時間：2023-06-02 09:22:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
（一）學生自身對檔案的重要性意識不夠
很多大學生都覺得檔案只在學校和國企單位才有一定的作用，在外面私企和民營的企業中工作，檔案就可有可無，單位也沒有嚴格要求提交檔案，大學生更是無所謂的態度，缺乏對人事檔案重要性的認識，只有加強大學生對檔案重要性的認識，檔案才能在人才資源開發中更好的發揮作用。
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質有待提高
隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。
二、高校畢業生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度
高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作
高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務
由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。
（五）規范檔案轉遞流程，確保檔案轉遞安全
【關鍵詞】高校學生；檔案管理；成長成才
高校畢業生檔案是大學生在校期間學習、經歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學校考察、培養、教育學生的第一手材料，是大學生就業以及社會選拔考核人才的重要依據。是用人單位錄用畢業生時不可缺少的參考依據和重要憑證。對高等學校畢業生檔案管理工作進行系統研究，深刻認識高校畢業生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業生檔案的機密性、安全性、準確性、嚴肅性，對建立健全高校畢業生檔案管理有效運行機制具有重大意義。
一、加強高校畢業生檔案管理工作的必要性
（一）學生檔案管理工作是衡量學校內部管理水平的重要標志是學校進行科學化、系統化、規范化管理，培養合格人才的重要保證。畢業生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內容，是學生管理工作內容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學校管理信息，是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。學生檔案管理的好與壞，直接影響整個學生畢業后將來的成長與發展。所以大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。
（二）為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務。大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。
二、加強高校畢業生人事檔案管理工作的思路與對策
（一）適應社會，提高對大學畢業生檔案工作重要性的認識
1. 強化宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強自身學習，提高檔案管理人員素質。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認識到畢業生檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生檔案這一信息資源。使學生檔案管理工作達到規范化、制度化和標準化；學生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務，為經濟建設服務”的基本原則，實行統一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴守秘密的保管方法，加強對學生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養學生為學生畢業后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環節科學規范
1. 各院校結合國家相關法律法規以及當前社會形式制定出統一的規范化的檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。
2. 加強收集工作，完善檔案內容。高校畢業生檔案的管理人員要經常主動地與形成畢業生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業生檔案的負責人聯系、協商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。
3. 實行專門統一管理。不論畢業生檔案是放在招生就業處、學生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負責畢業生檔案的管理工作，一定要根據畢業生檔案的數量配備適當編制的專業人員。
（三）創新檔案管理模式，實現現代化管理
1. 增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用于人事檔案管理工作當中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻
[1] 李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業[J].濰坊學院學報，2010（2）.
一、畢業生學籍檔案的利用價值
隨著畢業就業人數的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業生學籍檔案的利用價值簡要歸納如下：
首先，憑證價值。畢業生學籍檔案從形成規律來看，它是畢業生在校期間綜合表現的歷史記載，是畢業生整體素質的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業生全貌，評判畢業生優劣，選拔優秀人才，實現用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業生學籍檔案服務于學生就業、企業招聘、職務晉升、職稱晉級、各類報考、出國留學、醫療保險、社會保險、各類公證等諸多社會活動，滿足學校、師生、社會的利用需求。
二、畢業生學籍檔案管理主要存在的問題
1、檔案材料缺乏規范。以最近2013年歸檔的30個本科學院85個專業9198名學生的學籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學籍檔案不夠重視，書寫內容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。
2、方法與手段缺乏創新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內要求辦理的人員較多，工作量較大，現有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。
