時(shí)間：2023-06-01 08:52:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
湖北日報(bào)傳媒集團(tuán) 430077
[摘要]在我們的日常采購活動中，采購檔案管理是一個(gè)非常關(guān)鍵性的步驟，它作為采購活動的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據(jù)，具有很高的實(shí)證性，也比較利于當(dāng)前開展的反腐倡廉。所以從嚴(yán)格意義上來說，采購檔案管理是對我們的采購活動進(jìn)行評估、監(jiān)督、處理投訴等等活動的基礎(chǔ)，在企業(yè)管理這占據(jù)不小的份額，必須得到我們的重視。
[
關(guān)鍵詞 ]采購檔案；管理；對策
1、采購檔案管理的重要性
當(dāng)前我國許多企業(yè)的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實(shí)際意義，對于企業(yè)后期采購活動的開展、效果的評估、突發(fā)事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業(yè)生產(chǎn)過程中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
2、采購檔案管理中存在的問題
2.1專業(yè)人員缺乏，管理質(zhì)量差
從我國企業(yè)采購檔案管理的現(xiàn)狀來看，結(jié)果是觸目驚心的，大多數(shù)企業(yè)沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發(fā)，其中最重要的一個(gè)方面就是在人才的配備上。許多企業(yè)認(rèn)為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識上就忽略了，人員往往是沒有經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資質(zhì)的人員，缺乏必要的專業(yè)性，甚至許多企業(yè)的采購檔案管理人員還肩負(fù)著其他職責(zé)，沒有形成專人專職，這無疑導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量非常差。
2.2檔案收集周期長，影響歸檔完整性
從我國當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴(yán)重的問題，所以完整性得不到保證。實(shí)際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗(yàn)收證明或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當(dāng)前我國的投訴機(jī)制存在著較大問題，進(jìn)行投訴的周期和程序比較長，如果是越部門投訴往往因?yàn)樯霞夘I(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間原因而被擱置，這就導(dǎo)致檔案的收集周期被拉長，檔案的完整性受到嚴(yán)重影響。
2.3檔案管理與使用脫節(jié)
眾所周知，檔案是為我們的生產(chǎn)生活服務(wù)的，必須對檔案進(jìn)行良好的應(yīng)用才能發(fā)揮它的作用，才能體現(xiàn)出檔案的效應(yīng)。我國許多企業(yè)的檔案往往是為企業(yè)提供一些具有專業(yè)水平的技術(shù)參數(shù)或者是企業(yè)近期的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，也包括一些企業(yè)的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標(biāo)書或者是進(jìn)行評分的過程中提供良好的理論依據(jù)。對于供應(yīng)商來說，原始性的證明材料是資質(zhì)相關(guān)的一些資料，可以在投標(biāo)、中標(biāo)過程中提供依據(jù)。從我國當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費(fèi)。
2.4檔案管理缺乏保密性
檔案管理工作最怕出現(xiàn)的就是泄密問題，這也是許多企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實(shí)際的生活中出現(xiàn)過一個(gè)采購中心在評標(biāo)過程中因?yàn)樾姑芏煌对V，在社會上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國許多采購中心沒有認(rèn)識到檔案管理保密性的重要性，機(jī)構(gòu)崗位出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，人才方面也做的差強(qiáng)人意，從而導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)，對于企業(yè)長期發(fā)展是非常不利的。
2.5檔案室軟硬件設(shè)備嚴(yán)重滯后
因?yàn)橐庾R上沒有對檔案管理工作重視，許多企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關(guān)資料堆積到一個(gè)房間，沒有專門的人對此進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，這對于企業(yè)的長期發(fā)展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進(jìn)行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉(zhuǎn)換為電子文檔。由此看來，我國很多采購中心的檔案館建設(shè)還是需要不斷加強(qiáng)的。
3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法
3.1對采購文件進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類立卷
采購人在開展采購項(xiàng)目活動時(shí)，會出現(xiàn)各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據(jù)中國的相關(guān)法律規(guī)定，采購文件具體包含如下幾個(gè)：采購人采購時(shí)的相關(guān)記錄、招投標(biāo)文件、財(cái)政部門審批后的計(jì)劃表及采購預(yù)算、評標(biāo)報(bào)告、評分表、答疑函等。對采購文件進(jìn)行正確分門別類，理應(yīng)符合文件的特有情況，可以根據(jù)采購的先后順序和程序進(jìn)行，確保文件的連貫性，結(jié)合相應(yīng)的價(jià)值和利用規(guī)律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質(zhì)量。
3.2加強(qiáng)對采購文件的科學(xué)有效管理
要想把采購檔案工作做到實(shí)處，必須強(qiáng)化如下幾個(gè)方面，第一是加大監(jiān)督力度，形成專人管理。根據(jù)分級管理的相關(guān)要求，各個(gè)部門應(yīng)該做好采構(gòu)檔案工作，對指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督進(jìn)行有效管控，在整理和保管文件方面設(shè)置專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，明確保存檔案的場所。第二是合理采集保存采購文件。當(dāng)采購項(xiàng)目完成時(shí)，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)整理、收集采購文件，并妥善進(jìn)行保存，切記不能累計(jì)到年底來一起安排，不然，容易引發(fā)采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現(xiàn)丟失、篡改和損害等。對于投標(biāo)商進(jìn)行投標(biāo)的投標(biāo)文件而言，由于牽扯到商業(yè)秘密，如果沒有獲得他們的認(rèn)同，不允許進(jìn)行公開。第四要加快采購檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展步伐。
3.3采購機(jī)構(gòu)要自覺接受監(jiān)督管理部門的檢查
在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機(jī)構(gòu)、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應(yīng)存檔的文件，或者是對其進(jìn)行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關(guān)的直接負(fù)責(zé)人和相應(yīng)的主管人員。如果有犯罪行為的，應(yīng)該進(jìn)行刑事問責(zé)。監(jiān)督管理部門理應(yīng)正確看待此類問題，并在考核中所有體現(xiàn)，如同檢查采購執(zhí)行問題，采用相應(yīng)的檢查評價(jià)，并嚴(yán)格處置相應(yīng)的違規(guī)情況。
3.4不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養(yǎng)相應(yīng)的責(zé)任意識，清楚知曉自己工作內(nèi)容，進(jìn)而全面弄清楚應(yīng)該具備的相關(guān)知識，掌握操作技能，營造愛崗敬業(yè)的氛圍。
參考文獻(xiàn)
[1]溫娜.落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J].中國科技信息,2009(22).
一、采購檔案的含義及重要性
（一）采購檔案的含義
采購項(xiàng)目檔案應(yīng)包括該項(xiàng)目的全部文件材料和記錄，真實(shí)、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業(yè)企業(yè)采購活動中形成的原始文件。
（二）采購檔案對行業(yè)的重要性
煙草企業(yè)檔案是行業(yè)改革和發(fā)展的真實(shí)記錄，是行業(yè)的寶貴財(cái)富，檔案管理工作更是企業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，是功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)正是看到這點(diǎn)，才提出要緊緊圍繞煙草行業(yè)改革發(fā)展的中心任務(wù)，以服務(wù)大局為主題，以規(guī)范管理為核心，以職能建設(shè)為基礎(chǔ)，促進(jìn)采購檔案管理工作邁上新臺階。
采購檔案管理工作更是強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范采購行為的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，是行業(yè)精益采購、陽光采購的最直接體現(xiàn)。從2008年行業(yè)開展“三項(xiàng)檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項(xiàng)目檔案就是個(gè)大專型檢查的重點(diǎn)和必查內(nèi)容，這就要求采購項(xiàng)目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現(xiàn)陽光操作。
二、采購檔案管理工作的不足
從近年來行業(yè)組織開展的檢查情況看，煙草行業(yè)的采購工作在程序規(guī)范上有了很大的提高、檔案規(guī)范意識也明顯增強(qiáng)，但在實(shí)踐過程中采購項(xiàng)目檔案管理工作仍然存在一些問題。
（一）歸檔責(zé)任主體不明確
目前，煙草行業(yè)收集采購檔案的責(zé)任主體比較多，有采購經(jīng)辦部門、下屬單位、招標(biāo)機(jī)構(gòu)等，各主體的標(biāo)準(zhǔn)不一、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致采購項(xiàng)目檔案管理存在極大差異。
（二）采購過程痕跡化資料不完整
近年來，煙草行業(yè)采購管理工作嚴(yán)格按照“應(yīng)招盡招、真招實(shí)招”原則扎實(shí)推進(jìn)，大多數(shù)的單位都是通過委托招標(biāo)開展采購工作。招標(biāo)機(jī)構(gòu)只參與了招標(biāo)工作的中間環(huán)節(jié)，對項(xiàng)目立項(xiàng)、決策和合同簽訂后的履約及驗(yàn)收評價(jià)、結(jié)算等過程并無介入；采購經(jīng)辦部門經(jīng)歷了項(xiàng)目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規(guī)范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項(xiàng)目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理脫節(jié)。
（三）檔案信息化管理水平不高
信息技術(shù)的發(fā)展給采購檔案管理信息化工作的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。采購檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的安全性外，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)采購檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。
正是為了適應(yīng)社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業(yè)“兩項(xiàng)工作”試點(diǎn)現(xiàn)場會召開以來，整個(gè)行業(yè)花費(fèi)了大量的財(cái)力、物力、人力研發(fā)了煙草行業(yè)物資采購管理信息化系統(tǒng)，但是整個(gè)行業(yè)的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。
三、加強(qiáng)煙草行業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理的完善對策
（一）充分認(rèn)識行業(yè)采購檔案規(guī)范化管理的重要性
目前，煙草企業(yè)采購項(xiàng)目檔案管理不到位的現(xiàn)象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關(guān)。部分采購人認(rèn)為采購工作已經(jīng)委托公司，招標(biāo)、評標(biāo)過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關(guān)資料，而公司只保存了招標(biāo)、評標(biāo)過程的相關(guān)痕跡化資料，項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、合同后續(xù)的驗(yàn)收、結(jié)算、供應(yīng)商評價(jià)等資料未及時(shí)收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應(yīng)該明確檔案收集整理主體、加強(qiáng)對采購項(xiàng)目檔案歸檔業(yè)務(wù)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）建立采購檔案一項(xiàng)一卷歸檔制度
