開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇高校檔案管理范文3篇，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。

高校檔案管理篇1

一、數字化技術對高校學生學籍檔案管理的優勢作用分析

1.提升學籍檔案管理效果高校學籍檔案是對學生學籍信息的記載，包括學生的成績、日常學習表現以及相關活動的參與狀況等，類似于學生在大學校園成長歷程的記錄本。在以往學籍檔案管理過程中，管理者通常是依據學生所在班級或者系別等開展手工化管理，但高校的學生數量較多，所以學籍檔案管理較為零散，難以將這些信息進行融合，導致檔案信息之間形成孤島效應，不僅不利于信息運用，還導致管理者面臨較大的工作量，難以提升檔案管理效果。通過對數字化技術進行運用，構建檔案管理數字化平臺，并在平臺中設置對應的院系入口，則可以及時對檔案信息進行數字化存放，還能夠根據不同的學生、不同的需求等對檔案信息進行精細化分類，并根據運用路徑對檔案信息進行綜合存放，使檔案信息管理更為高效，且能夠提升檔案信息的運用效果。2.節省人力和物力資源數字化技術運用于高校學生學籍檔案管理，還能夠幫助高校節省更多的人力和物力資源，助推高校檔案管理成本下降。在以往傳統的學籍檔案管理模式下，檔案管理者需要花費較多的時間去搜集學籍檔案信息，并對這些信息分類、分析等，最終根據分類狀況對其存放，不僅需要安排更多的工作者，而且還會消耗較高的時間成本。此外，對紙質學籍檔案信息進行保存，還需要占用較多的空間，會加劇高校檔案管理的物資浪費。通過構建數字化檔案管理體系，借助數字化技術對學籍檔案信息進行搜集，則能夠在較短的時間內整合更為全面的信息，不僅不需要更多人員手動搜集，還能夠降低時間成本。同時，數字化檔案管理還能夠節省空間，不會占用較多的檔案室空間面積，能夠更大限度地促進學籍檔案管理質效的提升。3.推動高校現代化發展高校作為我國社會運行中不可或缺的主體，其也應當積極跟隨時代的變化，對自身的內部管理進行變革，更好地適應時代的發展趨勢。當前的時代是互聯網+時代，很多行業都開始與互聯網交融，通過對互聯網的應用，提升了發展成效。在互聯網+大潮之下，高校的發展也面臨較大的機遇。通過在學籍檔案管理工作中引入數字化技術，能夠幫助高校提升數字化運用的能力，促進高校現代化發展水平的提升。同時，由于學籍檔案管理是高校內部管理中的重要部分，不僅學生學籍信息多，而且管理工作煩瑣，通過對數字化技術運用，可以提升管理者的數字化技術，而其他教職工則可以在學籍檔案數字化管理的趨勢下，積極學習數字化知識，并在各自的領域中開展數字化建設，深化對數字技術的運用，能夠從更大的層面帶動高校的現代化發展。

二、當前高校學籍檔案數字化管理面臨的問題

1.缺乏數字化學籍檔案管理系統高校學籍檔案數字化管理，離不開完善的信息化系統做支撐，但實踐中，很多高校都未建立針對性的學籍檔案數字化信息系統，在開展檔案管理工作中，僅僅是將原有的紙質手動管理機械搬到了計算機中，沒有充分對計算機的各種先進技術進行運用，所以，整體學籍檔案管理的效果依然不夠理想。還有的院校雖然構建了學籍檔案管理系統，但是因為長期不注重對系統的維護，導致系統中很多功能無法得到有效運用，學籍檔案管理工作存在明顯的固化、生硬等問題，也不利于學籍檔案管理效果的提升。2.沒有構建完善的數字化檔案管理制度體系學籍檔案管理作為一項重要的工作，不僅在學生未來發展中有較大的作用和價值，而且在學校的長遠發展中也發揮著重要作用，這就要求高校要規范化、科學化地對學籍檔案信息進行管理。要想真正提升學籍檔案管理效果，需要構建完善的制度體系做參考和約束，尤其是在當前數字化時代，學籍檔案數字化管理的流程與原本傳統管理的流程有較大區別，而且對管理者提出了較高的要求，所以，更需要構建規范的制度體系。但在實踐中，很多高校都缺乏制度體系，僅僅是在技術創新上努力，卻忽視了制度體系建設，導致數字化學籍檔案管理缺乏明確的方向和目標，管理過程不夠科學、規范。甚至一些院校依然采用傳統的學籍檔案管理制度，其內容已經明顯落后，無法發揮出有效的指引作用。3.學籍檔案管理人員的專業化技能有待提升數字化學籍檔案管理與傳統的學籍檔案管理相比，流程更為復雜，且管理內容更為精細化，所以對檔案管理人員也提出了更高要求。一方面，學籍檔案管理者要能夠充分對互聯網信息技術進行運用，能夠依據具體的流程和要求對檔案管理工作進行開展；另一方面，也要掌握跨領域知識，如統計學知識、管理學知識、經濟學知識等，能夠以較高的綜合技能對學籍檔案進行分析、整合、保管等，最大限度地提升學籍檔案管理的效果，促進檔案信息價值的發揮。但根據相關了解發現，高校很多學籍檔案管理者都存在專業素質不高的問題，難以對數字化技術進行科學運用，而且跨領域知識掌握不夠，在開展學籍檔案數字化管理過程中存在不能勝任、創新力不夠的問題。

