時間：2023-10-05 15:56:35
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理數字化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
數字化技術的不斷發展推動了醫院人事檔案管理工作的進展，并為醫院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進醫院人事檔案管理工作與社會發展的同步對接。下面，筆者就針對醫院人事檔案管理對數字化信息的應用情況發談一談自己的體會。
一、現階段醫院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫院的人事檔案主要用于對醫院工作者的基本情況進行記錄，能夠真實全面地反應醫院工作人員在學習、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當中，必不可少進行轉抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風險，一旦在轉抄過程中出現錯誤，后續就需要通過多個復雜的程序來進行修復或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規范化、系統化具有極大的不利影響。
2.對人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫院的管理成本。再加上醫院需要定期對檔案進行整理或清理，這也會對紙質化人事檔案產生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫院人事檔案管理情況來看，大部分醫院并不具備完善的基礎設施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設施情況都更為落后。信息基礎也不夠牢固，無法與現代化技術的發展步伐相適應，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫院人事檔案管理工作發展的一大要因。
二、如何基于數字化信息技術完善醫院人事檔案管理工作
1.提高醫院數字化人事檔案管理意識
醫院必須保持全院上下員工思想上的統一性，提高人事檔案數字化管理的意識，構建并完善醫院人事檔案管理機制，在醫院內部推行三層管理模式，從根本上調動起醫院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運用數字化信息技術促進認識檔案管理工作的完善
數字化信息技術中所涉及的一切技術都是基于信息科學理論以及方法而實現的，是一種對人類信息處理功能進行拓展而形成的功能。醫院在進行信息化建設的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務能力的提升，從而提升醫院人事資源技術應用方面的可操作性。
3.創新醫院服務模式
對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進行利用是其最終的目的。醫院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調取等服務，還應在堅持保密原則的基礎上登錄相關網站完善檔案數據信息，并進一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊伍建設力度
醫院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質量人才隊伍的支撐作用。醫院應定期組織人力資源科進行業務相關學習、培訓以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應優先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應關注的是，醫院應控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩定性，不要輕易變更崗位。
三、數字化信息對醫院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫院工作效率
電子檔案能夠實現實時更新、修改以及作廢，改變傳統紙質檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫院人事檔案資料更高的時效性，提升醫院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統的紙質人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現損壞、遺失等現象，而數字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統當中，保存時間極長，且不容易被損壞。
3.信息儲存內容覆蓋面更廣
電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現選擇性保存的現象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學習以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。
4.促進醫院考核的公平公正性
紙質檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經歷，因此在閱讀考核內容時往往不會進行全面閱讀。數字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關的評價結果都是通過數據形式來呈現的，可以讓查詢者一目了然，從而促進了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質人事檔案管理模式下，人事檔案的調取需要花費較多的時間，而數字化技術的應用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統中，系統會根據所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術需要注意的安全防范對策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識
數字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現代化計算機信息技術的不斷發展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫院也應加大相關網絡安全的培訓力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護力度，定期進行系統殺毒，確保數字化人事檔案管理系統的正常運行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數字化人事檔案管理系統實現安全、穩定的運行，就必須制定完善的規章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責任制，明確每一名工作人員的職責與義務，將具體責任落實到個人。此外，還應定期對系統進行維護及升級處理，對于其中一些關鍵數據做好備份工作。
參考文獻
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[3]郭英.論信息技術在人事檔案管理中的應用[J].齊齊哈爾大學學報（哲學社會科學版），2012，（5）：125.
一、當前醫院人事檔案管理工作的現狀及問題
（一）管理載體傳統老舊
