時間：2023-06-01 09:33:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇商務信函，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞： 英語商務函電 詞匯特點 句式特征
隨著我國改革開放的力度不斷加大及我國加入世界貿易組織（WTO），國際貿易競爭日漸激烈，國際商務交往越來越頻繁，商務信函的使用日益頻繁，商務英語的翻譯顯現出重要作用。然而商務信函不同于普通的交流信函，其特點鮮明，語言的選擇性很強，語篇的連貫性和邏輯性也很強。具體體現在表達直截了當、簡潔明快、淡于修飾，用詞規范、語法結構嚴謹、句子排列一般固定有序。
英語商務信函是涉外商務中使用的各種函件的總稱，是各項進出口業務進展情況的專業性書面紀錄。商務信函涉及的是公司之間的進出口業務往來，且同銀行、海關、運輸、法律等專業知識有著密不可分的聯系。可以歸結于正式的專業文體，比一般的信函顯得更正式、嚴肅，在詞法、句法和語法方面都有自己的特點。
一、英語商務信函的詞匯特點
由于英語商務信函是一種正式的公函語體，在用詞方面，大多使用正式書面詞匯，力求用詞簡潔樸素、準確具體，能充分體現商務公函的規范正式、公事公辦等特點。
1.英語商務信函的用詞規范、簡潔：英語商務信函不僅涉及獨特的專業，而且涉及實際商務工作技能，顯示貿易、金融、外匯、海關、商檢等諸多領域、多種行業的特性。信函中通常會出現許多專業詞匯，大量使用專業術語、行話、縮略語等。如：quote報價；coverage險別；bid出價；in triplicate一式三份等。這些術語經過長期的使用實踐或相關的規定，已具有特定的內涵，其意思清楚明確，能準確表達英語商務信函的內容。
2.英語商務信函的用詞準確、嚴謹：英語商業信函經常涉及貨物的型號、價格及重量，商品的發貨、到貨時間等，相關的文字或數字必須準確嚴謹，毫不含糊，以免產生誤會，引起不必要的麻煩。
如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果貴方購買10000或以上，這個價格至5月28日前有效。
3.英語商務信函經常使用固定的習語：英語商務信函是一種公函，是帶有公事公辦性質的正式信函，因此常帶有一些古詞顯示信函的禮貌和正式。這些詞語在長期的使用實踐中，固定下來，被廣泛使用于商務信函中。
如：ad valorem duty（拉丁）從價稅
insurance premium per capita（拉丁）人均保險費
force majeure（法語）不可抗力
Notice is hereby given that…特此函告……
4.英語商務信函經常運用委婉、禮貌的語氣：英語商務信函是一種跨國度的交往手段，非常注重信函客氣、禮貌的言語。即使是拒絕對方的要求或條件，或者表達對對方的不滿意也會用比較委婉的語氣。
如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.謝謝昨日來信，通知我于2012年8月24日面試。
5.英語商務信函大多使用禮貌性詞語：英語的禮貌性詞語主要強調積極意思，給人愉快的感覺。在英語商務信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等帶有感情意義的詞語層出不窮。
如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。
6.適當使用情態動詞：英語中情態動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。
如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交貨。
二、英語商務信函的句式特點
英語商務信函的主要功能是準確傳遞經濟信息，要求在有限的篇幅內達到言簡意賅的效果，從而有效地進行商務活動，因此它的語言必須簡潔、明了、禮貌、準確，極少對所述內容進行美學加工。
1.句式正規完整。英語商務信函是一種正式體書面英語，由于常常要表示某些條款相互成立、互為條件，或對某些具有因果關系的事件進行敘述，因此通常使用層次復雜的從句和長句表達多層次的復雜邏輯關系，可以充分完整地表達相互關聯的意義。
如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保貨物，如發生本保單項下負責賠償的損失或損壞，應立即通知本公司下述人查勘。
2.文風樸實，少有修飾。英語商務信函的主要功能是傳遞信息，除必須使用專業術語等手段準確表達信息外，用詞簡單樸素，不帶任何感彩。這樣既能節約時間，又能使交易雙方更好地理解和接受。
如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統未按規定時間裝好，對此我非常關心。
3.采用倒裝句。英語商務信函中倒裝句雖不常使用，但在表示隨函寄上某些材料時，或在表示可能在將來出現不確定性時，也會使用倒裝句。
如：Enclosed is a copy of our current catalogue。隨信附上一本我們現在適用的目錄。
4.用陳述句表達委婉的祈使意義。信函雙方為貿易伙伴，地位平等，因此在希望對方采取某種行為時，通常會使用陳述句、非真實條件句、虛擬語氣、情態動詞等表達比較委婉的語氣，而不是直接使用祈使句。
如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我們發現你方報價比我們從其他地方收到的稍高，請你方降價，以適應競爭。
5.用虛擬語氣表達假設。英語商務信函中對于將來不太確定的假設行為或情況，通常會用虛擬語氣體現。
如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我們從工廠得到進一步的消息，我們一定會通知你方。
英語商務信函比較程式化，其中有許多商務專業術語、法律專業術語和特殊詞匯，內容不允許出錯。因而要求書寫者一方面懂得、熟悉專業的行話、術語，另一方面盡可能地用比較標準的文字，將相關的信息更精練準確地表達出來。
參考文獻：
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[關鍵詞] 語言學 商務英語信函 語言特點 翻譯
一、引言
如今,由于經濟全球化的影響已深入各國,國際貿易對一國經濟的發展越發起著至關重要的作用。在國際貿易往來中,貿易雙方主要聯系方式為外貿函電,通俗來講即為商務英語信函。雖然由于電腦和網絡的快速發展使E-mail交流不斷增多,但這一趨勢亦不能撼動商務英語信函在雙方聯系過程中的重要地位,因為商務信函可以作為法律依據而存在,同時可以把問題闡釋的更為透徹詳細,從而促進合作,可以說每一筆交易的促成都需要商務信函的輔助。因此,對于每個需要進行對外商務往來的公司來說,商務信函的作用便不可小視,因為好的商務信函可以增加公司的經濟效益。因此,目前社會對商務信函的關注愈加明顯。本文將初步從語言學的角度探索商務信函的總體特征,并分析具體商務英語信函中語言(包括詞匯、語法、語氣)的使用,同時與中文信函進行對比,從而提出翻譯商務信函的原則及注意事項。
二、從語言學的角度看商務信函的總體特征
1.商務信函的語場
語場即話題,即言語交際的范圍。對我們日常生活來說,交談的語場可能涉及科技、宗教、法律等各個方面,具體到商務信函方面即為商務活動的整個流程,包括詢盤、發盤、下單、付款方式、裝運、保險、代辦、申訴、仲裁等等環節。
2.商務信函的語旨
語旨即為言語交際中所涉及到的人及其關系以及交際意圖。可進一步分為個人語旨與交際語旨。個人語旨牽扯交際的參與者及其社會關系,決定著交際的正式程度、熟悉程度及專業程度。功能語旨是用來描述在某一情境下使用的是何種語言的一種范疇。
商務信函的語旨即為交易雙方,也稱交易伙伴。要注意他們的關系不像親朋好友而是生意之交。故寫商務信函時多用語嚴肅、禮貌正式。
3.商務信函的語式
語式是指語言是如何在互動交流中發揮作用的,即語言的傳遞媒介,如書面或口頭。商務信函為書面文體,語法結構完整,且措辭與句式皆十分準確。
三、商務信函語言特征及翻譯注意事項
1.商務信函詞匯特征
雖然隨著網絡的普及,商務信函有口語化和非正式化的趨勢,但目前無論漢語還是英語在用詞方面依然是莊重規范。在商務信函中,選詞用語有如下特征:
(1)選詞禮貌客氣,多用書面語、謙辭、敬語。充分體現商務信函規范正式、公事公辦的特點。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商務信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等復合副詞及古體詞。這些古體詞雖在日常閱讀及生活中很少使用,但因具有濃厚的法律語體和正式語體色彩,常在外貿信函中出現,從而顯示其嚴肅性和法律意味。
(3)用詞準確專業。英語詞匯中同義詞較多,在書寫商務信函時要注意根據語境要求語義差別達到選詞精確、用詞得當。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND為Theft, Pilferage and Non-Delivery的縮寫)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商貿術語,在漢語中要根據語境譯為“信用證”、“匯票”、“開戶行”和“裝運單據”。如下表:
2.商務信函句式特征
(1)句式完整,多用復雜句。需要注意的是,英語句法為“葡萄型”,而漢語多為“竹竿型”,意思是英語修飾語多,多在主句之上附加從句,而漢語語句短小,用逗號相連,表意簡潔。在翻譯過程中,要注意兩種語言的不同特點,分析英語句子結構,進行拆譯,并調整語序使之符合漢語邏輯。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.隨著今年價格明顯上漲,下一批貨品價格會更高,因此本公司建議貴方盡早利用這次報價。
(2)多用肯定句,少用否定句。肯定句使信函感覺更委婉,而否定句難免給人以生硬之感。在商務貿易中使收函方見信后心情愉悅可以很大程度上促進交易的進行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1語氣更委婉,更符合商務信函的標準。因而在商務信函寫作中要多使用肯定句。
(3)多用套語,固定表達。在商務信函的寫作中,有寫套語可以應用到不同信函之中,這一方面顯示出信函的正式性,另一方面也不失禮貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商務信函語氣特征
商務信函的語氣要客氣、禮貌、委婉,從而樹立來函方的企業形象,員工素質,以達到促進貿易的效果。在書寫商務信函時應盡量使用情態動詞、被動語態和虛擬語氣。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
譯:能否告知我方訂貨的發貨時間?
