時間：2022-06-07 11:28:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇館藏檔案數字化，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【 正 文】
近年來，隨著信息技術的廣泛應用，一些檔案館開始實施數字檔案館計劃，或開始對部分館藏檔案進行數字化處理，以便為今后實現檔案全文信息網絡化查閱作準備，但館藏數量較大的單位很快都遇到了一個棘手問題：挑選什么檔案進行數字化？在確定將某一全宗檔案進行數字化時，又面臨是否將所有檔案部進行數字化的難題？在對館藏檔案進行數字化時，面對著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個新的課題：檔案在進行數字化前的鑒定。當今之際，檔案數字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識，擺上日程，其經費和設備等問題似不難解決，然數字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強，又是勞動和知識密集型工作，至今尚缺乏明確的指導理念，弄得不好即成為數字化的“瓶頸”，拖了檔案數字化進程的后腿。因此，從某種意義上來說，檔案數字化鑒定能否順利開展，關系到檔案數字化的進程，并最終影響檔案信息社會化的實現。現筆者根據近來對此問題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。
一、數字化鑒定的目的
館藏檔案數字化，是近年來隨著信息技術的飛速發展，檔案界為實現檔案數字化管理和建立數字檔案館而提出，主要在館藏檔案數量具有一定規模，其檔案利用具有較大發展空間，物質基礎和技術條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發達地區區、縣一級檔案館進行。這是一部分國家綜合性檔案館順應社會信息化的發展趨勢，在實行檔案資源信息化過程中采取的一項有力措施，其意義十分深遠，它不僅能使通過計算機終端查閱檔案全文成為現實，也將使檔案館在不久的將來通過現代計算機網絡向不同層次的和利用者提供遠程檔案信息查閱服務成為可能，由此根本性地改變傳統的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個十分廣闊的空間。由于數字化檔案從實體檔案經過數字化處理到能夠以數字方式提供利用，特別是遠程利用，其中包含較高的制作和運營成本，因此要求提供利用的數字化檔案具有相當的“質量”，也就是說被提供的數字化檔案不能停留在原始和粗框狀態。為了解決提供利用的數字化檔案的“質量”問題，檔案在進行數字化之前需要進行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時，公開和通過網絡遠程提供利用的數字化檔案，要求其內容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進行數字化前進行劃控鑒定也是必然之題（已經經過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎狀況，包括每個全宗內檔案構成的合理程度，每個案卷的組合質量，參差不齊，有一部分檔案組卷質量很高，十分精練簡潔，卷內每份文件都具有實質性內容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個案卷會產生缺陷，對于具有這樣質量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進行數字化是無需再進行鑒定的，但實際上在館藏檔案中能夠達到這種標準的檔案很少，特別是上個世紀70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎狀況多數很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價值的文件和毫無價值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進行數字化，必須在事前進行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關緊要或毫無價值的文件，留下反映歷史過程本質的材料，從而使數字化的檔案是“貨真價實”，真正具有參考和研究價值，能夠派用處的檔案，
從數字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發，檔案在數字化之前進行的鑒定有別于傳統的檔案價值鑒定。也不是單純為了解決開放而進行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補缺的工作，更承擔著“去粗取精”、存真留實的責任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內容充實、沒有“水分”的原始檔案進行數字化，從而保證了對檔案進行數字化處理的高投入能夠得到高效率的應用。轉貼于
二、數字化鑒定的原則
為了確保能夠將容量密集、基礎狀況良好、組合科學的館藏檔案進行數字化，必須對館藏原始檔案進行鑒定，在此基礎上篩選出可以和應該進行數字化的檔案，根據目前已經開展的數字化鑒定的實踐，一般而言，在具體進行檔案數字化鑒定時應該遵循以下幾個原則：
1.精煉原則 數字化檔案從檔案的原始狀態到能夠遠程提供查閱的數碼狀態，期間要經過數字化掃描、數據存儲整理和相應檢索關系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價值和體現效益，要求提供數字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標出發，要求鑒定人員在進行鑒定時貫徹精煉思想，剔除重復件和無價值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關緊要和可有可無的文件，使經過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當然如果從深層次的專題研究需要出發，某些利用者會認為一個文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發稿雖然主體內容相同，但在細節上存在差異，因而都具有重要的價值，因為它們從不同的側面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認這樣的看法，但是認為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業的利用者畢竟是少數，如果都按照這樣的要求來進行數字化，則數字化檔案的數據庫容量將因此擴大幾倍，其制作和運營成本也相應提高，而在大多數情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因為文件的正本反映了最基本最主要的歷史狀況。從進行數字化投入產出的策略考慮，我們顯然不能為了個別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數字化成本出發，同時也是從絕大多數利用者的利用需求出發，并不包括滿足個別利用者的特殊需求，
2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經過數字化的檔案消除臃腫，去除水分，構成精煉，而并非為了單純地達到精煉而將一些有價值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時應以是否違背存史作衡量，也就是說，當如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要歷史情況或細節由此消失，那么對這種剔除必須作慎重考慮。我們在數字化鑒定的實踐中遇到過這樣的情況：在鑒定某一市級機關檔案時，有人將區級機關上報的區情甚至基層情況的文件認為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應的區級機關的檔案中會有保存，二是區情乃至基層情況不屬于市級機關檔案應反映的重點。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實地記錄和反映了當時特定背景下基層所發生的一段生動的歷史，對于利用者直接了解這一歷史時期的相關歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區級機關的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進行數字化鑒定時不能一味地為精煉而精煉，還必須謹慎考慮不能將那些記錄和反映生動的歷史過程和歷史真實的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說，存史原則也是對精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實反映歷史真實的文件也精煉掉。
3.利用優先原則 這一原則在很大程度上適用于數字化鑒定的組織實
一、檔案數字化
檔案數字化就是將存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化。它利用掃描、照相及其他數字轉換技術、將紙質及其他載體中記錄的傳統檔案信息(模擬形式)轉換成可以被計算機識別和處理的數字形式的過程。數字化檔案的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務職能轉變。
