時間：2023-06-02 09:20:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)是一項惠及大眾的措施，我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)將側(cè)重點放在醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療技術(shù)上，社會各界對與醫(yī)院檔案管理工作的重視程度遠遠不夠，醫(yī)院檔案管理工作缺少必要的監(jiān)督，無法進行有效科學的管理。醫(yī)院對于本院的檔案管理工作的管理意識薄弱，得不到重視的結(jié)果必然是缺少支持，這直接導致了在我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中，電子信息檔案管理工作的進展緩慢、鮮有成效。
2基礎(chǔ)設(shè)施落后
在我國用于醫(yī)院電子信息檔案管理的設(shè)備較為落后，不能滿足信息化檔案管理的需要，電子信息技術(shù)的應用需要良好的硬件和軟件設(shè)施作為支撐，醫(yī)院中聚集了醫(yī)療方面的專業(yè)人才，但是對于先進檔案管理設(shè)施沒有概念，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不健全，也使得醫(yī)院電子信息檔案管理的發(fā)展緩慢。醫(yī)院缺少對世界先進電子信息檔案管理工作發(fā)展的關(guān)注，不能及時更新設(shè)備來為醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。
3如何加強醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)
3.1加強培訓
針對目前我國醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理人員素質(zhì)較低和專業(yè)人才缺乏的問題，加強相關(guān)培訓無疑是最有效的方法，通過加強各部門人員的計算機知識培訓,來為提高醫(yī)院電子信息檔案管理水平的創(chuàng)造條件。對于檔案管理人員來說，加強業(yè)務(wù)學習,在自覺學習掌握專業(yè)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，時刻關(guān)注國內(nèi)外先進的電子信息類檔案工作發(fā)展動態(tài),從而實現(xiàn)通過計算機檔案管理軟件對電子信息檔案進行科學規(guī)范的管理。
3.2提高重視程度
醫(yī)院的重視是醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的關(guān)鍵，醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)不能只著眼于硬件，醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)工作關(guān)系到全局，醫(yī)院相關(guān)負責人需要樹立全局意識，對于醫(yī)院電子信息檔案管理工作給予充分的理解和足夠的重視，硬件是醫(yī)院醫(yī)療水平提高的基礎(chǔ)，軟件則是硬件的重要輔助，兩者互相補充、互相促進。醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)惠及廣大民眾，同時也需要社會各界的大力支持，醫(yī)院的支持和社會的支持構(gòu)成醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的發(fā)展動力，我們需要為其提供便利的資源和技術(shù)，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中為電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造更多條件。
3.3制定相關(guān)制度
針對相關(guān)制度缺失的問題，我們需要建立科學規(guī)范、高效合理的電子信息檔案管理制度，只有通過嚴格的制度化管理才能保障醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)建立嚴格的檔案查閱制度，在此同時，逐步建立起嚴格的采集制度、傳送制度、保存制度、歸檔制度、鑒定制度和清理制度等。嚴格的管理制度需要明確相關(guān)管理人員的職責，對電子信息檔案管理中出現(xiàn)的各類問題要進行詳細的規(guī)定和解釋，確保問題發(fā)生后采取的處理方法有著科學合理的依據(jù)。制度制定后必須嚴格遵守，對應著檔案管理制度可以出臺相應的獎懲措施，這樣的方式能夠充分調(diào)動管理人員積極性，對推進醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)也有著很好的推動作用。
3.4加強軟硬件建設(shè)
在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的建設(shè)是基礎(chǔ)性的工作，我們在醫(yī)院的電子信息檔案建設(shè)中，需要加強基礎(chǔ)的設(shè)施的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)需要先進色軟硬件設(shè)備作為保障，只有在保障先進設(shè)備和軟件的基礎(chǔ)上才能實現(xiàn)電子信息檔案管理工作的高效和準確，電子信息管理系統(tǒng)的應用能夠有效提高醫(yī)院電子信息檔案的管理效率。保持與世界接軌，關(guān)注世界電子信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)，及時進行設(shè)備和軟件更新，只有時刻保持與世界先進水平相一致，才能使得我國醫(yī)院信息化水平得到不斷提高。醫(yī)院要將電子信息檔案建設(shè)作為重點工作認真對待，為其發(fā)展創(chuàng)造條件。
4結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子檔案;問題;對策
隨著電子信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1、醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理職責不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5需要大量資金投入
醫(yī)院電子檔案的建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。
2、提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應的電子檔案管理制度的內(nèi)容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進行管理。
2.3加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關(guān)人員應當學習檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4加大檔案管理的投入
關(guān)鍵詞:檔案管理;涉密檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)涉密類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關(guān)人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育?！稒n案法》中嚴格規(guī)定，機關(guān)、團體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業(yè)務(wù)知識和技能培訓，加強職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對涉密類檔案進行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了涉密檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型涉密類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好涉密類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進行涉密檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理涉密類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點，涉密類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補。