相對于英語來說,漢語的客氣禮貌語更多的表現在措辭上,如用“貴、尊、高、雅、惠、大”等詞稱呼對方公司,用“敝、賤、鄙、小”稱呼自己的公司,還有“謹告、敬請、欣聞”等,在此多贅述。
四、商務信函翻譯原則
商務信函翻譯不同于散文翻譯,其最大的區別即為不可借題發揮,應講求精確。切不可望文生義,應對詞的含義高度敏感,同時需要掌握一定的商務貿易知識。在翻譯過程中應注意商務信函的7C原則,即courtesy禮貌、consideration體諒、conciseness簡潔、concreteness明確、completeness完整、clarity清楚、correctness正確。
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同時要謹記,英語是結構性語言,而漢語是功能性語言,所以對信函中常出現的長句要尤其注意。通過以上對商務信函總體及語言的分析,得出翻譯商務信函時必要遵循的四項原則。
1.使用書面語言,語言簡潔規范,采用公文文體。因為商務信函是交易雙方的聯系渠道與成交依據,語言應當相對正式,不可過于日常。
同時要注意翻譯時格式的變化,目前國際普遍采用的齊頭式商務信函居多。
例:
注意在此案例中,譯者并沒有采用商務英語信函的常用齊頭格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目標語的閱信,又遵循了格式原則。
2.使用地道的商業用語,體現信函的商業風格。這就要求譯者對專業術語有一定掌握,并了解商業的習慣表達。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
譯:受到賣方的交貨通知,買方應在交貨期15～20天前,開具一個以賣方作為收益人的可轉讓的不可撤銷的信用證,金額與原發票總額等值。
3.精確翻譯事實細節,避免漏譯。商務信函的目的在于建立商務關系或達成一定的需求,故在翻譯過程中要對日期、數量、金額給予足夠的重視,萬不可錯譯或漏譯。
例:before April 4th,應譯成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.語氣誠懇禮貌。商務信函的翻譯同寫作相同,要考慮收函人的閱信心情,故在翻譯時務必要留心原文的語氣,對原文進行再現,萬不可任憑自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
譯:如能報給我方每公噸尼日利亞拉格斯成本加運費價,當十分感謝。
五、結語
本文首先從語言學的角度出發,初步分析了商務信函的特點及其翻譯,特別強調了中、英信函中不對等的語言現象,并提出了一些翻譯的建議及注意事項。但是商務信函的寫作與翻譯不是一朝一夕便可熟練掌握的,需要閱讀大量的商務信函以了解其不同格式,及不同情況下的變體。商務翻譯難度則更高,不僅要求譯者有良好的雙語轉換能力,同時還要熟練掌握貿易知識,要求譯者不僅要注重語言因素,還要注重非語言因素,從而使信函的寫作與翻譯更加得體。
參考文獻:
[1]彭萍.實用商務文體翻譯.北京:中央編譯出版社,2008.
[2]李明清.商務翻譯標準多元論.長沙:湖南人民出版社,2009.
【關鍵詞】商務信函；禮貌；原則
隨著經濟的發展，國際商務活動日益頻繁。商務信函作為國際交流與貿易的載體作用日益凸顯，每一次商務信函的往來，都是買賣雙方之間的一次交流。一封禮貌、生動的商務信函有助于表達買賣雙方不同的觀點和需求，建立買賣雙方的友善關系，使買賣雙方合作的可能性大大增強，從而帶來超預期的效果。
一、突出對方本位
1、以對方為重的態度
在商務信函寫作過程中，我們應當從對方利益出發，考慮對方的處境，使對方感到自己的處境被理解，自己的地位受到尊重，從而有力的促成合作。因此，在商務信函的寫作過程中，要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：
第一句：Your active participation in this conference will be highly appreciated.
第二句：We will highly appreciate your active participation in this conference.
第一句沒有站在對方立場表達觀點。“我們認為”這種語氣是以自我為中心，沒有令對方感覺到尊重和重視。而第二句則以對方為中心，充分考慮了對方的感受，是禮貌原則的良好應用。需要注意的是，在收信人有過失時，刻意使用you，實際上強調了對方的錯誤，使對方面子上過不去，而多用we和I卻更能體現your attitude的內涵。
2、肯定態度的應用
一封撰寫成功的商務信函，一定持有一種肯定的態度。人們更傾向于接受肯定的事物，所以在寫信時可以將否定態度轉化為肯定態度，以便緩和語氣。如：
第一句：We make no refunds after 3-month guarantee has run out.
第二句：We can only make refunds during the 3-month guarantee period.
上面兩句表達的意思是一樣的，但是收信人更傾向于第二句，因為第二句給了對方肯定的答復。在商務信函寫作中，我們應當采取一種肯定的態度，這有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關系。
二、詞匯的運用，使用禮貌語言
1、選用積極意義的詞語
一封在語言上經過周密考慮的信函不僅能傳遞信息，而且能夠傳遞情感，還能體現出我方客氣周到的態度。在商務信函中應當選用積極意義的詞語，如pleased， satisfy， obliged， welcome等。特別是在有關催款、投訴、索賠等信函中，即便我方無過錯，也要對對方的積極努力給予肯定與贊揚，做到周到得體。例如：
第一句：I would appreciate having your reply by July 1st so that we can arrange the meeting.
第二句：You kind invitation this time is most welcome.
第一句中的would appreciate，第二句中的You kind invitation都傳遞出了寫信方客氣和周到的態度，能夠使人更樂于接受，從而更有利于雙方的交流合作。
與此相反， no， cannot， claim， complaint ，inefficiency等消極詞匯應盡量避免出現。過于直白地加以否定，會令對方深感不悅，甚至會使對方失去合作的興趣。所以，在商務英語信函的寫作中，應盡量減少消極詞匯的使用，使語氣更加委婉。例如：“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.”更深刻的體現了得體原則，而 “We have received your complaint about the late arrival of the samples.”則沒有。
2、注意情態動詞的使用
商務信函往來多數是咨詢信息，洽談業務，情態動詞使用頻繁。情態動詞的恰當使用常常可以使句子的語氣更加緩和，使對方容易接受，實現理想的交流。
例如：We would like to suggest alternative where there are shipmens available.
在這一句中“，would like”表達出了一種客氣、請求的語氣，使對方更易于接受。而情態動詞的使用，在語氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：I should be very much obliged if you would arrange a seat on the same flight for the 18th September.
情態動詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌，所以在商務英語信函中，could和would常被使用，語氣較緩和。例如：Could you possibly forward your suggestions further more？
三、委婉語氣的運用
語氣能表達出作者的態度、情感。友好而客氣的語氣能給對方留下一種禮貌的印象，從而有力的促進合作意向的達成。
1、被動語態的正確使用
被動語態在英語中適用范圍較廣，在英語商務信函中，作用更加重要。被動語態只強調動作的接受者，所以，更能體現出我方的禮貌態度。例如：
第一句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons.
第二句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.
第一句中，通過使用you only shipped而直接表達了對收信人的責備，但如果過錯是由于人造成的，這樣的句式就容易使對方受到傷害。在第二句中，被動語態的使用沒有指出動作的執行著，沒有追究責任，只是想要盡早的解決問題，這樣使人更易于接受。
2、疑問句型的正確使用
相比陳述句，疑問句型是通過詢問別人的意愿來表達請求，語氣上更加委婉。例如：
第一句：Quote us CIF 5%New York.
第二句：We request you to quote us CIF 5%New York.
第三句：Could you quote us CIF 5%New York？
第一句使用命令語氣過強，容易使讀信人不悅，因為它違背了商務交往中的平等原則。第二句的語調比較溫和，但表達直接。第三句用疑問句型表達同樣的意思，語氣客氣，禮貌得體。
3、條件句型的正確使用
條件句型的正確使用能使語氣更加友好得體，能夠協商、試探地提出我方的建議。例如：
第一句：If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us you’re your specific inquiry ，and quotation will be forwarded without delay.
第二句：We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice.
