時間：2023-06-06 09:31:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇智能化檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、為什么要對高中檔案實施信息化管理
隨著教學改革的創新和發展，計算機網絡技術已不可避免的成為了最大的驅動動力。當教學模式和方法都在不斷更新的時候，傳統檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發的發現需要改革。那么傳統的檔案管理主要存在哪些問題呢?首先我們從信息的錄入說起，通常高中學校每年的升學、入學信息就是一個不容小覷的數量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔任錄入工作，耗時且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調度，常常會出現工作上的交接不到位從而導致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產生非常不利的后果。隨著年限的久遠，很多檔案是需要定期維護的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現松懈，而且隨著大量數據的冗余，對信息技術的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術都能相對進步不少，它可以利用計算機網絡程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數據遞延，即使管理人員變動也不會對數據造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期自行銷毀無用的數據，進行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。
二、在高中檔案管理中如何應用信息技術
檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發展的重要基礎性資源。隨著社會生產力的不斷發展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現存數據進行全面普遍的認證，將信息數據在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統管理手段向信息管理轉換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網站，而檔案的管理數據就會包括在網站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統之間的數據交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統的應用范圍。
三、加強信息化檔案管理的相關措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優越性，但是在使用的過程中我們仍然要做到相關的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數據信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業素養和職業操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當的安全意識，能有效預防并及時發現各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網絡管理數據庫讓全校人員可以參與數據的共享，確保學校檔案信息可以實現無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯數據的挖掘，讓原有數據可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統的智能化管理水平。
檔案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進程，有利于提高學校檔案管理運作效率，降低人工成本，促進學校檔案管理工作更好更快發展。
作者:劉振艷單位:黑龍江省大慶市紅崗區招生辦
隨著電子商務的不斷發展，以往電子商務檔案的管理模式滿足不了電子商務的需求。目前，電子商務檔案的內容具有多樣化、復雜化的特點，具體表現形式有電子郵件、電子收支款項、電子賬單等。[1]為了將這些復雜、大量的電子商務檔案更加條理化、系統化，那么相應的管理模式需要智能化。因此，客觀角度上，電子商務產業取得的重大成就推進了電子商務檔案管理向智能化方向發展。
一、電子商務檔案的特點
第一，電子商務檔案具有虛擬性。因為電子商務產業的進行使處于網絡環境中，它具有同網絡一樣的虛擬性質。那么，電子商務檔案也同樣具備虛擬的特征。具體表現為，電子商務活動和交易都是在網絡平臺上完成的，這些活動或交易所產生的一切信息都是虛擬的，包括交易的內容、物質信息，另外，交易時買賣雙方采用的支付手段是網上銀行或其他的金融服務，這些信息也同樣具備虛擬性的特征。
第二，電子商務檔案具有復雜性的特征。電子商務的一切活動和行為的存儲方式都是通過數字技術來存儲，這些信息的獲取需要通過編碼解譯，并不能直觀獲取到這些信息，因此，電子商務檔案也愈加復雜化。
第三，電子商務檔案具有集成性。和傳統的紙質檔案相比，電子商務檔案在信息存儲上具有集成性的特點。目前的電子商務檔案不僅存儲的有文字等單一性的信息，還包括一些圖像、視頻信息，電子商務檔案存儲的信息多元化，較紙質檔案更為方便。
二、電子商務檔案智能化管理的發展趨勢
（一）電子商務檔案存儲的智能化發展
電子商務檔案的管理有三項具體內容，分別是存儲、信息檢索和應用。整個電子商務產業是在計算機和網絡平臺上進行的，而且檔案信息的存儲也同樣需要依靠計算機。因此，電子商務檔案存儲的智能化發展必須依靠計算機來完成。
電子商務檔案存儲的智能化，是指通過計算機的運算和控制功能應用到存儲設備上，也就是說讓存儲電子商務檔案的設備本身擁有等同于計算機存儲系統的運算控制功能，讓存儲設備智能化，讓存儲設備能夠自發存儲電子商務檔案。并且在此基礎上，對電子商務檔案進行備份，保證電子商務檔案的安全性，對電子商務檔案進行分級存儲。如果電子商務檔案采用智能存儲的方式，具有非常明顯的效果，對比原來的存儲方式，智能存儲在信息安全和保密兩方面上有著更大的優勢。具體來說，智能存儲更加全面具體地監控信息存儲設備的內部情況，包括文件數據的讀取、寫入。此外，在發現存儲系統問題和故障上，智能存儲技術可以及時發現并采取相應的措施來解決問題，保證存儲信息的安全完整以及存儲設備的繼續使用。電子商務檔案智能存儲除了軟件上的智能化，也就是存儲管理管理的智能化之外，還需要硬件上的智能化。對于電子商務檔案的安全性來講，智能存儲可以保證檔案信息的完整性和安全性，另外，智能存儲中的信息備份管理可以避免信息丟失帶來的麻煩和困擾。而且，當電子商務檔案存儲系統出現問題時，可以進行修復，給電子商務檔案的管理提供了有利條件。[2]
（二）電子商務檔案信息檢索的智能化發展
