開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇高校檔案管理范文3篇，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

高校檔案管理篇1

一、數(shù)字化技術(shù)對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用分析

1.提升學(xué)籍檔案管理效果高校學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息的記載，包括學(xué)生的成績(jī)、日常學(xué)習(xí)表現(xiàn)以及相關(guān)活動(dòng)的參與狀況等，類似于學(xué)生在大學(xué)校園成長(zhǎng)歷程的記錄本。在以往學(xué)籍檔案管理過(guò)程中，管理者通常是依據(jù)學(xué)生所在班級(jí)或者系別等開(kāi)展手工化管理，但高校的學(xué)生數(shù)量較多，所以學(xué)籍檔案管理較為零散，難以將這些信息進(jìn)行融合，導(dǎo)致檔案信息之間形成孤島效應(yīng)，不僅不利于信息運(yùn)用，還導(dǎo)致管理者面臨較大的工作量，難以提升檔案管理效果。通過(guò)對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，構(gòu)建檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，并在平臺(tái)中設(shè)置對(duì)應(yīng)的院系入口，則可以及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存放，還能夠根據(jù)不同的學(xué)生、不同的需求等對(duì)檔案信息進(jìn)行精細(xì)化分類，并根據(jù)運(yùn)用路徑對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合存放，使檔案信息管理更為高效，且能夠提升檔案信息的運(yùn)用效果。2.節(jié)省人力和物力資源數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理，還能夠幫助高校節(jié)省更多的人力和物力資源，助推高校檔案管理成本下降。在以往傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式下，檔案管理者需要花費(fèi)較多的時(shí)間去搜集學(xué)籍檔案信息，并對(duì)這些信息分類、分析等，最終根據(jù)分類狀況對(duì)其存放，不僅需要安排更多的工作者，而且還會(huì)消耗較高的時(shí)間成本。此外，對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行保存，還需要占用較多的空間，會(huì)加劇高校檔案管理的物資浪費(fèi)。通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，借助數(shù)字化技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行搜集，則能夠在較短的時(shí)間內(nèi)整合更為全面的信息，不僅不需要更多人員手動(dòng)搜集，還能夠降低時(shí)間成本。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還能夠節(jié)省空間，不會(huì)占用較多的檔案室空間面積，能夠更大限度地促進(jìn)學(xué)籍檔案管理質(zhì)效的提升。3.推動(dòng)高校現(xiàn)代化發(fā)展高校作為我國(guó)社會(huì)運(yùn)行中不可或缺的主體，其也應(yīng)當(dāng)積極跟隨時(shí)代的變化，對(duì)自身的內(nèi)部管理進(jìn)行變革，更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前的時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，很多行業(yè)都開(kāi)始與互聯(lián)網(wǎng)交融，通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，提升了發(fā)展成效。在互聯(lián)網(wǎng)+大潮之下，高校的發(fā)展也面臨較大的機(jī)遇。通過(guò)在學(xué)籍檔案管理工作中引入數(shù)字化技術(shù)，能夠幫助高校提升數(shù)字化運(yùn)用的能力，促進(jìn)高校現(xiàn)代化發(fā)展水平的提升。同時(shí)，由于學(xué)籍檔案管理是高校內(nèi)部管理中的重要部分，不僅學(xué)生學(xué)籍信息多，而且管理工作煩瑣，通過(guò)對(duì)數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用，可以提升管理者的數(shù)字化技術(shù)，而其他教職工則可以在學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的趨勢(shì)下，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化知識(shí)，并在各自的領(lǐng)域中開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，深化對(duì)數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，能夠從更大的層面帶動(dòng)高校的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

1.缺乏數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，離不開(kāi)完善的信息化系統(tǒng)做支撐，但實(shí)踐中，很多高校都未建立針對(duì)性的學(xué)籍檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)，在開(kāi)展檔案管理工作中，僅僅是將原有的紙質(zhì)手動(dòng)管理機(jī)械搬到了計(jì)算機(jī)中，沒(méi)有充分對(duì)計(jì)算機(jī)的各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，所以，整體學(xué)籍檔案管理的效果依然不夠理想。還有的院校雖然構(gòu)建了學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期不注重對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)，導(dǎo)致系統(tǒng)中很多功能無(wú)法得到有效運(yùn)用，學(xué)籍檔案管理工作存在明顯的固化、生硬等問(wèn)題，也不利于學(xué)籍檔案管理效果的提升。2.沒(méi)有構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理制度體系學(xué)籍檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作，不僅在學(xué)生未來(lái)發(fā)展中有較大的作用和價(jià)值，而且在學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中也發(fā)揮著重要作用，這就要求高校要規(guī)范化、科學(xué)化地對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行管理。要想真正提升學(xué)籍檔案管理效果，需要構(gòu)建完善的制度體系做參考和約束，尤其是在當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代，學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的流程與原本傳統(tǒng)管理的流程有較大區(qū)別，而且對(duì)管理者提出了較高的要求，所以，更需要構(gòu)建規(guī)范的制度體系。但在實(shí)踐中，很多高校都缺乏制度體系，僅僅是在技術(shù)創(chuàng)新上努力，卻忽視了制度體系建設(shè)，導(dǎo)致數(shù)字化學(xué)籍檔案管理缺乏明確的方向和目標(biāo)，管理過(guò)程不夠科學(xué)、規(guī)范。甚至一些院校依然采用傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理制度，其內(nèi)容已經(jīng)明顯落后，無(wú)法發(fā)揮出有效的指引作用。3.學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)化技能有待提升數(shù)字化學(xué)籍檔案管理與傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理相比，流程更為復(fù)雜，且管理內(nèi)容更為精細(xì)化，所以對(duì)檔案管理人員也提出了更高要求。一方面，學(xué)籍檔案管理者要能夠充分對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，能夠依據(jù)具體的流程和要求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行開(kāi)展；另一方面，也要掌握跨領(lǐng)域知識(shí)，如統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)、管理學(xué)知識(shí)、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)等，能夠以較高的綜合技能對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分析、整合、保管等，最大限度地提升學(xué)籍檔案管理的效果，促進(jìn)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。但根據(jù)相關(guān)了解發(fā)現(xiàn)，高校很多學(xué)籍檔案管理者都存在專業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題，難以對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)運(yùn)用，而且跨領(lǐng)域知識(shí)掌握不夠，在開(kāi)展學(xué)籍檔案數(shù)字化管理過(guò)程中存在不能勝任、創(chuàng)新力不夠的問(wèn)題。

