時(shí)間：2022-05-06 07:01:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會(huì)計(jì)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。
第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。
第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。
二、 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。
（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后
會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。
（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲(chǔ)，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過程中，由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。
三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問題的對(duì)策
（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí)，沒有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。
（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作
會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。
（三） 完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作
根據(jù)財(cái)政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全?[患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案 管理 問題 措施
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會(huì)計(jì)憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。
目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)于這些問題，筆者進(jìn)行一下簡(jiǎn)單的剖析。
一是會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多人對(duì)會(huì)計(jì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。
二是會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任不明確。會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員是第一責(zé)任人，但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，而對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：1、把本該由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制保管清冊(cè)的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。
會(huì)計(jì)檔案歸檔移交不及時(shí)。有些醫(yī)院由于忽視會(huì)計(jì)檔案的管理，或者任由財(cái)務(wù)部門自己保管，或者在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)部門向綜合檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。
會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會(huì)計(jì)檔案一直保存至今，沒有及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會(huì)計(jì)檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
鑒于以上出現(xiàn)的這些問題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以通過以下幾項(xiàng)措施加以改進(jìn)：
增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。”第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，要把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，大力宣傳醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性。
健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際，逐步完善會(huì)計(jì)檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。
加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。”“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)工作過程中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會(huì)計(jì)檔案移交了綜合檔案室，但會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。
依法開展會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。
總之，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會(huì)計(jì)檔案管理既是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門這兩個(gè)部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。
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關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案管理 規(guī)范管理 建議
中圖分類號(hào):F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2010)07-157-02
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),借鑒到先進(jìn)的管理方法,對(duì)會(huì)計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會(huì)計(jì)檔案的一些體會(huì)。本文提出外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。
一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。
1.會(huì)計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會(huì)計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會(huì)計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對(duì)賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會(huì)計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會(huì)計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。
2.會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。
3.會(huì)計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會(huì)計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。
4.會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會(huì)計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案。
5.會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會(huì)計(jì)檔案的人員不懂得會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號(hào)順序由左至右、由上至下排放等等。
二、會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容
按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會(huì)計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。
1.會(huì)計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會(huì)計(jì)資料越來越多。
(1)外部會(huì)計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。
(2)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會(huì)計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。
2.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會(huì)計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對(duì)電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。
內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:
(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對(duì)公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。
財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長(zhǎng)期預(yù)算等;上級(jí)單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績(jī)考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。
(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。
(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。
(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。
(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺(tái)賬。
(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。
(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。
(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會(huì)計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。
三、內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
1.會(huì)計(jì)檔案歸檔原則。
(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。
(2)歸檔的會(huì)計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。
(3)會(huì)計(jì)檔案按外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。
(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料。
