時(shí)間：2023-05-29 17:38:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇消防檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】農(nóng)村檔案；社區(qū)檔案；檔案管理；問題和對(duì)策
我國城鎮(zhèn)化的進(jìn)程不斷的加快，城鄉(xiāng)結(jié)合部的管理也成為當(dāng)前政府工作的重點(diǎn)內(nèi)容，我國的農(nóng)村新型社區(qū)工作中，出現(xiàn)了大量的文字、圖像、照片等記錄形式，需要進(jìn)行建檔保存，以保證未來發(fā)展過程中能夠有所依據(jù)。可見在進(jìn)行農(nóng)村新型社區(qū)建設(shè)過程中，對(duì)檔案的管理工作十分必要，為社區(qū)居民提供更加便捷的檔案服務(wù)，減少檔案管理失效所帶來的問題，提高檔案管理效率，能夠?yàn)槲磥磙r(nóng)村新社區(qū)建設(shè)帶來更多的便利。
一、農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理特點(diǎn)
1.1檔案內(nèi)容較為繁雜
農(nóng)村新型社區(qū)具有我國當(dāng)前較為復(fù)雜的社會(huì)形態(tài)，即是社區(qū)形態(tài)，也不能完全脫離農(nóng)村生活方式，因此涉及的內(nèi)容較多，相對(duì)的檔案的種類和內(nèi)容也較多。在檔案內(nèi)容當(dāng)中，包括土地規(guī)劃、村居改造、居民創(chuàng)業(yè)、就業(yè)等基本建設(shè)內(nèi)容，也有公共教育、醫(yī)療衛(wèi)生、社會(huì)保障、計(jì)劃生育等內(nèi)容，還包括社會(huì)救助、殘疾人權(quán)益等內(nèi)容。這些內(nèi)容都具有其相應(yīng)的檔案管理需求，也使得農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理呈現(xiàn)出內(nèi)容繁雜的特點(diǎn)。
2.2形成周期差異較大
許多農(nóng)村新社區(qū)建設(shè)過程中，有著規(guī)劃-建成-投入使用等較長(zhǎng)的時(shí)間跨度。時(shí)間跨度大，意味著農(nóng)村新社區(qū)檔案的形成跨度較大，對(duì)農(nóng)村新社區(qū)的檔案收集和管理，需要較長(zhǎng)的形成周期，而不同的是，如計(jì)劃生育、醫(yī)療、社保等檔案的形成周期較短，這使得檔案管理工作過程中，這對(duì)不同形成周期的檔案，需要不同方式的管理。
二、農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理問題探究
2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
許多農(nóng)村新型社區(qū)在建設(shè)過程中，經(jīng)常將社區(qū)建設(shè)和居民利益放在首位，進(jìn)而忽視了檔案管理的工作需求，特別是領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，造成當(dāng)?shù)匦律鐓^(qū)的工作重心都放在了工程建設(shè)、美化建設(shè)上，新社區(qū)檔案管理工作無法跟上發(fā)展步伐，甚至出現(xiàn)未設(shè)立相關(guān)管理部門的問題，檔案資源嚴(yán)重不足，檔案利用率低下的問題。
2.2未建立起相應(yīng)的檔案管理制度
在農(nóng)村新型檔案的管理工作當(dāng)中，一些新社區(qū)并未設(shè)置檔案管理制度，使得檔案管理工作處于“閑置”狀態(tài)，而一些新社區(qū)雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但在管理過程中，并未按照管理制度的規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作，造成檔案管理工作的制度缺失，最終直接影響了新社區(qū)檔案管理工作的效率。建立檔案不夠全面，無法健康開展新社區(qū)的檔案管理工作。
1.4檔案管理投入不足
當(dāng)前許多新社區(qū)的檔案管理部門不受重視，造成檔案管理工作空間非常狹小，甚至有些沒有固定的部門辦公室和檔案存儲(chǔ)室，檔案在公共區(qū)或借用的臨時(shí)辦公室內(nèi)放置，不單單影響檔案的歸檔和分類，在檔案收取時(shí)造成檔案的管理問題。而信息化檔案管理在農(nóng)村新社區(qū)檔案管理工作當(dāng)中極為少見，許多檔案的收集、利用和管理都需要工作人員通過手寫方式進(jìn)行，這極大的降低了檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。
三、提高農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作對(duì)策
3.1加強(qiáng)農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理意識(shí)
從認(rèn)識(shí)上提升檔案管理的工作意識(shí)，是保障檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。這對(duì)當(dāng)前許多農(nóng)村新型社區(qū)的檔案管理意識(shí)不足，對(duì)檔案管理的重視程度不夠這一問題。可以從社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層開始，進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，幫助領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并在日常工作當(dāng)中重視檔案管理工作的指導(dǎo)和安排。與此同時(shí)，對(duì)新型社區(qū)的工作人員進(jìn)行檔案管理和收集意識(shí)的宣講，充分的在整個(gè)社區(qū)工作過程中將檔案管理工作深入人心。對(duì)于出現(xiàn)村、居合并形成新型社區(qū)的，則要充分保證原檔案的完整性，并在原檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)新的檔案進(jìn)行銜接，保證檔案的合理性和時(shí)效性。作為新社區(qū)檔案的關(guān)鍵，將農(nóng)村新檔案的變革資料保存完整，是幫助未來新社區(qū)建設(shè)和管理的保障和前提。
3.2建立嚴(yán)密的規(guī)范制度
科學(xué)、嚴(yán)格的管理制度是保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。特別是當(dāng)前的新型社區(qū)建設(shè)過程中，檔案的管理工作更加復(fù)雜，為了保證工作的科學(xué)性，對(duì)檔案管理工作設(shè)置嚴(yán)密的規(guī)范制度十分必要。當(dāng)前我國對(duì)檔案管理制定了一定的管理規(guī)范和管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范中嚴(yán)格要求了檔案管理過程中的相關(guān)工作內(nèi)容，如檔案裝具的消毒、出事和消防措施；檔案的調(diào)閱、查詢流程等。農(nóng)村新型社區(qū)在進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)過程中，可以借鑒和把握上述管理規(guī)范的原則，將管理制度與管理現(xiàn)狀充分的融合起來，使檔案管理制度更加科學(xué)。在已經(jīng)制定了相關(guān)管理制度，但并未有效開展和實(shí)施的新型社區(qū)，則要對(duì)管理制度建立相應(yīng)的考核制度。嚴(yán)格規(guī)范日常工作，并保證檔案管理制度的有效落實(shí)。
2.4提高檔案管理硬件水平
針對(duì)當(dāng)前檔案管理硬件設(shè)施不夠完善，無法保證檔案管理工作有效落實(shí)的問題，應(yīng)充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理硬件設(shè)施完善對(duì)檔案管理工作的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入，積極的建設(shè)高配置的檔案管理設(shè)施，特別是當(dāng)前檔案管理工作的復(fù)雜性越來越高，建立起信息化的檔案管理辦公室，并進(jìn)行檔案管理的信息化存儲(chǔ)、調(diào)閱體系，通過信息化技術(shù)幫助檔案管理制度的高效性和準(zhǔn)確性。
參考文獻(xiàn)：
[1]徐蔚. 對(duì)農(nóng)村新型社區(qū)檔案管理工作的探討[J]. 北京檔案，2014，01（01）：28-29.