三、數(shù)字化趨勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理策略

1.構(gòu)建完善健全的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)在數(shù)字化趨勢(shì)下，為了推動(dòng)高校學(xué)籍檔案管理水平的提升，最大限度發(fā)揮學(xué)籍檔案的價(jià)值，高校應(yīng)當(dāng)構(gòu)建針對(duì)性、操作性高的學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)。一方面需要高校做好資金安排，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)上投入足夠的資金，為先進(jìn)信息系統(tǒng)的引進(jìn)做好基礎(chǔ)；另一方面還要在引進(jìn)學(xué)籍檔案信息化系統(tǒng)之前對(duì)院校的情況進(jìn)行分析，做好系統(tǒng)模塊的設(shè)置。例如，可以根據(jù)院校的學(xué)籍檔案管理要求、對(duì)檔案信息的使用需要及不同院系的實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)設(shè)定模塊，使學(xué)籍檔案能夠被分模塊化、清晰化管理，更好地提升管理的精細(xì)化效果。同時(shí)，高校還要定期對(duì)學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，可以安排專人負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，解決系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題，并對(duì)系統(tǒng)內(nèi)容更新和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的高質(zhì)量、可持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，高校在構(gòu)建信息化系統(tǒng)之后，還要對(duì)原有的學(xué)籍檔案信息進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化，使原本紙質(zhì)版的信息也能夠電子化，使學(xué)籍檔案管理更為完整。具體來(lái)看，學(xué)籍檔案信息轉(zhuǎn)化的方式有兩種：第一，掃描圖片的方式。學(xué)籍檔案管理者運(yùn)用掃描儀對(duì)原本紙質(zhì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化為電子版，并存放于對(duì)應(yīng)的模塊中。當(dāng)然如果沒(méi)有掃描儀，也可以采用拍攝照片的方式，利用攝像機(jī)對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行清晰化拍攝，并將拍攝好的圖片存放于對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)中。第二，重新錄入的方式。重新錄入指的是學(xué)籍檔案管理者根據(jù)紙質(zhì)版學(xué)籍檔案信息在系統(tǒng)中進(jìn)行電子化錄入，這樣雖然能夠確保學(xué)籍檔案信息清晰、完整，但是會(huì)給檔案管理者帶來(lái)更大的任務(wù)量，加劇其工作負(fù)擔(dān)。不同的高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)這些方法進(jìn)行選擇。2.構(gòu)建數(shù)字化學(xué)籍檔案管理制度體系由于數(shù)字化學(xué)籍檔案管理工作較為煩瑣，且規(guī)范性要求高，所以高校要構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理制度體系，在制度中對(duì)每一項(xiàng)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，明確整體檔案管理工作的流程和方法，降低不規(guī)范行為發(fā)生的概率。具體來(lái)看，在構(gòu)建制度體系之前，相關(guān)人員要對(duì)學(xué)籍檔案信息化管理情況進(jìn)行分析，分析數(shù)字化檔案管理的流程、所需崗位、每一個(gè)崗位的工作內(nèi)容、未來(lái)工作方向等，通過(guò)對(duì)這些信息的充分思考與研究，根據(jù)不同的崗位或者不同環(huán)節(jié)的工作構(gòu)建細(xì)化的制度體系。同時(shí)，為了確保制度體系有更高的操作性，還可以與學(xué)籍檔案管理者進(jìn)行討論，通過(guò)思想碰撞和觀點(diǎn)互換，實(shí)現(xiàn)相互之間的溝通交流，對(duì)制度中的細(xì)化內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化、完善等。還需要注意的是，高校是處于不斷發(fā)展和變化過(guò)程中的，學(xué)籍檔案信息管理工作也處于變動(dòng)中，尤其是在當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，更需要高校及時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案信息化管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，要隨時(shí)根據(jù)情況對(duì)學(xué)籍檔案管理制度體系進(jìn)行調(diào)整、完善，不能長(zhǎng)期沿用滯后的制度體系。3.不斷提升學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)技能為了促進(jìn)學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)技能的提升，使之更為高效地開(kāi)展學(xué)籍檔案管理工作，可以從如下幾方面入手：第一，對(duì)學(xué)籍檔案管理者開(kāi)展系統(tǒng)培訓(xùn)。高校在構(gòu)建學(xué)籍檔案信息化系統(tǒng)和做好制度建設(shè)之后，就要對(duì)學(xué)籍檔案管理者開(kāi)展培訓(xùn)，要通過(guò)針對(duì)性的培訓(xùn)，提升其綜合技能，使之能夠自如對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，并主動(dòng)提升學(xué)籍檔案管理的效果。例如，可以每月或者每?jī)芍芙M織學(xué)籍檔案管理者參與一次培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)學(xué)籍檔案信息系統(tǒng)建設(shè)方面的人員或者從外部聘請(qǐng)信息技術(shù)專家為學(xué)籍檔案管理者展開(kāi)培訓(xùn)，使他們通過(guò)學(xué)習(xí)對(duì)信息系統(tǒng)有更為全面的了解。第二，引導(dǎo)學(xué)籍檔案管理者到其他優(yōu)秀院校實(shí)地考察、開(kāi)展交流活動(dòng)，通過(guò)此舉吸收經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)工作創(chuàng)新。例如，高校可以鼓勵(lì)學(xué)籍檔案管理者到兄弟院校或者關(guān)系密切的院校學(xué)習(xí)，檔案管理者相互之間分享經(jīng)驗(yàn)、交流看法，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，促進(jìn)工作的進(jìn)步。第三，構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)學(xué)籍檔案管理者開(kāi)展自我學(xué)習(xí)。學(xué)籍檔案管理者作為檔案管理的主體，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到自我學(xué)習(xí)的重要性，才能夠快速提升綜合技能。因此，為了促進(jìn)學(xué)籍檔案管理開(kāi)展自我學(xué)習(xí)，提升學(xué)習(xí)熱情，院校可以構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，如可以每月或者每學(xué)期對(duì)學(xué)籍檔案管理者的工作成效進(jìn)行考核，依據(jù)工作崗位設(shè)置考核指標(biāo)，并根據(jù)考核結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)懲。

