時間：2022-09-08 04:18:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會計檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊的部門應(yīng)是（）。
A．單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)
B．單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)
C．單位的人力資源機(jī)構(gòu)
D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門
3.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說的單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案的時間應(yīng)為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會計檔案銷毀清冊也是一種重要的會計檔案，它的編制部門是（）。
A．單位會計機(jī)構(gòu) B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
5.根據(jù)規(guī)定，負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作的部門應(yīng)是（）。
A．單位會計機(jī)構(gòu) B．單位辦公室
C．單位人力資源部門 D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會計檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對賬單
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
8.下列不屬于永久保管的會計檔案是（ ）
A．總賬 B．會計檔案保管清冊
C．年度財務(wù)會計報告 D．會計檔案銷毀清冊
9.保存期為30年的會計檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會計檔案移交清冊
C．會計憑證 D．會計檔案銷毀清冊
10. 關(guān)于會計檔案所涵蓋的范圍，以下說法正確的是（）。
A．會計檔案，即為會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告
B．會計檔案既包括紙質(zhì)的會計資料，也包括一些電子的會計資料
C．由于銀行對賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會計檔案資料
D．財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報（決算）不屬于會計檔案資料
11.關(guān)于會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，以下說法錯誤的是（）。
A．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制
B．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書均屬于會計檔案資料
C．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書的保管期限并不完全相同
D．會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書產(chǎn)生（或填制）的時間并不一致，涉及的當(dāng)事人也不完全相同
12.關(guān)于會計檔案，以下說法正確的是（）。
A．總賬、明細(xì)賬是會計檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會計檔案
B．銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，單位負(fù)責(zé)人不需要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
C．對各單位每年形成的會計檔案進(jìn)行整理立卷的部門是立檔單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員
D．根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，應(yīng)暫由會計機(jī)構(gòu)保管半年
13.關(guān)于會計檔案的銷毀，以下說法錯誤的是（）。
A.保管期滿未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會計檔案不得銷毀
C.會計檔案銷毀需要單位會計機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊
D.會計檔案銷毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
14. 關(guān)于會計檔案保管，以下說法錯誤的是（）。
A. 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財務(wù)報告均屬于永久保存的會計檔案
D.會計檔案的保管辦法所規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規(guī)定，主管全國會計檔案工作，并共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門，是指（）。
A.財政部 B. 國家檔案局
C. 財政部和國家檔案局 D. 人大財經(jīng)委員會和檔案部門
16. 關(guān)于電子會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A. 電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會計資料，必須屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案
C.電子會計檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷
D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
二、多項選擇題（每題2分，共計34分）
1.財務(wù)會計報告屬于會計檔案的一個重要內(nèi)容，而這里所說的財務(wù)會計報告具體包括（ ）。
A.月度財務(wù)會計報告 B.季度財務(wù)會計報告
C.半年度財務(wù)會計報告 D.年度財務(wù)會計報告
2. 《會計檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。
A．《企業(yè)會計準(zhǔn)則》 B．《中華人民共和國預(yù)算法》
C．《中華人民共和國會計法》 D．《中華人民共和國檔案法》
3.《會計檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國家機(jī)關(guān) B．社會團(tuán)體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織
4. 對于會計賬簿，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細(xì)賬 B．有關(guān)輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片
5.對于會計憑證，以下屬于會計檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預(yù)算
6. 《會計檔案管理辦法》中所規(guī)范的會計檔案內(nèi)容有很多，比如其他會計資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單
C．納稅申報表 D．會計檔案移交清冊
7.根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存并形成電子會計檔案，必須同時滿足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改
C．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
D．能夠建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會計檔案移交時，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說法的是（ ）。
A．紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝
B．電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定
C．特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交
D．單位會計管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊
9.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門共同進(jìn)行，這些部門應(yīng)當(dāng)包括（ ）。
A．會計 B．審計 C．紀(jì)檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門
11. 會計檔案銷毀清冊，包括擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，會計檔案銷毀清冊還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
C．會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人
12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會計檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門共同派員監(jiān)銷完成（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會計管理機(jī)構(gòu)