1、檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)
由于我國檔案管理工作的起步較晚，發(fā)展速度較慢，領(lǐng)導(dǎo)階層將精力集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，忽視了對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理工作帶來的效益認(rèn)識(shí)不到位，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是他們認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經(jīng)濟(jì)、社會(huì)保障等工作，檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作，與主體工作的關(guān)系不大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負(fù)責(zé)配合上級(jí)檔案管理部門的工作，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)甚至把檔案管理工作作為一種負(fù)擔(dān)，不予重視，應(yīng)付交差；二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項(xiàng)無需專業(yè)知識(shí)和技能的簡(jiǎn)單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負(fù)責(zé)即可，有些甚至沒有指派專人負(fù)責(zé)，而是采取臨時(shí)負(fù)責(zé)的形式。
2、檔案收集工作不到位
首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視不夠，對(duì)于檔案的收集和整理工作缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，檔案存放雜亂無章，很容易出現(xiàn)丟失、亂擺亂放的現(xiàn)象，降低了檔案保存的完整性，同時(shí)也降低了檔案的利用率。其次，缺乏健全、完整的檔案管理制度，缺乏規(guī)章制度的約束和規(guī)范，很難保證檔案工作的合理化開展，從而造成檔案丟失、不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)。第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對(duì)于檔案管理存檔的意識(shí)不強(qiáng)，很多資料沒有及時(shí)交給檔案管理人員，對(duì)一些重要的會(huì)議記錄及資料沒有進(jìn)行完整的保存，久而久之造成資源的丟失，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。
3、檔案管理制度不健全
由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認(rèn)為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長(zhǎng)期、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊，管理制度空白，獎(jiǎng)懲機(jī)制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應(yīng)的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實(shí)際需求，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務(wù)功能。
4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應(yīng)付檢查而臨時(shí)指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質(zhì)的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術(shù)水平較低的人員擔(dān)任，這部分人員一方面思想保守，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理模式無法適應(yīng)，另一方面，他們接受新理念、新技術(shù)的能力較弱，在工作中不能熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料進(jìn)行加工、管理和查詢，從而制約了新的管理手段和技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。
二、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施
1、加強(qiáng)檔案宣傳教育工作
加強(qiáng)檔案管理的宣傳教育工作，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法律、法規(guī)，使工作人員都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，積極的配合檔案管理人員進(jìn)行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺(tái)，使檔案管理人員之間進(jìn)行積極的溝通與交流，提高自身的業(yè)務(wù)水平和道德素養(yǎng)，提高檔案的利用率。另外，加強(qiáng)對(duì)群眾的宣傳教育工作，使廣大鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)民意識(shí)到檔案在解決土地問題、農(nóng)民權(quán)益等方面有積極的作用，提高人民群眾對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度，提高檔案保存的完整性。
2、做好檔案管理工作
首先，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，確保檔案收集、存檔等環(huán)節(jié)的安全性，提高安全意識(shí)。第二，建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的日常工作行為，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，指派專人進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)借閱、歸檔等環(huán)節(jié)的手續(xù)進(jìn)行定期、不定期的檢查，堅(jiān)決杜絕檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是，要加強(qiáng)日常內(nèi)部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)消防和供水、供電線路的管理，確保檔案室安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、霉變等情況經(jīng)常進(jìn)行抽樣檢查，把安全管理責(zé)任制落到實(shí)處，確保檔案絕對(duì)安全。四是，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要有過硬的政治素質(zhì)，嫻熟的業(yè)務(wù)技能和扎實(shí)的工作作風(fēng)。
3、提高檔案服務(wù)能力
檔案服務(wù)是檔案工作的重要目的。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案利用日趨社會(huì)化、多樣化、平民化，檔案的公眾服務(wù)面和服務(wù)需求日益凸顯。因此要不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)能力，切實(shí)增強(qiáng)檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的功能。一是，要不斷明確服務(wù)方向。檔案管理人員要對(duì)檔案服務(wù)功能有更加全面的認(rèn)識(shí)，既要為黨委和政府服務(wù)，也要為農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)。要主動(dòng)提供檔案信息，明確服務(wù)方向。要掌握服務(wù)需求，積極主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，定向提供專題服務(wù)，真正把群眾對(duì)檔案的需求作為服務(wù)的方向。二是，要不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在做好原有領(lǐng)域建檔服務(wù)的同時(shí)，積極做好新的領(lǐng)域的建檔服務(wù)。一方面，要重視現(xiàn)有檔案中的民生檔案資源的整合與開發(fā)，綜合利用好現(xiàn)有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權(quán)檔案、計(jì)生檔案、綜治檔案等。另一方面，要進(jìn)一步拓展民生檔案的服務(wù)領(lǐng)域，切實(shí)做好近幾年新形成的新型合作醫(yī)療檔案，土地流轉(zhuǎn)檔案，民營(yíng)企業(yè)檔案，農(nóng)技推廣檔案，村級(jí)財(cái)務(wù)檔案等事關(guān)人民群眾生產(chǎn)生活的民生檔案，作為服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行科學(xué)整合開發(fā)利用，為人民群眾利用檔案提供實(shí)實(shí)在在的服務(wù)。
關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 重要意義 采取措施
事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會(huì)服務(wù)性的特征，有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施，以順應(yīng)時(shí)展的需要，提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性，從而提高其為社會(huì)服務(wù)的能力。
一、事業(yè)單位檔案管理的特征
1.事業(yè)單位的檔案管理具備保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，一般是由國家設(shè)置的，雖不屬于政府機(jī)構(gòu)，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機(jī)關(guān)提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，是履行期參與社會(huì)事務(wù)管理職責(zé)，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個(gè)方面，包括國家各個(gè)行業(yè)的機(jī)密文件的保存，因而具備保密性，需要做好保密工作，防止相關(guān)機(jī)密文件的泄露。
2.事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性。事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對(duì)社會(huì)各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因?yàn)闊o法讓社會(huì)市場(chǎng)自動(dòng)參與資源調(diào)配，所以，需要借用事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì)，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會(huì)服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的重要性
1.檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，是客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對(duì)于事業(yè)單位而言，首先檔案是檔案人一生的真實(shí)記述，是第一手的參考材料；其次，它是事業(yè)單位本身的“成長(zhǎng)記錄”，是單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄，完整地反映單位發(fā)展變化的歷程。
2.檔案可以對(duì)事業(yè)單位的業(yè)績(jī)及管理水平進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)。檔案記錄著單位發(fā)展的整個(gè)歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果，單位的管理者可以通過這些檔案資料更好地對(duì)過去的工作進(jìn)行總結(jié)，做出科學(xué)合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的決策。
3.檔案可以提供便利的查詢服務(wù)。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項(xiàng)重要用途和事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)的一項(xiàng)新服務(wù)內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務(wù)，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時(shí)會(huì)發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務(wù)必須要有嚴(yán)格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權(quán)益。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案管理水平。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和督促。其次，要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立有效的考核機(jī)制，完善管理體系，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
2.注重培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)，讓檔案管理人員從理論到實(shí)際操作都能夠有更高層次地提高。
其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行明確專業(yè)的分工，促使檔案管理人員能夠有序地工作。與此同時(shí)，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。
再次，要強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)及敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。定期參加專業(yè)部門的繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新技巧，從而用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案工作。
3.加大投入，提升檔案工作保障力度。要盡量擠出資金配置專門的檔案室、檔案柜、照相機(jī)、專用微機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等。所有檔案都要實(shí)行按序、專柜保管，防止檔案丟失和損壞，維護(hù)檔案的完整性和安全性。
