時(shí)間：2023-06-06 09:01:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財(cái)務(wù)檔案管理總結(jié)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：高職;財(cái)務(wù)檔案管理;初探
財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)有序?qū)τ诠ぷ髡邅碚f是至關(guān)重要的，業(yè)務(wù)人員通過核查與對(duì)證財(cái)務(wù)檔案，去整理與思考財(cái)務(wù)在各項(xiàng)學(xué)校工程投入中是否合理，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將每一筆財(cái)務(wù)發(fā)揮出最大的用處，節(jié)約成本，提高工程效率。因此本文對(duì)于高職財(cái)務(wù)檔案管理的問題、重要性、目前現(xiàn)狀進(jìn)行了探討。
一、 高職財(cái)務(wù)檔案的重要性
財(cái)務(wù)檔案的重要性可謂是家喻戶曉，國(guó)家為了保護(hù)與規(guī)范檔案管理工作，制定了專門的規(guī)定與法律，可以看出財(cái)務(wù)檔案管理工作在社會(huì)生活中占據(jù)著重要的地位。在高職學(xué)校中，財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)精確，可以給學(xué)校帶來很大的方便快捷，降低成本，提高工作效率。檔案管理中財(cái)務(wù)檔案作為其中重要的組成部分，包含了各項(xiàng)財(cái)務(wù)開支、活動(dòng)計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)管理有關(guān)的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)，是工作單位活動(dòng)計(jì)劃的資本，高職財(cái)務(wù)檔案中涉及學(xué)校校園的建設(shè)、教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)器材等學(xué)校規(guī)模建設(shè)的開支。
（一）高職財(cái)務(wù)檔案是以往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)
財(cái)務(wù)檔案是對(duì)以支出財(cái)富的記錄，是工作的匯總，財(cái)務(wù)檔案通過利用賬本將工作中財(cái)務(wù)支出的賬單記錄下來，供工作人員參考，通過觀看賬務(wù)檔案討論各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出是否合理，計(jì)劃高職學(xué)校工程項(xiàng)目與教學(xué)中的資金投入，可以科學(xué)合理的使用教學(xué)資金，通過科學(xué)有序的管理財(cái)務(wù)檔案，使財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮出最大的作用，提高辦理業(yè)務(wù)的效率。
（二）高職財(cái)務(wù)檔案是外部人員檢查財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)
現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，帶動(dòng)著學(xué)校的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，校園基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，使高職學(xué)校的建設(shè)投入資金也在不斷的增加，拉近了學(xué)校與社會(huì)的經(jīng)濟(jì)往來，學(xué)校在校園的建設(shè)、教學(xué)設(shè)備的引進(jìn)、圖書館的建造中涉及到國(guó)家資金、銀行信貸有關(guān)的財(cái)政業(yè)務(wù)，使其國(guó)家、銀行公司對(duì)于學(xué)校的財(cái)務(wù)情況更加的關(guān)注，當(dāng)國(guó)家和銀行公司的業(yè)務(wù)人員想要了解學(xué)校的財(cái)務(wù)資金支出與收入狀況時(shí)，財(cái)務(wù)檔案起到了重要的作用，它是獲取外界信任的憑證。因此科學(xué)的財(cái)務(wù)檔案管理可以幫助學(xué)校加大建設(shè)、引進(jìn)資金，加強(qiáng)與外界的交流往來，從而獲取外界的幫助與信任。
（三）高職財(cái)務(wù)檔案是以往歷史工作連續(xù)性的記錄
在高職財(cái)務(wù)檔案管理中，會(huì)有一部分財(cái)政事務(wù)是發(fā)生在許久之前，跨越了多個(gè)年度月份，經(jīng)手了多個(gè)財(cái)務(wù)人員，例如，學(xué)校對(duì)于教學(xué)設(shè)備的投入、教學(xué)用品的采集、活動(dòng)的開支是持之以恒的，財(cái)務(wù)人員對(duì)于這種連續(xù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄時(shí)，應(yīng)該擁有著清晰的思路，規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案管理，這樣不但可以方便快捷的了解到業(yè)務(wù)的進(jìn)程而且可以提高了外界的信任，減少工作中的失誤。
（四）高職財(cái)務(wù)檔案是經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證
各項(xiàng)工程在實(shí)施與調(diào)查中，避免不了的會(huì)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛的問題，財(cái)務(wù)檔案作為經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證起到著至關(guān)重要的作用，它幫助業(yè)務(wù)人員提供財(cái)務(wù)證據(jù)，解決財(cái)政糾紛與項(xiàng)目資金的核對(duì)，可以看出財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，當(dāng)工程中遇到財(cái)務(wù)問題時(shí)，財(cái)務(wù)檔案可以作為最好的憑證幫助工作人員解決問題，是最好的語言工具。因此財(cái)務(wù)檔案管理的是否科學(xué)、賬務(wù)記錄的是否清晰明了、邏輯結(jié)構(gòu)是否合理有序，將直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)糾紛的解決結(jié)果。
二、 高職財(cái)務(wù)檔案管理的目前現(xiàn)狀
（一）財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)較弱
財(cái)務(wù)檔案管理的模式體現(xiàn)在賬目的記錄、數(shù)據(jù)報(bào)表、工程開支預(yù)算的管理上，主體體現(xiàn)在文書本冊(cè)的使用，而對(duì)于網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)的數(shù)據(jù)文件，財(cái)務(wù)檔案管理還存在著很大的不足，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)簽到的財(cái)務(wù)協(xié)議，系統(tǒng)的不完善、管理的不恰當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問題，引起糾紛。
（二）財(cái)務(wù)檔案管理流程不規(guī)范
雖然財(cái)務(wù)檔案管理擁有嚴(yán)格的管理要求，但是如果財(cái)務(wù)人員對(duì)于這方面了解不足夠，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的管理不科學(xué)，順序凌亂，就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)冗雜，記錄不清晰，造成財(cái)務(wù)檔案管理的滯后性，從而使數(shù)據(jù)缺失、遺漏，造成很大的損失。
三、 加大力度，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平
（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理，提高檔案管理意識(shí)
高職財(cái)務(wù)檔案管理是非常重要的，然而想要提高檔案管理意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理工作與調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，加強(qiáng)改進(jìn)與監(jiān)督，制定出促進(jìn)檔案管理規(guī)范的規(guī)章制度，通過指導(dǎo)與監(jiān)督加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)職能，提高檔案管理水平，深入認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和有序性。
（二）財(cái)務(wù)人員應(yīng)提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理水平
首先，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該掌握較高的技術(shù)職能，面對(duì)冗雜的數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)信息時(shí)，保持清醒的頭腦，合理有序進(jìn)行財(cái)務(wù)的檔案記錄，從而加強(qiáng)檔案的管理水平，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該加大關(guān)注力度，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)與文體數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)記錄相結(jié)合的職業(yè)意識(shí)，把財(cái)務(wù)檔案管理的更加清晰明確，從而促進(jìn)學(xué)校更好更快的發(fā)展。
財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)有序，不但可以提高業(yè)務(wù)人員的工作效率，而且可以在與外界發(fā)生糾紛時(shí)做為重要的憑證，因此業(yè)務(wù)人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理力度，遵循檔案管理的規(guī)章制定，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，促進(jìn)高職學(xué)校不斷發(fā)展，校園設(shè)施更加完善的建設(shè)與不斷的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]李敏. 高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問題初探[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2004，04：98-99
一、建立并完善電算化會(huì)計(jì)檔案的合理歸檔制度
年終要將當(dāng)年所形成的所有財(cái)務(wù)的檔案信息進(jìn)行歸類和整理，并且標(biāo)明備份人的姓名、內(nèi)容目錄、日期等，將保存檔案的盤片或者其他媒介交由專門負(fù)責(zé)的工作人員保管；還有，合理的歸檔制度的構(gòu)建和完善，還需要單位結(jié)合具體的發(fā)展實(shí)際，積極的學(xué)習(xí)和借鑒其他企事業(yè)單位的經(jīng)驗(yàn)，并且注重引導(dǎo)和鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員積極的表達(dá)自己的想法和建議，以便在集思廣益的基礎(chǔ)上為制度的完善提供更多的活力源泉。
二、采取良好的措施，提高會(huì)計(jì)檔案的安全性及完整性
會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理工作雖說有了更多的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著隱性的危機(jī)，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說，其一，單位要結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)時(shí)情況，派遣專業(yè)人士對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行定期的補(bǔ)充與完善，通過構(gòu)建防火墻系統(tǒng)、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權(quán)限設(shè)置等合理的手段，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案利用和流通的安全性；其二，各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來的相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下不得私自挪用或外借；其三，要根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)保管制度，根據(jù)一定的順序?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案分類著錄和編號(hào)，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；其四，要在更大的程度上加大對(duì)軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入和建設(shè)，結(jié)合本單位的發(fā)展實(shí)際選用合適的電算化會(huì)計(jì)軟件和硬件設(shè)施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準(zhǔn)的噴墨打印機(jī)或者激光掃描儀，為會(huì)計(jì)檔案的輸出做好準(zhǔn)備。
三、提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)
