時間：2023-05-28 09:24:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公室檔案管理分類，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
作為辦公室工作內容之一的檔案管理，因為夾在眾多繁復的工作之中，往往被邊緣化。只有做好檔案管理工作，才能充分發揮檔案作用，有效促進各項工作順利開展。如何改善基層辦公室檔案管理工作，對提高單位工作效能，甚至推動一個行業提高效能都有重要意義。
一、基層單位辦公室檔案管理現狀
（一）人員少，承擔工作冗雜。大多數基層辦公室都存在人員少、工作多的情況。像報紙分發、車輛油耗統計、會務接待、職工戶籍管理、計生情況管理、水電維修等等，一件件看起來都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗時間。一般情況下，基層單位辦公室作為后勤保障部門，卻沒有充足的人員安排，因此呈現出人員少、工作冗雜的情況。基層檔案管理工作更是如此，只要兼職，很少專職。
（二）基層辦公室檔案管理基礎設施相對落后。現實狀況是很多基層單位或由于資金困境、或由于檔案管理受不到應有重視、或由于管理人員專業水平受限，沒有普及計算機技術，尤其是有些辦公室短期留存部分材料，配備相應的設備也跟不上步伐。
（三）對辦公室檔案管理工作重視程度不夠。基層單位辦公室的臨時檔案管理通常是由文書或者其他人員兼職，并沒有專業人員負責。檔案管理工作對技術性要求相對較高，但是辦公室兼職人員缺乏專業的檔案管理知識培訓，對檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導致很多基層單位辦公室對檔案管理工作的認識主要停留在最基本的檔案信息收集、整理、保管等層面，有的還存在分類混亂的情況，更少注意到以后檔案資源的綜合利用，所以不能有效地推動檔案管理工作的深入開展。
二、如何有效改善基層單位辦公室檔案管理工作
（一）建章立制，讓事務簍子的工作實現有條不紊。“無規矩不成方圓”，基層單位辦公室的工作再多，只要建立和完善科學合理的管理制度并落實到位，便能實現人少事多情況下的有條不紊。檔案管理作為辦公室工作內容之一，也要具備科學的管理制度。制度的制定務必責任到人，對檔案材料和準檔案材料的分類、保密等都形成細化的制度，不斷規范辦公室檔案管理，才能保證檔案材料的及時歸檔與檔案的真實有效性。
（二）加大投入，不斷完善基層單位辦公室檔案管理工作環境。信息化時代，逐步建立和應用電子信息化進行辦公室檔案管理勢在必行。利用計算機、掃描儀等設備對文件進行歸類、保存，建立電子信息檢索等，可以提高檔案材料管理效率，同時輔以必要的保護措施，可以使檔案的保密和安全系數更高。因此，建議各單位提高對辦公室檔案管理工作重要性的認識，盡量加大資金支持，完善辦公室檔案管理設備，促進辦公室檔案管理工作環境信息化。
（三）有效提高辦公室人員檔案管理技能水平和工作認知度。辦公室工作人員既要完成事務簍子的一大堆零七八碎，還要以負責的態度對待檔案管理的一系列工作。各單位要鼓勵職工或組織職工參加多種形式的檔案管理專業培訓，參加檔案管理部門組織的業務交流，及時更新檔案管理工作人員的專業知識，提高技能水平，以更好地促進檔案管理工作的開展。提高工作人員對檔案管理工作意義的認識，使工作人員正確認識到自身的工作范疇與工作責任，提高檔案管理意識。
綜上所述，基層單位辦公室的檔案管理工作雖然可能僅是檔案管理工作的一部分，但是不可缺少的，也是不容忽視的。做好這一環節的檔案材料管理工作，是整個單位檔案管理完整、有序、高效的前提。通過完善建章立制、加大投入、提高人員素質、強化意識等措施，基層單位的辦公室檔案管理工作自然會得到改進，從而推動單位各項工作實現有序發展。
（作者單位：山東省膠東調水局東營分局）
關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進；人員素質
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
參考文獻：
[1]王汝秀.高校院系辦公室檔案管理的規范化[J].蘭臺世界,2007(09).
[2]張國珍.淺談新時期檔案管理人員的素質及提高[J].中國科技信息,2008(13).
