時間：2023-05-30 09:36:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案的管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要 隨著企業職工養老保險參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養老保險財務檔案管理工作日益繁重，原有的養老保險財務檔案管理已經不能適應現代檔案管理的要求，需要加強養老保險財務檔案管理工作的標準化、科學化以及規范化，不斷提高養老保險財務檔案管理的水平，因此本文針對企業職工養老保險財務檔案管理中存在的問題，探討其有效對策。
關鍵詞 養老保險財務 檔案管理 問題 對策
不斷完善社會的保障體系，是關系到改革、發展、穩定的重大問題，養老保險作為我國社會保障體系的重要組成部分，需要適應現代信息社會的發展，建成能夠體現出社會公平的新型財務檔案管理體系。養老保險財務檔案管理水平的提高有助于養老保險機制的有效運行，因此，需要及時解決養老保險財務檔案管理中存在的諸多問題。
一、養老保險財務檔案管理存在的問題
（一） 財務檔案管理信息化有待加強
隨著科技的進步，財務檔案管理技術也在不斷的發展之中，電子財務檔案信息的數據也面臨著諸多的問題，紙質化的會計財務檔案已經不能適應當前的財務發展需要，裝訂時分類的麻煩，更新信息的困難，都給財務檔案的管理帶來了不便，另外，財務檔案管理信息的透明化以及科學化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對客觀數據的篡改以及隨意操作，違反財務檔案管理的規定，這給財務檔案管理帶來了潛在的威脅。作為會計憑證、財務會計報告等會計核算專業資料的會計檔案，它是記錄和反映檔案信息的重要證據，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，因此會計檔案的信息化管理，要始終核查是否財務活動遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為。
（二） 財務檔案管理工作管理力量薄弱
財務檔案工作管理力量的薄弱主要表現在下面幾個方面，第一，管理手段的落后，財務檔案管理硬件設施以及軟件設施落后，工作環境較差，由于管理資金的限制，在財務檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來，系統化的管理缺乏，現代化的管理設備還沒有投入到使用，這給數量較大的檔案管理工作帶來一定的阻礙，過分地依賴人力以及物力，也給會計憑證以及報表資料的整理帶來困難，給會計檔案的查閱以及保管帶來不便；第二，管理制度不夠完善，財務檔案管理的制度是規范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒有比較明確的責任劃定，工作職責范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒有較為詳細的規定，給檔案管理工作帶來了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找帶來不便；第三，管理機構不健全，財務檔案管理的領導機構的健全對于加強檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴格落實與執行，另一方面是管理機構的有效監督，缺一不可，同時，管理機構在考核機制方面還要繼續完善，對于檔案管理的若干指標嚴格把關，嚴格核查會計憑證以及報表等資料，為以后的核查提供依據，對于工作中存在的問題要穩妥的解決，管理機構在協調溝通方面還有著一定的缺陷。
（三） 財務檔案管理人員素質有待提高
財務檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應該具備良好的業務素質以及職業道德，目前有的財務檔案管理人員只是為了應付財務檔案管理的大量工作從其他部門調配過來的，沒有專業的檔案管理經驗以及知識，不能徹底地檔案管理中的問題，造成問題的不斷積累，同時，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓時間也就一再縮短，給養老保險財務檔案的管理帶來了潛在的問題。
二、養老保險財務檔案管理問題的對策
（一） 加強財務檔案信息化管理建設
財務檔案管理的信息化建設可以從數據庫的建立以及網絡建設兩方面進行，第一，財務檔案數據庫的建立，檔案信息化是財務會計順利進行工作的基礎，改變了傳統的紙質資料的種種弊端，在一定程度上有利于財務工作者的工作，財務檔案數據庫要從數據的采集、儲存、錄入與管理等方面逐步建立起來，方便財務工作者對檔案的查詢、搜索、處理以及進一步的挖掘與管理，由于信息化建設人為因素的影響，可以在一定程度上保證會計原始憑證、會計憑證的真實完整，妥善保管檔案信息；第二，網絡建設，財務檔案管理的網絡化有利于檔案信息的傳輸與共享，提高檔案材料的利用率，財務檔案經過網絡傳輸再經過財務人員的處理，就可以進入財務檔案數據庫，檔案的處理時間將會縮短，提高工作效率，減少財務檔案重復錄入的工作量，方便會計原始憑證、會計憑證等資料之間信息的傳閱。
（二） 完善財務檔案工作的管理
財務檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強領導等方面做起，第一，信息化管理，利用現代先進技術，采用信息化管理軟件，實現養老保險業務檔案管理的信息化、規范化，增加硬件設施，投入計算機、打印機以及掃描儀等設備，建立標準化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會計憑證以及報表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，財務檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據，嚴格管理，明確檔案管理的工作責任與職責范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規范化、科學化，使得會計檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷毀有據可依，保證會計憑證以及資料的完整性以及真實性；第三，增強管理機構的建設，財務管理機構的建設有賴于管理的考核，通過考核加強管理的積極性、發現工作中的不足，另外還可以建立專門的財務檔案管理領導小組，定期召開組織座談與工作交流會，對工作中出現的問題進行針對性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開展評選先進、考核獎勵等活動，激發員工的工作熱情。
（三） 提高財務工作人員素質
提高工作人員素質需要從職業道德與技能兩方面同時入手，要教育工作人員為社會服務的觀念，增強主動服務意識，端正工作態度，以良好的精神風貌對待每一位參保人，強化財務檔案工作者的職業道德觀念，堅持據實立檔的作風，另外還要培養高素質的工作人員，利用講座培訓財務工作人員的業務素質，增強實踐性操作水平，豐富理論知識，樹立先進的管理理念。積極引進專業人才，打造高素質團隊，聘請專業教授進行實地指導，及時發現工作中的問題。
參考文獻：
我國目前處在信息化的時代，很多企業對于企業的管理工作都進行了提升和更改。隨著我國的經濟發展越來越迅速，時代的變化越來越快，很多企業的管理也都隨著時代的變化而變化，從根本上改變對于企業的管理，利用信息化技術對企業進行各方面的管理，財務檔案管理是企業管理的重要工作項目，需要對企業財務檔案管理與信息化進行結合，這種信息化管理模式是時代的產物也是企業發展的必然選擇。要是想要管理好財務檔案就要進行信息化的管理，順應時代是發展的基礎也是發展的必經之路，必須要制定好相應的管理內容，促進財務檔案信息化建設。
二、財務檔案管理信息化的特點
現如今，企業管理最重要的就是從管理的思想上進行根本上的改變，就是要順應時勢，跟上時代的步伐，進行信息化的變革。在進行財務檔案管理的過程中，很多經濟業務比較繁雜，信息較多，然而很多人員在進行工作的時候會出現很多不必要的環節，這些環節會帶給工作人員很多工作上的阻礙，通過進行運用信息化的管理，能夠儲存大量的信息，能夠節省很多管理時間，使財務檔案能夠被高效規范的進行管理。
三、財務檔案信息化建設的主要內容
1.建立與公司相符的信息管理平臺
對于公司內部的財務檔案管理，需要進行對財務檔案進行信息化管理。在進行管理的同時，需要向相關工作提供更為精確的信息化數據。在企業的內部設立與企業財務檔案管理相符的數據平臺。為各類檔案管理提供信息資源，并且能夠提升財務檔案管理的水平和管理能力。讓財務信息能夠隨時隨地的進行平臺保存。
