供用電合同和高壓供用電合同，針對其合同數量多，簽訂簡便易行，法律糾紛發生率低的特點，可直接使用上級部門制定好的格式合同，同時電力公司法定代表人授權各供電分局或營銷部門的負責人代表電力公司在各自經營范圍內的供用電合同上簽字，合同簽訂以后的歸檔工作由各部門分別負責管理。
供用電合同應采取科學分類、簡化手續、嚴格監控的規范措施進行管理。
1.3切實重視和加強合同履行
對于很多合同，合同的簽訂只是一個良好的開端，合同的履行才是真正重要的環節。任何一個環節出現問題，均會影響合同的正常履行，產生不必要的法律糾紛。而項目合同往往履行過程較長，期間需要合同雙方或者多方的配合，這更需要合同歸屬部門根據實際情況以及合同的約定作出補充或者修改。對于其它合同，同樣存在這些問題。因此，為保障合同能夠順利履行，合同歸屬部門應當在合同簽訂后即指定專人負責履約管理，包括妥善保管合同以及履行過程中所形成的任何文件，針對合同履行過程中出現的問題及時與合同相對方協商解決方案并形成補充協議或者備忘錄，簽收對方送達的函件或者其他書面文件并作出相應的回應，對方出現違約情況時及時制定對策并出具相應的函件。這樣不僅能及時處理合同履行過程中出現的問題，保障合同如期、順利履行，實現合同的目的，而且在處理合同糾紛時能夠有理有據，避免陷于被動。
1.4加強檢查監督
首先將合同審核的外延適時擴大，在可能的范圍內在合同簽訂前，對合同相對方的資信和履約能力進行調查。在合同簽訂過程中，要求合同相對方提供其企業類型、注冊資本及資信情況的簡要說明。必要時，在一些標的較大，而對合同相對方履行能力了解不深的情況下，主動進行調查，在合同簽訂之初就最大程度地確保合同履行的可靠性。
其次將合同審核的內涵適當縱向延伸，時刻對合同履行情況進行監控，要求合同承辦部門填報合同履行報告書。在合同履行過程中，對合同相對方的經營狀況、財產狀況和商業信譽等情況，隨時有一個良好的把握或監控，若發現并有確切證據證明合同相對方有經營狀況嚴重惡化、轉移財產、抽逃資金以逃避債務、喪失商業信譽或者可能喪失履行債務能力等情況時，合同應立即中止履行，并及時上報法律事務機構，由法律事務機構提出法律風險防范意見書，行使不安抗辯權，情節嚴重的要立即采取財產保全措施。
2加強合同管理幾點措施
在合同管理流程優化完成以后，電力公司應健立健全配套制度，繼續加強對員工的培訓，對現有的流程執行人員特別是關鍵合同的執行人員進行重點培訓，以期對整個流程進行更好的維護，使優化后的合同管理流程成為企業的基本運行制度，不斷地鞏固流程優化的成果。
2.1建立健全合同管理制度
要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。必須根據我國的《合同法》和《電力法》等相關法規，同時結合電力公司的實際情況，建立和健全電力公司的合同管理制度。
2.2加強合同管理相關業務知識的培訓
以局域網為載體，組織企業員工及時學習相關配套法律法規、司法解釋，把處理過的與合同有關的案例，及時向廣大干部職工反饋，通過舉辦與合同管理流程優化相關的培訓班及相關法律等方面知識培訓活動，提高各單位(部門)合同管理人員的綜合素質。
2.3統一合同范本和編號管理
依據國家合同范本，并結合電力公司實際，制定統一格式的合同文本，方便各基層單位的操作和管理。此外，由經營管理策劃部門以年度為單位進行統一編號歸檔，合同承辦部門或相關部門需要使用時，可以填寫合同借閱單借用，雖然一定程度上增加了合同專責人的工作量，卻可以真正確保合同文本保存的連續性、安全性，而且一旦發生法律糾紛，便于法律事務部門及時取證提起或參加訴訟，同時也為檔案工作提供一定的基礎和保障。
隨著客戶法律維權意識的提高，電力企業更應強化《供用電合同》簽約的管理，提高管理人員的法律意識，使其充分認識到《供用電合同》對客戶供用電管理、安全用電、電費回收等方面的現實意義和法律效力。電力公司應深入研究合同條文，避免出現明顯免除自身責任、加重用戶責任的條款。同時要切實履行簽約中提請注意和答復說明義務，完善簽約管理制度。電力公司應建立可靠的提請注意通知和答復說明制度，能制成標準文本，以書面形式履行法定義務，一式兩份，在用戶簽收后，電力公司留存在合同檔案中存檔。
2.4推行合同管理的信息化
積極推廣合同管理信息化，實現管理流程和手段的新突破，通過合同管理信息化建設，逐步實現合同在網上的起草申報、審查審批、簽訂管理、履行管理、數據統計、分析匯報等功能，以信息化技術鞏固提高企業合同管理水平。
2.5適當使用合同擔保的規定
電力公司要深入了解欠費企業的生產狀況和經營狀況，運用信號傳遞原則，發現其經營狀況下滑的情況，應迅速采取措施，避免后續出現的損失。電力企業應吸取教訓，運用《合同法》中提及的擔 保手段，避免出現贏了官司，卻造成了壞帳損失的被動局面。在今后的供用電合同管理中，能應用擔保合同與供用電合同同時簽定，并作為供用電合同的附件；若已簽訂的供用電合同未設定擔保的，也能事后補簽，特別是針對曾經出現過欠費的客戶。
2.6建立欠費客戶檔案庫
電力公司應當強化欠費客戶的檔案管理，對此類客戶進行電費風險管理，并實施風險客戶應對措施，減少電費回收的風險。
3結術語
本文結通過對管理理念的超前思考、經營方式的創新，理順合同管理流程，規范合同管理體系，實現了合同管理流程的優化和體系的完善，為電力公司樹立法制經濟新觀念，防范合同風險，保護企業合法權益，確保企業經濟秩序健康穩步運行，從而全面提高經濟效益和社會效益，提供了有益的嘗試和借鑒。
參考文獻
［1］關于供電所對于電費管理工作的分析研究［J］.中國科技財富，2009，（18）．
關鍵詞：企業合同管理;法律風險;防范
企業合同管理與法律風險防范，歷來是廣受關注的實踐要點與研究熱點，有效的合同管理和法律風險防范，不僅有助于幫助企業降低風險成本，更是企業健康運行的重要保證。筆者結合文獻資料和具體實踐，對當前企業合同管理與法律風險防范的基本現狀進行了總結和梳理，旨在為后續研究提供基礎和參考。
一、企業合同管理與法律風險防范的基本現狀
當前階段，有關企業合同管理與法律風險防范的研究較多，且涌現出諸多嶄新舉措，因而促進了企業合同管理與法律風險防范。總體而言，企業在管理中較為注重合同管理及其法律風險的防范工作，在行動和理念上均給予了充分保障和支撐，并有不少企業成立專門的機構處理此方面事宜。因此，在這種情況之下，企業合同管理與法律風險防范獲得了長效進步和有力提升，呈現出總體局面良好情勢。但是，不可否認，當前企業合同管理與法律風險防范領域仍舊存在諸多問題。筆者通過進一步聚焦現狀，進行了總結和提煉，發現問題主要表現在五個方面：一是合同管理的初始環節合同簽訂工作重視度不夠，合同履行管理方面亦未細化。二是部分企業缺乏相應的法律事務機構、完善的合同審批機制。三是專門針對員工的法律培訓需要進一步加強，客戶誠信方面亦缺乏相應依據。四是授權或的保障機制不完善，且各部門、各專責之間職權交叉現象嚴重，風險責任界限有待進一步梳理和明確。五是過于強調靜態管理，執行過程的管控亦有待加強。這些都是企業合同管理與法律風險防范中存在的問題，在一定基礎上造成了企業合同管理與法律風險防范的現實困境。