四、數(shù)字化背景下高校學(xué)籍檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字化背景下，高校學(xué)籍檔案管理有顯著的信息化趨勢(shì)，未來(lái)會(huì)逐步向智能化、數(shù)字化、綜合化方向發(fā)展，并促進(jìn)學(xué)籍檔案管理效果的持續(xù)提升。1.智能化趨勢(shì)智能化趨勢(shì)是數(shù)字化背景下高校學(xué)籍檔案管理的重要趨勢(shì)。近年來(lái)，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多的高校開(kāi)始實(shí)現(xiàn)智慧化發(fā)展，構(gòu)建了智慧化管理體系，學(xué)籍檔案管理也被納入了智慧化管理過(guò)程中。未來(lái)，在科技日益進(jìn)步的背景下，高校學(xué)籍檔案管理也會(huì)更為智能化，如通過(guò)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸和共享，并促進(jìn)學(xué)籍檔案信息的全面化管理。通過(guò)運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)，則可以使學(xué)籍檔案信息存儲(chǔ)更為安全、有效，且可以通過(guò)區(qū)塊鏈系統(tǒng)的建設(shè)，自動(dòng)對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)化更新，提升學(xué)籍信息管理的效果與效率。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的運(yùn)用，可以使學(xué)籍檔案管理信息的搜集更為容易，降低了過(guò)去低效搜集和識(shí)別的困境。可見(jiàn)，未來(lái)在先進(jìn)技術(shù)的作用下，高校學(xué)籍檔案管理工作會(huì)逐步走向智能化。2.數(shù)字化趨勢(shì)數(shù)字化趨勢(shì)從本質(zhì)來(lái)看與智能化趨勢(shì)存在共性，指的是高校學(xué)籍檔案管理中原有的大量復(fù)雜信息會(huì)以數(shù)字化技術(shù)體現(xiàn)出來(lái)，并采用編號(hào)或者條碼等方式呈現(xiàn)，使學(xué)籍檔案信息更為規(guī)范，降低了傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性。當(dāng)前在新技術(shù)時(shí)代，我國(guó)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展更為智能，一系列數(shù)字化技術(shù)被運(yùn)行到行業(yè)發(fā)展中，高校在教育環(huán)節(jié)也對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行了運(yùn)用，但是整體來(lái)看，學(xué)籍檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還不是十分完善。未來(lái)，隨著高校發(fā)展水平的提升、信息化技術(shù)運(yùn)用的不斷成熟，學(xué)籍檔案管理也會(huì)逐步走向數(shù)字化。此外，數(shù)字化技術(shù)作為一種現(xiàn)代化技術(shù)，其本身具備較高的集成能力，可以對(duì)各類信息進(jìn)行集成，且推動(dòng)學(xué)籍檔案信息的完整與全面，與高校學(xué)籍檔案管理在新時(shí)代下的要求是相符合的，所以，未來(lái)學(xué)籍檔案管理也會(huì)向數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展。3.綜合化趨勢(shì)綜合化趨勢(shì)指的是在數(shù)字化技術(shù)的作用下，高校學(xué)籍檔案信息管理會(huì)打破原有的獨(dú)立局面，與各個(gè)相關(guān)主體的聯(lián)系更為緊密，且推動(dòng)學(xué)籍檔案信息的高效傳遞與轉(zhuǎn)移。高校學(xué)籍檔案信息是學(xué)生的學(xué)歷證明，在其未來(lái)的工作中發(fā)揮著重要作用，且會(huì)隨著大學(xué)生所屬學(xué)校的變化進(jìn)行轉(zhuǎn)移，而傳統(tǒng)的檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳遞，在數(shù)字化技術(shù)的作用下，則可以使學(xué)籍檔案管理更為高效，并借助信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理部門與人事部門、教育部門以及其他院校檔案管理部門的聯(lián)系，使學(xué)籍檔案管理向綜合化方向發(fā)展。總體來(lái)看，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)接的內(nèi)容有兩個(gè)，即轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出。在學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入過(guò)程中，學(xué)校可以直接利用信息化技術(shù)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新學(xué)校，而非向傳統(tǒng)方式那樣，對(duì)檔案信息進(jìn)行包裝并郵寄。在轉(zhuǎn)出過(guò)程中，則可以借助信息化技術(shù)對(duì)學(xué)籍檔案分類和篩選，并快速將其轉(zhuǎn)入對(duì)應(yīng)的單位。整個(gè)過(guò)程不僅快捷，而且不容易出錯(cuò)，能夠提升檔案轉(zhuǎn)移的效果。當(dāng)前該技術(shù)已經(jīng)在很多高校和事業(yè)單位得到了運(yùn)用，未來(lái)這一趨勢(shì)會(huì)更為顯著。

五、結(jié)束語(yǔ)

高校學(xué)籍檔案管理作為高校運(yùn)行的重要工作，不僅與學(xué)生的未來(lái)發(fā)展息息相關(guān)，而且與高校的持續(xù)運(yùn)行存在重要聯(lián)系，這就要求高校要加強(qiáng)分析，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案信息進(jìn)行科學(xué)性、規(guī)范性管理。但當(dāng)前，我國(guó)很多高校在學(xué)籍檔案管理中依然采用的是傳統(tǒng)模式，不能對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行全方位、深入化運(yùn)用，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理的效果不理想。文章就探索數(shù)字化趨勢(shì)下如何對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行管理，結(jié)合現(xiàn)實(shí)狀況提出一些具體的管理策略，并指出未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，旨在為高校學(xué)籍檔案管理工作的有效開(kāi)展助力。

