時間：2023-05-30 09:39:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇基建檔案的重要性，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.重視工程建設(shè)、輕視檔案管理
目前企業(yè)工程項目管理中普遍存在重工程，輕檔案的問題。負(fù)責(zé)工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位，平時只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。究其原因：一是企業(yè)檔案工作效益顯現(xiàn)較工程項目效益相對滯后，導(dǎo)致部分企業(yè)不夠重視檔案工作；二是基建檔案管理工作未納入本單位或管理人員年度績效考核；三是企業(yè)檔案工作在很大程度上仍沿用傳統(tǒng)工作模式，缺乏管理理念創(chuàng)新，影響檔案服務(wù)于企業(yè)中心工作的作用發(fā)揮。
2.檔案制度不健全，檔案職責(zé)不明確
基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之企業(yè)的基建項目往往需要幾年甚至更長時間才能完成，期間產(chǎn)生大量文件材料，由于管理人員變動頻繁，檔案制度不健全，缺少統(tǒng)一的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員不能及時對施工單位工程資料的收集、整理及歸檔范圍進(jìn)行指導(dǎo)。建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，對自己在整個工程建設(shè)中所擔(dān)負(fù)的責(zé)任不十分明確，或明確但執(zhí)行不到位，致使檔案歸檔質(zhì)量不高。此外，有的企業(yè)工程項目驗收了，檔案沒有進(jìn)行專項驗收，造成歸檔資料不完整，為今后工程的維修、改擴(kuò)建等一系列工作帶來隱患。
3.工程項目前期資料收集工作缺乏有效監(jiān)管
通常在項目前期，工程管理部門尚未成立，檔案管理人員也未介入，工程項目建議書及批復(fù)、征地批文、勘察記錄、招投標(biāo)文件等前期資料的收集缺乏監(jiān)管力度。有的文件散落在各職能部門，隨著時間的推移，這部分文件材料的收集難度加大，甚至丟失，有的甚至給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。
針對基建檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手改進(jìn)，使之在企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)中更好地發(fā)揮作用。
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識
基建檔案是工程管理工作中不可或缺的重要內(nèi)容之一，也是重要的企業(yè)管理手段。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對基建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)檔案普法宣傳，通過定期組織培訓(xùn)、定期深入基層檢查指導(dǎo)，不斷提高工程項目管理人員的檔案意識，只有把項目檔案工作從源頭抓起，才能保證基建檔案工作順利進(jìn)行。
2.實行基建檔案工作全過程管理
將檔案工作貫穿于工程項目建設(shè)全過程，通過對“前端、過程、后期”各個環(huán)節(jié)的控制，確保基建檔案完整性和準(zhǔn)確性。
（1）前端控制。就是從各類項目文件形成的源頭進(jìn)行控制，梳理歸檔流程、加強(qiáng)協(xié)同管理，確保外部參建單位資料交付受控。明確相關(guān)職能部門的監(jiān)控責(zé)任，檔案管理部門參與監(jiān)控、協(xié)同管理，保障基建檔案歸檔質(zhì)量。
（2）過程控制。要求各參建單位明確檔案人員，建立覆蓋全項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將有關(guān)檔案制度和標(biāo)準(zhǔn)及時發(fā)到各參建單位，同時，檔案管理部門定期參加工程進(jìn)度例會，一方面能及時掌握動態(tài)信息，根據(jù)項目建設(shè)進(jìn)度把好質(zhì)量關(guān)；另一方面，也將過程管理中的有關(guān)問題提請各職能部門協(xié)同解決。通過過程檢查，將問題消除在萌芽狀態(tài)，為項目按時竣工驗收贏得時間。
（3）后期控制。首先，建立檔案管理部門一票否決制度，施工單位必須在實物交接后的規(guī)定時間內(nèi)將編制的施工文件和竣工圖提交監(jiān)理審核，并提交生產(chǎn)單位復(fù)核，然后向檔案管理部門歸檔，交工驗收書上如無檔案管理部門簽字、蓋章，不能進(jìn)行財務(wù)結(jié)算。其次，將檔案自檢作為檔案專項驗收的基礎(chǔ)工作，由項目建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同組織檔案自檢工作，對發(fā)現(xiàn)的問題全面整改，為檔案專項驗收打好基礎(chǔ)。按國家有關(guān)規(guī)定，檔案專項驗收是建設(shè)項目竣工驗收的必備條件之一?？梢哉f通過檔案專項驗收可以折射出一個企業(yè)的整體管理水平，企業(yè)應(yīng)予以高度重視。
關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理
中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）03-00-01
凡在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建類檔案。高職院?；n案管理和開發(fā)利用是高職教育管理的重要組成部分，為學(xué)校當(dāng)前和長遠(yuǎn)具體參考價值和憑證作用。隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及高職院校教育的不斷深化，現(xiàn)有的辦學(xué)條件已適應(yīng)不了教育發(fā)展的要求，很多高職院校大力開發(fā)擴(kuò)大辦學(xué)條件都是新建學(xué)校，在新學(xué)校的基建項目過程中，基建檔案管理工作出現(xiàn)很多問題。
一、高職院?；n案管理存在的問題
1.基建檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的應(yīng)有重視
領(lǐng)導(dǎo)不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認(rèn)識有誤區(qū)。只重視教學(xué)檔案工作的管理，認(rèn)為學(xué)校是以教育為主，教學(xué)檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設(shè)好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識上重視程度不夠，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度加大。
2.基建檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，素質(zhì)不高
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業(yè)人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平偏低，專業(yè)檔案知識不精通，業(yè)務(wù)技能不熟練，創(chuàng)新意思不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學(xué)校中心檔案管理人員工作脫節(jié)，給基建檔案的開發(fā)和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增加了難度。
3.基建檔案管理不規(guī)范、手段檔案沒有納入科學(xué)管理的軌道，由于部分基建檔案沒有收和方式落后
自從國家教委關(guān)于《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以來，學(xué)校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也加強(qiáng)了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現(xiàn)在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現(xiàn)漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統(tǒng)的手工管理方式，或遺失和漏掉這樣就給基建檔案造成不完整。檔案管理工作成效差，沒有實現(xiàn)先進(jìn)的信息化管理就難以開展整體信息資料的開發(fā)和利用，更不能體現(xiàn)檔案的參考價值和使用價值。
二、高職院校基建檔案管理中存在的問題與對策
1.加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要性
首先單位領(lǐng)導(dǎo)要組織貫徹國家有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)，把檔案工作列入單位的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設(shè)施和人員配備等方面為檔案工作提供條件，定期檢查和研究解決基建檔案工作存在的實際問題。其次，基建檔案管理工作人員要清楚認(rèn)識自己的工作重要性，認(rèn)真負(fù)責(zé)基建檔案資料的收集、整理、保管、組織、堅定、統(tǒng)計、利用等工作。
