時間：2023-06-05 09:56:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財政部檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
伴隨著時代的進步，現代科學技術突飛猛進，多媒體信息技術在行政事業單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業單位的重要性
為了強化事業單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業單位的檔案管理相關機構，統一進行集中化管理。
再者，由于事業單位內部的在財務及內部管理上的需求，事業單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據粗略統計，我國目前共有約126萬個事業單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業單位的收支情況，為事業單位的發展規劃，人員編制提供科學可行的依據，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學合理的會計檔案管理也能準確記錄事業單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業單位的經費開支變得更加合理，有理有據，防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發展趨勢
（一）事業單位會計檔案的數字信息化管理
隨著時代的進步與發展，事業單位的會計檔案管理必將走上數字化的道路，逐漸實現會計檔案管理的電子化會計管理，網絡化管理與智能化管理，事業單位在今后的會計檔案管理或者說現在已經逐漸不再局限與傳統的檔案袋紙質管理上，計算機的不斷發展極大地豐富了檔案資料的儲存介質，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業單位在進行會計檔案管理時也必將以網絡管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現網絡智能化的檔案數據管理，節省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務軟件從單純的核算轉型為管理
目前來說，我國的財務軟件大多數仍然局限在單純的數據核算層面上，但由于市場的不斷發展，單純的核算已經不能滿足事業單位的發展，隨著會計電算化的不斷發展，財務軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務核算方面，還會在財務核算上進一步涉及規劃，決策，統一整合數據進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務核算向綜合管理方向發展。全面促進事業單位會計檔案管理的數字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業單位工作壓力也越來越大，傳統事業單位已經漸漸不能滿足事業單位的發展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數據的利用，單純的會計核算逐步轉變為現代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發揮已經成了事業單位發展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預算管理以及的信息化系統建設的發展?v史，再到2008年的全球金融危機爆發之后，預算管理信息系統建設開始走向多維度，全面化，精細化的發展方向，然后在2013年到現在的市場經濟多變與不斷轉型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預算管理軟件與管理會計報告分析應用軟件等會計管理軟件的工具在企業與事業單位中的具體應用，統一標示著現代化數字信息技術在會計管理領域的集中應用，再者為了最先限度的去滿足事業單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發揮出會計檔案作為信息源的應有作用與職能，最后統一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發揮。
四、如何提升事業單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務記錄，要將做好會計檔案管理當作自身的責任，做到對單位負責，對國家負責，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關細節，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領導也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創造良好工作環境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎，事業單位務必要根據相關法律，結合事業單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規劃，運用科學的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現的問題及時指正，端正管理人員工作態度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓，提高工作素養
事業單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業務素養上，還在職業道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責方，其業務水平直接影響到檔案卷宗的質量。會計檔案管理逐步轉向數字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業單位必須加強在職人員的業務培訓，提高管理人員的新型技術學習，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學習，將理論與實踐結合，培養出一批復合型全面的財會人才，最大化發揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規范化
為了全面提高事業單位的會計檔案管理，事業單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關政策，根據事業單位的實際情況制定相應管理機制，規范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
全文如下：
關于印發《會計師事務所審計檔案管理辦法》的通知
財會[20xx]1號
各省、自治區、直轄市財政廳(局)、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：
為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務所審計檔案管理辦法》，現予印發，自20xx年7月1日起施行。
財政部 國家檔案局
20xx年1月11日
附件：
會計師事務所審計檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內依法設立的會計師事務所管理審計檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務所按照法律法規和執業準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計檔案應當由會計師事務所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監督和指導。
第五條 會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。
會計師事務所應當明確一名負責人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。
會計師事務所應當設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業務培訓，具備良好的職業道德和專業技能。
第六條 會計師事務所應當結合自身經營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。
會計師事務所從事境外發行證券與上市審計業務的，應當嚴格遵守境外發行證券與上市保密和檔案管理相關規定。
第二章
歸檔、保管與利用
第七條 會計師事務所從業人員應當按照法律法規和執業準則的要求，及時將審計業務資料按審計項目整理立卷。
審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計師事務所不得任意刪改已經歸檔的審計檔案。按照法律法規和執業準則規定可以對審計檔案作出變動的，應當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。
第九條 會計師事務所自行保管審計檔案的，應當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設施和設備。
會計師事務所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設立、管理規范的檔案中介服務機構(以下簡稱中介機構)代為保管。
第十條 會計師事務所應當按照法律法規和執業準則的規定，結合審計業務性質和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計檔案管理人員應當定期對審計檔案進行檢查和清點，發現損毀、遺失等異常情況，應當及時向分管負責人或經其授權的其他人員報告并采取相應的補救措施。
第十二條 會計師事務所應當嚴格執行審計檔案利用制度，規范審計檔案查閱、復制、借出等環節的工作。
第十三條 會計師事務所對審計檔案負有保密義務，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規和執業準則規定的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。手續不健全的，會計師事務所有權不予提供。
第三章
權屬與處置
第十四條 審計檔案所有權歸屬會計師事務所并由其依法實施管理。
第十五條 會計師事務所合并的，合并各方的審計檔案應當由合并后的會計師事務所統一管理。
第十六條 會計師事務所分立后原會計師事務所存續的，在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續方統一管理。
會計師事務所分立后原會計師事務所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應當根據分立協議，由分立后的會計師事務所分別管理，或由其中一方統一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。
第十七條 會計師事務所因解散、依法被撤銷、被宣告破產或其他原因終止的，應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。
第十八條 會計師事務所分所終止的，應當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。
第十九條 會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。
第二十條 有限責任制會計師事務所及其分所因組織形式轉制而注銷，并新設合伙制會計師事務所及分所的，轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會計師事務所及分所分別管理。
第二十一條 會計師事務所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的，應當簽訂書面委托協議，并在協議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關權利義務。
第二十二條 會計師事務所及分所終止或會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構代為保管審計檔案的，應當提交書面委托協議復印件。
第四章
鑒定與銷毀
第二十三條 會計師事務所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統稱檔案管理部門)應當定期與相關業務部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。
經鑒定后，確需繼續保存的審計檔案應重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當登記造冊，經會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。