科技的發展給人類的生活和工作帶來了翻天覆地的發展，電子商務檔案信息檢索智能化應運而生，是不可逆轉的發展趨勢。計算機技術的發展已經取得了很多的成就，其中在信息檢索方面，發明了圖文信息智能檢索，計算機信息檢索技術的發展為電子商務檔案信息檢索智能化提供了一定的幫助。
電子商務檔案存儲的信息具有復雜性和集成性：信息存儲形式和格式多樣化，信息的表現方式多樣化，信息的加密情況不一樣，包括存儲信息的設備不同，面對復雜的信息，對信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息檢索智能化具有非常深遠的影響力和意義。
將商業、客戶信息等內容和搜索詞的關聯度作為基礎，以包含信息的重要性作為考察指標，對這些包含的信息進行排序，提高搜索的效率。而且，產業的進步必然會帶來更多更復雜的交易信息和客戶信息，傳統的信息搜索方式只會加大用戶搜索的困難度和工作量，而為了方便用戶更加快速地搜索到自己想要查詢的商業信息等內容，就必須智能搜索信息。
現階段的人工智能技術取得較大程度的進步和發展，技術上的成熟為智能信息搜索提供了便利條件。[3]而且，依托快速發展的人工智能技術，智能化信息檢索越趨于高級階段發展。
（三）電子商務檔案應用的智能化發展
企業需要將檔案所包含的信息作為依據預測商情、設計營銷方案、處理客戶關系。目前，對檔案信息的應用已經成為推動電商產業進步的一項重要途徑。為了實現最優目標，研究如何實現檔案應用的智能化成為現階段電子商務研究的主要內容。
企業對電子商務檔案的應用主要在預測商情、設計營銷方案和處理客戶關系三個領域。檔案存儲的信息包含客戶檔案。在電子商務活動開展過程中，企業和客戶之間的交流方式和以往的傳統交易模式有很大的區別，因此，客觀上要求企業經營管理者必須正確處理新型的客戶關系。當前階段將客戶作為中心、重視客戶的商業模式要求，必須管理新型客戶關系，而且管理新型客戶關系是企業樹立以客戶為中心理念的重要實踐。企業將客戶關系管理系統進行智能化，形成新型的客戶關系管理系統，企業通過這種管理系統來加強和客戶之間的聯系，更好地服務客戶，增添客戶對企業工作的滿意度，達成企業經濟效益和競爭力提升的目的。此外，企業還可以通過管理系統深入了解客戶的需求，研究電商產品的市場需求以及完善度，發現并解決企業在管理上存在的問題，吸引更多優質的客戶，將利潤最大化，從而實現提高企業的競爭力，優化企業管理能力的目的。
針對企業的商情預測需要智能化發展。隨著電子商務的發展，電子商務檔案存儲的客戶信息、商業信息是非常復雜且多樣，面對如此復雜和多樣的電子商務檔案信息系統，是需要一個智能化的數據分析處理系統來進行高度的分析和處理。[4]而智能化的商情預測系統，它所依據的思想和技巧分別是數據挖掘和數據倉庫管理，采用的營銷策略是一對一的方式，并且采用個性化的售后服務，在此基礎上滿足客戶的需求。以此實現企業的盈利。另外，智能化的商情預測系統除了滿足現有的市場需求之外，還需要不斷的發展和更新，以適應不斷發展的市場，滿足不斷變化的客戶需求。
三、電子商務檔案管理智能化發展方式
電子商務檔案管理實現智能化需要通過兩個方面來完成。第一，硬件上，管理檔案必須依靠先進的計算機技術，這是電子商務檔案管理實現智能化的基礎和客觀要求。現階段，很多企業在硬件上的落后嚴重阻礙了智能化管理的前進路程，因此，在未來的發展中，企業必須對硬件的更新投入資金和精力上的支持，實現硬件和存儲設備的匹配，再匹配相應的軟件，使之具備實現智能管理檔案的前提條件。
第二，智能管理檔案的實現除了依托技術因素之外，還需要人為因素的支撐。因此，企業需要提升相關工作人員的知識和技術水平，引進先進的全面型人才，開發智能化電子商務檔案管理系統，讓員工能夠準確地掌握管理檔案的職能和技術。另外，電子商務檔案管理系統需要保證信息的準確性和安全性，對此，相應的管理系統可以通過設置權限，不同職位員工的操作權限不盡相同，相互制約，為電子商務檔案的準確性和安全性提供保障。
關鍵詞：智能化；資源共享；開發利用；安全管理
智能化、信息化是城建檔案管理的發展方向。2015年5月山東省威海市按照“市域一體、統一架構、資源共享”的原則，建設并投入運營了智慧城建檔案管理平臺，實現了以建筑物為核心，提供從地上設施到地下管線，從項目開工到項目竣工，從電子文本到測繪數據等復合型信息查詢和利用服務。作為平臺建設與管理的基層參與者，筆者結合工作實際，就推進城建檔案智能化建設中發現的一些問題，提出幾點看法。
一、山東省威海市城建檔案智能化建設的基本情況
2014年10月，作為國家“智慧城市”試點工作的重要組成部分，山東省威海市依托市云計算中心，采用4G移動APP、二維碼、物聯網等先進技術，投資350多萬元建設了“智慧城建檔案管理平臺”項目，并于2015年5月投入試運營。該平臺先后搭建“智慧地下管線信息共享平臺”、“智慧城建檔案數據中心”等模塊，對各類城市建設數據進行互動型、智能型、動態型采集、處理和存儲，實現共建共享，為領導決策、項目論證、規劃設計、工程施工、道路挖掘、建筑拆遷、搶險救災、城市管理、民生服務等提供方便、快捷、高效的查詢、檢索和利用。特別是在地下管線管理上，平臺采集了全市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信等6大類、共計13994公里管線數據，基本摸清了全市地下管線“家底”，有效避免了盲目施工造成對地下線路的破壞，為安全施工提供了可靠依據。
二、當前檔案智能化建設中面臨的主要問題
（一）普查工作協調難度大。
城建數據信息采集是檔案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多個管線單位和政府部門，國家層面缺乏相對細致的法規制度，沒有一個聯合機制，這使得檔案資料特別是地下管線資料的收集難以順利實施。一直以來，全國各地檔案普遍缺乏完整連貫性，市政管線檔案入庫率低，有重建設、輕檔案的現象。如，某地自來水管改道，施工隊在改道工程結束后，并沒有在覆土前通知相關單位來進行測量，或者未把更新信息告訴測量單位，普查就難以有一個客觀的反映。這種局面急需建立統一的部門聯動工作機制，大力推進管線數據利用和更新。
（二）數字化投入成本高。
檔案資源實現信息化、網絡化，需要具有一定的基礎設施設備和經濟實力。包括配置高容量的計算機、服務器、掃描儀、數碼攝像機、復印機、打印機等檔案數字化處理設備，構建檔案信息處理的硬件環境。當前，各地普遍存在經費投入少、設備更新慢等問題。許多基層檔案館專用計算機容量低、配置差，多以單機版檔案信息系統管理為主，網絡化建設仍然處于比較原始的階段，還是對檔案手工管理工作的簡單重復和低水平建設。
（三）政策規定及標準體系少。
檔案智能化建設是對傳統檔案工作的一場變革,是一項全新技術，必須以相應的法律法規和標準作保障。如網絡環境下電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理、檔案系統應用軟件等都要有嚴格的制度規定和標準可循，形成有效的檔案存檔和利用的完善機制。雖然一些地方規章或規范性文件正在積極嘗試，但目前行之有效的制度少之又少，在業務操作上缺乏科學規范的執行標準，且在檔案資源開發中可能面臨不可預知的法律風險。
（四）檔案資源開發利用程度不高。
作為重要的公共信息資源“集散地”，城建檔案信息資源應得到最大程度的開發利用，更好地為城市建設和經濟發展服務。在推進智能化建設過程中，部分基層檔案館雖然也采用了機讀、電子檢索等信息化手段，但管理觀念卻沒有相應提升，工作重心還停留在檔案接收、立卷、存儲、查閱幾個環節，重收集歸檔，輕開發利用，在滿足群眾需求上手段和方法不多，沒能充分讓“死”的檔案變成“活”的信息。