作者:李娟 單位:天津音樂(lè)學(xué)院

高校檔案管理篇2

近年來(lái)，區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案資源利用、電子文件歸檔等工作中的影響越來(lái)越大。2016年，我國(guó)在《“十三五”國(guó)家信息化規(guī)劃》中，首次將“區(qū)塊鏈”列入國(guó)家規(guī)劃。2020年，國(guó)際檔案理事會(huì)面向全球征集論文，區(qū)塊鏈?zhǔn)茄芯績(jī)?nèi)容之一。由此可見(jiàn)，推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，既是歷史大勢(shì)，也是發(fā)展之要。

一、區(qū)塊鏈技術(shù)和檔案信息化建設(shè)

1.區(qū)塊鏈技術(shù)的內(nèi)涵。區(qū)塊鏈技術(shù)本質(zhì)上是一種去中心化的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，它的節(jié)點(diǎn)數(shù)量沒(méi)有限制，利用共識(shí)機(jī)制來(lái)更新數(shù)據(jù)，不斷產(chǎn)生新的區(qū)塊，存儲(chǔ)新的數(shù)據(jù)信息。區(qū)塊鏈的關(guān)鍵技術(shù)主要包括P2P網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、共識(shí)算法、智能合約等，具備了分布式、時(shí)間戳、非對(duì)稱加密、免信任等特性。目前，區(qū)塊鏈技術(shù)在經(jīng)濟(jì)、保險(xiǎn)、數(shù)字版權(quán)等領(lǐng)域都有廣泛應(yīng)用，它為各行各業(yè)提供去中心化的解決方案，通過(guò)調(diào)動(dòng)全網(wǎng)節(jié)點(diǎn)的參與積極性，實(shí)現(xiàn)多節(jié)點(diǎn)無(wú)差別記錄，通過(guò)哈希值、節(jié)點(diǎn)鏈接等方法達(dá)到共享和保護(hù)的效果。2.檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。近年來(lái)，在高校“雙一流”建設(shè)和信息化建設(shè)整體推進(jìn)過(guò)程中，檔案工作的服務(wù)模式有所轉(zhuǎn)變，服務(wù)水平有所提升，但與其他行業(yè)的信息化水平還存在較大差距。尤其是作為高校檔案重要組成部分的學(xué)生檔案，因其數(shù)量龐大、調(diào)轉(zhuǎn)頻繁、保密性高等特點(diǎn)，成為檔案信息化建設(shè)的短板。目前，各高校雖然使用了檔案管理系統(tǒng)，但大部分都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與教務(wù)、OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，檔案的借閱、證明等工作仍需到檔案室進(jìn)行，沒(méi)有將檔案信息化的利用便捷性、傳輸高效性和網(wǎng)絡(luò)適用性發(fā)揮出來(lái)。學(xué)生檔案還處于保存、派遣等數(shù)據(jù)的查詢階段，管理和利用方式都滯后于其他門類檔案的信息化進(jìn)程。

二、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生檔案管理的必要性

1.檔案用戶的迫切需求。當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)量龐大，2020年，全國(guó)普通高校畢業(yè)生達(dá)874萬(wàn)，意味著有874萬(wàn)份學(xué)生檔案會(huì)隨之流動(dòng)。傳統(tǒng)的人工管理模式，速度慢、耗時(shí)長(zhǎng)、準(zhǔn)確率低，且形成的檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單、形式單一，無(wú)法展示學(xué)生的綜合實(shí)力。同時(shí)，高校學(xué)生的檔案利用需求日益增長(zhǎng)，主要包括就業(yè)、升學(xué)、留學(xué)等查詢、復(fù)制檔案材料，政治審查、家庭關(guān)系核實(shí)等查閱檔案或出具證明，因檔案毀損遺失補(bǔ)辦檔案材料等[1]1。此外，利用者對(duì)檔案服務(wù)的要求也越來(lái)越高，如遠(yuǎn)程服務(wù)、視頻查閱、急速送達(dá)等，這些要求給檔案的管理和服務(wù)帶來(lái)了挑戰(zhàn)。2.國(guó)家政策的大力支持。2014年發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指出，要把檔案信息化納入信息化建設(shè)整體規(guī)劃。2016年起，國(guó)家檔案局多次將區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用列入其科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題指南之中。2021年1月1日，最新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》開(kāi)始實(shí)施。本次修訂在總結(jié)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐需要和經(jīng)驗(yàn)做法的基礎(chǔ)上，新增了第五章“檔案信息化建設(shè)”，鼓勵(lì)傳統(tǒng)檔案載體數(shù)字化，明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)、信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)提出要求，為學(xué)生檔案的全面信息化提供了法律依據(jù)和保障。3.疫情防控的客觀需要。2019年12月以來(lái)，新冠肺炎疫情席卷全國(guó)，各省啟動(dòng)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件一級(jí)響應(yīng)。國(guó)家檔案局也發(fā)布了緊急通知，要求各級(jí)檔案部門要在確保疫情防控安全的前提下，積極參與疫情防控工作，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作方法。新冠肺炎疫情期間，我校檔案館及時(shí)調(diào)整服務(wù)方式，在充分利用電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，盡量滿足各種檔案利用需求。但在學(xué)生檔案方面，黨團(tuán)材料查詢、政治審查等業(yè)務(wù)，仍需工作人員提取實(shí)物檔案辦理。由此可見(jiàn)，必須利用區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、人工智能等手段，將檔案工作開(kāi)展由線下轉(zhuǎn)為線上，提升學(xué)生檔案管理的效用和價(jià)值，應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情給傳統(tǒng)檔案服務(wù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