1加強檔案管理人員的專業素質
由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業務檔案的管理
業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。
4加強信息化管理
隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會保障管理
檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。
二結束語
當前，旅游景區接待的游客數量呈現上漲的趨勢，這一方面給旅游景區的發展帶來了機遇，另一方面，也給旅游景區的管理帶來了挑戰。對于旅游景區辦公室的檔案管理來說，就必須適應旅游景區快速發展的形勢，要提高檔案管理的水平和質量，就必須促使檔案管理轉向信息化的電子檔案管理模式，這樣才能更好地服務于旅游景區的發展、單位職工以及廣大游客。
二、旅游景區辦公室電子檔案管理的現狀分析
（一）旅游景區辦公室電子檔案管理的發展
旅游景區辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區辦公室的檔案管理要采取科學方法進行管理，使用計算機和網絡技術逐步提高檔案管理的信息化，為景區提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態性的特點。電子檔案管理已經成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標準化，方便對檔案信息進行采集與存儲。電子檔案的輸入和應用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區辦公室電子檔案要對電子檔案數據庫進行動態性的實時更新，包括檔案信息采集、數據庫系統對數據的處理以及檔案數據的和利用等動態變化。
在信息化時代，旅游景區辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠將旅游景區各種數據和信息進行及時準確統計，為旅游景區領導實時掌握景區發展狀況提供了資料依據。電子檔案管理涉及到了旅游景區的電子景務、景區信息公開指南、景區的管理制度、實物檔案整理、數碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內容。旅游景區辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區辦公室電子檔案方便了旅游質量監督管理部門對本景區的監督管理。在進行電子檔案管理的同時，也要保存好相關的紙質文件。檔案記錄要完整細致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區的開發建設，更好地提高旅游服務質量。
（二）旅游景區辦公室電子檔案管理存在的問題分析
一方面，旅游景區辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區辦公室的電子檔案管理應用程度還很低，這不能滿足旅游景區信息化管理的發展與要求。旅游景區辦公室的檔案管理舊有的模式要進行改變，一些辦公室人員對軟件應用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進行服務，為這些部門提供建立電子檔案方法、業務管理制度等，這些工作還有待開展。
另一方面，旅游景區辦公室電子檔案還需要建設和完善。一些旅游景區辦公室檔案信息建設落后，檔案設施陳舊，難以滿足辦公室復雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數字信息資源的保存就容易出現丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應的管理制度與規范，就不能夠使電子檔案管理走向規范化，大多處于形式化和無序化狀態。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。
三、完善旅游景區辦公室電子檔案管理模式
首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質檔案管理逐漸轉變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區員工對電子檔案的認識和利用程度。景區領導要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區的旅游資源信息進行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區的建設發展與電子檔案管理同步。
其次，要加強電子檔案的技術設施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統，要通過計算機網絡技術對旅游景區辦公室的檔案管理軟件進行升級。要采購先進的網絡設備、文件數字化設備、基礎設備等，這樣才能確保電子檔案的穩定性和安全性。同時，要根據景區實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發揮電子檔案的各項設施功能。
最后，加強電子檔案管理安全保障建設。要提高電子檔案管理人員的技術能力，加強對檔案管理人員的培訓與考核工作。要加強對旅游景區辦公室電子檔案的安全保障，通過硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障三個方面得以實現電子檔案的安全。
【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
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第一章 總則
第一條 為加強檔案管理，保護和利用檔案信息資源，為本所各項事業發展服務，根據《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規定，結合本所實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財富，必須集中統一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負責對全所檔案工作實行統籌規劃，組織協調，監督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機關黨委、科技與產業發展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結，由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業培訓，并獲得助理館員及其相應職務以上專業技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識，并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業務部門和課題組立卷歸檔的規定應當立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責，各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷，保證案卷質量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規律和有機聯系，便于查找和利用，確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標題簡明扼要，準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份，并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內文件排列有序，按文件形成的時間或重要程度排列，卷內目錄填寫正確，編寫頁號無誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統一編制目錄。