2.提高基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作人員的素質(zhì)對檔案管理工作的成效起決定性作用，檔案的價值開發(fā)和資源的充分利用很大程度上取決于檔案管理工作人員是管理水平，高質(zhì)量的檔案管理，要求管理人員有廣博的知識和才干，一個合格的檔案管理人員不僅要在政治思想上過硬，同時還要具備熟練的業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)用新技術(shù)的技能，作為一個合格的檔案工作人員，要熱愛檔案管理工作，終于職守，埋頭苦干刻苦鉆研，不但要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)，社會科學(xué)等方面的知識，只有不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)管理，提高自己的檔案管理水平， 才能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化教學(xué)教育的需要。
3.規(guī)范基建檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
高職院?；n案管理工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)是規(guī)范的原則，建立合理的基建檔案管理制度，工作責(zé)任落實到每個人，管理工作中量化考核。基建項目結(jié)束（含最終完成、階段完成）后，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，按內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形成進(jìn)行系統(tǒng)整理，圖紙按類別序號排列（即：地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖）等。按文件性質(zhì)分別組成案卷歸檔，這樣任何地方出現(xiàn)問題查找建筑施工設(shè)計圖都可以找到原因，在短時間就可以解決問題。
一、我國基建檔案管理存在的問題
基建檔案不僅是一個工程項目在施工建設(shè)過程中最為真實的記錄和反映，也是一個單位建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國各個單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來越復(fù)雜，難度越來越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個方面：
第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項目周期短則幾個月，半年，長則幾年。但是，對于基建工程管理而言，場所是臨時租借、人員是臨時抽調(diào)、班子是臨時組合、機(jī)構(gòu)是臨時成立，所以，有些項目管理人員往往過于關(guān)注項目施工建設(shè)，而對于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認(rèn)為基建檔案管理浪費時間精力。在項目施工建設(shè)中，只注重施工進(jìn)度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因為是臨時抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項目施工負(fù)責(zé)人員根本不重視對基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實遺漏。
第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施工程項目在建設(shè)、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項目建設(shè)用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經(jīng)濟(jì)體制下，基建項目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項目建設(shè)過程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過招投標(biāo)程序才能夠產(chǎn)生；在項目施工建設(shè)過程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等建設(shè)過程，在這些基建項目建設(shè)過程中，都離不開項目運作，這是基建檔案管理所面臨的一個新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設(shè)的程序更為復(fù)雜化。但是，應(yīng)該說基建檔案管理的每次改革和每個變化都是一個新的學(xué)習(xí)過程，都是一個新的嘗試，而在這個學(xué)習(xí)嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，對于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實施標(biāo)準(zhǔn)。
第三，缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對于檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識，難以有效進(jìn)行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務(wù)較為繁雜，工作量較大，對于檔案工作往往也是出于疲憊應(yīng)付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行編目、檢索、開發(fā)、利用。
二、我國基建檔案管理完善對策
第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務(wù)意識?；n案管理利用不僅是檔案管理工作的職責(zé)，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實際現(xiàn)狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務(wù)意識，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務(wù)意識，加大對館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對于檔案管理部門的工作職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認(rèn)為檔案管理是一個非常神秘的部門，不能輕易涉足，
針對基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強(qiáng)化服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時，促使檔案管理水平的提高。
第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，除了強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識以外，還需提高相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對此項工作的思想認(rèn)識和重視程度，只有各個部門和領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，才能夠使各個部門主動搜集整理基建檔案材料，并及時整理歸檔。任何一個工作的完成都離不開一個良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。
第三，要不斷完善基建檔案的各項管理制度。目前，我國各個單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實施細(xì)則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來看，各個基建單位也要根據(jù)工程項目的實際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。
第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。為更好提高檔案管理水平，提高高?；n案管理水平，要不斷加強(qiáng)對基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)?；n案管理是一項細(xì)致而復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務(wù)水平，確?；n案的工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對于檔案管理人員新要求，要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)?；n案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的專業(yè)知識，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)手段，促使基建檔案從經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點，可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