2.設立公司信息化的防火墻，增強網絡安全
財務檔案信息化管理是公司的一項重要任務，在進行財務檔案信息化管理的同時一定要注重信息化的安全性。企?I的財務信息是企業最重要的公司信息，必須要保證公司信息的安全性和保密性，對于公司的網絡安全建設必須要加強信息技術，并且要對網絡進行合理利用。與此同時要加強工作人員的工作能力，確保財務檔案的安全性和對信息技術的使用能力。
3.完善財務檔案管理信息化的操作工具
財務檔案管理需要進行網絡化的結合，通過網絡化的平臺進行對相關數據的采集和運用。相關財務檔案信息化管理的資源要進行合理的分配。在財務檔案管理信息化內部工作人員進行工作時一定要配備工作的工具，制定與公司財務信息相符的系統，考慮到系統的適合性和科學性，通過操作系統對平時的財務管理進行正確的管理。同時要提高系統的操作性能力，能夠在進行相關管理中提供最準確的方案和計劃。
四、加強財務檔案信息化管理的策略
1.提高財務檔案管理的信息實用性
財務檔案管理的信息是在信息化的作用下才能夠得到更好的管理，同時財務檔案管理的信息同時也能夠查看信息技術的水平。在進行建立檔案管理的同時，要對檔案進行分類準備，還要建立相關的檔案平臺，檔案管理的平臺提供的相關信息要注重實用性，能夠真正的進行對企業檔案管理的協助。協調財務檔案管理之間的信息，要對信息資源進行合理分配。財務信息數據必須要保證其正確性還有科學性，對財務檔案管理的平臺要進行系統升級，定時升級平臺數據。提高信息化的實用性，進行水平更高的財務檔案管理。
2.保證企業網絡的安全性
企業財務檔案管理信息化的主要內容就是要對企業內部的財務檔案進行保密處理，所有的工作都能夠進行安全性的工作。信息化管理就是需要結合網絡技術，網絡安全是確保財務檔案的安全性。加強對網絡監督，監督每一項財務檔案管理的流程，并且要防止財務檔案的信息被泄露，被更改。對企業內部工作的計算機，要定期的進行系統升級。保證系統的安全性，及時的進行對計算機進行病毒查殺。保證網絡安全性，避免信息泄露的風險。
3.建立健全相關的財務檔案信息化管理制度
完善信息化管理制度，讓所有的工作都能夠有制度作為工作依據，讓所有的財務檔案信息化管理工作能夠做到工作最佳分配。提高內部工作人員的管理工作能力。讓每一位的管理工作人員能夠依據工作制度進行管理工作。
論文關鍵詞: 高等學校 財務 電子檔案
論文摘要: 對于這些不斷發展、日益更新的“新型”檔案，進行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務，是高等學校會計電算化應用中的重要環節，也是當前高等學校財務檔案管理中不可或缺的主要內容。
在電子與信息技術高度發展的今天，處于知識前沿的高等學校的會計電算化已廣泛普及。由會計電算化產生的，蘊含著高科技的檔案貯存介質，就是財務電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財務電子檔案的管理工作，進行有效地保管、維護與利用，充分發揮其便利、快捷的特性，成為現代檔案管理中不可或缺的一部分。
一、財務電子檔案特點：
財務電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等現代電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料和系統開發運行中使用的各種基礎語言程序及應用程序。這里主要指用于貯存財務數據和程序的各種電子介質。作為現代高新科技的產物—財務電子檔案，較之傳統的財務檔案，有了許多新的特點：
1、財務電子檔案的存貯介質具有多種形式。可存貯于可讀寫的磁性介質中，還可直接刻錄為不可擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質材料中。
2、財務電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。
3、財務電子檔案的體積小，容量大，占用存儲空間小，但對存儲條件要求較高。
4、財務電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設備予以復現；但易于計算、分析，快捷獲得所需結果。
5、財務電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質水平的管理人員。
6、財務電子檔案內涵廣泛。不僅包括票據、記賬憑證、賬簿、報表等傳統會計檔案，還包括會計電算化中的各種系統軟件和應用程序。
二、高等學校財務電子檔案管理的狀況
高等學校會計電算化生成了財務電子檔案。對于新介質的檔案，既沒有前人的管理模式可參照，又沒有當前的技術可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現在：
1、儲存環境欠妥。早期電算化會計生成的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質憑證、帳簿和報表。較早的針式打印機色帶輸出的紙質資料原本不夠清晰，又受空間、經濟條件限制，經日曬、風化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。
2、早期軟件、程序存留不利以及運行程序版本的更新，造成了原有數據資料的虛設。如在早期DOS系統環境下，生成的磁性數據資料，雖保存完好，但原有運行環境已不復存在，現今程序又不能兼容，多數數據已不能再現，形同虛設。
3、老化機器的淘汰以及機器設備的快速更新，造成了新、舊運行環境脫節。如早期微機上運行的win3、win95等，已難在現今機器上順暢運行。
隨著會計電算化的不斷發展，財務電子檔案的形式和數目日漸增多，更多替代了原有傳統財務檔案的功能和效用，財務電子檔案的管理也得到了應有重視。許多高等學校投入了大量資金，用于必要的保護、查詢、復現設施的購置和管理人員專業技術的再培訓，其財務電子檔案管理的環境、條件等“硬”件設施得到了全面改善。
三、高等學校財務電子檔案的現代管理
財務電子檔案的現代管理是指運用現代技術手段對財務電子檔案實施有效管理，包括四個環節即財務電子檔案的收集、整理、保存和利用。
（一）財務電子檔案的收集
1、設定固定的收集區間。一般可視業務量大小，按月、季或年度來設定；也可以視具體項目周期長短，實行分段、分項或全程設定。但必須注意保證收集區間連續、無間斷。
2、制定固定的數據收集程序。選用質量好、可靠性高的貯存介質，備份所有財務數據，存貯于磁性介質，并刻錄于光盤，確保備份的一致有效，必要時還可打印備份于紙質介質；同時應在磁性介質上，附加其運行的語言程序版本及操作環境標識，作為以后復現時的參照。
3、制定軟件環境更替的收集程序。在更換新程序軟件時，應首先備份原有的操作系統及語言運行程序，以備舊資料的往復查詢。對轉換前的初始數據備份，確保無誤后，再做謹慎轉換。
4、制定硬件更新的收集程序。詳細記錄微機主板的級次、型號，內存的大小、硬盤的容量以及外部設備的配套類型等，有時還可記錄下微機的品牌和使用起、止期。更新后，視儲存條件的許可，盡可能留存一套完整的設備，預防意外。
5、有關登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統管理員、程序員的操作資料，區分業務具體操作人，以便于后續追詢。并認真填制電子檔案移交清冊，區分責任。
（二）財務電子檔案的整理與保存
財務電子檔案的整理與保存是其管理的關鍵，關系到整個管理工作的有效性。不僅需要兼具財務、檔案和現代電子技術知識的專業人員來管理，而且還需根據各種介質的特性，實施不同的整理與保存措施。
1、貯存的磁性介質。磁性介質檔案應遠離磁場或者專設磁場屏蔽柜，以防消磁，丟失數據。收集的雙備份，應載明操作員姓名、運行環境和形成時間，連續順序編號，再分放于不同儲柜，以防意外。
2、貯存的光盤介質。光盤介質檔案對儲存環境的清潔度要求較高，需要專用的防塵儲柜；光盤的保護膜應完好無損，防止的盤面磨損、刮擦；每張光盤應附有硬質護殼，避免擠壓損毀，不可讀取。
3、貯存的紙質介質。紙質介質是電子介質的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。
財務電子檔案的多種介質各有其性，管理方式要因質而異。良好的儲存環境是每一介質都所必需的，保持清潔，定期通風，控濕溫，創造良好的儲存環境，使電子檔案維持優良狀態，以期最佳利用效果。
（三）財務電子檔案的利用
財務電子檔案的充分利用是電子介質新載體、高科技特性的全面展現，也是檔案管理有效性的最終體現。財務電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復現媒體，方能充分發揮其效能。
1、財務電子檔案的查閱。