3、檔案管理系統有待升級。目前我校南大之星檔案網絡管理系統的檔案目錄數據主要靠逐條手工錄入，隨著人數的急劇增長，已經不能滿足現代管理的需要，有待加強學習，普遍采用數據導入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統相銜接，自由導入導出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。
三、畢業生學籍檔案管理的相應對策
1、培養檔案意識，注重法規學習。首先，培養學生檔案意識，使學生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質量，促進檔案管理工作。其次，學習有關檔案法規與文件。學習領會《檔案法》、《普通高等學校學生管理規定》《普通高等學校檔案管理辦法》、《黑龍江大學檔案管理辦法》等法規和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規范化、制度化、科學化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實現有章可循、有據可依。
2、加強隊伍建設，完善規范體系。學籍檔案管理是一項復雜的系統工程，積極推進學籍檔案專兼職管理隊伍建設。選拔政治過硬，認真負責，熟悉檔案業務和學生管理，具有一定的計算機應用水平的同志負責學籍檔案工作。規范工作用語，熟悉專門術語，按章辦事，遵守程序，求真務實，提高效率，促進工作的高效、快捷、準確、規范。學籍檔案規范本身是一個系統工程，僅靠學籍管理人員和學籍檔案人員難以有效組織實施，需要把所有的規范標準按其內在聯系組成一個科學的有機整體――學籍檔案規范體系[3]，就本校現狀來看，專兼職隊伍人員分布在檔案館、學工部（學生處）、教務處、招生就業處相關負責科室老師以及各學院教務員、輔導員老師中。學籍檔案管理人員實現專門術語的統一、規范和標準，便于相互交流，利于檔案檢索。推進部門二級檔案員制度，提高業務素質，規范部門立卷，加強密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學籍收集、整理、歸檔工作。
（一）高校畢業生人事檔案管理對國家發展的重要性。
國家競爭的本質在于人才的競爭，高校畢業生作為我國人才隊伍中重要的組成部分，對于推動國家的發展以及綜合國力的提升而言發揮著重要作用，在此過程中，高校畢業生人事檔案由于能夠對畢業生的專業、學歷、品德、才干等作出反應，因此可以作為實施人才競爭戰略工作中的重要依據。同時高校畢業生人事檔案本身就是我國檔案管理事業中不可或缺的內容，因此，做好高校畢業生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發展還是對于我國檔案管理事業的發展都發揮著重要作用。另外，高校畢業生人事檔案可以讓國家對高校畢業生的學習經歷、就業方向以及工作發展做出了解，這對于我國調整人才戰略、教育計劃以及促進就業率的提升等可以發揮出參考作用。
（二）高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現在兩個方面：一是能夠讓企業更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實現人盡其能。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業生的學歷、在校表現、實習經歷以及工作經歷，同時能夠了解學生的思想狀況與道德素質，這些內容能夠作為用人單位開展人才選拔時的依據并提供參考作用；二是能夠讓企業更好的掌握員工信息與狀態，從而為企業人力資源管理工作提供依據。通過高校畢業生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業素質與綜合素質的基礎上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據。同時，根據高校畢業生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質來合理安排員工培訓，從而促進畢業生對自身工作的盡快融入以及職業能力的提升。
（三）高校畢業生人事檔案管理對畢業生自身的重要性。
高校畢業生人事檔案記錄著畢業生的各類信息，并且也能夠對畢業生綜合素質做出反映。一是在畢業生求職過程中，畢業生的人事檔案是社會企業事業單位人才招聘以及公務員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內容，在此過程中，畢業生人事檔案發揮著依據作用；二是在畢業生參加工作后的職務晉升、職稱評定、工齡計算以及保險繳納等工作中，仍是檔案都發揮著憑證作用；三是高校畢業生人事檔案記錄著高校畢業生的職務、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業生對自身合法權益做出維護的重要憑證；四是畢業生人事檔案記錄著畢業生在學習以及工作中的各項考核數據，以此為依據，畢業生可以更好的認識到自身的不足，并對自身素質做出有針對性的提升，從而推動自身事業的發展。
二、高校畢業生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續管理工作得以有序發展的重要基礎，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業生自身，都應當樹立重視畢業生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領導對畢業生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領導而言，不僅要在意識方面認識到高校畢業生人事檔案管理工作的重要意義，同時要在行動上為高校畢業生人事檔案管理工作創造良好條件，并且要強化對畢業生人事檔案管理工作的領導與把控。從行為實踐方面來看，高校領導要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學生對人事檔案管理重要性的認識，同時有必要給予畢業生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設施的完善，從而確保檔案管理機構能夠從硬件、軟件兩個方面使畢業生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應當對高校畢業生人事檔案的價值作出認知，雖然在高校畢業生人事檔案管理中存在偽造內容或者內容單一的問題，但是這并非普遍的現象，因此，用人單位應當將畢業生人事檔案當作是對畢業生作出的了解，對人才進行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業生自身能夠強化對人事檔案管理工作重要性的認識；作為高校畢業生，應當認識到畢業生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關，其內容所具有的真實性、權威性以及有效性能夠為畢業生的工作以及自我提升發揮出重要作用，所以，高校畢業生應當對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業生人事檔案管理工作規范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業生人事檔案管理工作中的檔案構建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構建補充制度，從而推動畢業生人事檔案的充實，確保體現出畢業生的各類信息。