第二十四條 會計師事務所銷毀審計檔案，應當由會計師事務所檔案管理部門和相關業務部門共同派員監銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務所信息化管理部門應當派員監銷。
第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監銷人簽名等)應當長期保存。
第五章
信息化管理
第二十六條 會計師事務所應當加強信息化建設，充分運用現代信息技術手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計師事務所對執業過程中形成的具有保存價值的電子審計業務資料，應當采用有效的存儲格式和存儲介質歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。
第二十八條 會計師事務所應當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發現問題及時處理。
第六章
監督管理
第二十九條 會計師事務所從業人員轉所執業的，離所前應當辦理完結審計業務資料交接手續，不得將屬于原所的審計業務資料帶至新所。
禁止會計師事務所及其從業人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據為己有或委托個人私存審計檔案。
第三十條 會計師事務所違反本辦法規定的，由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監管對象或依法采取其他行政監管措施。
會計師事務所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章
附 則
會計集中核算后會計檔案管理仍存在以下問題：
其一，會計核算中心不具有保管各單位會計檔案的權利。會計核算中心不是各行政事業單位的會計主體，不具有保管會計檔案的權利；會計核算中心的工作人員都是通過會計業務考試招用的，沒有專業會計檔案管理人員；會計核算中心的辦公場所大多是租用或主管部門分配的，沒有專門的檔案室。
其二，磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存的會計檔案管理不規范。會計核算中心一般都實行會計電算化，每年都形成大量的磁盤、光盤等磁介檔案。《會計電算化工作規范》第7條明確規定，電算化會計檔案，包括存儲的會計數據和計算機打印出來書面形成的會計數據。《會計基礎工作規范》第45條規定，實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應作為會計檔案進行管理。《會計檔案管理辦法》第12條規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。然而在實際工作中，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案，也只移交紙質會計檔案，對磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案怎樣科學、安全的保存沒有明確的規定。
其三，會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計人員將會計資料進行搜集、整理、分類、加工、核算出來的產成品的技術成果，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結，因此會計檔案的管理是會計工作的重要組成部分。但在實際工作中，無論是會計核算中心的人員還是各行政事業單位的會計人員，對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少。此外，各單位普遍輕視會計檔案的管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制定具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊等情況的出現。
其四，會計檔案管理工作缺乏監管。由于會計集中核算是會計制度改革的新形式，其業務接受同級財政部門的監管。然而無論是財政部門還是檔案部門都沒有對納入集中核算后會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有介入其中進行業務指導與監督。財政部門注重會計業務質量，而對會計檔案規范與否重視不夠，使會計檔案管理工作缺乏監督。
其五，會計檔案管理制度不健全。制度不健全必然導致管理無章可循。不少會計核算中心沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度。對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準、移交等問題沒有作出具體的規定，也沒有配備專人管理會計檔案。而是由各分管會計管理自己的會計檔案，造成會計核算中心內部形成的會計憑證、會計報表、會計資料的整理、裝訂不一致，沒有做到會計檔案規范化管理。
鑒于以上原因，為了規范會計檔案的管理，保證資料、檔案的安全、完整，筆者認為應做好以下方面的工作：
首先，應明確會計檔案管理的主體，理順會計檔案管理體制。對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變、資產所有權不變、資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體是各行政、事業單位而不是會計核算中心。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，將各單位會計檔案整理規范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
其次，應加強業務培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度，決定會計檔案案卷質量的高低。因此核算中心應對中心人員和報賬會計進行會計檔案管理和操作的培訓，從原始單據的折疊、粘貼、裝訂、檔案封面的填寫、會計資料的分類等基礎性工作學起，從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
再次，應加強會計檔案的監管。業務主管部門與檔案行政管理部門應共同制定出會計制度改革后的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
最后，應完善會計檔案管理．工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。會計核算中心除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，制定出會計檔案歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的完整性。在向各單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、檔案管理員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各保留一份，存檔一份。
關鍵詞： 會計檔案管理； 特點； 重要性
中圖分類號： F230 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）04-0063-01
一、會計檔案的概念及特點
1.整體性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表之間是相互緊密聯系的整體，保持會計檔案管理的整體性和連續性，是整理好會計檔案的基礎。
2.穩定性。會計檔案雖然形式范圍廣、內容和種類繁多，但它的基本成分：會計憑證、會計賬簿、會計報表是具有穩定不變性的。
3.規律性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反應一項經濟業務活動時，從業務發生到結束，都是連續不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯系、環環相扣的規律性。
4.專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
二、會計檔案管理分類
會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料。
1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
2.會計賬簿：總賬、明細賬、現金及銀行日記賬、固定資產卡片、及其他會計賬簿。
3.財務報表：財務報告、會計報表、及其他財務報告。
4.其他類：如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
三、歸檔前應做好以下幾項工作
1.賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。
2.活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。
3.賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規定要求進行保管。
四、加強會計檔案管理還應做好以下幾條
1.準確立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會計專用檔案盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度結束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。
2.及時歸檔。會計檔案是一種社會資源，為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全和完整，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中統一管理，任何個人都不得拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構暫時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理，未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。確需個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
3.嚴格保管制度，確保安全。保管好會計檔案是充分發揮會計檔案作用的基礎，各級會計部門和檔案部門都應重視對會計檔案的保管。按規定要求選配政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員；配置適當規模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和實施安全措施，實行電算化會計檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實現保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。
4.嚴格查閱制度。《會計檔案管理辦法》明確規定：各單位的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。會計檔案是歷史紀錄的原始材料，在數量上一般都是單份，且很多內容有一定的機密性，這決定了檔案提供利用時，應采取在檔案室內查閱的方式。
5.嚴格檔案銷毀制度。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。會計檔案的銷毀應按照下列程序銷毀：
（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（3）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員參加監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。
（4）監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
6.加大會計檔案的監管力度。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量評估，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具意見書。
五、充分認識會計檔案在單位日常業務活動中的重要性
根據《會計法》的規定，各單位對會計憑證、會計帳薄、會計報告和其它會計核算資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案是記錄過去的各單位經濟活動，它以所有的原始數據為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細財務規劃、計劃、調查取證以及進行財務決策提供重要依據。因此，它必須引起各級部門及單位的高度重視，為搞好會計檔案管理工作，建立健全了各項規章制度，要明確專人管理，對會計檔案工作實行規范化管理。
參考文獻：
[1] 艾文國.會計電算化[M].北京:高等教育出版社，2003.
[2] 《中華人民共和國會計法》.
[3] 《會計檔案管理辦法》.
