時間：2022-04-02 07:45:46
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。
1 高校電子檔案分析
當(dāng)今時代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。
2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析
目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價值的文件進(jìn)行保存，在實際工作期間，會耗費(fèi)大量時間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。
第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。
第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。
第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。
3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施
在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。
3.2 樹立正確的管理觀念
高校檔案管理人員必須與時俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。
3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段
首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。
3.4 加大電子檔案的投入力度
高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
1.1與紙質(zhì)檔案長期互相并存
紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時也存在文件形成時間長、整理費(fèi)時費(fèi)力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時期。
1.2電子檔案管理體系尚未健全
目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫及計算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。
2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題
2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失
一些企業(yè)對檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡單的存儲在計算機(jī)硬盤上,用文件夾加以分類對電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒有充分認(rèn)識,一旦計算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會承受難以挽回的損失。
2.2電子檔案對載體的依賴性較大
傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。
2.3企業(yè)人員對于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識不足
目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時得到保存。長此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價值。企業(yè)工作人員對電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對其都沒有一個正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。
3企業(yè)電子檔案管理的有效措施
3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度
制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。
3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理
電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長期趨勢。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險,同時也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢肩利于長期保存。
3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)
采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢在必行通過信息化手段實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。
3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)
為確保電子檔案的完整和真實性就必須給電子檔案一個健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫采用多種方式載體備份如光盤、移動硬盤備份等滿足電子檔案長期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。
3.5注重加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)
1.電子檔案載體的保護(hù)
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質(zhì)材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護(hù)有很大區(qū)別。對電子檔案載體的保護(hù)最重要的是要提供符合磁、光介質(zhì)的保存環(huán)境，電子檔案所需的環(huán)境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質(zhì)檔案保存所需的環(huán)境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發(fā)生氧化反應(yīng)，造成信息丟失；遠(yuǎn)離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發(fā)生消磁或磁化現(xiàn)象；要避免機(jī)械震動，以免破壞數(shù)據(jù)信息的完整性；存放電子檔案的庫房內(nèi)還應(yīng)配有防腐蝕性有害氣體的設(shè)施和設(shè)備，定時進(jìn)行機(jī)械通風(fēng)，保證環(huán)境通風(fēng)良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設(shè)備，遠(yuǎn)離釋放有害氣體的工廠，要定時進(jìn)行室內(nèi)通風(fēng)，保證檔案室內(nèi)擁有良好的空氣質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的耐久性可以持續(xù)幾十年甚至上百年，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應(yīng)每5年進(jìn)行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現(xiàn)象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗，以便進(jìn)行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件，需要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能讀取，其中計算機(jī)是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機(jī)上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機(jī)及其軟硬件加強(qiáng)維護(hù)和更新。硬件包括計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)參數(shù)，如音頻設(shè)備文件等。在電子檔案歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件，用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件還應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.電子檔案真實性的維護(hù)