（五）網絡安全可靠性不足。
城建檔案智能化建設使檔案管理應用躍升到一個新的層次，極大地方便了群眾查閱和使用。但很多檔案信息涉及國家的安全和利益、涉及經濟技術秘密、涉及社會秩序和個人隱私等方面的內容。因此，檔案部門如何在強調檔案保密、重視檔案保密的前提下，加大檔案開放利用力度，處理好網站檔案開放利用和檔案保密之間的矛盾，是一個需要認真解決的難題。
三、關于加強城建檔案智能化建設的建議
（一）建立檔案資源收集聯合工作機制。
沒有一個各部門、各單位之間的聯合機制，智能化城建檔案管理平臺的信息普查、收集難以順利實施。基于當前各地城建檔案管理機構相對獨立、級別不高的現狀，建議由各級政府建設管理部門牽頭，把各建筑物、管線等權屬單位聯系在一起，通過日常化運作聯席會議，共同推動綜合規劃編制、施工管理、竣工測繪等涉及城建檔案管理的工作，以進一步提高檔案資源采集的準確性和效率。
（二）加強檔案信息化基礎設施建設。
各級政府要建立穩定的資金投入機制，并在市場化運營方面進行有益的探索，確保在計算機軟硬件配備、網絡體系的建設（包括局域網的建設、與政府網的連接、國際互聯網的利用）、信息化工作流程等方面持續投入。特別是加快應用物聯網、云計算、大數據等最新的信息技術，整合提升現有工程項目管理應用系統的應用深度和廣度，對檔案信息資源進行全面收集、科學管理、系統開發，真正讓社會利用者有據可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系統的信息資源利用服務。
（三）加快完善檔案智能化管理制度。
各級政府及建設行政主管部門要加大工作調研力度，加快出臺相關規劃、法律、規章和規定等，在檔案信息數據庫建設、聲像檔案一體化管理、館際間異地數據備份、災難恢復機制等方面，建立起完備的工作規范和責任機制，為推進城建檔案智能化建設提供可靠的立法依據和指導標準，推動城建檔案智能化建設向制度化、規范化、法治化方向發展。
（四）加大檔案資源開發利用力度。
城建檔案工作的出發點和落腳點就是為當地經濟社會發展服務。各級檔案管理機構要以推進檔案智能化建設為契機，切實把服務工作的重點轉向對信息資源的開發利用上來，豐富檔案信息資源加工手段，將城建檔案管理部門從文獻資料的收藏、提供者，轉變為信息產品的生產、開發和提供者。要想方設法使檔案利用更方便、更快捷，提高社會各界利用城建檔案的積極性，從而讓檔案工作的社會效益實現最大化。
（五）加強數字化檔案的安全管理。
關鍵詞:科技檔案;管理工作;實踐;問題
1科技檔案管理工作在實踐中遇到的問題
1．1歸檔記錄不詳細，檔案管理系統不成熟
雖然歸檔方和相關負責人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進行詳細記錄，相關問題的解決進度也無法詳細記載。當新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續工作的人員在處理相關問題時產生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細致龐雜的工作內容，需要檔案管理者花費大量精力對相關資料的信息進行處理。隨著時間的不斷累計，檔案數量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當前的檔案管理系統在功能設計方面還不夠全面，設計理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費時費力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據實際情況，不斷對檔案管理系統進行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。
1．2檔案管理成本較高，工作環境較差
檔案的歸檔、調取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術無法降低管理成本。實體檔案數量多、體積大、質量重，在整理、搬運和入庫的過程中會耗費大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環保。
1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機制不完善
在歸檔工作強制力度不夠的情況下，經常出現歸檔不完整和順序雜亂等現象，會在歸檔時耗費大量時間對資料進行整理和修改，要反復核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進行歸檔，檔案遺失和內容混淆等問題就會頻繁出現。對于違反信息資料歸檔規定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。
1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后
在檔案管理工作中，沒有將先進的科學工具與理念應用到人才培養過程當中，管理方式較為落后。如果電子信息和實體檔案中出現錯誤，無法及時對其進行校正。發生錯誤是在所難免的，要用嚴謹的態度和先進的技術手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經驗來進行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發展毫無幫助。
2提高科技檔案管理效率的有效方法
2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進的管理理念
檔案管理部門要建立先進的檔案管理體系，制定完善的規章制度和詳細明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領導層要全面了解對檔案管理工作的實際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進的管理技術和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認識科技檔案管理工作的價值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導和系統化的動態建設規劃，要從強化歸檔制度入手，對違反規定的部門和相關負責人進行嚴厲處罰，責任要落實到個人，提高檔案管理人員的重視程度。
2．2完善歸檔信息，做好流程記錄
要保證歸檔信息、數據分類和流程記錄的完整性，明確各環節和相關部門的負責人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質量。
2．3引進人工智能化輔助技術，減輕人力勞動負擔