在此方面，高校畢業生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態度，確保人事檔案信息的準確與及時收集，從而為高校人事檔案的良好利用構建基礎。所收集的檔案內容要具有完整、全面的特點，并重視體現出畢業生的專業能力、政治素質以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業生需要對檔案收集范圍做出嚴格的規定，同時要對高校畢業生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構建追蹤收集制度的基礎上來確保人事檔案信息的及時收集與查漏補缺；其次，高校要重視對畢業生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業生人事檔案價值的實現需要建立在高校畢業生人事檔案得以有效利用的基礎之上。在此方面，高校要對畢業生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應當禁止利用與借閱。在利用與借閱手續方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個人身份證明，并填寫審批表。高校畢業生人事檔案管理單位在對這些內容做出核實的基礎上才能夠進行檔案借閱。在構建檔案借閱與利用審批制度的基礎上，高校畢業生人事檔案管理單位還應當制定有效的監督機制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監督來避免在檔案的借閱與利用中出現違規現象，從而避免檔案的丟失。對于違規現象，應當明確規定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
（三）推動檔案管理隊伍專業素養的提高。
一、目前大中專畢業生檔案管理中存在的問題
1.畢業生對人事檔案不夠重視。隨著市場經濟的發展，就業方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業生對檔案不了解，也不關心。調查中發現，有60%的學生認為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學生認為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據調查，大中專畢業生最容易出現三種檔案問題:一是畢業時未通過正常渠道辦理就業手續，以工人招工手續入職，重新建立職工檔案，放棄學生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業生在完成向人才流動服務機構存檔手續后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因為缺乏對人事檔案重要性的認識，不知道將來政審、調資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據。
2.檔案管理不夠規范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點的實施細則和制度，在執行過程中也存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅僅充當了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業生檔案，只是按畢業院校、接收時間、所學專業、生源、學歷等進行登記、編號、錄入，沒有嚴格按照管理檔案的程序操作，這些不規范的操作直接導致檔案材料的不完整。加上無法與畢業生取得聯系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續繁瑣復雜。《干部檔案整理工作細則》要求對檔案材料進行技術加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規則、破損、卷角、折皺的材料，要進行技術加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業知識和具有較強的業務能力，但目前真正能夠達到要求的寥寥無幾。
二、提高對畢業生檔案工作重要性的認識
1.對畢業生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務工作，讓廣大的畢業生充分認識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業生今后就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的重要載體，是企事業單位選人用人的重要依據，更是公務員招考和升學考試中政審、考察的重要材料，是對畢業生本人進行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質。隨著大中專畢業生由人才資源向人力資源轉化的這個過程不斷深入，畢業生檔案管理和企事業單位工人檔案管理出現融合趨勢，部分單位存在一個弱化現象，這就給我們的畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，要牢固樹立科學的人才觀，重視畢業生資源的開發，打破以往舊的管理模式，學習運用現代化科技手段和先進的管理方法基本技能，不斷改進工作方式、方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源，高標準的做好服務工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實地記載著一個人的成長過程，它反映了一個人的真實面目。畢業生的檔案材料雖然少，但材料的內容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的體現。因此，用人單位在使用人的同時，必須全面掌握一個人的信息，這樣才能根據需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發揮特長，為社會創造財富。
三、加強對畢業生檔案的管理
1.建立專門的畢業生人事檔案庫。畢業生檔案要集中統一管理，特別是大型國有企業，要將畢業生檔案和工人檔案分開管理；畢業生就業管理部門要對接收到的派遣期內的畢業生檔案要重新核對、整理，根據畢業生的基本情況，分門別類，按姓名、專業、學歷等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實行科學、規范的管理。對超出派遣期的畢業生檔案要及時移交人才交流部門管理，盡可能地聯系畢業生到相關部門辦理人事業務。