第十三條 按照規定要求和時間，將檔案編錄入庫。
（一）各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
（二）保證歸檔手續完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護，設置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全，保證檔案庫房堅固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
第十七條 保證檔案庫房內清潔，無非檔案用品；檔案排列科學，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統計和利用
第十八條 檔案室應根據管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項工作服務，為檔案管理手段現代化創造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統計制度，設置登記本、統計薄冊，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。應認真完成檔案統計表填報任務，向農業部檔案部門報送《農業系統檔案工作情況統計表》。
第二十條 檔案的借閱，應嚴格執行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經所辦公室主任同意，基建財務檔案借閱應先經計劃基建財務處處長同意，科技檔案應先經檔案立卷部門、科技與產業發展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉借、拆散、涂改，借閱人要負責保密和保管，不準攜帶檔案離開檔案室，復制檔案須經所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調離；檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。人事管理部門應健全和嚴格執行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責，組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后，應寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監銷人，以防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構變動時，應對檔案做出妥善處理。
（一）機構撤銷或合并時，其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應移交相應部門繼續處理。
（二）批準恢復或新成立的機構，應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
（三）各種臨時工作機構撤銷時，其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進行考核，并實行獎懲。
（一）對遵守本辦法，認真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業務指導方面成績突出，或在開發利用檔案信息資源取得重大社會效益和經濟效益的部門或個人，給予表彰。
（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規定歸檔，不按期移交檔案的部門或個人，視情節給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進集體；違反本辦法的個人不能評為先進個人，年度考核不能評為優秀或甲等。
第八章 附則
關鍵詞：國有林場；檔案管理；問題；對策
隨著國家生態文明建設和“美麗中國”的提出，林業的作用也越來越重要。作為林業建設諸多工作中的檔案管理工作，其基礎性作用也越發突顯出來，因此，新時期的林業檔案管理工作必須跟上時展的要求。
1 國有林場檔案管理工作面臨的新形勢
由于受地域環境的限制，林業工作者常年工作、生活在山區，受交通、通訊等條件的制約，處于偏遠地區的國有林場職工對林業的認識還很膚淺，認為林業是個“粗科學”。受歷史條件因素的影響，林業檔案管理工作未得到足夠的重視，有的林場連檔案室都沒有，統歸辦公室集中管理而已。隨著時代的發展和對林業的重視，國有林場的檔案管理工作發展步伐日益加快，資金投入逐年增多，設備逐步得到更換，條件得到顯著改善。與此同時，國有林場的管理逐步規范，涉及到的門類日益增多，檔案管理工作的任務更加繁重，需要進一步的改善和提高。
2 國有林場檔案管理工作存在的主要問題
2.1 基礎設施需要進一步改善
有些基層林場檔案室不夠規模，個別檔案室陰暗潮濕，不能夠做到通風透氣，極不利于檔案的保管；有的林場沒有配備必要的辦公設備、火災報警設備及消防設備。
2.2 隊伍建設需要進一步加強
由于工作調動、退休等原因，造成檔案員更替頻繁，檔案員隊伍相對不穩定，造成檔案管理工作的脫節。
2.3 管理水平需要進一步提升
檔案管理隊伍主要是以辦公室文秘兼職，這些人對檔案專業知識缺少了解，對程序、分類歸檔、數據庫的建立、基礎知識和電腦軟件的應用，都沒有及時掌握。
3 提高國有林場檔案管理水平的建議與對策
3.1 加大投入，加強基礎設施建設
（1）建立專門的檔案室，配備相應的檔案櫥柜；建立檔案庫房，檔案員要有專門的辦公室。（2）在檔案室安裝防光、防潮窗簾；在檔案庫房安裝滅火消防設施以及火災報警系統。（3）檔案室庫房配備消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器、裝訂機等設備；購置高配置電腦、專業掃描儀、復印機、打印機等辦公設備。
3.2 加強領導，提升管理水平
（1）加強制度建設。國有林場的檔案工作要成立專門組織機構，建立健全各項規章制度，上級主管部門要把檔案工作列入考核的重要目標。（2）加強隊伍建設。為適應新時期檔案管理工作的需要，必須配備專業、專職的檔案管理人員。每個國有林場至少要培養1～2名責任心強、文化素質較高的年輕同志為專職檔案員，專職檔案員的工作要相對穩定，沒有特殊情況不進行工作調動和調整，同時，還要配備1～2名兼職檔案員，負責林業生產、賬務等專業技術檔案的整理。
3.3 注重軟件的提升
目前，國有林場使用的是科怡軟件，檔案文件級目錄全面實現了計算機檢索，加快了國有林場檔案信息化建設步伐。但是，當前國有林場面臨著一些歷史遺留的林權糾紛，需要廣泛搜集有利證據，但無法通過科怡軟件的檢索工具來實現，這給工作造成了不便。鑒于當前檔案工作的管理現狀，需要對現有軟件進一步提升或研發出一種更適合國有林場實際的“檔案信息管理系統軟件”，實現檔案數據的計算機管理，真正實現快速地檢索檔案，統計檔案數理，準確地提供給利用者，減少人工操作。
3.4 進一步規范檔案管理
[關鍵詞] 檔案管理；評審；作用；探討