第一，結合檔案管理工作的實際發展需求，積極吸納前沿領域的新技術，構建全新的檔案管理理念，開拓創新思維，可以引進人工智能化輔助技術，建立數據信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機制的同時，減輕人力勞動負擔，節約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實名制登錄，利用互聯網技術進行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環節進行詳細記錄，并自動提示相關管理人員，使工作內容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負擔和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學化、便利化。第四，歸檔地點將不再受辦公地點的限制，通過互聯網登錄平臺即可上傳資料進行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。
2．4加強對檔案人才的培養力度，重視學科發展趨勢
在檔案管理工作中不斷總結經驗和教訓，將理論與實踐相結合，關注檔案管理專業的發展趨勢，及時更新學科內容，調整學科架構，建立更科學的教育體系，提升檔案管理人才的業務能力和創新意識。
3結語
目前，科技檔案的應用在各企事業單位的檔案管理部門已經十分普便，為檔案信息的系統化、科學化運行提供了巨大幫助，是當下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質量的重要前提，對今后檔案學的發展具有重要意義。
參考文獻:
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檔案開發與利用是對檔案收納存儲工作的延續，本文以“檔案開發利用的發展趨勢”為主要研究對象，首先闡釋了當前影響檔案開發與利用的主要因素，然后從智能化和多樣化兩個角度論述了其未來開發利用的發展趨勢。望通過本文的論述，能使廣大檔案工作者充分意識到檔案管理工作中資源開發和利用的重要性，從而能夠采取積極有效的措施，促進檔案價值的生成，使其在與之相關的其它工作當中發揮更大的作用。
關鍵詞：檔案管理；信息資源；檔案開發
檔案開發與利用是檔案管理工作的重要組成部分，不僅體現著管理者的具體工作水平與工作質量，也能夠從一定程度上推動項目以及機構的發展和運作。而就檔案這一具體的信息資源載體來說，其價值的生成并非源自于存儲和保管，而是利用和開發。身為檔案管理工作者，需要對檔案的使用以及其潛在資源信息的開發做出合理規劃，使其價值發揮至最大化。
一、影響檔案開發利用的主要因素
就目前我國檔案信息開發利用程度來看，其效果如何、價值能否得到最大化的體現，主要受制于檔案信息管理因素和檔案知識內容管理因素這兩個方面。
（一）檔案信息管理
信息資源是檔案價值存在的核心，亦是促成檔案能夠在管理過程中生成作用的重要因素。而從信息管理的角度來說，任何檔案管理都應該經過資料收集整理、存檔加工以及二次利用等環節，而在檔案歸檔之后，每一次利用都會增加其附屬價值和資源屬性，而這種利用檔案、實現對檔案應用的過程，其實也就是檔案信息開發以及價值生成的過程。現代社會之所以部分企業、單位或檔案管理機構沒有能夠實現對檔案的開發和利用，歸根到底是沒有挖掘出其內部信息的價值所在，沒有從管理角度實現對其內部信息綜合性、統籌性的管理，進而造成其價值和資源的“流失”，難以發揮其作用。
（二）檔案知識內容管理
嚴格意義上來說，對檔案知識內容的管理水平，是所有擁有檔案管理部門以及從事與檔案管理相關工作的機構和工作人員其工作能力和工作方式是否適應現代化社會的重要標志。隨著當今社會信息科技的快速發展，從業人員的知識構成以及業務能力不斷提升，傳統的物質管理時代逐漸走向信息管理、科技管理和知識管理時代。對檔案管理工作而言，知識管理時代其最為突出的特征就是更加注重檔案知識內容的挖掘與獲取，而不是對于單純檔案載體形式上的維系與保存。也正是在這種不斷與時俱進的發展趨勢下，檔案開發與利用才能彰顯出更多的價值、生成更多為人所用的空間。
二、檔案開發利用的發展趨勢
檔案存在的價值在于利用，不被利用的檔案從某種意義上來說與普通裝置擺設無異。而就檔案管理工作而言，如何開發出檔案潛在的各項價值并加以利用，一直以來都是其工作的關鍵所在和重心。伴隨著當今社會信息化、智能化、移動化的各項措施、設備逐漸走進人們的生活，傳統的檔案管理工作也開始走向更為現代化、科技化和便捷化的發展趨勢。在這樣一種發展態勢當中，其對于檔案的開發與利用也同樣呈現出智能化和多樣化的發展軌跡。
（一）智能化
隨著科學技術的快速發展，檔案載體由最初的紙質手寫文件、到打印電子文檔，再到后期的數據信息，呈現出一個發展更新的過程。便捷化、數字化的載體形式，亦促使大量的信息充斥著四通八達的網絡，埋伏在我們所能感知、卻觸碰不到的數據時空當中。當網絡促使普通民眾獲取信息的渠道更加多樣、更加豐富時，傳統紙質檔案只能借閱、查詢的功能也在不斷得到深層次的拓展與改變。其不再是單一、被動的閱讀載體、被審查信息承載者身份，而是在新時期，由人人所自發構成的自媒體網絡當中，改變了其原有的單一存在形式和工作服務方式，打破了其固有的工作形式的束縛，真正意義上實現了檔案信息的流動與共享，變得更加智能化與人性化。
比如，企業內部重要發展規劃會議所生成的會議紀要文件、會議精神指示，可以在會議結束的同期以視頻、語音的形式發送到所有與會人員的手機上。而擁有手機社交軟件的工作人員可以隨機轉發、推廣傳播，將企業內部有益于其生產經營、樹立企業形象部分的內容進行二次傳播，讓更多普通民眾、社會精英關注企業、理解其文化精神與發展理念，這對企業形象的傳播和品牌鞏固都能產生很好的推動作用。再比如，政府網站門戶直接連接可公示檔案管理中心，用戶可以直接在網絡上所需自己需要查詢的相關信息，不必在攜帶個人證件來到所在地檔案館，為時間和工作人員在崗所限制――只需要輕輕點擊鼠標就能完成對業務的查詢和辦理。
（二）多樣化
在未來，檔案開發與利用會基于人們的使用需求呈現出多樣化的發展趨勢，娛樂性、公益性以及知識性的方向會更加明顯。
首先，知識經濟時代，檔案在呈現形式以及服務形式上將不再以單一的數據信息呈現為主要目標，亦不在單一局限于對原始素材的收集、整理和規劃，而是對其內容的專業性和知識性開發提出更高的要求。
其次，隨著社會公共服務職能的不斷健全，檔案將逐漸作為社會公共服務信息資源的重要組成部分，開始承擔起一定的社會責任。因此，對其內容以及信息資源的開發，亦會由最開始的、以“滿足人們生活和工作所需”為基本需求原則邁向“服務社會公共文化事業和福利事業”，其公益性會更加突出，責任性也會更加鮮明。
再次，泛娛樂時代，隨著一些檔案資料的公開，娛樂文化產業當中的影視資源、書籍報刊資源以及藝術作品當中都可以發現某些檔案信息資料的痕跡和印象，這就導致檔案數據和信息內容與娛樂化產業接軌，使得一些有關重大歷史事件和歷史信息被娛樂文化產業所使用，讓檔案呈現出娛樂化的特征。而這樣一種趨勢必然還會導致娛樂化傳播視野下的檔案信息逐漸脫離其原始的枯燥、乏味、客觀和理性的特點，呈現出趣味性、感性和與其它藝術形式結合性的特征。
三、結論
綜上所述，當前我國檔案開發和利用呈現出智能化與多樣化的發展趨勢，這是一種在信息科技不斷發展，人們對于檔案使用需求逐漸改變其單一構成的基礎上所形成的一種發展狀態。而在未來，無論是傳統企業、抑或是專業的檔案管理機構，無論是從事檔案管理工作的專業人員、抑或是需要檔案來服務于自身其它工作和需求的使用者，都需要將檔案開發與利用和整個社會以及經濟的發展形勢緊密結合，使其在與時俱進、不斷更新理念和服務形式的發展態勢下，更好地發揮其內在的價值與功用。
理論縱橫
聚丙烯酰胺的合成與應用研究進展
[參考文獻]
[1]田秀英.淺析我國檔案開發和利用的發展趨勢[J].科技促進發展：應用版，2012（02）：23-24.