作為高校檔案的重要組成部分，高?；n案記錄的是高校發(fā)展過程中有形物質(zhì)的真實歷史。這些基建檔案資料不僅反映了學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史和現(xiàn)狀，而且是維護(hù)學(xué)校利益、保護(hù)學(xué)校財產(chǎn)不受損失的重要依據(jù)，也是日后維護(hù)、維修不可缺少的基礎(chǔ)資料。
1 高校基建檔案管理存在的主要問題
1.1 檔案意識不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重要性認(rèn)識不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個人財產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。
1.2 管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。
1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。
2 加強(qiáng)高?；n案的建議及對策
2.1 加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認(rèn)識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長，容易遺失基建檔案材料。
2.2 堅持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時建立檔案。因為工程建設(shè)周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實際不符等。所以，在對施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。
2.3 建立和完善有效的保管機(jī)制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗收等階段，階段再按基建程序進(jìn)行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項目二三十盒，大的項目達(dá)七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學(xué)校檔案館交一份，基建部門保存一份）。在平時檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時，移交人必須提供原件，如無原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過程中，如借出有一段時間，借檔人未還，檔案管理人員要及時催還，以防丟失。
2.4 逐步實現(xiàn)電子化管理，確保查檔方便快捷。高?；n案的管理已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)電子化。如對前期審批文件、后期驗收文件和竣工圖采用掃描文件等存檔，提高學(xué)?；窘ㄔO(shè)檔案管理部門和基建檔案立卷歸檔單位的工作效率，不僅使檔案管理人員從原來日常的繁重的組卷、調(diào)卷、復(fù)印卷內(nèi)目錄等手工操作中解脫出來，逐步變手工操作為計算機(jī)輔助操作，更重要的是實現(xiàn)了查檔方便、快捷、準(zhǔn)確。
（作者單位：河南財政稅務(wù)高等專科學(xué)校辦公室 來稿日期：2015-04-20）
【關(guān)鍵詞】加強(qiáng)基建檔案管理
1、引言
隨著我國經(jīng)濟(jì)體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發(fā)生了變化?；n案是從工程建設(shè)開始從立項、施工、到工程竣工驗收整個過程中真實的印記，是基建工程建設(shè)的重要組成部分，如何提高和加強(qiáng)基建檔案工作是基建工程建設(shè)中一項重要的工作，本人現(xiàn)就任基建檔案管理一職談一談對基建檔案管理的看法。
2、基建項目檔案的作用
2.1基建項目檔案是項目的前期文件經(jīng)過鑒定、整理并歸檔形成的，反映了記錄了項目工程建設(shè)的全過程和的真實面貌。準(zhǔn)確、完整、真實的基建檔案是工程進(jìn)行維護(hù)、改建、擴(kuò)建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時其價值會大打折扣，并會影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔?，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。
2.2另一個基建檔案也提供了參考借鑒的作用，如單位某部門需要機(jī)組安裝的具置時，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時檔案室就發(fā)揮了很大的作用，實現(xiàn)服務(wù)功能?；n案也是工程質(zhì)量的反映，它是工程建設(shè)中和竣工驗收時的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、檢修、改建和擴(kuò)建提供重要的依據(jù)。它是全部檔案的一個重要組成部分，也是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。
3、基建項目檔案管理存在的問題
3.1檔案管理人員的管理意識不夠強(qiáng)，各部門和領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案重要性的意識不夠，宣傳力度不夠，對行政各部門、工程部門及各參建單位缺乏相互溝通交流，具體的職責(zé)沒有落實到位。在內(nèi)部管理方面沒有做到把握好全局，外部管理即對施工單位的管理沒有做到全程的跟蹤與督促，收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)沒有同時開展，造成了基建檔案歸檔工作的滯后，對基建檔案管理的要求方面存在一定的問題。
3.2檔案管理制度不夠完善，規(guī)章制度不健全，沒有采取規(guī)范的管理及操作流程，歸檔資料不符合檔案規(guī)范的質(zhì)量要求，由于工程參建單位較多，基建檔案管理工作程序不規(guī)范，不統(tǒng)一，管理不完善。規(guī)章制度不健全檔案工作標(biāo)準(zhǔn)就得不到統(tǒng)一，如歸檔的質(zhì)量要求不一，內(nèi)容和格式也不相同等等這些，給基建檔案部門帶來一定的困難。
3.3施工單位人員對檔案的意識不夠強(qiáng)。施工單位工作流動性較大，人員也不穩(wěn)定，造成了文件資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，過程中的資料流向不清；對學(xué)習(xí)力度也不夠，大多數(shù)檔案人員不了解工程相關(guān)的專業(yè)知識、造成了過程資料存放混亂。檔案的專業(yè)知識不強(qiáng)，由于工程大，部分的施工單位的檔案人員需求性較大，有些是兼職的管理人員，這些檔案人員缺乏工程基建檔案的實踐能力，造成了檔案歸檔時一片混亂的局面。檔案質(zhì)量、規(guī)范就得不到保障。
3.4對施工單位的過程中產(chǎn)生的文件跟蹤不到位，沒有做到嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，檔案歸檔過程沒有按相關(guān)的工作規(guī)范來執(zhí)行，施工單位移交的竣工資料交接時沒有很好的檢查，給后期的驗收帶來很大的隱患。
4、基建檔案管理的對策
4.1樹立觀念，增強(qiáng)檔案意識，基建檔案管理人員應(yīng)做好檔案管理工作，由被動變?yōu)橹鲃樱岣呋n案管理水平?；n案工作涉及的單位較多：內(nèi)部各個管理部門、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、施工、等眾多部門，只靠檔案部門是無法按時完成工作的，在工程過程中應(yīng)爭取各部門的配合和領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理者應(yīng)加大對各部門及各參建單位的相互溝通，努力宣傳檔案的重要性，加強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任感、積極性，提高檔案的地位，使大家意識到檔案工作的重要性和必要性。
4.2建立健全的基建檔案管理制度是做好檔案工作的重要保證，制定各項管理體制應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法規(guī)和工程的自身實際情況。并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行并管理，制定的管理制度應(yīng)包括《工程文件管理制度》、《檔案管理規(guī)定》、《檔案管理網(wǎng)絡(luò)》、《惠來發(fā)電廠檔案收集制度》、《工程竣工文件歸檔范圍和歸檔要求》等等。這些制度都包含了文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量。制定健全的各項檔案制度，做到有法可依、有章可循，只有把各項制度真正落實到各部門和參建單位人員中，才保證基建過程中文件的收集齊全、完整也為后期歸檔提供了基礎(chǔ)。
4.3各參建單位應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，配備專職的檔案管理人員，明確管理職責(zé)，增強(qiáng)檔案人員和各工程人員之間的工作溝通和交流。加強(qiáng)對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對建設(shè)單位下發(fā)的各項檔案管理制度應(yīng)熟知。參建單位人員多，流動性大，往往一個工程沒有結(jié)束檔案人員就已經(jīng)換了幾拔人，工作來不及交接，對資料情況不熟悉沒有深入的跟蹤，使工作嚴(yán)重的脫節(jié)，給歸檔工作帶來了很大的隱患。還應(yīng)定期組織檔案人員對業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案工作思想、文化、政治等素質(zhì)。
