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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理考核，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
現在，人類進入了知識經濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業中人事檔案管理能夠起到實質性的作用。
（一）完善企業的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業的文化在人事檔案管理中占據重要的分量，企業要根據自身的企業文化，制定人事檔案管理的相關政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現在，在對人力資源進行管理的過程中，應該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領域的角度發展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質，同時也要注重其對企業的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業的績效結合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業內部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態度和能力作為薪酬回報的基礎，強度個人力量與團隊力量，強調企業內部合作的機制。
（四）將職業化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業技能，管理人員要具備一定的職業素質和道德，能夠自覺地遵守值得規范，能夠按照職業規范的內容去管理。
2企業人事檔案管理工作中存在的問題
現在，企業在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業進行人事檔案管理的效率，限制了企業的發展。
（一）企業的服務意識薄弱，沒有上進心。
企業在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創新管理內容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務型的工作。
（二）企業在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環節缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序實現檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業人事檔案管理的工作，促進企業人力資源管理的新要求
（一）企業內部要強化服務意識
在新時期，企業人事檔案管理人員要轉變工作態度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務，強化服務意識。
（二）企業人事檔案管理要強化合作意識
企業在進行人事檔案管理的過程中要實現人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協作，實現二者相互聯系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據可依。
4結語
1 醫院人事檔案管理的現狀
目前，縣級醫院人事檔案管理仍基本上沿用十幾年前的管理模式，醫院人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。
1.1 人事檔案管理制度不健全。近幾年，我院自主引進數位高級專業技術人才，在整理人事檔案時，發現因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調動、派遣手續。之后通過人才服務中心辦理人事，但同樣因缺少原始的人事資料，無法核定工資標準。還有的因原單位不同意放人，致使他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，“有檔無人”、“有人無檔”的現象比比皆是，給新錄用單位在人員管理、人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2 人事檔案管理不集中、模式單一。縣級醫院檔案管理模式采用“封閉式管理”，過于強調保密性原則。人事檔案調遣、查詢“門檻”太高，一般需領導審批和專門介紹信，甚至是多個或多級領導同意。人事檔案利用范圍小，只用于政審、調資、年終考核、辦理退休。人事檔案管理通常分四個部門，歷年由人社局統一招聘分配的，有編制的正規高校畢業生，檔案由人社局檔案室保管；我院自主聘用的高層次專業技術人才、正規高校畢業生轉正定級前、部分合同制員工，檔案由人才交流中心保管；其他在編員工，但非人社局招考分配的，檔案由主管部門衛生局保管；另部分合同制員工，檔案由我院人力資源科保管。
1.3 人事檔案管理手段滯后。第一，資料收集不及時。如醫護人員的外出進修、科研論文、職稱晉升、各級表彰等檔案多保管在醫院的醫務科、護理部，遇到歸檔或查詢時，檔案員要經常往返于各科室之間進行搜集、整理、復印。第二，檔案信息資源利用率不高。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、工資調整、醫德醫風考核、學歷變更等以及多卷相關檔案同時查詢的情況時有發生，不可避免地發生歸檔錯誤。第四，工作量大。現人事檔案是以紙質、照片等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，工作量巨大，步驟也繁瑣。
1.4 人事檔案管理人員業務不精。在我院從事檔案管理的大多是一些即將退休的老護士長。由于年齡大，從事臨床護理工作吃力，便照顧到行政后勤管理檔案。專業知識不足、檔案業務不熟、變動頻繁，勢必影響檔案管理工作的質量和利用。
2 人事檔案管理工作措施
2.1 重視醫院檔案管理人員的培養。可通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來，并且保持檔案管理人員的相對穩定。同時，醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃。不但要進行檔案管理現代化的知識培養，而且要提高法制觀念，自覺參與檔案的管理與利用。
2.2 建立統一的開放式檔案管理模式。由于我院員工原始人事檔案分四個部門管理，導致醫院為員工建立的臨時性檔案材料不全，使醫院在員工職稱晉升、學習培養、干部選拔方面獲取信息量不足。補充完善人事檔案材料，建立統一的開放式檔案管理模式勢在必行。第一，完善基本檔案材料。包括個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及學習進修證明、證書；年度考核表。第二，收集衛生專業技術人員開展工作檔案資料。包括開展的新技術新項目；參加援川、強基工程、義診等活動；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；發表著作、論文、科研成果鑒定書；典型病歷、搶救成功的病案、手術分析；“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價材料；參加專業學術會議證書等。第三，開放式檔案管理模式。人事檔案管理必須走向開放性，才能適應經濟發展和人革新形勢。把人事檔案作為記錄員工綜合素質的信息儲存和保管，促進人才合理流動和人才市場主體到位。
2.3 加強人事檔案的現代化管理手段。提高人事檔案的效用，就必須加強人事檔案的現代化管理手段，建立以人力資源信息為基礎的醫院信息管理。硬件方面：增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦，設置防火、防盜的自動監控系統。軟件方面：引進計算機管理軟件，建立人事檔案管理信息系統，信息數據庫包括員工基本信息、員工工資信息、檔案查詢目錄、檔案材料目錄等，真正實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，實現人事檔案資源的合理配置和利用。“人盡其才，才盡其用”，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。
（作者單位：山東省海陽市中醫醫院人力資源科 來稿日期：2014-06-15）
【關鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應對措施
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02
現在許多高等學校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務。高校人事檔案工作如何在新的環境下提高自身發展，更好地為組織人事工作服務、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應思考的問題。
一 高校人事檔案管理普遍存在的問題
1.對人事檔案的重要性認識不足
第一，對聘用人員人事檔案的重要性認識不足。當前，很多高校領導和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。
