時間：2023-05-30 09:48:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇施工檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
檔案管理是指企業(yè)對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者為企業(yè)規(guī)劃提供一個方向，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業(yè)的施工效率。而我們傳統(tǒng)的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業(yè)工程的施工進(jìn)程。手工的查閱也增加了企業(yè)對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質(zhì)文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經(jīng)濟(jì)上的損失。但是隨著科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式，將結(jié)合手工與信息技術(shù)，不斷地優(yōu)化檔案的管理、接收和處理，增加了企業(yè)檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現(xiàn)代化電子技術(shù)的利用，其優(yōu)勢就是可以將復(fù)雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進(jìn)行必要專業(yè)的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。
雖然，檔案管理電子技術(shù)的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩(wěn)定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業(yè)發(fā)展的需求。比如，一方面，部分技術(shù)對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數(shù)據(jù)的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發(fā)生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業(yè)的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當(dāng)?shù)貙⒉糠种匾募堎|(zhì)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，以及將企業(yè)生產(chǎn)和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業(yè)在檔案管理方面加快和完善信息化建設(shè)的進(jìn)程。
二、電力施工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
（一）檔案管理信息化建設(shè)的必要性。檔案的管理對于企業(yè)的發(fā)展起著重大的作用，檔案記錄著企業(yè)的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規(guī)劃提供了參考性的資料，通過今夕業(yè)績對比幫助公司作出策略性的規(guī)劃，以便規(guī)劃公司未來的發(fā)展。檔案管理不僅有利于公司的發(fā)展，還對我們國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)有著重要意義。隨著信息技術(shù)化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化處理已經(jīng)成了現(xiàn)代各個企業(yè)時代性的發(fā)展趨勢，我們的電力施工企業(yè)也毫不例外。
信息化發(fā)展帶動工業(yè)化發(fā)展已經(jīng)成了現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展的主流趨勢，各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)對此具有足夠的認(rèn)識。企業(yè)需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設(shè)，同時利用檔案管理機制了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。信息化的檔案管理成了企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的主要途徑。
（二）電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的阻礙。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的管理缺乏重要的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于企業(yè)的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業(yè)性技術(shù)性人才，需要企業(yè)全部的人員都積極地配合，尤其是領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，對于企業(yè)的發(fā)展起著領(lǐng)導(dǎo)性的作用。現(xiàn)在好多企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)者會覺得檔案的管理跟企業(yè)的發(fā)展無關(guān)，認(rèn)為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業(yè)的施工、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等無關(guān)，對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益無太大影響，不需要有太多的關(guān)注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設(shè)。存在這樣錯誤的觀念，將導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作信息化得不到相應(yīng)的發(fā)展和完善，也阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。其次，信息化建設(shè)設(shè)施不完備。畢竟我國信息化建設(shè)起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發(fā)生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術(shù)含量。最后就是缺乏專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者制定后期的發(fā)展目標(biāo)提供參考性的依據(jù)，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷。但是，對于當(dāng)前的企業(yè)，其檔案管理人員大都缺乏對專業(yè)性知識的認(rèn)知，沒有充分地認(rèn)識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。沒有專門的部門對檔案進(jìn)行管理，就容易導(dǎo)致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。
二、完善電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的完善，企業(yè)需要對其作出相應(yīng)的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設(shè)中存在的不足作出的幾點建議：
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評價指標(biāo)；管理流程
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設(shè)計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長5.848km（樁號4＋085～9＋909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1檔案管理工作的內(nèi)容
1.1檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機、復(fù)印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費預(yù)算中。建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評定與驗收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點的檔案整編目標(biāo)。
1.3檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計，保存時要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。檔案利用時要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2檔案管理評價
2.1評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項目的具體情況建立檔案管理評價指標(biāo)體系，擬定評價閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法進(jìn)行綜合評價。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評價，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j＝1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機構(gòu)下分的管理機構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
3結(jié)語
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1]嚴(yán)杰．淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J]．工業(yè)b，2015，（31）.
[關(guān)鍵詞] 公路施工；安全生產(chǎn)檔案；管理路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0149- 03
1 前 言
現(xiàn)階段，為了提高人民的生活水平，促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，加強公路事業(yè)的建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢。在公路建設(shè)的過程中，施工作為重點階段，該階段工作直接影響工程質(zhì)量，但是施工過程中存在諸多風(fēng)險因素，極易引發(fā)安全事故，所以施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高對于安全管理的重視，樹立正確的管理意識，將施工檔案的管理作為重點工作。現(xiàn)階段，我國了一系列安全檔案管理條例，明確指出安全檔案管理工作應(yīng)當(dāng)貫穿在公路施工的整個過程中，這對于公路施工安全生產(chǎn)檔案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生產(chǎn)檔案的基本特征
2.1 檔案內(nèi)容及其形式的多樣化
就公路施工來說，檔案管理貫穿于施工全過程，在公路項目招標(biāo)、設(shè)計、施工及其維護(hù)階段，均會產(chǎn)生大量檔案資料，尤其是某些工期較長的公路工程而言，檔案資料內(nèi)容涉及面較廣，且形式趨于多樣化發(fā)展。一般來說，常見的公路施工檔案主要包括招標(biāo)文件、施工方技術(shù)文件、工程調(diào)整檔案、會議文件、質(zhì)量檢測文件及其驗收檔案等。所以，在公路工程施工中，檔案的形式多種多樣，且內(nèi)容較多，這進(jìn)一步增大了檔案管理的難度。
2.2 檔案的專業(yè)化及其利用價值
在公路施工的過程中，施工技術(shù)通常較為先進(jìn)，在此基礎(chǔ)上最終形成的施工檔案的專業(yè)性及其技術(shù)性也較為突出。同時，為了保障各項工序的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化開展，實行檔案管理具有更大的利用價值。需要明確的是，由于施工檔案屬于真實的、客觀的文件資料，可以全面反映施工企業(yè)的管理質(zhì)量及其施工水平，管理檔案在其投標(biāo)過程中具有十分關(guān)鍵的作用。
3 公路工程施工生a檔案的主要問題
3.1 檔案資料編號不連貫
在公路的建設(shè)過程中，大部分施工人員來自不同的部門，通常來說，施工管理人員能夠統(tǒng)一分類不同的檔案資料，并對其進(jìn)行編號，這也是提高檔案日后查詢便捷性的必要途徑，在編寫檔案編號的過程中，一般依照分類號、項目號或者案卷號進(jìn)行制定及分類。但是在實際的工作過程中，檔案資料編號的連貫性較差，難以依據(jù)檔案資料做出完整的判斷，這對檔案管理造成了極大的負(fù)面影響，難以及時發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案，甚至存在檔案缺失的情況，影響竣工階段的結(jié)算[1]。
3.2 工程檔案資料質(zhì)量較差
逐步提升檔案資料的管理質(zhì)量是當(dāng)前檔案管理應(yīng)當(dāng)重視的一大問題，只有在保障檔案質(zhì)量的情況下，才能全面發(fā)揮檔案資料的根本價值，提升檔案管理的管理水平。但是就我國目前的公路施工檔案管理來說，大部分檔案的質(zhì)量無法滿足施工單位的基本要求，檔案質(zhì)量的影響因素較多，例如難以按照標(biāo)準(zhǔn)化模式整理及其收集案卷資料，工作人員依照個人主觀意志開展檔案管理工作等均極大的降低了工程檔案資料的質(zhì)量。
3.3 檔案管理同公路施工不同步
在公路檔案的管理過程中，只有保障檔案管理同公路施工進(jìn)度的一致性，才能保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及其有效性，如果二者不同步，不僅會影響公路施工工程的正常進(jìn)行，同時也不利于檔案管理工作的開展。就目前來說，導(dǎo)致施工同檔案管理不一致的主要原因即人員緊張以及檔案管理難度及其工作量較大，加之施工單位并未制定相關(guān)管理體制造成了管理人員的滯后性，難以激發(fā)工作人員的工作熱情。另外，檔案管理人員通常較為重視公路施工質(zhì)量、成本方面的檔案管理，未樹立安全生產(chǎn)檔案管理的意識，這一情況不利于施工單位施工的安全進(jìn)行，且容易增大風(fēng)險。
4 公路工程施工生產(chǎn)檔案的完善策略
4.1 完善檔案管理制度體系
目前，公路在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用更加突出，同時公路建設(shè)項目的范圍不斷拓寬，在公路項目的施工過程中，通常會產(chǎn)生大量的施工資料，為了實現(xiàn)施工檔案的有效管理，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案管理的制度體系。一方面，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部建設(shè)檔案管理體制，改變傳統(tǒng)的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，創(chuàng)新管理手法，實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。另一方面，隨著社會的發(fā)展，精細(xì)化管理是各個領(lǐng)域管理中不可或缺的管理方案，公路檔案的精細(xì)化管理是提升管理質(zhì)量，保障檔案管理同施工進(jìn)度一致的主要手段[2]。
4.2 實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理
如果公路工程量較大，就應(yīng)當(dāng)在編制檔案資料之前，同相關(guān)管控機構(gòu)進(jìn)行溝通與交流，明確檔案管理的重點，需要指出的是，不同的建設(shè)項目應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一化編制檔案，盡可能避免出現(xiàn)多種管理標(biāo)準(zhǔn)這一情況，以此才能保障檔案管理工作的合理進(jìn)行，保障檔案的質(zhì)量，為公路施工期間或者工程竣工期間的質(zhì)量檢測工作創(chuàng)造良好條件，也為管理人員的查找提供便捷性。
4.3 強化安全生產(chǎn)管理檔案