4.4對在施工過程中產(chǎn)生的文件在收集、積累、整理歸檔過程中應(yīng)嚴(yán)格地跟蹤及督促，如過程檢查中發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)范的文件材料的應(yīng)及時更正，嚴(yán)重的限期整改，堅決返工。
4.4.1在收集過程中哪些文件需歸檔，哪些文件不必歸檔，應(yīng)結(jié)合工程自身的實際情況，由建設(shè)單位列出歸檔范圍，施工單位根據(jù)歸檔范圍來收集，做到所需歸檔的文件不遺漏，不缺失。在基建工程中各階段要相互銜接，工程項目中立項、勘察、設(shè)計、等前期這些工作的開始，檔案工作就應(yīng)與其同步進(jìn)行，基建檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，才能保證施工文件的齊全性和完整性，在整理歸檔工作中應(yīng)按相關(guān)的國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和本單位制定的檔案管理制度嚴(yán)格執(zhí)行，檔案室要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，所有施工記錄文件應(yīng)保證真實、可靠、齊全、完整、系統(tǒng)不應(yīng)有缺件漏件或弄虛作假，在施工過程中建設(shè)單位應(yīng)以完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)來審核所有的文件材料。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是保證檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。
4.4.2只有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案才能充分發(fā)揮其在工作中的作用，因此在文件交接的過程要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，絕不能含糊。參建單位在移交檔案時，應(yīng)該填寫好《檔案移交表》，表內(nèi)應(yīng)填寫好移交題名、移交時間、移交份數(shù)，文件有其它說明事項時可在備注欄中注明，建設(shè)單位清點數(shù)量齊全，檢查資料合格后方可接收，移交人和接人分別簽名并蓋單位公章備查。在移交紙質(zhì)檔案的過程中應(yīng)同時移交電子信息檔案，并仔細(xì)核對電子信息的真實性，可靠性，統(tǒng)一性。如果沒有按照要求移交完整的檔案資料，檔案室可以按合同的約定不予付款，這樣可以對檔案的質(zhì)量進(jìn)行有效地監(jiān)督、控制、檢查。
5、結(jié)束語
基建檔案管理工作是基建工程項目管理的重要組成部分，它反映的是基建工程項目的真實面貌，在日新月異的時代里，緊密技術(shù)、改革、發(fā)展的要求，實現(xiàn)基建檔案工作價值，為發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)和諧社會提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升工程建設(shè)管理水平。檔案人員應(yīng)本著愛崗敬業(yè)、認(rèn)認(rèn)真真、踏踏實實的工作精神，做好基建檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞 高校 新校區(qū) 基建 檔案管理
中圖分類號：G647. 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
一、高校新校區(qū)基建檔案管理存在的問題
高校基本建設(shè)檔案是高?；窘ㄔO(shè)管理和基本建設(shè)工程項目的歷史憑證，是竣工交付使用的必備條件，是學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施新建、擴(kuò)建、維修、危房鑒定、辦理房產(chǎn)證、處理工程質(zhì)量事故和調(diào)解經(jīng)濟(jì)糾紛等的重要依據(jù)，是學(xué)校檔案的重要組成部分。但是，有些高校對基建檔案的重要性認(rèn)識不到，使得學(xué)校基建檔案管理出現(xiàn)了很多問題，主要表現(xiàn)為：檔案管理人員缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，未能對工程項目各階段形成的檔案材料及時檢查指導(dǎo)，加之施工單位的資料員不熟悉檔案工作規(guī)范、分類方法及收集范圍，導(dǎo)致基建檔案收集工作滯后、收集不完整并且案卷質(zhì)量不高等問題。
二、如何做好高校新校區(qū)基建檔案管理
近年來，隨著高等教育的迅速發(fā)展，高校的迅猛擴(kuò)招，使得各高校加大對新校區(qū)的投資力度，新校區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施不斷增加，大量的基建檔案也隨之出現(xiàn)，因此，在新校區(qū)建設(shè)之初，規(guī)范化管理新校區(qū)基建檔案對學(xué)校及檔案管理人員具有重要意義。本文針對基建檔案存在的問題，就如何做好新校區(qū)基建檔案管理工作提出幾點認(rèn)識。
1、領(lǐng)導(dǎo)重視，提前對新校區(qū)基建檔案工作進(jìn)行規(guī)劃，設(shè)立分室，專人專管。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，是做好基建檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將新校區(qū)基建檔案管理工作納入議事日程，并確定由分管新校區(qū)建設(shè)的校長直接管理；同時應(yīng)在新校區(qū)建立檔案分室，做到工程項目在哪，基建檔案就在哪，不僅可避免新校區(qū)與校本部基建檔案運輸導(dǎo)致的材料丟失，還可實現(xiàn)新校區(qū)基建檔案與學(xué)生、財會等其他檔案的集中統(tǒng)一管理；此外學(xué)?；ú块T也要有一位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人與檔案部門的專職檔案人員，相互協(xié)作，密切配合，責(zé)任到人，保證基建檔案工作的順利完成。
2、建立完善的新校區(qū)基建檔案管理制度，是保證基建檔案齊全、完整、準(zhǔn)確的重要前提。在制度中要突出強(qiáng)調(diào)以下幾點：
（1）完善基建檔案的收集制度。一方面，擴(kuò)大基建檔案收集范圍，不僅要收集工程項目產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，還要收集項目各階段形成的不同載體、不同形式的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的整套電子圖紙檔案；另一方面，做到基建檔案與基建項目同步進(jìn)行。首先，理清學(xué)校基建部門、施工單位和設(shè)計單位各自的職責(zé)及歸檔范圍，如基建部門要及時收集項目前期準(zhǔn)備階段形成的立項審批、可行性研究、施工許可證等檔案資料；其次，學(xué)校檔案部門要提前介入到工程項目建設(shè)中，保證學(xué)校基建檔案工作一開始就與項目建設(shè)同步；基建檔案收集工作與項目施工同步；基建檔案移交與工程竣工驗收同步。
（2）規(guī)范基建檔案移交制度。各分包單位將檔案資料收集齊全后，應(yīng)根據(jù)基建文件形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行整理，按照工程項目階段性進(jìn)行組卷，并提交總承包單位匯總后，經(jīng)基建部門審核通過后向基建處移交，再由基建處將項目前期準(zhǔn)備、施工、竣工驗收所有檔案文件移交到檔案館，嚴(yán)禁施工單位直接向檔案館移交。
（3）利用保證金約束制度，保證歸檔齊全完整，提高基建檔案案卷質(zhì)量。在基建部門與施工單位簽訂合同時，就應(yīng)把基建檔案歸檔工作列入合同中，堅持基建檔案工作與工程立項、建設(shè)、竣工驗收同步，若竣工檔案不合乎要求，將不予驗收，并予以經(jīng)濟(jì)處罰。
3、加大對基建檔案工作的經(jīng)費投入。一方面，要加強(qiáng)基建檔案管理設(shè)施的建設(shè)，為基建檔案提供專門的保管場所，并為其配備標(biāo)準(zhǔn)的防火、防盜、防蟲、防潮、防腐蝕設(shè)施。此外，要配備專門的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，如計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。另一方面，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)檔案及基建方面的專業(yè)知識，熟練掌握基建檔案的歸檔范圍及整理方法，并能通過現(xiàn)代化技術(shù)提高工作效率；檔案部門要定期對學(xué)校基建部門和工程項目設(shè)計、施工、監(jiān)理部門的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建檔案案卷質(zhì)量，做到歸檔文件為原件，且字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報批、邊設(shè)計的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設(shè)初期，遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