4.科學(xué)管理，提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理，要通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存；其次，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而大大提高檔案信息的利用率。
5.完善檔案管理制度。完善檔案管理制度，需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關(guān)制度。完善檔案管理制度，要能夠檔案信息真實(shí)完整有效，需要更新的要及時(shí)更新，需要?jiǎng)h除的要按照規(guī)定程序進(jìn)行審核后才能刪除銷毀，要做好安全設(shè)施建設(shè)，防止檔案的丟失和盜竊，重點(diǎn)做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設(shè)，促使檔案管理制度得到切實(shí)的執(zhí)行。
四、結(jié)束語
總之，自《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施后，檔案工作走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)得到了全面加強(qiáng)，檔案在事業(yè)單位管理中的重要作用日益突出。這些均利于檔案事業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；精細(xì)化管理；應(yīng)用
醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院歷史和進(jìn)程的文檔信息資料，是醫(yī)院傳承文化、服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)及可持續(xù)發(fā)展的信息資源保障，為醫(yī)院的整體發(fā)展服務(wù)［1］。隨著醫(yī)改政策推進(jìn)，醫(yī)院病歷檔案信息劇增，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展下改進(jìn)醫(yī)院病歷檔案管理工作，需找出現(xiàn)狀問題，樹立全新管理理念，不斷完善檔案管理工作，形成制度化、規(guī)范化的管理。
1精細(xì)化管理的意義
1.1促進(jìn)醫(yī)療水平、降低醫(yī)患糾紛
病歷檔案管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，可為醫(yī)療工作提供精準(zhǔn)的參考標(biāo)準(zhǔn)，以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。尤其是對(duì)患者的臨床資料檔案管理中，醫(yī)院研究團(tuán)隊(duì)可對(duì)完整連續(xù)的患者檔案進(jìn)行分析，為各種醫(yī)療研究的提升提供有力依據(jù)，促使醫(yī)療工作實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐的結(jié)合。當(dāng)前醫(yī)院中的醫(yī)患糾紛多是因?yàn)獒t(yī)院的醫(yī)療能力有限，對(duì)患者進(jìn)院就醫(yī)的資料檔案管理不規(guī)范，一旦出現(xiàn)問題，難以解釋清楚，無法追尋根源，責(zé)任劃分不清，互相推諉。精細(xì)化管理應(yīng)用于病歷檔案管理工作中，能在精細(xì)化管理理念的引導(dǎo)下，建立檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案流程，使檔案管理更加詳細(xì)和科學(xué)合理化，避免了常規(guī)檔案中管理制度不全、管理不規(guī)范、醫(yī)療數(shù)據(jù)不全、信息未及時(shí)更新等諸多問題，進(jìn)而有效地緩解醫(yī)患爭(zhēng)論及矛盾，降低醫(yī)患糾紛，有利于打造良好健康的醫(yī)療環(huán)境。
1.2提升檔案價(jià)值
隨著人們健康意識(shí)的提升，醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)上漲，病歷信息量增大，病歷檔案管理工作的工作量及難度都有所增加。在病歷檔案管理中引入精細(xì)化管理，有利于各環(huán)節(jié)工作的順利開展，精細(xì)化管理會(huì)對(duì)病歷檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化，對(duì)患者信息上會(huì)做到細(xì)致篩選，確保信息的準(zhǔn)確，為臨床治療方案制定提供精準(zhǔn)的參考，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。
2醫(yī)院病歷檔案管理存在的問題
2.1缺乏管理制度
隨著醫(yī)療事業(yè)迅速發(fā)展，醫(yī)院行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，部分醫(yī)院為提高市場(chǎng)占有率，以效益考慮為先，忽略了對(duì)醫(yī)院病歷檔案管理的價(jià)值。導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案分類不清、缺失嚴(yán)重。這些問題對(duì)醫(yī)院各部門的運(yùn)行均產(chǎn)生了不同程度的影響，只有加強(qiáng)病歷檔案制度的管理建設(shè)，才能確保完整的檔案資料信息，為醫(yī)院運(yùn)行及發(fā)展提供有效保障。
2.2收集率不高
檔案收集對(duì)醫(yī)院檔案管理工作較為重要，但大多醫(yī)院的管理模式與醫(yī)院發(fā)展的總體趨勢(shì)不匹配，管理模式落后，與醫(yī)院實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況不符，無完善的病歷醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各部門對(duì)檔案歸檔不及時(shí)，檔案分類混亂，交接不清，規(guī)范化較低，導(dǎo)致檔案管理整體質(zhì)量不高，有效利用率較低。
2.3檔案管理人員素質(zhì)不高
大多醫(yī)院認(rèn)為病歷檔案管理工作屬于后勤范圍，對(duì)其崗位人員要求不高，在人員選擇上多選擇年齡較大或退休的老職工，極少從外招聘專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致病歷檔案管理工作人員整體素質(zhì)不高，無法有效地進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化的管理，無法對(duì)醫(yī)院發(fā)展提供有力服務(wù)。
3精細(xì)化管理在醫(yī)院病歷檔案管理中的應(yīng)用措施
3.1提高管理意識(shí)、完善管理制度
首先，醫(yī)院管理者要提高檔案管理意識(shí)，明確病歷檔案管理的建設(shè)方向和目標(biāo)。制定管理目標(biāo)時(shí)要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，以規(guī)劃出符合自身檔案建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃。其次，病歷檔案管理者要完善檔案管理體系，健全管理各項(xiàng)制度，為管理工作的開展提供便利。尤其是在新時(shí)期下，要重視細(xì)化管理制度，規(guī)范檔案工作人員，做好檔案的收集、整理、移交、安全、保管，確保各項(xiàng)工作規(guī)劃科學(xué)合理，以促進(jìn)檔案管理提升整體質(zhì)量。再次，可實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，以進(jìn)一步約束及規(guī)范病歷檔案工作人員行為，引導(dǎo)其建立正確的工作價(jià)值觀，實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲［2］。
3.2應(yīng)用6S精細(xì)化管理
此理念是經(jīng)5S管理理念而來的，具體是指把企業(yè)生產(chǎn)過程中的人員、材料及機(jī)械等因素實(shí)施協(xié)調(diào)管理，以提高工作質(zhì)量及效率［3］。把6S應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案精細(xì)化管理，可創(chuàng)新檔案管理理念，提高工作的指導(dǎo)性，針對(duì)檔案管理粗放問題進(jìn)行有效的優(yōu)化。主要包括6方面：
3.2.1整理。是指首先整理好工作環(huán)境，按工作需求及工作內(nèi)容把物品分類，確保工作環(huán)境內(nèi)的物品均有用，清除無用品，提高工作環(huán)境的簡(jiǎn)潔感，為精細(xì)化管理營(yíng)造良好的工作環(huán)境［4］。在醫(yī)院病歷檔案管理中，就是將檔案分類，存儲(chǔ)保留有價(jià)值的檔案資料，刪除無價(jià)值的資料，簡(jiǎn)潔化檔案，規(guī)范有序地進(jìn)行檔案管理，提高其用房空間。醫(yī)院病歷檔案類型多、數(shù)量大，較分散和凌亂，檔案管理工作人員可根據(jù)價(jià)值鑒定明確檔案的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，留取精華，以提高檔案后期利用率。
3.2.2整頓。是把物品做好標(biāo)識(shí)，按規(guī)定擺放，確保工作環(huán)境整齊，以方便物品使用，進(jìn)而提高工作效率［5］。將醫(yī)院病歷檔案資料進(jìn)行合理歸置和標(biāo)識(shí)，以方便檔案資料的后期查找和利用。醫(yī)院病歷檔案應(yīng)根據(jù)不同的專科部門由不同的部門負(fù)責(zé)和存放。做好各科室部門的病歷檔案收集、整理，交于后勤部門存于檔案室，并做好交接手續(xù)，便于后期查找。檔案管理工作人員應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行分類，標(biāo)識(shí)好檔案，由部門負(fù)責(zé)人簽字歸檔。
3.2.3清掃。是指清掃工作環(huán)境，以營(yíng)造舒適的工作氛圍，減少物品的損壞。醫(yī)院病歷檔案管理中，清掃是對(duì)存檔區(qū)的清潔。病歷檔案管理者可制定相應(yīng)的衛(wèi)生管理制度，明確清潔和保護(hù)職責(zé)。如每周進(jìn)行清掃；每月進(jìn)行大掃除和紫外線消毒；調(diào)整好溫度、濕度，保持通風(fēng)；地面無雜物，無衛(wèi)生死角。
3.2.4清潔。是指前3項(xiàng)工作的落實(shí)和制度呈現(xiàn)，以保證工作環(huán)境清潔狀態(tài)的維持。醫(yī)院病歷檔案管理中主要是明確檔案管理工作人員的職責(zé)，為規(guī)范化管理提供支持。如：檔案管理者依據(jù)功能將檔案室劃分為不同子檔案室，制定不同的人員負(fù)責(zé)；制定責(zé)任制，落實(shí)人員對(duì)檔案整理、整頓和清掃的責(zé)任，做好雨季的檔案檢查，排除不良環(huán)境影響因素，放假前關(guān)好電源、門窗，避免安全隱患，依據(jù)其工作成效給予獎(jiǎng)懲；增設(shè)檔案室消防設(shè)施、防盜窗、滅蟲器、文件掃描儀等硬件設(shè)備，以更好地為檔案管理服務(wù)。
3.2.5素養(yǎng)。是指崗位工作人員所需的素養(yǎng)，以便其按規(guī)程工作，養(yǎng)成良好工作習(xí)慣。應(yīng)用于醫(yī)院病歷檔案管理工作中，首先要認(rèn)清檔案管理工作開展主體是工作人員，所以，要做好人員的的素養(yǎng)提升，使其正確落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，以促進(jìn)病歷檔案管理工作的規(guī)范化和精細(xì)化。如進(jìn)行定期培訓(xùn)，或招聘專業(yè)檔案管理人員，以其先進(jìn)的管理理念推動(dòng)檔案管理。也可邀請(qǐng)檔案局業(yè)務(wù)科進(jìn)行指導(dǎo)，內(nèi)容包括：病歷檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性；檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)及政策；檔案收集、分類、保管方法；不同類型檔案分類技巧。
3.2.6安全。是指把安全放在第一位，避免安全隱患引發(fā)安全事故，以保障企業(yè)效益。醫(yī)院病歷檔案管理隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料向電子檔案發(fā)展，所以，對(duì)其安全性要求更高。醫(yī)院要根據(jù)檔案類型特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的管理，避免檔案資料丟失和被盜。對(duì)需要存放原件的紙質(zhì)檔案，應(yīng)明確其存放區(qū)域，做好防蟲、防火、防潮的環(huán)境保護(hù)，定期檢查檔案，避免出現(xiàn)霉變或損壞。若醫(yī)院條件允許，可備份檔案資料，以防意外。對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子檔案，應(yīng)在計(jì)算機(jī)中安裝360或獵豹防護(hù)軟件，避免被盜［6］。病歷檔案管理系統(tǒng)中也應(yīng)配置防火墻，以防病毒。最好使用U盤或硬盤備份，以防網(wǎng)絡(luò)崩潰丟失電子資料。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；
中途分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
一、事業(yè)單位檔案管理具有的特征
1、事業(yè)單位檔案保存了社會(huì)活動(dòng)的重要基本信息。
事業(yè)單位主要包含科技、教育、文化和衛(wèi)生行業(yè)，是一個(gè)國家基礎(chǔ)而且重要的社會(huì)活動(dòng)，而檔案是對(duì)這一切社會(huì)活動(dòng)的記載。文化檔案可以為人們留下寶貴的精神財(cái)富，科研檔案是提高國家發(fā)展水平和競(jìng)爭(zhēng)力的重要材料，教育和醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高國民素質(zhì)和健康水平的重要載體，這些檔案是整個(gè)國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富。因此事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，它雖然不是政府機(jī)構(gòu)，但是事業(yè)單位的檔案可以為國家各機(jī)關(guān)提供信息支持。事業(yè)單位檔案包括其從業(yè)人員的人事檔案，是維護(hù)單位與職工正當(dāng)權(quán)益的憑證，但人事檔案只是事業(yè)單位檔案的很小一部分，事業(yè)單位檔案主體主要是其從事各項(xiàng)工作所產(chǎn)生的公務(wù)記錄，其不僅是事業(yè)單位開展現(xiàn)有工作的必備材料，也是文化傳承、科技興國和依法治國的基石。因而檔案管理工作是每個(gè)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要的、不可或缺的基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)各級(jí)事業(yè)單位抓經(jīng)濟(jì)發(fā)展、促精神文明建設(shè)、維護(hù)群眾正當(dāng)權(quán)益起著越來越重要的作用，因而規(guī)范管理科技檔案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，從而進(jìn)一步發(fā)展生產(chǎn)力，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2、事業(yè)單位的檔案管理具有服務(wù)特性