三、數字化趨勢下高校學籍檔案管理策略

1.構建完善健全的數字化學籍檔案管理信息系統在數字化趨勢下，為了推動高校學籍檔案管理水平的提升，最大限度發揮學籍檔案的價值，高校應當構建針對性、操作性高的學籍檔案信息系統。一方面需要高校做好資金安排，在學籍檔案數字化建設上投入足夠的資金，為先進信息系統的引進做好基礎；另一方面還要在引進學籍檔案信息化系統之前對院校的情況進行分析，做好系統模塊的設置。例如，可以根據院校的學籍檔案管理要求、對檔案信息的使用需要及不同院系的實際情況對系統設定模塊，使學籍檔案能夠被分模塊化、清晰化管理，更好地提升管理的精細化效果。同時，高校還要定期對學籍檔案管理信息化系統進行更新和維護，可以安排專人負責對學籍檔案信息系統進行管理，解決系統運行中存在的問題，并對系統內容更新和優化，確保系統的高質量、可持續運轉。此外，高校在構建信息化系統之后，還要對原有的學籍檔案信息進行電子轉化，使原本紙質版的信息也能夠電子化，使學籍檔案管理更為完整。具體來看，學籍檔案信息轉化的方式有兩種：第一，掃描圖片的方式。學籍檔案管理者運用掃描儀對原本紙質學籍檔案信息進行掃描轉化為電子版，并存放于對應的模塊中。當然如果沒有掃描儀，也可以采用拍攝照片的方式，利用攝像機對學籍檔案信息進行清晰化拍攝，并將拍攝好的圖片存放于對應的信息系統中。第二，重新錄入的方式。重新錄入指的是學籍檔案管理者根據紙質版學籍檔案信息在系統中進行電子化錄入，這樣雖然能夠確保學籍檔案信息清晰、完整，但是會給檔案管理者帶來更大的任務量，加劇其工作負擔。不同的高校要根據自身的實際情況對這些方法進行選擇。2.構建數字化學籍檔案管理制度體系由于數字化學籍檔案管理工作較為煩瑣，且規范性要求高，所以高校要構建完善的學籍檔案數字化管理制度體系，在制度中對每一項學籍檔案管理工作進行規范，明確整體檔案管理工作的流程和方法，降低不規范行為發生的概率。具體來看，在構建制度體系之前，相關人員要對學籍檔案信息化管理情況進行分析，分析數字化檔案管理的流程、所需崗位、每一個崗位的工作內容、未來工作方向等，通過對這些信息的充分思考與研究，根據不同的崗位或者不同環節的工作構建細化的制度體系。同時，為了確保制度體系有更高的操作性，還可以與學籍檔案管理者進行討論，通過思想碰撞和觀點互換，實現相互之間的溝通交流，對制度中的細化內容進行調整、優化、完善等。還需要注意的是，高校是處于不斷發展和變化過程中的，學籍檔案信息管理工作也處于變動中，尤其是在當前數字化技術快速發展的背景下，更需要高校及時對學籍檔案信息化管理工作進行創新和優化，要隨時根據情況對學籍檔案管理制度體系進行調整、完善，不能長期沿用滯后的制度體系。3.不斷提升學籍檔案管理人員的專業技能為了促進學籍檔案管理人員專業技能的提升，使之更為高效地開展學籍檔案管理工作，可以從如下幾方面入手：第一，對學籍檔案管理者開展系統培訓。高校在構建學籍檔案信息化系統和做好制度建設之后，就要對學籍檔案管理者開展培訓，要通過針對性的培訓，提升其綜合技能，使之能夠自如對信息化技術進行運用，并主動提升學籍檔案管理的效果。例如，可以每月或者每兩周組織學籍檔案管理者參與一次培訓活動，邀請學籍檔案信息系統建設方面的人員或者從外部聘請信息技術專家為學籍檔案管理者展開培訓，使他們通過學習對信息系統有更為全面的了解。第二，引導學籍檔案管理者到其他優秀院校實地考察、開展交流活動，通過此舉吸收經驗，促進工作創新。例如，高校可以鼓勵學籍檔案管理者到兄弟院校或者關系密切的院校學習，檔案管理者相互之間分享經驗、交流看法，做到優勢互補，促進工作的進步。第三，構建激勵機制，鼓勵學籍檔案管理者開展自我學習。學籍檔案管理者作為檔案管理的主體，只有加強學習，認識到自我學習的重要性，才能夠快速提升綜合技能。因此，為了促進學籍檔案管理開展自我學習，提升學習熱情，院校可以構建激勵機制，如可以每月或者每學期對學籍檔案管理者的工作成效進行考核，依據工作崗位設置考核指標，并根據考核結果實施獎懲。

