開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇辦公室檔案管理論文3篇，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

辦公室檔案管理論文篇1

檔案工作是按照科學(xué)的原則和方法及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理、處理，最大限度為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，是維護(hù)黨和國家歷史面貌的重大事業(yè)。它絕不是偶然產(chǎn)生，而是人類社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著時(shí)代的發(fā)展不斷更新、充實(shí)，它既是各種知識經(jīng)驗(yàn)的呈現(xiàn)方式，也是維護(hù)國家各項(xiàng)利益的有效手段。檔案工作正是在一代又一代奮斗者的社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，通過大量文字材料、圖像、錄音等手段得以留存，從而更好地為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。作為一名高等院校辦公室從業(yè)者，分析檔案資源現(xiàn)狀、問題，發(fā)掘檔案資源的潛在價(jià)值既是責(zé)任也是義務(wù)。檔案工作就其基本性質(zhì)來講，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性，國家公職人員在工作中不可避免地要接觸檔案工作，這就要求公職人員必須了解檔案工作的基本性質(zhì)，掌握檔案學(xué)的學(xué)科知識，接觸并處理檔案工作，總結(jié)檔案資源管理的種種規(guī)律，這樣才能適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，從而使自己的工作有規(guī)律、有秩序地進(jìn)行。

一、辦公室檔案資源現(xiàn)狀分析

檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位案卷的排列和案卷目錄的編制。高等院校辦公室是機(jī)關(guān)單位的核心部門，掌握著關(guān)乎學(xué)校發(fā)展利益的各項(xiàng)檔案資源。這些重要的文字材料以紙質(zhì)文件和電子文件雙軌制文件管理方式進(jìn)行留存。機(jī)關(guān)辦公室作為電子政務(wù)建設(shè)過程中的重要組成部分，有必要維護(hù)檔案的真實(shí)、完整和安全，因此，在電子政務(wù)開展過程中一些電子文件的收集、歸檔、留存已經(jīng)成為辦公室成員所掌握的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。在全民倡導(dǎo)無紙化辦公的時(shí)代，檔案資源整理已經(jīng)不再固化為檔案館編制人員的分內(nèi)工作，每一位辦公室人員的電腦里都留存著分內(nèi)工作的存檔文件。簡言之，電子政務(wù)的發(fā)展讓檔案資源的共享成為可能，并且不斷擴(kuò)大檔案工作的內(nèi)涵和外延。不同單位的檔案管理方式有所區(qū)別，但都是以檔案館為存檔中樞。與檔案館全面保存各類別資料有所差別的是，目前高校辦公室檔案資源更偏重行政事務(wù)相關(guān)檔案，與學(xué)校全局發(fā)展事項(xiàng)相關(guān)，例如校內(nèi)重要會(huì)議紀(jì)要的留存、收文發(fā)文記錄、重要合同協(xié)議備份、單位證件原件的保管等方面，這些檔案的保管一方面是方便為有些單位的決策事項(xiàng)留存依據(jù)，維護(hù)單位長遠(yuǎn)發(fā)展利益；另一方面也能看出一個(gè)單位的信息資源體系是否完整，信息資源利用制度是否健全。而這些歸口辦公室的檔案資源，它的調(diào)取過程與檔案館有所不同的是并非所有人有調(diào)取權(quán)限，它的調(diào)取要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，做好檔案調(diào)取記錄，由于調(diào)取頻次較多，多數(shù)用于辦理某個(gè)單位各項(xiàng)行政事宜，因此，辦公室檔案工作具有相對嚴(yán)格的管理模式。

