時(shí)間：2023-05-29 17:49:33
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書(shū)檔案管理細(xì)則，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、當(dāng)前文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題分析
（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對(duì)于文書(shū)檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。一些單位認(rèn)為文書(shū)檔案管理就是簡(jiǎn)單的整理文書(shū)檔案，而沒(méi)有從信息分類(lèi)、建庫(kù)、歸納、提取的角度看待文書(shū)檔案管理問(wèn)題。與之相對(duì)應(yīng)的，文書(shū)檔案管理部門(mén)在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門(mén)”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書(shū)檔案管理工作人員都是臨時(shí)補(bǔ)缺，入職前缺乏不要的專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒(méi)有進(jìn)行過(guò)有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書(shū)檔案管理部門(mén)投入教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對(duì)文書(shū)檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書(shū)檔案管理部門(mén)配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書(shū)檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書(shū)檔案的應(yīng)用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書(shū)檔案管理部門(mén)配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書(shū)兼職文書(shū)檔案管理，由于秘書(shū)本身需要負(fù)責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對(duì)于文件檔案管理自然缺乏主動(dòng)性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)背景的文書(shū)檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來(lái)的，甚至有些單位講文書(shū)檔案管理部門(mén)作為“預(yù)備退休部門(mén)”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書(shū)檔案管理部門(mén)之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認(rèn)識(shí)，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯(cuò)置文書(shū)檔案的事件頻發(fā)。
（三）文書(shū)工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書(shū)管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個(gè)系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來(lái)，才能真正發(fā)揮文書(shū)檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實(shí)工作中，很多單位重視日常文書(shū)管理，卻忽視了檔案管理，對(duì)于文書(shū)檔案管理也多是不同部門(mén)分塊操作，未能形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書(shū)管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)文書(shū)檔案管理的有效對(duì)策
（一）提高對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度。加強(qiáng)重視是提高文書(shū)檔案管理工作的前提。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面加強(qiáng)重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書(shū)檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書(shū)檔案管理部門(mén)配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，確保文書(shū)檔案管理部門(mén)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。將文書(shū)檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來(lái)。其次，作為文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身工作崗位對(duì)于單位發(fā)展、運(yùn)行的重要意義，更不能主動(dòng)將自己“降格”為“后勤部門(mén)”，無(wú)論是單位的各種活動(dòng)還是各類(lèi)規(guī)章制度，文書(shū)檔案管理部門(mén)都應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的參與，嚴(yán)格有效的落實(shí)，
（二）提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評(píng)價(jià)體系為配置標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專(zhuān)業(yè)教育背景的文書(shū)檔案管理人才為專(zhuān)職工作人員，處理單位的文書(shū)檔案尤其是一些較為重要的文書(shū)檔案。二是重視文書(shū)檔案管理部門(mén)人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書(shū)檔案管理部門(mén)的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對(duì)自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹(shù)立主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)的意識(shí)和理念。尤其是信息化背景下做好文書(shū)檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書(shū)管理和檔案管理的對(duì)接。文書(shū)管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書(shū)為切入點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識(shí)滲透進(jìn)文書(shū)檔案人員的意識(shí)之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書(shū)編寫(xiě)的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號(hào)等方面做到一致，在收發(fā)文工作時(shí)，及時(shí)做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專(zhuān)門(mén)的位置以備查閱，通過(guò)這些方式方法，使單位的文書(shū)檔案管理工作水平提到更高的檔次上來(lái)。
（一）規(guī)范銜接文書(shū)工作與檔案工作。文書(shū)工作是檔案工作的重要前提，沒(méi)有文書(shū)工作的質(zhì)量保證，就沒(méi)有檔案工作的質(zhì)量提高。特別是文件質(zhì)量的提高主要取決于文書(shū)工作人員的責(zé)任心和水平。所以，文書(shū)工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書(shū)的編制質(zhì)量。因此，文書(shū)人員平時(shí)要具備良好的檔案管理意識(shí)，做好文書(shū)材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調(diào)，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書(shū)人員在制作文件過(guò)程中要注意對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。文件材料質(zhì)量包括紙張大小、文件內(nèi)容的文體、文件格式等方面是否達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對(duì)于紙質(zhì)和用筆都要進(jìn)行明確規(guī)定，不準(zhǔn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等材料來(lái)撰寫(xiě)和批閱文件。文件處理要及時(shí)到位，不能拖拉耽擱；同時(shí)要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時(shí)查找。尤其是賬外材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開(kāi)會(huì)材料都要進(jìn)行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯(cuò)漏。
（二）加強(qiáng)部門(mén)間協(xié)作，做好文書(shū)檔案收集工作。檔案質(zhì)量的提高和結(jié)構(gòu)的改善將決定檔案的價(jià)值，因此提高檔案的質(zhì)量是檔案管理部門(mén)的工作。平時(shí)檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動(dòng)，爭(zhēng)取其他部門(mén)的協(xié)作和配合，提高檔案的質(zhì)量。要做到對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)的近況了解，經(jīng)常就業(yè)務(wù)部門(mén)的工作進(jìn)行交流，加強(qiáng)溝通，對(duì)于出現(xiàn)的新情況新動(dòng)向要及時(shí)關(guān)注，保證檔案材料的及時(shí)收集。對(duì)于檔案部門(mén)的工作要多思考、多實(shí)踐，爭(zhēng)取做到檔案材料的收集整理及時(shí)高效。平時(shí)還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對(duì)于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時(shí)進(jìn)行疏通。
（三）完善文書(shū)檔案管理制度，細(xì)化程序。任何一項(xiàng)工作都需要嚴(yán)格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會(huì)出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無(wú)可挽回的損失。對(duì)于檔案工作更是如此，嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理制度是檔案工作順利開(kāi)展的保證。檔案管理制度要做到精細(xì)化、可操作化和明確化。對(duì)于各項(xiàng)檔案管理的細(xì)節(jié)問(wèn)題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時(shí)要注意細(xì)則制定的可操作性，不要過(guò)于煩瑣復(fù)雜。對(duì)于文件收發(fā)要嚴(yán)格遵守國(guó)家的各項(xiàng)相關(guān)制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過(guò)多過(guò)濫的問(wèn)題。在公文行文之前要做到核驗(yàn)簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內(nèi)容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內(nèi)容必須修改的，必須要按照程序進(jìn)行重新核查。同時(shí)對(duì)于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內(nèi)容、不合格公文格式等問(wèn)題。
我們的首要任務(wù)就是認(rèn)真學(xué)習(xí)和分析評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，把握好每一項(xiàng)的評(píng)審內(nèi)容，并對(duì)照本單位的檔案工作情況進(jìn)行自檢并打分。做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點(diǎn)與扣分點(diǎn)，也就找到了單位檔案工作的優(yōu)勢(shì)與不足。之后，就需要對(duì)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行保持和發(fā)揚(yáng)，并將其作為自己的亮點(diǎn)；同時(shí)重點(diǎn)分析和總結(jié)扣分原因，進(jìn)行完善和整改。整改過(guò)程中，必須特別注意評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)中帶“*”的標(biāo)注為必須達(dá)到的項(xiàng)目。
