時(shí)間：2023-04-17 11:24:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案的日常管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：人事檔案；問題；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的重要因素，而人才是企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理作為企業(yè)日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續(xù)發(fā)展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，是知人用人的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)企業(yè)人力資源管理，促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續(xù)的發(fā)展。現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：
1.審核把關(guān)不嚴(yán)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮使得市場(chǎng)上的人才流動(dòng)量增大，很多用人單位在招聘員工時(shí)并未打算長(zhǎng)期聘用，只是為了緩解一時(shí)之急。造成了用人單位對(duì)于人事檔案的審核工作不嚴(yán)，少數(shù)企業(yè)則直接跳過檔案審核，對(duì)于檔案資料也是抱著可有可無的態(tài)度。
2.材料不實(shí)或信息不準(zhǔn)。人事部門未按規(guī)定對(duì)材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,從而給“造假”行為提供機(jī)會(huì)，很多求職者為了謀求工作機(jī)會(huì)，而在自己的檔案上填寫不真實(shí)的信息，這對(duì)于企業(yè)在今后的人力資源管理上將帶來很大的實(shí)際問題。
3.管理者素質(zhì)不高。現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當(dāng)。管理意識(shí)的薄弱使得大多數(shù)企業(yè)招工時(shí)對(duì)于求職者的檔案資料沒有認(rèn)真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行保管。而在考察職員工作業(yè)績(jī)、能力時(shí)，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當(dāng)，“拋檔、棄檔”問題嚴(yán)重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低。現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備簡(jiǎn)陋，技術(shù)落后，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實(shí)用。
6.人事檔案信息資源的開發(fā)利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現(xiàn)實(shí)中，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發(fā)揮，已不適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)人事檔案管理工作的要求，這就亟需當(dāng)前企業(yè)人事管理部門在檔案管理工作上改進(jìn)和創(chuàng)新。
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理，要切實(shí)從思想意識(shí)上提高對(duì)人事檔案重要性的理解。結(jié)合實(shí)際情況，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對(duì)檔案管理人員的聘用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過競(jìng)爭(zhēng)選拔的方式擇優(yōu)錄用，通過競(jìng)爭(zhēng)環(huán)節(jié)讓管理者上崗就業(yè)。
2. 狠抓培訓(xùn)，提高素質(zhì)
對(duì)于檔案管理工作者而言，提高自身內(nèi)在知識(shí)水平，積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，盡可能使檔案管理人員專業(yè)化。同時(shí)，采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的辦法加大對(duì)管檔人員進(jìn)行政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用新的理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，并要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)的精神。
3.注重收集，規(guī)范管理
在整理人事檔案時(shí)，要注重收集檔案材料，拾遺補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時(shí)向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應(yīng)主動(dòng)與單位聯(lián)系，及時(shí)補(bǔ)齊。人事檔案內(nèi)容復(fù)雜，案卷內(nèi)常有材料的收入取出，如工資調(diào)整、年度考核、調(diào)配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時(shí)傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護(hù)人事檔案的安全，定期總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織干部人事等工作的政策、規(guī)定。
4. 創(chuàng)新手段，大力拓展信息服務(wù)功能
人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到完善，而且對(duì)于不斷優(yōu)化技術(shù)人才結(jié)構(gòu)等都具有重要的推動(dòng)作用。當(dāng)前，在檔案管理的具體工作過程中，還存在一些較為突出的問題。主要是：個(gè)別單位的工作人員沒有能夠充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的工作職能，對(duì)此沒有產(chǎn)生足夠的重視，對(duì)人事檔案管理工作的內(nèi)容過于片面化，誤認(rèn)為人事檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄寫以及對(duì)檔案的保管;在人事檔案收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮;在人事檔案管理的具體手段上，仍然沿用著以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能隨著社會(huì)發(fā)展需要而進(jìn)行不斷創(chuàng)新;在一些單位當(dāng)中員工對(duì)基本的電腦知識(shí)以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時(shí)還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，嚴(yán)重影響了人事檔案管理的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內(nèi)容
在我們通常熟知的管理學(xué)理論當(dāng)中，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論。從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部組成的各個(gè)部分內(nèi)容，努力在一定條件下保持在較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的功能。對(duì)于人事檔案管理單位來說，隨著現(xiàn)代社會(huì)激烈競(jìng)爭(zhēng)壓力的增大，通過一定的和諧管理理論手段，并不斷的將其消化吸收，在日常管理中將和諧管理理論融會(huì)貫通在自己工作當(dāng)中，使人力資源在管理能力和服務(wù)水平上得到較快發(fā)展和提升，對(duì)于有效解決突出問題、構(gòu)建和諧勞動(dòng)關(guān)系具有重要的促進(jìn)作用。具體來講，和諧管理理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，所謂和諧管理，需要將各個(gè)要素進(jìn)行不斷優(yōu)化升級(jí)，才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。在具體的人事檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識(shí)，對(duì)其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所謂的系統(tǒng)輸出，簡(jiǎn)單來講就是在一定條件下，在還沒有對(duì)原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而將最大化服務(wù)狀態(tài)表現(xiàn)出來的過程。其次，在和諧管理理論知識(shí)構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的利益價(jià)值，實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對(duì)其單位的組成成員進(jìn)行管理，在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，與此同時(shí)還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價(jià)值。員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且在對(duì)其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用
在日常的檔案管理工作中，通過對(duì)管理學(xué)中和諧管理理論的以及其所存在的問題等進(jìn)行綜合分析后可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個(gè)方面加以對(duì)和諧管理理論的重視和應(yīng)用。
(1)進(jìn)一步提高人事檔案工作的科學(xué)化水平。在日常的管理工作中，提高對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作的要求，并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能。在人事檔案管理崗位分工過程中，做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來，對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康的開展。通過這種途徑可以有效的將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，從而幫助他們較好的開展人事任免工作和獎(jiǎng)懲措施。
(2)進(jìn)一步加大人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過程中要充分運(yùn)用和諧理論知識(shí)，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案的數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮人在主觀能動(dòng)性上的先天優(yōu)勢(shì)，在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式就是電子式檔案，但是電子式檔案受到計(jì)算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常工作管理當(dāng)中，要不斷的合理的運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。通過運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會(huì)更加方便和快捷，從而能夠較好的幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工做出正確的決策和分析。