由于公路施工的技術(shù)性較強，所以公路施工檔案具有一定專業(yè)性，在施工檔案的管理過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)保障檔案的分類整理及其高效利用。施工單位應(yīng)當(dāng)意識到管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的水平，并且在招聘期間將人員的專業(yè)水平納入重點考察范圍，同時強化檔案管理人員的培訓(xùn)力度。同時，作為檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)樹立正確的思想觀念，正確、積極面對自身工作，重視個人管理，重點建設(shè)安全事故檔案資料管理數(shù)據(jù)庫，尤其是針對施工過程中的安全事故，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行事先分析，并針對存在的風(fēng)險提前制定安全檔案管理的應(yīng)對方案。在實際工作過程中應(yīng)當(dāng)將以下幾點作為切入點。
首先，針對公路施工過程中已經(jīng)發(fā)生的安全事故，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)事故發(fā)生的地點、原因、時間等詳細(xì)記錄，并制定為專項性的專題目錄。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強化對于安全事故信息的采集工作，將以往本單位或者其他單位發(fā)生的重大安全事故整理為文件，并依據(jù)其具體形式進(jìn)行劃分以目錄形式呈現(xiàn)，然后依據(jù)檔案目錄制定專題，比如機械事故、運輸事故、基坑事故等，為公路建設(shè)過程中不同安全事故資料的查找奠定基礎(chǔ)，保障自身安全生產(chǎn)檔案管理的有效性[3]。
其次，針對施工企業(yè)或者相關(guān)公路施工單位所進(jìn)行的公路施工安全檔案，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將全面收集資料并納入專題管理中。需要提出的是，檔案部門的管理人員應(yīng)當(dāng)參與事故處理的全過程，一方面，主動收集安全事故的發(fā)生原因，并協(xié)助分析有效的理方案，避免偶然事件的發(fā)生阻礙施工的正常開展。另一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在了解安全事故的基礎(chǔ)上準(zhǔn)確記錄，避免主觀意念，同時依據(jù)先后順序?qū)⑵渚幹迫霂欤纬赏晟频臋n案管理庫。
最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強化其同相關(guān)監(jiān)管部門的聯(lián)系，向其了解安全生產(chǎn)檔案管理的要點，并向管理機構(gòu)提交本單位安全生產(chǎn)管理檔案。然而，僅僅依靠公路施工單位安全生產(chǎn)檔案管理部門的管理，并不能達(dá)到實際要求，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)檔案信息庫，將信息采集工作納入重點考察范圍，通過系統(tǒng)化的管理模式發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案管理在公路施工過程中的積極價值，并將其作為企業(yè)管理水平的評價標(biāo)準(zhǔn)之一。
4.4 安全專題檔案教育作用
通過多種宣傳模式凸顯安全管理檔案的基本作用，一方面，組織員工開展安全生產(chǎn)法制講座，在安全檔案學(xué)習(xí)之后，使其明確安全生產(chǎn)的重要性，在不斷規(guī)范自身行為的同時，也能輔助相關(guān)檔案管理人員開展檔案管理工作。另一方面，全員員工應(yīng)當(dāng)以安全生產(chǎn)檔案作為依據(jù)，開展安全知識教育，明確事故隱患、安全的施工技術(shù)等，使工作人員明確安全生產(chǎn)的基本常識，全面凸顯安全專題檔案的教育作用，這也是促進(jìn)安全生產(chǎn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展的必要途徑[4]。
5 結(jié) 語
一般來說，公路工程施工跨越周期較長，施工工程各個工序的也較為復(fù)雜，在實際的施工過程中，也容易出現(xiàn)工程變更的情況，所以公路施工對于檔案管理的要求較高。另外，在不同的施工階段，檔案資料的管理重點也不同，檔案管理的內(nèi)容較為廣泛，形式復(fù)雜，為了達(dá)到施工檔案管理的根本目標(biāo)，管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身水平，明確檔案管理中存在的問題，并逐步完善，以此全面發(fā)揮檔案管理在公路安全施工中的價值，促進(jìn)我國公路建設(shè)事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
工程檔案管理存在的問題
1 檔案意識淡薄
目前存在施工企業(yè)，對工程檔案管理的重要性認(rèn)識不到位，重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責(zé)任意識。工程技術(shù)資料的收集整理，本應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，有的單位未能即使列入工程日程，與工程施工不能同步；有的專業(yè)技術(shù)人員，把資料的收集整理看作是額外負(fù)擔(dān)和份外之事，往往采取應(yīng)付和湊合的態(tài)度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集和整理，一旦得知業(yè)主或上級要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案管理工作處于被動局面。
2.人員設(shè)備不足
這是一個較為普遍存在的問題。現(xiàn)在施工企業(yè)工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團(tuán)公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設(shè)備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，管理軟件落后，運轉(zhuǎn)速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經(jīng)理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備，往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中。由于工作繁忙，人員調(diào)動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非常可惜。
3.歸檔時間滯后
對一個工程項目而言，工程竣工以及檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內(nèi)容按事先規(guī)定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）業(yè)主移交，移交內(nèi)容按歸檔范圍進(jìn)行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團(tuán)公司檔案管理部門。按規(guī)定時限，一般工程在工程竣工驗收后3個月內(nèi)、綜合性大型工程在6個月內(nèi)，必須按規(guī)定向有關(guān)檔案管理機構(gòu)移交。現(xiàn)在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設(shè)單位（發(fā)包單位、業(yè)主）的工程檔案移交相對較好，而向集團(tuán)公司和本單位（子公司）的移交工作則嚴(yán)重拖后。有的工程甚至竣工已經(jīng)數(shù)年，工程檔案仍未能移交。檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業(yè)不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和提高競爭能力，不利于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
4.檔案質(zhì)量欠佳
按規(guī)定，檔案資料應(yīng)做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，填寫、審批、簽章手續(xù)要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應(yīng)達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)符合歸檔要求。可目前的實際情況是，離規(guī)定尚有相當(dāng)大的差距。有的項目部怕麻煩，原始資料填寫得不完整、不及時;對竣工資料不按規(guī)定進(jìn)行整理;部份歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)，應(yīng)該提供原件，但只有復(fù)印件;個別項目還有弄虛作假現(xiàn)象，等等。
二、處理措施
1.提高認(rèn)識，加強對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認(rèn)識工程檔案的作用，尤其是要強化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識，使他們認(rèn)識到工程檔案是國家基本建設(shè)項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設(shè)經(jīng)驗的積累和寶貴的技術(shù)儲備，是國家和地方進(jìn)行建設(shè)規(guī)劃的基礎(chǔ)和實施有效管理的重要依據(jù)，也是一切建(構(gòu))筑物進(jìn)行維修、改建、擴(kuò)建和進(jìn)行防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)以及戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進(jìn)施工企業(yè)的技術(shù)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)效益，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
2.增加投入，配備必要的人員和設(shè)備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，配備能保證檔案資料安全的庫房和設(shè)備;庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋⒂蟹辣I、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設(shè)置與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的機構(gòu)，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案人員不能臨時指派、隨意調(diào)動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。特別要指出
的是，相當(dāng)一部份工程項目無專職檔案管理人員，不能及時收集、整理檔案資料，應(yīng)該盡快改變這種狀況。
大中型項目由于工程量大，資料數(shù)量多，施工時間相對較長，擬配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會或工程例會，參加工程安全質(zhì)量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態(tài)，及時收集、整理原始資料，保證檔案工作與工程同步。
3.采取措施，提高檔案人員素質(zhì)
檔案人員的工作是一項集工程建設(shè)管理、檔案管理知識為一體的復(fù)合專業(yè)工作，除必須具備良好的政治思想素質(zhì)外，還應(yīng)具備一定的土木工程專業(yè)和檔案專業(yè)知識，如應(yīng)熟悉國家和相關(guān)省、市檔案工
作法律、法規(guī)、政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等;能看懂土木工程施工圖;了解各種建筑結(jié)構(gòu)施工技術(shù)和方法;熟悉工程建設(shè)檔案的內(nèi)容、范圍，掌握工程檔案收集、編制、整理的方法;了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當(dāng)，進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，經(jīng)考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調(diào)無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時，還要加強對檔案人員責(zé)任心、事業(yè)心的教育，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)、交流、觀摩、討論、搞知識競賽、單位間互相走訪學(xué)習(xí)等方法提高業(yè)務(wù)水平，提高檔案人員素質(zhì)。
4.規(guī)范管理，進(jìn)一步建立和健全相關(guān)制度
近十年來，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關(guān)的法律、法規(guī)，初步形成了檔案管理法規(guī)體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環(huán)節(jié)，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業(yè)內(nèi)部來講，雖對檔案工作有了一些具體的規(guī)定，但不系統(tǒng)、不完善、不精細(xì)，例如，有的企業(yè)對內(nèi)部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰;歸檔內(nèi)容、時間和流程不甚明確;考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步建立健全工程檔案及內(nèi)部資料的形成、積累、整理歸檔制度;明確“分級管理、科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺工程檔案的考核與獎懲辦法等，使施工企業(yè)的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進(jìn)行。
5.嚴(yán)格要求，加強對檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督
工程檔案管理工作的專業(yè)性很強，在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，上級檔案管理部門應(yīng)定期或不定期地對下級檔案管理部門，尤其是對工程項目部的檔案工作進(jìn)行檢查與指導(dǎo)。在工程
關(guān)鍵詞:施工企業(yè),檔案管理；具體措施
建筑工程施工是一項功在當(dāng)代、利在千秋、造福桑梓的德政工程。因此必須確保建筑工程質(zhì)量,對推動城市化建設(shè)步伐、改變城市面貌做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。當(dāng)然別忘了建筑施工企業(yè)工程檔案管理是工程建設(shè)的一個重要組成部分,是工程建設(shè)項目的歷史記錄,也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴(kuò)建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。如何做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作有著特殊的意義。
1 當(dāng)前建筑施工企業(yè)工程檔案管理的種種問題及原因
在工程建設(shè)過程中,及時收集工程檔案信息,準(zhǔn)確鑒別工程文件材料,規(guī)范整理工程檔案,確保工程檔案的完整和系統(tǒng),不僅是為在建工程做好當(dāng)前服務(wù)工作的需要,也是為工程項目投產(chǎn)者開展各項工作做好服務(wù)的需要。但是由于建筑施工企業(yè)在管理過程中受各種因素的影響,在工程檔案管理方面存在一些不可忽視的問題:
1) 工程項目施工中對內(nèi)業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時。其主要原因有:a. 整理資料是苦差事,沒有人愿意去干;b. 工程到了收尾階段,大部分人員特別是技術(shù)人員又撤離到新的工作崗位;c. 一般項目部沒有專職檔案管理人員,內(nèi)業(yè)資料分散于各個崗位人員手中,工程后期人員陸續(xù)撤離后,留下的人員對資料不熟悉,加之有些資料簽字手續(xù)不完備,需要施工單位或監(jiān)理人員親筆簽字,但這些人員又很難隨時召來,拖延了資料整理時間,久而久之,勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當(dāng)造成檔案的損壞,從而影響了工程檔案的及時歸檔。