二、辦公室檔案資源處理存在的問題

辦公室電子政務(wù)處理的水平?jīng)Q定著辦公室的工作水準(zhǔn)，它是治校理政的重要載體，同時(shí)也是單位管理工作的重中之重。由于專業(yè)性不強(qiáng)、人員素質(zhì)參差不齊，加之沒有形成完善的文件材料歸檔制度，在處理各項(xiàng)行政事務(wù)的過程中，日益暴露了檔案處理工作存在的問題。首先，是對檔案工作的重視程度不夠。檔案收集模式、管理手段和服務(wù)機(jī)制都需要適應(yīng)當(dāng)下國家檔案治理的要求。在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》一文中提到要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的安全體系，進(jìn)一步完善檔案工作體制機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。該意見的下發(fā)再次確認(rèn)了檔案工作的重要性與做好檔案工作的必要性。就辦公室工作而言，檔案資源的處理并非工作的重心，但是在“以文輔政”的過程中不可避免地需要調(diào)取大量的信息用于進(jìn)行行政事務(wù)的處理，而作為整個(gè)單位的信息樞紐部門必須將檔案資源充分利用，輔助相關(guān)行政事務(wù)。目前機(jī)關(guān)單位辦公室存在忽視檔案資源管理的問題，部分紙質(zhì)檔案和電子檔案銜接不上，出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，這恰恰反映出機(jī)關(guān)單位對檔案資源的重視程度不夠，對文件的收集、整理、歸檔等流程把關(guān)不嚴(yán)、落實(shí)不細(xì)。不同單位的檔案歸口部門有所不同，有些是以檔案館為中樞管理檔案資源，即所有檔案資源全部交由檔案館，按照檔案管理辦法統(tǒng)一實(shí)行管理，極大縮減了管理的難度；相反，有些單位檔案資源分散在各個(gè)職能部門自行管理，一旦涉及調(diào)取檔案，相關(guān)人員并不知曉找誰辦理、如何辦理。檔案歸口相對分散，又沒有一個(gè)統(tǒng)一且完整的檔案管理辦法，這樣就使管理過程相對雜亂，標(biāo)準(zhǔn)不一，這種分散的管理模式會(huì)直接導(dǎo)致檔案資源的歸檔保存不規(guī)范、檔案工作者工作積極性下降，檔案管理不成體系，長此以往，不僅檔案的管理難度會(huì)加大，損害部分人的切身利益，對有些單位的發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生不可估量的損失。這種情況的發(fā)生顯然沒有嚴(yán)格落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》文件精神，歸根結(jié)底，還是對檔案資源重視程度不夠，沒有明確檔案資源對國家治理的重要意義。其次，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)水平參差不齊。有些單位從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量有限，加之開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流與人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限，使得檔案工作的新格局無法打開。由于對檔案工作的重視程度不足，培訓(xùn)內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性、時(shí)代性，參訓(xùn)人員積極性不高、興趣不濃，導(dǎo)致檔案干部隊(duì)伍水平參差不齊，隊(duì)伍整體思想觀念比較陳舊、保守，缺乏創(chuàng)新意識。多數(shù)檔案專業(yè)人員還在用過去的管理模式和經(jīng)驗(yàn)解決現(xiàn)在檔案資源的處理問題，管理方法陳舊，管理機(jī)制有待完善。目前有些機(jī)關(guān)單位對于檔案機(jī)構(gòu)和人員做不到有效整合，檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對電子文件的產(chǎn)生、留存和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)做得不夠。提高信息化建設(shè)水平，不僅可以發(fā)揮電子政務(wù)的潛在價(jià)值，提高檔案處理工作的效率，也能更好地整合利用現(xiàn)有的一切資源為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時(shí)也要提高對檔案部門的監(jiān)督工作意識，對涉及保密性質(zhì)的重要文件，是否可以考慮由保密工作委員會(huì)介入進(jìn)行監(jiān)督，另外要特別注意提高檔案專業(yè)人員自身的保密意識。最后，沒有建立便利群眾的檔案利用體系。隨著政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變，企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)由此也向服務(wù)型單位轉(zhuǎn)型。促進(jìn)職能的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)服務(wù)能力是各單位的共同目標(biāo)。檔案管理歸根結(jié)底也是便民利民、服務(wù)民生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把涉及民生的各類檔案、信息及時(shí)整理，優(yōu)先提供利用，更好服務(wù)群眾和單位的合法利益是檔案從業(yè)者的責(zé)任與義務(wù)。當(dāng)下辦公室檔案工作存在的主要問題集中在服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式的不細(xì)致。部門之間信息化共享水平較為低下，協(xié)同辦公能力有待提高，有時(shí)出現(xiàn)一份檔案需要到多個(gè)部門進(jìn)行辦理的情況，極大降低了辦事效率。檔案工作處理中出現(xiàn)“只向上級負(fù)責(zé)”而非“關(guān)注效果，向用戶負(fù)責(zé)”的不良作風(fēng)。辦公室的檔案多為涉及學(xué)校利益的重要文件，調(diào)取過程需要領(lǐng)導(dǎo)審批，有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件甚至需要調(diào)取人陪同工作人員一起翻閱，沒有做到檔案為民服務(wù)的宗旨，歸根結(jié)底還是檔案管理過程中沒有深化服務(wù)意識，沒有深刻理解檔案工作的本質(zhì)。在檔案資源的處理、利用過程中容易忽視公眾的信息需求與滿意度調(diào)查，導(dǎo)致檔案辦理人員與用戶之間產(chǎn)生相互不理解的情況，檔案資源的有效利用率因而降低，沒有構(gòu)建便民利民的檔案利用體系，檔案資源的有效價(jià)值便無法發(fā)揮。