三、如何做好電子信息涉密檔案保密工作
筆者認為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經(jīng)濟社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進行涉密性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。
(1)要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓以外，更為重要的是要加強職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
當然，利用電子信息技術(shù)進行涉密檔案管理是一個十分復雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
電子檔案在提高工作效率的同時實現(xiàn)資源共享，借閱和使用都具有比紙質(zhì)檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務(wù)。電子檔案突破時間和空間的限制，實現(xiàn)檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備存在高度依賴性，而計算機和網(wǎng)絡(luò)容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校電子檔案管理的內(nèi)容
高校電子檔案管理的內(nèi)容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網(wǎng)站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內(nèi)部局域網(wǎng)平臺的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為:學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務(wù)檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應對種類繁多、任務(wù)繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財務(wù)檔案由財務(wù)處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。
(二)高校電子檔案管理的問題
目前發(fā)現(xiàn)多數(shù)研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實性較低的問題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規(guī)范、專業(yè)人員技術(shù)需提高等問題。
1．電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規(guī)范，沒有統(tǒng)一標準。
一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規(guī)范化的標準執(zhí)行。而且電子文檔要經(jīng)過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉(zhuǎn)移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設(shè)備選擇、數(shù)據(jù)格式分類不統(tǒng)一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復儲存，要么就會出現(xiàn)缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，難以復原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。
2．電子檔案管理人員的專業(yè)意識和專業(yè)技能需加強。
高校紙質(zhì)制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設(shè)的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領(lǐng)導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質(zhì)量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業(yè)務(wù)知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關(guān)培訓，難免會降低檔案收集的質(zhì)量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。
3．對檔案電子化過程中投入的資金不足。
部分高校對電子檔案管理的規(guī)范性重視不夠，有關(guān)規(guī)范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設(shè)備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，制約了電子檔案的發(fā)展。
二、加強高校電子檔案管理的措施
(一)強化管理人員專業(yè)意識，培養(yǎng)專業(yè)技能
要充分認識到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始，建立規(guī)范化的電子檔案管理流程機制及監(jiān)督管理機制，出臺相應的績效考評辦法，考評專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、工作效率和業(yè)務(wù)水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對從事檔案管理的專、兼職人員進行培訓，一方面是檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識，另一方面是計算機應用技能及網(wǎng)絡(luò)應用技能。電子檔案的收集、積累等基礎(chǔ)工作不同于紙質(zhì)檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質(zhì)檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業(yè)的計算機技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復處理、保管保密對管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員的培訓力度，提供多種教育培訓交流的機會，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和電子檔案的管理水平。
(二)開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，加大資金投入