“無紙化辦公”的新風已在強調節約公司成本和追求現代科學管理的現代公司的擁護下發展良好，但作為事業性質的醫療機構，尤其是屬于國家事業單位的公辦醫院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當前還有很多醫院的人事檔案管理材料為紙質材料。紙質材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質量會大打折扣。
（二）管理路徑不夠通暢
檔案管理涉及各行各業，尤其是人事檔案設計的范圍更廣，在電子技術飛速發展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質材料的信息傳遞單一性，紙質材料的信息只能通過人工轉移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。
（三）管理意識稍顯薄弱
人事檔案管理中的重要一環便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產生經濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。
（四）管理人員素質較低
首先，醫院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫院對于人事檔案管理的忽略直接導致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現時很少主動學習。
（五）管理效率嚴重低下
綜合以上幾點，當前大部分醫院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉移、歸類、審核的過程中經常出現“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。
二、醫院人事檔案數字化管理的基本要求
21世紀是數字化信息時代，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作可以在傳統人事檔案管理出現的嚴重病癥上補一劑良藥。數字化信息開展工作既要求被管理物的數字化，更要求管理者的數字化，因此，利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。
（一）醫院人事檔案管理者的數字化
俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設備而沒有先進的管理人才同樣達不到預期效果，因此要先將醫院人事檔案管理者數字化。目前我國醫院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網頁的階段，因此要及時更新換代，培養、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復合型人才。
（二）醫院人事檔案設備的數字化
與醫院人事檔案管理者的數字化相比，設備的現代化要求看似比較容易，其實不然。科學的管理系統、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。
（三）醫院人事檔案與管理者二者的數字化信息標準統一化
數字化信息的有效利用一定要建立在標準統一的基礎上。比如數據庫標準統一化有利于醫院科室之間、部門之間、院所之間的數據體系更完整；應用技術標準統一化有利于整個醫院人事檔案技術處理可以做到無縫銜接；管理標準統一化有利于醫療體系人事管理系統之間的相互交流；信息統計標準統一化有利于進一步提高醫院人事檔案管理效率。
三、醫院人事檔案數字化管理的實現路徑
（一）打開思想，改變思路，高度重視
當前醫院人事檔案管理工作的傳統老舊很大程度上歸結于醫院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫院的寶貴財富，提高醫院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。
（二）新老交接，提高標準，培養人才
老一輩醫院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎上也要看到時代在發展，科技在進步，長江后浪推前浪的現象已經逼迫醫院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質、專業化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質。可通過專業人事檔案管理培訓來提高人事檔案管理人員的專業素養，包括新時期人事檔案管理的專業知識、計算機操作、業務技能和信息安全學習，其中計算機操作即使最基礎的要求也是最關鍵的技術手段核心，努力培養合適的新型人才。
（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬
硬件和軟件的科技含量和技術含量直接關系醫院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高，硬件設備和軟件系統的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理，信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求；其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。
（四）隊伍建設，注重安全，注意穩定
建設一支高水平、高素質、專業化的醫院數字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設前應確保數字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫院人事檔案人員的相對穩定，既有利于熟悉業務，又有利于隊伍的穩定性。
四、實現醫院人事檔案數字化管理需要創新
現代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統人事檔案管理、數字化人事檔案管理和人事檔案網絡共享管理。
（一）建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫
《關于改變傳統人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數據”技術也已應用多年，但是至今這些先進的管理理念和數據處理技術都沒能在醫院人事檔案管理工作中體現出應有的作用。建立醫院人事檔案數字化管理云數據庫已成為利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作創新的首要創新點。
（二）建立醫院人事檔案網格化交叉體系
以傳統的醫院人事檔案母系統為基礎，建立涵蓋醫療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統，并完成網格化信息交叉。體系的完善既幫助醫院人事信息的全面匯總，又可幫助醫院內部人才的選拔和干部的任用。
（三）學習利用新技術新方法
信息技術發展雖然迅猛，但由于信息技術引入人事檔案管理領域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術而加快。我們應當吸取經驗教訓，努力學習其他領域或者其他國家的先進技術，用在我國醫院人事檔案數字化工作中。軟件上可使用大區域通用的高級別人事檔案管理系統，數據標準統一，數據轉換流暢，提高醫院人事檔案工作效率。硬件上可依據實際需求和工作環境情況選擇配置相應的數碼產品幫助人事檔案數據信息電子化。技術上引進先進技術，如射頻、芯片、磁條等數據存儲、讀取技術，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。
五、利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作需注意的問題
（一）與時俱進，不斷進步