由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內(nèi)歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準(zhǔn)確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數(shù)字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進(jìn)行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸?shù)炔僮饕M(jìn)行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補(bǔ)單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，如開發(fā)專門的安全保護(hù)軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質(zhì)文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，也能夠保證從計算機(jī)上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關(guān)背景，不僅是業(yè)務(wù)方面的，也包括相關(guān)的政治、經(jīng)濟(jì)背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內(nèi)容，也有助于證明該電子檔案的真實性。
3.電子檔案完整性的維護(hù)
在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關(guān)系、相對位置等元數(shù)據(jù)一并保存，相關(guān)的應(yīng)用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關(guān)電子圖像。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應(yīng)的備份工作。首先要對所有電子檔案進(jìn)行完整的復(fù)制，在以后每次復(fù)制時，只需針對上一次完全復(fù)制后新增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份復(fù)制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數(shù)據(jù)信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費(fèi)，保證電子檔案在保存和恢復(fù)時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機(jī)出現(xiàn)故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網(wǎng)絡(luò)中，防止某一網(wǎng)絡(luò)被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護(hù)、真實性維護(hù)和完整性維護(hù)方面存在諸多要求，且比較依賴相關(guān)成熟的技術(shù)，而紙質(zhì)檔案則可以真實、直觀地再現(xiàn)文件的原貌。因此，在一定時期內(nèi)電子檔案不會完全取代紙質(zhì)檔案，兩者形成并存發(fā)展、相輔相成的依賴關(guān)系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發(fā)揮電子檔案的效用。
4.加強(qiáng)電子檔案安全性的防護(hù)
網(wǎng)絡(luò)的普及極大地促進(jìn)了電子檔案管理工作，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視。加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)主要有兩點(diǎn)：一是用法律保護(hù)電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創(chuàng)建檔案安全管理系統(tǒng)，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現(xiàn)代信息安全技術(shù)，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)，電子檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行和與相關(guān)信息安全技術(shù)結(jié)合運(yùn)用的基礎(chǔ)上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。
5.加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)
論文摘要：本文將從學(xué)校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護(hù)。
隨著以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學(xué)校運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決管理問題的迫切需要，將使得學(xué)校利用計算機(jī)技術(shù)輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學(xué)校都是采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)習(xí)和探討，如何對這些電子文件進(jìn)行整理、歸檔和保護(hù)？我將在本文中談?wù)勛约旱囊恍┙?jīng)驗和看法。
一、電子文件的整理
1、基建、設(shè)備等電子文件的事理。
基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進(jìn)行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設(shè)備檔案的管理，在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。
2、財務(wù)電子文件的整理
（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。
（2）賬簿。學(xué)校會計賬簿內(nèi)容一般已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機(jī)的打印件，計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實性和憑證作用。
3、學(xué)校其它電子文件的整理