一、新時期檔案工作特征與面臨挑戰
新時期是信息技術時代，是數字化時代。隨著網絡技術、信息科技的不斷發展，整個社會進入了全新的發展階段，大數據環境下，整個世界聯系成一個密不可分的整體，信息數據越來越被及時、高效地傳輸、儲存、記錄與存檔，推動著信息管理工作邁向全新的階段。檔案管理作為典型的信息管理工作，受益于大數據環境，在網絡技術、信息技術的輔助與支持下也逐漸走向跨越式發展，在這種形勢下，檔案管理工作隊伍又將面臨全新的任務與挑戰，檔案工作人員的角色也在朝著多元化方向轉變，檔案管理者不再是一個簡單的信息儲存與檔案資料的保管者，時代驅動檔案管理人員從一個單純的收藏者向一個信息的存儲、調用、歸納等綜合功能者轉變，檔案管理需要切實滿足于信息需求，服務于信息的調動與管理。
信息技術的發展為檔案管理工作帶來了機遇與挑戰，檔案工作隊伍通過利用便捷的現代科技高效工作，減少了傳統檔案管理工作量，減輕了工作人員的負擔，然而，信息技術的飛速發展、數字技術的更新換代也向檔案工作隊伍提出了全新的挑戰，需要技術人員與時俱進動態掌握現代科技，駕熟就輕地靈活操作信息技術，同時，也要有合格的專業素質與技能素質。
二、新時期檔案工作隊伍存在問題剖析
新時期，隨著現代技術的飛速發展，加速了信息管理軟件的更新換代，層出不窮的檔案管理功能、控件等涌現出來，檔案管理工作隊伍倍感壓力，在實際工作中由于缺少學習的動力、進取的決心，從而感到工作力不從心，當前的檔案管理工作隊伍存在明顯的知識結構老化、觀念保守、思想落后的現象，檔案管理人員所掌握的信息技術相對有限，數字化技術運用程度有限、操作水平較低，無法緊密跟隨信息技術的發展步伐，從而使得檔案管理的信息化水平較低、信息化功能未得到充分開發。
三、新時期檔案隊伍建設的思考
1.強化信息技術培訓，培養綜合素質
新時期，以信息技術、網絡科技為代表的現代技術正在逐步融入檔案管理，二者正在逐步走向融合，檔案管理日益信息化、智能化。在此情況下，必須重視檔案隊伍的信息技術培養，提高他們的信息技術水平，應該將信息技術納入信息檔案管理專業體系，使信息技術成為信息情報專業學習、考核、測試的一部分，同時，檔案管理部門也應該組織檔案隊伍進行信息技術的培訓與學習，并按照常規程序來組織考試與考核，通過考核性測試來驅動檔案管理隊伍能積極重視自身的信息水平培養，自覺掌握先進的檔案管理信息技術。檔案管理部門要及時引進檔案管理信息系統，并跟隨形勢來不斷更新管理信息軟件，為員工提供最為先進、高質量的信息技術培訓服務，通過教育培訓等方式來促進檔案工作人員思想的革新、觀念的調整，使他們更好地適應時展，建立起現代信息技術與傳統檔案管理之間的融合關系。檔案管理隊伍在不斷夯實的專業知識基礎上駕熟就輕地利用現代信息技術來執行檔案管理，從而提高檔案管理的信息化與智能化水平。
2.更新理念，調整知識結構
隨著新技術的研究與普及，客觀形勢在發生著變化，對此要求檔案工作隊伍也要與時俱進，不斷更新自身的思想理念，積極優化調整自身的知識結構，以便適應不斷變化的客觀形勢，提升自身的實力和競爭力，檔案工作人員要自覺學習、積極進取，掌握檔案管理信息技術的發展趨勢，信息管理專業的發展態勢等，主動學習并掌握先進的檔案管理信息技術，融入現代化技術氛圍，優化自身、提升自我，時刻融入先進技術行列，能夠靈活運用現代先進技術支持檔案的先進化管理，推動檔案信息資料從存儲、調閱、到查詢等的全自動化，以此來提高檔案管理工作效率，提高檔案咨詢服務水平。
3.責任制管理，健全激勵機制
新時期，檔案管理工作面臨著全新的挑戰，全面提升檔案隊伍的素質、水平與能力勢在必行，然而，一切工作的開展都需要一套有效的機制與制度的約束，為了加快檔案隊伍建設步伐，提高檔案管理工作效率，就必建立健全責任制管理，實行目標管理責任制，通過完善、合理的激勵機制來調動檔案隊伍工作積極性，使他們能夠在責任制度與激勵機制的約束、帶動與啟發下鼓足干勁、勇往直前。
第一，合理編制崗位職責任務，實行責任制管理。檔案管理部門明確各個崗位的具體職責與任務，并設定近期與遠景相結合的檔案管理工作目標，通過這種方式來確保各崗位人員有目標、有指向地開展工作，提高自身的工作水平。
第二，創建考核責任制。檔案管理工作考核應該是一個全方位的考核，既包括專業范圍的測試，管理工作績效考核，又要覆蓋工作態度、作風等的檢查。
第三，獎懲制度。檔案隊伍激勵式管理需要一套嚴密的獎懲機制作保障，要根據工作隊伍實際的工作效果，以及日常的工作態度等為其提供公平、合理的獎勵與懲處，以此來為廣大檔案工作隊伍提供警示與警醒，驅動他們能夠高效開展工作。
一、檔案管理數字化建設
檔案管理數字化建設主要是指在不改變原始檔案信息的前提下，對檔案信息以及檔案存儲形式進行一系列的數字化轉換，通過掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統的數字化檔案，方便檔案管理人員通過檔案管理系統對檔案信息進行各種處理。
二、事業單位檔案管理存在的問題
檔案信息不易保存，安全性不高。現有檔案多采取紙質載體，因為紙張在溫度高、濕度大環境中長期保存極易受損，所以往往紙質檔案使用壽命都很短。在信息化社會中，檔案信息利用率不斷增高，無形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時也給檔案管理帶來安全隱患。事業單位相關部門在檔案信息提供利用過程中，丟失數據和檔案信息泄密的現象也時有發生。
檔案信息材料分散，管理流程復雜。事業單位檔案信息名目繁多，而且來自不同部門的相關信息間各自獨立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來了很大的困難，導致檔案信息存儲比較分散、零亂，重復率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導致大量的重復勞動。