以上兩句均使用if條件句，語氣友好，委婉得體，具有更大的協商空間，讓讀信人感到被尊重，更易于接受，從而大大提高合作的可能性。
四、結論
隨著全球經貿一體化的不斷推進，國際貿易的競爭日益激烈，英語商務信函在其中起著重要的作用。商務英語信函中的禮貌原則作為國際經濟交往的普遍要求，一定會成為國際商務人員必須遵循的基本原則。同時，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能使我方在對方的心目中樹立起一種正直、熱情、有良好文化修養和職業道德的形象，從而樂意與我方合作，帶來無限商機；就算您這次拒絕了對方的商務要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。因此，在日常的商務活動中，我們應注意英語商務信函中禮貌用語的使用提高商務英語信函寫作的質量，保障商務活動順利進行。
【參考文獻】
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【關鍵詞】日語商務信函；計量研究；詞匯特征
一、引言
日語商務信函是人們在商業活動中使用的日語，屬于專門用途日語范疇，具有自身獨特的語言特征。本文隨機抽取30篇日語商務信函，從品詞、語種、難易度三個方面對商務信函詞匯進行計量分析，總結出日語商務信函的詞匯特征。
二、品詞特征
本文根據學校語法，將30篇商務信函詞匯分為動詞、形容詞、形容動詞、名詞、數詞、副詞、連體詞、接續詞、感動詞、助動詞、助詞助詞，將「について、「てなければならない視為連語，進行分類統計，其統計結果顯示日語商務信函具有以下特征。
1、頻繁使用名詞
從日語商務信函的品詞分布看，名詞占其中的78.51％，名詞的頻繁使用是商務信函詞匯最顯著的特征。
（1）多用漢語名詞
名詞可以分為漢語名詞（如経済、証券等）、外來語名詞（サーバー、ネットワーク等）、和語名詞（売上げ、行き屆き等）及其他類名詞。根據調查結果，日語商務信函中的76％的名詞為漢語名詞。漢語一般音節數較少，具有簡潔干練的語感。
（2）動詞群的名詞化
商務信函中存在很多動詞性名詞（連用形名詞「見直し·サ變動詞性名詞「指摘等）。根據佐藤佑氏①的研究，動詞性名詞對文脈具有很強的依賴性，其表現較為凝煉。
例文
例句1 「この度、吉田物産（株）より下記商品の営業倉庫への搬入遅滯に関して、照會及び督促の申し入れがあったので、至急調査の上、折り返しファックスにより當部へご回示願いたい。 ②
將例句1變換為其對應的動詞表現形式，即如例句2所示。
例文2 「この度、吉田物産（株）はわが社が下記商品を営業倉庫へ搬入することが遅れる件に関して、照會及び督促を申し入れたので、至急調べる上、折り返しファックスにより當部へご回示願いたい。
對比兩個例句，字數方面例句1較少，結構方面例句1較為明確簡單。因此，動詞性名詞的使用具有使文章簡潔易懂的文體作用。
（3）名詞結句
商務信函中的條款內容或會議紀要這類文章受篇幅和時間限制，通常多以名詞結句。
例句
経過午前9時30分～10時／宣伝課長から方針、スケジュールの説明、質疑応答。
午10時～10時30分／販売課長の販売態勢の説明に基づき、宣伝媒體を検討、質疑応答。
午前10時30分～11時30分／宣伝課の費用見積もりをベースに予算案の検討、財務課長からアドバイス。
午前11時30分～正午／自由討議、閉會。（《議事録》③）
名詞結句可能使文章變得缺乏正式莊嚴的語感，但是若使用得當，特別是用于「ですます調的文章中，反而會產生奇妙的節奏感，能在最簡練的篇幅內傳遞豐富的信息。
2.具有個人感情的詞匯較少
對30篇日語商務信函的調查結果顯示，感動詞占0％、形容詞占1.74％、形容動詞占3.31％。使用的形容詞和形容動詞大多都是「大きい、「新しい、「長い、「加速的等屬性形容詞或形容動詞，僅有少數感情或感覺形容詞和形容動詞。
一般商務信函僅基于事實敘述客觀判斷預測，一般不使用表達主觀心情的詞匯，若帶入主觀感情，可能會降低文章的專業性和準確性。
三、語種特征
對語種特征的調查采用言海、例解國語辭典、角川國語辭典作為對比資料。從調查結果可以看出，商務信函中使用最多的為漢語詞匯，占總數的63.77％。其次是和語詞匯為29.99％。外來語和混合語僅占3.67％和2.56％。其漢語詞匯所占比例均高于言海（34.7%）、例解國語辭典（53.6%）、角川國語辭52.9%）。可以說漢語詞匯的多用是日語商務信函的詞匯特征之一。
例句1 本日のお電話で、さる9月15日にご送付しました當社製品がかなり破損して到著した由承り、大変驚愕いたしております。（《商品破損道歉函》④）
例句2 本日のお電話で、さる9月15日にお送りしました當社製品がかなり破れて著きました由承り、大変驚いております。
「送付する·送る、「破損する？破れる、「到著する·著く、「驚愕する·驚く都是對應的和漢表達形式，意思上例句1和例句2是相同的，但是語感上和語更親切，而漢語更正式。漢語風格的道歉信更加正式，有誠意，有利于維系商業關系。從語種上看，日語商務信函詞匯具有正式的語感特性。
（下轉第82頁）
（上接第80頁）
四、難易度特征
將30篇商務信函詞匯根據《日本語能力試験出題基準語彙表》進行分類，未包含在《日本語能力試験出題基準語彙表》中的詞匯計為0級詞匯。據調查商務日語信函中0級詞匯（47.5%）和初中級詞匯（N2 25.78%、N3 14.1%、N4 11.36%）的使用頻率最高，高級詞匯（N1 9.89%）使用頻率較低。
初中級詞匯的頻繁使用是由商務社會效率優先的要求決定的，為了使讀者在短時間內正確理解書信內容，必須使用簡單易懂的詞匯表達。從日語能力測試的等級標準看，N2、N3、N4詞匯主要是構成基本文法的必須詞匯或日常生活相關詞匯。由于跟日常生活息息相關，對于讀者來說相對簡單，因此商務信函多用初中級詞匯。而另一方面0級詞匯的多用也是其顯著的特征。這是于0級詞匯的功能和構成相關的。據調查，能力詞匯中多包含日常生活用語，而非能力詞匯多為專業用語。而0級詞匯從構成上看，包含大量書信用語（拝啓、前略、隆盛、清祥等）、經濟專業詞匯（販売量、譲渡、売上高、決済等）、固有名詞（グッドホール、富士山株式會社、平成等）。關于0級詞匯的功能，在此舉例說明。
例1 《買賣合同》
主要內容：買賣合同主要包括交付條件、價格條件、支付條件這三要素。
0級詞匯：船積み、締結、荷印、梱包、買主、売主、受け渡し、署名、數量等
例2 《保密協議》
主要內容：新入職員工乙川一郎被公司采用時，承諾遵守保密相關事項。
0級詞匯：保持、裁判所、創出、催告、得喪、法的、公的、関わる、帰屬、機密、開示、漏洩、譲渡、申し立てる、自社、遵守、作成等
從以上例子可以看出，0級詞匯并不是構成基本語法的詞匯，而是與文章話題緊密相連的，可以說是文章的關鍵詞匯。
從詞匯難易度上看，商務信函在詞匯上具有平易易懂的特征，詞匯意義上具有連貫性及專業性特點。
五、小結
商務信函作為一種商務領域的專業體裁，在詞匯上首先應該是簡潔、禮貌、準確的，在此基礎上運用詞匯手段，在特定語境中，用有限篇幅準確表達信息和語感。這正是本文研究日語商務信函詞匯特征的目的。
注釋：
①佐藤佑．『現代日本語の事態描寫に関わる動詞性名詞と名詞化節の諸相による
②目黒真実？細谷優．『ビジネスレターの書き方＆実例集．大連理工大學出版社．2008
③伊東和彥？黃立群．《日本企業文書例文集》．中國科學技術大學出版社．2008．第134頁
④伊東和彥？黃立群．《日本企業文書例文集》．中國科學技術大學出版社．2008．第103頁
【參考文獻】
[1]目黒真実·細谷優．《ビジネスレターの書き方＆実例集》．大連理工大學出版社，2008.
[2]杉浦允.ビジネス文書の書き方[M]．経林書房，1979.
[3]林月女.《上級読本教科書における語彙の調査？研究》．2004.6
關鍵詞：商務信函；功能對等；文體對等
中圖分類號：F74
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2013）24-0068-02
翻譯是一種跨語言、跨文化的信息與情感交流過程，是用另一種語言對原語所表達的內容、思想、感情、風格等的再現或重新表達。自有翻譯實踐以來，翻譯的標準問題就是古今中外眾多學者們不斷思考的問題：無論是嚴復的“信、達、雅”、錢鐘書的“化境”，抑或是英國翻譯理論家泰特勒（Tytler）的“三原則”，雖有相異之處，但都認為“忠實”應是各類翻譯實踐應遵循的基本原則。然而，如何實現忠實？忠實于原文內容？忠實于原文的形式？還是兩者兼顧？這些都是譯者不得不面對的問題。本文擬運用奈達的“功能對等”理論探討商務信函英漢翻譯過程中的文體對等原則。
1 功能對等
為使源語和譯語之間的轉換有一個標準，20世紀80年代初，美國的著名翻譯理論家尤金·奈達提出了“功能對等”原則，所謂“功能對等”，是指翻譯時不必注重文字表面的機械地逐字對應，而要在兩種語言間實現功能上的對等。奈達曾明確指出，“在動態對等翻譯中，譯者所關注的并不是源語信息和譯語信息的一一對應關系，而是一種動態關系，即譯語接受者和譯語信息之間的關系應該與原語接受者和原文信息之間的關系基本相同”可見，奈達的翻譯理論強調的是兩種語言的接受者的感受應該大致相同。因此，功能對等理論不同于傳統的翻譯理論，后者注重的是兩種語言間的形式對應，而前者則從信息的傳遞形式轉移到讀者的反應，即兩種不同語言的表達效果。在奈達看來，判斷譯文是否忠實于原文時，不應局限于原文和譯文在語言形式上的對比，而應以兩種語言讀者的反應為判斷依據。
事實上，奈達的“功能對等”中的對等包括四個方面：詞匯對等、句法對等、篇章對等以及文體對等，本文擬從商務信函的文體特點出發，探討其英漢翻譯過程中的文體對等的實現方式。
2 商務信函的文體特點
商務信函作為一種實用文體和交流手段，在國際貿易往來中發揮著重要作用。另一方面，在國際貿易操作中，所有的商務信函都是重要的事實依據，信函內容涉及買賣雙方交易的各個環節和具體事宜，因而，當產生貿易糾紛時，商務信函可以為解決貿易糾紛提供判斷依據。從這個意義上說，商務信函的準確而恰當的翻譯顯得尤為重要。
另一方面，英文商務信函有其自身的特點，一般都需要遵循7C原則，即：correctness（正確）、concreteness（具體）、completeness（完整）、clearness（清晰）、conciseness（簡潔）、courtesy（禮貌）及consideration（體諒）。正是由于這些原則，英文商務信函詞匯含義準確、表意性強，所涉及的信息翔實具體、清晰、完整。此外，從表達方式來看，文字簡潔有力、重點突出，往往用最少的語言表達最豐富完整的內容；同時，還要注意禮貌，考慮對方的心理感受。
3 翻譯策略和技巧
在翻譯商務信函時，譯者首先要準確把原文單詞和短語的含義，再運用譯語恰當地重新表達出原文的含義。一般情況下，當原語的語言形式和譯語的相近時，可直接按原文的結構表達出來。如：
例1.Please find enclosed the check for USD 2，000，000 and inform us the receipt.
