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干部檔案數字化管理

時間:2023-05-30 09:13:15

開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇干部檔案數字化管理,希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進步。

干部檔案數字化管理

第1篇

關鍵詞:數字檔案;損壞;因素;分析;對策

數字檔案是人類的寶貴財富,它在經濟社會的發展中起著越來越重要的作用。數字檔案依賴于計算機及其網絡系統,它可以不受時空限制,但其不安全性已成為制約其發展的最大障礙。由于數字檔案的載體材料脆弱,附加設備眾多,技術成分復雜,影響因素廣泛,這就使得它的安全保o比紙質檔案的安全保護還要重要和困難得多。

1 數字檔案實施中存在的問題

1.1存儲載體的影響 現有的數字檔案一般都存儲在磁性材料或兼有光學、電學性質材料制成的載體之中,如磁盤、光盤等。以光盤為例,光盤的盤基一般由金屬(如銅、鋁等)或石英、或高分子聚合物等材料制成,其中金屬常被氧化銹蝕,石英較易n裂,高分子材料容易老化。而它的記錄材料一般由碲、硒、鍺等金屬、高分子聚合物氣泡型材料以及相變晶體材料制成,它們具有被氧化銹蝕、易老化n裂、易疲勞失效等缺點。磁盤有可能因存放太久、磁道受損而不能正確讀取內存數據。所以,光盤、磁盤的使用壽命是有限的。存儲載體的"脆弱性"會導致各種安全風險[1]。

1.2硬件故障的影響 數字檔案為達到公眾查詢利用和實現資源共享的目的,就必須借助于計算機技術、網絡技術和數據庫技術,為此必須購置檔案數字化輸入設備(如平板A3掃描儀、大幅面掃描儀等)、網絡設備(如計算機、大型高速交換機等)、存儲設備(如計算機硬盤、SAN存儲器等),還要配置輸出設備(如視頻輸出設備、大幅面彩色噴墨打印機等)、保密設備(如脫機存儲設備)等。如此龐大的設備體系無論哪一個出了故障,都會造成數字檔案的使用受阻或損毀。如離線存υ靨逍枰相應的驅動器來對數據進行存取,一旦脫離驅動器就不能檢測到數字能否正確讀寫了。RAID磁盤陣列為一種在線的熱備份存儲,它也有一定的安全風險。此外,磁帶庫、磁盤庫、虛擬磁帶庫等,還不能防止黑客和病毒入侵,一旦出現黑客和病毒入侵以及人為的誤操作,都有可能毀掉主機及存儲的數據,都不能保障數字檔案的絕對安全[2]。

1.3軟件故障的影響 操作系統故障、應用軟件故障、驅動程序故障等都屬軟件故障,也會對正在生成的數據造成大的影響。

1.4人為因素的影響 人為誤操作如對磁盤誤格式化、誤分區、誤刪除等都會造成對存儲數據的損壞。如果是人為破壞,如對磁盤消磁、用Winhex軟件將數據完全填充,數據將完全損壞,而且不能恢復。

1.5自然因素的影響 如果遭到地震、火災、水災、泥石流、化工品爆炸等自然災害的不可抗拒力的影響,必然會使數字檔案造成毀滅性的打擊。此外,戰爭、恐怖襲擊等,則使所有數字檔案的設備和數據頃刻化為烏有。

2 我院開展數字化檔案的實踐與做法

2006年國家組織部門明確指出:要充分利用現代技術改造傳統的檔案管理方式,加快電子檔案的建設,完善干部檔案管理系統和干部信息管理系統,逐步實現檔案管理的數字化。我院于2015年開展干部人事檔案專項審查工作,為了加強數字化檔案建設工作,我們將檔案案卷與電子信息化管理結合在一起,兩手抓兩手硬,取得了一定的效果。

2.1建立與維護數字檔案信息化管理系統,從嚴加強檔案工作隊伍建設。按照市委組織部統一要求,抓緊熟悉政策,迅速行動起來。建立與維護檔案專審工作電子信息系統,印發《關于采集報送干部電子信息的通知》,按照干部人事檔案專項審核工作要求,規范報送口徑,明確統一要求,保證干部檔案真實性。嚴格落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》、《干部檔案工作條例》等有關規定,嚴肅對待個人檔案,嚴禁干部檔案弄虛作假。重視檔案工作隊伍建設,堅持標準、嚴把入口,選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的黨員干部從事干部人事檔案工作。我院按照"千卷1人"的要求,配足配強檔案工作力量,并保持相對穩定性。

2.2建立干部電子信息庫,創新數字化檔案建設工作。我院在職職工1800人,干部電子信息采集的工作量大,維護信息政策業務性強、要求很高,但我們克服困難、創新工作。在加強人事檔案與技術檔案數字化建設工作時,我院將干部檔案中的個人資質、證件以及相關的成果、榮譽等凡能通過案卷反映出來的內容,除加強紙質材料的接收、借查閱、轉遞、保管等環節外,還創新檔案管理的方法與手段,將他們拍照、制作成PPT、建立個人電子檔案儲存,并做好電子信息庫的后期維護工作。待實施電子檔案管理成熟后,整理、歸納并儲存在光盤內,定期進行光盤備份,定期對計算機殺毒,不斷研究數據恢復的新技術。

2.3不斷排查數字化檔案管理故障與問題,嚴格落實檔案工作責任制。檔案專職人員加強數字化、信息化業務培訓與學習,定期做好數字化檔案故障排查工作。檔案管理部門與信息科、網絡中心等部門做好聯動,不斷解決數字化檔案工作中反映出來的故障與問題。加強與紀檢監察、衛計委、人社、教育等部門的協調聯系,共同研究解決干部檔案管理中的薄弱環節和突出問題。不斷創新干部檔案管理的方法和手段,積極推進干部檔案數字化,不斷提高管檔工作水平。

3 討論

數字檔案損壞的防治對策,就內容、形式、技術、方法與傳統的紙質檔案損壞的防治相比,會有很大的不同,但傳統的"以防為主、防治結合"的指導思想,在現代依然是正確和有效的。因為無論是紙質的檔案還是數字化的檔案,保護的核心部分都是存儲載體,只是數字檔案附加了許多設備而已。所以,"以防為主",就要不斷研究存儲載體的質量問題,使其壽命更長,運用時間更久。比如,古時的圣旨就是封建帝王下達的文書命令及封贈有功官員或n給爵位名號的a命或敕命,當屬珍貴的史實檔案[3],它所用的紙質是很有考究的。而在今天,就要不斷研究改進數字檔案的存儲載體,盡量提高它的存取速度、使用時間,最大限度地延長檔案的壽命,確保檔案的安全。

3.1加強制度管理 建立和健全數字檔案館(室)的規章制度,是檔案科學管理的依據。要制定科學的規章制度,明確管理規范。通過精細化的管理使檔案管理的各項業務工作和利用者服務實現科學化,實現管理環節和程序向更精準的方向發展。

3.2做好預算管理 編制好經費預算是檔案工作精細化管理的第一步。有計劃合理地分配經費,特別是數字化檔案開通后,通過對數據庫資源的多方了解及性價比比較,選擇適合本單位適用的數據庫。對檔案信息設備及其他辦公用品的購置做出相應的預算,并對下一年數據庫的購置、調整、維護等工作做到統籌兼顧、輕重緩急,力求創造更多的價值和效益。

3.3 探討數字檔案損壞的各個因素,根據實際情況采取相應對策,真正做到"防范于未然"。"防治結合"就是要采取行動,保證數字檔案有合適的溫度、濕度、避光、防污染條件,還要考慮數字檔案保護的一些特殊要求。如庫房對電力、空調、地面防靜電的要求,器具上防磁、防光、防污染的要求等。"防"字在這里的一個特別意義就是防止數據丟失,所以定期要進行光盤、磁盤的離線備份(冷備份),或使用RAID磁盤陣列和應用軟件進行雙機備份(熱備份)[4]。而"治"字在這里的一個特別意義就是指數據的恢復。所以要定期對計算機殺毒,不斷研究數據恢復的新技術。