(3)在日常工作中，要不斷的加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程的規(guī)范，在人事檔案管理的交接過程中，具體內(nèi)容需要更加的嚴(yán)謹(jǐn)，自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。
(4)在和諧管理理論的推動(dòng)下，要不斷的加強(qiáng)人事檔案管理的日常保存工作。在人事檔案管理的保存工作中，需要將其具體的原則內(nèi)容充分貫徹進(jìn)來。保存工作中=要根據(jù)單位的實(shí)際情況來進(jìn)行分析，從而做到與其相關(guān)管理制度和規(guī)范制定的合理性和準(zhǔn)確性。通過以往的實(shí)踐我們就能看出，通過科學(xué)準(zhǔn)確的人事檔案管理保存工作，對(duì)單位職工以及領(lǐng)導(dǎo)能夠起到重要的監(jiān)督作用，從而引導(dǎo)他們更好地開展人事檔案管理日常工作，更好地發(fā)揮好人力資源的優(yōu)勢(shì)。
四、結(jié)束語
一、死亡人員人事檔案的歸屬與流向基本情況
1. 組織部門：一般能按要求管理權(quán)限范圍內(nèi)的死亡干部檔案，不定期地向同級(jí)國家綜合檔案館移交，無檔案銷毀情況。組織部門能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號(hào)規(guī)范，能提供電腦檢索。但大多數(shù)沒能按《干部檔案工作條例》規(guī)定及時(shí)將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門缺檔案移交、登記臺(tái)帳。
2. 勞動(dòng)人事部門：我們選擇了社會(huì)保險(xiǎn)處、勞動(dòng)就業(yè)處為調(diào)查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時(shí)歸檔等情況。無移交綜合檔案館、無銷毀情況。縣級(jí)勞動(dòng)人事部門普遍存在應(yīng)該接收國有企業(yè)、國有改制企業(yè)、非國有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問題，相當(dāng)部分未能及時(shí)登記、分類、編目，沒有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時(shí)，多數(shù)縣級(jí)勞動(dòng)人事部門對(duì)死亡人員情況不夠了解，對(duì)檔案的數(shù)量、來龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒有移交綜合檔案館和銷毀檔案的情況。市級(jí)機(jī)關(guān)中，有的主管部門除本系統(tǒng)副處級(jí)以上干部人事檔案組織部門統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級(jí)干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級(jí)機(jī)關(guān)中，除部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門和勞動(dòng)人事部門管理，干部檔案在同級(jí)組織部門，職工檔案在同級(jí)勞動(dòng)人事部門，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無頭檔案”的現(xiàn)象。
4. 國有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門保管，或由人才交流中心托管，無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。
5. 國有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒有銷毀情況。有的行業(yè)主管部門管理改制前相關(guān)人事檔案，因無人申報(bào)而對(duì)死亡人員情況不知曉，對(duì)死亡人員數(shù)量、情況無法統(tǒng)計(jì)，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類不及時(shí)，部分沒有保存死亡人員人事檔案，改制期間調(diào)離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動(dòng)人事部門，而改制后沒有建立人事檔案，或?qū)⒄衅溉藛T檔案打捆保管，沒進(jìn)行裝袋、整理，數(shù)據(jù)不清楚。
6. 非國有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)托管人事檔案。據(jù)查，非國有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，甚至少數(shù)沒有建立人事檔案。無移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。此外，個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障站負(fù)責(zé)管理當(dāng)?shù)胤菄衅髽I(yè)人員人事檔案。
7. 高校：由學(xué)生部自行保管學(xué)生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無移交情況，無銷毀情況，極少數(shù)死亡學(xué)生檔案被死亡學(xué)生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個(gè)人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒有移交、銷毀情況。因?yàn)楹茈y掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡(jiǎn)單存放、保管，所以對(duì)于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，不少生者、死者人事檔案未分開。
9. 社區(qū)、居委會(huì)：從選取的調(diào)查樣本來看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無銷毀情況。當(dāng)轄區(qū)內(nèi)有人員死亡情況時(shí)，一般是報(bào)送當(dāng)?shù)嘏沙鏊膳沙鏊?fù)責(zé)戶籍薄（卡）上核銷，并登記管理。個(gè)別社區(qū)試點(diǎn)保存縣勞動(dòng)人事部門移交過來的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會(huì)、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內(nèi)容缺、不齊全、不規(guī)范的問題。
二、存在的主要問題及原因分析
1. 重視不夠與認(rèn)識(shí)不足，檔案管理要素欠缺保障。調(diào)查顯示基層單位普遍重視不夠，認(rèn)識(shí)不足，更多地是強(qiáng)調(diào)人少、錢少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調(diào)查單位的檔案員來說，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務(wù)的有之；檔案員兼職過多，疲于應(yīng)付的有之；檔案員履責(zé)不力，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為“人死賬亡”無關(guān)緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨(dú)存放在類似雜屋的房間，沒有任何保管保護(hù)措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機(jī)制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無人申報(bào)無人查實(shí)，死亡登記不及時(shí)，管理跟進(jìn)不到位。尤其勞動(dòng)人事部門“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實(shí)的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經(jīng)費(fèi)沒有按政策移交托管，后多由主管部門代管系統(tǒng)內(nèi)改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導(dǎo)與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊。部分組織、人事部門更多重視對(duì)在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對(duì)死亡人員人事檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門由于上級(jí)沒有政策和要求，平時(shí)很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務(wù)水平令人堪憂。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時(shí)。一般來說，如果對(duì)死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會(huì)長(zhǎng)期滯留在單位或個(gè)人手里，不能及時(shí)歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類、編目、利用等不夠規(guī)范，分開存放、流轉(zhuǎn)登記、統(tǒng)計(jì)檢查等工作不落實(shí)，管理粗放隨意；三是整理質(zhì)量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關(guān)意識(shí)，或是受客觀因素制約，相關(guān)單位只把人事檔案的目錄、個(gè)人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個(gè)別單位雖建立了人事檔案信息庫，但存在信息更新不及時(shí)的問題。
4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無章可循、無規(guī)可依的問題突出。在調(diào)查的9種類型單位中，僅組織部門有《干部檔案工作條例》等依據(jù)。然而組織部門普遍沒有按要求及時(shí)移交綜合檔案館。據(jù)組織部門反映，難以落實(shí)的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認(rèn)為組織部門檔案難存放，或是不想管了才會(huì)考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位。現(xiàn)實(shí)中，各級(jí)、各行業(yè)經(jīng)過調(diào)研形成人事檔案管理制度的很少。調(diào)查對(duì)象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進(jìn)行一次清理，重新編號(hào)，另行歸檔”一句。由于大多無章可循、無規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無工作內(nèi)容、目標(biāo)任務(wù)，也無原則手續(xù)、操作流程，更無職責(zé)權(quán)限，責(zé)任追究，久而久之便形成了被動(dòng)應(yīng)付的局面，多滿足于“用時(shí)記得起，閑時(shí)擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對(duì)死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認(rèn)識(shí)。各級(jí)各類單位要以對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度來重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專人負(fù)責(zé)。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，具有很強(qiáng)的政治性、原則性、業(yè)務(wù)性，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實(shí)將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進(jìn)、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門承擔(dān)，其工作職責(zé)、任務(wù)要求等必須明確，并且有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督促檢查。三是要宣傳學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提升人員的檔案意識(shí)和整體認(rèn)識(shí)水平，營造一個(gè)良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時(shí)鼓勵(lì)、支持專業(yè)人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”以及學(xué)習(xí)先進(jìn)、學(xué)用結(jié)合等方式，了解相關(guān)工作的規(guī)律，掌握專業(yè)知識(shí)與技能，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。