現(xiàn)在的學(xué)校一般都建有計算機(jī)信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學(xué)、科研、人事管理等內(nèi)容；教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對這些電子文件該如何進(jìn)行整理呢？計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，各院校都設(shè)立了計算機(jī)與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校信息管理系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤。
三、完善電子文件歸檔制度
1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
2、“兩套制”歸檔的必要性
由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)
與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。
四、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當(dāng)前歸檔電子文件載體要制定保護(hù)措施。
1、規(guī)范排放和使用。
2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點(diǎn)
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)
（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)
紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點(diǎn)
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：
（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
關(guān)鍵詞：電子檔案；大學(xué)檔案；管理；應(yīng)用
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01
電子檔案管理的應(yīng)用不僅僅在大學(xué)檔案管理中很重要，它在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用也有著非常重要的地位。在學(xué)校中，它能很便捷的存儲學(xué)生的大量信息，方便其他人查找、管理，為學(xué)生后續(xù)就業(yè)提供了便捷服務(wù)，使檔案的傳遞更快速，高效，在企業(yè)中，電子檔案管理的高效、有序，使得各個部門的管理里工作銜接緊密，企業(yè)的發(fā)展更加迅速，從而促進(jìn)了社會的發(fā)展。
一、大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀及意義
全國教育的不斷發(fā)展，各個大學(xué)的招生人數(shù)不斷增加，數(shù)以千萬計的數(shù)據(jù)存儲，變遷，使得大學(xué)學(xué)生檔案管理的難度增加，學(xué)生檔案如實的記錄了大學(xué)生的德、智、體、美、勞及大學(xué)生在大學(xué)中的一切發(fā)展，為學(xué)生以后找工作提供了重要的依據(jù)，所以大學(xué)學(xué)生檔案管理是學(xué)校所有工作中最為重要的。
大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀是學(xué)生數(shù)量多，數(shù)據(jù)多，電子檔案管理的工作量大，數(shù)據(jù)傳遞次數(shù)頻繁，檔案管理不規(guī)范等。所以我們要提高大學(xué)檔案管理的工作效率。
大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的意義：第一，大學(xué)學(xué)生檔案管理在學(xué)生的思想教育方面很重要，學(xué)校在對學(xué)生進(jìn)行思想教育工作時，可以根據(jù)學(xué)生檔案的如實反應(yīng)針對不同的學(xué)生采取不同的教育方法，讓每個學(xué)生都能成為有道德修養(yǎng)的人，學(xué)生檔案提供的信息是學(xué)生工作能否順利執(zhí)行的保障，電子檔案管理的建立提高了檔案的利用率，陪養(yǎng)了學(xué)生的積極性，提高了他們的競爭意識，讓他們在競爭中不斷進(jìn)取，電子檔案管理的便捷查詢服務(wù)使得學(xué)校能夠很容易了解到優(yōu)秀人才的全部情況，有利于學(xué)校優(yōu)秀人才計劃的培養(yǎng)，學(xué)生檔案管理的建立為學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)提供了保障。第二，大學(xué)檔案管理為大學(xué)發(fā)展提供了服務(wù)，學(xué)生檔案管理又是學(xué)校管理工作中最為重要的，學(xué)校可以從學(xué)生檔案中提取很多有用的信息，并且能夠從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)學(xué)校教育中存在的問題，電子檔案的管理方便學(xué)校及時發(fā)現(xiàn)問題，找到解決問題的方法，從而提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，推動學(xué)校教育全面發(fā)展。
二、大學(xué)檔案管理應(yīng)用中存在的問題
隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在逐步向現(xiàn)代化發(fā)展，電子檔案管理的出現(xiàn)為大學(xué)檔案管理提供了方便，但同時也存在著很多問題，大學(xué)檔案管理中存在的問題分為以下兩個方面。
1.電子檔案本身存在的問題
（1）電子檔案存儲的安全性，網(wǎng)絡(luò)安全問題時有發(fā)生，電子檔案有高速讀寫功能，一旦被盜取，它將會泄露大量的信息，對個人造成嚴(yán)重傷害，對學(xué)校造成難以挽回的損失。
（2）電子檔案易缺失，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯誤，容易被人發(fā)現(xiàn)，容易改正，電子檔案出現(xiàn)錯誤會對后面的大量數(shù)據(jù)都有影響，且不易被發(fā)現(xiàn)，容易造成嚴(yán)重的后果，電子檔案不及時維護(hù)更新，容易造成數(shù)據(jù)丟失，有些重要的信息一旦丟失，會對學(xué)校的工作造成嚴(yán)重影響。
（3）電子檔案不具備長期可讀性，科技在不斷發(fā)展，計算機(jī)的發(fā)展更是迅速，電子檔案對新的設(shè)備會產(chǎn)生不兼容問題，容易造成數(shù)據(jù)丟失，使得電子檔案不能長期使用，為學(xué)校檔案管理工作增加難度。
2.管理制度存在的問題
（1）大學(xué)學(xué)生檔案管理人員對自己的職責(zé)不清楚，管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案收集、整理、歸納的內(nèi)容不清楚，從而使收集的內(nèi)容有重復(fù)，導(dǎo)致收集工作量大，效率不高。
（2）大學(xué)學(xué)生檔案管理意識不強(qiáng)，學(xué)校對大學(xué)學(xué)生檔案管理不太重視，在開會過程中沒有反復(fù)強(qiáng)調(diào)，造成管理人員的不重視，開始出現(xiàn)懈怠情緒，導(dǎo)致管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題。
（3）沒有確立專門的審查監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致管理松懈，出現(xiàn)學(xué)生檔案泄露等問題，對學(xué)生未來的發(fā)展造成影響，管理人員對自己的工作不仔細(xì)，不認(rèn)真，在學(xué)生檔案的編輯過程中出現(xiàn)錯誤，可能對多個學(xué)生造成影響。
三、大學(xué)檔案管理應(yīng)用的改進(jìn)措施
1.電子檔案的安全改進(jìn)
