時(shí)間：2023-04-10 11:03:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇稅務(wù)檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1、準(zhǔn)備工作。此次稅務(wù)檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個(gè)年度，標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、時(shí)間緊、任務(wù)重。為了便于領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)這項(xiàng)工作，我局成立了“稅務(wù)檔案歸集整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，抽調(diào)了4名有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員負(fù)責(zé)檔案歸集整理的日常工作，同時(shí)購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財(cái)力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。20__年8月下旬，局統(tǒng)一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進(jìn)行了為期2天的培訓(xùn)，并組織有關(guān)人員參觀了區(qū)檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經(jīng)驗(yàn)、遇到的困難和問題，組織召開了現(xiàn)場觀摩會，推廣有關(guān)單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時(shí)邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作。先后4次邀請市局檔案處的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員，來我局指導(dǎo)工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務(wù)所了解檔案工作的進(jìn)展情況，對稅務(wù)檔案工作進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究。同時(shí)其他局領(lǐng)導(dǎo)也多次到檔案整理現(xiàn)場，同大家交流對檔案工作的認(rèn)識和看法，鼓勵(lì)大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時(shí)，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質(zhì)量好、進(jìn)度快的單位提出了表揚(yáng)，對標(biāo)準(zhǔn)不高、進(jìn)度較慢的少數(shù)單位提出了明確要求，有效地調(diào)動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結(jié)，樹立先進(jìn)典型。根據(jù)市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴(yán)格按照各階段要求按時(shí)、保質(zhì)、保量的完成工作，并及時(shí)將上一階段的工作進(jìn)行總結(jié)，為下一階段的工作奠定基礎(chǔ)。從去年8月份開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，涌現(xiàn)出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節(jié)假日加班加點(diǎn)整理檔案的有1328人次，帶病堅(jiān)持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時(shí)長、規(guī)摸大、標(biāo)準(zhǔn)高的稅務(wù)檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規(guī)律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經(jīng)驗(yàn)，奠定了基礎(chǔ)。稅務(wù)檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風(fēng)。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報(bào)類、檢查類等稅務(wù)檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗(yàn)收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進(jìn)行審核。從進(jìn)度和標(biāo)準(zhǔn)上衡量，我局稅務(wù)檔案的歸集整理工作，走在了全系統(tǒng)的前列。
二、稅務(wù)檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足
檔案和檔案工作是社會進(jìn)步的產(chǎn)物。社會的每一進(jìn)步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發(fā)展都產(chǎn)生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領(lǐng)域和行業(yè)尚沒有得到應(yīng)有的重視，我局也存在類似的現(xiàn)象。一段時(shí)期以來，檔案工作制度落實(shí)不到位、管理不規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認(rèn)識不夠。有的認(rèn)為“檔案工作是一項(xiàng)附屬性工作”，有的認(rèn)為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認(rèn)為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報(bào)表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務(wù)檔案歸集整理是浪費(fèi)人力物力，得不償失”，還有一些干部認(rèn)為“檔案工作崗位是個(gè)無職無權(quán)、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩(wěn)定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，它的性質(zhì)要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩(wěn)定的檔案工作人員。檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏長遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，認(rèn)為下工夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握，缺乏檔案管理的連續(xù)性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時(shí)有一個(gè)單位缺少6份主要資料，究其原因是負(fù)責(zé)檔案的人員調(diào)整頻繁、交接不認(rèn)真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現(xiàn)象普遍存在
自去年7月份集中人力、時(shí)間開展稅務(wù)檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經(jīng)過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務(wù)檔案資料丟失破損已成為難以彌補(bǔ)的損失。例如：20__年以前的申報(bào)類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護(hù)不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務(wù)檔案管理辦法一直沒有得到有效的執(zhí)行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項(xiàng)工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，使一些單位對稅務(wù)檔案紙制資料的保存觀念產(chǎn)生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務(wù)檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計(jì)劃安排開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復(fù)勞動、事倍功半的現(xiàn)象。有的因?yàn)橐环葙Y料排錯(cuò)順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數(shù)字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個(gè)單位反復(fù)出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的發(fā)生，造成了時(shí)間、人力和物力的浪費(fèi)。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因有以下幾點(diǎn)：一是少數(shù)人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作作風(fēng)不夠扎實(shí)；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協(xié)調(diào)部門調(diào)整和改變了部分要求和標(biāo)準(zhǔn)。
三、加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
1、加大對稅務(wù)檔案工作的宣傳力度
市場經(jīng)濟(jì)、知識經(jīng)濟(jì)提升了檔案工作的社會地位，法制建設(shè)強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，各領(lǐng)域、系統(tǒng)的檔案工作必然趨于規(guī)范化和科學(xué)化，對稅務(wù)檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務(wù)檔案工作有一個(gè)長足的發(fā)展，首要的任務(wù)就是大力宣傳稅務(wù)檔案工作的重要性，使地稅干部充分認(rèn)識到稅務(wù)檔案工作是稅務(wù)機(jī)關(guān)、稅務(wù)人員的本職工作，推動稅務(wù)檔案工作的發(fā)展是地稅干部義不容辭的責(zé)任。同時(shí)，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務(wù)檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制
健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是落實(shí)稅務(wù)檔案工作的組織保證。在成立相應(yīng)業(yè)務(wù)科室的基礎(chǔ)上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調(diào)整時(shí)要認(rèn)真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，如熟悉征管和檔案業(yè)務(wù)等。從而達(dá)到檔案工作有機(jī)構(gòu)主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務(wù)檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責(zé)，完善檔案保管制度。使大家學(xué)習(xí)有依據(jù)，操作有規(guī)程。
3、注重增強(qiáng)和提高稅務(wù)檔案管理人員的能力素質(zhì)
隨著地稅系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。要清醒地看到，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使知識老化周期縮短，一個(gè)人無論學(xué)習(xí)的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應(yīng)領(lǐng)域而言的專業(yè)知識過時(shí)問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個(gè)方面：一是職業(yè)道德的修養(yǎng)。重視和加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻(xiàn)”的思想；二是信息技術(shù)的掌握。檔案事業(yè)的發(fā)展使得檔案人員從“理論型”、“實(shí)干型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變，檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)是一個(gè)十分重要的內(nèi)容和本領(lǐng)。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人員。
一、上半年工作情況
200*年上半年，xx地稅局辦公室結(jié)合工作職能，突出重點(diǎn)，狠抓落實(shí)，主要做了以下工作：
1、認(rèn)真做好200*“管理年”活動組織協(xié)調(diào)工作。“管理年”活動是今年全局工作的重點(diǎn)，辦公室作為牽頭部門，根據(jù)局黨委的工作部署和要求，協(xié)調(diào)相關(guān)科室，就“管理年”活動的組織實(shí)施做了大量基礎(chǔ)性工作，先后制定了《xx地方稅務(wù)局200*“管理年”活動實(shí)施意見》、《xx地方稅務(wù)局2006年基層單位目標(biāo)管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《機(jī)關(guān)目標(biāo)管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《xx地方稅務(wù)局機(jī)關(guān)日常考核及“管理年”活動檢查評比項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)》、《星級管理辦法》等一系列規(guī)范化管理考核辦法，確保了我局“管理年”活動的順利開展。
“管理年”活動中，按照局黨委的要求，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，組織協(xié)調(diào)相關(guān)科室結(jié)合我局實(shí)際抓亮點(diǎn)，搞突破，并積極主動地做好與市局管理年活動辦公室的工作聯(lián)系，及時(shí)提報(bào)我局的亮點(diǎn)工作，我局的星級管理考評制度、重點(diǎn)稅源企業(yè)納稅申報(bào)直通車管理、稽查提醒制度、干部隊(duì)伍建設(shè)等工作均被市局管理年活動辦公室列為創(chuàng)新性工作項(xiàng)目，受到xx市局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和肯定。結(jié)合“管理年”活動的開展，牽頭對以前的涉稅事項(xiàng)、工作流程及制度、辦法進(jìn)行梳理整合和修訂完善，完成了《xx市地方稅務(wù)局崗責(zé)工作規(guī)范（試行）》初稿撰寫工作?！秿徹?zé)規(guī)范》共分六大類，內(nèi)容涵蓋納稅申報(bào)、稅務(wù)登記、發(fā)票管理、納稅服務(wù)、減免稅管理、納稅評估、社會綜合治稅、重點(diǎn)稅源監(jiān)控等稅收工作各個(gè)環(huán)節(jié)，共六十余個(gè)崗位，對每個(gè)崗位的工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn)、工作要求都進(jìn)行了明確和規(guī)范。
2、做好星級管理考評工作。根據(jù)局黨委的要求，創(chuàng)新管理考核體系，牽頭制定了《星級（崗位明星）管理暫行辦法》、《崗位明星評選辦法》，明確星級單位和個(gè)人的考核評選標(biāo)準(zhǔn)及程序。上半年，結(jié)合目標(biāo)管理考核，先后組織了三批星級單位考評，并下發(fā)了通報(bào)。通過單位推薦、考試選拔、公示等程序，組織評選了二季度崗位明星。