【摘 要】醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院重要的檔案資源，是醫(yī)院基本建設(shè)活動中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文從醫(yī)院基建檔案的重要性入手，指出了醫(yī)院基建檔案管理存在的問題，分析了醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容、作用及其特點，闡述了如何加強(qiáng)檔案管理工作的幾點建議。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案；管理
醫(yī)院基建檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。隨著公共衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，我院的整體規(guī)模不斷擴(kuò)大，建設(shè)步伐不斷加快?；n案管理對于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展起著重要作用。但當(dāng)前的醫(yī)院基建檔案管理中存在著較多的問題，很大程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。
一、醫(yī)院基建檔案管理存在的問題
從基建檔案管理現(xiàn)狀來看，現(xiàn)有基建檔案管理工作制度還不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，存在一些不容忽視的問題：基建工程檔案不受重視，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)，是導(dǎo)致檔案資料收集難、管理不到位的主要原因。其次，由于經(jīng)濟(jì)利益或工期等原因，人們往往只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了檔案工作滯后；管理人員檔案知識缺乏和檔案管理意識不強(qiáng)；基建檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全，沒有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程；檔案移交工作被動、權(quán)責(zé)不明、檔案資料殘缺不齊等原因都在一定程度上影響著基建檔案管理工作，因此，必須加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)工程檔案的管理，建立完善的檔案管理制度體系。
二、基建檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用
1.對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中形成的第一手材料，承載了醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的大量信息。這些資料既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，它真實地記載了院內(nèi)各類建筑、設(shè)備、設(shè)施等規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)過程中的詳細(xì)資料。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
2.為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供依據(jù)。
任何基本建設(shè)項目缺少工程檔案，就缺少了日常維護(hù)和以后改造的依據(jù)， 醫(yī)院基建工程檔案資料是醫(yī)院檔案的重要組成部分，完整系統(tǒng)的基建檔案會給后來的建設(shè)者提供翔實的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時間，提高效率。如我院擬將影像樓三樓會議室改造為放射治療中心，經(jīng)過直接查閱原始圖紙資料，當(dāng)時由于資金地理環(huán)境的因素影響，房屋建設(shè)為磚混結(jié)構(gòu)，該樓的基礎(chǔ)設(shè)計承載2000噸的荷載，而放療設(shè)備直線加速器的本身的重量已超過了該樓的基礎(chǔ)荷載，所以該項目很快就否定了，節(jié)約的大量的人力物力。
3.基建檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，是醫(yī)院的財富。
檔案的信息價值不僅是項目建設(shè)歷史的真實記錄，而且是工程使用過程中的維護(hù)、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備可以重復(fù)利用或參考特性。如我院將住院樓十樓改建為ICU病房，經(jīng)過查閱原始圖紙資料及病房大樓改造圖紙，很快就將此次ICU病房的設(shè)計圖紙繪制完成，進(jìn)行施工，提高了項目改造效率。
三、建立完善的醫(yī)院檔案管理制度
1.基建檔案是記錄和反映建設(shè)項目規(guī)劃、審批、招投標(biāo)、施工、驗收等多方面的重要史料和歷史憑證，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立建全檔案管理制度是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。由于工程建設(shè)涉及規(guī)劃、勘察、招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位及諸多的各級主管審批部門，各主管部門對建設(shè)項目的管理要求及施工單位項目管理的方式方法各不相同。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各個階段檔案資料的有序管理，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全和規(guī)范，必須按照基建工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行收集整理。明確各單位在工程檔案形成中應(yīng)負(fù)擔(dān)的責(zé)任，明確項目管理人員及檔案管理人員在檔案管理中的職責(zé)。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則、按照規(guī)范化、標(biāo)駛、制度化來嚴(yán)格要求基建檔案管理工作，確保檔案案卷的質(zhì)量。
2.實行檔案“三同步”管理方法?！叭健笔侵腹こ塘㈨椗c檔案收集同步，工程建設(shè)過程與檔案形成同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步。其目的就是為了保證工程檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。基建工程檔案具有成套性，因而在對基建工程檔案的整理工作中，要注重文件資料的內(nèi)在聯(lián)系和內(nèi)容的連貫性及系統(tǒng)性。工程立項時就要有人分管檔案工作，建設(shè)過程中，檔案人員要積極主動參與工程建設(shè)，熟悉工程建設(shè)流程，了解工程建設(shè)動態(tài)，及時掌握工程建設(shè)信息。跟蹤進(jìn)行工程檔案資料收集整理。簽訂工程合同、協(xié)議時明確施工部門應(yīng)遞交的檔案細(xì)則要求及套數(shù)，并對未按規(guī)劃收集整理檔案的行為制定罰款等問責(zé)措施。
3.加強(qiáng)檔案意識的宣傳與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高基建檔案人員的素質(zhì)。在工程項目一開始就應(yīng)加強(qiáng)檔案意識的宣傳和教育，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，讓參與工程建設(shè)的全體人員都有較強(qiáng)的檔案意識。同時，檔案人員積極參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，及時了解新的檔案管理規(guī)章制度，掌握先進(jìn)的管理理念，跟蹤檔案管理的新技術(shù)，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
四、基建檔案管理工作對工程質(zhì)量的影響
1.工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分。
一般來說，建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目預(yù)算編制、項目概要設(shè)計、招投標(biāo)都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計的依據(jù)。在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割裂的，監(jiān)理旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄；出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。施工活動中產(chǎn)生的文件材料如一根直線貫穿施工活動全程，記錄著施工活動的全過程。是不能從建設(shè)工程中抽離出來的，更不能忽略不計。
2.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映。