二、企業合同管理與法律風險防范策略探析
1.重視合同簽訂工作，細化合同履行管理。合同簽訂工作是合同管理的初始環節，從一定程度上直接決定著后續工作的有效性和合理性。因此，要想有效降低法律風險，必須充分重視合同簽訂工作，緊抓開頭，嚴格規范。具體可從兩個方面給予保障：一是注重合同簽訂的程序和內容，要按照科學合理、高效有序的合同簽訂程序進行，并且對于合同內容的措施、表述進行充分論證，保證其不存在或盡可能消除法律風險。二是注重合同簽訂過程中的態度，要秉承謹慎態度，對合同內容進行精準度、合法度的判別，不可因粗心大意導致法律風險的驟增。同時，要注重合同履行方面的精細管理，進一步細化合同履行程序，并將這些融入到合同內容中，貫穿于合同管理整個過程，以保證法律風險的最低性。本部分以筆者所在單位的下屬企業對外投資為例，結合合同簽訂環節需要做的工作，進行簡要說明。在企業對外投資進行合同簽訂時，需要注重用戶主體資格的精確審查，要根據其實際情況出具說明書，以明確該用戶是否具有簽約資格、履約能力，并視情況決定是否需要請專業法律人士或稅務、銀行等部門對用戶進行信用評定，以全面了解用戶信用情況為原則。此舉意在最大限度保障合同簽訂環節的有效性、合同履行的管控性，并通過充分的準備工作降低法律風險，保證自身經營效益，防止風險成本增大。2.建立法律事務機構，完善合同審批機制。法律風險的防范，需要了解其基本規則，在此基礎上制定有針對性的舉措，有效降低法律風險，企業內部建立法律事務機構，可作為舉措之一。國資委曾在文件《國有企業法律顧問管理辦法》中強調，大型國企尤其是國有重點企業應設立總法律顧問制度，這種部委層面出臺的政策顯示了法律事務機構的重要性。本研究認為中小型企業亦需踐行。在企業內部設立法律事務機構，可組建一批懂法律、懂經濟的優秀企業管理人才，從而為企業合同管理與法律風險防范提供組織保障，保證合同管理的合法性有利于轉換“事后防范”為“事前防范”。合同審批機制的進一步完善，需要從合同會簽方面著手、落實，以進行合同法律風險的事先預防。合同會簽制度，需要將不同業務部門、分公司或下屬部門視為共同責任主體，負責合同審批。有關業務部門需要結合自身業務特性，從專業角度對“是否同意合同簽訂”做出明確闡釋，或對合同如何進行修改作出說明。其他子公司或下屬部門亦需如此。3.加強員工法律培訓，建立誠信客戶檔案。《勞動法》第三條中有明確規定，員工有接受職業技能培訓的權利。職業技能培訓又包括崗前培訓、專項培訓等。從員工角度而言，法律培訓作為崗前培訓的一種，是員工理應享有的權利。從企業角度而言，員工通過接受法律培訓可有效提升其法律意識，從而降低企業合同管理的法律風險，間接節省風險成本。具體來講，要做到兩點。一方面，需要結合不同員工的具體職務，進行有針對性的法律培訓，以增強其法律風險控制意識和能力。另一方面，要強化員工在合同履行過程中的法律風險抵御能力，如及時記錄已經履行的合同義務，若對方違約，要注重證據收集和整理等。為更好地提升合同管理與法律風險預防能力，需要建立誠信客戶檔案，將已經有過合作的客戶進行信息收集和分析，用檔案形式予以記錄，尤其是要注重“白名單”與“黑名單”的設定，前車之鑒，供后續決策參考。誠信檔案中應至少包括但不限于三個層面：履行能力與實際行為分析、信用評價記錄、生產能力分析。對于尚未有過合作的客戶，可采取委托機構調查、直接訪談交流等方式收集信息。4.健全授權保障，厘清風險責任界限。大多數企業尤其是大型企業的合同簽訂，不可能完全由法定代表人簽訂，多由企業對部門或相關負責人進行授權，由其簽訂合同。這種情況之下，倘若授權制度不規范、不合法，很容易出現法律風險，導致合同管理出現嚴重問題，甚至影響企業健康運營。這就需要進一步健全授權保障制度，要將“授權”設定為一種制度，同時用書面委托書的形式予以授權，使被授權人履行權責，同時做好委托書的嚴格管理工作。對于不同的部門或人員，需要進一步明確其職責，厘清風險責任界限。《合同法》第一百二十七條明確規定：“工商行政管理部門和其他有關行政主管部門在各自的職權范圍內，依照法律、行政法規的規定，對利用合同危害國家利益、社會公共利益的違法行為，負責監督處理;構成犯罪的，依法追究刑事責任”。這一“法律武器”為企業提供了依法根據，可借助工商等相關部門的力量，有效保護自身權益，并對合同承辦人員、財務部門等不同主體進行法律約束，從而降低法律風險。5.推行動態監管機制，強化執行過程管控。要在企業合同管理與法律風險防范中，推行動態監管機制，以彌補靜態管理的不足。各相關部門應按照合同管理不同環節的實然狀態，實行定期和不定期相結合的監管檢查，對合同執行情況等方面進行有力度的審查，并針對檢查結果采取不同的獎懲措施，以深化成果應用和效能。同時，在動態監管機制中要融入突發事件的應急機制，預防和及時處理在監管過程中出現的突發事件。執行過程管控的進一步強化，有利于企業合同管理與法律風險的防范。要依據法律程序簽訂合同，在此之后由于當事人按照合同內容的規定，履行相關責任和義務，這一過程需要全程管控，切實抓好履約效果。同時，在管控過程中，要注重細節工作、重點工作的處理，如合同變更、合同糾紛、合同賠償、合同結算等。在全方位、全過程視角下強化執行過程管控。
三、結語
企業合同管理與法律風險防范要想取得進一步突破，必須關注并積極重視管理技能提升和法律意識增進，這是本研究篤信之取向。企業合同管理與法律風險防范，需要立足管理根基，強化法律思維，注重過程環節配套，促進現實困境的有效突圍。
參考文獻：
[1]帥進.以信息化手段提升企業合同管理水平[J].中國管理信息化,2015,18(2):54-55.
Abstract： The power supply and consumption contract is the only effective legal document of relationship between power supply enterprises and users， timely and correctly signing a power supply and consumption contract with users is a important way to protect the interests of the power supply enterprises. This paper analyzed various problems existing in the power supply contract management process， on this basis， according to the actual situation， proposed the corresponding countermeasures.