眾所周知，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代到來的今天，人力資源在各行各業(yè)中的重要性已經(jīng)成為不爭(zhēng)的實(shí)施，注重提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，能夠?yàn)闀?huì)計(jì)檔案工作的改革與創(chuàng)新提供強(qiáng)而有力的催化劑成效。單位要結(jié)合具體情況以及基層會(huì)計(jì)工作現(xiàn)狀，通過專題會(huì)議、主題性的拓展訓(xùn)練活動(dòng)、推薦優(yōu)秀會(huì)計(jì)人員外出深造、邀請(qǐng)外界專家前來指導(dǎo)等合理的方式，為財(cái)務(wù)人員提供更加廣闊的參與教育和培訓(xùn)的平臺(tái)，使得財(cái)務(wù)人員更加從容的面對(duì)會(huì)計(jì)工作中的新任務(wù)和新挑戰(zhàn)；還有，要注重提高財(cái)務(wù)人員的計(jì)算機(jī)水平，一是要結(jié)合自身的經(jīng)營(yíng)和管理特點(diǎn)，有重點(diǎn)性的培養(yǎng)一批既熟悉電腦操作又精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的工作人員，二是要注重通過合理的引進(jìn)機(jī)制，吸引更多的人才融入到會(huì)計(jì)檔案管理工作中來，不斷地推動(dòng)單位的財(cái)務(wù)人員由“核算型”轉(zhuǎn)向“智能型”，促進(jìn)他們的全面發(fā)展。三是要注重加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的考核，考核的內(nèi)容要包括他們的日常工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等因素，并將考核的結(jié)果與他們所獲得的福利待遇、薪酬相掛鉤，從而在進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)人員工作熱情和主動(dòng)積極性的基礎(chǔ)上，夯實(shí)他們的工作責(zé)任感和使命感。
四、結(jié)束語
會(huì)計(jì)檔案總結(jié)和記錄著企事業(yè)單位所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，是企事業(yè)單位發(fā)展的重要史料記載和保證，電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理需要更多的工作努力和總結(jié)。同時(shí)要不斷地總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和借鑒精華，探索更多的利于提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的良好途徑和方式，使得電算化會(huì)計(jì)檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化、時(shí)代化，在各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作中發(fā)揮出更大的作用和價(jià)值。
作者：陳娟娟 單位：西安工程大學(xué)財(cái)務(wù)處
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價(jià)值；地位
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識(shí)也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對(duì)于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開展進(jìn)程中，將為我國(guó)醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。
一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究
醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財(cái)務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國(guó)很多醫(yī)院在開展檔案的過程中，缺乏對(duì)于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時(shí)檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，沒有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開展缺乏時(shí)效性。醫(yī)院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的及時(shí)有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時(shí)效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時(shí)醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時(shí)更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無法得到良好的發(fā)展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案的管理工作時(shí)，沒有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營(yíng)運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。
三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值
在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價(jià)值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲(chǔ)。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險(xiǎn)性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財(cái)務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財(cái)產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時(shí)，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開展提供巨大的推動(dòng)力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購(gòu)合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識(shí)更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時(shí)，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對(duì)資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價(jià)值。（四）明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對(duì)于醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財(cái)務(wù)報(bào)告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財(cái)務(wù)報(bào)告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，主要可以將其價(jià)值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的針對(duì)性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。
四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究
開展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會(huì)計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會(huì)計(jì)檔案更加體現(xiàn)出其價(jià)值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開展?fàn)顩r，無疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用于工作的開展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動(dòng)性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開展的精確性和時(shí)效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動(dòng)力。通過思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時(shí)專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。
五、結(jié)束語
［關(guān)鍵詞］ 高等學(xué)校； 財(cái)務(wù)檔案； 信息化建設(shè)； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號(hào)］ G275 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財(cái)務(wù)檔案管理在信息化建設(shè)上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國(guó)目前高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的全面探析。
1 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是指相關(guān)部門在科學(xué)收集、開發(fā)、管理、利用、儲(chǔ)存高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)大量運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案形成科技含量高、儲(chǔ)存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化的特點(diǎn)。那么，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，筆者總結(jié)為以下3點(diǎn)。
1．1 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程
全面有效地加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，我們需要從兩方面逐步進(jìn)行：首先，建立高效能的信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將館藏中的文件目錄建立數(shù)據(jù)庫(kù)，使用掃描、刻錄或數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化信息采集技術(shù)和設(shè)備，全面將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文件；其次，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立需要保障其質(zhì)量和完整性，主要從以下4個(gè)方面著手：① 準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息； ② 完整的數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容； ③ 規(guī)范的錄入和采集數(shù)據(jù)信息； ④ 安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。
1．2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，信息軟件的建設(shè)是直接關(guān)系到檔案管理信息化能否成功實(shí)施的關(guān)鍵。系統(tǒng)軟件是用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，為使用者管理和運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中各項(xiàng)資源的程序帶來一定的方便和效率，而應(yīng)用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應(yīng)用問題的程序。因此，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤為重要。
1．3 加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源和建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)時(shí)所需要的技術(shù)支持。對(duì)于未來設(shè)備的升級(jí)和前后的銜接應(yīng)當(dāng)充分考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，將空間和余量提前留好。在應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，針對(duì)信息保密工作和資源共享工作需要全面地進(jìn)行完善，盡最大可能做到最好，將網(wǎng)絡(luò)安全體系進(jìn)一步加以健全完善，正確地認(rèn)識(shí)到信息保密和公開之間的相互關(guān)系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的高效利用。
2 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題
2．1 建設(shè)目標(biāo)不夠明確
目前我國(guó)還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統(tǒng)的模式，在思想理念上還沒有清醒地認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)于此項(xiàng)建設(shè)在行動(dòng)上還略顯滯后遲緩。高校財(cái)務(wù)檔案的管理工作，需要學(xué)校各部門之間相互協(xié)調(diào)，需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源來進(jìn)行流程化、數(shù)字化和建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)際上學(xué)校各相關(guān)職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協(xié)調(diào)配合，特別是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)至今仍沒有一個(gè)明確目標(biāo)。
2．2 隊(duì)伍整體素質(zhì)不高
我國(guó)高校從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財(cái)務(wù)檔案管理信息化知識(shí)技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下3個(gè)主要因素：①少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對(duì)于檔案管理工作在思想上的認(rèn)識(shí)比較簡(jiǎn)單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；②沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員前瞻意識(shí)不強(qiáng)；③雖然有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關(guān)部門也出臺(tái)過，但是在實(shí)際的財(cái)務(wù)檔案管理工作過程中沒有實(shí)際運(yùn)用。因?yàn)槿魏我凰咝Ｔ谶M(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候都是從零開始，從無到有的一個(gè)過程轉(zhuǎn)變，如沒有一個(gè)具體的標(biāo)準(zhǔn)范例，在建設(shè)實(shí)施的時(shí)候會(huì)遇到很多麻煩。所以，高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要有一套完整、詳細(xì)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考，規(guī)范操作，這樣能夠有效地避免在具體實(shí)施中遇到更多的困難。
