時間：2023-06-06 09:31:52
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案歸檔管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一，當(dāng)前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀
（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。
（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。
（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念
國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實際情況制定補充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。
1 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析
1.1 立法時間分析。通過對華東地區(qū)9個較大的市以及上海市（直轄市）等10個城市（以下簡稱華東地區(qū)10個城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時間，見表1。
表1 華東地區(qū)10個城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時間[2] ～ [13]
調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進程。為適應(yīng)經(jīng)濟、社會發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來，華東地區(qū)10個城市相繼出臺了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺了新的規(guī)范性法文件對原有規(guī)定進行更新，2011年又出臺新的規(guī)章對2004年的規(guī)定進一步進行了補充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時間特色方面具有代表性。
1.2 立法地域分析。統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時間差異較大，非發(fā)達(dá)城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個城市經(jīng)濟、社會的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣?、人大重視程度的不同所帶來的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實施細(xì)則》，進一步提高了規(guī)章的可操作性。
1.3 立法技術(shù)分析
1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊?？梢姡鱾€城市城建檔案管理立法的重點主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個方面。
1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強對城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實施細(xì)則》”。
各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》及省級城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。
1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴(yán)格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補繪并歸檔。第四，文件的實施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動”。（2）特色。特色之一，實行兩套制歸檔。《南京市城市建設(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實施細(xì)則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)?！逗戏适谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動緊密結(jié)合。《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細(xì)闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗收、審核和城建檔案館（室）接收長期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。
2 對城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問題的分析
2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對于法律責(zé)任和獎懲的內(nèi)容存在表述含糊、標(biāo)準(zhǔn)不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬至10萬元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國有單位、國有組織和國有企業(yè)以及黨政機關(guān)出現(xiàn)問題時，懲罰措施往往不易落到實處。
2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過長，修法工作進展緩慢。從10個城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機制，影響了城建檔案工作的順利開展。
2.3 對電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時代的到來使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個城市中，只有徐州市在2011年出臺的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項目應(yīng)當(dāng)同時報送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對此均無相關(guān)的規(guī)定和要求。
2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個城市的地方特色?？v觀華東地區(qū)10個城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟、社會發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨特的風(fēng)貌和建設(shè)實際。
3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議
城建檔案管理立法工作要實事求是，以城市建設(shè)的基本需要和社會發(fā)展的最新需求為出發(fā)點，加快相關(guān)法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機制，及時化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過程中，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員和專家學(xué)者的積極性，充分汲取他們的建設(shè)性意見和建議，以彌補現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應(yīng)有的作用。
1、配合《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的全面實施，舉辦機關(guān)和企事業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為《歸檔文件整理規(guī)則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》及國家、省檔案局近年來頒發(fā)的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。培訓(xùn)對象為機關(guān)、團體和企業(yè)、事業(yè)單位的專兼職檔案人員。時間安排在4月份。
2、舉辦會計檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為《會計檔案管理辦法》及相關(guān)專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為機關(guān)、團體和企業(yè)、事業(yè)單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認(rèn)真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業(yè)資格證書培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)采用省檔案人員培訓(xùn)材，主要內(nèi)容為檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識。培訓(xùn)對象為全市尚未取得檔案職業(yè)資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執(zhí)法人員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案法律法規(guī)基礎(chǔ)知識，執(zhí)法工作的程序、規(guī)范和具體要求。培訓(xùn)對象為市、縣（區(qū)）檔案局檔案行政執(zhí)法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓(xùn)對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。培訓(xùn)內(nèi)容為電子文件歸檔與管理，檔案數(shù)字化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識及操作技能。培訓(xùn)對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設(shè)局、規(guī)劃局聯(lián)合舉辦重點工程檔案管理培訓(xùn)班1期。培訓(xùn)內(nèi)容為重點建設(shè)工程項目檔案管理知識。培訓(xùn)對象為全市重點建設(shè)項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統(tǒng)”業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1—2期。培訓(xùn)內(nèi)容為檔案管理系統(tǒng)軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓(xùn)對象為全市有權(quán)使用“檔案管理系統(tǒng)”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓(xùn)要求