譯文：隨函附上200萬美元的支票，敬請收悉后告知我方。
原文短短的一個祈使句，包含了兩層意思：隨函附寄200萬美元的支票一張，此外，要求對方收到后給予告知。可謂言簡意賅，通俗易懂，重點突出，禮貌和效率兼具。翻譯時，譯文和原文基本上一樣簡潔，形式上也和原文基本一致。
然而，由于商務信函自身的文體特征以及中英文在句法上的諸多差異，在翻譯信函語句時，并不總能做到譯文與原文形式上的一致，也就是說，并不總能使譯文在形式上忠實于原文。有時，為了使譯文與原文同樣簡潔、清晰、禮貌，需要在忠實于原文內容的前提下，對原語詞匯的詞性、句子形式或語態進行調整。正如奈達提出的“功能對等”原則——在判斷譯文是否忠實于原文時，不應該僅僅對比原文和譯文的形式，而應該對比譯文讀者能否與原文讀者獲得一樣的反應，同樣，商務信函的翻譯應以“功能對等”（functional equivalence）為主，而不是“形式對應”（formal equivalence）。
3.1 譯文與原文間的詞性轉換
在用詞方面，英文中名詞的出現頻率更高，一個語句里往往包含好幾個名詞結構，而中文則偏向于使用用動詞，一個語句里甚至包括好幾個謂語動詞，句子依然通順，沒有任何邏輯或語法毛病。如：
例2. We are exporters of the above goods，having a history of forty years in this line.
譯文：我方出口以上貨物，從事這一行業已有40年之久了。
這句話用于商務信函中的公司業務介紹。如果把它譯為“我方是以上商品的出口商……”，則不如譯為“我方出口以上商品……”簡潔，符合目的語的表達習慣，這就自然涉及單詞“exporters”的詞性轉換，即由原語的名詞轉譯成譯語的動詞。這樣，雖然形式上不同于原文，但在閱讀效果上卻和原文一致，更加符合譯語的表達習慣。
3.2 句式轉換
商務信函中，一方經常需要向另一方提出某種請求，希望對方采取某種行為，但若簡單地統統使用祈使句“please……”顯然不太合適。因為信函所涉及的當事雙方是貿易伙伴，理應地位平等，相互尊重，祈使句“please……”稍顯不夠禮貌。另一方面，僅使用祈使句會使句式單一，容易讓讀者覺得枯燥、厭倦。所以，信函中經常會有這樣的句型：“We would be delighted if you could……”，“We would appreciate it if……”。這些句式形式上顯然不屬于祈使句，而是陳述句，但實質上卻是用陳述句的形式表示祈使句的內容，即，委婉地向對方提出要求，希望其能完成某個行為。翻譯時，為了能夠使譯文簡潔，往往會在形式上作一定的轉換，譯為“謹希……，敬請……，請……”從而使其能夠在內容、風格方面忠實于原文。如：
例3. It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
譯文一：如能報下列商品倫敦船上交貨之最低價，我方將不勝感激。
譯文二：請報下列商品倫敦船上交貨之最低價。
再如：
例4. We should be appreciate it if you could provide us with all possible information on your market.
譯文一：如若貴方能提供貴方市場信息，我方將不勝感激。
譯文二：謹希提供貴方市場信息。
上述兩例中，譯文一雖然在內容和形式上都很接近原文，但卻稍顯啰唆，不夠簡潔，而譯文二準確地再現了原文的內容，同時卻又不失禮貌和簡潔，更加符合中文的表達習慣。
3.3 語態轉換
除了句式的轉換外，翻譯商務信函的過程中，還經常涉及被動語態與主動語態間的轉換，尤其是由原文的被動轉換為譯文的主動。由于中英文表達習慣的不同，或是出于禮貌及其他因素的考慮，英文商務信函中被動語態的使用比較普遍。翻譯過程中應視情況而定，如譯為中文的被動句后，譯句不夠簡潔、生硬牽強，不符合中文的表達習慣時，不妨換個角度，試譯成中文的主動句。如：
例5. Please be informed that， on account of the fluctuations of foreign exchanges the quotation is subject to change without previous notice.
譯文：茲告知貴方，由于外匯的波動，報價隨時可能改變，不另行通知。
例6. Full information as to prices， quality， quantity available and other relative particulars would be appreciated.
譯文：請詳告價格、質量、可供數量和其他有關情況。
3.4 拆譯法
從中英文的連接方式來看，中文屬意合語言，即語句之間通過語義和內部邏輯關系實現連接，句子往往較短。而英語屬形合語言，語句之間靠形式手段實現連貫。英語商務信函作為一種正式書面語言，其形合特征更加明顯：往往從句層次復雜，頻繁使用長句，其中分詞短語、名詞短語、介詞短語、不定式短語、名詞性從句、定語從句，及狀語從句往往同時出現在一個長句中。由于英語的形合特征，雖然句子很長，但卻依然層次分明，句義清晰，簡潔有力。翻譯時，往往需要根據中文的習慣進行拆譯，從而使譯文既忠實于原文的內容，同時又能按照中文的意合表達習慣再現原文的簡潔。如：
例7. We have asked the Bank of China here to open a irrevocable letter of credit for US$5，000 in your favor and this will remain in force until April 20，2010.
譯文：本公司已經要求此地的中國銀行開立一張不可撤銷信用證，以貴方為受益人，金額為5000美元，該信用證有效期到2010年4月30日。
原文的前半句較長，含有兩個介詞短語（for US$5，000， in your favor ），翻譯時作了拆譯處理，語義清晰，更符合中文的語言習慣。
4 結語
鑒于商務信函自身的文體特點以及中西方語言在表達習慣等方面的差異，在商務信函的翻譯過程中，為了使譯文具有與原文同樣的文體特點：譯文內容應正確、具體、完整、清晰，語言應簡潔、禮貌、體諒，譯者需要適當地在原文與譯文之間進行轉換，采用恰當的翻譯技巧，如詞類轉換、語態轉換、合分轉換，及句式轉換等，以實現原文與譯文在內容和表達效果上的等值，從而使譯文讀者獲得與原文讀者一樣的閱讀反應。
參考文獻
[1]馬會娟.奈達翻譯理論研究[M].北京：外語教學與研究出版社，2005.
[2]林曉純.功能對等理論下的商務信函翻譯[J].長春師范學院學報（人文社科版），2012.
[3]湯靜芳.商務英語翻譯[M].北京：對外經濟貿易出版社，2007.