第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關心；有的教師成人教育畢業很多年，但學員成績表和畢業證復印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。
2.檔案管理者對歸檔材料收集質量不高
隨著事業單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領導都覺得人事檔案是學院行政工作中最無關緊要的常規工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學習后出師，由于沒有通過系統的、專業的學習，工作中往往出現材料收集、留存等專業問題處理不準確，導致了人事檔案材料收集質量不高。
第一，檔案收集內容不全面。（1）人事檔案內容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學歷情況、年度考核等靜態性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學習與工作經歷；而與之相匹配各時期的工作指標完成情況、充分突出其個性發展的材料卻不多，這與現行的聘用制對人才的引進、考核、評價，以及干部培養、師資隊伍建設是不相符的。（2）檔案收集內容比較單一。高校的人事檔案都是根據《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導性材料。而人事檔案中重復的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學術成果、綜合能力、專業素養等動態檔案材料都未列入到收集范圍之內，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進一步的完善。一些最新的應該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴肅性。
第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴格，在調檔和轉檔時手續繁雜，而現在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們為了更加自由地流動，待選擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據調查，某高校現存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監督，使得這些“新檔案”出現“水分”較多的現象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴重后果，這為人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。
3.檔案管理方法老套陳舊
現在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統地收集、留存紙質版本資料。這些紙質東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們如果總是更換工作，會因為每個單位的檔案盒的規格不統一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質檔案的破壞。而新的技術在檔案管理上運用很少，當前雖然各高校人事檔案管理部門已經配備了計算機、掃描儀等電子設備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設備的特點建立個人的電子檔案，這嚴重影響了案卷質量和降低了工作效率。
4.人事檔案封閉管理不利于開發利用
人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據統計，高校中教師每年運用次數較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業技術人員評職稱時需要復印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。
二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應對策略
高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務于人才資源，為高職院校選賢任能，進而提升高職院校的教學、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。
1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位
一是結合實際，建立健全人事檔案各項規章制度，用制度規范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領導，通過成立由學校分管領導牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態化，將相關工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學習宣傳的力度，采取邀請專業技術人員專題授課、學校間檔案管理人員相互業務交流等多種方式，加強對管理的業務學習。在加強學習的同時，充分利用高職院校媒體如校園網絡、校內刊物等形式擴大宣傳。通過學習和宣傳進一步加強全體教職工對檔案管理工作的認識和重視。
2.維護人事檔案的嚴肅性，確保內容的真實性
人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學習和工作，為人事關系轉移提供“憑證”的功能，事關個人切身利益和間接反映教職工的工作態度，防止個人材料的不全和造假，維護人事檔案的嚴肅性和權威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴格遵守管理工作流程，通過正規渠道收集材料；其次要發揮好人事檔案管理的監督作用，對新接收的材料要認真核查比對，發現有缺少的材料請當事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴格把關，遇到有問題的檔案要及時復核、糾正并備案。
3.實現信息化管理，積極開發利用人事檔案
學校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進知識和科技的領域，都應有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數字化管理應從高校示范做起。首先要解放思想，轉變觀念，打破傳統檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規定的情況下，對一些管理模式和方法進行調整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關系權限的基礎上，授權查閱檔案。通過人事檔案的授權查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權查閱的基礎上，充分利用高校專業的特點，開發操作性強、安全指數高的網絡管理平臺，建立人事檔案的數字、網絡體系，促進高校人事檔案管理信息化、數字化、現代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統計，減少轉遞檔案過程中對紙質材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進行信息管理，促進了人才的流動。高職院校人員檔案信息現代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優質的服務。
4.提高人員素質，加強檔案管理人才隊伍建設
要實現人事檔案正規化、科學化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業技能人才的引進，現有檔案管理人員的培訓就必不可少。針對每年高校的人才引進計劃，酌情考慮新型檔案管理專業技能人才的引進，以充實人事檔案管理隊伍。在引進人才的同時，對管理現有檔案的老員工要加大培訓力度，通過聘請專業授課、安排網絡教學、組織專業學術交流等方式對他們進行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關注管理人員的思想動態，及時發現并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調動其工作積極性，發揮其潛力，努力維護人才隊伍的團結與穩定。
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[關鍵詞]人事檔案；人力資源；管理中重要性
[中圖分類號]C962 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）38-0059-02
1 人事檔案管理與人力資源管理的關系
人力資源管理就是對與一定物力相結合的人力運用科學的方法進行合理的組織、培訓與調配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。人力資源管理的基礎是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優劣將會對人力資源管理工作的有效性產生直接影響。
2 人事檔案管理對人力資源管理的促進作用
2.1 人事檔案為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據