1、教育培訓(xùn)是提高檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力的有效途徑，希望各單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓(xùn)創(chuàng)造條件，認(rèn)真組織本地區(qū)、本系統(tǒng)的專兼職檔案人員參加培訓(xùn)。
2、舉辦培訓(xùn)部門要端正指導(dǎo)思想，嚴(yán)格遵守報批程序，精心組織，統(tǒng)籌規(guī)劃，堅持按需施教的原則，采取切實有效措施組織好教育培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹茫⑼ㄟ^經(jīng)濟地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國家指定或授權(quán)的機構(gòu)、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機構(gòu)對其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對其入館檔案進行實體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機構(gòu)內(nèi)部（庫房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱檢務(wù)檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗檢疫工作流程的最后一個環(huán)節(jié)，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗檢疫綜合業(yè)務(wù)計算機管理系統(tǒng)（以下簡稱CIQ2000系統(tǒng)）報檢的檢驗檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對符合歸檔條件的報檢號逐批進行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動將歸檔號與報檢號一一對應(yīng)，通過報檢號即可根據(jù)歸檔號所在的卷宗來快速調(diào)閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗檢疫工作的全過程，為檢驗檢疫機構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗檢疫原始記錄、了解檢驗檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計收費情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調(diào)查舉證、國內(nèi)外有關(guān)部門的來函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長，檢務(wù)檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗檢疫部門檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類管理方式，對企業(yè)進行分類建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對信譽好、進出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進行分類后實行簡便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報檢號而實行批量歸檔。檢務(wù)部門對這類報檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進行批量歸檔；對這類報檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機結(jié)合的優(yōu)勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險度對不同貨物進行分類建檔。例如：對電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時可根據(jù)報檢號查找通關(guān)單流水號及對應(yīng)的換證憑條。而對涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進出口敏感貨物，實施衛(wèi)生注冊登記、質(zhì)量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗周期較長的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限?！冻鋈刖硻z驗檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗檢疫檔案為3年；入境檢驗檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存?！痹趯嶋H工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗檢疫流程都經(jīng)過CIQ2000系統(tǒng)進行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉(zhuǎn)變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設(shè)計過程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，設(shè)定檔案密級，按部門按專業(yè)按用戶級別設(shè)定訪問權(quán)限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機結(jié)合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
【關(guān)鍵詞】 高校 會計檔案 管理
引言
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會計檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟事務(wù)的主要載體。本文就高校會計檔案的管理工作談幾點粗淺認(rèn)識。
1. 高校會計檔案管理工作中存在的問題
1.1檔案保管不規(guī)范
按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實際工作中，許多高校的財務(wù)部門，不能按要求將會計檔案及時移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財務(wù)部門人員不足，沒有專人負(fù)責(zé)會計檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會計憑證、工資冊等會計檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。
1.2管理程序不合理
會計檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作；移交點收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門和財務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。
1.3檔案資料不齊全
會計檔案包括會計憑證類、會計帳薄類、財務(wù)報告類和其他類。許多高校在收集會計資料時，往往將財務(wù)報表類中的上級有關(guān)文件、財務(wù)制度財務(wù)活動分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會計下的財務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會計檔案的要求歸檔保存。高校普及會計電算化已有十年的歷史，對實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會計檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會計檔案，對會計電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會計檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對會計檔案的正常使用，例如，進行軟件的變更或升級時，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。
1.4管理制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會計檔案管理細(xì)則。這使得高校會計檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等會計檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
2. 提升高校會計檔案管理工作的有效策略
2.1明確會計檔案歸檔范圍
對會計文件資料內(nèi)容進行分析，屬于歸檔范圍的會計資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級核算單位的會計資料屬于會計檔案歸檔范圍，二級核算單位的會計資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會計檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實行會計電算化的高校，從會計檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會計憑證會計賬簿、財務(wù)報告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會計產(chǎn)生的會計信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進行備份，用光盤存儲保管，與紙質(zhì)的會計檔案資料一并歸檔。
2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序
按照財務(wù)會計檔案管理的時間、內(nèi)容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時認(rèn)真點收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊登記；未了事項另行立卷；檔案管理部門和財務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。
2.3完善檔案管理制度
建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的會計檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會計檔案規(guī)范化，必須制定高校會計檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會計檔案保管制度》、《高校會計檔案保密制度》、《高校會計檔案移交與銷毀制度》、《高校會計檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。
參考文獻：
[1] 金桂英.淺談當(dāng)前財務(wù)檔案管理凸現(xiàn)的問題及對策.經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息[J].2008.20.