3.4盡快制定通用的數字檔案保護標準 改革開放以來,我國的現代化建設、民經濟和社會各部門的建設等都得到了很快的發展和進步。作為與現代化建設和社會各項事業協同發展的檔案事業,目前我國尚無統一的、通用的的數字檔案保護標準,這需要盡快制定。依法治國,依規辦事,數字檔案的安全問題才能有根本保證。

3.5著力解決好制約檔案事業持續發展的瓶頸問題 隨著計算機技術、通信技術以及互聯網技術的飛速發展,傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。與發達國家相比,我國檔案管理現代化建設還存在著滯后性。從我國檔案事業發展來看,檔案事業的主體-檔案館(室),存在著館(室)藏結構單一、檔案內容信息匱乏與社會對檔案信息無多少需求之間的矛盾,量大質次的檔案收藏量過多給檔案庫房保管造成的壓力的問題等,這些都是制約檔案事業持續發展的瓶頸問題。因此,如果不運用先進的科技設備和技術手段采取有效措施,借鑒國外同行或者國內其他部門的模式和經驗進行現代化管理,實現跨越式發展,就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。

參考文獻:

[1]彭遠明.試論數字遺產的保護與管理策略[J].檔案學研究,2007(2):56-59.

[2]唐躍進.數字檔案災難防治研究[J].檔案學通訊,2014(3):12-14.

第2篇

一、檔案資料數字化建設的必要性

(一)檔案資料數字化,可改善檔案管理工作

只有實現檔案數字化,才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理、為社會提供高效、優質的服務。

(二)檔案資料數字化是形勢發展的需求

當前,各部門把數字化建設擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時和正確的。如我檔案館就是區委、區政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區最有實用價值的信息資源庫,這樣一大批珍貴的檔案信息資源應很好地為各級領導和廣大公眾利用,充分實現信息共享,所以要建設數字化工作,首先要建設數字檔案館。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應,仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失,這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

(三)檔案資料數字化是社會的強烈需求

當今,人們的時間意識越來越強,領導做出重大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農村,尤其是較偏遠的農村的利用者要查閱婚姻檔案,非常不便,他們迫切要求信息共享。還有一些投資者,他們想了解我區的整體情況,才敢于投資,那么要了解我區的詳細內容恰恰只有區檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所,這就迫使區檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現代化、多功能的服務措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數字化建設的內容

(一)推進檔案資料數字化,必須提高檔案標準化、規范化水平

目前,檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂,這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節,其中首要的是檔案業務要規范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程,要推進檔案數字化建設,必須抓好檔案標準化、規范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

(二)有重點地抓好數據庫建設

目前,我們檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段,完成這一步的關鍵在于數據庫的建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方面的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務,要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中,必須領導重視,統一認識,突出重點,面向應用,由單一庫向系統庫發展。

三、對檔案資料數字化建設的思考

檔案數字化建設要運用辯證思維,既不能盲目從新,脫離實際,也不能墨守成規、固步不前;既要看數量,更要講質量;既要著眼于本身,也要關注相關事物。檔案數字化建設是一項復雜的系統工程,需要慎重選擇,在具體實施的定位中應該多做調查、分析、研究。

(一)加強領導,提高認識

加快檔案數字化建設,要更新各級領導的知識領域,檔案管理的現代化,首先是檔案管理者的現代化,否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時,應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓,改變現有檔案干部的知識結構,以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容,提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

(二)加大投入,配備管理軟件

將紙質檔案信息轉化為數字化信息,就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源,要實現這一點,必須依靠網絡,構建檔案館內部局域網,并接入外部網或者互聯網,是信息化建設得以進行的必要基礎。如果有足夠的資金購買充足的設備,就能按照自身要求構建網絡實體。有了網絡沒有相應的檔案管理軟件,硬件就會像一盤散沙,無法運作。現在市場上專業化的檔案管理軟件種類很多,但是從經濟實用角度出發,適合檔案部門的不多。如將紙質檔案進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜,但速度慢,不適合檔案部門短期內完成數字化轉化的要求。快速掃描儀適應檔案數字化建設,但價格高。同時,相應等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此,檔案部門應根據自己的實際情況,按照經濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

(三)改變工作方式,健全工作規范

檔案信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數字化,館藏檔案大部分以數字形態存在,以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用管理數字化檔案了,必須改變工作方式,建設工作規范。大力開發檔案信息資源,實現檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設的根本目標,區級檔案館應不斷加大檔案信息資源的開發利用的力度,促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設必須充分發揮主觀能動性,在深入了解一定時期本地區的重要實踐活動,本地區發生的重大事件,社會發展的基本情況的基礎上走創新之路。以進一步加快區檔案館館藏存量檔案數字化,努力構建檔案信息資源共享體系。

(四)提高人員素質,培養現代化管理人才

第3篇

1、醫院檔案管理現狀

目前,醫院檔案管理中存在的主要問題有:(一)檔案意識不強,檔案利用率低。檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”,對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳,因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。(二)檔案管理機構不健全、管理范圍不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求,綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等,醫療病歷檔案由病案室管理,而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理,在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。到目前為止,醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步,社會的發展,檔案的內涵和外延都在發生變化,各級醫院在管理檔案時,由于還沒有統一的管理標準和模式,各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理,使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。(三)檔案硬件投入不足。由于醫療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案安全保管的要求。另外,管理技術滯后,也制約了檔案事業的發展。近年來,隨著科學技術的進步,計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用,醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少,基本還采用手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發。

綜上所述,醫院檔案管理面臨深刻的變化,這些問題的出現既是我國現代體制出現的一種轉折,也是科技不斷發展的必然。因此,醫院必須正視現實,調整管理思路,改進檔案管理的方法,應對形勢的要求。

二、建立科學規范的檔案管理體系

針對醫院檔案管理中存在的若干主要問題,通過展開深入細致的分析研究,進一步探索了現代化檔案管理在醫院建設和發展中的應用,需要加強如下各方面的管理。

(一)加強檔案法的學習,增強醫院干部、職工的檔案法意識,特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提,要把檔案管理納入重要議事日程,作為醫院發展的重要內容來抓,與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作,使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性,認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系,更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務,長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核,因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制,檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識,不僅是檔案工作自身發展的需要,而且是影響市場經濟和知識經濟健康成長的一個不可忽視的因素。只有建立規范化的管理體系,才能使檔案工作順利開展。

(二)理順關系,健全制度,拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系,健全檔案管理的規章制度,是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科,明確職能,將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理,統一考核,使檔案管理與醫療業務同步考核評價,同步發展。同時,要拓展檔案的歸檔范圍。醫院由于處于一種特定的條件下,面臨諸多新的問題。因此,拓展歸檔范圍,加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面,所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標,其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以,要進一步健全檔案管理組織,落實專人收集。

三、逐步實現檔案信息資源管理對醫院決策的科學化

(一)檔案信息管理自動化。新時期醫院檔案工作主要是實行計算機輔助立卷,實現文檔一體化管理。把檔案人員從繁瑣的手工立卷程序中解放出來。所謂文檔一體化管理,就是指運用計算機技術對文書和檔案工作的全程實施自動化管理,其功能將涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數字管理全過程。

第4篇

某些電力企業的檔案信息化程度還處于起步階段,特別是一些基層單位,在檔案信息化方面的資金投入不足,設備陳舊,這些客觀條件限制了檔案信息化的發展,如果未能得到有效的處理,可能會導致檔案信息丟失等問題,不利于電力企業的檔案的管理;二是電力企業的具有數目龐大的檔案資料,大量的紙質檔案需要進行掃描,轉換為電子文檔存入電腦,有的基層單位根本就沒有配置掃描設備,不能進行檔案的掃描工作,只能將檔案資料的標題錄入檔案管理信息系統,不利于檔案資料的查找和利用。這些在電力企業檔案管理中存在的問題,特別是在檔案管理信息化建設中存在的不足,嚴重制約著電力企業檔案管理的與時俱進,電力企業應在檔案的信息化工作中投入足夠的人力、財力,推進檔案管理的現代化進程。