(5)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。
(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。
(7)會(huì)計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性和會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性。
3.會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會(huì)計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。
4.利用信息化平臺(tái),積極采用會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)檔案查閱速度和利用效率。
5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會(huì)計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。
6.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。
四、建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
會(huì)計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會(huì)計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會(huì)收納規(guī)定以外的會(huì)計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。
2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對(duì)于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。
3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會(huì)計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長(zhǎng)處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。
4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級(jí)管理部門為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)實(shí)施各種監(jiān)督檢查和審計(jì)。不同的檢查和審計(jì)機(jī)構(gòu),需要提供相同的財(cái)務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計(jì)工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動(dòng),內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動(dòng)成本。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理
中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）08-0-01
會(huì)計(jì)檔案是指單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算過程中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告及具有保存價(jià)值的一系列文字資料等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案既是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會(huì)計(jì)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，整理、歸檔是否科學(xué)、合理，保管、移交是否完好、及時(shí)，借閱、銷毀是否規(guī)范、嚴(yán)密，都將直接影響到單位會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。
一、會(huì)計(jì)資料收集要完整、及時(shí)
會(huì)計(jì)資料的收集要以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價(jià)值的所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料、財(cái)務(wù)管理類的資料，都應(yīng)及時(shí)收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)的當(dāng)事人追回或采取必要的補(bǔ)救措施，以確保會(huì)計(jì)檔案資料的完整性。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案資料主要包括：
1.會(huì)計(jì)憑證類：包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會(huì)計(jì)憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：分為月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類：包括銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位的會(huì)計(jì)檔案主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：
（1）由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。
（3）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。
二、會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要科學(xué)、合理
對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定科學(xué)規(guī)范的分類編號(hào)方法和歸檔時(shí)限，建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、借閱登記單等，保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時(shí)、手續(xù)完備，并按會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)則整理會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，合理確定擺放各類會(huì)計(jì)檔案的位置，提高利用效率。
1.會(huì)計(jì)月度終了，將會(huì)計(jì)憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊(cè)，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會(huì)計(jì)檔案憑證案卷目錄。
2.年度終了，將會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（實(shí)行電算化核算的單位，首先應(yīng)打印出紙質(zhì)的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表）及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單）按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊(cè)，正確填寫封面各項(xiàng)內(nèi)容，填寫并粘貼標(biāo)簽，填寫會(huì)計(jì)檔案賬簿案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案報(bào)表案卷目錄及會(huì)計(jì)檔案其他類案卷目錄。對(duì)于上級(jí)、財(cái)政部門下達(dá)專項(xiàng)資金、部門預(yù)算指標(biāo)等文書檔案也應(yīng)及時(shí)收集交由單位檔案部門整理歸檔。
三、會(huì)計(jì)檔案的保管、移交要完好、及時(shí)
在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專人負(fù)責(zé)單位的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對(duì)穩(wěn)定。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。
四、會(huì)計(jì)檔案借閱、銷毀要規(guī)范、嚴(yán)密
各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀待銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等。單位負(fù)責(zé)人必須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見并簽章。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加，并由同級(jí)財(cái)政部門派員參加監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)對(duì)照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容逐一清點(diǎn)核對(duì)并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。
總之，會(huì)計(jì)檔案是單位檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理的好壞，也反映了單位綜合管理水平的高低，更反映了單位財(cái)務(wù)管理水平的高低。因此，各單位應(yīng)組織會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)法制意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保單位會(huì)計(jì)檔案的完整、安全，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為單位財(cái)務(wù)、審計(jì)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
第二條國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織(以下簡(jiǎn)稱各單位)，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。
第三條各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
第十八條我國境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡(jiǎn)稱境外單位)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。”《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。
針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：
一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。
三要讓財(cái)政部門與檔案部門共同加大對(duì)新會(huì)計(jì)管理體制下形成的會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管。結(jié)合實(shí)際，聯(lián)合制定包含新會(huì)計(jì)體制下會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容的《會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
四要完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，制定出會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案管理；信息化發(fā)展；問題；有效策略
近年來，高科技信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，因此，醫(yī)院管理人員必須對(duì)此給予高度的重視，以保障醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展存在的問題
（一）意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不完善