[中圖分類號] R197.322[文獻標識碼] B[文章編號] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰[1]。檔案管理是醫院各項工作的重要組成部分之一，是醫院建設與發展歷史最真實面貌的反映，對于提高醫院的醫療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當前的醫院檔案管理水平還不能滿足醫療衛生事業快速發展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規范化、現代化的要求，對醫院檔案管理工作進行的全面考核和評價，對于規范醫院檔案管理，提升醫院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。
1 當前醫院檔案管理工作中存在的問題和不足
1.1 醫院領導對檔案工作的重視程度不夠
個別醫院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫院長期規劃和短期計劃中，一般只對規模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等進行了較為詳細的規劃和設計，而對檔案的科學管理、設備投入和業務培訓等涉及較少或未納入規劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設施經費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫療業務發展水平。
1.2 檔案多頭管理，缺乏統一的管理機構
醫院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等[5]，而醫療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫院檔案管理的總體效能。
1.3 檔案專業人員整體水平不高，難以適應檔案事業發展的新要求
隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案管理的專業化、信息化以及檔案資源的編研和開發利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。我國醫院從事檔案工作的人員大部分是從醫護人員轉崗而來，其沒有經過系統地檔案管理培訓，專業知識缺乏，年齡老化，學歷偏低，人員結構不合理，甚至出現檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業知識的學習和培訓。
2 我院檔案管理考核評審工作開展情況
我院是山東省衛生廳直屬的集醫療、教學、科研、預防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學醫院。目前醫院現有職工1490名，有臨床科室48個，醫技科室13個，曾獲“全國衛生系統先進集體”“山東省醫院管理先進集體”“全省衛生行業文明單位、誠信建設先進單位”等榮譽稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現存文書檔案469卷，財務檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學檔案20卷，科研檔案13卷，設備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。
2011年，我院按照山東省衛生廳下發的衛生檔案工作要點和檔案管理考核書的各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，認真研究學習考核標準，加強組織領導，完善規章制度，強化軟硬件建設，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實和補充完善，使我院檔案管理工作更加規范化、科學化。12月，我院在山東省衛生廳組織的檔案管理考核評審中成績優秀，綜合檔案室達到省一級水平。近兩年來，以檔案達標評審為契機，我院檔案管理水平不斷提高，對醫教研等主要業務工作的開展發揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認可和肯定。實踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫院檔案規范化和現代化建設行之有效的辦法。
3 以檔案管理考核評審促進和改善醫院檔案管理工作
3.1 醫院檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強
醫院領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程[7]，納入醫院“十二五”發展規劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與醫院重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全院上下進一步統一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據《山東省衛生檔案管理實施細則》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規要求，我院進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規章制度，做到制度上墻、工作上心。
3.2 醫院檔案管理的隊伍建設和業務培訓進一步增強
通過加強檔案人才隊伍建設，我院綜合檔案室現配有專職檔案員4人，院內兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是醫院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業技術人員同等的待遇。為增強全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養和培訓[8]。一是集中組織學：在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學習，廣泛宣傳學習有關檔案管理的政策、法規，統一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學：積極選派人員參加山東省衛生廳舉辦的檔案管理專業培訓3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業務水平；多次組織人員到山東省立醫院、千佛山醫院等檔案管理先進單位參觀學習，取長補短，進一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進來講：采取邀請山東省衛生廳檔案管理專家來院現場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。
3.3 醫院綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善