二、改進電力企業檔案管理的措施

(一)樹立檔案管理人員的管理意識

為提升電力企業檔案管理人員的思想道德素質和職業技能,應當經常對檔案管理人員進行的培訓,比如學習《中華人民共和國檔案法》《企業檔案管理規定》《檔案法律知識》《檔案保護技術》《電力工業企業檔案分類規則》等,著重培養和提高檔案業務人員的綜合職業能力。同時,樹立檔案管理人員的信息意識,認識到電力企業檔案信息化的重要性,這樣才能使檔案管理人員主動地去關注檔案信息化、認真做好自己的本職工作,及時發現檔案信息化工作中存在的問題。

(二)加快檔案管理信息化建設

在市場經濟發展迅速的時代,電力企業檔案管理要摒棄以往的老方案,應向著智能化、信息化方面發展。為提高電力企業檔案管理水平,中央對電力企業檔案信息化建設工作提出了要求和目標。我們應該抓住這次機會,全面實施電力企業檔案管理數字化,從以下幾個方面著手:

1.充分利用電力企業各項資源

在電力企業檔案數字化的過程中,檔案管理人員應充分利用企業的信息平臺和檔案軟件,盡快地將紙質檔案轉換為電子檔案。在檔案數字化的過程中,檔案管理工作人員不僅能參與數字化工作,還能通過利用其它部門的資料對檔案進行對比分析、對照檢查。并且在數字化過程中,可以利用檔案的優勢、發揮檔案的作用,發現企業目標偏差,或者不合理的資源配置等問題,以便于管理層及時調整行動部署,達到提高企業管理,增加企業效益的目的。

2.大力開發檔案信息資源

檔案管理人員應當運用檔案的優勢與特點,總結以往電力企業的經驗,對檔案的信息進行科學有效的開發、分析,在企業的管理決策方面提出建設性的意見,提高領導干部對檔案數字化的重視。讓領導干部加大在數字化方面人力、財力的投入,并為檔案管理人員提供交流學習的機會,提升他們的工作能力和信息技術水平。只有充分利用信息技術,才能提高在檔案管理方面的水平,為電力企業提供質量優、效率高的服務。

3.聘用具有專業技能的管理人員

開發利用電力企業檔案的信息資源,并將其運用到日常管理工作匯總,是檔案信息化的重要內容。而電力企業檔案信息化要求具有專業檔案知識和電力相關知識的人才,這項專門性特別強的工作,要求檔案管理人員有專業的檔案管理能力、細心的工作態度、較高的工作責任感。最重要的是能熟練地運用先進的管理方法和科學技術,對電力企業檔案進行數字化,并對檔案信息資源進行開發利用。如果檔案管理人員的知識水平不夠,缺乏創新,將會嚴重制約電力企業在檔案信息上的開發工作。因此,電力企業應重視檔案開發人才的培養,建立具有先進檔案開發技術的檔案管理隊伍,同時加大人才的吸引和在職人員的培訓,充實電力企業檔案管理隊伍,以實現電力企業檔案管理的現代化為目的,真正做到與時俱進。

三、運用現代化的管理機制

第5篇

關鍵詞:信息安全;人力資源檔案;數字化管理

未來的社會發展將是信息技術的時代,其優勢是快捷、便利、資源含量大、安全,人資資源檔案的數字化管理自然大大提高了HR的工作效率,但也因為其技術更新速度快,而導致存在不少安全隱患。同時人力資源檔案的數字化管理也是企業信息化建設的關鍵一環,這樣更加凸顯了其信息安全的重要性。

一、人力資源檔案數字化管理的意義

首先,在人力資源檔案中涵蓋了企業內全體職員薪資、業績、行為規范等重要個人信息資源,而其數字化管理是推進企業科學經營和管理的第一步。其次,人力資源檔案數字化管理能相對過去以紙制品為檔案管理將更加安全有效的保。過去的紙質檔案,由于自身較脆弱,在長時間保存上存在很多問題,并且因為檔案過多容易造成難以整理,查找麻煩等現象。但利用數字化管理技術,人力資源檔案資料可以轉換為數字信息,保存將更加的安全,并且減少了存儲檔案所占用空間,便于整合以及查找,提高HR工作的效率。人力資源檔案資料數字化管理將令信息的存儲、查詢、整合建立在快速、高效、穩定的基礎上,使人力資源檔案管理更加的科學,也完全符合了社會發展的趨勢,擁有查閱權限的管理者,查閱起來更加便捷,減少了查閱時間,并且避免了過去查閱檔案時出現損壞或遺失信息的情況。

二、人力資源檔案數字化管理存在的問題分析

目前很多企業人力資源檔案管理數字化存在著不少問題:第一,以往的紙質檔案過多難以快速的數字化。在國內部分企事業雖然實現了務信息化和交流信息化,但以往的年代較久遠的資料積累過多,這些數量巨大、繁雜的人力資源檔案直接影響了數字化整合的速度。第二,人力資源檔案資料的安全性問題。由于所有人力資源檔案都可以通過網絡查詢,這樣就加大了被黑客或商業間諜攻擊、盜竊的幾率。很多企業在人力資源檔案實行數字化管理的同時,沒有意識到網絡信息安全的重要性,導致黑客和商業間諜可以較輕松的偷竊公司的人事檔案信息。并且很多企業的人力資源工作者的警惕性也較松懈,對于賬戶、密碼設置的較隨意,提高了賬戶、密碼被盜和破解的幾率。

三、信息安全背景下人力資源檔案數字化管理的有效方式

第一,信息安全是人事檔案數字化管理是否有效的重要因素,所以首先,在保證信息安全的基礎上開發人力資源的專屬管理系統。管理平臺的建設可通過Web、內部局域網,并且需要注意的是管理權限的設置,實現與企業財務信息管理系統類似的數字化管理方式,以保證人事信息的安全性。并且還要相應的建設人力資源數字化管理系統的防火墻,以抵御外部黑客的攻擊。在完善了人力資源管理系統后,更加可以利用其開發網絡招聘,這樣不但極大的提高了企業人才招聘的范圍,并且降低了人才招聘的成本,也提高了招聘時間的靈活性,為人才的儲備建立了良好的基礎。

第二,人才信息數據庫。現代企業的運營目標不再單一的是利益,更加是培養人才的基地,所以準確的對企業內部人才進行分析、培訓和分配能夠極大的提高企業自身人力資源的有效利用率,降低人才流失和浪費人力資源的現象。所以在人力資源檔案數字化管理中應設置符合企業發展需求的人力資源整合、分析數據庫,將企業所有人員的信息全部輸入數據庫中。通過人資數據庫,可以根據企業所有職位員工的個人基本信息、以往工作情況等進行分析,從而更加有效的分配企業職員,提高工作效率的同時,也為企業的職員規劃了更好的發展方向。

第三,建立考核信息管理模塊。職員的績效考核信息很大程度上直接說明了職員的工作態度和效果,是企業管理者了解職員工作情況和企業運營情況的重要依據,并且還反映出了企業運營的執行力和職員的合作能力。職員績效考核的數據信息也是企業采購預算的依據之一,比如:一線生產職員的壞件率等數據,在反映了一線職員的技術水平的同時,也可以作為檢測原材料質量的參考之一

第四,建立薪資管理模塊。很多企業的職員薪資待遇等情況是重要機密,因為較高的薪資待遇可以提高職員的工作效率和工作態度,增加職員的忠誠度,減少人才的流失,而薪資信息的整合、分析也可以成為企業人力資源管理以及企業未來發展策略的重要參考依據,數字化管理的薪資信息能夠更為全面和準確的分析這類龐大的信息資源。

