時間：2023-05-30 09:25:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程項目檔案管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：棚戶區(qū)；改造；檔案；管理
伴隨著我國經濟的進一步發(fā)展，社會主義現代化建設也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來，國家更是給予了社會建設工程更高的重視，切實從民眾角度出發(fā)，真正實現民生改善的目的。目前，群眾最為關注的內容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區(qū)改造項目時，需要真實的將相關資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當屬棚戶區(qū)改造工程項目管理中的重要內容。
1項目檔案管理的內容
目前在實施棚戶區(qū)改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設。同時，在記載工程任務相關內容的時候，務必要保障準確、完整，且最終應該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設步伐的逐步統一，棚戶區(qū)改造工程項目的數量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項目建設的前期、中期和后期階段的所有內容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區(qū)改造工程項目來說，關于檔案管理的工作內容主要如下：①棚戶區(qū)項目開始改造之前，關于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項目招投標階段、立項審批階段、產權產籍和勘察設計方面所產生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項目在竣工驗收環(huán)節(jié)中，所產生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項目涉及的內容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來說，對于棚戶區(qū)項目進行改造的時候，源自于多種因素的影響，導致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進行棚戶區(qū)改造的時候，即便成立了相應的領導小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領導小組雖然管理、監(jiān)督和協調棚戶區(qū)改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標、項目立項等相關內容進行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區(qū)改造項目檔案管理流程，進而導致整個檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項目作為一項直接關系到民生的工程項目，受到國家的高度關注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現實情況下，由于沒有一個規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領導辦公室或者開發(fā)商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進而導致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒有統一的檔案管理部門
現階段，棚戶區(qū)改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發(fā)和建設棚戶區(qū)改造項目時，通常不是由一個開發(fā)商完成的，可能涉及多個開發(fā)商。雖然工程項目建設過程中相關的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產權產籍方面的檔案資料卻留在開發(fā)商手中。正是由于缺乏一個統一的檔案管理部門，導致棚戶區(qū)改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構建招標承包責任制。開始建設棚戶區(qū)改造項目前，首先做好招投標工作。建設單位應在招投標的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關要求，促使能更加規(guī)范的進行招投標階段的檔案管理工作；②構建項目法人負責制。因棚戶區(qū)改造工程項目的施工周期較長，涉及的內容也較多，因此需要基于項目法人負責制的基礎上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開展。
3.2強化對檔案管理人員的培訓工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領、基本操作步驟、相關檔案管理規(guī)范等內容，還應該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關培訓工作，進而全面提升棚戶區(qū)改造項目檔案管理工作的質量和效率。
3.3嚴格落實檔案管理工作職責
棚戶區(qū)改造項目建設時存在多種檔案資料，需要對其進行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關人員的檔案管理職責。與此同時，工程項目的設計、勘察以及監(jiān)理等相關單位，也應該針對工程項目建設期間所產生的各種文件資料等進行及時的收集，加強施工各個環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實現更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結束語
總之，棚戶區(qū)改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項目建設中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項目中，通過構建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質，落實檔案管理人員的管理職責，進而為棚戶區(qū)改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設檔案館
參考文獻：
[1]史春光.伊春市林業(yè)棚戶區(qū)改造工程項目施工管理[D].吉林大學,2015.
關鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時期；檔案管理制度
1項目檔案管理是什么
技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現工程在施工過程中的各個細節(jié)，也可找出為什么會發(fā)生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。
2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環(huán)節(jié)聯系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發(fā)展目標提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項目檔案管理工作不夠重視
在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進行系統的管理，導致會出現歸檔的難度系數大、歸檔不全問題。還會出現文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。
3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質有待提高
現在很多電力企業(yè)都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業(yè)電力系統一般注重提升工程項目的專業(yè)技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行系統的管理，導致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業(yè)性強的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統項目工程，但是在現實情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數據庫，導致視聽材料不齊全。
4如何加強檔案管理工作
4.1加強項目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養(yǎng)其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項目檔案管理制度和管理內部的組織結構
電力企業(yè)內部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統性的體制機制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。
4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性
電力企業(yè)必須加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性。在項目工程的施工過程中，必須做好每一個環(huán)節(jié)的項目檔案材料，因為這些材料一旦丟失就會嚴重影響到后期工程項目的開展。所以在工程項目的建設中我們要設立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項目工程的工作齊頭并進，使歸檔工作更加的系統，從而整個工程項目最終的驗收打下基礎。
關鍵字：重點水利工程 檔案管理
水利工程是國民經濟重要基礎設施，與經濟建設及人民群眾生命財產安全息息相關，關系到廣大人民群眾最現實最直接的利益。加強水利建設，提供安全的水環(huán)境，有利于社會環(huán)境的穩(wěn)定和發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。各級政府十分重視水利工程建設，不斷加大投入，興修水利設施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災等級等，其在保障城市人民生活正常進行和預防及抵御自然災害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點建設竹銀水源工程、白蕉聯圍、小林聯圍、乾務赤坎大聯圍和中珠聯圍等水利工程項目。竹銀水源工程是貫徹落實國務院批準的《保障澳門、珠海供水安全專項規(guī)劃報告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關鍵工程。
水利項目檔案是水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，其既是水利工程建設、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當地經濟建設和水務事業(yè)發(fā)展提供服務，所以，做好水利項目檔案工作對推動當地經濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案數量大、載體多樣、保存價值高。當前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：
一、建立項目檔案管理組織架構