在現有檔案管理模式下，事業單位檔案信息收集后要經過校對、分類、排序，編寫檔案目錄等復雜的業務流程。如果出現有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時，該業務流程將重新進行一遍。這種操作流程耗費大量人力和時間，致使檔案不能及時整理歸檔。同時，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯。
檔案信息收發不及時，使用率偏低。事業單位檔案信息在提供利用過程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準確地實現檔案信息的利用，更別說能及時為使用者提供全面、及時、準確的信息，為科學決策提供重要的依據了。
在現有檔案管理模式下，查閱庫存檔案也是一個非常復雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫中查找對應的檔案架，最后在檔案架內查找本檔案。一旦檔案人工存放出現錯誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業單位的工作效率，也達不到檔案的合理有效利用。
三、事業單位檔案管理數字化建設的方法和建議
提高事業單位管理人員綜合素質。隨著科學技術不斷發展，提高檔案管理人員綜合素質十分重要。一是要加強檔案管理人員業務技能。檔案管理人員作為檔案數字化建設的執行者，其數字化思想，數字化操作水平，直接影響到檔案管理數字化建設的水平。二是增強檔案管理人員安全意識。在數字化檔案提供利用過程中，運用好信息層級加密管理，劃分好各個部門使用權限。同時，要及時對檔案信息進行外部備份處理，例如使用光盤加密備份、移動硬盤加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。
完成檔案信息數字化處理，系統化管理。檔案信息數字化處理時進行檔案信息數字化建設的一個重要基礎與前提。目前事業單位檔案信息數字化主要是通過掃描儀、照相機、錄像機等硬件設備將紙質檔案轉換為數字化檔案存儲到電腦中。再通過檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數字化檔案轉化為系統化的檔案信息庫，完成時間、內容、部門等多種分類檔案信息目錄。同時，通過硬件設備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復雜的紙質檔案信息轉化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統。
建立實時、高效的網絡檔案管理平臺。利用網絡技術與檔案信息系統相結合，以網絡化、數字化為主旋律，打造局域網絡檔案管理平臺。網絡檔案管理平臺便于保存、修改和查詢，并且可以通過網絡及時、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。
網絡檔案管理平臺既可以完成對歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門不同層級的使用者根據用戶權限通過登入網絡來進行檢索，調用檔案信息庫查出所需查閱的目錄和相關的檔案信息等，并進行各種操作。這樣既減少了各個部門使用者的等待時間，也提高了檔案管理人員的服務水平，減輕了檔案管理人員的工作強度。
（作者單位：保定市衛生監督所）
單位：保定市衛生監督所
姓名：劉亞
論文：事業單位檔案管理數字化建設
地址：河北省保定市東風東路750號 保定市衛生監督所
檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現代化的趨向，努力學習微機使用、管理知識，以實現檔案管理規范化。
1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化
隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。
2、檔案管理將實現縮微化、數字化
縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。
3、檔案管理將實現信息化、網絡化
當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。
網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
4、檔案管理將實現多元化、智能化
隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5、檔案管理將實現社會化、市場化
其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。
其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發利用，有助于人們“鑒古知今”。
關鍵詞：智慧檔案館；數字檔案館；未來發展
智能化信息技術的發展，讓人們進入智慧時代，讓高科技無處不在。借助智慧科技，人們的生活變得更加快捷，工作效率有了明顯提升。目前，國內外都開始嘗試智慧檔案館的建設，以實現對檔案信息精準的利用與開發，智慧檔案館勢必是未來檔案館發展的方向。所以，做好智慧檔案館建設理論方面的研究，有著非常重要的意義。
1 智慧檔案館的概念與特性
智慧檔案館指的是智慧管理技術應用的檔案館。從功能的角度來看，智慧檔案館屬于數字檔案館的提升與發展，是基于智慧技術的信息化檔案館形態，在已經擁有數字檔案館的功能基礎上，應用智慧管理技術，確保其功能能夠更加智能與智慧[1]。