人事檔案是現代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發現新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對人力資源開發有促進作用
（1）利用人事檔案有助于動態分析員工的人生軌跡，從而預測其發展潛力。依據人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發揮人才效力。
（2）利用人事檔案能夠進一步了解員工的相關信息，從而對其進行科學管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據
人事檔案為企事業單位的一些重大決策提供了必要的依據。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業績、素質、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業決策的科學化、合理化。
2.4 人事檔案可以優化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經濟一體化加速和國內法制體系的健全，以知識、信息、服務等為特征的新經濟時代對傳統人事檔案管理實施了合理配置，進而更好地促進企事業的迅速發展。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內外環境的變化，會出現人員流動、崗位變化、優勝劣汰等情況，人事檔案可以實現人力資源信息的共享，科學預測人力資源的需求，促進人才在各地區、行業、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規劃
近年來，學界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預測更科學、規范，從而制定出合理的管理規劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業務活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應的也得到應有的重視，相應的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會的發展，人事檔案管理較之以前有了很大的進步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負面作用主要表現在如下幾個方面：
（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學歷、防偽學士學位證及個人簡歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導致人事管理混亂重重，出現了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的預測造成了重大的影響，并將使企業失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內容抽象，無法體現個性特色，這種人事檔案對企業的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業的管理成本。
（3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經濟、技術不斷更新，人事檔案也在不斷地產生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發展，降低管理效率。如果不加強制度和技術更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規劃的腳步，會浪費大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現代人力資源管理服務
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續發展的重要保障。
4.1 優化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態性和真實性
人事檔案管理的活動中，應該及時對不適應新形勢、新情況的規章制度進行改革，從而建立新的、適應新形勢的、更為合理、更為科學的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理和考核，運用現代科技和信息技術，及時對遺漏丟失的材料進行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現代化信息管理系統，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。運用現代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現代企業制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。
5.1 充實人事檔案的內容
在傳統人事檔案的基礎上應增加一些能夠反映個人綜合能力、素質和由權威部門認定的業績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業能力、興趣愛好等個性化的材料。
5.2 增強人事檔案的真實性
真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員應更為詳盡地收集其個人信息。此外，現代的人事檔案管理工作可以充分借用現代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統，提高整體使用水平。
6 加強人事檔案的時效性
人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，不斷把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。
7 加強人事檔案的現代化管理
人事檔案工作應擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。傳統檔案以紙張為介質，占用空間較大，保管環境要求較高；隨著計算機網絡的普及，應充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業可以將個人的檔案資料輸入計算機，形成數據化的檔案資料，并在企業內部局域網上建立平臺，形成資源共享。
8 切實提高檔案管理人員的素質
當前我縣各個鄉鎮衛生院一般都把工作重心放在醫療、人事、行政管理上，對于人事檔案管理工作比較忽視，人事檔案管理制度比較匱乏，這樣就很難構成全面、系統的人事檔案管理系統。綜合各鄉鎮衛生院人事檔案管理工作開展的形式來看，在開展工作期間存在以下幾點不足。
（一）人事檔案管理意識不強
鄉鎮衛生院對于檔案缺乏使用意識與管理意識，忽視人事檔案管理工作，對于人事檔案管理工作在衛生院管理工作中的作用意識不到，致使衛生院內檔案資源的開發與儲備受到限制，同時也阻礙了衛生院對檔案的利用效率，制約了人事檔案管理工作的開展。
（二）人事檔案管理空間不足、設備比較陳舊
許多鄉鎮衛生院的檔案存儲與保管在空間方面受到一定的限制，有突況的時候，房間不夠用就會占用原有檔案用房，或把其作為醫療用房，這樣檔案存儲的空間就會變小。人事檔案管理的硬件設施的更新與更換也不及時，設備都比較陳舊，對于現代化的人事檔案管理技術與方法掌握的又不是很到位。在計算機網絡與信息技術的發展推動下，在鄉鎮衛生院的管理工作中融入計算機技術意義重大。但是許多鄉鎮衛生院對于計算機管理技術比較匱乏，對管理工作起到的作用比較小。人事檔案管理工作的硬件設備、信息技術、管理方法等等方面都缺乏創新。
（三）缺乏完善的人事檔案管理體制
部分衛生院不把人事檔案管理工作列入工作人員的業績考核中。同時人事檔案管理工作人員多為兼職人員，均來源于醫生、護士，缺乏檔案管理方面的專業素養。再加上鄉鎮衛生院經常性地開展醫療技術等方面的業務培訓，對人事檔案管理方面的培訓基本沒有，這樣人事檔案管理工作的開展就完全是憑借經驗，管理方法和管理意識過于陳舊，沒有形成一套完善的人事檔案管理體制。
二、促進鄉鎮衛生院人事檔案管理快速穩定發展的建議性措施
（一）就人事檔案管理硬件設備實施及時更新
各個鄉鎮衛生院要注重人事檔案管理設備的資金投入，對于需要購置的人事檔案管理設備要及時的購進，將人事檔案管理的工作環境和管理水平提升上去，盡可能的打造信息化的人事檔案管理模式。如此一來不僅僅使得衛生院的人力和物力得到節省，還方便了檔案的查閱，保證了人事檔案的完整性。例如，可增設網上服務業務,采用網上查詢、搜索和評價等公開查詢的方法，這樣使得社會公眾對醫療資源的知情權得到有效的滿足。除此之外，使用計算機管理會促進空間環境的節省，更會增加檔案的保密度。所以對于鄉鎮衛生院之中使用先進的管理設備實施檔案管理意義重大，對人事檔案管理硬件設備實施及時更新，促進人事檔案管理水平的提高。
（二）注重人事檔案管理形式的創新