建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)患人員的生命財產(chǎn)安全，關(guān)系著醫(yī)院全體人員的切身利益。建設(shè)工程質(zhì)量必須滿足醫(yī)療活動的需要，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性。對建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行一系列精確的評價，是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計分析為手段，進(jìn)行綜合測評了。也就是說，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質(zhì)量。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好壞。凡是被評為優(yōu)質(zhì)項目工程，建設(shè)、施工各方對建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的。如我院在2012年的綜合衛(wèi)生應(yīng)急救治設(shè)施工程項目被評長航局“十二五”信息化建設(shè)優(yōu)質(zhì)工程。工程建設(shè)期初對檔案的要求就非常高，并且制度的詳細(xì)的管理制度。
3.工程檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
關(guān)鍵詞：基建檔案；整理；收集；資料
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，基建工程項目的建設(shè)也得到了迅猛發(fā)展。作為工程建設(shè)項目中最為重要的工程質(zhì)量控制，其檔案的管理也有著舉足輕重的地位。它不僅能從靜態(tài)上反映出工程建設(shè)的全貌，也能從動態(tài)上反映該項目的變化與發(fā)展。要想讓基建項目檔案發(fā)揮真正的作用，就必須確保其基建檔案的真實性和完整性。
一、強(qiáng)化人員對檔案管理的認(rèn)識和制度的健全
觀念作為行為先導(dǎo)，在很大程度上決定了行為實行成效，故在企業(yè)基建檔案收集整理工作中，必須對老舊觀念進(jìn)行改革創(chuàng)新，強(qiáng)化對基建檔案管理工作的認(rèn)識程度，積極同企業(yè)各部門和各級領(lǐng)導(dǎo)緊密聯(lián)系，加強(qiáng)人與人、部門與部門間的配合，提高大家對檔案管理的重視程度，借對檔案有效利用事件的宣傳來調(diào)動企業(yè)檔案管理人員的工作責(zé)任感與積極性，使之肯定檔案收集整理工作的重要性。
企業(yè)還需進(jìn)一步完善其關(guān)于基建檔案管理機(jī)制，結(jié)合本基建工程的特點和檔案管理規(guī)則，要求各部門在施工前統(tǒng)一一套穩(wěn)定的檔案管理機(jī)制與實施細(xì)則。與此同時，還應(yīng)配備專門的檔案管理人員，逐步健全基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。建立科學(xué)的工作程序，完善相關(guān)制度，嚴(yán)格按照歸檔要求進(jìn)行歸檔，堅決做到檔案經(jīng)審核不合格不接受，圖紙資料不健全不歸檔。還要將相關(guān)基建檔案資料收集、整理及歸檔工作在合同中明確體現(xiàn)，以發(fā)揮合同本身的法律效應(yīng)和約束效果。
二、基建檔案的收集工作
檔案工作者在收集基建檔案工作中，首先要了解本項目工程的基本概況，如條件允許，在收集檔案前盡量參加工程在各環(huán)節(jié)中召開的工程會議，掌握工程進(jìn)度。
檔案人員還應(yīng)通過查閱工程的可研報告、相關(guān)設(shè)計文件、招投標(biāo)文件等檔案資料，了解該工程的建設(shè)規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容及各參建單位的基本情況等工程概況。如發(fā)現(xiàn)該工程規(guī)模較大、建設(shè)周期較長、施工工藝工序復(fù)雜、涉及專業(yè)眾多等情況后，檔案人員應(yīng)意識到等到施工結(jié)束時再籌劃收集工作，施工單位的撤場勢必會造成部分工程資料的缺失，這樣就會對竣工檔案的收集整理帶來極大影響，也給工程完整性造成損失。所以在施工開始前和施工過程中就要提出符合該項目實際情況的相關(guān)歸檔要求，把收集工作從被動變?yōu)橹鲃?，適時組織相關(guān)參建單位對歸檔要求進(jìn)行宣貫，還需定期組織相關(guān)專業(yè)人員同檔案員一起對施工單位進(jìn)行現(xiàn)場內(nèi)業(yè)資料的檢查與指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，督促施工技術(shù)人員對資料進(jìn)行初期立卷整理，確?，F(xiàn)場資料要與施工同步，保證日后竣工檔案的真實性。同時還可制定相關(guān)處罰制度，要求施工單位在工程結(jié)束時一定期限內(nèi)務(wù)必按要求將竣工檔案移交建設(shè)單位，如不能在規(guī)定時間內(nèi)完成，建設(shè)單位不對其工程尾款結(jié)算等措施。
三、基建檔案的整理工作
（一）清理遺留老檔案
工程建設(shè)企業(yè)往往或多或少的都會存在一些老舊且未被整理的遺留基建檔案，對這部分檔案進(jìn)行整理時，首先，查看其外觀、圖紙內(nèi)部，核對是否有破損、殘缺、少頁等現(xiàn)象，檢查字跡是否清晰，檔案標(biāo)題與圖紙名稱是否一致。如發(fā)現(xiàn)檔案資料中主要部分缺失，必須向基建主管部門進(jìn)行反饋，要求其對缺失部分給予補(bǔ)充。因字跡模糊不清造成的數(shù)字不準(zhǔn)確，應(yīng)及時向基建部門提出具體數(shù)據(jù)補(bǔ)正的完成期限。檢查老基建遺留檔案的移交清單是否完整，無移交清單的，需基建部門派專人填寫并簽字蓋章。其次，對老基建檔案進(jìn)行分類。正確的分類是組織保管和編目的基礎(chǔ)，并為錄入目錄及做好利用工作創(chuàng)造有利條件。此項工作需將全部檔案按照其屬性和內(nèi)容，以各自內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性為前提，將檔案分成一定的類別。最后，重點劃控。對檔案重要級別的劃分是鑒別檔案作用價值的唯一標(biāo)準(zhǔn)，可為建立重點檔案的安全制度、保密制度提供依據(jù)。
（二）強(qiáng)化相關(guān)專業(yè)知識，利于檔案整理
一項工程要列入優(yōu)質(zhì)工程行列，其基建檔案也必須是優(yōu)質(zhì)的，因為基建檔案是該工程的真實記錄，它真實地記載了該工程的全貌，如實的反應(yīng)了該工程質(zhì)量的優(yōu)劣。由于工程資料專業(yè)技術(shù)比較強(qiáng)，而檔案人員平時的工作不能深入到建設(shè)項目中去，所以專業(yè)知識相對缺乏，整理起來有一定的難度，至此檔案管理人員就應(yīng)采取先學(xué)習(xí)后運用的方法，做到先學(xué)會看工程資料內(nèi)容和技術(shù)數(shù)據(jù)，然后把學(xué)到的知識運用到整理工作中，才能保證工程檔案的質(zhì)量。因此，檔案工作者在具有專業(yè)的檔案知識基礎(chǔ)上還要拓寬業(yè)務(wù)知識，要向工程施工、監(jiān)理、審計等專業(yè)技術(shù)人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識，全方位掌握各行業(yè)對本工程技術(shù)上的需求。
（三）加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)
檔案工作主要內(nèi)容就是保存原始資料，雖然資料原始，但管理理念必須創(chuàng)新，檔案工作者要用創(chuàng)新的思維，勇敢大膽的探索與理論實踐相結(jié)合，充分利用現(xiàn)代化信息平臺。結(jié)合工程實際情況，選用適合本企業(yè)檔案的管理軟件，構(gòu)建基建檔案信息化管理制度，打破部門與地域局限，充分運用計算機(jī)技術(shù)，加快檔案全文數(shù)字化和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將基建檔案圖紙、竣工資料等逐步掃描，讓技術(shù)人員足不出戶就能在企業(yè)局域網(wǎng)上查詢到所需資料，提高檔案的利用率和服務(wù)質(zhì)量。此外積極鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機(jī)應(yīng)用知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等相關(guān)專業(yè)知識，提高檔案管理人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。
參考文I：
摘 要：基建檔案是單位進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要組成部分，加強(qiáng)基建檔案管理意義重大，不可忽視。由于客觀條件、人為因素、決策能力等原因，當(dāng)前基建檔案建設(shè)工作中不同程度地存在著這樣或那樣的問題，對此進(jìn)行仔細(xì)分析和綜合探討，從而得出改進(jìn)這一現(xiàn)狀的方法供大家分享，是本文寫作的意義所在。此舉，定將對服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展起到積極的推動作用。
關(guān)鍵詞：基建檔案；管理；問題；對策
所謂“基建檔案”，指的是“基本建設(shè)檔案”。一般的解釋為：整個單位建設(shè)項目從思考、醞釀、規(guī)劃、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中，所形成的所有應(yīng)該歸檔保存的文件（含文稿、圖表、照片、錄音錄像、合同等）。而這些文件，將涉及到基建項目的提出背景、討論、調(diào)研、可行性報告、綜合評估、研究決定、重點勘測、方案設(shè)計、具體施工、竣工驗收、試生產(chǎn)(使用)等工作中形成的相關(guān)（有載體）文件。基建檔案是單位進(jìn)行基本建設(shè)過程的真實歷史記錄，也是相關(guān)工程竣工驗收、安全評估、責(zé)任倒查等重要物質(zhì)依據(jù)；同時，它也是參與建設(shè)人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，值得重視和謹(jǐn)慎保存。