二、查缺補(bǔ)漏，收集整理認(rèn)定材料
（一）建立健全組織制度
1.調(diào)整檔案管理網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)小組1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長(zhǎng)為組長(zhǎng)、主管局檔案工作的辦公室主任及負(fù)責(zé)檔案工作的防災(zāi)所副所長(zhǎng)為副組長(zhǎng)、各部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員為成員的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)行了職責(zé)分工。隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整，原有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)已不能適應(yīng)目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)工作小組進(jìn)行了調(diào)整，由分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管檔案工作的局辦公室領(lǐng)導(dǎo)及信息中心領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作；信息中心情報(bào)信息部專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)檔案的資源管理、對(duì)兼職檔案員進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)技能的指導(dǎo)以及檔案日常業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督；兼職檔案員負(fù)責(zé)所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。我局此次檔案管理規(guī)范化認(rèn)定工作的順利完成，也得益于這樣一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在認(rèn)定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過(guò)認(rèn)定的推進(jìn)力。2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編由于地震部門(mén)檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國(guó)地震局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》和《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》進(jìn)行文書(shū)檔案的歸檔工作。2014年，按照評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的要求，為正確界定云南省地震局各級(jí)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，結(jié)合我局實(shí)際情況，我們編制了云南省地震局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》及《文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》。同時(shí)，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度及云南省地震局檔案管理細(xì)則，使其更符合新形勢(shì)下檔案工作的需要。
（二）開(kāi)展文書(shū)檔案鑒定工作
2014年，我局調(diào)整了原有的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并對(duì)室藏到期文書(shū)檔案進(jìn)行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度》對(duì)1999-2003年的10年期文書(shū)檔案逐份、逐頁(yè)進(jìn)行了審查，共清理失去保存價(jià)值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報(bào)告和檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，對(duì)銷(xiāo)毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細(xì)說(shuō)明，有效的優(yōu)化了庫(kù)藏結(jié)構(gòu)。
（三）更換檔案裝具
云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書(shū)、科技檔案，時(shí)間跨度較長(zhǎng)，有相當(dāng)一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內(nèi)的檔案文件，并不符合現(xiàn)在的檔案管理規(guī)定。加上歷經(jīng)數(shù)次檔案庫(kù)房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴(yán)重破損，急待更新。我局充分利用此次認(rèn)定工作的契機(jī)，訂購(gòu)符合檔案管理規(guī)定的無(wú)酸紙檔案盒，對(duì)原有檔案裝具進(jìn)行更換和完善。5月份，檔案室全體人員全力以赴，對(duì)3000余卷檔案舊盒進(jìn)行更換。在更換過(guò)程中，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的崗位職責(zé)意識(shí)、安全意識(shí)和保密意識(shí)，全面提高了大家的工作積極性和主動(dòng)性，增強(qiáng)了對(duì)檔案規(guī)范化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)更換檔案裝具，實(shí)現(xiàn)了我局檔案的整理規(guī)范化，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎(chǔ)。
（四）檔案信息化建設(shè)
2014年，中國(guó)地震局辦公室組織開(kāi)發(fā)了“中國(guó)地震局文書(shū)檔案管理系統(tǒng)”，旨在推進(jìn)文書(shū)檔案信息化工作，提高文書(shū)檔案管理和利用效率，實(shí)現(xiàn)地震系統(tǒng)文書(shū)檔案的統(tǒng)一歸檔、分權(quán)限查詢。我局積極配合中國(guó)地震局推進(jìn)此項(xiàng)工作，檔案室根據(jù)工作需要提交了檔案數(shù)字化建設(shè)方案，并申請(qǐng)了專(zhuān)項(xiàng)資金用于設(shè)備購(gòu)置及檔案數(shù)字化整理及加工，力爭(zhēng)在2016年完成云南省地震局檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。同時(shí)，我局積極配合云南省檔案局進(jìn)行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)工作，按要求落實(shí)相關(guān)設(shè)備和輔助軟件，及時(shí)做好“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的安裝實(shí)施工作。
三、認(rèn)真準(zhǔn)備評(píng)審會(huì)議
[關(guān)鍵詞]高校 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì) 檔案 管理
根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，建立規(guī)范的會(huì)計(jì)工作秩序，提高會(huì)計(jì)工作水平，有著極其重要的意義。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的水平。
一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國(guó)家專(zhuān)門(mén)為檔案管理立法，足以說(shuō)明檔案工作在社會(huì)生活中舉足輕重的地位。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內(nèi)容主要是與財(cái)務(wù)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)、收支、管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要?dú)v史載體。而高校財(cái)務(wù)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過(guò)程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是歷史經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、是各種審計(jì)財(cái)務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經(jīng)濟(jì)事務(wù)發(fā)生的證據(jù)。所以說(shuō)加強(qiáng)對(duì)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有著極其重要的意義。
二、會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
1、“三重、三輕”現(xiàn)象突出
(1)重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案。只注重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表的歸檔管理，而對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)缺少必要介質(zhì)的備份建檔；對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，包括財(cái)務(wù)輔助系統(tǒng)(含學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等)的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲(chǔ)立檔；對(duì)軟件系統(tǒng)不斷的升級(jí)和改造過(guò)程中的記錄可以說(shuō)是“交白卷”。
(2)重會(huì)計(jì)檔案、輕文書(shū)檔案。只重視會(huì)計(jì)檔案的管理，憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)決算資料的管理，而對(duì)于文書(shū)檔案，如上傳下達(dá)的文件、某些基于賬簿的獨(dú)立性工作報(bào)告、平行部門(mén)之間的工作協(xié)調(diào)文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。在具體工作中，財(cái)務(wù)人員容易簡(jiǎn)單地認(rèn)為，賬簿、憑證、報(bào)表是重要的檔案，除此之外，其他文書(shū)檔案不是財(cái)務(wù)檔案的主要內(nèi)容，在管理上不能給予應(yīng)有的重視，結(jié)--果大量的文書(shū)檔案散落于各處，時(shí)間一長(zhǎng)，往往會(huì)丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對(duì)立卷工作比較重視，而對(duì)平時(shí)的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級(jí)審批報(bào)告制度，對(duì)查閱者的身份、查閱的內(nèi)容、查閱的時(shí)間沒(méi)有限制，存在隨意性，大大降低了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保密，甚至直接造成財(cái)務(wù)機(jī)密的泄露。
2、”四不”現(xiàn)象嚴(yán)重
(1)時(shí)間不及時(shí)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。但是在實(shí)際工作中，當(dāng)年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊(cè)，甚至要延遲到下一個(gè)會(huì)計(jì)年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機(jī)構(gòu)時(shí)也同樣存在時(shí)間延誤的現(xiàn)象。為查閱方便，財(cái)務(wù)部門(mén)往往會(huì)將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保留在本部門(mén)兩年甚至三至五年以上。
(2)內(nèi)容不完整。高校會(huì)計(jì)檔案，在類(lèi)上主要是指前面所述的電子檔案、文書(shū)檔案，在具體業(yè)務(wù)上主要是指校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)等財(cái)務(wù)檔案。隨著高校財(cái)務(wù)管理職能不斷延伸，其業(yè)務(wù)范圍也相應(yīng)拓展，除了基礎(chǔ)工作的記憑證、報(bào)賬表外，還更多地參與到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理和財(cái)務(wù)狀況的分析，會(huì)計(jì)人員在完成處理工作之后，卻忽略了對(duì)相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來(lái)了極大的不便。另外，會(huì)計(jì)人員的交接記錄檔案、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)升級(jí)改造的檔案等事項(xiàng)容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規(guī)范。會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置；活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分保管，不僅查找非常困難，而且銷(xiāo)毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多、無(wú)處存放，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