口語化
每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。
想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。
語氣語調
由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。
真誠
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。
直接
跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。
禮貌
我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。
特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。
簡潔
就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goodshavebeensent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
精確
當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。
針對性
請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
語言樸實
前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接寫成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。
回復迅速及時
給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。
標題
關鍵詞 商務信函 you-attitude 積極 有效溝通
中圖分類號：G424 文獻標識碼：A
溝通學中的換位思考原則是設身處地為他人著想，即想人所想，理解至上的一種處理方式。它客觀上要求我們將自己的內心世界，如情感體驗、思維方式等與對方聯系起來，站在對方的立場體驗和思考問題，從而與對方在情感上得到溝通，增進理解。筆者認為可以從使用You-attitude和使用積極的語言兩個方面來實現：
1 You-attitude
在溝通時如果總是用第一人稱開頭，也就是“自我為中心”（we-attitude），即使語言使用正確，也會使讀者產生一種寫信人只為自身利益考慮的感覺，這樣的表述不會給對方留下好印象。相反，在商務信函的寫作中正確使用“you-attitude”原則，即使表述的信息實際含義與之前相同，效果卻會好很多。
You-attitude是指在書寫商務信函時要時刻顧及對方的感受，從對方的角度出發去闡述觀點。寫信人應考慮三個問題：（1）信函的主旨是什么，也就是信函的目的是什么。（2）基于這一主旨，讀者會有怎樣的反應。當我們清楚信函的主旨后，讀者的反應大多是可以預期的。（3）在能夠預測讀者反應的前提下，語言應如何組織？語氣如何？當我們把自己放在讀者的立場上，這些問題就會很容易解決。因此，在一般情況下，可以使用you開頭的句子，即盡量不使用we或I開頭的句子。如：We have two laser printers compatible with your software. 這種表述方式就不如Your software is compatible with two of our high-quality laser printers.顯得更加體貼。兩句話表述的信息相同，但第二種表述使消費者感到對方是在設身處地為其著想，更有利于建立善意友好的關系。
值得注意的是，you-attitude所提倡的是為對方著想的溝通理念，但并不意味著所有的表述都用you開頭。相反，在一些特定情況下，還需要避免用對方來做主語。尤其是當表述負面、否定的思想時，為了避免讀者產生消極的反應，第二人稱不宜作為主語。如：You made numerous mistakes on this page.這句話雖然表述清晰準確、簡潔、完整，但因為使用人稱you，會使讀者產生指責、威脅的負面情感，不利于建立友好的社會關系。可改為：There are numerous mistakes on this page.這樣既表達了想要表達的信息，又使對方感受到寫信人的體貼禮貌。
2 積極的語言
英語商務信函中使用具有肯定、積極意義的詞匯能夠向對方傳達高興、愉悅、肯定的情感，容易令對方接受。如下面這兩個句子：（1）Don’t forget to submit your time and expense report by noon on Friday.（2）Please remember to submit you time and expense report by noon on Friday.顯然第一句中的“don’t forget”具有消極的感彩，會讓對方感到被要求、命令，語氣生硬；而第二句中則用積極的語言表述出來，并體現了禮貌原則。
此方法的難點是如何將消極、負面的信息用積極的語言表述出來，讓對方感到被尊重。從語言策略上有以下三種方法：（1）使用被動語態。（2）使用虛擬語氣。（3）在同一句話中適當加入積極的表述。
2.1 被動語態的使用
由于在主動語態中句子的主語是動作的發出者，當其表達的是否定信息時，這個主語就會顯得非常明顯和突出。而被動語態可以將主語隱藏起來，使重點從“人”轉到“事”上面。即寫作者考慮的是如何用積極的語言，盡量弱化壞消息給讀者心理上造成的負面影響。如：Armando failed to proofread this bid proposal carefully.這樣的表述會使讀者覺得重心在Armando這個人身上，從而使她感到被指責、批評，產生抵觸情緒。如果使用被動語態去處理：The bid proposal was not proofread carefully.既表達了同樣的信息又巧妙回避施動者，體現了為對方考慮的立場。
2.2 虛擬語氣的使用
虛擬語氣可以表示主觀愿望和假想虛擬的情況，在商務英語信函中使用虛擬語氣來表達建議、要求或命令，避免了生硬的語氣，語氣婉轉含蓄。由于虛擬語氣中往往體現與現實相反的假設與愿望，當表達消極、否定的思想時，那么虛擬語氣中的態度就會是積極、肯定的。如：I cannot approve your transfer to our overseas operation.這樣的表達方式直接、生硬地拒絕了對方的請求，而沒有顧及對方的感受，不利于維持善意友好的關系。如果用虛擬語氣表述：If positions were available in our overseas operation， I would approve your transfer.盡管信息的實質依然是拒絕，卻用積極的語言和態度表達出來并間接解釋了拒絕的原因，使對方更易于接受。
2.3 在同一句話中適當加入正面的表述
不論采用何種表達方式，壞消息就是壞消息，其不可避免地都會使讀者或多或少產生一些消極的情緒，為了將這種消極情緒降到最低，寫信人可以嘗試在告知對方壞消息的同時加入一些正面信息，這樣做的目的是使讀者的注意力從壞消息中轉移開來，使其因隨之而來的好消息而心情愉悅。如：Because of increased taxes and insurance， you are obligated to increase your monthly payments to $50； however， you home has increased in value at the monthly rate of $150.該句的主要目的是告知讀者費用上漲，但是最后闡明由此將會帶給對方的利益，就會使對方不會因多交錢而感到苦惱和抵觸了。
3 小結
現代商務英語信函寫作是國際貿易以及商務人士溝通的主要手段之一，其內容的安排與表述是否得體決定了一筆貿易或者一項工作能否順利地得以完成。因此，寫信人在擁有良好英語語言功底的基礎上，還需要掌握溝通學方面的知識，學會用簡潔、準確、具體、禮貌的語言組織信息，從收信人的切身利益出發，真誠地與對方溝通，從而樹立良好的企業形象，建立穩固的業務聯系。
參考文獻
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[3] 何兆熊.新編語用學概要[M].上海外語教育出版社，1999.
1.1 literature review
This study focuses on the morphological and syntactic features of English business correspondences. In order to finish this study effectively, I read some related literatures and this helps me a lot. Now I shall do a detailed analysis about the literatures.
In the article “the features and application of English business correspondences in e-time”, the writer explained his main idea in accordance with the traditional principle “seven Cs”, that is Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy and Consideration. This article can be divided into two parts. The writer firstly makes an analysis of the business correspondences and makes sure that the readers are clear about the layout of business correspondences. And then the writer states the unique features of business correspondences in e-time. “This part is divided into two sub-parts to analyze the features, one from the aspect of the form of business correspondences and the other from the aspect of contents”[1]. At last the writer states the meaning of his study.
The article “the grammatical features of English business correspondences” by Gao Jiayong “talks about the features from five aspects”[2], but he viewed the features just from the syntax. Articles written by other people also account for the features, such as “the lingual features of business correspondences and several important principles” by Wang Yuanyuan, “lingual features of English in business correspondences” by Tian Lan and so forth. All those articles analyze the features from their own points of view.
1.2 purpose of this study
My study aims to seek out the morphological and syntactic features of English business correspondences. Before my study, there have been many researches about this topic, but through my reading those articles, I find that they are more or less incomplete. So I intend to make an analysis as comprehensive as possible.
Besides, as time goes by, everything is changing. The business nowadays can be somewhat different from that of before, and so are the English business correspondences. And they must have possessed some new features as they develop. This study also tries to find out these new features.
To sum up the morphological and syntactic features of English business correspondences, the writer hopes that this paper will do some help to business men. And this study shall be a useful instruction to guide people to write business letters. An expert business letter will surely lead to success and unquestionably will also spur the development of economy.
This article is divided into five parts. The first part is instruction. The second part shall explain two basic related concept, morphology and syntax. The third part is about the morphological features of English business correspondences and the fourth part is about the syntactic features. The fifth part shall make a conclusion.
2.some basic related concepts
2.1clarification of morphology
Morphology is a branch of grammar which studies the internal structure of words and the rules by which words are formed. “Just as the formation of sentences is governed by rules, so is the structure of words. Morphology is divided into two sub-branches: inflectional morphology and lexical or derivational morphology. The former studies the inflections and the latter is the study of word-formation”[3].
2.2 clarification of syntax
Syntax is a subfield of linguistics. It studies the sentence structure of language. The term syntax came originally from Greek. It literally meant arrangement. It means that sentences are structured according to a particular arrangement of words. Well-arranged sentences are considered grammatical sentences. Grammatical sentences are formed following a set of syntactic rules.
As a major component of grammar, syntax consists of a set of abstract rules that allow word to be combined with other words to form grammatical sentences. “A sentence is considered grammatical when it is in agreement with the grammatical knowledge in the mind of native speakers. Universally found in the grammars of all human language, syntactic rules comprise the system of internalized linguistic knowledge of a language speaker known as linguistic competence” [3].
3.morphological analysis of English business correspondences
English business correspondence is a kind of common style in trading activities. It serves varieties of business and reflects the main content of commerce, so its diction and sentences both possess some special features. In this chapter, the paper shall explain the morphological features of English business correspondences. And this chapter is divided into seven sub-parts: formal words, old English words adopted, commercial terms, words of politeness, word class shift, the usage of mandatory verbs and acronym.
3.1 formal words
English business correspondence is a kind of formal style for correspondences. It is used to transmit business information and to state business situations. “English business correspondence is always concerned with economic benefits, so it is supposed to be direct, simple and understandable with as few as modification as possible”[4]. And it is avoided to choose dainty words when making sentences, but it is preferred to choose formal and grand words. “The formal words, instead of oral words or basic words, can show the formality and propriety of business correspondences completely”[5].
Formal words are better liked than informal words. When drafting a business letter, people shall adopt “inform” rather than “tell”. “‘Inform’and ‘tell’are both accepted in a sentence, but “inform” is a formal word. And thus “inform” is used to make a sentence”. When the writer of a business letter wants to state the results brought by the former cause, he continues the sentence with the adverb “therefore” instead of the connective “so”. Because “so” is often used in oral language, whereas therefore is often employed in written compositions. In the sentence “we can not grant you insurance coverage of 15% of the invoice value”, “grant” has the same meaning with “give”, while “give” is often used in oral speech. The adoption of “grant” can make the letter looked formal and shows the serious attitude of the writer.
In the sentence “the obligations shall be affected by the liquidation of the contract or by a premature termination of the same”, the words “liquidation” and “termination” are both formal words. Here “liquidation” has the same meaning with “cancel” and “termination” is very similar to “end” in meaning. However, the writer uses “liquidation” and “termination” rather than “cancel” and “end”, for the former are formal and can attract the readers to pay more attention.
And from this example, we can also see that in many situations, a noun is more formal than its corresponding form of verb. There are also many verbs that are usually replaced by another verb with similar meanings, such as “commence” instead of “begin”, “manufacture” instead of “make”, “assist” instead of “help”, “purchase” instead of “buy”, “anticipate” instead of “expect”, “trust” instead of “believe” and so on.