關鍵詞： 供用電；合同管理；問題；對策
Key words： power supply and consumption；contract management；problem；countermeasures
中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）32-0145-02
作者簡介：任紅梅（1971-），女，四川漢源人，本科，企業法律顧問，研究方向為供用電合同。
0 引言
供用電合同是指供電企業向用戶提供電力資源，用戶支付一定費用的合同。從合同性質角度分析，這種合同屬于特種商品的買賣合同，屬于轉移財產所有權合同中的其中一種。供用電合同一方的主體是特定的，是依照法律規定被授予供電營業資格的企業。合同的標的物是電力，電力的供應和使用都是連續的，故合同履行方式一直處于一種持續狀態。供用電合同通常采用的是格式或者半格式條款的方式訂立，且電力企業對電力資源與電網的管理具有特定的強制標準。供用電合同自從雙方訂立合同時生效，不以電力資源的實際供應時間為合同生效的條件。下面本文對供用電合同管理過程中存在的問題進行簡要分析。
1 供用電合同管理中存在的問題
1.1 供用電合同的簽訂率較低，合同變更不及時 現階段，供用電合同簽訂的成功率較低，除了因為用戶用電合同需要重新簽訂但是并未簽訂之外，以及合同超過規定期限需要重簽卻并未簽訂的合同以外，符合供電企業要求的合同簽訂有效率僅為37%[1]。而合同簽訂率比較低的主要原因之一就是從事簽訂合同的專業人員配備不足，用電檢查人員較少，數量嚴重不足。在供用電合同中，各種電氣設備的產權分界關系到用戶的接電桿號，但是現階段有關供電饋線的改建變更事情主要由配電口管理，待事情結束以后用戶接電桿號的變更信息不能第一時間傳達到營銷口，致使負責管理簽訂合同的營銷人員不能及時了解相關信息的變更，不能及時地變更合同，致使供用電合同與真實情況相沖突。
1.2 供用電簽訂合同的質量較低 首先，由于供電分局的供電方案通常是由供電方案專門規劃管理的，供電方案多數非常重視電源部分，通過配電口分管領導組織開會決定，營銷人員沒有參與其中，導致在用電檢查簽訂合同過程中，根據省公司的產權分界相矛盾，在制定供電方案時未顧及用戶產權分界問題，在某種程度上，損害了用戶權益。其次，在簽訂供用電合同時，由于考慮不全面，供用合同不能正確簽訂[2]。現階段，供電分局對一些供電線以及設備的投資屬于非用戶投資，在正式供電時多采用臨時供電線路，為用戶提供的是非常規電力資源。供電線路或者設備由用戶個人投資建設，原來供電分局應有的產權和重要負荷的用戶，在確定供電方案時，沒有和用戶針對配電設施投資、設備耗損歸屬，是否配置多種電源等相關內容在供用電合同上未達成書面協議，嚴重影響到供用電合同的質量。最后，和用戶簽訂的供用電內容不能很好地滿足用戶要求，且相關產權問題表述不清晰，容易出現法律糾紛。
1.3 合同管理部門缺失 由于電力事業是具有公益性質的事業，它涉及到整個社會的公共安全以及經濟的快速發展。而電力這種特殊的商品自身又具有網絡性、壟斷性的特點，這就要求電力企業對電網、電能管理中必須依據一定的強制性標準。同時，供電企業的壟斷地位，導致在實際工作過程中形成了重視生產、輕視營銷的現象，故供用電合同的管理也只是被當作供電企業電力營銷工作中一個特殊專業來對待[3]。在簽訂合同時主要通過營銷部門檢查，企業的法律檢查、紀委部門都未參與進來，只是合同中有關條款是否合法、安全責任是否明確以及電價收費是否存在商業賄賂等各項工作都非常缺乏強有力的監管。在管理合同過程中未成立一種良性的審核監督制度，一旦發生合同糾紛，合同自身不可避免地就會受到挑剔、苛責。
1.4 供用電合同管理不均衡 一般情況下，供用電合同關涉到所有的用電客戶，簽約的數目龐大，如果長時間忽視供用電合同的管理，那么在實際工作過程中很容易就會發生重視修簽率、輕視修簽的質量；重視高壓供電合同管理，輕視低壓供電合同管理；重視城鎮地區供電合同管理，輕視農村地區供電合同管理的不良現象。如果一味地追求修簽率，那么簽訂合同的質量就不能得到有效保障，也不能發揮合同應用的法律效力。
1.5 供用電合同相關管理制度不完善 在供電電合同管理過程中，缺乏有效的獎懲考核制度，且企業營銷部門的合同管理意識淡薄。在營銷部門管理業務過程中僅僅重視考核營銷指標，對供用電合同的管理也只是當成一項很普通的業務對待[4]。因此，由于供用電合同修簽質量產生的經營損失，缺乏規范的考核制度，基層營銷部分對供用電合同管理的重要性也缺乏認識，忽視了供用電合同的管理。
2 加強供用電合同管理的對策
2.1 加大對簽訂人員的培訓力度，有計劃完成供用電合同簽訂工作 針對原來應該簽訂合同而還沒有簽的供用電合同，要有計劃、分步驟地完成；對于已經到期的合同，供電企業把這部分合同進行合理分類、按月列出科學的時間表，提前通知有關供電營業單位與用戶，對于到期限仍舊不簽訂續簽合同的用戶，分別采用電話通知、發送電子郵件以及手機短線等方式，提醒用戶按時續簽合同。增強對簽訂人員的培訓力度，提高供用電合同簽訂質量[5]。對于現階段各個電力企業負責供用電合同簽訂的人員業務能力較低的現實情況，合理組織相關人員到省公司參加上崗取證。然后在企劃部的協助下有計劃地開展供用電合同簽訂人員的培訓工作，提高供用電合同簽訂人員的工作能力。
2.2 改造配網計劃，制定長效管理制度 針對因為供電方案不合理引起的客戶產權界定不清晰的各種問題，需要納入配電網的改造計劃。從一個用戶的進線柜環網供電到另一個用戶，由各個分局進行統計分析，然后納入配電網改造計劃的項目進行整體修改，重新簽訂相關的供用電合同，把供電企業與客戶之間的產權劃分清楚，以最大限度減少和用戶之間的產權糾紛[6]。同時，為了確保因為供電企業的因素導致客戶接電桿信號或者供電電源變更等信息在第一時間傳達到各個供電分局的營銷部門，各個供電分局必須依據自身實際情況制定切實可行的工作程序與管理制度。保證用戶變更以后的配電信息及時傳送到相關營銷部門，各個電力分局負責營銷的人員對用戶的用電合同應該進行及時變更，使供用電合同的內容與實際情況保持一致。
2.3 規范供用電合同管理制度 嚴格控制用戶業擴工程送電環節，保證在送電之前結束供用電合同的簽訂工作，為了切實提高供用電合同簽訂的工作效率，各個供電分局必須加強與工程施工單位協調，重視對業擴工程的檢查，必須規定新裝的用戶在送電之前完成供用電合同的簽訂工作。此外，為了保證供用電合同的信息和營銷部門留存的信息相符，在每個月開出專變清單以后，供電企業專門負責把所有的用戶信息逐一和營銷部門的信息核實，一旦發現簽訂合同上面的信息和營銷信息不一致，立刻通知供電營業想場所到現場進行信息核對，以現場信息為依據，判斷用戶的正確信息。
2.4 完善供用電合同管理制度 要想保證供用電合同修簽工作順利開展，必須完善供用電合同管理體系。加強對供用電合同修簽工作的研究，成立分管營銷組長，把相關科室的負責人定為工作小組，形成供用電何榮管理的人員系統。其次，完善合同管理體系，重新補充供用電合同管理方法，明確各位合同管理人員的工作職責，建立健全合同分級管理模式，規范合同的管理臺賬、報表等，明確合同的存放位置，檔案盒外觀以及標簽格式等內容，把專變用戶的合同和原始檔案一起存放[7]。最后，要多和用戶溝通，及時了解用戶經營概況，掌握用戶的用電情況，通過各種途徑取得用戶的理解、支持。針對不配合工作的用戶，加大宣傳力度，比如：利用正反案例的對比，加深“電是商品”的宣傳力度，提高用戶遵守法律的意識。如果有些用戶對合同條款不甚明白，要做好合同條款的解釋說明工作，通過合理的解釋，讓用戶從原來的不理解轉變為支持配合。此外，還要多和用戶聯系，當關于合同內容達成一致以后，通過走訪用戶或者電話聯系等方式，和用戶保持良好的關系，促使用戶盡早簽訂供用電合同。
2.5 健全供用電合同的審核、會簽制度 完善供用電何榮的審核、會簽程序，明確列出供電經營場所合同修簽人員的審核部分，制定出供用電合同內部會簽、流轉分級的核實責任，控制合同簽約的質量，杜絕出現修簽錯誤，或者遺漏相關內容，提高合同修簽質量[8]。其次，可以定期召開客戶座談會，為用戶發放評議卡片，加強對用戶合同履行監督，依據法律規定進行供電，進行誠信服務。通過適時的調查、回訪，發現合同管理過程中存在的典型問題，改進合同管理過程中的不足之處，掌握企業合同簽訂、用戶履行合同條款的動態情況，確保用戶進行知情消費、自主消費。
3 結束語