三、創(chuàng)新辦公室檔案工作的有效途徑

檔案治理的目的是達(dá)到檔案的善治，它所強(qiáng)調(diào)的是利益的多元化，即平衡各主體之間的利益訴求和利益取向。過去，檔案管理的模式強(qiáng)調(diào)收藏，而忽略了對利益主體的開放，這便極大程度地制約了檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮。如今當(dāng)我們意識到這一問題的嚴(yán)重性，便不得不思考如何有效發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值。一是對機(jī)關(guān)檔案室而言，還是應(yīng)該繼續(xù)擔(dān)負(fù)接收和整理電子政務(wù)的重要職責(zé)，研究制定檔案管理?xiàng)l例，建立檔案資源的長期保存與開發(fā)利用制度，這也是加快電子政務(wù)立法進(jìn)程的有效手段。辦公室從業(yè)者應(yīng)該重視檔案資源的保存與利用，這不僅是對“以文輔政”的要求，更是核心部門促進(jìn)集成整合，將信息資源價(jià)值最大化的有效方式。二是應(yīng)更多地關(guān)注公眾需求，深化信息公開，滿足公眾對檔案資源的利用，加強(qiáng)信息資源的集合與共享。現(xiàn)如今公眾對檔案資源的利用需求日益增長，整個(gè)社會(huì)對檔案資源的重視程度也有了明顯的提高，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品越來越成為各機(jī)構(gòu)部門的新目標(biāo)，無論是從管理體制、方法技術(shù)層面建立科學(xué)的檔案資源管理戰(zhàn)略，還是堅(jiān)守“社會(huì)記憶保護(hù)者”職責(zé)，巧妙把握紙質(zhì)文件與電子文件二者的優(yōu)勢互補(bǔ)，都將有利于在文件、檔案資源管理的重大變革中牢牢把握主動(dòng)權(quán)，更好地適應(yīng)檔案工作新常態(tài)。

四、辦公室檔案善治經(jīng)驗(yàn)談

辦公室檔案治理講究的更是善治，把握檔案治理的規(guī)律，跟隨信息化建設(shè)的步伐，不斷更新檔案治理策略，為每個(gè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)智慧力量。首先，檔案從業(yè)者需要具備認(rèn)真細(xì)致的品質(zhì)，小到個(gè)人的檔案，大到單位的合同、協(xié)議，稍有不慎就會(huì)對利益方產(chǎn)生不可估量的影響，因此，檔案從業(yè)者經(jīng)手的每一份檔案都要嚴(yán)格按照流程歸檔保存，以防萬一，建議備份處理。其次，辦公室部門的特殊性決定了它所經(jīng)手的檔案都是與各單位利益息息相關(guān)的，在檔案善治的過程中需要嚴(yán)格遵守保密性，凡是涉及單位發(fā)展事宜的檔案不可隨意由他人翻閱，所有的查閱和調(diào)取都要按規(guī)定流程進(jìn)行，工作人員不可泄露相關(guān)檔案的任何事項(xiàng)。最后要想做到檔案善治，還是應(yīng)該將關(guān)注點(diǎn)投注到技術(shù)層面。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，電子政務(wù)的內(nèi)容很具體，分類相對復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案分類處理已經(jīng)無法滿足信息時(shí)代電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展，在處理瑣碎的檔案文件時(shí)，對新興軟件、智慧檔案室的需求逐漸增強(qiáng)，這就要求工作人員要有創(chuàng)新意識，在辦公過程中既要解決實(shí)際問題也要具有質(zhì)疑精神，探索更為便利的電子文件歸檔、查閱軟件和更加科學(xué)智慧的檔案室操作系統(tǒng)，總結(jié)檔案善治的基本規(guī)律，思考檔案善治的發(fā)展思路，將檔案治理推向一個(gè)更系統(tǒng)、更完備的高度。

作者:張譯文 單位:長春金融高等專科學(xué)校辦公室

辦公室檔案管理論文篇2

一、引言

檔案管理工作是一個(gè)相對傳統(tǒng)的行業(yè)，在社會(huì)發(fā)展過程中有著十分重要的作用，且其價(jià)值體現(xiàn)在社會(huì)各個(gè)行業(yè)。國家設(shè)立有專門的檔案館和檔案管理中心，其主要作用就是將經(jīng)濟(jì)、政治、科技、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、國防、文化等各方面的發(fā)展歷程和成果全面有效地記錄下來，從而更好地幫助指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展方向，促進(jìn)政治經(jīng)濟(jì)、文化精神等方面的發(fā)展和進(jìn)步。

二、信息化檔案管理工作分析

（一）工作內(nèi)容檔案管理信息主要是通過相應(yīng)的技術(shù)手段來建立和完善相應(yīng)的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)，通過數(shù)字化手段將檔案進(jìn)行一一收集匯總、保管分析、查找檢索、傳播使用等工作，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)保管作業(yè)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息化管理。