三、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生檔案管理的可行性

1.“時(shí)間戳”特性保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。近年來(lái)，我國(guó)頻繁出現(xiàn)檔案造假現(xiàn)象，從畢業(yè)論文造假，到個(gè)人檔案信息篡改，這些現(xiàn)象不僅反映出不法分子的唯利是圖，更反映出檔案管理體系和信息化建設(shè)存在的問(wèn)題。區(qū)塊鏈的安全性體現(xiàn)為其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不可篡改、可驗(yàn)證，數(shù)字簽名能夠識(shí)別文字的責(zé)任者，防止文本的作者造假，時(shí)間戳記錄了文本的形成時(shí)間，防止文本的時(shí)間造假[2]23。每個(gè)區(qū)塊都會(huì)被加上時(shí)間戳，并和區(qū)塊數(shù)據(jù)一起作哈希運(yùn)算，可以記錄學(xué)生檔案管理中的全部變化，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性和唯一性。2.“分布式”特性維護(hù)檔案信息的安全性。目前，我國(guó)各類學(xué)校校園網(wǎng)絡(luò)都處于集中管理模式，網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)太重容易導(dǎo)致癱瘓。區(qū)塊鏈技術(shù)中的分布式賬本技術(shù)具有去中心化特征，全節(jié)點(diǎn)采用共同參與管理維護(hù)的模式，一個(gè)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)被篡改，可以快速被檢測(cè)發(fā)現(xiàn)。構(gòu)建分布式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息既互相獨(dú)立又緊密相關(guān)，一個(gè)節(jié)點(diǎn)受攻擊，其他節(jié)點(diǎn)上信息和系統(tǒng)運(yùn)行不會(huì)受影響，解決了檔案信息歸檔、存儲(chǔ)、利用的安全問(wèn)題。在此應(yīng)用設(shè)想下，每個(gè)歸檔部門都可以成為一個(gè)單獨(dú)節(jié)點(diǎn)，保存一份同樣的賬本，驗(yàn)證其他節(jié)點(diǎn)記錄結(jié)果的正確性。3.“智能合約”特性確保檔案服務(wù)的流程性。在中心化的檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)操作的安全性和保密性主要取決于管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)道德，如果操作失誤就會(huì)泄露檔案數(shù)據(jù)，造成不可估量的損失[3]45。智能合約的內(nèi)容經(jīng)過(guò)鏈上所有主體簽名認(rèn)證，合約內(nèi)容之外的操作請(qǐng)求不被允許，規(guī)范了操作流程。當(dāng)滿足規(guī)定的條件時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)智能合約，確保另一方不受損失。例如，將學(xué)生檔案的身份認(rèn)證、使用權(quán)限、適用范圍等寫入智能合約，合約啟動(dòng)后，自動(dòng)執(zhí)行檔案使用審批流程，提高了利用效率，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案信息的智能化管理。4.“非對(duì)稱加密”特性保護(hù)檔案信息的私密性。區(qū)塊鏈技術(shù)采用了私鑰和公鑰非對(duì)稱加密技術(shù)，使用不同的權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和解密。私鑰屬于密鑰，須由擁有者私密保存，公鑰則可以向其他人公開(kāi)，私鑰加密的數(shù)據(jù)可用公鑰解密，公鑰加密的數(shù)據(jù)也可用私鑰解密。高校的大數(shù)據(jù)檔案信息主要包括公開(kāi)、內(nèi)部、秘密三類，其利用的范圍和對(duì)象有區(qū)別，區(qū)塊鏈技術(shù)不僅能保障“公開(kāi)”檔案信息的原始性，還能保障“內(nèi)部”“秘密”檔案信息傳輸和利用的安全性。檔案管理人員可使用公鑰和私鑰用于驗(yàn)證簽名，保護(hù)檔案信息的私密性，防止科研資料或身份信息泄露。

四、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性

1.技術(shù)層面。從技術(shù)本身來(lái)說(shuō)，區(qū)塊鏈還不夠成熟，雖然融合了時(shí)間戳、密碼學(xué)、非對(duì)稱加密、共識(shí)機(jī)制和數(shù)字摘要等技術(shù)，能夠保證區(qū)塊鏈總體性能的安全和鏈上數(shù)據(jù)的真實(shí)，但這項(xiàng)技術(shù)也不是萬(wàn)能的，在性能、隱私、安全等方面還有待升級(jí)。同時(shí)，我國(guó)在區(qū)塊鏈安全保護(hù)、基礎(chǔ)性能等方面，落后于世界先進(jìn)技術(shù)。國(guó)產(chǎn)化高性能區(qū)塊鏈系統(tǒng)研發(fā)尚未取得有效進(jìn)展，如果在復(fù)雜系統(tǒng)中推廣應(yīng)用，需要突破很多基礎(chǔ)性難題，需要區(qū)塊鏈理論研究的支持和引導(dǎo)，需要相關(guān)部門協(xié)同攻關(guān)，加快推進(jìn)核心技術(shù)突破[4]32。2.制度層面。區(qū)塊鏈的順暢運(yùn)行不僅受到技術(shù)本身的影響，還受到國(guó)家法律、制度規(guī)范等因素的制約。我國(guó)的檔案管理一直屬于中心化模式，檔案工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，這點(diǎn)與區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化特性相悖。因此，在未來(lái)較長(zhǎng)的一段時(shí)間里，區(qū)塊鏈技術(shù)無(wú)法應(yīng)用到學(xué)生檔案的信息化建設(shè)之中。此外，我國(guó)關(guān)于區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案領(lǐng)域應(yīng)用的法律法規(guī)還不明確，其作用的發(fā)揮也將受到制約。因此，我們要積極探索分布式文件系統(tǒng)的建設(shè)，更要注重軟件環(huán)境的配套，只有技術(shù)與制度雙管齊下，檔案信息共享共治才能成為可能[5]18。3.經(jīng)驗(yàn)層面。檔案管理要從集中到分布、從中心到節(jié)點(diǎn)，需要先進(jìn)的技術(shù)和豐富的經(jīng)驗(yàn)共同支撐。區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)是目前的研究熱點(diǎn)，但大部分研究仍集中于可行性分析、應(yīng)用探討等理論層面，真正實(shí)現(xiàn)去中心化的案例并不多。薩里大學(xué)、英國(guó)國(guó)家檔案館和英國(guó)開(kāi)放數(shù)據(jù)研究所合作開(kāi)展的ARCHANGEL項(xiàng)目，是全球首個(gè)針對(duì)電子檔案信任管理的區(qū)塊鏈應(yīng)用研究項(xiàng)目。該項(xiàng)目以分布式賬本為技術(shù)支持，已創(chuàng)建基于以太坊基礎(chǔ)設(shè)施的實(shí)驗(yàn)平臺(tái)并開(kāi)展研究[6]136。我國(guó)檔案部門可以借鑒其成功經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合我國(guó)檔案業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，有效協(xié)同創(chuàng)新。