在醫(yī)院日常管理工作中，管理人員只注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致管理人員的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，影響會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員不注重會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理工作。另外，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，得不到有效的推廣，使醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化速度非常緩慢，對(duì)醫(yī)院整體形象提升造成巨大影響。
（二）信息不全，檔案利用率低
在醫(yī)院長(zhǎng)期的日常管理工作過程中，會(huì)計(jì)檔案管理遺留了很多會(huì)計(jì)工作人員的各種信息問題，檔案管理工作人員沒有及時(shí)整理和收集，造成相關(guān)信息缺失，使醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展存在信息不完整、不可靠的情況，給醫(yī)院其他部門工作人員的工作帶來影響。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低企業(yè)其他部門工作人員的工作效率，致使會(huì)計(jì)檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價(jià)值。
（三）專業(yè)性不強(qiáng)，信息化水平不夠高
目前，醫(yī)院普遍存在不注重會(huì)計(jì)檔案管理工作人員培訓(xùn)的問題，使檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，影響醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展。醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)效益方面的重視高于檔案管理，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展缺乏專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，專業(yè)性差，影響醫(yī)院整體的運(yùn)營效率。在醫(yī)院的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會(huì)計(jì)檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導(dǎo)致醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化速度緩慢，影響醫(yī)院整體的檔案管理有效性。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不合理運(yùn)用，導(dǎo)致醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化不強(qiáng)，嚴(yán)重影響醫(yī)院未來的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
二、促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展的有效策略
（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
我國現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院管理人員要改變傳統(tǒng)觀念和經(jīng)營理念，創(chuàng)新經(jīng)營模式，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)，注重檔案管理工作，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關(guān)管理制度，制定合理的會(huì)計(jì)檔案管理信息化考核標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息水平不斷提高。醫(yī)院要將會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展與核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，以促進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。醫(yī)院想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，提升經(jīng)濟(jì)效益，就必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，以促進(jìn)醫(yī)院整體形象不斷提升。
（二）加強(qiáng)管理，完善檔案管理機(jī)制
現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化發(fā)展直接關(guān)系著檔案信息的安全，與醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著密切的聯(lián)系，因此，管理人員必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督，提高工作人員的管理意識(shí)，制定完善的會(huì)計(jì)檔案管理信息化工作規(guī)章制度，責(zé)任到人，以增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷運(yùn)用，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、智能化和現(xiàn)代化發(fā)展速度越來越快，在會(huì)計(jì)檔案管理的安全性上，工作人員要特別注意電子檔案信息的管理，以保障醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上的安全。在實(shí)際工作中，進(jìn)行電子檔案信息的查詢，必須得到管理人員的許可才可以進(jìn)入電子檔案管理中心進(jìn)行查詢。例如，首先，要有個(gè)人賬戶和密碼，以便于進(jìn)入電子檔案管理中心時(shí)進(jìn)行登錄，進(jìn)入電子檔案管理室時(shí)，要登記簽字，并且會(huì)計(jì)檔案管理工作人員要檢查攜帶的東西，以防止會(huì)計(jì)檔案相關(guān)信息被拷貝。然后，要經(jīng)過電子檔案管理工作人員的審查和檢測(cè)，確認(rèn)通過之后才可以進(jìn)行查詢，以便于電子檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行有效管理。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才
目前，各種醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作技能和專業(yè)水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，招聘懂會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的人員，培養(yǎng)專業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，以滿足醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。為了提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作效率，醫(yī)院必須加強(qiáng)新人培訓(xùn)，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，打造一支高效率、規(guī)范化的檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)醫(yī)院整體形象和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升。
（四）提升素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)管理信息現(xiàn)代化發(fā)展
在實(shí)踐過程中，想要逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化，醫(yī)院必須注重全體員工的綜合素質(zhì)能力提升，增強(qiáng)醫(yī)院的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)醫(yī)院社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益不斷提升。根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況，會(huì)計(jì)檔案管理工作人員必須提高服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，注重自我綜合素質(zhì)能力的提升，在實(shí)際工作中，加強(qiáng)與同事之間的溝通，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化進(jìn)程。與此同時(shí)，注重信息設(shè)備的不斷更新，以提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的工作效率，保障醫(yī)院會(huì)計(jì)電子檔案信息的安全。
結(jié)束語
我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中，醫(yī)院想要促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化發(fā)展，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。在實(shí)際工作中，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案的有效利用率性，從而全面提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益不斷提高。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；問題；對(duì)策
隨著世界經(jīng)濟(jì)建設(shè)事業(yè)全球一體化發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，以及我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)事業(yè)各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)的順暢有序推進(jìn)，我國社會(huì)生產(chǎn)生活實(shí)踐過程中涉及的多個(gè)具體行業(yè)，均獲取了順暢有序的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)有相關(guān)研究工作揭示的研究成果，企業(yè)組織內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展質(zhì)量，對(duì)企業(yè)實(shí)際獲取的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)經(jīng)濟(jì)收益水平具備深刻的影響和制約作用，有鑒于此，本文將會(huì)圍繞財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策展開簡(jiǎn)要闡釋。
一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作概述
所謂的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，主要指的是我國國內(nèi)現(xiàn)有的部分企事業(yè)單位組織，機(jī)關(guān)部門，以及其他個(gè)體經(jīng)營性企業(yè)組織內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理部門，針對(duì)本單位所從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所實(shí)施的，具備充分的統(tǒng)一性和規(guī)律性表現(xiàn)特征的數(shù)據(jù)文字材料記錄。通常情形下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案記錄不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的具體實(shí)踐過程，創(chuàng)造和提供充分且科學(xué)的經(jīng)濟(jì)收益，同時(shí)也構(gòu)成了我國現(xiàn)代國家級(jí)檔案管理工作構(gòu)成體系中的重要組成部分，因而也在我國現(xiàn)代企業(yè)組織經(jīng)營發(fā)展工作的開展過程中，發(fā)揮著不容忽視的重要作用。