部分高校已開發(fā)了電子檔案存儲的系統(tǒng)平臺，建成了按檔案公開級別和訪問人員類別的網(wǎng)絡(luò)查詢、查閱系統(tǒng)。這一系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)(輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計算機)和軟件系統(tǒng)(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設(shè)備、照相錄制、錄制設(shè)備、輸入輸出設(shè)備、存儲設(shè)備等這些硬件設(shè)備需要直接購買投入使用，管理及查詢端的軟件需要設(shè)計投入。因此，這些設(shè)施的配置需要高校領(lǐng)導加強對電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。
(三)提高安全管理意識，保證文檔真實有效
一、影響電子檔案信息安全的因素
（一）病毒和黑客的威脅
計算機網(wǎng)絡(luò)受到來自黑客和病毒的攻擊和威脅，對原始數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)破壞、竊取和截獲，以便于獲取機密性的信息，導致信息數(shù)據(jù)泄漏。
（二）硬件故障
電子檔案需要借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)來發(fā)揮其作用。在這個過程中，需要由物理設(shè)備來確保網(wǎng)絡(luò)運行系統(tǒng)的正常性，一旦主機部件、路由交換設(shè)備及硬件設(shè)備等發(fā)生故障或是受到損壞，都會導致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法正常運行或是癱瘓，影響電子檔案信息的安全。
（三）應用管理因素
電子檔案信息運行安全的保障，需要確保檔案管理信息系統(tǒng)實際應用操作的安全，但在當前電子檔案信息安全管理工作中，卻存在著管理混亂、責任不明及缺乏健全的安全管理制度問題，部分安全管理制度制定時沒有與實際情況有效的結(jié)合，從而導致其執(zhí)行時缺乏可操作性，從而導致管理安全風險的發(fā)生，影響電子檔案信息的安全。
（四）突發(fā)性因素
在對電子檔案安全管理工作中，由于設(shè)備故障、突發(fā)性災害等發(fā)生時，由于安全技術(shù)防護措施缺失，在這種情況下，往往檔案信息會丟失、破壞、毀損等，從而會給電子檔案帶來不可估量的損失。
二、電子檔案信息安全保障體系的建設(shè)
（一）組建信息安全管理機構(gòu)
機構(gòu)級可以在本單位現(xiàn)有的頂層如信息安全與保密委員會下設(shè)電子檔案工作小組，在建立了機構(gòu)時必須同時制定職責、運作機制等相關(guān)制度，使保密機構(gòu)真正起到?jīng)Q策、監(jiān)督作用。
（二）電子檔案信息安全體系建設(shè)
（1）建立安全管理制度
管理制度是保證電子信息安全的重要措施。維護電子信息的安全除了技術(shù)手段外，更重要的是要加強對信息的管理，制定合理而嚴密的管理措施和規(guī)范，才能真正保護電子信息的真實、可靠和完整。
（2）建立網(wǎng)絡(luò)管理制度
計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。原因很多，主要有設(shè)備老化，安全技術(shù)方法逐漸泄露，管理日漸松懈，攻擊者經(jīng)驗的積累等。與此相反，電子文件和電子檔案的價值卻隨著時間積累而增加，對系統(tǒng)安全的要求越來越高。因此，為長時間保證安全，必須結(jié)合本單位的實際，建立配套的、切實可行的網(wǎng)絡(luò)管理制度。
（3）建立全過程的電子文件管理制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題都會影響電子文件的真實可靠性。因此建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失;電子文件歸檔時，要嚴格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，負責就會給將來利用帶來困難和麻煩;遷移時，要認真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都對電子信息的真實性與可靠性造成危害。
（4）建立電子文件管理記錄系統(tǒng)
為加強對電子文件的管理，保證電子文件的法律證據(jù)性。則需要對于收集積累階段在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳輸?shù)碾娮游募?，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動記錄有關(guān)信息;記錄文件在現(xiàn)行期的重要處理環(huán)節(jié)和文件在半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期的管理、利用等;對于按存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。另外還要做好文件存儲位置的改變、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的記錄。
（三）電子檔案信息安全與保密日常監(jiān)督與檢查
在電子檔案安全管理工作中，檢查人員需要具有較強的安全防護意識，通過對各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況、機器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的運行情況及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的流動情況等進行全面、系統(tǒng)的檢查。同時還要制定安全與保密制度，對檢查的時間、周期、檢查項目和方法進行明確規(guī)定，及時發(fā)現(xiàn)電子檔案信息安全問題，及時進行跟蹤處理，確保電子檔案信息的安全。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案的安全管理工作中，不可能僅僅依據(jù)制度來實現(xiàn)，需要制定切實可行的培訓機制來強化對檔案管理人員的業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)和技術(shù)技能，做好電子文件的歸檔工作。同時還要加強檔案管理人才隊伍建設(shè)工作，以管理型人才為基礎(chǔ)，以復合型人才為重點，從而組建一支具有高素質(zhì)及高技能的專業(yè)化檔案管理隊伍，確保電子檔案的順利運行需要。
信息時代的到來，人類記錄信息的工作發(fā)生了很大的變化，人類已經(jīng)開始傾向電子文化儲存，逐漸的擺脫了紙質(zhì)化記錄時代。但是值得研究的是，電子檔案盡管利于儲存，也方便檔案信息資源共享，但是其原始性卻無法保證，因為電子檔案修改或者傳輸幾乎都毫無痕跡，如果對電子信息技術(shù)不夠了解，完全看不出來，最為重要的是，信息技術(shù)的發(fā)展，也帶動了黑客技術(shù)的發(fā)展，電子檔案信息隨時都有可能被竊取，所以檔案管理部門一直都在積極的采取措施，應對這一問題，其采取的措施如下。
一、注重電子檔案制作與管理人員的管理
電子檔案依靠的是信息化技術(shù)，但是卻不是自動生成，其需要人工制作，無論是存儲，還是傳輸都是由人來完成，正是如此，電子檔案制作與管理人員的素質(zhì)對電子檔案的原始性關(guān)系重大。相關(guān)電子檔案部門在聘請相關(guān)人員時，就應該設(shè)高門檻，工作態(tài)度不認真，業(yè)務(wù)素質(zhì)不強的人員都不能從事電子檔案的制作工作，同時有關(guān)部門還應該加強內(nèi)部人員的培訓工作，要求從事該項工作的人員必須經(jīng)過培訓合格之后，才能上崗。另外，檔案管理部門需要構(gòu)建一整套審查制度，每一個環(huán)節(jié)都要做好把關(guān)工作，從而源頭上徹底消除影響電子檔案真實性的因素，確保其原始性。人是感性與理性并存的生物，當外界環(huán)境發(fā)生變化時，非常容易受到影響，如不不加強管理，很有可能就會背離初衷，所以一定要加強人員管理，以免工作人員出現(xiàn)懈怠。但是對于電子文件制作人員來說，只是單純的依靠審查制度，并不能達到預期效果，因此在制定制度之后，還需要對具體措施進行明確的規(guī)定，每個工作人員的責任都必須要落實，以此確保每項政策都能夠正確的實施下去。除此之外，有關(guān)管理者對電子檔案制作人員還需要進行教育，一定要其了解到電子檔案原始性的重要性，同時培養(yǎng)制作人員認真工作的態(tài)度，整個制作團隊都要養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風，高超的制作水平，只有如此，才能真正的從源頭上杜絕電子檔案信息虛假。