總而言之，供用電合同作為供電企業和用戶之間相互聯系的紐帶，在供電企業中扮演著非常重要的角色。且供用電合同的管理是一項涉及面廣、事項繁雜、需要多個部門進行密切配合的工作，對相關合同管理人員的業務技能有較高的要求。因此，在管理過程中，要不斷提高管理人員的綜合能力，盡最大程度減少經濟利益方面的糾紛，杜絕違法行為，不斷完善供用電合同的管理。
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關鍵詞：會計事前監督 合同管理 應用分析
隨著經濟體制改革的不斷深入發展，企業獲得了比較多的發展空間，但因為市場自身的缺陷，也使得企業自身的經營過程中出現了很多風險。會計監督是確保企業能夠健康發展的重要途徑。但是會計的事前監督則一直都是會計監督中的盲區，很多企業沒有重視其作用的發揮。事實是很多的會計風險都是發生在事前，如果在事前，企業的會計人員沒有能夠有效的參與，企業的財務風險就很難得到有效的控制。企業每年都有一大批合同在訂立、履行，以及變更或在解除、終止，合同管理的重要作用也愈來愈明顯。所以，強調會計的事前監督在企業的合同管理中具有十分重要的作用，這也是本文研究的重點。
一、會計事前監督對于企業合同管理的必要性探討
（一）開展會計的事前監督符合國家財經法規的相關規定
企業開展各種經營活動，都必須要遵守國家的相關法律法規，如果企業所簽訂的這些經濟合同不符合法律法規的要求，很有可能會使得合同的簽訂無效，或者產生其他的一些不利后果。企業的會計事前監督，能過對企業準備簽訂的合同是否符合國家相關法律規定進行有效評估，從而最大限度的減少可能存在的一些合同風險。
（二）會計事前監督可以給企業經濟合同的簽訂提供比較準確的經濟信息
經濟合同是企業經濟風險中主要的來源之一，所以加強對經濟合同的科學管理對于企業提升自身的風險能力有著十分重要的作用。企業的財務部門在長期的工作中應當具備風險識別和控制的能力，在企業簽訂相應的合同之前，首先就是要對簽訂合同可能存在的風險進行有效識別，同時依據各種方式提出相關的建議和意見，從而降低合同風險。通過這種方式可以使得簽訂合同的決策層獲得較為準確的信息，進而依據相應的經濟信息判斷是否需要簽訂經濟合同，或者是對合同進行修改，以達到降低風險的目標。
（三）開展企業的會計監督，能夠較為有效的提升企業的合同管理水平
企業的合同管理是企業管理的重要組成部分，包括了事前、事中和事后幾個比較重要的管理環節，而事前管理則往往是最為重要的一個環節。企業的會計監督如果在合同管理的事前可以做到位，就可以在很大程度上減少風險的產生，從而很好的維護企業自身的合法權益，對提升企業的經濟效益也會有一定的促進作用。
二、會計事前監督在企業合同管理中的具體應用分析
（一）會計事前監督注重全過程、全合同的參與
企業簽訂經濟合同是一個較為復雜的過程，對于對方企業的財務信息的識別，財務部門則更加專業。憑借財務部門的獨立性，可以有效的增加在談判過程中的話語權，最大限度的保障合同簽訂的公平性。如果企業的財務部門有足夠程度的參與合同的風險管理，那么對于企業的風險規避和風險識別都會有十分積極的意義。所以，在簽訂合同時，除了組織法律、技術人員外，財務人員也要全過程、全合同參與到合同談判中。會計的事前監督在企業的合同管理中一定要發揮出應有的價值，進行全過程、全合同的參與，這樣才能收到比較好的效果。
（二）會計事前監督要重視對于銷售訂單的動態管理
有些企業在實際經營過程中，雖然每月都編制生產經營計劃，確保生產與銷售的匹配，但在具體操作中，銷售、生產和倉儲等部門之間由于缺少及時溝通，到時會出現由于企業發不出貨而造成客戶當月訂單執行不完的情況。若在價格下降通道中，客戶會提出終止未執行完的訂單；而在價格上升通道中，客戶勢必要求公司在次月繼續履行訂單，造成企業非常被動，該賺的錢賺不到，對企業的生產經營造成不利的經濟影響。為此，會計事前監督要重視對于銷售訂單的動態管理，換句話說，銷售訂單也應納入合同管理及會計事前監督的范疇。
（三）會計事前監督應納入公司制度考核
企業管理制度是實現企業目標的有力措施和手段。為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，企業應制訂合同管理制度，會計的事前監督也應納入合同管理制度范疇，按制度進行規范及有效落實。同時企業也可引入相應的考核機制及問責機制。如一個合同因條款有誤或市場變化等因素產生糾紛，給企業帶來經濟損失，在合同匯簽單上應追究相應簽字人的責任，做到有獎有罰，讓企業有據可依。有力的制度可以使會計事前監督更加注重學習成長，更好的為企業服務。
三、小結
企業的合同管理對于企業有效的規避和識別風險有著比較重要的意義，會計事前監督能夠有效的降低企業合同管理的風險，可以有效的為企業經濟合同的簽訂提供科學的經濟信息，從而有利于提升企業合同管理的水平。將會計的事前監督有效的應用到合同管理過程中，需要企業領導的支持，使得會計事前監督可以全過程以及全合同的參與。會計事前監督也要重視對于銷售訂單的動態管理。同時，會計事前監督應納入公司制度考核，讓企業有據可依。會計事前監督在進行應用的過程中，需要注意和企業的相關部門之間的分工協調，不斷提升會計人員的綜合素質，這樣才能夠使得會計事前監督能夠在企業合同管理中發揮更大的價值。
參考文獻：
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1.建立完善的內部控制制度，提供風險控制保障從事前、事中到事后，全流程的管理才是完善的風險管理，任何一個環節的缺失，都有可能給企業造成損失。而企業各環節的控制需要完善的內部控制制度作為保障，內控制度包括客戶管理制度、信用管理制度、合同管理制度、資金管理制度、應收賬款管理制度、法務管理制度等業務關鍵點的控制制度，以及風險管理制度、內部審計制度、業績考核制度等保障性制度體系。從全流程各環節進行控股，提高信用風險管理的完整性和有效性。企業在經營業務開展過程中，做業務的風險識別與分析，分別制定風險控制策略。要安排專門部門或專人負責經營風險評估，排查、化解、有效控制業務流程各個環節風險點，避免造成損失。具體來說，企業可安排經營管理組從貿易模式、客戶資信、經營效益、進銷存風險防范等方面進行審核；企業管理組或法律事務組可負責從法律風險角度進行審核，重點審核經營合同是否存在重大隱患和漏洞；財務組（包括資金結算組）主要負責從資金使用、防范資金風險、資金籌措等方面進行審核。在內控制度的設計上，企業應建立崗位責任制，明確內部相關部門和崗位的職責權限，切實做到不相容崗位相互分離、制約和監督。
2.有效利用國內貿易信用保險國內貿易規模的迅速擴大，對貿易規則的規范化和信用保障服務提出了更高的要求。內貿險具有保障國內貿易安全的作用。國內貿易信用保險主要承保買家信用風險，包括因買方破產、無力償付債務以及買方拖欠貨款而產生的商業風險，可緩解企業因資金鏈條斷裂帶來的風險。國內貿易信用保險的基本功能就是當上述風險發生時，在企業難以收回貨款，造成應收賬款損失時，提供損失補償。2012年，商務部發文五成補助力推國內貿易信用保險，同時確定補助項目承辦機構的七家保險公司。企業可以在內貿業務中，有效地利用國內貿易信用保險，降低財務風險。
二、信用風險的事中防范
1.加強合同管理，把好風險防范的之門業務合同是企業風險防范最為重要的手段之一，完善、有效的合同，可以有效對各方權力和責任進行約定，也是解決糾紛的最為重要的依據。企業所有商品貿易業務均要簽訂書面合同，并按合同管理辦法及法律風險防范的有關規定，切實做好合同的簽訂和履約，防范合同風險，確保企業權益不受損害。因此，簽好合同，按規范操作，對風險的防范和規避能起到非常重要的作用。在合同管理中，要注意以下幾條：（1）加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執行等環節的程序和要求，充分運用信息化手段，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應措施，促進合同有效履行，切實維護企業的合法權益。（2）簽訂合同，內容一定要完整、準確，要件不能有遺漏。對合同格式和文本擬定，爭取主動，應盡量采用本企業的標準版本，如果使用對方格式合同，應用本企業的版本加以對照，從差異中尋找對我方不利的條款并加以修正，爭取增加對我方有利的條款。這樣就能夠在很大程度上防范和規避以后環節發生風險。嚴禁簽訂顯失公平、存在重大風險隱患的合同。（3）企業簽訂合同，應履行必要的基本審查，重點關注工商營業執照、法人代表證件、授權委托書、特殊商品的經營許可證等。特殊情況下，還應征求法律顧問的意見。（4）企業應加強對合同履行的監控，強化合同履行情況及效果的檢查、分析和反饋。在合同履行中發現條款有誤、對方有欺詐行為，或因政策調整、市場變化等客觀因素，已經或可能導致企業利益受損，應當按規定程序及時報告，并經對方協商一致，按照管理權限辦理合同變更或解除事宜。協商不成，應采取補救措施，將風險降至最低。應特別注意，在合并履行中，對同一客戶同一品種的大宗商品貿易實行單結單清，在上一合同未履行完畢之前，嚴禁新開信用貿易合同，防止用新合同掩蓋舊合同存在的不足，造成更大的風險。
