時(shí)間：2022-07-28 23:26:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)籍檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生來講極為重要，是學(xué)生在本階段學(xué)習(xí)的重要記錄憑證也是其進(jìn)行下一階段學(xué)習(xí)或者工作的重要保障，因此做好中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。筆者在本文中首先研究了中學(xué)學(xué)籍檔案管理中存在的問題，然后提出對(duì)學(xué)籍檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的措施，同時(shí)還研究了在利用檔案過程中應(yīng)該注意的相關(guān)問問題，以期更好的管理中學(xué)學(xué)籍檔案。
關(guān)鍵詞：
中學(xué)；學(xué)籍檔案；問題；解決措施
進(jìn)入新新世紀(jì)后，國(guó)家對(duì)教育教學(xué)愈加重視，同時(shí)作為學(xué)生重要的學(xué)習(xí)記錄，學(xué)籍檔案管理工作異常中重要。學(xué)生在中學(xué)期間的活動(dòng)情況主要由學(xué)籍檔案進(jìn)行記錄，是學(xué)生升學(xué)、工作等重要的依據(jù)，科學(xué)的管理學(xué)籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務(wù)。對(duì)學(xué)生來講，學(xué)籍檔案極為重要，一旦在管理中出現(xiàn)問題，會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作。基于學(xué)籍檔案管理的重要性，對(duì)中學(xué)檔案管理中存在的問題進(jìn)行研究并提出有針對(duì)性的解決措施就顯得具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，筆者在本文中對(duì)此進(jìn)行探討和研究。以期進(jìn)一步促進(jìn)中學(xué)學(xué)籍檔案管理工作。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1、學(xué)校管理者的重視力度不足
一般情況下學(xué)校配備的學(xué)籍檔案管理人員較少，從學(xué)生進(jìn)入中學(xué)到學(xué)生最終畢業(yè)，要經(jīng)歷很多工作，工作任務(wù)量較大，同時(shí)由于學(xué)生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學(xué)生其他工作部門還會(huì)借用檔案管理員協(xié)助開展相關(guān)工作，導(dǎo)致管理人員過于繁忙，同時(shí)學(xué)校配備的相關(guān)設(shè)備陳舊，一些學(xué)校的學(xué)籍檔案管理人員沒有自己獨(dú)立的工作空間，時(shí)長(zhǎng)出現(xiàn)學(xué)籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導(dǎo)致檔案管理員具有較大的流動(dòng)性。
2、管理學(xué)籍檔案的模式陳舊
中學(xué)學(xué)生學(xué)籍檔案具有繁多的內(nèi)容，要想保障服務(wù)的準(zhǔn)確性，僅僅憑借個(gè)人的記憶進(jìn)行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯(cuò)。所以，筆者建議應(yīng)該在中學(xué)學(xué)籍檔案管理中使用計(jì)算機(jī)，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。
3、學(xué)籍檔案管理人員銜接不暢
由于學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員艱苦的工作環(huán)境，因此造成人員流動(dòng)較大，對(duì)學(xué)校持續(xù)性的建設(shè)、管理和利用學(xué)籍檔案造成嚴(yán)重的影響。所以，當(dāng)前最緊迫的就是針對(duì)存在的問題，提出有效的解決措施，切實(shí)提升學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量和效率。
二、提升中學(xué)學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率的措施
1、學(xué)校重視
鑒于中學(xué)學(xué)籍檔案工作的特殊性，作為學(xué)校管理人員對(duì)該項(xiàng)工作應(yīng)該加以重視，在硬件、軟件建設(shè)上全力支持，給相關(guān)管理人員獨(dú)立的辦公空間，配備專職學(xué)籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續(xù)培養(yǎng)，保障學(xué)籍檔案管理人員具有較高的工作技能。
2、強(qiáng)化意識(shí)，明確職責(zé)
學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)學(xué)籍檔案管理工作人員的工作環(huán)境進(jìn)一步優(yōu)化，作為學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技能，不斷提升工作意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，明晰自身工作重要性，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定科學(xué)的管理學(xué)籍檔案。
3、重視培養(yǎng)，構(gòu)建強(qiáng)隊(duì)
要想提升中學(xué)學(xué)籍檔案的管理質(zhì)量，擁有一支高水平的管理隊(duì)伍極為重要。管理人員不僅政治素養(yǎng)高，還應(yīng)該具有較強(qiáng)的職業(yè)技能，因此這就要求當(dāng)前在中學(xué)從事學(xué)籍檔案工作的人員應(yīng)該不斷深化學(xué)習(xí)意識(shí)，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質(zhì)和水平。作為學(xué)校，應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作有清醒的認(rèn)識(shí)，舉辦相關(guān)培訓(xùn)會(huì)，提升其專業(yè)技能的深度和廣度；建立管理工作激勵(lì)制度，在管理工作中表現(xiàn)突出的給予物質(zhì)、精神上的獎(jiǎng)勵(lì)；樹立工作典型，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)并落實(shí)相關(guān)待遇，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
4、穩(wěn)定隊(duì)伍，持續(xù)發(fā)展
學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性、連續(xù)性有很大的關(guān)系。此工作需要相關(guān)人員具有厚重的工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中不斷完善。要是頻繁調(diào)動(dòng)管理人員的工作崗位，會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的持續(xù)性。所以，學(xué)校相關(guān)管理部門要對(duì)檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性有清醒的認(rèn)識(shí)，健全管理制度，促進(jìn)連續(xù)性的學(xué)籍檔案管理工作。
三、結(jié)束語
總而言之，檔案管理工作和學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作息息相關(guān)，是學(xué)生這一階段學(xué)習(xí)的必要記錄，更是學(xué)生開展下一階段學(xué)生的重要保障，事關(guān)每一位學(xué)生的切身利益，因此我們必須對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，秉承較高的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任觀念，把學(xué)籍檔案管理工作科學(xué)的進(jìn)行，這也是對(duì)一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)之一。所以，這就要求中學(xué)學(xué)校對(duì)本校內(nèi)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作強(qiáng)化重視，不斷完善學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法，依托學(xué)校的實(shí)際情況，制定科學(xué)的管理體系，嚴(yán)格記錄學(xué)生在中學(xué)的表現(xiàn)。有效的開展此項(xiàng)工作也是為各項(xiàng)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：張慧芳 單位：山西榆次八中
參考文獻(xiàn)
[1]徐會(huì)穎.試論如何搞好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作[J].科學(xué)中國(guó)人.2016(08)
[2]孫怡紅.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].河南教育(基教版).2013(12)
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；對(duì)策
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻(xiàn)，具有重要的歷史價(jià)值。高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過程的真實(shí)記錄，包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。目前我國(guó)高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理改進(jìn)，已成為各高校關(guān)注的熱點(diǎn)。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況分析
（一）對(duì)高校檔案管理意識(shí)淡薄
很多高校對(duì)學(xué)籍檔案管理隨意為之，無人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學(xué)校將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動(dòng)管理對(duì)象，對(duì)學(xué)生缺乏必要的教育，很多學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案缺少理解和認(rèn)識(shí)，甚至直到畢業(yè)審查時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問題或缺少文件，嚴(yán)重影響了學(xué)校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業(yè)
很多高校的學(xué)籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時(shí)工作繁忙，沒有時(shí)間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案只是入學(xué)時(shí)收一下，畢業(yè)時(shí)發(fā)一下，在校期間基本沒有整理、補(bǔ)充和歸檔，學(xué)籍檔案管理如同虛設(shè)。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學(xué)籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學(xué)籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，學(xué)籍檔案也只是學(xué)生入學(xué)時(shí)收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度。現(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學(xué)模式，在高校其他方面都與時(shí)俱進(jìn)，緊隨改革步伐的時(shí)候，學(xué)籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學(xué)模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)籍管理采用電子技術(shù)手段已勢(shì)在必行，很多高校也都引進(jìn)了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學(xué)籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價(jià)值，學(xué)校在補(bǔ)充電子檔案的時(shí)候忽視紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時(shí)，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學(xué)籍信息都由學(xué)生自由填寫，信息的真實(shí)如何甄別，如何保障學(xué)生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學(xué)籍檔案管理對(duì)策
（一）樹立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念
要實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機(jī)制建設(shè)等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實(shí)解決檔案管理中的難題，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和重要性，加強(qiáng)工作認(rèn)識(shí)，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動(dòng)的信息管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的信息服務(wù)，將檔案庫(kù)轉(zhuǎn)化為人才信息庫(kù)，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。
（二）實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化
教育部從2001 年開始對(duì)高等教育學(xué)歷證書實(shí)行電子注冊(cè)制度。建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實(shí)施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按國(guó)家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，所取得的學(xué)歷證書均須進(jìn)行電子注冊(cè)，是擁有全國(guó)唯一的高等教育學(xué)歷信息數(shù)據(jù)庫(kù)。高校學(xué)籍管理部門應(yīng)與全國(guó)高校學(xué)歷電子注冊(cè)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動(dòng)，建立一個(gè)完整的高校學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開始到學(xué)生畢業(yè)，動(dòng)態(tài)加入學(xué)生在校期間全部信息材料，貫穿學(xué)生在校期間的整個(gè)學(xué)習(xí)過程，構(gòu)建一個(gè)完整的高校學(xué)生電子學(xué)籍檔案體系。全國(guó)普通高校全部實(shí)行了學(xué)歷電子注冊(cè)制度。國(guó)家教育部為此專門研制“全國(guó)大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡(jiǎn)明登記表信息，到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫(kù)，貫穿學(xué)生在校期間整個(gè)的管理過程，形成了一個(gè)畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學(xué)籍管理庫(kù)”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長(zhǎng)、身份證號(hào)、健康狀況、獎(jiǎng)懲記錄、社團(tuán)記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個(gè)學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個(gè)人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎(jiǎng)、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學(xué)生入學(xué)前中學(xué)階段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績(jī)信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)與處分等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國(guó)高校學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了高校學(xué)籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢(shì)。