3 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)策略
3．1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
高校管理人員需要在思想上深刻認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，財(cái)務(wù)檔案管理工作在具體的實(shí)施過程中需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力的支持推動(dòng)，分管領(lǐng)導(dǎo)也需要及時(shí)地更新檔案管理理念和樹立科學(xué)的管理觀念，對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性要充分地加以認(rèn)識(shí)，在信息化建設(shè)的過程中，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)資金、人才和設(shè)施等給予充分而有效的保障，將財(cái)務(wù)檔案管理信息化納入到工作計(jì)劃當(dāng)中，并進(jìn)行考核評(píng)估。
3．2 提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識(shí)技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識(shí)技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對(duì)于知識(shí)的更新以及技能培訓(xùn)的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。在人員配置時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)多引進(jìn)綜合性人才，讓工作人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出科學(xué)合理的配置形式，最終形成多層次復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，從而全面推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。
3．3 提高財(cái)務(wù)檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立，可以體現(xiàn)出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質(zhì)檔案全面地進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全部錄入數(shù)據(jù)庫(kù)之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強(qiáng)度可以得到有效的緩解，而且對(duì)于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強(qiáng)；②可以向?qū)?yīng)群體提供遠(yuǎn)程公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，還可以開展利用電子郵件對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)。綜上所述，有效地利用網(wǎng)絡(luò)的在線功能對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠更加快捷方便地進(jìn)行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)換，將人力和財(cái)力資源進(jìn)行有效的整合，全面有效地提升財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。
3．4 建立健全高校財(cái)務(wù)檔案管理制度
安全是高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中最為重要的內(nèi)容之一，對(duì)于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進(jìn)行檔案資源利用，利用當(dāng)今開放的網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)除保密信息外的財(cái)務(wù)信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財(cái)務(wù)檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的監(jiān)控，將重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)全面有效地實(shí)施。
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1.會(huì)計(jì)電算化檔案管理觀念的落后
因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化需要有前提條件的情況下才能實(shí)現(xiàn)，有些單位往往會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案管理的疏忽和不了解，沒有及時(shí)保存會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)和板式，導(dǎo)致在電算化軟件經(jīng)過升級(jí)后會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在調(diào)用時(shí)出現(xiàn)問題。
2.硬件設(shè)施落后
由于經(jīng)濟(jì)條件的約束，往往會(huì)造成一些硬件設(shè)施使用時(shí)間過長(zhǎng)，不能及時(shí)更新的問題，從而導(dǎo)致意外情況的發(fā)生。有時(shí)會(huì)因?yàn)槲窗凑諏ｉT的保護(hù)制度選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁性介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，造成電子數(shù)據(jù)的丟失或損壞。
3.對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的重視不夠
相比較西方的發(fā)達(dá)國(guó)家而言，我國(guó)的電算化事業(yè)起步較晚，所以人們對(duì)于電算化的認(rèn)識(shí)和了解還不夠。企業(yè)對(duì)于建立完善的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的意義還不夠明確，導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員提供的信息不能準(zhǔn)確、有效地為企業(yè)決策服務(wù)。而對(duì)于歸檔工作的不夠明確也是相關(guān)部門應(yīng)該關(guān)注的問題，缺少專業(yè)的指導(dǎo)和重要措施也是妨礙工作進(jìn)行的重要原因。
二、建設(shè)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，完善信息化檔案
會(huì)計(jì)電算化檔案的使用條件是需要特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件，與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案不同的是電子檔案計(jì)算更加便捷、根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析可以快速獲取結(jié)果。但財(cái)務(wù)檔案信息化仍然存在不足之處，例如不具備直觀可視性、易受損壞等，因此應(yīng)該全面提高會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性和整體性，具體來說，我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面入手：
1.構(gòu)建電算化檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)管理與建設(shè)
在檔案信息化建設(shè)中軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少的基礎(chǔ)條件，而檔案信息網(wǎng)絡(luò)是信息技術(shù)應(yīng)用和檔案信息資源開發(fā)的核心內(nèi)容，因此應(yīng)該從整體環(huán)境出發(fā)規(guī)劃適合的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善信息傳遞、使用和資源共用的重要功能，提高會(huì)計(jì)電算化檔案的使用效率。首先，財(cái)務(wù)管理部門和檔案組要共同提出建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的思路，從多角度分析考慮，以使用效率為主，在最大程度上避免系統(tǒng)在使用期間出現(xiàn)空缺和重復(fù)的問題。其次，應(yīng)該重視財(cái)務(wù)軟件方面的保密工作，建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理?xiàng)l例，確保安全性和正常使用。技術(shù)人員應(yīng)該致力于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)使用，及時(shí)做好升級(jí)準(zhǔn)備，保證軟件系統(tǒng)的先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性。
2.及時(shí)采集檔案數(shù)據(jù)，定期整理數(shù)據(jù)庫(kù)
數(shù)字化是檔案信息的管理基礎(chǔ)，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他一切工作的重要基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的使用效率首先要將檔案管理數(shù)字化，在信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面要完成數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、更新、查詢、處理和傳達(dá)。計(jì)算機(jī)錄入過程需要技術(shù)人員遵循嚴(yán)格認(rèn)真的工作態(tài)度，按照正確的工作步驟進(jìn)行。會(huì)計(jì)電算化檔案的使用也應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)定，確保做好維護(hù)措施，充分發(fā)揮可供查閱的功能。
3.優(yōu)化財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)
使用功能是檔案存在的最大價(jià)值，因此對(duì)于檔案信息的充分使用也是檔案管理信息化步入正軌的表現(xiàn)。完善的財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)不僅可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔和同級(jí)各單位的有關(guān)文件直接或者轉(zhuǎn)換式輸入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，還可以利用多種形式完成對(duì)檔案信息的查詢。因此，對(duì)于檔案信息的完整性和查詢工作的效率而言，關(guān)鍵在于充分發(fā)揮在線管理的作用，從而使其在最大程度上發(fā)揮使用優(yōu)勢(shì)。
三、發(fā)揮電算化檔案作用，搞好網(wǎng)絡(luò)科學(xué)系統(tǒng)
利用科學(xué)的手段管理數(shù)據(jù)信息的定量分析和定性分析，從而發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案對(duì)于科學(xué)決策的輔助作用。通過對(duì)信息的分析整理和傳輸總結(jié)，最后形成系統(tǒng)以供領(lǐng)導(dǎo)、決策和財(cái)務(wù)的查閱和運(yùn)用。信息量大、準(zhǔn)確性較高的決策要求僅僅依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)是不能解決的，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)是可以選取的輔助決策系統(tǒng)，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理分析，查閱判斷功能具有至關(guān)重要的作用。制定出有利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的正確決策需要通過計(jì)算機(jī)查閱歷年來的相關(guān)數(shù)據(jù)，通過比較和分析為決策者提供建議資料。科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分迅速，軟件也不斷更新?lián)Q代，隨時(shí)面臨著升級(jí)問題，因此在會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱時(shí)要把握解決問題的方法：（1）要把握需要通過數(shù)據(jù)恢復(fù)的功能調(diào)閱需要的檔案，這種處理方法的前提是會(huì)計(jì)檔案版本號(hào)與現(xiàn)在使用的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本相同。（2）要掌握安裝和更新系統(tǒng)的能力，因?yàn)橄到y(tǒng)在升級(jí)的過程中往往會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案和電算化系統(tǒng)出現(xiàn)不一致的情況。
四、提高信息化意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)