本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業財務通則》。
財政部會第5號《企業會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。
華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內容與要求
××1基本任務
×××1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
×××做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。
×××負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。
×××負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批
準銷毀的會計檔案。
××2歸檔范圍
×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反
映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
×××2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔
案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。
×××會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。
××3歸檔要求和時間
×××1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
×××2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
×××3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等
內容。
×××會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
×××已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。
××4會計檔案的管理
×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。
×××2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
×××3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
××會計檔案的鑒定與銷毀
×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
×××2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
×××3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。
×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
×××5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
×××主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
×××本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
×××保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內容。
×××局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
×××銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。
×××保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
××會計檔案的利用
×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。
×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分
管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。
×××3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
××會計檔案的保管
×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在×××～×××之間。
×××2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長發展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規范等一系列問題，嚴重制約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。
一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農村信用社的會計檔案管理制度主要執行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統一管理會計檔案的標準。許多農村信用社機構現存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統一規定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數應歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業務領域，并逐漸取代了傳統的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成了較為系統、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統一的規劃，開發利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，由于大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合并等業務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業務交接時，往往只辦業務數據的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網點合并的會計檔案移交手續不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規范農村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求。會計檔案操作規程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統開發、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規范整改一批、集中銷毀一批，保證現有會計檔案完整、規范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現狀
1、“三重、三輕”現象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現象嚴重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
3、執行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。
[參考文獻]
[1)國家財政部：會計檔案管理辦法LZ]，1999-Ol-01，
[2]謝德寬：高校財務檔案管理問題探析田，中華女子學院山東分院學報，20lO(2)
1會計集中核算存在的問題
1.1會計集中核算有悖于財經法規