四、數字化背景下高校學籍檔案管理發展趨勢

數字化背景下，高校學籍檔案管理有顯著的信息化趨勢，未來會逐步向智能化、數字化、綜合化方向發展，并促進學籍檔案管理效果的持續提升。1.智能化趨勢智能化趨勢是數字化背景下高校學籍檔案管理的重要趨勢。近年來，隨著我國科學技術的進步，越來越多的高校開始實現智慧化發展，構建了智慧化管理體系，學籍檔案管理也被納入了智慧化管理過程中。未來，在科技日益進步的背景下，高校學籍檔案管理也會更為智能化，如通過運用物聯網技術可以對學籍檔案信息進行實時傳輸和共享，并促進學籍檔案信息的全面化管理。通過運用區塊鏈技術，則可以使學籍檔案信息存儲更為安全、有效，且可以通過區塊鏈系統的建設，自動對學籍信息進行動態化更新，提升學籍信息管理的效果與效率。通過對大數據、云計算等技術的運用，可以使學籍檔案管理信息的搜集更為容易，降低了過去低效搜集和識別的困境。可見，未來在先進技術的作用下，高校學籍檔案管理工作會逐步走向智能化。2.數字化趨勢數字化趨勢從本質來看與智能化趨勢存在共性，指的是高校學籍檔案管理中原有的大量復雜信息會以數字化技術體現出來，并采用編號或者條碼等方式呈現，使學籍檔案信息更為規范，降低了傳統管理的復雜性。當前在新技術時代，我國各個行業的發展更為智能，一系列數字化技術被運行到行業發展中，高校在教育環節也對數字化技術進行了運用，但是整體來看，學籍檔案管理中數字化技術的運用還不是十分完善。未來，隨著高校發展水平的提升、信息化技術運用的不斷成熟，學籍檔案管理也會逐步走向數字化。此外，數字化技術作為一種現代化技術，其本身具備較高的集成能力，可以對各類信息進行集成，且推動學籍檔案信息的完整與全面，與高校學籍檔案管理在新時代下的要求是相符合的，所以，未來學籍檔案管理也會向數字化趨勢發展。3.綜合化趨勢綜合化趨勢指的是在數字化技術的作用下，高校學籍檔案信息管理會打破原有的獨立局面，與各個相關主體的聯系更為緊密，且推動學籍檔案信息的高效傳遞與轉移。高校學籍檔案信息是學生的學歷證明，在其未來的工作中發揮著重要作用，且會隨著大學生所屬學校的變化進行轉移，而傳統的檔案管理模式難以實現檔案信息的高效傳遞，在數字化技術的作用下，則可以使學籍檔案管理更為高效，并借助信息系統實現高校學籍檔案管理部門與人事部門、教育部門以及其他院校檔案管理部門的聯系，使學籍檔案管理向綜合化方向發展。總體來看，學籍檔案轉接的內容有兩個，即轉入和轉出。在學籍檔案轉入過程中，學校可以直接利用信息化技術將數據轉入新學校，而非向傳統方式那樣，對檔案信息進行包裝并郵寄。在轉出過程中，則可以借助信息化技術對學籍檔案分類和篩選，并快速將其轉入對應的單位。整個過程不僅快捷，而且不容易出錯，能夠提升檔案轉移的效果。當前該技術已經在很多高校和事業單位得到了運用，未來這一趨勢會更為顯著。

五、結束語

高校學籍檔案管理作為高校運行的重要工作，不僅與學生的未來發展息息相關，而且與高校的持續運行存在重要聯系，這就要求高校要加強分析，對學生學籍檔案信息進行科學性、規范性管理。但當前，我國很多高校在學籍檔案管理中依然采用的是傳統模式，不能對數字化技術進行全方位、深入化運用，導致學籍檔案管理的效果不理想。文章就探索數字化趨勢下如何對學籍檔案信息進行管理，結合現實狀況提出一些具體的管理策略，并指出未來發展趨勢，旨在為高校學籍檔案管理工作的有效開展助力。