二、我國企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的現(xiàn)存問題分析
伴隨著我國現(xiàn)代企業(yè)基礎(chǔ)性生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的快速有序發(fā)展，我國現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理工作逐步進(jìn)入了逐步發(fā)展完善的實(shí)踐階段，但是由于多種多樣的主客觀因素的共同影響，現(xiàn)階段我國企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作在具體開展過程中，依然存在著一系列的具體問題，給相關(guān)工作實(shí)際獲取的有效性造成了顯著的不良影響。現(xiàn)階段，我國部分企業(yè)組織管理人員，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要影響作用的充分認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際開展的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，無法為企業(yè)正常有序的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供支持條件，在中國特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革發(fā)展的歷史背景之下，我國企業(yè)實(shí)際面對(duì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)也日趨激烈，直接導(dǎo)致我國現(xiàn)代企業(yè)管理工作人員，往往在具體開展企業(yè)經(jīng)營管理工作過程中，側(cè)重于關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)方案的制定和實(shí)施，以及企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益水平的獲取狀態(tài)，因而未能對(duì)企業(yè)實(shí)際開展的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作給予充分重視。與此同時(shí)，我國部分企業(yè)經(jīng)營管理人員，片面將企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的意義，定位于單純性的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)核算和財(cái)務(wù)報(bào)表文件的編制保管等工作內(nèi)容，未能充分關(guān)注現(xiàn)有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案承載信息內(nèi)容的真實(shí)性，導(dǎo)致我國企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，在具體開展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理文本對(duì)象的收錄和整理工作過程中，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理文本資料內(nèi)部數(shù)據(jù)信息要素的真實(shí)性和科學(xué)性開展精確和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?duì)工作，直接導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際開展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，無法為企業(yè)實(shí)際開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)創(chuàng)造和提供堅(jiān)實(shí)的支持條件。與此同時(shí)，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在基礎(chǔ)性思想觀念認(rèn)知層次，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作基本業(yè)務(wù)內(nèi)容，以及實(shí)踐性影響價(jià)值的充分關(guān)注，導(dǎo)致實(shí)際開展的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，無法順利獲取到最佳化的工作收益成果。與此同時(shí)，現(xiàn)階段我國企業(yè)尚未針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，制定和實(shí)施具備科學(xué)性和系統(tǒng)性特征的管理制度，直接導(dǎo)致實(shí)際開展的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐工作，難以獲取到充分且可靠的監(jiān)督管理工作制度約束支持。在我國現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展工程中，企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理管理工作人員往往對(duì)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資金管理工作施加了充分的關(guān)注傾向，尚未實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的充分重視，因而在企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的制定和完善實(shí)踐工作領(lǐng)域存在一定程度的缺位性。
三、我國企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的改良策略
想要切實(shí)提升我國企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展水平，應(yīng)當(dāng)逐步提升對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視力度，從思想觀念認(rèn)知和具體工作實(shí)踐的雙重性角度，切實(shí)為我國現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的具體開展，創(chuàng)造和提供堅(jiān)實(shí)的支持條件。企業(yè)現(xiàn)有的管理人員和控制人員，要逐步轉(zhuǎn)變和改良以往對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的錯(cuò)誤觀念認(rèn)知，在重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)內(nèi)部日常化生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的開展水平和經(jīng)濟(jì)收益獲取狀態(tài)基礎(chǔ)上，逐步提升對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作基本內(nèi)涵，以及實(shí)踐影響價(jià)值的認(rèn)知和重視力度，通過開展科學(xué)系統(tǒng)有效的企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，為企業(yè)市價(jià)開展的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，創(chuàng)造和提供堅(jiān)實(shí)的支持條件。在此基礎(chǔ)上，還要結(jié)合我國企業(yè)在具體開展財(cái)務(wù)管理工作過程中面對(duì)的實(shí)際情況，逐步建構(gòu)形成具備充分科學(xué)性和系統(tǒng)性的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作制度，要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的完整開展過程展開全面考量，重點(diǎn)關(guān)注我國企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作開展過程中所存在的具體問題，在針對(duì)性建構(gòu)和實(shí)施針對(duì)性的改良優(yōu)化策略基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)有的管理制度構(gòu)成體系展開針對(duì)性的改良優(yōu)化。促進(jìn)我國現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的綜合性開展水平實(shí)現(xiàn)程度顯著的優(yōu)化提升。
結(jié)語
針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問題及對(duì)策，本文具體選取財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作概述、我國企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的現(xiàn)存問題分析，以及我國企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的改良策略三個(gè)具體方面展開了簡(jiǎn)要分析，旨意為相關(guān)領(lǐng)域的研究人員提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。
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[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理；信息化；規(guī)范化
[中圖分類號(hào)] F233 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02
0 引 言
完整的會(huì)計(jì)檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史畫面。同時(shí)，也可以做到重新展示會(huì)計(jì)工作的實(shí)際操作過程，為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)決策時(shí)提供歷史真實(shí)的事實(shí)依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，我國的會(huì)計(jì)檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發(fā)達(dá)國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)檔案體系科學(xué)性、規(guī)范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)與會(huì)計(jì)檔案管理之間仍存在差距，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督體系，不斷完善自身軟硬件實(shí)力，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，才能有效提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，為單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。
1 目前會(huì)計(jì)檔案管理工作仍存在問題
通過對(duì)當(dāng)前我國會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀的剖析，不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案在管理過程主要存在以下一些問題。
1.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度缺失
在我國隨著大家的共同努力，在會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)方面取得了較大的成績(jī)，但是，不得不看到，各個(gè)單位之的發(fā)展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)上仍然存在缺失，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有做出具體可操作性強(qiáng)的規(guī)定。當(dāng)需要查詢時(shí)，很難迅速找到，效率低下，也給后續(xù)會(huì)計(jì)檔案管理人員造成較多不便。
1.2 領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作重視不夠