二、檔案數字化面臨的問題
近些年來，為充分利用現代信息技術為檔案的管理與利用服務，檔案界對檔案數字化進行了理論研究，同時全國各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數字化過程中也面臨著一些問題。
1.標準問題
數字化標準是數字化建設規范和高效的保障，是穩步推進檔案數字化建設的基礎。但目前檔案數字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態，還沒有形成完整的體系。全國檔案數字化無相關數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統一，盡管可以通過大量的元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下檔案信息的高效率共享。檔案數字化標準的缺位與滯后，已成為制約檔案數字化建設的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數據壁壘現象，已成為阻礙檔案數字化發展的阻力②。
2.優選問題
長期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國檔案接收進館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態度，永久保管。這樣，不免將內容極具一般的事務性文件、零散性文件、重復性文件與體現民國時期機關主要職能的業務性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現象，造成了“館藏的虛腫，內容的龐雜”，影響著館藏檔案的優化管理。在當前檔案數字化工作中哪些內容優先數字化，哪些全宗優先數字化，哪些全宗暫緩數字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備等將其內容全部數字化③。目前，二史館共收藏有940多個全宗，計180多萬卷檔案，排架長度達5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數字化，需耗時20年。
3.檢索問題
檔案信息檢索是館藏檔案數字化基礎工作的重中之重。數字化的館藏檔案，不僅應該是經過系統化整理的，而且是建立了能與全文數字化信息鉤鏈檢索的案卷級或文件級機讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，完善案卷級目錄的主題揭示和加強文件級目錄的編制以及目錄數據庫的建設。
三、檔案數字化對象的界定
民國檔案數量浩繁，而資金和人力資源相對有限，檔案數字化不可能一步到位。因此，我們應該從實際出發，采取優先原則進行檔案數字化⑤。
一是館藏珍貴檔案應優先數字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮館之寶”，從保護人類歷史遺產和搶救的角度出發，這些特藏應該成為數字化的首選對象。
二是瀕危、經過鑒定確認具有重要保存和使用價值的檔案應優先數字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國時期歷史進程、社會變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。
三是具有館藏特色的檔案應優先數字化。選擇本館獨有、特有的資源進行檔案數字化，可以突出自己的特色，實現優勢互補和共享。
四是利用率高、需求大、開放的檔案應優先數字化。這樣不僅可以發揮館藏檔案的社會效益和經濟效益，而且有利于對檔案原件的保護。
二史館在長期的館藏建設中形成了自己的核心館藏，它們形成時間早、影響范圍廣、使用價值大、利用頻率高。早在上世紀六十年代，老一代檔案工作者為適應當時形勢的需要，從實體館藏150萬卷，700多個全宗的基礎上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點的檔案。我們應該在尊重前人勞動成果基礎上，將這些檔案優先進行數字化運作。
四、檔案數字化建設
1.檔案目錄數據庫
由于館藏檔案歷史跨度大，數量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數據庫質量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統不準確，不能反映卷內內容或只反映部分內容等，造成大量有價值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動館藏檔案數字化掃描工作，先期將教育部全宗和內政部全宗進行整理編目，共計36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標題不準確、檔案著錄項缺失(如形成時間、責任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標題規范，主題清晰，能夠全面反映卷內文件內容。然后將這些優質目錄和規范數據輸入計算機檔案管理系統，形成的新案卷目錄數據庫質量大為提高。同時，也為今后數字化全文掃描準確掛接，為檔案利用者快速和準確查詢提供了重要保證。
2.紙質檔案全文數字化
通過掃描儀、數碼相機對檔案原文進行光學掃描，以圖片格式或光學字符進入計算機，形成圖像文件。之后可用OCR識別軟件，將掃描后的圖像文件轉換成文本文件。
掃描系統參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。
根據檔案紙質的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對大幅面的表冊和地圖等檔案資料進行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時合并為一個完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數字化圖像的整體性。
3.多媒體檔案數字化
(1)照片檔案數字化。可采用以下兩種方法進行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計算機中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數碼相機對照片進行拍攝，圖像存貯在相機的磁盤上，再將圖像下載到計算機的硬盤或光盤上。對照片檔案進行掃描轉換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。
(2)聲像檔案數字化。主要是對錄音帶、錄像帶進行數字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進行模數轉換，音頻數據采用MP3、WAV等格式存儲，視頻數據采用MPEG、MOV等格式存儲。
(3)對數碼照相機和攝像機產生的已經是數字化格式的多媒體檔案，則可直接進入對應的多媒體檔案管理系統。
(4)檔案縮微品的數字轉換。使用縮微膠片掃描儀進行掃描，直接將縮微膠片轉換成數字信號，避免再對紙質原件進行重復掃描。
4.實現掃描文件和已有目錄數據庫的掛接
通過檔案目錄數據庫和掃描文件的快速掛接，系統就可初步實現對目標檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應該構建功能完備的檔案全文數據庫，而且能夠集成數據庫檢索技術、全文檢索技術、圖像內容檢索技術以及數字化音頻和視頻信息的檢索技術等。由于數字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數字轉換、識別技術又不能完全滿足這一要求，因此，要實現數字檔案全文檢索，還有待技術的進一步發展。
5.開展網上利用服務
檔案數字化的目的就是要組織數字信息上網，面向應用，建立“活性”，實現檔案信息的網上檢索和利用，為用戶提供更好的服務。
五、結束語
檔案數字化是對檔案部門的挑戰，也給檔案工作帶來了新的契機。面對新的挑戰和機遇，我們要勇于擔負起社會使命，以優化理論為指導，以用戶需求為導向，以檔案利用為目的，加快檔案數字化建設的進程，實現“資源共享、保護檔案、傳承歷史”的愿景目標。
注釋:
①熊飛，熊艷.城建檔案數字化建設[J].城建檔案，2009(2):12-13.
②趙寧燕等.檔案數字化建設危機[J].蘭臺世界，2008(10):6-7.
③王素立.檔案信息數字化邊界問題的研究[J].檔案學通訊，2008(4):65-67.
④王俊明.九州圖籍歸天府——中國第二歷史檔案館解放初期接收政權檔案紀實[J].中國檔案，2009(9):37-39.
計算機網絡；檔案工作；管理
檔案工作包括管理檔案實體、開發檔案信息資源以及為企業和社會提供檔案信息服務等一系列工作。隨著信息技術和信息高速公路的發展，信息經濟和信息產業已經成為我國經濟社會快速發展的強大動力。檔案作為一種重要的社會信息資源，檔案管理部門作為這種強大信息資源的管理者，如何將計算機技術、通訊技術、網絡技術以及多媒體網絡技術等廣泛應用到檔案管理工作中，如何正確認識數字化檔案管理的重要性和必要性，構建數字化檔案網絡，實現檔案信息資源有效利用和共享，促進檔案事業的發展，成為檔案管理部門急待解決的問題。
1.利用計算機網絡將館藏數字化
所謂“將館藏數字化”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。將檔案館藏數字化的優點：一是信息管理數字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。