事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對(duì)社會(huì)各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因?yàn)闊o法讓社會(huì)市場(chǎng)自動(dòng)參與資源調(diào)配，所以，需要借用事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，這些事業(yè)單位不具備盈利性，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會(huì)提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會(huì)服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。
二、目前我國事業(yè)單位在檔案管理存在的問題
1、缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才
目前在我國事業(yè)單位檔案管理中，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規(guī)的檔案信息化培訓(xùn)，以至于在檔案信息化建設(shè)的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發(fā)揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分事業(yè)單位并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人員兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任心與耐心，無法去完善檔案信息化建設(shè)，發(fā)掘檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。
2、在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度
各單位檔案人員的新老交替，工作人員更換有著必然性，隨著社會(huì)發(fā)展，很少有人會(huì)在一個(gè)崗位上一直做到退休。在檔案管理工作中，檔案管理人員的離職交接一直檔案管理部門的首要問題。尤其是突發(fā)性離職交接，例如：檔案管理人員退休、離職、生病等突發(fā)性事件，都對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了極大的影響。同時(shí)，由于目前絕大多數(shù)的檔案管理部門，缺乏完善的交接手續(xù)，以至于檔案管理人員在進(jìn)行離職工作交接時(shí)，無法做到有章可依，有章可循，最后造成許多檔案變成“死檔”、“棄檔”，給事業(yè)單位造成了極大損失。
3、事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施
保管好檔案信息是檔案管理工作的一個(gè)重要步驟，雖然現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)越來越普及，但是多數(shù)機(jī)密、重要的檔案信息，事業(yè)單位還應(yīng)同時(shí)采用紙質(zhì)檔案管理的方式進(jìn)行管理備案。然而目前，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)后，針對(duì)機(jī)密、重要檔案的備案尚缺乏有效的措施，造成電子檔案與紙質(zhì)檔案管理制度不配套。電子文件對(duì)應(yīng)用程序的依附性，設(shè)備及系統(tǒng)更新導(dǎo)致許多數(shù)據(jù)記錄無法讀取，以至于許多檔案造成丟失、損壞。而在查找使用中，又無法發(fā)揮檔案信息的最大利用價(jià)值，極大的遏制了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。
4、事業(yè)單位缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)
隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位原有的檔案管理方式和管理設(shè)備，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)展。然而目前我國絕大多數(shù)的事業(yè)單位，還是沒有認(rèn)識(shí)到這一問題的嚴(yán)重性。以至于在日常管理中，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息管理，無法及時(shí)的更新，或者是更新速度緩慢。同時(shí)，也沒有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，工作的實(shí)際需求，引進(jìn)高科技設(shè)備進(jìn)行檔案的管理與修復(fù)，對(duì)檔案的信息的保護(hù)意識(shí)仍很薄弱。
三、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策
針對(duì)以上事業(yè)單位在檔案管理工作上存在的問題，我們應(yīng)進(jìn)一步完善與強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作，并著重對(duì)以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：
1、轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)
轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，并不是說在事業(yè)單位檔案管理這方面的認(rèn)識(shí)出現(xiàn)了嚴(yán)重的錯(cuò)誤和偏頗，而是指對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)存在一定的差距，所以，需要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)。首先，要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的思想認(rèn)識(shí)，促使他們能夠更加重視事業(yè)單位的檔案管理制度，只有這樣，領(lǐng)導(dǎo)者才能夠從政策上給予相關(guān)的支持，做出正確的符合事業(yè)單位整體利益和整個(gè)社會(huì)整理利益的戰(zhàn)略決策，提供足夠的資金支持，做好檔案管理的各類制度建設(shè)，為事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的外在客觀環(huán)境。其次，要轉(zhuǎn)變整個(gè)社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的社會(huì)監(jiān)督力度。要轉(zhuǎn)變整個(gè)社會(huì)的思想認(rèn)識(shí)，國家能夠盡可能加強(qiáng)從立法層面對(duì)事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)管，從宏觀上帶領(lǐng)大家關(guān)注事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)，同時(shí)要盡可能地利用報(bào)紙報(bào)刊、電視媒體等加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的宣傳。
2、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和管理
首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠從理論到實(shí)際操作都能夠有更高層次地提高，提高其專業(yè)知識(shí)水平，使其熟練掌握信息技術(shù)。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行明確專業(yè)分工，促使檔案管理人員能夠有序地工作，并做好離職人員的工作交接管理。與此同時(shí)，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間。最后，加強(qiáng)其職業(yè)道德修養(yǎng)、樹立正確的人生觀價(jià)值觀，
3、完善檔案管理制度
完善檔案管理制度，需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關(guān)制度。完善檔案管理制度，要能夠檔案信息真實(shí)完整有效，需要更新的要及時(shí)更新，需要?jiǎng)h除的要按照規(guī)定程序進(jìn)行審核后才能刪除銷毀，要做好安全設(shè)施建設(shè)，防止檔案的丟失和盜竊，重點(diǎn)做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設(shè)，促使檔案管理制度得到切實(shí)的執(zhí)行。
結(jié)語
總之，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理關(guān)系著事業(yè)單位的穩(wěn)步、健康發(fā)展，所以，事業(yè)單位應(yīng)該從各個(gè)方面出發(fā)，尋找出適合其單位實(shí)際情況的檔案管理方法，才能夠在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上促進(jìn)單位發(fā)展，達(dá)到有效服務(wù)于社會(huì)的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]袁雙盛.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J] 中國商界（下半月）2009（08）
關(guān)鍵詞：檔案管理工作水平 檔案管理制度化、技術(shù)化、安全化 人員綜合素質(zhì)提升
同志在對(duì)檔案工作的指示中曾提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不斷改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。”隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，研究檔案管理，確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化，努力提升檔案管理工作的水平，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。對(duì)此，筆者結(jié)合工作實(shí)際，談幾點(diǎn)看法，以期高校檔案管理提升檔次。
一、 應(yīng)提高高校檔案制度化管理水平
規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則。依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔，就要求各級(jí)各類單位依照國家檔案有關(guān)法律法規(guī)建立健全一系列有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度。比如：《檔案實(shí)體分類法》《檔案管理辦法》《檔案開發(fā)利用管理辦法》《檔案保密制度》《檔案管理人員規(guī)定》《庫房管理規(guī)定》《聲像檔案保管制度》等等。同時(shí)要努力提高檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)，建立一套系統(tǒng)有序的管理體制。只有增強(qiáng)檔案管理職能部門和人員的責(zé)任意識(shí)，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，把好部門自身關(guān)，才能確保檔案的安全和質(zhì)量。
二、應(yīng)提高高校檔案信息化技術(shù)化管理水平
檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。實(shí)施科技興檔，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄與標(biāo)引、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化替代所有手工抄寫工作，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和網(wǎng)上查詢，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，探索檔案的現(xiàn)代化管理。通過構(gòu)建網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，把已有的檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)，以便為更多的用戶提供服務(wù)。把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，建成各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生服務(wù)，可以大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務(wù)水平。
為了使管理上檔次，應(yīng)配備密封的檔案密集架或檔案柜、計(jì)算機(jī)和縮微設(shè)備，建立起一個(gè)門類齊全、機(jī)構(gòu)合理、管理科學(xué)、設(shè)備先進(jìn)，為學(xué)校和社會(huì)提供有效服務(wù)的高校檔案館。高校檔案館不僅要收集校內(nèi)檔案信息進(jìn)行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進(jìn)行加工利用。不但各高校檔案館之間要相互協(xié)作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報(bào)等其他信息系統(tǒng)取得協(xié)作，在制定和實(shí)行業(yè)務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化上協(xié)調(diào)一致，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案工作的社會(huì)功能和高校檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)模。真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化，實(shí)行文件自動(dòng)收集、編目、鑒定等檔案管理工作，使高校檔案管理邁上新的臺(tái)階。
三、 應(yīng)提高高校檔案館的安全化管理水平
1.提高檔案管理人員的安全防范意識(shí)。檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用等六個(gè)部分。檔案的管理是由人來實(shí)現(xiàn)的，那么檔案的安全保障就要求上至分管檔案館的校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館館長(zhǎng)、副館長(zhǎng)，下至館內(nèi)各科室負(fù)責(zé)人以及一般管理人員，都應(yīng)高度重視檔案安全管理工作。防范措施可以通過在各科室設(shè)一名安全員，負(fù)責(zé)日常安全工作；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)常性防火、防盜安全教育培訓(xùn)，警鐘長(zhǎng)鳴；嚴(yán)格實(shí)行總控制室值班制度，對(duì)檔案庫房實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控等采取這些方式加以確保。
