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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案轉遞辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：信息技術企業管理人事檔案
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）34-7936-03
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。是企業選拔、任用、考核的主要依據。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當前企業人事檔案管理的重要任務。
1 企業人事檔案管理信息化的基本內容
企業人事檔案管理信息化的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對人事檔案信息資源進行管理，因此企業人事檔案管理信息化的基本內容可以概括為以下幾個方面：
1）實現人事檔案信息的數字化
人事檔案信息的數字化是整個人事檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立在此基礎之上。人事檔案數字化管理是人事檔案的管理由傳統介質檔案和紙質檔案管理為主向數字化人事檔案管理為主轉變。企業首先要做好室藏檔案的數字化進程，把以前形成的傳統檔案通過掃描、拍照等途徑轉化為數字文件，以便通過計算機直接利用。
2）實現檔案查借閱的網絡化
人事檔案服務由以往面對面服務為主轉變為以網絡服務為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網絡提交借閱申請，經相關人員批準后，檔案管理人員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
3）實現信息檢索的自動化
計算機檢索速度快，效率高，可實現多角度檢索的特點，是傳統檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當檔案的數量較大時，傳統檢索工具的檢索效率遠遠低于計算機檢索。同時，計算機檢索還可以通過網絡實現。
2 人事檔案管理信息化設計
人事檔案信息化管理的實現，必須考慮到人事管理的實際問題。根據問題按照企業的具體情況，分析研究，找到切實可行的解決辦法。
2.1 功能設計
人事檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。
2.1.1人事檔案室基礎設施管理
包括基礎設施名稱、數量等。以便于對照標準核對及上級檢查工作
2.1.2人員信息管理
這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態（在職、退休、死亡）等。
2.1.3組織機構管理
組織機構管理根據企業具體情況設定。對于較大型企業尤其是具有二級甚至多級管理的企業，需要對組織機構進行分級別管理。對于一般的企業僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統一致。
2.1.4人事檔案目錄管理
目錄管理是人事檔案管理的主要內容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數、頁數、備注等。這些信息的維護可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
2.1.5人事檔案的轉遞管理
轉遞管理應包括轉遞類別（轉入、轉出）、轉遞日期、對方單位名稱、轉遞原因、轉遞編號、轉遞方式（專人、機要）、經辦人、檔案轉遞單的自動生成打印、回執日期、回執人等。
2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數、查（借）閱人、查（借）閱原因、經辦人、批準人、歸還日期。系統還應具有查（借）閱到期自動提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內容可以與檔案目錄管理內容合并記錄。零散材料轉遞應具有專門記錄。
2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
人事檔案應定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應當包括整理時間、整理人。同時應按照員工的實際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關部門收集。
2.1.9相關統計查詢管理
查詢功能包括人員查找、內容查找、模糊查找等各類查詢功能，統計功能包括檔案統計、人員數量和各類材料統計、轉遞、查（借）閱統計等功能。
2.1.10數據的導入導出管理
包括建立系統初期數據的遷移功能，日常維護的數據備份和數據恢復。
2.2 系統設計要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企業人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數據的匯總的速度。
2.2.2兼容性要強、資源能共享
當前大部分企業建立了企業人事管理系統（HR-ERP），人事檔案管理系統要和前期開發的企業人事管理系統（HR-ERP）功能兼容。企業的組織機構和人員信息等關鍵詞段的兼容，使得“人檔匹配”、“機構同步”成為可能，匯表工具導出的數據以Ecxel、Access等格式保存，與辦公系統軟件兼容。同時，人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。
2.2.3克服工作矛盾，增強工作連續性
人事檔案管理系統的建立，使企業人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。但是，系統在實施過程中并不是一帆風順的，也存在著許多困難和矛盾，如國有企業遺留的許多問題并不是人事檔案管理系統在短時間內能夠解決的，有些電子操作流程和實際操作流程還有不一致情況，但只要能夠本著人事檔案管理要求和發展趨勢，結合現代計算機技術，沿著人事檔案管理的電子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向發展，人事檔案管理一定會在企業人力資源管理中發揮重要作用。
3 企業檔案管理信息化必須解決的幾個問題
3.1 企業領導的高度重視和大力推動
領導的重視和支持是人事檔案管理的信息化建設的根本，領導的意識水平直接決定了是否會進行信息化以及信息化的深度和廣度。企業的領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以適當的投入，并把檔案信息化管理納入本企業工作計劃和考核范圍。主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作人事檔案管理現狀，提出人事檔案管理要求，指導人事檔案管理部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。
3.2 檔案管理人員的培訓教育
人事檔案人員素質的提升，是檔案管理信息化是不斷完善、優化的基礎。作為應用性很強的人事檔案管理工作，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能。計算機技術的應用是人事檔案信息化管理的主要內容和核心。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，人事檔案管理者必須學會利用計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作
3.3 確保傳統的管理方式向新的管理方式的順利轉變
任何管理方是的轉變不是一蹴而就的，必然會存在一個長期的過渡階段。在此過程中必須確保日常的檔案管理活動仍然能夠正常運轉，不能出現因為過渡影響檔案的保存和利用的問題，在一段時間內，可以采取信息化管理和手工管理雙軌制，即兩種管理方式在一定時間內同時存在，直到新的方式能正常運行。
3.4 安全問題
檔案管理的安全不僅包括了檔案管理系統軟、硬件自身的安全，還包括人事檔案信息傳播過程中信息的安全。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度。通過技術手段的提高和規章制度的建設，并把兩者結合在一起，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免機密信息的泄漏。
參考文獻：
[1] 楊公之.檔案信息化建設實務[M].北京：中國檔案出版社，2003.
[2] 劉家真.電子文件管理導論[M].武漢：武漢大學出版社，1999.
1.創新檔案宣傳方式，提高全員檔案意識
成教生檔案歸檔材料從產生到整套檔案流轉，整個過程涉及學生本人、各班班主任、各專業成教工作負責人、學生檔案管理人員等。建立材料完整、內容準確的學生檔案，需要各層面人員充分認識到成教生檔案的重要性，進而認真對待每份材料的產生、歸檔。學校可以根據成教生的學習方式，在新生開學初布置學生填寫學籍卡相關內容時給他們組織一次學生檔案知識講座或者發一封信，告知學生檔案的性質、價值等相關知識；在學生畢業填寫畢業生登記表時再次灌輸相關內容，以提高成教生對自身檔案材料的重視程度，嚴肅對待自身檔案材料，保證自身所填寫材料信息的準確性。對于各班班主任、成教工作負責人、學生檔案管理人等學校相關人員，可以請檔案部門專業人員開展有關檔案工作性質、地位和作用等知識的講座，從思想認識層面提高其檔案意識；將涉及學生檔案管理工作的內容納入個人工作崗位職責，將學生檔案工作情況納入年終考核內容，以制度約束來增強其檔案意識；在布置相關工作的同時布置檔案材料的歸檔工作，在日常工作中增強檔案意識。