我院根據年度檔案工作計劃和科室布局調整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實現了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設計規范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設置了獨立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標管理達到省委組織部二級標準。醫院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫院檔案管理工作，院領導及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現代化的技術和設備[9]，更換辦公設施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機2臺，電動鉚管打孔機1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機1臺，切紙機2臺，碎紙機1臺，微機3臺，激光打印機1臺，1000 G移動硬盤1個，空調3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設置了專門的榮譽室，室內陳列了建院以來醫院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫院檔案管理工作現代化是衡量醫院管理工作是否現代化的一項重要指標，是檔案管理考核評審的重要內容之一[10]。根據山東省衛生廳加快檔案管理信息化、規范化建設步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強院內電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。下一步將逐步對室存檔案進行數字化處理，逐步實現數字化檔案室和網絡化服務，同時實現院內所有科室檔案信息網絡連接，為科室和個人提供更加優質、快捷的服務。近年來，醫院為加強檔案的基礎設施建設，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環境和辦公條件。
3.4 醫院檔案管理的基礎業務建設進一步規范化
按照檔案管理考核的要求，醫院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確[11]，卷內文件、材料目錄、編號規范、清晰，檔案內無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規范、有序。建立了檔案管理基本情況統計臺賬和檔案利用及反饋情況統計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發生。
3.5 醫院檔案編研和檔案資源開發利用工作進一步強化
檔案管理的根本目的在于開發利用。近年來，隨著醫院發展速度日益加快，建設規模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫院的建設發展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱達數百次。檔案人員熟悉檔案及相關業務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。能夠及時根據利用者需要，通過采取分發目錄、電話調卷、開架閱覽、網絡提供利用等多種服務形式主動提供檔案信息服務，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強編研工作，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發利用工作。近年來，我院將現行的規章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了檔案開發利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務，方便了患者選擇醫生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發利用檔案資源制作完成了精美的醫院形象宣傳片，續修了醫院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發利用檔案信息資源優秀成果一等獎和二等獎。
總之，檔案管理在醫院的發展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進一步加強，有助于醫院的長遠發展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機，按照集中統一管理檔案的原則，從組織領導和規章制度、隊伍建設和業務培訓、軟硬件條件建設、基礎業務建設和檔案編研及開發利用等5個方面，進一步推進了醫院檔案管理工作的制度化、規范化和科學化建設，使醫院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫院決策者的依據、利用者的幫手和醫院管理工作的亮點。
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1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載歷史
文書檔案管理多以發生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體（主要是紙質或實質）記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個階段管理的重點就在收集、管理、編目編冊、保存、借閱等工作上；同時，非常強調資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產生作用。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文書處理工作與檔案工作密切聯系、相互促進
文書工作質量直接影響著檔案質量，沒有完整齊全的文件，也不可能有完整齊全的檔案，文書處理工作做好了，就能為檔案管理工作提供良好的條件和基礎。反過來說，檔案管理工作又可以促進文書工作更加規范化、系統化。檔案工作要審查歸檔文件是否齊全，組卷工作是否合理，保管期限是否準確，實際上是對文書工作的全方位檢查。通過檔案工作可以發現文件材料是否系統、立卷歸檔是否完整、分類組卷是否規范等，對做好文書處理工作也是一種促進。
2 辦公室人員做好文書檔案管理的辦法
2.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套設施，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩定辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
2.2 對檔案文書管理模式進行創新
在新時展的大背景下，應當要對檔案文書管理模式進行積極探索，力求創新，將以往的被動方式轉變為主動，主動對檔案資料進行收集，且在領導的引導下增進和其他部門的交流和聯系，定期整理與分類檔案資料，并對其歷史性和連續性進行了解和掌握，防止出現資料失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作也是一項發展性的工作，在事件不斷發展過程中其也會出現相應變化。因此，企業領導應合理增加人力與資金的支持，建立起企業需要的管理系統，進而保證能夠充分發揮出檔案資源的價值，為確保服務中心業務的有序開展奠定堅實的基礎。
2.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，是實施檔案管理工作的主體，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力此不斷深化自身。除利用業余時間自我學習外，盡可能參加集團公司、局、分公司檔案管理部門的有關檔案管理培訓，以提高檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