首先，應該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數是文書檔案。這主要是因為檔案部門對于移交檔案的接受標準過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏數字化工作之前，應該要做好檔案的優化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。
其次，對館藏檔案的數字化應有選擇有計劃的進行。不同的檔案部門可以根據自身的情況選擇不同的標準。如對優化后的館藏檔案目錄進行數字化；對館藏體系進行研究，確定本館特色檔案，并將其進行全文數字化；根據館藏基礎，確定核心檔案進行全文數字化；選擇利用率較高的檔案進行數字化；針對服務對象的需求進行數字化。在確定目標后，運用多媒體技術，對多種載體形式與記錄方式的檔案進行轉化。
2.利用網絡進行檔案著錄、標引等工作
技術的進步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進行操作，著錄的內容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態、檔號、分類號、主題詞以及內容摘要等方面。檔案標引是依據檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉換為檔案標識的過程，這兩項內容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查找檔案十分便捷。
在檔案的編目方面，應建立區域性、行業性的檔案目錄網絡中心，積極促進企業單位間檔案目錄的聯網和交流。這項工作是開發檔案信息資源的有效措施。通過計算機網絡系統，可以建立一個互有聯系、互為補充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計算機檔案檢索系統，使檔案檢索向自動化方向發展。檔案的日常統計工作十分繁重，利用計算機代替人工工作，不僅準確且效率高。
3.利用網絡對電子文件進行管理
計算機網絡給傳統的檔案工作帶來的最大改革應該算電子文件的產生。電子文件是計算機技術運用的產物，從形式上看，它是數字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設備、操作系統和應用軟件進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應針對單位移交產生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
紙質文件產生的時候，文件的內容以及重要的簽署意見和印章都會集中反映在紙質文件的實體上。在執行同一項職能活動時產生的彼此具有聯系的文件可以通過文件的實體管理加以體現，但是，電子文件產生的自由性和隨意性，可能會產生這樣的情況，辦公室人員應用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領導的批示，而文件的附件中又用到了機構數據庫中的數據。這樣一份文件的全部內容信息，必須在文件產生的時候完整的保存下來。
4.利用網絡進行檔案信息網絡開發利用
網絡最根本的價值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務。網絡信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，更不用說深層次開發與利用。因此檔案部門應做好兩方面的工作：一是對相關信息進行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導讀者快速查找到所需信息；二是根據需求，直接通過網絡采集數字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可以提供利用的二次數字信息資源。網絡信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個環節的問題，但工作的難度卻遠大于紙質載體的檔案信息。這也給檔案信息服務人員提出了更高的要求。網絡技術已經開始應用到檔案管理系統中。例如，在檔案部門通過企業局域網實現辦公自動化，企業各檔案系統間網絡資源共享。
計算機網絡技術在檔案管理中逐漸使用和快速發展及新技術的革命，對檔案工作產生了巨大的影響。由于計算機網絡的建立，使不同范圍內檔案利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。憑借網絡互聯技術，數字化檔案管理將逐步建立起區域性、行業性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網絡向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。
[1]趙治剛.數字化檔案管理之我見[J].城建檔案，2010.03
為了充分發揮地質資料檔案的作用，提高地質資料檔案的現代化管理水平，經過多年的試驗研究，全國地質資料館從1999年開始，以項目形式正式開展館藏重要地質資料檔案數字化工作。到目前為止，已經經歷了十個春秋，取得了可喜的成果，收獲了許多有益的經驗。目前，館藏重要地質資料檔案數字化總量已達4.5萬種、數據量達7TB，這批成果得到利用者的廣泛青睞，服務量成倍增長。為更好地開展剩余地質資料檔案的數字化，保障數字化成果的安全，更加深入、高效的利用數字化成果，有必要對十年來的數字化工作進行回顧和總結。
一、數字化工作歷程
1986年，原中國地質礦產信息研究院(全國地質資料館)根據原地礦部領導指示，對館藏地質資料檔案數字化問題開展了研究。首先對縮微技術和數字化光盤存貯技術進行了對比研究，提出：通過掃描對地質資料檔案數字化后，進行光盤存貯是解決圖文地質資料檔案存儲、管理和服務的最佳選擇。與國內相關行業相比，這時的全國地質資料館在數字化方面的研究起步較早。
1987-1992年，原地礦部將該研究項目列入部“八?五”計算機應用優選項目，但由于經費問題，項目遲遲未能正式開展。1993年在國家計委國土司的大力支持下，開始進行項目的可行性研究。1995年，原地礦部正式立項，并成為部重點科研項目。1996年年底，項目組解決了在地質資料檔案數字化過程中的一系列技術問題，如大型地質圖件輸入精度、圖件拼接技術、舊藍曬圖的消藍技術、數據壓縮技術、資料檔案在光盤存儲后的組織以及圖像文件快速瀏覽等。與此同時，開發出了適用于地質資料檔案數字化存儲的地質資料檔案圖文瀏覽系統。隨后，建立了整個地質資料檔案數字化的生產流程，制定了一套與之相適應的工作規范，即《圖文地質資料掃描數字化規范》。
由于我國地質資料檔案管理是國家和省兩級管理體制，為了更好地推進我國地質資料檔案行業的整體管理水平，1997年12月，全國地質資料館向全國31個省(區、市)地質資料檔案部門推廣和培訓了數字化技術，培養了一批技術骨干；并為每個省配備了大幅面黑白掃描儀、計算機、光盤刻錄機等基本設備，為在全國范圍內開展地質資料檔案數字化工作打下了基礎。之后，各省地質資料檔案部門陸續進行了試生產。
1999年5月，國土資源部科技司組織了項目成果鑒定，專家組對項目研究成果給予了充分肯定和高度評價。同年10月，經過專家論證，國土資源部信息中心在數字國土工程中設立了“圖文地質資料數據庫”項目，總目標是：將凡具備歷史價值和現實使用價值的館藏資料檔案全部實現數字化，完成圖文地質資料檔案數據庫建設。自此，全國地質資料館正式展開了館藏地質資料檔案數字化工作。
在開展館藏地質資料檔案數字化工作過程中，全國地質資料館陸續完成了《圖文地質資料掃描數字化規范》(數字國土工程工作標準)的編制，數字化成果的查詢服務系統的開發、瀏覽數字化成果的專用電子閱覽室的建設等工作。本著“邊建設、邊服務”的原則，將數字化成果及時對外提供服務，取得了很好的社會效益。
1999年以來的十年中，全國地質資料館的數字化工作一直得到主管部門的關心和支持，國土資源部多次以部發文的形式對全國地質資料檔案數字化工作進行布置，提出要求，為工作開展提供了政策保障。國土資源部信息中心和中國地質調查局發展研究中心在不同時期領導和管理了全國地質資料館的數字化工作。
2000年，國土資源部發文首次對全國的地質資料檔案數字化工作做出了初步部署，要求有關單位充分認識此項工作的重要性，切實加強領導，將其列入工作日程，制定好本單位的工作方案，并在人、財、物等方面給予必要的支持。文件下達后，部信息中心給予了較大力度的經費支持，使全國地質資料館的數字化工作進入了第一個高峰。
2001-2005年，受機構改革影響，全國地質資料館的數字化工作經費驟然減少，使數字化工作進入低谷。2006-2009年，中國地質調查局領導認識到該工作的重要性后加大了經費投入，使全國地質資料館的數字化工作走出低谷進入一個新的高峰。
二、取得的成果和經驗
回顧十年來的數字化工作，我們不僅取得了4.5萬種館藏資料檔案的數字化成果，更可喜的是積累了許多有益的工作經驗，推動了地質資料檔案行業管理與服務的信息化水平。取得的主要成果和經驗如下：
1 政策支持，經費保障，團結協作是取得工作成效的關鍵
全國地質資料館的數字化工作一直得到國土資源部儲量司的關心和支持，以部發文的形式向全國進行了布置。國土資源部信息中心直接領導和管理了項目的立項論證、1999-2001年度的項目實施。2002年以后，該工作由中國地質調查局發展研究中心負責組織實施。各省地質資料檔案部門密切合作，為完成全國地質資料館的數字化任務做出了重大貢獻。在整個工作開展過程中，全國地質資料館的項目工作人員和大量外聘的數字化工作人員加班加點對資料數據進行采集和驗收，付出了艱辛的努力。全國地質資料館的數字化工作能取得良好的成效正是因為擁有了這些天時、地利、人和。