2) 工程資料數(shù)量增多,質(zhì)量不佳。作為施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)包括施工前準(zhǔn)備階段的文件資料;施工過程形成的有關(guān)文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料。但從目前工程資料數(shù)量接收的范圍和內(nèi)容上分析,主要是不注重鑒定工作,忽視歸檔范圍,造成一些無保存價值的工程資料也進(jìn)入檔案,濫竽充數(shù),而一些有歸檔價值的工程總結(jié)、工程竣工驗收和結(jié)算等重要資料歸檔不全,影響了檔案的優(yōu)化管理和有效利用。
3) 工程檔案資料缺乏真實性和有效性。有些工程檔案資料在形成過程中由于制作份數(shù)不夠或因保管不慎丟失,在竣工移交時就時常以復(fù)印件代替,有的因項目負(fù)責(zé)人不在現(xiàn)場,一些重要性文件如一些審批文件、竣工圖章的簽字等,工作人員隨意代簽,使形成的工程檔案資料真實性和法律效應(yīng)大打折扣。
4) 施工人員檔案意識淡薄。一般情況下,一項工程竣工驗收后就交付給業(yè)主使用,短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題,施工企業(yè)也就認(rèn)為大功告成,萬事大吉,隨即將有關(guān)施工檔案束之高閣,無人過問,錯過了收集整理的最佳時機,給工程檔案資料歸檔造成不可彌補的缺憾。在檔案的利用方面,對于施工企業(yè)來說工程檔案即使有一部分利用者,因此,部分施工人員認(rèn)為城建檔案館與建設(shè)單位是今后工程的使用、維修單位,需要歸檔保存完整的工程檔案資料,而我們是施工企業(yè),再保存成套的工程檔案資料仿佛顯得多余。
2 做好建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的措施
建筑施工企業(yè)檔案管理是一個復(fù)雜的過程,做好工程檔案管理工作,首先要考慮到管理本身的四個基本特征:管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境,管理的核心是處理好人際關(guān)系,而人是管理的第一要素。因此,只有明確了檔案管理的基本特征和內(nèi)在涵義才能制定行之有效的管理對策。
1) 要增強項目管理人員檔案意識,明確檔案管理人員職責(zé)。要向工程項目管理人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市規(guī)劃法》,熟悉和掌握《建設(shè)工程檔案管理條例》《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》(建設(shè)部90號令) 等法規(guī)文件,使工程項目管理人員增強檔案管理意識和法律意識,明確檔案管理的職責(zé),制定好檔案管理制度和各項工作標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真貫徹工程檔案管理工作的“三納入”(即納入工程施工程序、計劃管理和有關(guān)人員的崗位職責(zé)) 和工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交的“三同步”(即布置施工任務(wù)與布置工程檔案編制同步;工程施工進(jìn)展與工程檔案形成積累同步;工程驗收交接與工程檔案交接同步) ,保證項目施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔有法可依,有章可循,職責(zé)明晰。
2) 明確施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍。施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍主要包括:前期準(zhǔn)備階段的文件材料,如建設(shè)工程規(guī)劃許可證,工程開工審批表,施工前建設(shè)單位、設(shè)計單位與施工單位進(jìn)行的施工圖紙會審、技術(shù)交底資料等;只有明確了施工企業(yè)工程檔案的歸檔范圍,嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行工程檔案的收集整理,才能保證工程檔案的完整性,為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理奠定基礎(chǔ)。
3) 確保工程檔案資料的真實性和有效性。在項目施工過程中,為確保形成文件材料的真實性、準(zhǔn)確性,必須明確法律責(zé)任,規(guī)定由責(zé)任人簽字的必須由責(zé)任人本人簽字,絕不允許代簽,在工程檔案形成過程中,確因失誤造成的文字表達(dá)或數(shù)據(jù)錯誤,要求責(zé)任人必須對其進(jìn)行修改,并在修改處加蓋修改人印章,保證檔案資料的真實性和有效性。
4) 重視工程資料形成過程的管理工作。在項目實施過程中,應(yīng)將檔案工作融入工程建設(shè)的整個過程,對工程檔案的管理,項目部除開展自查外,集團(tuán)公司職能部門應(yīng)定期、不定期結(jié)合工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、安全檢查、文明工地考核、貫標(biāo)等工作對工程檔案資料的形成、管理情況進(jìn)行跟蹤檢查,針對檢查出的問題,要求限期整改。為了提高檔案管理的時效性,還必須制定保證金制度,要求必須在工程竣工驗收之日起三個月內(nèi)向有關(guān)檔案管理部門移交一套完整的工程檔案資料,待工程檔案資料如數(shù)移交完畢后,再撥付施工單位的保證金。
5) 嚴(yán)格竣工檔案的審核工作。工程項目竣工驗收后,各施工項目部根據(jù)集團(tuán)公司工程檔案收交范圍和內(nèi)容,將工程前期準(zhǔn)備階段形成的文件、施工過程形成的文件以及竣工驗收的文件進(jìn)行整理,送交集團(tuán)公司有關(guān)職能部門進(jìn)行審查。工程檔案的內(nèi)容是否真實,能否準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況;工程檔案的立卷是否符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn);竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合專業(yè)技術(shù)要求,圖面是否整潔、蓋有竣工圖章;文件的形成、來源是否符合實際,要求單位或個人簽章的文件,其簽章手續(xù)是否完備;文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)漏、缺部分,應(yīng)立即要求補缺補漏。
1工程項目檔案的特點
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態(tài)性等特點，決定了工程項目檔案具有專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業(yè)性強
每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作。就鐵路建設(shè)項目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設(shè)計、基建、科研、設(shè)備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設(shè)項目的整體性決定的。對于一個具體的建設(shè)項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標(biāo)到設(shè)計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設(shè)計文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產(chǎn)生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設(shè)項目的成套性。
1.3形成分散
建設(shè)項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現(xiàn)在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設(shè)項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設(shè)項目周期長、項目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進(jìn)行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯(lián)系。
1.5變更頻繁
建設(shè)項目從提出到開工、建設(shè)、試運行、驗收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動態(tài)之中。項目文檔因項目的動態(tài)性而具有可變性。如在項目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計，需要對施工設(shè)計文件進(jìn)行修改和補充，以適應(yīng)施工要求；在項目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項目文檔的變化。可變性是建設(shè)項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準(zhǔn)確與完整。
1.6種類多樣
建設(shè)項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項目文檔反映了建設(shè)項目活動的開展，而建設(shè)項目的開展涉及到行政、財務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會計、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應(yīng)注重對各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。
2傳統(tǒng)建設(shè)項目文檔管理方式存在的問題
由于建設(shè)項目文檔的專業(yè)性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設(shè)項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實現(xiàn)高質(zhì)量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護(hù)。具體來說，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差
傳統(tǒng)的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項目文檔數(shù)量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設(shè)項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設(shè)項目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質(zhì)、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測測量的現(xiàn)場記錄進(jìn)行填表，如分項工程驗收評定表的數(shù)據(jù)與測量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對就隨意簽名過關(guān)的情況時有發(fā)生。同時一些建設(shè)項目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實驗與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。
2.2項目文檔收集不全
建設(shè)項目涉及的責(zé)任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設(shè)項目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設(shè)，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識，對各種內(nèi)容和各種載體的項目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設(shè)項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導(dǎo)致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設(shè)項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發(fā)生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項目建設(shè)的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴(yán)重的影響。在項目施工過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)變更設(shè)計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設(shè)項目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補充，從而導(dǎo)致項目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大
建設(shè)項目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項目文檔的不規(guī)范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對于項目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調(diào)人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報驗監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質(zhì)量評定的滯后反過來又影響了建設(shè)單位對施工質(zhì)量進(jìn)行及時的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項目點多線長面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應(yīng)急搶險時最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。
3建設(shè)項目檔案管理需求
根據(jù)上述的問題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現(xiàn)狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態(tài)化管理、項目文檔規(guī)范化管理。
3.1高效智能的現(xiàn)場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實反映，由施工員在施工現(xiàn)場據(jù)實填記，不得追記補改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗、工程監(jiān)理、驗收評定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統(tǒng)計分析等均可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。
3.3項目文檔動態(tài)化管理
應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國家建設(shè)項目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
3.4項目文檔規(guī)范化管理
關(guān)鍵詞：園林；施工企業(yè)；檔案管理；信息化
Abstract: with the development of information technologyrepresented by computer, power deeply influenced thelandscape construction companies, especially put forward the new request to the enterprise file management. The development and utilization of information work goal of current archives management is the botanical garden construction enterprise, it is the route one must take the future landscape construction of enterprise archives management modernization, science and technology.