[關(guān)鍵詞]電子文件；立法；法規(guī)建設(shè)
伴隨計算機網(wǎng)絡(luò)的使用和信息的普及，電子文件應(yīng)運而生并普遍發(fā)展起來。一方面，電子文件的廣泛應(yīng)用使我們的生活變得便捷和高效，另一方面，電子文件在管理和利用中的問題越來越凸現(xiàn)，進而引發(fā)的法律糾紛也在不斷增多。因此，電子文件需要相應(yīng)的法律、制度和標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，以確保電子文件的完整、準(zhǔn)確、安全及管理的高效和科學(xué)。
一、電子文件法規(guī)建設(shè)情況
上個世紀(jì)90年代初，伴隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及，我國電子文件管理和研究工作開始起步。1999年6月，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》正式頒布，該辦法細(xì)致地規(guī)定了電子文件的收集、整理、歸檔、檢驗、利用等諸多流程，因而被譽為我國第一部檔案信息規(guī)章。2000年12月，“全國檔案事業(yè)發(fā)展‘十五’計劃”把電子文件管理作為檔案信息化建設(shè)的重點，并選擇北京、上海等地的檔案館開展試點。在國家政策的推動下，各地方檔案部門也積極制定適合本地區(qū)實際情況的電子文件歸檔與管理規(guī)范。自此，我國從中央到地方電子文件的立法工作逐步開展起來。2003年8月出臺的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》是對我國電子文件立法工作的進一步延伸。2005年4月1日《電子簽名法≯正式實施，確立了電子文件的法律地位，是日后電子文件法律效力予以認(rèn)可的最重要的法律依據(jù)。2006年，國家檔案局將“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”列為“全國‘十一五’時期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”的總體目標(biāo)之一，并將“規(guī)范電子文件歸檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機制和相關(guān)規(guī)章制度”作為下一步發(fā)展的總體任務(wù)之一。這一系列的舉措適應(yīng)了我國信息時代電子文件快速發(fā)展的需求，為日后電子文件的立法工作奠定了基石。
二、電子文件立法可行性
（一）技術(shù)保障提供了立法支撐。國家檔案局、中央檔案館館長楊冬權(quán)“在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話”把“認(rèn)真管好電子文件，確保電子文件安全”作為我國未來檔案安全體系建設(shè)的主要任務(wù)之一。較好的技術(shù)保障，已成為電子文件立法的最關(guān)鍵因素。目前，我國可采用的技術(shù)主要有元數(shù)據(jù)披術(shù)、系統(tǒng)防火墻檢測技術(shù)、長期可存取技術(shù)、信息數(shù)據(jù)加密、信息認(rèn)證技術(shù)、對電子文件的追蹤技術(shù)等等。這些技術(shù)能確保電子文件真實有效和完整可讀，實現(xiàn)對電子文件生命周期全過程的有效控制，有效防范和降低電子文件管理的風(fēng)險，解決電子文件管理中存在的問題。
（二）《電子簽名法》提供了立法基礎(chǔ)。在《電子簽名法》出臺之前，法律對于身份的確認(rèn)一般只是要求當(dāng)事人簽名或蓋章。然而對于電子商務(wù)活動中出現(xiàn)電子化形式的文本，是無法采取手寫簽名的，必須依靠信息技術(shù)來代替。2000年以后，在世界電予商務(wù)大發(fā)展的環(huán)境背景下，我國電子商務(wù)發(fā)展迅猛。但是，電子商務(wù)的立法卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后，最突出的便是已在實踐中為交易各方普遍認(rèn)同和接受的電子簽名嚴(yán)重缺乏法律規(guī)范。2005年4月1日正式實施的《電子簽名法》可謂是我國首部真正意義上的信息化法律，文中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這是我國首次賦予了電子簽名的法律效力，是信息領(lǐng)域的一次創(chuàng)舉。《電子簽名法》還規(guī)定了電子簽名認(rèn)證體系，明確了電子簽名者和電子認(rèn)證服務(wù)提供者的權(quán)力與責(zé)任，確認(rèn)了認(rèn)證機構(gòu)的認(rèn)證程序及法律地位，設(shè)置了認(rèn)證機構(gòu)市場準(zhǔn)人和行政許可的條件，并授權(quán)信息產(chǎn)業(yè)部制定與之配套實施的《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》。這一系列措施為電子文件認(rèn)證體系的建立和運行以及檔案部門參與和開展電子文件認(rèn)證服務(wù)奠定了基礎(chǔ)，對于制定、增補相關(guān)檔案法律法規(guī)也具有重要的參考意義。
（三）我國基本法對電子文件的認(rèn)同?！缎姓V訟法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》都規(guī)定了視聽資料為證據(jù)種類的一種，并將計算機產(chǎn)生和存儲的數(shù)據(jù)和文件歸入此類證據(jù)中。《合同法》規(guī)定：“書面形式指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”?？梢?，我國多部基本法中都已涉及并認(rèn)可電子文件存在的價值。
三、《檔案法》支持電子文件法規(guī)建設(shè)
（一）《檔案法》中的電子文件的基本概念應(yīng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范保持一致。各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及國內(nèi)外專家學(xué)者對電子文件下的定義多至幾十種，雖然大體相同或相似，但是細(xì)小的差別都容易造成在法律慨念上的混淆和認(rèn)定的困難。因此，《檔案法》中電子文件的基本概念應(yīng)與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范保持一致，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的定義等概念界定得精準(zhǔn)規(guī)范，不失為有益參照。
（二）電子文件管理納入《檔案法》須參照《電子簽名法》。迄今為止，《電子簽名法》是實現(xiàn)電子文件管理法制化和認(rèn)可電子文件法律效力最基本的依據(jù)和最重要的法律保障。它為現(xiàn)行《檔案法》的修訂，添加電子文件部分提供了基礎(chǔ)，在一定程度上保證了電子文件的法律證據(jù)性。
（三）賦予電子文件具有同紙質(zhì)檔案相同的法律效力。《檔案法》只有在法律上認(rèn)可那些根據(jù)紙質(zhì)檔案原件掃描、與紙質(zhì)文件原件內(nèi)容相同的雙套保存的電子文件和真實可靠的電子文件歸檔轉(zhuǎn)換而形成的電子檔案具有與紙質(zhì)原件同等的法律效力，才能全面認(rèn)可電子文件的法律效力。
參考文獻：
[1]吳江華；論我國檔案法規(guī)體系的建設(shè)[J]；檔案學(xué)通訊；2002年02期
關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；社會養(yǎng)老保險；檔案管理
本文主要對我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進行探討，并提出建議。
1 我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作現(xiàn)狀及問題