摘 要 文書檔案作為企業檔案管理的重要組成部分，對于企業和各部門有著重要的指導性作用。天津地鐵作為城市建設的主打項目，運營公司是市政府大力扶持的重點企業。為適應軌道交通事業建設，運營公司推動企業重組升級，完成架構調整，根據實際業務合并與設置了新的職能、生產部門，這對原有的企業文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構調整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業人員工作規范進一步完善，達到文書檔案本身的實效性、科學性。
關鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業改組 管理
天津市地下鐵道運營有限公司作為天津軌道交通集團的下屬公司，承擔市政府規劃地鐵車站建設、既有線路運營和服務的職責。在公司發展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，這些文件對公司高層決策、日常事務處理等各項職能運轉起到重要查考功能，是地鐵事業發展的可靠憑證和記錄。為優化企業管理模式，實現網絡化運營，運營公司響應軌道交通集團統一部署，完成架構重組調整。為確保架構調整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業人員培訓，達到提高文件使用效率的目的。
一、架構調整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規范，對公司在經營管理、生產管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，采取按件整理的方式，進行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團下發的文件材料、企業與企業之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報的文件材料，按照規定，每年年初組織相關部門及從業人員向公司檔案管理部門――辦公室進行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對收集的文件材料進行統一鑒定，確認其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價值的文件材料。架構調整前，公司檔案管理制度中規范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設、生產、服務、經營、管理等各項活動和原有基本歷史面貌的，對運營公司各項業務和企業發展具有利用價值的文件；
2.公司在各項活動中形成的對維護國家、企業和職工權益具有憑證價值的文件；
3.公司需要貫徹執行的有關上級單位和機關的文件材料，軌道交通行業發來的需要執行或查考的文件材料；社會其他機構出具的與公司有關的文件材料；所屬部門部室報送的重要文件材料；
4.國家及市檔案局法律法規規定的應歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環節，是文書檔案管理標準化、規范化工作的具體表現。運營公司采用“問題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構調整后存在的普遍問題和原因分析
（一）架構調整后存在的普遍問題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業務產生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機構問題混亂。文件材料“機構問題”存在原部門名稱與現部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現兩個機構問題，或是存在原部門機構問題仍未辦理完結的現象。
3.表述不準確。文件材料內容使用的詞語易引起歧義，同一含義內容前后使用不一致詞語，或是不使用標準化用語。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構調整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴格按照新架構各部門職責的設置和說明來進行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進行復制重新蓋章后直接報審；部分文檔管理員沒有認清文件來源和事由，單純按照時間順序進行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因導致文件材料歸檔質量不高。
三、改進方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構調整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進行業務流程梳理，依據流程、法律法規和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規范。
2.公司檔案管理部門重新規范歸檔周期，在依據《企業檔案工作規范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎上，對于公司決策、上級重要指示、業務承辦類事項相關文件材料執行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。
以上兩點從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運營公司檔案管理制度進一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據實際業務的可行性，對于補充意見進行添加或刪減。經討論通過后，公司檔案制度定稿、下發。
（二）做好檔案從業人員培訓
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，也是其他業務部門的職責，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業人員培訓至關重要。辦公室應該周期性開展各類檔案專業知識培訓，及時宣貫國家、市政府頒布的各項檔案法律法規。培訓對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應該將知識普及到公司領導決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實。
參考文獻：
第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。
(二)檔案管理
第三條 歸檔范圍：
公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。
第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條 檔案的借閱與索取：
1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔;
2.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管副總經理批準，并辦理借閱手續;
3.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
第六條 檔案的銷毀：
1.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料;