2.修訂業務規范，梳理工作流程
《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）首次將學生檔案納入高校檔案類別，使高校開展學生檔案管理有了規章依據，但對具體如何操作并沒有明確規定。所以，有必要修訂業務規范，以使學生檔案的日常管理規范有序。成教生檔案最終將充實到個體人事檔案中，作為用人單位對畢業生學歷進行認定的依據材料，因此，《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號文印發，以下簡稱《規定》）中的相關規定可以作為修訂成教生檔案業務規范的主要依據。根據此《規定》，結合學校實際情況修訂《成教生檔案材料收集歸檔規定》，明確成教生檔案的歸檔范圍及歸檔時間、載體要求等。成教生檔案歸檔范圍：報考登記表或網絡報名信息卡、入學考試各科成績表、學生（學員、學籍）登記表、學習成績單、畢業生登記表、學位授予材料、畢業證書、學位證書復印件等。為保證歸檔材料的完整性、維護歸檔材料的嚴肅性以及利于整理和長期保管，可以明確如下收集歸檔要求：①材料產生之日起一個月內歸檔；②歸檔材料填寫規范、內容真實、手續完備；③歸檔材料一般為原件，如果是復印件，必須注明復制時間，并加蓋檔案材料復制單位公章；④材料載體使用16K型或國際標準A4型公文用紙，材料左邊留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求。完整的成教生檔案管理包括建檔和轉遞兩個方面。建檔即通過收集、編目等方式，為每個成教生建立完整的個人檔案。具體包括以下環節：收集審核材料入袋編目。收集材料，即向各相關人員催收產生的材料；審核即檔案管理人員對收集到的材料進行內容、形式等方面的核對，這一環節要求檔案管理者將存有錯誤的材料及時退回材料產生源頭，并要求重新完成后移交歸檔；材料入袋，即將收集到的材料裝入相應的個人檔案袋；編目，即將放入檔案袋的材料名稱、份數等相關信息填寫到案卷目錄紙上。由于成教生在各學習階段會產生不同的檔案材料，所以，“收集審核材料入袋編目”這個過程會重復多次。轉遞是指通過郵局、快遞等物流方式將學生檔案移交給畢業生人事檔案保管單位，或直接交給學生由其自行帶回其人事檔案保管單位。需要注意的是：在檔案轉遞前，必須將檔案袋封口，即對材料袋進行密封，貼上封條，在封口上加蓋騎縫章。在對檔案袋進行封口前，要再一次核對所收集到的材料與目錄登記信息是否一致，以便保證歸檔材料的完整性。檔案轉遞工作需要注意轉遞手續的完備性，填寫學生檔案轉遞通知單，并及時查收回執，以方便今后可能出現的檔案去向信息查詢。由學生自行攜帶檔案時，學校還需向學生強調兩點：①為維護材料的嚴肅性，檔案袋不能私自開封；②必須交給本人人事檔案保管單位，以充實個人人事檔案，為用人單位開展學歷認證等工作提供依據材料。
3.明確管理主體，抓好隊伍建設
根據來源原則，成教生檔案由學生就讀院（系）或辦班點承擔最為合適，有利于對歸檔材料實現前端控制，有利于歸檔材料的準確、規范、完整。同時，學生檔案在學生畢業時就必須轉遞到學生人事檔案保管單位，由學生就讀院（系）管理學生檔案，可以減少檔案材料轉遞環節，減少人力投入。但由于現實中成教生檔案大多由班主任或者行政秘書等人員兼職管理，且管理人員普遍缺乏檔案專業素養，導致檔案管理效率相對滯后。在這種狀況下，如果成教生檔案管理工作缺乏必要的監管，情況往往會更讓人擔憂，甚至會出現不為學生建檔行為。待畢業生及其所在單位需要檔案時，問題才得以暴露，給畢業生和用人單位帶來不必要的麻煩。因而，在學生檔案管理中可以實行分層管理，進行一定的任務分工，明確各自職責。學生就讀院（系）或校外辦班點負責學生檔案的日常管理，高校檔案部門要積極發揮管理和業務指導職能，對學生檔案管理工作人員開展業務指導，協同學校成教管理機構負責督查落實。學生檔案由學生就讀院（系）管理，不是采取“放羊式”管理———由各班主任或其他相關人員獨立承擔日常管理乃至最后的檔案轉遞，而應采取學生就讀院（系）或辦班點集中管理方式，即根據成教學生數量配備成教生檔案管理人員，明確專人負責材料收集、審核、整理，最后完成成教生檔案轉遞。這種管理模式責任明確，有利于激發檔案管理人員的工作積極性。在配備成教生檔案管理人員時，要注意把好人員入門關，選拔責任心、服務意識強的工作人員承擔成教生檔案管理人員。對于承擔學生檔案管理工作的人員，開展上崗培訓，使其掌握相關檔案管理基礎理論、基本技能。另外，要保證管檔人員隊伍的相對穩定，以利于增強檔案管理工作人員的責任意識。
作者：任紅燕 單位：常熟理工學院檔案館
一、干部人事檔案管理工作所遇到的新問題
（一）人檔的分離問題日趨普遍
隨著我國改革開放和經濟的發展，越來越多的外資企業和私營企業不斷發展壯大，它們憑借自己的實力，不斷吸收和招納人才，同時我國對人動的政策有所放松，因此，許多人為尋找更好的工作崗位主動放棄現有的職位而流向其它單位。事實上，有些用人單位因受市場經濟體質及國外用人制度的影響，只看重人才，不重視檔案，所以造成了“要人不要檔”、“人檔兩處”的情況。原用人單位為留住人才，采取“扣檔”的辦法，這對新用人單位和原用人單位都不利。一方面，新用人單位因缺少檔案而不便于對新錄用人員的管理、培訓、晉升。另一方面，原用人單位因人才流失而對其檔案進行徒勞無益的管理，付出不必要的人力物力和財力。
（二）原始檔案反復被復印造成了對原件的損害
報考博士需要復印碩士成績，報考碩士需要復印本科成績，報考本科需要復印專科成績，人世以來各個單位學歷的要求越來越高，各學院建立信息庫也要復印成績，反復復印一份材料不但對檔案材料有損害，也增加了檔案人員的工作量。
（三）檔案材料用紙不統一
檔案工作人員花費了大量的精力剪裁檔案，有時會使干部檔案遭受到人為地損害。在整理中按《細則》要求，干部人事檔案材料應是長26cm，寬18.5cm，對大于規定的材料進行折剪裁，小于規定的進行裱糊，費時費心不說，在利用時由于經常翻動，易造成折處文字磨損，且折處裱糊的多了，使整冊檔案厚薄不一、高低不平，對于檔案的利用價值及其外觀都產生了不良的影響。
（四）裝訂方法對人事檔案紙張損害很大
干部檔案材料經過鑒別、甄別、分類、排序、剪裁、修襯后，裝訂成冊，有利于保管。但是每當有新的材料需要歸檔時，就必須把已裝訂好的檔案拆開，放進材料后又重新打孔裝訂，給檔案造成損傷是不言而喻的，大大縮短了檔案材料的壽命。
（五）人事檔案管理人員素質問題
一些單位收到檔案后，遲遲不寄回執，以致轉檔單位多次發函索取。一些單位轉遞檔案不通過機要部門轉遞，而是采用特快專遞、普通郵遞去辦理，或本人自帶。為了使這些人員的人事檔案有個臨時落腳點，人事檔案機構便應運而生。然而人事檔案機構中個別檔案工作人員素質低下，法規意識不強，管理混亂，不規范。
二、新問題應有信對策
（一）樹立以人為本的思想
人事制度改革的核心，就是推行聘用制，按需設崗，公開招聘，平等競爭，擇優錄取，達到優化人力資源配置的目的，一個人的就業不再是終身制，而是應聘就業，不斷選擇更合適自己的職業，發揮自己的特長和作用。所以，人事檔案工作也要適應當前這種形勢的發展，對于自動離職另謀職業人員的檔案，不應該采取扣檔不放的辦法，應建立相應的法規制度。
（二）加強對人事檔案的保管
由于反復復印檔案的原件對檔案損害很大，我們可以考慮把人事檔案中經常利用復印的原件進行掃描處理，將有關信息儲存到人事檔案管理系統中，利用可以直接查找打印，這樣既省時省力，又使檔案原件不受損害。當然，輸入到人事檔案管理系統中的有關信息，必須經過認真細致地核對確保打印件內容的真實性、準確性和完整性。針對檔案用紙不規范的問題，建議采用B5型紙張。隨著社會的發展，紙張規格標準同國際接軌，不論是傳真用紙，還是合同書、協議書，打印機最常用紙都是A4紙。反復拆裝檔案原件對于檔案紙張損害十分明顯，建議在整理檔案時采用檔案夾。在對檔案材料進行調整增加新的材料時，只需松開夾子，把材料插入相應類別中，扣好夾子就可以了，方便原件復印，不必整本松開，只需松開夾子，取出所需要的材料復印，復印效果也較好，不會出現黑邊框。對于檔案的蟲害問題，要采用多種方法，蟲藥效果不明顯。我們要換位思考去解決，我們是否用冷凍的方法，住家過日子，家里的米面生了蟲子放在冰箱里冷凍就可以殺死蟲子，效果很好，那么檔案的紙張生了蟲子也可以冷凍一下，蟲子就會全死掉的。
（三）要積極改善人事檔案的保管和利用工作
摘要醫院人事檔案是醫院人事工作的重要組成部分，是醫院職工的個人經歷、政治表現、品德作風、工作能力、職稱評定、培訓考核及科研水平等方面材料的專門記述和反映，它與職工的工資待遇、職位、職務、任免調動等關系密切，是人力資源管理決策的基本依據。因此做好醫院的人事檔案管理工作，可為醫院的發展提供強有力的保障，具有顯著意義。文章就當前醫院人事檔案管理工作存在的許多問題進行探討，以期能找到解決問題的方法，促進醫院的健康發展。
關鍵詞醫院人事檔案；管理工作；問題和解決方法
本文就當前人事檔案管理工作存在的問題進行探討，以期能找到解決問題的方法，促進醫院的健康發展。
醫院人事檔案管理存在的問題