夷陵區(qū)2011年7月被國務(wù)院批準(zhǔn)為全國第三批城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點縣，截止目前，全區(qū)已有26萬多人參保，其中享受養(yǎng)老待遇的有6.5萬人，待遇社會化發(fā)放率100%。我區(qū)啟動城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉(xiāng)居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔工作，從基礎(chǔ)工作做起，加強養(yǎng)老保險檔案的管理。我區(qū)強化參保資料審核，確保信息錄入準(zhǔn)確完整，對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料進行科學(xué)化分類、標(biāo)準(zhǔn)化存儲、規(guī)范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區(qū)城鄉(xiāng)居保信息管理系統(tǒng)的上線，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報的紙質(zhì)檔案資料條目與湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險電子信息管理系統(tǒng)條目相吻合，確保居保電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入不缺項。經(jīng)辦人員嚴(yán)審核，細(xì)錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴(yán)格進行補缺補差，確保了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作有了長足的發(fā)展，取得了可喜成績，但在工作實踐過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個突出問題。
（一）缺乏規(guī)范統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度
隨著我區(qū)城鄉(xiāng)居民參保人數(shù)的逐漸增多以及社會養(yǎng)老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區(qū)特點的養(yǎng)老保險檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉(xiāng)居民的后顧之憂。目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規(guī)依據(jù)。因缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，我區(qū)各級居保經(jīng)辦機構(gòu)往往按照《湖北省城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理辦法》來管理檔案，個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實，致使居保檔案管理政策環(huán)境較差。例如有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心一些參保人檔案填寫不規(guī)范，姓名和身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準(zhǔn)確，導(dǎo)致人員數(shù)據(jù)導(dǎo)入不了省居保電子信息管理系統(tǒng)，還有大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質(zhì)檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質(zhì)檔案是A4紙等等。我區(qū)居保檔案管理制度的不規(guī)范導(dǎo)致養(yǎng)老保險檔案內(nèi)容不能完全真實地反映整個參保過程，導(dǎo)致一些糾紛，影響了城鄉(xiāng)居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險局作為負(fù)責(zé)全區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的集中保管機構(gòu)，雖然設(shè)置了"退管股"來負(fù)責(zé)居保業(yè)務(wù)檔案的管理，但受我局辦公場地和經(jīng)費的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業(yè)務(wù)檔案。根據(jù)《湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的要求，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)設(shè)置規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案。庫房內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等設(shè)施設(shè)備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設(shè)，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業(yè)務(wù)檔案庫房和業(yè)務(wù)人員辦公室并沒有分開，去濕機、溫濕度計等設(shè)施設(shè)備更是缺乏，檔案庫房、辦公區(qū)、查閱室與業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心作為檔案資料的歸集上報機構(gòu)，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設(shè)施方面無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。我區(qū)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法與現(xiàn)代農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案工作發(fā)展需要相適應(yīng)，進而影響了我區(qū)居保工作的有效落實。
（三）業(yè)務(wù)檔案管理人員檔案管理專業(yè)知識有待提高
受人員編制短缺、工作任務(wù)較重等實際情況的制約，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面還有欠缺，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)歷，缺乏檔案管理專業(yè)知識與技能，其綜合素質(zhì)仍有待提高[2]。同時，業(yè)務(wù)檔案管理人員從事檔案管理工作時間短，檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)不夠全面，尚不能完全適應(yīng)檔案工作的需要，影響了我區(qū)檔案工作的深入開展。
2 對規(guī)范我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作問題的一些建議
（一）規(guī)范制度，加強領(lǐng)導(dǎo)管理
為了讓各項工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標(biāo)準(zhǔn)化，在實際工作中做到有章可循，我們要根據(jù)工作實際和工作特點，迅速制定出《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案立卷歸檔程序及注意事項》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案安全保密制度》等制度，對養(yǎng)老保險檔案立卷歸檔的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、保管和利用要做出明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化工作職責(zé)，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區(qū)檔案制度建設(shè)正在有序進行，各種檔案制度有望年底出臺。構(gòu)建完善的、符合我區(qū)實情的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理制度，也是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。