3、強(qiáng)化政務(wù)督查工作。為使督查工作走上規(guī)范化、制度化的軌道，進(jìn)一步充實(shí)完善了《督查工作制度》。從督查工作任務(wù)、督查工作程序、督查方式及權(quán)限、督查組織實(shí)施等五方面進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)范和明確，建立健全了督查立項(xiàng)登記、督辦、反饋和檢查制度、督查專報(bào)、通報(bào)等一系列督查工作制度和辦法，有效地保障了政務(wù)督查工作的順利開展。今年以來，圍繞全局工作重點(diǎn)、每月份重點(diǎn)工作、局務(wù)會確定的重點(diǎn)工作事項(xiàng)、局黨委的重大工作部署和決策等，加大督查廣度和深度，全面做好日常督查、目標(biāo)督查、專項(xiàng)督查及領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要事項(xiàng)的督查催辦。半年共下發(fā)督查通報(bào)12期，督查專報(bào)1期，有力地促進(jìn)了各項(xiàng)工作的落實(shí)到位。
4、進(jìn)一步完善目標(biāo)管理考核工作。根據(jù)局黨委要求，明確分工，專人負(fù)責(zé)，結(jié)合實(shí)際，在廣泛征求局黨委和各單位意見的基礎(chǔ)上，對目標(biāo)管理考核辦法進(jìn)行了修訂完善，使我局的目標(biāo)管理考核工作與青島市局考核辦法更加科學(xué)合理，切合市局考核要求。同時(shí)，把目標(biāo)管理考核與“管理年”活動考核相結(jié)合、日常管理考核和上級各項(xiàng)考核相結(jié)合、單項(xiàng)考核和綜合考核相結(jié)合，認(rèn)真做好全局日常管理考核和“管理年”活動考核，努力做到全面細(xì)致，規(guī)范周到，以考核管理促進(jìn)各項(xiàng)工作的落實(shí)。
5、加強(qiáng)檔案管理和資產(chǎn)管理。在檔案管理上，立足高起點(diǎn)，堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，繼續(xù)加強(qiáng)了對全局各類檔案資料的收集整理工作，進(jìn)一步提高了我局的檔案管理工作水平。
在資產(chǎn)管理方面，根據(jù)市局《財(cái)務(wù)管理辦法》，修訂完善了我局的固定資產(chǎn)管理辦法，嚴(yán)格控制固定資產(chǎn)購置、大項(xiàng)固定資產(chǎn)處置等審批程序，嚴(yán)把入口、出口關(guān)。建立了固定資產(chǎn)管理動態(tài)流程，杜絕管理上的漏洞。同時(shí)，加強(qiáng)后勤行政管理，按照高效、節(jié)約的原則，積極做好車輛管理、衛(wèi)生管理、辦公用品采購、政務(wù)值班等服務(wù)工作，為全局各項(xiàng)工作的開展提供了后勤保障。
6、發(fā)揮參謀助手作用，搞好信息調(diào)研工作。圍繞局黨委中心工作，發(fā)揮辦公室在信息調(diào)研工作中的主導(dǎo)作用，加強(qiáng)對全局信息調(diào)研工作的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。上半年，組織召開了信息調(diào)研工作會議，邀請市局信息調(diào)研工作人員，以以會代訓(xùn)的形式，對全局信息調(diào)研員進(jìn)行了培訓(xùn)。制定了《信息調(diào)研新聞宣傳工作管理辦法》，調(diào)整充實(shí)了兼職信息調(diào)研員隊(duì)伍，及時(shí)做好全局信息調(diào)研文章的篩選、整理和上報(bào)工作。特別是加強(qiáng)了對全局經(jīng)驗(yàn)性、創(chuàng)新性工作的對上提報(bào)力度。上半年，xx市局、省局等信息簡報(bào)先后對我局星級管理、重點(diǎn)稅源管理、干部隊(duì)伍建設(shè)“六子工程”、稽查提醒制度等重點(diǎn)、亮點(diǎn)工作進(jìn)行了介紹。上半年共上報(bào)各類稅務(wù)信息80多條，被省局、市局、xx市政府及xx市委、市政府等上級部門采用30多條，采用調(diào)研文章8篇，比去年同期增加6篇。
7、加大稅收宣傳力度，不斷提升平度地稅社會形象。主動加強(qiáng)與有關(guān)媒體的聯(lián)系配合，積極主動的做好全局稅收宣傳工作，上半年全局在各級各類新聞媒體發(fā)表宣傳稿件50余篇。在人民日報(bào)、中國稅務(wù)報(bào)等中央級媒體發(fā)表稅收宣傳稿件四篇。五月份，在《人民日報(bào)》發(fā)表了《xx地稅局以“三化”促進(jìn)稅收管理》的稿件，較好地宣傳了我局“管理年”活動，在社會上產(chǎn)生了良好反響。
根據(jù)《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例》、《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例實(shí)施細(xì)則》、《*市實(shí)施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》及《國家稅務(wù)總局關(guān)于耕地占用稅征收管理有關(guān)問題的通知》的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)耕地占用稅的征收管理，明確征納雙方的法律責(zé)任，現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、耕地占用稅的申報(bào)納稅
（一）耕地占用稅納稅人（以下簡稱納稅人）應(yīng)在耕地或其他農(nóng)用地所在地的主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理申報(bào)納稅手續(xù)。
（二）耕地占用稅的申報(bào)納稅暫實(shí)行由納稅人到稅務(wù)機(jī)關(guān)上門申報(bào)的方式。
（三）經(jīng)批準(zhǔn)占用耕地的，納稅人應(yīng)在收到土地管理部門辦理占用農(nóng)用地手續(xù)通知時(shí)，持批準(zhǔn)用地文件、市發(fā)展和改革委員會批準(zhǔn)立項(xiàng)文書、項(xiàng)目建設(shè)平面圖等申報(bào)資料原件及復(fù)印件，并如實(shí)填寫《耕地占用稅納稅申報(bào)表》（附件一），到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理納稅申報(bào)手續(xù)。
（四）未經(jīng)批準(zhǔn)占用耕地的，納稅人應(yīng)在實(shí)際占用耕地時(shí)，如實(shí)填寫《耕地占用稅納稅申報(bào)表》，到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理申報(bào)納稅手續(xù)。
（五）各局耕地占用稅的主管稅務(wù)所為申報(bào)納稅的受理機(jī)關(guān)。
（六）對于納稅人按照規(guī)定提交申報(bào)資料并如實(shí)填寫《耕地占用稅納稅申報(bào)表》的，稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)予以受理，并在《耕地占用稅納稅申報(bào)表》上加蓋稅務(wù)所章。
（七）稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)在受理納稅人申報(bào)后開具稅收繳款書交納稅人，繳款書中“稅款限繳日期”欄填寫自開具繳款書之日起第30日的具體日期，納稅人應(yīng)在限繳日期前辦理稅款入庫手續(xù)。
二、耕地占用稅的減免稅管理
（一）耕地占用稅減免實(shí)行申報(bào)管理制度。
納稅人應(yīng)在收到土地管理部門辦理占用農(nóng)用地手續(xù)通知時(shí)，向耕地或其他農(nóng)用地所在地的主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提出減免申報(bào)。
（二）凡屬于《*市實(shí)施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》中第六條規(guī)定免稅情形的，納稅人可以向所在地鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府提出申請，經(jīng)審核，報(bào)經(jīng)區(qū)（縣）人民政府批準(zhǔn)后，免征耕地占用稅。
（三）耕地占用稅減免申報(bào)暫實(shí)行由納稅人到稅務(wù)機(jī)關(guān)上門申報(bào)的方式。
（四）納稅人辦理減免稅申報(bào)時(shí)，應(yīng)持批準(zhǔn)用地文件、市發(fā)展和改革委員會批準(zhǔn)立項(xiàng)文書及項(xiàng)目建設(shè)平面圖等申報(bào)資料原件及復(fù)印件。減免稅情況復(fù)雜或特殊的，納稅人還應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求提供其他申報(bào)資料或證明材料。
（五）納稅人應(yīng)如實(shí)填寫《耕地占用稅減免申報(bào)表》（附件二）
（六）各局耕地占用稅的主管稅務(wù)所為耕地占用稅減免申報(bào)的受理審核機(jī)關(guān)，稅務(wù)所應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)受理、審核事項(xiàng)、減免稅資料的歸檔工作及相關(guān)報(bào)表的填報(bào)工作。
（七）對于納稅人按照規(guī)定提交申報(bào)資料并如實(shí)填寫《耕地占用稅減免申報(bào)表》的，稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)予以受理，受理人應(yīng)簽字確認(rèn)，并將《耕地占用稅減免申報(bào)表》和申報(bào)資料及時(shí)移交審核人。
（八）審核人應(yīng)對減免事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核同意應(yīng)簽字確認(rèn)，審核人同意后，主管稅務(wù)所應(yīng)于受理當(dāng)日辦理減免手續(xù)，出具《耕地占用稅減免稅證明》（附件三），并加蓋稅務(wù)所章。《耕地占用稅減免稅證明》應(yīng)制作三份，兩份交納稅人，一份稅務(wù)機(jī)關(guān)留存。
（九）占用耕地1000畝（含1000畝）以上的減免，各局應(yīng)在辦理減免手續(xù)完畢之日起20日內(nèi)將用地批準(zhǔn)文件、《耕地占用稅減免申報(bào)表》及《耕地占用稅減免稅證明》復(fù)印件一份上報(bào)市局。
（十）由國務(wù)院或國土資源部批準(zhǔn)占用耕地的，耕地占用稅的減免申報(bào)由區(qū)縣地方稅務(wù)局及分局耕地占用稅的主管稅務(wù)所進(jìn)行初次受理及審核，各局將申報(bào)資料及《耕地占用稅減免申報(bào)表》上報(bào)市局，由市局進(jìn)行初審、復(fù)核及審核，并辦理減免稅手續(xù)。出具《耕地占用稅減免稅證明》三份，并加蓋市局公章。兩份交納稅人，一份稅務(wù)機(jī)關(guān)留存。
三、耕地占用稅的檔案管理按照《*市地方稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)〈*市地方稅務(wù)局稅務(wù)檔案管理辦法〉的通知》和《*市地方稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)檔案分級分類調(diào)整的通知》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其中耕地占用稅減免稅證明歸入減免稅（費(fèi)）審批管理（4200）子類。
會計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計(jì)資料。電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
二、記帳憑證的生成與管理
電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：
1.根據(jù)原始憑證在計(jì)算機(jī)上直接編記帳憑證，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記帳憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記帳憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機(jī)制憑證皆可。
在保證記帳憑證清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。
三、會計(jì)帳簿和報(bào)表的生成與管理
對電算化后的會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當(dāng)打印出書面形式，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。考慮到計(jì)算機(jī)打印的特殊情況，在《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中對會計(jì)資料生成作了一些靈活規(guī)定，包括：
1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
2.一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。
3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證帳簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)汀印輸出的帳簿中表格線可適當(dāng)減少。
四、關(guān)于會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理
會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。
五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理
存儲計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)），是在會計(jì)電算化情況下新的會計(jì)檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。
一般說來，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存。
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)帳簿、報(bào)表，具有磁性化和不可見的特點(diǎn)。因此，必須注意以下幾點(diǎn)：
第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)帳簿，應(yīng)征得同級財(cái)政部門的同意。
第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計(jì)帳簿、報(bào)表。
第三，記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)帳簿、報(bào)表。
六、安全和保密措施
1.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn)，最好在兩個(gè)不同建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)存貯會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。
4.各種會計(jì)資料包括打印出來的會計(jì)資料以及存儲會計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
5.借閱會計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。
七、建立檔案管理制度
檔案管理一般是通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：
1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的帳表，必須有會計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；
2.各種安全和保密措施；
3.檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限；
4.檔案的分類管理辦法；
關(guān)鍵詞：境外企業(yè) 檔案 檔案管理
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業(yè)紛紛“走出去”，在境外開展業(yè)務(wù)、設(shè)立駐外機(jī)構(gòu)、建立海外子公司，從而產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。這些境外企業(yè)檔案是我國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業(yè)境外資產(chǎn)的重要組成部分。加強(qiáng)境外企業(yè)檔案管理研究具有十分重要的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業(yè)檔案管理研究文獻(xiàn)進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計(jì)與分析評述。