2.加強收集工作，完善檔案內容。檔案工作者要有高度的責任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合工作實際，制定相應的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，還有參加學習、科研成果、等情況，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進一步提高人事檔案的自身價值，使檔案內容不僅反映一個人的過去和現狀，而且能根據檔案信息預測一個人未來的發展趨勢，以達到歷史、全面、系統、預見性地展示一個人的目的，從而使人才管理部門依據大量的定量分析、實績考核和綜合評價，公正、客觀地選拔有用人才。
【關鍵詞】高職院校 畢業生檔案 電子化
高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性
科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：
1.易于保存，便于查詢
傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。
2.具有更大的服務價值
與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。
高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題
1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍
由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。
2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性
由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。
3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足
很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。
高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策
1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準
在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。
2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性
在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。
3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識
應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。
結 語
高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。
參考文獻：
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[2]余屹：《淺談電子檔案管理系統的實踐應用》，《有線電視技術》2004年。
高校學生檔案又分為臨時檔案和終身檔案。臨時檔案是學生在校期間臨時建立的，記載著學生各種表現的檔案，其中記載著學生的成績和平時的表現，以及思想政治、入黨情況、處分決定和認識評價等信息，在學生畢業時其中部分內容也會歸入到終身檔案之中，對就業也起到決定性作用;終身檔案是學生在入學時由招生辦提供的，或者學生畢業由原畢業學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案資料。
1高校學生檔案管理面臨的挑戰
1.1管理機制不健全
其主要表現在負責管理學生檔案的部門不夠明確，學生工作處、檔案館、招生就業處、各院系、人事部門都可以成為學生檔案的管理部門，由于無專人負責，使學生檔案管理工作不夠規范，勢必會影響學生檔案管理的效率。學生檔案高校檔案的生成部分雖然對學生就業起到至關重要的作用，但并沒有引起學校和領導的重視，沒有相關的制度對其進行約束和規定，造成學生檔案收集、整理過程不標準、不準確、不完整，最終不能成為單位進行人才選拔的依據，不能發揮其自身的作用。
1.2管理方式不完善
高校學生檔案管理包括集中管理和分散管理兩種管理方式。集中管理是指由學生工作部門或人事部門安排專職人員對學生檔案進行統一管理的方式;分散管理是指由學生所在的院、系或科辦公室負責學生檔案的管理工作的一種管理方式。但普遍存在一個弊端，就是通常是在大學生畢業即將離校時才能將其檔案整理出來，事實上畢業生就業準備已經在前一個學期就開始了，這不僅給學生檔案管理工作增加了壓力，使學生檔案不能發揮其應有的使用價值。隨著雙向選擇就業模式的展開，很多單位開始走進學校舉辦招募活動，除了要對學生進行而試和筆試外更重視學生檔案材料的查閱，但由于大多數高校采取分散管理方式而且沒有做好檔案整理工作，所以不能及時地提供畢業生的檔案資料，不僅影響了單位對人才的選擇，也阻礙了學生的就業發展。
1.3存在學生檔案利用滯后的現象
通常學生檔案一直堅持著檔隨人走的原則，學生檔案資料在畢業生尋找工作過程中并沒有起到一定的促進作用，更多的畢業生在與單位簽訂協議書后才將檔案材料寄給用人單位，失去其自身應有的作用。另外，隨著就業方式和就業觀念的轉變，很多學生畢業后直接進入單位，甚至不需要學生檔案，也沒有將學生檔案取走，出現了人檔案分離的現象。由于學生檔案在利用上存在滯后的缺陷，使畢業生為了推薦自己在自薦材料中隨意夸大自己.使資料失去了真實性和準確性。影響單位對人才誠信度，多以試用期的形式對畢業生進行考察，從而影響了畢業生就業市場的公平性。由于高校對于學生檔案跟蹤工作做的不到位，使學校在教學內容改革、教學方法創新、課程調整等方而失去了重要的參考依據，使學校專業設置不符合社會需求，最終造成了人才供需結構性失衡，影響了高校的競爭力。
2學生檔案管理的創新途徑
2.1增強相關部門對學生檔案管理的認識
首先高校的領導和管理部門要認識到學生檔案管理的意義和重要性，檔案材料從收集、整理、變更到歸檔要涉及到很多管理部門，所以要加大宣傳力度，通過多種渠道，運用多種手段宣傳學生檔案管理工作的重要性，讓各部門都重視學生檔案管理工作，引導學生檔案意識，認清學生檔案的價值，從而有效地保證檔案的準確性、時效性和完整性，為畢業生的就業營造更好的就業環境，提供人性化的優質服務。
2.2不斷創新檔案管理模式
要提高高校學生檔案的利用價值，使其為單位人才選拔、考核畢業生、崗位任用提供真實可靠的信息依據，為畢業生順利就業提供使得的服務。同時學生檔案管理人員要擁有一定的超前意識，在認識到學生檔案資料的特殊作用時要改變傳統的歸檔管理方法，從學生入校開始做好學生檔案的建檔工作，并提前一學期整理出學生的檔案，避免在學生畢業時發生漏裝、錯裝、轉遞不及時、信息不準確等情況另外，還要建立一大完善的學生檔案管理體系，使檔案的形成、流轉的整個過程走向規范化，目前保證的學生檔案資料的完整性和系統性，也提高了學生檔案資料的利用率和使用價值。在檔案收集階段，高校學生檔案管理人員要通過多渠道主動向學生所在院系和建檔部門協商和溝通，使學生的檔案內容更加豐富多樣、完整全面。在學生發生入黨、處分等情況時要對其進行如實地記錄并及時歸檔，保證學生檔案的準確、科學、合理和時效，使高校學生檔案管理工作更加科學化、規范化。高校還要積極地學習和借鑒先進和管理技術和方法，有計劃、有步驟地建立學生電子檔案，并做好分類歸檔工作，使畢業生的詳細資料能夠準確、全而地反映出來，即方便查詢也方便使用，還要方便信息傳遞以提高檔案信息的利用率。