不斷優(yōu)化、完善是財(cái)務(wù)檔案信息化管理的過程，其中檔案管理人員的文化素質(zhì)和專業(yè)程度也是建設(shè)具有高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍的關(guān)鍵。因此，對(duì)于隊(duì)伍的管理應(yīng)該不斷補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)知識(shí)、微電子技術(shù)和通訊知識(shí)的人才，改善現(xiàn)有隊(duì)伍中專業(yè)結(jié)構(gòu)比較專一的情況。對(duì)于信息化建設(shè)工作和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的要求，可以加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)和深造。在網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)上進(jìn)行信息化管理的任務(wù)要求員工要會(huì)使用新方法在新設(shè)備上進(jìn)行應(yīng)用。其次，要建立起合理的考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)有信息化意識(shí)和工作能力的員工進(jìn)行積極獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于從事計(jì)算機(jī)信息化研究的技術(shù)人員也要進(jìn)行培訓(xùn)，加深對(duì)檔案管理工作和財(cái)務(wù)管理工作技能的了解。
五、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生單位；會(huì)計(jì)檔案；策略
對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄以及評(píng)價(jià)來說，會(huì)計(jì)檔案十分重要的證據(jù)和資料，其中包括了會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料。在衛(wèi)生單位中，會(huì)計(jì)檔案也具備一些特性，我國(guó)衛(wèi)生部頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財(cái)務(wù)檔案管理辦法》中指出，衛(wèi)生單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔對(duì)象通常是指：“財(cái)會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的不同類型的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料。”
ξ郎單位檔案保管人員來說，其責(zé)任和義務(wù)就是要規(guī)范衛(wèi)生單位會(huì)計(jì)檔案的管理工作，要認(rèn)真看待會(huì)計(jì)檔案對(duì)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)起到的基礎(chǔ)性作用，要盡可能的通過會(huì)計(jì)檔案管理提供給對(duì)象便利的服務(wù)，并且要確保會(huì)計(jì)檔案查閱便捷、存放有序、銷毀妥當(dāng)和保管嚴(yán)密。
一、衛(wèi)生單位會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀
筆者通過在衛(wèi)生單位多年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了目前衛(wèi)生單位中會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀和一些誒問題。主要包括以下幾點(diǎn)內(nèi)容：
1.領(lǐng)導(dǎo)階層不夠重視
衛(wèi)生單位內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作時(shí)從上至下進(jìn)行的。在現(xiàn)實(shí)的工作情況中，衛(wèi)生單位的領(lǐng)導(dǎo)層，例如上級(jí)管理部門和會(huì)計(jì)主管部門，通常只看重單位的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，而忽視了會(huì)計(jì)檔案工作在保障財(cái)務(wù)系統(tǒng)正常順利運(yùn)行的重要性和基礎(chǔ)作用，更有甚者根本沒有把檔案管理工作考慮在會(huì)計(jì)人員評(píng)級(jí)的范疇之中。
2.檔案管理人員疏于整理
在很多衛(wèi)生單位中，會(huì)計(jì)檔案的管理人員往往只是把管理工作簡(jiǎn)單的理解為將會(huì)計(jì)檔案整理入庫(kù)，而沒有定期地對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行整理和清理。長(zhǎng)此以往，各種檔案不停的雜亂無章的累積在檔案庫(kù)房中，使得某些檔案超過了保管日期而未被人發(fā)現(xiàn)，另外，還導(dǎo)致了一部分還沒有了解的債權(quán)債務(wù)原始憑證沒有提取出來單獨(dú)設(shè)立管理卷，進(jìn)而導(dǎo)致衛(wèi)生單位的財(cái)務(wù)順勢(shì)。實(shí)際上，在現(xiàn)實(shí)工作中，定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行整理與清理時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)母幼⒅氐墓ぷ鲀?nèi)容。
3.業(yè)務(wù)工作人員意識(shí)不強(qiáng)
除卻衛(wèi)生單位內(nèi)檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容理解偏差外，還有一些其他的業(yè)務(wù)工作人員也缺乏規(guī)范使用檔案的觀念。在衛(wèi)生單位中，往往有一些工作人員僅為了方便，而沒有按照規(guī)定在借閱檔案或者資料時(shí)進(jìn)行記錄，使得當(dāng)檔案遺失時(shí)，無法找到責(zé)任的承擔(dān)人；還有一部分工作人員在借閱資料后沒有主動(dòng)的歸還，而使得一些檔案在需要時(shí)無法及時(shí)獲取；此外，沒有按照編號(hào)進(jìn)行歸還也使得之后對(duì)檔案的搜查變得困難。這些意識(shí)薄弱的體現(xiàn)，都是會(huì)計(jì)檔案管理雜亂的誘因。
4.電子財(cái)務(wù)檔案管理失序
隨著科技的發(fā)展，數(shù)據(jù)的云端化在各行各業(yè)展開，會(huì)計(jì)的電算化也逐漸普及到了衛(wèi)生單位，檔案信息的電子化也逐步變成檔案管理的工作內(nèi)容之一。但是，在現(xiàn)實(shí)中，大部分的衛(wèi)生單位在進(jìn)行電子檔案歸檔工作時(shí)都缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度對(duì)工作過程進(jìn)行規(guī)范和控制。在會(huì)計(jì)電算化的過程中，系統(tǒng)安裝光盤、相關(guān)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)、用戶服務(wù)卡和磁盤都由經(jīng)辦人管理，而如果經(jīng)辦人調(diào)崗或者辭職，這些檔案數(shù)據(jù)也極容易被遺失。
二、規(guī)范衛(wèi)生單位會(huì)計(jì)檔案管理工作策略
對(duì)于衛(wèi)生單位檔案管理工作上目前出現(xiàn)的這一些列問題，筆者提出了幾點(diǎn)對(duì)應(yīng)的策略：
1.轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
衛(wèi)生單位主管部門衛(wèi)生局及業(yè)務(wù)主管部門財(cái)政局、檔案局應(yīng)切實(shí)重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，這3個(gè)部門應(yīng)當(dāng)傾力合作，共同把會(huì)計(jì)檔案管理記入會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)績(jī)效考核的內(nèi)容之中，要嚴(yán)格處罰沒有按照規(guī)定使用會(huì)計(jì)檔案的工作人員。此外，就算在平時(shí)工作時(shí)，衛(wèi)生單位各部門的領(lǐng)導(dǎo)也要提高巡視監(jiān)察會(huì)計(jì)檔案管理工作的強(qiáng)度。只有領(lǐng)導(dǎo)階層開始認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，主動(dòng)承擔(dān)帶頭的責(zé)任，才能更加高效的提高會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高其他業(yè)務(wù)工作人員按照規(guī)定規(guī)范使用借閱會(huì)計(jì)檔案的意識(shí)。
2.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度
衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)檔案的特征通常包括內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)、與民生緊密關(guān)聯(lián)、部門零散以及機(jī)密程度強(qiáng)等，這就導(dǎo)致了衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)檔案工作管理任務(wù)多、管理難度高且管理責(zé)任重等困難。所以，雖然在《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生單位財(cái)務(wù)檔案管理辦法》中提出了規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，但每個(gè)衛(wèi)生單位的內(nèi)部情況存在差異，因此也要結(jié)合衛(wèi)生單位內(nèi)部的實(shí)際情況來制定能夠在該單位具體落實(shí)的檔案管理機(jī)制，特別是在統(tǒng)一妥善的對(duì)電子檔案同紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理這一方面的工作。
3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)
衛(wèi)生單位中，將會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化落實(shí)的事檔案管理工作人員，因此，要確保衛(wèi)生單位的檔案管理工作規(guī)范化順利長(zhǎng)期的進(jìn)行，就要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，成立責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的高品質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。每個(gè)衛(wèi)生單位都應(yīng)當(dāng)積極的對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員和其他業(yè)務(wù)人員的法制意識(shí)以及職業(yè)道德，加強(qiáng)管理人員的額專業(yè)性，規(guī)范其他業(yè)務(wù)人員使用檔案的過程。此外，衛(wèi)生單位還應(yīng)該儲(chǔ)備足夠的會(huì)計(jì)檔案管理人才，這些人才不僅要能夠適應(yīng)現(xiàn)階段單位的會(huì)計(jì)檔案工作，最好還能夠?qū)Σ粩嘧兓奈磥戆l(fā)展做出及時(shí)的反應(yīng)。
會(huì)計(jì)檔案保管工作本就十分單調(diào)枯燥，而衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)檔案工作更是十分繁雜，所以，規(guī)范衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)管理工作意義十分重大。而作為衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，則應(yīng)該不斷的提升自身的責(zé)任意識(shí)以及專業(yè)能力，積極主動(dòng)的為規(guī)范衛(wèi)生單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作作出貢獻(xiàn)，為建立完善的檔案管理機(jī)制奉獻(xiàn)自身的才識(shí)。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案；管理
一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
1．會(huì)計(jì)憑證方面。會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時(shí)檢查憑證序號(hào)，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅(jiān)固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會(huì)計(jì)賬簿方面。會(huì)計(jì)賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊(cè)，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號(hào)。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個(gè)帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會(huì)計(jì)主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會(huì)計(jì)主管人員簽章。
3．會(huì)計(jì)報(bào)表方面。會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是反映單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的書面文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報(bào)表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報(bào)表以及匯算清繳表等等。季度和年度會(huì)計(jì)報(bào)表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)為一卷。
4．其他會(huì)計(jì)檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)工作總結(jié)，財(cái)務(wù)決算資料，財(cái)務(wù)會(huì)議文件；財(cái)務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報(bào)表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報(bào)表；內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和其他重要會(huì)計(jì)檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會(huì)計(jì)資料和報(bào)表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管