2.加強客戶信息跟蹤，及早識別突發信用風險定期拜訪重要客戶，了解其生產經營情況和資信變動情況。進行信用等級評估，對信用等級偏低和資信異常的客戶，及時采取收緊信用等措施，防范信用風險，保障貨款的及時回籠。企業應制訂客戶信用額度制度，根據客戶信用檔案記錄、市場情況等，區別不同客戶類別，合理確定客戶的信用額度和信用周期。對單一客戶應設置賒銷總額限制，每一客戶的信用額度應與其支付能力相對應，嚴禁對客戶超額放大財務杠桿。及時調整客戶的信用額度，調整應收賬款的狀態，做好應收風險與客戶資信相匹配。
3.加強信息化建設，固化內部控制制度流程完善業務風控信息化系統。加快推動各成員公司優化完善業務軟件系統，將業務流程中識別的風險嵌入ERP系統，在業務運行中實時動態提示和及時處置。最好讓技術公司在ERP管理系統中增加“國內貿易”、“境外貿易”兩個模塊，使其反饋的內貿業務信息更加及時準確，切實消除了人為風險因素。
三、事后信用風險防范
1.加強應收賬款的管理企業應制定和完善應收款項管理制度，實行應收款項責任管理，做到每筆應收款項有專人負責。銷售部門負責應收款項的催收，催收記錄應妥善保管，財務部門負責辦理資金結算并定期與銷售部門、客戶對賬，督促款項回收。要定期通過函證等方式，與客戶核對應收賬款、應收票據和預收賬款等往來款項。企業要建立銷售考核責任制，明確業務人員的銷售考核包括應收賬款的回收、賬齡以及追收額度與銷售績效獎懲掛鉤，形成銷售業績和貨款回籠并重的管理模式。
2.加強法務管理與風險應對建立逾期賬款管理辦法，根據客戶的最新情況，及時采取催收、資產保全、法律訴訟等管理程序，根據信用風險的狀態和程度，及時啟用相關程序，甚至法務程序，以便及時做到風險管控，從而最大程度減少信用損失。在確認無法收回時，也及時與相關保險公司進行索賠，通過信用保險，降低信用損失。
3.加強內部控制執行檢查與考核內部控制制度的執行是風險防范的手段，只有按照企業內部控制制度的執行，才能有效防范信用風險、及早識別信用風險，及早應對信用風險，防范信用損失。因此，需要定期檢查分析業務流程過程中的薄弱環節，完善內部控制措施，優化內部控制制度，提高內部控股效果。同時，考核是內控執行的保障，加強內部控制制度執行的考核，在企業內做好有法必依，違法必糾的法制文化，提高內部控制制度的執行效果。涉及較大損失還應查明原因，落實追究責任。
關鍵詞：合同; 管理風險 ;形成原因; 控制措施
合同是市場經濟主體通過協商就有關民事權利、義務達成的一致約定，是企業參與經濟活動的外在表現形式。企業合同管理是企業以自身為當事人依法簽訂、履行、變更、解除、審查、控制等合同行為規范的總稱。對企業來講，加強合同管理可以控制經營風險，優化資源配置，提高經濟效益，是企業內部控制管理工作的重要內容。
一、合同管理風險形成原因
企業合同管理的風險源來自兩方面：一是來自企業外部，如法律、政治、經濟環境變化形成的風險；二是來自企業內部管理形成的風險。本文重點就后者的成因進行分析，主要有以下幾方面：1.合同管理主體責任不明晰。合同管理主體責任不明晰是形成內部合同管理風險的主要原因。在現代企業管理中，明確部門、崗位職責劃分，才能做到責權利有機結合。企業沒有完善的合同管理制度，是造成責任劃分不清，出現問題無法追責的根源。2.未經授權或超出授權簽訂合同。合同簽訂人出于自身或者他方利益需要，未經授權或超出授權簽訂合同，這些合同企業不能及時發現并作出處理，可能會對企業不利，導致經濟利益受損。3.當事人對有關法律不熟悉或誤讀誤解。由于合同簽訂當事人對《合同法》及相關法律法規不熟悉，導致合同違反法律法規規定，形成無效合同，讓企業錯失良機，給企業帶來經濟利益損失；由于合同簽訂當事人對合同條款誤讀誤解，造成合同條款遺漏或顯失公平，帶來履約違約風險。4.合同簽訂前未做資信評估調查。企業在合同簽訂前，沒有對合同另一方進行了解、調查、評估，出現合同主體資格不合法，資信狀況差，履約能力弱。甚至出現不法分子利用客戶信息，編制虛假證照，進行合同詐騙。5.履約過程監控不利。在合同履約階段，企業未關注合同的履約進度，對履約階段出現的問題不能及時調度、監控，導致標的物質量、收發貨方式和時間等與合同約定不符，結算發票開具不規范，不符合稅法規定，雙方責任人溝通交流少，形成履約風險。6.履約糾紛未能有效處理。企業因自身資源或外部環境變化不能履約時，未能通過溝通取得對方諒解，化解企業不利因素，減少違約賠償帶來的經濟損失。出現履約糾紛，未能通過有效法律手段追究違約方責任，賠償企業經濟損失。
二、合同管理風險控制措施
眾所周知，如果企業對合同管理不善，會加大企業的經營風險和財務風險，導致企業經濟利益受損，信譽下降，甚至有可能錯失發展良機。嚴重者，還會影響企業生存。為強化合同管理，筆者認為應采取以下控制措施：1.制定嚴密的合同管理制度，實行責任追究制。企業領導對合同管理應予以高度重視，制定嚴密的合同管理流程，將合同的權利義務按職能分工分解到各部門，責任明確，各司其職，全過程動態監控，出現瀆職行為，追究相關人員的責任。2.落實企業合同管理流程制度，實施事前預判、事中控制、事后分析全過程動態管理。2.1授權簽約。企業授權合同簽約部門、簽約人，明確授權范圍，便于授權責任人開展前期調研工作。授權簽約人接受授權后，分析企業自身資源分布、需求、時限等因素，進行市場調研，形成市場調查報告，以供決策者參考。2.2確定合同對方當事人。確定前應充分了解、調查并評估對方資質、信用狀況，履約能力。具體包括：A審查對方提供的營業執照、法定代表人身份證明及其他經營資質，委托人簽訂合同的，還需審查人的法定授權委托書、人身份證明，及其他足以證明主體資格有效的文件；B必要時進入現場，查看對方企業規模、生產能力，分析評估對方所處該行業的水平，預判其履約能力；C獲取對方經審計的財務報告、銀行機構出具的資信證明，也可以咨詢對方的上下游客戶，充分了解其履約能力和信用狀況。2.3合同簽訂。簽訂過程中，審查合同條款是否齊全，是否有漏項。合同內容包括：當事人的名稱和住所；標的；數量；質量；價款或報酬；履行期限、地點、方式；違約責任；解決爭議的方法。合同原稿經過內部部門流轉審核后，法人或授權人簽字，加蓋合同專用章和騎縫章。2.4合同履約。履約階段，注重標的物質量及收發貨情況，做到事中控制。合同履行過程中遇到一方違約，通過協商來追收合同權利，協商不成的，獲取足夠證據，通過法律手段追收。2.5總結分析。合同履行結束后，及時進行總結分析，以便更好地維護企業權益。3.健全企業內部激勵機制，落實責任獎懲制度。建立內部考核責任制時，與合同管理流程制度對接，對企業合同管理中作出重大貢獻的人員，予以重獎；因責任人不當行為引發的企業損失，按一定比例同工資、獎酬掛鉤，重大損失，還可通過法律程序追索償付責任。4.加強合同管理人員培訓教育，提高業務素質和風險識別能力。
企業應加強對合同管理人員的培訓教育，促進對《合同法》及相關法律法規的學習。企業受自身培訓資源限制，可適時參加一些外部培訓。同時應加大內部宣教力度，必要時聘請專家到企業講課，強責任、增素質、辨風險，爭取以最小的風險控制成本獲得最佳的風險防范效果。
作者:辛崇花 單位:山東山水水泥集團有限公司日照分公司
參考文獻：
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一、合同管理的要點
企業的經濟往來，主要是通過合同形式進行的。一個企業的經營成敗和合同及合同管理有密切關系。企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。
二、合同管理的誤區
案例一重視合同簽訂環節，輕視合同履行環節
一般情況下我們的企業對合同的簽訂環節很看重，建立了合同審批辦法和流程，但是往往輕視合同在履行（包括合同的變更、轉讓和解除等）環節的法律風險控制。其實合同簽訂的目的是為了實現合同價值，但是合同簽訂不等于經濟行為已經實現，合同的全面履行才是關鍵所在。現在不少企業沒有建立合同履行法律風險控制機制，也沒有必要的證據意識，導致對方違約時不知道即將面臨的法律風險，更不知道應如何妥善應對。