一、文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網(wǎng)（）的“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”、“中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫”和“中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫”4大數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業(yè)檔案”、“海外企業(yè)檔案”、“跨國企業(yè)檔案”5個(gè)關(guān)鍵詞，分別進(jìn)行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關(guān)文獻(xiàn)33篇。
從文獻(xiàn)發(fā)表時(shí)間來看，1992年首次有人提出境外企業(yè)檔案管理的問題，2001年之前有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻(xiàn)較少，2001年中國加入世界貿(mào)易組織之后，相關(guān)文獻(xiàn)數(shù)量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）?？梢灶A(yù)見，隨著我國企業(yè)“走出去”戰(zhàn)略的逐步推進(jìn)，有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻(xiàn)數(shù)量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業(yè)檔案的價(jià)值
學(xué)者們都認(rèn)識到，境外企業(yè)檔案作為一種原始憑證，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)時(shí)發(fā)揮著不可替代的作用。除此之外，一些學(xué)者還認(rèn)為：
第一，境外企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)。王強(qiáng)、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強(qiáng)境外單位內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是檢驗(yàn)境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業(yè)參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的文化融合，還能為企業(yè)總部管理層決策提供重要依據(jù)。[2]
第二，境外企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。張斌指出，境外企業(yè)檔案“不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動過程，同時(shí)也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財(cái)富”。[3]王強(qiáng)、唐振華認(rèn)為，境外檔案是境外單位的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務(wù)國際化經(jīng)營上發(fā)揮著重要作用。[4]
第三，境外企業(yè)檔案對促進(jìn)我國境外企業(yè)的整體發(fā)展意義重大。李向群認(rèn)為，“加強(qiáng)境外企業(yè)檔案管理是加強(qiáng)境外資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，檔案工作對境外中央企業(yè)資產(chǎn)保值增值意義重大?！盵5]吳廣平認(rèn)為，管理好國有境外企業(yè)檔案，不僅是國有境外企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需要，也是國家政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。[6]
（二）境外企業(yè)檔案的特點(diǎn)
境外企業(yè)在資產(chǎn)屬性、經(jīng)營模式、管理方法等方面，與境內(nèi)企業(yè)相比存在諸多不同之處，相應(yīng)地作為境外企業(yè)活動伴生物的檔案也有著不同的特點(diǎn)：
第一，形成與保管的分散性。許多學(xué)者提到，跨國企業(yè)的境外企業(yè)或駐外機(jī)構(gòu)點(diǎn)多面廣，涉及多個(gè)國家、地區(qū)，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經(jīng)辦誰保管，甚至留存在個(gè)人手中。
第二，來源及內(nèi)容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認(rèn)為：境外企業(yè)在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內(nèi)主管機(jī)關(guān)的文件一般不發(fā)至境外企業(yè)，文件來源比較單一；在文件內(nèi)容上，主要以商貿(mào)往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業(yè)檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機(jī)構(gòu)檔案材料語種復(fù)雜多樣，不僅僅有中文，還有相當(dāng)一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強(qiáng)、唐振華也指出：“石油企業(yè)境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時(shí)翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問題及原因
學(xué)者們認(rèn)為，目前我國境外企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內(nèi)檔案法規(guī)對境外企業(yè)檔案管理缺乏有效制約，境外企業(yè)檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案專業(yè)人才不足。境外企業(yè)檔案的知識產(chǎn)權(quán)歸屬、價(jià)值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學(xué)者們認(rèn)為主要在于以下幾個(gè)方面：
一是國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不健全。目前，我國已頒布的有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的部門規(guī)章或規(guī)范性文件主要有《關(guān)于加強(qiáng)境外投資、承包工程、設(shè)計(jì)咨詢科技合作和勞務(wù)合作項(xiàng)目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計(jì)劃委員會、對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易部1993年）、《關(guān)于加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》（2009年證監(jiān)會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關(guān)的地方性法規(guī)制度，如《廣州市境外企業(yè)檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不夠健全，使得境外企業(yè)檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達(dá)宏認(rèn)為：“企業(yè)‘走出去’戰(zhàn)略實(shí)施后，境外國有企業(yè)檔案的監(jiān)管仍缺少明確的法律法規(guī)。我國的檔案法規(guī)中涉及到關(guān)于境外國有企業(yè)檔案管理的條款太少，且規(guī)定不甚明確。”[12]
二是受所在國家或地區(qū)的法律限制。境外企業(yè)所在國家或地區(qū)對于企業(yè)檔案有著不同于國內(nèi)的法律規(guī)定，從而增加了境外企業(yè)檔案管理的復(fù)雜性。例如，郭潤華論及，英國規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務(wù)部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業(yè)財(cái)會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規(guī)定，在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業(yè)自己決定；有的國家或地區(qū)規(guī)定企業(yè)形成的財(cái)會文件材料須交由當(dāng)?shù)芈蓭煒潜９?；香港地區(qū)的法律對有裝訂痕跡的證據(jù)材料是不承認(rèn)其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項(xiàng)目產(chǎn)生的會計(jì)檔案要按當(dāng)?shù)貒叶悇?wù)審計(jì)的要求而存放在境外，接受當(dāng)?shù)貒叶ㄆ诨虿欢ㄆ诘亩悇?wù)審計(jì)和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實(shí)行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設(shè)計(jì)基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業(yè)卻沒有認(rèn)識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識的流失以及國有資產(chǎn)的流失?！盵16]
四是跨區(qū)域、遠(yuǎn)距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認(rèn)為，由于距離遙遠(yuǎn)、境外企業(yè)駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)難以開展。張斌指出，跨區(qū)域是企業(yè)境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業(yè)的境外企業(yè)往往涉及多個(gè)國家或地區(qū)，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務(wù)簽證的嚴(yán)格限制，以及嚴(yán)峻的政治、安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為提高海外業(yè)務(wù)國際化程度，境外基層檔案隊(duì)伍一般都是兼職人員?！盵20]
（四）加強(qiáng)境外企業(yè)檔案管理的策略
第一，強(qiáng)化檔案意識培養(yǎng)。鄧達(dá)宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業(yè)檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售的始終，貫徹到企業(yè)的檔案工作中。[21]任鳳仙認(rèn)為，要將檔案工作列入境外企業(yè)國內(nèi)主管單位舉辦的境外企業(yè)管理人員培訓(xùn)內(nèi)容，培訓(xùn)工作應(yīng)重點(diǎn)提高境外企業(yè)專兼職檔案人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及語言素質(zhì)。[22]中石油檔案室認(rèn)為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊(duì)伍兼職的特點(diǎn)，加強(qiáng)培訓(xùn)工作成為培養(yǎng)員工檔案意識、規(guī)范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應(yīng)有計(jì)劃地實(shí)施檔案培訓(xùn)，對海外項(xiàng)目員工采取“普及”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓(xùn)的方式，側(cè)重檔案工作操作規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。[24]
第二，完善檔案法規(guī)體系。吳廣平認(rèn)為，要加強(qiáng)對國有境外企業(yè)檔案管理的立法，以法律的規(guī)范約束國有境外企業(yè)檔案工作行為。[25]鄧達(dá)宏認(rèn)為，要分階段進(jìn)行立法，檔案行政管理部門要加強(qiáng)調(diào)研，研究新情況、新問題，搞好規(guī)劃、現(xiàn)行試點(diǎn)，制定地方關(guān)于境外國有企業(yè)檔案方面的規(guī)章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機(jī)構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負(fù)責(zé)的運(yùn)行機(jī)制；應(yīng)確立駐外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作由主管單位的檔案部門指導(dǎo)和監(jiān)督的原則。[27]許多學(xué)者提出，境外企業(yè)檔案管理應(yīng)制定專人負(fù)責(zé)并與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任及經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。中石油明確了各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案業(yè)務(wù)管理職責(zé)，公司建立了以國內(nèi)總部檔案室、海外單位檔案機(jī)構(gòu)為業(yè)務(wù)管理主線，以各專業(yè)系統(tǒng)和海外項(xiàng)目兼職檔案員為基層工作隊(duì)伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。[28]中國交通建設(shè)集團(tuán)規(guī)定由駐外辦事處總經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案工作，檔案部門提供的各駐外機(jī)構(gòu)工程項(xiàng)目歸檔情況作為年終獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)之一。[29]中原油田對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易總公司規(guī)定，項(xiàng)目經(jīng)理為境外項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，實(shí)行檔案“一票否決”權(quán)，將檔案歸檔情況與項(xiàng)目經(jīng)理工作業(yè)績和經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實(shí)施檔案檢查”的內(nèi)容加入到對下屬境外企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)工作中。[31]宋瑩認(rèn)為：對于境外項(xiàng)目檔案管理，“‘項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制’是最好的辦法，以項(xiàng)目經(jīng)理為主，如何操作則由其根據(jù)工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強(qiáng)境外檔案管理。”[32]許多企業(yè)針對境外企業(yè)檔案的特點(diǎn)與管理要求，制定了因地制宜、針對性強(qiáng)的規(guī)章制度。例如，中原油田對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易總公司修訂了《關(guān)于加強(qiáng)境外項(xiàng)目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業(yè)（項(xiàng)目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發(fā)有限公司制定了《關(guān)于加強(qiáng)海外檔案管理工作的意見》《關(guān)于加強(qiáng)海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實(shí)施細(xì)則》和《中國石油海外勘探開發(fā)公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設(shè)集團(tuán)制定了《駐外機(jī)構(gòu)工程項(xiàng)目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創(chuàng)新檔案管理機(jī)構(gòu)。一者建立信息中心。鄧達(dá)宏認(rèn)為：“境外國有企業(yè)應(yīng)建立起檔案信息資料中心，統(tǒng)一、動態(tài)地管理本企業(yè)的文件信息，并定期地傳送給境內(nèi)企業(yè)總部，以便總部的監(jiān)督?！盵36]任鳳仙認(rèn)為，要以企業(yè)檔案工作為依托，成立海外市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)搜集情報(bào)，提供咨詢服務(wù)。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機(jī)密的文件檔案交由當(dāng)?shù)匦抛u(yù)度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機(jī)構(gòu)代為保存?！盵38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認(rèn)為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務(wù)性的檔案托管機(jī)構(gòu)保管企業(yè)檔案資源。