查詢帳目，可直接利用微機檢索，參照版本記錄標識，打開相應程序和運行環境進行讀取，省時、快捷。但磁性介質易于修改，所以要專設查閱微機，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。僅許使用雙備份中一個盤面，保證另一盤面的無介入、封存性。
2、財務電子檔案的計算與分析。財務電子檔案的數據匯集，通過微機計算，集成產生多項分析結果。但因其涉及的盤面多，范圍廣，存有潛在危險，因此應指定專業人員，在內控專用機器上調閱、操作，避免實在危險。同時還要注意各介質的運行環境，以免不同軟件帶來的誤差，生成錯誤的分析。分析結果一經得出，可以直接打印、復制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳盡的數據信息。
隨著數字化、信息化時代的到來，財務電子檔案會有不斷的新發展，檔案管理工作者要緊跟時代步伐，不斷更新知識結構，使財務電子檔案的效能得以充分發揮。
參考文獻：
1 醫院財務檔案管理的重要性
醫院財務檔案管理，主要利用文字、影音等資料真實記錄醫院活動，涉及醫療、科研、衛生、行政管理、教學等方面，具有較高的保存價值與意義。首先，醫院的財務檔案能夠真實地記錄醫院從成立到現在的成長過程，能夠記錄一批又一批優秀的醫務工作者的勞動成果。其次，醫院的檔案信息不僅記載了人類繁衍發展過程中的重大軌跡，也反映了人類文明的發展史。這些檔案為我們研究人類社會發展的相關課題提供了可靠的參考信息。再次，通過整理醫院的財務檔案，我們可以分析出醫院財務制度的優劣點，以便更好地發現問題和開展各項工作計劃和決策。總體來說，財務檔案不僅可以指導醫院各項工作正常運行，還可以協調醫院財務部門與其他部門的協作，促進醫院的整體發展。
2 醫院財務檔案管理的困境
2.1 信息收集不規范，無法實現綜合利用
首先，由于我國大部分醫院財務檔案管理制度還不健全，所以尚未建立起一種相對便捷和規范的財務檔案收集方法。目前，很多醫院在財務檔案的收集上的不規范主要由以下兩方面表現出來：一是醫院的部門與部門之間缺乏溝通，有的部門并沒有嚴格按照相關規定移交檔案；二是許多醫院的財務部門并沒有對收集的財務檔案仔細進行鑒別和細化，也沒有進行?Y選和分類。這些現象的存在導致收集的檔案信息無法在各部門之間共享，無法綜合利用，使得醫院財務檔案的利用價值極低，進而影響了整個醫院財務檔案管理工作的質量。
2.2 缺乏專業的財務檔案管理人員
首先，很多醫院的財務檔案管理工作人員不是專業人員，大部分是醫院的會計人員或是一些從臨床一線退下來的醫護人員。這樣必然會出現工作態度不端正、思想滯后、知識面狹窄等問題，從而導致現有的檔案管理人員整體水平低下。而且還會經常出現由于檔案管理人員不足而臨時配備的現象，這些人不具備專業的檔案管理知識，流動性大，無法承擔起管理人員的本職工作。其次，在當今這個信息化時代，財務檔案管理工作已經發生了變化，工作中的任何環節都離不開計算機，而這些人大部分缺乏計算機應用技術，很難較好地利用計算機管理檔案，而這會嚴重阻礙檔案管理工作的進展。
2.3 財務檔案管理意識淡薄
檔案管理這一項重要的工作，對于醫院而言，承擔著保存歷史、服務現實的責任。但是這一重要的工作卻沒有受到醫院領導的重視，而財務負責人也對檔案管理工作缺乏實質性的落實。都說政策是行動的指向標，但沒有行動也不可能體現政策的可行度。因此，領導的忽視以及監管的不到位使財務檔案管理工作常常流于表面形式，而沒有實際效果。正是因為如此多的人對財務檔案管理意識淡薄，醫院財務檔案工作也常存在經費不足、設備陳舊以及專業人員缺少等嚴重問題，不利于工作的有效開展。
2.4 財務檔案宣傳工作未能完全放開
當前醫院財務檔案宣傳工作還僅僅限于局部或就檔案宣傳檔案，由于長期以來存在的自我封閉問題尚未得到解決，醫院工作與到當前社會實際的結合度還比較弱。此外，人們對醫院的性質和地位等方面的認知能力還比較欠缺，一定程度上也制約著醫院財務檔案的宣傳。
3 解決醫院財務檔案管理的措施
3.1 建立和完善管理制度
管理制度的建立和完善是醫院財務檔案管理工作能否有序進行的必要前提。只有制定出合理可行的管理制度，讓相應的工作人員做到有章可循，才可能相對規范工作人員的工作態度。在建立財務檔案管理制度時，醫院應該根據國家的相關法律法規，結合自身的實際情況，制定出讓工作人員明確權責、有法可依的制度。同時，醫院領導以及相關負責人應該認清形勢，提高支持力度，讓每一件財物建檔歸檔，確保每件財物發揮出其最大的價值。此外，在建檔歸檔的時候重視檔案信息的準確性、真實性及完整性，確保檔案本身的價值。
3.2 努力提升檔案管理人員的職業素質
醫院財務檔案管理人員良好的專業技能與職業道德修養有助于財務檔案更真實、準確、完整地收集。任用財務檔案管理專業人才，努力提升檔案管理人員的職業素質，建立更為科學的約束機制。財務檔案管理人員真正重視提高職業道德修養，才不會使職業道德教育流于表層。醫院應該結合自身的實際情況，充分考慮個體差異性，利用“鼓勵機制”并實施相應的獎懲制度來幫助工作人員建立一種自律的職業道德，使工作人員養成自律的習慣，自我約束、自我完善，促進財務管理人員職業素養的提高，進而提升工作水平和效率。
3.3 增強醫院財務管理意識，實現規范建檔
在當前的新形勢下，醫院工作者尤其是醫院領導應當認清形勢，轉變只重視醫療技術、醫療設施、醫生服務等的陳舊思想，轉而對財務檔案管理給予更多重視。更新舊的基礎設施，翻新檔案室，配備計算機協助工作。管理負責人應該向工作人員強調確保檔案工作的真實、準確和完整，實現每件檔案的價值最大化，充分發揮醫院財務檔案的服務功能。同時，各個崗位的財務人員必須明確自身的管理責任與內容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在此過程中，發現有遺漏或錯誤現象應在第一時間與當事人聯系或是采取一些必要的措施補救。只有這樣，財務檔案的收集才能基本得到開展。
3.4 加大財務檔案管理的宣傳工作，促使公眾全面了解檔案知識
良好的宣傳可以使公眾對醫院的檔案管理工作有一個基本的認識，進而對醫院財務檔案管理的工作有所理解。只有為醫院財務檔案管理營造一種良好的社會環境，才有利于充分利用檔案資料，同時也激勵檔案管理工作人員的工作態度，有助于醫院檔案工作的順利開展。
[關鍵詞] 醫院；財務檔案；管理；困境；改善
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031
[中圖分類號] R197.32 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02
在我國科學技術迅猛發展的背景下，醫院各方面工作也取得了長足的進步。隨著醫院各項工作的不斷發展，所發生的經濟活動也越來越多，傳統的“紙張”式財務檔案管理逐漸被淘汰，財務檔案的管理工作進入到了一個信息化的時代（計算機應用）。但是，隨著財務檔案管理工作的不斷改革，相應也出現了一系列問題，我們必須切實地解決好這些問題，才能夠真正地保證醫院財務檔案管理的質量。
1 醫院財務檔案的重要作用
首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫院財務管理工作的主要對象，因此只有做好了財務檔案管理工作，才能讓財務管理走上更加寬闊的發展之路。其次，它是醫院的成長日記。醫院的財務檔案能夠真實地記載醫院從成立到現在的成長過程，能夠將一批又一批優秀的醫務工作者的勞動成果記錄下來。我們不難看出，醫院財務檔案的管理工作就是圍繞著整個醫院為核心來進行的，它的發展不但為醫院各項工作的開展提供了必要的服務，也為整個醫院的成長起到了關鍵性的作用。
2 當前醫院財務檔案管理的困境
2.1 信息收集不規范，難以實現綜合利用
就當前的情況來看，我國很多醫院在財務檔案的收集環節中并沒有建立起一套相對便捷、相對規范的手段。在財務檔案管理的過程中，應該根據財務檔案的不同性質來由不同職能的部門進行收集管理。但是，目前很多醫院在財務檔案的收集上并不規范，具體表現在以下兩個方面：①一部分財務檔案存在著收集不全的現象，有的部門并沒有嚴格的按照相關的規定進行移交；②很多醫院的財務部門在日常的工作中并沒有對收集的財務檔案認真仔細地進行鑒別、細化，將所有內容都進行了歸檔，而歸檔之后又不進行篩選、分類。同時，所收集的檔案內容在價值性上極為混淆，這導致使用者根本無法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價值[1]。這些現象必然會影響整個醫院財務檔案管理工作的質量。
2.2 管理制度不健全