（1）會(huì)計(jì)檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會(huì)計(jì)檔案目錄，寫明案卷號(hào)，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會(huì)計(jì)檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會(huì)計(jì)檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的，必須定期對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對(duì)所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號(hào)歸檔管理。（4）必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的移動(dòng)備份硬盤，移動(dòng)備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。移動(dòng)備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會(huì)計(jì)檔案的移交。負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管人員，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如果保管人員有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會(huì)計(jì)檔案保管年限。會(huì)計(jì)檔案的保管年限，按財(cái)政部有關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管年限執(zhí)行。一是會(huì)計(jì)憑證保管15年。二是會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會(huì)計(jì)檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會(huì)計(jì)檔案存在檔案管理部檔案庫(kù)的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫(kù)保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場(chǎng)。本單位其他部門借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會(huì)計(jì)檔案存在檔案庫(kù)的，要經(jīng)檔案管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。公司會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計(jì)和財(cái)務(wù)部對(duì)應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。報(bào)批準(zhǔn)方能銷毀。會(huì)計(jì)部門保管的會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。由檔案、審計(jì)部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案保管期滿應(yīng)銷毀時(shí)，其中有的原始憑證還有使用價(jià)值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價(jià)值時(shí)再銷毀。會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告，一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。
總之，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會(huì)計(jì)發(fā)展的需要。
參 考 文 獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案 信息化 應(yīng)用 分析
在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ钪械囊徊糠郑蚨卺t(yī)院里傳統(tǒng)的管理文書檔案的方法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了。因此在醫(yī)院文書檔案管理中，就需要根據(jù)科技發(fā)展的要求引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)文書檔案實(shí)行信息化管理，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)裝盒為主的檔案管理，而是要借助計(jì)算機(jī)U盤來對(duì)資料進(jìn)行系統(tǒng)的管理。
一、醫(yī)院文書檔案信息化管理包含的內(nèi)容
首先，對(duì)文書的處理以及歸檔需要進(jìn)行信息化管理。在醫(yī)院每天收到的文件都需要登記到計(jì)算機(jī)上，并且根據(jù)批辦次序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)部傳閱。在發(fā)放文件時(shí)也可以利用網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，以減輕檔案管理人員的各種負(fù)擔(dān)。其次是醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)信息化。由于醫(yī)院的財(cái)務(wù)活動(dòng)對(duì)其經(jīng)濟(jì)效益有直接的影響，在管理財(cái)務(wù)檔案時(shí)，就需要運(yùn)用現(xiàn)代化的手段，來建立并完善醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的信息化，實(shí)現(xiàn)對(duì)其多功能化管理促進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范，提高醫(yī)院的效益。第三，需要對(duì)醫(yī)院的病例檔案進(jìn)行信息化管理。可以利用計(jì)算機(jī)先對(duì)病例進(jìn)行信息加工，之后在反饋到醫(yī)院的臨床科室，以方便工作人員可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并在發(fā)現(xiàn)問題后采取及時(shí)的改進(jìn)措施，提高醫(yī)療服務(wù)水平。
二、醫(yī)院文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)
1.有利于對(duì)文檔進(jìn)行查漏補(bǔ)缺
在管理醫(yī)院的文書檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)的管理辦法是對(duì)資料進(jìn)行立卷管理，這樣如果發(fā)現(xiàn)資料有遺漏歸檔或者收集不齊全時(shí)，就需要拆卷進(jìn)行重新的整理，但是在拆卷之后由于文件的順序都被打亂了，這樣管理人員就需要重新對(duì)資料進(jìn)行排列和編排，還要進(jìn)行編抄卷內(nèi)的目錄，并修改案卷的封面。而在實(shí)際工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就可以在資料系統(tǒng)里輸入相關(guān)的修改指令系統(tǒng)就可以自動(dòng)的完成修改，不僅改善了傳統(tǒng)的工作條件，還極大的提高了工作的效率。
2.有利于醫(yī)院保存珍貴的文件資料
在醫(yī)院傳統(tǒng)的管理文書檔案工作中，在立卷時(shí)通常為了裝定美觀而需要對(duì)資料做切邊、修邊等工作，但是卻經(jīng)常會(huì)因?yàn)椴恍⌒亩茐牡糍Y料原有的面貌。但是對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化管理，只需要把醫(yī)院的資料在計(jì)算機(jī)上掃描就行，這樣在日常管理應(yīng)用中直接使用電子文件就可以了，能夠保護(hù)好一些珍貴的原始資料，也有利于醫(yī)院的信息保存完整。
3.有利于更加快捷準(zhǔn)確的利用文檔資料
在醫(yī)院傳統(tǒng)的信息管理中，由于是以手工管理資料為主，這樣在實(shí)際工作中就會(huì)花費(fèi)大量的人力和物理，同時(shí)檔案的信息含量也比較低，在利用信息資料時(shí)就容易導(dǎo)致很對(duì)問題。但是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書檔案資料進(jìn)行信息化管理，就可以采用電子目錄對(duì)資料進(jìn)行歸檔，同時(shí)也方便對(duì)需要的資料進(jìn)行方便快速的查詢。同時(shí)，對(duì)資料進(jìn)行信息化管理還有利于各部門和科室根據(jù)需要瀏覽文件，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息共享，提高對(duì)資料的利用率。另外，進(jìn)行信息化管理還使資料更加直觀、形象，在方便人員檢索利用的同時(shí)，還能保障資料的安全備份。
三、采取一定的措施，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的信息化建設(shè)
1.加強(qiáng)對(duì)文書檔案的信息化管理投入
在醫(yī)院對(duì)文書檔案管理進(jìn)行信息化管理，首先就需要加強(qiáng)資金的投入，并且配備先進(jìn)的設(shè)備，還要對(duì)信息管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。其次，相關(guān)的管理人員需要加強(qiáng)對(duì)資料信息管理的詢問和監(jiān)督，針對(duì)其中出現(xiàn)的實(shí)際問題要及時(shí)的給出解決策略，并且從總體上加強(qiáng)管理，善于利用技術(shù)創(chuàng)新。
2.加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)
對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的人才需要具有一定的知識(shí)技能和專業(yè)技術(shù)，因此在實(shí)際工作中檔案管理人員就需要掌握現(xiàn)代化的科技信息，并且還要熟練運(yùn)用各種辦公軟件，學(xué)習(xí)文書檔案信息化管理的技能和相關(guān)知識(shí)，具體來說就是檔案的信息管理人員需要在工作中進(jìn)行科學(xué)的管理。另外還需要掌握和文書檔案管理的一些標(biāo)注化知識(shí)，在實(shí)際工作中還要掌握信息化管理的應(yīng)用方式，例如是對(duì)檔案的自動(dòng)編輯、自動(dòng)索引以及對(duì)文書保護(hù)環(huán)境的自動(dòng)控制等。針對(duì)信息管理人員，還要培養(yǎng)其自學(xué)意識(shí)，逐漸培養(yǎng)其終身學(xué)習(xí)意識(shí)，以保證檔案管理人員的技能知識(shí)可以緊跟時(shí)代的發(fā)展，并在發(fā)展中完善醫(yī)院的信息檔案建設(shè)。
四、總結(jié)
綜上所述，醫(yī)院的文書檔案信息是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，而文書檔案的管理工作還和醫(yī)院的基礎(chǔ)管理有著密切的聯(lián)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院里充分的利用各類檔案信息，都將會(huì)給醫(yī)院的科研、教學(xué)、護(hù)理、醫(yī)療以及對(duì)工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)等打下一定的基礎(chǔ)，而醫(yī)院的信息還可以配合相關(guān)的科研課題和重點(diǎn)專科等工作順利的開展。因此在醫(yī)院的文書檔案信息管理中，管理人員就需要不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并且優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面，在掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)上還可以熟練的掌握處理檔案的方法，使得在現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下也推動(dòng)醫(yī)院的良好發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊慧安.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與對(duì)策芻議[J].信息技術(shù)應(yīng)用研究.2012，01（14）：67-68
【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會(huì)計(jì)電算化,是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用,即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記賬、算賬、報(bào)賬,以及對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財(cái)會(huì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)展的必然,是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展方向。管好用好財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。
一、會(huì)計(jì)電算化特點(diǎn)
1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化
在傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算,使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大,同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表,這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量,也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化
手工會(huì)計(jì)方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會(huì)重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進(jìn)行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時(shí)通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對(duì)磁盤進(jìn)行備份工作。
二、會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會(huì)計(jì)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。各級(jí)企事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成,隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本文根據(jù)工作的實(shí)踐,總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下顯著特點(diǎn)。
第一,較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
第二,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