C．單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D．單位人力資源部門
13.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證，以下說法正確的是（ ）。
A．不得銷毀
B．紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷
C．電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存
D．涉及其他未了事項的會計憑證需要保管到未了事項完結(jié)時為止
14.根據(jù)規(guī)定，對于單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會計檔案鑒定意見書 B．會計檔案銷毀清冊
C．財務(wù)會計報告 D．會計檔案保管清冊
15. 單位因分立原因會導(dǎo)致會計檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案
C．單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
D．單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由中介機(jī)構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
16. 對于單位之間交接會計檔案，以下說法正確的是（ ）。
A．移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊
B．交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督
C．電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交
D．檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
17.關(guān)于會計檔案，以下說法錯誤的是（）。
A.會計檔案是各單位檔案的重要種類之一，也是國家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，可根據(jù)需要對會計檔案進(jìn)行拆封
C.凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案，這是會計檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會計檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會計檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計50分）
1.會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 （）
2. 由于財政部門屬于會計工作的主管部門，因此，財政部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國會計檔案工作，制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
3.縣級以下地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位不可以委托具備檔案管理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。（）
5.《會計檔案管理辦法》中所規(guī)范的會計檔案有很多，但是會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會計檔案所包括的內(nèi)容。 （）
6.根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。 （）
8. 根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過兩年。 （）
9. 根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案臨時保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會計檔案。 （）
10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會計檔案的安全，單位保存的會計檔案一律不得對外借出。 （）
12.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。根據(jù)規(guī)定，會計檔案的保管期限，是從會計檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會計機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 （）
15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。對于保管期滿的會計檔案一定要進(jìn)行銷毀。 （）
16. 根據(jù)規(guī)定，會計檔案銷毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。但是對于電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷。 （）
17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由上級主管單位統(tǒng)一保管。 （）
19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 （）
20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 （）
22. 一個單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料，也適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等不適用于《會計檔案管理辦法》。 （）
一是完善了會計檔案的定義和范圍；
二是明確了會計電子檔案管理要求；
三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求；
四是進(jìn)一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序；
五是明確了會計檔案出境的管理要求；
六是對會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時間做了更加靈活的規(guī)定；
七是對定期保管會計檔案保管期限作了調(diào)整，延長了憑證、賬簿和輔會計資料的保管期限。
下面對電子會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會計檔案的鑒定要求和銷毀程序5個方面的修訂進(jìn)行說明。
提出電子會計檔案概念
新《辦法》第三條明確“通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）中的電子檔案的概念，又不同于下定義，而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會計檔案。在這個表述中，特別強(qiáng)調(diào)了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機(jī)等設(shè)備形成的，以區(qū)別于將紙質(zhì)會計檔案掃描形成的數(shù)字化副本。
提出會計電子n案管理要求
與原《辦法》相比，新《辦法》此次修訂最主要的內(nèi)容就是電子會計檔案管理的要求，主要修訂要點如下：
一是明確了“單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案”，這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備即可利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
二是對電子會計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定；特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
電子會計檔案接收分為單位內(nèi)部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。
三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
修訂會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求
為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式，新《辦法》提出了如下要求：
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；
四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；
七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。
修訂會計檔案定期鑒定程序
定期鑒定是檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，它是優(yōu)化檔案資源，去除無利用檔案，確定檔案存銷的又一次鑒選。會計檔案也不例外。一般來說，各單位應(yīng)對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的處置。原《辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”，但未明確銷毀前的鑒定工作和有關(guān)責(zé)任，這在一定程度上將銷毀的最主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人，致使大多數(shù)單位不敢銷毀會計檔案，那怕已到保管期限。大量已失去保存價值的會計檔案占據(jù)了儲存空間，造成了資源浪費。