Keywords: garden; construction enterprises;management; informatization
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104（2013）
一、建立園林施工企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的意義
園林施工企業(yè)檔案信息化價值包括兩個方面：一個是檔案信息化對于內(nèi)部檔案部門的價值，另一個是檔案對于其他單位的利用價值。從這兩個方面，園林企業(yè)檔案管理信息化對于企業(yè)未來發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，具體包括以下三個方面：
（一）園林企業(yè)檔案管理信息化，促進(jìn)了信息共享，是園林企業(yè)滿足生存發(fā)展的需要。
在當(dāng)前園林市場激烈競爭條件下，園林企業(yè)只有做到與時俱進(jìn)，并高效地開發(fā)與利用檔案信息，才能為園林企業(yè)的發(fā)展提供科學(xué)決策依據(jù)。通過檔案管理信息化，企業(yè)內(nèi)檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，可以為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)。因此，建立園林檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)園林經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是園林市場競爭的需要。
（二）提高檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范化程度
通過對園林企業(yè)檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存工作流程中存在的不足，通過及時改進(jìn)后從而有效提升檔案管理水平。既有利于提升工作規(guī)范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數(shù)據(jù)風(fēng)險，為園林企業(yè)知識資源的完整提供了有力保證。也能促進(jìn)文檔和檔案信息的透明性和共享，實現(xiàn)信息文檔和檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的自動化、大大降低了工作人員的工作強度。
（三）提高檔案利用效率，降低管理成本
園林企業(yè)檔案信息化的建設(shè)將為園林企業(yè)培養(yǎng)各類人才打下很好的基礎(chǔ)，也為園林企業(yè)積累推進(jìn)整體管理信息化的經(jīng)驗，有利于園林企業(yè)推進(jìn)信息化管理提供了科學(xué)的參照方法，從而降低園林企業(yè)的管理成本，為園林企業(yè)創(chuàng)造新的利潤增長空間。
二、園林企業(yè)檔案管理信息化存在的不足和困難
（一）園林檔案管理信息化思想認(rèn)識重視不夠。現(xiàn)實管理的實踐中，企業(yè)存在對檔案管理認(rèn)識不足，園林企業(yè)各項目部特別是埠外項目部總體上工作繁忙，人員緊張，經(jīng)常身兼數(shù)職，無暇顧及檔案工作。伴隨著業(yè)務(wù)的拓展，如何管理這些項目部特別是埠外項目部日益劇增的文件、檔案，更會加劇這種沖突，成為公司亟待解決的一大難題。
（二）缺乏檔案管理信息化建設(shè)長遠(yuǎn)規(guī)劃，理論實踐結(jié)合不夠。由于大多企業(yè)正處在信息化進(jìn)程中，尚未掌握完善的現(xiàn)代企業(yè)管理方法，園林企業(yè)也不例外，對自身的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃缺乏考慮，如果不做好園林企業(yè)檔案管理信息化推進(jìn)規(guī)劃，將不利于園林企業(yè)檔案管理早日實現(xiàn)信息化，直接影響到園林企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的成功實施。
（三）檔案管理信息化建設(shè)與園林企業(yè)整體信息化有待融合。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，園林企業(yè)檔案管理信息化，尚未充分利用園林企業(yè)各種信息化平臺，以降低檔案管理信息化建設(shè)成本。一些園林企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個設(shè)計單位完成，各單位間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，使檔案信息資源不能有效對接共享。
（四）部分園林企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在盲目性。在推進(jìn)園林企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程中，由于缺少專業(yè)管理人員，導(dǎo)致部分園林企業(yè)在信息管理方案論證過程中，對系統(tǒng)的需求分析也不夠，在實踐操作中，很難做到因地制宜，從園林行業(yè)特殊性出發(fā)，使得所建的檔案管理信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個性而異，求大求全，存在脫離本企業(yè)的實際，缺乏針對性和實用性。
三、做好園林企業(yè)檔案信息管理開發(fā)需要采取的舉措
（一）從思想上要高度重視園林企業(yè)檔案管理工作信息化
首先重視園林企業(yè)檔案管理的信息化。一是提升超前意識，豐富檔案管理信息化內(nèi)容。園林企業(yè)檔案管理人員熟練掌握園林企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程，熟悉園林企業(yè)行業(yè)特色，隨時介入，獲取更加豐富的檔案管理信息。二是優(yōu)化園林企業(yè)檔案管理工作程序，制定詳實可靠的工作標(biāo)準(zhǔn)，使園林檔案信息及時有效地傳遞園林企業(yè)部門，為理順園林企業(yè)管理提供服務(wù)。
（二）做好園林企業(yè)檔案管理信息化規(guī)劃工作
做好園林企業(yè)檔案管理信息化工作，必須站在經(jīng)營管理整體規(guī)劃高度，以全面和長遠(yuǎn)發(fā)展的觀點來制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)遠(yuǎn)近結(jié)合，既要把握園林企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的方向，又要把握園林企業(yè)行業(yè)特征，著眼于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程。
（三）造就一批高素質(zhì)的檔案管理信息化專業(yè)人才隊伍
園林企業(yè)檔案工作者不僅需要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，還要掌握扎實的現(xiàn)代科技管理知識，園林企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取多種途徑和方法，盡可能為園林企業(yè)檔案管理人員提供多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會，尤其重視以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)為核心，不斷提高自身素養(yǎng)，有目的地培養(yǎng)和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認(rèn)識和技能，使其系統(tǒng)地、全面地掌握信息化工作手段。
（四）園林企業(yè)檔案管理信息化需要循序漸進(jìn)，不可一蹴而就
園林企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)當(dāng)是一個漸進(jìn)的長期過程，不應(yīng)一蹴而就，應(yīng)根據(jù)自身特點和園林行業(yè)特色，科學(xué)、合理地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)統(tǒng)籌安排，結(jié)合園林企業(yè)發(fā)展短期、長期戰(zhàn)略目標(biāo)，實施相應(yīng)的園林企業(yè)檔案管理信息化分步走策略，在系統(tǒng)開發(fā)資金方面滾動式投入，逐步積累逐步提升應(yīng)用水平。園林企業(yè)建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)要符合園林企業(yè)的日常業(yè)務(wù)需要，要將有限的資金合理科學(xué)地應(yīng)用，挑選符合園林企業(yè)特色行業(yè)中經(jīng)驗豐富的信息公司協(xié)助開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，盡量不走彎路。
（五）重視相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)，做好基礎(chǔ)性工作。
園林企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度，有效保障園林檔案信息化建設(shè)安全有序地開展。針對電子信息檔案存在不安全、易修改等特性，易采取以電子介質(zhì)歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質(zhì)檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規(guī)定，將二者有機結(jié)合，實現(xiàn)園林檔案信息管理工作的高質(zhì)量。同時，要加強園林檔案信息的安全管理工作，制定相對完善的應(yīng)急方案，確保其保管安全可控。
（六）推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
工程建設(shè)的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復(fù)雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理就必須以提高工程管理效率與效益為目標(biāo)，對工程檔案發(fā)展方向的確立提供助力。
（七）做好電子文件的收集移交、歸檔保管、異質(zhì)備份工作要充分利用掃描儀、刻錄機、數(shù)碼設(shè)備等技術(shù)手段，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)。開發(fā)使用檔案管理系統(tǒng)，具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，建立庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，檔案的全文在線檢索、授權(quán)查看復(fù)制利用，保障電子文件的真實性、有效性、安全性、實用性。
關(guān)鍵詞：施工單位；公路工程；檔案內(nèi)容；檔案管理；信息化
1施工單位公路工程檔案內(nèi)容
1.1合同文件
1.2施工合同協(xié)議書（含問題澄清）、投標(biāo)書、招標(biāo)文件（含補遺書）以及施工招標(biāo)、施工合同有關(guān)資料。
1.3日常資料分類
質(zhì)量控制資料-檢驗、試驗，以及有關(guān)質(zhì)量文件。1.3.1進(jìn)度控制資料-總體進(jìn)度計劃、旬、月度計劃及其完成情況，進(jìn)度計劃調(diào)整，以及有關(guān)計劃的文件。1.3.2費用控制資料-工程量統(tǒng)計、核定、計量與支付、工程費用變更資料，以及有關(guān)費用控制文件。1.3.3合同管理資料-有關(guān)工程分包、變更、索賠、延期的往來文件。1.3.4項目部內(nèi)部管理資料（廉政建設(shè)資料）-規(guī)章制度、工程費用、工作考核、獎懲等。1.3.5安全生產(chǎn)資料-包括各種安全生產(chǎn)活動實施及機械設(shè)備檢驗檢測記錄。