（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍
很多高校已經(jīng)開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)專門的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，盡可能的引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員每天要面對(duì)一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)心和愛護(hù)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進(jìn)學(xué)校的檔案管理建設(shè)。
（四）建立健全學(xué)籍檔案管理制度
很多高校都是學(xué)生入學(xué)時(shí)接收一下檔案，畢業(yè)時(shí)統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動(dòng)，學(xué)生受到表彰或出現(xiàn)問題也不及時(shí)進(jìn)行檔案的補(bǔ)充，因此學(xué)籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲措施，健全檔案的補(bǔ)充和收集、整理、核對(duì)、管理、保密等各項(xiàng)制度。做到權(quán)責(zé)明晰，獎(jiǎng)懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時(shí)完成學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)工作。
總之，學(xué)籍檔案是高校和學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校和學(xué)生的寶貴財(cái)富，是學(xué)校管理工作的重要資料，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理和開發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會(huì)和市場(chǎng)。
參考文獻(xiàn)：
[1]黎瑾，鄧梅英.高校學(xué)籍檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究[J].大眾科技，2005，（ 2） 。
[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京： 中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2006。
[3]李偉婧，等.引入營(yíng)銷觀念，做好企業(yè)檔案編研工作[J].蘭臺(tái)界，2007，（9）。
[4]李玉萍.高校學(xué)籍檔案管理的問題與對(duì)策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院報(bào)，2008（17）：29。
關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 電子化
高職院校的學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合各自學(xué)校實(shí)際所制定的具體的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。它對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程有著至關(guān)重要的作用，能夠充分全面的反映一個(gè)學(xué)生在校期間求學(xué)質(zhì)量。它入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律出勤、轉(zhuǎn)專業(yè)與留級(jí)，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核和相應(yīng)證書發(fā)放等都做了詳實(shí)明確的記錄和記載。因此學(xué)籍檔案管理直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)生的人生規(guī)劃。如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，使其切實(shí)為教育所用，為教學(xué)服務(wù)是我們?nèi)缃袷滓接懙膯栴}。
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）入學(xué)教育缺失
一些學(xué)生缺乏對(duì)學(xué)籍管理的正確理解，只被動(dòng)的被學(xué)籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開主題班會(huì)等形式集中教育來介紹和引導(dǎo)學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案的理解和重視。
（二）相關(guān)人員的職業(yè)道德有待提升
高校許多教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門的工作職責(zé)，認(rèn)為與己無關(guān)，而同時(shí)相關(guān)部門的管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，不具備相應(yīng)崗位應(yīng)有的職業(yè)道德，而有的教師則對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象視若不見，不能及時(shí)處理、上報(bào)，這些都在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。
（三）學(xué)籍管理手段不成熟
原始的手工錄制的高校學(xué)籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺(tái)和能力有待提升的信息錄入隊(duì)伍無疑使信息檔案的工作量增加，準(zhǔn)確性低。
二、如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理水平現(xiàn)代化
（一）規(guī)范管理，樹立服務(wù)意識(shí)
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，提升相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)則是提升學(xué)籍檔案管理水平的重要手段。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)院系為主，實(shí)行分層管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著社會(huì)對(duì)高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學(xué)校自身發(fā)展需要，學(xué)籍管理應(yīng)作為圍繞學(xué)校的中心工作的輔助手段，提升服務(wù)效果，及時(shí)調(diào)整管理信息內(nèi)容，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理
隨著高等院校生源數(shù)量的社會(huì)性變化，隨著科學(xué)技術(shù)的時(shí)代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準(zhǔn)確的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無法也不能夠通過人工管理來完成，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息平臺(tái)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中并建立健全相應(yīng)制度、條例，使各教學(xué)部門能充分利用信息，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門及時(shí)掌握相關(guān)情況并使學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向技術(shù)化。
（三）提升人員素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理水平
現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。
高等院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展聲望又關(guān)乎學(xué)生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，嫻熟的電子信息技術(shù)技能，細(xì)致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動(dòng)高等院校的學(xué)籍檔案工作順應(yīng)時(shí)代的步伐，不斷前行。
參考文獻(xiàn)：
[1]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化.數(shù)字化.網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案，2006，（03）.
[2]張安富，靳敏.我國(guó)高校學(xué)籍管理改革與發(fā)展趨勢(shì)分析[J].理工高教研究，2005.
[3]陳靜，何致武.關(guān)于我國(guó)全宗理論的一些思考[J].檔案學(xué)通訊；2005（01）.
[4]錢毅.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中存在的問題及解決思路[J].檔案學(xué)通訊，2006（04）.
[5]蘇衛(wèi)平.高校電子公文歸檔管理問題研究[J].東南大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）；2005（01）.
[6]嚴(yán)瑾.試論電子文件管理的“前端控制”與“全程管理”原則[J].檔案時(shí)空，2006（04）.
作者簡(jiǎn)介：
摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標(biāo)來看，學(xué)生管理和學(xué)籍管理將有新的內(nèi)涵。學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學(xué)籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學(xué)生學(xué)籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。
關(guān)鍵詞：高等院校；學(xué)生學(xué)籍；管理
高等院校學(xué)生在校的各方面情況一般都是記錄在學(xué)籍檔案，學(xué)生在校時(shí)，學(xué)校教務(wù)處負(fù)責(zé)整理和保管學(xué)籍檔案，學(xué)生離校后，學(xué)籍檔案的整理和保管工作就交由學(xué)生所在單位人事部門負(fù)責(zé)，也可以交由學(xué)生所在地人才中心負(fù)責(zé)，學(xué)籍檔案既記錄了學(xué)生在校時(shí)的成績(jī)考核，又記錄了學(xué)生參與各種涉外活動(dòng)情況，除此以外，還有學(xué)生在校遵守的紀(jì)律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評(píng)價(jià)等都記錄在案。根據(jù)高等院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容，學(xué)校和各個(gè)用人單位不但能掌握學(xué)生的基本情況，而且可以了解學(xué)生的社會(huì)能力。因此，管理好學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅有利于保障學(xué)生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國(guó)家利益的維護(hù)以及教育質(zhì)量的保障。
一、學(xué)籍管理的內(nèi)涵
1.學(xué)籍，實(shí)際上也可以說是對(duì)學(xué)生在校時(shí)期的整個(gè)過程的記錄。而學(xué)籍管理的過程，是指建立學(xué)生學(xué)籍檔案的過程。學(xué)籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學(xué)生報(bào)到、新生注冊(cè)、發(fā)放學(xué)生證；第二，記錄學(xué)生成績(jī)和其補(bǔ)考情況，處理學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)以及復(fù)學(xué)等事宜；第三，獎(jiǎng)勵(lì)以及處分，進(jìn)行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學(xué)籍檔案管理的整個(gè)過程會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，但這個(gè)過程能夠客觀并整體反映出學(xué)生在校時(shí)的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的特性
首先是應(yīng)用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標(biāo)以及任務(wù)而言，它主要以一線中急需的技能型應(yīng)用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學(xué)生學(xué)籍檔案，不僅要把普通高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況以及成績(jī)考核記錄下來，還要記載學(xué)生的黨、團(tuán)材料。另外，在學(xué)生檔案里，不僅僅只有學(xué)生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應(yīng)用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性，綜合來看，學(xué)生檔案具有應(yīng)用性這一特點(diǎn)，這一點(diǎn)是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復(fù)雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學(xué)生。另外，高等院校還有許多來自省外各個(gè)地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導(dǎo)致高等院校的學(xué)生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學(xué)生帶走學(xué)生檔案的同時(shí)，又會(huì)有一批新生檔案注入，因此，學(xué)生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學(xué)制短、流動(dòng)性強(qiáng)、穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，學(xué)生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的重要性