項目檔案管理機構是項目檔案工作的重要保障，沒有相應的檔案管理機構，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設（籌備）處時的同時，就應考慮設立工程檔案管理領導小組，小組必須由單位領導、有關科室負責人和專職、兼職檔案管理員構成，形成層層把關的體系。一般情況下，由單位領導任組長，科室負責人任成員，專、兼職檔案管理員具體負責工程項目資料的整理歸檔工作。建設單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設計、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領導或負責人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，統一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設工程，其建設規(guī)模較大、時間較長、要求嚴，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術，如果沒有領導的高度重視，沒有統一機構抓總，沒有相關部門和施工一線技術人員的認真負責，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能高質量完成這些工作要求的。
二、加強與檔案行政管理部門的聯系，尋求密切的檔案業(yè)務指導
要使工程項目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯系，接受檔案業(yè)務指導。從工程建設一開始，建設單位就要及時取得當地檔案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點、高標準的層面上展開，對檢查中發(fā)現的問題及時整改，并由監(jiān)理形成書面意見報當地檔案局和建設單位備案。當然，業(yè)務指導是雙重性的，作為工程建設單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導與監(jiān)督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負有對各參建單位檔案工作進行監(jiān)督與指導之責。可以通過到各參建單位調研、實地指導、辦培訓班和召開業(yè)務工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進各單位業(yè)務工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎上，制定適合本項目的檔案工作規(guī)劃。
三、項目檔案管理工作與工程項目建設同步
項目檔案管理是建設項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設同步進行，這既是國家相關檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時也是保證項目檔案完整、準確、系統歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監(jiān)理、工程結算、竣工驗收同步進行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進行收集、積累、整理，對立項、設計、施工中形成的報告、批復、圖紙、合同、標書、備忘錄、協調文件及領導視察活動等資料，在形成的同時悉數歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統一領導、分級管理的原則，建設單位對工程檔案工作進行統一領導，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設過程中，檔案人員負責工程檔案的監(jiān)督和指導，對建設工程檔案管理工作實行全程監(jiān)控。堅持“誰產生，誰立卷”的原則，指導項目前期立項審批、招投標、合同勘察、設計、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現場監(jiān)督指導，督促監(jiān)理人員對檔案質量把關，提出整改意見，對檔案進行復檢，并把復檢情況進行通報。
四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理
項目建設單位必須在項目的招標和簽訂設計、監(jiān)理、施工合同或協議時，設立專門條款，明確規(guī)定設計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責任和違約責任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數、竣工圖的套數、電子文件的格式、檔案質量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內容與質量達不到要求的，參建單位應負有的責任，以及相關的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規(guī)定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，暫不返還其工程質量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設單位檔案室的預驗收，不能進行工程結算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設計單位、監(jiān)理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責任，同時采用經濟手段實施監(jiān)控。
五、深入現場收集檔案資料
水利工程項目檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料。如果，建設單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現場指導和強調檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應針對性地列出需收集的資料名目，根據工程進度，與項目經理、施工員甚至領班密切聯系，爭取配合，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發(fā)現問題及時解決。檢查復核的主要內容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測記錄是否準確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細、準確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。
檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因為駐地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對工程的進度和施工人員的素質最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進場原材料和施工資料均需經駐地監(jiān)理的檢驗及簽證才有效。所以充分調動監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。
六、強化審查，嚴格驗收項目檔案
根據《國家檔案局 國家發(fā)展和改革委員會關于印發(fā)的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴格把關是保證項目檔案質量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術人員以及監(jiān)理、設計、運行管理單位人員一起檢查有關施工檔案資料是否按竣工驗收的標準制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規(guī)定應該歸檔的資料進行歸檔移交前的審核，并邀請當地檔案局有關人員對全部擬接收的檔案資料進行檢查，對檢查中發(fā)現的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設單位分管檔案工作領導、辦公室負責人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質疑答辯，形成自評意見和自評得分。
總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學習的過程，只有經過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。
參考文獻：
一、建設工程項目檔案管理理念
建設工程項目檔案是從項目立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監(jiān)理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。項目檔案主要包括立項文件（可行性研究、任務書）、設計文件、項目管理文件（包括招投標文件）、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、財務文件和竣工文件等，它是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內容銜接，構成項目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案或是民用工程，它都是專業(yè)技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、監(jiān)理、竣工到建成使用的全過程；（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。
二、建設工程項目檔案管理現狀
法制觀念淡薄，對檔案工作不夠重視。有些單位錯誤地認為建設項目主要是以建設工程項目實體為主，項目檔案管理工作可有可無，項目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關；一方面由于管理的不到位，另一方面檔案意識的缺乏，導致項目檔案工作沒有領導負責，組織機構不健全，管理制度不落實，檔案人員變動頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當建設項目工程竣工進入驗收時，才突擊進行資料補收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數人通過“回憶”重新進行“編撰”，嚴重影響了項目檔案的真實性、原始性、準確性和完整性。
檔案產權歸屬關系模糊，管理責任主體不明確。有的單位對項目檔案工作缺乏統一管理，對設計、施工、監(jiān)理等參建單位的檔案工作缺乏統籌規(guī)劃、組織協調和監(jiān)督指導。而是錯誤地認為，檔案工作是上級檔案部門的事，甚至有少數建設項目指揮部認為建設項目建成竣工后，建設、施工和監(jiān)理單位都要撤場，人員要轉移到新的項目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護單位。在這種思想支配下，有的建設單位既沒有配備檔案管理機構和檔案人員，也沒有主動增加投入配置檔案工作必備的庫房、裝具等基礎設施和辦公設備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
檔案整理工作薄弱。不少單位的檔案工作純粹停留在收與管的層面，檔案的整理工作難以提升，檔案沒有在項目建設中得到很好的利用。當前不少單位的檔案主體觀念存在偏差，影響了檔案工作管理水平。不少單位幾乎把人事檔案當成了本單位檔案的全部，而忽略了自身發(fā)展所形成的真正能確定命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響了檔案的開發(fā)利用和單位的發(fā)展。這是導致檔案工作者在有的單位沒有地位，可有可無的最主要的原因。
建設、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質不高，未經過檔案專業(yè)培訓。目前較多建設項目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職做檔案工作。因沒有經過檔案專業(yè)培訓，缺乏專業(yè)知識，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質量不高，存在較多的個人習慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準確性、系統性和規(guī)范性。