利用數字化信息開展醫院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學習，同時要勇于超越現有技術，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數字化信息技術發展成果，將其運用到醫院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環境更新、人員學習的復雜過程，也需要醫院對于此項工作的政策支持和財力幫助。
（二）牢記根本，不忘初心
一、信息時代人事檔案管理的發展內涵
（一）人事檔案管理的知識密集性內涵。新時期人事檔案管理的發展必須反映新的時代特色，信息時代背景下信息化的普及是為社會知識經濟體系服務，當今人事檔案管理較之傳統人事檔案管理具有鮮明的知識密集性內涵，即新時期的人事檔案管理不再是簡單的材料收錄整理工作，專業知識文化素養與業務能力，尤其是計算機信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。
（二）人事檔案管理的信息服務性內涵。信息時代信息載體的管理與利用體現了信息服務的主動形式，傳統被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當前信息載體不再僅僅局限于文獻型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調對檔案價值的開發與利用，突出人事檔案管理的信息服務性內涵。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
（一）基于計算機技術的數字型檔案要求。計算機技術的廣泛應用是信息時代的主要標志之一，傳統的人事檔案管理模式已不再適應社會發展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質型檔案向數字型檔案轉變，即依托電子手段構建人事檔案的數字信息體系，建設人事檔案的信息數據庫。
（二）基于互聯網通信技術的網絡化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。
（三）基于人才信息整合的統一標準要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標準化。傳統人事檔案管理的規范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉化與存儲的統一運行標準，實現網絡化查詢與統計，便于整體調用。
三、信息時代的人事檔案管理發展方向
（一）人事檔案管理的信息數字化。基于計算機技術的數字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數字化方向發展。人事檔案管理的信息數字化發展有賴于數字化信息系統的建設，一是在擬定數字化信息系統的基本框架之上，選定人事檔案系統的應用軟件，制定檔案數據錄入規范；二是保障紙質檔案與數字檔案的相互協作配合，避免檔案數字化過程中信息不完整不真實的現象出現；三是注重后期制作的質量控制，應充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。
1人事檔案管理創新必要性
改革開放三十年進程，我國人事檔案管理工作不斷變遷更新，人們在實踐工作中的意識思維也形成了根本性變革。我國檔案管理法的履行頒布，不僅為檔案管理任務提供了有效的法律支撐，同時也為檔案管理工作開展提出了更新的標準要求。實踐工作中唯有樹立創新意識，推動人事檔案管理工作模式的全面變革，方能跟上時代步伐，實現全面升華。當前，人事檔案管理中較多的工作人員欠缺認識了解檔案資料的知情權。基于人事檔案管理工作不夠透明，無法有效落實知情權進而造成缺陷問題不斷增加。一些原因在于原部門記錄當事人檔案信息過程中存在內容不實性，甚至添加了欠缺實時性依據的檔案，導致對當事人形成了不良影響。還有一些單位由于長久不能掌握個人檔案導致檔案內容不完整甚至無從知曉，因而由人事檔案資料欠缺而造成的訴訟以及糾紛事件頻繁發生。依照我國制度規定，當前僅有機關事業部門或是國企單位方享有保管人事檔案資料的權利，而伴隨我國經濟建設的深化發展，外資單位以及民營機構的經濟成分比例不斷提升，該類單位并不具備保管人事檔案的權利，而是將檔案存儲在人才交流中心而無法進行行政權約束，因而達不到有效管理人事檔案資料的效果。為此，人事檔案管理創新勢在必行。從采用方法上來講，檔案隨人走的傳統模式經受了更大的挑戰。伴隨市場經濟制度改革的深化發展，人才流動更加頻繁，人檔分離機率大大增加，雖然干部檔案以及企業員工檔案管理規定對流動人才檔案管理進行了要求，然而實踐工作中有關管理單位以及流動人才享有的權益以及管理矛盾問題卻逐步凸顯出來。一些單位為預防人員不良流失用檔案作為關卡，導致棄檔問題頻繁發生。社會上擁護淡化人事檔案管理的聲音越來越高。制度層面，人事檔案資料的匯總收集欠缺力度，同時材料質量不高的現象較為普遍。首先，歸檔管理體制并不健全且執行欠缺嚴格性。少量檔案機構僅能照搬照抄檔案資料歸檔管理要求，無法制定符合自身特征的工作細則。即便一些單位創建了管理制度也在不同層面上包含執行不到位的問題。另外，匯總收集的資料并不完整精準，尤其是上交人才交流中心管理的檔案、員工考核資料、鑒定評估報告等，無法及時的囊括到個人檔案之中。再加上欠缺監督核查機制、材料真實性無從考證，導致人事檔案管理存在較多不足之處，因此只有全面創新工作模式，引入現代化信息技術手段，方能真正提升管理水平，達到事半功倍的工作效果。
2人事檔案管理信息技術應用
2.1引入數字化技術，提升檔案管理標準性
當前，檔案信息化管理工作中呈現出軟件工具種類繁多、標準不統一的問題，進而對整體系統水平的優化提升形成了負面影響。為此，應全面創新檔案管理信息化工作意識，引入數字化技術，提升檔案管理標準性。可創建一體化人事檔案管理數據庫系統，采用數字化技術提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復雜的手工操作任務中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應擴充數字化、信息化投入，以確保數字化技術持續不斷更新與優化，以適應時展綜合需要。
2.2有效提升系統整體水平，著重建設數據庫系統
人事檔案管理信息化建設應將著眼點放在整體數據庫系統建設中，構成系統的縱橫節點均應符合一定水準，并利用網絡系統進行聯通，進而可激發數據庫系統內在優勢，提升人事檔案管理數字化系統整體能力水平。一些節點甚至可以對其他重要節點形成阻礙影響，并導致系統梗阻。因此，要想確保節點裝備功能水平同應用效果同步提升并不現實，無法實現齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數字化管理水平，將這些機構作為試點單位，著重建設數據庫系統進而獲取到可全面推廣應用的寶貴經驗，這對于人事檔案管理整體系統建設極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數字化管理模式轉變的過程，為實現這一階段目標，應做好數據庫系統建設，積極開發創新型數字化管理手段。數據庫系統內涵在于借助現代化信息技術做好人事檔案資料的科學化管理以及便利化應用。創建數據庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務，應經歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創建數據庫系統的重要經驗在于，領導決策層給予全面重視，樹立統一認識，計算機專業技術人員則應給予人事檔案管理業務人員積極的配合與支持。信息技術實踐應用階段中，應創建活庫，通過應用頻率檢驗數據庫系統的總體活性，并制定重要的整改發展策略，促進數據庫從單一形式向系統化形式全面發展。應積極促進綜合性數據庫的優化完善并創建形成各個機構人事檔案管理目標庫，利用網絡平臺連接構成分布式、開放化的數據庫群，這樣一來將令自動化數據庫系統效率顯著提升。
3結語
總之，新時期，現代社會對各項工作任務效率以及處理流程提出了更高的標準要求。針對傳統人事檔案管理工作中采用方法以及處理模式較為滯后的現實狀況，我們要在日常管理階段中持續更新優化，采用信息技術手段，秉承持續創新發展意識，方能真正提升人事檔案管理工作水平，適應現代社會快速發展的現實需要，創設明顯的經濟效益與社會效益，真正實現可持續的全面發展。