2 實施工作分階段、有重點，使重要館藏資料檔案得到及時、有效的保護
由于館藏地質資料檔案數量巨大，經費又不足以保障在短時期內全部實現數字化，因此我們采用有重點、分階段的方式，按利用程度及保存價值逐步加以解決，優先對利用程度和保存價值高的地質資料檔案數字化，并及時將這些資料檔案的數字化成果提供利用，使這類紙質資料檔案得到了及時和有效的保護。
3 合作方式重保密、顧大局，全面推動地質資料檔案行業的發展
經過細致考慮，全國地質資料館采取了與各省地質資料檔案館外協合作的方式進行數字化生產，即由全國地質資料館根據自己的館藏，整理出與省館共有的資料檔案清單，將其作為數字化任務分配給相應的省館，同時為該省補助相應的工作經費，提供相應的技術支持。
采用這種合作方式不僅加快了數字化步伐，而且有利于地質資料檔案的安全保密，維系和鞏固了全國地質資料館與
省級地質資料檔案館的業務關系，在整個資料檔案行業形成了統一的數字化工作標準和數據格式，為行業內部的信息交流奠定了基礎。
這種方式得到各省地質資料檔案館的大力支持。他們抓住與全國地質資料館合作的機會進一步爭取各省廳領導的政策和經費支持，在完成與全國地質資料館合作的數字化任務的同時，按全國地質資料館編制的規范，分別開展了各自館藏全部地質資料檔案的數字化工作。
通過十年密切合作，不僅明顯促進了我國省級以上地質資料檔案館的整體信息化工作水平，而且在全國地質資料館與各省地質資料檔案館之間形成了良好的合作關系，為今后地質資料檔案各項業務工作的開展打下了良好基礎。
4 重質量保安全，統一規范
數字化工作是信息化建設的基礎之一，其成果將是建設地質資料數據中心或數字地質資料檔案館的重要基礎數字資源之一。其數據形式和文件格式的統一，對地質資料檔案信息的現代化管理、交流和利用，都具有非常重要的意義。
全國地質資料館非常重視地質資料檔案數字化過程中各項技術規程的科學性、合理性和標準的統一性，積極組織力量編制和完善相關技術規程，形成了《圖文地質資料掃描數字化規范》(SZl99900l 2000)，該規范對地質資-料檔案數字化的原件處理、掃描、整飾、目錄制作、柵格文件(電子文件)命名、組織等各數字化工作環節提出了明確的要求和詳細的解說。與此同時，全國地質資料館還建立了一套科學實用的工作流程，研究開發了相應的軟件系統，為規模化開展地質資料檔案數字化生產奠定基礎。為進一步確保數據質量，全國地質資料館還建立了嚴格的自檢、互檢、抽查、復查等相關制度，對數字化成果100％進行逐頁檢查驗收，以保證數字化成果的質量。
目前數字化成果電子數據量已達7TB，為了最大限度地確保這些數據的安全，規范存儲工作，全國地質資料館制定了穩妥的存儲方案，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲介質對成果數據進行安全有效的多套備份，同時采取了離線存儲介質500公里以外異地保存的方法防止因意外災難造成的數據損失。此外，全國地質資料館還購置了大容量的磁盤陣列開展了成果數據的本地保存、提取和加工服務，形成了館內的存儲局域網。
5 邊建設邊服務，成果顯著
全國地質資料館的數字化工作從一開始就遵循“邊建設、邊服務”的原則，建立了電子閱覽室，為來館閱者提供數字化成果的電子閱覽服務和復制服務。現有統計數據表明，館內服務量逐年攀升。
按照國家有關規定，地質資料檔案數字化成果中多數資料檔案屬范疇，為了社會公眾能及時、方便的使用本成果，全國地質資料館組織了大量人力對數字化成果進行了解密處理。
從2006年開始，每年都在已有的數字化成果中挑選出2000～3000余種數字化成果，經過保密處理后在全國地質資料館門戶網站(省略)為廣大社會公眾提供下載服務。
2006年11月，2000余種經過保密處理的數字化成果首次通過Internet國際互聯網為社會公眾提供瀏覽下載服務。以后每年都有3000種左右的圖文數據上網提供服務。2009年年底，累計有1萬余種經過保密處理的數字化成果上網提供服務，上網瀏覽下載圖文數據的人次已接近5萬人次。
以上結果表明，社會各界人士對地質資料檔案數字化成果的認可度在不斷提高，對數字化成果的需求在快速增長，數字化成果的服務在地質資料檔案服務中已占據重要地位。“檔案信息化建設與檔案學研究生教學實習基地”簽約揭牌
2010年4月28日，上海交通大學檔案館與上海中信信息發展股份有限公司共建“檔案信息化建設與檔案學研究生教學實習基地”的簽約揭牌儀式在上海交大徐匯校區董浩云航運博物館隆重舉行。上海市檔案局局長吳辰、上海交大黨委常委兼檔案館館長李建強、上海中信信息發展股份有限公司總裁華等出席了簽約揭牌儀式。
一、檔案信息管理的意義
（一）檔案信息管理背景
要想實現對檔案信息的合理妥善管理，就要明確其位置，這不僅是開展工作的第一步，也是合理開發和利用檔案信息資源工作的基礎。簡單的理解檔案工作，它主要有大量的數據、資料、圖表、文本等憑證，是作為傳統也是最真實的記錄資料。檔案數量巨大，所涉及的方面也很多，上至國家、政府，下至企業、社區，小到家庭、個人，它是國家的基礎資源，也是信息資源的重要組成部分，社會價值是巨大的。合理利用檔案資源，使其的價值發揮應有的價值;不然，再細致的管理也無濟于事，對經濟和國家都沒有任何幫助。
（二）檔案信息管理現狀
將檔案資源合理開發利用，進行正確妥善的管理，不僅可以促進經濟的增長還能夠實現對國家職能的轉變，以此滿足人民的物質文化需求。但是當前很多地區并沒有意識到檔案資源的重要性，很多相關部門和機構，對檔案的處理依然的是一頭霧水;致使各部門地方檔案部門雖然收藏了大量的歷史文化信息檔案，但是，但卻處于“只緣身在此山中”的狀態。
1.主、客觀因素制約
隨著社會的不斷進步發展，使大部分地區都在重視對文化建設，而我國檔案信息資源雖然豐富多樣，但是能夠認識到它價值的人卻很，這些主、客觀因素的限制使得檔案的利用率普遍很低。而最主要問題就是現代化管理的欠缺，表現形式就是自身的宣傳力度不夠。與檔案管理人員的基礎管理工作有很大關系，檔案人員在進行檔案整理時雖然都做到了相應的工作，但是在利用這一問題上卻缺少重視，大部分的檔案高高掛起，而隨著漸行漸遠的也就是它們應有的社會經濟價值。傳統的檔案管理工作缺乏管理途徑，如今的管理工作是沒有充分利用網絡這一載體，因而不能方便、快捷地利用檔案信息。
二、檔案信息資源開發利用的途徑和措施
對于目前檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、使用程度低的想象，要從提高檔案工作者的素質和優化檔案管理機構途徑上進行合理改善，以此扭轉檔案信息資源的老舊局面。
（一）提高檔案管理者的素質
為適應現階段檔案信息數字化的發展過程，就要致力培養與現代化發展一致的綜合人才，不僅要具備專業水平技術，還要對現代網絡技術爛熟于心。縱觀目前的檔案管理單位，這樣的人才寥寥無幾，大部分檔案人員現代技術水平偏低，有的還存在低級文化現象。很多長期從事在紙質檔案管理工作的人員雖然專業水平極高，但是在網絡技術上卻缺少經驗和理論知識。因此，要加大力度提高檔案管理者的管理理念，并選擇合適的培訓方式，對他們進行專業知識的培訓。要求從事檔案信息管理的人員具備屬于自己的知識結構，創建新型管理理念，以此來更好地適應時展要求。
（二）更新檔案管理者的理念
隨著對信息化的時代要求，檔案管理者要滿足時代要求的同時，轉變原有的管理思維。檔案管理者要要在以往實質性檔案管理的服務上做到保護檔案物質安全，提高安全責任意識，以極高的工作效率為檔案管理者提供信息服務，將實現和滿足檔案需要者作為工作的動力，并且時刻為自己注入新鮮思維和不竭動力。將檔案利用率作為衡量自身成績的標準。對檔案管理者的管理理念加以深化就是使其能夠理解工作的多種方式，通過與其他相關部門的合作來推動檔案信息化的開發利用，實現深入結合。
（三）優化檔案工作者的結構
針對傳統紙質檔案工作者對網絡技術的陌生，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。此外，新引進的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術、技能的運用，壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。
三、優化館藏結構，提高館藏利用效率
（一）豐富和充實館藏內容
豐富和充實館藏檔案是開發利用檔案信息資源的物質基礎。長期來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統計、檢索等環節，都為檔案信息開發利用打下了堅實基礎。豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的前提，也是優化館藏結構的前提。在充實館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統性，連貫性。在征集范圍上應改變以往注重黨政機關文書檔案的單一性，應擴大到社會各個方面，注意征集反映當地經濟建設、科學研究等方面的檔案以及企業生產經營管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。
（二）穩步推進館藏檔案信息資源的數字化
傳統的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質的檔案信息資源即使再充實，但未實現數字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實現檔案信息資源的共享。實現檔案數字化建設，就可突破傳統檔案利用的種種局限，最大限度實現檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數字化分為兩個方面進行：