會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)常規(guī)工作的重要組成部分。由于意識(shí)的失位，一個(gè)比較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，單位的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)，在主觀意識(shí)上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致一種較為普遍的認(rèn)識(shí)偏失，從思想的深處對(duì)會(huì)計(jì)檔案就存在模糊的認(rèn)識(shí)，那就是會(huì)計(jì)工作內(nèi)容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等，往往遺漏會(huì)計(jì)檔案這一環(huán)節(jié)。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠，必定會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。
1.3 會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度偏低
現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的科技型社會(huì)，一個(gè)單位如果不能做到與時(shí)俱進(jìn)，必然會(huì)在發(fā)展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費(fèi)，而且，會(huì)計(jì)檔案管理處于低水平。隨著社會(huì)信息化程度的不斷深化，對(duì)單位會(huì)計(jì)檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度普遍偏低。
1.4 會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高
一個(gè)單位是否有競(jìng)爭(zhēng)力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲(chǔ)備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，因此，人才戰(zhàn)略是單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的核心，必須引起重視。會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化和人才的關(guān)系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，目前會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)不高是困擾會(huì)計(jì)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素。但是，不得不面對(duì)我國會(huì)計(jì)檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)偏差，專業(yè)技能的缺乏和安全管理意識(shí)淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發(fā)生，也給資金安全造成很多不必要影響。
1.5 會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范
由于歷史的原因，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識(shí)，加上文化水平的局限，和外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)的缺失，在這種情況下的會(huì)計(jì)檔案工作只能是材料的無序堆積。會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)所限，會(huì)計(jì)檔案基本業(yè)務(wù)能力先天不足。在立卷方面，會(huì)計(jì)檔案封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規(guī)范，存在目錄不細(xì)甚至無目錄等現(xiàn)象極為平常。會(huì)計(jì)檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業(yè)法規(guī)。會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范，容易造成單位檔案管理上混亂。
2 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理必須采取有效措施
會(huì)計(jì)檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規(guī)范化要求進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)檔案工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，采取科學(xué)的、合理的手段，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。
2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善
首先必須建章立制，會(huì)計(jì)檔案管理工作必須依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行，特別要注意學(xué)習(xí)并貫徹落實(shí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，一切都要以《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為樣板，層層落實(shí)，對(duì)照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的條款自檢、自查，逐一落實(shí)。做到科學(xué)、合理、合法。同時(shí)，具體會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會(huì)計(jì)檔案管理體系，在日常的工作實(shí)踐中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題。通過不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理體系。
2.2 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)
從現(xiàn)在做起，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案方面的法規(guī)性文件的學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，必須統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案工作不僅不會(huì)影響單位會(huì)計(jì)工作，而且是會(huì)計(jì)工作的繼續(xù)，也是會(huì)計(jì)工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等是一個(gè)和諧的統(tǒng)一體。
管理層必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，充分意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會(huì)計(jì)的日常工作事務(wù)中來。統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，加大對(duì)檔案管理的資金投入，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠得到快速發(fā)展。
2.3 要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化必須建立信息管理平臺(tái)
當(dāng)今，社會(huì)已經(jīng)發(fā)展成信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)達(dá)的科技型社會(huì)，人們都感受到一種無形的壓力，已經(jīng)感到了緊迫感和危機(jī)感。因此，都必須與時(shí)俱進(jìn)，才能有效地避免在發(fā)展的道路上被淘汰。各單位必須創(chuàng)造條件建立一個(gè)信息化的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的高效管理。
會(huì)計(jì)檔案信息化的基礎(chǔ)根植于會(huì)計(jì)檔案工作的現(xiàn)代化。
（1）事實(shí)上從會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算技術(shù)，會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化才有基礎(chǔ)，如果沒有會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的電算化技術(shù)，就沒有辦法讓整個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作形成數(shù)字化材料，會(huì)計(jì)檔案信息化就沒有物質(zhì)基礎(chǔ)，那么實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化只能是一句空話。
（2）網(wǎng)絡(luò)的普及為會(huì)計(jì)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)提供了傳輸工具，否則，會(huì)計(jì)檔案信息化也是一個(gè)美好的想法，不能付諸實(shí)現(xiàn)。
（3）檔案機(jī)構(gòu)的軟、硬件環(huán)境的改善，網(wǎng)絡(luò)軟件的普遍使用，檔案數(shù)字化設(shè)備的完善，為會(huì)計(jì)檔案最終實(shí)現(xiàn)信息化提供了技術(shù)上的保證。
（4）逐步建立檔案管理網(wǎng)站，科學(xué)地設(shè)計(jì)與會(huì)計(jì)檔案工作相關(guān)的網(wǎng)頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關(guān)于會(huì)計(jì)工作的法律法規(guī)政策，也可以作為宣傳單位會(huì)計(jì)檔案工作動(dòng)態(tài)的陣地，又可作為宣傳會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的窗口，也為今后會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用提供良好的工作平臺(tái)。
2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)
一個(gè)單位是否有競(jìng)爭(zhēng)力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲(chǔ)備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作人員也例外，要將會(huì)計(jì)檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識(shí)，強(qiáng)化在職繼續(xù)教育培訓(xùn)。使在職在崗職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)常化、常規(guī)化、制度化。需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專家授課、專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)習(xí)觀摩等學(xué)習(xí)型活動(dòng)來提升在職會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)技能和安全意識(shí)。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員的工作檢查與監(jiān)督，通過制定規(guī)章制度，來有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案工作人員的行為。
2.5 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作
會(huì)計(jì)檔案是否能夠按照規(guī)范要求進(jìn)行有效管理，主要取決于會(huì)計(jì)檔案工作人員的基本素質(zhì)、工作任務(wù)完成所需要的錄入等設(shè)備、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化實(shí)現(xiàn)各種耗材等。在各個(gè)條件得到解決后，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范的實(shí)現(xiàn)要從以下幾個(gè)方面抓好落實(shí)。