作者：康靜 單位：哈爾濱市人才服務局
關鍵字：人事檔案；信息化；價值
所謂人事檔案，是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料。人事檔案在我國有著重要的地位，隨著信息時代的到來，人事檔案也必然地被卷入了這個信息化的大潮中。然而在人事檔案信息化的過程中，卻出現了很多不盡如人意的地方，這些都亟待引起檔案工作人員的重視。
1 人事檔案的發展以及信息化現狀
人事檔案在我國的發展歷史較長，對于人事檔案的重視在很大程度上源于計劃經濟環境下，國家對于整個社會較為嚴格的控制，在這種控制之下，人事檔案成為了必然的控制手柄之一。經過多年的發展，我國在檔案管理工作領域已經取得了一定成果，形成了較為完善的檔案管理工作法律法規，并且對相關領域的從業人員以及相關工作展開方式起到了良好的約束作用。
在此基礎上發展起來的人事檔案信息化工作，在初期開展的十分順利，這種順利開展主要源于一直以來良好的規范工作，讓人事檔案有著規范的形式，便于實現數字化。然而就在人事檔案信息系統建立起來之后，諸多問題也在隨之涌現。總結起來，重點有如下兩個方面的問題較為突出：
首先數字化檔案在目前僅僅充當了紙質檔案備份的功能，即數字化檔案隨紙質檔案的更新而更新，并無更多主動性操作。在實際的工作過程中，相應的檔案管理工作人員是完全將數字化檔案視為對于紙質檔案的備份，單純理解成為，由于紙質檔案難以得到較為妥善的保管，因而建立起數字化檔案。更為嚴重的是，很多工作人員甚至在數字化檔案系統已經得以建立的情況之下，仍然依賴于紙質檔案展開工作，而將數字化檔案視為后備資源。此種情況下建立數字化檔案系統完全成為了檔案管理工作者的一種負擔，而難以推動檔案工作進一步發展，更難以實現人事檔案的存在價值。
其次則在于無視數字化檔案的傳播共享屬性。人事檔案作為組織中相關成員的重要情況記錄，對于組織的日常活動必然有著積極的意義，然而這種屬于檔案自身的對于實際工作的指導意義想要得到充分發揮，必須要實現檔案信息的流動，即保證其能夠于需要的時間內出現的需要的地方。針對于這種需求特征，如果單純依靠傳統紙質人事檔案很難實現，鑒于檔案本身的特殊性，涉及到眾多敏感信息，通常都會安排專門的部門和人員進行管理，確保人事檔案的安全并且保證相應的管理工作符合相關的政策法規要求。這種對于人事檔案慎重的態度雖然十分必要，但是卻在一定程度上成為阻礙檔案信息流動和深入應用的羈絆。當前社會中檔案的數字化能夠很好地解決這一問題，然而為數眾多的檔案人員并沒有充分重視到數字化檔案系統的這一優勢，導致數字化系統在建立以后難以有用武之地。
2 切實深化人事檔案信息化的相關討論
通過上文中對于人事檔案信息化的現狀分析，可以看出人事檔案信息化的價值還有待深入挖掘。針對于目前廣泛存在的問題，可以著力從三個方面對人事檔案信息化的價值提升開展工作：
2.1 構建開放信息系統
人事檔案信息化最大的優勢就在于強有力的數據傳輸保障，能夠讓有關人員隨時隨地獲取到所需要的信息，雖然人事檔案相對管理嚴格，但是如果想要人事檔案切實發揮其自身價值，成為推進組織人力資源優化工作的有力武器，就必須構建起相對開放的信息系統，能夠讓更多的相關人員可以讀取到相應的檔案信息。同時，鑒于檔案信息本身的敏感問題，應當對閱讀人員的權限進行明確界定和管理，確保相應的人員擁有相應的權限，并且妥善控制，避免權限過大導致檔案信息處于不安全的境地。
2.2 積極維護構建完整檔案系統
對于人事檔案而言，紙質文檔和數字化文檔具有很大的區別。前者不僅僅在管理和使用上呈現出更為謹慎的態度，在相關數據和信息的收錄方面也更為保守。與之對應的數字化檔案，就可以提供更大的容量，并且在讀取方面也極具便利。針對于人事檔案信息系統的這種使用以及建立特征，有必要采取相應的態度構建起更為完整的檔案信息系統，才能夠為有關人力資源的管理決策提供更為有效的支持。具體而言，在內容上，可以將更為寬泛的數據信息納入到人事檔案的信息系統中來，打破以前僅僅對有關人員重大人事事件進行記錄的窄范圍操作，而將更多關于培訓、調度等人力資源信息納入到系統中，同時為了保持原有檔案的獨立性和完整性，可以考慮在信息系統中建立相應的人員副本信息存檔。更為全面的信息，無疑會成為組織決策工作中更為有力的支持。
2.3 確保檔案數據安全
檔案數據安全是實現上述兩個方面應用和價值提升的基本依據，失去了信息系統數據安全的保障，一切價值的深入發揮等都無從談起。在構建更為開放的信息平臺的時候，更應當注重安全問題，不僅僅是傳統意義上對于病毒和網絡攻擊的防范，對于相應資料的使用和閱讀狀況，也是人事檔案信息化管理工作必須注意的重點。
3 結論
目前，不僅僅信息化系統的存在價值沒有得到充分發揮，就連一直以來存在于我們生活中的人事檔案，也僅僅起到了對相應事件的如實記錄，而未能在組織環境的更大領域發揮其應有的價值。針對這種狀況，只有不斷深入挖掘和發現問題，提出有針對性的解決方案并切實予以執行，才能讓人事檔案煥發出其應有生命力。
參考文獻
[1]譚麗珍.人事檔案管理信息化建設初探[J].秘書之友.2006（04）
關鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用
現代科技特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個體存在社會的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經歷、政治思想道德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映人員綜合素質的最重要的依據，也是人員今后就業及各級組織選拔、任用、考核的主要依據。隨著高社會信息化水平的迅速提高，對檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢。
企事業單位吸收引進先進的檔案管理系統，使檔案信息化，已成為現代社會檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經過系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享的過程。
剖析檔案信息化一是檔案信息的數字化和網絡化；二是檔案信息接受、存儲、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向實體保管為重點，向提供檔案實體的數字化服務為重心的轉變。
本文就實際應用中檔案信息的數字化闡述相關組織構成及實例：
1.信息存儲
目前實現檔案管理的數字化最關鍵的動作就是在于需要將紙質的檔案，通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中。在具備各種軟硬件的條件下，關鍵數據的核實是必不可少的，方便查詢的電子檔案與需核實的掃描數據的鏈接是目前很難精準實現的，因此在檔案掃描歸檔的同時，檔案管理人員針對性的檔案梳理是加強檔案信息有效性的關鍵步驟，因此在實際應用操作中，對檔案錄入關鍵人員的管理，是提高檔案應用的主觀可控因素，也是提高數字化的重點。
2.紙質檔案存放管理
通過數字化處理的紙質檔案是數據真實性的重要體現，因此在完全依賴數字化后的紙質檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實整理，是確保數字化檔案的有效性的體現。對于過于依賴數字化信息的企事業單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時代的特殊性，定期核實檔案信息雖然耗費人力物力，但卻能體現其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質的一個重要方面，是公司選賢舉能的重要依據，是對員工進行全面評價的重要參考，檔案的完整性和準確性對員工今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數字信息與紙質檔案文件的核實需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類人員的類似錯誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。