五、區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于高校學(xué)生檔案管理的策略性

1.學(xué)歷認(rèn)證方面。學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等方面的真實(shí)記錄，能夠?yàn)楦咝．厴I(yè)生參加工作、繼續(xù)教育、升職培訓(xùn)等提供重要佐證。在傳統(tǒng)的認(rèn)證管理模式下，學(xué)生要聯(lián)系學(xué)位認(rèn)證中心、教育管理部門、學(xué)校檔案管理部門等，才能將學(xué)歷學(xué)位資料收集齊全。復(fù)雜的辦事流程，讓檔案利用者產(chǎn)生了極差的體驗(yàn)感。通過(guò)區(qū)塊鏈的公證技術(shù)，可以對(duì)檔案信息中的學(xué)歷學(xué)籍和其他信息進(jìn)行認(rèn)證，減少了人工干預(yù)，滿足了畢業(yè)生快速、準(zhǔn)確核實(shí)信息的需求。例如，學(xué)歷管理者可將“數(shù)字文憑”通過(guò)郵件發(fā)給學(xué)生，學(xué)生可直接將其鏈接到相關(guān)網(wǎng)站，并根據(jù)自己的意愿把“數(shù)字文憑”安全存儲(chǔ)和公布給相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人[7]27。2.檔案內(nèi)容方面。檔案館是檔案管理工作的主要責(zé)任者，而各機(jī)關(guān)、單位、學(xué)院也是檔案的產(chǎn)生者，同樣需要行使管理檔案的職能。所以，可將二級(jí)單位和檔案館的服務(wù)器組建起預(yù)授權(quán)的節(jié)點(diǎn)群，共同運(yùn)作區(qū)塊鏈電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案多套備份，減少單一節(jié)點(diǎn)遭受攻擊后的損害程度[8]91。通過(guò)引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，讓學(xué)生檔案的建立者、管理者、使用者和監(jiān)督者，都能對(duì)學(xué)生檔案的信息進(jìn)行維護(hù)和更新，形成一個(gè)多節(jié)點(diǎn)、分布式、可追溯的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建起高校—企業(yè)—學(xué)生—教育主管部門—政府良性的信用生態(tài)體系，提高了檔案存儲(chǔ)的可靠性、安全性和檔案使用的便利性[9]54。3.成績(jī)翻譯方面。經(jīng)濟(jì)全球化背景下，越來(lái)越多的學(xué)生選擇出國(guó)留學(xué)或工作，需要高校檔案管理部門提供成績(jī)單、畢業(yè)證、學(xué)位證等材料的翻譯服務(wù)。傳統(tǒng)的方式是學(xué)生到高校檔案管理部門登記信息、提供中文材料并支付定金，材料翻譯好后，核對(duì)信息無(wú)誤再將費(fèi)用全部付清，速度慢、手續(xù)煩瑣，還有可能因?yàn)殄e(cuò)誤產(chǎn)生矛盾。通過(guò)創(chuàng)建智能合約，高校檔案管理機(jī)構(gòu)將服務(wù)事項(xiàng)按期辦完，用戶交納的費(fèi)用就會(huì)打到財(cái)務(wù)部門的賬戶里。這種不受人為干預(yù)的數(shù)字化流程，無(wú)須個(gè)人和機(jī)構(gòu)的信用背書，也不用協(xié)議和制度來(lái)保障，只要觸發(fā)條件，代碼就會(huì)自動(dòng)執(zhí)行[10]125，簡(jiǎn)化了辦事流程，申請(qǐng)出國(guó)的用戶將享受到更加及時(shí)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。從實(shí)體到數(shù)字、從互聯(lián)網(wǎng)到云計(jì)算、從大數(shù)據(jù)到區(qū)塊鏈，每一項(xiàng)新興技術(shù)都給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面，我們要通過(guò)數(shù)字化、智能化的手段，解決學(xué)生檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題，使其服務(wù)突破時(shí)間和空間的制約；另一方面，要冷靜地分析各種新興技術(shù)給檔案工作帶來(lái)的沖擊和影響，順應(yīng)潮流，積極應(yīng)對(duì)。

作者:李蕙名

高校檔案管理篇3

檔案是重要的信息資源，具有根本的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。原始記錄性是檔案的基本屬性。具有歷史憑證、情報(bào)信息和參考價(jià)值。從檔案的信息儲(chǔ)備及其反映的內(nèi)容，檔案信息可提供各項(xiàng)工作的借鑒和參考；從檔案形式的多樣性記錄載體、方式、快捷、共享、安全性、信息化的變化，檔案的這一發(fā)展過(guò)程正是真實(shí)反映社會(huì)的進(jìn)步、科技進(jìn)步和發(fā)展。檔案資源的信息化歸類、整合，電子檔案集聚產(chǎn)生，存在著電子檔案保存，收集、整理，利用的現(xiàn)象。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化管理和檔案信息實(shí)時(shí)共享，推進(jìn)檔案在社會(huì)、單位、人才引進(jìn)等方面科學(xué)決策和社會(huì)治理機(jī)制中發(fā)揮更大的作用，對(duì)企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案信息化提升社會(huì)治理的精細(xì)化，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平。加快推進(jìn)公共共享數(shù)據(jù)資源向社會(huì)開(kāi)發(fā)，充分體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。

1檔案管理信息化的基本含義

檔案管理信息化是檔案工作發(fā)展到一定歷史階段的社會(huì)形態(tài)形成的結(jié)果，而非瞬間產(chǎn)生。檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實(shí)物等檔案的收集、整理、分類、立卷、檢索、查找、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)改變收集、數(shù)字化集成整合、歸檔的過(guò)程。完成檔案管理信息資源的數(shù)字化、查找開(kāi)發(fā)利用智能化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理信息化建設(shè)使檔案信息資源得以有效收集，統(tǒng)一管理及時(shí)利用。方便檔案資源的收存、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程。