（二）工作特點(diǎn)信息化檔案管理顧名思義就是將相應(yīng)的信息技術(shù)運(yùn)用在該檔案管理之中，從而實(shí)現(xiàn)信息無紙化的保存和管理工作，從紙質(zhì)管理模式到數(shù)字管理模式的改變。通常情況下，該管理工作的特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：首先，信息化檔案管理工作必須要將相關(guān)的法律法規(guī)作為主要依據(jù)。這是該工作最明顯的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理工作過程中，還需要根據(jù)國家有關(guān)部門以及企業(yè)制定的法規(guī)展開進(jìn)行[1]。其次，檔案管理工作從原來的紙質(zhì)實(shí)物的管理工作變成現(xiàn)在的技術(shù)管理工作，這也是其較大的創(chuàng)新特點(diǎn)。電子版的文案能夠?qū)⒓堎|(zhì)的資料全部替換，從而更好地運(yùn)用到各個(gè)部門之中。最后，信息檔案管理要依附于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，這也為工作創(chuàng)新打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、檔案管理創(chuàng)新的重要意義

檔案管理工作的創(chuàng)新能夠更好地實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，從而有效減少管理成本，提升工作效率。創(chuàng)新和改革辦公室檔案管理，能夠有效地促使檔案管理部門與單位其他部門建立起有效的溝通機(jī)制，從資料文件的制作，到上級文件的審閱簽發(fā)，最后再到資料的歸檔建檔等，都能運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行線上處理，從而大大提升了整個(gè)工作效率。創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作能夠讓檔案的收集、匯總、檢索等各環(huán)節(jié)工作更加便利，從而更好地保障檔案資料得以長久保存。通過創(chuàng)新原來的檔案管理工作，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對整個(gè)資料做好相應(yīng)的規(guī)劃和保存，實(shí)現(xiàn)所有的檔案資料自動(dòng)查找，資料儲(chǔ)存也能走向集成化，從而提升了資料的儲(chǔ)存數(shù)量和質(zhì)量。創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作能夠?qū)Y料文件進(jìn)行安全管理。通過運(yùn)用相應(yīng)的翻墻技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，從而對所有的信息文件加密保管，利用核心技術(shù)來保障檔案的安全性，從而避免計(jì)算機(jī)黑客以及病毒入侵檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致重要資料泄露[2]。

四、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀分析

在實(shí)際的工作狀態(tài)中，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并非全面廣泛地應(yīng)用在辦公室檔案管理工作，還是會(huì)存在不融合的問題。同時(shí)，現(xiàn)階段還是有部分人對辦公室檔案管理工作的認(rèn)識不足，只是單純地認(rèn)為該工作就是保管資料，部分管理人員檔案管理技能不夠高，也沒有樹立正確的信息管理意識。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，科學(xué)技術(shù)的日新月異，辦公室作為所屬單位的重要部門，若是無法緊跟時(shí)代腳步，做不到與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，就會(huì)對單位的發(fā)展產(chǎn)生較大的阻礙和羈絆。

五、檔案管理工作信息化建設(shè)所需具備的基礎(chǔ)條件

（一）樹立現(xiàn)代化信息建設(shè)的意識檔案管理信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)管理工作的一種創(chuàng)新和改革，其不僅僅是對于傳統(tǒng)的理念改變，還需要大量的資金予以支持，檔案管理工作是企業(yè)管理工作中較為重要的管理內(nèi)容，因此需要全體員工都具備信息建設(shè)意識，只有意識上得到提升，才會(huì)更加重視，從而更加深入地了解和學(xué)習(xí)信息建設(shè)知識和技能，保障檔案創(chuàng)新改革工作的順利完成。

（二）專業(yè)能力較強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)在現(xiàn)代檔案管理工作過程中，對于人員技能的要求相對較高，其中必須保障管理人員具備相應(yīng)的基礎(chǔ)理論知識和一定的實(shí)踐操作能力，能夠運(yùn)用電子信息技術(shù)來對所有的信息進(jìn)行收集、計(jì)算機(jī)軟件的熟練運(yùn)用、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基本運(yùn)營等，單位也需要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)和管理，盡可能加強(qiáng)該類人員的綜合培訓(xùn)，從而建設(shè)出專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)[3]。

（三）加大對信息化建設(shè)的硬件投入要想辦公室檔案管理工作得到進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化，還需要單位加大對該管理工作硬件方面的投入。例如，配置新型的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、多媒體設(shè)備，從而更好地完成文件資料的整合、儲(chǔ)存、傳播工作。還需要有完善的系統(tǒng)軟件，并及時(shí)對其更新，保障該管理工作能隨時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展。

（四）完善相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度建立和完善相應(yīng)的安管體系和安管辦法，健全相應(yīng)的管理組織和規(guī)章制度，制定相應(yīng)的安全防護(hù)措施，完善相應(yīng)防護(hù)機(jī)制，保障在進(jìn)行重要文件傳輸過程的安全性。