Some phrases may look more formal than other ones. In business letters, people like using “as for” or “in respect to” instead of “about”, “in view of” instead of “for”, for a phrase is always more formal and can attract more attention than a single word. Take the sentence as an example: “contracts shall be concluded in accordance with the principle of equality and mutual benefit and of achieving agreement through consultation”. In this sentence, the phrase “in accordance with” is identical with the word “by” and “under”, but “in accordance with” is preferred due to the formality of business letters. “According to” also has the same meaning with “in accordance with”, but it is not as formal as “in accordance with”. “According to” is better liked in oral speech.
Not only can prepositional phrases be replaced by another one, but also verb phrases. For example, in the sentence “we are in the market for your chemical products”, the verb phrase “be in the market for” is similar to the phrase “want to buy”. However, “be in the market for” sounds formal and is suitable to be used in a business letter, whereas “want to buy” is more suitable in spoken language.
3.2 old English words adopted
In English business correspondences, there are many old English words adopted which are not or seldom used nowadays. And these old English words are almost complex adverbs. The most seen old English words used in business correspondences are these that begin with “here”, “there” and “where” as the root and with one or several adverbs such as “by”, “after” followed. And the words with “here” or “there” and with a preposition followed are mostly adverbs. This kind of words is often used in a sentence as the adjunct. The words beginning with “where” and with a preposition followed are mostly connectives and relative adverbs. And they are used to connect sentences. Take an example: “provided such drafts are drawn and presented in accordance with the terms of this credit, we hereby engage with the drawers, endorsers and bona-fide holders that the said drafts shall be honored on presentation”. In this sentence, “hereby” is an adverb and used as an adjunct to modify the verb “engage”. In the sentence “we hereby confirm having sold to you the following goods on the terms and conditions as set forth hereunder”, the two words “hereby” and “hereunder” are both adverbs and play the role of adjuncts to modify the verbs “confirm” and “set forth” respectively. But the word “whereof” is a relative adverb to connect the whole sentence and it plays the role of the adjunct to modify the verb “have caused” in the sentence “in witness, whereof, the parties here to have caused this agreement to be executed in duplicate by their duly authorized representations”.
This kind of complex words is difficult if one tries to understand them just from their Chinese translation. But it will make easier to understand their meanings after mastering the relation between their forms and meanings. In this kind of words, “here” is supposed to refer to “this”, “there” referring to “that” and “where” referring to “which”. And according to this assumption, “hereafter” should be understood as “after this”. It is the same with “there” and “where”, for “thereafter” can be interpreted as “after that” and “whereby” means “by which”. In the sentence “the said L/C has just come to hand, but regretfully we find that some of the clauses therein are not in agreement with what is stipulated in the contract”, the word “therein” means “in the said L/C”. Take another example: further to our last discussion in Melbourne and the faxes exchanged thereafter on a joint venture in Australia, we were very pleased to receive your letter of December 12 with detailed proposals on the subject. In this sentence, the word “thereafter” means “after that”, exactly “after the discussion and the faxes”.
Sometimes, there is more than one preposition following “here”, “there” and “where”, such as the word hereinafter”. For example, in the sentence “in this agreement words and expressions shall have the same meaning as are respectively assigned to them in the condition of contract hereinafter referred to”, “hereinafter” means “in the following text”.
The adoption of old English words can not only present the serious attitude of the writer, but also avoid some unnecessary repetition. And therefore the business letter becomes more conscious and clearer. Generally speaking, the proper adoption of old English words can make the whole letter looked formal, but the excessive adoption shall make the business letter hard to read.
3.3 words of politeness
Courtesy is the most important principle of writing an English business correspondence. Not only does this principle refer to the adoption of words of politeness, but also it is shown in the respect and consideration of the opposite party. A wise writer shall respect his trading company and view everything from the opposite party’s perspective to know his company’s misgiving. And by the way of respecting the opposite party, the writer will also get the respect from his company and then accelerate the trade to go on smoothly. “Even if some issues rise during their deal, the writer should also pay much attention to courtesy. And even when making a claim, the writer had better use polite words to provide a good basis for further cooperation”.
When others helped you, in normal situation, you can just use “thank you” or “thanks” in your graceful letter. But in business letters, there are many forms that you can choose to show your thanks and different forms present different degrees of thanks. For example, if you want to the other party to ship the goods as early as possible, you can say in your letter: “we will appreciate your effecting immediate shipment.” And when asking for a low price, one may write the sentence “we will be obliged if you could quote us a favorable price”. “In the furious competition of business, the adoption of words of politeness often plays an important part”. So the writers of business correspondences should think a third time to use a word, and try to transform the harsh sentences into polite and periphrastic ones.
Not only when asking for something shall a writer adopt polite words, but when refusing the request that is made by the other party, polite words are also available. And when facing a hard situation, a writer is supposed to pay more attention on the choice of words to tackle the problem.
For example, if a writer wants to reject the offer give by the opposite party, he can write a sentence like “we regret that we are not in a position to accept your offer”. And if he wants to reject an order, he can write: “we regret to inform you that we are not in a position to supply you with such large demands”. In these two sentences, it is not advisable to use “can not” or “unable” instead of “not in a position”. The phrases “not in a position” can show the sincere attitude of the writer and the respect to his partner.
The adoption of words of politeness refers to not only the polite expressions, but also the way of expression.
We can make a comparison between the two following groups:
A.(1) We are sorry that you misunderstood us.
(2) You must give us your reply during two weeks.
B.(1) We are sorry that we did not make ourselves clear.
(2) Would you please give us your reply during two weeks?
Through the comparison of the two groups, we can see that the first group possibly makes its reader have the feeling of complaint and the way of writing seems an order. And of course, the first group of sentences is not polite at all. While the second group finishes the sentences with the accent of discussion and consultation, and undoubtedly it can be easier taken by the reader. When communicating with his partner, one should hold such an attitude that “even if this deal can not be made, he shall give his partner a good impression for his adoption of polite words in business correspondences which can provide a good environment for further cooperation”.
“Politeness makes people pleased, and then it becomes easy to build a cooperative relationship with them”. Before writing a business letter, a writer should think about his accent and tries to be friendly. And the adoption of words of politeness will help him achieve this effect.
4.conclusion
This paper focuses on the morphological and syntactic features of English business correspondences. And through the analysis, the paper makes a summary of the features of English business correspondences from the view of morphology and syntax.
There have been articles about the features of English business correspondences. But through reading these articles, the writer found that some of the articles are out of time, and some of the articles are not comprehensive. So this paper tries to summarize the（下轉第101頁）（上接第56頁）features as comprehensive as possible and tries to find the new features that modern English business correspondences possess.