2. 實(shí)施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對(duì)各類死亡人員的檔案進(jìn)行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據(jù)庫。單位檔案室、專業(yè)檔案館、專業(yè)機(jī)構(gòu)等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實(shí)施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門、人為過失，有利于檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)。此外，勞動(dòng)人事部門管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會(huì)越來越多，檔案管理責(zé)任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門指導(dǎo)的專業(yè)檔案館，實(shí)行專人專管，專門管理。
3. 建立健全管理機(jī)制。國家檔案行政部門要通過修改《檔案法》，補(bǔ)充死亡人員人事檔案工作內(nèi)容和規(guī)定，明確檔案行政部門的職責(zé)。省級(jí)檔案行政部門應(yīng)在廣泛開展死亡人員人事檔案工作調(diào)研的基礎(chǔ)上聯(lián)合相關(guān)部門出臺(tái)實(shí)用性和操作性強(qiáng)的管理制度、辦法，嚴(yán)格控制死亡人員人事檔案的歸屬與流向，使其有規(guī)可依、有章可循。出臺(tái)的制度應(yīng)結(jié)合實(shí)際，突出整體聯(lián)動(dòng)和協(xié)作互動(dòng)機(jī)制，針對(duì)檔案鑒別接收（移交）、收集整理、保管保護(hù)、查閱利用、安全保密、流轉(zhuǎn)銷毀、信息化等程序和內(nèi)容有具體而明確的規(guī)定，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)、信息溝通、監(jiān)督管理及責(zé)任追究體系建設(shè)。對(duì)接收（移交）的時(shí)間、內(nèi)容、要求、手續(xù)、費(fèi)用等進(jìn)行整體考慮。
隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，其對(duì)于客戶管理所本身的檔案管理以及體制管理也提出了全新的要求。就現(xiàn)有的客運(yùn)管理所的實(shí)際檔案管理而言，他們往往受到傳統(tǒng)體制管理的束縛以及自身管理觀念的制約，從而使得他們?cè)趯?shí)際管理中沒有辦法真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的有效性，使得人事檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中沒有辦法真正滿足新時(shí)期客運(yùn)管理所的日常管理、運(yùn)營以及決策，從而制約了其自身的管理有效性。由此，本文結(jié)合新時(shí)期客運(yùn)管理所檔案管理的需求以及實(shí)際社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，提出了合理檔案管理體制與模式構(gòu)建，更好地服務(wù)于現(xiàn)有企業(yè)自身的管理與發(fā)展。
一、客運(yùn)管理所人事檔案管理工作問題
目前，我國客運(yùn)管理所人事檔案管理工作問題頻現(xiàn)，這些問題直接制約了客運(yùn)管理所自身的發(fā)展，對(duì)其未來經(jīng)營、管理以及銷售等都帶來了極大的制約和生存發(fā)展。具體而言包括：
1.合作不積極，協(xié)同不配合
其主要體現(xiàn)在現(xiàn)有的客運(yùn)管理所在實(shí)際檔案管理過程中缺乏良好的協(xié)調(diào)，各個(gè)管理所內(nèi)部的部門都建立了相應(yīng)的獨(dú)立的人事檔案管理部門，并且彼此之間缺乏足夠的溝通與交流，導(dǎo)致現(xiàn)有的客運(yùn)管理所整體的檔案管理效率下降，并且因?yàn)楦鱾€(gè)部門之間都擁有屬于自身的檔案管理人員，直接帶來的是實(shí)際的人力資源管理的脫節(jié)與沖突。
2. 觀念不先進(jìn)，效率不明顯
目前客運(yùn)管理所的檔案管理受制于過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，依然秉持傳統(tǒng)的計(jì)劃管理理念與管理方式，他們沒有切實(shí)有效的結(jié)合自身的實(shí)際情況以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，進(jìn)行相應(yīng)的管理方式以及體制的轉(zhuǎn)變，由此使得其自身的人事檔案管理部門的工作效率較低，沒有較好的滿足現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際管理需求。
3.定位不明確，服務(wù)不到位
客運(yùn)管理所其本身沒有充分認(rèn)識(shí)到自身的定位，沒有意識(shí)到自己的社會(huì)責(zé)任，他們的服務(wù)方式以及定位尚停留在傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，缺乏足夠的服務(wù)意識(shí)，無法結(jié)合現(xiàn)有的企業(yè)人力資源管理需求，實(shí)現(xiàn)有效的“保管員”的角色的意識(shí)形成，從而在一定程度上影響了企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量。
4.結(jié)構(gòu)不合理，素質(zhì)跟不上
客運(yùn)管理所檔案管理最終是落實(shí)在人，因此在管理人才的素質(zhì)直接決定了管理內(nèi)容以及管理效率，決定了管理成果。但是，現(xiàn)有的客運(yùn)管理所，其本身并不重視相關(guān)人才的素質(zhì)建設(shè)以及應(yīng)用，而且管理人才的結(jié)構(gòu)也不合理，無法滿足新時(shí)期客運(yùn)管理的檔案管理需求。
5.制度不完善，收集不齊全
在制度設(shè)計(jì)上，目前客運(yùn)管理所本身的人事檔案制度沒有與市場(chǎng)接軌，沒有有效地結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)自身的實(shí)際日常管理需求，使得在實(shí)際的人才招聘中無法尋找到合適企業(yè)發(fā)展的人力資源，并且在實(shí)際的歸檔、存檔以及整理過程中的檢索與查詢的不完整，導(dǎo)致了無法真正物盡其用，不能真正反映出企業(yè)現(xiàn)有的實(shí)際人力資源狀況。并且，在管理中由于硬件設(shè)備的滯后，更多的是依賴于人工手動(dòng)的管理，而沒有真正采用現(xiàn)代人力資源管理信息系統(tǒng)，從而制約了實(shí)際的人力資源管理效率以及人力資本的收集。
二、建立客運(yùn)管理所人事檔案管理體制與模式路徑初探
當(dāng)前的客運(yùn)管理所人事檔案管理工作的改革必須知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代為背景、積極拓展管理職能、史新人事檔案管理的觀念，本文著重從客運(yùn)管理所檔案管理工作的自身定位、依法治檔和多方協(xié)調(diào)分別闡述客運(yùn)管理所檔案人事管理的新型的體制與模式問題。
1.準(zhǔn)確定位
客運(yùn)管理所必須要明確自己的檔案管理定位，要認(rèn)清社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，依據(jù)市場(chǎng)化的發(fā)展管理需求，滿足新時(shí)期客運(yùn)管理所人力資源發(fā)展需求，明確自己和企業(yè)的職能定位。切實(shí)有效的利用人事檔案管理，將現(xiàn)有的檔案管理服務(wù)于自身企業(yè)的發(fā)展需求，提升員工之間的流動(dòng)性以及檔案查詢和記錄效率，對(duì)其進(jìn)行分門別類，能夠有效地體現(xiàn)與反應(yīng)現(xiàn)有客運(yùn)管理所實(shí)際的人力資源狀態(tài)，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的人力資源儲(chǔ)備。
2.多方協(xié)調(diào)
鑒于現(xiàn)有客戶管理所檔案管理的分散化，小型化，要對(duì)內(nèi)部的各個(gè)檔案部門管理進(jìn)行整合，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，并且切實(shí)有效地協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間的溝通以及交流，讓他們可以更好地對(duì)現(xiàn)有企業(yè)彼此之間的人事狀況進(jìn)行交流，并且定期展開人事檔案管理的調(diào)查。同時(shí)，建立企業(yè)檔案協(xié)會(huì)。建立企業(yè)人事檔案協(xié)會(huì)可以發(fā)揮較大的作用：其一能及時(shí)傳達(dá)檔案行政管理部門的檔案管理工作的精神；其二能加強(qiáng)各企業(yè)人事檔案管理部門之間的經(jīng)驗(yàn)交流、及時(shí)有效地企業(yè)檔案工作中的新問題、難問題；其三能匯集檔案管理方而專家加強(qiáng)指導(dǎo)，提高企業(yè)人事檔案管理部門人員的理論素養(yǎng)和管理水平，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的開展。
3.依法治檔
進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國的企業(yè)都在不斷地轉(zhuǎn)型，從過去的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)變而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，由此對(duì)于企業(yè)的檔案管理也提出了新的要求。客運(yùn)管理所檔案管理必須要結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，依據(jù)現(xiàn)有的企業(yè)發(fā)展需求，逐步實(shí)現(xiàn)依法治檔，建立一套良好的管理制度，做到有法可依、有法可查、有法可督，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的客運(yùn)管理所檔案查詢、管理、采集的流程化。
三、結(jié)束語
醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院?jiǎn)T工在人事相關(guān)活動(dòng)中形成的，記述和反映醫(yī)院?jiǎn)T工的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備醫(yī)院考察的文件材料。記錄反映員工的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考核考察、進(jìn)修培訓(xùn)、家庭關(guān)系、思想品德、表彰處分等方面的基本信息。醫(yī)院人事檔案管理為人才選拔任用、職稱晉升、考核評(píng)優(yōu)等工作提供依據(jù)。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為充分利用醫(yī)院人事檔案中的信息資源，促進(jìn)醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需開發(fā)應(yīng)用一套滿足實(shí)際工作需要的人事檔案管理信息系統(tǒng)。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的主要問題