1.1.1會計集中核算與《中華人民共和國會計法》相悖《中華人民共和國會計法》第四條規定,“單位負責人對單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責。”且不說單位負責人能不能對會計集中核算中心編制的會計資料真實性、完整性負責,因為會計集中核算,取消單位會計機構,將單位會計機構游離于單位之外,單位既沒有出納員,也沒有記賬員,只保留一個報賬員,也就是說會計核算工作有財政部門相對獨立管理。行政機關、事業單位對經濟業務或事項的確認、計量、記錄,甚至報告,都有單位之外的會計集中核算中心負責。那么,我們要問的是:單位負責人如何對單位會計工作負責?負什么職責?很顯然,單位負責人除了定期了解單位財務報告,甚至走過場似的做一些象征性地在財務報告封面上簽名蓋章外,既不能隨時了解本單位財務會計核算情況,也不能對本單位會計機構、會計人員進行管理。退一步說,會計集中核算屬于行政機關及事業單位會計業務。但是,《中華人民共和國會計法》第三十六條第一款規定,“各單位應當根據會計業務的需要,設置會計機構,或者在有關機構中設置會計人員并指定會計主管人員;不具備設置條件的,應當委托經批準設立從事會計記賬業務的中介機構記賬”。現實問題是,一是,這些行政機關或事業單位并不都是不具備設置會計人員、會計機構的條件;二是并不是單位根據需要,而是行政機關及事業單位的上級主管部門根據需要,設置會計機構;三是,會計集中核算是財政部門成立會計核算中心,在保持單位會計主體、資金使用權和財務收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會計和出納,各單位只設報賬員的會計核算活動。會計集中核算中心不是什么中介機構。
1.1.2會計集中核算能夠有效控制支出,卻不能要求單位適時進行財產清查,提高資產利用率如前所述,對行政機關及事業單位的會計核算進行全面改革,取消了行政機關及事業單位會計機構,改為報賬單位的會計集中核算,對于維護財經紀律、控制行政事業單位經費支出、防止貪污浪費等確實起到作用。但是,由于會計集中核算是財政部門成立會計核算中心,在保持單位會計主體、資金使用權和財務收支自不變的前提下,取消單位銀行賬戶、會計和出納,各單位只設報賬員,會計核算中心通過會計委托記賬對行政事業單位集中辦理會計核算和監督業務,融會計核算、監督、服務管理于一體的會計管理體制。而行政機關及事業單位的會計核算程序之一,財產清查,尤其是不定期財產清查就不能如期進行。在實行會計集中核算的行政機關及事業單位,進行財產清查時,首先要取得會計集中核算單位的配合和協調,如果會計集中核算中心工作繁忙,或者因為其他原因不能及時提供會計資料,行政機關及事業單位就不能進行財產清查,因而也就不能及時了解單位財務狀況、資產、負債的多少,盤清家底,及時結算債權、債務,提高資產使用效率。
1.1.3違背《會計基礎工作規范》,不利于會計基礎工作管理中華人民共和國財政部1996年6月17日的《會計基礎工作規范》第二章第六條規定,“各單位應當根據會計業務的需要設置會計機構;不具備單獨設置會計機構條件的,應當在有關機構中配備專職會計人員。事業行政單位會計機構的設置和會計人員的配備,應當符合國家統一事業行政單位會計制度的規定。設置會計機構,應當配備會計機構負責人;在有關機構中配備專職會計人員,應當在專職會計人員中指定會計主管人員。會計機構負責人、會計主管人員的任免,應當符合《中華人民共和國中華人民共和國會計法》和有關法律的規定”。可見,單位的會計機構設置、會計人員配備,實行會計崗位責任制是單位內部事務,是單位的最基本權利之一,是《中華人民共和國會計法》賦予的權力和職責,是任何人不能侵犯和干預的。
1.1.4會計檔案管理不符合會計檔案管理辦法根據《會計檔案管理辦法》規定,會計檔案由單位會計機構負責整理立卷歸檔。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由本單位會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位的檔案機構同一保管;如果單位未設立檔案機構,則應當在會計機構內部指定專人保管,但出納人員不得兼管會計檔案。有資料顯示,某市實行會計集中核算后,要求各單位的會計檔案資料由會計集中核算中心在一年或半年后轉移給行政機關或事業單位。很顯然,這種會計資料管理辦法與我國《會計檔案管理辦法》相左。
1.2重復設置會計機構,浪費人力、物力實行會計集中核算,對于控制行政機關及事業單位經費支出,防止貪污浪費有一定作用。但是我們也應該看到,設置會計集中核算中心本身,也是機構重復設置,浪費人力物力的一個典型。有資料顯示,某市設置會計集中核算中心機構,獨立于行政、事業單位之外的做法,相對增加80多人的事業單位編制。在會計崗位上,會計集中核算中心80人計算,每崗工作人員工資年薪3萬元,一年財政支出240多萬元。此外,因為各單位集中報賬,按每周兩次,一次交通費20元計算,每年每單位多支出2000元,300多個行政機關及事業單位,每年多支出60萬元。一個行署市級政府設置的會計集中核算中心,每年因此多支出300多萬元。而這些支出是剛性的,不可控制的。這些支出還不包括會計集中核算中心的場地租賃費、辦公經費等其他支出。設置會計集中核算中心,本身相對控制行政單位及事業單位支出。我們要問的是,控制這些支出是否都一定合理、合法?是否都能夠符合這些單位的實際情況?另外,是否被納入會計集中核算中心的單位都不遵循財經紀律,都存在浪費人力物力現象?顯然,上述諸問題,不得不讓當事單位及相關會計人員懷疑。
2撤消會計集中核算中心對策基于上述觀點,我們認為應該撤消會計集中核算中心，當然,也不能簡單一撤了之，因為,會計集中核算中心的設立,畢竟有其獨到作用。
2.1撤消會計集中核算中心,保留會計憑證審核機構《會計法》第三十三條規定,“財政、審計、稅務、人民銀行、證券監督、保險監管等部門應當依照有關法律、行政法規規定的職責,對有關單位的會計資料實施監督檢查。”這些檢查可以是事后檢查,也可以是事前監督。為了單位便于與財政部門的集中支付中心對接,嚴格控制經費支出,防止貪污浪費的發生,各地在撤消會計集中核算中心的同時,仍然要求財政部門保留會計憑證審核機構,對行政機關及事業單位的經費預算、記錄經濟業務發生或完成情況的原始憑證進行審核非常必要。財政部門對原始憑證審核除了有關人員簽名蓋章外,還可以在原始憑證及經費支出預算表上蓋上“審訖”字樣,為以后有關單位審計、財務檢查等活動提供依據。超級秘書網
關鍵詞：電子發票；高校財務管理；挑戰
電子發票的應用可簡化報銷流程，提升效率，節約成本，但是在使用過程中也存在易偽造、監管難、重復報銷等難題。如何克服這些難題將是高校財務所面臨和必須迎接的挑戰。
一、電子發票概述
2012年以來，國家財政部開始推行為財政票據電子化工作，旨在提高票據監管能力。目前，已有許多高校和財政廳有關單位在使用財政電子發票。在財政部和國家檔案局為電子發票的技術實現制定了相關標準的基礎上，2015年年底，國家稅務總局在全國范圍內推行增值稅電子發票，并在2016年年初開出了第一張電子發票；從此，電子發票逐漸在各行各業被頻繁使用。
二、電子發票的優勢分析
（一）對于票據使用方，電子發票節約成本。傳統紙質發票帶來了大量的票據管理工作，需票據專管員按照規定流程領購、使用、核銷、保管和銷毀票據而言，而電子發票不僅大大節約人力物力財力上的成本，而且避免了上述的繁雜流程，減少了不必要的錯誤。（二）對于票據印制發售方，電子發票減少了傳統發票印刷、庫存管理、發票發售、發票開具等各環節的工作量，使發票的管理工作簡單化。（三）快捷安全。電子發票符合無紙化和即時電子商務的特點，它可以在交易完成時及時向消費者提供發票，提高服務質量的同時提高工作效率。（四）便于存儲管理。電子發票以信息方式存儲，可以在線檢查、下載和打印，便于查詢和保存，不需要特殊的存放地點，用戶也不需要考慮發票的損壞和丟失。
三、電子發票在高校財務管理應用中面臨的挑戰
（一）如何鑒別電子發票的真實性和唯一性伴隨著電子發票的頻繁使用，財務人員接觸到的電子發票越來越多，但是目前高校財務工作仍以紙質發票為主。另外，基于電子發票可重復打印的特點，電子發票是否已報銷尚無行之有效的方法。這就給財務人員的賬務處理提出了很大的挑戰。（二）如何將電子發票與高校財務報銷系統對接隨著高校財務信息化程度的不斷提高，更多的財務軟件在建立了以大數據云服務等技術為特征的技術平臺的基礎上，并與主要的電子商務交易平臺相連接，主要為實現開票、流轉、收款、報銷等程序上的無縫連接。那么，如何避免重復報銷和虛假入賬，并將電子發票與高校財務報銷系統相連接，是當前高校財務報銷工作中的最大難點。（三）如何將電子發票與高校財務收入系統對接高校目前的主要收入來自于財政撥款收入、捐贈收入、學費收入等方面。在電子金融票據，尤其是非稅收入票據日益普及的情況下，高校財務管理所面臨的問題是如何將電子發票與高校財務收入系統對接。雖然目前已有許多高校在使用電子發票，但電子發票想要作為財務會計的原始憑證，就必須下載和打印，并加蓋專門的財務印章才可以。據了解，陜西省高校財務收入系統尚未與非稅收入電子發票實現電子化對接，而應用電子化處理尚在電子發票的流轉環節中。（四）如何進行電子會計檔案的管理隨著電子發票的日漸普及，傳統會計檔案保管的方式受到了沖擊。2015年12月，《會計檔案管理辦法》由財政部和國家檔案局聯合，2016年1月1日起正式開始實施，《會計檔案管理辦法》中明確了對于電子會計檔案與會計資料的具體管理要求。因為會計檔案涉及確認歸檔、查詢借閱、移交流轉、庫房保管等諸多程序，所以，當前高校財務管理最緊迫的問題就是如何建立有效的電子化檔案管理平臺，并與財務系統實現無縫對接。
四、電子發票在高校財務管理的前景展望