作者:李娟 單位:天津音樂學院

高校檔案管理篇2

近年來，區塊鏈技術在檔案資源利用、電子文件歸檔等工作中的影響越來越大。2016年，我國在《“十三五”國家信息化規劃》中，首次將“區塊鏈”列入國家規劃。2020年，國際檔案理事會面向全球征集論文，區塊鏈是研究內容之一。由此可見，推動區塊鏈技術在檔案管理中的應用，既是歷史大勢，也是發展之要。

一、區塊鏈技術和檔案信息化建設

1.區塊鏈技術的內涵。區塊鏈技術本質上是一種去中心化的分布式數據庫，它的節點數量沒有限制，利用共識機制來更新數據，不斷產生新的區塊，存儲新的數據信息。區塊鏈的關鍵技術主要包括P2P網絡技術、共識算法、智能合約等，具備了分布式、時間戳、非對稱加密、免信任等特性。目前，區塊鏈技術在經濟、保險、數字版權等領域都有廣泛應用，它為各行各業提供去中心化的解決方案，通過調動全網節點的參與積極性，實現多節點無差別記錄，通過哈希值、節點鏈接等方法達到共享和保護的效果。2.檔案信息化建設的現狀。近年來，在高校“雙一流”建設和信息化建設整體推進過程中，檔案工作的服務模式有所轉變，服務水平有所提升，但與其他行業的信息化水平還存在較大差距。尤其是作為高校檔案重要組成部分的學生檔案，因其數量龐大、調轉頻繁、保密性高等特點，成為檔案信息化建設的短板。目前，各高校雖然使用了檔案管理系統，但大部分都沒有實現與教務、OA等業務系統的無縫對接，檔案的借閱、證明等工作仍需到檔案室進行，沒有將檔案信息化的利用便捷性、傳輸高效性和網絡適用性發揮出來。學生檔案還處于保存、派遣等數據的查詢階段，管理和利用方式都滯后于其他門類檔案的信息化進程。

二、區塊鏈技術應用于高校學生檔案管理的必要性

1.檔案用戶的迫切需求。當前高校學生檔案數量龐大，2020年，全國普通高校畢業生達874萬，意味著有874萬份學生檔案會隨之流動。傳統的人工管理模式，速度慢、耗時長、準確率低，且形成的檔案材料內容簡單、形式單一，無法展示學生的綜合實力。同時，高校學生的檔案利用需求日益增長，主要包括就業、升學、留學等查詢、復制檔案材料，政治審查、家庭關系核實等查閱檔案或出具證明，因檔案毀損遺失補辦檔案材料等[1]1。此外，利用者對檔案服務的要求也越來越高，如遠程服務、視頻查閱、急速送達等，這些要求給檔案的管理和服務帶來了挑戰。2.國家政策的大力支持。2014年發布的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，要把檔案信息化納入信息化建設整體規劃。2016年起，國家檔案局多次將區塊鏈技術在檔案管理領域的應用列入其科技項目立項選題指南之中。2021年1月1日，最新修訂的《中華人民共和國檔案法》開始實施。本次修訂在總結檔案信息化建設實踐需要和經驗做法的基礎上，新增了第五章“檔案信息化建設”，鼓勵傳統檔案載體數字化，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，并對電子檔案管理系統、信息資源共享平臺的建設提出要求，為學生檔案的全面信息化提供了法律依據和保障。3.疫情防控的客觀需要。2019年12月以來，新冠肺炎疫情席卷全國，各省啟動重大突發公共衛生事件一級響應。國家檔案局也發布了緊急通知，要求各級檔案部門要在確保疫情防控安全的前提下，積極參與疫情防控工作，主動承擔任務，創新工作方法。新冠肺炎疫情期間，我校檔案館及時調整服務方式，在充分利用電子檔案管理系統的基礎上，盡量滿足各種檔案利用需求。但在學生檔案方面，黨團材料查詢、政治審查等業務，仍需工作人員提取實物檔案辦理。由此可見，必須利用區塊鏈、大數據、人工智能等手段，將檔案工作開展由線下轉為線上，提升學生檔案管理的效用和價值，應對新冠肺炎疫情給傳統檔案服務帶來的挑戰。