我國當前的衛生院檔案管理制度處于靜態發展，形勢比較單一，沒有特色。許多醫院中的醫療人事檔案管理都遵循著固有的模式，衛生院內所有的職工的檔案大同小異，沒有屬于自己的特色，這樣要想在查看檔案的時候，把個人的政治思想、道德素質、業務能力等綜合反應出來比較困難，個人能力和素質的指標也不能凸現出來，因此衛生院的人事檔案要想在醫院人才流動比較大的情況，在人才發掘、人才培養等方面發揮作用受到一定的局限性，人事檔案的存在幾乎是沒有意義的，人事檔案工作也缺乏實效。因此，我們一定要把衛生院人事檔案工作流于形式這種狀態進行徹底的改變，衛生院人事檔案空洞化的局面一定要扭轉，拓寬衛生院人事檔案的來源渠道，樹立歸檔意識，對于一些可反應醫療人員的綜合素質的資料要及時歸檔，要強化個人和部門的歸檔義務，使大家認識到檔案管理與每個人的切身利益密切相關，更關乎到一個人的職業生涯。檔案工作要由靜態化轉化成動態，將檔案的來源渠道進行拓寬，豐富檔案的內容，這樣才可以更好的為衛生院的人才工作提供信息服務，除此之外，對于人事檔案的內容和形式要實施創新，結合崗位職責的不同，對其設置科學的考核體系，特別對于醫務人員要實施定期考核，對其考核的結果要及時的入檔，這樣衛生院的人事檔案的動態化管理才會實現。
【關鍵詞】傳統人事檔案；現代人事檔案；轉變
人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的， 記錄和反映人員社會經歷及其德才能績等方面數據和信息的， 以個人為單位集中起來的， 具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。而現在隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，我國的人事檔案管理改革已經走到了一個十字路口， 必須對一些根本性的問題進行深入研究。
1 傳統人事檔案的突出弊端
1.1 人事檔案是員工身份的證明，由員工所在單位保管，被迫依附于單位
在計劃經濟體制下， 人事檔案無論是在企事業單位， 還是政府部門都是員工的身份證明，它根據人事管理的需要建立起來的。個人在國家社會、組織單位的地位和權利都由這一身份證明所決定。但是它都是暫時由單位保管，常常會造成員工被迫依附于單位
1.2 人事檔案的所有權普遍認為歸屬于個人，管理要向其相對人收取管理費
我國傳統的社會流動人員檔案管理往往要向相對人收取管理費用， 而且2005 年出版的《中國人才報告》中也明確提出了這一問題的嚴重性：由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構常常帶來巨大收益。實質上，按照我國法律明確規定，人事檔案應該歸國家所有，是不應該收取保管費的。
1.3 人事檔案相對人的權利不能合理的保障
在計劃經濟時代，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規定： 不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。這種規定已經使許多人深受其害。
1.4 人事檔案的管理權的比較混亂，且不適應市場經濟發展的需要
傳統體制下人事檔案的管理方式主要分為多頭管理和都不管，常常是為了方便流轉，僅僅履行檔案的收發手續， 缺乏實質性的動態管理機制，內容陳舊， 不能反映相對人的實際情況。
2 現代人事檔案改革的解決措施
2.1 建立人事檔案之外其他合適的人才評價標準和員工考核依據
傳統的人事檔案管理模式制約了員工的合理流動和科學考核。現代人事管理部門應該建立人事檔案之外的科學、合理、公正的人才評價標準和員工考核依據，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學的員工的工作積極性。
2.2 政府應正確界定人事檔案的所有權，實行無償性的管理服務
我國法規規定， 以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學生檔案、企業員工檔案、士兵檔案等） 都應屬于國家所有。這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費，政府以及所設立的人才流動中心應該提供無償性的管理。
2.3 突破傳統觀念的限制， 提高人事檔案管理的透明度
修改有關的人事檔案管理規范， 刪除以往的不合理規定，明確規定人事檔案的相對人可以通過授權方式， 查看和合理修改本人或其直系親屬的人事檔案信息內容，確保公民的信息知情權得到應有的體現。
2.4 改革現行的人事檔案制度，建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度
現代人事管理制度應明確規定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任。對于公共部門的人事檔案管理， 實行統一領導、分級集中的管理體制；對于非公單位， 實行統一指導， 各司其職的管理體制；政府系統的檔案館應當成立專門負責管理人事檔案的文件信息服務中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權利， 提高人事檔案管理的社會化程度， 改善人事檔案內容結構狀況， 增強人事檔案的社會功能， 使之真正成為組織識別人才、任用人才，了解有關人員工作業績、能力和水平及其誠信情況的有效依據。
【參考文獻】
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[2]王英瑋，張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009（4）.
【摘 要】健全醫院人事檔案信息數據庫和網絡管理系統，使醫德醫風考評檔案突出專業化特征，完善人事檔案信息管理和利用機制，較大發揮網絡檔案館的優勢，豐富人事檔案信息內涵，為醫院建立科學的人事檔案管理系統和健全信息服務模式，充分發揮人事檔案信息化的作用，更好的服務于醫院人才戰略。
【關鍵詞】醫院 人事檔案 信息化
醫院人事檔案是對醫院職工個人經歷、品德作風、業務能力的記載，也是合理用人選人的重要依據之一。檔案管理越來越信息化，并進入現代化。在這個信息化時代，檔案的形成、儲存以及傳遞等工作正發生著變化，這對檔案管理人員的管理素質有了新的考驗。雖說檔案管理人員的素質，直接決定著檔案管理水平，但較多單位又存在沒有條件配備專業檔案人員的矛盾，因此進一步培訓學習，提高檔案人員的素質迫在眉睫。我單位領導在檔案達標評審后對干部人事檔案工作十分重視，常抓不懈，注重檔案專業人才的引進與培養，逐步建立專業管理干部人事檔案。
人事檔案信息化是一項很復雜的系統工程，應用計算機輔助檔案管理，醫院內部互聯網將檔案信息化，為電子檔案的形成和傳輸提供了極大便利，而其查詢功能更占主導地位。建立人事檔案信息數據庫要實現人事檔案信息化，就必須建立反映醫院專業特色、具有個性特征、方便實用的數據庫。既要體現信息化的優越性，又要以經濟社會發展需求為導向引領信息化，整合示范性數據庫，同時建立與專業部門數據資源共享機制。
首先建立方便實用，具備醫院專業特色的數據庫[1]。建立人事檔案的登記、管理制度，對接收的材料進行檔案分類。按姓名、移交人、名稱、時間、查詢等信息錄入數據庫，使人事檔案材料的接收、管理、利用規范有序。反映出人物個性特征并具有實用價值高的“活檔”。基本信息數據庫也是最基本的人事檔案信息，包括醫院職工出生年月、姓名、性別、畢業學校、學歷、聘任、職務任免、職稱評定、年度考核、公積金、養老保險等各項信息，將其收集歸類。我院較早就啟用了電子檔案，它儲存便捷、查閱方便，極大方便了人事部門對檔案的管理。我院2004年開始進行職工人事檔案，并將紙質檔案轉變為電子信息檔案留存，為往后的查閱工作提供了便利。與此同時，醫院也十分重視對檔案管理人員的計算機和信息技術知識的培訓，比如計算機應用基礎知識、網絡技術知識、數字化技術知識、檔案信息化相關的現代管理技術知識的培訓。這讓檔案管理人員在實際工作中受益無窮，切實提高了檔案管理人員的計算機應用水平，進一步提高了工作效率。檔案信息化人才隊伍的建設，不僅有利于專業人才的培養，更有利于豐富檔案管理人員的經驗。
如今越來越多的醫院已經為醫務工作者建立了醫療檔案數據庫，成為評價考核體系的一部分，是客觀、全面評價醫務人員綜合素質的重要組成部分。我院作為無錫市一所著名的三甲醫院，醫德醫風常抓不懈，我院人事部門將歷年的病人投訴、職工退還紅包情況、病人對醫生的服務滿意度調查、醫師處方合格率等醫德醫風內容歸檔。門診部、護理部、醫務處定期將考核情況匯報至醫院相關領導，同時由人事部門歸檔、存檔、與當月質控績效考核、年終獎等一起作為員工考核的重要依據。同時也是人事檔案信息化快速發展的動力。隨著人事檔案檔管理制度的開展，醫院新進職工檔案基本交由當地人事檔案機構，這使醫院從傳統的人事檔案工作中徹底解放出來。
隨著醫院辦公信息化的日益完善，加強人事檔案信息化建設，突出人事檔案管理的專業化、個性化，服務醫院人力資源管理戰略，是醫院人事檔案管理工作健康發展的基石。人事檔案信息化建設對人力資源管理起到舉足輕重的作用，必須做好科學管理，充分發揮人事檔案信息在人力資源管理中的決策參考作用。醫院人事工作的開展及醫院的發展都跟檔案管理人員素質的高低密切聯系。因而，要配備專職檔案管理人員，將檔案人員培養計劃歸入到醫院人才培養計劃，通過專業培訓，進一步提高專業文化素質，以醫院為例，如果檔案管理人員來自臨床一線，本身具備豐富的醫學知識，又具備相應的公文知識和寫作能力，再通過不斷的學習新知識，在實踐中，定能全面把握科學管理檔案的綜合技能，適應檔案業務的創新和發展。檔案管理人員的管理水平和利用效率同樣重要，責任心、紀律觀念和原則性更是缺一不可。
如今是信息時代，檔案人員要提升開發檔案信息資源意識。檔案查詢工作不僅代表檔案工作成果，而且集中體現檔案工作的方向和信息反饋，也是衡量檔案工作開展程度的重要標志；檔案工作體現外界利用需求，對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。人事檔案人員不僅要樹立強烈的服務意識，而且要具備廣闊的信息視野、極為敏銳的目光和善于在瞬息萬變的信息大潮中及時捕捉到各種信息，努力開發干部人事檔案的信息資源，保障醫德醫風迅速地檢索、查詢，及時準確地提供有關信息材料。
參考文獻：
[1]石青.醫院人事檔案管理存在的問題與對策.中國醫院，2009，13（8）：50.