二、公平合理的分配電子檔案制作任務(wù)
每一位參與電子檔案制作的人員都有義務(wù)確保檔案真實性，同時也對此也應該富有一定的責任，以此保證在整個電子檔案制作過程中不會產(chǎn)生任何的失誤。公平合理的分配任務(wù)之后，制作人員就很少會出現(xiàn)相互抱怨以及扯皮的情況，以此保證制作工作能夠順利完成。公平合理的分配任務(wù)的前提就是管理者對每位人員都工作能力都有清楚的了解，尤其是各個員工擅長的領(lǐng)域，這樣在分配任務(wù)時，才能讓每個人都滿意，從而認真的工作。尤其電子檔案的制作規(guī)模比較龐大，需要多個人共同合作完成，此時責任劃分更顯重要，責任劃分之后，每個人只能負責其專門的領(lǐng)域，不得管理其他領(lǐng)域，干涉其他員工的工作，否則就需要給予相應的處罰。如果有工作需要，工作人員可以將電子檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x模式，便于員工進行調(diào)閱，這樣可以有效的避免誤操作或者故意增加會刪改，這也是確保電子檔案原始性的一個有效的措施。
三、建立電子檔案全過程管理的制度
電子檔案從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能造成對電子檔案的原始性、真實性的危害。因此，及早地建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子檔案形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。電子檔案的收集、積累比紙質(zhì)文件要復雜得多，稍有不慎，就可能造成無法挽回的損失。因此，一開始就要明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和要求。嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性、完整性的重要措施。電子檔案的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處置措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子檔案的原始性、真實性、完整性造成極大危害。
四、建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)
紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子檔案的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子檔案建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子檔案的管理和使用情況。用電子檔案形成、處理、保管過程中，都有真實記錄可供查詢，來證實電子檔案的原始性、真實性。
五、結(jié)語
綜上所述，可知電子檔案自身的優(yōu)越性已經(jīng)十分突出，只是這種優(yōu)越性也伴隨著一定的危險性，就這一點上來說，紙質(zhì)檔案要比電子檔案更加的優(yōu)越，但是這不能抹殺電子檔案所具有的先進性，比如方便快捷、節(jié)省空間、成本低廉等，而且電子檔案也是我國進入無紙化辦公時代的重要表現(xiàn)。正是如此，做好電子檔案的原始性工作更顯重要以及迫切。
本文作者：鄒曉軍 林玲 高軍 單位：塔里木大學
檔案管理員由教學秘書兼職，由于大多沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，不懂檔案管理業(yè)務(wù)和要求，嚴重地影響了教學檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。[1]1.3電子教學檔案安全問題突出。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息安全的因素很多，一方面來自操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素和網(wǎng)絡(luò)黑客等[2]，另外一方面，檔案管理人員隨意插用移動存儲介質(zhì)，拷貝他人文件，失泄密事件時有發(fā)生。因此，必須高度重視校園網(wǎng)絡(luò)信息的安全問題。
缺乏對原始檔案的管理。教學檔案來源比較廣泛，而且非常雜。既有上級部門的通知、通告、教學任務(wù)等，又有教師的教學日歷、電子教案、教學大綱等，還有學生的個人信息表、學生成績表等，從而產(chǎn)生了大量的草稿性的、原始的電子檔案，但二級學院的檔案管理人員認為經(jīng)過修改、整理后的電子教學檔案才具有歸檔性，對原始的電子教學檔案用后就刪，無從體現(xiàn)電子教學檔案原始性、真實性和完整性。以學生成績?yōu)槔?，很多教學秘書認為教務(wù)管理系統(tǒng)中有就可以了，沒有及時進行備份，由于操作系統(tǒng)崩潰，使數(shù)據(jù)丟失，這就會造成無法挽回的損失。
加強全員檔案意識。首先主管教學領(lǐng)導要樹立檔案意識，加強對電子教學檔案的監(jiān)督、檢查；其次要樹立教職工檔案意識，確立檔案的價值觀和效益觀，實行由二級學院各部門和教職工立卷歸檔責任制，把每個人的電子教學檔案的建立納入年終考核范圍，以養(yǎng)成隨時進行檔案歸檔的好習慣。最后作為檔案管理人員的教學秘書要提高檔案管理尤其是電子檔案管理素養(yǎng)，積極對電子檔案進行整理、歸檔，更好的為教育教學服務(wù)。
建設(shè)和完善二級學院電子檔案管理制度。依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的標準，結(jié)合二級學院自身特點，制定電子教學檔案管理的各項規(guī)章制度，如：檔案保密制度，電子教學檔案管理制度，檔案員責任制度等，一定要有可操作性，以便對電子檔案工作各個環(huán)節(jié)進行有效管理。加強安全防范能力。首先要嚴格執(zhí)行電子檔案保密制度，即配置檔案管理專用電腦，保證專人專用，設(shè)置開機密碼，不得讓他人使用，不得隨意插用移動存儲介質(zhì)，拷貝他人文件等。其次加強技術(shù)保障，包括安裝最新防毒軟件和防火墻，不斷安裝軟件補丁更新系統(tǒng)漏洞，對重要文件進行備份，從多個方面進行防范，盡一切可能去制止、減少一切非法的訪問和操作，把不安全因素降到最小。另外，為了防止檔案專用電腦出現(xiàn)故障，每個月需對電子檔案進行備份。
加強對原始電子檔案的管理。電子檔案收集相比紙質(zhì)檔案收集更加復雜，既要保證其真實性和完整性，又要保證其原始性。電子檔案不如紙質(zhì)檔案直觀，若不及時收集，就很可能散失毀壞，必須從文件形成之時起采取措施對電子檔案收集管理，實施全過程管理，切實做好收集積累工作[3]。為了保證歸檔電子檔案的完整、真實，由電子檔案的產(chǎn)生者（包括教師，管理人員等）把形成的電子檔案進行分類整理后，集中發(fā)送給檔案管理人員，檔案管理人員按照教務(wù)管理系統(tǒng)的模塊進行嚴格分類，歸檔，并做好文件的標記及目錄的登記，并及時將相關(guān)檔案及時上傳至服務(wù)器，以便相關(guān)師生能上教務(wù)管理系統(tǒng)及時查閱相關(guān)信息。