1.學(xué)生學(xué)籍管理工作的目的是提供利用。學(xué)生在就業(yè)、參軍、考級(jí)考證、入黨、資助等時(shí)候往往需要用到學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學(xué)籍檔案也成了整個(gè)工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對(duì)學(xué)生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學(xué)籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學(xué)院教學(xué)與教育的整個(gè)過程都被記錄在了學(xué)籍檔案中，因此，學(xué)籍檔案管理工作對(duì)于實(shí)現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學(xué)研相結(jié)合進(jìn)行教育當(dāng)高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學(xué)的方向，把工學(xué)結(jié)合作為教學(xué)模式的同時(shí)還應(yīng)結(jié)合校企合作模式，通過學(xué)籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學(xué)籍檔案管理對(duì)于教學(xué)評(píng)估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學(xué)質(zhì)量和教育水平。
3.學(xué)籍檔案記載著一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學(xué)生的就業(yè)，因此，對(duì)于促進(jìn)高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學(xué)籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達(dá)到一個(gè)高度，用人單位對(duì)人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學(xué)生往往會(huì)參考學(xué)籍檔案。而于學(xué)生而言，就應(yīng)該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴(kuò)招，在校學(xué)生的增多，高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
1.學(xué)籍檔案管理工作人員態(tài)度不認(rèn)真
學(xué)生在校期間的各方面情況通通記錄在了學(xué)籍檔案中，學(xué)籍檔案也因此成為了用人單位用人時(shí)的考慮因素。但在學(xué)籍管理過程中，會(huì)出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評(píng)價(jià)不客觀等方面，從而導(dǎo)致原始檔案喪失真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)不了學(xué)籍檔案原本的作用。
2.學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案的意識(shí)性不強(qiáng)
學(xué)生沒有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，對(duì)待個(gè)人檔案不認(rèn)真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認(rèn)真，三言兩語地應(yīng)付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時(shí)，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學(xué)籍檔案的保管，可能會(huì)造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正在快速發(fā)展，學(xué)籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對(duì)于學(xué)籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對(duì)于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致學(xué)籍檔案容易丟失。
四、加強(qiáng)高等院校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施
學(xué)生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項(xiàng)工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)力量和責(zé)任意識(shí)管理這“五化”對(duì)策，從而促進(jìn)高等院校完成人才培養(yǎng)目標(biāo)和教育目標(biāo)。
1.深刻體會(huì)學(xué)籍檔案的重要性。
學(xué)生學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，全體師生都應(yīng)該意識(shí)到其重要性。一方面，對(duì)于學(xué)生學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)該建立相應(yīng)的考核機(jī)制，并提供給他們專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理工作的價(jià)值。另一方面，學(xué)校應(yīng)帶動(dòng)其它各個(gè)部門參與管理工作，使得學(xué)籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案工作管理規(guī)范化
學(xué)籍檔案管理工作主要是整理學(xué)生在校期間的各種材料，提供學(xué)籍檔案的利用。學(xué)籍檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，要求這個(gè)過程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并科學(xué)，為了使得學(xué)籍管理工作達(dá)到這一水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的價(jià)值，確保學(xué)生身心健康成長(zhǎng)，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學(xué)籍檔案管理制度來規(guī)范整個(gè)工作過程。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化。
如今，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)幾乎已經(jīng)進(jìn)入了家家戶戶的生活與工作，學(xué)籍檔案管理越來越趨向于信息化。學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)與現(xiàn)代靠攏，對(duì)學(xué)姐檔案信息化管理引起重視，強(qiáng)力支持管理信息化。高校學(xué)籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡(luò)來創(chuàng)建一個(gè)信息平臺(tái)，把學(xué)生的學(xué)籍檔案整理好并存放在這一信息平臺(tái)上，為個(gè)人或單位查詢資料提供方便。
4.強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)。
一方面，學(xué)籍管理人員自身應(yīng)該努力完善自己。在業(yè)務(wù)上，學(xué)籍管理人員應(yīng)該努力加強(qiáng)自己的工作能力，不僅要擅長(zhǎng)實(shí)踐操作，還應(yīng)努力學(xué)習(xí)理論知識(shí)，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力；在思想政治上，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認(rèn)真學(xué)習(xí)工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學(xué)校不僅要努力做好學(xué)籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ摹⑻?shí)的工作，還需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
5.做好學(xué)籍檔案管理工作， 提供滿意服務(wù)
目前，學(xué)籍檔案管理在畢業(yè)階段進(jìn)行得有些雜亂無章。學(xué)生在即將離校時(shí)，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時(shí)會(huì)轉(zhuǎn)進(jìn)檔案，此時(shí)工作會(huì)顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學(xué)籍檔案的流動(dòng)，并不能隨意轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時(shí)就安排好檔案的進(jìn)出，以避免工作扎堆。一方面要服務(wù)于學(xué)校。學(xué)籍檔案有助于學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)行，學(xué)校辦學(xué)離不開學(xué)籍檔案管理，做好學(xué)籍檔案管理工作有助于學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的提高。學(xué)籍檔案可以為學(xué)校提供查詢服務(wù)，學(xué)校通過查詢部分學(xué)籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學(xué)水平，從而制定出有針對(duì)性的教學(xué)檔案，以期辦學(xué)水平再上一個(gè)臺(tái)階。技師院校的學(xué)籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會(huì)對(duì)其給予的評(píng)價(jià)等在學(xué)籍檔案里有所記載，學(xué)校在實(shí)施招生計(jì)劃時(shí)，可以適當(dāng)?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學(xué)籍檔案要為學(xué)生服務(wù)在畢業(yè)離校后，學(xué)生會(huì)經(jīng)常需要用到學(xué)籍檔案，以下是需要利用學(xué)籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續(xù)深造時(shí) 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學(xué)生傾向于升本，本科學(xué)生忙著考研或留學(xué)。在這種情況下，這些學(xué)生申請(qǐng)報(bào)名時(shí)往往需要用到學(xué)籍檔案，因?yàn)闊o論你申請(qǐng)的是哪所學(xué)校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學(xué)校蓋章的高考成績(jī)和大學(xué)時(shí)期的成績(jī)，畢業(yè)證明以及學(xué)位證明。而如果是出國(guó)留學(xué)，國(guó)外的一些學(xué)校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學(xué)生更為全面的信息，如：學(xué)生在原就讀學(xué)校的思想政治表現(xiàn)、紀(jì)律表現(xiàn)以及學(xué)校推薦信，這些都離不開學(xué)籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學(xué)生可能會(huì)出國(guó)深造，而在國(guó)外的學(xué)校學(xué)習(xí)的某些課程可能會(huì)與原就讀學(xué)校的課程重復(fù)，也可能與某些學(xué)生自修或自考時(shí)的課程相同，這種情況下，學(xué)生可以申請(qǐng)免修課程，而申請(qǐng)免修課程需要學(xué)生在原就讀學(xué)校的該門課程的成績(jī)證明，這就需要從學(xué)籍檔案里面查詢。
三是補(bǔ)辦畢業(yè)證明書。
部分學(xué)生未保管好畢業(yè)證，導(dǎo)致畢業(yè)證丟失時(shí)，需要進(jìn)行重新辦理，而補(bǔ)辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績(jī)單、畢業(yè)證號(hào)。
另外學(xué)籍檔案要為社會(huì)服務(wù)。一方面，社會(huì)往往會(huì)從學(xué)生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學(xué)籍檔案來了解，而且學(xué)籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學(xué)籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對(duì)于學(xué)生而言，學(xué)籍檔案也是學(xué)生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學(xué)生更好地向社會(huì)推薦自己。
五、結(jié)語
總之，學(xué)生學(xué)籍管理就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。因此，為了提升此項(xiàng)工作的質(zhì)量，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性與完整性，從而充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)價(jià)值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確工作職責(zé)，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對(duì)策
一、高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題
（一）高校領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，管理較為分散
雖然學(xué)籍檔案在高校檔案中占據(jù)著十分重要的地位，但是還有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學(xué)、學(xué)生管理等方面，忽略學(xué)籍檔案管理，這就導(dǎo)致該方面的管理較為分散。由于領(lǐng)導(dǎo)不注重學(xué)籍檔案管理，所以在日常工作中也不會(huì)為教職工強(qiáng)調(diào)學(xué)籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學(xué)籍檔案管理的意識(shí)低下，這對(duì)于學(xué)籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時(shí)，檔案辦公設(shè)備老舊不能及時(shí)更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經(jīng)費(fèi)等，都不利于學(xué)籍檔案管理效率的提升。
（二）缺乏科學(xué)健全的學(xué)籍檔案管理制度
近年來，雖然我國(guó)政府根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化出臺(tái)了一系列高校學(xué)生管理方面的規(guī)章和制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供了參考，但是學(xué)籍檔案的實(shí)際管理中仍然存在很多問題。比如學(xué)籍檔案材料涉及到招生就業(yè)處、學(xué)生處、組織部以及各個(gè)教學(xué)院系等，如何對(duì)這些部門的學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，不同部門所產(chǎn)生的學(xué)生信息如何歸檔等都沒有進(jìn)行清晰化規(guī)定，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理不完善，沒有嚴(yán)格規(guī)范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時(shí)，很多高校自身也沒有根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定健全的學(xué)籍檔案管理制度，無法對(duì)該方面的工作進(jìn)行約束，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案管理者對(duì)學(xué)籍檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，無法提升學(xué)籍檔案管理的效果。