（作者單位：無錫市人民醫院人事處，江蘇 無錫 214023）
關鍵詞：人員聘用制；事業單位；人事檔案管理
人事檔案管理制度是我國單位普遍實行的人員管理制度，人事檔案管理就是對人員的個人基本情況、教育背景和社會經歷等進行系統的記錄和管理，它與人們的生活密切相關，是組織人事部門人用人才的重要依據，也是對個人情況的一種客觀真實的反映。在事業單位實行了人員聘用制后，對人員實行按崗招聘、競爭上崗、合同管理、定期考核和解聘辭聘的制度，因此人員的流動性較大，給人事檔案管理加大了難度。如何能夠提高事業單位的人事檔案管理水平，是實行人員聘用制后應該關注的重點問題。
一、實行人員聘用制后事業單位人事檔案管理中存在的主要問題
(一)對人事檔案管理工作的認識不足
在事業單位實行人員聘用制后，事業單位缺乏對檔案管理工作的正確認識，很多檔案管理人員認為只要保證檔案保存完整，保密性做好，同時滿足日常的調檔和閱檔就可以，并沒有什么專業的技術，也不必花費過多的時間和精力，將自身定位為保管者的角色[1]。這就使得很多人不愿意做檔案管理工作，檔案管理崗位上人員變動比較頻繁，而且缺乏檔案管理的專業知識，導致檔案管理工作缺乏連續性，人事檔案管理工作的質量和效率都受到了影響。
(二)人事檔案材料的收集不充分
由于部分事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，因此在檔案管理工作中，材料填寫不規范的現象時有發生，再加上個人和單位都沒有將檔案材料及時歸檔的概念，所以存在很多檔案材料在個人手中長期滯留的問題。在人員聘用制逐漸深入的環境下，事業單位有大量的新進人員，人員流動性增加，人事檔案的遞轉頻率增加，加大了人事檔案管理的工作量，也對人事檔案材料的收集質量造成了影響，很多能夠反映出人員工作業績和個人特點的考核材料沒有及時歸檔，影響了人才的使用和評價，不利于人才隊伍的建設[2]。
(三)人事檔案管理的信息化水平不足
顯然原來傳統的檔案管理方式難以滿足現在的需求，但是很多事業單位在實行了人員聘用制之后，檔案管理工作仍然沒有進步，缺乏對檔案管理工作的重視、缺少單獨的檔案室、檔案室通風條件差等現象仍然沒有改善，嚴重影響了檔案管理工作的順利進行。甚至一些單位，由于資金投入不足，缺乏健全的檔案管理設備，檔案管理信息化建設不足，沒有發揮出現代化計算機管理的優勢，計算機應用水平較低，只能進行簡單的輸入、輸出和檢索等，更有甚者還是沿用手工收集、整理和檢索的檔案管理模式，嚴重影響了人事檔案管理工作的效率和質量。
二、對人事檔案管理中存在問題的解決策略
(一)提升事業單位對人事檔案管理工作的重視程度
在事業單位實行人員聘用制后，更應該提高對人事檔案管理工作的重視，對人事檔案實行規范、科學的開放式管理，而不是傳統的封閉式管理模式。要提高對檔案管理崗位的重視，盡量保證檔案管理人員的穩定，與此同時要加大對檔案管理的資金投入，完善檔案管理工作所需的配套設施。除此之外，檔案管理人員還要結合本單位實際情況考慮，明確自身的工作職責，完善人事檔案管理的相關制度建設，科學合理的對人事檔案進行管理，并嚴格執行檔案管理制度對檔案進行收集、整理和歸檔，保證人事檔案的完整性，加強檔案管理工作的質量，保證檔案管理工作的行政和服務職能[3]。
(二)強化檔案管理人才隊伍建設，提高檔案管理人員的素質水平
事業單位在實行人員聘用制之后，通常都是按需設崗、按崗聘用，因此對聘用人員的考核將影響著人員的獎懲和續聘、解聘，所以對聘用合同和聘期考核資料的及時歸檔和有效管理是十分重要的。對于檔案管理人員，不但要求具備較強的責任心和良好的職業道德，還需要有專業的檔案管理知識和先進的檔案管理水平。所以要強化對檔案管理人才隊伍的建設工作，一方面要對其開展職業道德教育，加強檔案管理人員的責任心和使命感，保證檔案的真實可靠；另一方面要加強對檔案管理人員的知識技能培訓，提高管理人員的知識和業務水平，保證人事檔案的完整性和有效性，在人事檔案中充分體現出聘用人員的工作學習經歷和科研水平，為聘用制人員的考核提供可靠依據，保證雙方的合法權益。
(三)加大資金投入，重視人事檔案管理信息化建設
長期以來，事業單位對人事檔案管理實行的都是封閉式管理，保密性極強，人事檔案通常只能由檔案管理工作人員進行歸納、整理和保管，職工本人是不能接觸本人檔案的，只有在組織人事部門出具調函的情況下才能進行調閱。隨著事業單位人事制度的不斷改革，這種管理方式已經難以滿足管理需求，職工本人要能準確的掌握個人檔案信息，人事檔案管理的數字化和信息化發展已經成為管理的必然趨勢，對人事檔案進行現代化的網絡管理，改變了傳統的封閉式形式，人事檔案管理更加的開放，職工本人也能隨時調閱本人的信息，檔案的調閱更加的方便、快捷和準確[4]。因此事業單位要加大資金投入，強化檔案管理的信息化建設，完善信息化設備，并將先進的信息管理技術應用到檔案管理工作中，使檔案管理工作更好的為決策提供有效支持。
三、結語
總而言之，隨著事業單位實行人員聘用制之后，不但事業單位的人事檔案管理工作量大量增加，對檔案管理的要求也在不斷提高，在事業單位人事檔案管理工作中，要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，提高檔案管理人員的綜合素質，并結合現代化信息技術，對檔案實行信息化管理，從而提高檔案管理的質量和效率。
參考文獻：
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在干部人事管理工作當中，干部人事檔案工作是其中十分重要的一部分，不僅要對干部個人資料進行收集、整理和保管，同時還要對檔案提供利用，是組織人事等部門在進行培養選拔和任用干部等工作中所形成的記載個人經歷、思想、作風、業務、工作、業績、薪酬、福利等多項內容的材料，可以作為選拔和任用人才的重要依據，是對工作人員進行審核的重要憑證。通過全面、準確的對干部人事檔案進行記錄，可以形成一份充實完整的人事檔案，有效的體現出干部的成長經歷。盡管在目前的工作中，人事檔案的工作與組織人事部門及個人有著密切的關系，但人事檔案的重要作用還沒有使人們真正的認識到，在實現管理工作中還容易忽視，管理中各種問題不斷突顯出現，使干部人事檔案的管理水平受到了較大的制約。