As the development of business, it is certain that some new features of English business correspondences will appear. And at that time this paper will be out of time and new papers will be called for.■
【參考文獻】
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［3］陳媛主編.Modern Linguistics[M].天津：天津大學出版社，2003．
關鍵詞：外貿英語 商務信函 翻譯 應用
近年來我國的外貿經濟逐漸發展，與國外的合作也逐漸增加，商務信函也逐漸增加。外貿英語在商務信函中的應用逐漸增加，由于外貿英語的應用范圍逐漸增加，內容形式也變化多端，在不同的信函翻譯中內容有所不同，這對于商業信函的翻譯工作提出了更多的挑戰。商務信函的翻譯中更加注重準確性和專業性，因此外貿英語在商務信函中的翻譯要求十分專業，在商業信函的翻譯過程中需要十分注意。
一、外貿英語在商務信函翻譯過程中注意的問題
外貿英語作為我國商務英語的重要組成部分，在當前社會商務信函的翻譯過程中應用逐漸增加。但是由于商務信函的翻譯有著十分明確的要求，外貿英語的翻譯過程中需要十分準確，才能更好地反映出信函的內容。當前外貿英語在商務信函的翻譯過程中應該注意以下幾個方面：
（一）詞匯需要專業準確
外貿英語在商務信函中的應用主要是相關的貿易工作，因此在進行翻譯的過程中需要注意詞匯的準確性，尤其是一些專業的術語和重要的貿易詞匯。作為外貿英語的翻譯者應該熟悉掌握相關的外貿詞匯，這是對一個翻譯者的基本要求。在翻譯的過程中翻譯者需要將信函中的關于貿易問題的內容表達準確，做到對原文的忠實再現。比如對付款方式和運輸單據等的翻譯需要充分表達原文的真實意思。另外對于商務信函中一些重要的單位的翻譯也需要十分謹慎，像一些質量單位，千克，噸等等的表達都需要十分準確，以免在今后的貿易中出現錯誤。
（二）語義需要禮貌得體
商務信函是比較正式的書信，因此在翻譯的過程中需要注重一些禮節性的語言。由于中西方文化的差異，漢語和英語的習慣是不同的，在翻譯的過程中需要注重這些因素，力求表達的禮貌得體。由于一些商務信函中會涉及一些貿易的洽談和磋商，相關的禮貌用語比較多，在翻譯的過程中需要選擇合適的用于盡量表達出對方的誠意，達成貿易洽談工作。比如在一些人稱的使用中需要注意，在翻譯的過程中需要盡量的多采用一些謙詞，這樣可以表達一些誠意。在一些雙方存在歧義的問題上也需要注意態度，保持禮貌，可以選擇被動語態等等表達。
（三）語言規范言簡意賅
商務信函主要是對商業貿易進行磋商，要求語言的言簡意賅。外貿英語的翻譯過程中需要用簡短的語言表達出自己的思想。在商務信函的翻譯中需要在簡短的時間內表達出應有的意義，同時在語言的組織方面需要用比較簡單的方式表達商務內容避免出現一些表復雜的語句。這不僅僅是商務信函翻譯中的要求，同時也是提高工作效率的重要手段之一。
二、外貿英語在商務信函翻譯對策
外貿英語在商務信函中的應用逐漸增加，在翻譯的過程中需要注意一些重要的問題，提高翻譯的質量。外貿英語翻譯直接影響商務信函的質量，甚至會嚴重影響一項貿易的洽談，外貿英語在翻譯過程中需要遵循一定的原則，盡量減少翻譯中的問題，保障翻譯質量。外貿英語在商務信函翻譯過程中需要遵循精確原則，簡潔原則和專業原則。在商務信函的翻譯過程中翻譯者需要結合實際的情況，準確理解信函的內容，盡量做到信函思想的準確表達尤其是一些專業的貿易術語和詞匯。外貿英語作為商務英語的重要組成部分，在翻譯的過程中希望翻譯者盡量使用專業術語，這樣可以更好地表達相關的商務信息。商務信函是信息的一種載體，因此在表達信息的過程中需要力求簡潔，但同時還需要保障信息的準確性。外貿英語在商務信函的翻譯過程中需要注重以下幾點：
（一）專業用語的翻譯
商務信函中涉及眾多的行業內的專業用語，在商務信函的翻譯過程中需要特別注意這些專業用語的翻譯，比如貨到付款的翻譯P/A等等，如果這些專業用語翻譯錯誤將會直接影響貿易的進行。還有一些普通的用語在不同的環境下有些意義是不同的，因此需要特別注意使用的場合，力求做到準確。
（二）抽象名詞的翻譯
抽象名詞的翻譯問題是當前英語翻譯中經常遇到的問題，但是很多時候抽象名詞的翻譯不能做到盡量準確，這對于英語的翻譯工作造成了十分不利的影響。在商務信函的翻譯過程中常常會出現一些抽象名詞，對于抽象名詞的翻譯需要結合特殊的情況進行翻譯，在了解相關的詞義之后可以采用引申翻譯，這樣可以有效的表達出真實的意思。例如：We assure you of our reciprocating your courtesy at any time. 貴公司的好意，我方保證隨時回報。
（三）長句子的翻譯
由于受到貿易內容的限制，一些商務信函中往往會出現一些長句子，對于長句子的翻譯，翻譯者需要對句子的結構和邏輯關系進行分析，這樣可以大致了解句子的意思和內容，并進行語言的組織。翻譯者可以適當地調整句子的順序，結合漢語習慣做出合理的翻譯。由于漢語與英語之間存在眾多的不同，因此在翻譯過程中需要學會應變，對于一些長句子可以適當地進行語序的調整和詞語的增減，但是在翻譯之前準確了解句子的結構是十分關鍵的。
三、結語
隨著我國經濟的發展，外貿經濟逐漸增加，商務信函的翻譯工作逐漸受到重視。外貿英語在商務信函中的應用十分廣泛，但是外貿英語在翻譯過程中也需要注意一些相關的問題，力求對商務英語的翻譯準確無誤。
參考文獻：
關鍵詞：體裁分析；商務信函：交際目的：語用策略
1.引言
隨著語言學、心理學和社會學的發展,人們不再簡單地視體裁為文學藝術類型，而是視之為“一類交際事件”,這些事件共同分享著某組交際目的，而這些目的又構成了體裁的理論依據或邏輯依據。這種理據不僅形成了話語的圖式結構,還影響和限制了內容與風格的選擇(Swales,2001:58)。也正是由于人們逐漸認識到交際目的和語言策略在語篇分析中的重要作用,重在研究交際目的和語言策略的體裁分析(genre analysis)越來越受到語篇分析家們的重視，成為近年來比較熱門的一個課題。
在經濟高度發展的今天，我們可以看到商務英語信函在對外貿易活動中發揮著日益重要的作用，成為一種不可忽視的體裁。然而，很多對商務信函的研究往往只停留在語法和詞匯的層面，忽視了對這種體裁交際目的和語言策略的認識和把握。所以本文將運用體裁分析方法從幾個層面對商務信函體裁進行具體分析。
2.理論背景
2.1 體裁
“genre”一詞來源于法語，早期時它指的是非言語世界的東西,是指以寫實手法畫出日常生活的風俗畫。60年代之后逐漸被語言學家們引入語言學的范圍。關于體裁的概念，最早是由Swales(1981)提出來的，后來Bhatia(1993)在Swales的體裁概念基礎上作了進一步的闡明；而國內對體裁的概念作出解釋的學者主要有秦秀白(1997)和方琰(1998)。本文主要引用Bhatia(1993)對體裁定義的解釋。根據Bhatia,“體裁是一種可被辨認的交際事件，這種交際事件經常出現在特定的職業或學術團體的范圍，其顯著特點是具有能被該社團理解并確認的一整套交際目的，這種共有的交際目的確定了體裁的構建,同時也確定了其內部的結構。
2.2 體裁分析
體裁分析既涉及文體分析,又涉及語篇分析,其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言使用策略(秦秀白，2000) 文體分析包含兩方面的內容:一是語言描寫,即從語音詞匯、語法及語篇內在結構等角度分析語篇的內部組織機制,以回答“What does the text mean?”的問題;二是對特定語篇所選擇的語言成分的得體性進行研究,回答“How does the text mean what it means?”的問題,從而可以達到對語篇進行鑒賞的目的。但是文體分析主要是圍繞語篇的內部結構進行,極有可能忽略導致特定語篇形成的情景語境。所以，當我們對話語或篇章進行分析時,我們不僅要重視語篇的銜接手段和句際關系,還要重視語篇的宏觀結構分析和這種語篇體裁的交際目的和語言策略。
體裁分析超越了對語篇語言特征的簡單描述,力求解釋語篇的理據,探討語篇結構背后的社會文化因素和心理認知因素,揭示實現交際背景的特殊方式和語篇結構的規范性。Bhatia(1993:16-22)認為體裁分析綜合了語言學、社會學和心理學的研究方法。語言學分析方法用于描述語篇的語言特點;社會學方法主要將語篇作為社會現象和社會行為來研究,目的是探討語篇的社會性和規范性,從而發現特定體裁結構之所以得以形成并能沿用的社會文化因素;心理學方法則研究語篇的認知結構(cognitive structure)和建構策略(constructive strategies),探討特定的交際目的是如何在語篇中通過語言策略實現的。由此可見,體裁分析將語篇分析從描述擴展到解釋,把社會文化因素和心理語言因素考慮在內,將交際目的與策略技巧緊密地聯系在一起。
從近些年來眾多學者的研究來看，體裁分析是一種非常有效的分析方法，它不僅能分析出語篇的交際目的,還能分析出作者在達到目的時所使用的策略技巧。而且，針對不同類別的體裁,我們可以根據實際的需要,側重一個或幾個層面進行分析。下面本文將著重從四個層面對商務英語信函的體裁進行分析。
3．商務英語信函的體裁分析
3.1 商務信函的語法特征
3.1.1 專業術語及縮略語的運用
商務英語信函涉及的是商務活動，主要適應于貿易領域。因此，除了一般詞匯以外，會大量使用具有專業色彩的詞匯，如quotation( 報價),invoice(發票、發貨單), shipping( 裝運),packing( 包裝) , bottom price( 底價) ,draft（匯票）等。
此外，商務信函用詞非常簡潔，多數情況下用副詞代替短語，例如，用soon，代替in the near future，now 代替at the present time.同時，商務信函還較多地使用“國際貿易通則”中的縮略語，如 L/C（letter of credit 信用證）；CIF（cost, insurance and freight 成本加保險費、運費）；CPT（carriage paid to 運費付至)；等等。筆者認為,在商務信函中，使用言簡意賅的縮略語是十分必要的，它可以避免冗長的解釋，大大的提高工作效率。
3.1.2 語言簡潔, 表達清晰
在用詞方面，商務信函多用一些常用普通的詞匯。如用 issue, 而不用 promulgate; 用 improve, 而不用 ameliorate。簡明易懂的詞匯容易被大眾所理解, 還保證了所用詞匯的國際通用性。例如:
（a）We have for acknowledgement with thanks the receipt of your letter.