開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。現(xiàn)階段，我校的檔案管理系統(tǒng)還需要靠人工一個個輸入信息，并且是簡單的目錄檢索，檔案數(shù)字化建設(shè)一直比較滯后，如何構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理系統(tǒng)是目前急需解決的問題。積極推進教學檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源共享是我校正在努力的目標。目前，教學檔案全文數(shù)字化還不現(xiàn)實，可以先把檔案目錄數(shù)字化，供師生進行網(wǎng)上查詢，還可以把重要的、價值高的、師生需求大的檔案優(yōu)先轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好的為廣大師生服務(wù)。
總之，在教務(wù)管理系統(tǒng)背景下，電子教學檔案在教學管理工作中逐漸發(fā)揮著重要的作用。同時，作為一名從事最基礎(chǔ)工作的教學管理人員，要不斷加強學習，培養(yǎng)自己的檔案管理素質(zhì)，多思考、想辦法，認真研究電子教學檔案如何實現(xiàn)與教務(wù)管理系統(tǒng)的無縫對接，以適應現(xiàn)代化教學管理的需要。
隨著社會的發(fā)展和進步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。但我國檔案管理機構(gòu)和組織在實施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進一步完善提供資料參考。
關(guān)鍵詞：
電子檔案管理；基本要求；完善策略
實現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。
1電子檔案管理的基本要求
1.1原始性
電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。
1.2真實性
電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。
1.3完整性
電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經(jīng)常處于滾動狀態(tài)，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。
1.4安全性
電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。
2電子檔案管理存在的問題
2.1原始性問題
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時不會發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點和難點，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。
2.2真實性問題
在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實性，將會給資料參考人員以錯誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實性出現(xiàn)問題。
2.3完整性問題
電子文件主要存儲與數(shù)據(jù)庫中，但當遇到檔案需要調(diào)用時，則會從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動到其他媒介中。如果在拷貝和復制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。
2.4安全性問題
網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計算機病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲和使用過程中不會受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)就會遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。
3電子檔案管理的完善策略
3.1電子檔案的形成制度要進一步完善
在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標準，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲、參數(shù)指標和載體形式加以規(guī)范。同時，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。
3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學的歸檔制度
要進一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應同時歸檔；電子檔案所使用的存儲載體是否符合要求。同時，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時間、范圍及歸檔方式做出明確、細致的規(guī)定，以維護電子檔案在程序上的合法性與真實性。
3.3建立嚴格的保管制度
電子檔案歸檔后就需要一套嚴格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲載體的保管條件，電子檔案的保管應遠離有害氣體與強磁場環(huán)境，并建立一個適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護狀態(tài)。
3.4規(guī)范電子檔案的利用制度
規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應當以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。
綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展做貢獻。
作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心
參考文獻
關(guān)鍵詞：影響電子檔案;安全管理;因素
Abstract: Although the electronic archives in our country has not fresh things, archives workers to have more in-depth research, its characteristics are discussed, but the majority of Chinese organizations in the security management of electronic archives, archives still adopt traditional protection method, its main goal to protect electronic archives of physicochemical properties, as long as the protective carrier nondestructive would protect information integrity, so regardless of its object of protection, technical method or guiding ideology has simple obvious. Through the analysis of China adopts the archival measures, safety management measures of traditional mainly there are five limitations: blindness, non-systematic, low efficiency, passivity and lack of system. The existing limitation and can not guarantee that the electronic archives led the information technology security.