A企業質量索賠案，因B企業交付的貨物有質量問題，A企業業務人員曾用電話方式告知B企業，后來又采取傳真方式通知對方，但是未取得對方有書面回復。結果在法庭上B企業聲稱沒收到質量異議通知。由于雙方的合同約定：“如有質量異議，須在收到貨物后15天內提出，否則視為驗收合格。”結果A企業沒有證據證明曾提出了質量異議，結果直接導致案件敗訴。其實我們只要建立相對完善的合同履行環節的風險防范體系，即能有效化解法律風險。以質量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時保全相關證據，才能有效地向違約方索賠損失。
案例二合同管理等同于“合同書”的管理
合同管理應是企業各部門共同參與，而非僅僅是法律部門的工作。
但還是有不少企業誤認為合同管理就是對合同（即合同書）的管理。“具體工作是按公司內部簽約授權等級對商談中的合同進行審查、會簽和蓋章，然后對已簽合同進行備份、分類歸檔和保管。”這種合同管理模式將合同管理的本質視為合同訂立過程的流程管理，不能真正有效防范企業的法律風險和實現企業合同管理的目標，屬于計劃經濟下的傳統思路。
從靜態管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動態過程則表現為業務部門擬定合同樣稿，法律部門對合同的法律問題進行把關審核，最后由企業領導簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細節，包括當事人背景資料、前期談判的焦點、合同履行的技術細節等問題。
事實上企業的法律風險存在于經營交易的全過程之中，包括從合同商談，客戶是否已在“庫內”，（在庫外的客戶還須對其進行考察）、簽訂合同與履行合同必須設定相關風險條款（包括交付期、貨物驗收、退貨條款與認定、貨款支付條件）等各階段都要規避相應的法律風險。目前中國企業面臨最大的合同法律風險是：能否按時保質保量交付標的物，能否及時回籠應收賬款。
因此，企業要從“合同文書管理”的誤區中走出來，取而代之的是“合同的全過程管理”。
案例三重視事后訴訟補救，忽視訴訟前的預防。
不少企業往往把關注點放在完善法律糾紛的訴訟解決機制上，并不關注事前的預防即法律風險識別和評估，認為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設計，以至于身處糾紛纏繞時才發現自己已深陷法律風險之中，有的即使案件勝訴了卻發現被告無償債能力。經案例分析統計，其實預防訴訟所花費的成本遠遠低于案件的訴訟費用，且效果明顯。
根據以往案例分析告訴我們，建立完善的法律風險預警機制可以從四個方面做起，即：證據預警、質量預警、時效預警和償債預警。
證據預警是指避免因證據缺失導致證據鏈條斷開，造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現而采取的措施。
質量預警是指在合同約定或法定檢驗期間內，或在質量保證期間內，對貨物質量進行及時的檢驗，如發生質量問題應及時通知對方，并保留相關書面證據的措施。
時效預警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無書面催收記錄也未達成書面還款協議時，法律部門應通過書面催收等手段中止或彌補時效的措施。
償債預警是指負債方逾期償還貨款，或遇負債方有改制、合并、分立、破產、隱匿財產等情形，可能影響到貨款正常清償時，法律部門應及時向企業相關部門匯報情況，及時采取法律措施以保障企業債權的安全性。
企業應建立全過程的合同管理監督機制，對將來可能產生于訴訟不利的法律風險及時采取預警措施，避免或減少不必要的經營損失。
案例四誤將合同管理視為專屬公司法務部門的工作
不少企業認為合同管理是專屬于公司法務部門的事，其他部門只是配合法務部門的工作，甚至不少中小企業根本就沒有法務部門，也沒有專人負責合同管理的專職人員。筆者認為合同管理是專屬公司法務部門的事這種認識是片面的。因為法務部門只是參與合同管理的一個職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關。
以合同審查環節為例，現行的合同審查機制基本上是業務部門將合同文本交法律部門進行形式審查，由于法律部門不了解合同背景資料，無法掌握合同締約過程的細節，無法對合同的合法性、合理性和可行性進行有效的審核，進而無法對潛在的法律風險進行有效的識別。為保證合同目的的順利實現，合同審查應當不僅僅就擬定的紙上條文進行風險審查，更需要對合同的整個商談、磋商過程有所了解，追溯合同反映出的每個問題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場及所關注的主要內容，并會同財務部門和業務部門對合同的效益性進行會審。而在合同履行階段，傳統模式是法律部門是不主動參與的，而事實上企業各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應成為合同履行的協調者和監督者。
例如財務部門的主要職責是開票、對賬、結賬和財務數據分析等；業務部門（包括采購和銷售）的主要職責是進行客戶開發、資信調查、合同商談和簽訂合同，聯系品保（包括采購和生產部門）部門安排生產，聯系倉儲部門交貨，協助財務進行貨款回收等；品保部門的主要職責是負責打樣，安排生產進度，監督產品品質，參與產品安裝、調試和技術培訓等；物流部門（包括報關、倉儲和運輸部門）的主要職責是安排發貨（包括退換貨），核對交接貨清單，辦理物流保險等。在合同履行過程中，通過與其他各部門進行定期會商、不定期的走訪交流、合同月報制度和重點領域采取的專項風險防范機制，企業法務部門可以掌控合同履行過程的動態情形，并對可能引發重大法律風險的環節和項目進行重點監控，可以有效控制合同履行過程中的法律風險。
三、點評
1、合同的簽署只是該項經濟業務的開始，合同的履行環節才是具體落實合同的關鍵。
【關鍵詞】施工企業；建設工程項目；合同管理方法
施工企業建設工程項目的合同管理是施工過程中的最高的行為標準和行為準則，合同管理是施工企業建設工程項目的核心部分。施工企業建設工程項目加強合同管理，首先要牢固樹立企業形象，本著依法治理企業的要求，對于合同管理要牢固樹立其法制觀念、對于合同管理義務要自覺進行履行和熟知、對于合同管理方面的法律風險要提出一系列避免措施，并制定相關方案，從而應對企業在市場中所面對的一系列競爭，有力保證企業的應變能力，保護施工企業建設工程的合法權益。其次，從施工企業的管理角度層面上講，定期組織一系列有效的檢查指導工作、監督管理措施等經濟活動，以保證合同管理游走于企業施工建設工程項目的任何一個環節，且在施工和結算正常運行的過程中不出現任何差錯和漏點，合同管理也是提高企業經濟效益的最為有效的措施，它保證了企業在激烈的市場競爭中占有一席之地。
一、強化全員的管理意識
作為一項重要經濟管理工作的合同管理，它的管理水平在很大程度上影響著施工企業的經濟效益，作為如此重要的管理工作，它的設計面比較廣，因此要將合同管理工作營造良好的氛圍，即人人都重視、人人都有著強化管理的意識。施工企業建設工程項目的主要負責人和經濟管理部門要將管理意識進行規范化，確保合同管理的高度重視性，并且在全員范圍內形成合同管理的強化意識和人人參與意識。各級相關管理部門要實行管理落實到位的措施，緊密銜接好合同管理全過程，做到落實到位、控制有效、檢查到位、反饋及時，將合同管理工作全過程進行規范和管理好。
二、抓好合同管理的簽約和履約
合同管理過程必須保證是規范化管理的，并且管理措施貫穿于全過程中，規范管理主要應該做好：
1.訂立合同前的管理。施工企業建設工程在進行合同簽訂前的合同管理針對方主要是工程建設方，即對發包人的工程項目信息進行相關評審，且與經濟效益相掛鉤。施工企業要定期組織好對于項目經理、合同管理人員等的相關培訓工作，開展合同管理法的法律和法規教育，可以邀請合同管理的職能部門做此方面的培訓工作。同時，施工企業要進行合同法律法規內部宣傳工作，將重合同守信用工作進行到底。