一、高校學生檔案管理工作的現狀
( 一) 學生檔案歸檔內容簡單化、程式化。學生檔案中記載的許多內容已經失去應有的價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、特點、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。因此，高校學生檔案應有的作用無法得到發揮。
( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學生檔案管理模式上存在的問題必然導致學生檔案的管理落后于形勢的發展，同時也限制了學生檔案工作的標準化、科學化、現代化的進程。大多數高校的學生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。隨著學生數量的增加，流動數量加快，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原來的學生檔案管理手段越來越不能適應發展需要。由于沒有建立相應的學生檔案數據庫，導致學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作的效率十分低下。
( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。
二、加強高校學生檔案管理創新的途徑
( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。
( 二) 強化服務功能，創新檔案管理模式。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，我們要改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。其次，規范檔案流轉的整個程序，建立一套完善的學生檔案管理體系，保持學生檔案材料的系統性和完整性。在檔案材料的收集整理過程中，各高校從事學生檔案管理的工作人員，要經常主動地與形成學生檔案材料的部門和各院 ( 系) 主管學生檔案的負責人聯系、協商、溝通，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生的信息，要及時歸檔，努力使學生檔案全面、準確、科學、合理，并保持檔案完整和最新狀態，推進高校檔案管理工作的規范化。
( 三) 提高學生檔案管理工作現代化水平，實現高校學生檔案計算機管理。無紙化辦公已隨著高校同信息化建設進入學生檔案管理領域。因此，采用計算機輔助檔案管理，積極推動檔案數字化建設勢在必行。在具體的操作過程中，建立檔案網站或主頁，加強電子文件的歸檔和管理，實現網上歸檔和網上檢查，保證檔案信息的唯一性和規范性，避免同名同姓的出現或檔案信息的混亂。同時，規范學生檔案中原有材料的內容、形式、格式及要求，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將每屆學生的信息輸入計算機。建立學生檔案數據庫，構建紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式，促進學生檔案管理數據化、信息化。學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，建立高校畢業生電子檔案，做到有計劃、有步驟、有程序地把學生檔案分類歸檔，只要打開這個系統，每位畢業生的詳細資料一目了然，既可提高檔案工作的效率和檔次，又可提高畢業生和用人單位對檔案的利用率。我們應站在人才競爭與人才管理的角度，為用人單位能找到適合本崗位的人才，為大學生能找到適合自己的工作，發揮學生最大潛能，而提升畢業生檔案管理的服務水平與能力。改革高校學生檔案管理模式，使之更有利于大學生就業，更有利于大學生畢業后的個人發展，更好地發揮高校畢業生檔案服務人才、服務社會的作用。
( 四) 發揮檔案管理功能，構建畢業生信息反饋檔案體系。及時反饋畢業生信息，根據所反饋的畢業生工作后的知識結構、思想道德、專業技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養學生基本技能和綜合素質。
一、高校學生檔案管理的現狀
（一）學生檔案內容單一
學生檔案應該是對學生在校期間各種表現的綜合體現，但是在部分高校的學生檔案管理工作中，內容比較單一，僅是對學生學習成績以及個人基本狀況的記載，而對于參加社會實踐、科技創新活動、職業技能考核以及心理狀況等沒有詳細的記載。基于就業背景下，用人單位通過學生檔案無法獲取有價值的信息，無法對學生的綜合素質能力進行判斷，由此檔案對于學生就業沒有起到任何作用。
（二）檔案材料歸檔格式不規范
學生檔案管理應該遵循統一的標準格式，不僅便于管理，同時也為后期的開發利用提供方便。但是部分高校的學生檔案沒有統一的格式要求，檔案材料的歸檔標準不統一。用人單位在參考學生檔案時，無法提取到有價值的信息，并且為以后的轉出工作造成一定的制約。
（三）畢業生檔案意識薄弱
檔案是跟隨學生一升的資料，但是仍有部分高校畢業生對自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學生畢業后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場，或者有些畢業生就檔案自己保管，這對于就業后的職稱、出國政審等造成了很大的影響。
（四）學生檔案轉遞不規范
在學生畢業后，檔案會隨學生一起轉出，原則上檔案是跟隨學生轉到用人單位，但是目前很多學生在中小企業、外資企業或者私營企業工作的居多，但是這些企業大部分不具備檔案接收權。而學生由于不了解檔案管理制度，在就業協議書上的檔案轉遞單位填寫工作單位，在學校審查不嚴的情況下，就會造成檔案在轉遞的過程中丟失，這是高校學生檔案轉遞面臨的重要問題。
（五）高校學生檔案管理制度不健全
高校學生檔案由檔案部門集中統一管理，但是，目前仍有部分高校學生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務，沒有單獨的人員管理。有的高校學生檔案歸學生工作管理部門或者學工處；有的高校學生檔案歸學生就業部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學生檔案放在各個學院（系），實行分散管理。畢業期間由于短時間內要將全部學生檔案材料完成歸檔，時間緊、任務重，容易出現錯裝、漏裝現象，給學生就業造成時間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。
二、提高高校學生檔案管理水平，發揮就業指導功能
（一）完善高校學生檔案信息收集內容