（一）重視程度不夠。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理工作不重視，認(rèn)為人事檔案管理在醫(yī)療核心工作中起到間接輔助作用，不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)財(cái)富和社會(huì)效益；還有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是人事部門的事情，因而沒有加以重視，也沒有在人力、物力、財(cái)力等方面對(duì)人事檔案管理加大投入，致使人事檔案管理長(zhǎng)期處于維持現(xiàn)狀和被動(dòng)應(yīng)付的狀況，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)也就無從談起。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。目前許多醫(yī)院的人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，還停留在紙質(zhì)檔案階段，人事檔案信息化程度不高，未能將現(xiàn)代化信息技術(shù)手段全面引入醫(yī)院人事檔案管理工作。（三）管理不規(guī)范。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法局限于保管保存功能，利用率不高，實(shí)際工作中方法單一致使效率低下，現(xiàn)代化管理手段沒有充分應(yīng)用到人事檔案管理工作中，明顯滯后于醫(yī)院各項(xiàng)工作的快速發(fā)展。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，亟待進(jìn)一步修訂完善。（四）管理隊(duì)伍不專業(yè)。檔案管理人員需要具備過硬的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。在人事檔案管理信息化過程中，檔案管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要能熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能。當(dāng)前，很多醫(yī)院人事檔案管理人員不能完全達(dá)到以上工作要求，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
二、做好醫(yī)院人事檔案信息化管理的對(duì)策
（一）重視醫(yī)院人事檔案信息化管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)全局的高度來對(duì)待，加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實(shí)將其納入重要議事日程。應(yīng)著重加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的思想教育，完善醫(yī)院的人事檔案工作考核制度，體現(xiàn)多勞多得、優(yōu)勞優(yōu)酬，充分調(diào)動(dòng)管檔人員的工作積極性，提高工作效率。（二）提高醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)投入。醫(yī)院提供一定的資金支持，更新硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等；提供技術(shù)支持，通過公開招標(biāo)采構(gòu)引入專業(yè)檔案管理軟件，來提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理安全措施，在軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上加設(shè)防盜系統(tǒng)。（三）做好醫(yī)院人事檔案系統(tǒng)維護(hù)。主要包括以下方面：1.規(guī)范的錄入規(guī)則和內(nèi)容。在原始數(shù)據(jù)錄入時(shí)應(yīng)該建立統(tǒng)一規(guī)范的錄入規(guī)則，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對(duì)實(shí)際工作需求，以免造成浪費(fèi)，做到有用必錄入，無關(guān)少錄入，讓人事檔案管理系統(tǒng)便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常維護(hù)。建立人事檔案系統(tǒng)不是一件一勞永逸的事情，需要定期進(jìn)行對(duì)于系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理維護(hù)與更新。只有經(jīng)常對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)才能確保醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的長(zhǎng)期長(zhǎng)效運(yùn)用。3.檔案的保存與管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理是將數(shù)據(jù)保存在服務(wù)器中，同時(shí)將數(shù)據(jù)備份放置硬盤中，以防服務(wù)器出現(xiàn)問題。在人事檔案的管理過程中不僅要依靠信息化系統(tǒng)，還要對(duì)于原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保存。做到實(shí)時(shí)系統(tǒng)、硬盤備份與原始材料三方的妥善保存與管理，防止各種意外情況的發(fā)生。4.落實(shí)安全保護(hù)措施。在服務(wù)器與客戶端之間設(shè)置“防火墻”，定期修改服務(wù)器密碼，針對(duì)相應(yīng)管理人員的上崗、離崗情況簽訂保密協(xié)議，明確管理人員和工作人員申請(qǐng)、變更、注銷權(quán)限等。嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，加強(qiáng)人事檔案信息安全管理。在日常管理工作中，將人事檔案信息安全納入醫(yī)院安全保護(hù)管理的范圍。（四）加強(qiáng)信息化管理制度建設(shè)。應(yīng)建立健全人事檔案信息化管理制度，特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集、整理、歸檔、保存等相關(guān)制度和人事檔案計(jì)算機(jī)使用管理制度，嚴(yán)格落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)管，明確各個(gè)崗位的工作范圍及職責(zé)，規(guī)范檔案管理人員行為。（五）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。要不斷加強(qiáng)檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作作風(fēng)等方面建設(shè)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教育培訓(xùn)、外出進(jìn)修等方式實(shí)現(xiàn)管檔人員的基本理論、業(yè)務(wù)技能、工作水平的提升，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍。鼓勵(lì)檔案管理人員在工作中總結(jié)創(chuàng)新工作方法和途徑，促進(jìn)人事檔案工作的不斷發(fā)展。
三、結(jié)語
醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院人才培養(yǎng)、制定人力資源發(fā)展規(guī)劃等工作提供了有力的信息支撐，是醫(yī)院人力資源管理不可或缺的重要組成部分。新形勢(shì)下進(jìn)行人事檔案管理改革勢(shì)在必行，只有加快人事檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，才能推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化進(jìn)程。
作者: 單位:臨沂市精神衛(wèi)生中心
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提升企事業(yè)單位的人事檔案管理效能，是進(jìn)行人事工作的重要環(huán)節(jié)。它在人才培養(yǎng)、人力資源配置等方面發(fā)揮著重要的作用。但是目前隨著我國的人事制度不斷進(jìn)行改革，在人事檔案管理工作中也出現(xiàn)了一些問題，需要進(jìn)行解決。
一、人事檔案管理工作的重要意義
在企事業(yè)單位的人才開發(fā)管理中，人事檔案管理工作起到了重要的作用，不但可以對(duì)人力資源起到優(yōu)化的作用，而且能夠?qū)挝坏幕A(chǔ)管理起到促進(jìn)作用，具體的重要意義如下：
1.為人事管理工作提供真實(shí)信息
企事業(yè)單位管理者如果想要讓員工發(fā)揮出自身的作用，最大限度的使員工發(fā)揮出其自身潛力，使之在其工作崗位上有著高效的工作效率，第一步就是了解每一位員工最基本、真實(shí)的個(gè)人資料。例如，工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、思想品德等信息。所以這時(shí)可以通過對(duì)其人事檔案的查詢，清楚了解這位員工的各方面信息，這些真實(shí)的個(gè)人信息可以為管理者提供參考，便于人事的管理工作[1]。
2.人事管理工作的重要依據(jù)
企事業(yè)單位的人事檔案，還對(duì)企事業(yè)單位管理工作有著重要的影響。因此在管理干部的考核和選用和、單位未來人才梯隊(duì)的建設(shè)、對(duì)單位員工的績(jī)效考核等方面，都離不開人事檔案作為參考依據(jù)，通過人事檔案的信息進(jìn)行全面綜合分析，能夠使得管理工作更具有科學(xué)化。
3.對(duì)人力資源配置的優(yōu)化作用
在人力資源的管理過程中，對(duì)人力資源配置優(yōu)化是最大限度提高管理工作效率的有效途徑。在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，由于人力資源管理工作并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變化，會(huì)出現(xiàn)人員的變動(dòng)、崗位的變動(dòng)，這個(gè)時(shí)候?qū)θ肆Y源配置進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤其重要，并且還具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。通過人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源等信息的分享，為今后未來的人力管理工作提供重要依據(jù)。通過科學(xué)的預(yù)測(cè)，促使員工進(jìn)行合理流動(dòng)、變化，這樣就能使得人力資源的到最科學(xué)的配置。
二、人事檔案管理中目前存在的問題
1.管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，自身素質(zhì)不高
由于在我國目前很多的企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作不重視，沒有從管理角度對(duì)其有著正確的認(rèn)識(shí)，甚至認(rèn)為在企事業(yè)發(fā)展和人事檔案管理工作沒有關(guān)聯(lián)，所以很多企事業(yè)單位的管理人員將人事檔案管工作流于表面，沒有進(jìn)行落實(shí)，甚至有應(yīng)付的現(xiàn)象產(chǎn)生。并且企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作也不重視，選用非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，甚至將一些臨時(shí)工安排到這個(gè)工作崗位上[2]。這樣就導(dǎo)致不但企事業(yè)單位的管理者對(duì)人事檔案管理工作不重視，而且從事人事檔案管理的工作人員素質(zhì)不高，不利于進(jìn)行人事檔案管理工作高效的進(jìn)行。
2.管理制度不完善
對(duì)于人事檔案管理工作而言，只有制定良好的制度，才能保障工作的有序進(jìn)行。但是就目前我國的企事業(yè)單位而言，很多單位對(duì)于檔案管理工作都沒有設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)章制度，所以如果想要提升人事檔案管理效能，就需要運(yùn)行一套良好的管理辦法。