1 干部人事檔案管理存在的問題分析
1.1 干部人事檔案管理的重要性認識不足
長期以來我國檔案工作的管理都處于管理中的一個薄弱環節，所以干部人事檔案工作無論在人員配備、資金投入還是管理設備上都存在著嚴重的不足，使干部人事檔案管理工作存在著嚴重的滯后情況，這也導致長年以來，我國在干部人事檔案管理上的工作基本處于停滯不前的狀態。同時人們對人事檔案的重視性也存在著缺乏認識的狀況，這就導致一些流動性較大的人員，存在著無檔、檔案不全、及人檔分離的情況，由于檔案不能及時進行歸檔，從而導致檔案丟失及資料不全等情況時常發生，因此在對人事檔案進行管理中，常常存在著檔案內資料不全的情況。
1.2 管理力量薄弱，管理水平不高
目前我國人事制度改革的力度不斷加強，隨著改革的不斷深入進行，對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事檔案工作涉及的環節較多，這就需要具有專業化知識的人員及資金的支持，但在當前我國的干部人事檔案管理工作中，不僅缺乏專業的檔案管理人員，同時也因為缺乏必要的重視，從而導致投入上的不足，在很大程度上影響了我國人事檔案管理水平的提升。
1.3 材料收集的機制不夠健全，渠道不夠暢通
檔案管理工作是一個需要長期性及連續性的工作，因為干部人事檔案在管理過程中需要對干部個人各個時期及不同方面的材料進行收集、整理及保管，因此為了收集的全面性和及時性，需要建立有效的材料收集網絡，但在當前的情況下，還沒有一個健全的材料收集網絡和收集渠道，這就導致材料在收集上存在著不暢通的情況，導致檔案收集的全面性和質量性都有所下降。
1.4 收集材料不規范，不真實
檔案的收集工作需要檔案管理人員進行嚴格的把關和審查，因為在現在干部人事檔案管理工作中普遍存在著紙張大小不一、材料前后不一致、真偽難辯等情況，這就給檔案在使用過程中會受到較大的影響，使檔案的真實性、法律性和質量受到較大的影響。
1.5 管理手段還沒有實現信息化，開發利用率低
目前干部人事檔案管理工作很大程度上還處于原始的手工操作階段，信息化建設工作沒有得到全面的開展，即使進行了相關的建設工作，但卻都存在著設備配備不足、軟件開發不符合社會發展要求等情況。因此導致實際干部從事檔案管理信息化工作還處于簡單的打擊和檢索狀態，使軟件的為上級提供決策的功能，由于組織結構及業務能力等眾多問題的存在，使之處于虛設狀態，使檔案的開發利用和編研工作都受到了較大的影響。
2 干部人事檔案改革的意義
2.1 干部人事檔案改革是實施人才強國的要求
我國市場經濟的大環境下，處于激烈的競爭當中，而一切競爭的根源歸根結底都是人才的凈，所以利用干部人事檔案進行人才的管理，是在市場競爭中取勝的關鍵。而且國家也把建立社會化的人才檔案公共管理服務系統作為加強人才工作的基礎。這一切都說明人事檔案工作的重要性，也充分體現了進行人事檔案改革的迫切性和必然性。
2.2 干部人事檔案改革是干部人事工作自身的需要
干部人事檔案是一個長期性和連續性的工作，可以說是隨著有歷史的發展，使檔案的內容得以不斷充實和完善，最后形成了具有自身特點的發展規律。當前我們處于一個特殊的歷史發展時期，社會的不斷發展及變革需要從檔案中進行完整的體現，這也給當前干部人事檔案管理工作帶來了一些新的問題，所以需要改變傳統的人事檔案管理模式，對干部人事檔案進行改革，從而使其能夠與時俱進，積極適應社會改革發展的要求，從而滿足當前社會干部人事管理工作的需要。
3 干部人事檔案改革的措施
3.1 提高人事檔案材料的質量
首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。
3.2 加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠
建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”“集中收集和經常性收集相結合”“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。
3.3 加快檔案的規范化、現代化建設
規范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料；進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理。
3.4 完善人事檔案管理的法律法規，提高人事檔案的利用效益
傳統人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統人事檔案管理制度，修訂和完善現行人事檔案管理的法律法規。
3.5 不斷提高人事檔案管理人員的素質
在現代的社會發展下，人事檔案發生了較大的變化，這就對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員要具有專業的檔案管理知識，同時還要充分的運用現代化的管理方式，在人事檔案管理工作中需要復合性的管理人才，因此檔案管理工作部門需要加快檔案管理人員的培訓和教育工作，努力提升人員的整體素質，從而打造出一支具有高技能和高素質的復合性人才的檔案管理隊伍。為我國人事檔案信息化建設奠定良好的基礎，也是推動檔案管理工作得以快速發展的關鍵。
3.6 利用新技術、新設備提高人事檔案現代化管理水平
首先，開發研制既有標準統計口徑，又切合本系統、本單位干部管理實際的軟件，將干部履歷、自傳、鑒定考核資料、學歷職稱、政歷審查資料、黨團材料、獎勵處分記錄、任免記錄等全部錄入計算機。完善檔案輔助管理軟件系統，提高查詢統計、目錄打印機數據交換的效率。
其次，利用相關管理軟件，提供相關干部年齡、學歷、職稱等參考價值的信息及統計資料，對隊伍結構、崗位設置、考核結果等及時進行有深度、有預測性的分析和調查報告，為領導決策服務，充分開發人力資源。
一、前期人事檔案管理存在的問題