第六，應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)。境外機(jī)構(gòu)與境內(nèi)機(jī)構(gòu)相距遙遠(yuǎn)，使得境內(nèi)母公司對境外子公司的指導(dǎo)和監(jiān)督比較困難，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區(qū)的中央企業(yè)的檔案工作進(jìn)行調(diào)研后，認(rèn)為要“確立中央企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息化的關(guān)系，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，通過技術(shù)手段推動境外中央企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和制度化?！盵41]中國中化集團(tuán)公司在集團(tuán)公司 IT 部的支持下，通過全集團(tuán)的局域網(wǎng)，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內(nèi)外機(jī)構(gòu)的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案知識等方面的內(nèi)容，并與集團(tuán)公司檔案部門進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。[42]中國石油海外勘探開發(fā)公司總部機(jī)關(guān)搭建了檔案資源管理遠(yuǎn)程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統(tǒng)，各境外單位可以通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程把數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理。[43]中原油田外經(jīng)貿(mào)總公司的檔案人員用內(nèi)部管理系統(tǒng)登錄公司網(wǎng)站，在“業(yè)務(wù)往來”中對境外公司進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。[44]
第七，多種收集方法相結(jié)合。田巧玲認(rèn)為，境外項(xiàng)目檔案不方便帶回時(shí)，可以按照年度向國內(nèi)主管部門移交當(dāng)年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應(yīng)將復(fù)印件或備份件報(bào)國內(nèi)主管部門統(tǒng)一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認(rèn)為，可以采取定期收集、隨時(shí)收集與重點(diǎn)收集、跟蹤收集相結(jié)合的辦法進(jìn)行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項(xiàng)目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質(zhì)文件進(jìn)行接收。[46]楊琦認(rèn)為，對于境外企業(yè)檔案的管理，要有適當(dāng)?shù)撵`活性，重點(diǎn)要求境外企業(yè)做到重要文件，如企業(yè)注冊登記、業(yè)務(wù)檔案、法律文書、合同協(xié)議、資產(chǎn)權(quán)屬證明、業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)的批準(zhǔn)文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價(jià)
（一）研究不足
總體上，國內(nèi)在本領(lǐng)域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數(shù)學(xué)者僅從企業(yè)檔案部門的自身業(yè)務(wù)或者從本行業(yè)，如檔案收集、項(xiàng)目檔案、會計(jì)檔案等出發(fā)，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務(wù)企業(yè)整體經(jīng)營戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展的角度出發(fā)進(jìn)行研究；亦未能順應(yīng)全球化趨勢，從國家推進(jìn)“走出去”的戰(zhàn)略高度出發(fā)，立足于維護(hù)國家與企業(yè)權(quán)益和安全進(jìn)行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題和應(yīng)對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學(xué)有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數(shù)學(xué)者未運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理論來指導(dǎo)實(shí)踐工作，或者試圖套用舊的檔案學(xué)理論分析新出現(xiàn)的境外企業(yè)檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運(yùn)用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認(rèn)為，將來可從著重以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：
第一，加強(qiáng)境外國家或地區(qū)企業(yè)檔案法律研究?？鐕髽I(yè)檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區(qū)的檔案法律，同時(shí)又遵從子公司所在國家或地區(qū)的檔案法律。因此，我國應(yīng)加強(qiáng)對“走出去”的重點(diǎn)國家或地區(qū)檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區(qū)對于其管轄范圍內(nèi)企業(yè)的檔案管理有哪些具體的規(guī)定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念。應(yīng)該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業(yè)檔案作為企業(yè)核心信息資源、重要知識資產(chǎn)，作為內(nèi)部控制、國有資產(chǎn)監(jiān)管重要工具的角度出發(fā)開展研究。
第三，開展案例分析及實(shí)證研究。鑒于目前本領(lǐng)域內(nèi)宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實(shí)證研究較少，可以選擇幾個(gè)中國企業(yè)“走出去”的重點(diǎn)國家或地區(qū)的幾家具有代表性的境外企業(yè)作為典型個(gè)案，開展案例分析和實(shí)證研究。通過分析這些境外企業(yè)檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進(jìn)而探索我國如何建立境外企業(yè)檔案管理體系。
本文為國家社會科學(xué)基金項(xiàng)目“國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究”（批準(zhǔn)號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
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1 會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化后，會計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會計(jì)檔案管理辦法》對紙質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行管理外，還要對電子會計(jì)檔案進(jìn)行管理。電子會計(jì)檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計(jì)知識，還要具備較高的計(jì)算機(jī)軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，會計(jì)檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會計(jì)檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會計(jì)檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計(jì)檔案的機(jī)器設(shè)備投入更大。也就是說，實(shí)現(xiàn)電算化后，會計(jì)檔案管理的人力、物力和財(cái)力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計(jì)電算化只是將會計(jì)人員從繁重的會計(jì)核算等工作中解放出來了，會計(jì)檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。
目前的會計(jì)檔案管理工作存在哪些問題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會計(jì)檔案管理工作的任務(wù)，提高會計(jì)檔案管理工作的效率呢？
1.1 會計(jì)檔案保管期限規(guī)定不切實(shí)際。1999年1月1日施行的《會計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會計(jì)檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管?，F(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時(shí)間很短，根據(jù)2013年8月份國家工商總局的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，中國企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會計(jì)檔案要保管15年、25年乃至永久，其實(shí)際意義究竟何在？作為法律責(zé)任的主要承擔(dān)者的企業(yè)已經(jīng)不復(fù)存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責(zé)任要追溯，向誰追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟(jì)形勢不符，特別是對中小企業(yè)和民營企業(yè)更是不切實(shí)際。國有企業(yè)和大型的企業(yè)集團(tuán)存續(xù)時(shí)間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當(dāng)然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國屈指可數(shù)。
同時(shí)，《會計(jì)檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會計(jì)檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財(cái)產(chǎn)所有者代管。但保管這些會計(jì)檔案是需要成本的，這個(gè)成本由誰來承擔(dān)？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會計(jì)檔案全部由檔案館來代管顯然是不現(xiàn)實(shí)的。財(cái)產(chǎn)所有者通常認(rèn)為企業(yè)已經(jīng)沒有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責(zé)任也應(yīng)該終止了。會計(jì)檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實(shí)際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會計(jì)檔案也就慢慢散失了。
1.2 會計(jì)檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會計(jì)人員都知道紙質(zhì)會計(jì)檔案和電子會計(jì)檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會計(jì)檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會計(jì)報(bào)告？或者是全部的紙質(zhì)會計(jì)檔案？實(shí)際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會計(jì)檔案和對應(yīng)的電子會計(jì)檔案，有的企業(yè)只保留了電子會計(jì)檔案，當(dāng)稅務(wù)部門來檢查時(shí)，再把所有的紙質(zhì)會計(jì)檔案打印出來。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時(shí)候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計(jì)檔案要定期備份，哪些電子會計(jì)檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業(yè)的會計(jì)人員造成很大困惑，不知何去何從。
1.3 會計(jì)檔案銷毀工作不及時(shí)。《會計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會計(jì)檔案可以進(jìn)行鑒定后銷毀。但是在實(shí)踐中，保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會計(jì)檔案占所有會計(jì)檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會計(jì)檔案占所有會計(jì)檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時(shí)也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會計(jì)檔案以節(jié)約管理成本。但是會計(jì)檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進(jìn)行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如果會計(jì)檔案一旦鑒定不當(dāng)而銷毀，法律責(zé)任誰來承擔(dān)？這一系列問題不僅使期滿會計(jì)檔案不能及時(shí)銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計(jì)檔案也變得十分困難。