2高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1信息共享、提高工作效率協(xié)同辦公是高校實(shí)行無(wú)紙化辦公最主要的出發(fā)點(diǎn)。無(wú)紙化辦公，主要在內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)后，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò)辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高工作效率，減輕工作負(fù)擔(dān)。檔案資源信息化可實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與單位各管理部門的網(wǎng)絡(luò)連接，每個(gè)單位、每個(gè)項(xiàng)目、每份文件、文字材料從制作、領(lǐng)導(dǎo)批示簽發(fā)、處室承辦，歸檔、建檔都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化（OA內(nèi)部辦公系統(tǒng)）的轉(zhuǎn)發(fā)。逐一實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的信息化、無(wú)紙化辦公，有效地減少管理工作成本，縮短建檔立卷的時(shí)間；

2.2檔案管理信息化資源建設(shè)主要包括檔案館館藏檔案數(shù)字化和電子文件的收集、接收利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、歸類、整理、立卷編制全引目錄。使檔案管理信息資源的收集、歸類、整理、立卷、查詢等工作變得非常方便，檔案管理信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，檔案儲(chǔ)存實(shí)現(xiàn)集成化，極大地提升檔案信息存儲(chǔ)量和高密度。利用政通綜合檔案管理平臺(tái)，可任意整序、分類、排列、檢索。以高校（現(xiàn)高校基本上都由多所建校時(shí)間較長(zhǎng)的院校合并、升級(jí)）以學(xué)籍檔案為例：從新生錄取入學(xué)、注冊(cè)、在校學(xué)習(xí)的過(guò)程成績(jī)、獲獎(jiǎng)、畢業(yè)登記、調(diào)配等信息資源的繁雜冗余、經(jīng)過(guò)分類、立卷、裝訂、整理后利用現(xiàn)代化手段將信息資源與原始資源一致流轉(zhuǎn)到計(jì)算機(jī)，利用檔案管理平臺(tái)進(jìn)行檢索、查檔使檔案原始資源得以快捷、便利的有效利用；

2.3檔案管理信息化建設(shè)是檔案信息資源的數(shù)字化利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、高速掃描技術(shù)和人力、物力、資金的支持等將館藏多年的紙質(zhì)文件和已歸檔的電子檔案，通過(guò)檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)編排、分類、錄入、整理集成到具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案信息完成整個(gè)過(guò)程，在數(shù)字檔案館的環(huán)境下使檔案管理信息化資源得以充分利用；

2.4檔案管理人員應(yīng)積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改革和創(chuàng)新檔案工作方法，從而滿足新時(shí)代檔案工作發(fā)展需要

2.4.1檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身理念，充分利用現(xiàn)代辦公設(shè)備及辦公軟件為檔案管理工作服務(wù)；

2.4.2檔案管理人員要以檔案的開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、組卷、編寫檢索工具、立卷、歸檔整理等工作；

2.4.3提高檔案利用的便捷性，按各類檔案裝訂的不同要求，書寫卷內(nèi)目錄，有序、合理、更好地為單位的發(fā)展提供具有參考價(jià)值的依據(jù)；

2.4.4檔案管理資源原數(shù)據(jù)的收集必須精確。檔案材料、數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份、保存等必須保證和原始數(shù)據(jù)一致。

3高校檔案管理資源信息化建設(shè)的重要性

3.1檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工作，特別是一些復(fù)雜的、系統(tǒng)性的平臺(tái)建設(shè)，需多系統(tǒng)、多部門共同支持和配合。要堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)、規(guī)劃引領(lǐng)。根據(jù)檔案管理工作的需求和實(shí)際情況，提出目標(biāo)、合理化的定位和科學(xué)設(shè)計(jì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一指揮，促進(jìn)上下間、部門間的溝通協(xié)作。要堅(jiān)持統(tǒng)籌謀劃、資源共享、檔案管理信息化建設(shè)需耗費(fèi)大量的人、財(cái)、物力。由此，推進(jìn)信息資源信息化和平臺(tái)共享，有利于在更大范圍加強(qiáng)信息整合、有利于集中整合資源配置，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)；同時(shí)，檔案管理的收集、整理、分類、立卷、和查詢、利用及服務(wù)的過(guò)程都環(huán)環(huán)相扣、密不可分，加強(qiáng)與有關(guān)平臺(tái)共建信息對(duì)接也有利于更好地推動(dòng)檔案檔案管理工作的大格局，更好地整合檔案信息資源、更好地為院校、社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。

3.2檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等幾個(gè)方面的內(nèi)容：

3.2.1檔案管理資源信息基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理系統(tǒng)軟件的維護(hù)和升級(jí)，技術(shù)手段與信息化建設(shè)并進(jìn)發(fā)展；

3.2.2檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重點(diǎn)。信息化建設(shè)本質(zhì)上是信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，而技術(shù)的應(yīng)用必須要有平臺(tái)的支撐。要堅(jiān)持多元發(fā)展，強(qiáng)化陣地覆蓋。針對(duì)檔案資源的多樣性、原始性在收集和利用及原始檔案的信息化都有不同的要求。隨著院校和社會(huì)的發(fā)展，對(duì)人才的培養(yǎng)和需求越來(lái)越迫切。因此對(duì)應(yīng)的畢業(yè)生在院校期間學(xué)習(xí)過(guò)程的檔案利用率也越來(lái)越高。要堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，做好檔案資源的信息化建設(shè)，做到與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)本院校的畢業(yè)生；

3.2.3現(xiàn)今正在經(jīng)歷一個(gè)從常規(guī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，到新媒體應(yīng)用，再到綜合性、數(shù)據(jù)化信息服務(wù)管理平臺(tái)的應(yīng)用過(guò)程。檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程就是一個(gè)不斷發(fā)展、不斷完善、不斷革新的過(guò)程。加強(qiáng)信息資源整合，“堅(jiān)持一體化發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容、技術(shù)應(yīng)用、管理平臺(tái)、管理手段共融互通”。隨著新技術(shù)、新平臺(tái)的推廣和應(yīng)用在不斷更新迭代、優(yōu)化升級(jí)；