三、加強建工程設項目檔案管理主要措施
建設工程項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態(tài)反映項目建設的全貌，而且能動態(tài)反映項目建設過程的變化和發(fā)展情況，是工程質量的直接反映。為貫徹國家檔案局的規(guī)定，做好建設項目檔案的歸檔工作，我們應做出以下方面的嘗試和努力：
加強檔案工作的組織領導。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作；成立建設工程項目檔案管理工作領導小組，建立項目檔案工作人員網絡體系，明確工作職責。
制定符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度。首先要加強對建設工程項目檔案工作的組織領導。根據建設工程項目的規(guī)模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次要加強建設工程項目檔案管理制度，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，建設方與施工方、監(jiān)理方簽定合同時，要把檔案管理規(guī)章制度納入合同管理中，將檔案收交質量納入年度考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設工程項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完整同步。
強化建設工程項目檔案工作標準化、信息化建設。建設工程項目檔案工作信息化，是促進信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎，通過建設工程項目檔案信息化建設，能夠實現對信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持領導者的決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而建設工程項目檔案信息化的基礎是工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，檔案管理部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業(yè)務規(guī)范，提高檔案管理的標準化水平，為建設工程項目檔案工作信息化創(chuàng)造條件。
定期開展資料整理、檢查與監(jiān)督。由于檔案管理是一項瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付，如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至會有大量資料流失，所以要定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
嚴格把好竣工驗收關。檔案是竣工驗收必不可少的內容，一個項目要通過驗收，必須先通過檔案驗收。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備，對初驗中發(fā)現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
四、結束語
關鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；建設工程
中圖分類號：F239 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）31-0147-02
建設工程項目檔案是建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。是工程建設過程的直接記錄，是建設工程的技術成果。它承載著建設者的智慧與結晶，是歷史的真實見證。在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，工程檔案管理作為工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業(yè)的經濟效益，如何管理好、使用好建設工程項目檔案，發(fā)揮建設工程項目檔案對企業(yè)的作用尤為重要。
下面結合唐口煤業(yè)公司近幾年的建設工程案管理過程中出現的問題以及實踐情況對煤炭企業(yè)的工程項目檔案管理工作談自己的四點認識。
1 唐口煤業(yè)公司基本情況簡介
唐口煤業(yè)公司于2001年10月開工建設，2006年1月投入生產，核定年生產能力500萬噸，井田面積約77平方公里，是淄礦集團目前生產能力最大的礦井，也是唯一一座在同一工業(yè)廣場內布置主、副、風三個超千米立井的礦井。
唐口煤業(yè)公司建設工程基本情況：自開工建設至投產四年多的時間，整個礦井建設分為土建工程、安裝工程、礦建工程，工程總投資約15億元，礦井投產后，相應的土建、安裝、礦建工程雖然沒有基本建設時期那樣集中、投資大，但是維持簡單再生產的工程項目依然發(fā)生，每年工程投資大約在2億元左右，相應的工程資料也種類繁多。
2 煤炭企業(yè)建設工程檔案的特點
一是地面建設工程的單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。二是井下礦建、安裝工程的專業(yè)性、復雜性，井下工程不像地面工程那樣直觀可見，可以說礦井的開拓和發(fā)展離不開檔案資料。三是工程項目檔案資料的真實性，它是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求得工程質量標準，是工程質量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據。
3 建設工程資料在使用、保管過程中存在的問題分析
因礦井建設期長，工程施工單位多，建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整，有的資料只有工程主體資料，沒有相關配套資料。
施工單位工程資料管理人員專業(yè)素質較差，更多的人員有工程施工相關專業(yè)知識，但缺乏檔案管理專業(yè)知識，造成工程資料不規(guī)范，不全面。
負責工程資料的科室對存檔工作重視程度不夠，因工程一般建設時間長，不注重過程資料整理，存在工程竣工時的突擊現象。
工程資料在使用過程中，保護意識差，造成資料頁面不整潔，污漬、油漬現象時有發(fā)生，資料頁面隨意涂改，亂寫亂畫，給檔案歸檔質量帶來很大影響。
4 建設工程檔案管理探索與實踐
加強領導，建立健全檔案管理制度，是做好工程檔案管理工作的基礎。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，制訂相關管理制度，從基層管理抓起，責任落實到人，加強對工程資料的有序管理，規(guī)范資料移交簽收制度，注重過程控制，最終保證歸檔資料及圖紙的齊全、規(guī)范。為此，公司專門印發(fā)了《唐口煤業(yè)管理制度匯編》、下發(fā)了《唐口煤礦科技檔案管理暫行辦法》，轉發(fā)了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等，規(guī)范檔案管理行為，建立長效運行機制。
以人為本，充分發(fā)揮人的主觀能動性，是做好工程項目檔案管理的有力保證。人作為檔案管理中最主要的因素，公司根據自身的特點，努力培養(yǎng)一支高素質的檔案管理專業(yè)隊伍，讓他們成為既懂工程專業(yè)技術知識，又懂檔案管理的綜合素質管理人員，經常組織有關科室負責人及兼職檔案人員學習有關檔案管理的法律、法規(guī)及有關規(guī)定，培養(yǎng)他們的工作責任心，充分認識工程檔案管理的重要性。
檔案管理人員要深入工程現場，做好對工程檔案資料的跟蹤服務工作。唐口煤業(yè)公司地面土建工程既有新建項目，又有改擴建項目、維修項目，涉及的施工單位也較多，由此產生的工程資料也項目繁多。井下礦建工程、安裝工程也隨著礦井的開拓延伸不斷變化，這就要求工程檔案管理人員要經常深入現場，結合工程實際，理好思路，做到資料分類合理、項目明確，一目了然。
根據環(huán)節(jié)，按照原則，加強建設工程資料在歸檔前的收集、積累工作。針對建設單位管理人員變動，造成工程歸檔資料不完整、只有工程主體資料，沒有相關配套資料的問題，專職檔案管理人員與兼職檔案人員要“靠上”、“盯上”、“跟上”，要按照可行性研究、設計、施工、監(jiān)理、單位工程、單項工程、竣工、試生產、科研、竣工資料等環(huán)節(jié)收集積累，保證建設工程檔案的規(guī)范性、完整性、系統性。
加強業(yè)務學習，借鑒兄弟單位的先進經驗和做法。因煤炭企業(yè)工程建設有其獨特的方面，隨著生產的不斷變化，相應的工程檔案資料的管理的合理性、合法性也不斷考驗著檔案管理人員的能力和水平，檔案管理人員要不斷加強檔案方面的法律法規(guī)、規(guī)章制度的學習，豐富相關專業(yè)知識，同時積極走出去，引進來，借鑒兄弟單位的先進管理經驗，取人之長，補己之短，才能更好地發(fā)揮工程檔案資料的作用，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。
關鍵詞:大型工程項目檔案管理信息化
大型工程項目檔案是指工程建設的重要組成部分，它凝結了工程管理技術人員、操作人員的智慧，是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最原始，也是最真實和全面的記錄。進入數字化時代后，隨著我們社會生活和信息科技的飛速發(fā)展，許多投資建設的都是大型工程項目。在以數字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統的工程項目檔案管理手段和模式，實現大型項目工程檔案的管理信息化已然是一個十分緊迫的話題。
1大型工程項目檔案與信息化建設的必要性
（1）大型工程項目檔案的特征
大型工程項目的檔案不僅是一種重要的信息資源，也是工程建設管理經驗和技術經驗的直接總結依據。做好工程項目檔案的收集、編撰、管理和使用，無疑對于工程建設的順利進行，以及工程項目投產后運行維修、管理改造有著十分重要的作用。[[]馮瑜.檔案工作研究與創(chuàng)新[M].濟南：山東省地圖出版社，2007：352,353.]
目前，我們所接觸的大型工程項目大多數規(guī)模宏大，參加建設單位眾多，具有建設周期長、投資額度大、社會效益大的特征。在大型工程建設過程中，對工程項目檔案的管理工作始終貫穿于整個工程建設過程，對整個工程能否最終成功起到極為重要的作用。完整的工程項目檔案可以使管理者看清整個項目的進程，同時通過對工程檔案了解來把握使整個工程質量，其不僅是項目負責單位了解工程進度、項目存在問題的重要依據，也是作為新工程項目的開發(fā)重要參考資料。
（2）大型工程項目信息化建設的必要性
大型工程項目檔案管理的信息化是采用數字化技術，在實現工程項目數字化管理的基礎上，針對傳統意義上的工程檔案文件所開展的整理歸檔、鑒定保存，以及開發(fā)利用等一系列活動。工程項目檔案實現信息化的目的是確保歸檔項目文件能夠實現數字化成套，并實現檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接。
1.實現工程項目檔案完整和統一。大型工程項目建設中的單位繁多而且彼此分散,建設周期長，這就造成了整個工程項目的檔案在管理過程中難度非常大，很難達到整個建設工程檔案的完整和統一。在實現大型工程項目檔案管理作息化后，我們可以突破以上的種種限制，實現大型工程檔案信息資源的合理配置、科學管理。
2.為工程項目及時決策提供保障。大型工程項目檔案管理信息化有著獨特的優(yōu)勢，在數字化的檔案管理之下，檔案管理人員可以及時為工程項目人提供詳實的檔案信息和數字材料，依靠這些完整、可靠的信息，可以幫助項目管理者提升綜合分析能力。從而，工程項目的管理者可以在關鍵的工程規(guī)劃決策上節(jié)約時間，減少了失誤。
3.實現管理職能向服務職能轉變。傳統的工程項目檔案管理模式和方式不僅難以適應新形勢發(fā)展的需要，而且容易固步自封，難以發(fā)揮自身信息資源優(yōu)勢。隨著社會的發(fā)展和科技進步，大型工程檔案的信息量不斷增多，工程項目檔案管理的信息化是工程檔案管理走向逐步開放，實現向信息采集、信息管理和服務職能轉變的必然趨勢。[[]吳玉婷.大型建設項目檔案規(guī)范化、網絡化、數字化管理模式[J].廣東檔案，2005（5）.]