1.管理體制有待改進。中原油田在成立人事檔案專門管理機構以前，人事檔案處于多頭管理的狀態之下，導致檔案內容填寫不全、不規范等問題普遍存在，甚至時有發現涂改、隨意添加或抽減檔案材料等現象，嚴重影響了人事檔案的真實性、嚴肅性和有效性。
2.遺留問題亟待解決。自1975年10月至80年代末期，先后從勝利油田、河南油田、石油物探局等單位整體劃轉了大量人員。人事檔案沒能及時、完整地轉遞，導致人事檔案缺失問題產生。有的職工在到達退休年齡時，無法正常辦理退休手續；有的因人事檔案材料不齊全，無法認定最早的參加工作時間；等等。這一問題既損害了職工利益，也給企業造成了勞動糾紛隱患或不穩定因素。
3.利用能效尚需提升。檔案的使用受人力、物力所限，多年以來，沿襲“你送我裝”、“你借我調”的管理方式，對應歸檔材料未能及時更新和補充，很大程度上降低了人事檔案使用價值。另外，沒能對歸檔的人事檔案資源進行匯總、分析和研究，使檔案管理始終處于資料保管狀態，參考借鑒作用不強。
二、人事檔案管理工作的積極實踐
1.建立專門機構，實行一體化管理。油田將檔案管理處、社會保險統籌中心等單位的人事檔案管理業務合并，成立了人事檔案管理中心，為油田機關直屬副處級事業單位，業務歸口組織、人事部門指導，統一管理全油田在崗職工、退養職工、協議解除勞動合同人員、失業人員、退休職工（集體工、家屬工）人事檔案。同時，建立了兼職檔案人員備案制度，兼職檔案人員調整時，必須先配備后調整，先培訓后上崗，先交接后離崗，嚴格了兼職檔案人員的管理。形成了以組織、人事部門為指導，以人事檔案管理中心為紐帶，以兼職人事檔案管理人員為基礎的覆蓋全面、運行高效的人事檔案管理網絡。
2.完善管理制度，強化監督與考核。油田先后印發了《中原油田人事檔案管理細則》、《人事檔案工作紀律》、《人事檔案工作人員守則》、《人事檔案安全管理制度》等33項制度，明確了管理權限，細化了業務流程，優化了運行程序，完善了科室及崗位職責。按照《標準》，油田強化了對所屬各單位人事檔案管理工作的考核，將人事檔案工作納入油田經營承包和績效考核體系，這樣就強化了管理職能，提升了各單位對人事檔案管理工作的重視程度，確保了檔案材料的及時歸檔和有效利用。
3.調動各級力量，處理好遺留問題。為解決歷史遺留問題，油田先后開展了現職干部人事檔案查補、缺失人事檔案核補等2項工作，從人事檔案、人力資源、組織、紀檢、法律、社會保險等部門抽調人員，組成核補工作辦公室，全面負責人事檔案核補的組織協調和業務督導工作。按照由近及遠的原則，分別采取電詢、函詢、現場查找等方式，積極聯系有關單位，努力查找缺失檔案資料，補齊職工檔案100余卷。
4.創新管理方法，提高檔案使用能效。一是創新收集方式。采取定期、不定期、重點收集相結合的方式，實行分片包干、靠前服務、上門指導，定期開展工作講評及業務交流，強化人事檔案材料收集歸檔工作。二是創新使用方式。組織開發了人事檔案信息查詢系統，在油田局域網開通人事檔案管理中心門戶網站和中原油田人事檔案信息查詢平臺，全油田授權用戶均可通過該平臺查詢人事檔案基礎信息。三是拓寬使用范疇。建立科級干部任前人事檔案預審制度；開展人事檔案編研工作，把提供人事檔案服務、協助生產經營、促進油田發展作為工作重點目標之一，積極配合油田外部項目單位參與市場競標。
三、今后人事檔案管理工作的展望
1.檔案內容豐富化，增加憑證能效。人事檔案應不斷把新產生的個人經歷材料有選擇地及時補充到人事檔案中去，增強檔案信息的時效性和有效性。要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等方面內容；要注重收集繼續教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料；突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、獨特技能、職業道德等個性化的內容；要及時將工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案。只有這樣，有關部門才可通過檔案記載確定對職工的選拔和培養，促使人事檔案的利用價值得以提升。
為使我公司人事檔案工作不斷提升管理水平，為構筑公司人才高地提供高效、快捷、準確的服務，參照《無錫電力公司2002—2005年人事檔案工作規劃》精神，結合我公司實際情況，特制定《宜興市供電公司2002—2005年人事檔案工作規劃》如下： 一、指導思想和主要目標 以為宜興市供電公司實施人才戰略和人事管理工作提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業人事決策提供優質服務，使公司人事檔案工作實現達二級標準單位的目標。 從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實現以下主要目標： （一）、紙質檔案： 1、在進一步健全收集工作規章制度和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作。 2、嚴格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗考評標準》的要求，切實做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。 （二）、電子檔案： 在做好紙質檔案的規范化管理工作的同時，注意搞好電子檔案。 1、系統結構 公司使用人事檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使人事檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行。 2、多媒體檔案材料 將員工在工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質、性格、口頭表達能力和處事風格等，以便對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，從而提高知人、識人的深度和廣度。 