根據(jù)新《辦法》要求，單位不僅“應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書“，而且“會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。參加人員至少應(yīng)包括會計機(jī)構(gòu)、審計機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察人員，必要時還應(yīng)法律部門參加。“經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”
由于各單位每年都會產(chǎn)生會計檔案，每年都有會計檔案保管期限到期，是否需要每年進(jìn)行鑒定呢？ 這完全取決于企業(yè)的實際情況。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。
會計檔案定期鑒定時為什么要會計機(jī)構(gòu)、審計機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察人員參與呢？因為檔案部門不一定能全部掌握本單位哪些會計涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和未了事項，這些只有會計機(jī)構(gòu)、審計機(jī)構(gòu)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu)人員共同參與才能全部掌握。設(shè)有法律部門的單位，還應(yīng)請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施，是保護(hù)單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益的需求。
具體鑒定時，可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定時應(yīng)考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見，然后召開鑒定小組或委員會會議，對初步鑒定意見進(jìn)行討論審定，形成正式鑒定意見書。經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，編制銷毀清冊。
修訂會計檔案銷毀程序
由于會計檔案包含較多的敏感信息，因此，會計檔案銷毀工作重點防止會計檔案信息外泄，因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案，“單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容”。
為了防止錯誤銷毀會計檔案，新《辦法》還設(shè)置了銷毀前再次確認(rèn)程序，要求“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。
監(jiān)銷是保證銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項制度安排。原《辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。
會計檔案銷毀屬于單位的內(nèi)部管理事務(wù)，國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監(jiān)銷，既增加了行政管理成本，也難以真正發(fā)揮監(jiān)督作用。為此，新《辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”
新《辦法》還規(guī)定，“電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。”
一，當(dāng)前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀
（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。
（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機(jī)構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。
（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念
國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。
二，國庫會計電子檔案管理的可行性和適用性
（一）新檔案管理辦法對加強(qiáng)電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。
一、實行電子會計檔案管理的重要性
隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各行各業(yè)對現(xiàn)代化信息要求越來越高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的成熟，電子會計業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，這些都要求會計檔案管理要與時俱進(jìn)，推進(jìn)電子會計檔案管理對未來會計檔案的管理和利用具有重要的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。
（一）有利于綠色環(huán)保，減少資源浪費。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，無以計算，造成資源浪費、環(huán)境污染。由于大量的會計報表、報銷單據(jù)及記賬憑證等都以紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項目結(jié)題審計、學(xué)科評估、教學(xué)評估等等不僅需要大量的原始票據(jù)憑證，還需要例如合同、協(xié)議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據(jù)后面，這樣一來，一個項目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復(fù)印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規(guī)定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質(zhì)檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節(jié)省了時間又降低了耗材成本，節(jié)能減排，綠色環(huán)保。
（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質(zhì)檔案在形成和保管、利用的實踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質(zhì)會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房管理，出現(xiàn)會計憑證擺放雜亂、無序的現(xiàn)象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴(yán)重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進(jìn)而提升了會計檔案的利用率。
（三）有利于現(xiàn)代化會計大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)代化信息時代的發(fā)展，要求財務(wù)會計大?稻蕕鬧С幀Mü?一些會計數(shù)據(jù)的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據(jù)和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數(shù)據(jù)的實現(xiàn)，為機(jī)關(guān)企事業(yè)管理者提供更準(zhǔn)確、更真實、更可靠的一手?jǐn)?shù)字信息，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做好參謀。
二、建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒁?guī)范的電子會計檔案管理制度
電子會計檔案的管理需要以科學(xué)的態(tài)度、完善的管理進(jìn)行，它與紙質(zhì)檔案的管理無論在制度管理，還是業(yè)務(wù)流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學(xué)、規(guī)范，最大限度地開發(fā)、利用，應(yīng)該從規(guī)范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實。
（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規(guī)定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環(huán)節(jié)，要遵循建立與紙質(zhì)會計檔案相關(guān)聯(lián)的會計檔案檢索系統(tǒng)，并且強(qiáng)調(diào)同時要符合長期保管的條件。規(guī)定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。
（二）健全電子會計檔案的移交手續(xù)。規(guī)定指出，電子會計檔案在移交時，應(yīng)嚴(yán)格遵守電子會計檔案與其元數(shù)據(jù)一同移交的規(guī)定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定。強(qiáng)調(diào)如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。
三、建立健全科學(xué)完善的電子會計檔案安全保障制度
電子會計檔案歸檔，應(yīng)當(dāng)從它形成的全過程加以監(jiān)控。首先應(yīng)當(dāng)從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準(zhǔn)確性、完整性、可用性及安全性一一進(jìn)行嚴(yán)格的檢測把關(guān)，真正符合規(guī)定的會計資料才可以接收歸檔。
（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應(yīng)協(xié)同會計部門、信息技術(shù)管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴(yán)防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。