2當前大型工程檔案管理中存在問題分析
就當前的大型工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些大型的單位和企業(yè)甚至缺乏工程檔案數據庫的建設，一些檔案管理人員對計算機技術在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案信息化的方法與途徑也不了解。具體而言，問題主要有以下幾個方面。
（1）工程檔案管理手段落后
目前，一些大型單位的工程項目檔案管理人員仍采用傳統的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。但是，許多大型的工程項目本身檔案文本的數量非常龐大，因而在工程項目建設過程中，傳統的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設管理同步。[[]陳智為等.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2008：514、515.]
（2）檔案信息數據庫建設落后
目前，一些大型的單位和企業(yè)雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機，但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數據庫的建設上，數據信息不完整、不準確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發(fā)揮出信息化管理本身應有優(yōu)勢。
（3）工程檔案管理缺乏規(guī)范性
由于我國在檔案管理信息化建設方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案管理信息化過程中存在著許多不規(guī)范。在實際工作中，由于大型工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現象時有發(fā)生。
（4）工程檔案信息化缺乏人才
在數字化時代，工程檔案管理信息化不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學和管理技術。但是，目前許多大型單位從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴重的知識結構不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業(yè)單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓。[[]王曉莉.工程建設項目檔案管理工作存在的問題及對策[J].交流與探索，2008（5）.]
3大型工程項目檔案管理信息化的內容
（1）工程項目檔案信息的數字化
工程項目檔案和資料的數字化工程是項目檔案管理信息化的基礎。目前，我們所采用的手段主要是借助先進的多媒體手段，利用數據壓縮技術、數據庫原理、高速掃描成像等技術手段，將紙質和圖片檔案等傳統介質文件變成電子檔案的形式，按照一定的規(guī)范歸檔保存。在此基礎上，按照各建設單位工程項目檔案本身的特點，系統地構建成有序結構的單位工程項目檔案的數據信息庫。由于工程檔案分類復雜多樣，因此，隨著工程施工、管理技術的不斷發(fā)展，建立的檔案數據庫管理系統應具有較好的靈活性。同時，應提高相應檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換創(chuàng)造條件。
（2）工程項目檔案管理網絡的建設
要使參建單位的工程項目檔案全方位、多層面管理，及時為管理決策者提供所需的資料和信息，沒有一個系統、規(guī)范、有序的工程項目檔案管理網絡是難以想象的。在工程檔案信息網絡上，可以提供相關檔案數字化服務，還能實現工程檔案機構網絡化管理、工程檔案質量網絡化管理與工程整體進度監(jiān)督的一體化。而在檔案信息社會化方面，檔案信息網絡化可使檔案資源成為社會的共享資源，大大提高檔案信息服務功能和利用效益。
4大型工程項目檔案管理信息化的對策研究
（1）技術支撐是工程項目檔案管理信息化的基礎
高科技含量的現代多媒體軟件和技術的應用是大型工程項目檔案信息化的基礎。工程檔案管理上有了技術力量的支撐，不僅能夠進行正常的數據維護，還可以保證工程項目檔案數據的準確監(jiān)控。
針對在大型工程項目建設過程中的特點，開發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統是十分必要的，[[]侍文庚.試論大型工程項目的文件與檔案管理.[J]蘭臺世界，2010（1）.]相應的軟件監(jiān)控系統開發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數字化和網絡一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術防范措施。所以說，完全由國內某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關的技術難度較大，要克服目前信息技術力量不足的現狀，當前可以采取大型工程建設單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關鍵技術領域開展一些的科技攻關項目合作，從而增強大型工程項目檔案信息化的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標準化水平。
（2）人才保障是工程項目檔案管理信息化的關鍵
依靠先進的技術來改善設備和管理手段是實現工程檔案管理信息化的前提，但檔案管理的現代化之路還要求必須有現代化素質的檔案管理人才。在數字化時代的今天，實現工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網絡服務、數據庫分析與軟件開發(fā)、網頁制作與管理等方面的人才。
為了實現大型工程項目檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應該熟悉網絡的檔案信息資源，能夠給大型工程建設者提供更多的相應檔案信息，從而提高建設者對整個工程的評估能力。
如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，大型建設單位的檔案管理部門應該積極提供專業(yè)現代化檔案信息化培訓和業(yè)務培訓，以此提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質人才納入到部門的計劃當中，作為一項常規(guī)的內容來抓緊落實。
(3)制度規(guī)范是工程項目檔案管理信息化的核心
和目前工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現大型工程項目檔案管理的信息化，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時展要求，適應信息技術發(fā)展需要的制度和規(guī)范。
例如，大型工程建設單位的檔案管理部門制定的規(guī)范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應的策略來保障檔案信息化管理的實現。在實際操作中，各施工單位、設計單位、監(jiān)理單位和工程建設活動中所涉及的所有部門，都能夠應按照工程檔案管理部門程序和規(guī)范按時將工程設計和建設過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術上傳到工程項目檔案管理網絡，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設全過程的情況，便于工程建設者和決策者實現全過程監(jiān)控。
誠然，我們也要看到，雖然傳統的檔案學面臨著數字時代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應信息化需求的檔案學還沒有形成。目前，在工程項目檔案信息化的制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機遇。
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。
工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態(tài),確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式,由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發(fā)展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點。總的來說,每一個工程項目都必須經過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監(jiān)理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實現科學化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業(yè)科學化、規(guī)范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業(yè)務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。
3. 結語
相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
參考文獻
［1］ 劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案, 2007,(09) .