加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全，存儲電子檔案的計算機(jī)只用來存儲檔案信息，不能再作為其他設(shè)備使用，以免造成數(shù)據(jù)丟失，對設(shè)備定期檢查、維護(hù)，以免設(shè)備損壞造成數(shù)據(jù)丟失，對存儲的數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份，一旦數(shù)據(jù)損壞，還可以使用備份的數(shù)據(jù)，不至于造成嚴(yán)重?fù)p失，通過網(wǎng)絡(luò)防火墻等安全措施加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，避免在數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)丟失、損壞等問題。
2.增強(qiáng)電子檔案的長期可讀性
延長電子檔案的使用時間，對存儲設(shè)備及時更新，保證存儲環(huán)境的穩(wěn)定性，管理人員不能私自讓其他人員查看存儲的信息，以免其他人對其進(jìn)行刪改，確保大學(xué)生檔案管理的私密性。
3.提升工作人員的素質(zhì)
大學(xué)檔案管理中要加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，學(xué)校要對管理工作人員進(jìn)行思想教育培訓(xùn)，提高他們對大學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識，只有具備良好的思想政治素養(yǎng)，才能明白自己的職責(zé)所在，在以后的工作中，才能更好的發(fā)揮自己的作用。
4.規(guī)范管理的操作流程
大學(xué)檔案管理要規(guī)范操作流程，確立專門的審查監(jiān)督機(jī)制，對工作人員的工作及時檢查、監(jiān)督，防止工作人員在工作中出現(xiàn)各種失誤，不能及時發(fā)現(xiàn)改正，影響后續(xù)工作的進(jìn)度，審查監(jiān)督機(jī)制還能對工作人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，一旦工作人員有不良的行為習(xí)慣，審查監(jiān)督機(jī)制能夠及時發(fā)現(xiàn)并制止該工作人員的行為，從而使管理制度更加完善。
大學(xué)生檔案對大學(xué)生今后的工作和生活尤為重要，所以大學(xué)檔案管理在大學(xué)管理工作中有著及其重要的地位，隨著信息化時代的發(fā)展，電子檔案的建立，大學(xué)檔案管理的工作要更加規(guī)范，避免出現(xiàn)失誤，否則會對學(xué)生以后尋找工作帶來困難，學(xué)生檔案是學(xué)生大學(xué)生活的真實寫照，這就要求學(xué)校對大學(xué)檔案管理更加重視，加大大學(xué)檔案管理力度，使檔案管理工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展，提高學(xué)校的管理質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校建設(shè)，使得學(xué)校在未來能有更好的發(fā)展。
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1.1提供拷貝
電子檔案在使用的過程中，第一路徑便是拷貝，也就是向使用檔案的人員提供檔案最為初始的一個狀態(tài)，保證其可以充分利用這個檔案。檔案部門向使用檔案的人員提供載體進(jìn)行拷貝的過程中，可以直接將文件轉(zhuǎn)換成為通用格式的存儲內(nèi)容，再讓檔案的使用者自主通過軟件和硬件平臺對內(nèi)容進(jìn)行顯示和處理。而當(dāng)使用檔案的人員不擁有一定的軟件和硬件平臺的條件下，可以要求檔案管理部門直接提供相關(guān)檔案的打印件。
1.2通信傳輸
通信傳輸這一途徑能夠解決檔案使用者無法直接來到檔案地的問題，同時能夠省去很多的人力、物力和財力。通信傳輸?shù)暮x是不同檔案管理部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者數(shù)字通信技術(shù)實現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的檔案傳輸，實現(xiàn)電子檔案的利用。電子檔案在利用的過程中，經(jīng)常會通過通信傳輸這一方式被相關(guān)人員進(jìn)行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通過檔案部門的計算機(jī)在部門的網(wǎng)絡(luò)中直接對電子檔案進(jìn)行查詢。可以保證比較多的使用者在同一時間得到同一份電子檔案，能夠為使用電子檔案的人員提供一定的技術(shù)支持。
2電子檔案的重要性
對于現(xiàn)階段我國大部分的單位和工作部門來講，電子檔案依然是一個全新的事物，而電子檔案在檔案管理中又處于一個比較高的地位，擁有很大的重要性。下面便針對電子檔案的重要性開展深入的分析和研究。
2.1電子檔案可以節(jié)省人力、物力
通過大范圍的使用電子檔案，能夠省去了傳統(tǒng)檔案查詢過程中的繁瑣步驟，加快檔案立卷歸檔的速度，為檔案工作人員減輕了很大的工作負(fù)擔(dān)，提高了檔案歸檔整理的質(zhì)量，有利于節(jié)省大量的人力物力，極大地增加了檔案管理的工作效率和工作水平。
2.2電子檔案可以提高檔案服務(wù)水平
實施檔案管理工作的目標(biāo)便是為使用人員提供相對快捷而便利的檔案服務(wù)，強(qiáng)化電子檔案管理工作，實現(xiàn)電子化的檔案管理，能夠進(jìn)一步提高檔案的服務(wù)水平和質(zhì)量。實施電子檔案管理，能夠?qū)⒋蟛糠值脑紮n案直接儲存于計算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或者是數(shù)字通信技術(shù)實現(xiàn)眾多用戶對于檔案的查詢和篩選。
3提高電子檔案管理水平的建議和措施
電子檔案的利用途徑有很多種，并且也對于技術(shù)手段存在很大的依賴性，所以在進(jìn)行電子檔案管理過程中存在很大的問題和復(fù)雜流程。在強(qiáng)化電子檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)通過多個方面的有機(jī)協(xié)調(diào)，全面地開展電子檔案管理工作，提高電子檔案管理水平。
3.1構(gòu)建檔案管理制度，加強(qiáng)電子檔案安全性管理
想要充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，首先就應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個相對完善的檔案管理制度，規(guī)范計算機(jī)條件下檔案管理的相關(guān)步驟，進(jìn)一步適應(yīng)電子檔案管理的要求；其次，在電子檔案使用的過程中，存在著一定程度的安全患，由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也隨著得到了巨大的發(fā)展，這樣一來黑客和計算機(jī)病毒便會隨時侵入檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，所以在實際工作當(dāng)中，一定要針對這些網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行及時修復(fù)，安排專業(yè)人員定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)在一個合理的水平，進(jìn)而保證電子檔案管理工作的有效開展。
3.2規(guī)范檔案利用方式，防止不可挽回?fù)p失的發(fā)生
在檔案使用的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失或者是信息泄露等問題，為了防止這些問題的再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案利用方式，要求在對電子檔案進(jìn)行利用之前，相關(guān)使用者需要得到檔案主管的同意，才能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行查詢和使用。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個相對完善的檔案利用管理制度，通過相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)電子檔案的收集工作，對電子檔案進(jìn)行實時更新，保證電子檔案信息的實效性。