六、檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化路徑

（一）加強(qiáng)工作人員的創(chuàng)新培養(yǎng)首先，辦公室檔案管理人員要理解和認(rèn)識到該工作的重要性，并且了解個(gè)人的素養(yǎng)對于工作質(zhì)量的影響。在進(jìn)行檔案管理的過程中，首先要加強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新，只有加強(qiáng)該類人員的創(chuàng)新，才能做好檔案管理的創(chuàng)新。關(guān)于該類人員的創(chuàng)新必須是從內(nèi)到外的全面創(chuàng)新。因此，在進(jìn)行對該類人員的培訓(xùn)時(shí)，不僅僅要保障其專業(yè)技能的熟練掌握，還要強(qiáng)化其相應(yīng)的管理能力，掌握一定的資料、文件、圖書等管理知識。在現(xiàn)代設(shè)備使用方面，檔案管理工作需要運(yùn)用電子信息技術(shù)進(jìn)行作業(yè)，這也就需要管理人員能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的基本操作了解清楚。在進(jìn)行該類人員的招聘時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)也應(yīng)當(dāng)列入相應(yīng)考核。當(dāng)人員選拔成功之后，還需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，使其更好地適應(yīng)后期信息管理工作。企業(yè)還需要加大人才的引進(jìn)力度。例如，優(yōu)秀大學(xué)生的引進(jìn)，通過將其理論知識轉(zhuǎn)化成有效的實(shí)踐，才能更好地為創(chuàng)新工作奠定好基礎(chǔ)。其次，思想理念需要?jiǎng)?chuàng)新。管理人員需要從自己的思想開始，自主地去學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，探索適合本單位實(shí)際的檔案管理工作方法。在進(jìn)行辦公室檔案管理過程中，其管理辦法、模式也需要與時(shí)俱進(jìn)。這樣才能更好地提升管理質(zhì)效。因此，還需要對辦公室檔案管理人員的工作辦法策略進(jìn)行創(chuàng)新，通過新的理念和思想，使管理人員的能力不斷提高，更好地將新型管理模式引入檔案管理工作[4]。最后，要對工作人員的基礎(chǔ)實(shí)力進(jìn)行強(qiáng)化提高，對其思想和覺悟加以提升。這樣一來，才能有效地利用人才，將其最大的價(jià)值和作用發(fā)揮出來，進(jìn)而不斷提高辦公室檔案管理質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化信息化建設(shè)辦公室檔案管理工作所涉及內(nèi)容十分煩瑣，信息量大，需要針對不同的信息檔案進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，便于在后期的使用中能夠及時(shí)查詢利用。隨著時(shí)間的不斷推移，所收集的信息量也是越來越大，會(huì)導(dǎo)致管理效率慢慢下降，無法滿足使用需求。隨著科技信息的不斷創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作也迎來了新的改變。現(xiàn)代信息技術(shù)在該工作中的有效運(yùn)用，不僅大大提升了工作效率質(zhì)量，加快資料搜索速度，節(jié)省了人工成本，還能節(jié)約資料文件的存檔空間，降低了一定的管理成本[5]。信息化檔案管理辦法和傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比，前者的管理辦法能夠更好地保障信息資料的時(shí)效長久以及安全。通過改革傳統(tǒng)的管理方法，能夠讓工作得以持久發(fā)展，且管理人員通過積極學(xué)習(xí)新型管理技術(shù)，強(qiáng)化了自身技能。通過安裝相應(yīng)的安保系統(tǒng)，保障了檔案安全性。但是該安全保障并非是絕對的，只有管理人員不斷強(qiáng)化管理平臺(tái)，才能更好地保障檔案管理工作的有效創(chuàng)新[6]。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，存在較多的缺陷和漏洞。由于平時(shí)文件數(shù)量不斷增加，種類越發(fā)繁雜，在進(jìn)行檔案儲(chǔ)存的過程中，沒有明確的規(guī)章制度，就很容易出現(xiàn)各種文件丟失的問題。因此，管理人員還需要借助新型的管理模式來加大管理力度，滿足發(fā)展需要。若是仍沿用傳統(tǒng)管理模式，總是出現(xiàn)文件資料管理不善的問題，工作人員不僅會(huì)由于該問題造成工作方面的負(fù)面情緒，還會(huì)造成單位運(yùn)行混亂，降低管理效益。并且，單位需要花費(fèi)大量的時(shí)間和金錢來彌補(bǔ)檔案的缺失，大大增加了管理成本，不可避免地增加了人員工作量，因此，科學(xué)有效的檔案管理辦法，對信息化檔案管理工作起著十分重要的作用[7]。通過這種方式，管理人員只需要在查找文件的過程中，直接用其編號在計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢即可，其查詢的時(shí)間也極大縮短。為了更好地保障文件的安全，還需要進(jìn)行備份工作，避免出現(xiàn)文件丟失的情況。在進(jìn)行檔案管理過程中，可能會(huì)由于某種原因造成檔案記錄不清晰，從而對文件的安全產(chǎn)生威脅。因此，需要對檔案管理辦法進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新，并明確每一個(gè)工作人員的職責(zé)。當(dāng)管理人員接收到新來的資料時(shí)，要對其中的內(nèi)容信息了解之后，對檔案進(jìn)行編碼登記入庫。為了更好地保障資料信息的安全，還需要設(shè)置好分工責(zé)任制，合理規(guī)劃好每個(gè)人員的工作內(nèi)容，這樣才能減少出錯(cuò)概率，并在出現(xiàn)問題之后及時(shí)解決處理[8]。