1.4竣工文件-竣工圖、工程結(jié)算文件、工程驗收文件等。
2施工單位工程檔案管理存在的問題
2.1管理觀念淡薄，檔案管理意識差
施工單位只注重項目的施工進(jìn)度，而忽略了工程資料的收集及管理，導(dǎo)致資料滯后于主體工程的進(jìn)展。對工程檔案資料只“整”不“理”，資料數(shù)據(jù)錯誤“百出”；工程實施過程中，專業(yè)化的施工隊伍調(diào)動頻繁，如路基工程作業(yè)隊伍，在進(jìn)入路面鋪筑時已撤離現(xiàn)場，造成路基資料缺失；工程管理人員和檔案管理人員對相互的業(yè)務(wù)不熟悉，工作崗位不固定，工作連續(xù)性差，前后脫節(jié)，導(dǎo)致資料整理中出現(xiàn)重復(fù)返工現(xiàn)象。
2.2檔案管理不規(guī)范
工程管理人員和檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對檔案管理知識不熟悉，往往造成所收集的資料格式混亂。很多需要歸檔的材料不符合歸檔的要求，或者檔案管理人員更換頻繁，資料移交手續(xù)不嚴(yán)，因此造成原始資料丟失，給竣工檔案整理帶來不必要的麻煩和損失。
2.3檔案管理人員不專業(yè)
檔案管理人員多是兼職，對檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不熟悉。沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員極易出現(xiàn)資料填寫錯誤、檔案分類不當(dāng)、檔案資料缺失等問題，甚至?xí)绊懝饭こ痰氖┕べ|(zhì)量和進(jìn)程。
2.4檔案管理系統(tǒng)程序不完善
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)已被運用到公路工程施工中。但僅利用計算機進(jìn)行歸檔、制表，已經(jīng)不能跟上發(fā)展的節(jié)奏。
3施工單位工程檔案管理的應(yīng)對措施
3.1建立檔案管理組織機構(gòu)
工程項目部成立的同時，還要設(shè)立檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員。建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保檔案管理的連續(xù)性。
3.2健全檔案管理制度
在工程項目施工初期，就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，制定相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定，明確各部門在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。只有工程項目建設(shè)過程中各階段檔案資料有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。
3.3檔案管理人員檔案知識培訓(xùn)
加大對檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)力度。積極組織檔案管理培訓(xùn)活動，詳細(xì)講解《工程檔案編制辦法》，宣貫各項檔案管理要求。根據(jù)施工階段的不同特點，針對發(fā)現(xiàn)的問題和容易出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行集中講解、及時整改。檔案管理人員熟悉工程資料收集的內(nèi)容、范圍；掌握工程檔案收集、編制、整理的方法。新技術(shù)、新工藝、新規(guī)范的日益更新，檔案管理人員在熟知相關(guān)工程法律法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)及其使用情況的同時，時刻關(guān)注有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的更新，并及時學(xué)習(xí)掌握。
3.4加快檔案信息化建設(shè)
施工單位收集的資料圍繞工程施工的全過程，量大且時間長。如果采用先進(jìn)的信息化管理軟件，規(guī)范文檔，會使施工單位的檔案管理變得簡單易行、易于管理。通過信息化管理，對資料進(jìn)行電子化保存，避免原始資料因借閱造成的丟失，做好事中監(jiān)督，可以提高檔案管理工作的效率與準(zhǔn)確性
4結(jié)束語
工程檔案管理是工程建設(shè)過程中不可或缺的一項工作，初始資料的收集非常重要，要保證工程檔案完整性、時效性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，就要針對公路工程資料的特點提高重視程度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。采用先進(jìn)的檔案信息電子化進(jìn)行檔案的管理，提高檔案的管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
[1]王云杰.加強公路工程檔案管理的探索與實踐[J].蘭臺世界,2011,(z2):63-64.
一、水利工程檔案管理的現(xiàn)狀
1、水利工程檔案管理人員缺少驗收資料的實戰(zhàn)經(jīng)驗，導(dǎo)致驗收資料整理的不完善在水利工程中檔案管理工作是一項極其復(fù)雜性、瑣碎性的工作，它要求檔案管理工作的真實性完整性和原始性。在實際的檔案管理中，檔案管理工作人員缺少驗收資料的實戰(zhàn)經(jīng)驗，在收集資料的時候，所有的資料都通過負(fù)責(zé)人移交的，所以，搜集上來的資料不全面，在搜集的這些資料中，經(jīng)常存在著缺項、漏項、蓋章的手續(xù)不全、驗收的記錄不準(zhǔn)確資料整理的不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象反映了驗收資料整理的不完善，導(dǎo)致檔案管理工作不順利。2、檔案管理工作前期準(zhǔn)備的不完善主要表現(xiàn)在以下兩個方面一方面，水利工程檔案管理的負(fù)責(zé)人及管理人員忽視了檔案管理工作，對檔案管理工作根本就不重視，只是在口頭答應(yīng)，根本就不落實到實際當(dāng)中，在日常的施工管理中，將工程的施工質(zhì)量和進(jìn)度一件卻等作為首要工作。另一方面，施工單位根本就沒有按照水利工程檔案管理的規(guī)范要求來進(jìn)行，把施工過程中的一些資料的收集、整理、歸檔等根本就未能遵循施工過程的每個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，大多數(shù)的工程基本都是在工程施工快完工的時候，然后才進(jìn)行整理竣工資料。3、缺少專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理人員在水利工程的檔案管理工作人員中，大多數(shù)的管理人員基本都是沒有經(jīng)驗、業(yè)務(wù)水平極低的人員，有的檔案管理人員甚至是沒有太高的文化，還有的人員不只是從事檔案管理這一行，還從事著其他的行業(yè)，所以沒有太多的精力投入到實際的工作管理中來。還有的人員對檔案管理工作缺少嚴(yán)重的業(yè)務(wù)知識，對其業(yè)務(wù)知識不熟悉，最終產(chǎn)生了歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。4、缺乏完善的檔案管理機制體系首先，有些工程施工單位在工程檔案管理工作上存在著諸多問題，在制定檔案管理制度上不完善，雖然有些施工企業(yè)制定了安敢管理體系，但是也不健全。其次，由于檔案管理部門的人員業(yè)務(wù)繁忙，對檔案管理法規(guī)宣傳的不夠，缺少應(yīng)有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，對工程檔案專項執(zhí)法檢查工作也沒有沒抓起來。最后，檔案資料流向制度不健全，在工程建設(shè)中，有的施工技術(shù)人員要調(diào)走，在調(diào)走的時候，這些被調(diào)動的人員同時也把檔案帶走，出現(xiàn)了人走檔案沒有人員管的現(xiàn)象。
二、加強水利工程檔案管理的控制措施
1、加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)為了加強水利工程檔案管理工作，首先要加強水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對于其管理人員來講，他們的檔案管理知識和業(yè)務(wù)技術(shù)水平與其他單位的檔案人員來講更應(yīng)有所提升。所以說，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先就要對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對一些做兼職工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，專門培訓(xùn)有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊伍，對于培訓(xùn)的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識，定期的進(jìn)行對管理人員抽檢，在檔案管理的實際工作當(dāng)中要將培訓(xùn)的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的水利工程檔案管理隊伍。2、制定完善的水利工程檔案管理體系，崗位責(zé)任落實到位為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門要強化實施的力度，制定合理的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。與此同時，在檔案管理部門的內(nèi)部建立激勵體系，將檔案管理工作目標(biāo)落實到各個部門，然后進(jìn)行落實到位，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。
三、結(jié)束語
通過以上闡述的觀點我們可以看出，在水利工程工作中，檔案管理工作的重要性是和水工技術(shù)是同等重要的，也就是說檔案管理工作是一項復(fù)雜、基礎(chǔ)性的工作，檔案管理水平的高低是直接影響著水利工程企業(yè)管理水平高低的關(guān)鍵標(biāo)志之一，我們作為專業(yè)檔案管理人員，必須要加強自身的職業(yè)素質(zhì)、技能素質(zhì)、在管理中建立好相應(yīng)的管理體系，只有這樣才可以為水利工程項目提供堅實的后勤保障。
作者：黃小敏 單位：吉林省水利綜合事業(yè)管理總站
隨著企業(yè)對檔案價值的重視程度不斷提高，企業(yè)中的基建檔案的數(shù)量也在急劇的增加，這種情況的出現(xiàn)，就對企業(yè)的檔案管理部門提出了更高的要求。現(xiàn)階段的企業(yè)基建檔案管理過程中存在的問題是十分明顯，嚴(yán)重導(dǎo)致了檔案庫房負(fù)擔(dān)過重，甚至已經(jīng)達(dá)到了不堪重負(fù)的地步。在對檔案管理過程中由于檔案保管期限與檔案庫房的占用有著密切關(guān)系，直接影響到了企業(yè)人力資源、財務(wù)的正常開展。因此在進(jìn)行企業(yè)基建檔案管理過程中應(yīng)該加強對檔案管理重要性的認(rèn)識，對于其中存在的問題要及時的對其進(jìn)行分析和研究，積極的采用相應(yīng)的措施將其解決。
一、企業(yè)基建檔案管理工作的重要性認(rèn)識