3.3加強(qiáng)檔案工作人員的管理，提高檔案保護(hù)意識
一、電子校務(wù)背景下，衛(wèi)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.檔案信息化和電子校務(wù)的發(fā)展脫節(jié)。從上世紀(jì)開始，計算機(jī)已經(jīng)開始在我國得到廣泛的應(yīng)用，各衛(wèi)校也開始逐步的將計算機(jī)技術(shù)與自身的需求結(jié)合起來，開發(fā)了不同的信息系統(tǒng)。不同的職能部門由于各自工作的特點(diǎn)不同，其所建立的信息系統(tǒng)也不相同。這也就造成了多類信息共同發(fā)揮作用的局面。許多衛(wèi)校也建立了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，但是，不得不承認(rèn)大部分的電子檔案都存在擴(kuò)充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現(xiàn)狀，不僅限制了電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展，而且浪費(fèi)了很多的人力、物力以及財力。所以怎樣實現(xiàn)電子檔案與學(xué)校其他部門的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，以求達(dá)到信息的互通有無是許多衛(wèi)校所面臨的一個巨大挑戰(zhàn)。
2.檔案的管理水平有待提高。電子校務(wù)的發(fā)展也帶來了另一個問題，如何實現(xiàn)校務(wù)的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內(nèi)容可以分為兩個層次，檔案目錄的數(shù)字化以及全文信息的數(shù)字化。現(xiàn)在許多衛(wèi)校的電子檔案只是停留在目錄信息的數(shù)字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實現(xiàn)簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個學(xué)校信息化的過程。
3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個重要問題，電子校務(wù)的發(fā)展實現(xiàn)了檔案部門與其他的學(xué)校部門甚至是外界系統(tǒng)的信息交流，有效提高了學(xué)校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網(wǎng)絡(luò)中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔(dān)心的網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個衛(wèi)校的注意，在注意到電子檔案安全的同時也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。
二、衛(wèi)校電子檔案管理的發(fā)展策略
電子校務(wù)的發(fā)展不僅為檔案管理帶來了機(jī)遇而且也提出了新的要求，這就需要衛(wèi)校工作者進(jìn)一步提升自己的能力。
1.加強(qiáng)信息資源共享。電子檔案的數(shù)據(jù)來自于不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，內(nèi)容包括教學(xué)、人事、科研、學(xué)生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統(tǒng)的對接問題是實現(xiàn)資源共享的重點(diǎn)。目前，衛(wèi)校應(yīng)當(dāng)推出與電子校務(wù)相適應(yīng)的一種體系，以此來健全各種檔案服務(wù)系統(tǒng)，從而進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享。在各科室的共同協(xié)調(diào)下，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，可以有效地提高學(xué)校教職工的工作效率。
2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，各個衛(wèi)校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數(shù)字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質(zhì)的。實現(xiàn)檔案的信息化，可以進(jìn)一步實現(xiàn)對衛(wèi)校檔案的管理，還可以提高檔案服務(wù)的深度，這是實現(xiàn)電子檔案信息資源共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。衛(wèi)校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數(shù)字化檔案的花費(fèi)依然很高，這些都是衛(wèi)校電子檔案管理的難點(diǎn)。針對這些問題，學(xué)校應(yīng)該有所選擇，盡量選擇價值高并且社會需求很大的檔案先進(jìn)行數(shù)字化，再逐步普及到全校，進(jìn)而建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。
3.增強(qiáng)安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關(guān)注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進(jìn)行：一是嚴(yán)格管理制度。好的管理，才是系統(tǒng)安全的根本保障。衛(wèi)校的檔案業(yè)務(wù)繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責(zé)，分工合作，負(fù)責(zé)好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并在檔案工作的全過程中進(jìn)行管理。可以通過采取防火墻、個人身份鑒別、建立數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)性措施，構(gòu)筑安全防范體系。二是加強(qiáng)技術(shù)保障。過硬的技術(shù)是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達(dá)到保護(hù)檔案安全的目的。衛(wèi)校的檔案人員還應(yīng)該注意文件的前期管理，從源頭便開始控制文件的質(zhì)量，以保證電子檔案的安全以及完整。
總之，衛(wèi)校電子檔案的恰當(dāng)管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。各個衛(wèi)校應(yīng)該抓住電子校務(wù)發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)。關(guān)注電子檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實保障衛(wèi)校電子檔案管理水平的提高。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用普及，檔案管理工作也發(fā)生著深刻的變化。數(shù)字化工作的推進(jìn)使得電子檔案大量產(chǎn)生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案造成了沖擊：經(jīng)過數(shù)字化的紙質(zhì)檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質(zhì)檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關(guān)系也成為了電子設(shè)計企業(yè)檔案工作的重要課題。
1紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)