（三）信息化水平較低
高校學(xué)籍檔案管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，涉及到學(xué)生生活以及學(xué)習(xí)的方方面面，是對(duì)學(xué)生整個(gè)大學(xué)生涯情況的綜合反映，所以學(xué)籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當(dāng)前還有很多高校沒有積極引入信息化技術(shù)，在開展學(xué)籍檔案管理的時(shí)候還是采用傳統(tǒng)的手工方式，如此勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導(dǎo)致錯(cuò)誤的存在，不利于學(xué)習(xí)檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術(shù)，但是系統(tǒng)并沒有隨著高校的發(fā)展而及時(shí)更新，較為落后老化，缺乏有效性，導(dǎo)致檔案管理面臨著重重困難。學(xué)籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個(gè)部門的有效配合，而很多高校學(xué)籍檔案管理部門并沒有與財(cái)務(wù)部門、學(xué)生處等實(shí)現(xiàn)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)化辦公，這也會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理面臨較大困難。
（四）檔案管理者綜合技能有待提升
學(xué)籍檔案管理工作具有較強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，并不是每個(gè)人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學(xué)籍檔案管理人才隊(duì)伍的構(gòu)建，確保管理者隊(duì)伍結(jié)構(gòu)較為科學(xué)，并做好分工。但是縱觀當(dāng)前我國(guó)高校發(fā)現(xiàn)，很多高校領(lǐng)導(dǎo)都不注重學(xué)籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機(jī)分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的綜合素質(zhì)欠佳。再加之檔案管理工作任務(wù)繁重，所以很難形成穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的良好開展。
二、解決高校學(xué)籍檔案管理工作問題的對(duì)策
（一）提升重視度，優(yōu)化管理
高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性，明確學(xué)籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動(dòng)與學(xué)籍檔案工作協(xié)同部署，并將其列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的重要管理內(nèi)容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個(gè)管理層對(duì)學(xué)籍檔案的重視度。還要對(duì)各個(gè)級(jí)別管理者的思想進(jìn)行統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作有規(guī)劃、有組織、有紀(jì)律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時(shí)，還要鼓勵(lì)各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或者院系負(fù)責(zé)人與檔案管理工作室聯(lián)系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進(jìn)學(xué)籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動(dòng)學(xué)籍檔案更加全面，還可以補(bǔ)充一些學(xué)生學(xué)習(xí)過程中的資料，比如外語四、六級(jí)成績(jī)單、學(xué)生實(shí)踐記錄、實(shí)習(xí)綜合評(píng)定意見以及畢業(yè)答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現(xiàn)學(xué)生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據(jù)。
（二）構(gòu)建科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理制度
一方面我國(guó)政府應(yīng)當(dāng)出臺(tái)更為詳細(xì)化的高校學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，為高校更好地開展學(xué)籍檔案管理提供強(qiáng)有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家該方面的規(guī)范、綜合自身院校的實(shí)際情況制定出學(xué)籍檔案管理的運(yùn)行模塊、工作程序和實(shí)施細(xì)則，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對(duì)性。要從制度上入手對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行把關(guān)，全面提升管理質(zhì)量，制定整理、歸檔以及移交等各個(gè)方面的制度。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到不同學(xué)生的學(xué)習(xí)能力以及學(xué)習(xí)目的不同，存在多元化的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)實(shí)施超前性和彈性化的學(xué)籍檔案管理制度，通過科學(xué)化的學(xué)籍管理，更好地推動(dòng)學(xué)生發(fā)揮自身的個(gè)性潛力，激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造性、積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。
（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)
信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前時(shí)展的重要趨勢(shì)，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進(jìn)，高校學(xué)籍檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引入信息化設(shè)備，并做好軟件的購(gòu)買，推動(dòng)學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)，跟隨時(shí)代的步伐。通過信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理效率的全面提升，增強(qiáng)檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設(shè)尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行計(jì)算機(jī)設(shè)備以及掃描儀等信息化設(shè)備的引入，同時(shí)，還要引入與日常學(xué)籍檔案管理工作相符合的軟件系統(tǒng)，做好管理模塊的設(shè)定，推動(dòng)檔案管理者利用信息化系統(tǒng)更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。第三，可以構(gòu)建檔案管理信息庫(kù)，將高校各個(gè)院系以及部門的檔案存放在信息庫(kù)中，以便于相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理更加高效。信息庫(kù)中可以存放學(xué)生在校期間的表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，更為完整、全面地反映學(xué)生的情況。
（四）不斷提升學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)
學(xué)籍檔案管理者的綜合素質(zhì)高低直接影響了學(xué)籍檔案管理的效果，因此對(duì)其加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)，構(gòu)建專業(yè)化的學(xué)籍檔案管理者隊(duì)伍尤為重要。第一，高校應(yīng)當(dāng)做好學(xué)籍檔案管理者聘用把關(guān)，從源頭上加強(qiáng)管理，避免選用綜合素質(zhì)低的人員開展檔案管理工作。要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對(duì)現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到計(jì)算機(jī)學(xué)、管理學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等各個(gè)方面的知識(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)具有較高的專業(yè)化技能，所以高校該方面的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行教育和培訓(xùn)，積極灌輸有關(guān)知識(shí)和技能，提升學(xué)籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的學(xué)籍檔案管理者到校為本校的學(xué)籍檔案管理者培訓(xùn)管理技能、傳授管理經(jīng)驗(yàn)等。還可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家到校為檔案管理者傳授計(jì)算機(jī)技能等，促進(jìn)檔案管理人員更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)開展學(xué)籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責(zé)，并根據(jù)具體的工作量進(jìn)行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對(duì)學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行考核，選擇工作優(yōu)秀的人員，并對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表揚(yáng)，積極調(diào)動(dòng)其它工作者的工作積極性。
三、結(jié)束語
高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致化、復(fù)雜化的工作，要想提升學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和效率，必須要提升該項(xiàng)工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升學(xué)籍檔案管理者的綜合技能。雖然當(dāng)前隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學(xué)籍檔案管理面臨著一些問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行科學(xué)化解決，才能夠推動(dòng)學(xué)籍檔案管理走向更加規(guī)范的方向。
【參考文獻(xiàn)】
[1]梁亮.分析高校學(xué)籍管理工作中存在的問題及對(duì)策——以民辦高校為例[J].智庫(kù)時(shí)代,2018(39):88+91.
[2]金梅.網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境中的高校學(xué)籍檔案管理研究[J].高教學(xué)刊,2017(18):145-148.
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理工作 思考
隨著我國(guó)高等教育大眾化進(jìn)度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長(zhǎng)，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，辦學(xué)檔次在不斷提升，高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強(qiáng)和完善，使其制度化、規(guī)范化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰(zhàn)。
1.學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵
學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)期間，是對(duì)學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對(duì)學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價(jià)值的歷史記錄，具有原始性、真實(shí)性、信息準(zhǔn)確性、可靠性等特點(diǎn)，具有重要的參考價(jià)值和憑證作用，它是學(xué)生在校期間全過程形成和積累真實(shí)地反映，有利于學(xué)校、個(gè)人及社會(huì)了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時(shí)也反映了學(xué)校各機(jī)關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)和管理情況，為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級(jí)各類評(píng)估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊(cè)、新生入學(xué)登記表、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍管理卡片及新生電子注冊(cè)、學(xué)生學(xué)年注冊(cè)、學(xué)歷電子注冊(cè)等。2.學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)處理和考核違紀(jì)處理的管理，如：學(xué)籍變更材料(休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、開除等)。3.學(xué)生在校期間成績(jī)的管理，如：學(xué)生成績(jī)單、外語四、六級(jí)統(tǒng)考成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)、職業(yè)技能鑒定考試成績(jī)等。4.學(xué)生畢業(yè)信息檔案的管理，如：學(xué)歷電子圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證號(hào)、證書發(fā)放及補(bǔ)辦畢業(yè)證明書等。5.學(xué)籍管理制度的建設(shè)及校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)活動(dòng)等，如：各種獎(jiǎng)懲、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、心理健康教育、社會(huì)實(shí)踐、黨團(tuán)組織等材料。