七、結(jié)語

社會(huì)在不斷前進(jìn)，要想更好地保障檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展同步，還需要將相應(yīng)的信息技術(shù)運(yùn)用其中，從而提升管理質(zhì)效。辦公室檔案管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，還需要單位部門幫助該類人員全面深入了解工作內(nèi)容，樹立正確管理理念，創(chuàng)設(shè)管理模式，使其不斷地實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化發(fā)展。這樣一來，才能更好保障檔案管理工作的信息化建設(shè)，為促進(jìn)單位效益和可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:趙霞 單位:濟(jì)南市青少年宮

辦公室檔案管理論文篇3

企事業(yè)單位的常規(guī)經(jīng)營與運(yùn)行，與辦公室管理工作緊密相連。然而，一部分企事業(yè)單位由于對辦公室檔案管理工作認(rèn)知不夠全面與深入，對其重視程度不足，一些問題與不良現(xiàn)象在實(shí)際工作過程中充分暴露出來。這些問題非但不利于提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，而且在很大程度上束縛了企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。基于這種現(xiàn)狀，企事業(yè)單位十分有必要對辦公室檔案管理工作的重要性產(chǎn)生清晰、正確的認(rèn)知。與此同時(shí)，應(yīng)通過一系列手段來改善、優(yōu)化檔案管理工作的機(jī)制，使這項(xiàng)工作保持高度的科學(xué)性與有效性，從而達(dá)到促進(jìn)企事業(yè)單位向好向上蓬勃發(fā)展的目的。

一、辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）顯著提升企事業(yè)單位的整體工作效率。通過對重要資料及檔案有針對性地進(jìn)行專業(yè)化管理，能夠大幅提升企事業(yè)單位的辦公效率，同時(shí)，也有利于促進(jìn)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)、工作的高效開展與落實(shí)。首先，由辦公室進(jìn)行收集、歸納與管理的檔案資料，往往是重要的指令性文件，意味著這些文件對于單位各個(gè)部門來說，能夠發(fā)揮指導(dǎo)作用。辦公室檔案有利于各單位工作的高效、有序開展，其重要程度可見一斑。其次，因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的工作特殊性以及崗位的重要性，與之相關(guān)的工作往往是繁重而復(fù)雜的，傳統(tǒng)的工作方式通常需要投入相當(dāng)大的財(cái)力、物力以及人力，都難以達(dá)到較為理想的效果。而這種狀況隨著辦公室檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，在很大程度上被改善了。使辦公室檔案管理工作流程得到優(yōu)化，能夠在財(cái)力、物力以及人力上，降低一系列消耗，使得企事業(yè)單位的整體辦公效率得到質(zhì)的提升。對于切實(shí)參與到檔案管理工作的一線員工來說，其工作內(nèi)容由繁雜瑣碎變得簡單明了，檔案管理工作的效率得到了提升，這意味著企事業(yè)單位整體的管理水平與效率同時(shí)得到了有效的提升。除此之外，與當(dāng)前高度信息化的時(shí)代相融合，高效開展檔案管理工作，不僅為后續(xù)工作中必要的查閱檔案及資料等工作提供了方便，還進(jìn)一步提高了單位的整體工作效率。

（二）有助于檔案管理人員綜合素質(zhì)與水平的提升。在不斷推進(jìn)并落實(shí)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化改革的過程中，企事業(yè)單位務(wù)必同時(shí)增強(qiáng)對辦公室檔案管理人才培養(yǎng)工作的重視。通過投入適當(dāng)?shù)呢?cái)力與物力對辦公室檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)與提升，使其參與工作的認(rèn)知程度得以增強(qiáng)，不僅如此，辦公室檔案管理工作人員的理論儲(chǔ)備與實(shí)踐能力也得到大幅度的提升，能根據(jù)實(shí)際工作情況，持續(xù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與優(yōu)化，使企事業(yè)單位的檔案管理工作真正科學(xué)、規(guī)范地開展，并能夠落到實(shí)處。不同于以往傳統(tǒng)的人工操作管理模式，辦公室檔案管理規(guī)范化意味著最前沿的互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)被充分應(yīng)用，大量基礎(chǔ)性的人工操作被自動(dòng)化的電子計(jì)算機(jī)科技與設(shè)備所替代。因此，辦公室檔案管理人員在此背景下，面臨著更高的工作要求。例如，熟練操作電子計(jì)算機(jī)并使用檔案管理相關(guān)軟件。這不僅有利于提升辦公室檔案管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)水平，還能夠體現(xiàn)其個(gè)人價(jià)值。