1.對現有紙質檔案進行數字化
對現有紙質檔案進行數字化是指運用現代數字技術把文字圖像轉化成數字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項工程都需耗費大量的精力，由于人力、物力、財力的限制，一般情況下應優先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實施數字化時，要制定電子文件標準，規范電子文件格式，充分考慮與現行電子文件的統一，及數據的共享，避免因重復建設而造成的資源浪費”。
2.加強現行電子文件的收集歸檔管理
“電子文件只在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。在辦公自動化系統逐步成為機關公文處理的平臺時，電子文件是各級機關和單位職能活動的歷史記錄。現行電子文件的收集歸檔是檔案信息數字化的主要內容。針對當前各檔案部門所使用的硬、軟件系統不同及檔案所建的數據庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現象，檔案管理部門應建立嚴格的電子文件歸檔制度。“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤。”
（三）推進館藏檔案的網絡化發展
1.升級檔案優化配置
“館藏檔案的網絡化就是將已經完成的數字化檔案資源通過某種方式放在網絡上，使得利用者可以通過網絡，利用這些檔案信息資源。”檔案的網絡化借助網絡的方便性、快捷性和連續性，突破了傳統檔案管理的限制。但檔案網絡化是一個復雜的過程。首先要對檔案信息進行簡單的檢索編輯，建設檔案數據庫，體現檔案目錄系統的完整性。在數據庫建設中，應考慮到用戶需求、開發數據庫的經濟效益及技術問題，功能齊全的檔案信息數據庫。
2.發揮部門優勢
建立有自己特色的數據庫，其次，對檔案進行分化與有序化，即開展編研工作。“檔案編研工作是指以庫藏檔案為主要研究對象，以社會需求為目的，通過對檔案內容的編輯、歸檔，形成系統的檔案信息加工品，主動、直接為社會各方面工作服務的一項工作”。這方面上海檔案館走在全國前列，該館不僅連續多年出版發行《檔案春秋》、《上海檔案》雜志，還利用豐富的館藏檔案召開有關學術研討會，近年還組織成立檔案史料研究中心，出版檔案史料叢書。
3.擴大社會效益
這種方式不僅有效擴大了社會影響，而且為社會各界提供服務，特別是推進國內外學者對“上海學”的研究做出了很大貢獻，受到有關部門和社會各界的好評。編研工作中應突出“館藏特色”、“館藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同時將采用多媒體技術對文字型、圖形型、聲音型等進行綜合處理，形成圖文并茂的電子版書籍。電子版書籍融入信息市場進行交流，形成信息市場模式;或利用網絡向人們提供各種檔案信息，形成網絡信息服務模式。
關鍵詞: 信息化 高校檔案管理 存在問題 思考
檔案工作是一項社會性的信息服務工作,它不是為了管理檔案,而是為了開發利用檔案并使其在社會生活中實現價值,這是檔案工作的根本目的,也是推動檔案工作發展進步的內在動力。當今世界的高等教育發展已進入一個以信息技術應用為核心的嶄新階段,在這樣的信息化大背景下,高校的檔案管理必須主動適應信息時代的發展需要,積極提高高校檔案的信息化管理水體,從而保證高校的各項管理能夠健康快速地運行。
一、高校檔案管理工作存在的問題
1.思想觀念落后。
高校檔案工作是高校信息資源現代化的基礎和重要的組成部分,因此,高校檔案工作的內容與形式需要不斷創新,不斷發展。但有些領導對檔案工作的必要性和重要性認識不夠到位,還沒有充分認識到檔案在推進整個學校發展中的重要作用,認為檔案工作是一項附帶工作,做好做壞無關緊要,對學校的影響不大,因而在行動上表現出對檔案工作的重視不夠,沒有對學校檔案事業發展進行規劃和總結,對檔案工作的支持力度不夠,沒有養成利用檔案開展各項工作的習慣。另外,受傳統思想和體制的影響,檔案部門只重視對檔案的整理、編目、接待查閱等基礎的檔案管理工作,對如何優化館藏、提升服務功能等方面沒有具體的目標和措施。再者,檔案人員素質較低,一些學校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位,安排“老、弱、病、殘”及“關系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作,而且不重視對檔案人員的繼續教育、知識更新。
2.工作量大,效率低下。
檔案管理是十分繁重和瑣碎的工作。由于大多數的檔案都是紙質的檔案,無論是分類還是校對,都要耗費大量的人力資源和時間,效率很低,而且容易遺漏、出差錯。
3.基礎設施條件差,裝備現代化程度低。
由于資金不足,缺乏相應的信息化設備,造成我國許多高校檔案管理工作仍處于手工操作的階段,大大制約了檔案工作的發展。還有一些高校雖然配備計算機來管理檔案,但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理,現代化的設備只是個擺設。再者,有的高校和有關軟件公司雖已開發出了若干檔案管理的計算機軟件,但由于開發檔案管理軟件的人員有些是專門從事計算機工作的,對檔案管理和分類標準不熟悉,開發出來的軟件檔案管理涵蓋面不全,實用性比較差。
4.資源共享問題。
學校的人事檔案、學生檔案等分別處于不同的職能部門,往往由于分別統計和校對各自的信息,缺乏應有的信息共享,存在信息反復收集的問題。
5.高校合并帶來的問題。
近年,國內許多高校經歷過幾所學校的合并,由此帶來檔案管理的一系列問題。主要有:原學校的檔案流失;原有的整理標準不一致,導致重新整理歸類困難;原來學校的檔案管理人員轉崗導致檔案的交接困難等。
二、信息化背景下實現高校檔案信息化管理的幾點思考
1.高校檔案管理模式的優化。
高校檔案的管理模式,分為納入管理模式與非納入管理模式兩種。納入管理模式就是將高校各部門的檔案劃歸給本校檔案館,由本校檔案部門實行檔案業務管理。非納入管理模式的表現復雜多樣,類別不同的各部門檔案在高校中的管理模式也是有著不同差別的。例如:高校的人事檔案由單位組織部門或人事部門進行管理,學生檔案由學生處或教務處管理等。非納入模式可分進行相對集中管理和按歸口部門分散管理模式。
高校檔案納入管理模式和非納入管理模式相比,其優點在于精簡機構和人員,充分利用檔案部門現有的保管場所和管理設備,較容易實現各部門檔案信息和其它檔案信息資源共享。而采用檔案納入管理后,對于收集材料中存在的某些缺點和難點,則可以從其他相關等大類檔案中查找補充,直接而又方便。檔案部門工作人員在進行編研時,可以使編研的成果在縱向和橫向上得到強化。但這需要在檔案庫房有統籌的安排,檔案人員要有合理分工等條件作為保障。這樣才能實現檔案信息的真正增值,方便檔案信息資源的互補和共享,有利于各類檔案的保管和利用。
2.實現檔案信息的數字化。
檔案信息的數字化是實現檔案信息化管理的一項重要途徑,檔案的特點和利用特點要求我們更新思維,采用科學的方法,促進檔案信息數字化,從而更好地為高校發展服務。
由于檔案信息數字化建設是一項龐大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此,要考慮對現有館藏檔案的鑒定,沒必要也不可能對全部館藏檔案都進行數字化處理,因為館藏檔案中真正具有長期和永久保存價值、且利用率很高的檔案的數量是有限的。因此,檔案部門要組織力量加大對現有館藏檔案的鑒定力度,對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產生廣泛的經濟和社會效益的檔案進行數字化處理,而對那些利用價值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時不予考慮,從而保證數字化檔案信息資源開發利用的效益。
另外,在檔案信息的數字化的過程中要根據高校的實際和檔案利用的需要,循序漸進地進行檔案信息數字化:(1)在對傳統介質檔案數字化上,可以分兩步走,第一步先實現館藏目錄數字化,編制電子目錄檢索工具,實現目錄級數字化管理與檢索利用。第二步,有條件的檔案館可以有步驟地實現檔案全文信息數字化。(2)要考慮館藏檔案的利用率,將利用率較高的檔案進行數字化。(3)要考慮館藏特色。(4)要考慮本校的需求。(5)對電子文件的接收要權衡費用與價值。
檔案信息的數字化工作面廣量大,耗時耗財,必須十分講究數字化工作的效益。應在充分調研的基礎上選擇最優的檔案信息數字化方案,這包括選擇最優的工作流程、最合理的技術手段和最適宜的數字化加工設施等。因此,在進行數字化建設的過程中,一定要把握好檔案數字化處理的度,通過對數字化處理的成本、所需費用與檔案開發利用的價值、效益進行權衡,避免不必要的浪費,減少日后的管理成本。如果不進行成本、效益分析,檔案數字化建設所產生的價值就等于或小于建設所需費用,檔案數字化建設就沒有任何意義,甚至是一種浪費。因此,在檔案數字化建設中,要講究成本觀念和效益觀念。
3.高校檔案信息化管理標準規范建設。