針對采購項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，于2014年年初，我們根據(jù)省公司的相關(guān)管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內(nèi)容和具體要求。采購項(xiàng)目一項(xiàng)一卷資料應(yīng)該包括采購計(jì)劃批復(fù)、采購立項(xiàng)審批、采購實(shí)施過程資料、合同審批、合同、驗(yàn)收入庫資料、項(xiàng)目結(jié)算等相關(guān)痕跡化資料，整個(gè)采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關(guān)業(yè)務(wù)流程的時(shí)間邏輯順序進(jìn)行整理，并裝訂歸檔。
（三）加強(qiáng)采購人員意識培訓(xùn)
在明確歸檔責(zé)任主體后，要加強(qiáng)采購歸檔人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和收集歸檔意識培訓(xùn)。作為采購項(xiàng)目檔案的歸檔整理經(jīng)辦人員，要樹立牢固的責(zé)任意識，明確自己的工作范圍和職責(zé)，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。
（四）完善提高信息化管理水平
關(guān)鍵詞:檔案管理;技術(shù);文件
中圖分類號:G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1009-0118(2012)09-0248-01
一、摩爾定律下的硬件發(fā)展
摩爾定律,是由因特爾創(chuàng)始人之一的戈登摩爾提出來的。其內(nèi)容為:當(dāng)價(jià)格不變時(shí),集成電路上可容納的晶體管數(shù)量,約每隔18個(gè)月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個(gè)月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現(xiàn)今電子科技發(fā)展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發(fā)廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計(jì)算機(jī)的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發(fā)只是硬件的一個(gè)標(biāo)志,實(shí)際上目前的硬盤技術(shù)、顯卡技術(shù)等都得以了長足的進(jìn)步。
在現(xiàn)代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產(chǎn)生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)。因此我們必須充分重視硬件發(fā)展給檔案管理事業(yè)帶來的便利和進(jìn)步。但是面對市場上龐大的軟硬件供應(yīng)商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現(xiàn)代化中對硬件采購的要求:
(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計(jì)算機(jī)硬件發(fā)展迅速,而我們在使用中也不可能經(jīng)常性更換機(jī)器,因此在采購硬件時(shí)必須要有前瞻性,以滿足在未來時(shí)期的硬件需求,但同時(shí)也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價(jià)比較高的產(chǎn)品。
(二)適用性。每一個(gè)不同級別的檔案館、企事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu),規(guī)模與功能都各不相同,對配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時(shí)要考慮到自身的情況而進(jìn)行定奪,適用于自身即可,以避免出現(xiàn)性能浪費(fèi)和性能緊張的情況。
(三)穩(wěn)定性。在采購系統(tǒng)時(shí)還要考慮到系統(tǒng)平臺之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。新上市的系統(tǒng)往往會有BUG或者兼容問題,我們在管理工作中,要盡量避免出現(xiàn)問題,所以要從源頭上就考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業(yè)素養(yǎng),但是并不都是計(jì)算機(jī)專業(yè)型人才,在采購系統(tǒng)時(shí)要考慮到系統(tǒng)對于大部分人都易用,這一點(diǎn)很重要,否則后期的維護(hù)和使用將遇到很大的困難。
二、檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化趨勢
(一)檔案管理的數(shù)字化。目前檔案管理的數(shù)字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態(tài)為非數(shù)字化,我們要對其進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換;另一部分就是其從產(chǎn)生伊始就依托于計(jì)算機(jī)平臺,直接以數(shù)字形式記錄在案的。由于紙質(zhì)文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。隨著計(jì)算機(jī)的普及,對檔案的管理已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,這也是現(xiàn)代化檔案管理的首要特征。數(shù)字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優(yōu)點(diǎn),是傳統(tǒng)檔案管理的重要進(jìn)步。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化技術(shù)的核心構(gòu)成,隨著其普及,目前我國各個(gè)檔案管理部門都能實(shí)現(xiàn)基本的數(shù)字化。
(二)檔案管理的自動化。在文檔生命周期的三個(gè)階段,可以由三個(gè)不同的信息管理系統(tǒng)完成其該階段的任務(wù),從而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動化過程。在電子辦公環(huán)境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個(gè)模塊設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。如在檔案產(chǎn)生初期,即文件階段,應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng),在文件的初始就對其進(jìn)行自動記錄保存,每一個(gè)模塊無縫鏈接,自動記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動化管理,躋身中國信息化500強(qiáng)之列。
(三)檔案管理的智能化。數(shù)字檔案具有虛擬性、復(fù)雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數(shù)字檔案管理過程中,利用計(jì)算機(jī)軟硬件的配套系統(tǒng),對檔案對象進(jìn)行可以代替某些人工服務(wù)的智能化存儲、歸類、分析等業(yè)務(wù)。從計(jì)算機(jī)硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設(shè)備端口,以便與各類輸出輸入設(shè)備連接;其次還需要高擴(kuò)展性的硬件平臺,以適應(yīng)智能化處理設(shè)備的添加;然后還要有很強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸能力和存儲能力。從計(jì)算機(jī)軟件要求來看,貫穿于數(shù)字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲、訪問、檢索、數(shù)據(jù)分析、安全保護(hù)等幾個(gè)模塊。智能化的數(shù)字檔案管理將節(jié)約大量人力物力,同時(shí)有效地提高辦公效率。
三、檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化的要求
在21世紀(jì)的今天,我們處在一個(gè)科技迅速發(fā)展的新時(shí)期,我們在工作時(shí)要充分應(yīng)用科技給我們帶來的便利與進(jìn)步,這是一個(gè)思想觀念上的轉(zhuǎn)變。這一轉(zhuǎn)變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進(jìn)技術(shù)與思想,學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。同時(shí)還要結(jié)合我國國情,堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀,要有為我國檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化奉獻(xiàn)的精神,投入到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的大潮中。
另一點(diǎn),檔案管理還有研發(fā)和更新設(shè)備,學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)管理技術(shù)和經(jīng)驗(yàn),熟悉檔案管理的硬件平臺和軟件系統(tǒng),熟練掌握數(shù)字化檔案管理的每一個(gè)程序,能夠?yàn)槠渌块T的工作提供良好穩(wěn)定的支持,實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的最大價(jià)值。
除此之外,還要進(jìn)行定期的集中培訓(xùn)學(xué)習(xí),并且與先進(jìn)的檔案管理部門要有溝通交流。
社會愈向前發(fā)展,所產(chǎn)生的檔案資料就會無限增多,但如果我們能以現(xiàn)代化技術(shù)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業(yè)向前邁進(jìn)一大步。
參考文獻(xiàn):
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[關(guān)鍵詞]設(shè)備檔案；檔案管理；設(shè)備管理
[中圖分類號]G647
[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A
[文章編號]2095-3712（2015）21-0085-02
[作者簡介]朱小青（1989―），男，江蘇泰州人，碩士，天津農(nóng)學(xué)院國有資產(chǎn)管理處，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：設(shè)備管理。
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》規(guī)定：設(shè)備檔案管理主要包括設(shè)備工作管理和設(shè)備申請購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報(bào)廢等各環(huán)節(jié)中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設(shè)備的檔案管理貫穿了設(shè)備從制訂采購計(jì)劃到到貨驗(yàn)收以及后期的維修報(bào)廢全過程，能夠有效地串聯(lián)起設(shè)備管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此，建立完善的設(shè)備檔案管理制度對提高實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平，推動實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和設(shè)備的管理工作有著重要意義。
一、設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
目前大部分高等院校的設(shè)備檔案管理采用的是設(shè)備管理部門和設(shè)備使用部門共同管理的方式。國有資產(chǎn)管理處是管理學(xué)校固定資產(chǎn)的職能部門，負(fù)責(zé)設(shè)備從制訂采購計(jì)劃、招標(biāo)、到貨的驗(yàn)收安裝及后期的維護(hù)與保養(yǎng)，他們方便收集設(shè)備的采購、驗(yàn)收、管理檔案材料并保證其完整性。設(shè)備使用部門主要負(fù)責(zé)設(shè)備購進(jìn)以后的安裝和操作等檔案管理。因?yàn)樵O(shè)備購進(jìn)初期，操作人員更熟悉設(shè)備的操作方法和設(shè)備性能，安裝時(shí)也需與使用人員進(jìn)行溝通協(xié)商。因此，各種隨機(jī)文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時(shí)也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術(shù)資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發(fā)生“扯皮”的問題，可能會導(dǎo)致很多有價(jià)值的技術(shù)資料散失或殘缺不全，有些設(shè)備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設(shè)備的日常維護(hù)和使用開發(fā)。設(shè)備資料的收集是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環(huán)節(jié)。
在后期設(shè)備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設(shè)備進(jìn)行管理。當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人管理時(shí)，資料往往不能隨機(jī)辦理交接手續(xù)，容易丟失。而且在設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)時(shí)，如果沒有按時(shí)填寫使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄，可能導(dǎo)致資料不全，在設(shè)備后期的維修和報(bào)廢環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)各種問題。