四、人力資源檔案數字化管理需要注意的問題

人力資源檔案實現數字化管理固然有很多有利的地方,但也需要注意兩個方面。首先,人事職員要處理好檔案管理系統和檔案原件之間的聯系,即使人事信息全部轉為數字化,但人事檔案的原件仍然是企業的寶貴資源,實現了數字化管理并不表示可以輕視檔案原件,隨意處置或者丟棄檔案原件。企業還是需要妥善的保管和整理人力資源的原始檔案,并且在整理和保管的同時進行分門別類,如:企業職員的入黨申請書、證明信件等重要資料,而且部分重要的原始檔案應當呈送相關的檔案室儲藏。第二,人力資源檔案數字化管理工作應實現標準化。標準化管理工作是檔案信息長久有效的重要前提,數字化管理并不是從紙質到計算機的硬件變化,更是工作內容和方式的進步,不標準的管理工作,將直接降低人力資源檔案信息的有效價值,影響了企業信息化發展的腳步。因此,企業自身應當把研究國際人力資源檔案信息化管理的標準加入到未來發展的規劃中,令企業與國際接軌,可以及時的改進和彌補自身人資檔案數字化管理的不足之處,這也是未來全球信息一體化發展的趨勢。

五、結語

總之,信息化和數字化的管理,是企業未來發展的必然方向,而由于國內相關的技術起步較晚,在實現先進的管理技術時,特別是當出現新技術代替舊技術的情況時,自然會出現種種問題,這就需要管理層和人事職員的不斷學習和改進,以保證新技術的安全落實。

參考文獻:

第6篇

【關鍵詞】醫療保險 檔案管理 數字化 思考

隨著電子技術的飛速發展和計算機網絡的普遍應用,數字化為人民群眾帶來的便捷與日俱增,就連枯燥的檔案管理也在逐步向著數字化的方向挺進。醫療保險檔案管理作為比較特殊的安安管理業務,實現數字化管理師大勢所趨,建立醫療保險檔案從收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各環節全文圖像數字檔案管理系統乃勢在必行之路。實現醫療保險檔案對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標是醫療保險制度改革的必然方向。醫療保險檔案管理按照規范化、制度化、信息化要求,建立醫療保險業務檔案數字化管理系統,將醫療保險業務經辦信息管理系統形成的檔案資料進行數字化檔案管理,將檔案要件通過電子掃描技術將紙質檔案資料數字影像化永久保存,并集中在數據庫統一管理,從而實現了從傳統的紙質載體業務檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變。真正地做到了“誰經辦、誰收集、誰整理”。從而醫療保險業務檔案的查閱、瀏覽都可以在局域網上完成,減少了不必要的事務工作,提高醫療保險經辦工作效率,完善了醫療保險業務經辦流程。

醫療保險檔案管理數字化管理的核心問題是確保系統安全。如何確保數據安全值得思考,值得研究,值得醫療保險檔案管理人員去努力工作。內外網物理隔離技術、異地容災備份技術、云備份技術、防火墻技術、殺毒軟件問題,這里面既有硬件技術也有軟件技術。在日常情況下,異地備份要求兩地數據保持實時同步;災難發生時,通過主機、網絡、數據庫和應用的實時切換,保證業務的不間斷運行。目前醫療保險經辦過程中與業務操作和管理信息化所不相適應的問題是各類社會保險的相關紙質資料(例如病歷檔案、報銷單據、征收單據、轉移單據等)由醫療保險經辦機構保存在各自的檔案室中;這些檔案資料需要不斷實時更新。在辦理醫療保險有關手續中需要對有關資料進行調閱、傳遞、更新,在這個過程中采用傳統的檔案管理模式,帶來了有關資料調閱速度慢、無法及時歸還,原件可能被遺失或損害等問題,同時也使得資料管理工作日益繁重。現行的社會保險資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求,因此提出社保險資料檔案數字化處理要求。

1 數字化是提高醫療保險管理效率的有效途徑

數字化建設的根本目的是提高醫療保險管理工作的效率和維護醫療保險基金的健康安全運行,保障廣大參保人的根本利益,是社會保障體系建設的重心,也是省政府為民辦十件實事的重要內容之一。結合醫療保險數字化建設與應用的實踐,以醫療保險運行報表為指南,回顧了我省醫療保險工作取得的成績和存在的問題,分析了數字化建設在提高醫療保險人群覆蓋率、加強醫療質量管理、促進醫療質量提高等方面均發揮著極其重要的作用。全面推進和提高我省醫療保險管理工作,保障醫療保險基金的健康安全運行,必須具備四個基本條件。一是完善的基礎設施及技術支撐環境;二是從事醫療保險管理工作的高素質隊伍;三是良好的醫療保險制度環境;四是科學有效的管理。

2 醫療保險檔案管理數字化與醫療服務的關系

門(急)診人次、門診大病(慢特病)人次、住院人次住院率等有關數據為了解參保人群的整體健康狀況,調整醫療費用報銷范圍和比例有著一定的指導意義。科學合理地使用醫保基金保障參保人的健康是醫療保險制度的根本目的。健康與醫療服務統計指標,可以通過數字客觀地描述和反映一定時間內,地區人口的健康狀況及其動態變化、發展趨勢,以及醫療服務水平和醫療保險制度對人口健康的影響。

3 醫療保險檔案管理數字化管理與基金運行的關系

醫保基金的運行情況不僅是政府關心的問題,更是老百姓熱切關心的焦點問題。要保障醫保基金的健康、安全、高效運行就必須及時的了解醫保基金的收支余情況,保證其“總量控制、略有結余”。我們應充分發掘醫療保險數字化管理的技術優勢,進一步提高效率,降低運作成本,創造性地發展具有中國特色的醫療保險基金運行模式和保證基金運行的數字安全,同時也要保證其制度上的安全。各地醫保經辦機構都要根據省有關規定,建立比較完善的內部管理制度,對醫療保險基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規定,從制度上保證社保基金的安全。其次,我想談談醫療保險數字化平臺與醫療質量管理之間的關系。醫療保險制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫療費用共濟和醫療管理監督機制,使醫療機構為參保人創造健康價值。握參保人的基本情況和醫療保險基金的運行情況,能為政府出臺社會保障政策提供強有力的依據。數據共享和表達標準化。推行醫療保險基金運行情況上報制度,強調各類數據采集的真實性和及時性,并根據各地實際情況,對部分指標進行了增刪,建立數據共享平臺,使政府有關部門及時了解醫療保險運行動態,為進一步制定醫療政策提供了科學的依據,同時也為各地市州相互交流學習管理經驗提供了平臺和參照。

4 利用醫療保險數字化平臺加強醫療質量的管理

醫療保險管理的數字化要求醫保定點機構也實行數字化管理,醫療機構為了獲得更多的醫療保險賠付就必須對參保人就醫進行數字化管理和加強醫療服務的質量管理。這樣就更加有利于參保人的醫療費用的控制和醫療服務質量的提高。特別是出臺了基本藥物目錄以后,醫保定點機構加強了藥品使用管理,如抗生素分三級管理和使用、品管理等效果明顯。

5 醫療保險數字化管理的意義

醫療保險檔案數字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊伍知識化。數字化的管理模式的運用,必將使醫療保險的業務動作、管理活動越來越依賴于信息系統。反之,信息系統的成功運行又將更多信息應用的工作提升到醫保經辦機構領導工作顯要位置。醫保數據庫的提取和分析把過去的按照感覺進行粗放式管理方式變為用長期積累的大量數據說話,按統計結果決策的管理方式。二是控制醫療費用的增長、提高基金運行效率。醫療費用一直持續高速增長對醫保基金的穩定運行造成很大壓力,直接影響基金的穩定運行。如何合理控制醫療費用的增長,提高有限的醫療保險基金的使用效率,是當前迫切需要探索和解決的問題。醫保經辦機構要著力制定數據交換標準,規范上報表格的內容和格式,推行醫保的數字化管理,這樣也就有利于數據采集的真實性和及時性,通過設定醫保基金預警值,及時向醫療經辦機構提供基金運行現狀,防止基金“穿底“,從而保證其健康、安全、持續的運行,平穩度過“危險期”。