高校學生檔案除了收集學籍管理方面的材料外，還應該收集學生在校表現的道德品質、組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料。學生檔案管理部門，應采取積極主動的收集方式，全面掌握形成學生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實性，規范檔案材料的收集內容，做到學期前安排部署，學期中督促落實，學期末檢查審核，將監督檢查工作貫穿始終。
（二）強化學生檔案意識
高校學生是否具備檔案意識，影響到高校能否恰當利用學生檔案管理來培養和教育學生、提高檔案的就業服務功能。一方面高校應充分利用圖書館的優勢，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報聯合起來，既拓展學生的知識面，又增加學生的學習興趣。另一方面在學生畢業前，學校應把檔案意識教育作為就業教育的重要內容，依托多種平臺宣傳畢業生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識。
（三）嚴格畢業生檔案轉遞手續
畢業生檔案收發要由專門的機構管理，保證收發轉遞的渠道單一，管理有序。每年學生畢業時，數千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復雜，有的公司沒有機要權限，檔案就會退回來，退回來的檔案要嚴格執行登記手續，確保交換環節的準確無誤。
（四）實現高校學生檔案工作的信息化管理
高校招生規模逐漸擴大，學生檔案數量逐年增加，這就要求學生檔案管理工作實現現代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務畢業生就業，首先應該制定統一標準，規范紙質檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進一步開發電子檔案奠定基礎。其次，充分利用新技術、新設備，借鑒高等教育學歷證書電子注冊制度，在學生檔案管理上也采用現代技術方式，逐步實現高校學生檔案管理的標準化、規范化。
關鍵詞： 高校畢業生檔案 存在問題 反思
一
人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。其中高校畢業生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當學生從學校畢業后，就從學生人的身份轉換成社會人的身份，面臨參加養老保險、轉正定級、考研、出國、考公務員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關的問題，而這些問題都直接與高校畢業生的檔案記載內容掛鉤。
高校畢業生的人事檔案是由畢業生的學籍檔案轉換而來的，高校畢業生的學籍檔案主要是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專學生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學生的入學材料、高校畢業生登記表、綜合測評表、學籍卡、組織關系及學生在校的獎懲情況等。學生在校期間的這些材料共同組成了其學籍檔案，當學生畢業后，由學校就業主管部門根據學生的實際就業派遣情況在其學籍檔案中放入畢業生報到證，并由學校相關部門通過專門機構——機要局轉遞給畢業生的就業單位的人事部門或其委托的相關的人才交流機構。這時，學生的學籍檔案才正式轉化成其人事檔案，這個轉化必須通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂相關就業協議，并履行相關畢業程序并取得報道證后，才能最終得以實現，并標志著畢業生由學生人轉化為社會人。
二
當前高校在畢業生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：
1.畢業生檔案材料內容的不完整性。首先，畢業生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學籍卡來源于教學管理部門外，其他材料主要來自于各教學院系、相關職能部門和學生本人，這些材料主要涉及學生在德智體美勞等方面的素質材料，內容繁雜，數量龐大，在收集過程中非常容易產生片面或者重復的現象。其次，畢業生檔案材料的收集時間跨度大。從學生入學之初的初高中學籍檔案，到學生在高校期間各學期的學習記錄、綜合素質測評、直至最后的畢業生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學校經手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學生檔案的完整和統一。最后，畢業生檔案材料的內容完整性、延續性強。有的學生是團員，可檔案中缺少了中學時期的入團志愿書；有的是學生黨員，卻缺少入黨申請書和轉正報告；有的學生在畢業生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續和不完整，容易給人造成材料不實的印象。
2.檔案的保管和轉移過程中的不規范性。首先根據國家相關政策，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，暫時保存在學校。這就造成每年畢業季，因為擇業過程中的種種問題，很多畢業生都會要求暫時將檔案保留在學校，這些學生往往對畢業生檔案的重要性認識不足，很多學生并沒有按要求在一到兩年后轉移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學校機構調整，檔案管理人員的不穩定性，難免個別檔案管理人員責任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產生失誤，造成學生檔案的損壞或遺失，給學生就業和今后的調動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉畢業生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學生檔案，更有甚者直接將檔案交給學生，從而出現學生自帶檔案的現象，這些不規范的檔案流轉，就更容易出現畢業生檔案的損壞或遺失，將會給學生日后辦理相關手續帶來諸多麻煩。
3.畢業生檔案材料的不規范性。首先是由于大多數學校對檔案材料的用紙、書寫及格式沒有明確的規定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規范，有的學生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學生的獎懲材料，甚至有的學生的《畢業生登記表》中都會有公章和系部意見的現象。
三
為了避免以上問題的出現，高校需要從以下幾個方面進行反思：
1.高校要加強對畢業生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業生檔案工作。從院系、到學校都要配備固定的畢業生檔案管理人員；配備專門的畢業生檔案室或庫房；做好相關工作的獎懲條例，充分調動相關工作人員的積極性。
2.高校要加強畢業生檔案管理的制度化建設工作。明確畢業生檔案管理的條例、分工及職責，并要嚴格按照《檔案法》的要求，規范畢業生檔案工作。
3.加強檔案管理人員業務素質和責任心的提升，確保檔案材料的質量。要求檔案管理人員有愛崗敬業的精神，積極鉆研檔案管理相關業務，規范畢業生檔案的流轉；同時，要不斷提升責任心，本著為學生服務的宗旨，確保畢業生檔案材料的規范與完整。