一、基建檔案在單位管理中的顯著作用
前面談到，基建檔案是單位建設(shè)活動中所形成的第一手文件材料，這些檔案的管理，對相關(guān)項目在今后的使用、改建、維修的過程，具有十分重要、不可替代的作用。因而說，不管領(lǐng)導(dǎo)決策、還是具體實施，都要將其擺到重要的位置上來。
1．做到“有法可依”?；n案是以文字、圖表、照片、音像等方式記載了單位基本建設(shè)的歷史、過程和狀態(tài)。在工作中，相關(guān)單位和個人要及時收集基建開工前到竣工交付使用后的各種規(guī)劃圖紙、修改意見、報批文件、施工合同、洽商變更、竣工驗收等資料；同時，對交付使用過程中的改擴(kuò)建、裝飾裝修、設(shè)備安裝、試運行等過程進(jìn)行全程記錄、不留記錄死角。值得注意的是，一個工程項目的檔案資料收集整理是否齊備、是否科學(xué)合理，與承辦人員的意識、素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平有很大的關(guān)系。筆者認(rèn)為，必須將基建檔案工作納入日常管理，并給予相應(yīng)的地位，只有這樣，檔案工作才能真正做到“有法可依、違法必究”。而這些，是保證基建檔案工作程序化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化的前提。[1]
2．提供“使用依據(jù)”?；n案看似不重要，只是一些文件資料的收集整理，但它涉及到工程的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、建設(shè)等相關(guān)單位，有些還包括建設(shè)單位的上級組織或其他相連的有關(guān)組織和部門，如果相關(guān)的單位或組織缺少（缺失）基建檔案，對整個工程基建將缺少相應(yīng)的技術(shù)參數(shù)，從而影響該建設(shè)實體的使用（運用）、改進(jìn)、改造、裝修裝飾等。實踐表明，基建檔案既可以從靜態(tài)上反映了該建設(shè)實體的客觀存在，也體現(xiàn)了它的變化和發(fā)展進(jìn)程。只有這樣，我們談基建的合理性、科學(xué)性，談建設(shè)百年質(zhì)量建筑實體才變得有可能。
3．服務(wù)“今天和明天”。基建檔案，可以為單位規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對單位發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著不可忽視的作用。它的存在，為地上、地下交叉工程設(shè)計提供周圍相互關(guān)系和相互要求的基本條件；為歷史查證、產(chǎn)權(quán)查找、糾紛發(fā)生以及科學(xué)論證等提供重要依據(jù)和基本素材；縱觀而言，它不僅服務(wù)于今天，更服務(wù)于未來。因而，加強(qiáng)基建管理，日益受到各級建設(shè)單位決策者、管理者、施工者的親睞。很多工程建設(shè)，涉及到“百年大計”，直接影響子孫后代，因此加強(qiáng)基建檔案管理工作意義深遠(yuǎn)。
二、當(dāng)前單位基建檔案管理存在的問題
1．資料不齊全。一般來說，基建檔案涉及規(guī)劃方、施工方、建設(shè)方、監(jiān)理方、驗收方等多個部門，施工范圍廣、時間跨度大、程序復(fù)雜，要全程跟進(jìn)很難，這也是導(dǎo)致基建檔案難以做到盡善盡美的主要原因。在具體施工中，各相關(guān)單位多半只重視工程進(jìn)度、工程美觀、工程交接、工程質(zhì)量等指標(biāo)，對“見證”和“說明”工程建設(shè)進(jìn)度的相關(guān)文件資料不取證、不收集、不完善、不整理。舉個例子說，建設(shè)單位在施工過程中，一不小心就會挖斷地下相關(guān)管道、線路，這些后果的造成，不是技術(shù)人員業(yè)務(wù)不過硬，而是沒有健全的基建檔案資料可借鑒、可參考造成的。
2. 缺乏政策性指導(dǎo) 。近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，特別是“西部大開發(fā)”和我省實施“工業(yè)強(qiáng)省”以來，國家許多重點工程項目紛紛落地。大家只要仔細(xì)觀察就會發(fā)現(xiàn)，這些工程在投資、規(guī)劃、管理、建設(shè)、施工等方面有明顯特征，那就是盡量避免出現(xiàn)重復(fù)施工、交叉建設(shè)，從而節(jié)省建設(shè)成本、節(jié)約施工時間、提升工作成效。在每次大型工程施工過程中，都給我們一次新的嘗試、一次新的思考、一次新的學(xué)習(xí)，對我們今后的基建檔案管理提供了很好的經(jīng)驗，對出現(xiàn)的新問題就迎刃而解了。
3．?dāng)?shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。在施工過程中，突然出現(xiàn)設(shè)計或施工變更，但由于種種原因沒有及時將這些變更的數(shù)據(jù)體現(xiàn)在相關(guān)資料中，就不能真實反映基建的全過程，就有可能造成竣工驗收無法完成，或者數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失、誤差，為工程的使用造成不利影響。要避免此情況發(fā)生，就要求檔案管理人員除了熟識檔案知識外，還要對工程項目建設(shè)技術(shù)知識有一定的了解，否則是“外行管理內(nèi)行”，或者說“外行記錄內(nèi)行”，這些都是不可取的。
三、基建檔案管理存在問題及對策建議
1．提供強(qiáng)有力制度保障。[2]在制定本單位或本部門的規(guī)劃、規(guī)定、規(guī)范、實施細(xì)則等規(guī)章制度的同時，要將基建檔案管理工作制度納入目標(biāo)考核之中。具體來說，在與相關(guān)單位簽訂施工合同時，要把項目基建檔案工作要求附在合同中進(jìn)行說明和重點標(biāo)注，這樣，可以使施工單位明確基建檔案建設(shè)的重要性和如何操作，從而克服了管理工作的無章可循、無據(jù)可依的現(xiàn)象發(fā)生，使單位的基建檔案實現(xiàn)規(guī)范化、日?；⒊B(tài)化.。做好基建檔案工作“三同步”管理“三同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求，所以，在建工程一開始我們就要將基建檔案工作及時跟進(jìn)，重點收集、全面把握，并分門別類的進(jìn)行積累、整理、審編。待到工程竣工驗收時，方能提交一整套完整、規(guī)范、合格的基建檔案配合驗收。
2．加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。作為基建檔案領(lǐng)導(dǎo)和具體管理部門，從上至下要充分認(rèn)識到人才對于基建檔案工作的重要意義。而這究竟如何去做呢？筆者認(rèn)為，要加強(qiáng)對基建檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，舉辦相關(guān)業(yè)務(wù)競賽和評比，從政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)、服務(wù)意識來進(jìn)行綜合考量，形成“創(chuàng)先爭優(yōu)”的良好氛圍。從長遠(yuǎn)來看，必須從根本上培養(yǎng)基建檔案人員的良好工作態(tài)度和作風(fēng)，培養(yǎng)其對工作要有很高的使命感和責(zé)任心，只有這樣，他們才能夠找準(zhǔn)工作定位、明確工作方向，才能真正成為一名現(xiàn)代化、復(fù)合型的基建檔案管理人才。
從上面論述中我們知道，建設(shè)工程關(guān)系“百年大計”，關(guān)系到子孫后代，關(guān)系到國家的發(fā)展和社會的進(jìn)步，加強(qiáng)基建檔案資料的科學(xué)管理至關(guān)重要、馬虎不得。與此同時，我們要隨著時間的推移不斷開拓創(chuàng)新、強(qiáng)化服務(wù)、提升效率、改進(jìn)方法，主動參與到單位的基建檔案的管理中來，將基建檔案管理推上一個新臺階。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞] 建設(shè)單位全壽命周期檔案管理問題與對策
日前隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷前進(jìn)和擴(kuò)大內(nèi)需的要求，基建工程項目的建設(shè)也愈來愈得到了迅猛地發(fā)展。在工程項目建設(shè)的過程中，成本、質(zhì)量、進(jìn)度、安全一貫是項目重點控制的目標(biāo)。而在最重要的工程質(zhì)量控制中，檔案信息管理又占據(jù)著關(guān)鍵地位。因為它是工程質(zhì)量過程的表現(xiàn)文件，反映了項目從策劃階段、實施階段直至運營試車的各環(huán)節(jié)、全過程的真實記錄；是考核技術(shù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)之一；是工程項目日后改建、擴(kuò)建、維修、產(chǎn)權(quán)維護(hù)的原始依據(jù)和重要憑證；為挖掘增收、節(jié)支的潛力，日后糾錯整偏，以及管理、查詢，達(dá)到最大經(jīng)濟(jì)效益、社會效益有著不可估量的作用。但是，如今的檔案信息管理工程卻還停留在傳統(tǒng)的方式與模式上，是當(dāng)前項目管理中最薄弱的一項。建設(shè)單位作為工程項目的建設(shè)者、使用者，工程建設(shè)檔案收集齊全,并實行全壽命周期管理, 采取一切有效措施，杜絕不利于檔案管理的因素，是其不可忽視的重要工作。