2.在保衛(wèi)部門的指導(dǎo)下，具體落實(shí)防盜防火相關(guān)工作措施。加固檔案庫房、資料室的門窗，安裝技術(shù)防范設(shè)施，防止失竊案件發(fā)生。庫房配備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長(zhǎng)期有效；嚴(yán)禁在館內(nèi)吸煙和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走斷電，切斷庫內(nèi)電源；定期檢查電器設(shè)備線路安全使用情況，做到及時(shí)維修，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)；加強(qiáng)對(duì)庫房建設(shè)要求，加大消防設(shè)備設(shè)置和更新力度，對(duì)消防報(bào)警及控制系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)代化改造，增強(qiáng)防火滅火的能力；在庫房?jī)?nèi)設(shè)煙感、溫感探頭，并與總控制室主計(jì)算機(jī)相連，實(shí)現(xiàn)人工處理和自動(dòng)處理均可的能力；采用氣體滅火的形式，避免采用水或干粉滅火對(duì)檔案產(chǎn)生破壞作用，從而杜絕火災(zāi)隱患。
3.檔案的“八防”科學(xué)儲(chǔ)藏保護(hù)措施，也是檔案安全化管理的重要任務(wù)之一。檔案庫房必須采用密封的檔案密集架或檔案柜存放檔案。采用空調(diào)來調(diào)節(jié)庫房的溫濕度以防止霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖。每個(gè)庫房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有兩處溫濕度傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計(jì)算機(jī)相連，對(duì)庫房溫濕度實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控。每逢雨季到來之時(shí)，要在庫房?jī)?nèi)放置除濕機(jī)以降低庫房?jī)?nèi)水分的含量，保證庫房?jī)?nèi)的相對(duì)濕度。每周使用一次臭氧發(fā)生器，殺滅庫房?jī)?nèi)的霉菌孢子，達(dá)到凈化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護(hù)和技術(shù)管理方面采用與之相適應(yīng)的國內(nèi)外先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，調(diào)節(jié)庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣（包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體），保證檔案的完整與安全。
4.檔案的保密工作就是要杜絕泄密事件發(fā)生。要做好檔案保管過程中的保密工作，分別是檔案的庫房管理、檔案的管理、檔案的解密等，檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案館，不得外泄檔案中的秘密，檔案管理人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密要求處理或銷毀。
四、應(yīng)努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
關(guān)鍵詞：風(fēng)電檔案；檔案管理；管理技術(shù)
1 風(fēng)電檔案管理現(xiàn)狀與問題
1.1 工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理未與工程建設(shè)同步管理
風(fēng)電工程建設(shè)項(xiàng)目確定后檔案并沒有及時(shí)的成立，而是在開展一段時(shí)間后進(jìn)行補(bǔ)錄，這種工作模式并不能真實(shí)的反應(yīng)風(fēng)電工程建設(shè)情況。檔案的記錄、管理、移交都存在嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，項(xiàng)目建設(shè)完成后甚至?xí)霈F(xiàn)重要資料的丟失，為后續(xù)維護(hù)工作帶來了阻礙。
1.2 工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理人員配備不足
風(fēng)電工程成立后，負(fù)責(zé)檔案管理的部門多數(shù)是臨時(shí)成立，并不具備工作經(jīng)驗(yàn)。甚至在部分現(xiàn)場(chǎng)管理檔案由其他崗位的工作人員代替負(fù)責(zé)，可見重視程度的欠缺。由于開展工作前并沒有受到過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)工程建設(shè)的程序理解模糊，在此基礎(chǔ)上開展資料收集必然會(huì)出現(xiàn)遺漏的項(xiàng)目。管理人員在分配工作任務(wù)時(shí)并沒有落實(shí)到個(gè)人，通常是以部門為團(tuán)體，造成檔案管理工作在基層不能落實(shí)。
1.3 缺少檔案的保護(hù)設(shè)施、設(shè)備
使用中的檔案室多數(shù)是由閑置辦公室改造的，并不具備保護(hù)措施。室內(nèi)缺少通風(fēng)窗口，或者窗口設(shè)置位置不恰當(dāng)，使陽光直接照射在檔案表面，影響字跡的清晰程度。室內(nèi)防火設(shè)備配備不齊全，長(zhǎng)時(shí)間不經(jīng)過檢修的一些消防器材已經(jīng)老化損壞，發(fā)生火災(zāi)事故時(shí)很難保障在第一時(shí)間撲滅，為檔案存放帶來了安全隱患。還存在室內(nèi)格局不合理的情況，檔案放置與查閱都在同一空間內(nèi)進(jìn)行，并沒有分開建設(shè)，為監(jiān)管工作增加了難度，很容易發(fā)生丟失事故。
1.4 風(fēng)電項(xiàng)目工程檔案材料普遍存在不規(guī)范和缺失現(xiàn)象
風(fēng)電檔案中需要記錄的內(nèi)容并沒有詳細(xì)規(guī)定。例如原場(chǎng)地中地質(zhì)情況的調(diào)查、建設(shè)中使用的技術(shù)、項(xiàng)目使用的重要設(shè)備等。對(duì)這部分資料缺乏整理，風(fēng)電項(xiàng)目投入使用后出現(xiàn)故障維護(hù)工作很難在短時(shí)間內(nèi)開展。風(fēng)電檔案中包含的資料眾多，對(duì)其放置順序缺少規(guī)定，在對(duì)某部分內(nèi)容進(jìn)行查找時(shí)需要依次翻閱，紙張頻繁的查看翻動(dòng)很容易出現(xiàn)破損，并且這種保管方式增大了資料查找的時(shí)間。項(xiàng)目建設(shè)中質(zhì)量情況與材料使用量都會(huì)記錄在跟蹤報(bào)表中，但管理部門對(duì)其書寫格式并沒有統(tǒng)一規(guī)定，工程團(tuán)隊(duì)只是依靠習(xí)慣來進(jìn)行，規(guī)范性不能落實(shí)會(huì)影響到監(jiān)管的威嚴(yán)性。例如大型設(shè)備進(jìn)出場(chǎng)，需要由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽到，由于缺乏規(guī)范性，存在代簽、補(bǔ)簽的情況，簽到證明便失去了保管的價(jià)值，更不具備法律效益。
1.5 檔案資料整理不規(guī)范
風(fēng)電檔案卷宗的標(biāo)記項(xiàng)目缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是普遍存在的問題。為便于保管區(qū)分，會(huì)在卷宗記錄項(xiàng)目名稱、建設(shè)規(guī)模、竣工時(shí)間等，也會(huì)將檔案中的內(nèi)容所在頁碼也進(jìn)行標(biāo)注，目錄頁與一些證明在編寫頁碼時(shí)劃分很模糊，一些單位將目錄算在總頁數(shù)中，并記錄在卷宗上，但新制度中目錄并不需要標(biāo)頁。記錄方式的差異性使得檔案很難統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)中，對(duì)原始頁碼進(jìn)行改動(dòng)時(shí)也容易丟失內(nèi)容，使得檔案管理工作不能盡快落實(shí)。
2 造成風(fēng)電工程檔案管理不善的原因
2.1 地域問題
風(fēng)電工程的建設(shè)地通常在落后區(qū)域，人跡稀少基礎(chǔ)設(shè)施不完善，與總管理部門缺乏溝通，導(dǎo)致管理制度落實(shí)困難。檔案的上交、移送周期較長(zhǎng)，造成傳遞到管理部門的資料與實(shí)際建設(shè)脫軌嚴(yán)重。
2.2 管理體系及管理制度不健全
現(xiàn)有制度中缺乏對(duì)檔案管理人員的制約性，并不能作為工作開展的硬性參考。管理部門對(duì)檔案工作重視程度低，使得政策的落實(shí)不夠徹底，部分建設(shè)團(tuán)隊(duì)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，搜集整理也只是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的檢查。管理體系中缺少對(duì)工作細(xì)節(jié)的規(guī)定，日常工作得不到監(jiān)管，員工態(tài)度逐漸散漫，便出現(xiàn)了嚴(yán)重的安全隱患。
2.3 各參建單位檔案責(zé)任意識(shí)差
風(fēng)電工程將對(duì)總項(xiàng)目進(jìn)行劃分，分包給各個(gè)施工團(tuán)隊(duì)，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案記錄工作的責(zé)任意識(shí)差。檔案管理人員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間缺乏溝通，導(dǎo)致資料更新不及時(shí)。并且多數(shù)負(fù)責(zé)人認(rèn)為工程的建設(shè)質(zhì)量是重點(diǎn)部分，其余的檔案與資料便可以忽略，這也是責(zé)任感欠缺的表現(xiàn)。
3 解決辦法與控制措施
3.1 健全管理體系
對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行改制是解決檔案管理問題的有效途徑。相關(guān)部門應(yīng)盡快將新制度落實(shí)，規(guī)范檔案記錄格式與內(nèi)容，反省原體系中存在的不足之處，并加以改正。管理體系中應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注工作開展的順序，并深入工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，與檔案中記載的各項(xiàng)進(jìn)行對(duì)比，觀察是否存在差異，可保障檔案中內(nèi)容的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性。在風(fēng)電建設(shè)單位內(nèi)成立檔案管理部門，并指派有經(jīng)驗(yàn)的老員工來負(fù)責(zé)，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，幫助明確工作中的重點(diǎn)，避免重要資料丟失。領(lǐng)導(dǎo)者要定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查，制定獎(jiǎng)罰制度，來約束工作中態(tài)度不認(rèn)真的員工，鞏固管理制度的威嚴(yán)性。
3.2 建立完善的檔案管理制度
政府部門以出善的風(fēng)電檔案管理細(xì)則，基層單位要以此為基準(zhǔn)，不斷完善內(nèi)部工作體系。檔案的歸檔、調(diào)取、查看都需要嚴(yán)格的審批手續(xù)，不經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何人不得私自查看。風(fēng)電項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)要按照法律進(jìn)行，這一階段產(chǎn)生的合同與證明在檔案中都要有所標(biāo)記，在建設(shè)開展時(shí)各結(jié)構(gòu)的施工技術(shù)、質(zhì)量等級(jí)、具體建設(shè)時(shí)間等都要嚴(yán)格的審查記錄。完善的風(fēng)電檔案可作為使用過程中維護(hù)工作的開展依據(jù)，當(dāng)設(shè)備發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)也可作為法律證據(jù)被使用，因此其內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)與完善關(guān)系到工程未來的使用情況，需要提高重視態(tài)度。管理制度中還應(yīng)該對(duì)卷宗的書寫內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，將檔案記錄形式統(tǒng)一，這樣在查閱過程中清晰明了，可快速鎖定資料的擺放位置。在工程開展前應(yīng)將檔案工作開展順序做出詳細(xì)的規(guī)劃，基層工作人員可按照這份報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理，可避免現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)混亂，同時(shí)對(duì)施工流程也起到了監(jiān)管作用，避免質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目仍投入使用。檔案室的安全標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在管理制度中，可促進(jìn)安全設(shè)施的完善。
3.3 檔案管理人員及設(shè)備設(shè)施要與工程項(xiàng)目相適應(yīng)
在檔案管理人員配備以及設(shè)施配備上，要保證與工程項(xiàng)目相適應(yīng)。管理人員應(yīng)具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，在學(xué)歷要求上要保證在大專以上或者是中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的檔案管理人員；其次要求檔案管理人員熟悉風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)的過程，了解參建單位的職責(zé)范圍；再次要保證工作人員有較強(qiáng)的責(zé)任感及嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度；最后要對(duì)庫房和設(shè)備進(jìn)行規(guī)范配置。
3.4 事前策劃、過程控制、事后核查
建設(shè)單位首先在立項(xiàng)時(shí)就要明確歸檔范圍，在編制招標(biāo)文件、合同簽訂時(shí)明確文件形成、歸檔和質(zhì)量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質(zhì)要求，并約定獎(jiǎng)罰條款。加強(qiáng)對(duì)參建單位工程現(xiàn)場(chǎng)管理人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和檔案法宣傳，使每個(gè)責(zé)任單位和責(zé)任人了解其職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗(yàn)收中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。