（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災(zāi)害及人為破壞。
（三）建立電子檔案查閱權(quán)限的控制機(jī)制。防止電子會計檔案內(nèi)容的篡改或泄露。
（一）會計檔案管理制度相對滯后
由于多方面的原因，會計檔案的管理目前還沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統(tǒng)的版本偏低引起生成的會計信息出現(xiàn)運行問題；其次是系統(tǒng)軟件的升級可能會造成舊數(shù)據(jù)無法讀取。這不僅會導(dǎo)致信息資源的流失，而且也會對將來的會計核算帶來很多不必要的負(fù)擔(dān)。
（二）會計檔案得不到充分利用
在單位內(nèi)部，作為重要資料管理的會計檔案工作，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。可是由于受到傳統(tǒng)思維的影響，事業(yè)單位內(nèi)部通常對支出和收入狀況相對重視，沒有做好會計檔案的管理工作。在經(jīng)濟(jì)管理和活動中，會計檔案管理也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和效能。對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響了這樣工作的開展。
二、事業(yè)單位會計檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取的措施
（一）完善事業(yè)單位會計檔案管理制度
以事業(yè)單位的實際情況為基礎(chǔ)，同時，財務(wù)部門也要參考財政部《會計檔案管理辦法》，從實際出發(fā)制定會計檔案管理制度。細(xì)節(jié)內(nèi)容包括定期規(guī)范打印產(chǎn)生的會計賬簿、報表、憑證、日志等數(shù)據(jù)條款，然后通過統(tǒng)一裝訂并存檔處理；會計賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱工整填于封面。同時，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫，并在打印的時候必須附上相應(yīng)的頁碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好交接任務(wù)，確保會計檔案完整無損和送檔和歸檔無誤。對于電算系統(tǒng)產(chǎn)生的會計檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專用計算機(jī)的備份；其次是使用光盤和磁盤備份；然后是對于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會計電算化的管理和保存。
（二）加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理硬件管理
事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的電子會計檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會計電算化在入庫的時候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統(tǒng)一的固定位置。建立有效的授權(quán)批準(zhǔn)制度，便于對這些電子數(shù)據(jù)的查詢和歸檔。除此之外，研制計算機(jī)防火墻和病毒庫，確保計算機(jī)數(shù)據(jù)安全，以避免數(shù)據(jù)丟失和外泄帶來的損失。對計算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)管，一般的計算機(jī)不要安裝光驅(qū)和軟驅(qū)設(shè)備，系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。
（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會計檔案管理水平
在國內(nèi)，搞好會計檔案工作的關(guān)鍵的前提條件是得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在會計檔案管理人員的招聘上，單位要站在全局利益的高度，擇優(yōu)錄取。把那些有能力、有經(jīng)驗、有責(zé)任心的人員引進(jìn)到事業(yè)單位的會計檔案事業(yè)上。設(shè)置獎懲措施，優(yōu)則獎，劣則罰，公平對待。定期組織人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)內(nèi)知識，把激勵制度引進(jìn)單位內(nèi)部，不斷提高會計檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。與此同時，會計檔案管理制度以及《會計檔案管理辦法》也可以作為會計人員學(xué)習(xí)的參考內(nèi)容，讓他們從知識和思想上認(rèn)識到會計檔案的重要性。會計檔案的借閱手續(xù)制度和和使用權(quán)限制度也需要不斷完善，避免數(shù)據(jù)流失和泄漏。定期檢查存儲會計檔案數(shù)據(jù)的盤片，從而避免檔案數(shù)據(jù)的流失。
[關(guān)鍵詞]會計；檔案管理；事業(yè)單位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01
1 會計檔案的分類
會計檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務(wù)相關(guān)報告。主要有以下幾類。
（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。
（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細(xì)賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會計賬簿。
（3）財務(wù)報告類：年度、季度和月度的財務(wù)報告，包括會計報表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。
（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調(diào)節(jié)表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關(guān)資料。
2 當(dāng)前會計檔案管理中存在的問題
2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣
隨著會計電算化的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進(jìn)行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，進(jìn)一步明確了會計電算化的重要性，并詳細(xì)定義了電算化會計檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會計檔案的管理防護(hù)工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細(xì)節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計算機(jī)打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進(jìn)行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機(jī)電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。
2.2 部門預(yù)算方法新形勢的要求
《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實行部門預(yù)算方法時，進(jìn)行的“二上二下”編程會產(chǎn)生一系列對應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細(xì)則業(yè)務(wù)材料，在會計工作中的意義重大，有著較強(qiáng)的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務(wù)情況進(jìn)行準(zhǔn)確、有效地分析利用。
2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確
很多企業(yè)的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實際會計工作中，主管部門很少關(guān)注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會計檔案人員包括在內(nèi)，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會涉及會計檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會計檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細(xì)，使得會計檔案管理的處于混亂狀態(tài)。
2.4 單位財務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不明確
《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。”很多單位雖然設(shè)立了檔案機(jī)構(gòu)單位，但是會計檔案仍然由會計機(jī)構(gòu)進(jìn)行保存，由于檔案機(jī)構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進(jìn)行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。
3 如何解決會計檔案管理問題
3.1 加強(qiáng)對會計電子檔案的管理