城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理工作面對全區(qū)202個行政村（居委會）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強檔案工作的組織管理，建立分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員崗位責(zé)任制，建立健全業(yè)務(wù)檔案工作流程，加強居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。區(qū)居保局要負(fù)責(zé)全區(qū)養(yǎng)老保險檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報工作。在實際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心應(yīng)協(xié)助區(qū)居保局做好紙質(zhì)檔案相關(guān)材料的歸集上報和電子檔案信息錄入等基礎(chǔ)工作，村（社區(qū)）應(yīng)建立參保人員基礎(chǔ)信息臺帳并妥善保存。區(qū)人社局應(yīng)加強養(yǎng)老保險檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將養(yǎng)老保險檔案管理納入年度目標(biāo)任務(wù)、工作計劃，建立健全城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作制度，把養(yǎng)老保險檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項工作納入各有關(guān)部門和人員工作職責(zé)范圍，做到制度健全、措施到位、責(zé)任落實，年初有安排、年底有考核。全面提升養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)管理能力和服務(wù)水平，實現(xiàn)居保檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（二）改善條件，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對我區(qū)城鄉(xiāng)居保檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的情況，確保我區(qū)居保檔案整理工作的順利進行，區(qū)財政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計、空調(diào)、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、窗簾等設(shè)施設(shè)備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理條件，從"經(jīng)費上"確保養(yǎng)老保險檔案管理工作持續(xù)、健康發(fā)展。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)居保經(jīng)辦機構(gòu)要從保障檔案管理基礎(chǔ)用房、設(shè)備和人員等方面加強居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，以實現(xiàn)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設(shè)，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備計算機、掃描儀、辦公軟件和業(yè)務(wù)軟件等現(xiàn)代化管理設(shè)備，推動檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設(shè)施，提高我區(qū)的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能實現(xiàn)我區(qū)居保業(yè)務(wù)檔案管理地長遠(yuǎn)發(fā)展。
（三） 加強培訓(xùn)，確保檔案管理服務(wù)水平
城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內(nèi)容進行補充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現(xiàn)代化信息技術(shù)運用和高素質(zhì)的檔案人才管理隊伍，需要具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。我區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險局負(fù)責(zé)全區(qū)居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業(yè)的檔案管理人員，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社中心的檔案人員管理隊伍急切需要專門教育、培訓(xùn)。我區(qū)各級居保經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)積極加強與上級業(yè)務(wù)主管部門及當(dāng)?shù)貦n案部門的聯(lián)系，主動爭取業(yè)務(wù)上的協(xié)助和指導(dǎo)。一方面要組織大家學(xué)習(xí)《檔案法》《湖北省城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理辦法》《夷陵區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理辦法》等文件法規(guī)，另一方面，要采用請進來的辦法學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的動手能力?？裳垯n案局的專業(yè)人員對我區(qū)的專兼職檔案員進行培訓(xùn)，提高大家的檔案意識，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統(tǒng)一規(guī)范、查找方便"的基本要求，盡職盡責(zé)做好基礎(chǔ)資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區(qū)城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平。
我們要根據(jù)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作的需要，開展對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識與計算機操作技能培訓(xùn)，例如舉辦居保檔案整理培訓(xùn)班、召開檔案整理工作現(xiàn)場會，通過現(xiàn)場講解、實物操作等方式，提高培訓(xùn)效果，使其適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時，各級居保業(yè)務(wù)檔案管理人員還要提高檔案服務(wù)水平，認(rèn)真接待業(yè)務(wù)檔案查詢?nèi)藛T，做到耐心解答，及時、準(zhǔn)確。通過定期參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，以進一步提高全區(qū)居保檔案管理服務(wù)質(zhì)量。
伴隨著時代的進步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業(yè)單位的重要性
為了強化事業(yè)單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規(guī)定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機構(gòu)，統(tǒng)一進行集中化管理。
再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計，我國目前共有約126萬個事業(yè)單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準(zhǔn)確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學(xué)合理的會計檔案管理也能準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費開支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發(fā)展趨勢