人事檔案管理基礎問題：①醫院人事檔案管理的基礎設施和條件差：醫院管理的主要方向決定了對人事檔案管理的疏忽，其管理的重點體現在如何提高醫生的醫療技術水平，改善就醫環境，以更好地為病人提供優質服務，相對地對人事檔案管理就不夠重視，管理手段落后。許多醫院采用的檔案管理辦法依然是落后的人工記錄、人工保管方式，雖有專門的檔案管理室，但室內條件簡陋，環境差，無防火、防潮設施，同時也無相應的專管人員，多數人員為兼職管理，無法保障檔案的安全性，影響檔案管理效率。②管理手段落后：基礎設施和條件差的同時，相應的管理手段也落后。許多醫院仍然采取人工記錄、手工查找人事檔案信息，依舊使用古老的鐵皮柜和木柜存儲檔案，不僅影響工作效率，而且相對空間利用率也低，同時還容易引起檔案的丟失和損壞情況。人事檔案管理人員問題：①管理人員業務能力不強，流動性大：當前各大醫院從事專職的檔案管理人員很少，大部分都是由人事科的工作人員或者其他部門的職工兼職，取得相應檔案專業技術資格的人員更是鳳毛麟角。由于兼職的原因，管理人員的流性大，許多人往往工作還沒有熟悉或者剛熟悉就已經調換崗位，工作移交時易引起許多問題，如檔案數量丟失、材料不明確等問題，久而久之形成惡性循環，使檔案管理問題越來越嚴重。②管理人員專業素質不過硬，思想覺悟不高：由于多數檔案管理人員沒有經過專業的培訓，缺乏相應的工作經驗，且對檔案管理工作認識不夠，無相應的責任感，認為檔案管理無足輕重，對職工檔案的完整性和安全性造成嚴重影響。人事檔案材料問題：多數職工由于自身對檔案的認識不足，認為工作與檔案無關，多采取忽視態度，導致不能及時存檔，或者對已歸檔的檔案材料不能準確地進行補充，如職稱考試、繼續教育、業績考核等情況不能及時收集，使許多應當歸檔的資料流失，出現檔案不全，檔案不完整，不能真實的反映個人情況，影響了人事檔案的及時性、完整性和公正性[2]。人事檔案管理制度問題：由于人事檔案管理“終身”制已經無法適應人事制度的不斷改革發展，人事檔案得不到及時補充和修正，阻礙了人才的流動；同時還有些原因造成了人事檔案材料錯漏、遺失，如人們對檔案觀念不強、尚不健全的檔案的管理和轉遞等制度以及偽造等混亂現象。這導致了人才得不到合理的流動和有效配置，進而引起人力資源的極大浪費，制約了許多醫院的人才引進工作，從而阻礙醫院的發展。
醫院人事檔案管理問題的解決方法
改善醫院人事檔案管理環境，實施信息化管理方法：醫院針對人事檔案管理的基礎問題，應加強重視，加大資金投入力度，以改善醫院人事檔案管理環境，尤其針對防火、防霉等措施加強檔案管理的保護工作[3]，從而為人事檔案管理提供一個有利的保管環境。醫院在管理手段方面應采用先進的現代信息設備，如電腦、打印機等，同時建立人事檔案信息數據庫，實現信息數據化，將手工錄入和人工查找變為網絡檢索查詢，提高檔案管理的工作效率。提高人事檔案管理人員的業務水平和素養，重視選拔和培養：醫院要重視檔案管理工作，必須由具有相應資質或者豐富經驗的專人負責。同時，還要不斷提升管理人員的業務水平和素養，加強對檔案管理人員隊伍建設，使管理人員的培訓和學習得到強化，通過不斷地學習先進管理方法，能更好地提高人事檔案管理的水平。由于檔案管理比較枯燥，所以應相應地提高管理人員的福利待遇，充分調動其工作積極性，發揮最大的潛能，提升醫院的檔案管理水平。提高醫院全體人員的人事檔案意識，做好檔案宣傳工作：醫院應對職工個人檔案管理工作進行宣傳，提高對自己檔案作用的認識，讓他們了解自身的檔案與個人利益具有重要關系，如工資、獎金、職稱、退休等與檔案息息相關，這樣才能保證檔案材料及時存檔和歸檔，對自己的相關資料進行相應的準確補充，保證了人事檔案的及時性、完整性，使檔案管理工作順利進行。建立健全人事檔案管理工作規章制度：醫院應建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理條例和管理辦法得以制定，這樣可使人事檔案管理制度有章可循，使人事檔案管理制度更加完善、規范，避免人事檔案材料錯漏、遺失、偽造等混亂現象，使得人才得到合理的流動和有效配置，加速醫院的發展。綜上所述，醫院的人事檔案管理工作，與醫院的人才利用和培養有著密切的關系，同時對未來醫院的發展其具有的意義也是十分重要的。因此，對于人事檔案管理的問題，醫院要及時解決，健全檔案管理制度，注重檔案管理環境設施建設的加強，使檔案管理人員的水平和素養提高，并且提高檔案管理的信息化水平，進而使檔案管理工作的效率提高，促使醫院的健康發展。
參考文獻
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作者：宋國永 單位：天津市武清區衛生和計劃生育委員會人事科
關鍵詞：醫院 流動人員 檔案管理
醫院流動人員的人事檔案包括：辭職或被辭退、解除勞動合同或聘用合同、聘用合同試用期、調入或新分配的畢業生、和醫院脫管等專業技術和管理人員的人事檔案。對以上檔案的統一管理，有利于醫院對各類人才的專業結構、分布情況、總量等進行統一掌握，有利于醫院進行科學的使用、吸引和培養計劃工作。我國人事部出臺的相關條例中在針對流動人員人事檔案管理方面的監督、收集、管理、機構轉遞、利用、保管、處罰都作出了明確的規定與說明。各衛生事業單位內部的眾多流動人員人事檔案管理都要遵循這一規定的指導與規范，有助于逐漸完善醫院的人事檔案管理工作，將醫院人事“死檔案”變活，進而解決人事檔案管理中的部分問題。
在社會主義市場經濟形勢下，醫院醫護人員的流動性日趨增大，普遍存在招聘、進修學習、職務變動、辭職或調任的現象，及時做好流動人員檔案管理工作是檔案管理人員面對的重要工作。但是就醫院的實際工作來看，檔案管理人員大多沒有重視這一工作任務，并且尚有諸多問題存在。
一、檔案管理的實際問題
1、 交接不及時
在流動人員的檔案交接工作中，醫院人事部沒有引起重視，認為流動人員流動性大，進行人事檔案管理工作一是麻煩，二是沒有必要。因而，流動人員檔案交接手續不全，造成檔案問題界限模糊、責任不明現象。同時，醫院人事檔案有關解除勞動合同、辭職、辭退等流動人員方面，存在沒有及時向當地人才服務中心移交和無人事權限單位擅自將人事檔案進行保管等一系列問題，這就使得部分有關流動人員人事檔案手續不全、材料不齊，甚至會造成人事檔案丟失。
2、不規范的人事檔案管理
人事檔案作用缺乏認識的現象存在于部分單位，不健全的考核、評定機制、檔案工資晉升制度，欠規范的用人方式，對平時材料形成的忽視，使得檔案材料不完善。人事檔案管理的不規范，自然對流動人口的人事管理產生不利影響，它在很大程度上影響著流動手續的辦理、人事檔案相關證明的出具、職稱評定等工作。
3、“丟檔”現象普通存在
很多流動人員自身缺乏對檔案重要性的認識，拖延或拒絕在有效時間內完成對檔案的交接工作，許多進修學習、職稱晉升、崗位變動后的資料未及時交到人管理處進行存檔。人事管理處的工作繁瑣又不可能做到每個流動人口催檔，時間長了就出現了“棄檔”現象。
4、檔案管理設備不完善
就當前而言，多功能及現代化的人事管理設備是決定檔案管理水平的重要性。目前，人事檔案備案形式具陳舊性，查詢調用起來較為困難。在實際的工作中，人事檔案管理設備不完善，計算機和網絡未能得到廣泛應用。這對人事檔案管理工作開展帶來種種的不便。
二、檔案管理對策
1、強化在檔案管理方面的教育、宣傳措施，形成良好的人事檔案管理環境
在加大宣傳流動人員人事檔案管理力度方面，將檔案管理人員的整體素質有效提高，建立健全有關檔案管理人員業務培訓方面的機制，認真落實定期的檔案管理人員業務培訓工作，進一步提高檔案管理人員的管理水平及業務知識。同時，醫院應該認識到流動人員也是合同人員，需要交給人事檔案管理部門進行人事檔案管理。不能因為流動人員的流動性大，管理困難等因素而忽視對流動人員的檔案管理。一定要切實做好流動人員的人事檔案交接工作。
2、人事服務形式的創新
不斷將人事檔案的內容進行充實和豐富，實現人事檔案使用價值的有效提高，并對用人單位和人才在人事檔案材料方面的新需求進行及時的更新認識和了解，樹立正確的人事檔案“受眾”思想，將新型的“開發式”服務取代傳統的“守攤式”服務，在人事檔案用戶的多方需要方面引起高度重視并進行深入研究，提供針對性強的個。為進一步完善人事檔案管理機制，將人才服務機構檔案管理部門成立于有條件的地方，并將經費來源、安全保密、人員配置等工作認真貫徹落實，有利于實現科學化、規范化、制度化的流動人員人事檔案管理目標。
3、提高流動人員對檔案重要性的認識，減少“棄檔”現象
在流動人員中宣傳檔案的重要性，要求醫院工作人員及時將進修學習，職位變動晉升學習的資料交到人事管理處，由人事管理工作者盡早將新資料歸入檔案中。對離院和新入院的人員，要盡量做到人與檔案同步而行，避免多年后回院盲目尋找檔案的現象。流動人員對檔案處置的積極性是配合檔案管理工作人員有效完成檔案管理的重要部分。從而減少“棄檔”現象。
4、完善人事檔案管理設備
完善人事檔案管理設備，引入計算機和網絡，促進檔案管理電子化。一方面，檔案管理電子化可以有效提高人事檔案管理工作效率。方便快捷的辦公形式，可以優化人事檔案管理流程。另一方面，檔案管理電子化可以簡化人事檔案的存儲和備案，一是節約空間和資源，二是有效地提升檔案的安全性和保密性，三是便于人事檔案的交接，最大程度上避免“丟檔”現象。
結束語
在社會逐步發展、生活水平日漸提高的形式下，人們在健康方面的要求也越來越高，這就在一定程度上提高了醫院教育的要求。檔案管理是有效促進醫院人才在合理流動情況下針對流動人員人事檔案管理真實性、完整性的需要，是有關檔案法律法規賦予檔案管理人員的圣神職責，同時它也是一項認真嚴肅的工作。流動人員檔案管理作為醫院的一項重要工作，必須在思想上引起高度的重視，在實際的工作中要對有效管理人事檔案的辦法進行不斷探索、創新，促進流動人員檔案管理工作的進一步發展。
參考文獻：
[1]焦海燕.淺談醫院流動人員人事檔案管理的現狀與對策[J].中外醫療,2010,29(21):139,141.