3.管理方式落后
由于人事檔案管理不僅需要工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心，還需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)。但是在實(shí)際的工作中，很多單位的人事檔案管理工作人員都是不具有專業(yè)素質(zhì)的，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)很多問題。而且由于科技發(fā)展迅速，信息化水平較高，很多地區(qū)都是采用無紙化辦公，通過電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作的開展，然而仍然有很多地區(qū)的檔案管理工作中仍然采用傳統(tǒng)手工辦公模式，不僅降低了工作效率，也阻礙了日常管理工作的進(jìn)行[3]。所以改、改善人事檔案的管理方式勢(shì)在必行。
三、提升人事檔案管理效能的有效方法
1.提升管理者的管理意識(shí)和自身素質(zhì)
由于現(xiàn)在很多企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作沒有給予足夠的重視，而且很多從事人事檔案管理工作的工作人員素質(zhì)亟待提高。因?yàn)槿耸聶n案的管理工作并不是僅僅依靠體力勞動(dòng)就可以實(shí)現(xiàn)的，它更需要工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)從事人事檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格選拔并且做到定期培訓(xùn)，具體來講：
第一，對(duì)于單位人事檔案管理的工作人員定期開展培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容包含兩方面，分別是專業(yè)知識(shí)方面培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)方面培訓(xùn)。
第二，和其他兄弟單位進(jìn)行溝通交流。例如，讓企業(yè)自身人事檔案管理工作人員去工作效果比較好的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其先進(jìn)的管理模式。
第三，定期進(jìn)行技能考核。不能將工作只落實(shí)到口頭上，在進(jìn)行全方位的培訓(xùn)后，還應(yīng)該對(duì)從事人事檔案管理工作的員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)方面的培訓(xùn)，從而提高其在工作中的實(shí)際運(yùn)用能力，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)際。
2.規(guī)范人事檔案管理制度
對(duì)于人事檔案管理效能的提高，不能離開健全的管理制度，只有規(guī)范人事檔案管理制度，才能高效的進(jìn)行工作。要根據(jù)單位的自身特點(diǎn)，建立符合單位現(xiàn)狀的人事檔案管理制度，并且在實(shí)際的工作過程中不斷進(jìn)行改善。在日常的工作過程中，要按照規(guī)定的人事檔案管理制度進(jìn)行工作，對(duì)于在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題做到及總結(jié)匯報(bào)。并且要成立督查部門，對(duì)于人事檔案管理部門不定期進(jìn)行檢查，以便促使其按照規(guī)定的管理制度進(jìn)行日常工作。
3.運(yùn)用全新的工作方式和手段
由于傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般都是以手工形式進(jìn)行的，在紙上進(jìn)行日常辦公，這就導(dǎo)致了工作效率的低下，如需進(jìn)行人事工作檔案查詢的時(shí)候，需要人工進(jìn)行大量翻閱資料，不但效率低，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這種形式的工作方式已經(jīng)不再適用當(dāng)前工作模式。所以，在這種情況下，采用全新的能夠提升人事檔案管理效能的工作方式就顯得尤為必要了[4]。應(yīng)該將信息化的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到人事檔案的管理體系中去，做到信息化的管理模式，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。使得人們僅僅需要通過系統(tǒng)軟件，就可以在電腦系統(tǒng)中進(jìn)行人事檔案管理工作，提高工作效能。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 智能化 人事檔案管理
當(dāng)下的時(shí)代以信息技術(shù)的大發(fā)展和廣泛應(yīng)用為基本特征，各個(gè)領(lǐng)域都已經(jīng)或正在向著信息
1.人事檔案管理發(fā)展概況
1.1國外研究及發(fā)展
人事檔案管理在國外，尤其是歐美發(fā)達(dá)國家發(fā)展較早，與之相近的管理領(lǐng)域還包括人事記錄和人事文件。這三個(gè)概念在國外研究和應(yīng)用中經(jīng)常出現(xiàn)混用，但實(shí)際上，人事檔案與一般單位的人事文件是不同的。在國外對(duì)人事檔案進(jìn)行定義的相關(guān)法律規(guī)定中，最流行的一種就是美國的密歇根州州法典對(duì)其進(jìn)行的概括。該法典稱人事檔案記錄了企業(yè)職工整個(gè)工作生涯過程中所有的工作行為，這些行為保存在某些機(jī)構(gòu)當(dāng)中，能夠?qū)β毠さ木蜆I(yè)、升職、薪酬福利等工作的方方面面形成很大程度的影響。人事文件是保密性的，可以不被公開，而人事檔案有法律作為保障，企業(yè)員工可以要求企業(yè)對(duì)其公開人事檔案，否則就違背了法律的相關(guān)規(guī)定，應(yīng)受到相應(yīng)的制裁。
1.2國內(nèi)研究及發(fā)展
在我國，對(duì)人事檔案的定義也是多種多樣的，最為流行的解釋是人事檔案是國家和社會(huì)的組織機(jī)構(gòu)以文字、表格或其他形式對(duì)個(gè)人的經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、才能等進(jìn)行記錄，并反映在個(gè)人的具體生活當(dāng)中。由此可見，人事檔案由三部分要素構(gòu)成，包括國家或社會(huì)層面的組織機(jī)構(gòu)，檔案保存在個(gè)人的社會(huì)信息單元中，檔案記錄必須是真實(shí)的、客觀的。
從上述國內(nèi)外對(duì)人事檔案的定義和理解來看，人事檔案是在個(gè)人參加社會(huì)工作，由企業(yè)或社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事管理過程中形成的，并以個(gè)人社會(huì)信息的形式進(jìn)行整理收集，以備隨時(shí)對(duì)個(gè)人的工作信息進(jìn)行考察。
2.醫(yī)院的人事檔案管理現(xiàn)狀
目前，由于我國的醫(yī)院現(xiàn)代化管理剛剛起步，許多醫(yī)院的管理水平還停留在上世紀(jì)八十年代左右，早已不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需要，醫(yī)院的人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，其混亂現(xiàn)狀尤為嚴(yán)重。
2.1內(nèi)容模糊
人事檔案管理最重要的原則就是記錄內(nèi)容的清晰、真實(shí)，而這一點(diǎn)在目前的醫(yī)院管理缺陷尤為嚴(yán)重。其人員構(gòu)成受到歷史環(huán)境的影響非常復(fù)雜，這就導(dǎo)致在實(shí)際的人事檔案管理工作中，人員信息內(nèi)容模糊，甚至造價(jià)的情況嚴(yán)重。更為嚴(yán)重的一個(gè)問題是，在醫(yī)院的人事檔案信息中，大部分都是個(gè)人工作生涯中所取得的各種各樣的成績(jī)，而對(duì)其所犯錯(cuò)誤、工作失誤等不利信息則比重就輕，甚至直接省去。最重要的原因是人事檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者沒有端正責(zé)任態(tài)度，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題沒有及時(shí)進(jìn)行糾正，甚至與相關(guān)人員一同造價(jià)，以謀取某些個(gè)人的私利。
2.2管理部門混亂
人事檔案管理應(yīng)由醫(yī)院的人事管理部門負(fù)責(zé)，但在實(shí)際情況中，許多醫(yī)院或由于組織機(jī)構(gòu)設(shè)置局限，或由于根本就沒有現(xiàn)代人事管理理念，沒有設(shè)置自己的人事管理部門，這就使得人事檔案的管理在實(shí)際操作中的管理非常混亂，沒有一個(gè)直接負(fù)責(zé)的部門。這種“政出多門”的現(xiàn)象有著深刻的社會(huì)歷史因素的影響，在我國傳統(tǒng)的醫(yī)院管理工作中，由于受制于“檔隨人走”觀念的束縛，造成個(gè)人人事檔案的管理不斷的變換主管部門，而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的不斷發(fā)展，許多醫(yī)院開始意識(shí)到這一問題的嚴(yán)重性，但受到利益分配等現(xiàn)實(shí)因素的影響，使得目前的醫(yī)院人事檔案管理還在一定程度上存在著主管部門混亂的現(xiàn)象。
2.3檔案利用效率低
隨著我國經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)化程度的不斷加深，對(duì)人事檔案利用效率的要求也越來越高，但在目前的醫(yī)院管理工作當(dāng)中，人事檔案的利用效率非常低下，這又是受傳統(tǒng)觀念和檔案管理模式的不良影響。人事檔案的利用應(yīng)擴(kuò)展到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各種組織形式，充分利用人事檔案的信息優(yōu)勢(shì)，給社會(huì)經(jīng)濟(jì)的人事管理帶來活力。
3.醫(yī)院人事檔案管理的智能化發(fā)展
實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展的基礎(chǔ)是信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中得到大規(guī)模的推廣應(yīng)用，事實(shí)上，信息化管理也是整個(gè)管理模式大的發(fā)展方向。具體的發(fā)展措施可以從以下幾個(gè)方面著手：
3.1打造信息化管理基礎(chǔ)
通過在醫(yī)院日常管理中全面應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，使信息化管理成為醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的常態(tài)。涉及到人事檔案管理，通過建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，將各種人事檔案信息以電子文件的形式存儲(chǔ)在醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫中，為人事檔案管理的智能化發(fā)展提供牢靠的數(shù)據(jù)和信息支持。
3.2建立人事檔案信息管理局域網(wǎng)
在龐大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，醫(yī)院可通過建立內(nèi)部人事檔案管理局域網(wǎng)，使醫(yī)院職工可以通過局域網(wǎng)的平臺(tái)充分參與到人事檔案管理當(dāng)中，形成智能化管理前提下的人人參與局面。
3.3建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
在建立了人事檔案管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和基本管理形式的前提下，通過建立統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案管理的智能化、標(biāo)準(zhǔn)化起到非常關(guān)鍵的標(biāo)尺作用。
3.4運(yùn)用信息化管理手段
現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，醫(yī)院人事檔案管理要想緊跟時(shí)代步伐，就必須采用信息化管理手段，具體來講就是要盡可能的多運(yùn)用當(dāng)代最新的科技成果和管理手段，同時(shí)還在很大程度上提高了檔案人事管理效率和水平，因此實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理是大勢(shì)所趨，是時(shí)展的必然趨勢(shì)。