3、多媒體檔案材料保管和維護 以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護。 4、多媒體檔案材料使用 通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對人事信息進行統計分析和預測，為人事決策提供參考。 5、多媒體信息系統保密和安全 建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。 （三）基礎建設 我公司配備專用的人事檔案管理專用計算機系統及數據備份設備。 照目標管理的有關規定，公司員工人事檔案實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫房面積32平方米，庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。 二、現階段主要任務 2002—2003年開展員工人事檔案的整理工作。 2004年公司達員工人事檔案管理二級標準單位。結合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業務培訓班進行培訓。 2005年初步建成同行領先和具有江蘇特色的數字化人事檔案館框架。 三、實現措施 1、提高思想認識，增強做好人事檔案工作的責任感和緊迫感。 人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項必不可少的基礎工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。 2、運用現代計算機技術，加強對員工人事檔案的科學管理 2004年運用員工人事檔案管理系統，建立計算機人事信息使用點，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩步推進圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。 3、加強對人事檔案工作的宏觀業務檢查指導工作 公司有計劃的開展人事檔案目標管理工作，及時轉發上級有關文件規定，接受上級公司對我公司檔案管理工作的檢查監督與考核，并組織業務培訓研討活動，提高公司的人事檔案管理水平。 4、加強隊伍建設，提高人事檔案管理人員運用現代化手段管理檔案的能力 積極為檔案管理人員提供運用現代化技術進行檔案管理的業務培訓機會，提高管檔人員規范化、現代化管檔的思想意識和業務水平。 5、切實加強領導，全面落實人事檔案工作的各項目標和任務。各級領導要落實好提出的各項主要工作目標和年度工作任務，切實把人事檔案工作列入議事日程，定期聽取匯報，加強監督檢查，主動過問并研究解決檔案工作中遇到的問題，為人事檔案工作創造良好的環境和條件。
二00二年一月
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一、人事檔案管理工作存在的問題分析
（一）開發檔案的程度較低。
就目前情況來看，我國人事檔案管理工作中的突出問題是開發檔案的程度較低。管理檔案的相關工作人員在觀念上仍然體現出重藏輕用的基本特征。在整理收集檔案資料后，并沒有用于選拔與培養人才，人事檔案在培養人才方面的投入較少，人事檔案本身具備的作用并沒有發揮出來。同時，一些企業在設立人事部門的時候，很多工作人員都處于身兼數職的狀態，對于人事檔案的整理、統計以及分類等工作不夠重視，并不利于工作質量的提升。
（二）缺乏規范、完備的檔案資料。
檔案材料缺乏完備性和規范性是人事檔案管理工作中存在的另一個問題。就實際情況來看，目前的檔案材料還存在著較為分散、內容雷同簡單等問題，甚至一些檔案材料存在虛假以及抄襲的狀況。除此之外，很多的檔案材料涉及到的主要內容為政治歷史相關材料，能夠體現專業業績和個人特長方面的材料缺乏，在考核鑒定能力的材料中，個人自我表演的語言占多數，缺乏實質性的內容體現。
（三）管理人事檔案的水平較低。
我國一些企業和單位工作人員的人事檔案一般都是交由我國的人事勞動相關部門進行管理，并沒有設置專業的人員對檔案進行整理和分類，這種情況直接造成了一些人事檔案相關材料缺乏定期的整理與統計，而檔案管理部門使用的設備也比較落后，在材料的收集過程中沒有進行專業的分析與鑒定，很多材料缺乏一定的真實性，加上整理檔案的工作人員并非專業人員，很多檔案經整理以后仍然體現出無序凌亂的狀態，同時還有可能出現檔案泄密等問題，嚴重影響人事檔案管理工作整體水平的提升。
二、人事檔案管理的有效措施
（一）完善人事檔案管理相關制度。
在進行人事檔案管理的過程中，要依據社會發展的實際狀況和形勢不斷完善人事檔案管理相關制度。在收集檔案材料時應做到完整、及時，鑒別檔案的時候應遵循一定的原則，用科學、嚴謹的態度對待檔案整理工作。人力資源管理相關部門也應該重視工作人員的專業素養，定期對相關人員進行培訓和考核，采取一定的獎懲措施使得人事檔案管理人員能夠提升工作的積極性。
（二）完善人事檔案的分類系統。
在收集人事檔案相關材料的時候，必須及時更新并補充動態信息，對檔案資料定期進行鑒定，對于沒有保留價值的材料要及時剔除。人事檔案能夠對個人的歷史與現實進行真實的反映，同時也應體現出個人的思想狀況、政治面貌以及綜合能力、興趣愛好等。完善人事檔案的分類系統能夠全方位地描述一個人的基本狀況，有效地推動人力資源管理工作的順利展開和進行。
（三）提升人事檔案管理工作的科學性。
要想更好地提升人事檔案管理工作的科學性，就必須從管理手段、管理理念等方面不斷進行改革和創新，合理運用計算機相關技術，將人事信息錄入，建立起數據庫，使得檔案管理工作的難度降低，提升檢索的效率，人力資源管理部門也可以通過一定的分類手段對人才進行分別管理，有效地提升管理工作的質量和水平。
（四）提升管理人員的素質和水平。
提升檔案管理人員的素質和水平是推動企業的檔案工作順利發展的要求。企業在聘用檔案管理人才的時候，要注重對其進行文化業務方面的知識培養，同時也應對其專業技能進行訓練，提升其本身的合作意識和服務意識，加強職業道德培訓，使得檔案管理相關人員自身的綜合素質得以全面提升。
三、結束語