關鍵詞：項目工程；施工資料；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
在市場經濟條件下，項目工程施工資料檔案與工程項目的關系密切，項目工程施工資料檔案是工程項目的重要組成部分，是工程項目管理的重要基礎和依據。項目工程施工資料檔案管理水映工程項目的管理水平。項目工程施工資料檔案是工程項目的重要組成部分，是工程項目管理的重要基礎和依據。項目工程施工資料檔案管理水映工程項目的管理水平，是工程項目自身的需求。
一、項目工程施工資料檔案與工程項目的關系和作用
目前，項目工程施工資料檔案管理是工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)，應引起各級項目管理者的充分重視。項目工程施工資料檔案是工程項目自身的需求，是工程項目不可缺少的組成部分。工程項目要符合國家法律、法規(guī)的要求，也就是外部監(jiān)管的要求，外部監(jiān)管的主要措施有審計、稽查、后評價、責任終身制。審計不僅審查財務檔案，還要審查工程檔案。因此，項目工程施工資料檔案管理規(guī)范可以支撐外部監(jiān)管，是工程項目驗收的依據，是審計、稽查、后評價、責任終身制的依據。工程項目管理者要做好項目的檔案工作，不僅要關注技術檔案，更要關注管理性檔案，如招投標全過程中形成的證明性文件，這會影響今后工程項目的生存、發(fā)展，是核心資源之一，參與工程項目建設的管理人員、技術人員要提高對檔案的認識，認識檔案的價值，規(guī)范建檔制度，把項目工程施工資料檔案當做資源來管理。
項目工程施工資料檔案的定義和屬性，檔案在歸檔前叫文件材料，歸檔后叫檔案。也就是說我們在生產和經濟活動中，形成的有記憶、憑證作用的文件材料，都會轉化為檔案，這就突出了檔案工作的特點：廣泛性、基礎性、專業(yè)性。檔案工作是全員參與，與每個人都息息相關。項目工程施工資料檔案作用的特點：間接性、潛在性、滯后性。決定了檔案工作容易被忽視，所以我們應該提高項目工程施工資料檔案的意識，善于發(fā)揮利用檔案的作用，同時還要加大宣傳檔案的作用。
二、加強建筑工程項目施工資料檔案管理的相關措施
1、事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開始進行管控，著重控制檔案資料的來源，并把好質量這一關。在該階段進行管控時，首先應該構建一個健全的質量管控制度，在組織上確保該項工作得以正常且有序的實施，具體措施主要如下：
1.1前期管控。首先應該進行工程項目編碼的區(qū)分，編制相應的編碼系統，明確工程項目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統一質量驗收表格與記錄表格，確定工程項目中各種信息記錄表格的統一格式，在確定以后不可隨意進行更改，以免對工作帶來一些不必要的麻煩；最后，進行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
1.2構建完善的管控結構以及制度。首先進行資料檔案管理機構的構建，制定相應的管理制度，統一領導與管控工程項目施工資料檔案各項業(yè)務工作；其次，構建相應的管控網絡，確定管控人員，把工作具體落實到每一位工作人員的身上，同時還要確定管理工作的具體程序，構建相應的考核獎懲機制；最后，進行崗前培訓機制的構建，加強檔案管理人員管理技能的培訓與教育。
1.3在建筑工程項目施工之前，管理部門應該基于事前所制定的計劃方案，加強實施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時，應該實施監(jiān)督、指導以及檢查。同時還應下發(fā)關于施工資料管理細則的宣傳單，通過這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項工作的實施創(chuàng)設一個良好工作環(huán)境。
2、事中管控
2.1建筑工程項目施工之前，應該收集工程項目施工審批表、施工圖紙、施工組織設計、施工許可證以及相關的地質勘查報告等各種資料，通過對施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實驗室進行檢驗，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗的相關報告，對各施工方案以及施工組織等進行圖紙的會審，明確施工單位的資質。同時還應和建設單位進行配合，做好相應的開工報告以及報建資料，并將材料報告送至監(jiān)理部門。在施工中若需要進行塔吊工作，則應報送相應的塔吊施工方案，并根據質檢部門的相關要求，收集各種安全資料。
2.2收集并整理施工過程中各分部工程的相關資料，其主要包括以下幾個方面：一為收集并整理施工試驗資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗收的記錄工作，在工程項目施工之前，應該按照施工組織的具體要求，對施工原材料進行試驗，并做好相應的計劃方案；在隱蔽工程的驗收記錄中，可借助于表格把隱檢的項目、具體內容、意見、項目質量情況以及相關的復查意見等記錄好，但凡隱蔽工程驗收質量不達標的，不可實施下一道工序，由于施工記錄是對工程項目整個施工過程所進行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細。二為設計變更資料的收集與整理，在該過程中，應該注意兩個方面的內容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內容。三為做好工程項目中各分部項目施工質量資料的收集、編寫以及整理工作，由于分部項目質量驗收在基于分項工程驗收合格所實施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務就是檢查主體結構功能以及質量等是否滿足施工規(guī)定，可通過施工單位、建設單位、監(jiān)理單位以及設計單位等來共同進行驗收，從而確保資料的完整性。
2.3收集與整理施工日志，做好相應的技術交底工作。在技術交底工作中，不僅要確定工程項目安全要求以及質量需求，同時其交底的內容應滿足相關的法規(guī)以及工程項目施工要求，做好相應的記錄工作，通過書面的形式來進行簽字，完整地將技術交底工作資料歸入到工程項目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過程中，應逐日進行填寫，確保其可將施工現場的實際生產狀況準確且真實地反映出來。此外，在工程項目驗收過程中，還應收集并整理施工竣工記錄，進行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準確性，對于所存問題應該及時提出相應的整改策略，并且限期進行整改。
3、事后管控
在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個方面的內容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項目整個建設過程所產生的文件資料準確且真實地反映出來，所歸檔的這些文件必須要通過分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應案卷。在進行工程資料移交時，應該基于工程項目具體的規(guī)范要求，結合施工當地檔案管理的規(guī)定來實施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時性、準確性以及真實性。