4.結(jié)語
總之，通過現(xiàn)代化的信息手段對(duì)人事檔案進(jìn)行智能化的管理，才是新時(shí)代背景下我國醫(yī)院人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向。
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理
數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的同步對(duì)接。下面，筆者就針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理對(duì)數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會(huì)。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫(yī)院的人事檔案主要用于對(duì)醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實(shí)全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實(shí)情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險(xiǎn)，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，后續(xù)就需要通過多個(gè)復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。
2.對(duì)人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫(yī)院并沒有真正意識(shí)到人事檔案管理的重要性，雖然對(duì)其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場(chǎng)地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理或清理，這也會(huì)對(duì)紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對(duì)于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。
二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作
1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識(shí)
醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動(dòng)起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的完善
數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實(shí)現(xiàn)的，是一種對(duì)人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。
3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式
對(duì)于檔案管理工作來說，對(duì)所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅(jiān)持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊(duì)伍建設(shè)力度
醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊(duì)伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實(shí)踐等活動(dòng)，以此來提高他們的理論水平以及實(shí)踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動(dòng)率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。
三、數(shù)字化信息對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫(yī)院工作效率
電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時(shí)效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時(shí)間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時(shí)間極長(zhǎng)，且不容易被損壞。
3.信息儲(chǔ)存內(nèi)容覆蓋面更廣
電子儲(chǔ)存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲(chǔ)存人事檔案信息時(shí)不必再因?yàn)閮?chǔ)存場(chǎng)所不足而出現(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲(chǔ)存的全面性。
4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性
紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時(shí)往往不會(huì)進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評(píng)價(jià)結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實(shí)、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所儲(chǔ)存的人事檔案自動(dòng)生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對(duì)策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)
數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢(shì)，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識(shí)，對(duì)于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。此外，還應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級(jí)處理，對(duì)于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。
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關(guān)鍵詞:新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)
人事檔案就是對(duì)企事業(yè)單位的信息資源進(jìn)行管理,當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展就應(yīng)積極加強(qiáng)人才的管理,認(rèn)識(shí)管理是人力資源管理的重要組成部分,對(duì)于促進(jìn)人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要,因此應(yīng)積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理與建設(shè),更好的適應(yīng)社會(huì)以及單位發(fā)展的實(shí)際需要。
一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展迅速,人類活動(dòng)主要通過信息資源來承載,人事檔案是對(duì)人的成長(zhǎng)以及社會(huì)經(jīng)歷進(jìn)行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設(shè)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案的信息化建設(shè)需要以信息技術(shù)為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計(jì)算機(jī)中,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理,保證人事檔案信息的全面、真實(shí),避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理有助于提高信息的更新速度,強(qiáng)化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動(dòng)力的支出。通過及時(shí)更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更加全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的了解員工的工作情況,為人動(dòng)提供了科學(xué)的依據(jù)。同時(shí),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè),能夠促進(jìn)人事檔案管理效率以及效果的實(shí)現(xiàn),促進(jìn)管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權(quán)威性。人事檔案信息的建設(shè)應(yīng)尊重員工,保證員工的知情權(quán),這樣人事檔案才有利用的價(jià)值,對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè),員工能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務(wù)。因此應(yīng)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時(shí)期人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策
1.提高對(duì)人事檔案信息化管理的重視程度
當(dāng)前信息化建設(shè)逐漸推進(jìn),人事檔案管理的信息化建設(shè)也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設(shè)就是利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)化、即時(shí)性的建設(shè),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。因此應(yīng)提高對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度,了解信息化建設(shè)的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的,應(yīng)將人事檔案管理信息化建設(shè)納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā),循序漸進(jìn),不斷提升人事檔案信息化的建設(shè)效果和水平,對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行綜合的研究和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設(shè)與發(fā)展。
2.加強(qiáng)信息化軟件的開發(fā)力度
人事檔案管理的信息化建設(shè)需要利用信息管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn),因此應(yīng)檔案管理以及科學(xué)技術(shù)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對(duì)各種操作系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的有效推進(jìn),在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí),應(yīng)注重管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復(fù)利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心,促進(jìn)信息資源的利用效率,實(shí)現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學(xué)性、安全性,提高人事檔案的信息服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效推進(jìn)。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