2.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。
3.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。 (三)印鑒管理
第七條 公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。
第八條 公司印鑒的使用一律由主管副總經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。
第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。
第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。
第十一條 蓋章后出現的意外情況由批準人負責。
(四)公文打印管理
第十二條 公司公文的打印工作由總經理辦公室負責。
第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交電腦部打印，按價計費。
第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條 辦公用品的購發：
1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經理辦公室;
2.總經理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算;經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回;
3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理辦公室主任批準方可領用;
4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作;
5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好;(1)
6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字;
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。
第十六條 勞保用品的購發：
勞保用品的配給，由總經理辦公室根據各部、室的實際工作需要統一購買、統一發放。
(六)庫房管理
第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。
第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。
第十九條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。
第二十條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫。
第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副總經理批準，辦理外借手續。
第二十二條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。
第二十三條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。
(七)報刊及郵發管理
第二十四條 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續。
第二十五條 報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統一保管、存檔備查。 第二十六條 任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經總經理辦公室主任批準。
(八)附則
第二十七條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。
(一)私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發;
(三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經各部室主任批準，總經理辦公室登記后方可郵發。
第二十八條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究并提請總經理批復。
目前，我市系統8個檔案管理單位，全部達到省二級以上，其中省一級3家，省二級5家，全市檔案管理逐步走上制度化、規范化、科學化的軌道。
一、領導重視，明確責任，不斷增強工作合力
一是各地都成立并根據人員變動情況及時調整了檔案管理工作領導小組和工作專班，不斷明確各部門職責，切實做到有領導指導、有專人負責，做到有規劃、有措施、有落實。二是不斷完善制度體系，做到有據可依。市局年將檔案管理制度、公文傳閱制度和保密制度等納入總體制度范圍，要求按照制度規定認真做好各項管理工作。三是不斷加強全體職工檔案管理意識，切實提高做好檔案管理工作重要性的認識。除安排人員多次參加省市的業務學習外，還認真組織系統職工學習檔案管理各項知識。近年來，我們多次在全市勞動保障局長會議和辦公室主任座談會上研究部署檔案管理工作，不斷增強做好檔案管理工作重要性的認識，以會代訓的方式不斷提高人員從事檔案管理工作方面的能力和水平。經過多年的努力，逐漸形成了各級領導親自抓，綜合科室具體抓，其他單位配合抓的工作格局，工作合力不斷增強。
二、加強聯系，規范管理，不斷提升管理層次
檔案管理是一項業務性很強的工作，有嚴格的格式規定和要求，需要規范的操作程序和利用程序。根據機關缺少專業檔案管理人才的實際，我們多次通過橫向聯系、縱向溝通，不斷提高檔案管理人員的業務能力，不斷提升規范管理層次。一是加強學習培訓。學習各級對檔案管理的各項規定，對檔案管理的目的要求，對檔案管理的指導思想，對檔案管理的具體內容，通過學習培訓，使專兼職人員掌握了檔案管理過程中要注意的細節，認真執行落實“機關文件材料分類、歸檔范圍和保管期”“三合一”制度。二是及時歸檔整理裝訂。年初時都及時將上年度的各種檔案集中收取，按各項規定及時分類歸檔。三是不斷加強軟硬件設施。根據檔案升級的有利時機，在原來配備檔案室的基礎上，不斷完善硬件設施，配置更新專用電腦和數碼相機等工作設備。四是積極尋求有關單位幫助。每到整理檔案時都集中組織專人，并及時與當地檔案局聯系，請熟悉業務人員到勞動保障部門現場，具體指導檔案的裝訂、分類等操作。五是不斷加強安全管理。設置了固定的檔案室，并更換了檔案柜，配備了防火、防霉、防盜等設施，沒有出現檔案霉變、污損、蟲蛀、鼠咬等情況，也沒有出現檔案失密、泄密等事件。
三、充分利用，提高效率，不斷提高服務質量
檔案在職能上主要有兩種作用，一是記錄存檔功能，二是查閱服務功能。前者是基礎，是對歷史的存延性記錄，后者是服務于決策和方便人員查閱，其中方便群眾對有關政策的查詢是一項重要職能，檔案管理的最根本目的是為社會服務、為用人單位服務、為干部職工服務、為人民群眾服務。一些綜合工作匯總時，平時的檔案、文件、總結、講話、照片、影像提供了綜合性的資料。比如在省級文明城市復查中，短短20天內就集中了各方面的資料，為市政府提供了詳實的資料。在編寫地方勞動保障方面史志過程中也發揮了積極的作用。工作人員還耐心地為企業、職工提供資料查詢服務，僅市本級今年為單位、個人提供檔案查詢就達1000余人次。有一次幾名退休職工想查詢近十年前的一些政策規定，到業務科室沒有完整的，后來到辦公室來，我們的工作人員及時將要查詢的資料復印給了他們。