（一）事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字信息化管理
隨著時代的進步與發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實現(xiàn)會計檔案管理的電子化會計管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會計檔案管理或者說現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計算機的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲存介質(zhì)，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業(yè)單位在進行會計檔案管理時也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理
目前來說，我國的財務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務(wù)核算方面，還會在財務(wù)核算上進一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進事業(yè)單位會計檔案管理的數(shù)字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業(yè)單位工作壓力也越來越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會計核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統(tǒng)建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業(yè)單位的最大化運用?；仡檹?000年開始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展?v史，再到2008年的全球金融危機爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開始走向多維度，全面化，精細(xì)化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場經(jīng)濟多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會計報告分析應(yīng)用軟件等會計管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會計管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發(fā)揮出會計檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯(lián)系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發(fā)揮。
四、如何提升事業(yè)單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業(yè)單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會計檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對單位負(fù)責(zé)，對國家負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循《會計檔案管理辦法》，謹(jǐn)慎處理會計檔案相關(guān)細(xì)節(jié)，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運用科學(xué)的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責(zé)任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現(xiàn)的問題及時指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)
事業(yè)單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負(fù)責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會計檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財會人才，最大化發(fā)揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規(guī)范化
為了全面提高事業(yè)單位的會計檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定相應(yīng)管理機制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細(xì)化會計檔案卷宗具體管理細(xì)節(jié)。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子檔案 優(yōu)越性 開發(fā)和利用 規(guī)范措施
0 引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。
1 電子檔案的優(yōu)越性
1.1 直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效 在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2 微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺 傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3 微機管理更有利于文檔的保密 過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4 微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量 檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
2 電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1 電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2 電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
3 規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
3.1 加強電子檔案歸檔制度建設(shè) 各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2 從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量 為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1 檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2 設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3 電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4 為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3 要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理 一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
4 結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案 2008(9).