企業(yè)基建檔案既是企業(yè)基建工程項目的歷史記錄，同時也是項目工程建設(shè)完工之后，投入施工、維護(hù)、管理、擴(kuò)建以及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。基建檔案不僅從靜態(tài)方面反映了項目工程施工的全部面目，而且從動態(tài)上反應(yīng)了項目工程的歷史變化情況和發(fā)展的現(xiàn)狀，因此可以說，企業(yè)基建檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)管理中一項不可獲取的企業(yè)管理工作。神東煤田開發(fā)建設(shè)自1982年建立至今，經(jīng)過了30多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，成就了企業(yè)的卓越發(fā)展，企業(yè)基建檔案真實記錄了企業(yè)建設(shè)的全過程，發(fā)揮了 其重大作用，同時檔案的發(fā)展規(guī)模不斷壯大，涉及到不同項目的基建檔案已經(jīng)有58000多卷，尤其是最近幾年，隨著國家對煤炭企業(yè)的調(diào)控和國家經(jīng)濟(jì)體制不斷深化和改革，每年都會有很多的基建項目進(jìn)行項目升級改造。這些基建技術(shù)改造項目在改造過程中都會利用本企業(yè)檔案室中保存的以往的項目建設(shè)文件材料，有效的利用這些文件材料，在很大程度上縮短了改造的時間，同時也很好的解決了技術(shù)項目技術(shù)升級改造過程中存在的問題。我們試想一下，如果企業(yè)的檔案室沒有采取必要的措施將這些檔案資料保存好，勢必會給企業(yè)的項目技術(shù)改造等工作造成嚴(yán)重的影響，增加了改造的時間，同時也增加了不必要的人工和資金的投入，因此，在檔案管理過程中，只有做好收集、歸檔、整理、保存的各個流程，才能將這些檔案資料很好的保存好，才能發(fā)揮其應(yīng)用的價值，才能在需要他的時候能夠及時的體現(xiàn)其應(yīng)用的作用及價值，從這些方面我們可以看出基建檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營過程中的重要性。
二、企業(yè)基建檔案管理工作存在的問題
企業(yè)在經(jīng)營過程中，如果對檔案管理工作不夠重視，尤其在基建檔案的收集、整理、歸檔方面就會出現(xiàn)很多問題，直接導(dǎo)致了企業(yè)基建檔案不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，造成了基建檔案在使用過程中不能很好地發(fā)揮其應(yīng)用的價值和作用，我認(rèn)為，目前企業(yè)基建檔案管理過程中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.企業(yè)的管理者對基建檔案管理工作不夠重視
首先，有很多企業(yè)的管理者和領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理工作不重視，基建檔案管理工作經(jīng)常處于不到位的現(xiàn)象，對檔案管理工作落實不到位，僅僅把檔案管理工作看做是可有可無的一種工作，在企業(yè)經(jīng)營過程中，重點關(guān)注工程建設(shè)或者升級改造的速度和質(zhì)量，而對基建檔案管理工作缺忽視不提，這種不重視就造成了基建檔案在收集、整理和歸檔方面存在嚴(yán)重不到位的現(xiàn)象，很難與工程的建設(shè)同步進(jìn)行，尤其是在基建檔案歸檔過程中，檔案收集、整理不到位的現(xiàn)象也很明顯，很難實現(xiàn)基建工程項目竣工之后相應(yīng)的檔案能夠及時的歸檔。而且基建檔案在收集、整理和歸檔過程中很難做到歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率和合格率達(dá)到相應(yīng)的要求。工程和檔案不相符的現(xiàn)象也存在；其次，部分領(lǐng)導(dǎo)對項目建設(shè)類型未見材料的歸檔范圍不是很了解。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)在對企業(yè)管理過程中，為了方便自身的工作的開展，在沒有經(jīng)過商議的前提下就擅自把一些立項的文件材料，建設(shè)施工過程中的各種圖紙和審批文件等重要材料保留在本部門，而沒有將這些材料及時的上交給相應(yīng)的檔案管理部門；最后，企業(yè)的很懂領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案文件材料的重視程度不足，沒有充分的認(rèn)識到基建檔案文件和相關(guān)材料在企業(yè)項目建設(shè)過程中的重要性，同時也沒有認(rèn)識到這些材料對于企業(yè)未來的項目改擴(kuò)建、技術(shù)改造升級有著重要的作用。在開展工作過程中片面的認(rèn)為這些工作交給檔案管理部門的工作人員來做就行了，甚至企業(yè)的各個部門的領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的管理層都很少深入到各個部門、各個施工單位了解其中存在的具體問題，這種情況的存在就造成了基建檔案在收集、整理和歸檔過程中存在很多的問題，缺乏系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.施工單位基建檔案歸檔意識落后
很多項目工程的施工單位對基建檔案的重要性認(rèn)識不足，在施工過程中沒有指定專門的負(fù)責(zé)人員對基建檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，多數(shù)情況下，這種工作都是交由施工人員兼管基建檔案的收集、整理和歸檔工作。而有的施工單位甚至是臨時抽調(diào)一些不是本專業(yè)的工作人員對基建檔案的文件和材料進(jìn)行收集、整理和歸檔，在管理過程中，由于這些工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識培訓(xùn)，缺乏有效的收集、整理和歸檔手段，造成了基建檔案材料在收集過程中存在不完整、不齊全、文件材料的內(nèi)容不真實的嚴(yán)重情況。更有甚者，施工單位的管理部門根本對基建檔案的管理不重視，各種工作都是敷衍了事，該收集的文件材料不收集，改簽章的施工文件不簽章，在施工過程中，需要原件證件而采用復(fù)印件的形式代替，上述的這些現(xiàn)象嚴(yán)重導(dǎo)致了基建檔案在收集、整理、歸檔方面存在無序現(xiàn)象，嚴(yán)重影響到了基建檔案的質(zhì)量以及日后的使用的價值和作用，給建設(shè)單位的基建檔案管理工作帶來了一定的負(fù)面影響。目前，我國雖然對于煤炭行業(yè)出臺了相應(yīng)的關(guān)于建設(shè)工程項目檔案管理方面的規(guī)章、制度以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是這些規(guī)章制度在執(zhí)行方面存在執(zhí)行不利，很多施工單位依法對檔案進(jìn)行管理的意識淡薄，難以滿足國家對基建檔案管理的實際要求。
3.檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)不高
企業(yè)檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定和較高的專業(yè)素質(zhì)是做好企業(yè)基建檔案管理工作的首要條件。基建檔案管理工作是一項專業(yè)要求十分高的一種管理工作，在管理過程中，要求檔案的管理人員既要有較高的責(zé)任感和使命感，同時又要要求其具有一定的檔案管理專業(yè)水平。企業(yè)在檔案管理過程中，如果檔案人員不穩(wěn)定，經(jīng)常更換，那么就很可能會造成基建檔案管理工作與實際需求相脫節(jié)。此外，有的檔案管理人員在開展工作過程中，對自己的工作不負(fù)責(zé)，明知在管理過程中歸檔的內(nèi)容還存在一定的缺陷，一些重要的基建檔案文件和材料還遺留在相關(guān)部門和技術(shù)人員的手中，但是出于面子問題，對這些情況經(jīng)常隱瞞，不上報，不采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，最終造成了基建檔案歸檔的內(nèi)容和文件材料不全面，嚴(yán)重影響了基建檔案案卷的準(zhǔn)確性和質(zhì)量。另外，由于很多企業(yè)檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)的次數(shù)較少，對檔案管理工作的新方向和新動態(tài)不夠了解，導(dǎo)致了檔案管理人員的管理水平無法適應(yīng)企業(yè)檔案發(fā)展的需求。
三、加強企業(yè)基建檔案管理工作的對策
1.加強基建檔案歸檔工作的管理和控制
首先，企業(yè)基建工程項目管理部門在與施工單位簽訂施工合同時，要根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)和本企業(yè)的對檔案的實際需求，對施工單位的基建檔案工作提出相應(yīng)的要求，確保基建檔案管理工作的質(zhì)量，此外，企業(yè)的檔案管理部門在每一個項目工程開工建設(shè)前，應(yīng)該及時的召集施工單位、建設(shè)單位、設(shè)計單位以及工程的監(jiān)理單位的專職和兼職檔案管理人員召開基建檔案管理會議，并根據(jù)本企業(yè)的實際需求，向參加會議的檔案管理人員講解相應(yīng)的工作流程，并制定基建檔案管理的范圍，同時還應(yīng)該讓每一位檔案管理人員對工程施工過程中形成的材料有一個明確的了解，確保每個單位的檔案管理人員都能夠按照檔案要求進(jìn)行收集、整理和歸檔相應(yīng)的文件和材料；其次，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要加強對各個單位、各個部門的檔案收集、整理和歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)，并指導(dǎo)相關(guān)部門建立相應(yīng)的基建檔案文件材料的立卷、整理歸檔工作，要求他們嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求進(jìn)行整理組卷，在監(jiān)督過程中對于項目工程中的一些重大工程、大型的項目工程應(yīng)該始終進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，在最大程度上保證基建檔案的文件和材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確定；最后，任何項目工程施工完畢之后，都應(yīng)該由施工單位提供相應(yīng)的施工文件材料、設(shè)計圖紙和竣工圖紙，經(jīng)過企業(yè)基建檔案管理部門的相關(guān)人員檢查合格之后，并出具相應(yīng)的技術(shù)人員檢驗報告之后，開具工程項目檔案工作聯(lián)系單，然后將其交由基建管理部門驗收。基建管理部門只有將施工單位提交的各種文件材料移交給檔案室進(jìn)行整理歸檔之后，財務(wù)部門才可以憑借基建部門簽發(fā)的付款單據(jù)，才能將相應(yīng)的款項支付和施工單位，這樣一環(huán)連一環(huán)，環(huán)環(huán)監(jiān)督，能夠在最大程度上保證基建檔案的完整性和系統(tǒng)性。
2.更新關(guān)鍵強化企業(yè)基建檔案管理意識
隨著企業(yè)的基建項目和基建檔案的數(shù)量不斷增加，對企業(yè)基建檔案管理工作提出了更高的要求，需要基建檔案管理部門能夠盡快適應(yīng)新形勢的發(fā)展，緊跟時代潮流，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的基建檔案管理方式。在煤炭企業(yè)管理中應(yīng)該加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)和貫徹，從政策和法規(guī)方面不斷增加基建檔案管理人員的法律意識、政策意識和科學(xué)意識，不斷增加檔案管理的意識，從思想程度重視企業(yè)的基建檔案管理工作，充分認(rèn)識到基建管理工程的重要性。每一個項目工程在建設(shè)過程中形成的各種施工材料都是基建檔案的重要組成部分，基建檔案的文件和材料收集的是否完成、準(zhǔn)確，歸檔是否合理、科學(xué)，不僅會嚴(yán)重影響到整個企業(yè)的檔案管理工作，更重要的是會影響到基建工程施工進(jìn)度和人力、財力的投入情況。因此，就要求檔案管理部門充分的認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，克服其中存在的誤區(qū)和偏見，積極利用基建檔案資源推進(jìn)企業(yè)的建設(shè)。只有企業(yè)的檔案管理人員具備了較高的檔案管理意識，才能保證企業(yè)基建檔案材料一旦發(fā)生變化就能迅速的采取措施對其進(jìn)行收集、整理、歸檔，同時，要求企業(yè)的各個部門要形成良好的檔案管理意識，只有在企業(yè)上下形成全面的檔案管理意識，才能保證企業(yè)的各個部門都能對項目進(jìn)行支持，相互配合，及時的對管理過程中存在的問題進(jìn)行溝通，確保基建檔案管理工作的規(guī)范、有序的進(jìn)行下去，提高企業(yè)基建檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