2.學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)問題。多數(shù)高校各系由兼職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務(wù)重，沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn) , 檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅靠自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐摸索，沒有過硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對(duì)學(xué)生檔案處理和評(píng)價(jià)時(shí)，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲(chǔ)存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，系擁有學(xué)生成績(jī)的原始記錄，學(xué)生處記錄學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，造成學(xué)籍管理就難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫(kù)，使學(xué)生的信息資源不能共享。另外，學(xué)生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對(duì)檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時(shí)地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對(duì)檔案資料真實(shí)度核審以及監(jiān)管難度加大。
2.3學(xué)籍檔案管理手段落后。當(dāng)前很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復(fù)勞動(dòng)多，準(zhǔn)確性不高。計(jì)算機(jī)管理也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
2.4學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍檔案管理是針對(duì)每個(gè)取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，可以說關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益。因?yàn)樾麄髦贫鹊墓ぷ髁Χ炔粔颍赡軐?dǎo)致許多在校學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認(rèn)識(shí)不夠，給學(xué)籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學(xué)籍信息學(xué)生本人確認(rèn)和班主任（輔導(dǎo)員）核查的隨意，導(dǎo)致到學(xué)生畢業(yè)前進(jìn)行畢業(yè)基本信息校對(duì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業(yè)手續(xù)帶來麻煩。
3.切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作
3.1健全規(guī)章管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度
學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，是開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，因此必須嚴(yán)格制定各項(xiàng)工作程序，細(xì)化工作流程，各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴(yán)格，各部門之間的工作銜接不好，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的高低、能力的大小，直接影響著學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性，而各系兼職檔案人員其檔案業(yè)務(wù)水平將直接影響到檔案收集的質(zhì)量。因此，為了避免造成工作上的脫節(jié)和混亂，學(xué)校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓(xùn)班，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，熟悉學(xué)籍管理工作的整個(gè)流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規(guī)范學(xué)籍信息采集途徑，確立明確、標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)和項(xiàng)目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學(xué)籍檔案鋪平道路，避免更多的重復(fù)勞動(dòng)。指導(dǎo)他們明確歸檔范圍，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，努力做到即收即歸。充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，使其在工作中更主動(dòng)、更自如，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化。
3.3互動(dòng)式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國(guó)檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，加強(qiáng)各部門及人員之間的協(xié)調(diào)與配合，做到資源共享，是做好學(xué)籍檔案管理工作的基本保證。學(xué)院各職能部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等各項(xiàng)管理工作，建立統(tǒng)一的信息資源庫(kù)，使學(xué)籍管理信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。
在高校學(xué)籍檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案的內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，如果仍沿用傳統(tǒng)的手工方式去處理管理檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實(shí)現(xiàn)學(xué)生、班主任（輔導(dǎo)員）、檔案部門管理人員等多方信息增補(bǔ)和修正，提高檔案管理工作的效率。
當(dāng)然，在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，學(xué)籍檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數(shù)據(jù)都需要得到妥善的保護(hù)，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化。
4.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理宣傳
學(xué)院可以在新生入學(xué)教育時(shí)組織班主任（輔導(dǎo)員）及學(xué)生進(jìn)行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的專場(chǎng)教育，并通過宣傳欄、網(wǎng)上查詢等途徑讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度 、“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”、“應(yīng)征入伍大學(xué)生學(xué)籍管理辦法”及其他有關(guān)的法規(guī)政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實(shí)配合做好相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)化。
總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù)，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務(wù)于學(xué)生的需要，成為服務(wù)于社會(huì)的需要。
一、影響學(xué)生檔案管理的因素
1、學(xué)生方面
大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案的重視度不夠。很大一部分學(xué)生對(duì)自己檔案內(nèi)容價(jià)值及服務(wù)利用認(rèn)識(shí)不清，對(duì)檔案材料的填寫敷衍了事，字跡潦草，信息不詳，不積極主動(dòng)收集體現(xiàn)自己接受教育背景、有利于就業(yè)求職的檔案材料。學(xué)生對(duì)在校期間獲得的各種榮譽(yù)證書是否裝入檔案，也不過問。在校期間從未進(jìn)入過檔案館或使用過檔案，甚至沒聽說過檔案館，對(duì)檔案的作用一概不知。
2、學(xué)校方面
（1）檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)化，缺乏責(zé)任心
目前，很多高校檔案管理工作者變動(dòng)頻繁，沒有專職的檔案管理工作人員。而且沒有系統(tǒng)地學(xué)過國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，檔案意識(shí)淡薄，缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為檔案管理不是什么重要工作，就是抄抄寫寫，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔和轉(zhuǎn)遞就行。結(jié)果導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作不重視，檔案管理工作較為混亂。另外，多數(shù)檔案管理員缺乏必要的責(zé)任心。對(duì)能夠真實(shí)反應(yīng)學(xué)生在校期間各項(xiàng)表現(xiàn)的材料不能及時(shí)歸檔，學(xué)籍檔案里的材料單一，學(xué)生檔案中能夠反映大學(xué)生在管理能力、獎(jiǎng)懲情況、心理素質(zhì)、綜合素質(zhì)等方面的材料不健全。學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表上面的評(píng)語老套、雷同，不能真實(shí)全面地反映學(xué)生情況，不能為用人單位提供有價(jià)值的信息。
（2）對(duì)學(xué)籍檔案管理重視不夠，制度不健全
目前，沒有針對(duì)高校學(xué)生檔案管理方面的統(tǒng)一法規(guī)，因此致使部分高校對(duì)該項(xiàng)工作重視不夠，未能建立起一套系統(tǒng)、連續(xù)、完整的檔案管理制度，使得學(xué)生檔案管理體制較為混亂，缺乏應(yīng)有的制度化和規(guī)范化的管理。有些學(xué)校雖然制定了相關(guān)規(guī)定，但內(nèi)容空洞缺少細(xì)則，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，常在實(shí)際歸檔操作過程中出現(xiàn)混亂的錯(cuò)誤，為后續(xù)工作帶來諸多不便。另外，由于學(xué)校對(duì)該工作的重視度不夠，投入較少，硬件設(shè)施不到位，引起檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。
（3）現(xiàn)代高新技術(shù)未能充分應(yīng)用
隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)的不斷增加，學(xué)生的來源各不相同，龐大的學(xué)籍材料收集、整理工作給學(xué)籍檔案工作人員增加了很大的困難。現(xiàn)代高新技術(shù)未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。大部分高校還保持紙質(zhì)檔案管理，有需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案、或政治審查的單位不能使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，不得不登門拜訪。
二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策
1、積極做好引導(dǎo)工作，培養(yǎng)學(xué)生良好的檔案意識(shí)
高校應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員對(duì)學(xué)生做關(guān)于檔案管理、檔案的作用的講座，輔導(dǎo)員應(yīng)通過現(xiàn)實(shí)案例對(duì)學(xué)生進(jìn)行廣泛的宣傳，讓學(xué)生了解檔案的用途，明白檔案的重要性。增強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，妥善處置好自己的檔案，以免給將來帶來不必要的麻煩。如有的學(xué)生由于檔案問題失去讀研的機(jī)會(huì)、報(bào)考公務(wù)員的機(jī)會(huì)，有的影響戶口遷移，有的影響職稱評(píng)定等。
2、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
首先，加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，重視學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。目前，有部分高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生學(xué)籍檔案的工作主要是有兼職人員來完成。因此，學(xué)校要重視檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，同時(shí)注重兼職檔案人員的培訓(xùn)，促使他們盡快掌握檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)和法規(guī)，熟悉檔案管理具體工作的方法和流程。同時(shí)重視加強(qiáng)相互溝通交流，營(yíng)造相互配合的良好氛圍，推動(dòng)發(fā)展。其次，注重增強(qiáng)檔案管理人員具體工作的責(zé)任心，在建檔過程中嚴(yán)格審查、規(guī)范歸檔材料細(xì)心并注意保密工作，切實(shí)履行好自己的職責(zé)，為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)，真正發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)功能。
3、完善高校檔案管理規(guī)章制度
學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作比較復(fù)雜，需要教務(wù)、學(xué)工等幾個(gè)部門的協(xié)同工作。高校應(yīng)制定制訂適合本校實(shí)際的制度、辦法、實(shí)施細(xì)則等相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范學(xué)生檔案管理。對(duì)畢業(yè)生檔案的具體內(nèi)容，歸檔材料的收集、整理，以及畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、留存做統(tǒng)一規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)生妥善解決檔案的存放問題，確保檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的順利開展。
4、推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息現(xiàn)代化建設(shè)