關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；優(yōu)越性；開發(fā)和利用；規(guī)范措施
0引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優(yōu)越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了立卷管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
2電子檔案的整理、開發(fā)和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規(guī)范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。
3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。超級秘書網(wǎng)
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴(yán)把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
4結(jié)語
電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
[2]張文亮.《關(guān)于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。
二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強化以下方面工作：
一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。
二要加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員崗前培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結(jié)合實際，聯(lián)合制定包含新會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實施細(xì)則》，進一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
四要完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)。實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。 轉(zhuǎn)貼于
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子歸檔；歸檔管理；管理對策
1引言
檔案管理是企業(yè)管理中的重要部分，不僅涉及到企業(yè)員工的個人信息，同時關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部運行等重要數(shù)據(jù)。近年來，電子文件的檔案化管理模式，受到了越來越多企業(yè)的推崇，幫助企業(yè)提升了運營效率。企業(yè)電子檔案的歸檔管理，可以通過智能化服務(wù)，實現(xiàn)更有效率的管理方式，是順應(yīng)時展的必然要求。因此，加強企業(yè)電子檔案的歸檔管理研究具有重要意義。
2電子檔案的歸檔管理特性
與傳統(tǒng)檔案管理不同，電子檔案可隨時對電子文件進行分類和歸檔，減少中間歸檔環(huán)節(jié)，降低檔案被病毒侵入的機會。電子檔案在歸檔方式上，是采用電子編碼技術(shù)，并通過信息認(rèn)證、設(shè)定權(quán)限等措施，保證電子文件傳輸穩(wěn)定性[1]。在保管方式上，企業(yè)可將電子文件，以國際通用的標(biāo)準(zhǔn)存入到電子檔案管理系統(tǒng)中，以保證電子文件安全性。在文件分類與編目方式上，企業(yè)可通過設(shè)置特定文件號與分類號，保證檔案資料的唯一性。在查詢利用方式上，電子文件檔案管理只有具有權(quán)限的人員，才能通過身份認(rèn)證，獲取查閱電子文檔信息，進而確保檔案的真實性?？梢?，電子檔案的歸檔管理具有高效性及便捷性特點。
3企業(yè)電子檔案歸檔管理中存在的問題
3.1難以保證電子檔案的完整性
雖然電子檔案給企業(yè)的歸檔管理帶來方便，但是也存在一些問題和弊端。比如，在電子檔案完整性方面，電子文件儲存在計算機磁盤內(nèi)，對載體設(shè)備的依賴性較大[2]。一旦載體受到高溫高熱等干擾，很有可能影響內(nèi)部的檔案信息，使電子文件的部分信息缺失。然而，由于有些電子文件沒有印件和草稿之分，再加上管理人員對文件的分類和編目不同，使電子文件與原始文件信息難以對應(yīng)，無法確保電子文檔的原始性。
3.2企業(yè)電子檔案的保障技術(shù)有限
電子檔案易保存、易查找，但是存在一定的危險因素。電子檔案的歸檔、查詢和利用，基本是依靠計算機軟硬件實現(xiàn)。然而，在應(yīng)用軟件生成電子檔案后，可能會出現(xiàn)顯示困難等問題，使檔案無法讀取，失去應(yīng)用價值。另外，電子檔案的存放環(huán)境一般較高，而電子檔案存儲選用的載體性能存在不穩(wěn)定、不耐用的情況，再加上企業(yè)對電子檔案信息安全性重視度不夠，對科技化的投入不足，導(dǎo)致電子檔案的保障技術(shù)有限。在此情況下，企業(yè)電子文檔很有可能受到黑客的攻擊，使企業(yè)的機密電子檔案發(fā)生篡改，進而使電子檔案無法進行安全穩(wěn)定的應(yīng)用。
4加強企業(yè)電子檔案歸檔管理的對策
4.1完善電子檔案歸檔管理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