（三）改善辦公室檔案的管理模式。隨著辦公室檔案管理工作與相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件逐步深入結(jié)合，檔案管理工作人員得以在計(jì)算機(jī)的幫助下，更加高效地完成辦公室檔案分類工作，隨后對其進(jìn)行系統(tǒng)性的儲(chǔ)存與管理。這種工作模式不但提高了辦公室檔案管理的工作效率，增強(qiáng)其便捷性，同時(shí)也使得企事業(yè)單位的管理模式更加多樣化。此外，有針對性地對辦公室檔案進(jìn)行分級化管理，不僅能夠增強(qiáng)企事業(yè)單位員工查閱檔案資料的效率，使不同級別的工作人員及時(shí)滿足其查閱檔案資料的訴求，同時(shí)還有利于對關(guān)鍵性檔案進(jìn)行保護(hù)，增強(qiáng)其保密性以及安全性，從而使企事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展得到有力的保障。

二、辦公室檔案管理工作面臨的不足與困難

（一）對檔案管理工作暫未形成正確的認(rèn)知。近年來，辦公室檔案管理工作并沒有在工作人員頭腦中形成科學(xué)、正確的認(rèn)知，對這項(xiàng)工作的重視程度嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致一系列問題出現(xiàn)。例如，辦公室檔案及材料未能被全面地收集；隨意存放、保管辦公室檔案及材料；辦公室檔案的管理工作缺乏條理性；已經(jīng)失效的陳年檔案未被及時(shí)處理，導(dǎo)致全部檔案均較為冗雜等。以上這些問題給企事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成不便。

（二）相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。1.如前文所述，從行業(yè)內(nèi)部來看，由于用人單位尚未對辦公室檔案管理工作形成正確認(rèn)知，相關(guān)工作人員因缺乏與檔案管理相關(guān)的理論儲(chǔ)備與技能培訓(xùn)，從而難以勝任本職工作。2.企事業(yè)單位作為用人單位，難以在員工招聘時(shí)針對辦公室檔案管理工作設(shè)置專門的崗位。這一現(xiàn)狀不僅使辦公室檔案管理崗位喪失了專業(yè)性，與此同時(shí)，還會(huì)在一定程度上進(jìn)一步加劇辦公室檔案管理工作的無序性與低效性。3.由以上兩點(diǎn)所致，因?yàn)檗k公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性，且相關(guān)工作人員的權(quán)責(zé)范圍劃分不夠明確、清晰，從而致使人員在查找過程中，與檔案管理人員發(fā)生推諉，這不僅會(huì)對個(gè)人的工作效率造成一定的負(fù)面影響，還會(huì)降低企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，甚至不利于企事業(yè)單位的正常運(yùn)行與管理。

（三）管理制度不健全。辦公室檔案管理工作混亂、檔案管理制度不健全是一個(gè)普遍存在的問題。1.個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理制度朝令夕改。這一現(xiàn)象通常會(huì)進(jìn)一步加深檔案管理工作人員與檔案需求方之間的矛盾，不利于真正開展并落實(shí)檔案管理工作。2.有些辦公室檔案管理制度大搞形式主義，制度本身與企事業(yè)單位的實(shí)際狀況存在嚴(yán)重不符。這一現(xiàn)象不僅會(huì)導(dǎo)致日常管理工作與相關(guān)制度產(chǎn)生脫節(jié)，更容易造成辦公室檔案管理工作效率的下滑。3.因?yàn)檗k公室檔案管理工作中缺乏明確的獎(jiǎng)懲制度以及系統(tǒng)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機(jī)制，所以辦公室檔案管理人員通常在工作過程中態(tài)度懶散、積極性不高，這不利于保障檔案管理工作的效率。