第三,會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
第四,電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng),通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
第五,電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn),但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn),同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響,即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng),會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。
三、電算化會(huì)計(jì)檔案工作的內(nèi)容
1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫(kù),并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),可以按企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫(kù),如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。
2、搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率
檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù),減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越,整合財(cái)力資源、人力資源,提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3、搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案
財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的,必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問題提出多種方案,并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。
四、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作
電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物,又是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此,必須做好會(huì)計(jì)憑證的收集和整理、會(huì)計(jì)賬簿的收集和整理、會(huì)計(jì)報(bào)表的收集和整理、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
1、加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財(cái)務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財(cái)務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計(jì)思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財(cái)務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實(shí)行電子簽單制度,建立和健全財(cái)務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財(cái)務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財(cái)務(wù)軟件升級(jí),保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。
2、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的收集
所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個(gè)會(huì)計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào);財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。
3、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存
由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,貼上保護(hù)字樣,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,本文建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和利用
電算化會(huì)計(jì)檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案所無法比擬的優(yōu)勢(shì)。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢(shì),使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。我們還可以利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
5、提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍,是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門要補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)為原則,著重加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段的意識(shí)和技能。建立合理的財(cái)務(wù)檔案管理人員的效績(jī)考核評(píng)價(jià)規(guī)定,對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能力強(qiáng)、成績(jī)好的單位和個(gè)人要及時(shí)進(jìn)行表彰,激勵(lì)大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)人員進(jìn)行一定的檔案工作、財(cái)務(wù)管理工作知識(shí)和技能的介紹,使其了解財(cái)務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財(cái)務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題
1、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份
根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所,并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計(jì)算機(jī)病毒的防范。
3、電算會(huì)計(jì)檔案必要有專人管理
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠(chéng)信。這就要求會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。
4、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)
網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取;起用防火墻,隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系,限制外界透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問;采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患,保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
六、結(jié)束語
隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢(shì)。目前,檔案管理信息系統(tǒng)已經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門廣泛應(yīng)用。進(jìn)入WTO后,中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展將進(jìn)入快車道,中國(guó)的企業(yè)要走國(guó)際市場(chǎng),參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)和國(guó)際分工。加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理,將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的問題,財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。我們有理由相信隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蒸蒸日上,會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色,我們的工作也將會(huì)有條不紊地進(jìn)行下去。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 艾文國(guó):會(huì)計(jì)電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
關(guān)鍵詞：科技期刊；檔案管理；有效利用
引言
在編輯科技期刊過程中，會(huì)涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發(fā)表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價(jià)值的資料，對(duì)期刊檔案進(jìn)行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時(shí)，規(guī)范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對(duì)促進(jìn)科技事業(yè)發(fā)展，社會(huì)進(jìn)步都具備十分重要的作用，應(yīng)該引起我們的重視。
一、科技期刊檔案內(nèi)容及類別分析
1.技期刊檔案應(yīng)收集的內(nèi)容科技期刊檔案內(nèi)容非常多且復(fù)雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內(nèi)容：①各種請(qǐng)示與批復(fù)文件，包括創(chuàng)刊、停刊和復(fù)刊等；②歷屆編輯委員會(huì)成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經(jīng)營(yíng)許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會(huì)會(huì)議記錄及定稿會(huì)記錄；發(fā)行合同、印刷合同和發(fā)行計(jì)劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀(jì)；⑨出版后的發(fā)排稿件、出版樣書、校對(duì)室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復(fù)雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計(jì)，那么在整理時(shí)就要面臨非常浩大的工程量。
2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復(fù)雜、豐富的資料內(nèi)容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報(bào)社日常經(jīng)營(yíng)管理、全面質(zhì)量管理的方方面面中。本文針對(duì)科技期刊檔案主要內(nèi)容，將其歸類整理為以下幾個(gè)常見的類別：①作者庫(kù)、審稿人庫(kù)以及編委會(huì)檔案；②各項(xiàng)政策法規(guī)、法律制度以及相關(guān)文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學(xué)術(shù)活動(dòng)類、學(xué)術(shù)研究以及人才資料檔；⑤編輯業(yè)務(wù)檔案；⑥財(cái)務(wù)檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎(jiǎng)資料檔案；⑨宣傳物、評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)類檔案等等。
二、科技期刊檔案管理的重要性
1.檔案管理是科技期刊發(fā)展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現(xiàn)象，是對(duì)歷史資料、數(shù)據(jù)的原始記錄與儲(chǔ)存，其在文化層面上反映出經(jīng)濟(jì)物質(zhì)成分中的精神價(jià)值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態(tài)。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數(shù)據(jù)，全面、真實(shí)的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展、管理過程中的具體情況。科技期刊檔案的記錄蘊(yùn)含非常豐富、深層次的信息資料，在總結(jié)日常工作、辦刊經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的同時(shí)，還能成為其指導(dǎo)刊物，從而利用有效的資料數(shù)據(jù)，研究并開發(fā)出有利于自己的信息。同時(shí)，科技期刊檔案也可以作為衡量、評(píng)價(jià)辦刊質(zhì)量，刊社管理水平的重要指標(biāo)。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續(xù)發(fā)展提供有效借鑒，在保障刊物穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展的同時(shí)，其資料也具備一定的參考功能、評(píng)價(jià)功能、服務(wù)功能。