1.4 會計(jì)檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計(jì)檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計(jì)檔案的保管對庫房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會計(jì)檔案打印出來，不僅耗費(fèi)電腦、打印機(jī)、紙張，勞力費(fèi)神，而且厚厚的紙質(zhì)會計(jì)檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險(xiǎn)公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會計(jì)憑證。僅以中國人保財(cái)險(xiǎn)為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過3000萬筆，使用發(fā)票數(shù)量超過7000多萬張，再加上相應(yīng)的紙張、倉儲、運(yùn)輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個(gè)保險(xiǎn)行業(yè)的會計(jì)檔案管理成本會有多高，整個(gè)中國企事業(yè)單位的紙質(zhì)會計(jì)檔案管理成本又有多高呢？耗費(fèi)巨大的財(cái)力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導(dǎo)的“低碳會計(jì)”、“綠色會計(jì)”背道而馳。目前，會計(jì)檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計(jì)檔案管理該何去何從？會計(jì)檔案數(shù)字化將解決以上這些問題，是會計(jì)檔案管理的未來趨勢。
2 會計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
會計(jì)檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進(jìn)的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過會計(jì)軟件而隨之生成的記賬憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質(zhì)會計(jì)檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財(cái)務(wù)報(bào)告的生成，整個(gè)流程都通過電腦來完成，全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日常活動也都通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來獲取、查找、利用和管理會計(jì)檔案。會計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
2.1 數(shù)字化的會計(jì)檔案節(jié)省空間。會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會計(jì)檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個(gè)月的會計(jì)檔案都比這個(gè)要多不知多少倍。以一個(gè)小型企業(yè)最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細(xì)賬，財(cái)務(wù)報(bào)告幾十頁吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個(gè)小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會計(jì)檔案更多，可能是小企業(yè)會計(jì)檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會計(jì)檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計(jì)檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會計(jì)檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。
2.2 數(shù)字化的會計(jì)檔案方便查找和管理。會計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，一切會計(jì)檔案都可通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找、統(tǒng)計(jì)分析、計(jì)算和管理，實(shí)現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時(shí)也避免了紙質(zhì)會計(jì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計(jì)算機(jī)設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點(diǎn)，只需幾分鐘的時(shí)間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計(jì)檔案，可以先在電腦上進(jìn)行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時(shí)間和勞力。
2.3 數(shù)字化的會計(jì)檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會計(jì)檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。由于土地資源的稀缺，房價(jià)不斷上漲，在這個(gè)寸土寸金的時(shí)代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會計(jì)檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報(bào)表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會計(jì)檔案數(shù)字化管理的試點(diǎn)工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經(jīng)濟(jì)效益約1000萬元，眾多企業(yè)都翹首以盼實(shí)行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財(cái)政部印發(fā)了《企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實(shí)施，這一法規(guī)的實(shí)施也加快了會計(jì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。
3 會計(jì)檔案數(shù)字化需要解決的問題
3.1 數(shù)字化會計(jì)檔案的安全性。會計(jì)數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機(jī)，內(nèi)部會計(jì)信息對外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會計(jì)檔案，計(jì)算機(jī)遭受病毒侵襲，這對企業(yè)將是多大的損失。目前，財(cái)政部和國家檔案局已經(jīng)鼓勵(lì)中國聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗(yàn)，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會計(jì)檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統(tǒng)一身份認(rèn)證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會計(jì)檔案的安全性和保密性，同時(shí)還可以嘗試建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”確保會計(jì)檔案數(shù)據(jù)萬無一失。
3.2 會計(jì)檔案數(shù)字化的IT人才。會計(jì)檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會計(jì)知識，還需要較高水平的計(jì)算機(jī)技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設(shè)置了會計(jì)電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過自己研發(fā)，才培育出會計(jì)檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過我們可以通過社會培訓(xùn)等方法來培育這方面的人才，為會計(jì)檔案數(shù)字化的早日實(shí)現(xiàn)鋪平道路。
2015年12月11日，新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實(shí)施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對《會計(jì)檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。
向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交時(shí)間更加靈活
原《辦法》要求會計(jì)年度終了后，會計(jì)檔案可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對會計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為此，新《辦法》第十一條規(guī)定，“當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由會計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年后移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。會計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最多不超過三年。”
明確會計(jì)檔案出境要求
對于會計(jì)檔案能否攜帶出境，原《辦法》規(guī)定“我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（國家檔案局令第5號）規(guī)定檔案出境實(shí)行分級審批制度。據(jù)此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！?/p>
《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。”
會計(jì)檔案出境根據(jù)其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人的會計(jì)檔案需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關(guān)行政審批事項(xiàng)辦理方法。
《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定。”第四條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)。”
對單位間會計(jì)檔案交接的修改
會計(jì)檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：
第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鲆笾小皬?fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會發(fā)生會計(jì)檔案交接。
第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的會計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”第二十三條規(guī)定“建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在k理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鰳I(yè)務(wù)移交和建設(shè)項(xiàng)目移交也會發(fā)生會計(jì)檔案交接。
對于上述發(fā)生會計(jì)檔案交接，根據(jù)新《辦法》第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會計(jì)檔案的交接，“移交會計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計(jì)檔案交接文據(jù)的格式可參照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新《辦法》對會計(jì)檔案交接最大的修改是電子會計(jì)檔案的交接，電子會計(jì)檔案的交接的有關(guān)要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之二）》
對違反《會計(jì)檔案管理辦法》處罰的修改
原《辦法》并沒有對違返其管理規(guī)定進(jìn)行處罰的條款，給會計(jì)檔案管理責(zé)任追究帶來了困難，不利于規(guī)范會計(jì)檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責(zé)的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰?！北M管新《辦法》并沒有對違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀(jì)，可依據(jù)以下法律法規(guī)進(jìn)行處罰。一是依據(jù)《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國家檔案局令第30號）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》第四十二條、第四十四條規(guī)定。
其他修改內(nèi)容
一是完善會計(jì)檔案利用的有關(guān)要求。原《辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計(jì)部門的審計(jì)中或者司法工作中，會計(jì)檔案會被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！?/p>
二是對不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶，新《辦法》規(guī)定“其會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行?！保ǖ诙藯l）。此外，隨著我國會計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計(jì)檔案管理問題，規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。”
三是對委托記賬機(jī)構(gòu)的檔案管理責(zé)任明確了要求。新《辦法》第二十六條規(guī)定，委托人委托記賬機(jī)構(gòu)記賬，應(yīng)當(dāng)在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。委托合同除應(yīng)具備法律規(guī)定的基本條款外，應(yīng)當(dāng)明確下列內(nèi)容：（1）雙方對會計(jì)資料真實(shí)性、完整性各自應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任；（2）會計(jì)資料傳遞程序和簽收手續(xù)；（3）編制和提供財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的要求；（4）會計(jì)檔案的保管要求及相應(yīng)的責(zé)任；（5）終止委托合同應(yīng)當(dāng)辦理的會計(jì)業(yè)務(wù)交接事宜。記賬機(jī)構(gòu)接受委托對單位的會計(jì)檔案進(jìn)行管理的，應(yīng)當(dāng)遵照《辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。記賬機(jī)構(gòu)如滿足新《辦法》第八條、第九條規(guī)定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計(jì)檔案。
公司財(cái)務(wù)審計(jì)部工作總結(jié)
一、2019年度完成主要工作內(nèi)容
1、公司初建配合完成相關(guān)登記工作
配合公司綜合管理部完成公司注冊相關(guān)資料，公司取得營業(yè)執(zhí)照，已完成工商注冊。完成公司基本帳戶、一般銀行帳戶開立工作。按區(qū)稅務(wù)局要求完成稅務(wù)報(bào)道等相關(guān)工作。
2、公司財(cái)務(wù)會計(jì)核算管理方面工作