3.數字化進程的推進
檔案信息數字化的前提是檔案信息的規范化、標準化，即用共同的信息技術和信息語言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說：“如果不靠國際標準來有效引導信息迅猛發展趨勢，必將出現一個電子混亂局面。” 企事業單位的信息化素質亟待提高在信息技術飛速發展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時代。通過之前提出的信息錄入及檔案紙質存放的關鍵模式，對沒有從傳統的紙質檔案模式中走出來人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認為紙質檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。
4.數字化信息安全保障
由于人事信息是關系到個體存在社會中的實際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業素養，同時也是保障數字化信息安全的工作準則。目前檔案信息通過電子存儲設備保存，存在因設備損壞及網絡病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實際應用中，嚴格控制檔案查閱時使用的網絡連接、對外連接的硬件設備，是確保檔案數據泄露的關鍵環節。建立執行行之有效的檔案查閱流程，確保內外部網絡分設，杜絕外部存儲設備應用，備份檔案信息嚴格管理，從而關注信息安全保障。
5.信息共享
一、中學教職工人事檔案信息管理的現狀
（一）對人事檔案信息化管理重視程度不夠。在目前的中學人事檔案管理中，很多學校對人事檔案的管理并不重視，中學將主要的精力都放在提高學生的成績，提高升學率的問題上，對于其他與成績、升學率沒有直接關系的事務，例如人事檔案信息化管理的重視程度不高。由于重視程度不夠，中學教職工人事檔案的管理制度、管理方式等也不完善，不能良好的適應現代社會以及學校發展的需要，人事檔案管理無法為學校的人才選拔、晉升提供科學的依據，不利于中學的持續發展。
（二）管理方式比較落后。目前，在中學教職工人事檔案管理中，中學依舊采用傳統的人工管理模式，這種封閉式的管理方式已經不能適應現代化的發展需求，信息化的技術和手段應用比較少，人事檔案管理部門的計算機只是用于打印檔案目錄，人事檔案信息的查閱、檢索等完全要靠人工操作，工作效率低，出現失誤的可能性比較大，而且傳統的人事檔案管理模式下，人事檔案信息的更新、補充不及時，檔案破損的概率比較大，檔案的完整性不強。
（三）人事檔案管理人員素質能力問題。中學教職工人事檔案管理的效果很大程度上是由檔案管理人員的素質能力決定的，但是目前中學教職工人事檔案管理人員的素質能力有待加強，檔案管理人員通常是兼職的，不能將所有的精力完全投入到檔案管理的研究中，他們的檔案管理專業知識不足，實踐經驗少，信息技術水平不高，對于信息化的檔案查閱、檢索、歸檔了解不足，無法滿足信息化管理的需要。
二、中學教職工人事檔案信息管理的對策
（一）提高對中學教職工人事檔案管理的重視程度。在中學教職工人事檔案管理工作中，要實現信息化管理的成果，首先要提高學校對信息化人事檔案管理的重視程度，樹立信息化的人事檔案管理意識，采用信息化的管理方法和手段實現高效的人事檔案管理。中學應將人事檔案工作與各種工作活動結合起來，在信息化社會的影響下，逐步實現開放型的中學人事檔案管理工作，樹立人事檔案管理的信息化、現代化意識，促進人事檔案信息化管理的實現。
（二）優化人事檔案管理方式。中學人事檔案管理要實現信息化的管理效果，應建立完善的人事檔案管理制度，采用信息化的人事檔案管理方法，由學校領導帶頭成立專門的人事檔案管理機構，并配備專業化人事檔案管理人員，明確人事檔案管理人員的職責，保證中學人事檔案信息溝通、交流的渠道暢通，能夠隨時為學校管理者提供相關的資料和數據。中學教職工人事檔案管理要實現信息化，不是一蹴而就的，應堅持循序漸進的原則，對于中學教職工中可以公開的檔案信息進行人事檔案的綜合管理，對于教職工人事檔案中的私密內容要嚴格保密，并由組織部門集中管理。在中學教職工人事檔案管理工作中，應逐步實現信息化的人事檔案管理，使紙質的檔案、照片、錄音等逐步實現數字化，并做好數字化檔案信息的保管工作。由于數字化需要依賴一定的計算機硬件或軟件才能夠得以保存，因此應加強對硬軟件的更新，定期升級和檢測計算機中的病毒，做好軟件補丁，保證計算機的安全運行。對于移動硬盤等，要樣保管，不能隨意攜帶外出。
（三）提高檔案管理人員的素質能力。應努力提升人事檔案管理人員的素質能力，選用專業化的人事檔案管理人員，加強他們的教育培訓工作，使管理人員的檔案管理方面的知識更加得到提升，技能得到鍛煉，同時加強計算機技術的教育，使其能夠掌握先進的信息化檔案管理方法，促進人事檔案管理信息化的實現。同時，還需要強化檔案管理人員的職業道德，樹立責任意識，能夠以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，實現良好的管理效果。
三、結束語
實現信息化的中學人事檔案管理符合社會以及中學發展的實際需要，應提高對中學教職工人事檔案信息化管理的重視程度，采用現代化的管理方式，努力提高人事檔案管理人員的素質能力，促進人事檔案管理信息化的實現，為中學管理者的人才決策、任用提供科學的依據。
作者：曾凌 單位：中山市第一中學
傳統的檔案信息管理是以紙質檔案來作為管理的主要對象，對其進行收集、分類和存儲，利用的時候進行檢索調用，加上平時的維護，這些就是對檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質發生的變化，再來就是管理模式出現了變化，很多的人工步驟都由計算機系統代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價值得到發揮[1]。
一、當前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發展滯后致使棄檔、死檔等現象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現象較為嚴重。甚至出現一些“自持檔案”的現象。隨著社會的發展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內容和個人之見出現了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠對當事人的實際情況進行體現，作為人事檔案應該要能夠對當事人的各項基本資料體現。檔案一旦何其主體之見失去了聯系，就會出現人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網絡上，已經長期開始定期公示“長期失去聯系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網及人力資源網站將很多這樣失去聯系超過5年且被公示又無人認領的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當前我國面臨的該類棄檔現象已經成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統計，當年在全國范圍內就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數量變得更大了，企業單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統一的城鎮企業職工基本養老保險等制度，辦理退休以及養老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應的服務機構以及檔案管理機構，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯系，導致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構對于這些聯系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當事人不進行手續的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠將這些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業發展后，政府部門對于檔案信息化管理和數字化管理的關切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發展和利用。