Keywords: influence of electronic archives; safety management; factors
中國分類號：TK-9 文獻標識碼：A 文章標號：2095-2104（2012）03-0001-02
第一章 與安全管理相關(guān)的其他概念
電子檔案安全管理是新時期檔案工作的重要任務(wù)。保管和保護好電子文件必須從兩個方面著手：一方面，要從電子檔案管理物理載體出發(fā)，著重保護電子檔案的原始性；另一方面，要在電子檔案管理的手段上狠下功夫，力促電子檔案的真實性。本論文就是對電子檔案如何能夠安全管理，發(fā)表個人看法。1、背景信息，指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。2、邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。3、物理歸檔，指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。
第二章 影響電子檔案安全的因素分析
信息技術(shù)就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。影響電子檔案信息安全的因素很多，歸納為四大類：自然因素、環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素。
2.1自然因素
影響電子檔案安全的自然因素主要指各種自然災害，如雷電、水災、火災、臺風、地震等，這些自然災害的發(fā)生會直接威脅到共享系統(tǒng)中的電子檔案安全。
2.2環(huán)境因素
電子檔案信息的產(chǎn)生、存取、傳播和利用等離不開計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這對電子檔案所依存的系統(tǒng)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求是非常高的，如果電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站的環(huán)境不符合要求(電源質(zhì)量差，溫濕度不適應，無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施等)就會影響電子檔案信息的安全。
2.3人為因素
人為因素又可以分為三類：第一類是蓄意破壞。蓄意破壞是故意破壞電子檔案的內(nèi)容及其所依賴的載體、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，以獲得某種利益及達到某種目的。第二類是管理疏忽。管理疏忽包括管理人員的安全意識、保密意識、責任心不強，沒有建立起相應的信息安全法律法規(guī)、標準制度等。管理疏忽是造成事故發(fā)生的最大隱患。第三類是不當操作。電子檔案載體本身隨著使用次數(shù)的增加，其結(jié)構(gòu)性能會有一定程度的降低。
2.4技術(shù)因素
在影響電子檔案信息安全的非人為因素中，技術(shù)因素不可忽視。信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的廣泛應用，給電子檔案的安全帶來深刻的影響，一方面上述技術(shù)是電子檔案產(chǎn)生的前提，為電子檔案信息的管理和利用帶來極大的便捷；另一方面，這些技術(shù)本身并不是十全十美，也有局限性、漏洞和缺陷，這些都為電子檔案信息增加了被竊取、盜用、非法增刪及破壞等方面的安全隱患。
第三章 電子檔案安全管理措施
3.1載體安全保護
第一保證電子檔案載體的制成材料質(zhì)量過關(guān)。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備、信道信宿、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲、傳輸和提供利用全過程的基礎(chǔ)。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關(guān)設(shè)備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計算機的軟硬件平臺，完整、準確并以人們可以理解的形式輸出的前提。
3.2電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施的局限性
電子檔案傳統(tǒng)的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統(tǒng)性、低效率性、被動性和缺乏制度性。
3.2.1盲目性
作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對于電子檔案所處的風險沒有進行更深刻的探究，沒有從更深層次上發(fā)現(xiàn)風險發(fā)生的原因。最終在風險來臨之時，不能有效地控制風險。
3.2.2非系統(tǒng)性
電子檔案的風險往往并不是單一因素所造成的，除了內(nèi)部因素外，還有外部因素。內(nèi)部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風險的強度，而傳統(tǒng)的電子檔案保護措施，往往采取的是單一的防護措施，對于電子檔案的保護會出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風險的發(fā)生。
3.2.3低效率性
傳統(tǒng)保護措施的低效效率性主要體現(xiàn)在對于電子檔案的保護成本過高，而對于電子檔案風險的防范并不能取得相應的效果，這之間不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費。
3.2.4被動性
對于可能發(fā)生的風險，由于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識的欠缺，對信息技術(shù)發(fā)展了解不足，而維護網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又往往對電子檔案的知識掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風險發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預防，只待風險成為現(xiàn)實之后，才采取相應的措施進行補救。
3.2.5缺乏制度性
電子檔案的傳統(tǒng)保護措施缺乏制度性主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏制度和標準的保障，在實施過程中沒有具體的操作程序可以執(zhí)行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發(fā)生風險的可能性增加，風險的疊加，會給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應的法律法規(guī)進行規(guī)范。以往的相關(guān)法規(guī)一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關(guān)注度不足。
第四章結(jié)束語
本文的研究最終目的就在于為檔案工作者提供一種新管理思路，提高檔案管理者的風險意識，提高電子檔案的管理水平。在電子檔案管理過程中，管理者和管理部門必須要認識到電子文件風險的客觀性、不確定性、危害性，做好風險防范和應對工作，否則，如果對潛在風險的忽視，定會導致災難性后果，形成可怕的“記憶黑洞”、“歷史空白”。