3.穩(wěn)定企業(yè)檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)的管理者要認(rèn)真貫徹相關(guān)法法律和法規(guī)，確保本企業(yè)的檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定性，企業(yè)管理者要經(jīng)常深入到基層中了解檔案管理工作的實際情況，指導(dǎo)管理人員開展基建檔案管理工作。同時，還要求檔案管理人員對本企業(yè)的生產(chǎn)工藝和各種設(shè)備有一個充分的了解，這樣在收集材料和整理材料過程中就能做到心中有數(shù)。在進(jìn)行基建檔案管理過程中，要克服那種怕得罪人的思想，以高度的責(zé)任感和使命感做好基建檔案的管理工作，對于其中存在的問題要及時的向上級部門匯報，在工作方面取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解，協(xié)調(diào)處理好各個部門單位的關(guān)系。此外，企業(yè)要根據(jù)本企業(yè)的實際情況，對現(xiàn)有的檔案管理隊伍進(jìn)行定期的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高管理人員的專業(yè)技能，同時更新檔案管理人員的管理理念，不斷更新現(xiàn)有的管理條件，使企業(yè)基建檔案管理邁向一個新的臺階。
1做好黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的重要意義
黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗收等各建設(shè)階段形成的具有保存價值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄，構(gòu)成了工程檔案，是治黃檔案管理的重要內(nèi)容。每項防洪工程檔案，不僅在靜態(tài)上反映該項工程面貌，而且從動態(tài)上反映著工程的變化與發(fā)展，始終同它反映的工程對象的實際面貌保持一致，歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)的全過程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設(shè)管理的重要組成部分，具有其它管理不可替代的作用，發(fā)揮著技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會效益。黃河防洪工程具有項目多、投資大，且建設(shè)時間跨度長、資金來源多、參見單位多、工程類型多等特點．防洪工程檔案不僅在建設(shè)過程的日常管理和工程質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收工作中具有重要作用，而且也是落實工程質(zhì)量終身責(zé)任制以及對已交付使用工程的管理、維護(hù)、簽訂的記錄憑證。借助工程建設(shè)檔案，能夠更好地了解和認(rèn)識過去，把握和服務(wù)現(xiàn)在。預(yù)見和指導(dǎo)未來。因此，各級工程建管單位在注重工程實體建設(shè)的同時，都高度重視工程建設(shè)檔案管理工作。
2當(dāng)前黃河舫洪工程建設(shè)項目檔案管理的現(xiàn)狀
2．1黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生變化
1998年以后，黃河防洪工程建設(shè)管理模式由計劃經(jīng)濟(jì)下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營式的舊體制轉(zhuǎn)變到以“三項制度”為主體的新的管理體制，使建設(shè)項目檔案管理的主體由計劃經(jīng)濟(jì)下單一的黃河部門過渡到“三制”管理下的施工、監(jiān)理、設(shè)計、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等各工程參建單位，黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理的主體發(fā)生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發(fā)了《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號)，2008年9月9日下發(fā)了水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》水辦[20081366號等一系列文件。黃河水利委員會也下發(fā)了《黃河河務(wù)科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件。客觀地對工程項目建設(shè)中的檔案管理，工程項目竣工時的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。
2．2確保黃河防洪工程建設(shè)項目檔案資料的真實性、正確性帶來難度
檔案資料的真實性是做好工程資料的核心，更是保證黃河防洪工程質(zhì)量的技術(shù)靈魂。黃河防洪工程建設(shè)項目檔案資料的整理應(yīng)該實事求是，客觀正確，但是，由于施工單位、監(jiān)理單位的參與，有些工程資料為了“應(yīng)付上級檢查、聯(lián)查”而脫離實際，導(dǎo)致了檔案資料的真實性、正確性降低。工程檔案資料必須真實，只有這樣才能準(zhǔn)確地處理工程建設(shè)過程中出現(xiàn)的一些問題，才能保證工程建設(shè)的順利實施，也只有這樣，才能正確的指導(dǎo)工程建設(shè)后的運行和管理工作，確保工程效益的真正實現(xiàn)。
2．3黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題
(1)合同條款對檔案管理的要求不明確
由于合同條款中對工程參建各方的檔案管理沒有明確規(guī)定，造成業(yè)主在工程建設(shè)過程中對設(shè)計、監(jiān)理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束，致使設(shè)計、監(jiān)理，施工單位對工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設(shè)項目檔案管理實踐中我們發(fā)現(xiàn)，某些監(jiān)理、施工企業(yè)對工程建設(shè)檔案的管理不象對工程進(jìn)度、施工質(zhì)量的要求那樣嚴(yán)格，不注意平時工程資料的收集、整理、歸檔，到了工程快竣工時，才被迫組織人員進(jìn)行“突擊”，由于不注意平時工程資料的收集、整理，結(jié)果一些該歸檔的原始依據(jù)因被忽視而沒有歸檔。這種偏重工程建設(shè)施工，忽視工程建設(shè)原始檔案資料的收集保存，對工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響，降低了工程竣工資料的歸檔質(zhì)量，給以后工程管理工作帶來了一定的困難。
(2)工程建設(shè)項目檔案移交不夠及時
近幾年，黃河防洪工程建設(shè)戰(zhàn)線長、項目多，增加了工程建設(shè)過程中檔案管理的難度。據(jù)濱州河務(wù)局統(tǒng)計自2005~2010年防洪工程項目竣工驗收的就有25個，從工程參建各方的工程資料整理情況來看，不同程度存在諸多問題，由于施工單位、監(jiān)理單位工程資料的整理、歸檔不及時，加之工程建設(shè)項目竣工驗收滯后等原因，造成施工、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中形成的工程檔案向建設(shè)單位移交不及時，工程建設(shè)檔案資料損壞、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生，給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時建設(shè)單位接受工程建設(shè)檔案后也存在分類歸檔保管不及時，沒有將應(yīng)由上級檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時進(jìn)行移交，在一定程度上降低了工程檔案的服務(wù)效能。
(3)施工企業(yè)檔案管理人員配備不足，部分人員水平較低
像堤防幫寬、機淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設(shè)中的大型施工項目，跨年度施工，施工工期長，其建設(shè)過程中形成的檔案資料項目繁多，收集和管理難度較大。因此，其工程建設(shè)檔案的管理應(yīng)配備具有一定實際工作經(jīng)驗和技術(shù)水平的專職檔案人員。但在工程建設(shè)由計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)過渡中，由于檔案管理體制、管理制度不規(guī)范、不健全等原因，造成實際工作中的監(jiān)理、施工企業(yè)對工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視，忽視了工程建設(shè)過程中對檔案資料管理人員的要求，使部分工程建設(shè)項目的檔案管理人員技術(shù)水平較低，配置不足，甚至沒有專職人員，結(jié)果使工程建設(shè)過程中形成的檔案資料質(zhì)量較差，給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。
3強化黃河防洪工程建設(shè)檔案管理的措旌
3．1加大宣傳力度，提高對工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識
工程資料檔案是工程建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)單位要加大對工程檔案管理工作的宣傳，提高參建各單位對其重要性的認(rèn)識，使之嚴(yán)格按照國家和黃河檔案管理部門對工程資料歸檔管理的規(guī)定，采取行之有效的管理措施，及時收集整理工程建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)的文件資料，確保工程資料系統(tǒng)、全面、完整、真實可信。并在工程竣工后，及時整理、立卷、移交檔案管理部門。
3．2加強領(lǐng)導(dǎo)．增強全員檔案意識
工程建設(shè)項目檔案涉及工程的各個方面遍布工程設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等各部門，工程檔案整理是一項貫穿整個項目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，要增強全體參建人員的檔案意識。要積極對檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項目開始，就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)，保證檔案資料的完整、齊備和及時歸檔。
3．3建立符合黃河防洪工程建設(shè)實際的檔案管理制度