三、區塊鏈技術應用于高校學生檔案管理的可行性

1.“時間戳”特性保障檔案數據的真實性。近年來，我國頻繁出現檔案造假現象，從畢業論文造假，到個人檔案信息篡改，這些現象不僅反映出不法分子的唯利是圖，更反映出檔案管理體系和信息化建設存在的問題。區塊鏈的安全性體現為其存儲的數據不可篡改、可驗證，數字簽名能夠識別文字的責任者，防止文本的作者造假，時間戳記錄了文本的形成時間，防止文本的時間造假[2]23。每個區塊都會被加上時間戳，并和區塊數據一起作哈希運算，可以記錄學生檔案管理中的全部變化，確保檔案數據的原始性和唯一性。2.“分布式”特性維護檔案信息的安全性。目前，我國各類學校校園網絡都處于集中管理模式，網絡負擔太重容易導致癱瘓。區塊鏈技術中的分布式賬本技術具有去中心化特征，全節點采用共同參與管理維護的模式，一個節點數據被篡改，可以快速被檢測發現。構建分布式檔案數據庫，檔案信息既互相獨立又緊密相關，一個節點受攻擊，其他節點上信息和系統運行不會受影響，解決了檔案信息歸檔、存儲、利用的安全問題。在此應用設想下，每個歸檔部門都可以成為一個單獨節點，保存一份同樣的賬本，驗證其他節點記錄結果的正確性。3.“智能合約”特性確保檔案服務的流程性。在中心化的檔案管理系統中，數據操作的安全性和保密性主要取決于管理人員的專業能力和職業道德，如果操作失誤就會泄露檔案數據，造成不可估量的損失[3]45。智能合約的內容經過鏈上所有主體簽名認證，合約內容之外的操作請求不被允許，規范了操作流程。當滿足規定的條件時，系統自動觸發智能合約，確保另一方不受損失。例如，將學生檔案的身份認證、使用權限、適用范圍等寫入智能合約，合約啟動后，自動執行檔案使用審批流程，提高了利用效率，實現了學生檔案信息的智能化管理。4.“非對稱加密”特性保護檔案信息的私密性。區塊鏈技術采用了私鑰和公鑰非對稱加密技術，使用不同的權限對數據進行加密和解密。私鑰屬于密鑰，須由擁有者私密保存，公鑰則可以向其他人公開，私鑰加密的數據可用公鑰解密，公鑰加密的數據也可用私鑰解密。高校的大數據檔案信息主要包括公開、內部、秘密三類，其利用的范圍和對象有區別，區塊鏈技術不僅能保障“公開”檔案信息的原始性，還能保障“內部”“秘密”檔案信息傳輸和利用的安全性。檔案管理人員可使用公鑰和私鑰用于驗證簽名，保護檔案信息的私密性，防止科研資料或身份信息泄露。

四、區塊鏈技術應用于高校學生檔案管理的風險性

1.技術層面。從技術本身來說，區塊鏈還不夠成熟，雖然融合了時間戳、密碼學、非對稱加密、共識機制和數字摘要等技術，能夠保證區塊鏈總體性能的安全和鏈上數據的真實，但這項技術也不是萬能的，在性能、隱私、安全等方面還有待升級。同時，我國在區塊鏈安全保護、基礎性能等方面，落后于世界先進技術。國產化高性能區塊鏈系統研發尚未取得有效進展，如果在復雜系統中推廣應用，需要突破很多基礎性難題，需要區塊鏈理論研究的支持和引導，需要相關部門協同攻關，加快推進核心技術突破[4]32。2.制度層面。區塊鏈的順暢運行不僅受到技術本身的影響，還受到國家法律、制度規范等因素的制約。我國的檔案管理一直屬于中心化模式，檔案工作遵循“統一領導、分級管理”原則，這點與區塊鏈技術的去中心化特性相悖。因此，在未來較長的一段時間里，區塊鏈技術無法應用到學生檔案的信息化建設之中。此外，我國關于區塊鏈技術在檔案領域應用的法律法規還不明確，其作用的發揮也將受到制約。因此，我們要積極探索分布式文件系統的建設，更要注重軟件環境的配套，只有技術與制度雙管齊下，檔案信息共享共治才能成為可能[5]18。3.經驗層面。檔案管理要從集中到分布、從中心到節點，需要先進的技術和豐富的經驗共同支撐。區塊鏈技術應用于檔案信息化建設是目前的研究熱點，但大部分研究仍集中于可行性分析、應用探討等理論層面，真正實現去中心化的案例并不多。薩里大學、英國國家檔案館和英國開放數據研究所合作開展的ARCHANGEL項目，是全球首個針對電子檔案信任管理的區塊鏈應用研究項目。該項目以分布式賬本為技術支持，已創建基于以太坊基礎設施的實驗平臺并開展研究[6]136。我國檔案部門可以借鑒其成功經驗，并結合我國檔案業務的特點，有效協同創新。