【關鍵詞】企業；人事檔案管理；問題；對策
企業人事檔案管理是企業完善管理制度的重要內容。人事檔案是企業員工重要材料的匯集，是個人成長的記錄，對國家和企業選拔、考察、培養人才具有重要意義。進入21世紀以來，隨著社會經濟的迅猛發展，社會管理制度不斷完善。在企業人事檔案管理方面，傳統的人事檔案管理方法未能充分發揮人事檔案的積極作用，已經不能滿足新形勢下的需求。本人從事企業檔案管理十幾年，對現行人事檔案管理方法有深切的體會，工作中發現諸多問題，認為很多方法急需改進。
一、企業現行人事檔案管理存在的問題
1、檔案重視意識不夠
目前，企業、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業在人事檔案方面的投入少，硬件設施跟不上，以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因為一些企業在檔案管理方面的重視意識不夠，還不能從根本達到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。
在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數非檔案管理專業。檔案管理學的基本知識比較缺乏，而且后期的培訓也未能及時跟進，使檔案管理工作未能按照規范來運轉。另外，一些企業在人才選拔和考核中，未能充分發揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業用人與檔案管理有機配合的人力資源管理機制。
個人方面，普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔，調入單位未能及時將檔案及時調來，因而，往往出現不知檔案在何處的現象。同時，單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料，有些員工未能及時上交歸檔，造成檔案內容不齊全，使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發揮應有的作用。
2、檔案內容不能適應現代人力資源管理的需求
在新形勢下，員工不僅是企業運轉的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據。因此，員工人事檔案內容的完整性、全面性是企業發現人才、培養人才的基本前提。在傳統的人事檔案管理下，將內容劃分為十類，往往突出反映的是企業員工的政治性，內容多為歷史寫實性，但對員工的培養、考核，以及員工的興趣、專長、團隊合作等方面內容則顯得單薄。傳統的人事檔案內容未能全面反映一名員工的發展潛力，對企業發現和培養人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現象。
傳統上的檔案管理將干部和工人分離，實行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內起到了積極的作用，但隨著我國市場經濟體制的確立以及國家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經不能適應新形式的需要。主要體現在：“干部”這一概念比較含混籠統，未能明確予以定義，企事業單位各行各業都普遍采用本詞。新形勢下，“干部”這一詞匯依然不能適應檔案分類管理的需要，因此，繼續按照傳統方法進行檔案分類管理，勢必引起一定的管理混亂。另外，傳統上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢下“以人為本”的理念相左，未能體現社會公平，與企業勞動合同制下靈活的用人機制不相適應，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會倡導的現代企業制度不相符。
3、人事檔案管理不能適應市場經濟下人才的快速流動
在市場經濟下，市場在調節人力資源配置方面發揮的作用越來越突出。人才作為企業發展的重中之重，其流動性較計劃經濟時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發展空間，員工為謀求個人發展，個人選擇越來越多樣化。企業員工在企業之間跳轉過程中，有些企業為了維護本單位利益，不予調出人事檔案等現象頻發。還有的員工檔案意識不強，將個人檔案一直未及時調出。從而形成人檔脫節，造成“死檔棄檔”、“人質檔案”現象，對企業人事檔案管理帶來諸多不便。
4、檔案轉移不方便
長期以來檔案轉移一直沿用“開檔案轉移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設計有它的科學性，但隨著市場經濟的快速發展、人才流動的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅持下去。新形勢下，檔案轉移并不能確保“檔案轉移存根”的及時返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。
二、解決企業人事檔案管理存在問題的對策
傳統的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進和變革，以適應時代變化的需要。我們認為，應該從以下幾個方面入手，逐步解決現有檔案管理中存在的問題。
1、加大宣傳力度，提高企業和個人的檔案意識
個人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養，養老保險、醫療保險等社會醫療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業人事檔案的管理對員工意義重大。企業應該依照國家法律要求，不僅要按照要求對檔案予以保存并進行完善，還應該對檔案管理人員不斷進行培訓，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質量，從而使人事檔案發揮其應有的作用。
2、以人為本，變革檔案管理理念
要使人事檔案充分發揮作用，就應該適應新時期的要求，在管理程序和檔案內容方面予以不斷改進。新時期，人力資源管理是企業競爭的重中之重。檔案內容應該充分為發現人才、培養人才、配置人才服務，在原有內容基礎上，形成有企業特色的檔案內容。
企業的主要目標在于激發員工的創造性，追求經濟效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰略資源的意識，是企業在殘酷的市場經濟競爭中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機關干部的分類及內容，而應該根據企業現實需要，對員工的全面考核和業務能力等方面予以補充加強，從而形成企業自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業的人力資源管理服務。同時，在檔案管理程序上，應該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現代企業制度相適應的人事檔案管理制度和方法。
3、建立與人才流動相適應的人事檔案管理制度
為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業人事檔案管理方面需要進一步解放思想，不斷革新。對于傳統人事檔案管理中存在的人檔分離、人質檔案、死檔棄檔現象，以及在檔案轉移過程中出現的問題。應該充分發揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉遞渠道。
4、建立與信息化相適應的檔案管理辦法，推進人事檔案工作信息化建設
企業應從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設是一個長期性的系統過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設對企業人力資源管理來說，意義深遠。檔案信息化建設在數據共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業的管理產生重要影響。
綜上所述，我國企業人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰。積極探索新形勢下企業人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們人事檔案管理工作者面前的主要任務。只有轉變管理理念、尋求與時代特點相適應的檔案管理方法，才能不斷完善和改進檔案管理工作，更好地為企業、為社會服務。
【參考文獻】
[1]夏琴心. 人事檔案糾紛與我國企事業單位人事檔案管理.蘭臺世界，2013.14.
【關鍵詞】人事檔案；人力資源管理
人事檔案是國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成，真實記載和反映個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作實際等內容，以備日后查考的文件材料。人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，隨著用工管理法制化進程的深入，人事檔案的作用愈發突出，既有效保證了職工的合法權益，也維護了企業人力資源工作的正常秩序。
一、人事檔案工作的重要性
人事檔案是組織人事部門選人用人、人才流動、職稱評聘、薪酬調整、工作研究的重要依據，并且影響員工提拔、退休等個人利益，涉及隊伍穩定。由于檔案具有原始紀錄性和不可再生性，所以它的真實性和完整性，決定了人事檔案的憑證作用和法律效應。
人事檔案工作是實施“人才興企”戰略的必要條件。由于人事檔案能夠比較全面、準確的反映人才各方面的情況，所以企業能夠從人事檔案中了解本單位人才的數量、文化程度、專業素質等方面的數據，便于企業做出準確的人才規劃。
人事檔案工作是干部選拔和任用的重要基礎。近年來，隨著人事分配制度改革的不斷深入，“德”“能”“勤”“績”作為干部選拔和任用的重要依據，人事檔案可以提供可靠有效的鑒定材料，為管理者提供準確的信息和數據。
人事檔案工作關系到職工切身利益的真實依據。人事檔案關系到薪酬調整、職稱評定、評定退休年齡等有關職工切實利益的大事。人事檔案管理部門可以根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料、申報職稱等等。
如果檔案填制不真實、完整、及時、規范，就會影響檔案的效力，增加后期檔案管理中的整改、追索工作量。由于觀念問題，一些企業和職工對檔案工作的重要性程度認識不夠，由于歷史原因，一些人事檔案還存在缺失、不規范等現象，所以加強人事檔案管理，重視并支持檔案管理員工作，是提高人事檔案管理的專業化、規范化、科學化水平的有效途徑。
二、人事檔案管理工作現狀
（一）認識不到位。一是有些企業對人事檔案工作的認識存在誤區，認為人事檔案工作就是簡單的收集、整理等事務性工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密就行，所以投入的財力、物力、人力較少，領導干部更是很少關心和過問。二是職工對個人檔案不重視，往往在用的時候想起它，不用的時候就不聞不問，不妥善保管和繳存。還有人認為檔案管理與己無關，在填制個人履歷等歸檔材料時不夠認真嚴謹，憑印象填寫，甚至只顧眼前利益，隨意編造，孰料結果往往就被用作以后的憑證和參考。