關鍵詞 商務英語 信函寫作 禮貌原則
一、商務英語信函的寫作原則
商務信函寫作并不一定要辭藻華麗、語句浮夸，用簡潔的語言，準確地表達自己的意思，讓對方能夠清楚地了解您想說的是什么就可以了。一般商務信函遵循以下幾個寫作原則：
（一）禮貌原則（courtesy）
禮貌不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry等就可以，而是從一個從“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。為了使商務英語文書更顯禮節，撰寫者還應避免使用過激、冒犯和輕視的詞語。
（二）完整原則（completeness）
在信函寫作中，要注重信息的完整性，因此商務信函中應包括所有必需的信息。
（三）清楚原則（clarity）
清楚是商務英語信函寫作最重要的原則，一封語義不清的信函會引起誤解，甚至會造成貿易上的損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來，以便對方能夠準確地理解。
（四）體諒原則（consideration）
體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。
（五）簡潔原則（conciseness）
這是要求撰寫者用最少的語言表達最豐富的內容。在寫作中， 我們應當用簡短、易懂、樸素的語言， 避免重復、嗦， 不要讓讀者覺得晦澀難懂。
（六）具體原則（concreteness）
具體原則是指要讓表達的內容準確而又生動。當涉及數據或具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，也有助于加快業務的進程。
（七）正確原則（correctness）
正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確以及對商業慣用語的正確理解。
二、商務英語信函中表達禮貌應注意的幾個方面
（一）貿易雙方地位的平等
在商務英語信函中，貿易雙方的談判應盡量建立在平等互利的基礎上，如果為了表示禮貌而過分謙卑的話反而會令對方對你的能力產生懷疑，這樣就得不償失了。
（二）要有親和力
信函是您跟收信人之間的一次交流，只不過是把交談的內容用書信方式體現了。用一些簡單有親和力的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣自然、人性化。
三、商務英語信函寫作中禮貌原則的應用
（一）運用禮貌語言
在商務英語信函寫作中，經常使用的尊稱語，親昵語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉地提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功能起到積極的推動作用。
試比較：
1. Your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.NO.208 is rejected.我們拒絕了你方16號關于訂購貨號1002號印花布二十萬碼的訂單。
2. We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.16 for 200，000 yards of Cotton Prints Art.No.208.我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方16號關于訂購貨號1002號印花布二十萬碼的訂單。
后一句比前一句恰當，因為后一句比較禮貌、含蓄，前一句則顯得直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。
（二）強調對方本位（You attitude）
在商務英語書信中，無論是寫給誰，我們都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處，站在對方的立場上。采用你方觀點（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中。人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your，以突出You attitude。英譯漢時多使用謙辭.稱對方為“貴方”.而稱自己為本公司、我方等。例如：
1. If you are interested in any of the items，please don’ t hesitate to tell us.如果貴方對任何產品感興趣，請告知我方。
2. To meet your requirement，we are wiling to make some concessions to cut 5% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 80 tons.
為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于80噸的話，我方愿意做出一些讓步，降價5%。從以上例子我們不難看出，無論你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是“you”和“your”。
（三）使用委婉的語氣
在商務交流中，雙方難免會有分歧.為了不因直接話語而冒犯他人，建議在商務英文信函寫作中盡量使用溫和、委婉的語氣。要想表達委婉的語氣在商務英文信函寫作中可以適當地使用語義模糊的詞匯如 I’ m afraid ，I think，或運用虛擬語氣，疑問句等形式。例如：
Could you make payment by irrevocable L/C？ 貴方可否用不可撤銷信用證付款？ 除了以上幾種表達方式以外，情態動詞、條件句、被動語態過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。委婉的語氣可以避免對對方的直接命令或指責，易被人接受，對商務溝通起到推動作用。
（四）要體現人情
當對方發生了不幸或不愉快的事情時，向對方表達關心或同情之意，并且表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。
例：We acknowledge receipt of your letter dated the 6th this month enclosing the copy of the insurance policy，we are regret for your loss.本月6日來函和保險單復印件已經收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關心，充分體現了寫信人有人情味的一面。
（五）避免不和
在商務信函寫作中，避免不和主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。
According to our records， you have not yet settled your account for equipment supplied to you on 16th May and 20th June this year.根據我方存檔，貴方尚未還清我方今年5月16日以及6月20日向貴方提供的設備貨物的資金。作者用According to our records 這個間接模糊限制語來緩和對方未付款的事實。
注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免使用冒犯性的語言。
四、結語
在商務活動中，商務信函不僅是溝通的橋梁，更是吸引客戶、建立友誼的途徑。商業信函的特點和功能決定了商務信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對企業開展業務有著十分重要的影響。由此可見，在日常的商務活動中，我們應注意商務英語寫作中禮貌原則的運用，這樣才能更好促進商務合作的順利開展。
（作者單位為湖北財稅職業學院）
參考文獻
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關鍵詞：功能翻譯理論；商務英語；商務信函翻譯
一、德國功能翻譯理論
德國功能翻譯理論起源于20世紀70年代，主要代表人物有萊斯，弗米爾，諾德和曼塔利。1971年萊斯出版了《翻譯批評的可能性與限制》，首先把 “功能類型”這個概念引入翻譯理論，并將文本功能列為翻譯評判的一個標準。此前西方多數翻譯理論家持翻譯等值理論，他們主張以原語文本為中心，注重原語文本，在譯語文本中保存原語文本的特征（林華： 2006，（6））。功能翻譯理論者認為等值理論在實際翻譯中是沒有辦法完全做到的，有時也沒有必要。費米爾是萊斯的學生，他提出了“譯文功能論”，他認為：翻譯的過程是由翻譯的目的所決定的，也就是說預期結果決定著翻譯的方法，翻譯應以文本目的第一準則，他創立了功能派的奠基理論――目的論。目的論的核心概念是：翻譯方法和翻譯策略必須由譯文預期目的或功能決定。隨后，諾德進一步拓展了譯文功能翻譯理論，提出了“功能加忠實”的概念，認為：“翻譯是創作使其發揮某種功能的譯語文本，它與其原語文本保持的聯系是由譯文預期或所要求達到的功能確定的。 翻譯使由于客觀存在的語言文化障礙無法進行的交際行為得以順利進行”（Nord Christiane，1997），譯者也因此在翻譯活動中發揮溝通協調的橋梁作用。這使得功能翻譯理論較傳統翻譯理論表現出更高的科學性，對實用文體的翻譯也有較大的指導作用。
二、國際商務英語
商務英語作為一門專門用途英語，既具有普通英語的特征，又有其獨特性，它以國際商務為語言背景，是英語在商務場合中的具體應用，它在日益紛繁的國際商務活動中的作用越來越突出（王興孫： 1997）。商務英語屬應用性語言和功能性語言的范疇，涉及對外貿易、投資引資、國際金融、合同、法律等方面。商務英語背后的文化主要是歐美文化，商務英語翻譯在這一語言環境下，為人們的交流提供了方便。在此，本論文以商務信函翻譯為例，探討德國功能翻譯理論在國際商務英語翻譯中的運用。
三、德國功能翻譯理論在商務信函翻譯中的具體運用
國際商務信函結構嚴謹，并要求語言完整具體、清楚簡潔、禮貌婉轉，要靈活應對。商務信函是在公司之間以及公司與顧客之間的書信來往，是經貿文本中的一種常見類型。它最為突出的一個特點就是行文用字高度程式化，往往為順應“實用”要求而不避章法雷同，不求形式變化，常用一些商界共同遵循的固定套語，在書信的起、轉、合之處按常式因事布詞、行文構句（凌華倍，朱佩芬，2002）。由于信函寫作都是有目的性的，在功能目的論指導下，譯語文本所采用的語氣語調也應該符合預期功能下的目的，是歉意的，建議性的，還是堅決的等等。譯者還要保證譯文的簡潔性和準確性，當涉及具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。總之，商務信函翻譯要求譯者在譯本的措辭方面多加斟酌，使譯文能達到同原文相同的交際目的，甚至能夠促進交際。下文以一則商務信函正文為例，主要從語言特點和措辭方面探討功能翻譯理論在商務信函中的應用：
We have read in China Daily that you are the exclusive agent for Hi-Fi Corporation of Africa and Asia.
我方從《中國日報》上獲悉，貴公司為高保真公司在非洲和亞洲的獨家商。
“We have read in China Daily that……”這種句型屬于商務英語的程式化翻譯，譯成“從某處獲悉”，而“you”可以譯成“貴公司”，表示對對方的禮貌，Would you please send us price-lists and catalogues of all the Hi-Fi wireless products and terms of payment. Please advise if you would grant special terms for an annual trade over 1 million U.S. dollars.
請貴公司惠送所有無線通訊產品的目錄、價目表及付款條件，并請告知，如果每年交易額達100萬美元以上，是否可獲得特別條件。
要注意惠送的資料是什么，翻譯時一定要準確，不可出現遺漏或錯譯，以免影響雙方貿易往來。
A visit of your representative would be appreciated. Perhaps he could bring the newest samples of the 999 hand phone， an item of growing interest here.
敬請貴方派代表來與我們洽談，并攜帶最新999型手機樣品，該產品在此地銷路很好。
在英文商務信函中，我們長能見到“obliged”，“ appreciated”等詞，表達寫信人的一種感激感謝之情，屬于商務信函中的套用語，根據譯文預期目的，選擇合適的中文詞語就可。這句話的翻譯還要注意商務英語的一些約定俗成的表達方式，例如“growing interest”，字面意思是“吸引了消費者的興趣”，按照約定俗成的譯法，我們譯成“銷路好”就顯得很得體。譯者在平時工作中需要積累商務信函的慣用詞匯或短語。
We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon.
直譯成“我們期待早日收到貴方信息”，確實做到了信息的完整傳遞，但是考慮到這句話并非是向對方傳達重要商務信息，而是表示一種期盼的客氣的語氣，在這種目的指引下，我們意譯成“敬請回復”就比較妥帖。
參考文獻：
[1] Nord Christiane. Translation as a Purposeful Activity-- Functionalist Approaches Explained [M]. Manchester StJerome Publishing， 1997
[2] 林華：德國功能翻譯理論及其在實用文體翻譯中的應用[J] .江漢大學學報（人文科學版）2006，（6）