近幾年，隨著信息技術的進步，社會經濟發(fā)展速度的加快，在建筑工程項目施工資料檔案管理上，開始廣泛應用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲高密度、信息非人工識讀性以及系統依賴性等特征，對此，在管理過程中，還應確保電子文件的可讀性、安全性、系統性、原始性、完整性以及真實性等。同時在管理過程中，還要對數據壓縮、電子文件格式轉換以及文件圖片處理等進行不斷地規(guī)范，繼而進一步提高電子文件管理水平。
結束語
綜上所述，建筑工程項目施工資料檔案管理工作是一個比較復雜的工程，所涉及到的人員、內容以及部門等均較多，因此在管理過程中，為了確保施工資料檔案的準確性以及真實性，必須要對工程項目進行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，同時還要構建相應的管理機構，完善相應的管理制度，加強管理人員技能的培訓，強化對施工過程的管控，把好工程項目竣工驗收這一關，從而保障施工資料檔案的準確性與完整性。
參考文獻
摘 要 房地產工程建設項目檔案管理是工程建設過程中關鍵的一項，是工程質量的直接反映，也是基本建設項目管理工作的重要組成部分，對建設工程質量具有一定的促進作用。現如今，房地產開發(fā)企業(yè)已經建立了檔案信息化系統，應用現代信息技術對工程檔案進行管理。檔案信息化極大提高了工程檔案管理和利用水平，但仍然存在不完善的地方，其中一些問題也亟待解決。
關鍵詞 工程檔案管理 工程質量 促進作用 對策
隨著中國城市化、現代化進程的推進，房地產工程項目的開發(fā)建設隨處可見。工程建設是促進國家現代化、城市化中必不可少的一部分，工程建設的檔案管理工作也具有重要意義。在古時候，古人就會把宮殿建設、陵墓建設等大型土木工程建設圖紙留存下來，這是早期的工程檔案管理。把工程建設中涉及到的文字、圖像、表格留存下來對建設工程提供監(jiān)督和保障，工程檔案管理與工程建設質量密不可分。
一、工程檔案管理對建設工程的促進作用
（一）為建設工程提供技術依據
房地產工程建設項目檔案從工程項目提出就開始產生，對工程項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工驗收等工作中形成的文字、圖紙、圖表、計算材料、聲像、電子等形式與載體的各種文件材料等進行歸檔保存[1]。
在工程項目提出時，應對工程項目建設的合理性、科學性進行調研；工程項目的開發(fā)建設是否應該開始，何時開始，開始之后如何施工，施工過程中需要哪些符合要求的建筑材料，施工人員的工作如何安排，工程竣工后需要進行哪些后期的質保工作等等，所產生的相關資料都為開發(fā)建設全過程提供了有力的技術依據，所以，應做好歸檔資料的檔案管理工作。
（二）為工程項目開發(fā)建設的管理提供了有力保障
工程項目的開發(fā)建設是嚴格而詳細的，涉及到很多細小的方面，如果缺少良好的事前準備，就會影響開發(fā)建設的施工管理，前期所產生的施工方案以及網絡計劃圖對施工過程做了詳細的安排，同時也為工程項目開發(fā)建設的管理提供了有力保障，使得工程建設更合理、更規(guī)范、更有序。
（三）其他促進作用
房地產工程建設項目檔案還具有綜合性、整體性、專業(yè)性、復雜性、成套性、真實性、實用性等特點。是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、工程改建、擴建、維護、竣工驗收、決算、審計的依據和憑證，是征用土地、房地產產權、產籍的法律依據，是質量責任終身追究的法律依據憑證，也是工程質量、安全管理工作以及應付突發(fā)性事件的重要基礎，還是教學、科研、歷史研究的重要參考資料。房地產工程建設項目檔案是房地產建設工程最原始、最真實的記錄，因此具有很高的使用價值。
二、工程檔案管理存在的問題及對策
信息化技術在工程檔案管理工作中的應用使工程檔案的管理與利用水平得到了極大的提高。但是在工程檔案管理過程中仍存在一些問題。比如檔案利用意識不強，檔案材料不全，檔案管理工作人員素質參差不齊，檔案管理透明度不夠，檔案管理信息化程度需要進一步提高[3]。
（一）強化對檔案的利用意識
檔案管理部門可以宣傳檔案管理工作對工程建設起到的促進作用，使企業(yè)領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題，鼓勵員工去查閱檔案，利用檔案。建立專門可以查閱檔案的地方，使檔案查詢手續(xù)變得更加簡單，提供優(yōu)質的檔案查詢服務。另外，可以開設檔案相關課程，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點，從根本上提高員工的檔案利用意識。企業(yè)領導還要要求檔案管理人員做好檔案記錄工作，避免出現錯誤，并積極開發(fā)現有的檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案資源的價值，以提升檔案利用水平。
（二）加強檔案收集整理工作
對于檔案收集整理工作安排專業(yè)的人員，并且進行檔案收集與整理工作的培訓，強化工作人員對檔案收集與整理能力，強化檔案收集與整理方面的相關規(guī)章制度，使檔案收集與整理工作科學化、秩序化。建立更多的檔案館，運用新技術使檔案介質多樣化。
（三）提高相關工作人員素質
首先，對檔案管理人員進行檔案管理方面的知識教授，嚴格審核進入檔案管理場所工作的人員，提高相關人員的知識儲備與操作能力，培養(yǎng)檔案管理人員的基本業(yè)務能力。其次，使檔案管理工作人員認識到檔案管理工作對社會對民眾的重要意義，提高工作人員的服務意識，促進對檔案信息資源的利用。最后，要加強檔案管理團隊建設，不斷吸收檔案管理方面的專業(yè)人才，促使其熟悉關于檔案管理的法律法規(guī)，提高檔案管理工作人員的整體素質。
（四）實現工程建設與檔案管理的同步進行
在房地產項目建設過程中，企業(yè)應當實現工程建設與檔案管理的同步進行，可以要求檔案管理人員參與到項目建設的過程中，收集并整理工程建設資料，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。
（五）檔案管理科學化增強
現在檔案管理系統已經運用了信息技術。檔案信息化使得檔案的收集、管理工作不再繁重而復雜。提高檔案信息化，開發(fā)檔案管理工作相關的技術可以更大程度簡化信息管理工作，也使民眾查詢檔案途徑簡化，提高檔案利用率。要積極研究網絡管理信息系統，實現檔案資源共享工作，同時也需要更好的利用信息技術去采集、整理、保存、分享檔案。
結束語：
工程檔案管理是對工程建設的每一步的認真、詳細的記錄，對建設工程質量具有促進作用，工程檔案管理工作為工程建設中的人員、工程的完成度提供后備力量。要重視工程檔案管理工作，同時也要加強檔案利用意識，讓檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。
參考文獻：
[1] 郭貴來.工程檔案管理對建設工程質量的促進作用分析[J].現代經濟信息，2014.24（15）：127.