人事檔案管理的信息化建設(shè)最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設(shè)中,應(yīng)努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務(wù)水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字、圖像、聲音等進(jìn)行加工處理,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ),并通過人事檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應(yīng)掌握一定的信息處理基礎(chǔ),明確檔案管理的相關(guān)知識(shí),以高度的責(zé)任感投人到人事檔案管理信息化建設(shè)中,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計(jì)算機(jī)本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設(shè)中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時(shí),也應(yīng)注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴(yán)重的損失。因此人事檔案管理部門應(yīng)努力強(qiáng)化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護(hù)措施,保證人事檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。對(duì)計(jì)算機(jī)中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限,保證人事檔案的管理能夠按照相關(guān)的制度進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)人事檔案的安全管理。
三、結(jié)束語
當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及信息技術(shù)快速發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)及生活的各個(gè)領(lǐng)域,在人事檔案管理中,計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了普及,實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進(jìn)了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻(xiàn):
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一、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢(shì)
（一）提高人事檔案資源管理的工作效率和降低失誤率
傳統(tǒng)的人事檔案資源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去錄入信息，而且在這個(gè)過程中由于需要手寫錄入或者紙質(zhì)的文件錄入，往往會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，影響了人事檔案資源的準(zhǔn)確性。而信息化檔案資源管理的條件下，采用的是計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)系統(tǒng)錄入，可以大大降低錄入信息的工作量，使得檔案管理人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來;另一方面，由于信息平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)所錄入的信息具有一定的識(shí)別性和糾錯(cuò)性，因此可以大大降低信息錄入的失誤率。
（二）有利于方便準(zhǔn)確查找人事檔案信息
傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式，往往會(huì)因?yàn)闄z索工具不全，或者查找的信息范圍太寬泛，導(dǎo)致無法快速高效地查找到所需的檔案信息，甚至出現(xiàn)明知道存有檔案信息卻無法找到的情況出現(xiàn)。而信息化平臺(tái)管理模式下，醫(yī)院人事檔案資源信息通過數(shù)據(jù)庫的建立，為查找人事檔案提供了非常便捷的途徑，同時(shí)可以迅速地完成對(duì)檔案的轉(zhuǎn)遞和查閱，便于醫(yī)院人員信息的查詢及統(tǒng)計(jì)，只需要在計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)系統(tǒng)中輸入一些相關(guān)檔案信息或者關(guān)鍵字，就可以快速、準(zhǔn)確、全面地找到所需要的信息，大大減少了工作量，提高了工作效率。
（三）有利于對(duì)人事檔案信息的管理和存儲(chǔ)
傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案資源管理模式主要是采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，一方面要完整長(zhǎng)期地保存好檔案資料，需要占用大量的空間，同時(shí)需要增添大量的各種設(shè)備，消耗大量的人力物力財(cái)力;另一方面要想長(zhǎng)期保存檔案資料，還需要采取一定的措施防止紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞等。而采取計(jì)算機(jī)信息化管理人事檔案資源，只需要把檔案材料錄入到軟盤、光盤或者硬盤上即可，不但大大節(jié)省了各種資源，而且可以長(zhǎng)期完整的保存，保存過程中信息資料不會(huì)發(fā)生任何的變化。
（四）有利于醫(yī)院信息化整體平臺(tái)的建設(shè)
醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)是醫(yī)院整體信息化平臺(tái)建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，由于人事檔案資源涉及的范圍比較廣泛，基本上涵蓋了醫(yī)院的每個(gè)部門和科室，因此，在建設(shè)過程中不但需要醫(yī)院檔案管理人員的努力工作，同時(shí)還需要每個(gè)部門、每個(gè)科室的參與，從而形成一個(gè)檔案資源共享、規(guī)范化一體化的管理機(jī)制。這中管理機(jī)制非常有利于醫(yī)院整體信息化、智能化平臺(tái)的建設(shè)，為其提供了一定的引導(dǎo)模式和榜樣建設(shè)。
二、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理
建設(shè)的措施
（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，加大資金支持
醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案資源信息化建設(shè)有一個(gè)明確和深刻的意識(shí)，在建設(shè)過程中要給予大力的支持。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案資源信息化建設(shè)需要大量的資金來保障，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)并且創(chuàng)造有利的條件提供資金保障，這樣才能使得人事檔案資源信息化建設(shè)順利地開展。
（二）建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍
高素質(zhì)的人事檔案管理人員有利于快速高效的實(shí)施人事檔案信息化管理工作，對(duì)檔案管理人員要定期不定期開展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和綜合素質(zhì)提高，要培養(yǎng)一批既懂得計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又懂得檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才，才能使得檔案管理工作更好地開展。
（三）采用科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)
一套科學(xué)合理的硬件系統(tǒng)和對(duì)應(yīng)的軟件系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院人事檔案資源管理信息化建設(shè)具有決定性的意義。醫(yī)院要結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)劃，選取合適的軟硬件系統(tǒng)，才能采用合適的資金，最大地提高人事檔案信息資源的利用率和工作的效率。
三、醫(yī)院人事檔案資源信息化管理的應(yīng)用
醫(yī)院人事檔案資源信息化管理中要注意以下兩方面的應(yīng)用：
（一）檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存
檔案信息的收集、轉(zhuǎn)換和保存工作是檔案信息化平臺(tái)建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，在這個(gè)過程中要注意以下幾點(diǎn)：一是在檔案信息收集的時(shí)候要保證其完整性，所有的檔案資料都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，防止檔案信息的缺失;二是在檔案轉(zhuǎn)換的過程中，要擴(kuò)充部分檔案資料，對(duì)有確實(shí)的部分進(jìn)行完善和擴(kuò)充;三是在保存檔案資料的時(shí)候要評(píng)估文件的保存價(jià)值，對(duì)沒有保存價(jià)值或者可利用價(jià)值的資料可進(jìn)行刪除，防止資料混亂。
（二）定期對(duì)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)和升級(jí)
醫(yī)院人事檔案資源信息化平臺(tái)建設(shè)中需要用到大量的硬件設(shè)施，這些硬件設(shè)施容易受到外界環(huán)境的干擾和影響，因此管理人員要定期對(duì)這些硬件設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，防止由于硬件設(shè)施損壞造成的檔案信息資料丟失。軟件方面，要同步監(jiān)測(cè)軟件系統(tǒng)的工作狀態(tài)和系統(tǒng)安全性，培養(yǎng)專門的軟件系統(tǒng)維護(hù)人員，對(duì)軟件進(jìn)行定期的升級(jí)和維護(hù)，同時(shí)做好相應(yīng)的跟蹤記錄，避免發(fā)生人為的誤操作，切實(shí)做好檔案信息化管理工作。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；知情權(quán)；開放
一直以來，人事檔案都給人一種神秘的感覺，很多人從來都沒有機(jī)會(huì)查看到自己的人事檔案，至于檔案中的材料及保存管理情況更是一無所知。近年來，伴隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們法治意識(shí)的增強(qiáng)，因?yàn)槿耸聶n案管理問題而引發(fā)的糾紛也逐漸增多。人事檔案到底能否對(duì)個(gè)人開放？本人到底有沒有對(duì)自己人事檔案的知情權(quán)？相關(guān)爭(zhēng)論一直沒有停過。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。
二、人事檔案管理現(xiàn)狀