2.合同談判簽訂的管理。發包人所對應的程序是施工企業建設合同談判和簽訂，由于發包人是企業談判的對象，所以發包人也是合同簽訂的對象。施工企業建設工程合同談判本著平等一致、協商一致、互惠互利的原則與發包人進行實質性的合同談判，并且在談判之前，對于發包人是做過調查和了解的，即認定其的項目工程承擔能力方進行談判。施工企業逐條研究發包人的招標文件要求，確定承諾性。鑒于施工企業建設工程項目的合同繁多的內容，大多情況下對于發包人的合同條款都是經過談判的。在與發包人談判時，在依據通用條款的條件下，結合協議書和專用條款進行，對于承包人所承擔的義務條款項，應該引起充分重視。談判后，如果雙方對于合同管理的各項條款沒有見解，并且達成一致意見，合同文件便可立即簽訂。
3.合同履行中的管理。企業施工建設工程項目中的合同管理貫穿于施工的全過程，所以在進行施工合同的履約方面，企業的各項管理工作必須包含在內.合同履行過程中，雙方要明確各自的權力和責任，對于合同管理必須依法實施，依法行使權力和履行義務，為確保合同管理的圓滿完成而依法實施。（1）執行合同交底制度。施工企業建設部門應該建立合同管理制度，明確合同管理的各項目標、任務、權力和義務等，對于合同的執行情況，施工方應該定期對項目部進行反饋內容：招標文件、圖紙、招標資料和合同文本等。對于變化的合同文本，必須在第一時間內進行工程洽商記錄的辦理工作，收集有關雙方的變更資料。對于項目部所反饋的信息，經營處和法規處要及時分析其原因，找出解決問題的措施和方法，如果出現大的誤差，必須第一時間向上級領導匯報，收付工程款情況、合同重要內容等也要及時進行匯報，對于出現的合同違約情況是由于非施工方造成的，必須及時報送建設規劃部門，研究原因，找出責任人，具體內容將落實到具體部門和責任人。（2）合同履約過程管理。一是項目部要做好合同規定的進度、質量和資金方面的控制工作，切實履行好施工方的義務。要按照合同所規定的工期時間，制定施工計劃方案、組織好有關進度的工作，如果中間出現延誤，必須采取切實有效可行的趕工措施，以確保合同工期的順利進行。要嚴格依據合同管理規定的質量要求，進行質量檢查制度的執行，以應對發包人、建立的質量檢驗工作，材料和設備的供應工作要保質保量進行供應，確保工程質量。對于施工項目的預付款和進度款要嚴格按照合同規定執行，并辦理工程的竣工結算，工程款進行結清。同時，還要按照合同的規定提供相關竣工資料并參與竣工驗收工作，此外，對于質量保修期必須履行到位。二是對于履約期間產生的一系列動態管理，必須嚴格加強和管理，以防違約事件的發生。項目部在做好各項工作的同時，必須對合同的實施和進行狀態進行跟蹤對比，及時糾正錯誤，本著效益為先的原則，提高經濟效益。在這種情況下，才能夠向施工單位提出承包價格，做到有理可依。三是加強合同履約期索賠與反索賠管理。承包商為了減少項目損失，依據合同條件的變化提出索賠要求；客戶根據合同管理規定將工期的拖延、質量問題無法彌補的和責任人事故進行反索賠。對于項目管理工作施工方必須在簽約后及時進行，對于一些技術資料等及時進行歸檔管理，重要性的資料必須經監理工程師和客戶代表進行簽證，變更性的重要內容必須經雙方簽訂，為索賠和反索賠提供重要的保證依據。
三、建立健全網絡管理
將合同管理機構、制度和人員落實到位，以層層建立合同領導小組的方式進行，確立相關管理部門，如歸口管理部門（公司經營處）、配合部門（法律處）。研究的可行性內容是：首先，做好調查工作，即施工方主題資格性的合法調查。主要調查內容為：是否具備法人資格、是否依法注冊和登記。其次，做好施工方資信和履約調查工作，即施工方應該具備一定的社會信譽度和資金保障。再次，做好施工活動的合法性調查工作，施工單位在進行施工前，必須具備施工許可證，方可施工進行。
合同的簽訂過程漏洞是避免不了的，所以要減少合同談判和簽訂過程的漏洞，確保嚴密性、合法性和可行性的合同管理，采取施工合同的三權相對對立（洽談權、審查權和批準權）：企業經營處人員在辦理合同談判和形式洽談權前要依據所授權的范圍，進行辦理合同權限辦理以內的合同談判；對于洽談所形成的的合同文本，施工處法規人員和顧問要進行審查，然后交由企業領導進行審批，最后由企業經濟處人員進行對外簽訂合同手續的辦理工作。
總之，加強項目實施過程中的合同管理是施工企業工程項目管理的核心。合同管理，就是施工企業從上向下建立起的一支專業管理隊伍。在全球經濟一體化的今天，施工企業建設工程項目的合同管理勢必要求更加規范化和合理化。作為建設方和發包方而言，要嚴格按照合同管理進行實施項目建設工作，確保合同管理方法得當，措施切實有效可行，嚴格化、標準化進行運作合同管理法，確保建設施工期間不必要事件的發生，使得施工企業建設工程項目順利進行下去。
參 考 文 獻
[1]劉爾烈，劉戈.項目采購與合同管理.天津大學出版社，2010.（5）
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設計、監理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產設備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學牽涉到招生就業管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現合同糾紛，誰都不承擔責任，誰都負不起責任，最后由學校承擔責任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學校財務管理帶來了風險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學工處、團委、招就處、后勤與產業處、信息中心簽訂六個不同內容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內部牽制不到位
合同管理是全過程的系統，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現對對方單位資質和履約能力審查不夠；合同簽署中出現合同沒有經過承辦部門、財務、基建審計等部門聯合會簽，重大金額沒有經過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現沒有部門能監督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質量如何，是否有合同糾紛發生等；合同履行結束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料等等，結果給學校造成不必要的財務風險、稅務風險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業性差，往往忽視違約責任、爭議解決等條款的約定，導致最終給學校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規合同” 和“私下合同”兩份,“正規合同”形式正規,內容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養
1、高校領導應充分重視學校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律法規講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規章制度。
2、合同管理是一項專業性強、知識面寬、法律法規意識要求高、需要豐富實踐經驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養顯得尤為的重要。學校可以根據實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關法律法規知識的專業培訓和職業道德培訓。通過培訓使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養其職業素養，促使高校合同管理人員的業務水平不斷提高，保證合同的簽訂質量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規范，是全面推進依法治校，切實維護學校合法權益內部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責任等每一個工作環節均做出明確規定，明確對于涉及經濟內容的合同，達到規定金額的項目必須經過正常的招投標程序后，才能進入合同簽訂程序，規范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環節進行細致、深入的規定，使每個步驟的開展都有據可依，并處于有效的監控狀態。