所謂標準規范建設,是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面,制定標準、規范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范就如在信息化的高速公路上要時刻遵守的“交通規則”,這些規則對于能夠保障計算機管理的檔案信息內容和網絡運行的安全暢通,具有非常重要的意義和作用。要實現檔案管理現代化,首先要統一輸入格式、統一項目、統一代碼符號、統一代碼轉換規則。檔案信息化建設的重要基礎之一就是進行標準規范,是信息化建設中的必要條件。因此,在檔案信息化建設過程中,制定與推行相關的標準規范尤為重要。檔案信息的標準規范管理分三部分內容:(1)管理性標準規范,包括計算機使用中的安全規定制度及其標準,數字檔案信息其資源是否具有合法性等。(2)業務性標準規范,這是對電子文件、檔案業務處理的規范,包含電子文件、檔案的術語標準及管理規范,還包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。(3)技術性標準規范,包括電子文件、檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。
4.提高高校檔案信息化管理隊伍的素質。
實現信息化管理的關鍵是加強檔案管理人才隊伍的建設,建設一支高素質的信息化管理隊伍。我國高校檔案信息化管理不僅需要懂檔案業務的檔案專業人才,而且需要熟悉信息技術的計算機專業人才,以及融合兩者的復合型人才。高校檔案信息化管理隊伍的素質要求應包括以下幾個方面:
(1)具有良好的政策水平和思想政治素質,這是檔案管理者做好檔案工作的重要保證。檔案工作既具體又細致,檔案要求完整、真實、系統、安全,因此,檔案管理人員要有較強的工作責任心。檔案工作是一項很具體、瑣碎、平凡的工作,只有那些具有高度敬業和無私奉獻精神的人,才能踏踏實實地做好檔案管理的基礎工作,默默無聞、無怨無悔地在紙山字海里穿梭,因此,人事檔案管理人員要有正確的榮辱觀和苦樂觀,思想上以勤奮工作為榮,工作上以高質量、高標準、高要求、高目標要求自己,堅定信念,自覺主動地用職業行為和道德行為規范約束自己,有高度的事業心和責任感,在工作中發展自我,完善自我。
(2)培養信息化管理理念和團結協作的精神,這是做好高校檔案管理的關鍵。首先,檔案人員要與時俱進,樹立檔案管理的信息服務觀念。“看攤守攤”等錯誤思想極大地影響了檔案管理工作的發展和改革。高校檔案管理者要不斷強化創新意識,改變傳統老化觀念,牢固樹立起檔案信息服務思想和觀念,形成“信息檔案、信息服務”的管理理念。其次,檔案管理人員要加強團結協作,互相配合,相互彌補技術技能上的不足,齊心協力做好檔案管理工作。
(3)掌握現代管理技術和方法,這是高校檔案管理工作進一步完善的保障。高等學校檔案管理工作是一項專業性和學術性都較強的智力勞動,其運作的技術、方法有其自身的特點。要求管理工作人員不僅要熟悉業務,而且要不斷學習提高,緊跟形勢的變化。
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關鍵詞：檔案數字化；數字化檔案；數字檔案；概念；辨析
1 涉及檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念文獻數量情況
檔案數字化、數字化檔案和數字檔案，是近些年來檔案界使用頻率很高的三個概念。在許多文章中更是同時出現。筆者對中國知網的文獻進行了檢索（以下文獻數據也均來自知網），表1是1997年至2012年涉及這三個概念的文獻數量檢索統計。由表1可見，近15年來，期刊文獻中涉及這三個概念（不論是單獨使用，還是組合使用）的文獻數量均呈不斷上升趨勢。值得關注的是這三個概念在同一文獻中同時或兩兩同時出現的頻率也在上升，這其中難免會出現將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對其進行辨析。
2 檔案數字化的概念
國內最早提及“檔案數字化”的文獻是1993年賈惠波在《檔案學研究》上發表的《光盤在檔案存貯管理應用中的可靠性和壽命問題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻涉及“檔案數字化”概念。
國內最早對“檔案數字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數字化”定義為：“檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。檔案數字化包括兩個方面的內容：一個是把傳統的檔案信息，如文字、數值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動的）圖像、聲音等的檔案信息數字化，另一個是把數字化的檔案信息還原成文字、數值、圖形、圖像、聲音等傳統的檔案信息。前者是為了將傳統的檔案信息輸入計算機，后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。”[1]
之后有122篇文獻對“檔案數字化”下過定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認為：“檔案數字化是指利用計算機等技術手段將經過鑒選、原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索利用的系統工程。”[2]
對檔案數字化的定義有兩點共性：一是與計算機技術有關；二是將其他載體的檔案轉化為數字化信息。不同之處：一是數字化過程是否可逆；二是單一轉換與綜合利用的區別。
3 數字化檔案的概念
國內最早提及“數字化檔案”的文獻是1986年洛克里奇、張春艷在《國際地震動態》上發表的《美國全國地球物理資料中心的自然災害活動》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻涉及“數字化檔案”概念。與檔案數字化不同的是，在這5228篇文獻中，只有4篇對“數字化檔案”下過定義。
國內最早對“數字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數字檔案資源建設中的著作權問題研究》一文中認為：“數字化檔案指的是傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案。”[3]鄭重認為：“數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。”并指出：“它從形成開始，就是數字形式。”[4]李殿環認為：“數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息。”[5]
對于數字化檔案的定義差別比較大，有認為是“電子文件歸檔”后的產物；有認為是“傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案”；還有認為前兩者都是的。
4 數字檔案的概念
國內最早提及“數字檔案”的文獻是1979年李志豪在《經濟管理》上發表的《談談商業一級站會計統計結合的實踐》一文。截至2012年10月共有7558篇文獻涉及“數字檔案”概念。而對“數字檔案”下過定義的只有13篇。
國內最早對“數字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數字檔案”定義為：“數字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數字編碼，并將所得數據記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數據化的形式來記錄的。……從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。”[6]
何貞健將“數字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關的元數據、背景信息”。[7]趙麗榮認為：“數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱。”[8]
對于數字檔案的定義同樣差別比較大，有認為是“歸檔電子文件”的；有認為是“館藏檔案的數字化信息”的；還有認為前兩者都是的。這同對數字化檔案的定義一樣，也就是說數字化檔案與數字檔案成了同一概念。
5 對檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念的思考
5.1 檔案數字化與數字化檔案。檔案數字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數字化，是指將不同載體形態和記錄方式的檔案信息通過計算機錄入、轉化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過程。簡單地說，檔案數字化是將非數字形式檔案轉化為數字信息的過程。這里有三個要點：一是檔案數字化的對象是檔案；二是檔案數字化的對象是非數字形式檔案；三是檔案數字化是一個從非數字形式檔案向數字信息轉換的過程。廣義的檔案數字化包括兩個方面：一是檔案目錄的數字化，就是將手工檢索的紙質檔案目錄錄入計算機，建立檔案目錄數據庫；二是將不同載體形態和記錄方式的檔案全部數字化，主要是紙質檔案的全文內容數字化。檔案全文數字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內容按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經光學字符技術識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。
所謂數字化檔案，就是將不同載體形態和記錄方式的檔案，利用計算機、掃描、圖形圖像處理、數據庫等技術，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列的檔案復制品。也就是非數字形式檔案數字化后形成的數字形式的檔案，是非數字形式檔案數字化后的結果。簡單地說，數字化檔案就是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案僅指狹義檔案數字化后的結果，廣義檔案數字化的檔案目錄數字化結果不包括在內，檔案目錄數字化的結果不是數字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。