目前，很多醫院由于財務檔案管理的制度還不夠健全，導致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發揮。根據相關的調查研究發現，我國大多數醫院都具有比較健全的管理制度，各級人員之間的權責也非常的明確。但是，對于財務檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度。考核、職責等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環境下，那些具有較高價值的財務資料與文件就會因為沒有得到及時的收集而出現丟失的現象，同時財務檔案本身應有的共享性也得不到充分的體現，這就致使其不能夠真正地服務于醫院的各項管理工作。
2.3 缺乏專業的財務檔案管理人員
目前，很多醫院在對財務檔案進行管理的過程中并沒有有組織的專業人員。根據相關的調查研究發現，很多醫院從事財務檔案管理工作的人員基本都是醫院的會計人員，或者是一些從臨床一線退下來的護理人員。這些人員顯然不具備專業的檔案管理知識，并不能較好地完成財務檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個信息化的時代，財務檔案的管理工作已經發生了實質性的變化，財務檔案管理工作中的若干環節都會利用到計算機來開展，而這些人員嚴重地缺乏計算機應用技術，很難較好地利用計算機來進行檔案的管理，這嚴重地阻礙了檔案管理工作的現代化發展。
3 醫院財務檔案管理工作的改善意見
3.1 檔案收集必須規范化
要想真正地讓財務檔案管理工作得到有效的加強，做好財務檔案的收集工作必然是前提基礎。因此，我們必須將醫院的財務業務當作是主線來展開醫院財務檔案的收集工作。同時，各個崗位的財務人員必須明確自身的管理責任與內容。制定出科學有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料、會計事項記錄等進行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在這其中盡量避免缺少與遺漏現象的出現。另外，在整理立卷的過程中，一旦發現缺少了資料，作為管理人員，應該第一時間向相關當事人追回或者是采取一些必要的措施來進行補救。只有這樣，醫院財務檔案的收集工作才能夠得到規范化的開展。
3.2 建立完善的管理制度
管理制度的建立與完善是醫院財務檔案管理工作能否有序進行的必要前提。因此，在日常的財務檔案管理工作中，我們必須讓相應的管理人員有章可循，以此來減少將檔案隨處丟放的現象。在建立管理制度時，醫院應該根據國家的相關法律法規并結合自身的實際情況來制定。只有在這樣的環境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個管理人員的權利與職責，加強財務檔案管理工作的目標才能夠得到實質性的進展。
3.3 強化培訓，提高管理人員素質
作為財務檔案整理的第一責任人，會計人員對于財務檔案規范化管理的熟練程度將直接影響到整個財務檔案管理工作的質量。因此，應該加強財務部門會計人員的相關培訓。首先，加強檔案管理、操作技能方面的培訓，使其對財務檔案管理的基礎知識、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進行監督、考核、評比等工作，并且讓財務檔案規范化內容納入到醫院的日常管理工作當中，從而讓整個財務檔案管理的質量得到實質性的提高。
3.4 加強硬件建設
隨著電子信息技術的不斷發展，醫院的財務檔案已經逐漸地由傳統的紙質檔案發展到了如今的電子檔案、磁介質檔案等。但是，在應用過程中我們發現，電子系統數據很容易被修改，因此我們必須加強電子系統的安全保密措施。首先，應該嚴格執行計算機的授權與審批制度，建立起會計軟件多用戶、分權限的管理手段。其次，應該及時地對相應的數據進行備份、維護，以此來防范病毒侵害、惡意修改的現象，讓信息損失、失真的問題得到改善。再次，應該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質存儲會計報表、賬簿，并且對這些存儲介質進行科學有效的編號，通過時間與內容的標注來進行分門別類的管理，從而讓儲存的空間得到充分的壓縮，致使儲存的成本得到減少[2]。通過加強硬件建設，切實地保障整個醫院經濟的正常運行、資產的安全完整。
4 結 語
總之，在醫院的發展過程中，財務檔案的管理工作發揮著極其重要的作用。因此，醫院必須正視如今財務檔案管理工作中存在的問題與漏洞，并積極地尋找，通過科學有效的措施來進行改善。只有這樣，醫院財務檔案管理工作的水平才能夠得到實質性的提高。
主要參考文獻
[1] 迪力努爾?吐爾遜.淺談醫院財務檔案管理的困境及措施[J].東方企業
文化，2014（3）：302.
[關鍵詞] 會計檔案；財務管理；管理制度；管理人員
目前我國經濟全面高速發展，會計制度與國際會計制度逐步接軌，加強會計檔案資料的管理日益重要；管理好會計檔案，對于維護正常的社會經濟、政治秩序至關重要；加強會計檔案管理并保證會計信息的全面有效利用，是財務管理工作不可缺失的重要環節。
一、會計檔案在單位正常的工作、生產和科研等方面，具有不可低估的利用價值。主要是：
（一）會計檔案可以為制定經濟計劃、進行可行性研究、科學的經濟決策提供各種有用的信息，為研究指導國家經濟建設提供可靠數據和可比性資料。
（二）會計檔案對保護國家財產，監督國家財務制度和財經紀律的執行情況，打擊經濟領域犯罪活動和反對不正之風，有著重要的作用。
（三）會計檔案是管理經濟活動的歷史真實記錄，是研究社會經濟文化、經濟發展規律的可靠史料。
（四）會計檔案是機關事業工作、企業管理的必要手段和工具，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
二、管理會計檔案如此重要，但目前會計檔案管理的現狀令人堪憂，不少單位會計檔案管理工作沒有受到重視，缺乏明確認識，會計檔案管理制度不健全。其主要表現在：
（一）沒有統一管理會計檔案的標準，現存會計檔案的標準，現存已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類的檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號。
（二）對裝訂沒有統一要求，紙張大小不一，外觀不整齊，不同版本的計算機軟件所適用的憑證紙不一致，裝訂很不美觀。
（三）對電算化中生成的會計信息記錄沒有統一的管理，電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，由于軟件的變更、升級，使原有的數據在新軟件中不能讀取，或低版本操作系統生成的會計信息在新系統中不能正常運行，造成大量數據資源的浪費。
（四）會計檔案交接手續不完備，多數應歸檔的會計資料散落于不同經辦人手中，造成資料不全。
（五）缺少專門管理人員，不少單位沒有設置專職會計檔案管理崗位。由于技術上的原因，往往沒有將財務報表、上級有關文件、合同、財務制度及主要財務活動等資料歸檔。
三、鑒于上述，應采取以下措施進一步加強會計檔案的管理：
（一）配備合格的會計檔案管理人員，不拘一格，擇優選聘，把好人員入口關
要選擇那些忠于原檔，忠實守信，保守機密，甘于寂寞，不圖浮華，嚴禁求實，不畏權勢的管理人員，將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。同時加強對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理人員的專業技能培訓，定期對會計檔案管理工作進行監督、檢查，對不符合規定要求的會計檔案管理方式和案卷質量，及時給予糾正。另外，制定必要的獎懲措施，獎勤罰懶，將物質獎勵、精神獎勵結合起來并與相應處罰同步進行。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質不斷提高，促使其安于并樂于從事會計檔案管理工作。
（二）進一步完善會計檔案管理工作制度
抓住基本環節：①完善檔案歸檔制度。收集資料是檔案管理的起點，不僅要保證會計檔案齊全完整、信息準確，還要保證質量。在整理過程中，要區分各類檔案歸檔的范圍、時間、要求和手續，做好檔案的分類、組合、排列、立卷、編目工作，裝訂要求堅實、整齊、美觀。裝訂前要去掉大頭針、回形針等金屬物，以防銹蝕影響字跡。會計電算化系統開發和使用全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。②嚴格建立檔案保管制度。首先，嚴格執行安全和保密制度，保證會計檔案完好無缺，做到不丟失、不破損、不霉爛、不被蟲蛀等。要安排專人負責保管會計檔案，有關單位、人員要定期不定期地檢查會計檔案的保存情況，嚴格按規定程序和技術方法處理檔案保管中的問題。③建立嚴格的借用手續制度，查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要出具介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。④ 建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介制，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案定期檢查、復制、防止信息丟失。