但要在全國范圍內盡快形成統一的信息化、數字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數字化進程已初現成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務”項目，這些項目將分類整理的紙質檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內容相對應和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數字檔案庫”中查詢當事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當事人或查詢單位開設證明。
（二）電子化、數字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術獲得了比較大的發展，而數字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復雜，如果不進行數字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業中也是使用比較多的，數字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應用價值比較大。
三、總結
信息化和網絡化的應用讓人事檔案管理成為了必然的結果，而如何的利用網絡來對檔案服務進行改變，提供更多個性化的服務，將是檔案發展的另一個階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因為技術不夠，無法對其進行良好的利用，而今，技術已經不再是問題，因此利用和服務將會是我們發展的主要方向。
當今社會信息化已成為社會發展的必然趨勢，特別是工業化和現代化的建設過程中，信息化更是其必然的選擇，同時也是現代管理的重要特征之一，所以在當前信息化建設大力發展的環境下，人事檔案管理信息化建設已當為時展的必然要求，也是當前人事檔案進行深化改革的方向。所以需要針對當前人事檔案信息化建設中存在的問題進行深入的分析，并進一步對提高人事檔案信息化建設的重要的途徑進行了具體的闡述。
（一）現代化管理的重要體現
為了更好的適應國家改革和發展折需要，國家檔案局對于檔案信息化建設的總體目標和主要任務進行了明確，所以人事檔案進行信息化建設不僅是適當國家信息化建設的要求，而且與當前檔案事業的發展方向也具有一致性。而且人事檔案管理信息化建設工作的開展，不僅可以有效的改善人事檔案管理工作，而且對于人事部門工作效率的提高及在社會中的有效利用都具有極為重要的意義，所以可以說人事檔案信息化建設是適應信息化建設的要求，同時也是現代化管理的重要體現。
（二）能夠更好的實現人事檔案信息資源共享
當前我們處于信息高速發展時代，在社會活動及經濟活動中信息資源具有極為重要的戰略意義，加快檔案的信息化建房，可以將檔案信息都歸入到國家信息化建設的總體格局中，通過檔案網絡建設，從而加快檔案信息資源的開發利用，推進檔案資源的數字化、標準化和網絡化進程，實現檔案信息資源的共享，有效的推動檔案事業的健康發展，使其能夠更好的為社會發展提供良好的服務。
二、目前人事檔案信息化建設中存在的問題
（一）人事檔案信息化系統的整體水平較為落后
目前我國人事檔案在管理上缺乏完善的管理制度，而且沒有先進的管理觀念，管理水平和管理手段還較為落后。通常情況下人事檔案管理工作僅局限在個人歷史信息記錄的維護方面，對檔案中內容不能及時進行更新和補充，使人事檔案的發展受到了較大的制約，也影響了人事檔案整體水平的提升，不利于人事檔案管理水平的提高。
（二）人事檔案信息化系統缺乏完善的管理
目前在我國各個部門多是各自為政，再加之人事檔案信息化系統缺乏統一的領導和總體的規劃，各個部門在數據庫建立時由于缺乏必要的溝通和聯系，這樣每個部門的數據庫中都包括了大量的人事信息，這些人事信息需要重復的進行填寫和錄入，導致大量的人力和物力的浪費，人事檔案信息資源的共享難以實現。
（三）人事檔案管理人員整體水平不高
目前我國從事人事檔案信息化管理的工作人員多數都沒有經過正規的學習和專業的培訓，這就就導致其業務水平及職業素質都處于一個較低的水平，對人事檔案信息化建設工作的重要性缺乏必要的認識，不能科學合理的對檔案資料進行收集、整理和歸檔，缺乏對檔案的合理規劃，各種新技術也得不到有效的利用，在很大程度上影響了人事檔案信息化建設進程的快速推進。
三、提高人事檔案信息化的重要途徑
（一）提高人事檔案信息化的整體水平
人事檔案的管理工作要達到主動服務并安全管理的良好效果，要想搜索人事檔案的相關信息就必須在指定的網絡進行查詢，利用檔案數據信息的權限管理辦法以及相關的安全管理的協議等規章制度對人事檔案信息進行有效的管理和合法的使用。作為檔案的基本價值，電子檔案法律憑證的作用應在信息技術方法能夠確保數字化檔案的真實性的前提下得到良好的體現。我國當前的相關法律條款也應進行相應的修改，這樣才能確保檔案憑證作用的良好有效發揮。
（二）采取集中統一的管理體制
要想更加集中地采集和使用人事信息，就應該采取集中統一的管理體制。用信息科學技術為支撐，實現人事信息資源的數字化以及人事信息資源共享。人事檔案信息化的軟件和硬件平臺要在自主研發的基礎上，保證歸檔、編研、移交、借閱等工作環節逐漸的實現信息網絡化、信息數字化以及信息數據庫化。讓人事檔案信息資源可以有效快捷的得到整合和使用。
（三）重視對人事檔案管理人員的人才培養
當前，要想提高人事檔案信息化的發展水平，就必須從提高工作人員自身水平做起。相關單位應對從事相關工作的工作人員提供培訓和提升自身能力的機會。給予人事檔案的工作人員外出培訓和學習的機會。讓工作人員有機會參與相關工作的培訓。學習更加科學有效的工作技巧。為人事檔案信息化管理的更好更快實施提供人力保障。在工作人員的更新換代的時候，要提升工作人員的整體素質。普及人事檔案信息化的相關工作內容和操作技術。提高人事檔案工作的服務水平。培養即了解業務知識，且有對計算機有一定了解，并知曉相關法律法規的復合型人才的工作人員才是我國當前人事信息檔案管理人員的最理想的人選。
現行人事檔案制度從某種程度上限制了人才的流動與競爭，不利于形成合理的人才競爭機制，也不利于實現人力資源配置的市場化。人事檔案管理工作必須積極應變圖新，建立與現代人力資源管理相適應的人事檔案制度。
一、完善信息內容，調整傳統形式提升時代價值，增加現代功能
無論是政府部門考核、任免或招聘公務員，還是企業招聘、管理或選拔人才，都不能忽略人事檔案的作用。當前，人事檔案利用者的類型、范圍以及利用目的的多樣性，導致人事檔案的利用范圍、利用內容發生擴大和轉移。而傳統的人事檔案內容簡單，條目單一，籠統記載著大量陳舊、靜態的經歷資料，不能真實客觀地提供一個人最新的素質能力信息，不能成為用人單位廣納群賢的依據。因而很多單位已不再依據人事檔案去取舍人才，檔案被扣人才依然可以自由流動，“棄檔”事件時有發生。因此，我們應該根據社會發展對人事檔案的新要求，從以下三個方面對人事檔案內容進行擴充：
首先，完善和簡化人事檔案的靜態信息內容。人事檔案的靜態內容主要是指個人自然情況、家庭背景、社會關系等已經固定的信息內容。這些信息內容是一個人的基本情況，需要完善和簡化。完善其內容，就是要提高這些信息材料的準確性和完整性，避免材料的重復收集；簡化其內容，就是對這些信息材料進行濃縮化處理，剔除無保存價值的材料，保存有重大信息價值的材料。