五、區塊鏈技術應用于高校學生檔案管理的策略性

1.學歷認證方面。學生檔案是學生在校學習、社會實踐等方面的真實記錄，能夠為高校畢業生參加工作、繼續教育、升職培訓等提供重要佐證。在傳統的認證管理模式下，學生要聯系學位認證中心、教育管理部門、學校檔案管理部門等，才能將學歷學位資料收集齊全。復雜的辦事流程，讓檔案利用者產生了極差的體驗感。通過區塊鏈的公證技術，可以對檔案信息中的學歷學籍和其他信息進行認證，減少了人工干預，滿足了畢業生快速、準確核實信息的需求。例如，學歷管理者可將“數字文憑”通過郵件發給學生，學生可直接將其鏈接到相關網站，并根據自己的意愿把“數字文憑”安全存儲和公布給相關機構或個人[7]27。2.檔案內容方面。檔案館是檔案管理工作的主要責任者，而各機關、單位、學院也是檔案的產生者，同樣需要行使管理檔案的職能。所以，可將二級單位和檔案館的服務器組建起預授權的節點群，共同運作區塊鏈電子檔案管理系統，實現電子檔案多套備份，減少單一節點遭受攻擊后的損害程度[8]91。通過引入區塊鏈技術，讓學生檔案的建立者、管理者、使用者和監督者，都能對學生檔案的信息進行維護和更新，形成一個多節點、分布式、可追溯的檔案管理網絡，構建起高校—企業—學生—教育主管部門—政府良性的信用生態體系，提高了檔案存儲的可靠性、安全性和檔案使用的便利性[9]54。3.成績翻譯方面。經濟全球化背景下，越來越多的學生選擇出國留學或工作，需要高校檔案管理部門提供成績單、畢業證、學位證等材料的翻譯服務。傳統的方式是學生到高校檔案管理部門登記信息、提供中文材料并支付定金，材料翻譯好后，核對信息無誤再將費用全部付清，速度慢、手續煩瑣，還有可能因為錯誤產生矛盾。通過創建智能合約，高校檔案管理機構將服務事項按期辦完，用戶交納的費用就會打到財務部門的賬戶里。這種不受人為干預的數字化流程，無須個人和機構的信用背書，也不用協議和制度來保障，只要觸發條件，代碼就會自動執行[10]125，簡化了辦事流程，申請出國的用戶將享受到更加及時、優質的服務。從實體到數字、從互聯網到云計算、從大數據到區塊鏈，每一項新興技術都給檔案信息化建設帶來機遇和挑戰。一方面，我們要通過數字化、智能化的手段，解決學生檔案信息化建設中的問題，使其服務突破時間和空間的制約；另一方面，要冷靜地分析各種新興技術給檔案工作帶來的沖擊和影響，順應潮流，積極應對。

作者:李蕙名

高校檔案管理篇3

檔案是重要的信息資源，具有根本的現實價值和歷史價值。原始記錄性是檔案的基本屬性。具有歷史憑證、情報信息和參考價值。從檔案的信息儲備及其反映的內容，檔案信息可提供各項工作的借鑒和參考；從檔案形式的多樣性記錄載體、方式、快捷、共享、安全性、信息化的變化，檔案的這一發展過程正是真實反映社會的進步、科技進步和發展。檔案資源的信息化歸類、整合，電子檔案集聚產生，存在著電子檔案保存，收集、整理，利用的現象。實現檔案資源信息化管理和檔案信息實時共享，推進檔案在社會、單位、人才引進等方面科學決策和社會治理機制中發揮更大的作用，對企事業單位的建設與發展具有重要的現實意義。檔案信息化提升社會治理的精細化，標準化、規范化、現代化水平。加快推進公共共享數據資源向社會開發，充分體現檔案資源的價值。

1檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化是檔案工作發展到一定歷史階段的社會形態形成的結果，而非瞬間產生。檔案管理信息化是實現檔案信息的數字化、網絡化和規范化，將傳統紙質、影像、實物等檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、查找、利用的各個環節通過現代化數字信息技術改變收集、數字化集成整合、歸檔的過程。完成檔案管理信息資源的數字化、查找開發利用智能化、網絡化。檔案管理信息化建設使檔案信息資源得以有效收集，統一管理及時利用。方便檔案資源的收存、管理、利用等各個環節過程。

2高校檔案管理信息化建設的現狀

2.1信息共享、提高工作效率協同辦公是高校實行無紙化辦公最主要的出發點。無紙化辦公，主要在內部局域網的基礎上建立起來，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公。采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高工作效率，減輕工作負擔。檔案資源信息化可實現檔案管理部門與單位各管理部門的網絡連接，每個單位、每個項目、每份文件、文字材料從制作、領導批示簽發、處室承辦，歸檔、建檔都實現了辦公自動化（OA內部辦公系統）的轉發。逐一實現檔案管理資源的信息化、無紙化辦公，有效地減少管理工作成本，縮短建檔立卷的時間；