智慧n案館的智慧，并非是在管理當中擁有人類的思考、理解或者是決策的意識，而是智慧檔案館的信息系統能夠根據預設的流程和模型，從而進行自主的感知、分析信息、記憶、識別，從而做好控制運行、評估業務、預測趨勢等一系列具體人類思維特性的行為，從而完成相應的檔案工作任務。因為智慧檔案館本身的智慧特性，同時只能夠采取數據分析的行為，所以，在能力方面還達不到替代檔案人員的程度，所以，只能夠滿足“智慧”，而不是兼顧“智慧”與“能力”的“智能”層級。
要實現智慧檔案館的基本功能，首先需要對“智慧”這一特點加以關注，在全過程的檔案管理中，始終需要將智慧化這一發展目標完全體現出來，從而實現檔案的智慧收集、智慧管理、智慧存儲、智慧服務等功能。通過這些功能，不但有利于檔案管理效率的加快，同時也可以實現檔案管理的智能化。在檔案管理的整個過程之中，想要將智慧檔案館的基本功能實現，必須要從檔案剛進館開始直到存儲利用，全過程地建立相應的管理系統，實現全方位的檔案管理，這樣才能夠加快檔案智慧化管理的進程。只要能夠有效的控制檔案的全過程管理，就能在現有資源合理利用的基礎上，實現檔案管理的可持續發展。
2 智慧檔案館與數字檔案館的比較
（一）先進科技
智慧檔案館和數字檔案館都屬于信息技術下的產物，從根本上來看，數字檔案館的技術基礎更多是為了滿足傳統檔案館信息化的要求。所以，數字技術才是數字檔案館的核心。運用數字技術管理的數字化檔案資源，缺少彼此之間的聯系，對于反饋檔案管理工作的作用不大。而智慧檔案館的核心是感知技術，主要是通過自動控制技術、物聯網以及云計算等實現智慧化的服務和管理。當然，數字檔案館的數字技術也不能拋棄，可以成為智慧檔案館建設的前提條件和技術支撐[2]。
（二）服務為先
數字檔案館的對外服務僅僅局限于在線檢索、在線咨詢以及在線查檔等業務。在應用的設置上，更多是基于檔案館自身來進行的，很少能夠融入公眾的實際需求。所以，基于用戶為中心的知識服務才是檔案管理工作開展的基本，這也成為智慧檔案館建設的目標之一。為了，就需要圍繞利用者，結合云計算，開發多渠道、多平臺的應用系統，同時在配合上數據挖掘的運用，預測需求導向，做好利用者實際情況的分析，從而實現用戶的個性化服務；最后，值得一提的是，雖然通過運用數據挖掘技術，可以分析并預測用戶瀏覽記錄和IP地址等，獲取擁有價值的隱藏信息，但是就檔案工作者而言，提升信息能力和信息素養，才是解決服務為先的突破口。
3 對智慧檔案館未來發展的思考
（一）整合資源、便捷服務
傳統模式下的檔案資源服務是基于用戶主動提出需求，然后由檔案館根據用戶的需求來提供檔案資源，其服務過程中是從檔案館到用戶的單一傳遞模式，更多關注的是館藏。隨著檔案館藏之中各類數字資源占據的比例逐漸升高，用戶個性化需求也在逐漸增多，智慧檔案館需要通過數據挖掘、信息集成以及數據分析等一系列的方式，整合豐富的數字檔案資源、元數據資源以及網絡資源，從而提供多樣化的用戶信息服務。這種功能就是通過智慧檔案館的資源發現系統得以實現的，該系統的應用能夠對數字檔案資源進行充分合理的整合，同時，對檔案系統內部的不同服務平臺也能夠實現相互的融合，從而打造智能化檔案數字資源獲取同服務功能之間的相互融合，最后再通過一站式的服務平臺，就能夠讓用戶獲取全方位的數字檔案資源需求。
（二）移動互聯、泛在服務
隨著移動網絡技術和信息技術的不斷發展，檔案館的服務對象、服務內容以及服務范圍、服務技術和服務空間都得到根本上的變革。智慧檔案館利用物聯網、無線寬帶網、物聯網以及移動通信設備，從而為用戶提供一個檔案信息的服務環境。目前，作為覆蓋人群，使用方便的移動終端，因為其不受時空限制，使用便捷的特點，逐漸成為人們信息獲取最重要的工具，無論是在任何地點、任何時間，用戶都可以采取多種方式來發現信息并獲取信息。智慧檔案館的服務屬于一種無縫的、動態的、交互式的信息傳遞以及知識傳播，將智能移動終端、數字電視以及計算機作為傳播媒介，最大限度的提供用戶快捷、方便、無障礙的檔案信息服務以及資源服務[3]。
（三）知識組織、智能服務
未來的檔案館服務所面臨的問題并非是用戶增長需求和檔案信息資源的匱乏之間的矛盾，而是檔案信息資源的無序、泛濫以及存在用戶之間的選擇與獲取矛盾等一系列的問題。作為檔案館，就應該提供更方便、更準確、更人性化的服務。作為智慧檔案館，需要做好現有檔案管理系統以及服務系統的升級與完善，這樣才能夠形成新一代的檔案館服務系統，這一系統最主要的功能表現在：第一，全媒體資源管理能力。傳統模式下的檔案管理主要對象是紙質館藏，但是新系統的出現，除開紙質館藏繼續支持之外，還將數字館藏生命周期管理納入其中，形成了電子資源的管理系統，從而將其進化成為統一的資源發現系統，這樣就能夠滿足智慧檔案館的發展要求，同時還能夠為檔案業務管理以及信息服務提供資源管理的平臺。第二，全網域的資源挖掘能力。傳統模式下的檔案管理系統，是將檔案館的業務管理作為其出大點，更加看重流程的規范化，檔案的檢索系統能夠提供讀者主要的工具，而新系統主要是基于用戶的需求來進行設計，強調的是檔案資源的統一揭示以及檔案資源的挖掘能力，當然，不僅僅是館藏資源的發現，更多的是對用戶需求有著直接關聯的文獻資源以及網絡資源的發展。第三，智慧化的服務能力。傳統的檔案服務系統的設計都是為了滿足用戶實際的需求，但是新系統則是通過數據技術以及RFID技術，從而實現對用戶需求的智能服務、自動感知，這一個系統會實現用戶需求與資源組織之間的動態關聯，從而為用戶提供一個智能化、個性化以及自動化的服務模式。
4 結語
總而言之，隨著檔案的信息化發展，智慧檔案館已經成為必然產物，屬于檔案館更為高級的形態。建設智慧檔案館是一個長期而又復雜的過程，面臨著很多技術與非技術問題。當前的智慧檔案館建設仍然缺乏理論研究和法律規范，更急需加強頂層設計和政策支持。在今后的智慧檔案館建設中，還需要以研究來配合其發展，才能夠實現智慧檔案館的真正進步和健康發展。
參考文獻
[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（02）：68-70.