其次，定期補充登記個人檔案的動態信息。傳統的人事檔案重歷史輕現實，使得人事檔案不能全面、及時地記錄和反映一個人的近況。作為社會人，必然會不斷產生有關個人經歷的新的檔案文件，實行定期補充登記制度，有利于維護人事檔案的時效性。
第三，根據時代的要求，有選擇地增加新的人事檔案信息內容。傳統的人事檔案記錄的只是一些個人的簡單經歷，反映不出個人的特長和專長，以及此人的信譽程度。在當今人才競爭日益激烈的形勢下，這樣的人事檔案不利于優秀人才的發現和評價。這就需要我們認真分析形勢，有針對性地擴大人事檔案所承載的信息量，以強化其信息功能。比如為了適應現代社會全面考察人才的需要，可建立業績檔案和個人信用檔案。業績檔案主要是指對個人近期工作情況的完整反映，包括在單位的工作成績、對單位的貢獻和個人能力等內容，有不少單位已經建立起人才的業績檔案，取得了一定的效果。個人信用檔案是指個人在各種社會、政治、經濟活動中形成的誠信記錄。據報道，上海市人才服務中心正在探索建立能夠反映本人個性特點和專業能力的人才技術檔案，其內容主要包括人才職業能力、職業生涯和職業信譽等內容，并準備全部上網，對外按照使用權限開放。這也是人事檔案管理工作進行的一次有益的嘗試。
二、探索建立集約化、開放化和社會化的人事檔案管理新模式
市場經濟的發展進一步推動了人才流動，也淡化了人事檔案政治性、神秘化的色彩。傳統的人事檔案制度是計劃經濟時代的產物，是以控制人、制約人為出發點的控制性管理，強調“人檔不分”、“檔隨人走”。在人才自由流動、競爭的今天，傳統人事檔案管理模式逐漸變為人才發展與流動的障礙。因此，變計劃經濟的“單位人”為市場經濟的“社會人”，建立人事制度，實施專業化管理，是人事檔案社會化管理的發展方向。據有關人士透露，目前全國各級人才流動中心為15．4萬個國有和非國有單位代為保管了約330萬份人事檔案，這正說明了社會對檔案社會化專業管理模式的需求。特別是國有大中型企業改制分離過程中，人事檔案的歸屬也是一個非常現實和棘手的問題。例如，北京住總集團成立了住總人才服務中心，為改制分離的小企業進行人事、代存檔案等業務，取得良好效果。
因此，設立一種集約化、開放化和社會化的新型人事檔案管理和服務機構――人事文件中心是當前建立人事檔案管理新模式的主要途徑。它既有文件中心的一般功能，也因館藏特定內容而具有特定的服務對象。無論是政府系統的人事文件中心，還是商業性的人事文件中心，在操作模式上都不乏可行性。前者可由政府部門分地區、分系統統籌設置，由同級或上級檔案行政管理部門監控。后者需要的條件比較復雜，在政策允許、條件成熟時也可建立。個人或單位可委托中心保管個人或其員工的人事檔案，按期交納一定的保管費用。用工單位利用人事文件中心保管的檔案成功招聘到了人才，也必須向人事文件中心交納一定傭金。人事文件中心的管理人員隨時滿足檔案所有者或移交單位的使用需求，還可通過開發人才信息資源來為社會提供優質、高效的人才服務。
三．運用計算機和網絡技術提高人事檔案管理工作的現代化水平
人事檔案管理部門應逐步探索實現人事檔案的數字化、網絡化管理，建立開放式的人才信息服務網絡。主要從以下三個方面入手。
首先，加快人事檔案信息資源數字化建設。傳統的檔案管理向現代化信息管理遞進的基礎是從紙質資源管理到電子信息處理的轉變。即通過對檔案信息進行數字化輸入、處理和輸出，實現檔案信息資源的科學、有序管理。
其次，加速高新科技的應用。要提高人事檔案信息服務的質量和效率，發揮其更大的作用，就必然要對人事檔案信息進行數字化、網絡化管理，建立一個全國范圍內的開放式的人事檔案信息服務網，成為社會共享的人才信息庫。
第三，要加快新型管理人才的培養和配備。人事檔案管理的現代化對人事檔案工作者提出了更高的要求，除了愛崗敬業、無私奉獻等基本素質外，更強調信息開發能力和社會服務意識。而只有這樣才能保障人事檔案管理現代化的最終實現。
關鍵詞：網絡環境；醫院檔案管理；人事檔案管理；現代化管理
由于信息技術的迅猛發展，互聯網的廣泛應用，帶來了文檔管理、存儲和利用方式的革命，檔案管理正面臨著現代科學技術的挑戰和難得的歷史發展機遇。信息資源在管理模式上正在實現向網絡動態的改變，在網絡環境下進行醫院人事檔案管理能使檔案管理標準化和規范化，并提高勞動效率和工作質量。
一、現代化人事檔案管理是必然趨勢
成熟的信息及電子技術已經普及到各行各業，我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，用現代化、科學化的手段做好人事檔案管理工作，更好地為醫院的建設、發展服務，這是新時期人事檔案管理工作的需要，也是國家信息化工作的必然趨勢。
二、規范化管理人事檔案的需要
在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，這部分信息一直以來都是用手工管理的，這就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學。要改變這種情況，就需要建立一套完備的信息管理系統，用現代化方法管理人事檔案信息，從而提高信息的規范化程度和利用效率。
三、能為領導提供較全面的檔案信息
建立人事檔案數據庫，人事檔案管理系統提供了人事管理過程中人員需要的多方面信息，我們可以快速獲取庫內人員的基本情況、簡歷、德能勤績等方面的信息，還可以對這些信息進行分析，很快為領導和有關人員提供相關信息，改變了紙質檔案的局限性，并提高勞動效率和工作質量。
四、實現網絡環境下的人事檔案管理
（一）應建立一套標準化、規范化的人事信息系統應用軟件
先建成系統的基本框架，包括各種資料數據庫的建立和數據的錄入、應用軟件的開發、高速網絡系統的建設等，幾個環節可以同時進行。信息資源的采集是重點，也是基礎，人事檔案信息的采集與報送工作應當制度化及規范化，準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，把其當成人事檔案管理工作中的一項經常性的工作來抓。進一步完善、改進和提高整個系統功能，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。進一步加大投入，使整個系統日益完善，最終滿足人事管理工作的全面需要。
（二）系統建設以應用為主線，提高整體水平
在系統建設上，應該全員參與，分清職能，明確信息的收集、維護和使用等各項工作的分工與權限，最終形成科學、有序、規范、協調的運行機制，在系統的建設和應用過程中，要重視信息資源的收集、開發和利用，不能只顧購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。要以應用為主線，充分利用現有信息資源，拓寬應用范圍，提供更深層次的信息服務，使信息系統真正成為人事檔案工作中必不可少的重要組成部分。
（三）把信息安全放在重要位置
在應用計算機進行編目、著錄、檢索、統計等工作中，尤其是檔案信息資源共享中，那些價值大、保密性強的權威性信息，容易遭到“電腦黑客”的攻擊，時刻存在著安全保密問題。這就要求人事檔案管理人員要有高度的政治素質，并熟知計算機知識，檔案信息系統應通過注冊檢查、加密技術、身份驗證、防火墻、權限檢查、系統日志、數據備份等方式，加強數據及系統安全性，并設置系統恢復功能。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，使用時應嚴格進行病毒檢測，在確認無病毒后方可使用。在現有的《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國檔案法》等以外，迫切需要政府健全和完善檔案在建立、補充、管理、傳遞及檔案信息網絡化過程中一系列的法規制度。
（四）實現檔案信息的長久保存