作者簡介

劉旻(1970-),男,吉林省經濟管理干部學院本科畢業。現供職于吉林省四平市醫療保險管理局。

第7篇

【關鍵詞】高校;數字化校園;人事檔案管理;模式

一、構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統

(一)嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大,影響較為廣泛,信息化標準要求較高。因此,構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統,必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求,滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求,以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計,如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言,基于WEB的多層體系結構進行開發,流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性,依照安全要求設計合理的安全架構。(二)滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園,須集成到高校的三大平臺,滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面,并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要,從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心,完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序,支持現有的高校統一身份認證系統。

二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用

(一)人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統,人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中,后續可單獨及批量追加信息,如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更;并根據需要定義各種信息項目,便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統,上傳人事檔案相關材料,如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案,經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式,促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要,對教職工進行分類管理,基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類,可自定義不同的檔案類別,并能根據實際變化情況變更類別。如:在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類,并可在各類別間進行變動,如在職變更為退休,在職變更為調動等,從而實現一鍵式分類,使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中,可導入所需的合同內容、格式,并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作;系統可上傳保存合同數字圖片;篩選符合相應條件的人員,批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件,如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算,使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接,完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統,也可單個錄入,可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等,教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案,人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息,進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄,職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出,可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計,如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表,生成相關報表等。(二)其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別,在系統中設置不同的應用權限,設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式,查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況,及時、準確地掌握相關信息,為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式,查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況;審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式,查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況;上傳更新圖文數字檔案材料,如學歷、學位、職稱、進修培訓等。

三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理

制定基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的相關維護管理制度,以確保系統安全、高效運行。(一)維護計算機及網絡等硬件設備,保證系統正常運行。定期檢查維護計算機及網絡硬件設備,及時發現、維修處理硬件設備問題。做好設備故障處理預案并有效落實。(二)維護系統數據信息。對基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的運行狀況進行嚴格的管理監控。按不同的人員管理類別,合理設置不同的應用權限。及時更新數據信息,及時審核教職工上傳的新的檔案信息材料,嚴格把關,確保檔案材料信息真實可靠、充實全面、實時更新。(三)維護系統安全。加強防火墻保護屏障。定期、不定期升級殺毒軟件、查殺計算機病毒、木馬等。根據人員類別的變動情況,及時變更系統中的類別管理,確保按人員類別進行使用權限的實時更新。

【參考文獻】

[1]沈錫臣,陳懷楚.高校信息化建設標準規范[J].清華大學學報(自然科學版),2003(4):529-531,556.

第8篇

關鍵詞:信息化環境;文化藝術檔案;數字化建設

中圖分類號:TP315文獻標識碼:A文章編號:1009-3044(2016)04-0233-03

隨著信息技術的快速發展,通過計算機網絡對信息進行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實踐活動、研究成果的第一手材料,是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產。隨著社會文明程度的提升,文化藝術檔案深入社會生活各個方面,對國家和社會的發展產生重要影響。因此,加快檔案數字化建設步伐,將文化藝術檔案數字化納入國民經濟和社會發展總體格局中,推動檔案數字化建設進程,成為檔案管理機構重點研究的課題。檔案數字化作為檔案工作向現代化發展的必然趨勢,文中從文化藝術檔案數字化建設的內容和重要性入手,介紹檔案數字化建設的總體格局和主要功能,以期為檔案管理信息化建設提供重要參考。

1文化藝術檔案數字化建設的重要性

一個國家或地區信息資源開發利用程度,是判斷該地區經濟、文化、科技發展水平的重要標志。檔案信息化作為國家信息化戰略的重要組成部分,加強文化藝術檔案數字化建設滿足時展要求。文化藝術檔案就是文化藝術機構或工作者在實施藝術創作、演出、教育及社會文化工作形成的,記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實物等不同載體的珍貴內容,是我國寶貴的文化遺傳。傳統藝術檔案主要以紙質、聲像和實物記錄等為載體,存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術、計算機等技術的普及應用,傳統的存儲方式和載體有所改變,借助計算機實施各類藝術創作和教學活動等方法如雨后春筍蓬勃發展,載體的形式及存儲空間產生一定的變化。如何讓文化藝術檔案資源發揮最大應用價值,有效管理新型電子檔案信息,促使這些檔案為藝術工作提供信息服務,成為建設數字化檔案重點關注的內容。

2檔案數字化的內涵及建設內容

2.1檔案數字化的概念

數字化是指采用0和1兩位數字進行編碼,從而表達相關信息的綜合性技術。檔案數字化換言之是指檔案信息化,使用數據庫、高速掃描等技術將聲像、紙質文件等傳統介質或已歸檔的電子檔案進行管理,其系統組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數字化?楊公之編制的《檔案信息化建設導論》一書認為在國家檔案管理部門的統一規劃和組織下,檔案管理活動中采用現代信息技術,合理管理、處理檔案信息資源。換言之:檔案數字化是指采用計算機技術、信息技術及網絡技術為手段,遵循現代管理學理念,開展一系列涉及多個學科知識交叉使用的工作模式,充分挖掘文化藝術檔案的信息,提升檔案現代化管理水平和效果。實施數字化處理后,文化藝術檔案能有效提升計算機檢索速度,改善檔案庫過于緊張的情況。同時,數字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導致材料磨損的情況,有效豐富信息資源的內容及數量,加大檔案信息資源的利用效率。

2.2文化藝術檔案數字化建設的內容包含兩個層次

①目錄數字化;②檔案全文數字化。檔案目錄主要作用是規范檔案著錄標引,并合理設計檔案目錄數據庫結構。檔案數字化根據掃描錄入方式,并為其設計合理的目錄索引或采用光學字符技術判別存儲信息的內容。進行檔案數字化建設中,根據檔案自身特點和檔實際情況,建設數字化檔案主要包括以下內容:

1)整理數字化檔案資源是指采用數字技術把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案,也是進行檔案數字化建設的基礎。具體途徑如下:①開發并匯集檔案館原有的紙質檔案為三次文獻信息,借助數字化方式輸入計算機網絡中;②借助數字照相、掃描等技術對原檔案實施數字化處理;③進行辦公自動化建設過程中組成規范的電子文件。

2)建立數字化檔案數據庫主要功能是存儲、維護、處理檔案信息,該數據庫主要包括文件管理、檔案管理和數字目錄中心等管理系統。建立數字化檔案信息網絡就是在互聯網上、傳遞數字化檔案信息。隨著互聯網技術的不斷發展,各個地區的檔案館與國際互聯網實現連接,確保各個區域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計算機網絡,能夠遠距離檢索網上開發的國內或國外的數字化檔案資源。

3檔案數字化建設的重點內容

3.1提高檔案管理人員素質水平

檔案數字化建設需要依靠大量高素質創新型人才,隨著一系列高新技術的快速應用和推廣,必須創建一種高素質、分工合理的檔案管理團隊。檔案管理員的管理水平直接影響整個檔案數字化建設成敗,檔案數字化建設涉及計算機技術、通信技術等現代技術,管理人員必須熟練將上述技術應用到檔案管理中。因此,文化藝術檔案檔案工作人員必須做到以下幾點:

1)熟練利用各項信息工具。文化藝術檔案管理人員要重視自身的自我完善,掌握計算機相關理論和運用技能,確保自己能熟練運用各類現代化信息工具,為更好地管理、利用檔案信息打下堅實基礎。