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調查制度和信用管理制度、合同授權委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內部監督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調查，所有合同在簽訂前需要重點調查合作方有無簽約主體資格，了解其資質、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業人才進行詳細的專項調查并制作調查報告。其次對有過合作關系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應限制其參與學校的相關經濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規范合同文本。盡量采用國家相關部門統一印制的格式合同或合同示范文本，規范合同文本，有利于明確合同主體的責任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規范合同審批流程。每項合同的簽訂應由承辦部門提出，合同承辦部門應就合同主要條款、可行性及風險進行全面審查，合同的審批流程分別經過財務處、紀檢審計處、學院辦公室等部門審核合同的相關條款，建立合同會簽制。重大合同還需經學校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關，責任到位。再次規范法人授權委托制度。高校對外簽訂合同, 應由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經授權, 任何人不得以學校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態化全程監控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應當對合同履行過程中的各個環節包括簽約、交貨、驗收到結算及時跟蹤、管理，發現問題及時處理。其次合同管理的核心內容就是抓好執行環節的財務控制，財務部門應該嚴格按照合同的條款辦理結算手續，把好合同結算關，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協議等重要資料，實現合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網絡化審核，規范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監督部門要檢查合同管理制度的執行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發現問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規范化管理，實際上是把經濟監督關口前移，用合同管理的方式去規范、約束經濟行為，避免了經濟活動中由于缺乏法制觀念給學校造成的不必要損失，由于校內各職能部門全方位的參與，形成了監督的機制，增強了經濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設。學校應當把依法治校與加強學校管理、提高學校競爭力和維護學校自身合法權益有機結合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產物。
參考文獻：
關鍵詞：合同檔案管理
前言
合同是體現平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規和規定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便于統計查詢和開發利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。積極開發合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。
關鍵詞：合同管理；機制；評審；責任
合同管理可以說是企業管理的生命線，是保障交易安全的基石。國有企業的在國民經濟中的特殊地位更要求其應具有較為成熟可控的合同管理模式。
一、要建立合同管理運行機制
國有企業的合同管理應當施行有領導主管，有機構統管，有人員專管，有制度保障的二級合同管理運行機制。1.人員落實首先是領導到位。按照責任明確的原則，應當設立一名分管生產經營的副總經理為合同管理負責人，機關職能部門有專門抓合同管理的人員，下屬分公司、子公司等單位應當成立由經理或主管副經理親自任組長、有關職能部門負責人和合同管理機構負責人參加的合同管理小組形成集體研究、民主決策的工作制度。其次是合同管理機構要配備合格的合同管理員，實行持證上崗要求。2．機構落實按合理分工、相互制約、便于協調的原則建立具有縱向管理層級關系的合同管理體系。公司作為一級管理機構，除分管生產經營的副總經理作為合同管理負責人外，機關企業管理部等職能部門組成的合同管理機構，對合同管理工作進行監督、檢查、考核、獎懲，以有效地約束公司下屬單位的合同行為，保證合同管理按規范運行。3.制度落實市場經濟從某種意義上講是法治經濟。在企業內部搞好制度建設是國有企業管理的基石。國有企業應當根據自身業務和工作特點制定相應的規章制度，規范合同評審、合同責任、合同檢查、合同考核、合同培訓等管理行為和管理程序。合同簽約人是把好合同質量關的關鍵。對合同簽約人應進行有效的控制和約束防止簽約范圍太寬太廣，并便于集中管理，對不具備法人資格的單位、部門對外簽訂合同實行法人授權委托制度。
二、執行合同評審制度要嚴格規范
合同評審，就是每一份合同必須經過由相關部門組成的合同評審機構按一定的程序進行審查、評定后才能正式簽約。我們對合同評審制定了一套比較科學、嚴格、規范的運作程序。合同管理機構會同相關職能部門對合同的主要內容進行審查。合同評審的工作程序中首先明確的是合同評審的內容包括合同對方的主體資格、履約能力、合同合法性、經濟可行性、條款完整性。其次是明確各職能部門的分工責任如合同管理機構負責審查合同的合法性、完整性、嚴密性財務部門負責審查合同的結算、付款方式、保險條款等工程技術部門負責審查涉及工程、技術方面的條款。重大合同應當成立有技術、經濟、財務和法律人員參加的合同項目組。且合同必須報公司級合同管理部門審查。其程序是合同起草（合同承辦人員）—合法性審查（合同管理機構）—財務審查（財務部門）—技術性審查（專業技術部門）—把關審查（合同管理部門）。應當將合同對方的資信審查，特別是對初次接觸的單位的資質情況、資金實力、與主要客戶的交往情況、營業趨勢、資產負債、經營損益、銀行的信用評價、歷史背景、業務范圍、業績及未來發展等等作為合同審查的前置程序。審查業務人員采取各種措施，將資信審查的結果寫成書面材料交合同小組決策。對其中的具體問題進行宣講和指導安排公司法律人員結合公司發生的實際案例進行分析。做到有的放矢有目的的進行培訓。國有企業應當盡量做到每年定期對直接操作合同人員至少培訓一次。合同培訓中應當始終堅持這樣一個原則，注重實效，不搞形式主義。為了達到培訓效果，可以將培訓與任職上崗資格掛鉤對合同管理員實行考核上崗的任職資格制度，不能取得培訓合格證將不能在本崗位繼續工作。這樣能夠在很大程度上改善合同管理人員法律意識淡薄、業務能力不能達到合同操作的實際需要、責任心不強等情況。通過培訓各級合同管理人員不但加深了對法律法規的理解能依法經營而且運用法律武器保護企業合法權益的意識大大增強。
三、執行合同責任制要一絲不茍
制度制定，重在執行。國有企業在合同管理方面應實行嚴格的責任制度。在簽訂或履行合同的過程中由于管理工作失誤、失職、違反合同管理規定等主觀責任原因，而給公司造成經濟損失或惡劣影響的要視情節輕重追究其經濟責任和給予適當的經濟處罰。另外，在合同管理的考評方面公司對所屬單位的合同管理工作應當實行年度檢查考評制度。每年度結束，公司應組織以合同管理部門牽頭，各有關部門參加的檢查小組對所屬各單位的合同管理工作進行年度檢查，檢查以公司合同管理規章制度和專業管理要求為依據，重點是對9項指標進行檢查，包括合同管理“三落實”情況、印章管理、合同文本、合同審查、履約、合同報表、合同檔案管理、年終總結、合同管理員的素質等等。設立相應的排名及獎懲，以調動合同管理人員的積極性。
四、結束語