（二）組織不健全。檔案形成涉及多個職能部門，原始材料制作需要自下而上多個環節審核把關，而目前不少企業只設置一名兼職檔案員，協調管理職能發揮受到一定的限制。并且，兼職檔案管理員往往身兼數職，多數也沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性認識不夠，對檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太熟悉，造成一些歸檔的材料不夠真實、準確和規范。
（三）制度不完善。由于重視程度不夠，有些企業的檔案管理制度建設尚不完善，造成職責不明確、流程不清晰、標準不統一等現象，在檔案移交時往往產生了較多的整改工作量。一是材料形成部門審核把關不嚴格，只按時收集上報，不對材料質量負責，更不注意核對材料的準確性，審核任務全部落在單位兼職檔案管理員身上，工作繁重，并且容易出差錯和遺漏。二是材料形成部門忙于本專業工作，內部檔案移交過程中經常存在滯留不報的現象，一旦管檔崗位人員變化較多，檔案材料交接不嚴密，往往造成檔案丟失。三是不嚴格落實檔案材料的制作要求，材料有涂改、填寫不完整、印章不清晰等現象較多，還有些材料因為沒有留足頁邊距，不得已進行裁剪和粘貼，既費工費時，也影響了檔案的質量。
（四）問題漸突出。由于歷史性原因，個別檔案不全、缺失給職工利益和單位工作造成了一定的后果。例如，因人事檔案缺失，影響了職工退休手續的辦理。有些人招工表、入伍表等重要原始材料缺失，檔案里出生時間、入職時間填寫隨意，補充材料不能相互佐證，就不能及時辦理退休手續；因檔案不齊全，影響員工福利待遇。實施職工休假療養補貼發放工作時，有些人勞動合同等檔案材料不齊全，最早的參加工作時間無法認定，還有人檔案不連續，形成工齡間斷，需要查找補充材料，影響了休假補貼的發放；因存檔不及時，影響了員工身份的認定。有些人的學籍檔案不及時上交歸檔，甚至丟失，學歷身份就或遭質疑，雖有畢業證，但增添了補檔、調檔的麻煩。日常生活中，職工常被索取各種證明，但若檔案材料（電子檔案）沒有相關信息，就很難證明個人情況，影響了個人的工作和生活。
三、加強企業檔案管理工作措施
為提高企業檔案質量，守好檔案管理的每一道關口，并形成檔案管理工作的協作聯動合力，需要進一步培養全員檔案意識，培訓管檔人員檔案管理知識技能，創新管理方法，完善管理制度，考核落實管理責任。
（一）加強宣傳教育，提高檔案意識。采取多種措施，加大宣傳力度，提高全員檔案認知程度，增強檔案重要性的認識。一要利用內部刊物、宣傳欄等渠道，向職工宣傳有關人事檔案知識和典型案例，為職工做好咨詢服務，使其認識到人事檔案并非可有可無，入檔材料不可馬虎對待，樹立“尊重檔案就是尊重歷史”的思想觀念。二要利用專題講座、培訓班等方式，加強單位管檔人員的檔案管理知識培訓，加強管檔人員責任心和事業心教育，提高人事檔案管理人員的政策水平和業務能力。檔案工作瑣碎平凡，各級領導應給予重視和支持，檔案管理員要耐得住寂寞，守得住職業操守，樹立“服務當代、造福后人”的崇高理想。三要積極向領導宣傳人事檔案在選人用人、維護穩定等方面的價值，認識人事檔案在人力資源工作中的基礎作用，了解人事檔案的社會效用，從而爭取領導的理解和支持，有了領導的重視，才能順利開展工作。
（二）加強制度建設，提高檔案質量。首先，要健全單位內部檔案管理網絡，明確分工責任。人事檔案管理部門領導負總責，材料形成部門要指定專人負責檔案材料的收集、分類和審核，并要保持人員的相對穩定，形成分類負責、統籌協調、集中驗收的管理格局。第二，要完善檔案管理培訓制度。管檔人員和人力資源工作者要定期學習人事檔案管理辦法、人事檔案材料收集歸檔規定、人事檔案整理工作細則及新的技術知識，熟練掌握檔案制作、填寫、收集標準，針對形成特定人事檔案的階段性工作，做到先培訓、后工作，向其詳細講解材料填制要求，減少差錯。第三，要建立人事檔案的驗收考核制度。重點考核人事檔案的及時性和準確率，根據考核結果，年終給予考核獎勵。
（三）加強日常管理，提高工作水平。第一，檔案管理人員要不斷改進工作方式方法，及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據，把真實可靠的材料收入人事檔案，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，對缺少的重要內容按上級要求給予查補，維護人事檔案的權威性、準確性和真實性。第二，要切實做好材料交接歸檔工作，做到及時歸檔，應存盡存，避免檔案的損毀丟失。要規范單位檔案驗收交接流程，按要求填寫《人事檔案材料移交登記表》一式兩份，履行移交手續。特別是管檔人員更及時要做到無縫對接，交接手續留存書面記錄。第三，要妥善辦理離職人員的檔案轉移。根據《勞動合同法》的規定，職工解除或終止勞動合同后，應在15天內辦理檔案轉移手續，并填寫《人事檔案轉遞通知單》。
（四）加強系統建設，提高服務水平。一要完善檔案管理設施，配置專用文件柜和辦公機具，各種歸檔材料集中匯繳后，檔案管理部門集中保管，集中審核，以免泄密或丟失。具備條件的單位應建立內部檔案庫房，人事檔案存入檔案庫。檔案庫建立歸集立卷制度、檔案查閱制度、保管保密制度，方便單位查閱和職工使用，有效發揮人事檔案使用價值。二要加快人事檔案工作信息化進程，加快建設電子檔案系統，利用現代化技術手段改造傳統的檔案管理方式，切實提高人事檔案工作質量和效率，為領導決策準確提供人員數據支持，為職工及時、快捷提供人事信息服務。
隨著人事檔案重要性的日益凸顯，企業管檔部門應切實加強檔案管理工作，增強工作責任心，強化檔案形成質量，創新管理體制，重視檔案資料的開發利用，為人力資源工作建設和企業持續有效和諧發展服務。
參考文獻：
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一、人事檔案社會化管理的必要性和可行性分析
(一)必要性
首先,人才流動是人事檔案社會化管理的根本原因。人才流動是市場經濟的伴生現象,促使越來越多自愿流動的“單位人”轉變為“社會人”,依照“檔隨人走”的原則,相應地,越來越多的“單位檔”將轉變為“社會檔”,“社會檔”數量的急劇膨脹,迫使社會必須建立相關機構管理流動人員人事檔案,這己成為當務之急。因此,人事檔案社會化管理服務機構應運而生,并因其從事的人事工作,促使人事關系社會化,從而使機構的社會性增強。這些機構首開人事檔案社會化管理之先河,在其對人事檔案進行社會化管理的實踐中為最終實現全社會的人事檔案社會化管理總結了教訓,積累了經驗。其次,人事檔案管理出現的新問題迫使人事檔案管理改革。隨著人才流動的加劇,人事檔案管理中出現了許多新的社會現象:擅自扣檔;擅自建檔;檔案丟失;棄檔現象;流動人員人事檔案收集困難、轉遞混亂;人事檔案管理機構的性質不明;公民對人事檔案知情權的要求等。以上問題的出現迫切需要相關的管理機構加以規范和管理。再次,人才信息的爭奪迫使人事檔案信息服務社會化。人事檔案社會化管理機構是充當人才信息搜集者、保管者和提供者。人事檔案管理工作走向社會,由其社會化機構合理、合法地開發人才信息,為社會各類經濟實體提供信息服務是其社會職能的完整體現,是時展所賦予它的全新角色。
(二)可行性
首先,人事檔案可以有條件的部分開放。隨著國家機關現行文件在檔案館的公開和外交部開放檔案的舉措,人們對知情權的呼喚及信息社會對人才信息的需求,人事檔案的開放已勢如破竹。反觀人事檔案材料中,真正需要對本人保密的材料只是一小部分,而非全部。而且這一小部分的保密期應是暫時,而非永久的。因此,在維護公民知情權的前提下,人事檔案可以有條件的部分開放:第一,只有在利用者有合理需要的條件下方可查閱;第二,只有在不會引起社會各界負面效應的條件下方可查閱。第三,不可泄露、損害國家和單位的機密和利益、不能涉及、危害個人隱私和權利以及不能犧牲其他人的利益。針對本人、本單位及非本單位利用者的不同,人事檔案對外開放的程度也不盡相同。其次,我國部分檔案工作的社會化管理為人事檔案社會化管理提供了可資借鑒的經驗。我國的人事檔案工作盡管由人事部、組織部、勞動部領導,但人事檔案是我國國家檔案的重要組成部分,接受國家檔案行政機關的監督與指導,因此,人事檔案工作也不能脫離全國檔案社會化管理的大環境而孤立存在,必然受到其他檔案工作社會化管理的影響,我國部分檔案工作社會化管理為人事檔案社會化管理提供了理論、物質、技術、人員的準備,也為人事檔案社會化管理工作開辟并鋪平了道路,加速了人事檔案實現全面社會化管理的進程。再次,現代化的信息技術為人事檔案社會化管理提供了技術支撐。人事檔案社會化管理是管理方式的集約化、管理手段的科學化、信息需求的多樣化和提供利用的即時化。計算機技術、多媒體技術、網絡技術以其存貯量大,讀取速度快、視聽形象性、遠距離傳遞、資源共享等特點為人事檔案社會化管理提供了基本的技術保障,為人事檔案收、管、用創造了實現社會化管理的必要前提,使人事檔案管理可以分離為物理管理與邏輯管理,以應對由于人員流動而造成的“人檔分離”局面。
二、人事檔案社會化管理的具體措施
(一)實行廣義與宏觀上的集中統一管理
我國的人事檔案工作在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下,由中央組織部、國家人事部、勞動部領導與指導,實行集中統一、分級負責的管理體制,以維護人事檔案的準確、完整與安全,并以為人事工作和其他工作服務為原則。各級組織、人事、勞動、檔案部門應從傳統的微觀管理中解脫出來,把對人事檔案的微觀管理工作下放給社會人事檔案保管機構進行,轉而從人事檔案的宏觀方針、政策、法律、法規、條例、辦法的制度研究與制定,并指導、監督實施,從而推動人事檔案管理工作的順利進行,這也適應了市場經濟條件下政府職能轉變的需要。
(二)設置社會化的人事檔案管理機構
從保管機構看,傳統的人事檔案由單位內設機構小集中保管,而人事檔案社會化管理則要求人事檔案走出單位,走向社會,由社會化人事檔案管理機構整合人事檔案及其信息資源,使人事檔案及其信息資源真正得以集中保管、集中開發,實現統一管理。建立全國行業聯網的人事檔案社會化管理機構,便于人事檔案信息的整合與網絡傳遞,在人事檔案社會化管理行業網運行成熟后,各人事檔案社會化管理機構以網站的形式通過廣域網實現與社會各個終端的連接,為社會群體提供有權限限制的部分信息查詢和利用服務。在社會化管理條件下,針對國家黨政機關人員檔案(國家公務員檔案)和軍人檔案的檔案機密性、政治性較強,開放性信息功能較弱特點,在實行人事檔案社會化管理的進程中,其社會化保管機構應采用事業單位性質,隸屬于黨委組織部門、政府人事部門、軍隊政治部門,在全國按行政區劃,在每一個縣、市、省及中央設置一個專門的人事檔案社會化管理機構,管理本區域內同一級黨政機關、軍隊軍人的人事檔案,并由本級組織、人事、檔案、軍隊政治等部門共同領導與指導,協調工作為托管單位和部門提供專業的管理和及時的利用服務。相對于國家黨政機關文職人員及部隊軍人而言,其他國有企事業單位及民營、外資等非國有企業、社會團體的人事檔案保密內容相對較少,開放程度相應增大,流動性更大,社會性更強。因此,保管這部分人事檔案的社會化機構可采用企業自主經營、自負盈虧、政企分開、管理科學的市場化現代企業的運作方式,樹立自己的“品牌意識、市場意識、質量意識、創新意識、營銷意識”[1],靠先進的管理手段,極高的行業信譽,細致周到的服務,豐富準確的信息資源,根據社會及市場的需要,在職能允許的范圍內開展業務。由于學生尚未進入社會,其流動性、社會性相對較弱,而且這一時期形成的檔案數量相對較少,內容比較單純,因此,可暫時由學校管理,待學生進入社會后,再向人事檔案社會化管理機構移交。