4.加強對畢業生的教育，讓學生充分認識到畢業生檔案材料的重要性。首先，畢業生在填寫相關材料時，本著對自己負責的態度認真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業生一定要關心自己的檔案。如果是正常派遣的學生，學校會通過機要局寄送畢業生檔案，學生可以在畢業生檔案寄出兩個月之后，向相關人事部門進行查詢，如果檔案未收到，就要及時向學校相關部門查詢，確認，以保證自己的畢業生檔案不缺失；最后，如果學生在畢業后暫時未找到就業單位，而將其檔案托管保存在學校的，在明確了用人單位后，就要及時到學校辦理相關就業手續，以便學校正常轉遞檔案，不要誤以為既然學校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是畢業生的“學籍檔案”，只發揮存放的作用，不能以此為依據為學生開具相關的證明材料。在社會上，真正發揮作用的是由學籍檔案轉成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構才有權利開具相關證明，辦理相關事項。
因此，無論是高校還是學生都要重視畢業生的檔案，使畢業生的檔案發揮應有的作用，更好地為學生，為社會服務。
參考文獻：
關鍵詞: 高校畢業生就業學生檔案工作作用突出問題思考
學生檔案工作是高校學生教育管理工作中的一項基礎性工作,包括畢業生檔案的收集、整理、出檔、轉遞、提供咨詢服務等具體工作項目。學生檔案工作不僅關系到畢業生從學生向社會人的轉變,而且對其今后就業、職稱評定、婚育證明、轉正定級、政審、辦理養老等社會保險和開具出國、升學有關證明等各方面都有影響。因此,高校畢業生就業中的學生檔案工作,對學生工作者及畢業生個人而言,都不可忽視。
一、高校畢業生就業中學生檔案工作的作用
1.提供檔案利用,為用人單位的人力資源管理奠定基礎。
經過收集、整理、歸檔等環節而形成的畢業生檔案系統、有序地匯集了畢業生學習期間的學籍記錄、獎懲記載、社會活動情況、相關社會關系等一系列內容,用人單位通過對學生檔案的查詢,在對員工個人能力、興趣的分析與評估的基礎上,可以了解畢業生的能力結構,分析畢業生的素質狀況,從而比較全面地了解學生在校期間的經歷與表現。
2.協調學生檔案管理,為畢業生就業提供及時完整的檔案材料。
學生檔案材料的收集歸檔主要包括學生入學登記表,畢業生登記表,畢業生就業通知書,入黨(團)材料,獎學金登記表及在校期間獎勵、表彰,以及懲處材料、德育鑒定、所學課程的歷次考試(或考查)成績等材料。
3.進行檔案管理咨詢服務,完善畢業生檔案轉遞工作。
畢業生檔案通過檔案轉遞工作與畢業生就業同向流動,以實現“人檔合一”的人事檔案管理要求,檔案轉遞工作的開始也是畢業生在校身份的結束,學校對畢業生的管理就此告一段落。
二、高校畢業生就業中學生檔案工作面臨的突出問題
1.檔案轉遞。
(1)檔案轉出的問題:第一,畢業生升學,招生調檔與應屆畢業生畢業的時間差。如碩士生錄取檔案調檔在每年的四、五月,本科生畢業時間在六月底,出檔在七月初。由于升學招生時畢業生學籍等材料未能完整,造成應屆畢業生升學工作中的兩次投檔,而且,各高校招生檔案接受方法不一,或在研究生招生院,或在院(系),很可能兩次轉遞地址不一致,未能將學生檔案轉遞到實處。第二,退檔及其再次投遞。由于地址失誤、單位管理機要權限的限制,造成學生檔案轉遞被機要部門退檔,需要學生檔案管理工作人員主動與有關人員聯系,或接受相關檔案轉遞情況查詢,落實具體的檔案轉遞方式。
(2)檔案接受的問題:人事(管理)部門檔案管理滯后,接到畢業生檔案未能及時整理,被誤認為檔案未收到,需要學校的學生檔案管理工作人員借助畢業生檔案轉遞單據,在畢業生與檔案接收部門之間進行溝通,明確學生檔案歸屬。
2.畢業生檔案管理的相對滯后性。
(1)檔案整理相對于畢業生求職活動在時間上的滯后性。目前,不論哪種方式,大多數高校都是在大學生畢業離校時才突擊整理檔案。但是,人才市場日趨激烈的競爭,求職方式的多樣化,使得畢業生求職活動有超前的趨勢,在校期間產生的檔案材料散放在各系(院)、處(室)乃至個人手中,學生檔案工作與畢業生擇業活動相比,從材料的收集到歸檔,呈現明顯滯后的管理模式,應屆畢業生學籍、人事管理等材料在需要為其求職提供憑據時,往往尚未能收集、整理齊全,造成畢業生檔案材料缺乏系統性、完整性。
(2)檔案提供利用相對于用人單位查詢的滯后性。近年來,不少用人單位陸續走進高校,舉辦供需見面雙向選擇活動以招募人才。這種方式通常由高校就業主管部門牽頭,先介紹畢業生情況,而后由用人單位通過看檔案材料,再確定面洽人選。因此,學生檔案管理部門能否提供詳實、全面的學生檔案就顯得至關重要。有的在關鍵時刻如果不能提供大學生檔案材料,就會嚴重影響畢業生就業。
三、對畢業生就業中學生檔案工作的思考
1.樹立動態管理學生檔案的觀念。
(1)檔案情況的變動性。由于學生學習具有一定的周期性和階段性,因此,學生檔案材料是在變動中不斷豐富的,有學籍、求學經歷、獎勵、處分、撤消處分等變化等,使得學生檔案管理工作從檔案接收、歸檔到轉遞、出檔,始終處在動態運作當中。(2)動態收集的可能性。大學生學習生活具有一定規律性,檔案材料的形成過程,從開始時的入學登記,到結束時的畢業離校,學科考試、評獎選優、社會實踐等活動都是有組織、相對集中進行的。動態管理學生檔案的目的,就在于適時補充檔案材料,及時歸檔,最大限度地有效提供檔案材料,切實為畢業生就業服務。
2.畢業生信息資源的共享。
(1)資源共享的工作因素。畢業生就業中的學生檔案工作涉及學生管理、教學管理、檔案管理等諸多學校管理部門,這些部門有共同的服務對象――應屆畢業生,有共同的工作目標――完成畢業生就業計劃,也有共同的信息源――畢業生個人信息及就業信息。(2)資源共享的支持環境。高校作為高等教育的教學、科研基地,有著豐富的資源優勢及得天獨厚的人才優勢,校園網的建立更為信息資源的共享提供了切實可行的技術平臺。將計算機數據技術和網絡技術用于畢業生就業工作,不但能減少就業信息管理工作中的重復勞動,還能提高畢業生檔案管理的技術水平及工作效率,有助于及時、準確地掌握畢業生檔案運作的狀況。在數字校園建設和現代化管理手段在高校各部門間普遍應用的今天,畢業生信息網絡化管理已成為就業及畢業生檔案工作的發展趨勢。
3.拓寬畢業生檔案服務范圍。
(1)畢業生檔案流向查詢服務。第一,關于未收到檔案問題的查詢,應及時主動聯系機要部門,為其落實檔案轉遞情況;第二,關于遺留檔案問題的查詢,應建立檔案滯留聯系方式,注意對其個人資料的補充,以確保檔案信息的連續性。(2)畢業生檔案材料的證明服務。學生畢業后,因人動而檔案管理一時滯后、本人材料不全或不慎遺失,學生檔案管理部門作為畢業生信息資料的管理機構,應該為其學歷、學籍、學習成績提供相應的證明材料。(3)畢業生信息的數字化管理。隨著高校辦公自動化的發展,作為學校公共服務體系之一的學生檔案管理部門,在畢業生就業工作中應將學生檔案工作從單一的紙質材料管理發展成學生檔案信息的采集、傳播和利用的綜合管理模式,依據高校辦學特點及檔案管理的技術水準,依托校園網的規范管理,主動提供服務,宣傳學生檔案管理政策,在設置查詢權限的前提條件下,畢業生檔案流向、遺留檔案信息,滿足畢業生及用人單位對學生檔案的利用。
參考文獻:
[1]李清.高校畢業生就業中的學生檔案工作[J].檔案,2006,(4).