技工院校學(xué)籍管理走過了若干個(gè)發(fā)展過程，實(shí)行電子注冊(cè)可謂新時(shí)期技工院校學(xué)籍管理的必然途徑。由技術(shù)與管理兩個(gè)方面探索如何不斷健全電子注冊(cè)管理機(jī)制，對(duì)于促進(jìn)學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規(guī)模與招生對(duì)象領(lǐng)域的不斷增長(zhǎng)擴(kuò)大，大量的檔案信息管理保存也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。內(nèi)容管理技術(shù)屬于一種管理信息的穩(wěn)妥可行的技術(shù)模式，并且伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，此技術(shù)在學(xué)籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時(shí)運(yùn)用范圍領(lǐng)域也愈來愈廣泛。學(xué)籍檔案通常指學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)生的成績(jī)檔案及其在學(xué)校的所有表現(xiàn)等有存儲(chǔ)價(jià)值的材料，其與學(xué)生的一生都相關(guān)緊密切的聯(lián)系，學(xué)籍檔案即學(xué)生利用在校時(shí)期的學(xué)習(xí)實(shí)踐等諸多活動(dòng)中構(gòu)成的，對(duì)于個(gè)人、對(duì)于學(xué)校以及對(duì)于社會(huì)均有證明、儲(chǔ)存、運(yùn)用價(jià)值的背景記錄，是把握學(xué)生狀況、規(guī)范學(xué)生行為、培養(yǎng)有用人才的根據(jù)，同時(shí)亦是技工院校檔案的重要構(gòu)成部分之一。所以，所謂學(xué)籍檔案管理的過程客觀來講即建制、利用、開發(fā)學(xué)籍檔案之過程。對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案，不但對(duì)學(xué)生本身來說極為重要，對(duì)社會(huì)擇才選優(yōu)方面亦是更加發(fā)揮了關(guān)鍵的作用。伴隨信息技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)以及管理技術(shù)的不斷發(fā)展，電子注冊(cè)的學(xué)籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內(nèi)容管理技術(shù)及其對(duì)信息資源整合的優(yōu)點(diǎn)入手，對(duì)內(nèi)容技術(shù)管理在學(xué)籍檔案管理中的有效利用實(shí)施了分析。
一、內(nèi)容管理技術(shù)及其在整合信息資源方面的優(yōu)勢(shì)
（一）內(nèi)容管理技術(shù)的涵義
內(nèi)容管理技術(shù)即應(yīng)把不屬于同一類的內(nèi)容用數(shù)字模式妥善儲(chǔ)存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對(duì)所儲(chǔ)存的數(shù)字內(nèi)容實(shí)施調(diào)閱與檢查，以數(shù)據(jù)挖掘之技術(shù)達(dá)到對(duì)數(shù)字內(nèi)容之智能分析處置，最后使得此部分?jǐn)?shù)字內(nèi)容可以獲得最充分的運(yùn)用。內(nèi)容管理系統(tǒng)主要包括內(nèi)容收集、管理、工作流、等四個(gè)子系統(tǒng)，綜合具體內(nèi)容如下。
1.內(nèi)容收集系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要包含對(duì)信息的內(nèi)容實(shí)施收集、編匯以及整理進(jìn)而把其轉(zhuǎn)化后分發(fā)的全過程，同時(shí)在此階段中能夠加進(jìn)元數(shù)據(jù)進(jìn)而對(duì)內(nèi)容組件實(shí)施定義。
2.管理系統(tǒng)
管理系統(tǒng)主要是針對(duì)組件、信息內(nèi)容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠?qū)?nèi)容之版本、工作流程及設(shè)定權(quán)限方面實(shí)施更新處置。
3.工作流系統(tǒng)
此系統(tǒng)主要針對(duì)信息資源內(nèi)容實(shí)施采集、存入和，通常來講，學(xué)籍檔案管理歸屬資源性網(wǎng)站，由于其結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，并且內(nèi)容繁多屬于文檔資源類之資源等。
4.系統(tǒng)
系統(tǒng)主要是把信息資源內(nèi)容自動(dòng)并且快速的依據(jù)所建的模板至瀏覽器。
（二）內(nèi)容管理技術(shù)在整合信息資源方面的優(yōu)點(diǎn)
內(nèi)容管理技術(shù)在資源整合上有著很大的優(yōu)勢(shì)。主要包括如下幾個(gè)方面。
（1）內(nèi)容管理技術(shù)把管理的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施統(tǒng)一，把數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)之內(nèi)容采取格式處置以及達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化管理，如此不但統(tǒng)一了網(wǎng)頁之風(fēng)格，同時(shí)增添了數(shù)據(jù)庫(kù)之拓展能力。
（2）此技術(shù)同以往的數(shù)據(jù)庫(kù)相較，負(fù)載能力愈加增強(qiáng)，并且借助XMI把訪問接口實(shí)施統(tǒng)一，同時(shí)借助內(nèi)容管理技術(shù)能夠描述并非規(guī)則的數(shù)據(jù)，所以，能夠借助半結(jié)構(gòu)化之文檔數(shù)據(jù)把其送至客戶端，如此大幅度節(jié)省了效率。
（3）網(wǎng)頁呈現(xiàn)同內(nèi)核技術(shù)、同平時(shí)、同系統(tǒng)維護(hù)相分離，進(jìn)而不但讓操作更容易，并且內(nèi)容管理技術(shù)給信息管理創(chuàng)造了開發(fā)平臺(tái)，大大縮小了開發(fā)的難度與維護(hù)成本。
二、目前我國(guó)技工院校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀
為順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加大服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的力度，近幾年來技工院校出現(xiàn)了辦學(xué)模式與生源多元化的轉(zhuǎn)變，學(xué)生學(xué)籍檔案的種類與內(nèi)容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢(shì)下，技工院校學(xué)籍檔案的管理存在著對(duì)學(xué)籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對(duì)來講，目前有許多學(xué)校的學(xué)籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢(shì)發(fā)展之需求。技工院校現(xiàn)行的學(xué)籍管理機(jī)制缺乏完善和規(guī)范。現(xiàn)階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內(nèi)部檔案管理譬如人事檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、校志檔案管理、教育教學(xué)（包括教學(xué)計(jì)劃?rùn)n案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學(xué)生成績(jī)檔案管理、學(xué)籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時(shí)，從一小部分技工院校大多數(shù)基層管理者、教師到技工院校領(lǐng)導(dǎo)均對(duì)教學(xué)檔案管理工作認(rèn)知不夠。將學(xué)生學(xué)籍檔案工作同教學(xué)核心內(nèi)容相對(duì)比，注重教學(xué)與其他管理工作，可對(duì)教學(xué)檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學(xué)籍檔案管理相關(guān)不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關(guān)注抑或關(guān)注不夠。除此之外，學(xué)校不僅缺少學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才，而且檔案管理設(shè)備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內(nèi)容與手段、人才資源培訓(xùn)與利用之模式仍舊陳舊，制約著學(xué)籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時(shí)間的推移及學(xué)生學(xué)籍檔案的進(jìn)一步增加，原來存儲(chǔ)的學(xué)籍檔案之存儲(chǔ)條件業(yè)已適宜不了學(xué)籍檔案數(shù)量日漸增大之需要。具體主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
（1）學(xué)籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對(duì)滯后；
（3）學(xué)籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規(guī)范；
（4）檢索手段相對(duì)滯后，提供資料缺乏準(zhǔn)確性；
（5）檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單，未能真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生的綜合素質(zhì)；
（6）檔案利用率低，轉(zhuǎn)遞比較混亂。
三、內(nèi)容管理技術(shù)在技工院校學(xué)籍檔案管理中的運(yùn)用
內(nèi)容管理技術(shù)的內(nèi)容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調(diào)查報(bào)告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內(nèi)容有著不盡相同的反映模式，就結(jié)構(gòu)化的信息來講，內(nèi)容于本質(zhì)方面屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內(nèi)容等于元數(shù)據(jù)加數(shù)據(jù)。具體主要包括如下三個(gè)方面的工作。
（一）對(duì)技工院校學(xué)籍檔案的內(nèi)容建模
內(nèi)容管理技術(shù)對(duì)技工院校學(xué)籍檔案之內(nèi)容建模包含對(duì)數(shù)據(jù)管理之要求和元數(shù)據(jù)之結(jié)構(gòu)化，對(duì)內(nèi)容主要是設(shè)定針對(duì)管理對(duì)象之元數(shù)據(jù)信息，此外還包含內(nèi)容同對(duì)象二者之間的相互關(guān)系，譬如學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度的建立規(guī)范了對(duì)其的管理，此管理制度的建立屬于一項(xiàng)關(guān)鍵性變革，是對(duì)技工院校學(xué)籍學(xué)歷規(guī)范科學(xué)管理指出的愈加高的要求，電子注冊(cè)制度促進(jìn)了技工院校學(xué)籍管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。從技術(shù)方面來看，完整的電于注冊(cè)檔案系統(tǒng)至少要包含如下幾項(xiàng)模塊。
1.新生注冊(cè)管理模塊
此管理的流程是先把招生機(jī)構(gòu)呈報(bào)的招生數(shù)據(jù)同實(shí)際報(bào)到學(xué)生數(shù)據(jù)有機(jī)融合處置后生成新的數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生被編輯學(xué)號(hào)之后即在校生數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)能夠依據(jù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)同學(xué)生實(shí)施核實(shí)明確后，由院校學(xué)生處輸入教務(wù)處成績(jī)錄入學(xué)歷證書管理模塊，依據(jù)軟件要求實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)，最后上報(bào)勞動(dòng)局完結(jié)學(xué)籍注冊(cè)工作。[4]此種工作形式達(dá)到了信息操作之科學(xué)性，并且工作流程嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)可靠安全。
2.學(xué)歷證書管理模塊
把在校時(shí)期適宜畢業(yè)條件的學(xué)生，生成預(yù)畢業(yè)的學(xué)生名單呈報(bào)主管部門審查，經(jīng)核查后再將預(yù)計(jì)畢業(yè)的學(xué)生名單發(fā)至各校，實(shí)施畢業(yè)證書處置。最終自動(dòng)生成證書利用狀況登記表上批，再由上級(jí)下達(dá)業(yè)已注冊(cè)發(fā)證的學(xué)生名單。經(jīng)過注冊(cè)的畢業(yè)生借助互聯(lián)網(wǎng)，直接匯總至各級(jí)教育行政管理機(jī)構(gòu)。此外，應(yīng)獨(dú)立建立一個(gè)換、補(bǔ)證書之學(xué)生管理庫(kù)。
3.學(xué)籍管理模塊
若有學(xué)生要求個(gè)人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報(bào)學(xué)生處批復(fù)，再由學(xué)生處進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)更換同時(shí)以學(xué)籍異動(dòng)的模式告知相關(guān)機(jī)構(gòu)。依據(jù)電子注冊(cè)軟件學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)律規(guī)范技工院校學(xué)籍異動(dòng)管理程序以及系統(tǒng)維護(hù)。對(duì)學(xué)籍異動(dòng)處置也實(shí)施這種手段，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)處置，隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)記錄、維護(hù)。
4.綜合檔案信息管理模塊
綜合檔案信息相關(guān)學(xué)生很多方面的信息。借助同其他功能協(xié)調(diào)配合，組成了完整的學(xué)生綜合電子檔案。此部分檔案均是學(xué)生在校時(shí)期不斷補(bǔ)充、完善構(gòu)成的具體檔案材料。
（二）Content Manager v8.3系統(tǒng)的應(yīng)用
技工院校之學(xué)籍檔案管理中含有對(duì)電子考卷的儲(chǔ)存保管，此系統(tǒng)能夠依據(jù)之前提升的原理實(shí)施開發(fā)，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內(nèi)容管理技術(shù)應(yīng)用，現(xiàn)就目前運(yùn)用比較普及的Content Manager v8.3簡(jiǎn)述如下：
1.利用Content Manager v8.3技術(shù)對(duì)成績(jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模
結(jié)合Content Manager v8.3設(shè)計(jì)，能夠借助此技術(shù)可視化之建模工具，如此不僅能夠?qū)Τ煽?jī)實(shí)施元數(shù)據(jù)建模，同時(shí)針對(duì)內(nèi)容建模，包括設(shè)定訪問與版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入
對(duì)學(xué)籍檔案實(shí)施導(dǎo)入能夠借助接口來達(dá)到，如此能夠以內(nèi)容技術(shù)管理的界面達(dá)到手工接入，進(jìn)而能夠把批量的數(shù)據(jù)實(shí)施導(dǎo)入。
（三）內(nèi)容技術(shù)管理同技工院校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的整合
學(xué)籍檔案管理能夠把在線的學(xué)籍信息給予有機(jī)整合，譬如，能夠在目前運(yùn)用的系統(tǒng)里獨(dú)立增添學(xué)籍檔案建立模塊，此能夠借助關(guān)系型管理系統(tǒng)把學(xué)籍檔案信息建立為元數(shù)據(jù)及電子檔案，然后此時(shí)能夠借助內(nèi)容管理系統(tǒng)之編程接口把信息保存至資源服務(wù)器中，如此能夠提升學(xué)籍檔案之自動(dòng)化處置，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約成本的目的。