(三)建立適應社會化管理和“檔如其人”的收集策略
傳統的人事檔案收集工作是對檔案實體、物質本身的收集,即物理收集。而人事檔案社會化管理中由于計算機、網絡等相關技術的運用,輔之以相應的輸入輸出設備,可以實現檔案由實態到虛擬的轉變,使邏輯收集即信息收集成為可能。人事檔案的物理收集與邏輯收集,就是社會化管理機構只收集和保管人事檔案記錄對象本人在非現在任職單位形成的檔案材料(以下稱一級材料)實體,如本單位需要查閱利用,可通過網絡進行鏈接、下載、查看。而本人在現在單位逐漸形成的檔案材料(以下稱二級材料)實體,可由現在單位收集、保管,不必每年向社會化管理機構移交,但必須以掃描、數碼拍攝等方式,依托網絡傳遞的手段及時輸送邏輯信息給社會化管理機構,由社會化管理機構將收集到的信息圖形文件,運用相關軟件轉化為格式較小的文本文件,并與實體檔案建立關聯以保持人事檔案信息內容的完整性,便于完整查閱。在人員發生單位間流動后,現單位轉變為原單位,其保管的該人二級材料實體根據有關規定,及時移交到社會化管理機構,由于該人的大部分主要憑證檔案保存在人事檔案社會化管理機構中,原單位不可能靠其所管的小部分二級檔案材料來控制人員流動,而且單位保管已非本單位人員的檔案會浪費不必要的人力、財力、物力,因此,原單位也會很愿意將該人的二級材料轉出,以降低管理成本,社會化管理機構通過對這部分二級檔案材料的接收而實現對人事檔案實體的完全收集,達到最終集中統一管理人事檔案實體的目的。
在公安、紀檢、司法、醫院、工商、稅務、銀行、證券部門都可能有記錄同一個人不同側面的檔案資料。為了能夠立體地反映一個人在社會各領域中的全面形象,在人事檔案社會化管理工作中,應建立與社會其他部門的廣泛關聯,由社會化管理機構出面協調,打破社會各個部門各自為政、互相封鎖的狀態,將與同一個人有關的保存在不同社會部門的所有檔案建立關聯,全社會各部門的專業檔案可以按身份證代碼重新編號,與人事檔案社會化管理的編號方式形成體系,彼此對應,以實現個人全部社會檔案的一體化,使人事檔案社會化管理的整合社會信息資源的功能發揮更大作用,使所有社會檔真正成為鮮活的整體,為各方面利用開辟出一個巨大的信息交互舞臺,展示個人的全貌,也為各部門提供相關信息資料,成為聯結社會各領域的紐帶。
(四)針對利用對象的不同有條件的開放人事檔案
人事檔案社會化管理服務對象的范圍更加擴大,除本單位及協管、監督部門外,還要為本人及非本單位的查閱、利用提供服務。但這種利用是在針對服務對象不同而有條件、部分開放檔案的前提下進行的。人事檔案可對本人開放的內容在十大類中確有很多就是本人親自填寫的;有的是組織填寫,本人認可的;有的是組織根據本人情況如實填寫的;有的是本人已知到最終結果的。這些材料中大部分內容本人已經知道或可推斷出來,根本沒有對本人保密的必要,但即使這部分材料對本人開放也沒有真正的意義。鑒定、考核、考察、政審、民主評議等材料才是本人真正想要了解和需要了解的內容,是對知情權的滿足,這些材料中有的是以組織的身份形成的,代表組織的決定,并非某個人對本人的評價、考核、鑒定,不代表個人觀點,因此也可以對本人開放,使本人找到自身缺點和不足,及時改正。而代表個人觀點由某個人形成的民主評議、鑒定、檢舉、揭發等材料,涉及到人際關系、群體團結、保護他人,避免人與人的矛盾等問題,因而不宜向本人開放。但這僅是一小部分。因此對本人開放部分人事檔案是可行的,可將人事檔案分為兩部分供本人查閱,第一部分一般檔案,除保密檔案以外的檔案材料。第二部分保密檔案,以個人名義形成的考察、考核、鑒定、評議、檢舉、揭發等性質的材料。非本單位對個人人事檔案信息的查閱、利用應在不侵犯個人隱私權、不損害他人正當利益的前提下進行。所以,對非本單位形成的檔案材料,應由本人決定其開放內容和程度;對于由本單位形成的那部分檔案材料,有可能涉及本單位的技術機密、商業情報,因此可由本單位來決定開放利用的內容和程度。
(五)完善與社會化管理相配套的法律、法規建設
人事檔案社會化管理工作的順利進行,必須在各級組織、人事、勞動、檔案部門領導與監督,指導與協調下進行,必須有國家相關部門制定、執行的法律、法規作為保障。為保證人事檔案社會化管理工作正規、有序、高效、健康地發展,應建立健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案鑒別制度》、《人事檔案利用權限轉移制度》、《人事檔案查詢利用制度》、《人事檔案銷毀制度》等。人事檔案社會化管理中隱私權的保護,是一個被社會普遍關注,又十分敏感的話題。目前我國還沒有一部比較系統、全面地保護隱私權的立法,有關隱私權的法規只能散見于憲法、刑法,民法、訴訟法等部分法律條款中?！吨腥A人民共和國檔案法》第四章第二十一條、二十二條零星地涉及到一點:“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人,對其檔案享有優先利用權,并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見,檔案館應當維護他們的合法權益”。“……檔案所有者有權公布,但不得侵犯他人的合法權益?！迸c美國《隱私法》、《信息自由法》、《公平信用法》、《財務隱私法》相比,我國的隱私權立法明顯滯后。而人事檔案社會化管理中要求知情權、開放檔案、廣泛利用,恰恰激化了這一矛盾,迫使我國立法界人士必須正視這一棘手的難題,順應形勢,盡快為隱私權保護立法,或在檔案法等法規中明確加入保護隱私權的條款以完善我國的法律、法規體系。可見,人事檔案社會化管理變相地推動了我國法制化、民主化進程,也為社會的進步、發展做出了貢獻。
［關鍵詞］檔案管理 報到證 人才服務機構
［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業生的檔案根據報到意向，絕大多數被存放至所在地人才服務機構。在對其檔案進行分類整理中發現，各地高校畢業生的學生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學生的具體情況。高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。
一、學生檔案管理工作問題
高校與學生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類情況，要么是學生在不知情的情況下其檔案“被留?！保词亲栽敢蟠娣艡n案于學校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數都意味著沒有報到證。如果進入機關事業單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉正定級密切相關，也即隨之順延。因此，高校畢業生的學生檔案在其畢業后應及時存放到人才服務機構托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學生本人已經溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內畢業的學生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當地教育局，而教育局又不得不將檔案轉遞到人才服務機構，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業的學生存檔問題。針對省外畢業生的檔案派遣方面多數高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業生就業指導部門。許多高校未盡到告知義務，致使絕大多數高校畢業生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經郵寄到生源地。一旦學生想到要用檔案的時候，發現檔案不在生源地，不得不從學校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。
再次，檔案存放到高校畢業生就業所在地的人才服務機構。這一方式，在目前看來是對高校畢業生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉遞至人才服務機構，做到了從學生檔案到人事檔案的有序銜接，為學生的就業安置工作起到了很好的基礎性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。
二、學生檔案管理工作中出現問題的原因
首先，一些教師對學籍管理缺乏正確的理解，認為學生的學籍檔案管理應為教學管理部門負責，對有關學籍管理的規章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業生由于對成績、就業等方面關注度較高，對其自身檔案認識不清，甚至個別學生將之視為可有可無的東西。
再次，入學教育缺失。一些高校在新生入學時進行入學教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學教育，致使學生對在校期間的現實表現、學習動力及動機沒有足夠認識。
第四，離校教育缺失。絕大多數高校對即將畢業的學生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學生在急于就業的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規范管理，建立科學合理的管理模式
隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。
（二）樹立三個服務理念，強化五個一切思想
建立健全規范的管理制度是搞好學生檔案管理工作的基礎。在具體實踐中，工作人員應樹立三個服務理念，強化五個一切思想。即樹立學生的訴求是工作的動力，學生的滿意是工作的業績，學生的認可是快樂和幸福的標尺。要堅持學生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統率一切，快樂自己奉獻一切的思想。
【參考文獻】
一、高職院學生檔案管理的特點
高職院學生檔案有其自身的特點，主要表現在：（1）工作量大。隨著高職院的擴招、校園的合并，每年需要接收的新生檔案數量不斷增加；（2）時間集中。每學年開始是新生檔案的集中收集歸檔時間，每學年底是在校學生檔案材料集中收集管理時間，也是學生畢業離校前檔案集中轉遞時間；（3）涉及部門多。學生學籍檔案材料的形成、歸檔涉及到各院系、教務處、招生就業辦和學生管理處等多個部門；（4）檔案傳遞情況復雜。按照規定，學生檔案必須通過機要局轉遞或派專人送達，但往往因用人單位急于獲得學生檔案，要求學生自帶或用郵政快遞寄檔，這給學生檔案的遞送增加了許多難度。下面是針對高職院檔案管理的特點，分析了目前高職院學生檔案工作中存在的不足，并提出了相應的改進措施。
二、高職院學生檔案管理工作中存在的問題