目前黃河防洪工程建設(shè)項目的管理運行完全按照合同進(jìn)行，合同中關(guān)于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔，移交的條款從根本上制約著建設(shè)項目檔案的管理，在工程建設(shè)檔案管理中能制約監(jiān)理、施工企業(yè)的行為的只有國家頒布的檔案法和工程合同。因此，從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標(biāo)投標(biāo)工程建設(shè)中的檔案管理辦法，將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進(jìn)招標(biāo)文件，在工程合同中明確業(yè)主和施工企業(yè)在工程檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)，建立起符合黃河防洪工程建設(shè)實際的檔案管理制度，彌補目前檔案管理的缺陷，提高工程竣工檔案歸檔質(zhì)量，這是當(dāng)前黃河防洪工程建設(shè)的客觀需要。
3．4加強工程建設(shè)過程中對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)
針對目前黃河防洪工程建設(shè)中歸檔管理水平不高的現(xiàn)狀，建設(shè)單位加強對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)非常必要。通過建設(shè)單位有目的的檢查、指導(dǎo)，可以引起監(jiān)理、施工企業(yè)對檔案管理工作的重視，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，予以加強和糾正，預(yù)防檔案管理不規(guī)范等行為的發(fā)生。同時建設(shè)單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標(biāo)題的編寫、裝訂要求對施工企業(yè)提出要求和指導(dǎo)，使他們知道在工程建設(shè)中應(yīng)形成和收集那些資料，有哪些具體要求，并依據(jù)工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員，至始至終做到定人、定崗、定責(zé)到位。
3．5把好工程檔案的初步驗收關(guān)
由工程部門會同檔案管理部門對監(jiān)理、施工企業(yè)初立卷的竣工檔案進(jìn)行檢查驗收，檢查工程檔案有無缺、漏項，是否齊全完整，簽署手續(xù)是否完備，把好技術(shù)審核關(guān)，保證竣工檔案形成的真實性、可靠性、準(zhǔn)確性，為工程的竣工驗收做好準(zhǔn)備。
關(guān)鍵詞:工程檔案管理；存在問題；解決措施
中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點
一個建設(shè)項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設(shè)計階段、報建報批階段、建設(shè)施工階段、銷售階段與物業(yè)管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細(xì)微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關(guān)聯(lián)的，如丟失損壞，補辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導(dǎo)致下一個環(huán)節(jié)的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費用、管理費用的增加，給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細(xì)的存檔記錄尤為重要。可以說工程檔案是建設(shè)單位開發(fā)策劃的前提，文明施工的保障，后續(xù)管理服務(wù)的依據(jù)。
單一獨立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。
二、工程檔案資料的內(nèi)容
1、工程準(zhǔn)備階段文件
綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調(diào)查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設(shè)計與策劃文件資料：工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告自然條件地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書、設(shè)計圖紙和說明、審定設(shè)計方案通知書及審查意見，規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件、建設(shè)項目列入年度計劃的批復(fù)文件或年度計劃項目表、規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設(shè)工程開工審查表、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等資料；還有工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、圖紙會審記錄、設(shè)計變更、材料代用單、經(jīng)濟(jì)簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構(gòu)配件、半成品、成品及零部件的質(zhì)量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質(zhì)量證明書、配合比及技術(shù)交底；建筑結(jié)構(gòu)安全和功能檢驗抽查、檢測記錄。基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術(shù)復(fù)核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設(shè)備的運用、事故處理記錄。基礎(chǔ)、主體工程結(jié)構(gòu)驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質(zhì)量驗收記錄；給排水、消防、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程：圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質(zhì)量明文件、進(jìn)場驗收記錄；管道、閥門強度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關(guān)試驗、質(zhì)量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄。
3、竣工驗收文件
竣工總結(jié)、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質(zhì)量保修書；竣工備案表、決算書。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問題
工程檔案管理過程中涉及到的環(huán)節(jié)眾多，建設(shè)單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業(yè)性管理等突出問題，主要有：
1、意識不到位。工程檔案是建設(shè)項目的歷史記錄，是對建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護(hù)的重要依據(jù)。每一個建設(shè)項目都是一個系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)較多，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對整個建設(shè)項目來說舉足輕重。
2、能力不到位。受市場經(jīng)濟(jì)的影響，建筑行業(yè)競爭異常激烈，有的建設(shè)單位將利潤點低的項目進(jìn)行多重轉(zhuǎn)包；很多建筑公司為降低人工成本，根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結(jié)構(gòu)單一等問題，檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設(shè)單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進(jìn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砟Ｊ剑瑳]有將工程檔案管理納入整個項目建設(shè)管理中，職責(zé)分工不明確。雖然很多建設(shè)單位配備了檔案管理人員，設(shè)立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機設(shè)備、檔案管理軟件以及管理模式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當(dāng)前建設(shè)單位檔案管理中存在的突出問題，加強建設(shè)單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設(shè)過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責(zé)任落實到人，實行專人專責(zé)。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補救，做到不漏掉一個細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設(shè)工程的全過程。
2、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。基于工程檔案管理的復(fù)雜性及行業(yè)的特殊性，需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，實行專人負(fù)責(zé)制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監(jiān)督，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優(yōu)秀的人員適當(dāng)給予獎勵，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續(xù)性。
3、提高現(xiàn)代化管理水平。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件實施工程檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，同時保證紙質(zhì)檔案與電子檔案編號的對應(yīng)統(tǒng)一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創(chuàng)新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領(lǐng)域。
4、建立統(tǒng)籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，要求在檔案管理過程中要做到統(tǒng)籌安排，實行網(wǎng)絡(luò)化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關(guān)要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進(jìn)度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結(jié)束，要及時對工程各階段的文件材件進(jìn)行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關(guān)后續(xù)工作的開展，同時也為工程建設(shè)積累必要的資料和經(jīng)驗。
結(jié)語
建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚已有的優(yōu)勢，部門和企業(yè)應(yīng)重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