四、結(jié)語
[關(guān)鍵詞] 高校 院系 學(xué)籍檔案 規(guī)范化
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校院系學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校院系級(jí)學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、院系級(jí)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化面臨問題
1.檔案管理規(guī)范化存在的問題
（1）院系級(jí)學(xué)籍檔案管理是一種事后行為，容易被人們所忽視。錯(cuò)過及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成資料的丟失，這種情況在許多高校中不同程度地存在著。
（2）院系級(jí)學(xué)籍檔案管理是一種無形勞動(dòng)，不被人們所重視。由于院系級(jí)教務(wù)辦公室不是職能部門，是一種為教學(xué)和學(xué)生服務(wù)的管理行為，其檔案管理也成為一種無形勞動(dòng)，難以用固定形式加以評(píng)估，因此人們認(rèn)為院系級(jí)學(xué)籍檔案管理很輕松，誰都可以去做，這就導(dǎo)致了在用人上的隨意性，進(jìn)而影響了院系級(jí)學(xué)籍檔案管理水平和效率的提高。
（3）院系級(jí)學(xué)籍檔案管理是一種常規(guī)性工作，容易被其他行政事務(wù)所取代。由于機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的原因，院系機(jī)構(gòu)一般都沒有把辦公室行政工作和檔案管理工作分開來，有的院部系級(jí)辦公室雖然有專職干事，但由于同在一個(gè)辦公系統(tǒng)工作，其職責(zé)也經(jīng)常混淆，常常被其他行政事務(wù)所取代，難以全心投入檔案管理工作。因此，院系級(jí)學(xué)籍檔案管理經(jīng)常處于不規(guī)范的無序狀態(tài)。
（4）檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。
2.在檔案管理手段方面，最突出的問題表現(xiàn)在管理手段缺乏科學(xué)性
按照辦公自動(dòng)化、管理科學(xué)化的要求，在學(xué)籍檔案管理方面應(yīng)當(dāng)采取現(xiàn)代化手段，而目前有些高校在學(xué)籍檔案管理規(guī)范化方面仍實(shí)行原始的手工勞動(dòng)方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化手段進(jìn)行編制《檔案目標(biāo)索引》，在很大程度上影響了院系級(jí)學(xué)籍檔案管理效率。
3.在學(xué)籍檔案管理信息化方面，最突出的問題表現(xiàn)在
（1）高校由于長(zhǎng)期受計(jì)劃體制的影響，缺乏市場(chǎng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和信息意識(shí)，在一定程度上導(dǎo)致了信息資源開發(fā)、服務(wù)與市場(chǎng)需求相互脫節(jié)的現(xiàn)象。近幾年來，盡管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但從整體上看，問題仍然比較突出，不少部門往往只重視設(shè)施、裝備、技術(shù)的投入，很少關(guān)注管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，使得對(duì)信息資源的開發(fā)和利用缺乏應(yīng)有的力度。
（2）不能完全按照市場(chǎng)需求來開發(fā)索引信息資源領(lǐng)域，開發(fā)系統(tǒng)本身缺少應(yīng)有的以用戶為目標(biāo)的價(jià)值尺度，更不能及時(shí)地掌握用戶的需求及其變化，使管理信息化缺乏針對(duì)性和實(shí)用性，同時(shí)也造成信息資源開發(fā)和利用過程中的盲目性和浪費(fèi)性。
（3）不能嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)約規(guī)律的要求，把握信息資源開發(fā)和服務(wù)的時(shí)效性，特別是不能真正地依據(jù)現(xiàn)代科技信息網(wǎng)絡(luò)來及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地開發(fā)信息資源，難以形成信息資源開發(fā)和服務(wù)功能的多元化、信息產(chǎn)品的規(guī)模化、組織系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化、操作手段的自動(dòng)化等立體型體系，難以全面顯示管理信息化在高校管理中的作用。這樣，高校管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中就難以掌握管理主動(dòng)權(quán)，難以獲取最新、最快、最準(zhǔn)確的信息。
二、對(duì)加強(qiáng)院系級(jí)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
1.要提高對(duì)學(xué)籍與檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)
從高校發(fā)展的實(shí)踐看,建立和完善院系級(jí)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化,是保障教學(xué)工作中心地位、促使教學(xué)工作順利開展、提高教學(xué)質(zhì)量的根本保證。增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2.按教學(xué)環(huán)節(jié)的不同要求做好學(xué)籍檔案收集、整理和歸檔工作
學(xué)生學(xué)籍有許多環(huán)節(jié)，都有資料需要收集、整理和歸檔。主要有：一是學(xué)生學(xué)籍檔案管理。二是考試成績(jī)檔案管理。三是凡是歸檔的材料，要寫明材料的目錄，應(yīng)做到書寫優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰。四是整理，要在積累的基礎(chǔ)上按檔案材料類型分類整理。建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。
3.要提高院系兼職管理人員的綜合素質(zhì)
目前,許多高校院系沒有專職檔案管理人員,一般都是由教師兼職,他們中絕大多數(shù)沒有經(jīng)過專門培訓(xùn),檔案管理常識(shí)缺乏。因此需要通過多種途徑對(duì)他們進(jìn)行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，確定兼職檔案管理工作人員的職責(zé)：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作責(zé)任性。二是堅(jiān)持平時(shí)分類預(yù)立卷歸檔工作，每年初根據(jù)文件材料歸檔范圍將本部門形成的不同內(nèi)容與載體的文件材料，預(yù)立卷類目并編號(hào)，便于平時(shí)歸卷時(shí)對(duì)號(hào)入座，方便查找利用。三是負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)，反映本部門工作情況，維護(hù)本部門的歷史真實(shí)面貌。四是應(yīng)按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時(shí)做好文件的收發(fā)、登記工作。五是做好文件的催辦工作，凡是經(jīng)承辦人員處理的文件要及時(shí)收集，并檢查承辦情況是否已經(jīng)注明，搞好平時(shí)歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動(dòng)接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查，提高檔案的案卷質(zhì)量。
4.要按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立院系級(jí)學(xué)籍檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)
學(xué)籍檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建立，不僅要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來開發(fā)光盤、聯(lián)網(wǎng)檢索和信息查詢服務(wù)，而且還要充分挖掘信息資源自身的累積性、綜合性和數(shù)據(jù)性等優(yōu)勢(shì)，使現(xiàn)有的信息資源被激活、被利用，使相關(guān)信息重新得到優(yōu)化組合，發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)效益。
5.根據(jù)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化要求，建立院系級(jí)學(xué)籍檔案資料索引的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化
我國(guó)有關(guān)學(xué)籍檔案資料索引標(biāo)準(zhǔn)幾乎是空白。其他許多國(guó)家都非常重視適應(yīng)高等教育管理需要的文獻(xiàn)資料索引標(biāo)準(zhǔn)化工作，早就制定了一系列索引編制的出版標(biāo)準(zhǔn)。制定我國(guó)索引標(biāo)準(zhǔn)化，已是刻不容緩的問題。
總之，在高校辦學(xué)過程中，要重視院系級(jí)學(xué)籍檔案管理工作，正確分析院系在檔案管理規(guī)范化方面存在的問題。同時(shí)，要針對(duì)問題制定加強(qiáng)院系級(jí)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化的若干對(duì)策。只有這樣做，才能按學(xué)籍規(guī)律的要求做好院系級(jí)學(xué)籍檔案管理工作，不斷提高學(xué)籍管理水平和服務(wù)質(zhì)量，從而為學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證。
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案管理
高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績(jī)、思想表現(xiàn)、評(píng)價(jià)等一系列真實(shí)記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、個(gè)人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績(jī)以及學(xué)籍異動(dòng)情況記錄等。學(xué)籍檔案會(huì)作為各級(jí)教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實(shí)的寫照。對(duì)于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個(gè)方面體會(huì)：
一、健全學(xué)籍檔案管理制度
戰(zhàn)國(guó)·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓。“沒有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強(qiáng)調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時(shí)相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時(shí)，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。
二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)
高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，管理水平較低，僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)上崗之前管理人員進(jìn)行專業(yè)的扎實(shí)的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計(jì)算機(jī)新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。
三、管理工作人員應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)
學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項(xiàng)檔案管理工作，必須要及時(shí)學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢(shì)下充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動(dòng)增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對(duì)學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識(shí)，有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵(lì)機(jī)制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識(shí)。
四、及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動(dòng)時(shí)的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)，并且人員流動(dòng)情況比較復(fù)雜。如果沒有及時(shí)做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時(shí)做好學(xué)籍檔案管理人員流動(dòng)時(shí)的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項(xiàng)工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)數(shù)量，核對(duì)清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時(shí)的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動(dòng)變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學(xué)籍檔案的真實(shí)性、精準(zhǔn)性以及完整性
學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。內(nèi)容必須真實(shí)，不能造假。例如：學(xué)生的成績(jī)單，成績(jī)就絕對(duì)不能隨意去更改，確實(shí)因?yàn)槟撤N原因造化成績(jī)錯(cuò)誤而需要修改成績(jī)的，一定要履行成績(jī)變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯(cuò)誤成績(jī)的科任老師在成績(jī)變更表中說明出錯(cuò)的原因并且附帶上原始的成績(jī)冊(cè)證明成績(jī)的真實(shí)性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對(duì)不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實(shí)性是第一要素。