建設(shè)單位在監(jiān)督工程質(zhì)量及進(jìn)度時(shí)，要同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進(jìn)行單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要保證應(yīng)歸檔文件材料的完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。監(jiān)理單位要按照《風(fēng)電建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》嚴(yán)格監(jiān)督檢查施工過程文件和竣工編制文件。
4 結(jié)束語
我國的風(fēng)電工程不斷發(fā)展，而風(fēng)電檔案是風(fēng)電建設(shè)開展的重要依據(jù)，影響到施工、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、管理和檢修等環(huán)節(jié)，有效的風(fēng)電檔案管理可以提高工作效率，避免重要資料發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象。文章研究了管理工作中的不足并及時(shí)提出解決措施，為完善檔案管理工作體系打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn) 社保檔案 檔案管理
1.前言
隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，我國的社會(huì)保險(xiǎn)改革也不斷深化，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋范圍、參保人數(shù)都有了極大的變化，社會(huì)保險(xiǎn)向規(guī)模化方向發(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是保障參保人員切身利益的需要，與日俱增的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量使得檔案數(shù)量增長(zhǎng)迅速，這給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理關(guān)注增加了一定的負(fù)擔(dān)。如何在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案相關(guān)的檔案管理工作，保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重要課題。
2.社保檔案管理存在的問題
2.1社保檔案管理意識(shí)薄弱
社保檔案管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的突出問題。由于缺乏對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，大多社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只注重對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)和資金投入，將社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理當(dāng)做可有可無的工作，而忽視了對(duì)其的資金支持和技術(shù)支持，這增加了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的難度。有些管理部門的領(lǐng)導(dǎo)只重視社會(huì)保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)工作，而對(duì)社保檔案管理工作沒有采取一定的宣傳措施，使得檔案管理工作人員意識(shí)不到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的必要性，嚴(yán)重降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率。
2.2管理手段和方法落后
多頭管理是當(dāng)前我國社保檔案管理工作的突出問題，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的多頭管理與我國社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展歷程有關(guān)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，并且全部的社會(huì)保險(xiǎn)資料并不在一個(gè)部門保存，因此，參保人員若想查詢與自己相關(guān)的全部社保信息，則需訪問全部的社保檔案管理部門才能完成。雖然近些年來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，有些社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門逐漸在工作中使用信息技術(shù)，但是受現(xiàn)實(shí)條件如資金、設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員等的限制，難以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化，大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，增加了社保檔案查詢?cè)L問的難度。有些經(jīng)濟(jì)條件差的地方社保部門甚至沒有建立專門的檔案室，各類檔案資料被分割保管，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失現(xiàn)象。
2.3缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊(duì)伍
缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊(duì)伍，對(duì)社保檔案資料的管理工作造成了不良影響。社保檔案信息服務(wù)質(zhì)量與社保檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)，但是多數(shù)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為了節(jié)約檔案管理的經(jīng)費(fèi)，不注重對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，并且很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，造成檔案管理專業(yè)隊(duì)伍缺乏的局面。此外，在有些社保檔案管理部門存在案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理工作投入的精力和時(shí)間不夠，降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率。
2.4管理制度不統(tǒng)一
近些年來，社保檔案管理工作為了滿足社會(huì)保險(xiǎn)改革的需求，逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的的方向發(fā)展，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案管理工作規(guī)范的相關(guān)規(guī)定而制定了一些必要的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒有統(tǒng)一的社保檔案管理的文件，各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應(yīng)用上差別很大。
2.5不注重檔案信息開發(fā)
很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦單位忽視了檔案信息開發(fā)的重要性，不僅浪費(fèi)了大量的信息資源，同時(shí)也使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效率低下。在我國的某些地方，雖然社會(huì)保險(xiǎn)改革已經(jīng)歷了十多年的發(fā)展歷程，但是社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息開發(fā)工作依然停留在“初級(jí)管理型”的階段[3]，不能根據(jù)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)保險(xiǎn)的實(shí)際情況對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用，使得大量有利于推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)改革的信息資源變得毫無意義。
3.強(qiáng)化社保檔案管理的措施
3.1培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)
強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的首要措施是培養(yǎng)人們的社保檔案管理意識(shí)，這就給各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門提出了較高的要求[4]，需要各級(jí)管理部門做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的宣傳工作，定期開展檔案管理相關(guān)的講座，講述社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性，將社保檔案管理提高到思想認(rèn)識(shí)的高度。在日常的社保檔案管理工作中，各級(jí)管理部門應(yīng)加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)知識(shí)的相關(guān)交流工作，保證社保檔案管理工作順利展開。
3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
調(diào)整社保局辦公區(qū)布局，為建立檔案室和檔案查閱室預(yù)留足夠空間（150平米）。投資足夠資金購置移動(dòng)式檔案柜和其他設(shè)備。配備消防、通風(fēng)、安全設(shè)備。購置檔案管理工作必需的硬件設(shè)備，如快速掃描儀、計(jì)算機(jī)等。研發(fā)和購置檔案管理軟件。進(jìn)行電子檔案管理，在電腦公司協(xié)助下自行開發(fā)管理軟件從靈活就業(yè)人員社保檔案掃描存儲(chǔ)起步。移動(dòng)硬盤構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)參保人基本信息（身份證號(hào)、檔案號(hào)、就業(yè)時(shí)間、繳費(fèi)情況等）和人事檔案信息。
3.3建立檔案管理專業(yè)隊(duì)伍
各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的檔案管理專業(yè)技能。要求相關(guān)工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案微機(jī)化管理打好基礎(chǔ)，便于檔案信息的開發(fā)與利用。指定專人從事檔案管理服務(wù)，杜絕工作人員一身多職的現(xiàn)象。檔案管理人員配有專用辦公室，提供全時(shí)不間斷服務(wù)。對(duì)檔案管理人員制定專門指標(biāo)，進(jìn)行年度考核。從管理人員方面做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有效推動(dòng)我國的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展。
3.4完善檔案管理制度
針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀，相關(guān)社保部門應(yīng)按照《社會(huì)保險(xiǎn)法》[5]建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的集中化管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案庫保管制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理制度等，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的制度支撐。
3.5建立合理的檔案管理規(guī)劃
以統(tǒng)一模式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求為原則規(guī)范企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)據(jù)化。企業(yè)年度繳費(fèi)核定表、人員增減變化表、繳費(fèi)發(fā)票進(jìn)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。退休人員電子檔案匯集一處，按居住地建立電子檔案庫參。保人社保檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式供本人查閱、核對(duì)。
4.結(jié)語
總之，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作是非常有必要的，在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天，從培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、建立檔案管理專業(yè)隊(duì)伍、完善檔案管理制度以及建立合理的檔案管理規(guī)劃等方面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作，對(duì)于保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；規(guī)范化管理；管理質(zhì)量
醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院管理的重要組成部分，不但在醫(yī)院醫(yī)療科研等活動(dòng)中的作用日益顯著，而且隨著醫(yī)療口生事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理水平勢(shì)必成為評(píng)估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)［1］。為適應(yīng)醫(yī)院規(guī)范化管理的需要，通過不斷探索如何更好地對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施綜合管理，將醫(yī)院檔案工作逐步納入規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化管理軌道。
1方法
對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，探討醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的必要性，并提出具體措施。
2結(jié)果
醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在著歸檔資料連續(xù)性差、歸檔資料不完整等現(xiàn)象，致使許多重要的、珍貴的文件資料分散在各個(gè)部門、科室，有些文件甚至損壞丟失，給醫(yī)院工作帶來諸多不利。其主要原因?yàn)椋孩贆n案管理格局混亂和管理機(jī)構(gòu)不健全。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等。而醫(yī)療檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，在單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。②重病歷檔案，輕其他檔案。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，病歷作為醫(yī)療活動(dòng)信息的主要載體，不僅是醫(yī)療、教學(xué)、科研的第一手資料.還是綜合評(píng)價(jià)醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，大多數(shù)醫(yī)院從建院起已設(shè)置病案室，相對(duì)而言，其他類檔案則由各職能部門分散保管。③檔案管理工作自我封閉。片面強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性，造成檔案服務(wù)對(duì)象僅限于院領(lǐng)導(dǎo)及職能科室，檔案工作缺乏主動(dòng)性與創(chuàng)新意識(shí)。