檔案數字化是以保護數字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護和利用手段。檔案數字化過程是通過數字化的技術手段，應用相應的數字化設備，采取規范的數字化標準產生數字化檔案的過程。
檔案數字化與數字化檔案有著密切的聯系，檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案是檔案數字化的結果，沒有檔案數字化就沒有數字化檔案。
檔案數字化的目的與產生數字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應現代信息社會，滿足社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，提供遠程和便捷的檔案利用服務，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護檔案原件，從而充分發揮館藏檔案信息資源的優勢，促進館藏檔案的開發與利用。
5.2 數字檔案與數字化檔案。所謂數字檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成以數字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。
數字檔案是現代信息技術條件下產生的新型的檔案，它是辦公自動化和計算機技術、信息技術快速發展的必然結果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數字檔案包含著一切檔案的要素，它產生于機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人的社會活動中，并且是直接形成的數字歷史記錄。盡管數字檔案存在著信息的非人工識讀性，而只有經過計算機特定的程序解碼，通過輸出設備使它還原再現，才能人工識讀；存在著對計算機系統的依賴性，數字檔案從產生到歸檔管理再到利用都要借助于計算機系統才能實現；存在著信息的易變性，數字檔案在其生成、處理和管理等過程中，其信息內容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認可問題，而隨著信息技術的發展和管理措施的到位，采取各種形式的技術手段來保證數字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問題會得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質屬性。數字檔案是實實在在地地道道的檔案。
而數字化檔案，正如上文所述，數字化檔案只是檔案數字化過程中的產物，數字化檔案是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案不是機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質屬性。檔案的數字形式復制品也并不能等于被復制的檔案本身，因此，數字化檔案不是檔案。
對于數字化檔案不是檔案的認識，我們也可以從對檔案縮微復制品的認識中找到相似的答案。攝影技術的發明，為人類社會增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲增加了新的形式。在攝影技術基礎上發展起來的縮微技術就是這種新的存儲形式在檔案存儲方面的具體運用。攝影技術為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復制存儲形式——檔案縮微復制品。運用攝影技術在人類社會活動中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質屬性，是實實在在地地道道的檔案。而運用縮微技術對檔案原件進行處理就產生了檔案縮微復制品，檔案縮微復制品是檔案的復制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質屬性。對于檔案縮微復制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說法，只是一種簡化不規范的說法，不能望文生義地就認為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過爭議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學詞典》中，就沒有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復制品”一詞。對“檔案縮微復制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品。”“一般可以作為檔案原件的代用品，有利于保護檔案原件。”[9]《中國大百科全書·圖書館學 情報學 檔案學》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強調的都是檔案的復制品。數字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術條件下，又增添了一種新的檔案復制手段，增加了一種新的檔案存儲形式，添加一種新的檔案復制品。數字化檔案確切的稱謂應該是“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。
那種將數字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館的，也包括館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息的；以及那種將數字檔案定義為：數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱等的認識，都是將檔案與檔案復制品混為一談，這不僅不利于認識什么是數字檔案，也不利于檔案學術研究。為避免概念混亂，建議放棄“數字化檔案”的說法，改稱為“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。并給“數字檔案”正名，將所謂的“數字化檔案”——“檔案數字復制品”排除在“數字檔案”之外。
5.3 檔案數字化、數字化檔案與數字檔案。檔案數字化與數字化檔案這兩個概念，雖然看起來都有“數字”和“檔案”，但是它們與“數字檔案”一點關系都沒有。數字化檔案就是檔案數字化過程中的結果產物，檔案數字化過程是由檔案管理部門主動對所藏檔案進行的數字化加工，而在這個由檔案管理部門主動做的檔案數字化過程中并不產生新的檔案（數字檔案），數字化檔案的產生完全由檔案管理部門掌控，數字化檔案僅表示是檔案數字形式的復制品。而且，檔案數字化不是簡單把檔案掃描成圖片，數字化檔案也并非是電子圖片，檔案數字化和檔案信息化等問題還需要進一步探討。
數字檔案的產生則完全是另外一個過程，它是由機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的，是真正檔案的形成過程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關系對于認識什么是數字檔案有著積極的意義。
注：本文為2012年度河南省檔案局科技項目《基于網站集群的公共檔案信息資源共享平臺管理研究》的階段性成果，項目批準號為：2012-X-68。
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2002年，《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布使我國的檔案管理工作以一個全新的姿態在全國轟轟烈烈的開展起來，現代信息化技術也為高校在檔案管理工作過程中提供了一個全新理念和全新的管理模式，為了更好的適應社會發展，高校檔案信息化管理開始步入一個以信息技術為核心的嶄新領域，從而更好的實現自身價值，為師生和社會服務。
一、高校檔案進行信息化管理的意義
首先，檔案管理信息化可以為知識普及科學研究等方面提供智能化的服務。它縮短了在二次文獻中的編著信息時間，提高了檔案信息的時效性；通過遠程服務實現資源共享，即一次投入，多次產出；其次，可以避免“時空黑洞”現象的出現。由于網絡技術的廣泛應用，電子政務、電子教程等新型的信息化管理日益普及，檔案人員可以通過計算機提前進入到對電子文件和信息管理當中，提出相關的應用文件信息，在使用中發揮信息的最大效能；第三，豐富的檔案信息和快速的綜合分析對管理工作可以做出及時地決策；第四，檔案管理的信息化使檔案管理從封閉走向開放，管理職能從只對檔案的保管和使用向信息管理、信息采集和信息服務功能轉變，使檔案信息資源得到更好的科學管理和合理配置，為學校和師生提供了更加高效、優質的服務。
二、高校檔案信息化管理的現狀
高校檔案信息化管理為高校在檔案管理工作上展現了前所未有的發展前景。我國高校的檔案信息化建設由于起步晚，很多高校對信息化管理還未有足夠的重視，對管理工作也未投入更多的資金和技術支持，在信息化建設的過程中還存在很多問題，目前，我國的高校檔案管理信息化表現出以下幾個特點：
1.我國對高校檔案信息化管理首先普遍采用的是管理業務進行試點的建設策略，這使得高校在檔案信息管理系統與學校其他工作部門的管理系統沒有密切的鏈接，都是分開獨立使用，造成檔案信息的“孤島”局面。