（1）按集團(tuán)等相關(guān)規(guī)定，財(cái)務(wù)審計(jì)部履行部門職責(zé)及工作內(nèi)容，從公司會計(jì)核算、資金、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理、融資、法律風(fēng)險(xiǎn)管理方面著手，草擬財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度等14個(gè)財(cái)務(wù)會計(jì)、融資等相關(guān)制度。公司財(cái)務(wù)融資部相關(guān)制度已匯總綜合管理部，通過公司辦公會議審核通過。
（2）按集團(tuán)及公司實(shí)際情況完成對新入職財(cái)務(wù)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。并按國家及集團(tuán)要求組織完成相關(guān)財(cái)務(wù)以及融資報(bào)表的對內(nèi)對外及時(shí)準(zhǔn)確報(bào)送。并按集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部要求，配合成都華強(qiáng)事務(wù)所完成 2019年年度審計(jì)工作，并出具2019年年終審計(jì)報(bào)告。依審計(jì)報(bào)告數(shù)據(jù)保質(zhì)按時(shí)地開展2019年財(cái)務(wù)決算工作。
（3）財(cái)務(wù)審計(jì)部在公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排下，聯(lián)合公司各部門本著實(shí)事求是、積極穩(wěn)妥、短期和長期利益相結(jié)合的原則，對2020年的業(yè)務(wù)進(jìn)行了認(rèn)真梳理、分析和討論，以業(yè)務(wù)預(yù)算、投資預(yù)算、資金預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算為基礎(chǔ)，以利潤預(yù)算為目標(biāo)，編制了2020年財(cái)務(wù)預(yù)算預(yù)案，并提交公司辦公會審議通過后提交集團(tuán)。
3、公司融資方面工作
（1）XXXXXXX公司啟動項(xiàng)目專項(xiàng)債券XX億元融資工作。按計(jì)劃完成專項(xiàng)債券融資二書一案并向市發(fā)改委、市財(cái)政提交資料，目前已通過評審并入庫。集團(tuán)統(tǒng)一的項(xiàng)目方案調(diào)整，依據(jù)集團(tuán)財(cái)務(wù)融資要求，與銀行保持溝通，及時(shí)收集財(cái)政局融資信息，為公司工程項(xiàng)目推進(jìn)提供資金保證。
（2）目前與四家銀行進(jìn)行2020年項(xiàng)目貸等融資業(yè)務(wù)接觸，收集相關(guān)融資信息。并按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行資金管理，為下一步工程項(xiàng)目及投資做好融資準(zhǔn)備。
4、法務(wù)、審計(jì)方面工作
（1）依據(jù)集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定，接合公司實(shí)際情況已制定公司法律事務(wù)管理相關(guān)制度、公司內(nèi)控內(nèi)審相關(guān)制度。
（2）按功能區(qū)相關(guān)采購辦法選聘了公司常年法律顧問，建立常年法律工作臺帳，加強(qiáng)公司各部門與法律工作聯(lián)系，保證公司法務(wù)事務(wù)合規(guī)合法地開展工作。
（3）依據(jù)公司目前實(shí)際情況，建立合同履約臺帳，定期與公司各部門就合同履約情況進(jìn)行跟蹤檢查。
二、2020年計(jì)劃開展主要工作內(nèi)容
XXXXXXX公司新成立，財(cái)務(wù)審計(jì)部部門新成員團(tuán)結(jié)合作，快速熟悉和適應(yīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理方面的各項(xiàng)規(guī)定及要求，按時(shí)保質(zhì)完成各項(xiàng)報(bào)表報(bào)送工作。財(cái)務(wù)審計(jì)部成員將進(jìn)一步加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)技能，將知識更好地服務(wù)于公司業(yè)務(wù)，發(fā)揮財(cái)務(wù)審計(jì)部的職能，為公司決策提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持。202年計(jì)劃從以下方面更好地開展工作：
1、公司財(cái)務(wù)會計(jì)核算管理方面工作
（1）繼續(xù)完善財(cái)務(wù)核算工作，按要求及時(shí)準(zhǔn)確完成財(cái)務(wù)核算稅收報(bào)表對內(nèi)對外市財(cái)政、國資的報(bào)送工作。加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證公司資產(chǎn)保值增值。
（2）及時(shí)準(zhǔn)確完成公司納稅工作，按照稅務(wù)相關(guān)制度，依據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行科學(xué)納稅。
（3）加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理工作，按照會計(jì)檔案管理辦法，接合公司實(shí)際情況規(guī)范科學(xué)進(jìn)行會計(jì)檔案 歸案管理，保證財(cái)務(wù)相關(guān)資料合規(guī)合法、依據(jù)充分。
2、加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理工作，
（1）嚴(yán)格履行公司預(yù)算管理要求，及時(shí)跟蹤預(yù)算開支業(yè)務(wù)情況，并充分與各部門溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出建議意見并落實(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)制定的相關(guān)決議。
（2）按照相關(guān)制度要求及時(shí)報(bào)表更新預(yù)算執(zhí)行報(bào)表，做好分析總結(jié)工作，保證資金按預(yù)算計(jì)劃指標(biāo)運(yùn)行，保證資金使用的高效。
3、保證公司融資與項(xiàng)目進(jìn)度科學(xué)匹配
（1）與公司工程技術(shù)、合約部配合，按時(shí)保質(zhì)地完成相關(guān)報(bào)送融資方面報(bào)表工作。
（2）多維度的開展公司融資工作，完成銀行的預(yù)期授信工作。著手與多方銀行以及金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行接洽，做好流動貸款、項(xiàng)目貸款的準(zhǔn)備。
（3）據(jù)公司實(shí)際情況，與投資運(yùn)營部配合，及時(shí)與各方股東溝通，合理安排股東注冊資本的實(shí)繳金額及期限；保證項(xiàng)目工程資金合理使用。
4、做好公司內(nèi)審風(fēng)控工作
（1）落實(shí)公司內(nèi)審風(fēng)控管理，依據(jù)相關(guān)制度，落實(shí)內(nèi)審的自查自糾工作，防范公司風(fēng)險(xiǎn)。
（2）配合集團(tuán)等各部門單位的審計(jì)工作，并按照審計(jì)后建議意見，進(jìn)一步規(guī)范完善制度相關(guān)改進(jìn)方案，保證公司運(yùn)營工作高效健康。
（3）針對性地開展專項(xiàng)內(nèi)審內(nèi)控工作，根據(jù)公司經(jīng)營管理特點(diǎn)，就預(yù)算、內(nèi)控管理、經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核等有針對性開展工作，重點(diǎn)問題重點(diǎn)突破。依照“審后要分析、審后要整改、審后要運(yùn)用”的原則，建立審計(jì)結(jié)果落實(shí)反饋制度，加強(qiáng)對審計(jì)意見落實(shí)情況的跟蹤，并定期組織開展審計(jì)成果運(yùn)用執(zhí)行情況的檢查。加強(qiáng)審計(jì)人員培訓(xùn)，進(jìn)一步提高審計(jì)工作質(zhì)量。
［摘 要］我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟(jì)中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)信息化,會計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點(diǎn),改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設(shè)施建設(shè),提高檔案管理水平,讓會計(jì)檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
［關(guān)鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會計(jì)檔案；管理
［中圖分類號］F230［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02
隨著會計(jì)信息化在我國的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運(yùn)用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術(shù)對資源合理調(diào)配，改善業(yè)務(wù)流程,不斷提高企業(yè)競爭力。隨著現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對會計(jì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識,以及人才的匱乏等原因,一些已實(shí)施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來的手工會計(jì)方式的會計(jì)檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應(yīng)會計(jì)信息化管理的需要,同時(shí)也制約了中小企業(yè)會計(jì)信息化作用與效率的發(fā)揮。
1 ERP環(huán)境下會計(jì)檔案的特點(diǎn)
ERP系統(tǒng)的實(shí)施,使企業(yè)會計(jì)工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會計(jì)檔案也有了一些新的特點(diǎn)。
1.1 會計(jì)檔案的范圍更廣
根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局財(cái)會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位,不僅要有電子會計(jì)數(shù)據(jù),而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。在制度上確立了電算化會計(jì)檔案是雙重的會計(jì)檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案,還包括電算化會計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及其存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的全套文檔資料,擴(kuò)大了會計(jì)電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域。
1.2 會計(jì)檔案的處理效率更高
電子會計(jì)檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)；另外對會計(jì)檔案進(jìn)行預(yù)測、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時(shí),可直接利用電子檔案、利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時(shí)間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,節(jié)省人力、物力、時(shí)間。
1.3 會計(jì)檔案的技術(shù)要求更高
會計(jì)檔案的保管不僅有作為會計(jì)資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強(qiáng),既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這樣就使會計(jì)數(shù)據(jù)失真。因此要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會造成很大的損失。
2 中小企業(yè)會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
中小企業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業(yè)占全部注冊企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實(shí)現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當(dāng)前,中小企業(yè)在確保國民經(jīng)濟(jì)適度增長、緩解就業(yè)壓力、實(shí)現(xiàn)科教興國、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。
在全球信息化時(shí)代,利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理企業(yè),提升競爭力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進(jìn)的過程中,很多企業(yè)卻不注重會計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化,使得會計(jì)檔案對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動作用不能得以發(fā)揮。
2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案的認(rèn)識不足
從我國當(dāng)前實(shí)際看,中小企業(yè)以私營、個(gè)體居多,企業(yè)的投資者同時(shí)就是經(jīng)營者,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)現(xiàn)象嚴(yán)重，所以領(lǐng)導(dǎo)對于一個(gè)問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報(bào)賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計(jì)分析、預(yù)測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計(jì)電算化檔案管理的重視。認(rèn)為電算化會計(jì)檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計(jì)檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會計(jì)檔案的安全。
2.2 會計(jì)檔案管理制度滯后
目前,我國會計(jì)檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計(jì)檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統(tǒng)手工會計(jì)產(chǎn)生會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案資料,而對單位實(shí)施會計(jì)信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會計(jì)檔案沒有相應(yīng)的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來制定相應(yīng)的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態(tài)。
2.3 硬件設(shè)施條件落后
其一,《會計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),會計(jì)憑證多由針式打印機(jī)打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的至少15年的保存期限。
其二,按照國家檔案局規(guī)定庫房的溫度應(yīng)保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無法達(dá)到這個(gè)要求。
其三,未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,或者進(jìn)行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無法補(bǔ)救。