(4)程序不合規(guī)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理程序不合規(guī)，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷(xiāo)毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒(méi)有按照統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔案交接前沒(méi)有充分的準(zhǔn)備工作，移交點(diǎn)收不規(guī)范，沒(méi)有專(zhuān)人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱(chēng)職，無(wú)法履行監(jiān)督人的職責(zé)，交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷(xiāo)毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟瑱n案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)未共同派人員監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀不符合保密要求，直接以廢品變賣(mài)形式代替的現(xiàn)象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設(shè)備設(shè)施。這直接影響財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財(cái)務(wù)管理的水平，影響了財(cái)務(wù)工作的可持續(xù)和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
三、成因分析
1、認(rèn)識(shí)不到位
工作中存在著僥幸心理、走過(guò)場(chǎng)心理、無(wú)所謂心理的會(huì)計(jì)人員，在檔案管理的過(guò)程中馬虎了事、得過(guò)且過(guò)。這種認(rèn)識(shí)不到位，與當(dāng)事人的責(zé)任心有著密切關(guān)系。認(rèn)識(shí)不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展。
2、制度不完善
除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，這使得高校財(cái)務(wù)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬(wàn)別，尤其在涉及校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無(wú)據(jù)可依，無(wú)章可循。
3、執(zhí)行不得力
在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中，由于認(rèn)識(shí)不到位，制度不完善直接導(dǎo)致了執(zhí)行不得力。而執(zhí)行不得力又導(dǎo)致了現(xiàn)狀的發(fā)生和發(fā)展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強(qiáng)效
財(cái)政部門(mén)、高校教育主管部門(mén)、高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)把監(jiān)督的重點(diǎn)一般都放在經(jīng)費(fèi)的審批和使用上，對(duì)財(cái)務(wù)檔案疏于管理，對(duì)違背法規(guī)的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對(duì)檔案管理的違規(guī)行為缺少威懾力和強(qiáng)有效的約束力。
四、建議和對(duì)策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)健。高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)主管部門(mén)、校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處長(zhǎng)等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。主管部門(mén)可對(duì)各高校財(cái)務(wù)檔案制度的建立健全進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的及時(shí)、全面、完整進(jìn)行檢查，督促各高校將財(cái)務(wù)檔案管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)布置、落實(shí)，常抓不懈。校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)處長(zhǎng)及其他有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案是所提供的史料和證據(jù)，對(duì)學(xué)校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)收支、查證經(jīng)濟(jì)問(wèn)題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應(yīng)獨(dú)立設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案科室，配備有一定專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)人員，通過(guò)崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案崗位的重要性，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的精神。
各崗位財(cái)會(huì)人員應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，紙質(zhì)檔案、電子檔案同樣重要，會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財(cái)務(wù)工作者還應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?lái)不得半點(diǎn)馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時(shí)才體現(xiàn)出來(lái)的，也就是說(shuō)有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒(méi)有顯現(xiàn)出來(lái)，如果這時(shí)候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內(nèi)容不完整，以后需要時(shí)卻找不到，事后補(bǔ)救又來(lái)不及，很可能就造成不可彌補(bǔ)的重大損失。所以財(cái)務(wù)人員在檔案工作上一定要細(xì)致耐心，應(yīng)該做到事無(wú)巨細(xì)，養(yǎng)成良好的檔案工作習(xí)慣，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度，把工作的每一步都做好做扎實(shí)，也應(yīng)該增加些憂患意識(shí)，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國(guó)庫(kù)集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書(shū)合同等方面的財(cái)務(wù)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須制定高校財(cái)務(wù)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案移交、銷(xiāo)毀制度》、《高校財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序，使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
3、嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來(lái)推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行，檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作。移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收，專(zhuān)人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷(xiāo)毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行，造冊(cè)登記，未了事項(xiàng)另行立卷，檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派人員監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環(huán)境
按照“七防”的要求建設(shè)符合條件的檔案館(室、間)，保證財(cái)務(wù)檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內(nèi)外安裝電子監(jiān)控和攝像，以進(jìn)一步提高安全度。同時(shí)保證房屋、設(shè)備、家具的日常修繕、維護(hù)保養(yǎng)、更新代。
在財(cái)務(wù)年度預(yù)算中應(yīng)足額安排財(cái)務(wù)檔案管理經(jīng)費(fèi)，并按照專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理辦法確保其專(zhuān)款專(zhuān)用，并將其納入經(jīng)常性項(xiàng)目管理，任何組織和個(gè)人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經(jīng)費(fèi)，必須保證檔案管理經(jīng)費(fèi)充足，保證檔案管理工作的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。
[參考文獻(xiàn)]
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；計(jì)算機(jī)化
中圖分類(lèi)號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年2月25日
隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，加快醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于臨床醫(yī)療、科研等工作，滿足醫(yī)務(wù)人員、患者和社會(huì)公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中的重要作用。
一、我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
長(zhǎng)期以來(lái)，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設(shè)在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。近年來(lái)，雖然已有不少醫(yī)院引進(jìn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，但是這種應(yīng)用尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平，沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對(duì)檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。
二、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件
沒(méi)有良好的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項(xiàng)工作服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，迫切要求快速、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供翔實(shí)、豐富的檔案信息，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機(jī)遇。隨著社會(huì)“信息時(shí)代”的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件，絕大多數(shù)文件資料都通過(guò)微機(jī)打印或者用軟盤(pán)、硬盤(pán)等貯存，且多數(shù)醫(yī)院檔案保存年限較短，現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量不多，可用較短時(shí)間分類(lèi)標(biāo)引、著錄、輸入微機(jī)系統(tǒng)，這為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案創(chuàng)造了有利條件。近幾年，各級(jí)醫(yī)院為創(chuàng)評(píng)等級(jí)醫(yī)院，全面推行全員質(zhì)量管理，不斷更新現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)化和醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)在醫(yī)院各科室的廣泛應(yīng)用，也促使絕大多數(shù)醫(yī)務(wù)人員和管理人員逐漸掌握了計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本技能，這為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化提供了可能。