紙質(zhì)檔案、電子檔案都是對人類經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的原始記錄，具有相同的本質(zhì)屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)紙質(zhì)檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉(zhuǎn)換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)在于載體穩(wěn)定，使用了符合要求的紙質(zhì)載體、書寫材料后，在合理的保存環(huán)境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與發(fā)展提供充分的查考依據(jù)。在優(yōu)點(diǎn)突出的同時，紙質(zhì)檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質(zhì)檔案占用庫房面積大，易受外界環(huán)境的影響，反復(fù)使用會造成紙質(zhì)檔案的磨損，而現(xiàn)有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費(fèi)；在利用方面，在同一時段，紙質(zhì)檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，在保存環(huán)境等與紙質(zhì)檔案有差別的同時，其也具有自身的特點(diǎn)。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機(jī)直接處理，對電子文件的信息進(jìn)行分類、匯總等，將這些信息轉(zhuǎn)換成所需的形式，省去了傳統(tǒng)檔案工作中的手工操作環(huán)節(jié)。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現(xiàn)異地網(wǎng)上信息檢索查詢、案卷借閱，網(wǎng)上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質(zhì)檔案利用排它性的局限，使其重復(fù)利用率及共享性高。電子檔案的缺點(diǎn)在于，存在對技術(shù)的依賴性、載體的不穩(wěn)定性和面臨多重安全風(fēng)險，雖然借閱了保存的空間，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設(shè)計企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀
在實際管理過程中，由于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和載體的緊密結(jié)合使其充分體現(xiàn)了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設(shè)計企業(yè)的生產(chǎn)過程中，紙質(zhì)檔案充分的發(fā)揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發(fā)生工程事故時提供分清事故責(zé)任的最佳證據(jù)等多種價值。紙質(zhì)檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設(shè)計企業(yè)每年約入庫設(shè)計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質(zhì)檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設(shè)計企業(yè)而言，同類型的工程設(shè)計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質(zhì)載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業(yè)為例，同類型工程設(shè)計圖紙?zhí)子寐蚀蠖嘣?5%以上，使用人工調(diào)曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機(jī)輔助下載電子檔案，現(xiàn)有技術(shù)已實現(xiàn)按項目、專業(yè)以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發(fā)接至藍(lán)(白)圖打印機(jī)出圖，大大提高了工作效率，節(jié)省了大量的人力與時間。
3紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質(zhì)檔案和電子檔案特點(diǎn)和在電力設(shè)計行業(yè)檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優(yōu)點(diǎn)和存在的價值，既有相對性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，二者相輔相成，優(yōu)勢互補(bǔ)。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展并不意味著紙質(zhì)檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關(guān)聯(lián)。首先，根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同屬性和特點(diǎn)，兩者互相依存、相互兼容、協(xié)調(diào)發(fā)展的狀況將持續(xù)相當(dāng)長的一段時期。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，現(xiàn)有技術(shù)無法支撐環(huán)境通過數(shù)字證書、電子印章等先進(jìn)技術(shù)來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質(zhì)檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應(yīng)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件一并歸檔管理。其次，筆者認(rèn)為在現(xiàn)有技術(shù)條件下，電力設(shè)計企業(yè)從自我保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質(zhì)檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息進(jìn)行管理，以滿足企業(yè)信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學(xué)管理檔案便利的同時，也應(yīng)清醒的認(rèn)識到電子檔案管理中的難點(diǎn)，如電子檔案對存儲條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設(shè)發(fā)展帶來了諸多問題，檔案管理部門應(yīng)主動加強(qiáng)計算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，為檔案進(jìn)行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權(quán)限進(jìn)行限制，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和病毒防御技術(shù)，確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的知識型數(shù)字檔案館。
4結(jié)語