三、辦公室檔案管理工作效率的提升策略

（一）轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度與思想觀念。在企事業(yè)單位中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，均有必要提高對辦公室檔案管理工作的認(rèn)知與重視，把這項(xiàng)工作納入日常工作范圍，并持續(xù)優(yōu)化。與此同時(shí)，要將這份認(rèn)知與重視落到實(shí)處，在對企事業(yè)單位的工作進(jìn)行全局性規(guī)劃、決策性部署以及實(shí)際操作與施行的過程中，要把有關(guān)辦公室檔案管理的推進(jìn)改革與完善工作當(dāng)作整體性規(guī)劃的中心，將其放在重要的位置上。要將有關(guān)辦公室檔案管理工作的規(guī)劃和設(shè)想、機(jī)會(huì)，與實(shí)際工作中的實(shí)踐性情況相互融合，積極采取措施，對其進(jìn)行一系列科學(xué)合理的績效考核。根據(jù)考核的最終結(jié)果，設(shè)置有針對性的獎(jiǎng)懲措施。這一系列工作方法，不僅能夠提高企事業(yè)單位上上下下對辦公室檔案管理工作的重視，還可以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員對這項(xiàng)工作的積極性與主動(dòng)性，從而使整個(gè)工作環(huán)境在一定范圍內(nèi)得到完善與優(yōu)化。在這樣的基礎(chǔ)之上，企事業(yè)單位往往能夠根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)與其實(shí)際需求，迅速對檔案管理工作作出調(diào)整，以適應(yīng)當(dāng)前的信息化發(fā)展需求，從而使工作效率在整體上得到提升，助力企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。如前文所述，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力亟待提高，是辦公室檔案管理工作想要順利開展所必須解決的重要問題之一。此外，在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景之下，要求從業(yè)人員不僅要有扎實(shí)的專業(yè)能力，同時(shí)要能夠熟練運(yùn)用信息化設(shè)備。基于此，理論知識教學(xué)與專業(yè)技能的培訓(xùn)，有必要在辦公室檔案管理工作人員當(dāng)中定期進(jìn)行組織和開展。與此同時(shí)，企事業(yè)單位還要注重對相關(guān)工作人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以上這些培訓(xùn)還應(yīng)當(dāng)與切實(shí)有效的獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合，二者相輔相成，在增強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員工作能力與綜合素養(yǎng)的同時(shí)，提升其工作主動(dòng)性，從而提高辦公室檔案管理的工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。企事業(yè)單位的辦公室檔案涵蓋了人事、財(cái)務(wù)、文書、科研、基建、設(shè)備以及電子聲像等各種類型與形式的檔案。在管理內(nèi)容如此繁瑣復(fù)雜的情況下，企事業(yè)單位更應(yīng)該制訂嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案管理制度，目的是當(dāng)檔案管理人員在開展工作時(shí)，能夠有章可依、有據(jù)可循，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行制度，從而保障這項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及程序化開展。

（四）強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作。根據(jù)我國現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定，辦公室檔案在被相關(guān)工作人員收集、儲(chǔ)存與管理期間，工作人員未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對檔案及材料的內(nèi)容進(jìn)行抄錄、拍攝或復(fù)制。除此之外，在確定檔案保密級別的同時(shí)，務(wù)必進(jìn)一步確保其安全性，要根據(jù)檔案使用對象以及使用目的，對其保密時(shí)間與保密范圍進(jìn)行明確、清晰地劃分與規(guī)范。做好以上工作，需要辦公室檔案管理工作人員具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，這與職業(yè)道德培訓(xùn)是密不可分的。

（五）提高辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)水平。在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中，信息化、現(xiàn)代化程度在不斷深入利用，能夠提高辦公室檔案管理的工作質(zhì)量與綜合水平。信息技術(shù)能夠在很大程度上為檔案管理人員提供便利，例如在檔案管理與文書整合的過程中，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備將檔案材料以文字、圖像或視頻的方式進(jìn)行錄入與儲(chǔ)存，使檔案管理的工作效率得到大幅度的提升。不僅如此，對信息技術(shù)與高新電子設(shè)備加以合理應(yīng)用，是企事業(yè)單位進(jìn)行優(yōu)化與改革的一個(gè)重要支點(diǎn)。工作人員還可以充分借助二維碼技術(shù)，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的數(shù)字化水平，使管理更加高效與規(guī)范。二維碼具備成本低廉，制作簡單，且信息存儲(chǔ)量巨大的特點(diǎn)。在檔案管理工作中只需用電子設(shè)備對二維碼進(jìn)行掃描，即可快速確定檔案位置，為工作人員查閱辦公室檔案資料節(jié)省出大量時(shí)間。此外，二維碼技術(shù)還能夠輔助管理實(shí)體辦公室檔案，對其進(jìn)行長期保存。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著中國經(jīng)濟(jì)水平的進(jìn)一步提高以及電子信息化技術(shù)的持續(xù)深入發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。辦公室檔案管理工作人員務(wù)必積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新理念、掌握新方法、運(yùn)用新技術(shù)，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作水平以及自身的工作效率。企事業(yè)單位也有責(zé)任定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行全面檢查與維護(hù)，對老舊設(shè)備進(jìn)行更新管理，注重對先進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的配備與更新，以保障辦公室檔案管理工作的正常需求。總而言之，提高辦公室檔案管理的工作效率對企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。

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作者:張娟 單位:遼寧省盤錦市盤山縣交通事務(wù)服務(wù)中心