二、設(shè)備檔案的收集和建立
（一）設(shè)備檔案的橫向收集
對設(shè)備檔案進(jìn)行管理，首先要將設(shè)備進(jìn)行分類。分類的依據(jù)一般是以金額為標(biāo)準(zhǔn)來區(qū)分普通設(shè)備和大型設(shè)備，具體金額各高校有不同規(guī)定。個(gè)人認(rèn)為結(jié)合目前實(shí)際情況以十萬元為標(biāo)準(zhǔn)比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設(shè)備，大于十萬元的為大型設(shè)備。一般來說，普通設(shè)備只需要訂購合同、驗(yàn)收報(bào)告和維修記錄等資料即可。同時(shí)，使用單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定及時(shí)建立固定資產(chǎn)賬目、粘貼設(shè)備標(biāo)簽，并將相關(guān)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
大型設(shè)備的檔案采集相對復(fù)雜，需要設(shè)備采購各個(gè)階段的原始資料，對其進(jìn)行縱向的管理，這也是由大型設(shè)備的使用價(jià)值和其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益決定的。大型設(shè)備的檔案管理，應(yīng)該分別進(jìn)行，即每件設(shè)備單獨(dú)設(shè)卡管理，建立完整的技術(shù)資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續(xù)，但一定要妥善保管相關(guān)資料，當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人使用或管理時(shí)，資料要隨機(jī)辦理交接手續(xù)。對大型設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)時(shí)，要按時(shí)填寫使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄。大型設(shè)備借出和收回時(shí)都應(yīng)立賬立據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行交接、驗(yàn)收規(guī)定。
（二）設(shè)備檔案的縱向收集
設(shè)備的管理過程可分為設(shè)備申購、驗(yàn)收、使用和報(bào)廢四個(gè)階段，各個(gè)階段需要的資料一般有：設(shè)備申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告，定購合同；開箱記錄及裝箱單，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗(yàn)收報(bào)告；設(shè)備說明及全套隨機(jī)文件，使用和維修記錄；報(bào)廢申請書，設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料等。如果是進(jìn)口設(shè)備，還需相應(yīng)的技術(shù)商務(wù)文件，如外貿(mào)合同等。
每件設(shè)備都應(yīng)從這兩方面進(jìn)行相關(guān)資料的收集，為之后的分類和管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，這只是設(shè)備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術(shù)文件，就無法對日后設(shè)備的使用、維護(hù)和報(bào)廢進(jìn)行有效的管理，就無法了解到所購置設(shè)備的使用機(jī)時(shí)及其產(chǎn)生的教學(xué)、科研效益，更無法對今后的設(shè)備采購工作有指導(dǎo)和借鑒意義。
三、設(shè)備檔案的管理
（一）從思想上提高認(rèn)識
在平時(shí)的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，沒有將之?dāng)[到正確的位置。因此，從學(xué)校層面就必須重視設(shè)備檔案管理工作，加強(qiáng)平時(shí)的教育與宣傳，采取有效的措施，把設(shè)備檔案管理提高到一個(gè)新水平，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要。要制訂翔實(shí)的管理辦法，結(jié)合不同類型設(shè)備的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的管理。
（二）建立完善的檔案管理制度
建立健全設(shè)備的檔案管理制度是做好設(shè)備儀器檔案管理工作的關(guān)鍵。設(shè)備檔案管理要從設(shè)備申購、到貨驗(yàn)收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規(guī)章制度。各個(gè)設(shè)備的檔案資料都應(yīng)由國有資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)收集整理并統(tǒng)一保存，從檢查主機(jī)、附件配置、說明書與技術(shù)資料是否齊全等工作做起。如果實(shí)際安裝或使用過程中，操作人員需要相關(guān)技術(shù)文件，可復(fù)印原版文件，以保證原始資料的完整性。設(shè)備如果需要維修或報(bào)廢，應(yīng)由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進(jìn)行維修或報(bào)廢。維修或報(bào)廢過程中產(chǎn)生的記錄、文件、票據(jù)要及時(shí)送交管理部門規(guī)定。同時(shí)要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。
同時(shí)，不能只注重設(shè)備采購過程中的檔案管理，還要注意設(shè)備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設(shè)備應(yīng)采取不同的方法。普通設(shè)備可以采取單位日常管理為主，設(shè)備主管部門監(jiān)督抽查為輔。每個(gè)學(xué)期對這些設(shè)備的使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及維修記錄進(jìn)行一次檢查考核，考核結(jié)果通報(bào)各使用單位。大型設(shè)備的管理不光要做到以上幾點(diǎn)，還要注意在新形勢下各高校強(qiáng)調(diào)大型設(shè)備開放共享的情況。大型設(shè)備開放共享需要對上一年度設(shè)備的使用效益進(jìn)行考核，這就要做好使用記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產(chǎn)生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗(yàn)收報(bào)告和貴重儀器開放基金實(shí)施情況總結(jié)等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因?yàn)檫@不僅關(guān)系到大型設(shè)備的使用與維護(hù)，更關(guān)系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠?yàn)榇笮唾F重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
而對于待報(bào)廢的設(shè)備，一般都會由設(shè)備所在單位負(fù)責(zé)人組織有關(guān)專業(yè)人員做好技術(shù)鑒定。進(jìn)行檔案管理時(shí)要注意保存好技術(shù)鑒定、申請報(bào)廢表、主管領(lǐng)導(dǎo)的批示等原始文件，以備存檔查詢。
（三）加強(qiáng)設(shè)備管理部門師資隊(duì)伍建設(shè)
設(shè)備管理工作需要有一支工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人才隊(duì)伍，而檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，對管理人員的素質(zhì)和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實(shí)的理論功底，還要求他們有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。要充分利用高校優(yōu)勢，采用各種培訓(xùn)方法，如在職培訓(xùn)、崗位輪換、交流學(xué)習(xí)等，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。檔案管理人員在平時(shí)工作中也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關(guān)法律和規(guī)定，從而規(guī)范自己的日常工作。
高等院校設(shè)備儀器的科學(xué)化管理對提高本科教育教學(xué)質(zhì)量和推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室體制改革都有重要的意義。采用科學(xué)合理的機(jī)制實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器的檔案管理成為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重大課題。檔案管理工作貫穿了設(shè)備采購、使用、開放共享、報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)，做好這項(xiàng)工作不僅對日常設(shè)備的管理極為重要，同時(shí)還能夠?yàn)橐院蟛少徯略O(shè)備提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。
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Key words： hospital equipment；archives management；archives public relations
中圖分類號：R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0188-02
0 引言
醫(yī)院設(shè)備直接關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療工作的開展，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，完善的醫(yī)療設(shè)備檔案為醫(yī)院了解設(shè)備情況提供了可靠的技術(shù)依據(jù)和查考憑證，為設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了保障。加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的功能優(yōu)勢對醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展具有重大的意義。
1 領(lǐng)導(dǎo)支持，建立健全設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療設(shè)備檔案影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會、經(jīng)濟(jì)效益，是促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量和全院發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。加強(qiáng)宣傳設(shè)備檔案的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)管理意識，用利用取得的成績向領(lǐng)導(dǎo)多溝通，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門的重視和支持。建立完善設(shè)備檔案管理體系，醫(yī)院要將設(shè)備檔案管理工作列為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分，納入院科室目標(biāo)考核，制定出醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，明確職責(zé)，保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用有章可循。管理制度要對管理責(zé)任者、收集責(zé)任者、整理責(zé)任者進(jìn)行明確，對歸檔對象、歸檔范圍、歸檔要求、歸檔份數(shù)、歸檔時(shí)間、整理原則、保管要求、利用制度和手續(xù)進(jìn)行明細(xì)。保證設(shè)備檔案的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。
2 專職檔案員的專業(yè)知識、公共意識
2.1 具備檔案專業(yè)和設(shè)備專業(yè)知識 一個(gè)專職檔案員的政治素養(yǎng)、知識水平和業(yè)務(wù)能力決定著設(shè)備檔案管理的水平。檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，多參加專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，提高自身的素養(yǎng)。檔案員不僅要具備檔案專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)知識，還應(yīng)了解設(shè)備購置過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)。管理人員的能力是檔案規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的保證。
2.2 在檔案收集利用中處理好公共關(guān)系 檔案工作需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要部門工作者的配合，領(lǐng)導(dǎo)和部門工作者的檔案意識不強(qiáng)，一個(gè)優(yōu)秀的檔案員也很難做好檔案工作。