電力設(shè)計企業(yè)檔案記錄了中國電力設(shè)計水平及電力設(shè)計企業(yè)發(fā)展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設(shè)計企業(yè)的重要資源，還為電力設(shè)計發(fā)展及科學(xué)研究提供憑證和參考，因此更應(yīng)該提高檔案的信息開發(fā)和服務(wù)水平，使讓電力設(shè)計企業(yè)檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質(zhì)檔案和電子檔案在電力設(shè)計企業(yè)檔案中優(yōu)劣互補(bǔ)。在實際管理過程中，必須通過合理的應(yīng)用方式，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，讓電力設(shè)計企業(yè)檔案不僅只是停留在參考的層面，更進(jìn)一步的開發(fā)其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業(yè)的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個人與企業(yè)的知識成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，為電力設(shè)計企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展提供更加全面、便捷的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容。基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
二、電子檔案管理過程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念
對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)
在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點(diǎn)，在實際管理中對保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應(yīng)優(yōu)管理模式
（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式
由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異。基于這一認(rèn)識，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇。基于電子檔案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)。基于這一認(rèn)識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）增加對檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現(xiàn)實需要，電子檔案管理應(yīng)增加對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對性
在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。
（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評價
基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
五、結(jié)論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。基于這一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.
電子檔案主要是利用計算機(jī)來對檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。
一、檔案管理電子化實施中存在的問題
（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現(xiàn)檔案資源的共享。
（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機(jī)型號和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現(xiàn)，也給我國檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。
（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實現(xiàn)，需要從強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長期以來對紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對自身的需求來對檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。
（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強(qiáng)綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，而且能夠?qū)τ嬎銠C(jī)進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現(xiàn)帶來了較大的影響。
二、檔案管理電子化實現(xiàn)的路徑
（一）加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。
（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動檔案管理電子化的實現(xiàn)。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對檔案數(shù)據(jù)收集來源進(jìn)行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對當(dāng)前計算機(jī)軟件和硬件平臺的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。
（四）加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計算機(jī)技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，同時加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機(jī)專業(yè)技能，增強(qiáng)自身的專業(yè)知識的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實現(xiàn)。
（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計算機(jī)也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機(jī)技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。
[關(guān)鍵詞]電子檔案；存在問題；解決對策
中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0211-01
前言
電子檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時代的步伐步入信息網(wǎng)絡(luò)管理時代，具備方便與高效的同時，也迎來了一系列的安全問題。電子檔案的安全問題是目前面臨最大的挑戰(zhàn)。以下就筆者根據(jù)多年工作實踐，對電子檔案管理中存在的問題及解決對策進(jìn)行闡述。
一、當(dāng)前電子檔案管理存在的問題
筆者結(jié)合多年的電子檔案管理工作經(jīng)驗，通過分析及總結(jié)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前電子檔案管理存在如下問題：
（1）領(lǐng)導(dǎo)對電子檔案管理重視不夠。