建設(shè)單位在工程建設(shè)全過程中起主導(dǎo)、決策作用,其素質(zhì)直接關(guān)系到工程項目的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益和環(huán)境效益。在《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第二章中規(guī)定了建設(shè)單位的責(zé)任和義務(wù)，其中第十七條：建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。由此可見，對于建設(shè)單位來說，施工資料收集、檔案整理不僅僅是施工單位整理遞交、建設(shè)單位移交這么簡單，應(yīng)該從項目策劃伊始，直至項目竣工結(jié)束，一直要全程跟進(jìn)整理，所以在項目資料歸檔過程中建設(shè)單位也起著至關(guān)重要的作用。
盡管檔案整理有著如此的重要性，但在具體實施過程中還存在著眾多問題和障礙。本文就非房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的基建項目為例，自項目啟動至結(jié)束的全壽命周期來探討檔案管理工作中遇到的問題及其對策。
一、項目準(zhǔn)備階段：
目前，我國的工程建設(shè)過程被人為地劃分為建設(shè)前期、建設(shè)期、使用期等不同階段，分別由不同的政府主管部門實施管理，并且在各個階段還有多頭交叉管理。其中，建設(shè)前期由項目審批部門管理，涉及發(fā)改委、國土資源、城市規(guī)劃、環(huán)保、衛(wèi)生、氣象、公安消防、人防、地震等多個部門，建設(shè)期的工程勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等由建設(shè)部門管理，但分別錄屬于建設(shè)部門內(nèi)不同的職能部門，例如：節(jié)能、抗震、造價、質(zhì)監(jiān)、稽查等。正是由于存在項目建設(shè)過程中眾多管轄部門的切割，于是造成涉及的檔案資料也是多種多類、五花八門。
在非房地產(chǎn)開發(fā)的企業(yè)單位中，經(jīng)常會遇到項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的情況，而其工程檔案的收集通常由基建部門來負(fù)責(zé)，并沒有設(shè)立專職的檔案員崗位，。而且在工程準(zhǔn)備階段，通常辦理開辦手續(xù)的部門是一個，辦理方案設(shè)計的又是一個，做投資概預(yù)算又可能是其他部門，所以很容易造成資料的收集不完整。因此在項目立項初始，基建部門就應(yīng)該建立專門的檔案員崗位，配備具有專業(yè)檔案技術(shù)的人員，落實檔案管理責(zé)任，確立主管檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理的專項規(guī)章制度，從項目最開始就參與進(jìn)去，趁重要文件尚未形成前就要做好預(yù)控。
在項目開辦起初，手續(xù)申辦、初步設(shè)計、招投標(biāo)、開工許可等資料主要就是以建設(shè)單位為主導(dǎo)收集存檔，具體包括項目建議書、可行性研究報告、立項審批資料、征地用地許可、拆遷批準(zhǔn)、規(guī)劃許可、投資許可、勘察測繪設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件、質(zhì)量控制文件，針對不同審批部門和使用性質(zhì)，依照規(guī)范要求嚴(yán)格建立對應(yīng)的檔案目錄，立卷歸檔。雖然在數(shù)量上只占整體資料的10%～20%,但是這個階段的檔案的利用率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于建設(shè)階段、竣工驗收階段的檔案，可見項目前期檔案資料的規(guī)范性、完整性是相當(dāng)重要。同時檔案員應(yīng)該聯(lián)合項目策劃籌備人員、手續(xù)辦理人員、方案設(shè)計人員、概預(yù)算人員，符合各專業(yè)技術(shù)要求，及時整理歸檔、跟蹤規(guī)范收集。
二、項目建設(shè)階段
在項目進(jìn)入建設(shè)施工階段，工程檔案是主要由施工單位為主形成，這個階段在數(shù)量上形成的技術(shù)文件和竣工圖占了整套擋案數(shù)量的 70%~80%，可見施工單位的歸檔質(zhì)量很大程度上決定了整套檔案的質(zhì)量,因此對施工單位檔案資料督導(dǎo)的重要性是至關(guān)重要的。但往往由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程技術(shù)專管人員不了解檔案整理專業(yè)和技術(shù)知識和工作流程，而檔案人員通常缺乏專業(yè)技術(shù)的實踐能力，會造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范的現(xiàn)象頻發(fā)；所以檔案人員應(yīng)該經(jīng)常主動親入施工現(xiàn)場，與技術(shù)專管人員（甲方代表）一起，協(xié)同監(jiān)理單位對施工單位的檔案進(jìn)行定期指導(dǎo)、隨時接受咨詢、按需提供幫助，多方努力共同配合，達(dá)到目的一致實現(xiàn)雙贏的目標(biāo)。由此可見，建設(shè)單位只有及時、同步地掌握工程技術(shù)資料，根據(jù)實際發(fā)生的資料到位情況、報驗情況，督查施工質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作，隨時掌握一手資料，隨時發(fā)現(xiàn)、及時處理施工過程中出現(xiàn)的疑難問題，全面、準(zhǔn)確地做好質(zhì)量、成本、進(jìn)度、安全四大控制，保證工程的順利進(jìn)行；最大限度地減少返工,節(jié)約成本，使工程項目能按時驗收、接管，為竣工資料奠定良好的基礎(chǔ)。同時真實、準(zhǔn)確的工程檔案又為竣工結(jié)算的展開提供了加速前提，所以做好工程檔案的收集整理對施工單位、建設(shè)單位雙方都是事半功倍的事。在竣工驗收階段，是檔案整理歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案是否達(dá)到同步、真實、及時、完整的要求，此時得到了驗證。根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交城建檔案管理部門，嚴(yán)格交接手續(xù)，認(rèn)真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。
三、項目運營使用階段
基建項目竣工后，對于企業(yè)來說，又轉(zhuǎn)換成了工程項目的使用單位。此時工程檔案資料便是基建工程管理、評優(yōu)報優(yōu)的依據(jù)，雖然在數(shù)量上只占整體檔案很微少的一部分，但是也起著不可忽視的作用。在大多數(shù)企業(yè)里常見的現(xiàn)象是：一旦基建工程結(jié)束了，就認(rèn)為專職檔案員沒有作用了，進(jìn)而取消了檔案崗位。實際上在工程竣工驗收完成后，基建檔案還應(yīng)保持與工程同步更新的步調(diào)，還要保障檔案管理的連續(xù)性和一貫性，分類整理永久保存、固定期限保存、短期保存的檔案，為工程日后的改建、擴(kuò)建和維修做好反饋服務(wù)，提供充足的信息和快捷的查詢、調(diào)閱手段。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也日漸成熟，其強(qiáng)大的、功能已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域，并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，具有人工管理所無法比擬的優(yōu)越性。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。所以對企業(yè)來說，基建檔案管理也可以與企業(yè)其他檔案合并管理。
結(jié)束語
綜上所述，基建檔案是工程項目管理過程和工程實體真實面貌的反映，是工程后繼管理的寶貴財富。它如實的反映了工程建設(shè)的全過程，具有比工程本身更長久的實用性，是大事、要事。規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建和使用的憑證和依據(jù)，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于現(xiàn)今，也有利于明天?；n案是工程質(zhì)量的如實反映，在工程質(zhì)量管理體系中工程檔案管理占有無法替代的作用，工程質(zhì)量關(guān)系到人員安全、財產(chǎn)保障、使用保證等方面，是百年大計的事，工程檔案資料的質(zhì)量好壞完全會影響工程項目的質(zhì)量好壞，它是一項重要的科學(xué)技術(shù)資源儲備，建設(shè)單位責(zé)無旁貸地要做好檔案管理工作。建設(shè)單位要更加提高對基建檔案重要性的認(rèn)識，通過基建檔案的質(zhì)量管理、人員素質(zhì)管理和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，來達(dá)到提高工程項目質(zhì)量的目的。根據(jù)檔案規(guī)范的工程技術(shù)管理手段，對工程質(zhì)量問題分析、判別責(zé)任分配、提出改進(jìn)方法和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，依循同步、及時、完整的方針，做到檔案啟動與工程立項同步，檔案收集與工程建設(shè)進(jìn)度同步，檔案督導(dǎo)與工程質(zhì)檢同步，檔案歸檔與工程竣工驗收同步，來保證基建檔案移交相關(guān)部門的工作順利進(jìn)行，保證基建工程的質(zhì)量，提升企業(yè)單位的管理水平和基建工程的建設(shè)水平，實現(xiàn)“四控”的目標(biāo)。
【參考文獻(xiàn)】
1、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，GB/T 50328―2001