1、學生檔案管理未受到應有的重視
學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高職院往往只重視教學、人事和其它管理的檔案工作，對學生檔案工作的重要性缺乏認識，認為只是一項附工作，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程上，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤。許多學生檔案意識薄弱，檔案知識缺乏，認為只要不進國家機關，在私企、外企等單位工作要不要檔案無所謂，對檔案的作用、轉遞方式一無所知，對檔案漠不關心，若干年后需要時又不知檔案“身在何處”，有的畢業生認為學校會把檔案直接轉到工作單位，對檔案是否收到不聞不問，自身“棄檔”現象越來越嚴重；有的因為超過了機要局的查詢期限，檔案一旦丟失則無法查找。
2、學生檔案管理不規范
一些高職院缺乏完善的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替科學嚴謹的管理制度；或者有規章制度，但不能認真執行，形同虛設，造成無章可依或有章不依的局面。學工處、招生就業處或各個院（系）都有可能是學生檔案的管理部門，造成學生檔案歸口不一。檔案主管部門與相關部門職責范圍劃分不準，分工不明確，造成互相推諉，不能各盡其職。由于檔案管理沒有統一的規定，使學生檔案歸檔時間不統一，不能保證檔案材料及時歸檔；由于檔案管理標準不統一，造成歸檔材料不統一，手續不完備，紙張規格不一，內容填寫不完整，材料不齊全等弊端。
3、管理隊伍建設薄弱
日前，很多高職院專職檔案管理人員很少，管理隊伍的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理，其中相當一部分還是“半路出家”，轉行從事學生檔案管理工作，專業知識很有限。另一方面，兼職檔案員幾乎未接受過任何檔案管理方面的專業培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和基本技能，且往往一身多任，投入檔案管理工作的精力十分有限，無法對學生檔案進行科學有效地管理，只是滿足于將檔案裝入袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的單一階段。在受到人員編制限制和僅以手工操作為主的檔案管理模式下，人才的匱乏很大程度上影響了學生檔案管理工作的有效開展，也阻礙了工作層次和工作水平的提高。
三、加強高職院學生檔案管理工作的對策
1、統一認識，加強領導，完善管理機制
正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。首先學校領導和廣大教職工都要強化檔案意識，大力宣傳《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，使大家認識到，做好學生檔案工作是關系到高職院全面推進素質教育、向社會輸送合格人才和涉及高職院學生畢業就業的大事。要加強學生檔案管理工作的領導，校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，切實落實責任制，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈，并納入有關職能部門的目標管理，樹立全校一盤棋，上下聯動，全員參與的工作格局。不論當前各高職院對學生管理采取何種模式，都要根據學校工作的實際，落實大學生檔案管理組織機構；不論當前學生檔案存放何處，都必須專人負責學生檔案的管理工作；要根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員；若是采取按院系的分散式管理模式，也要配備專職或兼職學生檔案管理人員。
2、加強制度建設，規范管理行為
為了確保學生檔案的管理質量，必須根據有關法律法規，結合當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢和實際情況，制訂出臺具有較強針對性和操作性的高職院學生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，使學生檔案管理工作有法可依、有章可循。要提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，細化學生檔案的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等各個環節的基本規范和工作要求，從根本上保證學生檔案的連續性、完整性和安全性。檔案管理制度主要可分為三個方面，一是要建立嚴格的檔案登記、轉遞制度。管理人員對新生檔案要認真登記、整理、核對，發現問題及時解決，以保證檔案的完整性；二是要建立檔案材料的收集補充、定期移交制度，明確歸檔材料的內容、標準和時間，確保學生檔案材料的真實性和準確性，使大學生檔案工作規范有序地進行；三是要制定學生檔案管理、借閱制度，嚴格履行登記借閱手續，防止學生檔案損毀、丟失，從而為高職院校的學生檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。
3、加強管理隊伍建設，提高管理人員素質
高職院檔案管理人員是檔案管理工作的業務骨干，其素質的高低直接影響到檔案管理工作能否順利開展。建立一支強有力的學生檔案管理專兼職人才隊伍，是提高檔案管理質量的重要保證。學生檔案管理人員必須具有良好的思想政治素養和高尚的職業道德，具備較深厚的檔案管理理論知識，
檔案保管技術等相關的專業知識。學校可以每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經驗，并積極為檔案管理人員的業務培訓創造條件，經常組織校內外學習交流，相互取長補短，達到共同提高的目的。同時學校檔案主管部門要對學生檔案管理工作進行有效的指導和監督，促使學生檔案管理人員不斷提高業務水平。
4、充分利用信息化、網絡化等現代科技手段
目前大部分高職院招生、學籍、就業等都已基本實現信息化和網絡化管理，這就為學生電子檔案的建設創造了條件。所以高職院應逐步開發一套完整的學生檔案管理信息系統和電子檔案庫，運用現代化的手段管理學生檔案，將每個學生可以規范化的檔案材料錄入到學生檔案信息庫中，在建好基本信息的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，并及時對錄入的信息進行維護和更新，確保信息完整、真實和準確。依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，可以為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，有效提高學生檔案管理工作的效率和質量。
總之，高職院學生檔案管理工作是一項系統工程，需要國家、社會、高職院等各方面的廣泛關注和支持。作為學生檔案管理工作者，面對高職院學生檔案管理工作的諸多問題，有必要對學生檔案管理工作進行重新審視，積極探索適應社會發展的學生檔案管理的之路，充分發揮高職院學生檔案管理工作的重要作用，真正做到學生檔案服務于學生、服務于企業、服務于社會。
參考文獻：
[1]羅紅飛.高職院學生檔案管理若干問題思考.當代教育理論與實踐，2010.
一、指導思想
以黨的十六大精神和“三個代表”重要思想為指導，以全國普通高校畢業生就業工作電視電話會議及上級有關文件精神為依據，緊緊圍繞我市經濟發展和社會穩定大局，進一步深化畢業生就業制度改革，努力拓寬大中專學校畢業生就業渠道，積極引進高學歷層次和緊缺急需專業畢業生，為我市經濟社會發展提供強有力的人才智力保證。
二、就業范圍和對象
（一）積極引進高學歷優秀畢業生來我市就業。繼續實施“選調生”計劃，通過外出選拔和公開考錄，選調部分優秀本科畢業生、碩士畢業生和博士畢業生充實到市直機關事業單位和鎮（處）干部隊伍。對進入國家公務員隊伍的，按照上級的有關要求和規定辦理。企業單位可根據實際需要，制定優惠政策，吸引高學歷畢業生到我市建功立業。對本科及其以上學歷的畢業生，不受專業、生源地限制，敞開接收。
（二）適當控制外地專科以下學歷畢業生來我市就業。外地生源的?？茖W歷畢業生需落實用人單位方可來我市就業，中專畢業生原則上不予接收。各類企業接收緊缺急需專業的中專畢業生，須經用人單位申請，主管部門同意，市人事局審批。
三、就業辦法
今年畢業生就業實行組織派遣、考試錄用、雙向選擇和自謀職業相結合的辦法。
（一）組織派遣
各級組織人事部門公開選拔的選調生及碩士以上學歷畢業生、本科以上省級優秀畢業生，由市組織人事部門根據工作需求及所學專業，統一派遣至市直或鎮（處）機關事業單位。
（二）考試錄用
1、市教育體育局負責，市教育人才分市場組織實施教體系統的畢業生考錄工作。按照市編委核準的考錄計劃，從師范類統招本科畢業生中考錄部分畢業生到中小學任教，從非師范類統招本科生中考錄部分緊缺專業畢業生到職業學校任教。
2、市衛生局負責，市衛生人才分市場和正局級衛生事業單位組織實施衛生系統的畢業生考錄工作。按照市編委核準的考錄計劃，從衛生類統招本科以上畢業生中考錄部分畢業生到市直醫療單位工作，從衛生類統招?？埔陨袭厴I生中考錄部分畢業生到鎮（處）衛生單位工作，從護理專業統招中專以上畢業生中考錄部分畢業生到市直或鎮（處）醫療衛生單位工作?？间浌ぷ鞑扇∫淮涡韵逻_計劃、一次性考錄的辦法進行。
3、其他事業單位急需緊缺專業的，按照市編委核準的考錄計劃，由市人事局會同用人單位主管部門從專業對口的統招本科以上畢業生中公開考錄。
（三）雙向選擇
除組織派遣、考試錄用到機關事業單位就業外，其余大中專畢業生按照“公開、平等、自愿”的原則到市人才市場與用人單位供需見面、雙向選擇。市人事部門將定期舉辦全市2012年大中專畢業生供需見面、雙向選擇洽談會。向社會公開各單位用人數量、學歷層次、專業類別及工資待遇等需求信息，對招聘的各個環節全部實行“陽光”操作，并提供優質服務。
（四）自謀職業
鼓勵各類大中專畢業生自謀職業或領辦、創辦經濟實體，從事個體私營經濟。
四、就業鼓勵措施
（一）鼓勵畢業生到非公有制單位就業。到非公有制單位就業的大中專畢業生，按照到公有制單位就業的程序辦理相關手續，保留相應身份。
（二）鼓勵畢業生自主創業。對從事個體經營的畢業生，除國家限制的行業外，自工商部門批準其經營之日起2年內免交工商、衛生、環保等部門和街道辦事處的登記類及管理類的各項行政事業性收費。創辦屬高新技術領域公司的畢業生，可向市科技主管部門和工商管理部門提出申請，經有關部門確認后，其以工業產權和非專利技術出資的比例最高可占注冊資本總額的35%。對自主創業的畢業生，兩年內保留其派遣資格，養老、醫療和失業保險等費用由個人交納，人事檔案可由市人才交流服務中心管理，費減半收取。對自謀職業、自主創業和合伙經營的，其自籌資金不足部分，可以按規定申請失業人員小額擔保貸款。
（三）鼓勵大專、中專畢業生繼續深造。本市生源的大專、中專畢業生，到非全日制普通高校繼續深造的，市人才交流服務中心為其辦理登記手續，3年內取得國家承認學歷的，可按當年應屆畢業生就業政策辦理就業手續。
（四）做好特困畢業生就業工作。對通過雙向選擇仍未落實就業單位的特困畢業生，由其本人提出書面申請，經核準屬實的，由市人才交流服務中心負責推薦就業。