三、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化存在的問(wèn)題
盡管實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化有如上所述的許多優(yōu)勢(shì)和有利條件，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理計(jì)算機(jī)化存在著不少困難和問(wèn)題。一是絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，管理格局混亂，多部門(mén)分頭管理導(dǎo)致醫(yī)院檔案散亂無(wú)緒，不利于推行檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和綜合開(kāi)發(fā)利用；二是由于檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)未能同步規(guī)劃、同步發(fā)展，致使檔案管理設(shè)備投入考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平和設(shè)備條件不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展；三是雖然國(guó)家頒發(fā)了公文主題詞表，絕大多數(shù)黨政群機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在公文起草、撰制過(guò)程中也貫徹了主題詞著錄規(guī)則，但是仍然存在專(zhuān)業(yè)主題詞表錄項(xiàng)欠缺或不規(guī)范現(xiàn)象。不少單位雖然有了檔案管理系統(tǒng)程序，著錄工作也在進(jìn)行，但輸入計(jì)算機(jī)的條目數(shù)量不大，仍然處在一種演示或初級(jí)應(yīng)用階段；四是計(jì)算機(jī)管理檔案的廣泛推行還存在許多技術(shù)難題。計(jì)算機(jī)管理檔案的客體實(shí)際上就是人們?cè)谌粘？蒲?、生產(chǎn)和業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、形成的大量電子文件資料，包括數(shù)據(jù)庫(kù)文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來(lái)說(shuō)，包括磁帶、軟磁盤(pán)、光盤(pán)以及各種影像像片等，相對(duì)于傳統(tǒng)的文件載體——紙質(zhì)檔案而言，其存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質(zhì)本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術(shù)保護(hù)提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質(zhì)不能滿足發(fā)展需要。檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，需要檔案管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而，目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案隊(duì)伍中大部分為非專(zhuān)業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機(jī)的為數(shù)不多，能承擔(dān)程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)維護(hù)的更少。
四、推行醫(yī)院檔案管理計(jì)算機(jī)化對(duì)策建議
首先，檔案管理人員是推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的具體實(shí)施者，是計(jì)算機(jī)管理檔案的靈魂。這就要求醫(yī)院檔案管理人員不但要具備扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)的基本操作、維護(hù)技能，具備基本的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、電子學(xué)以及信息論、控制論、核物理學(xué)及生物工程等多學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實(shí)踐，推動(dòng)醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類(lèi)型的檔案，這就要求檔案人員還應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識(shí)，了解醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)規(guī)律、工作流程、醫(yī)事管理等知識(shí)，成為復(fù)合型人才。
其次，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)。推行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理，就是對(duì)醫(yī)院在全部醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)院兩個(gè)文明建設(shè)中形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確文書(shū)檔案以機(jī)關(guān)職能部門(mén)為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會(huì)計(jì)管理。業(yè)務(wù)管理檔案則以臨床科室為主體，包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等?？萍紮n案以科研教學(xué)為主。各部門(mén)或科室都應(yīng)明確1名負(fù)責(zé)人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)收集、接收和初步整理所在部門(mén)管理范圍內(nèi)具有保存價(jià)值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。
再次，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)工作和標(biāo)準(zhǔn)的配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，為實(shí)施、推廣計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、歸類(lèi)要求標(biāo)準(zhǔn)等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位具體情況制定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則。同時(shí)，應(yīng)積極組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)展對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。
最后，要加大檔案設(shè)備的投入。必要的現(xiàn)代化檔案設(shè)備的投入，是實(shí)行醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)和保障。硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的成效，同時(shí)也在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平。為了有效地管理好醫(yī)院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲(chóng)要求的檔案專(zhuān)用庫(kù)房，配備必要的空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、溫濕度儀、消防滅火器和報(bào)警防護(hù)設(shè)備以外，還必須配備足夠數(shù)量的電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門(mén)、科室檔案管理和查閱利用的網(wǎng)絡(luò)化管理。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，基礎(chǔ)建設(shè)上臺(tái)階
我們牢固樹(shù)立“對(duì)干部負(fù)責(zé)、對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的意識(shí)，把干部檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，成立了以檔案分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)、科室負(fù)責(zé)人為成員的干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時(shí)，配備兼職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并會(huì)定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標(biāo)，做到月月有安排，并經(jīng)常督促檢查落實(shí)。同時(shí)加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，從而使我單位干部檔案基礎(chǔ)工作邁上新臺(tái)階。
一是基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步夯實(shí)。近年來(lái)，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設(shè)施上投入資金4萬(wàn)余元，及時(shí)添置更新了空調(diào)、打印機(jī)、臺(tái)式電腦等檔案室部分設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機(jī)檢索。對(duì)加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進(jìn)一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、安全、保密等制度，并相應(yīng)建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉(zhuǎn)出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來(lái)龍去脈清楚，查找方便準(zhǔn)確。
三是檔案員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。首先，配齊配強(qiáng)了干部檔案工作人員。先后選調(diào)了2名30歲以下、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊(duì)伍得到充實(shí)。其次，干部檔案人員業(yè)務(wù)能力逐漸增強(qiáng)。采取參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)考察、到上級(jí)檔案工作部門(mén)學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。再次，干部檔案隊(duì)伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關(guān)懷、生活上關(guān)心、學(xué)習(xí)上關(guān)注檔案工作人員，經(jīng)常和他們交心談心，切實(shí)解決他們的后顧之憂，極大地調(diào)動(dòng)了他們的工作積極性。
二、突出重點(diǎn)，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細(xì)致。在檔案整理前，我們對(duì)收集的每份材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒(méi)有保存價(jià)值的材料清出。尤其是對(duì)干部的出生年月、參加革命工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。
三是檔案整理力求規(guī)范。堅(jiān)持集中整理和隨時(shí)整理相結(jié)合。每隔幾年年對(duì)照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行一次集中整理。通過(guò)整理，做到檔案材料真實(shí)，鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗(yàn)收檔案力求嚴(yán)格。制定了“六看三對(duì)照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類(lèi)是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書(shū)寫(xiě)是否工整清晰。對(duì)照任免文件查干部任免審批表，對(duì)照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對(duì)照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學(xué)歷、工資、職稱(chēng)及黨團(tuán)材料是否歸檔。