會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴(yán)格按照《會計電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質(zhì)。載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。
3.2 修訂會計管理辦法的規(guī)范操作制度
應(yīng)該擴(kuò)大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和組織活動歷史畫面的作用。
3.3 加強(qiáng)會計檔案管理人員的技能培訓(xùn)
人才是企業(yè)發(fā)展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應(yīng)定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。
主要參考文獻(xiàn)
[關(guān)鍵詞]高校 財務(wù) 會計 檔案 管理
根據(jù)《會計法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強(qiáng)會計檔案管理和會計基礎(chǔ)工作，建立規(guī)范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務(wù)會計檔案管理工作作為會計基礎(chǔ)規(guī)范的一個重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定了會計基礎(chǔ)工作的水平。
一、財務(wù)會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務(wù)會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內(nèi)容主要是與財務(wù)計劃、經(jīng)營、收支、管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，是單位經(jīng)濟(jì)活動的主要歷史載體。而高校財務(wù)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。
高校財務(wù)會計檔案是歷史經(jīng)驗的總結(jié)、是各種審計財務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經(jīng)濟(jì)事務(wù)發(fā)生的證據(jù)。所以說加強(qiáng)對高校財務(wù)會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現(xiàn)狀
1、“三重、三輕”現(xiàn)象突出
(1)重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案。只注重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質(zhì)的備份建檔；對財務(wù)系統(tǒng)，包括財務(wù)輔助系統(tǒng)(含學(xué)生收費系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等)的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統(tǒng)不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預(yù)決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達(dá)的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協(xié)調(diào)文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。在具體工作中，財務(wù)人員容易簡單地認(rèn)為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務(wù)檔案的主要內(nèi)容，在管理上不能給予應(yīng)有的重視，結(jié)--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內(nèi)容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務(wù)會計資料的保密，甚至直接造成財務(wù)機(jī)密的泄露。
2、”四不”現(xiàn)象嚴(yán)重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但是在實際工作中，當(dāng)年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機(jī)構(gòu)時也同樣存在時間延誤的現(xiàn)象。為查閱方便，財務(wù)部門往往會將財務(wù)會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內(nèi)容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業(yè)務(wù)上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報等財務(wù)檔案。隨著高校財務(wù)管理職能不斷延伸，其業(yè)務(wù)范圍也相應(yīng)拓展，除了基礎(chǔ)工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經(jīng)濟(jì)活動的管理和財務(wù)狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務(wù)軟件系統(tǒng)升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規(guī)范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
(4)程序不合規(guī)。財務(wù)會計檔案管理程序不合規(guī)，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作，移交點收不規(guī)范，沒有專人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟瑱n案管理部門和財務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現(xiàn)象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設(shè)備設(shè)施。這直接影響財務(wù)會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務(wù)管理的水平，影響了財務(wù)工作的可持續(xù)和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
三、成因分析
1、認(rèn)識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認(rèn)識不到位，與當(dāng)事人的責(zé)任心有著密切關(guān)系。認(rèn)識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務(wù)工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的財務(wù)檔案管理細(xì)則，這使得高校財務(wù)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等財務(wù)檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
3、執(zhí)行不得力
在財務(wù)檔案管理過程中，由于認(rèn)識不到位，制度不完善直接導(dǎo)致了執(zhí)行不得力。而執(zhí)行不得力又導(dǎo)致了現(xiàn)狀的發(fā)生和發(fā)展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強(qiáng)效
財政部門、高校教育主管部門、高校內(nèi)部審計部門把監(jiān)督的重點一般都放在經(jīng)費的審批和使用上，對財務(wù)檔案疏于管理，對違背法規(guī)的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規(guī)行為缺少威懾力和強(qiáng)有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識
領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)健。高校會計業(yè)務(wù)主管部門、校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處長等各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)引起重視，加強(qiáng)對財務(wù)會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。主管部門可對各高校財務(wù)檔案制度的建立健全進(jìn)行指導(dǎo)，對財務(wù)檔案管理工作的及時、全面、完整進(jìn)行檢查，督促各高校將財務(wù)檔案管理作為一項重要任務(wù)來布置、落實，常抓不懈。校內(nèi)的分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處長及其他有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識會計檔案是所提供的史料和證據(jù)，對學(xué)校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略、預(yù)測經(jīng)費收支、查證經(jīng)濟(jì)問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應(yīng)獨立設(shè)置財務(wù)會計檔案科室，配備有一定專業(yè)素養(yǎng)人員，通過崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其認(rèn)識財務(wù)檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業(yè)的精神。