3討論
社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，特別是醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化提出了挑戰(zhàn)。
3.1檔案規(guī)范化管理的必要性醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。如在醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量控制、科學(xué)研究、建筑工程、設(shè)備使用等過程中形成了許多文字材料，這些文字材料具有查考價(jià)值，必須全面系統(tǒng)地整理并完整保存。其無論在形式上還是在內(nèi)容特征上都體現(xiàn)出原始性和可靠性，醫(yī)院檔案的保存價(jià)值、憑證作用、借鑒利用作用決定了醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性。
3.2檔案規(guī)范化管理措施加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的措施主要有：①強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的前提。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好每項(xiàng)工作的前提，對(duì)檔案工作的開展起著決定性的作用。檔案管理工作的好壞單位管理水平的體現(xiàn)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過檔案信息及時(shí)把握全局，為正確決策提供有力的依據(jù)，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的提高，為全院醫(yī)療防治、科研教學(xué)丁作服務(wù)。②加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理工作的成效。應(yīng)投入一定資金建立符合要求的檔案專用庫房，在檔案庫房?jī)?nèi)配備空調(diào)機(jī)、自動(dòng)溫濕度控制設(shè)備、消防滅火器和報(bào)警防護(hù)系統(tǒng)，配備軌道式檔案密集架及信息化管理設(shè)備和軟件。③建立健全檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的保障。由于醫(yī)院檔案工作具有內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多分散、專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn)，對(duì)此應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。完善的檔案管理制度要覆蓋檔案收集、歸檔、保管、利用、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)工作流程，要保證檔案管理每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，有明確的要求和約束，并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。同時(shí)，建立健全醫(yī)院檔案三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)及人員體系。④建立醫(yī)院檔案信息一體化管理模式是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的根本。醫(yī)院管理、領(lǐng)導(dǎo)決策都離不開醫(yī)院檔案信息，醫(yī)院的圖書、資料、信息、檔案的儲(chǔ)存基地和利用中心，充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)決策和日常管理的重要助手，但由于醫(yī)院信息量大且內(nèi)容繁雜管理部門繁多，醫(yī)院有必要實(shí)行信息、檔案管理一體化，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的信息中心。⑤強(qiáng)化醫(yī)院檔案開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目的。實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮更重要的作用［2］。多渠道提供利用是開發(fā)檔案信息資源的主要手段.通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的利用價(jià)值，為醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，體現(xiàn)醫(yī)院檔案工作價(jià)值。
參考文獻(xiàn)
一、社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)存在的隱患
(一)、場(chǎng)地狹小簡(jiǎn)陋,存在嚴(yán)重安全隱患。社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)多開設(shè)在城鄉(xiāng)結(jié)合部外來工集聚的工業(yè)區(qū)周圍及較為偏僻的位置,場(chǎng)所簡(jiǎn)陋,且大部分沒有通過消防及環(huán)保部門的驗(yàn)收,存在嚴(yán)重的安全隱患。
(二)、衛(wèi)生條件差,缺乏就醫(yī)保障。部分社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)缺乏先進(jìn)的醫(yī)療器械,消毒措施簡(jiǎn)單甚至僅以酒精浸泡,根本無法達(dá)到消毒、滅菌的效果,病人間交互感染的幾率極大,極易延誤病人的病情,造成醫(yī)療事故的發(fā)生。
(三)、醫(yī)生診療水平低,“掛名”現(xiàn)象普遍存在。部分社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)生診療水平低,缺乏責(zé)任心,不以治病救人為己任,草率施醫(yī);個(gè)別醫(yī)療機(jī)構(gòu)“掛名”現(xiàn)象嚴(yán)重,正常上班時(shí)根本就見不到具備執(zhí)業(yè)資格的醫(yī)生出診,而由普通的醫(yī)務(wù)人員代之行醫(yī),給醫(yī)療事故埋下巨大的隱患。
(四)、亂開處方、亂收費(fèi)現(xiàn)象突出。被投訴的社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)多數(shù)存在亂開處方、亂收費(fèi)、處方提成等現(xiàn)象,病人就醫(yī)時(shí),被要求檢查的名目繁多,費(fèi)用高昂。病人在接受檢查后,部分醫(yī)生仍不根據(jù)病人的病情對(duì)癥下藥,而是多開利潤(rùn)頗高的昂貴藥物,借此實(shí)現(xiàn)醫(yī)院效益與個(gè)人收益“雙提升”。
(五)、違規(guī)開設(shè)診療科目,超范圍行醫(yī)。社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)以專科門診見多,但在經(jīng)營(yíng)過程中,部分社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)超范圍開設(shè)診療科目,在不具備具體科目行醫(yī)條件及取得衛(wèi)生部門認(rèn)可的前提下,超出衛(wèi)生部門核準(zhǔn)的范圍行醫(yī)(尤以違規(guī)進(jìn)行人流手術(shù)見多),由此而引發(fā)諸多的醫(yī)療事故糾紛。
(六)、商業(yè)運(yùn)作模式凸顯,倒賣牌照現(xiàn)象嚴(yán)重。一個(gè)老板開設(shè)多家社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的現(xiàn)象非常普遍,部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)開設(shè)之后,在短時(shí)間內(nèi)就更換了股東,倒賣牌照現(xiàn)象嚴(yán)重。而這部分社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)受到醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的質(zhì)疑是最為嚴(yán)重的,因此被投訴的次數(shù)也最多。
二、消除社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)隱患的建議
出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因主要有:一是醫(yī)療行業(yè)存在極高利潤(rùn)空間,運(yùn)營(yíng)管理不夠規(guī)范,社會(huì)人員開辦醫(yī)療機(jī)構(gòu)目的不為治病救人,而是賺錢盈利;二是衛(wèi)生監(jiān)督部門尚未建立并執(zhí)行嚴(yán)格規(guī)范的社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)準(zhǔn)入機(jī)制,社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置審批標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性和明確性,人為操作空間大,后續(xù)監(jiān)管成為薄弱環(huán)節(jié);三是部分工作人員責(zé)任意識(shí)與法制觀念淡薄,未嚴(yán)格履行審批職責(zé),與部分社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)老板私交過密,甚至將手中權(quán)力當(dāng)作生財(cái)工具;四是社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度不健全,對(duì)有關(guān)社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)置審批的資料沒有明確的歸檔管理制度,各類資料雜亂不堪,既給檔案查閱帶來不便,也給社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的規(guī)范管理埋下了隱患;五是在對(duì)社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行年檢校驗(yàn)時(shí),部分檢查人員存在走過場(chǎng)的情形,如對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)消防、環(huán)保等硬件設(shè)施的明顯缺失視而不見,對(duì)醫(yī)務(wù)人員的合理配置、考核也沒有盡到應(yīng)有的監(jiān)督職責(zé),使得年檢校驗(yàn)程序形同虛設(shè)。
對(duì)此,筆者建議:
(一)加大宣傳教育力度,嚴(yán)打衛(wèi)生系統(tǒng)瀆職犯罪案件。應(yīng)加強(qiáng)衛(wèi)生部門法制宣傳和廉政教育,以案說法,結(jié)合近期案例,開展法制宣傳教育,提高工作人員學(xué)法、守法的意識(shí),增強(qiáng)反腐能力,保持清正廉潔;注意工作人員平時(shí)的思想動(dòng)態(tài),對(duì)部分人員出現(xiàn)苗頭性、傾向性的不良現(xiàn)象要及時(shí)糾正,將職務(wù)犯罪防患于未然之中。
(二)以提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量為重點(diǎn),進(jìn)一步完善區(qū)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。衛(wèi)生部門在制定區(qū)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃的過程中,要認(rèn)真總結(jié)以往工作存在的不足,以加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量為生命線,不實(shí)施盲目覆蓋的發(fā)展規(guī)劃;要做好醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)的統(tǒng)籌規(guī)劃,對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)點(diǎn)布局的科學(xué)性多做調(diào)研。
(三)落實(shí)規(guī)章制度,細(xì)化社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)申辦實(shí)施細(xì)則。衛(wèi)生部門應(yīng)明確醫(yī)療機(jī)構(gòu)的設(shè)置制度,結(jié)合具體的業(yè)務(wù)要求,補(bǔ)充制定切實(shí)可行的實(shí)施細(xì)則,減少人為操作空間。包括:1.對(duì)申辦人提交的申請(qǐng)材料,要制定統(tǒng)一、嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)有的申辦材料清單上作進(jìn)一步細(xì)化,使申辦人明確出具具體材料的適格部門及格式要求,改變申辦人提交材料參差不齊的現(xiàn)狀;2.制定嚴(yán)格的審核標(biāo)準(zhǔn),要求經(jīng)辦人在審核申辦材料時(shí),要認(rèn)真按照標(biāo)準(zhǔn),既要審核材料是否符合要求,又要對(duì)材料的真實(shí)性作嚴(yán)格把關(guān),并逐份核簽接收證明。3.進(jìn)一步完善年檢校驗(yàn)實(shí)施方案,在現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí),可試行打分式的檢查方式,如預(yù)先將社會(huì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)檢查標(biāo)準(zhǔn)制成表格,由檢查人員及有關(guān)專家到現(xiàn)場(chǎng)逐一核查并進(jìn)行打分。
[關(guān)鍵詞] 檔案 流程 信息化
隨著油田開發(fā)建設(shè)，基建工程項(xiàng)目建設(shè)的作用越來越大，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統(tǒng)的一項(xiàng)重要的工作。為此，在做好工程建設(shè)的同時(shí)，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設(shè)檔案管理面臨的問題
石油開發(fā)中心成立時(shí)間晚，又經(jīng)歷了跨躍式發(fā)展，產(chǎn)量逐年攀升，隊(duì)伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據(jù)實(shí)際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：
1.重工程建設(shè)，輕檔案管理，檔案管理意識(shí)淡薄