（五）對在畢業當年服兵役的本市生源畢業生，可持《畢業生就業報到證》、《入伍通知書》到市人才交流服務中心辦理登記手續。兩年后退役的，持市退伍軍人安置辦公室出具的證明，按應屆畢業生的有關政策，辦理就業手續。
五、就業管理服務
（一）建立就業預測和薪酬指導機制。畢業生就業主管部門和人才市場，將定期對畢業生就業方向進行科學分析，及時畢業生就業及薪酬指導價位信息。充分利用人才大集、媒體推介、崗前培訓、人才派遣、技能培訓等多種形式，為大中專畢業生就業提供優質、高效、便捷的服務。
（二）規范畢業生檔案轉遞程序。非師范類畢業生檔案須由學校轉遞至市人才交流服務中心，師范類畢業生的檔案轉遞至市教育體育局，對畢業生個人自帶的檔案不予接收。對沒有檔案、畢業證書和學位證書的外地生源畢業生，一律不予辦理有關手續。對弄虛作假，私自涂改偽造證件、印章的人員，一經查實，將嚴肅處理。
（三）加強畢業生就業市場和網絡信息化建設與管理。堅持把辦好畢業生市場作為畢業生求職擇業、用人單位選人的重要渠道和方式，不斷加強市場軟、硬件建設，促進有形、無形兩個市場的有效結合。市人才交流中心要發揮畢業生就業網的作用，按照網上辦公流程，做好畢業生接收、派遣工作，各用人單位要及時登記畢業生需求信息，嚴格按照接收程序接收畢業生，從2012年1月1日起，非師范類畢業生啟用《2012年市普通大中專院校畢業生就業接收函》，2004年樣式的接收函停止使用。
（四）做好畢業生報到、落戶的辦理工作。繼續實行畢業生就業報到登記制度。畢業生畢業后應在規定期限內攜帶《報到證》等有關材料到市人才交流中心辦理報到登記手續，其中師范類畢業生到市教育體育局報到。畢業生到就業單位報到后，由單位負責持《報到證》等有關材料到市人才交流服務中心辦理有關手續后，到派出所辦理落戶手續。未落實就業單位的本市生源的非師范類和師范類畢業生，應先分別在市畢業生就業網和市師范類畢業生就業網上進行報到、落戶登記后，再在規定時間內到市畢業生就業主管部門辦理報到手續，然后持畢業生就業主管部門開具的入戶介紹信到派出所辦理落戶手續。
（五）加強畢業生見習期管理。繼續執行國家的有關規定，切實加強畢業生見習期管理，正確理解和處理好見習期與職工勞動合同中試用期的關系。對因特殊情況需調整工作單位的畢業生，自畢業之日起一年內到畢業生就業主管部門辦理改派手續?？鐓^、市的調整改派的，經雙方區、市畢業生就業主管部門同意并辦理網上解約、簽約手續后，由市畢業生就業主管部門辦理改派?？缡?、市改派的須通過市畢業生就業主管部門辦理。畢業生就業主管部門、用人單位、學校不得收取改派費。畢業生和用人單位通過網上解約后，要在6個工作日之內辦理檔案轉遞和戶口遷移手續。用人單位不得扣留畢業生的檔案，畢業證書等證件。各用人單位要及時為見習期滿考核合格的畢業生辦理轉正定級手續。畢業生在見習期內，用人單位不得以任何理由向畢業生收取或變相收取風險抵押金、就業保證金、培訓費等，不得拖欠畢業生的工資。凡到事業單位就業的，全部實行人事，并實行聘用制和試用制，聘期三年，其中試用期一年。
一、主要任務完成情況
1、實現實質合并，統一辦公、統一管理。
去年X月檔案館成立時是東、西校區兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內，人員也集中統一辦公。為做好這一工作，重新調整改造了庫房、增加了**多平方米的庫房面積，安裝了**立方米的密集架。
2、統一規章制度，建立起檔案管理基本組織架構
檔案館成立以前，檔案管理分兩校區運作，規章制度也不統一。建館以后實現統一管理的關鍵是不僅從組織形式上、更要從規章制度上統一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關規章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學校已經批準下發了《中國農業大學檔案管理辦法》、《中國農業大學人事管理暫行規定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農業大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農業大學立卷部門檔案工作考核辦法》等**項規章制度，已下發各單位貫徹執行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內部管理機構及負責人，討論制定了各室任務分工及工作人員崗位職責等規章制度，使檔案館管理組織架構基本建立起來，對充分發揮和調動檔案工作人員積極性起到了促進作用。
3、舉辦兼職檔案員培訓班，加強業務指導，調動各立檔單位積極性。
檔案是學?；A工作，要做好這一工作必須充分發揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區管理到集中統一管理，必須在統一檔案管理規章制度基礎上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。
4齊心協力抗非典，堅守崗位不停工。
非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領導下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關分黨委安排的門衛值班及向非典患者家屬獻愛心活動。
5購置計算機等辦公設備、家具，為做好檔案工作創造物質條件。
學校支持檔案工作，撥**萬元設備?？钭鳛闄n案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發、文件柜等辦公家俱，為實現統一辦公提供了物質條件。
6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關工作。
學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務由檔案館承擔，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔，現已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經學校批準，基礎工作正在準備之中。
7、精心籌備，于**月**日召開學校檔案工作會
召開學校檔案工作會，宣傳檔案法規，強化檔案意識，規范檔案工作，這是檔案工作者多年的愿望。經過全館人員共同努力，精心準備，學校檔案工作會終于在**月**日順利召開。這是自兩校合并以來第一次召開檔案工作會。江樹人常務副校長出席會議并做了重要講話。會議總結交流了學校檔案工作，討論通過了對各立卷單位考核辦法，決定以后每兩年評選一次檔案工作先進單位和個人。會議還布置了****年歸檔工作和征集名人檔案工作。財務處、研究生院等各部處各學院檔案工作負責人和兼職檔案員**余人參加會議。
8、加大宣傳力度，開展檔案現代化管理有關工作
第一，招聘了大學本科畢業生X名，充實檔案隊伍經過多方面努力，終于從南京大學選拔一名檔案專業信息管理方向畢業的本科生，為加強檔案現代化建設做人才上的準備。
第二，檔案館主頁于X月開始公布，運用農大網絡宣傳檔案工作。經過一段時間運行，于**月又進行了全新改版。改版后的檔案館網頁，對檔案工作信息宣傳加大了，對各立卷單位服務方便快捷了。
第三，多方調研，確定購買南大之星軟件系統，開展檔案現代化管理工作。
9、以對農大高度負責的態度，做好歸檔和利用服務工作
經過對兼職檔案員的培訓以及加強宣傳工作，使得****年歸檔情況明顯好轉。今年綜合檔案共歸檔****卷、件;人事檔案歸檔****余份;綜合檔案利用****卷、件;接待學生參觀**X多人次;人事檔案利用查閱****人次，借閱**X人次，轉遞**X件。教學檔案積壓未歸的**年以前成教檔案今年也已歸檔。目前，除統戰部、宣傳部照片檔案等個別單位未歸檔以外，其他單位均已完成****年歸檔工作。
10、認真做好****年度考核和期滿考核聘任工作。
學校結合深化人事等五項改革，布置了****年度考核和期滿考核聘任工作。檔案館按學校要求，認真做好考核聘任工作。通過個人總結、述職民主測評完成了考核工作。聘任工作通過設崗、公布崗位職責、任職條件進行公開招聘。檔案館把新一輪聘任工作作為進一步加強檔案工作的契機，要求每位檔案工作者對自己的工作進行全面總結，特別是對存在問題及解決問題的辦法、今后打算進行交流。在聘任過程中注重改進工作，對分工做適當調整，同時，做好思想工作，使考核、聘任工作平穩進行。目前已將資格審查意見上報學科評議組。
二、工作經驗體會、不足和今后打算
1、工作經驗體會
第一，領導重視是做好檔案工作的關鍵
檔案館在去年X月成立后，于**月結合舉辦農業院校檔案工作協作組第十四次會議，舉行了檔案館成立揭牌儀式。李晶宜常務副書記到會并做了重要講話，她對各單位檔案工作負責人提出了按照教育部關于三納入、四同步做好檔案工作的要求;今年元月九日，主管檔案工作的江樹人常務副校長到館里聽取工作匯報并進行了考察，對檔案館工作進行指導;九月十日，瞿振元書記為《中國農業大學檔案管理法規章制度匯編》題了詞： “充分發揮學校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務”。領導的重視，為我們積極開展檔案工作創造了好的氛圍，同時也為檔案工作指明了發展的方向。更是對我們莫大的支持。如：江校長來考察后，與有關方面協商決定，給檔案館建館啟動費拾萬元，解決了我們辦公的硬件條件問題。
第二、精誠團結，勇于奉獻是做好檔案工作的基礎
檔案工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略;但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。檔案工作者本著對學校高度負責的態度，不計名利得失，默默工作著。如：在學校機關人員編制少，檔案管理人員只能走專業技術系列而不能走職員制造成待遇低的情況下，工作人員仍努力勤奮工作，相互支持配合。成功召開學校檔案工作會，就是全體檔案工作者共同努力的結果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣傳力度需要進一步加大，全員檔案意識不夠強
由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規宣傳力度不夠。因此，造成全員意識缺乏。有的單位不能自覺主動歸檔，有的單位歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交到檔案館。目前，檔案館庫房內檔案整理有的不夠規范，需要投入大量人力物力。今后需著力加強宣傳，強化檔案意識。
第二，理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文
檔案工作人員每天忙于工作，又加上經費少，不能多人外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。在今年三次檔案工作會上，沒有中國農業大學檔案館的論文參加交流，只是口頭介紹學校檔案工作情況，這是與我們學校的地位不相稱的，今后需加強學習，善于總結，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。
第三，檔案現代化管理工作需加強