（1）向檔案規(guī)范管理達(dá)標(biāo)單位學(xué)習(xí)觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導(dǎo)本單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理實(shí)施。
（2）認(rèn)真學(xué)習(xí)國家及各省檔案業(yè)務(wù)主管部門制定的會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理有關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，一一對(duì)照排查，找出問題，提出統(tǒng)籌解決的方式和方法，并通過具體實(shí)踐進(jìn)行改進(jìn)。
（3）在會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理過程中，要請(qǐng)業(yè)務(wù)部門的專家前來實(shí)地指導(dǎo)，檢查會(huì)計(jì)檔案工作中可能存在的問題和指出進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范水平的意見和建議。會(huì)計(jì)檔案管理人員必須根據(jù)專家提出的不足和缺陷認(rèn)真進(jìn)行修正和完善。
只有領(lǐng)導(dǎo)支持和重視會(huì)計(jì)檔案工作，會(huì)計(jì)檔案作為本單位服務(wù)窗口之一同樣會(huì)受重視，檔案管理人員素質(zhì)大專以上，經(jīng)常培訓(xùn)二級(jí)單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識(shí)。調(diào)卷都是檔案管理系統(tǒng)電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機(jī)等。專門有中控室對(duì)所有庫房監(jiān)控，有防盜系統(tǒng)報(bào)警器、除濕加濕顯示屏、防火警報(bào)器。會(huì)計(jì)檔案保管和歸檔的要求非常規(guī)范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。
綜上所述，會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實(shí)地、一絲不茍地抓好落實(shí)，單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范工作才能取得成功。
3 結(jié) 語
會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理是大勢(shì)所趨，越來越多的單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)了力量，加大了經(jīng)費(fèi)的投入，同時(shí)加大了檢查監(jiān)督的力度，已經(jīng)為會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理創(chuàng)造了內(nèi)外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會(huì)計(jì)檔案管理需要的相關(guān)的軟、硬件設(shè)施，在經(jīng)費(fèi)上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進(jìn)修形式來保證綜合素質(zhì)強(qiáng)，能夠勝任會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理要求的各項(xiàng)工作的專（兼）職會(huì)計(jì)檔案管理人員，會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理所必須的各項(xiàng)條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經(jīng)到位，在為實(shí)現(xiàn)本單位會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理的道路上前進(jìn)。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 問題 對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠， 缺乏充分的認(rèn)識(shí)， 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
摘 要 基建會(huì)計(jì)在基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用的一種專業(yè)會(huì)計(jì)，是我國社會(huì)主義會(huì)計(jì)的重要組成部分。而基建會(huì)計(jì)中的檔案管理服務(wù)于我國的基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)發(fā)展社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)具有非常重要的作用。本文旨在對(duì)基建會(huì)計(jì)中檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，并進(jìn)一步提出在實(shí)務(wù)操作中加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的有效措施。
關(guān)鍵詞 基建會(huì)計(jì) 檔案管理 現(xiàn)狀及存在問題 措施
一、基建會(huì)計(jì)檔案收集管理范圍
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：第一，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；第二，會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿；第三，財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；第四，其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、基建會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題
與企業(yè)會(huì)計(jì)、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)等一般的專業(yè)會(huì)計(jì)相比，基建會(huì)計(jì)具有其特殊性。最主要的特殊性體現(xiàn)在會(huì)計(jì)主體的特殊上。一般專業(yè)會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)主體一般均為法人主體，但基礎(chǔ)建設(shè)會(huì)計(jì)則以一個(gè)獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的建設(shè)項(xiàng)目作為會(huì)計(jì)主體，來反映和監(jiān)督投資項(xiàng)目的資金來源、項(xiàng)目資產(chǎn)的形成和運(yùn)用情況。基建會(huì)計(jì)核算的特殊性及有些單位的主管財(cái)務(wù)人員對(duì)基建項(xiàng)目的業(yè)務(wù)核算掌握不透徹，對(duì)基建會(huì)計(jì)的核算工作無從下手。根據(jù)基建會(huì)計(jì)檔案管理的收集范圍，會(huì)計(jì)核算工作的障礙也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來問題
（一）忽視收集與管理
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。然而在實(shí)務(wù)操作中，一方面由于部分財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)、規(guī)定較為陌生，一旦企業(yè)發(fā)生了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)就無從下手，不能及時(shí)與施工隊(duì)伍核對(duì)往來賬目；另一方面由于財(cái)務(wù)人員意識(shí)上沒有跟上，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能及時(shí)收集材料，更談不上最資料進(jìn)行認(rèn)真歸檔，對(duì)發(fā)生的混亂現(xiàn)象聽之任之。兩方面的原因造成基建會(huì)計(jì)的檔案管理的混亂、不規(guī)范，嚴(yán)重影響了基建會(huì)計(jì)的正確反映。
（二）檔案管理不規(guī)范
在上文中已經(jīng)提到大多數(shù)企業(yè)都沒有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般均為企業(yè)會(huì)計(jì)來兼任檔案管理人員。一人分擔(dān)兩職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)、管理滯后和混亂，欠缺規(guī)范性。檔案管理的混亂，最嚴(yán)重的后果就是查找困難和會(huì)計(jì)憑證丟失，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)來說，業(yè)務(wù)支出多數(shù)都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項(xiàng)目的真實(shí)核算，造成的經(jīng)濟(jì)影響是十分慘重的。另外，《辦法》規(guī)定各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損和泄密。這對(duì)大部分企業(yè)來說，也是沒有做到的。
（三）檔案管理制度不健全
企業(yè)基建會(huì)計(jì)的檔案管理制度主要是參考2001年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》。雖然《方法》中對(duì)我國企事業(yè)單位的檔案管理作出了詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際運(yùn)行過程中，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門并沒有制定具體的管理辦法，管理制度并沒有形成。甚至都沒有一個(gè)專業(yè)的檔案管理人員，會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒有設(shè)定專門的檔案室。而對(duì)會(huì)計(jì)檔案電算化管理，也沒有制定相應(yīng)的管理方法，電子文件、數(shù)據(jù)等散落在各部門人員的計(jì)算機(jī)中，沒有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。
（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
財(cái)務(wù)人員對(duì)基建工程情況了解較少，導(dǎo)致基建工作于財(cái)務(wù)的鏈接不揭秘，直接影響了基建會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財(cái)務(wù)人員還沒有收到該項(xiàng)目的工程批復(fù)、設(shè)計(jì)批復(fù)、施工合同等材料，那么就只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行核算，這必然會(huì)使得平常的核算與竣工時(shí)“工程概預(yù)算執(zhí)行情況表”的概算項(xiàng)目核算不能完全匹配，報(bào)表的準(zhǔn)確性得不到保證。根據(jù)錯(cuò)誤的報(bào)表編制的會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性肯定會(huì)受到影響，結(jié)果并不能準(zhǔn)確反映真實(shí)情況，項(xiàng)目建設(shè)中財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用沒有得到發(fā)揮。
三、加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的措施
（一）提高思想認(rèn)識(shí)，安排專人負(fù)責(zé)基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作