（三）配置必要的硬件設施，逐步實現現代化管理
存放會計檔案的場所要保持清潔，溫濕度適宜，具備防塵、防磁、防潮等硬件條件，為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。現代會計核算已普遍使用計算機軟件處理賬務、賬款及固定資產，在會計電算化的基礎上完善財務管理，又將計算機技術擴展到采購、生產、銷售環節，計算機對形成的信息進行收集、加工及處理，實現了無紙化辦公。可以預見，會計檔案存檔也必將實現電子信息化管理。檔案現代化管理、檔案信息數字化、檔案管理網絡化，將是檔案現代化管理的發展趨勢。
（四）提高思想重視程度
摘 要：財務檔案管理是機關企事業單位經濟活動與日常檔案工作中的一個重要組成部分。為了做好財務檔案管理工作，應著力提高財務檔案管理的意識，建立健全各項管理制度，配備一定數量高素質的檔案管理人員。財務檔案管理工作還應做好會計電算化條件下財務檔案數據管理，并善于利用科學技術創新財務檔案管理方式。
關鍵詞：財務檔案；管理；
財務檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各單位的重要檔案之一。研究單位財務檔案的管理規范化，對于提高單位財務管理質量，促進單位有序發展有著積極的作用。當前，在國家注重經濟發展總體方針的指導下，各種社會機構在各項經濟活動及經營過程中積極尋求社會效益與經濟效益同步增長的最佳途徑，因而作為各項經濟活動真實記錄的財務檔案就顯得更為重要，財務檔案管理工作已成為經濟活動和檔案管理工作的重要組成部分。
一、強化財務檔案管理意識
要提高財務檔案管理工作水平，首先得從意識上著手。財務檔案管理人員必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對單位經濟活動和生產經營的重要影響，從而提高檔案管理意識，將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程當中。其次，財務檔案管理人員要提升自身檔案意識，要深刻意識到財務檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，更應該成為財務工作的監督者，要提高主人翁意識，讓財務檔案管理工作成為財務工作的試金石，嚴格細致的審核、鑒定財務檔案，充分發揮好檔案部門的監督調查和情報參謀功能。
二、完善財務檔案管理制度
依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個單位工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案移交、歸檔制度》、《財務檔案保管制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。
三、財務檔案管理人員要求
1.合理配置財務檔案管理人員。合理配置財務檔案管理人員是指要根據單位的實際情況結合工作性質和工作量，對崗位的設置、崗位人數、崗位人員要求等做出合理的規劃。規劃原則是既有利于財務檔案的管理，又有利于人際資源成本的節約。這就要求財務檔案管理要專人專崗，不能多設也不能少沒。
2把好財務檔案人員素質關。對于財務檔案管理人員，嚴格的講，首先要求其自身要具備財務人員從業資格和檔案人員從業資格的雙重資格。選聘人員時不拘一格，擇優選聘。一方面要選用那些原則性強、可信度高，甘于寂寞、不圖浮華，嚴謹求實，不畏權勢的管理人員。同時也要考慮到財務檔案工作的特殊性，財務檔案管理崗位要對財務知識有一定的了解，特別是會計檔案的保管必須要持有會計從業資格證書才能上崗。另外，財務檔案管理人員應該定期參加一些地方財政部門和檔案部門組織的業務培訓，不斷提高自身業務水平，以適應不斷發展的財務檔案管理工作。
四、會計電算化帶來財務檔案管理的新挑戰
目前，會計電算化已經普及到機關企事業單位的財務核算工作中。因此，要規范財務檔案的管理工作，必須重視會計電算化條件下的財務檔案管理。實施會計電算化后，財務檔案除了有傳統形式的紙質憑證、賬簿和報表等資料外，包括了以磁盤、光盤等存儲介質保存下會計電子數據，甚至還包括了網絡服務器數據庫里的數據信息。隨著財務檔案存儲介質的增加，加之計算機操作的特殊性，往往一個小小的操作失誤就可能導致所有的數據瞬間消失，如刪除誤操作、服務器系統故障、計算機感染病害等。這些都大大增加了財務檔案管理工作的難度，給傳統的財務檔案管理帶來新的挑戰。為了做好會計電算化條件下的財務檔案工作，必須建立財務檔案定時備份的制度。也就是將存儲在網絡服務器里的數據拷貝到磁盤或光盤內，同時在備查簿上詳細登記備份的日期、數量、保管方式等細節信息，方便日后查閱。由于磁盤和光盤的特殊性質，檔案管理人員還應定期檢查數據是否能夠可靠讀取，防止數據丟失。
五、善于利用科學技術創新財務檔案管理方式
首先，需要改善財務檔案管理的硬件基礎，實現財務檔案管理的數字化、網絡化。隨著信息技術的飛速發展，財務檔案管理工作的數字化和網絡化勢在必行，這不僅能蛺岣卟莆竦蛋腹ぷ髡叩墓ぷ饜率，而且能夠極大的改善財務檔案利用的便利性，并且網絡化能夠使財務檔案的利用率和公開化程度更高，使檔案不再是束之高閣。其次，引進一些西方的先進管理手段。二十世紀以來，西方現代管理學對于企業和各種社會機構的影響巨大，先進的管理理念和手段使企業和社會機構的生產效率提高了若干倍，同樣，在財務檔案管理當中也可以引進一些西方先進的管理理念和方法，例如美國的文件中心等管理方式，以實現財務檔案管理工作硬件和軟件的統一。
總之，財務檔案管理是一個系統化程度非常高的工作，其中還存在很多隱性的問題，加強財務檔案管理工作不僅是檔案工作的重點，更是單位財務工作公正、公開的有力保障。我們只有深刻把握住財務檔案管理工作的特點和存在的不足，潛心研究財務工作當中存在漏洞的預防策略，才能充當好財務工作監督者的角色，為領導決策提供真實、有效的服務。
參考文獻：
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關鍵詞：財務檔案 管理 高校
一、高校財務檔案管理的特征
1.檔案內容的專業性
高校日常財務活動有兩根收支主線，與之相對應的財務檔案包含兩個內容：一是財務收支票據類，如學生學費收據、助學金和獎學金發放清單、科研和教學經費支出單據、辦公支出單據、服務業統一收據、行政事業單位往來款票據等；二是財務核算專業憑據，如工資獎金福利津貼發放表、單據賬表類、銀行對賬單、銀行存款余額調節表以及財務檔案保管、移交、銷毀清冊等。財務檔案完整地反映了高校經濟活動過程和財務狀況。
2.存儲載體的多樣性
高校財務檔案采用紙質實物和電子媒介兩種形式保管，紙質檔案和電子檔案同步歸檔。計算機技術的運用，使財務檔案的存儲不再局限于傳統的紙質數據文件，還拓展到以光盤、U盤等形式存儲的電子數據文件。電子文件可隨時傳輸和讀取、內存空間小，保存期長、解決了大量財務檔案難以保存和利用的問題，但同時也帶來了信息安全隱患。
3.管理過程的政策性
財務檔案管理的政策性強。高校財務檔案的管理從檔案的收集、整理、歸檔乃至查閱、銷毀等全過程，都必須依照財務工作和財務檔案管理工作的各項政策規定嚴格執行，比如檔案管理人員的操作權限、存檔內容、存檔方式、移交時間、借閱手續、保管期限、銷毀監控等。如果因管理不善造成財務檔案信息泄密或毀損，給學校帶來損失的，必須按規定從嚴追究相關人員的責任。
4.綜合辦學水平的體現
作為高校日常管理的基礎性工作，財務檔案管理是反映高校經濟活動的重要信息資源，其管理水平決定了財務檔案工作的成效，并直接影響到學校的綜合管理水平。高校財務檔案是學校辦學規模、經濟業務、教學科研活動、社會活動等發展歷程的重要見證，直接體現學校的綜合辦學水平。
二、高校財務檔案管理的現狀
1.重紙質檔案輕電子檔案
財務檔案管理中紙質檔案和電子檔案應同步歸檔。但有些高校財務檔案的管理仍依賴傳統的手工操作，財務信息資源習慣以紙質介質保管，電子檔案管理意識淡薄，對財務數據文件沒有以電子文檔的形式及時備份和歸檔，造成財務信息資源的散失和毀損。
2.重行為習慣輕制度規范
高校財務檔案管理人員大多不是科班出身，也沒有進行過專門的業務培訓，因而他們不具備財務方面的知識結構、檔案管理水平較低、對檔案管理軟件的運用能力不夠，僅憑過去的經驗或習慣進行日常財務檔案的管理，沒有將電子檔案納入其管理的范疇，對財務檔案信息載體中的電子文檔、程序文件等無法采取相應的保護措施。