2.科技期刊資料是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)科技期刊檔案還可作為個(gè)人成長(zhǎng)歷史的見證資料。一個(gè)優(yōu)秀著名的科學(xué)家，個(gè)人的成長(zhǎng)發(fā)展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實(shí)寫照。珍貴的個(gè)人論文和資料還可以用于國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界引用和研究中，例如我國(guó)知名傳染病學(xué)家李賦京教授，他是國(guó)際上首先發(fā)現(xiàn)釘螺卵的專家，并在安徽省發(fā)現(xiàn)了新的釘螺物種，國(guó)內(nèi)外科學(xué)家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國(guó)消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻(xiàn)。此外，科技文獻(xiàn)資料也是促進(jìn)科技發(fā)展的基礎(chǔ)。國(guó)家發(fā)展科學(xué)，構(gòu)建科學(xué)大廈必須要依托堅(jiān)實(shí)的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學(xué)家辛勤奮斗、累計(jì)的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎(chǔ)上進(jìn)行深入研究和不斷前進(jìn)。若科學(xué)家和研究學(xué)者能有效利用科技文獻(xiàn)資料，不僅能極大促進(jìn)科技技術(shù)的飛速發(fā)展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費(fèi)發(fā)揮出自身的價(jià)值。對(duì)于科研單位來講，科技期刊資料是對(duì)干部任免、職工獎(jiǎng)懲、聘任以及出國(guó)留學(xué)等重要的科學(xué)依據(jù)。
三、科技期刊檔案管理的主要方式
檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實(shí)效性、規(guī)范性和科學(xué)性方向前進(jìn)與發(fā)展，將傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)為科學(xué)、動(dòng)態(tài)管理。在對(duì)科技期刊檔案進(jìn)行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內(nèi)容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內(nèi)容等與期刊相關(guān)的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應(yīng)用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料。現(xiàn)如今，在科技水平和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時(shí)，也要重視起紙質(zhì)版檔案資料與電子版檔案資料的協(xié)調(diào)、平行保存，這種管理方式正是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代背景下檔案管理方式的創(chuàng)新。2008年，國(guó)家檔案局聯(lián)合教育部門制定頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學(xué)校必須對(duì)紙質(zhì)檔案資料以及電子檔案資料同時(shí)、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學(xué)術(shù)刊物、樣書出版發(fā)行的各項(xiàng)記錄等。在管理電子版檔案資料時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的安全、保密性，通過在儲(chǔ)存數(shù)據(jù)資料的計(jì)算機(jī)上安裝防護(hù)軟件和殺毒軟件，設(shè)置安全密碼等，并定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進(jìn)行基礎(chǔ)的整理保存外，還必須向?qū)W校檔案室、圖書館提交紙質(zhì)資料，并加以保存。科技期刊檔案管理資料作為檔案管理基礎(chǔ)內(nèi)容，其必須積極配合學(xué)校檔案管理具體要求，制定科學(xué)的檔案管理制度，對(duì)其提出詳細(xì)、準(zhǔn)確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質(zhì)量。
四、科技期刊檔案工作管理工作
1.對(duì)下發(fā)文件進(jìn)行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個(gè)人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)等學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)所設(shè)立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴(yán)格遵守出版要求，同時(shí)也要嚴(yán)格遵從所屬單位的各項(xiàng)工作要求。科技期刊的負(fù)責(zé)人需要根據(jù)文件資料下發(fā)的年份、單位以及內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔，對(duì)下發(fā)的重要文檔需要進(jìn)行備份存檔，避免由于留存時(shí)間過長(zhǎng)出現(xiàn)文件破損問題。對(duì)于下發(fā)的行政文件需要細(xì)細(xì)瀏覽，在對(duì)其進(jìn)行全面閱讀了解后，再對(duì)文件進(jìn)行存儲(chǔ)分類。
2.對(duì)稿件相關(guān)資料進(jìn)行歸檔稿件相關(guān)資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對(duì)于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關(guān)資料進(jìn)行有效分類歸檔。由于現(xiàn)階段科技期刊主要采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)來進(jìn)行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時(shí)也便于稿件相關(guān)材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統(tǒng)對(duì)稿件資料進(jìn)行檔案管理，同時(shí)也可借助專業(yè)的檔案管理軟件進(jìn)行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯(lián)網(wǎng)的電腦對(duì)文件進(jìn)行備份保存，同時(shí)也可選用線上數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存。
3.對(duì)稿件財(cái)務(wù)工作資料進(jìn)行歸檔科技期刊中的稿件財(cái)務(wù)主要是指辦公經(jīng)費(fèi)、稿件相關(guān)經(jīng)費(fèi)及其他費(fèi)用。涉及到期刊經(jīng)費(fèi)的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財(cái)務(wù)工作的歸檔工作。科技期刊負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的管理人員需要嚴(yán)格按照產(chǎn)業(yè)規(guī)定執(zhí)行財(cái)務(wù)紀(jì)律，對(duì)不同類型的經(jīng)費(fèi)材料進(jìn)行分類管理，對(duì)部分重要材料進(jìn)行備份留檔，在進(jìn)行工作交接過程中，需要在第三方監(jiān)督下完成交接工作。
五、科技期刊檔案有效利用的具體建議
1.增強(qiáng)檔案管理與利用意識(shí)規(guī)范、有效的意識(shí)是保障科技期刊檔案充分利用的基礎(chǔ)與前提，意識(shí)層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領(lǐng)導(dǎo)者，都必須不斷提升自身的檔案意識(shí)和情報(bào)意識(shí)，積極主動(dòng)、大力支持檔案資料收集，并參與進(jìn)去，發(fā)揮自身的作用。同時(shí)，提高檔案資料利用效率，最大程度開發(fā)科技期刊檔案資料信息價(jià)值。總之，在科技期刊檔案管理與應(yīng)用過程中，作為最基礎(chǔ)的因素，各個(gè)人員必須不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)、發(fā)展意識(shí)和共享意識(shí)，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。
2.樹立“以人為本”理念，科學(xué)開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時(shí)，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對(duì)他們自身的檔案管理水平提出了嚴(yán)格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識(shí)，還需要在日常中學(xué)習(xí)各類先進(jìn)的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時(shí)大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養(yǎng)非常重要。將科技檔案管理工作責(zé)任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點(diǎn)和規(guī)律，科學(xué)開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。
3.建立完善的機(jī)制，創(chuàng)新科學(xué)方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應(yīng)形成一個(gè)系統(tǒng)的機(jī)制，并在不斷更新和完善中服務(wù)于日常工作。刊社編輯人員和高校檔案管理人員必須積極創(chuàng)新新的管理方式，更新自己的知識(shí)內(nèi)容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉(zhuǎn)為二次開發(fā)利用，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。在創(chuàng)新檔案管理方式時(shí)，要將信息資源的收集、整理和優(yōu)化工序積極與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，使其朝著先進(jìn)化、有序化前進(jìn)。例如，應(yīng)積極實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化處理與信息化儲(chǔ)存、信息化采集、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化等。
4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經(jīng)驗(yàn)科技期刊檔案能夠?yàn)槠诳庉嫴刻峁└黜?xiàng)工作管理需求的檔案材料，同時(shí)也是科技期刊進(jìn)行年終總結(jié)以及評(píng)刊的重要參考材料。科技期刊檔案作為記錄刊物發(fā)展歷程重要載體，能夠?yàn)榭锶粘９芾砉ぷ鞯拈_展提供有效保證，同時(shí)豐富科技刊物的管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)。對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行同類刊物評(píng)價(jià)比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對(duì)影響科技期刊發(fā)展的有利因素以及不利因素進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評(píng)比材料的提供打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。科技期刊的獲獎(jiǎng)與選擇系統(tǒng)性材料有著極大的關(guān)聯(lián)性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對(duì)獲獎(jiǎng)資料以及宣傳物圖片檔案進(jìn)行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創(chuàng)新提供參考。辦刊協(xié)作單位以及廣告業(yè)務(wù)檔案是科技期刊經(jīng)營(yíng)模式創(chuàng)新的重要信息來源，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)刊物客戶資源的有效穩(wěn)定，編輯部門需要利用相關(guān)檔案與刊物內(nèi)的業(yè)務(wù)單位及時(shí)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)，利用科技傳媒的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)為科技期刊發(fā)展提供保障。
5.借助檔案對(duì)科技期刊辦刊資源維護(hù)網(wǎng)絡(luò)投稿系統(tǒng)的建立應(yīng)用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對(duì)于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協(xié)作辦刊單位等都是刊物的重要社會(huì)資源、學(xué)術(shù)資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家?guī)鞕n案資料，對(duì)撰稿人的科研動(dòng)態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤交流，同時(shí)也要對(duì)刊物內(nèi)的審稿隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)與行業(yè)內(nèi)專家學(xué)生的實(shí)時(shí)跟蹤交流，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技期刊辦刊資源的有效維護(hù)。
關(guān)鍵詞：復(fù)式記賬原理；本科教學(xué)評(píng)估；檔案管理
教學(xué)檔案是高校本科教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國(guó)家教育部頒布的《普通高校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》制定了相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時(shí)由于上級(jí)教育主管部門對(duì)高校的檢查門類較多，包括學(xué)士學(xué)位授予權(quán)的評(píng)估，新專業(yè)評(píng)審等，在根據(jù)不同評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。
一、會(huì)計(jì)循環(huán)與檔案管理流程