三、立足服務(wù)，檔案利用出效益
一是努力做好日常服務(wù)。我們建立健全了利用檔案的各種手續(xù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供查、借閱服務(wù)。在領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部任免調(diào)配、工資調(diào)整等工作中發(fā)揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。
一、關(guān)于規(guī)范性文件制定情況
近五年來(lái)，主要是貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市檔案局的法律、法規(guī)及條例、辦法，沒(méi)有自主制定規(guī)范性文件，相應(yīng)也就沒(méi)有應(yīng)該清理的文件。
二、五年來(lái)執(zhí)法檢查情況匯報(bào)
1、20__年三、四季度，區(qū)檔案局與區(qū)政府法制辦配合組織，對(duì)區(qū)直機(jī)關(guān)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及重點(diǎn)企事業(yè)單位共110個(gè)單位貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強(qiáng)檔案工作目標(biāo)管理情況，進(jìn)行了一系列全面檢查考核，從檢查考核的結(jié)果看，其中好的和比較好的有54個(gè)單位，占被檢單位的49.09%，一般的有42個(gè)單位，占38.18%，較差的有14個(gè)單位，占12.73%。對(duì)檢查結(jié)果，區(qū)檔案局和政府法制辦聯(lián)合發(fā)文作了通報(bào)。對(duì)檔案工作較差的單位，我局及時(shí)發(fā)出了檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書(shū)，推動(dòng)了檔案工作的順利開(kāi)展。
2、20__年,對(duì)照《江蘇省檔案執(zhí)法檢查細(xì)則》，有計(jì)劃有步驟地開(kāi)展檔案執(zhí)法檢查活動(dòng)，在各單位自查的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對(duì)檔案工作搞得較好的單位提請(qǐng)區(qū)政府表彰，依法查處違法事件和違法行為，維護(hù)檔案法律尊嚴(yán)，維護(hù)我區(qū)檔案史料的完整與安全，取得了較好的效果。
3、我局根據(jù)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案立卷歸檔的要求，每年從六月起，對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)檔案逐個(gè)單位進(jìn)行檢查，并評(píng)選立卷質(zhì)量?jī)?yōu)勝單位。對(duì)檢查結(jié)果，提請(qǐng)區(qū)委辦公室進(jìn)行通報(bào)，有力地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的開(kāi)展。
4、通過(guò)檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，我區(qū)已有45個(gè)單位檔案管理工作分別達(dá)到省市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。
三、檔案法制宣傳情況
1、利用召開(kāi)有關(guān)會(huì)議和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，把學(xué)法、懂法和遵守檔案法律法規(guī)作為檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高專(zhuān)兼職檔案干部政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要課程。同時(shí)，及時(shí)貫徹省市檔案局制定的檔案工作等級(jí)評(píng)定辦法、各類(lèi)檔案管理辦法，提高檔案管理規(guī)范化水平。近五年來(lái)，我區(qū)共舉辦檔案培訓(xùn)班11期，參訓(xùn)人員450余人次，大大提高了檔案人員素質(zhì)；
2、把國(guó)家、省市印發(fā)的《檔案法》圖解、原文以及檔案工作法規(guī)匯編及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)至各立檔單位，供張貼宣傳和學(xué)習(xí)了解；
3、把學(xué)習(xí)和貫徹實(shí)施“兩法”與完善全區(qū)檔案工作組織措施、規(guī)章制度、目標(biāo)管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和監(jiān)督指導(dǎo)緊密地結(jié)合起來(lái)，依法督促和指導(dǎo)各立檔單位進(jìn)一步落實(shí)好檔案工作組織措施，基本形成了以區(qū)檔案館和各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室為主體的檔案事業(yè)管理體系。我們還依法修訂了文件材料立卷歸檔、檔案保管、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、移交、鑒定銷(xiāo)毀等規(guī)章制度和檔案工作崗位責(zé)任制并印發(fā)給各單位執(zhí)行；
4、以紀(jì)念《檔案法》頒布實(shí)施十五周年和《條例》頒布五周年為契機(jī)，先后兩次大規(guī)模開(kāi)展了檔案法律法規(guī)宣傳活動(dòng)，印發(fā)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》及其他宣傳材料20__多份，懸掛了過(guò)街橫幅，制訂了宣傳牌，張貼宣傳畫(huà)，在市區(qū)街心公園開(kāi)展檔案知識(shí)義務(wù)咨詢，解答市民提出的問(wèn)題。組織全區(qū)檔案員參加《中國(guó)檔案報(bào)》主辦“劍南春杯”和省檔案局主辦的“昌盛杯”檔案法制競(jìng)賽，收到了很好的效果。
摘要本文從檔案信息的數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化總結(jié)了在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐的基礎(chǔ)上的幾點(diǎn)思考。
關(guān)鍵詞檔案信息化 網(wǎng)絡(luò)化 服務(wù)
一、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)
（一）把檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我院信息化建設(shè)開(kāi)創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入院信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專(zhuān)業(yè)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)軟件，開(kāi)展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國(guó)檢察機(jī)關(guān)中開(kāi)發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。在每?jī)赡暾匍_(kāi)的院信息化工作會(huì)議中，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，專(zhuān)題回顧，認(rèn)真展望，使加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深入人心。
（二）檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)初具規(guī)模
近年來(lái)，我院在辦公用房緊張的情況下，院里始終高度重視檔案管理工作，專(zhuān)門(mén)建設(shè)了檔案管理的專(zhuān)用庫(kù)房。整個(gè)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)引入了先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫(kù)房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備了專(zhuān)用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為我院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（三）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化
檢察機(jī)關(guān)的檔案按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，主要分為七類(lèi)：訴訟檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、榮譽(yù)檔案。目前，我院的文書(shū)檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書(shū)檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理；訴訟檔案歸檔采用我院自行開(kāi)發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個(gè)軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，并通過(guò)應(yīng)用軟件開(kāi)啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類(lèi)檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我院立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開(kāi)發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。
（四）檔案信息化配套機(jī)制初步完善
1．制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)院檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我院訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
2．形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，改變過(guò)去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書(shū)記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。
3．形成了與技術(shù)部門(mén)相互依托的銜接機(jī)制?；鶎釉簷n案室和技術(shù)部門(mén)在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門(mén)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門(mén)開(kāi)展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門(mén)在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門(mén)的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的態(tài)勢(shì)是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。我院檔案部門(mén)和技術(shù)部門(mén)通過(guò)多年合作，基本實(shí)現(xiàn)了所有檔案的案卷級(jí)目錄機(jī)檢、部分檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢和部分檔案的全文機(jī)檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為我院檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運(yùn)行提供了技術(shù)保障。
二、當(dāng)前開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的主要不足
（一）軟件開(kāi)發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重
存在以下現(xiàn)象：一是上級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開(kāi)發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開(kāi)發(fā)工作混亂無(wú)序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開(kāi)發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來(lái)開(kāi)展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)。
（二）部門(mén)重視程度存在不平衡