3.重后續管理輕前期基礎
原始憑證和記賬憑證的填制和審核、財務報表的編制等前期工作是否及時、真實和完整直接決定財務檔案管理的質量。有些高校由于檔案管理人手不足，只重視財務檔案移交的后續管理，忽視財務檔案的前期基礎管理，過程控制意識淡薄，認為原始財務憑證的整理、歸檔工作是可有可無的，不重視對日常財務信息資料的收集處理、歸檔、傳遞和控制等，財務檔案的真實性和完整性難以保證。
4.重保管輕利用
管理好財務檔案是為了更好的利用財務檔案。通過對財務數據信息的分析，可以把握高校財務活動的特點，了解高校辦學規模、辦學水平、教學科研狀況及不足之處，有利于學校的健康持續發展。但有些高校對財務檔案重保管輕利用。財務檔案的管理只停留在收集、整理和歸檔等工作上，忽視了檔案信息資源的開發利用，缺乏多元化的信息資源開發利用和服務的功能，開發利用程度有待提高。
三、加強高校財務檔案管理的措施
1.健全規章制度
完善財務檔案的內控制度，做到安全可靠、保密嚴格；規范財務檔案的保管制度，做到專人專管、職責分明、權限清晰，防止財務檔案資料分散保管、歸屬不明的現象發生；完善財務檔案的調閱和移交制度，做到程序合法、手續嚴格、監管到位，實物檔案原件原則上不得外借，電子文件未經批準嚴禁擅自復制，防止財務檔案資料的流失和損壞；健全財務檔案的銷毀制度，做到事先造冊、先審批后銷毀。
2.重視手工會計
計算機技術的應用大大提高了財務工作效率和財務檔案管理水平，但這并不等于可以因此摒棄手工會計工作，因為手工會計是財務會計的最基本最嚴密的形式，是已經成熟的嚴格的管理制度。計算機技術環境下財務檔案的管理采取人機分工，合理規定哪些流程由人工完成，哪些程序由計算機操作、哪些過程應在操作人員的干預下由計算機完成、哪些手工操作方式應憑借信息技術得以體現。
3.夯實硬件和軟件基礎
硬件設施和軟件設施是財務檔案管理工作的基礎，是提升財務檔案利用效率的保證。硬件設施主要包括檔案庫房、計算機房以及各種現代化辦公設備等。大部分高校財務檔案庫房、計算機房設備簡陋，有些甚至沒有專門的財務檔案庫房，軟件設施檔次低。為此要逐步加大財務檔案管理的硬件投入，配置檔次高的專門的財務檔案庫房和計算機房，及時更新硬件設備，保障財務檔案規范化管理的硬件條件。要逐步提升財務檔案管理軟件的檔次，所使用的財務軟件和財務檔案管理軟件應能迅速、準確、全面地提供管理信息，又能滿足系統升級、換代、聯網的要求。
4.提高管理人員素質
財務檔案管理人員的整體素質直接決定會計信息的質量。為此，高校必須加強財務檔案管理隊伍建設，提高其整體素質。應培養財務檔案管理人員事業心與責任感，發揮其積極性、主動性。適當引進計算機信息技術專業的優秀人才，并鼓勵其進修培訓，使之盡快適應財務檔案管理工作。對財務檔案管理在職人員進行針對性的培訓，更新其知識結構，提高其業務素質。
參考文獻：
[1]陳小紅.信息技術環境下高校財務檔案管理芻議[J].湖北民族學院學報（哲學社會科學版），2012，30（3）：66-69
一、事業單位改進財務檔案管理工作的現實意義
新形勢下，對于事業單位來說，財務檔案管理工作是一項重要的工作之一。由于檔案保管年限較長，落后的管理方式等勢必會約束事業單位的財務檔案管理工作進展。為了使財務檔案管理工作能夠滿足事業單位發展現狀，一定要不斷改進落后的財務檔案管理工作，這對事業單位的正常運轉具有十分重要的現實意義，具體表現如下：
首先，有助于貫徹落實相關財務法規。面對各種突發狀況，如果沒有到位和規范的事業單位財務檔案管理，勢必會使單位相關工作陷入僵局。只有不斷增強事業單位財務檔案管理的規范性，優化相關管理模式，才能使事業單位在財務檔案管理工作能夠依法治理。
其次，便于審計部門開展審計工作。對于事業單位來說，財務審計可以預防犯罪、為取證提供重要依據，因此審計是一項重要的工作。但是，要想高效開展審計工作，離不開規范的財務檔案管理。事業單位應當重視檔案管理工作的重要性，主動加強管理方式，為審計部門提供工作便利，協助完成單位的審計工作。
最后，有助于充分發揮事業單位的相關職能。事業單位在履行相關職能時，一項重要的參考依據便是財務檔案內容。為保證相?P職能發揮地更加高效，一定要確保單位的財務檔案內容的真實性，為今后事業單位在決策和制定計劃方面提供有力依據。因此，將事業單位的財務檔案管理工作開展地更加規范化，可以提升財務檔案信息的真實性，保證事業單位在履行職責時，可以有據可依。
二、事業單位財務檔案管理存在的弊端
1.對財務檔案管理工作不夠重視
部分事業單位，對財務檔案管理工作認識不足，財務檔案管理的從業人員責任心欠缺，不少管理人員甚至報有無所謂的態度。這直接導致很多財務檔案管理工作表面化，在真正收集財務檔案資料時不夠重視，部分重要的財務檔案資料甚至出現失真的情況。此外，事業單位不重視財務檔案管理人員，對財務檔案管理人員的配備沒有給予充分的支持，很多從業人員甚至是兼職從事財務檔案管理工作，工作效率底下等情況時有發生。
2.財務檔案管理工作信息化水平不足
很多事業單位中，財務檔案管理工作仍然停留在紙質財務檔案管理階段，對裝訂和整理財務檔案缺乏有效分類。信息化應用于財務檔案管理工作后，很多繁瑣而復雜的紙質檔案歸檔工作遲遲未能落實到位。加之財務檔案管理信息化實施后，并未充分發揮出信息化管理的優勢，財務檔案管理工作仍然處于落后繁瑣的工作環境中。
3.財務檔案管理人員素質參差不齊
要想做好財務檔案管理工作，需要依靠相關法律法規的規范下，全面開展歸檔工作，這樣才能夠保證事業單位的財務信息得到全面、具體的管理。但是，從現階段來看，由于很多事業單位對財務檔案管理工作重視程度不足，配備的從業人員整體素質不高，很多缺乏專業知識或安排兼職人員擔任財務檔案管理工作。單薄的法律意識，薄弱的信息技術以及沒有專業的檔案管理知識，這些都成為當前檔案管理人員素質底下的主要原因。他們無法滿足新形勢下，事業單位財務檔案管理工作的基本需求，在日常工作中極易發生錯誤導致財務管理工作無法順利開展，甚至給事業單位帶來不可磨滅的經濟損失。
三、優化方案及相關建議
1.提高對財務檔案管理工作的重視程度
要想做好事業單位的財務檔案管理工作，首先應當從意識上給予足夠的重視。事業單位的相關領導應當首先認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，加強內部關于做好財務檔案管理工作的意識，提高財務檔案管理工作的監督機制，完善管理過程中的相關制度。不斷增強人員的主人翁意識，讓他們能夠細致、嚴格地完成財務檔案工作的鑒定和審核，充分發揮財務檔案管理機構的協調能力。與此同時，事業單位的領導層應當對事業單位進行科學決策，以身作則，提高事業單位的財務檔案管理意識，為單位構建一個良好的工作氛圍和內部環境，以此來保障整個財務檔案管理工作能夠有序開展。
2.加大財務檔案管理信息化發展力度
從基礎設施方面來看，事業單位的財務檔案管理應當加大構建力度。事業單位可以組織相關人員提出設計方案，分別結合檔案管理和財務管理兩個層面考慮，制定出符合本單位實際的方案，綜合多重需求，充分發揮信息化的優勢，同時避免部分財務信息出現重疊，提高工作效率，提高事業單位在管理財務檔案過程中所需的硬件設備。此外，還應當提升實踐能力，確保財務檔案在管理過程中的信息化程度，高標準、嚴要求，將事業單位的工作開展與財務檔案管理工作有機結合，保證各項經濟活動有條不紊地開展，提高事業單位財政資金的利用率，為事業單位爭取最大的發展優勢。
關鍵詞：公立醫院 財務檔案 流程管理
公立醫院財務檔案是指在會計核算以及財務管理過程中形成的各種文件及其材料，是對資金運動和經濟業務進行全面記錄的重要資料，是檢查公立醫院財務制度遵守情況的重要憑據。醫院財務檔案包括：醫院會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資、保險、獎金等書面形式的財務核算資料以及財務文件。醫院財務檔案一方面滲透在日常財務管理業務中，反映了會計核算過程中控制的有效性；另一方面完整有序的財務檔案也為現今公立醫院財務管理工作的決策和計劃提供了原始依據。
1.財務檔案管理及其現狀
公立醫院財務檔案的內容因醫院規模、隸屬關系等具體情況而有所不同，基本上由財會檔案、膳食檔案、基建檔案、工會檔案等組成。歸檔范圍主要分為會計憑證、會計賬簿、財務報表、工資表等其他財務核算的專業資料，以及財務檔案移交清冊、保管和銷毀清冊、電子財務檔案等。從過程看，財務檔案管理分為檔案收集階段、檔案整理立卷階段、保管階段、銷毀階段，不同內容的財務檔案有不同的保管年限。
因財務檔案的信息量大、專業性強、查閱頻繁等特點，所以公立醫院絕大多數采用的是財務部門負責檔案的歸檔和保管工作。醫院的綜合檔案室負責監督和指導工作，由于主觀和客觀環境的限制，這種管理方法對財務檔案的保管質量形成負面影響，給醫院的財務工作造成了障礙。
1.1客觀條件的制約