醫(yī)院設(shè)備檔案的收集做到齊全、完整，必須做好公關(guān)工作。①檔案員積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的大力支持，在設(shè)備的立項(xiàng)審批、采購階段時(shí)產(chǎn)生的文件材料交由設(shè)備科保存，缺少的材料及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門予以補(bǔ)充。②檔案員必須處理好與醫(yī)院設(shè)備管理部門的關(guān)系，設(shè)備的開箱驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、保養(yǎng)維修以及報(bào)廢階段所產(chǎn)生的材料都由設(shè)備科參與并收集。設(shè)備科兼職檔案是檔案工作的重要力量，檔案員要對設(shè)備科兼職檔案員做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，保證他們掌握檔案日常管理的能力。③檔案員必須處理好與設(shè)備購置科室的關(guān)系，設(shè)備購置科室是設(shè)備的操作者，在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)，日常設(shè)備記錄，是設(shè)備產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益科室。設(shè)備的保養(yǎng)、維修和它密切相關(guān)，操作者也是設(shè)備檔案的利用者，對待利用者要做好熱情服務(wù)工作，快速提供所需設(shè)備檔案。④檔案員要處理好與財(cái)務(wù)部門的關(guān)系，設(shè)備驗(yàn)收合格后，結(jié)帳時(shí)在財(cái)務(wù)室，需要財(cái)務(wù)部門及時(shí)督促結(jié)帳人員將發(fā)票復(fù)印一份交由設(shè)備科放入設(shè)備檔案。發(fā)票如不及時(shí)復(fù)印，裝在財(cái)務(wù)部門憑證里，很難復(fù)印完整。
3 兼職檔案員做到設(shè)備檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確
醫(yī)療設(shè)備檔案最重要的環(huán)節(jié)是收集，由于設(shè)備從申購、購買、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、運(yùn)行、保養(yǎng)、維修到報(bào)廢是個(gè)漫長的過程，而每個(gè)階段的資料收集具有時(shí)間性，收集不全，很難再補(bǔ)。收集工作是設(shè)備科兼職檔案員來完成，專職檔案員要對兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)和隨時(shí)指導(dǎo)，提高其管理意識和素質(zhì)。設(shè)備科要做好設(shè)備檔案的收集工作，就要明確設(shè)備檔案的歸檔范圍，才能保證收集齊全。
設(shè)備的歸檔案范圍：
①立項(xiàng)審批階段：設(shè)備購置計(jì)劃、申請報(bào)告、論證報(bào)告、審批報(bào)告與批復(fù)文件、政府采購計(jì)劃報(bào)批表、衛(wèi)生資源配置許可證（大型設(shè)備）。②采購階段：采購招投標(biāo)文件、評標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書、采購談判記錄、購置協(xié)議、采購購銷合同、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、供貨單位醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、生產(chǎn)廠家醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證和產(chǎn)品注冊證書，進(jìn)口設(shè)備須有中華人民共和國醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊證、中華人民共和國醫(yī)療經(jīng)營企業(yè)許可證。③開箱驗(yàn)收階段：裝箱單、出廠單、說明書、合格證、保修卡、運(yùn)輸單據(jù)、設(shè)備安裝要求、維修手冊及其隨機(jī)技術(shù)資料等。進(jìn)口設(shè)備須有海關(guān)通關(guān)單、出入境檢驗(yàn)檢疫證明、3C認(rèn)證書（強(qiáng)制性產(chǎn)品認(rèn)證目錄中的設(shè)備）、產(chǎn)品授權(quán)書及售后服務(wù)機(jī)構(gòu)。④安裝調(diào)試階段：安裝調(diào)試記錄、設(shè)備試運(yùn)行記錄、培訓(xùn)記錄等。⑤項(xiàng)目驗(yàn)收階段：驗(yàn)收記錄、檢測驗(yàn)收材料、發(fā)票復(fù)印件（原件在財(cái)務(wù)室）等。⑥設(shè)備運(yùn)行階段：設(shè)備檢查記錄、保養(yǎng)記錄、維修記錄、重大事故記錄、每年的經(jīng)濟(jì)效益分析等。⑦設(shè)備報(bào)廢階段：設(shè)備報(bào)廢鑒定材料、申請、批復(fù)和處理結(jié)果。
摘要目的：對醫(yī)院現(xiàn)行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行分析，找出其中存在的問題與不足之處，加以改進(jìn)。方法：從采購、建檔、使用、維修等方面健全醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。結(jié)果：在改進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度后，醫(yī)療設(shè)備的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)以及對院方醫(yī)療設(shè)備的管理等情況較改進(jìn)之前都有所提高。結(jié)論：積極發(fā)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理制度的不足并加以改善，對醫(yī)療設(shè)備的管理和醫(yī)院醫(yī)療工作的順利進(jìn)行都有所保障，值得提倡。
關(guān)鍵詞醫(yī)療設(shè)備 檔案管理 體會
近年來，隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)務(wù)工作者的素質(zhì)也在逐步提高，為了適應(yīng)高水平的醫(yī)療工作，許多高精尖的醫(yī)療設(shè)備也逐步應(yīng)用于醫(yī)療工作中。許多原始老舊的醫(yī)療設(shè)備逐步被新的高科技醫(yī)療設(shè)備所替代，這在疾病的診療過程中起到了很大作用，不僅提高了診斷的準(zhǔn)確率，而且在工作效率上也有較大幅度改善。完善的醫(yī)療設(shè)備管理制度可以保障醫(yī)療設(shè)備在各科室的合理分配和使用，可以有效提高醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)，有助于醫(yī)療工作的順利進(jìn)行，故而，建立科學(xué)、完整、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理制度就顯得極其重要。
一、我院醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)狀
截止2016年6月，我院建檔在案的醫(yī)療設(shè)備共計(jì)500余臺，總價(jià)值約8550萬人民幣，我們將這些醫(yī)療設(shè)備分為5萬元以下、5-10萬元、10-20萬元、20-50萬元、50萬元以上五類。利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)將這些設(shè)備編號并且建立基本檔案。
二、醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容
對于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，要制定科學(xué)完善的管理制度。首先，將所有設(shè)備按照用途分類，并且每種用途下按照設(shè)備名稱編號歸類，并建立電子檔案。再由各個(gè)科室負(fù)責(zé)管理設(shè)備的工作人員將各科室所有設(shè)備匯總，按照每種設(shè)備名稱將其編號分類，建立電子檔案。電子檔案的大致內(nèi)容包括：①采購前資料：采購申請表、設(shè)備考察報(bào)告、設(shè)備的合格生產(chǎn)證書以及采購批復(fù)文件；②采購時(shí)資料：采購申請表、采購記錄、投標(biāo)文件、采購合同、免稅單、進(jìn)出口許可證、提貨單、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備配置清單、使用說明書、保修卡、線路圖、合格證書等；③設(shè)備運(yùn)行時(shí)資料：使用說明書、操作記錄、維修故障記錄、清查檢驗(yàn)記錄；④報(bào)廢資料：報(bào)廢申請單、資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書、批復(fù)文件。
三、專人管理制度
我院設(shè)備眾多，在管理方面應(yīng)多加注意。我院將各個(gè)科室設(shè)備指定相關(guān)專、兼職人員進(jìn)行專門管理，包括設(shè)備引進(jìn)時(shí)對該設(shè)備編號建檔，保存基本信息、分配科室、找專業(yè)人員安裝調(diào)試、后期維修、到時(shí)報(bào)廢、定期清查設(shè)備數(shù)量功能等。這樣可以保證對各個(gè)科室設(shè)備的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同時(shí)也為診療工作正常運(yùn)行起到了保障作用。
四、維修報(bào)廢制度
所有的設(shè)備都有嚴(yán)格的使用年限，在這期間，若設(shè)備出現(xiàn)問題，需找專業(yè)人員進(jìn)行維修，各個(gè)科室負(fù)責(zé)人應(yīng)將設(shè)備故障問題告知醫(yī)學(xué)裝備部設(shè)備運(yùn)行維修組，建檔保存。若到達(dá)該設(shè)備使用年限設(shè)備還在使用，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守報(bào)廢制度，上報(bào)醫(yī)學(xué)裝備及物資供應(yīng)部，根據(jù)需要引進(jìn)新設(shè)備并且取消報(bào)廢設(shè)備的電子檔案，保證所有設(shè)備在安全可操作范圍內(nèi)正常運(yùn)行，確保診療效果的準(zhǔn)確性。
五、定期清查制度
對各個(gè)科室的設(shè)備要進(jìn)行定期清查。包括清查設(shè)備數(shù)量、定期請專業(yè)人員維護(hù)保養(yǎng)、清查使用中出現(xiàn)的問題以及解決方法、清查登記使用過程中的優(yōu)缺點(diǎn)等，并及時(shí)完善設(shè)備的檔案，方便管理的同時(shí)也保證設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
六、完善醫(yī)療醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
①加強(qiáng)院方與各個(gè)科室對醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性的認(rèn)識，從申購考察直到設(shè)備報(bào)廢，都要建立一套科學(xué)、完整、規(guī)范的管理體系，明確各部門以及相關(guān)責(zé)任人的職能，保證各個(gè)環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行；②加強(qiáng)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，建立責(zé)任人制度。各個(gè)科室責(zé)任人掌握其主管科室的所有設(shè)備，保證醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，同時(shí)保障醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等工作，以確保醫(yī)院診療工作的順利進(jìn)行；③對各個(gè)科室設(shè)備進(jìn)行定期清查，記錄各種醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量、社會效益、經(jīng)濟(jì)效益、使用時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間等情況，靈活調(diào)動各科室醫(yī)療設(shè)備，避免同一科室因重復(fù)引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備而造成醫(yī)療設(shè)備的閑置與資源浪費(fèi)，同時(shí)也要避免其他需要該設(shè)備的科室因缺少而重復(fù)引進(jìn)；④醫(yī)務(wù)人員在操作使用醫(yī)療設(shè)備的過程中，要嚴(yán)格按照操作要求與流程進(jìn)行操作，若操作中設(shè)備出現(xiàn)故障，及時(shí)按程序上報(bào)聯(lián)系相關(guān)責(zé)任人，及時(shí)維修，盡可能使設(shè)備在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)使用；⑤相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該具有專業(yè)素養(yǎng)，在工作中也要具備責(zé)任心，對自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮自己的專業(yè)知識與職能；⑥要不斷完善電子檔案系統(tǒng)，建立專業(yè)的檔案管理制度，不僅可以為相關(guān)管理工作帶來極大的便利，同時(shí)又可以節(jié)省工作時(shí)間、提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。
七、體會
過去都是手寫的醫(yī)療設(shè)備檔案，時(shí)間久遠(yuǎn)便不易保存，并且紙質(zhì)檔案易破損丟失，搬運(yùn)、查閱都不方便，會對醫(yī)療設(shè)備的管理帶來一些不必要的麻煩，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化程度的逐步提高，醫(yī)療水平也在同步提升，現(xiàn)如今，全部改用電子檔案，方便快捷且資料保存完整，調(diào)閱查詢也相當(dāng)方便。醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院工作的運(yùn)行中，有著舉足輕重的作用，如何管理運(yùn)用好這些高精尖的醫(yī)療設(shè)備、提高利用率在很大程度上都取決于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理。其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的診療質(zhì)量和水平。所以在舊設(shè)備出現(xiàn)故障或者報(bào)廢以及引進(jìn)新設(shè)備后，都應(yīng)及時(shí)完整地建立檔案，完善相關(guān)資料，隨時(shí)掌握全院醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行動態(tài)。利用電子檔案的方便快捷，可有效協(xié)調(diào)醫(yī)療設(shè)備在各個(gè)科室的運(yùn)轉(zhuǎn)及保證正常使用。并且只有真正落實(shí)制度、落實(shí)責(zé)任、落實(shí)服務(wù)，才能做到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、完整化與智能化，才能更好地為現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展所服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]企業(yè)；設(shè)備儀器；檔案管理；問題；策略
隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的形形的企業(yè)也是遍地開花，相應(yīng)的各種精密的大型企業(yè)也在企業(yè)中變的很常見，設(shè)備儀器一般分為自制設(shè)備、外購設(shè)備、信息設(shè)備及其特種設(shè)備，信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)的軟硬件）。企業(yè)設(shè)備儀器檔案對于維護(hù)儀器設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)備管理中的作用越來越突出。部分進(jìn)口的設(shè)備購買合同，招投標(biāo)書，技術(shù)協(xié)議等在日后的項(xiàng)目管理中也是必不可少的，萬一以后出現(xiàn)什么矛盾，設(shè)備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發(fā)揮這類設(shè)備儀器在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，就必須做好企業(yè)設(shè)備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學(xué)的建檔方法以及儀器設(shè)備建檔理論是重要的，這對于一個(gè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)及其竣工驗(yàn)收有著很好的信息支撐作用。
1. 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)
1.1企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的動態(tài)性。簡單的說就是企業(yè)儀器設(shè)備在報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的檔案會隨著儀器的變動而發(fā)生變化，在儀器報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的儀器檔案就處在一個(gè)不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個(gè)簡單的例子，企業(yè)引進(jìn)一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機(jī)器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。
1.2企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設(shè)備儀器管理就是綜合管理設(shè)備儀器，顯而易見設(shè)備儀器檔案管理具有綜合性的特點(diǎn)。具體的講有以下的幾個(gè)方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備要經(jīng)過規(guī)劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設(shè)備改造、更新。這幾個(gè)階段是交替發(fā)生的。2）部門綜合性，一般在一個(gè)企業(yè)里，設(shè)備的管理會涉及很多的部門，只有進(jìn)行綜合管理，才能有效地利用設(shè)備儀器。在設(shè)備管理中，要秉承設(shè)計(jì)制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與檢修結(jié)合，改造，修理與更新結(jié)合。3）多樣性特點(diǎn)，將設(shè)備用不同的方式區(qū)分會有不同的結(jié)果，例如按照來源有，自制設(shè)備以及外購設(shè)備；按照設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)，可以劃分為機(jī)械動力類設(shè)備、儀器儀表設(shè)備；按照重要程度，可以劃分為一般設(shè)備與精密高端設(shè)備；按照設(shè)備的使用性質(zhì)可以分為通用設(shè)備與專用設(shè)備。
2. 企業(yè)設(shè)備檔案管理中常見的問題
2.1分散保管
現(xiàn)在的企業(yè)中，沒有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，而是進(jìn)行分散保管。這也與相關(guān)的規(guī)定也是背道而馳的，在實(shí)際操作中，應(yīng)該遵守“成套性”原則進(jìn)行管理。設(shè)備從開始的購置到最后的入庫會產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會根據(jù)企業(yè)職能的設(shè)置，應(yīng)該吧一整套的設(shè)備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標(biāo)書等文件；另一部分后來產(chǎn)生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設(shè)備的整個(gè)流程，也不利于后期的利用。
2.2歸檔一些不是原件的文件材料
一些企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)設(shè)備儀器檔案是復(fù)印件的情形，包括設(shè)備購置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應(yīng)的，同時(shí)也就失去了歸檔的意義。有以下幾點(diǎn)原因會造成這種狀況：1）購置設(shè)備時(shí)簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替。2）購置設(shè)備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進(jìn)口設(shè)備，由公司的。
2.3儀器檔案管理人員職責(zé)不明確
企業(yè)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，各個(gè)部門之間就相互推脫，相互推卸責(zé)任。一般來說，項(xiàng)目立項(xiàng)在資產(chǎn)管理部門，而采購、招投標(biāo)在采購部門。兩個(gè)部門經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門，而驗(yàn)箱時(shí)，卻都不注意“合格單”等文件，導(dǎo)致檔案殘缺。
3. 企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的應(yīng)對策略
3.1設(shè)立設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產(chǎn)管理部門，也就是固定的資產(chǎn)投資部門。應(yīng)由設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，收集、集中、整理、分類、編號設(shè)備運(yùn)行各個(gè)階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設(shè)備儀器檔案，不僅是按照相關(guān)的規(guī)定作業(yè)，也能維護(hù)儀器檔案的完整及安全，以便使用。
3.2企業(yè)設(shè)備儀器管理人員在歸檔及收集文件時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按規(guī)定把關(guān)，堅(jiān)決不收復(fù)印件。歸檔人員有義務(wù)告知采購的部門，在購置設(shè)備時(shí)，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)程進(jìn)行簽訂相關(guān)的文件，對于公司購置的設(shè)備，應(yīng)該特別備注，盡可能最后原件。
3.3明確不同部門在各個(gè)階段的職責(zé)，保障檔案的完整。設(shè)備從購置到竣工之間要經(jīng)歷計(jì)劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。立項(xiàng)時(shí)，資產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時(shí)，采購部門應(yīng)該負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開箱時(shí)，兼職檔案員必須參加驗(yàn)收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的部門，及時(shí)整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料。
總結(jié)：我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復(fù)雜靜謐的大型的儀器走進(jìn)了企業(yè)，企業(yè)儀器設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修也越來越復(fù)雜，利用健全穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理體系科學(xué)合理的管理儀器設(shè)備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競爭間的一個(gè)重要籌碼。企業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)建立起一套科學(xué)的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗(yàn)收做好鋪墊。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：招標(biāo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案管理模式
隨著改革開放形勢的發(fā)展和市場機(jī)制的不斷完善，我國在基本建設(shè)項(xiàng)目、機(jī)械成套設(shè)備、科技項(xiàng)目、項(xiàng)目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購等許多政府投資及公共采購領(lǐng)域，都逐步推行了招標(biāo)投標(biāo)制度。這對于創(chuàng)造公平競爭的市場環(huán)境，提高經(jīng)濟(jì)效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標(biāo)投標(biāo)中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。
北京國際貿(mào)易公司為綜合性國有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀(jì)90年代初期開始承辦國際金融組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行貸款項(xiàng)目的國際招標(biāo)和對外采購以及政府采購項(xiàng)目的招標(biāo)采購等工作。近年來，隨著國家改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，北京國際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營方式，先后獲取國家部委頒發(fā)的國際招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級資質(zhì)、政府采購機(jī)構(gòu)甲級資質(zhì)、中央投資項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級資質(zhì)和工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級資質(zhì)，成為北京市國資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，專業(yè)從事各類招標(biāo)業(yè)務(wù)和進(jìn)出口業(yè)務(wù)。近年來形成的招標(biāo)項(xiàng)目檔案快速增長，檔案種類和來源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。
一、招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用
首先，招標(biāo)是指采用招標(biāo)方式采購工程、貨物和服務(wù)的活動。招標(biāo)項(xiàng)目檔案是招標(biāo)采購業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年-2010年6月，北京國際貿(mào)易公司完成的各類招標(biāo)項(xiàng)目每年增長45%，各類招標(biāo)業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營規(guī)模的74%。我國《招標(biāo)法》中明確規(guī)定，招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標(biāo)項(xiàng)目檔案必須管理到位。
其次，招標(biāo)項(xiàng)目檔案是圍繞一個(gè)獨(dú)立招標(biāo)項(xiàng)目形成的具有保存價(jià)值的招標(biāo)業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營活動中直接形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值。
第三,建立資料完備、檢索便捷的招標(biāo)項(xiàng)目檔案資源體系,充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營、管理、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問題
據(jù)調(diào)查，近年來，在一些招標(biāo)機(jī)構(gòu)中，存在著以下四個(gè)主要問題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來看,經(jīng)營業(yè)績和經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見影,不易引起重視。對招標(biāo)檔案工作職能、意義的認(rèn)識沒有提升到應(yīng)有的高度,造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補(bǔ)充修訂。企業(yè)對檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)意識,從觀念和工作理念上亟待加強(qiáng)。第三, 檔案工作程序不規(guī)范,管理方法不科學(xué)。由于招標(biāo)工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全,造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問題。第四,檔案室或庫房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂,不能保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時(shí)極不方便。