一、實現高校檔案電子商務的必要性
實現高校檔案電子商務是建立“智慧型檔案館”的必然選擇。一方面，電子商務系統是對傳統檔案查詢方式的超越。高校檔案是再現高校在教學、科研、行政方面真實面貌的原始文獻，具有一定的延時性。以教學檔案為例，學生在校期間的錄取登記表、成績單、畢業資料等檔案，只有學生畢業離校之后，才會由教學部門轉存檔案館。另一方面，高校檔案電子商務的實現，進一步促進了檔案管理的規范化和現代化。高校電子商務系統旨在實現“自助式”下單、“自動式”分配，線上線下協調合作，規范了檔案辦理流程，提高了業務辦理的效率。電子商務系統的建立，進一步推進了高校檔案專題數據庫的開發，促進了高校檔案的數字化水平。
二、高校檔案電子商務的實現方式
（一）以網絡為溝通平臺
高校檔案電子商務系統的建立可以借鑒B2C電子商務模式的基本原理，以網絡為溝通平臺實現用戶與服務者之間的在線聯系。電子商務系統可以通過系統平臺，使教學、科研等日常辦理業務實現線上服務。用戶通過系統平臺可以進行檔案查詢預約、檔案查詢咨詢、檔案在線辦理等業務；管理人員則可通過平臺了解用戶需要，進行業務辦理，并借助平臺實現檔案存儲智能化、檢索智能化、應用的智能化等。
（二）線上下單線下服務
電子商務系統需要線上線下的通力合作。用戶通過系統平臺表達需求，檔案工作人員則需要通過信息審查、檔案查詢、檔案辦理、檔案審查等方式進行線下的服務。線上線下的有效配合是檔案在線業務順利辦理的保障。一方面，必須依托于安全、便捷的系統平臺實現線下下單的有效完成；另一方面，需要檔案工作人員提高互聯網業務辦理水平，有效完成線下的檔案核實、查詢、郵寄等后續工作。
（三）以快遞為物流手段
快遞等物流行業地快速發展為高校檔案電子商務模式的實現提供了便捷的條件。紙質版的檔案資料可以通過快遞郵寄的方式，在短時間內到達用戶手中，為用戶節省大量的經濟、時間成本，同時較大程度上提高了高校檔案的利用效率和效益。快遞郵寄方式還可以通過快遞訂單憑證作為信息查詢和保存的有效依據。
三、高校檔案電子商務需注意的問題
（一）安全隱私問題
高校檔案涉及用戶的私人信息，具有隱私性。高校檔案電子商務系統的建立要充分注意檔案信息的保密性，防止個人信息的泄露。一方面，確保辦理人的身份，可通過上傳個人身份證等方式，對申請人的身份進行核實；另一方面，簽訂隱私申明，對申請人的身份，檔案資料的使用進行約束，申請人只有確認同意隱私聲明，才能進行檔案后續辦理。
（二）系統設計問題
高校檔案電子商務系統的設計要具有便捷性、有效性、個性化的特征。首先，頁面的設計要充分體現用戶需要，辦理程序要簡單明了，減少程序層級，便捷用戶辦理。其次，要及時對用戶申請服務信息進行審核回復，提高用戶申請的有效性，并準確及時進行后續線下服務，減少線上辦理的“失誤率”。
（三）管理升級問題
一、高校檔案管理的發展特點
隨著信息科技水平的不斷發展，尤其是互聯網時代下，檔案管理工作面臨著新機遇和新挑戰，高校檔案管理呈現出更多新的發展趨勢。通過歸納，目前我國高校檔案管理總體呈現出以下兩大特點。
一是檔案管理信息化。檔案管理呈現出信息化的特點，是目前高校檔案管理最顯著的特點。通過互聯網、城市云等先進的科技，檔案管理無紙化、信息集中化越來越凸顯，這也是目前高校檔案管理最大的特點。
二是檔案管理智能化。在信息科技的催化下，尤其是伴隨著一些新的信息檢索工具的研發，高校檔案管理在檢索、信息收集等諸多方面，越來越簡便，越來越呈現出智能化、便捷化的特點。
二、目前高校檔案管理存在的問題
隨著現代信息科技的快速發展，高校檔案管理進入到一個新的歷史階段，無論是檔案管理的水平，亦或質量都有較大幅度的提升，在服務高校發展，服務社會發展等方面發揮出了積極的作用和價值；但與此同時，高校檔案管理也呈現出一些問題，這些問題主要表現為以下幾個方面：
一是檔案管理的主動服務能力有待于進一步加強。隨著高校檔案的快速發展，高校檔案工作雖然能夠適應目前高校發展的需求，但是總體而言，高校檔案管理在服務方面仍然處于一種“被動的狀態”，這種“被動的狀態”在新形勢下，與高校的發展，與社會的發展需求還存在著一定的差距，影響著高校檔案管理工作的效力，因此，打破現有“被動的狀態”是高校檔案管理工作不斷發展和前進的動力源泉，也是目前高校檔案管理工作的發展趨勢。
二是檔案管理依然存在著某種慣性思維。長期以來，我國高校檔案管理工作受到傳統思維影響較深，因此，在這種狀況之下，高校檔案管理工作其實還是處于一種小步發展的階段，在這種狀態之下，高校檔案管理工作的發展步伐較慢，所以要打破慣性思維的束縛，是當前高校檔案管理工作的重點。
三是檔案管理工作的創新性力度。目前，我國高校檔案管理工作存在著創新力度不足的問題，在高校檔案管理工作中，創新力度不足是高校檔案管理工作存在的主要問題。通過調查研究發現，目前在很多高校中檔案管理工作的創新力度依然不足，造成高校檔案管理工作創新力度不足的原因源于諸多方面，一方面，現有高校現有管理體制的束縛；另一方面，高校檔案管理人才的創新意識有待于提升，這些都是目前檔案管理創新力度欠缺的重要因素。
三、信息時代高校檔案管理服務模式創新
隨著我國社會的快速發展，尤其是目前，我國社會進入新常態的狀況之下，如何在新常態下，更好地發揮出高校檔案管理的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認為在目前新常態的狀況之下，積極加強信息時代下高校檔案管理服務模式的創新，個人認為關鍵可以從以下幾個方面去入手：
（一）提高服務的思想意識是提升服務的基礎
作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務意識，只有提升思想服務意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務工作，因此，關鍵要從三個方面充分認識，一方面，高校管理者要充分認識到新情況、新狀態下，高校檔案管理工作服務的重要性和必要性，只有充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關系學校、學生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。
（二）利用信息化的手段，提升檔案管理的效力
與傳統檔案管理的服務模式相比，信息時代狀況下，檔案管理工作的優勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用這種信息化的技術手段和方式，要加強信息化技術的培訓，結合本高校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發揮，這樣才能更好地服務現代社會發展的需要。
1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。
2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。
2.2 操作性
傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。
3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢
3.1 鑒別整理
傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。
3.2 存貯
傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。