業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無(wú)的想法，在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門(mén)的軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門(mén)因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
（三）復(fù)合型人才不足
目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開(kāi)發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
（四）檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專(zhuān)用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過(guò)程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。
三、對(duì)今后開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的展望
（一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國(guó)是一項(xiàng)新事物，目前并沒(méi)有形成一套較完整的理論，沒(méi)有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國(guó)家檔案局2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來(lái)的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
（二）突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民在2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上指出：“十五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門(mén)。對(duì)庫(kù)藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過(guò)程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國(guó)家檔案局2002年《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市院條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對(duì)于文書(shū)檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)在市院職能部門(mén)的指導(dǎo)下，積極探索出基層院業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。
（三）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市院檢察實(shí)務(wù)工作手冊(cè)，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國(guó)際、國(guó)內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高，保持浦東院先行先試的活力。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。
（四）多方籌措，加強(qiáng)保障
1．機(jī)制保障。要將檔案信息化作為院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會(huì)議的常設(shè)議題，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長(zhǎng)負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。
2．經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭(zhēng)取新區(qū)財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年院信息化專(zhuān)項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達(dá)到此目標(biāo)，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門(mén)與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時(shí)按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號(hào)與編目、范圍、術(shù)語(yǔ)與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類(lèi)、立卷歸檔要求等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過(guò)程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時(shí)，地質(zhì)檔案資料由分隊(duì)，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報(bào)告，經(jīng)大隊(duì)資料室嚴(yán)格檢查驗(yàn)收合格后，由檔案管理工作人員及時(shí)分類(lèi)、編號(hào)、立卷、歸檔，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開(kāi)發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對(duì)麻煩、更新起來(lái)也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門(mén)采用人工管理檔案還會(huì)造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來(lái)說(shuō)信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對(duì)數(shù)據(jù)查找時(shí)地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項(xiàng)檢索詞，如類(lèi)別、資料名稱(chēng)、編著、礦種、勘查程度或幾項(xiàng)檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時(shí)間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門(mén)制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時(shí)的資料信息，為制定部門(mén)提供合理、適時(shí)的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來(lái)越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會(huì)越來(lái)越簡(jiǎn)單，越來(lái)越適應(yīng)社會(huì)環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來(lái)越適應(yīng)新時(shí)代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開(kāi)發(fā)了地質(zhì)資料。
地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無(wú)謂投資，提高地質(zhì)項(xiàng)目成功率，為地質(zhì)工作帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
一、工作目標(biāo)
2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。
二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)
（一）工作內(nèi)容
脫貧攻堅(jiān)以來(lái)，在開(kāi)展各項(xiàng)工作過(guò)程中，形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時(shí)移交）。
（二）基本原則
規(guī)范管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、刪繁去重。
（三）工作標(biāo)準(zhǔn)
1.整理標(biāo)準(zhǔn)
（1）文書(shū)檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒和排架。
（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡(jiǎn)化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。
（3）資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。
（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。
（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。
（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。
2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)
精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。
3.檔案裝具
按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。
三、工作步驟
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。
（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。
（三）分級(jí)驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個(gè)行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級(jí)抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開(kāi)發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開(kāi)展整改提升。
（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動(dòng)，于3月底前完成歸檔裝訂。
（五）及時(shí)移交。在2021年4月底前，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。
四、工作要求
（一）高度重視，明確職責(zé)。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實(shí)，確保歸檔工作專(zhuān)人專(zhuān)責(zé)。貧困村第一書(shū)記為第一責(zé)任人，駐村工作隊(duì)全程參與，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。
一、醫(yī)院檔案工作發(fā)展初期的狀況
領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，投入不到位。由于檔案管理不規(guī)范，也沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，設(shè)施設(shè)備、裝具用品等投入不足，檔案資源的保存和開(kāi)發(fā)利用價(jià)值也就無(wú)法體現(xiàn)；檔案管理無(wú)專(zhuān)用庫(kù)房和辦公場(chǎng)所。由于沒(méi)有專(zhuān)門(mén)庫(kù)房和檔案室，院里的檔案資料在一段時(shí)間內(nèi)都散落在各科室，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)因工作查找一些檔案資料都找不見(jiàn)，更談不上集中統(tǒng)一管理等等。這些問(wèn)題的存在直接影響了醫(yī)院檔案工作的正常開(kāi)展，在一定程度上影響了醫(yī)院的整體發(fā)展。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化管理的必要途徑
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我院檔案開(kāi)發(fā)利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規(guī)范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子組建后，著力打造“全國(guó)知名的，全省一流的、學(xué)科優(yōu)勢(shì)突出的三級(jí)甲等婦幼保健院”，在狠抓醫(yī)院綜合管理的基礎(chǔ)上，院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作高看一眼、厚愛(ài)一層，對(duì)檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調(diào)整了院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案專(zhuān)職人員；建立了符合我院工作實(shí)際的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)，抽調(diào)各科室精兵強(qiáng)將負(fù)責(zé)科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責(zé)、強(qiáng)化了責(zé)任意識(shí)，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實(shí)行了檔案工作同業(yè)務(wù)工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設(shè)施設(shè)備方面。我院在原有基礎(chǔ)上，先后增加了60平方米的檔案專(zhuān)用庫(kù)房，做到了檔案庫(kù)房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開(kāi)”，進(jìn)一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調(diào)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備。