電子檔案管理是我們現(xiàn)實工作中的重中之重的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有認真做好這項工作，我們的各項工作才有保障，我們要防患于未然，重視細小的問題，重視防范，哪怕是拔掉插頭，用鐵錘擊碎，文件與數(shù)據(jù)也不會有任何影響。
參考文獻
[1] 王萍、宋雪雁《電子檔案管理基礎(chǔ)》北京：清華大學出版社，2006年第1版 。
一是檔案管理人員的知識水平不夠全面。由于很多單位開展會計電算化時間不長，沒有意識到電子會計檔案管理的重要性，沒有采取措施加大會計檔案保管人員的業(yè)務(wù)培訓，很多單位負責會計檔案管理的人員沒有電子檔案管理的經(jīng)驗和業(yè)務(wù)素質(zhì)，缺少電子檔案管理和計算機應用等方面知識。
二是會計檔案管理安全隱患突出。雖然計算機系統(tǒng)技術(shù)先進，功能強大，但也存在著不少缺陷：由于電子會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，計算機系統(tǒng)存儲電子會計數(shù)據(jù)容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤、光盤容易損壞，如果不及時備份，一有突發(fā)事件可能損失極大；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受到計算機病毒的危害，計算機中的會計系統(tǒng)軟件易被破壞，電子會計信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發(fā)現(xiàn)，而且破壞性極大。
二、要建立健全會計檔案管理制度
要保證會計資料準確、可靠，必須首先建立嚴格的會計內(nèi)控制度并嚴格執(zhí)行，嚴格的會計內(nèi)控制度能保證電子會計檔案材料全面及時歸檔、運行安全可靠。如建立會計歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴格的電子檔案管理認證制度，引進電子檔案加密技術(shù)可有效保證電子會計數(shù)據(jù)的安全性，防止外人非法進入電子會計檔案系統(tǒng)，認證技術(shù)包括指紋認證、口令認證、全息認證等。建立授權(quán)操作制度，可設(shè)立系統(tǒng)管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權(quán)操作，不同崗位的職責和權(quán)限不同，相互牽制和監(jiān)督。
三、要加強會計數(shù)據(jù)安全風險防范
計算機取代傳統(tǒng)會計核算后，電子會計數(shù)據(jù)主要存儲于光盤、磁盤等磁性介質(zhì)，一旦發(fā)生盜竊、火災、水災等突發(fā)事件，就可能導致全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。因此，要高度重視加強會計檔案管理工作，一方面，要加強會計數(shù)據(jù)的日常安全，養(yǎng)成及時備份電子會計數(shù)據(jù)的習慣，注明備份時間和操作員的編號，備份文件最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄確保數(shù)據(jù)安全。年終要將本年度所有會計檔案整理歸類，標明內(nèi)容目錄、日期、備份人姓名等內(nèi)容。另一方面，要做好會計檔案保管工作。會計檔案室應滿足防塵、防蟲、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強震等要求，有條件的單位應安裝監(jiān)控和報警防盜設(shè)備，一旦有火災發(fā)生，可及時報警。
四、提高會計檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于會計信息化條件下，保管電子會計檔案需要保管人員有更高的素質(zhì)，因為保管人員要定期對電子會計檔案進行檢測，及時做好數(shù)據(jù)維護工作。保管人員應掌握檔案學、會計學和計算機應用等方面的基本知識和技能，定期對電子會計數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化和備份，及時對已經(jīng)存檔備份的會計檔案數(shù)據(jù)進行檢查和核對，以便及時解決發(fā)現(xiàn)的問題。同時，還要定期進行病毒查殺和人工檢查，防止財務(wù)系統(tǒng)專用計算機感染病毒。因此，要采取措施提高電子會計檔案保管人員的素質(zhì)，比如加大對現(xiàn)有的會計檔案保管人員培訓力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。
五、總結(jié)
1.1醫(yī)院為了方便醫(yī)生查看病例,往往病人的檔案一般是單獨放在病案室進行管理,還有病人的一些檢查資料則直接放在各個科室里,這樣醫(yī)院的檔案管理就分為了多個部分,缺乏統(tǒng)一的管理,增加了后期的檔案收集和整理工作難度。
1.2現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度落后由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式,需要管理人員具備使用計算機軟件的能力和較強的檔案管理意識。但是,醫(yī)院的檔案管理人員在電子檔案實施以后,主動學習提高的意識較弱,這就造成了對電子檔案的使用不夠熟練。當然,這在一定程度上與醫(yī)院的管理制度也有關(guān),醫(yī)院的管理制度沒有及時地更加電子檔案管理制度和操作規(guī)范。
1.3電子檔案管理不規(guī)范,保管措施不完善電子檔案雖然方便了醫(yī)院的管理,提高了醫(yī)院的運行效率,但是不規(guī)范的保管措施可能會產(chǎn)生安全隱患。由于,電子檔案的傳輸往往需要聯(lián)網(wǎng),管理人員如果不能及時的查殺電腦病毒,也許會造成電子檔案外漏和消失,造成無法挽救的損失。
2優(yōu)化對策
針對現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理工作存在的一些不足,提出針對性措施。
2.1轉(zhuǎn)變檔案管理觀念,更新意識和管理制度檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者,其觀念的轉(zhuǎn)變有助于提高電子檔案管理的效率和成效。為了保證管理人員規(guī)范操作檔案管理軟件,需要更新管理人員的管理意識。同時,還應該建立和更新一系列規(guī)章制度,進一步規(guī)范管理人員的操作行為。
2.2形成獨立的檔案管理機構(gòu)檔案管理工作存在的一些問題往往是醫(yī)院的重視程度不夠引起的,檔案管理沒有獨立的機構(gòu),職能和權(quán)限不夠,檔案管理功能不很正常的進行。因此,需要建立的一個獨立的檔案管理機構(gòu),增加檔案管理人員,醫(yī)院的所有檔案都歸獨立的檔案管理機構(gòu)管理。在此基礎(chǔ)上,建立一個電子檔案使用系統(tǒng),醫(yī)院的醫(yī)生都有獨立的賬號,可以隨時登陸進去進行檔案查詢,這樣既方便了醫(yī)生的檔案查詢和調(diào)取也統(tǒng)一了醫(yī)院的檔案管理職能。
2.3加強工作人員的能力培養(yǎng)和工作技能的提高,提高綜合素質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著醫(yī)院的檔案管理水平。檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理,還包含了統(tǒng)計學和信息技術(shù)應用等應用。因此,為了提高醫(yī)院的檔案管理工作,就需要高度重視工作人員的綜合素質(zhì)提高?？梢远ㄆ诎才殴ぷ魅藛T進行進修,或者參加技能培訓,并加強思想道德建設(shè),使檔案管理人員在思想上和能力上都能更進一步。