廣大用戶檔案信息資源和網絡化服務，數字化的檔案信息資源長期保存日益受到重視，是一個新的復雜的問題。維護數字檔案信息長期真實可讀，又要防止數字檔案信息被非法變更與破壞。因此，作為被保存的數字檔案信息采用最穩定的技術與通用的標準歸檔。必須采取積極的維護和保存措施，否則等到媒體開始老化或技術已被淘汰再去恢復將為時已晚，造成的損失也是不可估量的。電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，使電子文件自身結構、格式方面必須不斷地適應新的“生存環境”。電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。對于長期保存不需要修改變動的檔案可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上以保證其不被修改。
（五）檔案利用網絡化
提供利用，為各項工作做主動服務和優質服務是加強檔案信息化建設，推進現代化管理的最終目的。用文檔電子影像數字化信息代替紙張等傳統介質，為查閱利用帶來了極大的便利，文檔數字化逐步得到檔案館等各行業用戶的一致認可。當前，大部分醫院都設立了自己的醫院網絡，而且同教育科研網和國際互聯網進行了連接，這無疑給醫院檔案提供了一個對外服務的窗口，也為信息資源共享提供了有利契機。利用計算機和網絡技術，能通過局域網建立院級檔案管理自動化信息系統，要求網絡健全、界面清晰，支持WINDOWSNT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網方式，為查檔人員隨時提供信息查詢和傳遞，拓展利用功能，進一步提高檔案利用水平使檔案的利用率明顯提高。通過與醫院辦公自動化系統聯網，提供部分應用信息的在線檢索和閱檔服務。
五、結語
在網絡環境下進行人事檔案管理是檔案工作適應社會發展的必然趨勢，是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的重要手段。
參考文獻
【?P鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化
【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0011-02
1 引言
隨著現代市場經濟的快速發展，流動人員的規模不斷擴大，傳統的人事檔案管理模式已經無法適應這種新的形式，人事檔案管理工作改革勢在必行。同時，現代信息技術的快速發展，為流動人員人事檔案實現電子化轉變提供了重要的技術支持。流動人員人事檔案信息化管理建設的主要目標是基于現有的信息化基礎設施以及原有的紙質檔案資料，實現檔案信息化管理的過程。但是由于各種原因的限制，導致流動人員人事檔案信息化管理建設工作受到了較大的阻礙，檔案資源利用效率不高。因此，需要進一步加強對流動人員檔案信息化管理建設的研究。通過體系的建設解決當前流動人員人事檔案信息化管理建設存在的各種問題，全面提升檔案管理服務水平，整合各方面資源，提升對檔案資源的開發和利用，將其作用最大限度地發揮出來。
2 流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題
2.1 信息化建設資金投入不足
當前，對于流動人員人事檔案信息化管理的硬件配備相對較為落后。首先，資金缺乏是最主要的因素，從目前來看，隨著單位規模的不斷擴大，流動人員數量不斷增加，流動人員人事檔案信息化管理工作中會涉及大量數據的存儲、共享以及安全等方面的問題[1]，因此，對基礎的網絡設備和存儲設備提出了極高的要求。但是要想滿足這些要求，需要大量的資金購置新的設備或者升級原有的設備。而單位本身具有明顯的社會服務屬性，其經費來源主要依靠政府的撥款，這些資金遠遠無法滿足單位購置新的檔案管理設施、設備的需求，對實現流動人員人事檔案信息化管理建設工作產生了極大的限制。
2.2 檔案信息化設備配置不合理
就目前來看，流動人員人事檔案信息化設備的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老舊設備，系統標準不兼容。同時，在新設備的采購方面，存在錯誤的投資傾向，部分機構并未考慮到檔案信息化管理的特殊屬性，僅僅將資金應用在投影儀、觸摸屏等電子化設備，導致資金嚴重浪費，難以滿足流動人員人事檔案信息化管理的實際需求。
2.3 信息化人才缺乏
當前，流動人員人事檔案信息化管理隊伍主要由傳統檔案管理人員構成，很多人員缺乏信息化方面的專業知識和技能。因此，在實際檔案管理信息化工作中，大部分管理部門在開展信息化相關工作時，會將項目外包出去，導致其無法從整體上把握整個計劃工作。同時，檔案管理部門的領導雖然具有較強的信息化意識，但是由于自身信息技術知識的限制，無法對流動人員人事檔案信息化管理建設工作制定統一的規劃。
2.4 缺乏法律法規支撐
健全的法規是流動人員檔案管理信息化建設的基礎保障。但是從當前的實際情況來看，關于流動人員人事檔案信息化的相關法規較少，使流動人員檔案信息化管理建設工作受到了極大的限制。由于各個地區單位流動人口檔案信息化管理建設存在較大差異，因此，相關的法律需要充分把握各個地方的特點。同時，地方出臺的流動人口檔案信息化規范與標準也與地區實際情況不符，很多管理規范仍然沿用上級標準，缺乏因地制宜的法規細則，缺乏可操作性。
3 流動人口人事檔案信息化管理建設對策
3.1 增加資金投入
地方政府及相關部門應該進一步提升對流動人員人事檔案管理的專項資金撥款，將地方信息化及電子政務建設規劃內容納入財務重點規劃，同時還需要進一步發掘資金來源渠道。由于政府財力較為有限，企事業單位需要將流動人員人事檔案資金需求納入年度預算，并且充分調動社會各方面的支持，籌集更多的資金用于流動人員人事檔案信息化管理建設工作。
3.2 優化基礎硬件設施配置
隨著信息化時代的來臨，各類信息設備的更新換代速度進一步加快，因此，在早期建設上，應該優先考慮重要的基礎設備，首先需要充分考慮檔案工作的實際需求，并且考慮現有資金條件，挑選最具價值的設備；其次，需要在保證新設備有效利用的基礎上，將老舊設備的作用充分發揮出來。
3.3 提高信息化人才素質
當前，流動人員人事檔案信息化管理建設專業人才普遍較為缺乏，針對這一問題，首先需要通過講座、培訓等方式實現對檔案管理人員專業知識的培訓。其次，需要進一步完善檔案管理人員的從業資格，確保檔案管理人員能夠勝任流動人員檔案信息化管理工作。第三，利用研討會、交流會等形式，為檔案管理人員創造交流學習的機會[2]，進一步提升檔案管理人員的管理經驗和專業技能，通過比較和借鑒進一步拓展自己的事業，更具針對性地總結日常工作，不斷成長。另外，高校作為培養檔案信息化專業人才的重要基地，應該充分發揮作用，在檔案管理專業教學中進一步增加計算機課程、信息化技術課程等所占比例，在檔案管理研究生教學中也??該提升信息化方面的教育內容，全面提升檔案管理人才的信息化水平，為企事業單位流動人員檔案管理工作崗位輸送更多專業信息化檔案管理人才。
3.4 健全信息化法規制度建設
當前，流動人員檔案管理法規中專門針對信息化方面的內容較少，需要盡快出臺相應的法規制度，相關部門應該針對地方企事業單位流動人員人事檔案管理的特點制定相關的行政法規，為地方流動人員人事檔案管理工作的信息化建設提供相應的法律保障。地方法規的設立需要充分考慮區域流動人員檔案管理工作的特征和局限性，找到當前本地區信息化法規的空白，提升法規的可操作性。同時，流動人員檔案管理信息化的相關法規和標準，應該明確具體管理對象以及相關的權利義務和法律責任。并且法律制定需要在小范圍試行，然后不斷完善，確保其可操作性和適用性之后再進行大范圍正式推廣，從而構建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規體系。
3.5 加強檔案信息資源的開發利用
流動人員檔案信息化管理建設的最終目的是為了檔案信息資源的開發和利用。首先，企事業單位應該建立流動人員檔案信息查詢數據庫以及檔案信息目錄數據庫，方便對各類數字化檔案進行歸類整理，利用檔案知識對檔案工作進行指導。其次，加快流動人員檔案數字化工作的進程，由于紙質檔案的數量非常龐大，企事業單位的人事部門必須進行批量的數字化轉化，可以利用高效掃描儀對各類紙質檔案進行數字化轉化，特別需要注意的是要進行高分辨率的掃描，確保檔案數字化后的質量。另外，各部門應該建立統一的檔案數字化格式標準，確保各部門檔案的有效整合，企業內部還需要構建一個整合的信息平臺，全面提高流動人員檔案的利用效率。