三、新時(shí)期企業(yè)招標(biāo)檔案的管理模式
隨著北京建設(shè)世界城市進(jìn)程的加快，招標(biāo)這種采購方式已成為大的趨勢。同時(shí)新時(shí)期招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理模式正處于被認(rèn)識、梳理和接受時(shí)期。
首先,應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國招標(biāo)法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案工作,對招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作基本理念進(jìn)行梳理，提升招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)特性，明確職責(zé)，執(zhí)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門人員意識中存在的一些誤區(qū),認(rèn)為檔案人員督促歸檔是給他們增加負(fù)擔(dān)、增加工作量。更重要的是,這種理念轉(zhuǎn)變了“開展此項(xiàng)工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯(cuò)誤觀念,使招標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范,這種新的理念將有效地促進(jìn)招標(biāo)企業(yè)各部門對自身工作職能與短期、長期工作目標(biāo)的思考與整理,并圍繞招標(biāo)項(xiàng)目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強(qiáng)調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實(shí)際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動聯(lián)系的緊密程度及價(jià)值的重要依據(jù),從而大大清晰了檔案工作的整體思路。
第二, 招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施必須是一個(gè)系統(tǒng)工程,要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員,都應(yīng)該有明確的認(rèn)識和清晰的思路。面對招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從基層開始,每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員,由檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,這樣才能保證招標(biāo)文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于檢索和提供利用,為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。
第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場所是基礎(chǔ)。為使招標(biāo)檔案管理與業(yè)務(wù)的增長、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標(biāo)檔案管理應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，盡可能提供檔案庫房場所，檔案人員要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，積極開展招標(biāo)檔案管理綜合檢查，加強(qiáng)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。
綜上所述,企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié),同時(shí)更是進(jìn)行經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對檔案工作的認(rèn)識偏見,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會檔案信息需求為牽引，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，才能使招標(biāo)檔案工作不斷取得新的進(jìn)展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路,將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。
參考文獻(xiàn):
1醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀
1.1存在的問題
大部分醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理內(nèi)網(wǎng)管理凸顯被動，醫(yī)用耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，很多醫(yī)院在管理過程中缺乏對醫(yī)用耗材的有效管理與維護(hù)工作，從而出現(xiàn)了不同程度的耗材浪費(fèi)與外流、耗材過度使用，以及重復(fù)使用等現(xiàn)象。醫(yī)用耗材檔案管理局限于資質(zhì)證件管理，沒有對供應(yīng)商與醫(yī)用耗材進(jìn)行充分有效地分析，難以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效管理與運(yùn)用，導(dǎo)致醫(yī)用耗材檔案管理無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2市場預(yù)測和發(fā)展趨勢
醫(yī)用耗材從診斷、監(jiān)護(hù)、治療、給藥都將全面開啟一個(gè)智能化的時(shí)代，構(gòu)建醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材動態(tài)管理，精確溯源，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理與實(shí)物管理相結(jié)合，有效保證醫(yī)用耗材安全使用，防止其使用不當(dāng)造成浪費(fèi)、過度使用或超范圍使用，從而減少醫(yī)院和患者的損失，保障患者利益成為一種必然的發(fā)展趨勢［2］。
2醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺構(gòu)建
將分布在不同信息系統(tǒng)的耗材管理信息整合到一個(gè)平臺，便于審批、調(diào)用、監(jiān)管、存查，最終降低耗材占比，提高合理使用率和滿意度，減少庫存，降低醫(yī)保費(fèi)用。
2.1加強(qiáng)醫(yī)用耗材研究信息的獲得
首先，對醫(yī)用耗材研究信息進(jìn)行調(diào)研，采用實(shí)地考察法與問卷調(diào)查法。然后，研發(fā)構(gòu)建一體化信息平臺，匯集醫(yī)院電子醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)的相關(guān)信息，建立新的信息交互渠道。最后，上線測試并進(jìn)行有效改進(jìn)。在評價(jià)總結(jié)上將數(shù)據(jù)分為A組與B組，A組中討論的是信息平臺構(gòu)建前我院醫(yī)用耗材檔案管理及其應(yīng)用狀況，B組中研究的是信息平臺構(gòu)建后我院醫(yī)用耗材檔案管理及其應(yīng)用狀況［3］。應(yīng)用SPSS22.0統(tǒng)計(jì)軟件，對比分析醫(yī)用耗材檔案信息管理前后耗材從申請到可申領(lǐng)耗費(fèi)的時(shí)間、百元醫(yī)療收入衛(wèi)材支出、盤點(diǎn)的庫存數(shù)，科主任/護(hù)士長、統(tǒng)計(jì)員、科長的滿意度。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建醫(yī)療器械的管理系統(tǒng)網(wǎng)站，以對供應(yīng)公司與醫(yī)療器械進(jìn)行有效管理，在系統(tǒng)設(shè)置上設(shè)置用戶權(quán)限，包括供應(yīng)商、管理員與相關(guān)的部門等，可以在網(wǎng)站上進(jìn)行資料的上傳與信息數(shù)據(jù)的傳遞等。在醫(yī)療器械的信息化管理過程中實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資料的上傳，產(chǎn)品資質(zhì)的證明與醫(yī)院審核程序的完成等各種程序，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的動態(tài)化與精細(xì)化管理。同時(shí)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的對接傳送，從而實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，最終簡化醫(yī)院的工作程序，減少工作過程中的重復(fù)勞動等［4］。
2.2加強(qiáng)醫(yī)用耗材檔案的建立
為了實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商之間的有效溝通，可以在醫(yī)用耗材檔案建立過程中針對每一個(gè)供應(yīng)商分別建立各自的檔案，可以專門設(shè)置一個(gè)醫(yī)用耗材檔案管理模塊，進(jìn)行醫(yī)用耗材申購單的上傳與審批結(jié)果的論證工作。在信息平臺上供應(yīng)商可以通過登錄上傳業(yè)務(wù)員的授權(quán)書與產(chǎn)品的注冊證等，同時(shí)還包括采購合同的掃描件等，為電子檔案的建立提供有效的數(shù)據(jù)支持。加強(qiáng)對供應(yīng)商工作的有效錄入工作，與電子檔案的目錄表進(jìn)行有效對接。要求供應(yīng)商在信息系統(tǒng)平臺中提供資質(zhì)證件，從而從資質(zhì)角度為檔案管理工作提供便利。運(yùn)用醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺的形式能夠節(jié)省檔案管理工作的存儲空間。
2.3加強(qiáng)資質(zhì)證件的效期管理
醫(yī)用耗材是醫(yī)院物品管理中的重要組成部分，需求量比較大，在管理與查詢過程中難度比較大，包括了大量的藥品種類、來源與規(guī)格等，工作量較大，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對此的充分研究。在傳統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)的檔案管理過程中也已經(jīng)具有相對比較成熟的發(fā)展系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理預(yù)警機(jī)制的建立;但是也存在一定的缺陷，主要體現(xiàn)在難以充分獲得供應(yīng)商的有關(guān)信息，在證件更新方面不夠及時(shí)，從而難以得到良好的醫(yī)用耗材質(zhì)量安全，容易導(dǎo)致醫(yī)療糾紛現(xiàn)象的發(fā)生。而采用互聯(lián)網(wǎng)管理的方式能夠設(shè)置1個(gè)月的預(yù)警機(jī)制，以加強(qiáng)醫(yī)用耗材資質(zhì)證件的有效管理，如果沒有在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行證件的及時(shí)更換，系統(tǒng)會自行進(jìn)行相應(yīng)處理，對于這部分耗材品種在未處理之前不再進(jìn)行采購與發(fā)放工作，這種操作方式能夠充分使用這些安全品種，有效發(fā)揮這些品種的作用［5］。
2.4加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材的檔案管理
醫(yī)用高值耗材的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對全部檔案信息進(jìn)行建檔，包括供應(yīng)商的檔案、采購檔案與出入庫檔案等，同時(shí)進(jìn)行預(yù)入庫管理。具體的操作方式是供應(yīng)商根據(jù)可能使用到的高值耗材進(jìn)行醫(yī)院二級庫房的存放，在完成條碼掃描工作之后，進(jìn)行預(yù)入庫手續(xù)的辦理，根據(jù)此由系統(tǒng)自動生成入庫記錄。在患者使用之后，護(hù)理人員在系統(tǒng)中提取相應(yīng)的生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷公司的名稱、產(chǎn)品名字、規(guī)格型號與產(chǎn)品批次等信息，并記錄患者的名字、住院號、醫(yī)師與手術(shù)護(hù)士等信息，將以上信息全部記錄到系統(tǒng)電子檔案中。在完成系統(tǒng)登錄后，利用已經(jīng)使用到的耗材信息，將其傳送到內(nèi)網(wǎng)醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)庫房的管理模塊之中，從而完成出入庫的調(diào)撥手續(xù)。同時(shí)供應(yīng)公司登錄管理系統(tǒng)平臺進(jìn)行貨源補(bǔ)充工作，從而滿足臨床使用，減少運(yùn)行過程中對醫(yī)院資金的占用。將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效對接，在高值耗材方面能夠?qū)崿F(xiàn)有效的全程網(wǎng)絡(luò)管理，實(shí)現(xiàn)對各個(gè)環(huán)節(jié)的有效控制。
3小結(jié)
在檔案信息化管理過程中能夠采用信息技術(shù)，有效處置檔案信息，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)用耗材檔案信息的充分利用，依靠強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)，最終實(shí)現(xiàn)將實(shí)物管理與檔案信息管理的充分結(jié)合與利用。
［參考文獻(xiàn)］
［1］楊瓊.醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用［J］.醫(yī)療裝備，2017，30(5):61－62.
［2］白玲.醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用［J］.中國醫(yī)療設(shè)備，2017，32(8):166－168.
［3］唐麗琴.探究"9S"管理在醫(yī)用耗材檔案管理中的應(yīng)用［J］.人力資源管理，2017(7):347－348.