2)準確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術檔案管理人員,必須將有價值的信息及時傳遞給檔案利用者,這也是用戶評判評價檔案機構信息服務的主要標準。信息化環境下,檔案信息具有份量大,內容復雜等特點,檔案工作人員應具備較強的鑒定評估能力,準確判斷、鑒選并分析檔案信息,從而為利用者篩選出有利用價值的內容,為其提供最佳的服務。同時,檔案管理人員要具有較強的信息捕捉能力,不但要快速、及時獲取檔案館存儲的信息為利用者服務,而且也充分運用網絡的便利和優勢引導利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴謹的工作作風。檔案工作不僅服務性較強,也是一項復雜、繁瑣的工作,這要求管理人員要具有嚴謹、細致的工作作風。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內容,確保各個環節準確無誤的落實到位。

3.2建立檔案信息的標準規范

標準規范是進行檔案數字化建設的“交通法規”,文化藝術檔案數字化建設中必須依賴各類法律法規和規范標準的支持,根據國家檔案部門制定統一、規范標準設定管理目標,確保各類案卷的完整化,檢索更加方便。推行檔案館規范化管理應加強檔案管理者和領導干部的法律意識,提升檔案管理工作的科技含量。

1)規范檔案信息著錄檔案著錄主要由著錄原則、項目、文字、來源、主要規則、標識符號等內容,檔案著錄是創建檔案數字化數據庫的第一步。借助著錄把文件的內容和形式完整記錄下來,組成數據條目并將其錄入計算機,組建規范化的檔案數據庫。著錄必須遵循統一規范的原則,防止發生同一事物或同一人物出現不同名稱,不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題,使得同一檢索條目前后不一致的情況,嚴重影響檔案檢索的效果。

2)檔案信息存儲的規范化目錄檔案信息一般采用硬盤進行存儲,隨著檔案數量的增多,為確保檔案信息的安全,必須采用統一的存儲載體。如果以光盤為主要存儲內容,必須將光盤當做檔案信息保存載體展開研究,并制定一系列標準和規范。

3)選擇合理的軟件開發技術檔案數字化建設就要采用計算機對傳統檔案實體信息及管理信息實施輔助管理。一個規范的檔案計算機管理軟件,應具有收集、編目、鑒定、檢索、開發利用等管理能力,這并非簡單的模擬手工作業,而要依據檔案管理的各個業務工作流程,結合計算機硬件實現高效率、高質量的工作模式。因此,管理人員必須時時更新已有的檔案信息管理系統,把原有的數據庫轉入新的信息平臺中并投入使用,為高度共享檔案資源打下良好的基礎。

4文化藝術檔案數字化建設方案

4.1項目建設總體原則

在數字化檔案管理建設小組領導下,統一規劃并建立數字化檔案管理平臺,創建包含紙質檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺。本次建設以內網運行為基礎,創建小批量紙質檔案智能歸檔管理、分級管理把紙質文檔、辦公系統文檔歸納為一期管理目標。借助已有的網絡、信息資源和業務系統,加強各種互聯網的互動,實現資源共享。

4.2系統總體框架

文化藝術檔案管理系統主要包括檔案數據庫、檔案分級共享管理系統、安全保障及應用系統組成。

1)建設檔案數據庫數據庫建設過程中要嚴格按照國家及檔案管理系統制定的相關制度和規范,對詞匯、表格、數據等進行有效管理。數據庫能夠存儲綜合的檔案數據信息,管理對象主要由科技檔案、聲像檔案、實物檔案等內容,數據庫可以執行檔案的所有管理環節,并兼容各類不同介質的檔案,如:電子檔案、圖片、光盤、紙質檔案等。目前,市場上常用的數據庫包括Oracle、DB2、Sy⁃base等,依據檔案已有的庫存及10年內增長情況綜合分析,選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設需求。標準檔案數據庫設置在該機構的網絡中心,運用原有的SQLserver2005數據庫軟件,與新時期檔案管理各項要求相互結合,組建檔案信息資源中心和數據接口中心,從而實現日常文化藝術類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數據條目和原文存儲數百萬條以上的要求,也不會因數據冗余導致數據庫運行緩慢,完全滿足文化藝術檔案館發展要求。

2)建設檔案管理應用系統檔案管理應用系統設置在檔案館專網中,借助C/S與B/S相互結合的方法進行開發。C/S程序借助VB、VC++,B/S程序利用ASP開發平臺,可以與主流服務設置無縫集成,達到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質檔案信息、加密和自動入庫,有效解決歷史檔案信息和紙質檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認證平臺,訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。

3)建設分級共享管理系統檔案分級共享隸屬于系統內部權限控制范疇,主要用來識別訪問者身份,合理分配相應的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統是保障檔案管理系統可以正常、合理使用而設計的操作規范。任何人在具體操作過程中,系統可以自動記錄詳細的操作步驟,主要由復制內容、打印內容等信息,防止出現違規使用和惡意攻擊的情況出現。為保障文化藝術檔案信息系統建設和維護的連續性,該系統開發主要借助主流的開發技術,使用.net和SQL數據庫進行操控。

5結束語

總之,檔案數字化建設是指充分利用計算機、網絡等技術手段,對數字檔案信息進行合理的控制和管理,成為國際檔案信息管理發展的必然趨勢,符合當今社會發展對檔案管理工作的要求。文中以檔案數字化為研究依據,設計文化藝術檔案的總體框架及主要管理系統,以期為檔案數字化建設做出重要參考。

參考文獻:

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第9篇

利用為本的效益理念,以滿足用戶需求為導向,以追求利用效益為目標;系統工程的整體理念,把檔案數字化與數字化檔案利用作為整體,把檔案價值鑒定、開放鑒定、系統整理、網上利用等一系列問題統籌解決,追求整體大于單項之和的效果;投入產出的成本理念,引入“二?八”定律原理,積極打造低成本、高效率、高效益的長春模式。

創新內容

通過多個課題研究,形成了完整的體系。正如國家檔案局李和平副局長所肯定的:他們探索的更加深遠的意義不僅在于他們自己這樣堅定地走下去,而在于跟他們具有同樣條件、同樣愿望的其他地方或單位,能夠從他們身上獲得思想觀念的啟迪和科學發展的動力。

1 檔案需求研究方法與實踐創新

開展《檔案信息資源開發利用模型研究》,科學圈定了館藏檔案數字化范圍和順序,楊冬權局長肯定為:“長春市檔案館的同志在工作中研究和分析了以往利用工作中哪些檔案群眾利用得最多,將利用率高的檔案優先數字化。我贊成這樣做。”該項目獲國家檔案局2010年優秀科技成果獎。鑒定結論提到:“引進數學模型及排列組合等數學方法研究檔案數字化與數字化檔案利用問題,為今后檔案信息化乃至檔案管理定量與定性結合的研究提供了新的思路、新的理念、新的方法,――對全國各檔案館的相關工作具有較大的參考價值。該成果依據檔案利用需求、檔案數字化能力、數字化檔案利用之間的關系,――從宏觀出發從微觀人手,為不同層次的檔案館解決海量檔案數字化先后順序及合理配置檔案數字化資源提供了科學的依據和選擇的方法,開創了檔案數學模型化的先河。”

2 民生檔案數據庫建立與利用創新

開展《建立工人調配檔案數據庫,服務百姓的應用研究》,收到了明顯的社會效益。楊冬權局長報告肯定為:“長春市檔案館為100多萬工人的檔案建立了數據庫,幫許多工人解決了問題,工人們含著眼淚給檔案館送來錦旗,在全國檔案界起到了示范和帶動作用。”該項目獲國家檔案局2008年優秀科技成果獎。

3 檔案數字化方案研究與制定創新

實踐證明了長春檔案數字化規劃和實施方案的科學性、實用性、創新性。通過《檔案數字化方案研究》,全面總結了檔案數字化規律,該項目獲國家檔案局2006年優秀科技成果獎。鑒定結論提到:“提出的檔案數字化工作指導思想、優化原則和優化策略,符合國情、符合現代管理理念,對全國各級檔案館的相關工作具有較大的參考價值。”