國家有關(guān)部門已經(jīng)對電子檔案的儲存載體制定了新的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)條例，對電子檔案以標(biāo)準(zhǔn)形式歸檔和整理[4]。同時，企業(yè)還應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，制定適合本單位的電子歸檔管理的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，規(guī)范電子歸檔的整理、統(tǒng)計、利用、保存等各個環(huán)節(jié)與流程。比如，在整理環(huán)節(jié)，要安排專業(yè)的人員進行統(tǒng)一分類和編號。在單位實際工作中，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制定好的相關(guān)規(guī)定，在電子文件保存時選擇最佳的儲存方式，注重對歸檔材料的認(rèn)定，并對歸檔的電子儲存設(shè)備進行定期維護檢查等。
4.2增強電子文件設(shè)備與檔案的安全性
增強電子文件設(shè)備與檔案的安全性，可以保證電子文檔的應(yīng)用價值。一般而言，電子文檔需要具備多人共享使用的要求。但是，共享文件只能得到批準(zhǔn)后才能打開使用。在電子檔案防護系統(tǒng)中，不僅進行必要的加密防護措施，還應(yīng)對不同使用人員進行權(quán)限與分級控制，使登陸與使用人員，通過嚴(yán)格的實名登記后才可使用。同時，在電子文檔使用中，管理人員需要對登陸記錄與瀏覽過程進行跟蹤和記錄，并定期對電子文件設(shè)備進行檢查和維護，以免病毒的侵入。對于企業(yè)中十分重要的機密文件，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進一步防護，采用特定的安全設(shè)備進行保存，同時做好數(shù)據(jù)備份，避免人為因素對電子文件數(shù)據(jù)進行修改，保證電子檔案的安全性。
4.3加強對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
加強對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是對企業(yè)電子檔案管理的長期考慮。只有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，才能建立起高素質(zhì)的電子檔案管理團隊，使企業(yè)掌握現(xiàn)代化技術(shù)，確保電子檔案的安全與完整性。管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容中，首先要培養(yǎng)電子檔案管理人員的責(zé)任意識與安全意識，同時提升其對計算機應(yīng)用軟件的操作水平，使其掌握對電子檔案的維護技術(shù)。在管理人員介入檔案形成與儲存工作中時，要懂得文件的形成方式，通過有效保管，提升文件的鑒定與利用效率。除此之外，檔案管理者必須自身加強學(xué)習(xí)，掌握科技信息技術(shù)，積極參與到電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計中，具有準(zhǔn)確識別計算機病毒的能力，并能夠有效應(yīng)對計算機信息盜竊、篡改等危險行為。
4.4明確檔案基本信息并完善紙質(zhì)材料
明確檔案基本信息，就是明確檔案的信息范圍、保存時間、存儲地點等，這是所有參與到電子檔案管理與使用者應(yīng)當(dāng)了解的基本信息。尤其對于管理者而言，確定好歸檔時間與范圍，就可以及時將電子文件進行準(zhǔn)確歸檔，提升管理工作效率，實現(xiàn)資源的共享。同時，管理者應(yīng)當(dāng)定期對從前歸類的材料進行梳理，實現(xiàn)檔案的集中管理。在保存方式上，管理者可根據(jù)電子文件的使用頻率與保密程度，選擇光盤、U盤等不同載體，并復(fù)制材料進行備份。另外，歸檔電子檔案時，同時要完善紙質(zhì)材料檔案。由于電子檔案自身存在缺陷，而且很容易受到計算機載體因素的影響發(fā)生損壞。因此，保存電子檔案的同時要保留一份紙質(zhì)檔案，并進行歸檔管理，使企業(yè)人員對電子與紙質(zhì)材料進行同時借鑒和利用。該方法解決了電子文檔易被修改的問題，還對電子檔案的信息起到了保護作用。
5結(jié)論
有效的電子檔案，不僅關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部材料依據(jù)，還關(guān)系到企業(yè)的運行效率與未來發(fā)展。本文針對企業(yè)電子檔案的歸檔管理研究，是從電子檔案的歸檔管理特性入手，對企業(yè)電子檔案歸檔管理中存在的問題進行了分析，主要包括難以保證電子檔案的完整性，以及企業(yè)電子檔案的保障技術(shù)有限等重要內(nèi)容。最后，為了加強企業(yè)電子檔案的歸檔管理，本文提出了以下具體對策：第一，完善電子檔案歸檔管理的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；第二，增強電子文件設(shè)備與檔案的安全性；第三，加強對企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；第四，明確檔案基本信息并完善紙質(zhì)材料。希望本文的研究，能為提升我國企業(yè)的歸檔管理水平提供一份借鑒，進而保證電子文檔的高效利用。
【參考文獻】
【1】王宏.中國機電兵船工業(yè)檔案學(xué)會在廣州召開檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法宣貫暨工作經(jīng)驗交流會[J].機電兵船檔案，2016(02):57.
【2】金航數(shù)碼參加檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法宣貫暨工作交流會分享信息化時代下企業(yè)歸檔模式[J].機電兵船檔案，2016(03):31.
【3】龍建強.《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》主要內(nèi)容淺析[J].機電兵船檔案，2016(03):36-39.