2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識
中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負(fù)責(zé),而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計(jì)檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會計(jì)資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,造成會計(jì)資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會計(jì)資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 加強(qiáng)中小企業(yè)會計(jì)檔案管理的措施
對于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點(diǎn),針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會計(jì)檔案管理制度。
3.1 思想上要重視
思想決定行動。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好電算化會計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵；會計(jì)人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會計(jì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以一方面要加強(qiáng)中小企業(yè)管理階層對會計(jì)檔案重要性的認(rèn)識,提高他們規(guī)范、利用會計(jì)檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動會計(jì)電算化檔案管理由簡單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。
3.2 制度上要適用
(1)備份制度。電算化會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。同時(shí),由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會計(jì)信息損壞。
(2)歸檔制度。會計(jì)信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
(3)保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號,標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個(gè)地點(diǎn)存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。
3.3 硬件上要安全
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具；對磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質(zhì)時(shí),要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲介質(zhì),絕不能選用價(jià)廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計(jì)信息化檔案載體的物理特性,應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,備份應(yīng)存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止因火災(zāi)等意外情況發(fā)生引起整個(gè)會計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅；對采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計(jì)檔案的,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無法挽救的損失。
3.4 運(yùn)用上要有效
由于檔案管理需要發(fā)生一定的費(fèi)用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔(dān)的費(fèi)用也不一樣。只有當(dāng)檔案管理帶來的收益大于它所發(fā)生的費(fèi)用成本時(shí),才是企業(yè)管理者所能接受的。
好的會計(jì)檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對比分析,為單位制訂中長期發(fā)展規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。好的會計(jì)檔案記載的會計(jì)數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性、可靠性和誠實(shí)性,使得財(cái)務(wù)報(bào)告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴(kuò)充,提升企業(yè)的社會信用,從而具有更高的利用價(jià)值,為中小企業(yè)帶來更多的機(jī)遇。
參考文獻(xiàn):
［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經(jīng)濟(jì),2010(7):61-62.
食品安全信用檔案
8月7日，國家食藥監(jiān)總局了《嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案管理規(guī)定（征求意見稿）》，公開向社會各界征求意見，截至8月31日。征求意見稿明確，食藥監(jiān)總局負(fù)責(zé)組織建立全國嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案。縣級以上食品藥品監(jiān)管部門要按照“一企一檔”的原則，建立本行政區(qū)域所有嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)的食品安全信用檔案。食品藥品監(jiān)管部門可以根據(jù)嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量安全信用檔案記錄的信息，評定企業(yè)信用等級，作為對企業(yè)分類監(jiān)管的依據(jù)并進(jìn)行公布。
新能源車9月起免購置稅
中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加快新能源汽車推廣應(yīng)用的指導(dǎo)意見》中指出，2014～2016年，中央國家機(jī)關(guān)以及新能源汽車推廣應(yīng)用城市的政府機(jī)關(guān)及公共機(jī)構(gòu)購買的新能源汽車占當(dāng)年配備更新車輛總量的比例不低于30%，以后逐年擴(kuò)大應(yīng)用規(guī)模。根據(jù)意見，2014年9月1日至2017年12月31日，對純電動汽車、插電式混合動力汽車和燃料電池汽車免征車輛購置稅。
意見稱，將制定新能源汽車充電設(shè)施發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明確建筑物配建停車場、城市公共停車場預(yù)留充電設(shè)施建設(shè)條件的要求和比例，研究在高速公路服務(wù)區(qū)配建充電設(shè)施。
45項(xiàng)行政審批事項(xiàng)被取消和調(diào)整
近日，中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于取消和調(diào)整一批行政審批項(xiàng)目等事項(xiàng)的決定》，再次取消和下放45項(xiàng)行政審批事項(xiàng)，取消11項(xiàng)職業(yè)資格許可和認(rèn)定事項(xiàng)，將31項(xiàng)工商登記前置審批事項(xiàng)改為后置審批。本次取消的專業(yè)技術(shù)人員準(zhǔn)入類職業(yè)資格，涉及國際商務(wù)、質(zhì)量、稅務(wù)、資產(chǎn)評估、土地登記、礦業(yè)權(quán)評估、品牌管理等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域。同時(shí)，國務(wù)院決定取消各地區(qū)自行設(shè)置的各類職業(yè)資格。
2016年起全國取消檔案管理費(fèi)
據(jù)媒體報(bào)道，從2016年1月1日起，全國都將取消檔案管理費(fèi)。屆時(shí)檔案管理費(fèi)用將由國家財(cái)政統(tǒng)一撥款，具體的撥款方案仍在探討中。目前，人社部正在進(jìn)行調(diào)研，測量各地檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)一出，各地就會根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行財(cái)政撥款。許多人認(rèn)為，人事檔案屬于公共服務(wù)部門提供的公益服務(wù)，產(chǎn)生的管理費(fèi)用理應(yīng)由國家財(cái)政承擔(dān)。目前，北京、大連、成都等城市在財(cái)政支持下已初步建立了電子檔案系統(tǒng)。據(jù)專家估算，全國每年人事檔案收費(fèi)至少達(dá)數(shù)十億元，尚無省份公開使用支出細(xì)目。
第二條市地稅局是全市城區(qū)房屋出租稅收征管的主體，市地稅二分局具體負(fù)責(zé)，按照“政府主導(dǎo)、稅務(wù)主管、委托代征、協(xié)控聯(lián)管、績效共建、信息共享”的管理原則，委托慶云山街道辦事處和瓊湖街道辦事處代征各自轄區(qū)范圍內(nèi)的城區(qū)房屋出租、房屋自營、房屋裝修稅收工作。
第三條房屋所有權(quán)人（單位或個(gè)人）為出租房屋應(yīng)稅行為的納稅義務(wù)人，是納稅主體。無法確認(rèn)房屋所有權(quán)人的出租房屋由實(shí)際取得租金的出租人代為履行納稅義務(wù)。因承租人原因無法與房屋所有權(quán)人取得聯(lián)系的，由承租人代為繳納相關(guān)稅費(fèi)。
第四條下列行為為房屋出租行為：
（一）將自有房屋出租給承租人，由出租人向承租人收取租金或者獲取其他經(jīng)濟(jì)利益。
（二）承租人將租入的房屋再出租的轉(zhuǎn)租行為。
（三）以房屋產(chǎn)權(quán)投資入股不承擔(dān)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，從被投資方取得固定收入的。
（四）以承包、租賃經(jīng)營或以其他名義提供房屋使用權(quán)，并取得固定收入的。
第五條根據(jù)屬地征收的原則，所有在城區(qū)范圍內(nèi)的房屋出租戶都屬于本辦法委托代征的范圍，房屋出租稅收代征范圍包括：
（一）非住宅出租房屋，包括商業(yè)用房、產(chǎn)權(quán)商鋪、寫字樓和廠房、倉庫、車庫等非住宅房屋。
（二）住宅出租房屋。
第六條委托代征稅種包括：房產(chǎn)稅、營業(yè)稅、土地使用稅、個(gè)人所得稅、印花稅、城建稅、教育費(fèi)附加等。
第七條委托代征的期限以地稅部門與街道辦事處簽訂的“委托代征稅款協(xié)議書”為準(zhǔn)，一般期限為一年，每年簽訂一次。
第八條房屋出租稅收根據(jù)簡并征收的原則按以下征收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：
（一）個(gè)人出租住房，不分地區(qū)與用途，月租金收入1000元以下(含1000元)，按4%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上，按6%的綜合征收率征收。
（二）個(gè)人出租非住房，月租金收入1000元以下(含1000元)，按6%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上者，按12%的綜合征收率征收。
（三）對單位取得的房產(chǎn)租金收入依稅法規(guī)定按實(shí)征收。
第九條計(jì)稅租金收入的確定以簽訂的房屋租賃合同、協(xié)議租金收入額為計(jì)稅依據(jù)。租賃合同、協(xié)議租金收入額低于租金最低標(biāo)準(zhǔn)的，按租金最低標(biāo)準(zhǔn)確定的租金收入為計(jì)稅依據(jù)。
第十條納稅人有下列情形的，稅務(wù)機(jī)關(guān)可以核定其應(yīng)納稅額：
（一）納稅人申報(bào)的計(jì)稅依據(jù)明顯偏低，又無正當(dāng)理由的。
（二）房屋出租人未按照規(guī)定的期限辦理納稅申報(bào)，經(jīng)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)責(zé)令限期申報(bào)，逾期仍不申報(bào)的。
（三）房屋所有人將自有房屋以無償使用的名義交給其他個(gè)人或單位用于居住或從事生產(chǎn)經(jīng)營的。
（四）拒不向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提供房屋租賃合同、協(xié)議等納稅資料的。
第十一條核定征收計(jì)稅價(jià)格、租金最低標(biāo)準(zhǔn)的確定及應(yīng)納稅額的計(jì)算：
（一）按照《征管法》規(guī)定，對列入核定征收范圍的，按照相同地段、相同類別租金標(biāo)準(zhǔn)確定計(jì)稅價(jià)格。對無標(biāo)準(zhǔn)參照的，按租金最低標(biāo)準(zhǔn)確定計(jì)稅價(jià)格。不同區(qū)域、不同地段的房屋租金最低標(biāo)準(zhǔn)由主管地稅機(jī)關(guān)參照有關(guān)部門相關(guān)規(guī)定確定，并根據(jù)地價(jià)變動情況，每年做出調(diào)整。
核定月租金收入計(jì)算公式為：
月租金收入=每平方米月租金標(biāo)準(zhǔn)×房屋使用面積
（二）出租房屋應(yīng)納稅額的計(jì)算：
應(yīng)納稅額=租金收入×綜合征收率（或法定稅率）
第十二條房屋出租稅款征收根據(jù)納稅人實(shí)際情況，征收期限可實(shí)行簡并征期，按年一次性征收或分次征收。
第十三條街道辦事處應(yīng)采取以下代征方式征收稅款：
（一）代征人員排查登記，對轄區(qū)內(nèi)的出租房屋逐街、逐戶、逐間進(jìn)行登記造冊，摸清稅源底子。
（二）房屋出租稅收的納稅義務(wù)發(fā)生時(shí)間，為出租人收訖房屋租金收入或取得索取收入憑據(jù)的當(dāng)天。
（三）出租人應(yīng)自發(fā)生出租行為之日起日內(nèi)，到房屋所在地的街道辦事處辦理出租房屋的申報(bào)登記，并提供以下申報(bào)資料（原件及復(fù)印件，原件經(jīng)核對后退還出租人）：房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證或者其他合法權(quán)屬證明（房屋轉(zhuǎn)租的，提供承租時(shí)簽定的租賃合同）；出租人的身份證、護(hù)照或其他合法證件；稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的其他相關(guān)納稅資料。
（四）代征人員審核其資料是否齊全，內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后確定應(yīng)征稅款，由代征人員開票征收的方式進(jìn)行代征。
（五）申報(bào)登記后，出租人變更租金或終止租賃行為，應(yīng)在變更租金或終止租賃行為30日內(nèi)，到街道辦事處辦理變更登記手續(xù)。
（六）出租人在完稅后應(yīng)將完稅憑證保留年，作為房屋出租已完稅的依據(jù)。
第十四條街道辦事處應(yīng)按照規(guī)定做好完稅證的管理工作：
（一）街道辦事處必須使用地稅部門提供的《完稅證》代征稅款，不得以其他票據(jù)代替。開錯(cuò)作廢的《完稅證》要加蓋《作廢》戳記，同時(shí)要根據(jù)《稅收票證管理辦法》的有關(guān)要求，專門指定一名會計(jì)人員，負(fù)責(zé)《完稅證》的領(lǐng)用、保管和票款結(jié)報(bào)。會計(jì)人員要按規(guī)定到市地稅局領(lǐng)取并保管《完稅證》，指導(dǎo)代征人員正確填寫，并于每日下班前統(tǒng)一存放保險(xiǎn)柜內(nèi)，嚴(yán)禁私自攜帶外出。建立票據(jù)管理制度，送主管稅務(wù)機(jī)關(guān)備案，確保票據(jù)安全。
（二）街道辦事處每月15日前要與市地稅局結(jié)算上月《完稅證》使用情況，辦理票證繳銷手續(xù)，將稅款及時(shí)繳入國庫。
（三）市地稅二分局負(fù)責(zé)對街道辦事處代征稅款工作進(jìn)行政策業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、《完稅證》的使用實(shí)施日常監(jiān)督、檢查等，每季度至少檢查一次《完稅證》領(lǐng)、用、存情況。