對(duì)企業(yè)來講，不管做什么事情，領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)鍵。基建企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)管理混亂、不規(guī)范、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低等問題，歸根結(jié)底是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在人力、財(cái)力、物力、時(shí)間諸多方面沒有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態(tài)。所以，做好基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)根據(jù)基建項(xiàng)目的規(guī)模分配相關(guān)責(zé)任人的工作，保證會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔有序進(jìn)行，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，底下的財(cái)務(wù)人員的檔案意識(shí)才能得到強(qiáng)化，工作態(tài)度才能更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能自覺的按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，積極主動(dòng)地做好檔案收集整理工作。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)其的重視程度，是會(huì)計(jì)檔案管理工作順暢進(jìn)行的重要保證。
（二）建立內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案信息化管理
隨著計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)在企業(yè)的應(yīng)用越來越普遍，財(cái)務(wù)檔案信息化和檔案工作現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案工作的大勢(shì)所趨。對(duì)基建會(huì)計(jì)而言，規(guī)模大、工期長(zhǎng)，資金往來頻繁，會(huì)計(jì)核算不同于一般企業(yè)會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)核算對(duì)基建項(xiàng)目起到關(guān)鍵的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，因此，做好基建會(huì)計(jì)的檔案管理是非常重要的。首先，應(yīng)明確基建會(huì)計(jì)信息化管理的主要內(nèi)容：1監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權(quán)限設(shè)置，要明確哪些人進(jìn)行維護(hù)操作，防止數(shù)據(jù)和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過對(duì)操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對(duì)檔案的使用情況，一方面可以監(jiān)督、控制非法操作，另一方面對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤進(jìn)行追蹤，以便對(duì)破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。
（三）根據(jù)實(shí)際情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間 [2]
根據(jù)我國的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)處存放時(shí)間滿一年后就應(yīng)該進(jìn)行檔案移交，而基建項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是工期較長(zhǎng)，一般來說一個(gè)基建項(xiàng)目?jī)赡曛畠?nèi)基本上完工并決算完畢，原財(cái)務(wù)處可臨時(shí)申請(qǐng)檔案室延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的保存時(shí)間，筆者認(rèn)為基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間可以適當(dāng)延長(zhǎng)至兩年。基建會(huì)計(jì)與事業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在會(huì)計(jì)處理上表現(xiàn)為分開的兩套賬，在裝訂成冊(cè)、編號(hào)等問題上兩者互不影響，并且延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間也不會(huì)對(duì)事業(yè)會(huì)計(jì)檔案的移交期限產(chǎn)生影響。這樣一來，不但沒有對(duì)企業(yè)造成不好的影響，反而方便了基建會(huì)計(jì)人員的查賬工作，大大提高了基建會(huì)計(jì)的工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高及時(shí)、準(zhǔn)確的基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息。
（四）建立健全基建會(huì)計(jì)憑證的管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
對(duì)檔案管理而言，最重要的就是準(zhǔn)確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，理應(yīng)從做好這幾個(gè)方面的工作著手。在遵守相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)之上，基建會(huì)計(jì)根據(jù)基建項(xiàng)目的特點(diǎn)制定適合本企業(yè)發(fā)展的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，如基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱保管期限、移交時(shí)間等。原則上，基建會(huì)計(jì)檔案不得隨便對(duì)外借閱，未經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，更不能對(duì)外泄露基建會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，否則，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。如果由于司法需要或者經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，需對(duì)外借閱基建會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須履行登記手續(xù)。
一些企業(yè)的財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)的欠缺，影響了基建會(huì)計(jì)的順利核算，進(jìn)而影響基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作。針對(duì)此情況，企業(yè)有必要采取必要措施（如相關(guān)的培訓(xùn)或是提高對(duì)應(yīng)聘人員的業(yè)務(wù)要求等）提高基建會(huì)計(jì)人員、基建會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保證基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的順暢進(jìn)行。
為了做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，會(huì)計(jì)人員需要不斷的學(xué)習(xí)和認(rèn)真討論，以及創(chuàng)新，通過提高財(cái)務(wù)管理水平，首先要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，能夠促進(jìn)會(huì)計(jì)工作不斷完善，小康社會(huì)服務(wù)加快進(jìn)程。國家全部檔案中主要的組成部分之一是會(huì)計(jì)檔案，作為各單位、各部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)重要的信息資源載體，能夠充分的反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收入數(shù)據(jù)以及對(duì)數(shù)據(jù)認(rèn)真記錄的重要史料和基本證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)管理中發(fā)揮主要作用。各專門檔案的數(shù)量，范圍以及普遍量都無法與會(huì)計(jì)檔案相比。為此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理和作用的常見情況進(jìn)行分析。
關(guān)鍵詞：
會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
中圖分類號(hào)：
F23
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：16723198（2014）22011901
根據(jù)會(huì)計(jì)專業(yè)活動(dòng)中所形成出現(xiàn)反應(yīng)以及記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要依據(jù)和資料，能夠使當(dāng)代單位會(huì)計(jì)管理的預(yù)期值，控制數(shù)據(jù)以及基本解決中的基本依據(jù)。在各單位，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理有主要的實(shí)際意義，財(cái)務(wù)管理工作是檔案管理中，收尾工作通常不被管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，在財(cái)務(wù)管理整體中是薄弱工作，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理的數(shù)量質(zhì)量的工作水平都有很大影響。
1會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
作為企業(yè)、事業(yè)以及機(jī)關(guān)單位和其他種類的經(jīng)濟(jì)組織形式的材料就是會(huì)計(jì)檔案，其中，會(huì)計(jì)賬簿、明細(xì)報(bào)告以及憑證等資料，在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)與工作中還存有基本使用價(jià)值，將會(huì)計(jì)核算所得的專業(yè)資料按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)妥善的保存。其中包括：會(huì)計(jì)報(bào)表、文字說明以及附表備注，還有原始、記賬、匯總等憑證，明細(xì)賬、日記賬和總賬，還包括銀行對(duì)賬單和銀行余額調(diào)節(jié)表等工作。通常要對(duì)檔案范圍明確、熟知，講建設(shè)銀行會(huì)計(jì)企業(yè)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)和經(jīng)濟(jì)事業(yè)組成的基本憑證、報(bào)表和賬簿等材料。但是，各單位業(yè)務(wù)往來出現(xiàn)的文書，工作報(bào)告和總業(yè)務(wù)總結(jié)以及預(yù)算、設(shè)計(jì)、基本制度和方針政策都吧是歸檔建檔的工作范疇內(nèi)。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔，分為兩種選擇形式：第一種是從事會(huì)計(jì)工作人員將本年中報(bào)表、賬簿、以及憑證等方面整理和保管，當(dāng)在年終結(jié)算時(shí)，按照業(yè)務(wù)種類進(jìn)行明確分工，初步整理，按照規(guī)范的要求保管報(bào)表、憑證和賬簿等材料，將整理后選擇有價(jià)值存在的會(huì)計(jì)檔案交回企業(yè)檔案室進(jìn)行集中管理、永久保存。第二種是年終結(jié)算得到領(lǐng)導(dǎo)審批，將會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和憑證，由會(huì)計(jì)部門專業(yè)人員進(jìn)行初編成冊(cè)，統(tǒng)一移交到本單位的綜合檔案室進(jìn)行整理保管。因?yàn)闀?huì)計(jì)部門通常會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)材料立卷建檔，能夠體現(xiàn)出檔案的形成過程，使會(huì)計(jì)檔案完整、齊全得到保障，充分的體現(xiàn)出會(huì)計(jì)責(zé)任的基本要求，從根本上能夠?qū)?huì)計(jì)檔案的質(zhì)量保證。
2會(huì)計(jì)檔案的重要性