區塊鏈在本質上是一種分布式的數據庫，在解決電子發票實際應用方面提供了有力幫助。（一）區塊鏈技術可有效確保電子發票數據的安全性在區塊鏈系統中，電子發票不能被篡改或偽造，這主要體現在電子發票記錄交易信息時將會被打包成塊并加密，同時，它將利用加密機制確保電子發票的唯一性，一旦電子發票被認證，它將被廣播到所有節點中。（二）區塊鏈技術可有效解決重復報銷、虛假入賬難題利用區塊鏈技術交易數據不可篡改的特性，將發票、報銷、入賬等各個信息記錄在整個過程中，使得信息的輸入需要多方確認，以便實現電子發票的高校流轉和使用的唯一性，解決其重復報銷、虛假入賬的問題，從而維護各方利益。（三）區塊鏈技術助力電子會計檔案管理無紙化辦公是高校財務辦公的必然趨勢。使用電子發票時，使其內外部分別與高校財務和供應商對接，在逐步實現數據之間的互聯互通，實現數據的一點錄入，全過程共享。如果這樣，電子會計檔案信息就面臨著被隨意訪問、復制和篡改的風險。那么，可以利用區塊鏈的存儲、更新、分布式的數據記錄和去中心化機制，以及攻擊單個節點無法破壞或控制整個網絡的特點，解決會計檔案信息中被隨意訪問、復制和篡改等相關問題。目前，區塊鏈技術在電子發票管理中的運用還處于探索階段，那么，財稅區塊鏈的建立便是跨行業融合的又一創新，這就需要考究技術的前沿性和儲備性，積極把握區塊鏈技術發展趨勢，為區塊鏈技術在財稅管理的應用奠定基礎。
參考文獻：
[1]韋蔚.“互聯網+”時代高校財務工作的機遇與挑戰——以電子發票為例[J].商業會計,2017(08)
為了規范和加強會計財務工作，充分發揮財務工作在單位管理發展中的作用，根據《中華人民共和國會計法》和《會計基礎工作規范》以及國家統一會計制度的規定，結合我單位實際情況和內部管理的需要，制定本制度。單位各科室和職工辦理財會事務須遵守本制度。
一、財務工作崗位職責
（一）會計崗位主要職責
1、 嚴格遵守《會計法》，執行財政制度，維護財經紀律，對單位的一切經濟活動進行會計核算和會計監督。
2、認真編制并嚴格執行財政預算計劃，遵守各項收入制度、費用開支范圍和開支標準，分清資金渠道，厲行節約，合理使用資金。
3、 堅持按規定做到“收支兩條線”，對單位的財務收支使用狀況進行分析，準確為領導提供財務信息，做好領導參謀。領導好單位財務會計工作，做好對銀行、稅務、財政等部門的協調、溝通工作。
4、根據合法的原始憑證正確、及時地填制和審核記賬憑證，做到憑證齊全，使用會計科目準確，反映內容真實、清楚，數據正確，手續完備。
5、及時記賬算賬、按時結賬、如期報賬、定期對賬，按照規定編制有關財務報表，做到數據準確，內容完整，報送及時。
6、加強單位固定資產、藥品及其他資產的核算與管理，及時清理債權債務。財務科會同有關科室每年對單位進行一次全面的財產清查盤點，平時不定期盤點，核對現金、銀行存款、藥品及其他財產物資，保證單位財產賬賬、賬實相符。
7、嚴格票據、財務印章管理，其使用應符合規范。
8、嚴格按《會計檔案管理辦法》的要求妥善保管會計憑證、會計賬簿、財務會計報表和其他會計資料，并負責會計資料的整理和歸檔。
9、加強對單位收費室工作管理。嚴格執行收費政策，不得隨意提高和降低收費標準，對單位醫療服務收費價格的合理合法性進行檢查監督。
10、完成領導安排的其他工作。
（二）出納崗位主要職責：
1、嚴格按照財經紀律有關規定，準確處理好各項經濟業務的款項收付，做好單位日常經費開支報銷工作。
2、根據相關經濟業務及時登記現金日記賬，月末與會計核對現金發生額及余額。
3、嚴格按照《現金管理暫行條例》的規定，認真辦理現金收付業務，不得坐支，不得白條抵庫，不準任意挪用現金，不得公款私存，不得設立“小金庫”。暫借現金須由領導審批，費用報銷時其單據簽字手續必須完善。
4、加強支票管理，不準簽發空頭支票和遠期支票。簽發支票必須在支票上寫明收款單位名稱，款項用途。
5、每日核對收費室收繳的現金，當日及時存入單位銀行專儲賬戶。
6、負責醫療收費發票、收據的保管，要專設登記簿進行明細登記，做好購入、領用、收繳等情況的記錄。
7、完成單位負責人及財務科交辦的其他工作。
二、財務工作管理
1、財務工作人員辦理會計事項必須填制或取得原始憑證，并根據審核的原始憑證編制記賬憑證，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料必須真實、準確、完整，并符合會計制度的規定。
2、財務人員對不真實、不合法的原始憑證有權不予受理，對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正、補充。對外來原始單據要求真實合法填制時間內容完整；發票抬頭必須是本單位全稱或是規范化簡稱并加蓋對方單位發票專用章；經濟業務發生真實，業務發生時間和開票日期必須有邏輯對應關系。
3、各項費用開支必須經單位負責人同意并執行“一支筆”審簽制度。有效票據背面須有經辦人簽字說明，并經科室負責人、財務負責人、分管領導審核簽字后報單位負責人審批簽字方可報銷。
4、會計人員對審核無誤的各種收付款項原始憑證，分別加蓋“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”章。對報銷支出憑證審核后，加蓋“現金付訖”章，并對支出憑證后所附票據加蓋“附件”章。
5、差旅費報銷要求：工作人員出差的交通費、住宿費、伙食費嚴格按照《xxxx機關和事業單位差旅費管理辦法》（xx財行【2014】115號）文件要求執行；出差人員由單位派車不得報銷交通費；參加會議主辦方收取會務費并提供伙食的不再享受伙食補助；報銷費用時需提供出差相關文件及佐證資料；相關票據開票日期應在文件規定的出差時間范圍內。
6、舉辦培訓、會議及其他各種活動費用開支要求：培訓會議參照《xxxx縣級機關培訓費管理辦法》（xx財行【2014】140號）執行；有效發票履行完整的簽字審批手續；會議、活動預算及正式的通知文件；參會人員簽到冊；會議、活動結束后的簡報及其他佐證資料。
7、固定資產核算與管理：固定資產是指事業單位持有的使用年限超過1年（不含1年）、單位價值在1000元以上（其中，專用設備單位價值在1500元以上），并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產，單位價值雖未達到規定標準，但使用期限超過1年（不含1年）的大批同類物資，作為固定資產核算和管理。
（1）固定資產的購置必須依據《中華人民共和國政府采購法》及《xxxx財政局關于印發xxxx2015—2016年政府采購目錄及標準的通知》的要求進行。
（2）單位固定資產由專人負責，建立健全管理帳卡：財務科負責按類別設置總賬明細賬并管理行政事業單位資產管理信息系統；總務科負責固定資產實務管理并建立明細資產卡片；各科室也應對固定資產的管理使用做好登記。
（3）財務科、總務科應定期對固定資產進行清查核對，做好賬賬、賬實相符。報廢處理固定資產時依法定程序上報有關部門批準，手續完備后才能作賬務處理；固定資產殘值處理時應有至少2名見證人在場。
8、藥品材料及低值易耗品管理。藥品材料的采購入庫、調撥領用由藥劑科負責并完善出入庫手續；低值易耗品由專人負責管理，采購報銷時必須提供正規發票和明細清單，領用時做好登記工作且領用人員應簽字確認；物品材料報廢須由相關責任人提出書面申請并經分管領導簽字、主要領導審批后報財務科作賬務處理。
9、加強對事業基金、專用基金的管理。按規定提取專用基金，單位有結余的應按規定及時分配，對各類基金嚴格按照財政部門規定專款專用不得擅自改變用途。
10、加強往來款項管理，及時清理債權債務。對于應付債務應及時結算；對應收款項要及時催回，不得跨年度；對長期呆賬無法處理的，應通過核查分清責任，經領導批準后予以核銷；
11、銀行支票和單位印鑒章要分開保管，單位財務專用章由財務負責人保管；個人名章應由個人或其授權人員保管；保管印章人員要配備單獨的保管設備，并做到人走柜鎖；空白支票嚴禁提前加蓋印鑒章或提前填寫密碼。
12、建立會計內部牽制機制，出納工作與會計工作要嚴格分開分別負責，確保不相容崗位相互分離。出納不得兼管稽核和會計檔案保管，不得負責收入、費用、債權債務等賬目的登記工作。
13、財務工作人員調動工作或者離職，必須與接替人員辦清交接手續，填制《會計檔案移交清冊》。財務工作人員辦理交接手續，須有相關人員監交：一般會計人員離任由會計機構負責人負責監交；會計機構負責人離任要由單位負責人監交，必要時請有關主管部門派人會同監交。
三、現金管理
1、單位現金的收支必須按照國務院頒發的《現金管理暫行條例》規定辦理，在規定的范圍內使用現金。
2、單位現金使用范圍：職工工資、津貼、績效獎金；個人勞務報酬；根據國家規定頒發給個人的科學技術、文化藝術、體育等各種獎金；各種勞保，福利費用以及國家規定的對個人的其他支出；出差人員必須攜帶的差旅費；結算起點以下的零星支出；單位負責人批準的其他開支。
3、超過結算起點（1000元）的支出，原則上進行銀行轉賬結算。
4、單位現金收付由出納專人負責。出納人員支付現金前，必須仔細審核原始憑證，憑有效票據入賬，確保原始憑據的合法性、合規性。付款時，應先收到票據后付款；收款時，應先收入現金，清點完畢后再開立收據。
5、出納人員支付現金，可以從單位庫存現金限額中支付或從銀行存款中提取，不得坐支（即從現金收入中直接支付）。