【摘要】
醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展，起著決定性的作用。因此，做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。
【關(guān)鍵詞】 設(shè)備管理 重要性 檔案管理
醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，首先應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用［1］。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。
1首先認(rèn)識建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。
2其次建立完善的制度利用辦公會將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級管理人員的制度意識，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎金、評先進(jìn)、評優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺設(shè)備逐一編號登記在冊且張貼標(biāo)簽，每半年對全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對萬元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。
3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購申請，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。
4小結(jié)有效利用設(shè)備檔案對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)醫(yī)院在兩個(gè)效益上獲得雙贏。
【參考文獻(xiàn)】
1黃瑞峰淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策醫(yī)療裝備，2007，1：25-26
【關(guān)鍵詞】血站；檔案管理；信息化
一、信息化之于血站檔案管理的沖擊與挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨促使社會信息化發(fā)展程度大幅提高，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著不可比擬的作用，傳統(tǒng)檔案管理工作也不可避免地受到了來自信息化時(shí)代的沖擊，而這一沖擊既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，血站檔案管理工作也不例外。在信息化沖擊下，傳統(tǒng)血站檔案管理工作應(yīng)如何應(yīng)對，信息化建設(shè)成為迎接時(shí)代挑戰(zhàn)的必由之徑。
血站以公益性作為其職能屬性定位，其檔案作為采供血工作流程的重要書面承載形式，是后續(xù)工作開展的重要數(shù)據(jù)。在信息化時(shí)代沖擊下，固有的血站檔案管理方法已無法迎合當(dāng)前血站現(xiàn)代化建設(shè)的需要，只有以信息化時(shí)代為依托，將信息化手段引入血站檔案管理領(lǐng)域，通過局域網(wǎng)建設(shè)革新血站檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲與利用。由此可見，信息化建設(shè)之于血站檔案管理有著緊迫性與必要性。致力于在新形勢下于血站檔案管理領(lǐng)域引入信息化手段，一方面將通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，僅需要設(shè)置檔案信息管理員等即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的錄入、存儲以及后續(xù)利用；另一方面，信息化建設(shè)將利用電子檔案形態(tài)，相較于傳統(tǒng)手工錄入與人工查找，數(shù)據(jù)化形態(tài)的檔案信息存儲與調(diào)取更為便捷，有助于實(shí)現(xiàn)血站檔案管理工作的高效化與高質(zhì)化。新形勢下為迎合時(shí)展需求，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化與系統(tǒng)化是血站檔案管理突圍的緊迫而又必然的選擇。
二、血站檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)困境
根據(jù)我國有關(guān)血站管理的法律、法規(guī)及規(guī)范性文件等的規(guī)定，血站檔案管理信息化進(jìn)程已然開啟，信息化建設(shè)正在革新著傳統(tǒng)的檔案管理手段。但需要注意的是，血站相關(guān)信息化建設(shè)工作發(fā)展速度并不如預(yù)期，原因在于信息化建設(shè)受到管理意識、人才、資金及信息化技術(shù)等諸多因素的共同影響，信息化開展面臨著諸多現(xiàn)實(shí)困境。
（一）信息化管理意識欠缺且統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺失。血站檔案管理的信息化是時(shí)展的必然要求，但因受傳統(tǒng)檔案管理理念及方式的桎梏，諸多血站出于多種因素考量而未將檔案信息化管理納入血站建設(shè)內(nèi)容，仍沿用陳舊的管理手段，欠缺信息化管理意識，并未對血站檔案信息化管理加以系統(tǒng)性的研究探討。信息化管理意識的欠缺嚴(yán)重制約血站檔案管理信息化建設(shè)。此外，血站檔案管理國標(biāo)與行標(biāo)缺失致使管理規(guī)范性差，檔案信息利用效率低下。也因檔案信息化管理發(fā)展時(shí)間較短，多集中于地方層面，因此檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)與管理規(guī)范地域化特征突出，由此需對血站檔案信息化管理予以一體化、規(guī)范化，確保其安全性。
（二）信息化建設(shè)難度高、任務(wù)量大且周期較長。血站檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)并非一蹴而就的，并非只要建立起血站血液信息管理系統(tǒng)即完成任務(wù)，管理系統(tǒng)的建成只是信息化建設(shè)中的一個(gè)環(huán)節(jié)，原有數(shù)據(jù)的錄入工作量十分巨大，需利用手工錄入、掃描等當(dāng)時(shí)將紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，此環(huán)節(jié)存在一定難度且任務(wù)十分繁重。檔案管理的信息化在進(jìn)行電子信息轉(zhuǎn)換的同時(shí)，仍需對原有書面檔案進(jìn)行存儲。如此高難度、大工作量的血站檔案建設(shè)也意味著其信息化管理真正收效有著較長的周期。
（三）資金投入得不到保障。充足的資金是血站檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，缺乏足夠的資金支持，信息化建設(shè)將舉步維艱。不論是血站檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)、相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的購置以及信息的電子化轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)皆以充足的經(jīng)費(fèi)作為工作開展的保障。然而，在諸多地方尤其是經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度低的衛(wèi)生部門，其經(jīng)費(fèi)較少，能夠投入信息化建設(shè)中的部分極為有限，大部分經(jīng)費(fèi)只能對醫(yī)療及醫(yī)保等基礎(chǔ)性、緊迫性更為突出的領(lǐng)域發(fā)揮保障作用。由此也就導(dǎo)致了地方血站檔案管理信息化建設(shè)一直未被提上日程或建設(shè)力度薄弱。
（四）管理人員專I化程度低。信息化對于血站檔案管理人員提出了更高的專業(yè)化要求，因信息化建設(shè)后檔案管理人員需要從事的檔案管理工作內(nèi)容包括信息系統(tǒng)的運(yùn)作及檔案管理等多項(xiàng)工作，對業(yè)務(wù)素質(zhì)及思想道德素質(zhì)有著更高的要求，相關(guān)管理人員應(yīng)為復(fù)合型人才。然而觀之當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀，基層檔案管理工作人員中的大部分并非檔案專業(yè)出身，且多由血站行政管理人員直接兼任，在此崗位上的管理人員并未具備完備的專業(yè)知識及信息技術(shù)技能，嚴(yán)重制約著基層血站檔案管理信息化建設(shè)。
三、強(qiáng)化血站檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑
血站檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)面臨上述四種現(xiàn)實(shí)困境，如何突圍從而強(qiáng)化信息化建設(shè)，本文旨在從檔案管理一體化、資源數(shù)字化、資金投入充足化以及管理人員專業(yè)化4方面提出完善建議。
（一）檔案管理一體化。基層血站在開展信息化建設(shè)進(jìn)程后，通常會積極采購血液信息管理系統(tǒng)，但由于信息化檔案管理尚不普及，且管理系統(tǒng)往往因血站規(guī)模的大小及具體要求而有所差別。由此也造成了當(dāng)前血站檔案信息化發(fā)展程度不一、地域性標(biāo)準(zhǔn)差異明顯的不良后果。因此，亟須統(tǒng)一當(dāng)前不同地域之間血液檔案信息化管理，統(tǒng)一國家標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化一體化建設(shè)。在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間搭建起信息交流、共享的平臺，促進(jìn)不同地區(qū)血站在醫(yī)療、科研等領(lǐng)域的交流合作。（下轉(zhuǎn)第90頁）（上接第83頁）血站檔案信息化管理一體化亟須相關(guān)部門強(qiáng)化管理意識。在強(qiáng)化外部一體化的同時(shí)，還應(yīng)注重血站內(nèi)部檔案管理一體化建設(shè)，涉及的內(nèi)容包括檔案信息整理、工作流程以及信息存儲及提取等。在血站內(nèi)部搭建一體化檔案管理平臺，在不同電腦之間實(shí)現(xiàn)檔案信息錄入及提取。
（二）檔案資源數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化是血站檔案管理信息化極為重要的一環(huán)，也是難度高、任務(wù)量繁重的重要環(huán)節(jié)。為加快檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化質(zhì)量及效率，血站可通過與具有打印及掃描業(yè)務(wù)功能的公司進(jìn)行合作，通過專業(yè)人員集中性開展原有數(shù)據(jù)電子化轉(zhuǎn)換工作。同時(shí)，血站也應(yīng)強(qiáng)化員工職責(zé)，注重檔案信息收取時(shí)符合血站規(guī)范要求，確保信息準(zhǔn)確與完整。此外，相關(guān)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)更符合血站血液管理需求，實(shí)現(xiàn)文字與圖像信息及瀏覽功能在目錄數(shù)據(jù)下加以管理。檔案資源的數(shù)字化作為信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，需集中人力、集中時(shí)間與精力高質(zhì)高效地予以推進(jìn)。