三是在業(yè)務(wù)建設(shè)方面。我院嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局頒布的關(guān)于《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則以及《事業(yè)單位檔案分類(lèi)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)》，對(duì)我院13個(gè)類(lèi)目的檔案資料重新進(jìn)行了編目、排序和上架管理。對(duì)檔案資料管理臺(tái)賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊(cè)、查借閱登記簿、利用登記簿等都進(jìn)行了重新整理和裝訂。同時(shí)我們還按照國(guó)家檔案局10號(hào)令的規(guī)定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書(shū)檔案保管期限表》。
四是在檔案隊(duì)伍建設(shè)方面。為盡快提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，我們?cè)诖_定各科室檔案員的基礎(chǔ)上，每季度進(jìn)行一次檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，邀請(qǐng)市檔案部門(mén)的工作人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)輔導(dǎo)，同時(shí)我們還組織有關(guān)人員參加省、市舉辦的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。多次到省級(jí)和市內(nèi)兄弟單位參觀學(xué)習(xí)檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)、借鑒管理經(jīng)驗(yàn)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升管理水平。
五是在信息化建設(shè)方面。我院將檔案信息化管理工作納入院里“十二五”規(guī)劃中，并制定了檔案工作五年規(guī)劃和《電子公文管理辦法》等。新購(gòu)置了檔案管理系統(tǒng)軟件，生成了2000余件電子文件，為檔案工作早日實(shí)現(xiàn)信息化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者:李向東單位:山西省長(zhǎng)治市婦幼保健院
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；網(wǎng)絡(luò)化；服務(wù)
1.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)
1.1把檔案信息化納入我局信息化建設(shè)的總體目標(biāo)
《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。我局信息化建設(shè)開(kāi)創(chuàng)初期，即將檔案信息化納入局信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，為檔案管理配強(qiáng)專(zhuān)業(yè)設(shè)備、專(zhuān)業(yè)軟件，開(kāi)展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，并率先在全國(guó)檢察機(jī)關(guān)中開(kāi)發(fā)了帶有檔案管理模塊的辦案信息系統(tǒng)。
1.2檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)初呈網(wǎng)絡(luò)化
目前，我局的文書(shū)檔案歸檔軟件采用神夾軟件，采用B/S構(gòu)架，實(shí)行文書(shū)檔案的網(wǎng)絡(luò)化目錄級(jí)管理；訴訟檔案歸檔采用我局自行開(kāi)發(fā)的檢察業(yè)務(wù)辦案軟件，跟訴訟流程保持同步，有效地提高了歸檔效率。以上兩個(gè)軟件今后均可與密集架管理軟件實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，并通過(guò)應(yīng)用軟件開(kāi)啟或關(guān)閉密集架。聲像檔案的研發(fā)工作也已進(jìn)入實(shí)戰(zhàn)階段。上述三類(lèi)檔案的軟件實(shí)現(xiàn)，初步構(gòu)建我局立體化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理應(yīng)用體系，為深入應(yīng)用、檔案信息資源開(kāi)發(fā)打下了良好的應(yīng)用基礎(chǔ)。
1.3檔案信息化配套機(jī)制初步完善
（1）制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強(qiáng)局檔案信息化工作，先后制訂并實(shí)施了我局訴訟檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。
（2）形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，改變過(guò)去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書(shū)記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。
（3）形成了與技術(shù)部門(mén)相互依托的銜接機(jī)制。基層局檔案室和技術(shù)部門(mén)在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中，客觀上存在著技術(shù)上、工作上相互依托、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的關(guān)系。檔案部門(mén)具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門(mén)開(kāi)展信息化建設(shè)所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門(mén)在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門(mén)的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的態(tài)勢(shì)是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。
2.當(dāng)前開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的主要不足
2.1軟件開(kāi)發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重
存在以下現(xiàn)象：一是上級(jí)機(jī)關(guān)開(kāi)發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣。而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開(kāi)發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因：一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開(kāi)發(fā)工作混亂無(wú)序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開(kāi)發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來(lái)開(kāi)展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.2部門(mén)重視程度存在不平衡
業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無(wú)的想法，在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門(mén)的軟件開(kāi)發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門(mén)因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。
2.3復(fù)合型人才不足
目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專(zhuān)業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開(kāi)發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。
2.4檔案信息安全保障體系還有待完善
要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專(zhuān)用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過(guò)程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。
3.對(duì)今后開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的展望
3.1總體規(guī)劃，分步實(shí)施
檔案信息化在我國(guó)是一項(xiàng)新事物，目前并沒(méi)有形成一套較完整的理論，沒(méi)有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和局信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來(lái)的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與局信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。
3.2突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效
當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。我們要立足檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際，對(duì)于文書(shū)檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于訴訟檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，力爭(zhēng)在市局職能部門(mén)的指導(dǎo)下，積極探索出基層局業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。
3.3規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)
檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合市局檢察實(shí)務(wù)工作手冊(cè)，對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國(guó)際、國(guó)內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，對(duì)照提高，保持先行先試的活力。同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先從服務(wù)內(nèi)部干警做起，充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。
3.4多方籌措，加強(qiáng)保障
（1）機(jī)制保障。要將檔案信息化作為局信息化領(lǐng)導(dǎo)小組工作會(huì)議的常設(shè)議題，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)研究落實(shí)。要把檔案信息化工作的指標(biāo)要求納入文明處室的考核范圍，明確檔案信息化工作作為各部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，處長(zhǎng)負(fù)第一責(zé)任，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。
（2）經(jīng)費(fèi)保障。要積極爭(zhēng)取新區(qū)財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，在每年局信息化專(zhuān)項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：缺陷與不足 應(yīng)對(duì)措施 會(huì)計(jì)檔案 規(guī)范化管理
會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的重要組成部分，也是單位會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的總結(jié)和歸宿。可是，會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案工作的重要性易被弱化，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理工作的質(zhì)量、水平也就難以得到保證。