通常情況下，企業(yè)以一年作為一個(gè)會(huì)計(jì)周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對(duì)財(cái)物的進(jìn)出進(jìn)行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)交易。因此，會(huì)計(jì)信息處理是一個(gè)周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過程，這個(gè)過程叫做會(huì)計(jì)循環(huán)。它通常包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會(huì)計(jì)科目。
(二)會(huì)計(jì)分錄：根據(jù)會(huì)計(jì)憑證在分錄簿中序時(shí)記錄交易項(xiàng)目，并編制科目匯總表。
(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。
(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗(yàn)分類帳戶中各項(xiàng)借方余額與貸方余額是否相等。
(五)編制財(cái)務(wù)報(bào)表：通過編制財(cái)務(wù)報(bào)表說明本會(huì)計(jì)年度內(nèi)會(huì)計(jì)主體的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)。
會(huì)計(jì)循環(huán)的具體圖示如下：
與會(huì)計(jì)循環(huán)類似，高校教學(xué)擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個(gè)連續(xù)的動(dòng)態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時(shí)，對(duì)教學(xué)檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會(huì)計(jì)帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會(huì)計(jì)循環(huán)不同的是，它通常以一個(gè)學(xué)期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學(xué)常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，同時(shí)記錄每個(gè)目錄項(xiàng)下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項(xiàng)目名稱和盒編號(hào)四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學(xué)文件分類歸檔，以實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：
二、會(huì)計(jì)科目與檔案目錄
會(huì)計(jì)科目是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的標(biāo)志或項(xiàng)目。會(huì)計(jì)對(duì)象包含資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤(rùn)等要素。為了對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點(diǎn)，分門別類地確定項(xiàng)目。由于會(huì)計(jì)要素反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營(yíng)管理中當(dāng)然也會(huì)有不同的要求，在會(huì)計(jì)核算中不僅要按照各會(huì)計(jì)要素的不同特點(diǎn)，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求進(jìn)行分類別、分項(xiàng)目的核算。
(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學(xué)主體的特點(diǎn)。即根據(jù)教學(xué)主體的需要，本著全面反映教學(xué)活動(dòng)的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。
(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求。一是要符合國(guó)家本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系的要求來劃分教學(xué)業(yè)務(wù)檔案的類別，設(shè)定分類的標(biāo)識(shí)；二是要符合高校自身教學(xué)管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動(dòng)、項(xiàng)目決策及信息管理。
(三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來
由于各高校的教學(xué)管理制度和教學(xué)活動(dòng)有一定差別，因此在分類目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時(shí)，對(duì)指標(biāo)的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標(biāo)體系的前提下，各個(gè)單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補(bǔ)反映本高校特色項(xiàng)目的目錄。 轉(zhuǎn)貼于
(四)設(shè)置檔案目錄的名稱要簡(jiǎn)單明確，字義相符，通俗易懂
檔案目錄作為分類標(biāo)識(shí)，要求簡(jiǎn)單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡(jiǎn)單明確是指根據(jù)教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)盡可能簡(jiǎn)潔明確地規(guī)定科目名稱；字義相符是指按照中文習(xí)慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠?yàn)楦咝Ｖg的學(xué)習(xí)交流提供便利。
(五)設(shè)置檔案目錄要保持相對(duì)穩(wěn)定性
為了便于在不同時(shí)期分析比較教學(xué)評(píng)估指標(biāo)和在一定范圍內(nèi)匯總各項(xiàng)指標(biāo)，應(yīng)保持檔案目錄相對(duì)穩(wěn)定，盡量不要變動(dòng)目錄的名稱、內(nèi)容、數(shù)量，使分析指標(biāo)保持統(tǒng)一性和可比性。
根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級(jí)目錄名稱對(duì)照表：
在一級(jí)目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級(jí)目錄和三級(jí)目錄。此外，對(duì)于跨連續(xù)幾個(gè)學(xué)期的教學(xué)檔案，如 ：專業(yè)建設(shè)，實(shí)踐教學(xué)體系創(chuàng)建，實(shí)驗(yàn)教學(xué)區(qū)，產(chǎn)學(xué)研基地等項(xiàng)目可以靈活處理，單獨(dú)開設(shè)獨(dú)立的目錄，突出反映學(xué)校的辦學(xué)特色，而不必仍以一個(gè)學(xué)期作為檔案的管理周期。
三、財(cái)務(wù)報(bào)表與文件匯編
會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時(shí)期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書面文件。它是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會(huì)計(jì)信息的主要手段。我國(guó)現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會(huì)計(jì)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準(zhǔn)備明細(xì)表、利潤(rùn)分配表、股東權(quán)益增減變動(dòng)表、分部報(bào)表和其他有關(guān)附表。會(huì)計(jì)報(bào)表為評(píng)價(jià)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和改善經(jīng)營(yíng)管理提供重要信息；為國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進(jìn)行決策提供有用信息。
與之相類似的是，本科教學(xué)評(píng)估過程中通常要求提供三個(gè)部分的材料，即：（一）自評(píng)匯報(bào)材料，也就是《自評(píng)綜合報(bào)告》。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學(xué)工作的基本情況，使專家看了以后能對(duì)學(xué)校本科教學(xué)的整體水平作出價(jià)值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的檔案經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析等加工處理而來，作用是支撐自評(píng)材料中所反映出的對(duì)自身教學(xué)工作所作出的正面評(píng)價(jià)，起到增強(qiáng)說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來的。其中，備查材料的準(zhǔn)備在每學(xué)期平時(shí)的資料整理過程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學(xué)評(píng)估的準(zhǔn)備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補(bǔ)缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學(xué)期末聘請(qǐng)專人對(duì)各部分材料進(jìn)行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊(cè)，總結(jié)學(xué)校在辦學(xué)過程中的進(jìn)步和不足。自評(píng)匯報(bào)材料起到了會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報(bào)告，是全面反映本科教學(xué)水平的總結(jié)性書面文件，此部分通常于本科教學(xué)評(píng)估前一個(gè)月內(nèi)完成。
四、結(jié)束語
教學(xué)檔案材料內(nèi)容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學(xué)規(guī)律和教學(xué)工作性質(zhì)并結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)建立行之有效的檔案管理辦法，對(duì)于整個(gè)教學(xué)管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬目處理的方法對(duì)檔案管理進(jìn)行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實(shí)用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學(xué)檔案管理的有效方法，是學(xué)校教學(xué)改革與發(fā)展的基礎(chǔ)保證，是每一個(gè)檔案管理工作者的不懈追求。
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［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004
［中圖分類號(hào)］ F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02
1 電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：
（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤，即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
（5）實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。
2 當(dāng)前企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
2.1 會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)不完善
有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.2 網(wǎng)絡(luò)的安全隱患
首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。 2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低
檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會(huì)計(jì)檔案管理自動(dòng)化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，電子檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料備份到外存儲(chǔ)器中保存，或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會(huì)計(jì)資料的假備份，出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 會(huì)計(jì)檔案管理解決措施
（1）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下3個(gè)方面：①訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。③各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
（2）確保會(huì)計(jì)檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度，實(shí)行崗位專人專職制度，對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護(hù)措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。④對(duì)保存有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。
（3）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人：①必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；②會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
（4）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。
（5）加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案信息優(yōu)勢(shì)，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。
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