各崗位財會人員應(yīng)提高認(rèn)識，紙質(zhì)檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務(wù)工作者還應(yīng)清醒地認(rèn)識到財務(wù)會計檔案工作是一項細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎瑏聿坏冒朦c馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現(xiàn)出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現(xiàn)出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內(nèi)容不完整，以后需要時卻找不到，事后補(bǔ)救又來不及，很可能就造成不可彌補(bǔ)的重大損失。所以財務(wù)人員在檔案工作上一定要細(xì)致耐心，應(yīng)該做到事無巨細(xì)，養(yǎng)成良好的檔案工作習(xí)慣，應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應(yīng)該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務(wù)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校財務(wù)檔案規(guī)范化，必須制定高校財務(wù)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《高校財務(wù)檔案保管制度》、《高校財務(wù)檔案保密制度》、《高校財務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《高校財務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務(wù)檔案管理工作有章可循。
3、嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
嚴(yán)格按照財務(wù)會計檔案管理的時間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行，檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作。移交時認(rèn)真點收，專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環(huán)境
按照“七防”的要求建設(shè)符合條件的檔案館(室、間)，保證財務(wù)檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內(nèi)外安裝電子監(jiān)控和攝像，以進(jìn)一步提高安全度。同時保證房屋、設(shè)備、家具的日常修繕、維護(hù)保養(yǎng)、更新代。
在財務(wù)年度預(yù)算中應(yīng)足額安排財務(wù)檔案管理經(jīng)費，并按照專項經(jīng)費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經(jīng)常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經(jīng)費，必須保證檔案管理經(jīng)費充足，保證檔案管理工作的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。
[參考文獻(xiàn)]
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[2]謝德寬：高校財務(wù)檔案管理問題探析田，中華女子學(xué)院山東分院學(xué)報，20lO(2)
關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+時代 會計檔案管理 制約因素 管理創(chuàng)新
中圖分類號：G6472文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2016）23-0137-01
國家財政部、檔案局頒布了在2016年1月日開始執(zhí)行新修訂的《會計檔案管理辦法》，這一文獻(xiàn)對我國會計檔案管理規(guī)范進(jìn)行了制度層面和實踐方面的設(shè)計，提出了具體性的操作辦法和要求，對于提升我國會計檔案管理水平具有原則性的、必然性的剛性引導(dǎo)力和約束力，是我們財務(wù)檔案管理工作者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會、正確貫徹執(zhí)行的根本大法。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代會計檔案管理顯露出的制約因素
首先，財務(wù)檔案管理制度滯后。制度規(guī)范是所有管理活動的必然規(guī)范形式，財務(wù)檔案管理制度是財務(wù)管理實務(wù)的規(guī)范。制度先于實踐并指導(dǎo)實踐，盡管曾經(jīng)的財務(wù)檔案管理制度對于指導(dǎo)財務(wù)檔案管理實踐發(fā)揮了正效應(yīng)的指導(dǎo)性作用，但是，并不能契合“互網(wǎng)+財務(wù)檔案管理”的實踐需要，譬如對電子會計檔案的管理、對會計核算多維信息的檔案管理，對會計檔保管形式的規(guī)定等方面都可以查找到滯后的制度規(guī)定，尤其缺乏行業(yè)財務(wù)檔案的細(xì)規(guī)。其次，會計檔案服務(wù)于會計實踐的作用體現(xiàn)得不充分。一些會計檔案一經(jīng)存儲，就被僵化，會計檔案所應(yīng)有的借鑒作用被忽略。三是財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)不足，信息化檔案管理意識和實務(wù)能力欠缺，單位和個人都缺乏提升財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫意識和行動。四是會計檔案管理量大，所需管理成本高，相應(yīng)的投入不足。五是會計檔案數(shù)據(jù)激增，網(wǎng)絡(luò)安全管理的應(yīng)對措施不足，會計檔案管理安全被挑戰(zhàn)。因此，有研究者提出：“當(dāng)信息化遇上互聯(lián)網(wǎng)+，使得檔案管理面臨大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)機(jī)遇，更使得檔案電子化不再是簡單的掃描編輯、查詢共享了，而是提出了檔案實施立體化管理、充分發(fā)揮檔案價值的更高要求。”[1]
二、滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代對檔案數(shù)據(jù)管理新要求的對策
（一）解放思想，更新會計檔案管理理念
會計檔案管理單位和具體工作人員對互聯(lián)網(wǎng)+時代新形勢下會計管理工作新變化、新特點要有足夠的認(rèn)識，要通過認(rèn)真學(xué)習(xí)、認(rèn)真思考的途徑來感受解放思想、更新會計檔案管理理念的必要性。必須認(rèn)識到，互聯(lián)網(wǎng)+時代對于傳統(tǒng)的會計檔案管理理念的挑戰(zhàn)和變革，并非曾經(jīng)的會計檔案電子化管理就能夠取代的，而是以信息化遇上“互聯(lián)網(wǎng)+”為鮮明標(biāo)志的，“互聯(lián)網(wǎng)+”引發(fā)了管理理念、管理方法、管理服務(wù)方面的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案管理的舊格局被打破，新格局在形成，持有老觀念和停留在老做法基礎(chǔ)上的工作狀態(tài)就是落后，繼而能夠在會計檔案管理工作中接受新觀念，嘗試新做法，在開拓進(jìn)取中勝任本職工作的需要。
（二）管理創(chuàng)新，在檔案收集管理利用上提速增效保安全
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的會計檔案管理是管理創(chuàng)新意義上的實踐，管理創(chuàng)新是手段，體現(xiàn)在管理觀念、管理模式和管理方法上，但落腳點也即管理目的，就是要實現(xiàn)對會計檔案管理利用上提速增效保安全。從“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的會計檔案管理的“收”“管”“用”看，都需要通過信息技術(shù)手段來完成，但這三個方面又均需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下依靠利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的形式來進(jìn)行，電子文件的存儲、信息的制作加工與傳播、利用云平臺的分析提取和預(yù)測、信息共享下的信息聯(lián)盟與信息利用，信息安全的保障措施不再同日而語，這些新特點需要新知識、新方法予以支撐和保障，因此，管理創(chuàng)新的任務(wù)十分艱巨，要求會計檔案管理單位和管理工作者予以充分的認(rèn)識和積極的工作實踐。
（三）提升素質(zhì)，加強(qiáng)會計檔案管理隊伍的自身建設(shè)
會計檔案管理隊伍是實施會計檔案管理的具體責(zé)任人，要積極提高會計檔案管理隊伍的素質(zhì)，使之適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的會計檔案管理工作的需要。必須組織檔案管理單位和檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》的基本精神，在這個基礎(chǔ)上，“對于會計檔案管理工作人員，需定期進(jìn)行培訓(xùn)，通過專家授課、學(xué)習(xí)觀摩、專業(yè)技能培訓(xùn)等活動來提升員工的職業(yè)技能和安全意識。”[2]要舍得對檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)做投入，要重視對會計檔案管理所需要的硬件設(shè)備的投入，并培訓(xùn)會計檔案管理人員引用信息技術(shù)的業(yè)務(wù)能力。進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識體系，打造一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的會計檔案管理隊伍。
參考文獻(xiàn)：
[1]姚艷.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案管理分析[J].大科技，2010（20）.