第十五條房屋出租的納稅人在街道辦事處繳清稅款后，確需向承租人提供發(fā)票的，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)予開具。代開發(fā)票的程序是：納稅人到街道辦事處領(lǐng)取《代開發(fā)票申請表》，按表內(nèi)項(xiàng)目要求填寫，經(jīng)街道辦事處代征人員在稅款欄內(nèi)按稅種填寫已納各稅，加蓋“街道辦事處委托代征稅款專用章”及經(jīng)辦人章后，攜帶《完稅證》原件及復(fù)印件、房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證原件及復(fù)印件、房屋出租合同原件及復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)人（經(jīng)辦人）身份證復(fù)印件，經(jīng)市地稅二分局審核后到市地稅局辦稅服務(wù)廳窗口辦理。市地稅局辦稅服務(wù)廳窗口人員開具發(fā)票后要在《完稅證》原件上加蓋“發(fā)票已開具專用章”，留存《代開發(fā)票申請表》、《完稅證》復(fù)印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明復(fù)印件、房屋出租合同復(fù)印件和房屋產(chǎn)權(quán)人（經(jīng)辦人）身份證復(fù)印件。
第十六條街道辦事處應(yīng)按照如下規(guī)定建立檔案，加強(qiáng)代征工作的管理：
（一）代征人員有義務(wù)將代征稅款過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向上級部門和稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。
（二）代征人員應(yīng)按稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定，及時(shí)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)并解繳全部代征稅款。街道辦事處要在銀行設(shè)立“委托代征稅款專用賬戶”，稅款征收后要按期分稅種打印《稅收匯總繳款書》繳入國庫。
（三）稅務(wù)機(jī)關(guān)定期對街道辦事處檔案管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，使檔案管理規(guī)范化，街道辦事處應(yīng)依法接受稅務(wù)機(jī)關(guān)對代征稅款工作的監(jiān)督檢查。
（四）街道辦事處對納稅人登記、申報(bào)、征稅、繳庫等環(huán)節(jié)的資料要及時(shí)整理、逐戶建檔，帳表冊要實(shí)行紙制資料和電子檔案雙重管理，妥善保管，嚴(yán)禁丟失。
第十七條稅務(wù)機(jī)關(guān)的權(quán)利和義務(wù)：
（一）稅務(wù)機(jī)關(guān)按照國家法律、行政法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定與街道辦事處簽定《委托代征稅款協(xié)議書》，發(fā)放《委托代征稅款證書》，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任。
（二）稅務(wù)機(jī)關(guān)有責(zé)任對街道辦事處的代征工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
（三）稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)依法及時(shí)向街道辦事處提供代征稅款所需要的稅收票證《完稅證》。
（四）稅務(wù)機(jī)關(guān)根據(jù)征管需要，依法組織對房屋出租納稅申報(bào)情況進(jìn)行檢查，出租人或承租人有義務(wù)配合，并提供與納稅相關(guān)的資料。有權(quán)隨時(shí)檢查街道辦事處代征稅款的情況。
（五）因國家稅收法律、法規(guī)、規(guī)章的廢止或修訂致使《委托代征稅款證書》失效或部分失效時(shí)，稅務(wù)機(jī)關(guān)要及時(shí)通知街道辦事處并要求終止或修改協(xié)議。
第十八條街道辦事處的權(quán)利和義務(wù)：
（一）街道辦事處應(yīng)當(dāng)遵守國家法律、行政法規(guī)、規(guī)章關(guān)于委托代征稅款的規(guī)定，按照協(xié)議規(guī)定的稅種、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限代征稅款。
（二）街道辦事處要做好稅法及各項(xiàng)稅收政策法規(guī)的宣傳、教育、解釋工作，加強(qiáng)對代征納稅人的日常管理，認(rèn)真做好排查登記工作，輔導(dǎo)納稅人填寫納稅申報(bào)表，督促納稅人如實(shí)申報(bào)，足額繳稅。
（三）街道辦事處依據(jù)與稅務(wù)機(jī)關(guān)簽定的《委托代征稅款協(xié)議書》條款履行職責(zé)，在授權(quán)征收的范圍內(nèi)正確使用《完稅證》，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的票證管理規(guī)定，做好完稅證領(lǐng)取、使用、保管、報(bào)繳工作。
（四）街道辦事處于每月日前將上月登記、申報(bào)、征稅、繳庫情況報(bào)市稅收協(xié)控聯(lián)管工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室備案。
第十九條財(cái)政部門要加大對房屋出租稅收管理的投入力度，保障房屋出租稅收管理中必要的工作經(jīng)費(fèi)和代征、協(xié)征經(jīng)費(fèi)；公安、人口和計(jì)劃生育、房產(chǎn)等部門要加強(qiáng)房屋出租稅收協(xié)控聯(lián)管工作力度，要與稅務(wù)部門實(shí)行房屋出租信息共享，積極協(xié)助稅務(wù)部門加強(qiáng)稅收管理；監(jiān)察部門要嚴(yán)肅查處國家工作人員出租房屋逃、抗稅行為；
關(guān)鍵詞： 會計(jì)信息化;會計(jì)造假;內(nèi)部控制;防治措施
以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和感測技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的相繼問世及其在會計(jì)信息處理中的廣泛應(yīng)用,不僅減輕了會計(jì)人員的工作強(qiáng)度,加快了會計(jì)信息的處理速度, 提高了會計(jì)信息的效益和質(zhì)量,更重要的是它拓寬了會計(jì)的研究領(lǐng)域、深化了會計(jì)理論探索的內(nèi)涵和外延,同時(shí),為會計(jì)實(shí)踐提供了有利條件,也為加強(qiáng)會計(jì)內(nèi)部控制提供了便利的方法。但是隨著會計(jì)電算化事業(yè)的長足發(fā)展,在中外企業(yè)、上市公司實(shí)行會計(jì)信息化的過程中,利用計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)客觀存在的安全缺陷進(jìn)行的違紀(jì)、違法和犯罪活動也有所增加,給企業(yè)和社會造成了嚴(yán)重的損失。信息化條件下財(cái)務(wù)造假與舞弊更具有隱蔽性和欺騙性,那么,如何有效地預(yù)防和治理就顯得尤為重要了。
一、會計(jì)信息化過程中的舞弊和主要作法
會計(jì)信息化過程中的舞弊是指某些人員為了達(dá)到個(gè)人或小團(tuán)體的目的,在使用和管理會計(jì)信息系統(tǒng)時(shí),利用業(yè)務(wù)便利或者不按操作規(guī)程或未經(jīng)允許上機(jī)操作, 對會計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行破壞、惡意修改、偷竊等故意違反會計(jì)職業(yè)道德的行為。
會計(jì)信息化過程中的舞弊作法主要包括: 非法篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù), 在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)之前或輸入過程中, 通過虛構(gòu)、修改、刪除會計(jì)數(shù)據(jù)等手段來達(dá)到舞弊目的;非法篡改財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)文件;非法修改、截留、銷毀輸出的財(cái)務(wù)報(bào)表;其他非法手段, 如冒名頂替、盜取密碼或利用網(wǎng)絡(luò)黑客程序非法進(jìn)入、拍照、拷貝、仿造或利用終端竊取會計(jì)信息等。
二、會計(jì)信息化過程中舞弊現(xiàn)象產(chǎn)生的原因分析
(一)財(cái)務(wù)軟件自身并不完善, 存在著一定的技術(shù)缺陷
由于各單位所使用的財(cái)務(wù)軟件開發(fā)方式不同,種類繁多,給會計(jì)信息化的舞弊行為創(chuàng)造了便利條件。就通用商品化會計(jì)軟件而言,目前市場上就有數(shù)百種之多,開發(fā)水平參差不齊,功能結(jié)構(gòu)和用法各不相同,其內(nèi)容設(shè)計(jì)和售后服務(wù)存在諸多問題。尤其是網(wǎng)上交易、網(wǎng)上會計(jì)還存在一些漏洞,容易造成會計(jì)信息外泄或財(cái)務(wù)系統(tǒng)遭到攻擊。有些單位自行開發(fā)或委托開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件在系統(tǒng)的安全性和保密性上更是存在很多不足和隱患,如:系統(tǒng)源程序缺少必要的加密措施,容易被修改和盜用;財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)功能不全,很多都缺乏完整的操作日志,權(quán)限混亂、責(zé)任不清等。
(二)會計(jì)信息化過程中的內(nèi)部控制制度存在缺陷
一是單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)信息化工作認(rèn)識不足。很多單位領(lǐng)導(dǎo)也知道會計(jì)工作信息化的優(yōu)越性和必然性,但是對具體的信息化過程不甚了解,對會計(jì)信息化給單位財(cái)務(wù)工作帶來的新方式、新問題認(rèn)識不足,甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,會計(jì)信息化也是換湯不換藥,不加改革,還用以往的財(cái)務(wù)管理辦法和管理制度,結(jié)果使財(cái)務(wù)工作一團(tuán)混亂,漏洞頻出。二是缺乏有效地系統(tǒng)操作管理制度和系統(tǒng)維護(hù)管理制度。財(cái)會部門不能做到專機(jī)專用,財(cái)務(wù)人員不能正確操作計(jì)算機(jī),造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的破壞或丟失, 影響整個(gè)會計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三是財(cái)務(wù)人員崗位分工不清, 沒有嚴(yán)格的授權(quán)制度。實(shí)行信息化后, 一些傳統(tǒng)的核對、計(jì)算、存儲等內(nèi)部會計(jì)控制方式均被計(jì)算機(jī)和程序所替代, 應(yīng)該及時(shí)調(diào)整,按照軟件的要求和單位需要,重新設(shè)置會計(jì)人員的崗位和權(quán)限,做到分工明確、權(quán)責(zé)清晰,否則就會給別有用心的人以可乘之機(jī)。由于內(nèi)部控制制度薄弱, 操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件, 篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù), 以達(dá)到舞弊目的。如總賬和明細(xì)賬都由計(jì)算機(jī)根據(jù)審核后的會計(jì)憑證自動登記和歸集, 取消了手工條件下兩者的核對工作等等。而不少單位沒有及時(shí)建立與之相配套的新的內(nèi)部控制制度對此加以約束。四是會計(jì)信息化檔案管理制度不完善。信息技術(shù)條件下的會計(jì)檔案管理有其特殊方式,應(yīng)該建立完善地管理制度,采取新的保密措施。常見的會計(jì)信息備份不及時(shí),存儲會計(jì)檔案的磁盤和會計(jì)資料不能及時(shí)歸檔, 或已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整, 或沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會計(jì)信息化檔案保管人員職責(zé)等, 都可能造成會計(jì)檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計(jì)信息泄密。
(三)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識欠缺
會計(jì)電算化事業(yè)發(fā)展到今天,會計(jì)信息的獲取與傳遞大多以網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行,這要求財(cái)務(wù)人員既要掌握一定的會計(jì)專業(yè)知識, 還要掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)技術(shù)。而目前一般會計(jì)人員對財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練, 對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)識不足, 對財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障不能及時(shí)排除, 對違規(guī)行為不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、這些都為舞弊提供了便利。
(四)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管不力
單位內(nèi)部審計(jì)人員工作疏忽大意或?qū)ο到y(tǒng)了解不透, 不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件操作中存在的問題, 使會計(jì)工作中存在的隱患不能及時(shí)解決。尤其是上市公司或集團(tuán)公司,由于組織龐大、系統(tǒng)繁雜、會計(jì)信息來往頻繁,更容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。主要體現(xiàn)在審計(jì)人員對會計(jì)電算化、信息化工作本身不是太了解, 對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行不熟悉, 或?qū)h(yuǎn)程審計(jì)等手段陌生,因此對出現(xiàn)的問題無法做出正確的職業(yè)判斷。
(五)財(cái)政、稅務(wù)機(jī)關(guān)等業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)管不力
目前看來,一些業(yè)務(wù)主管部門對會計(jì)信息化及其帶來的一系列問題缺乏有效的管理辦法。以稅務(wù)機(jī)關(guān)為例,只是利用現(xiàn)代化手段部分地實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上或遠(yuǎn)程報(bào)稅,卻沒有啟動遠(yuǎn)程監(jiān)管或遠(yuǎn)程稽查,對網(wǎng)上交易、電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)會計(jì)存在的問題缺乏有效的管理辦法,對一些單位的舞弊行為不能做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)提醒和警告。
三、會計(jì)信息化過程中舞弊的防治措施
現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理、財(cái)務(wù)管理中廣泛應(yīng)用,給組織帶來更多發(fā)展機(jī)遇的同時(shí),利用ERP系統(tǒng)或電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象必然會有所增加,甚至花樣翻新。雖然這些舞弊手段具有一定的隱蔽性且有較高的智能化, 但是只要我們采取正確的防治措施, 就可以起到提前預(yù)防和控制的作用。
(一)選擇適合自己單位特點(diǎn)的財(cái)務(wù)軟件
在購買財(cái)務(wù)軟件或管理軟件時(shí),結(jié)合本單位自身的特點(diǎn)和國家的有關(guān)規(guī)定, 盡量購買市場上開發(fā)比較成熟的通用商品化軟件。 購買后, 應(yīng)先進(jìn)行一段時(shí)間的不間斷試用,尤其注意整個(gè)系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置、初始化設(shè)置、安全性和保密性等關(guān)鍵因素,進(jìn)行系統(tǒng)完善和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與商家聯(lián)系解決。