6、出納人員收、付現金后，必須立即在原始憑證上加蓋“現金收訖”或“現金付訖”戳記。
7、單位職工因工作需要借用現金，需填寫借款單，經會計審核；交單位負責人批準簽字后方可借用，且該筆借款應及時在當月歸還或報銷。
8、出納人員必須逐日逐筆登記現金日記賬，及時編制庫存現金報表，每日盤點現金，日清月結，做到賬實、賬表、賬賬相符。嚴禁以白條抵充庫存現金，嚴禁長款或短款。
9、為確保單位資金安全，當日庫存現金限額為不超過叁仟元。
10、庫存現金和重要的空白票據應放入符合安全標準的保險柜保管。
11、單位財務負責人應定期或不定期對庫存現金進行盤點，并記錄檢查結果，以確保現金的合理使用和安全完整。
四、會計檔案管理
1、單位會計檔案應按照財政部和國家檔案局聯合頒布的《會計檔案管理辦法》嚴格實施。
2、單位應該歸檔的會計資料包括：會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
3、各項會計資料由會計人員按縣檔案局的要求標準裝訂成冊，整理立卷編制會計檔案保管清冊，并指定專人保管。
4、會計檔案一般不得對外借出，確因工作需要借出、查閱、復制、摘錄會計檔案，須經單位負責人批準，并履行登記手續嚴禁篡改和損壞。
5、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
6、保管期滿經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照法定程序銷毀。
附件：1、《xxxx機關和事業單位差旅費管理辦法》
2、《xxxx縣級機關培訓費管理辦法》
關鍵詞：會計檔案；科學管理；財會部門
中圖分類號：G273；F233文獻標志碼：A文章編號：1673-291X(2009)08-0172－03
會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成的并按照統一規律保存起來備查考的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要的利用價值，《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理做出了規定。會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，是會計的基礎工作。規范會計檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發生。因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1會計檔案的特點及作用
1.1 會計檔案的特點
會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現如下：
（1）來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。
（2）內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。
（3）形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案作為一種經濟檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對外披露真實準確的財務信息，其合法經營的全部經濟活動和經營成果都儲存在會計檔案中。其次，企事業單位對外融、投資，都需要向協作單位提供幾年的有關會計數據，而會計數據也都來源于會計檔案。第三，司法部門查處違法亂紀、貪污受賄問題更需要財務方面的確鑿證據。第四，國家統計部門的統計數據中也有相當一部分來源于財務數據。不僅這些離不開會計檔案，而且隨著經濟、社會的發展，經濟活動更加多樣化和復雜化，會計檔案則保留了全部經濟活動的痕跡，為日后分析經濟情況、總結經驗教訓提供依據。只有加強會計檔案的科學管理，才能充分發揮會計檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構和企事業單位及時、準確、全面地提供高質量的會計信息。
2會計檔案科學管理工作中存在的問題
2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠
有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化贅理標準知之甚少。也沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習。不少單位重會計業務，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。會計檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會計檔案。有的單位甚至由出納會計兼管會計檔案，這是不符合規定的。
2.2 會計檔案管理制度不夠健全
有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。
2.3 會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范
會計檔案不規范主要有以下四個方面：第一，有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里；第二，裝訂會計憑證不是按照規范的要求進行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里；第五，會計檔案銷毀難，會計檔案越堆越多。
2.4會計檔案管理人員綜合素質有待進一步提高
就目前一些部門和單位的實際情況看，存在一些財會檔案人員不堅持原則，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設法偷稅。這不僅給國家稅收征管設置人為障礙，而且造成會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會計檔案管理工作的對策
3.1 統一思想，加強領導，提高認識
各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，要提高對加強會計檔案管理的重要性的認識，設立檔案管理部門的一定要把會計檔案同其他檔案同等重視，規范管理，不能厚此薄彼。不具備設立檔案管理部門的，應在會計機構中指定專人負責會計檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會計檔案的保管工作。《會計檔案管理辦法》第3條規定，國家機關，社會團體，企業、事業單位，按規定應建賬的個體工商戶和其他組織。應當依照本辦法管理會計檔案。第4條規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”有關法律法規明確規定，各單位都必須加強會計檔案的管理，如果不加強這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
3.2 制定規范，健全會計檔案管理各項規章制度
要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發揮其工作的積極性、主動性和創造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產劃分、固定資產、債權債務、經濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3.3 規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
3.4 加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質
會計檔案管理人員的綜合素質既包括思想素質、業務素質。又包括職業道德。作為會計檔案管理人員，首先必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；其次，會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。主要是通過每年的輪訓學習更新知識，一方面，提高會計檔案法制意識和依法歸檔觀念；另一方面，提高業務水平，使企業會計檔案的管理和監督職能更加有效、更加科學、更加適應建立現代企業制度的要求。
4結語
在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財務檔案相關信息在質量上得到較大提高，進而對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到至關重要的作用。
參考文獻：
[1]財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會，2007，（4）：40-41.