高校的成績檔案，是高校教育活動成果記錄，反映了學生各個方面的真實信息。高校普及了學分制的教學方式，這給檔案管理工作帶來了一定的困難。因為采用學分制，導致文件的大幅度增加，檔案管理工作相比之前更加的繁重。本文通過分析，簡述檔案管理的策略。
【關鍵詞】
應用型高校；學分制；檔案管理
學分制是高校一種高效的管理制度，用學分作為畢業的根據。隨著醫學院校在管理模式上進行學分制改革，學生的檔案管理數量也隨之增多，造成檔案管理工作量的增加，所以需要找出一種策略進行解決。
一、高校的學分制管理
（一）學分制
學分制的核心是學生自由選課制度，可以讓學生擁有更加靈活的學習時間，有選擇性的選擇學習內容。它適應了培養人才的要求，提升了教育質量，加深素質教育的改革，推進了學生個性化教育。
學分制可以用來衡量學生的學習情況，讓學生從自身出發，合理安排學習進度，學生的自主性得到了增強。同時，學分制尊重學生的個性與自由，為學生提供了一個平等的機會進行自我發展。其最大特點就是突破了學年的限制，只要滿足學分指標就可以畢業。
而醫學院校的專業針對性很強，主要培養學生的動手實踐能力。為了便于管理，醫學院校通常使用編級管理方式，將醫學課程的學習階段和畢業實踐階段分別設定學分。如果累計學分沒有修夠，或者教學計劃內不及格的，將此類學生編入下一年級。在學制年限內依然沒有修夠學分的，可以延長修業期，將學生管理編入下一年級。
（二）學分制高校成績管理特色
由原來的固定學制，變成了如今的彈性學制，允許學生在學習期間無論是畢業提前還是畢業推遲，只要在學分修夠的情況下就可以畢業。這樣就造成了學生檔案變得很復雜。再加上學生實行選課，學生的學習成績由原來的百分比量化成了學分，同一專業班級的跨專業的課程成績，讓檔案充滿了交互性。
二、學分制下的成績檔案管理
（一）建立學號檔案管理
在學分制下的高校中，成績檔案零碎而分散，輸入成績、修改成績、查詢成績都比較慢，很難進行高效的成績管理工作，也無法進行有效的信息反饋，所以需要建立一個完整的學號檔案管理機制。由于學分制的特點，學生可以夸系，夸專業選擇學習課程，于是我們就應該弱化院系和專業的概念，突出學號的概念。同時由于人重名的現象很嚴重，而學號卻具有唯一性，無論怎么變動系和專業，學生的學號是不變的。
學號的編排具有一定的規律，這使得檔案管理不會再出現傳統方式下，由于院系、專業、姓名的方式進行管理時造成的檔案繁多，工作量大的問題。學號檔案管理的方式具有系統性，完整保留學生是否留級、是否休學、提前畢業等非常規檔案。用學號作為檔案管理方式，可以確保成績檔案管理的規范和穩定，快速準確的進行查詢檢索。
（二）建立部門合作管理機制
為了避免成績檔案重復進行工作，作為檔案管理部門，應該聯合學校的每個部門進行有效合作，建立合作管理機制。避免檔案管理變得繁瑣困難，學校的每個層面，領導教師學生等都要融入檔案管理之中。
首先，學校領導要建立有效的制度，科學規范的對成績檔案進行管理。讓成績檔案管理工作，做到分工明確，把責任規劃到每個人身上。還要規范工作程序，明確工作流程，減少反復工作和盲目工作。
其次，每個院系的教師需要提高檔案管理意識，促使教師可以自覺遞交成績檔案到院系部，有利于成績檔案的整理歸檔，利于檔案管理的規范化。
再次，由于學分制實行選課制度，學生的自由度增加了，而教學計劃也相應的增加，有幾個學生就有幾份教學計劃，而檔案管理工作也變得異常繁重，稍有不慎就會出錯，影響成績管理的準確性。所以需要把學生也納入檔案管理工作當中。
最后，由于學生是在各個院系之間選課，這樣造成了評價成績、收集數據方面的復雜局面。為了解決這個問題，高校可以建立校院合作管理模式。院系的教師提供考試的試卷以及成績批閱和試卷保管工作。而學校復雜院系學生的成績查詢和分析統計等工作。通過分工明確的檔案管理工作，促進院系部門的協調，減少管理的混亂，保證檔案管理工作的正常運行。
（三）檔案管理的網絡數字化應用
學習的教學模式逐漸采用學分制，排課的形式也有安排式改成了選課方式，這樣學生選課實現了自由化，但管理人員對其分數的管理上出現了困難，原始紙質檔案無法滿足工作需求，在如今網絡信息化時代，高校的檔案管理工作利用網絡系統進行成績檔案管理，也已經成為必然。在管理上，應該將手工錄入方式和電子錄入方式相結合。相比傳統的手工錄入方式，采用計算機技術對學生成績進行查詢操作、錄入操作、修改操作以及刪除操作等，查找更方便，存儲量更大、檢索速度更快、可靠性和保密性更高。
現在很多應用型高校，都采用教務軟件進行電子錄入方式進行成績輸入工作。這種方式有利于檔案管理工作的系統化、規范化。教務軟件還可以對學生的成績進行管理，對學生的班級、課程、班主任、成績等信息進行管理，提高了工作效率，也方便了查詢學生成績。
在成績檔案進行數字化時，需要對紙質檔案進行整理，對錄入的檔案信息和有關文件等進行審核和校對。這些工作流程應該責任落實到人，明確職責。考慮檔案原件信息保護的同時，最大程度發揮檔案管理的數字化功能，保證信息的真實可靠。同時建立文件級別的目錄數據庫并加以同步，這樣可以讓成績檔案的準確率有所提高，為了方便了使用者，應該同時進行檔案的數字化和網上查詢功能。
三、結語
成績檔案管理是一個細致而又繁雜的工作，開展學分制教學，提高了高校檔案管理工作的難度和要求。檔案管理工作應當以學生為本，不斷提高其服務能力和管理工作的效率，推動科學化的成績檔案工作。
參考文獻：
[1]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2010（01）