就某企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理工作而言，存在問題：一是沒有人員配備。一個大型單位成立了，沒有配備專業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說，可以看出領(lǐng)導(dǎo)不夠重視電子檔案管理工作。如果沒有專業(yè)人員對檔案進(jìn)行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，導(dǎo)致整理編目時的不規(guī)范，增加利用工作的難度，查找起來很費(fèi)時費(fèi)事。二是檔案室設(shè)置不合理。就該企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理室來說，將檔案室設(shè)置在最頂樓，無法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒有齊全的檔案設(shè)施配置，如說要求安裝空調(diào)，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒有配置空調(diào)，不能保證室內(nèi)的溫度。
（2）部分職工對檔案管理工作不夠理解。
因為部分職工不了解檔案在一個單位中所起的作用――檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時，表現(xiàn)得非常不滿意，認(rèn)為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任（不想簽字就是一種逃避責(zé)任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。
（3）電子檔案管理風(fēng)險大。
由于電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)信息，所以會受到外界的干擾多，常常會有風(fēng)險存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。
二、解決當(dāng)前電子檔案管理存在問題的對策
根據(jù)電子檔案管理存在的問題，要求我們要如何采取措施，解決當(dāng)前電子檔案管理存在的問題呢？辦法是：
（1）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理工作。
單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注電子檔案管理工作，要將此項工作納入單位管理的一個重要范疇。在人員配置上，一定要配備專人進(jìn)行管理，并對電子檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔，保證檔案資料隨要隨時可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施。
（2）加強(qiáng)單位職工對電子檔案管理工作的理解。
單位領(lǐng)導(dǎo)在要單位全職會上，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認(rèn)識到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如企業(yè)哪里出現(xiàn)問題，要及時查到找建設(shè)時的各種檔案資料，根據(jù)檔案資料及時進(jìn)行分析總結(jié)，查找出現(xiàn)問題可能存在的原因。
（3）加強(qiáng)電子檔案管理人員的計算機(jī)技能培訓(xùn)。
電子檔案管理人員的計算機(jī)水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術(shù)水平，要讓自己掌握新技術(shù)，學(xué)會設(shè)置密碼保護(hù)等外，還要學(xué)會一些先進(jìn)的防范措施和技術(shù)，減少外界因素帶來的干擾。
（4）制定電子檔案管理制度。
為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據(jù)管理方案制定嚴(yán)格的管理章程，做到制度嚴(yán)格而起到預(yù)防事故發(fā)生、信息機(jī)密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過程中，可以授權(quán)給具有檔案管理技能的人員根據(jù)實際情況制定。如規(guī)定不需要查找資料，沒事的人員不能隨便進(jìn)入檔案室。除檔案直管人員外，不得動檔案管理系統(tǒng)的電腦等配備。需要查閱相關(guān)資料，應(yīng)由檔案管理人員直接操作。
（5）做好消除風(fēng)險的準(zhǔn)備。
由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風(fēng)險，所以時時做好消除電子檔案的風(fēng)險準(zhǔn)備是很有必要的。特別是在計算機(jī)維修的時候一定要做到全面監(jiān)控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風(fēng)險降到最低。如有些系統(tǒng)對計算機(jī)的異常反應(yīng)比較敏感，就要采取有效的策略來預(yù)防和應(yīng)對潛在的問題，盡量清除風(fēng)險，做到安全防護(hù)，保護(hù)數(shù)據(jù)完好。如何做好消除風(fēng)險的辦法呢？一是讓風(fēng)險及時得到分散。因為電子檔案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性和抽象性。在檔案受到風(fēng)險侵襲時最好及時轉(zhuǎn)移風(fēng)險，通過分散法把風(fēng)險降到最低。如建立聯(lián)機(jī)配置模式，通過共享或備份而轉(zhuǎn)移電子檔案信息，也可以實施購買安全可靠的保修，跟建立系統(tǒng)的服務(wù)商簽訂合同等來分散電子檔案風(fēng)險。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價值要高，特別是與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計算機(jī)等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關(guān)注的文檔信息，根據(jù)OAIS（開放檔案信息系統(tǒng)）提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔號組合、信息展示、報表、統(tǒng)計方案等一系列信息平臺定制特性，快速實現(xiàn)新的檔案信息應(yīng)用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發(fā)信息包），將元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、規(guī)則信息組合形成檔案信息包，幫助實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長期保存。 將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標(biāo)準(zhǔn)前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標(biāo)準(zhǔn)的SIP（提交信息包），調(diào)用Web Service服務(wù)，啟動歸檔信息合法性校驗、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過OAIS提供強(qiáng)大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線提取素材，在線編研，減少專題信息整合的時間和難度，提高主動、定向服務(wù)的能力。采用Flash 3D技術(shù)遠(yuǎn)程動態(tài)展示庫房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。
三、結(jié)束語
總之，電子檔案管理是企業(yè)建設(shè)和其它工作順利完成的有效保障，管理建設(shè)單位要順應(yīng)時代的要求，盡量把電子技術(shù)用于檔案管理過程中，為管理單位的信息改編、儲存、查閱等提供方便。同時，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)會分析電子檔案管理中存在的安全風(fēng)險，并采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全保障。
參考文獻(xiàn)