第一、相關部門及其工作人員對財務檔案的重視程度不夠。在實際交接過程當中工作人員極少數會主動地核對清點財務檔案的數量與目錄等、也很少去關心檔案的整理是否合乎檔案管理規范的要求。第二、醫院檔案庫房的保管條件不符合法律法規要求的環境條件，財務檔案的破損等速度加快，沒過保管期限即發生霉變等情況時有發生。
1.2檔案人員因素分析
檔案管理人員主觀上對保管財務檔案工作重視度不夠，主觀上不愿意學習或者借鑒先進管理經驗以改進檔案管理方法和流程。財務檔案工作人員的工作重心更是放在了歸檔、整理等方面，對財務檔案及日常的案卷維護則相對重視不夠。再者，醫院檔案室基本上能配備專業人員，而財務檔案的管理人員則多為兼職，無法落實精細化管理。特別是在財務資料查閱頻繁的情況下，財務檔案工作存在任由科室內部人員任意翻閱財務檔案的情況，致使財務監督和管理環節存在諸多的漏洞。
1.3具體規章和電子檔案的不完善
公立醫院檔案管理中雖然制訂了相應的財務類檔案管理規章，但切實可行的財務檔案管理細則的具體工作則相對欠缺，相應的檔案流程管理規范則相對更為匱乏。
公立醫院的財務電子檔案基本上未納入檔案管理范圍，財務檔案管理的內容欠缺完整性。目前公立醫院的會計憑證、數據、賬薄等以服務器等存儲介質的電子財務數據沒有相關的制度規章來指導和約束，相關會計專業軟件的配套光盤等資料也均散落于各自分管的財務人員手里而未有效地歸檔整理。
1.4檔案借閱量大，管理困難
因科室內部人員查閱財務資料次數量大、頻繁，借閱工作全部由兼職的檔案管理人員來完成顯然不可能，所以在實際工作中財務人員借閱檔案不加記錄，日后出現責任也難以問責。同時，部分財務人員檔案管理意識薄弱，財務檔案借閱后歸還不及時，財務檔案散落于其他經手人員的情況發生頻繁；甚至連憑證次序錯號入盒、隨意擺放現象也屢提不止，財務檔案的尋回工作困難。
1.5檔案銷毀工作不到位
財務檔案到期未按制度規定及時銷毀，導致已經過了保管期限的財務檔案、資料、文件仍閑置于庫房，占用檔案室空間、耗費醫院人力成本。
同時、到期財務檔案期滿銷毀過程中，尚未了結的會計原始憑證需要單獨抽出并且另行立卷保管直至債權債務結清為止。然而實際工作中則容易出現未抽出單獨立卷的情況，這種現象一經發生，銷毀后則無從查起，責任重大。所以很多公立醫院在財務檔案管理過程中寧愿讓陳年老賬堆積于庫房，也不愿主動配合醫院檔案室開展到期檔案的銷毀工作。
2.財務檔案流程規范
為確保和提高財務檔案案卷的質量，加強財務檔案的生成、整理、裝訂、入庫等各個環節的規范工作尤為重要。醫院可以從整個財務流程中的一系列崗位加強監督工作，從出納、會計、稽核、歸檔等各個崗位把好關，在源頭上加強財務檔案質量的管理工作。
財務檔案管理人員在接收檔案、資料時，對各檔案提供者交來的不全或者不齊的資料一律不予接收，嚴格按照移交清單核對、清點交接的數量，在交接記錄上雙方簽字確認、明確各自責任。同時醫院檔案員可以根據往年的檔案交接記錄，列出往年應入庫的財務檔案類別及其目錄，分別對每年新增或者減少的財務檔案予以說明，這樣在交接時可以做到心中有數。在立卷過程中，憑證盒的備考表書寫規范、保管期限按檔案法的規范填寫、有修改或補充等情況在備考表中予以說明。
目前多數的公立醫院均采用手工登記財務檔案日常借閱事項。對于三級甲等這樣級別的大型公立醫院，醫院財務檔案庫存量大、借閱頻繁、同時財務檔案管理工作仍由會計人員兼職，筆者以為條件允許可以單獨建立醫院財務檔案管理信息系統加以控制和監督。財務檔案信息系統對借出、歸還、已歸還等均留有詳細記載以備核查，有效預防資料丟失現象的發生。同時運用條形碼對檔案的借出與歸還進行日常管理，防止串盒現象的發生。這種財務管理信息化的模式有助于簡化借閱手續，隨時反應出財務檔案的延期歸還情況，并催告借用人及時歸還入庫。
3.提升財務檔案管理水平
3.1轉變觀念、重視檔案管理
財務檔案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有損毀或者缺失將會給醫院帶來難以預計的損失。專設財務檔案管理崗位，挑選掌握財務和檔案雙方面專業知識的人才成為必需，只有這樣才能讓檔案管理工作日趨專業化，精細化。同時對醫院財務檔案的利用手續、借閱細則等加以完善規范，在財務部門內部明確各個崗位職責，協同保衛部門配備防火、防盜、防蟲害等的安全設施，提升醫院財務檔案的安全防范意識和措施。
3.2建立制度約束機制
發揮制度約束機制，充分利用醫院財務檔案管理規范加強內部相互約束的作用。結合公立醫院的實際情況，健全有形的或無形的財務檔案管理制度，細化財務檔案的查閱、利用、復制、移交等流程。保存的財務檔案一般不得外借，如遇特殊情況則須經負責人批準才允許外借。同時，將財務軟件及其生成的電子財務數據納入財務檔案管理的范疇，通過服務器、計算機等存儲介質實行至少雙份備份的機制，有效防止因系統癱瘓或者微機損毀導致的數據丟失，保證財務數據的安全性和可靠性。
3.3加強檔案交接手續工作
加強財務檔案的移交管理工作，在移交過程中檔案管理部門必須清點移交的案卷，保證移交財務檔案的完整性。加強檢查財務檔案質量工作，即檔案是否符合裝訂要求、案卷排序有無錯位斷號現象、移交雙方是否都簽字確認、交接雙方的移交清冊是否都已各自存檔等等。同時，建立定期檢查財務檔案庫房制度，定期檢查財務檔案庫房，對于與檔案無關的文件資料一律不得存放于檔案室并移交相關責任人。
3.4強化財務檔案的銷毀管理
對于已經超過保管期限的財務檔案必須定期進行鑒定，同時作出銷毀或暫存的決定。實際銷毀時，由醫院財務部門和醫院檔案管理部門共同監銷；對于涉及財政票據等檔案資料的，可協同財政等相關部門清點核對后共同監銷，并分別于銷毀清冊上簽字蓋章。制作財務檔案銷毀清冊，歸檔備查，同時向單位負責人書面報告監銷和銷毀情況。對于尚未結清的債權債務憑證單獨抽出立卷后，應當在財務檔案保管清冊和財務檔案銷毀清冊中注明。
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關鍵詞：財務檔案管理 財務管理 企事業單位
財務管理工作中充分加強檔案管理工作的力度，不斷提升財務檔案管理水平是當今社會經濟環境中企事業單位得以發展的內在保障。企事業單位的發展離不開相應的經濟支持，資金環節的暢通和相關數據會計資料真實、完整對企事業單位的管理有效具有重要意義。因此，規范財務檔案管理，能有效提升財務管理水平，實現企事業單位的管理效能，實現經濟效益提升。
一、企事業單位財務檔案管理內容
1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七，財務相關數據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業單位相關的財務管理資料和數據。
2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。
二、檔案管理存在的問題
企事業單位在進行財務管理過程中對財務檔案管理工作的重要認識水平不足，不能充分有效地利用其對管理進行服務。財務檔案管理工作是一種對企事業單位的經濟活動等相關信息進行保存的重要依據。但是由于管理人員缺乏管理認知，造成財務檔案管理工作人員不足，工作業務繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重視造成員工對財務檔案資料的收集、整理往往也不積極，管理意識淡薄，以致部分財務檔案缺失、損毀。財務檔案管理工作人員的專業能力較低，財務檔案管理工作的機構設置不完善，財務檔案管理工作的規范性不夠
三、財務檔案管理工作效率提升的主要舉措
1.加強財務檔案管理工作的理性認知。第一，財務檔案管理認知水平的提高需要進行綜合方面的宣傳與引導，企事業單位中應當積極開展針對財務檔案管理工作重要性的學習與探討，對財務檔案管理的有效利用以及再利用問題進行深入探討和分析，使企事業單位的領導與管理者充分認識到財務檔案管理的重要意義。企事業單位的領導者們也應當發揮主觀能動性，進行積極的學習，自覺接受財務檔案管理問題方面的學習。第二，財務檔案管理工作具有重要意義。相關的企事業單位管理工作應當充分分清主次，相關部門也應當充分創造條件配合財務檔案管理工作的開展，實現部門之間的資源共享與合作，只有這樣才能真正地提高企事業單位管理工作效率。
2.實現財務檔案管理部門的專業技術水平與能力提升。企事業單位的檔案管理人員應當適時開展專業技能與綜合素質方面的培訓與指導，目的是為了促進財務檔案管理工作的效率提升。在進行培訓的過程中，應當形成獎勵機制，對從事該項工作業務能力突出和綜合素質較高的員工進行獎勵，激發員工的工作熱情。相應的監督管理的開展能夠提高其檔案管理工作的合理性，盡量減少疏忽，提高財務檔案管理水平，提高檔案的可利用價值。
3.財務檔案管理機構建設充分加強。在進行企事業單位財務檔案管理工作過程中，應當不斷完善財務檔案管理機構建設。檔案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相應的機構環節才能真正做到管理效能提升。