[2]戴立新.加強(qiáng)會計檔案管理工作的措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）.
作者簡介：馬麗娜，臨沂日報報業(yè)集團(tuán)，中級，本科，研究方向：檔案管理。
【關(guān)鍵詞】會計委派制；會計檔案；管理；措施
中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
1 會計委派制概述
會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。
1.1“會計委派直接管理”形式
即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
1.2 “財務(wù)集中制”形式。
即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。
2 會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀分析
目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：
2.1 委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。
2.2 會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。
3 會計委派制下的會計檔案管理存在的問題
當(dāng)前會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：
3.1有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案
這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
3.2 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔
會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
3.3 會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)
會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
3.4 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作
由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
4 會計委派制下的會計檔案管理的改進(jìn)措施
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：
4.1 加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制
實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
4.2 加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量
會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4.3 財政部門與檔案部門聯(lián)手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管
結(jié)合實際，聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
【關(guān)鍵詞】會計檔案；問題；對策
會計檔案是記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的專業(yè)材料，是重要的歷史材料和證據(jù)。具體的會計檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財會部門或會計人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計算機(jī)打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會計檔案管理辦法》等相關(guān)政策、法規(guī)都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內(nèi)容進(jìn)行了明確的規(guī)定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
一、會計檔案管理中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏充分的認(rèn)識，意識淡薄，導(dǎo)致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，普遍存在一人多崗現(xiàn)象，對于財務(wù)檔案管理職能，則由專職會計人員擔(dān)任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發(fā)生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質(zhì)量為代價。這種現(xiàn)象，必然使得檔案質(zhì)量下降，不能嚴(yán)格按照會計檔案管理規(guī)定收集，保管、使用。
2.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高，特別是對原始憑證的審核與監(jiān)督不夠。原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要資料和證據(jù)，它的真?zhèn)螞Q定著會計信息資料的正確性和準(zhǔn)確性，由于社會上存在大量的制假票據(jù)現(xiàn)象，真假很難區(qū)分；其次對于發(fā)票收據(jù)的使用范圍沒有嚴(yán)格的界定，只要有稅務(wù)監(jiān)制章或財政監(jiān)制章，不論記載的內(nèi)容是否屬于票據(jù)的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心等地差異，最終都導(dǎo)致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真。
3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規(guī)范。有的財務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為規(guī)范要求沒有太大的實際意義，導(dǎo)致會計憑證填制不規(guī)范，檔案資料裝訂松散，檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一普遍存在，嚴(yán)重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經(jīng)成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數(shù)據(jù)、電子報表等。由于財務(wù)工作人員不是專業(yè)的計算機(jī)管理人員，對于軟件及計算機(jī)的維護(hù)、數(shù)據(jù)的保護(hù)等工作的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機(jī)器由于人為及自然災(zāi)害受損，丟失的數(shù)據(jù)將無法彌補(bǔ)，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、解決的對策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細(xì)的會計檔案管理崗位職責(zé)，在職責(zé)中明確崗位責(zé)任，制定崗位標(biāo)準(zhǔn)，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細(xì)用充分。
2.加強(qiáng)會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育和培訓(xùn)，才能針對經(jīng)濟(jì)活動中出現(xiàn)的新食物新問題找出不同情況情況下地業(yè)務(wù)處理規(guī)范。只有不斷組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能讓會計人員及時掌握業(yè)務(wù)的新形式和特點，針對性的提高業(yè)務(wù)水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明，直到由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
4.結(jié)合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數(shù)據(jù)定期備份至少兩份，分別存放，存放時應(yīng)注意磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)；在保存好電子數(shù)據(jù)的同時，將與之配套的文檔數(shù)據(jù)及時打印歸檔；安排軟件維護(hù)人員，定期對軟件進(jìn)行維護(hù)、升級；安排專業(yè)計算機(jī)人員定期對計算機(jī)運行狀況進(jìn)行檢測、查殺病毒；做好計算機(jī)硬件的配備工作，建立局域網(wǎng)絡(luò)，不要將安裝了財務(wù)軟件的計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)直接相連。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機(jī)現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。