4 檔案數字化推進路線與流程創新

實施了檔案鑒定與數字化同步、多種檔案數據庫建設同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步的技術路線;實踐了“現用現掃、以用定掃、常用先掃”的數字化流程,總結了_一整套經驗,鑒定結論提到:“運用現代管理理念和系統科學方法論,―在檔案鑒定原則、篩選原則、數字化原則及開放原則等方面有所創新,――制度創新以及注重成本效益的做法具有先進性,――增強人力和資金使用效率,節約成本、提高效益,具有較強的示范作用。”

5 檔案提供利用手段與方式創新

查檔實現“三個替代”的目標。開展《檔案網站公開館藏政府信息資源的實證研究》,在轄區內檔案館間實現異地獲取檔案證明,使檔案提供利用方式發生了根本變革,社會效益明顯。“積累了下崗工人憑加蓋電子簽章的數字化打印件辦理社會保險的成功案例,其數字化檔案的法律效力得到認可,系全國范圍內率先開展的創新性實證研究。”楊冬權局長的報告肯定了“長春啟動區域內國家綜合檔案館館藏信息遠程共享工程”,并指出:“進一步提高檔案部門遠程服務能力。首先在國家檔案館之間實現民生檔案信息數據庫共建共享,利用者所需檔案信息只要保存在其中某個檔案館內,即可在首訪的檔案館查閱并可異地開具檔案證明,無須往返奔波。――這種實實在在的便民服務方式很值得參考借鑒并大力推廣。”該項目獲國家檔案局2010年優秀科技成果獎。

6 以案例的形式出版專著

公開出版了《檔案數字化的長春模式》一書,李和平副局長在序言中寫到:“長春市檔案館的同志大膽地把自己實踐做法原汁原味地整理并公開出版,這在檔案信息化理論專著較多,實踐案例相對偏少的當前,是難能可貴的。”此書出版對于推廣創新的成果起到了很大的作用,在全國檔案界產生了積極的影響。

效果及影響實踐效果:文件級、專題級、全文級多層次的檔案檢索體系已形成,檔案查全率、查準率、工作效率提高數十倍;提供數字化檔案打印件占利用檔案總件數的90%,6年間少調用檔案原件上百萬次,少翻閱上千萬頁,有效地保證了檔案實體的安全;已為幾萬名利用者提供了方便快捷的服務,公眾成為檔案數字化的最大受益群體。特別是為上百名利用者在轄區內的縣(市)檔案館異地獲取了長春檔案館的檔案證明,數字化檔案利用社會效益顯著。正如獲獎證書所言,長春市檔案館“在推動檔案科技發展中作出重大貢獻”。

第10篇

[關鍵詞]鄉鎮地區;檔案管理;數字化;工作人員

一、檔案管理在企業單位的意義

對于檔案的管理是相關鄉鎮地區進行登記管理方面的工作的一部分重要的內容。建立起一套完備的鄉鎮地區登記管理檔案主要是為了貫徹并實施《檔案法》中的相關規定,從而加強對于鄉鎮地區登記管理的服務以及其他方面的管理服務,使檔案管理能夠很好地服務于鄉鎮地區和社會公眾。基于此,我們應當把鄉鎮地區中的登記檔案的管理擺在工作上的突出位置,召開專門的鄉鎮地區檔案管理工作會議,對鄉鎮地區中檔案管理工作的目及意義進行充分的學習,統一思想,為檔案管理工作的高效實施做好鋪墊。

二、提升檔案管理者的數字化思想

對于檔案的利用在整個檔案管理工作中的地位很重,而檔案學本身就是一門專業性和技術性較強的學科。因此,檔案管理中的相關工作者其工作的主要性質便是以腦力運用為主,具備數字化性、探索性與技術性的科學工作,并不是簡單的捆扎、抄寫就能夠應付的事務性的工作。所以,在檔案的管理工作中不斷學習和更新自身的科學技術知識逐步成為鄉鎮地區對于檔案工作者的普遍要求。隨著時代的發展和科技的進步,企業管理也朝著現代化的建設發展,在這種大形勢下,鄉鎮地區中的檔案工作也迎來了諸多新的情況、新的問題和新的任務,尤其是工業計算機技術、信息科學技術等一系列現代化的管理技術在檔案管理工作中的運用,要求檔案管理的工作者必須通過不斷地學習和數字化,更新基本觀念,掌握最新的技能和知識,只有這樣,才能逐步適應檔案管理工作的新形勢。

三、對檔案管理的數字化認識

科學的檔案管理要求按照檔案管理的基本規律研究出一套適應本單位的科學的、高效的檔案管理制度。這項要求有兩點含義,首先它指的是按照檔案工作的一般規律來說,應當建立其健全的檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等,并通過這些有效可行的制度來規范鄉鎮地區中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時要結合本單位實際情況,并根據單位的具體情況,在檔案的管理形態、管理方式和管理手段上有所區分。一個有效的管理制度一定是在制度上、質量上和科學上下的功夫,使得檔案管理走向現代化、服務化、信息化,有目的、有計劃地對用戶的需要進行檔案資源的采集,并對相關的文獻資源進行不斷優化、合理組織、完美集成,使其變得系統、規范、和有序,并能針對登記檔案中要求的特點,積極進行鄉鎮地區檔案管理新模式的探索和實踐工作。

(一)傳統檔案管理對企業的制約及數字化檔案管理的先進性

檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束,既能夠約束到單位職工的工作內容,又能有效的約束領導的制度建設行為。作為鄉鎮地區主體成員,職工應當是檔案管理的制度約束中的主要對象,也是其主要執行者,但是鄉鎮地區中,領導具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執行效果。因此,檔案的管理制度應時刻堅持雙向性約束。

(二)數字化分層檔案管理模式

這種管理模式的主要靈感來自于干部人事的檔案的管理模式,將檔案管理的材料逐層分為六個欄目,它們依次是,設立登記時使用的材料、變更登記時使用的材料、注銷登記時使用的材料、鄉鎮地區中的年檢材料、新聞媒體時的公告材料以及其它的有價值的可供參考的材料,并將這些材料打印出統一的目錄,根據不同單位分裝成不同冊,做到一單位一檔案盒的分類登記管理,徹底的避免了原先在登記檔案時檔案散亂、單位不符等不利于管理的現象的產生。

(三)電子管理檔案的建立

為了給社會上檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件,充分的發揮出登記檔案的使用價值,應當建立起現代化的電子管理檔案,通過掃面,將所有的鄉鎮地區的登記檔案輸入到計算機中,為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

四、檔案管理數字化建設發展前景展望

提供服務和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會作用,而要想提供更好的社會服務,就需要數字化檔案管理的服務方式、內容和手段。談到數字化服務的方式,首先要做的就是使檔案管理工作由被動服務轉變為主動服務,并在此基礎上提高鄉鎮地區檔案的參考價值和利用價值,把死的資料變成活的資源。另一方面,在服務內容上的數字化,便是實現工作重心從數量的服務向質量的服務的轉移。檔案的工作人員不應該只局限于將收集檔案,而是要將自身的潛能進行充分的挖掘,不斷的完善并數字化鄉鎮地區檔案管理的服務內容,加大檔案的編研工作的力度,使得檔案資源的作用得到充分的發揮。

五、小結

總而言之,隨著科技的進步,根據時代要求,鄉鎮地區的檔案工作也有了新的定義,數字化檔案管理也是非常有意義的。在工作任務、環境、對象及管理的方式上都發生著新的變化,現代化技術也被廣泛的應用于檔案德爾管理工作中。各個鄉鎮地區必須緊密的聯系檔案管理的新任務、新要求,共同推動檔案的管理工作數字化。

參考文獻:

第11篇

水文檔案資料是江河__和涉水工程建設的重要參考依據,事關國計民生。在信息化步伐不斷加快和國家高度重視防災減災工作的新形勢下,如何加速推進水文檔案管理服務信息化是一個值得探討的課題。

水文檔案管理服務的信息化,既要遵循檔案管理信息化的一般規律,又要兼顧水文信息生成和儲存的特殊性。基于一般規律與特殊性的綜合考慮,我認為水文檔案管理服務的信息化應著重抓好“五大建設”。