2.2檔案管理信息化資源建設主要包括檔案館館藏檔案數字化和電子文件的收集、接收利用計算機進行檔案的收集、歸類、整理、立卷編制全引目錄。使檔案管理信息資源的收集、歸類、整理、立卷、查詢等工作變得非常方便，檔案管理信息實現數字化處理，檔案儲存實現集成化，極大地提升檔案信息存儲量和高密度。利用政通綜合檔案管理平臺，可任意整序、分類、排列、檢索。以高校（現高校基本上都由多所建校時間較長的院校合并、升級）以學籍檔案為例：從新生錄取入學、注冊、在校學習的過程成績、獲獎、畢業登記、調配等信息資源的繁雜冗余、經過分類、立卷、裝訂、整理后利用現代化手段將信息資源與原始資源一致流轉到計算機，利用檔案管理平臺進行檢索、查檔使檔案原始資源得以快捷、便利的有效利用；

2.3檔案管理信息化建設是檔案信息資源的數字化利用計算機技術、高速掃描技術和人力、物力、資金的支持等將館藏多年的紙質文件和已歸檔的電子檔案，通過檔案管理平臺系統編排、分類、錄入、整理集成到具有有序結構的數據庫。通過電子網絡遠程獲取檔案信息完成整個過程，在數字檔案館的環境下使檔案管理信息化資源得以充分利用；

2.4檔案管理人員應積極利用現代化信息技術，改革和創新檔案工作方法，從而滿足新時代檔案工作發展需要

2.4.1檔案管理人員要轉變自身理念，充分利用現代辦公設備及辦公軟件為檔案管理工作服務；

2.4.2檔案管理人員要以檔案的開發利用為目標進行檔案的收集、整理、分類、組卷、編寫檢索工具、立卷、歸檔整理等工作；

2.4.3提高檔案利用的便捷性，按各類檔案裝訂的不同要求，書寫卷內目錄，有序、合理、更好地為單位的發展提供具有參考價值的依據；

2.4.4檔案管理資源原數據的收集必須精確。檔案材料、數據的復制、備份、保存等必須保證和原始數據一致。

3高校檔案管理資源信息化建設的重要性

3.1檔案管理信息化建設是一項系統性、長期性的工作，特別是一些復雜的、系統性的平臺建設，需多系統、多部門共同支持和配合。要堅持頂層設計、規劃引領。根據檔案管理工作的需求和實際情況，提出目標、合理化的定位和科學設計，加強對檔案管理信息化建設的統籌安排、統一部署、統一指揮，促進上下間、部門間的溝通協作。要堅持統籌謀劃、資源共享、檔案管理信息化建設需耗費大量的人、財、物力。由此，推進信息資源信息化和平臺共享，有利于在更大范圍加強信息整合、有利于集中整合資源配置，避免重復建設和資源浪費；同時，檔案管理的收集、整理、分類、立卷、和查詢、利用及服務的過程都環環相扣、密不可分，加強與有關平臺共建信息對接也有利于更好地推動檔案檔案管理工作的大格局，更好地整合檔案信息資源、更好地為院校、社會的發展服務。

3.2檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設和人才隊伍建設等幾個方面的內容：

3.2.1檔案管理資源信息基礎設施，檔案管理系統軟件的維護和升級，技術手段與信息化建設并進發展；

3.2.2檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和重點。信息化建設本質上是信息技術的發展和應用，而技術的應用必須要有平臺的支撐。要堅持多元發展，強化陣地覆蓋。針對檔案資源的多樣性、原始性在收集和利用及原始檔案的信息化都有不同的要求。隨著院校和社會的發展，對人才的培養和需求越來越迫切。因此對應的畢業生在院校期間學習過程的檔案利用率也越來越高。要堅持創新發展，做好檔案資源的信息化建設，做到與時俱進，更好地服務本院校的畢業生；

3.2.3現今正在經歷一個從常規網絡應用，到新媒體應用，再到綜合性、數據化信息服務管理平臺的應用過程。檔案管理信息化建設的過程就是一個不斷發展、不斷完善、不斷革新的過程。加強信息資源整合，“堅持一體化發展方向，實現信息內容、技術應用、管理平臺、管理手段共融互通”。隨著新技術、新平臺的推廣和應用在不斷更新迭代、優化升級；

3.2.4高校檔案管理信息化建設，也必須堅持與時俱進、創新發展。作為高校檔案管理工作者，要從思想意識層面變革傳統的工作觀念，強化信息化思維，善于運用互聯網、數字化、信息化的手段推動工作，提升檔案管理工作服務水平，為院校、社會的發展提供高效、精準、規范、優質的服務。