精準(zhǔn)性，管理學(xué)籍需要準(zhǔn)確，更深層次的來說需要的是精準(zhǔn)，不能出一點(diǎn)錯(cuò)，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報(bào)到注冊(cè)工作.根據(jù)教育部出臺(tái)的文件，要求各高校必須嚴(yán)格按照國(guó)家招生規(guī)定對(duì)錄取的新生進(jìn)行學(xué)籍電子注冊(cè)，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對(duì)名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進(jìn)行注冊(cè)取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒有的要及時(shí)與學(xué)生來源省級(jí)招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對(duì)清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準(zhǔn)無誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯(cuò)誤將會(huì)直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個(gè)內(nèi)容：學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、注冊(cè)學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績(jī)記錄表以及學(xué)籍異動(dòng)的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報(bào)到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請(qǐng)表。畢業(yè)生進(jìn)入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個(gè)學(xué)生一袋，必須完整。
隨著社會(huì)的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會(huì)中的地位顯得越來越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案。對(duì)于管理檔案的工作人員來說合理的運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識(shí)。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)
[1] 唐偉元.學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊(cè)與高校學(xué)籍檔案管理[J].宿州學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（02）.
[2] 梅瓊，陳明.學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀 促進(jìn)高校學(xué)籍管理工作科學(xué)發(fā)展[J].西北醫(yī)學(xué)教育， 2011年02期.
[3] 羅輝，李曉.高校學(xué)籍管理問題及應(yīng)對(duì)研究[J].教育藝術(shù)，2010（09）.
關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；網(wǎng)絡(luò)化；學(xué)分制
高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實(shí)情，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報(bào)，甚至弄虛作假、更改考試成績(jī)等問題，長(zhǎng)期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。
（二）產(chǎn)生問題的原因
1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對(duì)新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。
2、學(xué)籍管理手段落后。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，每個(gè)部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動(dòng)多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
3、學(xué)籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)要求更加全面、詳細(xì)、快捷、準(zhǔn)確，且需求日益頻繁。而開學(xué)初的學(xué)籍注冊(cè)工作的制度支撐不夠，致使學(xué)院和學(xué)生都不重視學(xué)籍注冊(cè)工作。
二、如何提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平
（一）規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對(duì)學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實(shí)行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對(duì)象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理
現(xiàn)代化管理手段是實(shí)現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
（三）積極探索、推行學(xué)分制
學(xué)分制是高等教育大眾化形勢(shì)下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個(gè)人情況對(duì)所學(xué)知識(shí)和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個(gè)體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項(xiàng)學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實(shí)行能極大調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點(diǎn)構(gòu)建自己的知識(shí)體系。
（四）加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量
課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗(yàn)教師的教學(xué)成果，還可以檢驗(yàn)學(xué)生對(duì)知識(shí)的理解程度和運(yùn)用能力。它是評(píng)定學(xué)生能否按照教學(xué)計(jì)劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對(duì)考試各個(gè)環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級(jí)巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。
（五）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。
三、結(jié)語
學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.
[2]殷濤.如何提高高校學(xué)籍管理工作水平[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2010.
在高等職業(yè)教育迅速發(fā)展的今天，如何運(yùn)用現(xiàn)存教學(xué)資料檔案與學(xué)籍檔案為高等職業(yè)教育服務(wù)，使檔案更好地發(fā)揮其作用，這已成為當(dāng)前急待解決的問題。解決這個(gè)問題的關(guān)鍵是使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，然而與現(xiàn)代化有關(guān)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是解決問題的根本所在。在國(guó)務(wù)院頒布的《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》中就明確指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化是國(guó)家的一項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化，就沒有高質(zhì)量高速度。”這就清楚地闡明了標(biāo)準(zhǔn)化在教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案管理工作中的重要地位和作用。
學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財(cái)富。檔案工作是一項(xiàng)以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標(biāo)準(zhǔn)，作為開展工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級(jí)主管機(jī)關(guān)或會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對(duì)檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進(jìn)而修訂的全部過程。目的就是通過科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案裝具、檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)從制定到成熟需要一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的發(fā)展過程，而且這個(gè)過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)動(dòng)形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。下面對(duì)檔案工作化標(biāo)準(zhǔn)化談點(diǎn)粗淺的看法。
一、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提
檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號(hào)代碼等都必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便在進(jìn)行工作時(shí)有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下開展工作才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。可見實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，離開了標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化。
二、標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性的服務(wù)工作，對(duì)高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標(biāo)引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格地按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，就能促使各項(xiàng)工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標(biāo)引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標(biāo)識(shí)，作為存儲(chǔ)和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標(biāo)識(shí)去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標(biāo)準(zhǔn)給出的檢索標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時(shí)間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標(biāo)識(shí)不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標(biāo)引工作必須要有標(biāo)引的規(guī)定與規(guī)則，保證標(biāo)引的一致性，使標(biāo)引工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。
三、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財(cái)力的有效措施
標(biāo)準(zhǔn)化能提高檔案工作的工作效率。搞好標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)節(jié)約人力物力財(cái)力有重要作用，根據(jù)合理地標(biāo)準(zhǔn)化要求，人力物力財(cái)力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標(biāo)準(zhǔn)，往往把不同歷史時(shí)期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進(jìn)行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費(fèi)了很長(zhǎng)時(shí)間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費(fèi)，影響檔案的社會(huì)效益。通過制定標(biāo)準(zhǔn)既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個(gè)方面形成一個(gè)有機(jī)的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時(shí)間去從事其他工作。在財(cái)力方面如能進(jìn)行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進(jìn)、 經(jīng)濟(jì)合理的裝具標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價(jià)，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財(cái)力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。
四、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分
所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對(duì)檔案進(jìn)行管理，開展各項(xiàng)工作，科學(xué)管理要求做到的標(biāo)準(zhǔn)是：檔案管理機(jī)構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計(jì)劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作才能按標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標(biāo)準(zhǔn)化。
五、標(biāo)準(zhǔn)化是推動(dòng)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件
檔案學(xué)是社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)之間的一門邊緣科學(xué)，是一門綜合性的科學(xué)，實(shí)踐性強(qiáng)。它既含有檔案和檔案工作的基本理論，名詞術(shù)語概念，也包含著實(shí)際工作中的技術(shù)性和方法性的內(nèi)容。它的研究成果，經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn)證明是科學(xué)的概念、原則、技術(shù)和方法，用條紋的形式予以固定化、制度化，作為共同的語言，公認(rèn)的準(zhǔn)則和規(guī)范，就是標(biāo)準(zhǔn)。所以標(biāo)準(zhǔn)化本身就是檔案學(xué)的一個(gè)組成部分，標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展，必將推動(dòng)檔案學(xué)理論的發(fā)展，一方面檔案學(xué)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化提供了理論指導(dǎo)和科學(xué)指導(dǎo)，另一方面，標(biāo)準(zhǔn)的制定與貫徹優(yōu)勢(shì)將檔案理論運(yùn)用到實(shí)際工作中取得保證，以便進(jìn)一步完善和發(fā)展。