一、棚戶區(qū)改造檔案管理主要內容
棚戶區(qū)改造所涉及到的檔案資料眾多，工作量比較繁重，工作難度較大，檔案管理貫穿于整個項目工程。檔案管理的主要內容包括棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等，這些都是反映棚戶區(qū)原始樣貌的寶貴資料；同時還包括棚戶區(qū)改造項目的招標投標文件、立項審批資料、產權產籍、工程設計方案等資料，這些是開展棚戶區(qū)改造工作的主要依據，在改造項目前期，必須做好以上檔案資料的管理工作。其次，在改造項目進行過程中，所產生的拆遷回遷和各類施工資料及文件，也需要加以妥善保存，加強檔案管理。除此之外，在完成棚戶區(qū)改造項目工程之后，對其進行驗收時，工程圖表、文字以及各類電子文檔，也是棚戶區(qū)改造項目檔案資料的重要組成，必須將這些檔案資料完整地保存下來。
二、棚戶區(qū)改造中檔案管理現狀
棚戶區(qū)改造工程檔案管理工作意義重大，但是在實際工作中，還存在一些比較突出的問題，嚴重影響了檔案管理水平，無法充分發(fā)揮檔案資料的利用價值，阻礙了棚戶區(qū)改造施工的順利開展。雖然棚戶區(qū)改造工程已經實施多年，但是并沒有形成較為規(guī)范、統一的檔案管理工作流程，棚戶區(qū)老照片、錄音錄像等原始資料來源方較多，包括民間、政府及新聞媒體等，在對這些資料進行收集整理時，難以保證其全面性，對檔案管理工作高效、有序進行造成了嚴重影響。同時，棚戶區(qū)改造工程檔案管理機制不夠完善，也是影響檔案管理水平的一個重要因素，在實際工作過程中，檔案管理側重點往往放在施工階段和竣工階段，忽視了施工之前的老照片、音像資料、項目設計資料等各類檔案管理，導致棚戶區(qū)改造工程檔案殘缺不全，無法為施工的順利開展提供可靠依據。此外，棚戶區(qū)改造項目工程量較大、工程周期較長，需要多家開發(fā)商的共同參與，由于缺乏統一的檔案管理部門，多家開發(fā)商之間協同合作力度不足，對自身所持拆遷回遷、產權產籍等各類檔案都是單獨管理，影響了棚戶區(qū)改造工程檔案收集的完整性，檔案管理難度較大。
三、提高棚戶區(qū)改造中檔案管理合理性的措施
要想從棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理工作困境中走出來，就需要從實際工作中比較突出的問題入手，提出針對性的合理化建議，提高檔案管理效率和管理水平，確保改造施工的有序進行。
（一）規(guī)范檔案管理流程。規(guī)范的檔案管理流程是開展棚戶區(qū)工程項目檔案管理的重要依據和有力保障。棚戶區(qū)工程項目管理具有系統性、復雜性特點，包括施工之前、施工進行階段及竣工階段三個環(huán)節(jié)，需要保證與工程進度的一致性，嚴格按照施工進展情況逐步完成檔案管理，保證檔案管理流程的規(guī)范性。尤需注意的是，對于棚戶區(qū)老照片、錄音、錄像等原始資料，從民間、政府及新聞媒體等來源方進行全面收集之后，應該進行統一管理。同時，還需要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高其專業(yè)性，能夠熟悉并按照規(guī)范的工作流程，以認真負責的態(tài)度完成檔案管理。
（二）完善檔案管理體系。要想確保棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理的有序進行，就需要建立一套完善的管理體系，對檔案管理工作進行約束和規(guī)范。首先，應該重視棚戶區(qū)改造工程項目各個階段的檔案管理，對棚戶區(qū)老照片、音像資料、項目設計資料等各類施工前的檔案進行收集和整理，并構建招標承包責任制，確保檔案資料的完整性，實現對所有檔案資料的有效管理和充分利用。其次，應該協調工程項目各個部門之間的關系，充分發(fā)揮各施工階段負責人的監(jiān)督作用，實現對整個工程項目檔案資料的科學、有序管理。最后，應明確檔案管理責任及管理職權，避免出現推卸責任或者越權管理現象，保證檔案管理的有序性。
（三）落實檔案管理責任。落實檔案管理責任，是提高棚戶區(qū)改造工程項目檔案管理水平的必要措施。在開展檔案管理工作時，應該建立管理責任制，按照檔案類型、檔案形式等特點，對檔案資料進行分類，結合工程進展情況，將檔案管理責任落實到相關部門及個人身上。并且，負責對棚戶區(qū)改造工程項目進行勘察、設計及監(jiān)理的單位，應該清楚認識自身所承擔的檔案管理責任，妥善保存工作過程中所產生的各類檔案資料，并與其他部門進行有效溝通，確保檔案資料的完整性。
關鍵詞：建筑工程 工程檔案 檔案管理
中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產經營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質量監(jiān)控、日后防災抗災、基礎維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內容及特點
目前,業(yè)界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內容
筆者結合上述定義,從整個工程建設的全流程出發(fā),認為建筑工程檔案內容應包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監(jiān)理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設備安裝工程施工管理資料；施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設備安裝工程記錄；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質量控制資料核查記錄；施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點
建筑工程檔案存在于工程建設的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發(fā)現問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設工程項目周期長,部門多,人員雜導致產生的檔案文件繁多,類型復雜。其次,系統連續(xù)性。工程建設涉及建設、施工及監(jiān)理等多個部門,各部門產生的檔案相互關聯組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產生于工程建設的實踐,全面反映記錄工程建設的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質量,協助日后防災減災、維修、改擴建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質量問題、規(guī)范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統一
針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設項目檔案驗收規(guī)定》兩個檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學習,沒有按照國家相關檔案管理規(guī)定從工程立項開始制定一整套符合項目建設實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項目建設涉及建設、施工、監(jiān)理等多個單位部門,往往各單位部門產生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數單位工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設中由于檔案管理工作繁瑣復雜,且不能產生經濟效益,工程建設部門多數精力集中于工程建設進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應付檔案管理工作。從部門領導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設的重要作用,很多規(guī)章制度不落實,經常出現工程項目完工即將交工驗收時,才開始應付整理檔案,敷衍相關部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設過程中檔案管理工作基礎薄弱,一些建設單位往往只注重工程項目的經濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構。檔案基礎工作的系統化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應標準規(guī)范操作。竣工驗收檔案質量關把握不嚴,各項檔案監(jiān)督監(jiān)管機制不落實。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質參差不齊