4高校檔案管理資源信息化建設安全保障的重要性

檔案安全是檔案管理工作的底線、是檔案事業的根基。隨著我國檔案信息化建設的推進，檔案信息的利用越來越廣泛、利用率越來越高、信息安全問題越來越突顯。保護傳統檔案、維護電子數據存儲、信息網絡運維等事關檔案安全的重大問題，努力做到超前謀劃、有效應對。由此，深刻認識檔案安全的保障尤為重要。從院校檔案的層面上看，院校檔案包含院校辦學活動的方方面面，內容多、體量大，是院校多年來改革發展的積淀和真實再現，如基礎建設、教師管理、干部任職教學研究、教學檔案、學生檔案、科研檔案、基建檔案、設備儀器檔案等對促進院校長期穩定、健康、可持續發展有著無可替代的重要價值。檔案信息資源的信息化建設中其完整、安全性尤為重要，是檔案工作人員的不可推卸的責任和使命，必須高度負責、認真做好檔案數據安全。當今大數據時代應具備網絡安全保障體系，包括完善的網絡管理辦法、健全的管理組織和管理責任制，確保網絡傳輸和社會服務中涉密、專利技術等檔案信息資料的安全。

4.1檔案的原始記錄的屬性就是檔案的不可再生性檔案資源信息化建設是使用現代化信息技術對檔案信息資源的一種存儲和備份，以提高經濟效益和社會效益。將紙質檔案轉為機讀檔案，節約了保存費用、能同時方便多個利用者查詢、能提供遠程查詢，產生大量的檔案數據。在數據質量、集中管理、共建共享、信息保護等方面面臨越來越多的安全挑戰和保護，因此需將檔案數據進行強化治理，保障檔案數據的安全性、規范性、有效性、精準性提高準確的利用率需現代化的技術和保護管控的措施；

4.2應加強檔案數據安全法制建設完善檔案數據安全管理制度，構建檔案數據安全技術防范，推進檔案數據安全協同共治、提升檔案數據安全治理效能等策略，從而提高檔案數據安全治理能力和治理水平，保障檔案數據的安全性；

4.3檔案管理信息化要堅持安全優先規范管理檔案信息化工作，離不開各類網站、軟件、數據庫的建設以及信息的采集、傳輸和應用，加強網絡安全建設至關重要，特別是互聯網平臺的建設，要堅持安全優先、超前謀劃。檔案信息化管理對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查閱、網上傳輸和管理等方面要建立健全和不斷完善相應準則、規范建設；同時要抓緊網絡平臺的日常維護和運行監管。安全保障性就是檔案數據的收集、整理、歸檔、應用、存檔的過程，在檔案管理資源信息化建設管理工作中堅持安全第一、預防為主、綜合治理、規范運行、科技支撐。

5檔案事業的發展，不僅要依靠科技的進步、更要依靠高素質的管理人才隊伍

檔案信息化建設，人才是關鍵。檔案信息化建設為檔案管理工作提供新的動力，在管理方式、結構優化等方面都有較大的提升和改造。檔案信息化建設的專業性和系統性都較強，對檔案管理人員的專業素質和能力要求也較高，更需既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。“人是檔案事業發展的根本依靠，也是決定檔案安全的第一位因素”。優質的檔案管理隊伍在檔案資源信息化、收集、歸類、整理、立卷的全過程、檔案數據的利用和檔案數據在社會政策優化、公共服務提升、在院校發展等各項工作中發揮著基礎信息的重要性支撐以及安全性防護治理起著至關重要的作用。

6結合工作實際，目前檔案管理信息化建設中仍存在較大的困難

6.1克服目前檔案安全意識、檔案安全基礎、風險管控體系等薄弱方面，只有高度重視檔案的安全性，才能不斷促進檔案資源信息化建設的工作高質量的有效發展。建立健全管理組織和管理責任制、有效的技術防護措施、加強檔案數據庫管理的安全和保密、嚴防檔案基礎設施出現安全隱患；

6.2檔案資源信息化工作量較大、任務繁重，需投入資金規模大，但資金投入不足。對現存館藏檔案資源進行數字化，通過掃描轉換成電子文件，按要求經文檔管理軟件規范整理的數據庫，通過網上平臺便于檢索利用；檔案管理信息化模式的發展需要計算機、數據庫等軟、硬件設備的支持，缺乏這些基礎性支持檔案信息化管理工作將無法正常運轉，現代化技術發展更新較快，需對軟件系統進行維護和升級，避免因升級維護給檔案資源帶來損壞和丟失；

6.3檔案管理方式正在由傳統管理向信息化管理方式轉變。檔案管理信息化建設應結合單位工作的實際情況對檔案管理人員要強調檔案工作的重要性、強調檔案信息化建設的意義；要讓檔案館的檔案管理人員充分認識檔案管理信息化的發展意義，使其檔案管理理念得到更新，提高工作人員對檔案管理信息化工作的積極性；提高檔案工作人員的業務能力、掌握檔案信息化系統的操作和學習信息化時代檔案管理的知識；加強溝通和交流、學習檔案管理的軟件操作，確保檔案管理信息化建設工作的有效開展。

參考文獻

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作者:王再青 單位:德州學院