（三）資金投入充足化。資金是否充足決定著血站檔案管理信息化建設(shè)開展與否以及開展的程度。衛(wèi)生管理部門在經(jīng)費(fèi)來源充足的情況下，加大信息化建設(shè)資金投入力度予以充分的物質(zhì)保障。相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)規(guī)劃要求，通過撥款支持血站采購血液信息管理系統(tǒng)以及電腦、掃描儀、打印機(jī)等基礎(chǔ)性管理物資，通過局域網(wǎng)建設(shè)互通有無，對信息系統(tǒng)及檔案信息安全性加以保障。此外，為保障信息化建設(shè)順利開展，應(yīng)通過多元途徑籌措經(jīng)費(fèi)。相關(guān)部門在進(jìn)行經(jīng)費(fèi)劃撥時(shí)以當(dāng)前財(cái)政狀況為依據(jù)選取經(jīng)費(fèi)劃撥方式，或一次性劃撥或分期劃撥。經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用也應(yīng)當(dāng)高效合理，在進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施采購時(shí)應(yīng)以實(shí)用為主，而非以高價(jià)格為準(zhǔn)，致力于實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用效益的最大化。
（四）管理人T專業(yè)化。信息化建設(shè)要求血站檔案管理人員為復(fù)合型人才，血站應(yīng)通過多種途徑實(shí)現(xiàn)管理人員的專業(yè)化。一方面，可加大對高素質(zhì)專業(yè)型檔案管理人才的引進(jìn)，另一方面，對現(xiàn)有管理人員專業(yè)技能進(jìn)行提升，由此為血站信息化建設(shè)打造出一支專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)突出的檔案管理隊(duì)伍，從而提升檔案管理的信息化程度。專業(yè)人才的引進(jìn)是不可或缺的，通過吸納先進(jìn)管理工作者，通過其專業(yè)技能及管理經(jīng)驗(yàn)分享將有效帶動檔案管理水平的提升。對當(dāng)前與檔案管理相關(guān)的工作人員而言應(yīng)加大培訓(xùn)力度，實(shí)行定期培訓(xùn)與考核制度，對其檔案管理業(yè)務(wù)水平做出評價(jià)并進(jìn)行結(jié)果反饋。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)涉及計(jì)算機(jī)基本技能、數(shù)據(jù)庫使用以及檔案管理等具體知識。
四、結(jié)語
信息化對于血站檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，血站應(yīng)立足于當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的現(xiàn)實(shí)困境，諸如管理意識問題、資金不足問題以及管理人員專業(yè)化程度低問題等，旨在通過提出強(qiáng)化管理意識、強(qiáng)化資金保障、引進(jìn)人才與培訓(xùn)相結(jié)合等具有針對性的完善建議，以期血站檔案管理工作迎合信息化時(shí)展的需求。
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關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；高校；實(shí)驗(yàn)室
中圖分類號：TP399
在加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室管理體系的同時(shí)，對高校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)科研究工作有著舉足輕重作用的學(xué)校實(shí)驗(yàn)室檔案的管理，應(yīng)該放到其核心地位。高科技信息網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，科技和社會發(fā)生的巨大變化給實(shí)驗(yàn)室檔案管理到來了新的困難，同時(shí)這也是革新實(shí)驗(yàn)室檔案管理理念的一個(gè)重要機(jī)遇。我們要珍惜這次千載難逢的機(jī)會，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實(shí)驗(yàn)室檔案有效管理的新理念，做到學(xué)校實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理，為師生創(chuàng)造更好的學(xué)習(xí)環(huán)境。
1 高校實(shí)驗(yàn)室檔案所包含內(nèi)容
1.1 學(xué)科教學(xué)與研究方面，主要包含進(jìn)行實(shí)驗(yàn)操作所需的教材、老師在實(shí)驗(yàn)室對學(xué)生實(shí)踐實(shí)驗(yàn)時(shí)的記錄、學(xué)生實(shí)驗(yàn)時(shí)的成績整理、對學(xué)生實(shí)驗(yàn)結(jié)果分析的相關(guān)材料、學(xué)校科學(xué)研究計(jì)劃申請等等。這些都是師生實(shí)驗(yàn)所需教材及其實(shí)驗(yàn)成果的點(diǎn)滴記錄，是學(xué)校師生對教學(xué)成績做出總結(jié)時(shí)的重要材料。
1.2 實(shí)驗(yàn)所需儀器設(shè)備，主要包含實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購的資料，其中有對實(shí)驗(yàn)設(shè)備進(jìn)行采購時(shí)所作計(jì)劃、報(bào)告及其采購時(shí)的合同；對設(shè)備儀器安裝時(shí)的記錄，包括合格證、調(diào)配設(shè)置等；書面材料包括實(shí)驗(yàn)儀器所帶說明書、安裝圖、保修卡等等；還有賠償備注，即是學(xué)校師生以及科研人員在使用實(shí)驗(yàn)儀器過程中造成損壞以后的賠償備注等等。這些都是對實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部儀器的管理。
1.3 實(shí)驗(yàn)室管理隊(duì)伍檔案主要有，長期在實(shí)驗(yàn)室工作的志愿的個(gè)人簡歷、工作匯總等各種記錄；對每個(gè)工作職員的升職考察記錄以及工作過程中的獎勵(lì)、懲罰的記錄；對新晉實(shí)驗(yàn)室管理人員的專業(yè)知識技能的培訓(xùn)和考核情況。這一部分是關(guān)于實(shí)驗(yàn)室工作人員的資料記錄，科學(xué)有效的管理是提高實(shí)驗(yàn)室管理的核心。
1.4 關(guān)于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的檔案，基本內(nèi)容是對國家法律條文、有管理有關(guān)的法律法規(guī)的實(shí)施具體辦法；進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室所要遵守的基本規(guī)章制度；對于實(shí)驗(yàn)室的規(guī)劃、建設(shè)與總結(jié)；實(shí)驗(yàn)室日常工作表；實(shí)驗(yàn)室所有的設(shè)施平面顯示等材料。這一部分是實(shí)驗(yàn)室順利運(yùn)行的保障。
2 實(shí)驗(yàn)室檔案設(shè)備管理在高校中的作用
2.1 根據(jù)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室檔案我們可以對實(shí)驗(yàn)設(shè)備儀器進(jìn)行科學(xué)合理的配置。實(shí)驗(yàn)設(shè)備是實(shí)驗(yàn)教學(xué)的保障，沒有實(shí)驗(yàn)儀器實(shí)驗(yàn)教學(xué)就無從談起，所以實(shí)驗(yàn)室檔案對實(shí)驗(yàn)器材的記錄是高校實(shí)驗(yàn)室的重要材料之一。學(xué)校對實(shí)驗(yàn)室所投入的人力、物力以及財(cái)力都是有限的，如何對有限的額資源作好充分利用是十分重要的。
在對實(shí)驗(yàn)儀器進(jìn)行采購時(shí)，我們需要專業(yè)人員對儀器進(jìn)行檢查、記錄，確定哪些是我們需要的，要有選擇性的購置。除了這些我們還要選擇比較合理的生產(chǎn)廠家，這對以后在實(shí)驗(yàn)過程中造成儀器損壞時(shí)的維修工作也有很大方便。同樣的設(shè)備不同的廠家，會產(chǎn)生質(zhì)量、功能上的高低之分。對實(shí)驗(yàn)儀器存檔，有助于我們正確的使用，還可以避免盲目采購設(shè)備，適當(dāng)節(jié)約資金。
2.2 對學(xué)生實(shí)驗(yàn)成果建檔，更有利于對學(xué)生學(xué)習(xí)進(jìn)行改進(jìn)。高校的實(shí)驗(yàn)室是對在校大學(xué)生的實(shí)踐能力做到更好更科學(xué)的培養(yǎng)的一個(gè)主要場地，對學(xué)校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備及其管理的不斷更新能對學(xué)生綜合素質(zhì)的提高產(chǎn)生很大作用。一個(gè)學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室是本校師生實(shí)驗(yàn)教學(xué)努力的成果，我們把這些零碎的成果集合到一起，對每個(gè)同學(xué)的實(shí)驗(yàn)都要做到詳細(xì)記錄并且完好的保存，這些對于學(xué)生實(shí)踐能力的進(jìn)步將有巨大的幫助。
2.3 對高校高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建檔案管理對與學(xué)校科研工作是十分重要的。一個(gè)學(xué)校的科研工作狀況是學(xué)校綜合水平的代表，而學(xué)校實(shí)驗(yàn)所需要的儀器設(shè)備的合理配置方法是及其復(fù)雜的。對實(shí)驗(yàn)所需設(shè)備儀器科學(xué)合理管理，對于學(xué)校提高教研工作狀況是十分重要的。
3 針對高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室管理的對策
對高校實(shí)驗(yàn)室管理這一大部分中，對實(shí)驗(yàn)室檔案的管理是其中的重要部分。一個(gè)學(xué)校對實(shí)驗(yàn)室檔案的合理管理，是對一個(gè)學(xué)校綜合實(shí)力及其科研實(shí)力發(fā)展的衡量，但是目前眾多高校的實(shí)驗(yàn)室檔案管理中都存在很大問題：
3.1 檔案保存意識不夠。目前對于實(shí)驗(yàn)室檔案的管理還沒有充分重視，工作人員專業(yè)知識和技巧不夠，不能對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理。對實(shí)驗(yàn)室的活動記錄不完全，空有書面措施沒有得到實(shí)踐，不能及時(shí)的上報(bào)學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)室的利用情況，由此致使許多對學(xué)校建設(shè)有價(jià)值的東西不能及時(shí)的服務(wù)于學(xué)校。
3.2 沒有制定規(guī)范的規(guī)章制度對在實(shí)驗(yàn)室的行為進(jìn)行約束。目前很多學(xué)校都沒有制定出學(xué)校、院、系的關(guān)于學(xué)校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的制度，而導(dǎo)致對檔案管理沒有制度可依靠。
3.3 對實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)沒有設(shè)定專門人員，這也是大多數(shù)高校對實(shí)驗(yàn)室管理普遍存在的問題。分配給學(xué)校實(shí)驗(yàn)室的管理人員大多都是非專業(yè)的，沒有足夠的專業(yè)知識，不懂對文獻(xiàn)、檔案、材料的合理分類排放，以至于學(xué)校檔案放置雜亂無章。學(xué)校需要一些檔案時(shí)不能及時(shí)找到，會影響學(xué)校的整體管理的有效性。
4 對高校實(shí)驗(yàn)室檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理