[3]張雪珍.會計管理體制改革中的會計檔案管理[J].財會通訊，2007，（7）：73-74.
[4]時立真.試析改善職業院校財務檔案管理的措施[J].內蒙古水利，2006，（3）：112-113.
[5]趙清和.談財務部門會計檔案的管理[J].沈陽建筑大學學報：社會科學版，2005，（4）：144-146.
[6]姜洪娥.規范會計檔案管理工作的幾點建議[J].中國農業會計，2004，（8）：15.
Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan
LIN Ceng
(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)
【關鍵詞】 會計基礎工作； 信息化； 建議
一、研究背景
會計基礎工作是指單位或部門根據會計核算和監督的要求設置會計機構，配備會計人員進行會計核算，實行會計監督，預測經濟前景，參與經營決策、考核經濟責任的一系列基礎工作。
我國十分重視會計基礎工作，制定了一系列規章、制度來規范會計基礎工作。特別是1996年頒布的《會計基礎工作規范》（以下簡稱《規范》），對會計基礎工作的管理、會計機構和會計人員、會計人員職業道德、會計核算、會計監督、單位內部會計管理制度建設等問題做出了全面規范。
隨著現代信息技術在會計工作中的應用日益廣泛和深入，尤其是ERP系統的推廣應用，會計工作模式發生了很大變化。不僅很多日常的會計核算和管理工作通過信息系統完成，會計數據主要以電子化的形式存在，會計憑證和很多賬簿無紙化；而且會計工作的流程、組織結構、崗位設置、內部控制措施等方面也發生了很大變化。云計算、SaaS這些IT新技術、新模式使得企業能夠非常經濟地在互聯網平臺上開展越來越多的管理活動，同時也使企業更加依賴專業的SaaS服務商。
會計信息化相關法規制度有《會計法》、《會計基礎工作規范》、《會計檔案管理辦法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等。在目前形勢下，迫切需要研究相關規范應該如何修訂完善，研究如何保障規范的有效落實。
二、對會計基礎工作相關規范的內容修訂建議
（一）對《會計基礎工作規范》的修訂建議
《會計基礎工作規范》第七條對于會計機構負責人、會計主管人員的任職條件做了多方面限定，但缺少對于信息技術、會計信息系統方面的知識和技能要求。但是，如果會計機構負責人、會計主管人員不懂會計信息系統的基本原理、流程，很難想象他們能夠有效地推動所在企業的會計信息化工作。建議《會計基礎工作規范》提高會計機構負責人、會計主管人員在信息技術、會計信息系統方面的知識和技能要求。
（二）對《會計檔案管理辦法》的修訂建議
《會計檔案管理辦法》第十二條要求：“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案”。
但在信息化環境下，尤其是在ERP環境下，記賬憑證的數量比手工環境大增。因為ERP實現了會計的精細核算和跟蹤控制，通常每筆交易、每張業務單據都會自動產生對應的會計記賬憑證；而不是像手工環境下那樣，通常是多張原始憑證匯總后對應一張記賬憑證。如果仍強制要求打印所有憑證、一一簽字蓋章，會給基層單位造成大量工作量負擔和成本壓力。在《電子簽名法》已實施5周年、無紙化辦公深入人心、“低碳經濟”被大力宣揚的今天，我們有必要提高會計電子檔案的法律地位，減少打印存檔要求，降低電子數據存檔的門檻要求。建議首先在大中型國有企業試行將經過電子簽名的會計數據作為電子會計檔案，取代紙質會計檔案，然后逐漸推廣。
（三）對《會計電算化工作規范》等直接與會計信息化相關的規范的修訂建議
《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》與會計信息化直接相關，是《會計基礎工作規范》的重要補充。《會計基礎工作規范》明確指出：“關于填制會計憑證、登記會計賬簿的規定，除特別指出外，一般適用于手工記賬。實行會計電算化的單位，填制會計憑證和登記會計賬簿的有關要求，應當符合財政部關于會計電算化的有關規定”。《會計電算化工作規范》對軟硬件配備、人員培訓、憑證填制和賬簿登記的細節要求、會計電算化內部管理制度等方面做了詳細闡述，許多內容現在仍有很強的現實指導作用。《會計電算化管理辦法》明確了財政部門是會計電算化工作的主管部門。《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》對規范會計軟件開發、保證會計信息質量發揮了重要歷史作用。
但這些規范中有很多內容是關于商品化會計軟件評審、甩手工賬審批等方面的要求，與《行政許可法》沖突，導致它們雖未被明文廢止，但在實際工作中已被很多人遺忘。
為了促進信息化環境下會計核算管理的規范化，提高會計信息質量，有必要對以上規范統一清理、修訂。在刪除商品化會計軟件評審、甩手工賬審批相關條文的基礎上，建議做如下修訂：
1.合理劃分政府主管部門、行業學會和協會、IT服務商、用戶、會計師事務所等中介機構在會計基礎工作方面的責任
明確財政部門是會計信息化的主管部門，充分發揮行業學會和協會的專業指導作用。財政部門的規范，應努力避免陷入技術細節，不必對會計軟件的功能細節提出具體要求，保持規范的相對穩定。由行業學會和協會并定期更新規范的具體實施辦法，適應信息技術進步和企業管理發展的需要。IT服務商保證其軟件提供的核算處理功能符合國家會計準則和制度要求，提供正確的核算處理方法。用戶對錄入數據的真實性和軟件系統參數設置的正確性負責。會計師事務所綜合評價會計信息的真實公允性，既要評估用戶所使用的軟件本身是否功能正確，也要評價用戶是否正確使用了軟件功能。