1、數字檔案室建設。這是水文檔案管理服務信息化的核心要件。目前,國家正準備提出全國數字化檔案館(室)建設方案。因此,水文數字檔案室建設正當其時。作為水文檔案存放、整理和加工中心,水文數字檔案室應當根據需要配備必要的計算機系統工作站、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。同時,根據國家統一規范的數字檔案管理規則和標準,設置相應的管理服務軟件及其傳輸瀏覽等應用系統,從而真正建立起集信息收集、加工、館藏、交流、利用于一體的現代化數字檔案室。

2、信息化網絡建設。這是水文檔案管理服務信息化的基礎支撐。根據數字化歸檔的要求,需要在水文系統構建三個對接電子網絡。一是機關內部的局域網絡。在單位內部實現各部門之間和數字檔案室與各部門之間的有效對接,并在辦公自動化、無紙化的前提下實現資料文件的數字化歸檔。二是聯結各個基層水文站的數字信息傳輸網絡。各基層的自動化和數字化水文站點的文字、圖像等數字信息要適時同步地通過專用互聯網絡傳遞到水文信息處理中心,實現適時測報分析和有選擇歸檔。三是外部電子文件傳送網絡。通過互聯網絡聯通,實現與上級主管部門、地方各級各部門的電子文件傳送與收集相對接。

3、數字檔案資源建設。這是水文檔案管理服務信息化的重要基礎。首先,要根據實際需要和有關標準,對館藏歷史檔案按照類別、年度、密級、等級進行數字化歸檔處理,以磁盤、光盤等介質進行分類陳列,并刻錄到檔案信息中央處理器以供查閱。其次,要運用歸檔整理應用軟件,對新生成電子文件和數字信息資料及時予以歸檔。第三,要盡可能地將有價值的數字檔案信息在外網空間,切實豐富外網水文信息資源的內容。

4、瀏覽查詢系統建設。數字檔案的鮮明特點就是儲存容量較大,瀏覽查詢便捷。沒有一個快捷高效的瀏覽查詢系統,再好的庫網條件也會失去其應有意義。當前互聯網已進入千家萬戶,瀏覽查詢系統軟件已經十分成熟,完全可以通過專業人士或與軟件公司合作開發檔案管理應用系統。其基本要求是項目齊全、內容豐富、查詢便捷、更新及時、結果精準。同時,既要能夠聯合使用日期、類別、主體、關鍵字進行精準查閱,也要能夠做到漢語及拼音雙識別查詢,以最大限度地提高查閱效率。

5、信息平臺建設。具體要抓好三個平臺建設。一是公共服務網站建設。也就是建立面向社會公眾的水文信息網站,對此我省已在省市兩級構筑了十分完備的水文信息公共網絡,今后的方向是實現與政府、各縣(市、區)網站的并聯對接,進一步擴大公共網站的服務和影響范圍。二是手機信息平臺。通過中國移動和中國聯通的短信服務系統,適時向社會公眾水文信息,其服務時間主要為防汛抗旱時期,服務內容為降雨量、主干道水位及流量等,還可聯合防汛抗旱指揮辦公室大眾最為關注的洪水預報,服務對象主要是各級防汛抗旱機構及其工作人員,河運從業人員和可能發生洪災地區的干部群眾等。三是新聞媒體平臺。可在天氣預報欄目增添有關水文實時信息和水文預報的內容。

同時,水文檔案管理服務信息化是一個系統工程,必須科學謀劃,周密安排,精心組織,通過加強領導、保障投入、重視人才、完善制度等保障措施,加速挺進水文檔案管理服務信息化。

第12篇

信息時代為學校檔案的快速發展提供了難得的契機,作為對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄的學校檔案,要珍惜這一契機,利用這一契機,自主創新,自主研發,不斷創新高校檔案管理的新模式,適應時代的發展要求,為學校各項事業的可持續發展發揮自身不可替代的作用。

一、改進高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時代現代信息技術的迅猛發展,加快了社會數字化、電子化、網絡化的進程,越來越多的電子文檔應運而生,高校的館藏模式由傳統單一的紙質檔案向電子檔案轉化,檔案管理正在逐步實現信息化,檔案從實體管理向信息管理轉變,管理范圍更加擴大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業發展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現檔案所具有的價值,就必須大膽改革創新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務手段的發展需要,同時也是服務方式的現實需要。傳統高校檔案管理服務手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時代賦予我們的發展要求,而這些又直接關系著檔案管理服務模式的創新。而傳統高校檔案管理服務方式往往是單一式和被動式的,已遠遠不能滿足信息化的現實需求。信息時代變革高校檔案管理服務方式就必須改革創新高校檔案管理模式。

二、實現改革高校檔案管理模式的具體設想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質。檔案工作人員的自身素質高低直接決定了其創新精神的強弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發展的步伐,樹立競爭參與意識,以創業取代守業,以經營取代“看攤”,把握時代脈搏,為學校教學、科研工作保駕護航。其次,要不斷提高檔案工作者的業務技能。培養和造就一支高素質的創新型檔案工作隊伍,就是要努力培養適合檔案館數字化和現代化需要的復合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通信技術、多媒體技術及檔案專業技能。這是檔案干部隊伍建設的時代之需,當務之急。

第二,創新工作方式,健全工作規范。新形勢下,校園網、局域網、互聯網已經成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網絡中尋找到自己需要的數字化檔案信息,以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已不再適用數字化檔案管理,必須創新工作方式,建設工作規范和標準,加快紙質檔案數字化的進程。這個過程要分幾步走,首先在引進先進的檔案管理軟件的基礎上,將所藏檔案進行全面數字化處理,這里包括的檔案內容是整個學校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠的已經受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進行數字化加工,實現檔案信息資源數字化數據庫,這是檔案信息化建設的重要基礎工作,也是一項會出現各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時,要構建網絡實體,建立檔案部門內部局域網,并接入外部網或者互聯網,制定相關的、適應網絡運行特點的規章制度,以便在網絡環境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運行能力,對電子文件管理規范,有章可循,這是檔案信息化得以進行的基本條件,做到檔案信息服務利用網絡化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅持文檔一體化、紙質檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實現數字化校園對檔案管理提出的必然要求,學校在規劃和組織實施辦公自動化時,要將檔案管理現代化納入其中,統籌考慮,統籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發展。

第三、創新服務手段,提供便捷服務。隨著科學技術的不斷發展和進步,人們對檔案信息的單一需求必然將被檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替,這就要求檔案工作者要轉變觀念,轉變檔案管理服務的重心,檔案工作人員不再是單純的檔案保管員,檔案室也不再是單純的收藏機構,檔案部門就是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。而這一切的基礎條件就要加強檔案資源建設,提高檔案藏量,也才能更廣泛地服務廣大師生。大幅度地提高檔案室藏量,就要多項措施并舉,多種途徑征集,建立起以教學、科研檔案為主體,兼顧其他類別檔案的內容結構體系,以網站為基礎,積極開展網上服務。進一步加快檔案信息資源數據庫建設,尤其是電子文件全文數據庫建設,在網站上實現電子文件的實時管理與利用,建立電子檔案(文件)數據庫管理中心,該中心集中管理網站內各單位歸檔的電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密性電子文件查詢、利用服務,實現電子文件資源共享,極大地提高了辦公效率。做好這項工作的關鍵,就是要做好電子文件的自動上傳收集。網絡版形成的電子文件的收集工作,與傳統的紙質檔案的收集有很大的不同,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,所以,可以在第一時間收集到電子文件的歸檔,然后即可開展在線查詢和利用服務。學校的檔案服務還可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通信,進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和咨詢服務,從而更好地發揮檔案的作用。

信息時代各項事業的發展為學校檔案事業的進一步發展提供了可為空間,也加快了學校檔案管理信息化、數字化的進程,高校檔案必將以其獨特的歷史性、直觀性和原始性,在學校各項事業的發展中獨具魅力。

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