3結(jié)語
1.1領(lǐng)導認識不夠，規(guī)章制度有待完善
由于許多高校的領(lǐng)導并沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關(guān)的規(guī)章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態(tài)度對待電子檔案工作，使得其不規(guī)范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規(guī)章制度無法約束和規(guī)范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據(jù)，從而導致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規(guī)范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續(xù)相關(guān)工作的順利進行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環(huán)，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。
1.2安全性和實用性存在很大的威脅
作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機的基礎(chǔ)上被形成和利用的，因此它都是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸?shù)模浅５姆奖愫涂旖荨５撬嬖谥容^大的安全隱患，因為它對計算機技術(shù)有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數(shù)據(jù)信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發(fā)霉、變形等，而且很難恢復。如果電子檔案的儲存載體出現(xiàn)了問題，那么其中的文件信息也就很難再現(xiàn)和再次被利用。電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機系統(tǒng)運行之間的矛盾逐漸加深，從而導致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領(lǐng)導重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經(jīng)費和技術(shù)支持，那么它們就可以直接與合作的企業(yè)進行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而有的院校領(lǐng)導忽視電子檔案的管理，那么就會直接導致相關(guān)技術(shù)低下。這種技術(shù)水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實現(xiàn)校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導致電子檔案的優(yōu)勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴重的信息資源流失現(xiàn)象，而且還會出現(xiàn)信息資源重復存檔的現(xiàn)象。同時這種獨立、分散以及割據(jù)式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因為高職院校的同學們在參加各種社會活動時，如就業(yè)、考研、出國留學等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。
二、改善高職院校電子檔案工作的措施
2.1加強認識，完善規(guī)章制度
加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領(lǐng)導、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認識，從而根據(jù)自身的實際情況以及發(fā)展需求完善相關(guān)的規(guī)章制度，并把電子檔案管理納入到學校日常管理工作中，以規(guī)范電子檔案管理工作。其中領(lǐng)導要起到帶頭作用，嚴肅對待電子檔案管理工作，保證其權(quán)威性，讓管理人眼嚴格按照相關(guān)程序來進行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機制，以激發(fā)工作人員的興趣和積極性。完善的規(guī)章制度可以使工作人員在工作時有據(jù)可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規(guī)模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質(zhì)量和管理水平。
2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實用性
對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉(zhuǎn)載工作，經(jīng)常對這些載體進行抽查和檢驗，做到早發(fā)現(xiàn)、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術(shù)，同時建立計算機安全防護系統(tǒng)，嚴密管理工作人員對密碼和口令的設(shè)置與權(quán)限，從而提高電子檔案的真實和安全指數(shù)。各大院校應樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進行改革創(chuàng)新。在計算機網(wǎng)絡(luò)與校園網(wǎng)連接的基礎(chǔ)上，架設(shè)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，從而使內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)庫全程處于管理人員監(jiān)控和管理的狀態(tài)下。同時加強技術(shù)軟件的開發(fā)，以便構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，其中包括數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、加密技術(shù)以及安全技術(shù)等。教育部門也應重視各高職院校電子檔案整合管理的發(fā)展，向各大高職院校下達指示，讓他們組建能制定政策、調(diào)配資源并協(xié)調(diào)院校的管理機構(gòu)，從而促進高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業(yè)的高職院校在進行檔案培訓的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權(quán)利，讓他成為調(diào)配和協(xié)調(diào)各院校電子檔案管理的中心，從而加強院校之間的溝通和交流，實現(xiàn)資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務(wù)。
三、結(jié)語