一、會(huì)計(jì)檔案管理中
普遍存在不足與缺陷
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)嚴(yán)重偏離現(xiàn)象。檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)以為只要夯實(shí)了會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會(huì)計(jì)裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會(huì)計(jì)前期業(yè)務(wù)的行為，必然導(dǎo)致放松會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的一種簡(jiǎn)單延續(xù)。思想決定行動(dòng)，有這種觀念的單位，會(huì)計(jì)管理工作人員往往會(huì)缺乏會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，也缺乏會(huì)計(jì)檔案基本理論知識(shí)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案理論學(xué)習(xí)與操作訓(xùn)練，造成對(duì)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)電算化檔案信息理解不清，最后只能是會(huì)計(jì)檔案的保管員而不是管理員。
2.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料和文書(shū)檔案材料收集不全。很多單位對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作材料會(huì)注意留存，而對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)及單位收發(fā)文沒(méi)有足夠重視，造成上級(jí)文件及單位形成的文書(shū)文件遺漏或者不全，導(dǎo)致歸檔會(huì)計(jì)文件材料與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案材料相脫離，影響會(huì)計(jì)檔案的收集率及歸檔的完整性，進(jìn)而影響單位整體的檔案規(guī)范化管理。
3.導(dǎo)向錯(cuò)誤。會(huì)計(jì)工作重業(yè)務(wù)輕檔案管理的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員檔案管理能力弱化。長(zhǎng)期以來(lái)，一些單位會(huì)計(jì)檔案人員沒(méi)有得到相應(yīng)的待遇，對(duì)檔案工作失去興趣，業(yè)務(wù)上不求上進(jìn)，不能安心本職工作，對(duì)待會(huì)計(jì)檔案的管理工作從內(nèi)心層面就出現(xiàn)了松懈現(xiàn)象：對(duì)于不符合會(huì)計(jì)檔案規(guī)定，不合要求的會(huì)計(jì)檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案工作的不規(guī)范，而且直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不真實(shí)，對(duì)單位、對(duì)國(guó)家造成嚴(yán)重的后果。
4。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理程度低。由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，有的單位連基本的檔案管理機(jī)構(gòu)也沒(méi)有，更談不上規(guī)范化管理。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案崗位，但軟、硬件設(shè)備不足，很難正常開(kāi)展工作。有的單位雖然有會(huì)計(jì)檔案管理崗位，但領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會(huì)臨時(shí)指定某會(huì)計(jì)人員兼任，這樣做的結(jié)果就是單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案無(wú)法規(guī)范化整理，更談不上會(huì)計(jì)檔案的鑒定及過(guò)期會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作，這無(wú)疑為后續(xù)的檔案整理帶來(lái)極大困難，直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案開(kāi)發(fā)利用的效率低，甚至無(wú)法開(kāi)展利用工作。
5.電算化會(huì)計(jì)技術(shù)的使用，電子檔案的形成增加了會(huì)計(jì)檔案管理的難度。如果不能及時(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理和保存，同樣會(huì)導(dǎo)致單位會(huì)計(jì)信息檔案管理的松懈，容易造成會(huì)計(jì)檔案信息資源的丟失。缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案存取的研究，或拖延的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，則會(huì)使會(huì)計(jì)檔案信息因?yàn)檐浖母聯(lián)Q代影響導(dǎo)致無(wú)法讀取，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息的有效利用。
6.會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高。不少單位的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作尚未開(kāi)始，信息化只停留在概念范圍內(nèi)，并沒(méi)有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟，內(nèi)部準(zhǔn)備不充足是影響會(huì)計(jì)檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的內(nèi)在因素。
二、規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施
1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。近幾年來(lái)，由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)對(duì)各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)行年度檢查，極大地促進(jìn)了單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對(duì)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個(gè)方面說(shuō)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的重視和加大檢查力度，能有效地促進(jìn)單位領(lǐng)導(dǎo)重視會(huì)計(jì)檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會(huì)計(jì)檔案工作常態(tài)化、制度化。
2.建立完善的會(huì)計(jì)檔案材料收集制度。會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)是會(huì)計(jì)工作材料完整的收集過(guò)程，各單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)檔案法規(guī)和辦法，結(jié)合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制定出適合本單位會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化要求，組織力量夯實(shí)檔案規(guī)范化工作基礎(chǔ)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控和檢查，以保證會(huì)計(jì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案走上規(guī)范化管理的道路。
3.要把會(huì)計(jì)檔案管理工作提高到和會(huì)計(jì)日常工作同等重要地位。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的生命延續(xù)，不論在認(rèn)識(shí)上還是實(shí)踐上，都必須把整個(gè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作包括會(huì)計(jì)檔案管理工作緊密聯(lián)系起來(lái)，按照同樣重要的原則安排好工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須按照會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化要求，不折不扣地做好本單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作，在工作實(shí)踐中提高會(huì)計(jì)檔案管理員的作用至關(guān)重要。單位要為會(huì)計(jì)檔案管理人員參加繼續(xù)教育開(kāi)綠燈，加大培訓(xùn)的力度，徹底改革會(huì)計(jì)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理人員都能掌握會(huì)計(jì)檔案工作的基本技能和基礎(chǔ)知識(shí)。
4、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理常抓不懈。為了保證單位會(huì)計(jì)檔案一如既往地做到常規(guī)化、科學(xué)化、規(guī)范化，制訂并出臺(tái)規(guī)范化的管理制度是落實(shí)的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度的制定必須有明確的工作目標(biāo)，各負(fù)其責(zé)。如《單位會(huì)計(jì)檔案人員崗位職責(zé)》、《單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實(shí)際相結(jié)合，可操作性強(qiáng)，會(huì)計(jì)檔案管理才能有法可依、有章可循。
5.確保會(huì)計(jì)電算化生成的大量電子會(huì)計(jì)檔案的安全、穩(wěn)定、可用。會(huì)計(jì)電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態(tài)化，保管要求特殊化的特點(diǎn)。應(yīng)購(gòu)置專(zhuān)門(mén)的存貯設(shè)備，并注意備份保存并設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行管理，對(duì)外一律不開(kāi)放。應(yīng)確保歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案能直接導(dǎo)入單位檔案規(guī)范化管理軟件，同時(shí)設(shè)置立卷部門(mén)才能調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案查閱授權(quán)，防止會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)泄密。歸檔的會(huì)計(jì)電子檔案材料可開(kāi)展適當(dāng)?shù)木幯泄ぷ?，如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編和財(cái)會(huì)法規(guī)方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供便利。
6.努力實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化。信息化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案信息也應(yīng)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。會(huì)計(jì)信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會(huì)計(jì)檔案信息材料的正常延續(xù)和過(guò)渡。如果不能恢復(fù)原來(lái)的管理系統(tǒng)，那么原存會(huì)計(jì)檔案形同虛設(shè)，因此在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化貯存時(shí)，必須留存相應(yīng)的開(kāi)啟利用系統(tǒng)。所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的會(huì)計(jì)檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應(yīng)的保管條件，如購(gòu)置防磁柜等專(zhuān)門(mén)貯存電子檔案的設(shè)備。在實(shí)際操作時(shí)必須做到磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并嚴(yán)格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進(jìn)行保護(hù)。因此，必須固化會(huì)計(jì)檔案信息安全措施，嚴(yán)防發(fā)生泄密事件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與穩(wěn)定。
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