石油開發(fā)中心成立以來一直保持著高速發(fā)展，為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，往往更注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時(shí)，質(zhì)量存在缺陷
中心建設(shè)參建單位多，且工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大，因此各單位對(duì)建設(shè)過程中形成的資料也未及時(shí)收集和妥善保管，檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實(shí)地反映現(xiàn)狀和不能發(fā)揮應(yīng)有的依據(jù)及憑證作用，給日后的維護(hù)和利用帶來困難等問題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時(shí)間較晚的部門，各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度幾乎為零，歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實(shí)用的約束機(jī)制，造成執(zhí)行不到位，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。
4.重紙質(zhì)文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來，有個(gè)誤區(qū)檔案就是收集工程建設(shè)過程的紙制資料進(jìn)行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現(xiàn)代化水平不高，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識(shí)差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享，未能發(fā)揮應(yīng)有作用。
二、工程建設(shè)檔案管理措施
1.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
沒有規(guī)矩，不成方圓。石油開發(fā)中心檔案室成立伊始，就把制度建設(shè)放在重中之重。根據(jù)國家及行業(yè)的有關(guān)法律、法規(guī)同，結(jié)合中心工程建設(shè)情況實(shí)際，從頭開始，完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進(jìn)行明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。
2.實(shí)施同步跟蹤管理，做好過程控制
項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，需要專業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實(shí)現(xiàn)工程檔案及時(shí)歸檔和案卷的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲(chǔ)和利用方式
開發(fā)一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件。要加強(qiáng)電子檔案的管理,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,為工程建設(shè)管理服務(wù)。石油開發(fā)中心目前所有工程檔案已實(shí)現(xiàn)PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對(duì)應(yīng)電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發(fā)揮了應(yīng)有作用，節(jié)約人力，方便快捷。今后檔案管理也會(huì)更加重視電子檔案的作用，加強(qiáng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的存儲(chǔ)數(shù)字化，徹底改變存儲(chǔ)和利用方式，讓檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
4.開發(fā)利用檔案信息，充分發(fā)揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發(fā)利用檔案信息，而通過利用檔案體現(xiàn)檔案的作用反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程參建單位技術(shù)、施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。每當(dāng)工程技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
5.推行信息化集成系統(tǒng)，提升安全級(jí)別
檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內(nèi)部安全管理兩個(gè)方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質(zhì)量的安全管理工作，內(nèi)部安全管理包括：工作環(huán)境（人身健康），庫房空氣質(zhì)量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護(hù)（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護(hù)等。石油開發(fā)中心檔案館注重硬件建設(shè)，建成一個(gè)具有庫房溫濕度數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、自動(dòng)采集，新風(fēng)、回風(fēng)殺菌、過濾與控制系統(tǒng)，安全電視監(jiān)控系統(tǒng)，出入口控制即門禁控制系統(tǒng)、用電安全監(jiān)控系統(tǒng)，火災(zāi)報(bào)警與消防聯(lián)動(dòng)控制系統(tǒng)等多功能的信息化集成管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了安全、高效、可靠、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、環(huán)保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護(hù)、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級(jí)別，降低了設(shè)備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環(huán)境。標(biāo)志著檔案館管理模式向現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、節(jié)能低碳集成管理模式發(fā)展。
6.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
要做到專職和專業(yè)。專職，是指檔案管理人員要單獨(dú)定崗定編定職能，上級(jí)部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個(gè)工作有較好的延續(xù)性；專業(yè)，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強(qiáng)的學(xué)科，涉及到法律、物理、化學(xué)等多門學(xué)科，決不是某些人認(rèn)為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性。為此，要派具有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，做到高起點(diǎn)、嚴(yán)要求，以利于工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
同時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對(duì)工程技術(shù)、參建單位人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
檔案管理工作一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，除以上措施外，最重要一點(diǎn)還是增強(qiáng)各參建單位檔案意識(shí)，要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)參建單位及人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，爭(zhēng)取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設(shè)檔案管理的自覺性和責(zé)任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視建章立制責(zé)任明確
該公司領(lǐng)導(dǎo)班子十分重視安全生產(chǎn)工作，深知企業(yè)安全生產(chǎn)工作的重要性和必要性。確立了“抓生產(chǎn)從安全入手，抓安全從生產(chǎn)出發(fā)”的工作指導(dǎo)思想，視安全生產(chǎn)工作為一切工作的頭等大事，重中之重。公司成立安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，由總經(jīng)理王堅(jiān)先生直接擔(dān)任組長(zhǎng)，對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)負(fù)全面責(zé)任，各部門主管為安全管理機(jī)構(gòu)成員，配備專職安全生產(chǎn)管理員(注冊(cè)安全主任)，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，做好安全生產(chǎn)工作，做到安全管理制度落實(shí)有人抓，安全生產(chǎn)工作有人管。
該公司不斷建立和完善一套行之有效的安全生產(chǎn)管理制度，如安全教育培訓(xùn)制度、安全生產(chǎn)檢查制度、安全考核與獎(jiǎng)懲制度、安全生產(chǎn)工作檔案與檔案管理制度和制定設(shè)備安全技術(shù)規(guī)程和工種（崗位）的安全操作規(guī)程等共計(jì)編寫制定了44個(gè)安全管理的規(guī)章制度，覆蓋各個(gè)生產(chǎn)車間的每一個(gè)崗位。安全生產(chǎn)制度化，保障安全生產(chǎn)工作有章可循，以制度管人，規(guī)范員工安全生產(chǎn)行為。
該公司根據(jù)《公司安全生產(chǎn)責(zé)任制》的要求和安全生產(chǎn)管理方面的責(zé)、權(quán)、利統(tǒng)一原則，層層簽訂了責(zé)任書，把安全生產(chǎn)責(zé)任層級(jí)分解，將責(zé)任和指標(biāo)明確到部門、班組、個(gè)人，做到一級(jí)抓一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)。
二、真抓實(shí)干突出安全制度落實(shí)
一是落實(shí)安全教育培訓(xùn)制度。第一，狠抓班組長(zhǎng)的安全教育，班組長(zhǎng)是兵頭將尾，作用不容忽視，他們管理水平的高低直接關(guān)系到安全生產(chǎn)管理工作的順利實(shí)施。第二，狠抓崗位員工的安全教育。我們從強(qiáng)化員工的安全意識(shí)入手，堅(jiān)持經(jīng)常性的安全教育。今年上半年共舉辦了18期培訓(xùn)班，共600人次接受安全培訓(xùn)教育。第三，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)。現(xiàn)有7人持有安全管理人員資格證，1人持有中級(jí)安全主任證，4人持有初級(jí)安全主任證，2人持有安全標(biāo)準(zhǔn)化證，3人持有危化品登記證，7人持有特殊工種作業(yè)證。通過教育培訓(xùn)等手段，加強(qiáng)全體職工的安全生產(chǎn)意識(shí)，提高安全生產(chǎn)管理及操作水平，增強(qiáng)自我防護(hù)能力，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。
二是落實(shí)安全生產(chǎn)檢查和安全隱患整改制度。該公司實(shí)行“周檢查、月考評(píng)”的形式，檢查和評(píng)比的主要內(nèi)容有：消防設(shè)備、安全教育、安全制度的落實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)管理、機(jī)械設(shè)備及勞動(dòng)保護(hù)等。公司的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、安全管理人員堅(jiān)持每天到各生產(chǎn)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，并且還實(shí)施了領(lǐng)導(dǎo)夜間巡查制度。發(fā)現(xiàn)違章違紀(jì)行為及時(shí)糾正，并將檢查工作與考核工作有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)行安全檢查制度化、經(jīng)常化，最大限度消除事故隱患的發(fā)生。
三是落實(shí)安全獎(jiǎng)懲制度。該公司從在冊(cè)職工月工資提取20元/人月，作為職工安全保證金，由安全管理部按月考核、當(dāng)月結(jié)算，當(dāng)月無“三違”、無事故，保證金全額返回。班組出現(xiàn)“三違”行為，取消該班組當(dāng)月全部保證金的發(fā)還。部門月累計(jì)出現(xiàn)兩次“三違”現(xiàn)象，加扣部門經(jīng)理當(dāng)月50%的保證金；部門月累計(jì)出現(xiàn)三次以上“三違”現(xiàn)象，取消該部門經(jīng)理當(dāng)月全部保證金的返還。公司還設(shè)立安全生產(chǎn)獎(jiǎng)勵(lì)基金10萬元。
三、探索創(chuàng)新追求最佳安全管理水平
該公司在廠區(qū)管理方面，實(shí)施了《人員進(jìn)入廠區(qū)的安全管理規(guī)定》。
在現(xiàn)場(chǎng)管理方面，采取安全教育方式及同員工簽訂《崗位責(zé)任狀》和《工作環(huán)境告知書》，按《設(shè)備日常保養(yǎng)計(jì)劃》定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。車間實(shí)行劃線管理，物品按區(qū)域分類存放，禁止通道上擺放物品；在各作業(yè)場(chǎng)懸掛了安全技術(shù)說明及崗位操作規(guī)格，設(shè)置了明顯醒目的安全警示標(biāo)志。
在對(duì)重大危險(xiǎn)源的管理方面，溶劑貯罐區(qū)非工作人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)入，進(jìn)入溶劑貯罐區(qū)的工作人員必須嚴(yán)格操作規(guī)程，方可入內(nèi)。劇毒倉庫實(shí)行“五雙”制度管理，安裝了洗眼器、噴淋裝置。
在消防設(shè)施方面，制定《消防設(shè)施檢查維護(hù)計(jì)劃》，認(rèn)真落實(shí)日常檢查及維護(hù)并做好相關(guān)的記錄。
在安全投入方面，今年上半年該公司投入的安全費(fèi)用共計(jì)50余萬元。成立義務(wù)消防隊(duì)，每月給予了相應(yīng)的補(bǔ)助，每月訓(xùn)練一次，每年組織兩次事故應(yīng)急演練。生產(chǎn)車間、倉庫安裝可燃?xì)怏w報(bào)警裝置114個(gè)，按規(guī)定設(shè)置防靜電裝置。為操作人員配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的勞動(dòng)保護(hù)用品，配備了工作鞋、工作服、手套和口罩。此外還建起iso14000的環(huán)境管理體系。