建筑工程項目組中的檔案管理人員多數沒有經過檔案專業(yè)培訓,缺乏工程檔案基本知識和工作經驗,并且常有一人多職或兼職等現象,部分項目組根本不設專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數字時代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術的人才十分稀少,多數檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。
現有的檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊,檔案管理業(yè)務知識陳舊,現代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產生不耐煩情緒和安于現狀思想,責任心和敬業(yè)精神不強,服務水平不高。
EPC總承包模式，其含義是工程總承包企業(yè)按照合同約定，承擔工程項目的“設計、采購、施工、試運行服務”等工作，并對承包工程的質量、安全、工期、造價全面負責。
1.1 EPC總承包模式下業(yè)主服務要求更高，設計及現場的修改變更量巨大，如何管理好大量的變更修改類等過程性文件，保證工程檔案的有效性成為工程項目檔案管理工作中的新問題。
1.2 EPC模式下的工程項目管理與以往單純的設計管理工作相比，具有工程周期長、涉及部門多、工程工序多、物資材料多、接口復雜等特點，給工程項目檔案的管理帶來較大難度。
1.3 隨著國家對重大基本建設工程項目建設與管理工作一系列驗收制度標準的出臺，工程設計與建設管理活動過程產生的過程性文件更詳細地被列入歸檔范圍，以滿足工程建設、竣工驗收以及今后的查考利用需要。
綜上所述，EPC總承包項目管理模式在設計院所的運行使工程檔案的管理面對很多新的問題，這些問題大多突出反映在工程設計與建設管理工作中過程文件的管理和控制環(huán)節(jié)。因此，工程項目檔案過程文件的管理水平直接影響到工程項目檔案的質量。
2 總承包工程項目檔案過程文件的涵義、特點與重要性
2.1 涵義。總承包工程項目檔案過程文件是指在工程項目的“設計、采購、施工、試運行服務”等活動中產生的滿足工程設計與建設管理需要，對質量進行控制的所有依據性、追溯性的輸入、輸出性的文件材料。
2.2 總承包工程項目檔案過程文件的特點
2.2.1 內容繁雜，數量龐大。總承包工程項目檔案過程文件內容繁雜，在眾多的設計建設管理活動中產生，數量巨大，文件類型繁多，涉及各專業(yè)、各內外部接口、各類管理流程。
2.2.2 專業(yè)技術性強，格式和種類多樣。總承包工程項目檔案過程文件多用各專業(yè)技術術語及圖表表述，內容具有很強的專業(yè)技術性且文件類型格式繁多。
2.2.3 時間上貫穿工程設計與建設管理活動始終。總承包工程項目檔案過程文件的產生貫穿于工程設計及建設活動的始終，反映了一個動態(tài)的不斷變化的工程設計和建設管理活動過程。
2.2.4 涉及單位多、涉及人員廣。總承包工程項目檔案過程文件的管理和收集工作涉及建設、設計、施工、監(jiān)理等各級單位（部門）；涉及管理、設計、施工等各級各類人員。
3 管理現狀及存在問題
3.1 由于涉及環(huán)節(jié)和人員眾多管理難度較大，存在不注重工程項目文檔的形成、流轉、收集歸檔等管理流程和制度的建立和完善，管理制度不健全不規(guī)范，歸檔文件類型格式不統一，簽署不全，文件編制表述不清楚等問題。
3.2 項目管理人員主觀認識不足，重視紅頭文件和結論性文件的管理，疏忽對過程性文件的控制，造成過程性文件缺失。
3.3 在工程文檔的控制與管理方面普遍存在沒有較穩(wěn)定的專兼職文檔人員，致使在設計和工程建設管理的很多重要管理環(huán)節(jié)產生的過程性文件無法及時得到齊全完整的收集和管理。
3.4 工程設計及工程項目管理人員的檔案意識有待提高，存在著認識不到自身的檔案管理責任，單純以能夠按工期完成設計和建設任務為目的來開展管理工作，出現檔案管理與項目管理的關系不順暢、不同步，常常脫節(jié)的問題，致使工程結束后很多重要的過程性文件不知去向或者零零散散。
3.5 檔案管理人員較普遍存在著只具有檔案專業(yè)技能，缺乏工程項目管理等相關專業(yè)知識的問題，無法參與到工程設計及工程項目建設管理的前端文件控制和指導督促工作中，較大程度地影響了工程項目檔案歸檔的質量。
4 解決總承包工程項目檔案過程文件管理問題的應對策略和控制方法
4.1 強化意識，建立責任機制，明確項目設計與建設各級人員的檔案管理職責。首先，要強化各級項目管理人員的項目檔案管理意識，尤其是各單位領導的項目檔案管理意識，將檔案管理工作納入工作計劃中、納入管理制度中、納入人員職責中，從而促進各級人員的重視、理解和支持。其次，明確各級領導和人員的項目檔案管理工作職責，建立項目檔案工作領導責任制，項目各級負責人應從全局角度指導和檢查職責范圍內項目建設過程產生的文檔材料的收集管理歸檔情況，指定專人管理項目文檔材料，建立考核和監(jiān)督制約機制，利用責任控制的手段督促項目檔案過程文件的完整、準確、有效歸檔。
4.2 規(guī)范流程，完善環(huán)節(jié)控制，利用三體系管理手段實現總承包工程項目檔案過程文件的全過程管理。全程控制理念的目標是將項目檔案工作貫穿于項目建設的全過程，從項目立項開始對每個環(huán)節(jié)的文件進行管控，做到檔案工作與項目建設同步進行。在工程公司的業(yè)務管理模式下利用三體系管理手段對文件進行全程控制將是一個有效的管理方法，轉型過程中的工程公司應及時將以設計產品為對象的質量管理體系擴大至以工程項目建設管理為對象的體系管理范圍，使項目設計與建設的每個階段、每個環(huán)節(jié)產生的每份文件都處于受控制狀態(tài)，通過《文件控制程序》明確對文件的編制、評審、會簽、批準、、分發(fā)、更改的控制措施與方法；通過《記錄控制程序》明確對項目設計與建設活動形成的相關記錄的分類和標識、收集和移交歸檔、保存和處置、修正和增補的控制要求；通過對體系運行的監(jiān)督、評審、糾正預防等活動保證管控范圍內工程項目建設各階段、各環(huán)節(jié)運行程序的有效執(zhí)行、實施、保持和持續(xù)改進，從而不斷地規(guī)范完善工程項目建設文件材料的管理流程，最終達到對整個項目建設文檔材料的全程控制，確保工程項目過程文件完整、準確、有效歸檔。
4.3 改變思路，實現前端控制，從文件產生源頭上確保項目檔案過程文件的收集與項目建設同步。檔案工作在傳統管理模式中通常屬于工作流程的最末端，項目檔案收集工作也通常是在項目竣工驗收前才開始進行突擊收集歸檔，這種事后收集的做法必然會導致許多文件材料歸檔不全。因此，我們要打破傳統的檔案管理模式，轉變工作思路，對項目檔案實施前端控制。一是實施項目檔案備案制度和檔案部門參與制度，檔案部門應參加項目建設的各重要節(jié)點會議，及時掌握項目文件的形成情況和流向，監(jiān)督和指導項目文檔材料的收集和歸檔。二是檔案部門在項目立項后應及時組織對項目負責人和項目專兼職文檔管理人員進行檔案知識培訓。三是檔案部門應編制階段文件歸檔計劃，跟蹤、協調各方人員按照歸檔計劃完成文件歸檔，避免文件流失，確保過程文件的完整歸檔。
4.4 理順關系，健全制度控制，建立系統、完善的工程項目文檔制度管理控制體系。檔案制度的建設和貫徹落實是項目檔案管控的核心，是做到項目檔案全過程控制的保證。項目文檔制度管理體系應能夠從橫向上覆蓋檔案管理各項基本原則、管理要求和規(guī)則規(guī)范，從縱向上涵蓋項目建設各活動階段和環(huán)節(jié)的具體可操作性的管理程序，形成系統完整、具有較強執(zhí)行性的項目文檔制度管理體系架構。如，我公司在原有的檔案管理制度基礎上補充完善了的項目檔案歸檔范圍；新建《工程項目檔案歸檔管理規(guī)定》明確項目檔案歸檔責任和要求；此外，還重點加強了縱向的項目建設各活動階段和環(huán)節(jié)的程序制度的建立和完善，形成了對項目管理及采購環(huán)節(jié)進行控制的《項目要求確定和評審程序》、《供方評價與選擇程序》；對設計管理環(huán)節(jié)進行控制的設計策劃、接口、輸入、輸出、評審、更改等各項程序；對工程勘察環(huán)節(jié)進行控制的《工程勘察過程控制程序》；對工程總承包活動進行控制的《工程總承包過程控制程序》，通過建立具有較強操作性的程序制度詳細明確各項工作流程、職責、接口關系、過程文件的格式規(guī)范、簽署要求、流向，從而確保工程項目過程文件最終齊全完整有效歸檔。
4.5 明確責任，實施合同控制，運用法律手段約束和保證項目參建各方項目檔案收集歸檔質量。總承包管理模式使工程公司肩負著重要的項目管理職責，對建設工程的“設計、采購、施工”整個過程負總責，對建設工程的質量及建設工程的各參建分包單位的履約行為負責。因此，在這種管理模式下就必須運用法律手段約束各參建單位的職責和義務，把項目檔案的收集歸檔職責、內容、具體要求、進度及處罰性措施等納入合同中，通過合同控制手段確保總承包工程項目檔案的完整性。
5 結語