3.2.4高校檔案管理信息化建設(shè)，也必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展。作為高校檔案管理工作者，要從思想意識(shí)層面變革傳統(tǒng)的工作觀念，強(qiáng)化信息化思維，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化、信息化的手段推動(dòng)工作，提升檔案管理工作服務(wù)水平，為院校、社會(huì)的發(fā)展提供高效、精準(zhǔn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4高校檔案管理資源信息化建設(shè)安全保障的重要性

檔案安全是檔案管理工作的底線、是檔案事業(yè)的根基。隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案信息的利用越來(lái)越廣泛、利用率越來(lái)越高、信息安全問(wèn)題越來(lái)越突顯。保護(hù)傳統(tǒng)檔案、維護(hù)電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維等事關(guān)檔案安全的重大問(wèn)題，努力做到超前謀劃、有效應(yīng)對(duì)。由此，深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的保障尤為重要。從院校檔案的層面上看，院校檔案包含院校辦學(xué)活動(dòng)的方方面面，內(nèi)容多、體量大，是院校多年來(lái)改革發(fā)展的積淀和真實(shí)再現(xiàn)，如基礎(chǔ)建設(shè)、教師管理、干部任職教學(xué)研究、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案等對(duì)促進(jìn)院校長(zhǎng)期穩(wěn)定、健康、可持續(xù)發(fā)展有著無(wú)可替代的重要價(jià)值。檔案信息資源的信息化建設(shè)中其完整、安全性尤為重要，是檔案工作人員的不可推卸的責(zé)任和使命，必須高度負(fù)責(zé)、認(rèn)真做好檔案數(shù)據(jù)安全。當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)具備網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，包括完善的網(wǎng)絡(luò)管理辦法、健全的管理組織和管理責(zé)任制，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸和社會(huì)服務(wù)中涉密、專利技術(shù)等檔案信息資料的安全。

4.1檔案的原始記錄的屬性就是檔案的不可再生性檔案資源信息化建設(shè)是使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源的一種存儲(chǔ)和備份，以提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，節(jié)約了保存費(fèi)用、能同時(shí)方便多個(gè)利用者查詢、能提供遠(yuǎn)程查詢，產(chǎn)生大量的檔案數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)質(zhì)量、集中管理、共建共享、信息保護(hù)等方面面臨越來(lái)越多的安全挑戰(zhàn)和保護(hù)，因此需將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行強(qiáng)化治理，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性、規(guī)范性、有效性、精準(zhǔn)性提高準(zhǔn)確的利用率需現(xiàn)代化的技術(shù)和保護(hù)管控的措施；

4.2應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全法制建設(shè)完善檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)防范，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)安全協(xié)同共治、提升檔案數(shù)據(jù)安全治理效能等策略，從而提高檔案數(shù)據(jù)安全治理能力和治理水平，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性；

4.3檔案管理信息化要堅(jiān)持安全優(yōu)先規(guī)范管理檔案信息化工作，離不開(kāi)各類網(wǎng)站、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及信息的采集、傳輸和應(yīng)用，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)至關(guān)重要，特別是互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的建設(shè)，要堅(jiān)持安全優(yōu)先、超前謀劃。檔案信息化管理對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查閱、網(wǎng)上傳輸和管理等方面要建立健全和不斷完善相應(yīng)準(zhǔn)則、規(guī)范建設(shè)；同時(shí)要抓緊網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的日常維護(hù)和運(yùn)行監(jiān)管。安全保障性就是檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、應(yīng)用、存檔的過(guò)程，在檔案管理資源信息化建設(shè)管理工作中堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主、綜合治理、規(guī)范運(yùn)行、科技支撐。

5檔案事業(yè)的發(fā)展，不僅要依靠科技的進(jìn)步、更要依靠高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)為檔案管理工作提供新的動(dòng)力，在管理方式、結(jié)構(gòu)優(yōu)化等方面都有較大的提升和改造。檔案信息化建設(shè)的專業(yè)性和系統(tǒng)性都較強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力要求也較高，更需既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。“人是檔案事業(yè)發(fā)展的根本依靠，也是決定檔案安全的第一位因素”。優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍在檔案資源信息化、收集、歸類、整理、立卷的全過(guò)程、檔案數(shù)據(jù)的利用和檔案數(shù)據(jù)在社會(huì)政策優(yōu)化、公共服務(wù)提升、在院校發(fā)展等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著基礎(chǔ)信息的重要性支撐以及安全性防護(hù)治理起著至關(guān)重要的作用。

6結(jié)合工作實(shí)際，目前檔案管理信息化建設(shè)中仍存在較大的困難

6.1克服目前檔案安全意識(shí)、檔案安全基礎(chǔ)、風(fēng)險(xiǎn)管控體系等薄弱方面，只有高度重視檔案的安全性，才能不斷促進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)的工作高質(zhì)量的有效發(fā)展。建立健全管理組織和管理責(zé)任制、有效的技術(shù)防護(hù)措施、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理的安全和保密、嚴(yán)防檔案基礎(chǔ)設(shè)施出現(xiàn)安全隱患；

6.2檔案資源信息化工作量較大、任務(wù)繁重，需投入資金規(guī)模大，但資金投入不足。對(duì)現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，通過(guò)掃描轉(zhuǎn)換成電子文件，按要求經(jīng)文檔管理軟件規(guī)范整理的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)上平臺(tái)便于檢索利用；檔案管理信息化模式的發(fā)展需要計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟、硬件設(shè)備的支持，缺乏這些基礎(chǔ)性支持檔案信息化管理工作將無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展更新較快，需對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，避免因升級(jí)維護(hù)給檔案資源帶來(lái)?yè)p壞和丟失；

6.3檔案管理方式正在由傳統(tǒng)管理向信息化管理方式轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)結(jié)合單位工作的實(shí)際情況對(duì)檔案管理人員要強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性、強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)的意義；要讓檔案館的檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的發(fā)展意義，使其檔案管理理念得到更新，提高工作人員對(duì)檔案管理信息化工作的積極性；提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力、掌握檔案信息化系統(tǒng)的操作和學(xué)習(xí)信息化時(shí)代檔案管理的知識(shí)；加強(qiáng)溝通和交流、學(xué)習(xí)檔案管理的軟件操作，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開(kāi)展。

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作者:王再青 單位:德州學(xué)院