被制度鎖在籠子里的人事檔案。很多人問：我自己為什么不能查閱自己的人事檔案？根據(jù)《干部檔案工作條例》第七章中規(guī)定：任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。正因如此，一直以來，人事檔案在各級(jí)組織人事部門的“保護(hù)”下漸漸蒙上了一層神秘的面紗，也逐漸失去了它應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)于很多普通人可能從一參加工作自始至終在一個(gè)單位工作直至退休，而他的人事檔案在檔案室也就這樣靜靜地躺了幾十年。除了檔案管理人員不定期的對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理之外，幾乎沒有人能接觸到他們，以致很多人甚至已經(jīng)淡忘了自己還有人事檔案的存在。
三、人事檔案信息對(duì)個(gè)人開放的必要性
（一）有利于接受個(gè)人監(jiān)督，保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性、客觀性。目前，人事檔案管理工作的監(jiān)管，主體是上級(jí)組織部門和本單位主管負(fù)責(zé)人，而且他們的監(jiān)管方式主要以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，檔案監(jiān)管為輔。因此，管理人員可以輕易地對(duì)檔案進(jìn)行修改和整理，管理人員水平的高低直接決定了檔案管理水平的高低。而引入本人參與人事檔案的監(jiān)管，一方面可以做到對(duì)檔案進(jìn)行針對(duì)性地監(jiān)管，另一方面對(duì)檔案管理人員也起到了有效的監(jiān)督作用，從而保證人事檔案的嚴(yán)肅性、真實(shí)性和客觀性。
（二）有利于人事檔案的開發(fā)和利用。現(xiàn)如今的人事檔案管理模式不利于人事檔案的開發(fā)和利用。例如，很多人在填寫履歷或者加入黨團(tuán)時(shí)間的時(shí)候，由于時(shí)間久遠(yuǎn)想查看下原始材料。但由于受到不允許個(gè)人翻閱查看檔案管理規(guī)定，很多人只能憑借模糊記憶填寫，而所填寫的材料恰恰將來也要存入個(gè)人人事檔案，這樣就造成了檔案記載時(shí)間前后不一致的問題，人事檔案管理工作變成了簡(jiǎn)單的材料收集，失去了它的參考和利用價(jià)值。而自2014年至今，從中央到地方各級(jí)組織部門進(jìn)行的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，其中一項(xiàng)就是對(duì)記載前后不一致的情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。通過審核發(fā)現(xiàn)，有大部分是因?yàn)橛洸磺宄斐傻奶顚懬昂蟛灰恢隆Ｒ虼耍耸聶n案信息對(duì)個(gè)人的開放有利于避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，也可以達(dá)到檔案利用的最大化。
（三）有效避免大量死檔、棄檔的出現(xiàn)。一方面由于管檔部門和單位對(duì)人事檔案的過度保護(hù)，在一定程度上阻礙了人才的自由流動(dòng)。另一方面，由于個(gè)人對(duì)檔案中的情況不夠了解，人事檔案漸漸成為了“雞肋”，從而出現(xiàn)了大量的死檔和棄檔，增加了管理人員的工作量和管檔難度。因此，人事檔案對(duì)個(gè)人適度的開放，可以促進(jìn)人才的自由流動(dòng)和增進(jìn)個(gè)人對(duì)人事檔案的了解，有效解決大量死檔和棄檔的出現(xiàn)。
四、檔案信息對(duì)個(gè)人開放的支持
（一）檔案管理工作的信息化。檔案管理工作的信息化是人事檔案對(duì)個(gè)人開放的先決條件和基本保證。為了保證人事檔案的安全，人事檔案對(duì)個(gè)人提供開放服務(wù)的途徑必須采用電子信息化的方式，即將檔案內(nèi)容數(shù)字化和信息化，使個(gè)人在查詢個(gè)人檔案相關(guān)信息，了解保管情況時(shí)不用直接接觸檔案原件即可完成。這樣，即保護(hù)了檔案原件，又達(dá)到了利用和參考的目的。
（二）對(duì)檔案管理工作的資金支持。檔案管理工作的信息化是對(duì)個(gè)人開放的先決條件和基本保證，而有力的資金支持則是檔案管理信息化建設(shè)的基本保障。主要包括電腦、影像采集設(shè)備、管理軟件、人員培訓(xùn)、后期維護(hù)等產(chǎn)生的費(fèi)用。這就需要檔案單位負(fù)責(zé)人給予足夠的重視和財(cái)政部門的大力支持。
（三）檔案對(duì)個(gè)人開放工作的日常管理。根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)檔案管理人員操作流程、個(gè)人查閱范圍、審批流程、查閱登記制度等方面建立嚴(yán)格完善的規(guī)章制度和操作流程，是檔案對(duì)個(gè)人開放的制度保證。原本被重重保護(hù)起來的人事檔案對(duì)個(gè)人開放，無論對(duì)于檔案管理者還是個(gè)人無疑都是一個(gè)新課題和新生事物，在開放過程中必然會(huì)遇到各種問題。制度和流程制定的過于嚴(yán)格和教條則達(dá)不到理想效果，過于簡(jiǎn)單則不利于人事檔案的保護(hù)。因此，制度和流程是否科學(xué)全面，決定了對(duì)個(gè)人開放工作的實(shí)效。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理功能；提升
每個(gè)人在參加工作時(shí)都會(huì)建立自己的個(gè)人檔案，并將伴隨著自己的職業(yè)生涯。同時(shí)，人事檔案的管理工作也是人事工作的重點(diǎn)所在，是單位各項(xiàng)工作得以開展的首要前提。但近年來，隨著事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型和人事制度的變化，人事檔案管理也開始出現(xiàn)了一系列的問題。
一、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題
首先，管理人員的意識(shí)落后。人事檔案管理相對(duì)于其他工作來說，工作量小，對(duì)專業(yè)知識(shí)的要求相對(duì)較低，屬于比較基礎(chǔ)的工作。因此導(dǎo)致部分基層的事業(yè)單位對(duì)人事檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，甚至因?yàn)橛行╊I(lǐng)導(dǎo)和管理人員的認(rèn)識(shí)不夠，使得應(yīng)付了事、監(jiān)督力度不夠等問題頻發(fā)，從而使得檔案工作處于較為被動(dòng)的狀態(tài)。對(duì)檔案問題重視程度不夠的不僅是管理人員，同時(shí)還有很多新入職高校畢業(yè)生觀念淡薄，認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)于他們的重要意義，忽視人事檔案以致造成檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
其次，人事檔案的適用性不強(qiáng)。目前，人事檔案內(nèi)容方面存在著內(nèi)容空洞、材料不全、信息不準(zhǔn)等問題。很多能夠充分反映干部的品德作風(fēng)以及素質(zhì)培養(yǎng)的內(nèi)容沒有被放置入內(nèi)，反而是那些空話套話的內(nèi)容大行其道。而且檔案搜集不全，有些干部任免審批表、工資審批表未能及時(shí)地補(bǔ)充更新，甚至有些還在本人手中。有些檔案的簽字和蓋章不全，以致檔案工作未能及時(shí)開展。
最后，檔案的管理人員和管理方式落后。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和政治性較強(qiáng)的工作。可是很多從事基層事業(yè)單位的檔案管理人員卻幾乎是身兼數(shù)職，有的甚至是半道出家，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。而且，大部分檔案管理員是手工操作，人工化。這在計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及程度如此之高的今天，顯得格外笨重與落后。
二、如何提升人事檔案管理功能
針對(duì)目前檔案管理方面存在的一些問題與挑戰(zhàn)，筆者嘗試淺析了能夠提升人事檔案管理功能的方法。
（一）更新檔案管理觀念，強(qiáng)化檔案制度建設(shè)。檔案在社會(huì)務(wù)工人員或者是非公有制企業(yè)的員工身上用處不大，但是在一些學(xué)歷較高的，或者是處于事業(yè)單位的工作人員身上，則起到很大的作用。所以無論是檔案管理人員還是從業(yè)人員，都應(yīng)該更新檔案的管理意識(shí)和觀念，強(qiáng)化對(duì)檔案的重視程度。同時(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)也可以從建立相關(guān)的制度入手。制度是保障當(dāng)代人事檔案管理效能提升的首要因素。人事檔案的管理需要制度來維護(hù)，用管理制度來保證管理工作的質(zhì)量，從而提升檔案工作的管理功能。
（二）實(shí)現(xiàn)資源共享，提高人事檔案的質(zhì)量，加強(qiáng)知識(shí)學(xué)習(xí)。上文提到，檔案的質(zhì)量參差不齊，里面摻雜著許多空話和套話占主體的無效信息。因此應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的新型管理方式，建立干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫，讓那些真正能夠反映一個(gè)干部或者是工作人員的數(shù)據(jù)和內(nèi)容進(jìn)入檔案袋。這樣不僅有利于檔案內(nèi)容的更新與補(bǔ)充、與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)還具有儲(chǔ)存量大、壽命延長(zhǎng)、信息準(zhǔn)確等優(yōu)勢(shì)。在這個(gè)過程中，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，廣泛汲取現(xiàn)代科學(xué)文化知識(shí)，使自己成為一個(gè)合格的管理者。
（三）加強(qiáng)人事檔案管理的監(jiān)督工作。做好監(jiān)督工作是使檔案在利用過程中做好保密的一項(xiàng)重要措施，能夠及時(shí)糾正各種檔案利用過程中不規(guī)范、不合法的行為，從而做到既能應(yīng)用，又保證檔案安全。有條件的檔案館室可以安裝攝像頭和監(jiān)視器，長(zhǎng)期保存調(diào)取檔案的視頻監(jiān)控。同時(shí)檔案管理人員要注意積極地與檔案調(diào)取者交流，分析他查閱和調(diào)取的動(dòng)機(jī)以及具體的使用情況。在檢查時(shí)如果發(fā)現(xiàn)了問題，一定要第一時(shí)間處理，并且做好資料備份。這樣才能夠避免可能出現(xiàn)的問題，提升檔案的管理效能。
（四）人事檔案管理技術(shù)化、信息化。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)也要提高檔案保存和管理的效率，應(yīng)當(dāng)逐步推動(dòng)檔案管理技術(shù)化、信息化、無紙化進(jìn)程。想要推動(dòng)這一進(jìn)程，則必須在確保思想正確的基礎(chǔ)上，保證物質(zhì)條件充足，只有這兩個(gè)層面的工作都做好了，才能夠確保檔案管理的信息化技術(shù)化發(fā)展目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。具體論述的話，則是檔案管理單位必須積極研究檔案管理工作的增長(zhǎng)點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際情況，判斷是否具有信息化和技術(shù)化的條件，從而合理地利用科技手段，大力開拓人事檔案管理中存在的新的增長(zhǎng)點(diǎn)。同時(shí)也要注意，檔案管理單位也必須認(rèn)真發(fā)現(xiàn)單位自身的高技術(shù)水平的信息工作者，使其能夠在完成自身工作的同時(shí)，投入到檔案信息化管控工作之中，把他們的能力充分發(fā)揮出來。這樣的話，單位不僅能夠提高檔案管理的信息化水平，同時(shí)也能夠節(jié)省資金、提高檔案管理的效率。
三、結(jié)語
通過上文的淺析，我們發(fā)現(xiàn)，如果想要提升檔案管理的功能，確保檔案管理工作能夠發(fā)揮它的存在價(jià)值以及意義，就要強(qiáng)化管理意識(shí)，提升自身的技術(shù)能力和專業(yè)程度，實(shí)現(xiàn)技術(shù)化和信息化，確保其能夠與時(shí)展的步伐保持一致，與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度相協(xié)調(diào)。同時(shí)也要積極地培養(yǎng)檔案管理人員，在開展日常管理工作的同時(shí)合理運(yùn)用新的技術(shù)和知識(shí)，切實(shí)提高管理能力，提升檔案管理的效率。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張晶， 張敏. 淺析如何提升人事檔案管理效能[J]. 電子制作. 2013（20）.121.