2.以結果為導向，規范會計信息輸出的內容和形式要求，促進會計信息的交流和利用
對于會計信息輸出的內容和形式要求的詳細規定，以前主要體現在《信息技術-會計核算軟件數據接口》（GB/T19581
-2004）中。《信息技術-會計核算軟件數據接口》（GB/T19581-2004）由審計署和財政部提出并組織專家研究起草，經國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準委批準，于2004年12月24日，并于2005年1月1日在全國范圍內實施。
但現在形勢有了變化。一方面，財政部在大力推進中國XBRL分類標準建設，于2009年11月了《中國XBRL分類標準架構規范》、《中國XBRL分類標準基礎技術規范》和《財會信息資源核心元數據標準》的征求意見稿。另一方面，審計署在組織GB/T19581-2004的修訂，于2009年8月了《信息技術 會計核算軟件數據接口 第1部分：企業》、《信息技術 會計核算軟件數據接口 第2部分：行政事業單位》的征求意見稿，但目前的征求意見稿并沒有采用XBRL技術。兩大部門之間的標準建設工作需要協調統一。
3.區分會計信息系統建立的不同方式和企業信息化的不同階段，細化崗位設置和分工牽制要求
企業建立會計信息系統，可采取自行開發、委托開發、購置商品化通用軟件輔以客戶化實施、租用SaaS服務商提供的系統等多種方式。不同方式所需的IT設備和技術人員投入存在明顯差異，IT人員與會計人員工作協作的程度和方式也有較大差異。在企業信息化的不同階段，會計信息系統與業務系統結合的緊密程度、復雜程度存在明顯差異，所需的崗位分工和牽制也有較大差異。在規范中應區分會計信息系統建立的不同方式和企業信息化的不同階段，細化崗位設置和分工牽制要求。
三、對促進會計基礎工作相關規范有效實施的建議
促進信息化環境下的會計基礎工作規范有效實施，需要企業、IT服務商、會計師事務所等中介機構、政府主管部門和行業協會/學會共同努力。集團企業可推廣集中財務系統，將統一的會計工作規范、核算管理要求固化到軟件中，保障規范有效貫徹實施。IT服務商可改進軟件系統設計，促進會計信息系統與業務處理系統的集成。會計師事務所等中介機構可大力發展信息系統審計業務，評價通用商品化軟件系統與企業具體實際的結合情況。政府主管部門和行業協會/學會可建立完善信息系統，加強監管和服務。
（一）在集團企業推廣集中財務系統
集中財務系統的核心思想是“軟件統配、規則統一定義、數據大集中、業務自主核算管理”。在集團內各企業應用相同的會計軟件，可節約采購成本、人員培訓成本，也省掉了不同供應商產品間集成或者數據導出導入的麻煩。由集團總部統一定義會計科目、輔助核算項、人員權限、業務流程等，各子公司在上級公司規定的范圍內增設下級會計科目等，保證各子公司的核算數據口徑一致、數據可比。各子公司基于互聯網在各處獨立錄入數據，完成日常會計核算處理，維持各會計主體的獨立性，各自對本單位核算數據的真實性負責。電子數據集中存儲于集團總部數據庫，支持實時的信息查詢與處理，便于集團總部及時掌握下級的詳細經營動態、核算管理的規范程度，并能實現跨賬簿、跨企業的多維數據統計與分析。
（二）促進會計信息系統與業務處理系統的集成
促進會計信息系統與業務處理系統的集成，一方面實現業務系統的交易業務按照用戶設置的映射規則自動生成會計記賬憑證，減少人為干擾或錯誤，提高會計信息的真實性和及時性；另一方面提高會計人員對業務的監督能力，實現有效的事中控制，及時發現預算、財務計劃、經濟計劃、業務計劃等與實際情況的偏差，及時向企業負責人提出調整應對措施。
（三）大力發展信息系統審計
國際信息系統審計委員會（ISACA）定義為“信息系統審計是一個獲取并評價證據，以判斷計算機系統是否能夠保證資產的安全、數據的完整以及有效率地利用組織的資源并有效果地實現組織目標的過程”。會計基礎工作的規范程度、會計信息的質量水平，不僅依賴于會計軟件本身的設計和開發質量，也取決于用戶的使用水平，有必要定期對會計信息系統審計，全面考察會計軟件的合法合規性、用戶業務流程定義和參數設置的合理性、數據的安全完整性、系統的處理性能和易用性、用戶轉換或升級系統的難易程度等方面。信息系統審計可以和報表審計結合起來進行，由會計師事務所實施。
在評價會計軟件的合法合規性時，建議遵循獨立客觀原則、實質重于形式原則和重要性原則，從崗位分工和權限控制、整理工作流程合理性、數據輸入輸出的內容正確完整性和形式規范性檢查機制、數據處理規則的正確性、數據存儲的安全性和一致性、審計線索保留程度等方面綜合評價。
（四）建立完善信息系統，加強監管和服務
財政部高度重視以信息化手段提高會計管理和監督水平，不僅在2009年啟動了注冊會計師行業管理系統二期建設，還了《推進省級會計人員管理系統建設的指導意見》。會計行業協會和學會在建立網站宣傳財經政策和會計法規制度、提供在線培訓、遠程教育服務等方面也做了大量工作。
一方面，這些現有的信息系統，需要繼續完善推廣。尤其需要完善行業管理信息系統中相關監管信息的搜集和運用，發揮信息系統的預警功能，結合日常監管工作獲取的信息，及時發現異常情況，抓住焦點問題，有針對性地開展專項檢查，實現動態監管和專項檢查的有機結合。
另一方面，目前對于企業會計基礎工作質量的考評管理工作缺乏信息系統支撐。有必要實現與工商、稅務部門信息系統的數據接口，在獲取企業基本信息的基礎上，把企業會計基礎工作的考評細則標準、考評過程、考評結果、獎懲情況等方面納入信息系統管理。
【參考文獻】