4.財務檔案管理工作的信息化管理。企事業單位進行財務檔案管理的過程中應當注重檔案管理工作的信息化、現代化建設，實現檔案管理的電算化系統建設，只有這樣才能真正做到財務管理數據構件信息化，并實現高效的信息建設。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，企事業單位需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，紙質財務檔案需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求企事業單位加強對其的技術管理。
綜上所述，要實現高效的財務檔案管理，只有不斷地推進財務檔案管理工作建設以及深挖資源利用功能，才能真正做到企事業單位的長足發展。
參考文獻
關鍵詞:高校財務檔案 特點 改進措施
中圖分類號:G647文獻標識碼:A
文章編號:1004-4914(2010)03-118-01
近年來,隨著高校辦學規模的不斷擴大,辦學層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發展。當前,加強高校的內涵建設,提高綜合管理水平成了高校健康、持續發展主要內容,其中,加強高校財務檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務檔案管理的特點,當前管理中存在的問題,探討改進財務檔案管理的幾個措施。
一、高校財務檔案管理的特點
1.高校的財務檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。
2.財務檔案由財務部門歸集,一般是先在財務部門保存1~2年以后,才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。
3.在高校財務實務中,財務檔案主要包括兩方面的內容:一方面是會計核算的專業材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、工資津貼發放表、銀行存款對賬單及其余額調節表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務收入票據類,比如行政事業單位非稅統一收入票據(學生學費收據)、行政事業單位往來款票據、服務業統一收據,以及校內收據等。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況,完整地反映高校財務狀況。
4.隨著高校財務會計電算化的普及,會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式,歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。
二、高校財務檔案管理的當前狀況
1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄,連接當前業務,并作為未來財務預算的重要依據,是財務管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關的領導和財務人員,在意識上普遍地對財務檔案管理的重要性認識不足、重視不夠,在高校財務工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應的管理制度來規范日常系統的管理。
2.財務檔案沒有專人負責。《會計法》規定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務的內部控制的實施,防止經濟犯罪都有不利的影響。
3.財務檔案沒有專門的庫房。高校財務檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務辦公室,有的財務資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務人員隨意查閱。有的財務部門因辦公條件有限,存放財務檔案的地方其他人員也可以隨意進出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠,缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務檔案的真實性和完整性。
三、改進高校財務檔案管理的措施
1.增強管理意識,加強財務檔案管理。高校檔案管理是提高內涵建設的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標志之一。學校領導應該提高認識,把檔案管理工作納入學校整體發展規劃,高度重視財務檔案工作,明確領導責任制,建立和完善檔案管理網絡,根據高校規模明確專(兼)職人員負責有關文書工作,處理文件的收發、整理、歸檔,并做好財務檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。
2.建立和完善檔案管理制度。當前,高校財務部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業系統培訓,財務部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關的財務檔案管理制度,比如:綜合性的規章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責任制等,從根本上加強財務檔案的管理環境和制度建設,以保障財務檔案的日常管理規范、有章可循。
3.加強財務檔案的庫房建設。財務部門是高校的一個行政服務窗口,財務辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴密的措施。因此,加強財務檔案庫房建設是高校硬件建設的一個重要方面。
4.加強專職人員的配備。隨著高校規模的擴大,各種科研經費的增多,會計核算和崗位設置的規范,會計電算化系統軟件的普遍應用,相應的財務檔案資料數量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設的發展要求。應該安排專職人員進行管理,負責財務檔案的日常管理,會計電算化系統軟件的日常維護,以及財務部門的日常查賬工作,確保財務檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規范性。
5.加強會計電子檔案的管理。會計電算化的財務數據日常要進行備份保存,財務系統要進行日常維護和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質或光盤上。根據這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應當實行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發生引起整個財務電算化系統的毀滅與不可恢復性。同時,保存電子檔案的位置要遠離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
6.提高管理人員的業務素質。財務工作的專業性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務檔案管理人員綜合素質高,業務能力強,并且保持人員的相對穩定。一方面,要求淡泊名利并充分認識財務檔案管理工作的重要性,具有腳踏實地、科學嚴謹的工作作風;另一方面,不僅要熟悉財務部門的職責,會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進行科學的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務、財務系統的電腦操作等。所以,提高財務檔案管理人員的業務素質,要進行多途徑、多形式的培訓教育,在提高理論知識的同時,注重實際工作能力的培養,多提供學習先進的機會,多提供創新實踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。
總之,財務檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面,在高校的教學評估中越來越體現出它的重要性。所以,根據財務檔案管理的特點,改進管理現狀,才能從根本上保證財務檔案的安全和完整。
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