（1）會(huì)計(jì)檔案不僅是財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，也是反映領(lǐng)導(dǎo)接受監(jiān)督，并且參與經(jīng)營管理的重要信息資料，它能夠?qū)ξ磥斫?jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，使經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略更加迅速。會(huì)計(jì)檔案也能夠傳遞檔案管理的科學(xué)規(guī)劃方式，使決策發(fā)展會(huì)計(jì)信息過程得到控制，在經(jīng)營管理方面有著一定的支持和促進(jìn)作用。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案對(duì)歷年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，能夠促進(jìn)企業(yè)部門、以及當(dāng)?shù)匚磥斫?jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展方向，為決策者提供更好的資料，有利于符合該企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展計(jì)劃。
（2）會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究的可靠資料。
建立會(huì)計(jì)檔案是為了能夠更好的建立管理體系準(zhǔn)確的記錄單位的經(jīng)濟(jì)和賬目的進(jìn)出，為日后發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也為研究經(jīng)濟(jì)科學(xué)提供了系統(tǒng)完善的資料和依據(jù)。
（3）會(huì)計(jì)檔案是打擊犯罪的重要依據(jù)。
會(huì)計(jì)檔案能夠做到將各項(xiàng)會(huì)計(jì)活動(dòng)具體內(nèi)容進(jìn)行客觀的記錄，為打擊經(jīng)濟(jì)犯罪提供重要的原始資料依據(jù)，使一些經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)事實(shí)無從狡辯。
（4）會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基礎(chǔ)資料。
在當(dāng)代社會(huì)的審計(jì)和稅務(wù)、工商、海關(guān)報(bào)關(guān)等行政機(jī)關(guān)檢查過程中，會(huì)計(jì)檔案是利用率較高的組成部分。經(jīng)過對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行反復(fù)審核，確認(rèn)在審查過程中，會(huì)計(jì)處理是否真實(shí)，單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合法，以及是否按照依法納稅等，一旦有經(jīng)濟(jì)問題出現(xiàn)，要提出科學(xué)的改正意見。
3會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題
（1）會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。
通過會(huì)計(jì)部門的專業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行工作延伸和年終總結(jié)，作為會(huì)計(jì)核算的成果，即為單位會(huì)計(jì)檔案資料，但是，由于專業(yè)會(huì)計(jì)人員在對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能做到非常熟練，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理知識(shí)卻了解的很少，對(duì)相關(guān)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)更是一竅不通。會(huì)計(jì)人員僅會(huì)單純的記賬工作，對(duì)憑證單據(jù)的裝訂不明確，原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)憑證會(huì)出現(xiàn)遺忘和丟失等情況。
（2）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。
有部分單位的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿和基本憑證以及整理完成的資料文件混亂，沒有明確的擺放位置，而對(duì)于活頁賬面沒有將其按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)封面進(jìn)行填寫，未能夠按照年份、月份的時(shí)間順序排列整齊。還有些單位經(jīng)過裝訂后沒有按照要求進(jìn)行封貼，也出現(xiàn)在封貼處沒有會(huì)計(jì)人員的簽名蓋章但已經(jīng)封貼完成的情況，以及封皮名稱，序號(hào)相關(guān)內(nèi)容填寫不完全等常見現(xiàn)象。進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料在雙方交接時(shí)，按照固定規(guī)定的時(shí)期保存，在進(jìn)行查找的時(shí)候特別困難，由于應(yīng)銷毀檔案不能夠及時(shí)銷毀，容易被混淆；也會(huì)導(dǎo)致積累的檔案多，沒有足夠的存放室。
（3）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作，有部分企業(yè)單位做的不完善，不能夠及時(shí)的將企業(yè)和個(gè)人的檔案上交到綜合檔案室加以保管，而是由會(huì)計(jì)人員自己保存管理；有部分企業(yè)單位沒有建立綜合檔案室，而根據(jù)檔案的類型，指派專業(yè)的工作人員進(jìn)行保存、管理；還有部分單位雖然有專業(yè)的檔案管理人員，但是沒有按時(shí)管理檔案。
4搞好會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
（1）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管出納不能兼管會(huì)計(jì)檔案。
對(duì)于已經(jīng)不再編制范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)人員，要將會(huì)計(jì)檔案交回到本單位的綜合檔案室和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行妥善的保管，不能自行存放。對(duì)沒有建立綜合檔案室的企業(yè)單位，暫由財(cái)會(huì)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保由專人負(fù)責(zé)。
（2）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀。
各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方面，需要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)范進(jìn)行整理，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期達(dá)到規(guī)定年限的時(shí)候，要將其銷毀處理，根據(jù)單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，以及財(cái)會(huì)部門工作人員共同的鑒定，經(jīng)過嚴(yán)格的審查后，需要編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于機(jī)關(guān)和事業(yè)單位需要告知本單
位，經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方能銷毀；企業(yè)單位接受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的詳細(xì)審查，經(jīng)過上級(jí)主管部門的批準(zhǔn)后可以銷毀處理。
（3）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。
在進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，要選用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，將裝訂線封粘牢固，還要在封粘處加上會(huì)計(jì)人員專用的印章。認(rèn)真檢查封皮表面相關(guān)內(nèi)容要按順序項(xiàng)填寫完整。裝訂完成后，按照月份的先后順序，將檔案放入會(huì)計(jì)檔案盒內(nèi)，將檔案盒面上的內(nèi)容進(jìn)行完整填寫。在年終時(shí)，要按照規(guī)定封賬，對(duì)于活頁賬簿，要將空白賬頁全部取出，對(duì)已經(jīng)設(shè)置會(huì)計(jì)科目完成但是卻沒有業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁要予以保留。確定按照賬頁的編號(hào)順序?qū)ⅰ澳夸洝奔啊百~簿使用登記表”進(jìn)行填寫，與賬簿一起裝訂。在裝訂后，要將裝訂線封粘牢固，專業(yè)的會(huì)計(jì)人員需要在封粘處加蓋印章并且簽名。
（4）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。
會(huì)計(jì)檔案管理工作要進(jìn)行嚴(yán)格的辦理，如果會(huì)計(jì)檔案需要移交，要確保移交雙方的手續(xù)齊全，方能進(jìn)行交接，雙方的檔案員、會(huì)計(jì)人員、監(jiān)交人、報(bào)賬員要一同辦理交接手續(xù)，并且還要加蓋公章，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)工作，認(rèn)真檢查檔案是否齊全、完整，賬目與實(shí)際是否相符，案卷整理質(zhì)量是否按照規(guī)范操作。最后要確保交接憑據(jù)要一式三份，雙方單位都需要各自保留憑據(jù)。
（5）對(duì)會(huì)計(jì)人員在上崗前進(jìn)行加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案整理的責(zé)任人，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷的質(zhì)量是目前的首要工作任務(wù)。根據(jù)會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理和認(rèn)知以及專業(yè)知識(shí)熟練的基本技能等方面的程度，決定會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的優(yōu)良。對(duì)此，會(huì)計(jì)人員首先要進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理和培訓(xùn)操作技能等基本知識(shí)掌握，在會(huì)計(jì)人員上崗培訓(xùn)的時(shí)候，所有培訓(xùn)人員都要從最基本的檔案資料基礎(chǔ)整理學(xué)起，更好的掌握檔案管理的基本操作技能和基礎(chǔ)知識(shí)，從根本上提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的基本整理工作的能力。
（6）對(duì)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管加大力度，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，做到理論與實(shí)際相結(jié)合，將會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄、分類、編頁、排列、組卷、裝訂、移交等基本操作流程進(jìn)行詳細(xì)劃分。在對(duì)各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查中，確保將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理工作作為檢點(diǎn)，保證會(huì)計(jì)工作的檢查與監(jiān)督得到整體性和連續(xù)性。
5結(jié)束語
為進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，財(cái)務(wù)部和國家檔案局共同了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并隨后進(jìn)行了修訂，從法律的角度上強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，因此，只有嚴(yán)格按照各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，不斷研究新問題，提高會(huì)計(jì)人員責(zé)任心和使命感，會(huì)計(jì)檔案工作才會(huì)取得不斷的進(jìn)步。
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