總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，提高會計人員責(zé)任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：會計檔案 問題 對策
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而,會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié),往往容易被忽視,形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié),直接了影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問,需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此,加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高,可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會計檔案管理工作中存在的問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠, 缺乏充分的認(rèn)識, 意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進(jìn)行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定： “各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強(qiáng)會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會計檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強(qiáng)活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.建立健全財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.要定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)注明。
5.同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中,常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn),通常由于計算機(jī)現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決,但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以,在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級時,需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方,并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。
doi：103969/jissn1004-7484（x）201309674文章編號：1004-7484（2013）-09-5418-01
企業(yè)中建立良好的企業(yè)檔案是非常重要的，會計檔案反應(yīng)著一個企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并為今后的發(fā)展提供者很好的依據(jù)。但是在企業(yè)中我們發(fā)現(xiàn)，往往忽視企業(yè)會計檔案的整理，這就是公司財務(wù)的失職，檔案管理的好壞反映著一個人的財務(wù)的素質(zhì)，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學(xué)問，我們需要仔細(xì)的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡單，除了歸類還有很多是需要我們?nèi)プ龅模硗猓岣吖镜呢攧?wù)的水平，我們就必須要做好會計檔案的管理，以便公司的發(fā)展，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。
1會計檔案管理中存在的問題
11會計檔案保管不規(guī)范保存好會計檔案是今后整理的關(guān)鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發(fā)現(xiàn)有的企業(yè)的會計檔案的管理還是很粗放的，責(zé)任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會計自己管理，這就容易發(fā)生偏差，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領(lǐng)導(dǎo)要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對企業(yè)的會計的檔案進(jìn)行歸納和保存，切不可隨意的堆放。
12會計檔案立卷不規(guī)范企業(yè)雖然有相應(yīng)的管理人員，但是還是缺乏對會計檔案整理的流程的具體的認(rèn)識，有的公司雖然是有相應(yīng)的會計的憑證，但是沒有進(jìn)行仔細(xì)的粘貼，或者出現(xiàn)了會計信息不完整的情況，這個都會對之后的工作產(chǎn)生影響。另外，會計的憑證、會計的相關(guān)的賬簿和報表都應(yīng)該是分開的，不能隨意的亂放，每個會計報表都是要按照一定的時間進(jìn)行保存的，我們還要分時短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對會計檔案進(jìn)行有效及時的歸納，以免耽誤了時間。
13紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。企業(yè)出現(xiàn)了兩者不同步的現(xiàn)象，會對之后的審核或者校對造成很大的困難，工作能在同一時間進(jìn)行的我們要在統(tǒng)一時間進(jìn)行，如果出現(xiàn)了兩者不同的現(xiàn)象，此時我們需要馬上的校對。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業(yè)的電子已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的需要，此時我們就要將企業(yè)的這些軟件進(jìn)行及時的更新，并且進(jìn)行仔細(xì)的保存，兩者而統(tǒng)一。
14會計檔案資料收集不全在進(jìn)行會計檔案的整理的時候，我們除了對憑證、賬簿進(jìn)行歸檔，還需要對有關(guān)這個會計的所有的資料進(jìn)行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎(chǔ)。
2解決會計檔案管理存在問題的措施
21加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制實行委派制管理單位的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。
22規(guī)范會計檔案立卷，裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內(nèi)目錄”和“會計移交清冊”。
23規(guī)范會計檔案保管如果在企業(yè)的內(nèi)部，我們已經(jīng)做好了相應(yīng)的檔案的管理的科室，我們就要做好相關(guān)的手續(xù)，確保每一次移交會計檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業(yè)沒有設(shè)立專門的科室，而是由個人負(fù)責(zé)，那么我們就需要為個人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關(guān)的移交手續(xù)。
24規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會計檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，在進(jìn)行立卷移交的時候，我們要有專門的人員對其進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且要進(jìn)行核對，在銷毀之前，要有專門的人員對其進(jìn)行監(jiān)督并且在冊子上進(jìn)行蓋章，并且將具體的情況報告給上級。
25我們?yōu)榱颂岣邫n案的管理的，就必須對檔案的管理的人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，強(qiáng)化一些法律的最基本知識，并且通過對會計人員的訓(xùn)練進(jìn)行熟練程度的提升，這樣才能逐步提升檔案管理的有效率，并且定期的對會計人員進(jìn)行定期的考核，提高會計人員的業(yè)務(wù)水平，將具體的運作的規(guī)范運用到具體的工作之中。