2.在很多高校檔案信息的建設狀況中，信息化使用不明確，有的檔案已通過信息化技術做了新的檔案信息并進行了存檔和管理，而有的檔案如一些陳舊的歷史檔案還沒有完成數字化，檔案之間不能有效利用信息化技術完成鏈接和統一，也使檔案管理工作不能順利進行。
3.高校檔案管理信息化在地區和院校之間存在著不平衡性，有的大城市的高校檔案管理發展較快，信息化運用范圍廣，而在一些中小城市的高校檔案管理由于學校發展條件有限，檔案信息化管理過慢，還不完善和成熟。同時，重點院校和非重點院校的管理進度也不一致，信息化運用有很大差距。
4.很多高校在檔案信息化管理中，過度重視基礎管理，而忽略了對檔案的編制研究，使得檔案的利用率沒有得到實質性的提高，反而降低了檔案地管理效率。
雖然很多高校已完成檔案管理信息化的流程步驟，并積極對管理平臺進行組建，但由于傳統的信息技術已不能適應當下快速發展的信息需求，高校必須及時統一信息化標準，創建一些新的檔案管理信息系統，以適應發展需要。
三、高校實現檔案管理信息化的措施
實現高校館藏信息資源的數字化管理是高校檔案信息化管理建設的最終目標。要實現檔案管理信息化和數字化管理，就要從檔案管理信息技術的科學性、安全性、可行性和用戶至上的原則進行分析和探索，從而為更好的實現高校檔案信息化管理提供理論和技術支持。
1.加強對電子文件的收集和歸檔管理
電子文件是通過網絡技術和數據通信技術對信息進行遠程傳遞和共享的數字化應用文件。但很多電子文件是以代碼作為載體進行記錄，使用時也要通過特定的設備；同時，現在很多電子文件都是通過紙質檔案經過數字化轉化而成的，在歸檔時，就要避免與紙質檔案的重復，而且電子文件在信息資源和資金上也存在浪費現象，這些問題對傳統的檔案管理造成很大不便，因此，要擴大對電子文件的歸檔范圍和館藏比例。
2.檔案的數字化管理核心是信息資源管理
信息資源主要有電子文獻、網絡信息資源和傳統的紙質文獻組成。在網絡環境下，檔案管理在針對這些信息資源建設時就要從館藏資源的現代化、特色化、精品化和社會性方面考慮進行管理工作。比如在信息資源的特色化建設中，注重對館藏結構的優化組織，突出館藏的特點，要形成館藏信息資源的“核心收藏”和“重點訪問”體系，在信息資源選擇時，要以特色內容和特色形式作為選擇標準，對館藏資源加強信息互補和共享；在信息資源的現代化建設中，針對當前高校校園網全面覆蓋的環境條件下，檔案管理系統作為校園信息網絡的一個重要組成部分，要集中力量做好校園網提供的網上服務，如參考咨詢、聯機檢索和館藏介紹等；建立標準化的檔案數據庫，通過計算機對數據庫中的資源信息進行管理、采集，實現資源共享。檔案管的自動化、網絡化管理，不僅在一定程度上緩解了檔案館庫房的壓力，也加快了檔案數據庫的建設效率，有利于館藏實現檔案資源的數字化應用和信息資源的開發利用。
3.不能忽視對紙質檔案的管理
雖然目前檔案管理的信息化應用是高校檔案管理的主要手段，但紙質檔案作為檔案館信息資源建設的基礎，仍是館藏的主體。很多珍貴的信息資源都是保存在紙質檔案中，它有自己的獨特性，是網絡信息資源無法代替的，對于紙質檔案帶給庫房的壓力也可以通過加強鑒定然后進行銷毀的方式來解決，而信息化管理只作為補充和完善。因此，在未來較長的一段時期內，紙質檔案將仍是人們獲得信息的主要方式。
[關鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設
一、檔案信息化及檔案信息化建設的內容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和 化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的 檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設遵循的原則
1.規范性原則。制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。
2.安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,我們必須加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制等);信息加密策略;網絡安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據自身的能力,根據館(室)藏基礎,分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,把那些利用率較高且利用后能產生較大 效益和社會效益的檔案數字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化,提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說,特色就是優勢,特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時,要以用戶的需求為導向,做到按“需”數字化。
檔案信息化建設需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計,在較長的時期內,紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和 機網絡的傳輸,實現檔案信息的合理配置與開發利用,最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業的特點和要求,還能符合今后發展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。
2.協作性。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設,在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此,只有堅持協作的原則,加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合,主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
關鍵詞：文檔一體化；檔案信息化發展趨勢；測繪檔案信息化建設；
1引言
測繪成果檔案是廣大測繪工作者勞動和智慧的結晶，是國家的寶貴財富，是國家科技檔案的重要組成部分，保證測繪科技檔案的完整、準確、系統、安全和有效地利用，使館藏測繪科技檔案充分發揮其在經濟建設中的作用，是我們檔案工作者的職責。為盡快使我區測繪檔案成果管理工作適應國家要求，實現館藏測繪科技檔案的現代化、信息化管理，是我們檔案工作者當前的一項重要任務。
2檔案信息化特征及發展趨勢
2.1檔案信息化特征
伴隨著時代及科技發展，測繪檔案館的發展形式為：文件資料室、傳統檔案館、數字檔案館、虛擬檔案館。數字檔案館是未來檔案館發展的高級形式，虛擬檔案館最終將發展成為國家綜合信息網絡系統的一個子系統。
檔案現代化與信息化特征是將時代科技發展成果，全面地運用于檔案工作的各要素。具體內容體現在：
（1）硬件建設：基礎設施標準化、技術設備現代化、信息資源數字化。
（2）軟件建設：載體管理規范化、檔案管理自動化、信息傳遞網絡化、檔案服務社會化。
2.2檔案信息化發展趨勢
檔案信息化發展趨勢反映在以下幾個方面：
2.2.1檔案與相關信息管理一體化趨勢，工作者一般都以“歸檔”環節作為檔案形成工作和檔案管理工作的界限。歸檔工作的質量好壞，決定著檔案工作的質量。隨著信息技術和辦公自動化的發展，文書檔案管理工作一體化，已成為檔案現代化發展一個必然趨勢。
2.2.2檔案、圖書、情報在管理的基本方法上有許多相似之處，將其綜合管理并聯合開發，可以發揮三者在特性與功能上的互補，并實現信息資源共享的目的。
2.2.3檔案工作的智能化趨勢
（1）檔案管理智能化：檔案工作由簡單管理到復雜管理的發展變化，導致了檔案工作由經驗管理發展為科學管理。運用信息資源管理方式管理檔案；建立檔案法規體系，運用法規手段管理檔案；建立健全檔案工作標準體系，推行檔案管理標準化等。
（2）檔案技術設備的智能化：以計算機為中心的先進技術手段，表現為運用計算機實現檔案管理的自動化，檔案縮微與檔案保護水平的提高；運用現代通訊技術和計算機及其相關技術，實現文件及檔案信息資源的數字化及檔案信息傳遞的網絡化。
（3）檔案機構的智能化
檔案機構的智能化是檔案工作的智能化發展重要趨勢之一。突出的表現形式是數字檔案館及虛擬檔案館。
“數字檔案館”就是運用當代信息技術，數字檔案信息資源進行管理，以網絡化方式相互連接和提供利用，實現資源共享的信息系統。
“虛擬檔案館”通過網絡技術和特定軟件，將時空上分散的檔案館、室連接為一體，使之成為一個有機的信息系統。
數字檔案館與虛擬檔案館的區別：從在線的數字化檔案信息資源和用戶的角度講，兩種方式沒有本質區別。從館信息資源結構上看，虛擬檔案館的信息資源主要來源于網絡上，而數字檔案館的信息資源還有儲存于本館的信息資源。從技術發展角度看，數字化先于虛擬化，檔案館只有解決了數字化，才能進一步發展到虛擬化。
2.2.4 檔案信息資源數字化趨勢
未來歸檔的信息資源表現形式會由紙質為主轉變為數據或多媒體為主。原有資源將被轉變為數據資源形式。檔案信息資源數字化給檔案工作帶來的變化有：
（1）使檔案館能夠擺脫庫房式管理方式，檔案排列完全虛擬化。
（2）妥善解決珍貴檔案文獻的保護和利用問題，提高檔案信息內容的使用效率。
（3）有助于信息資源的整理加工和有序組織、及時獲取和有效利用。
2.2.5檔案信息服務的社會化趨勢
檔案信息服務的社會化是指檔案部門在保證國家和公民個人的根本利益不受損壞的前提下，最大限度、最大范圍地向社會各方面提供檔案信息。
隨著社會的進步和人們認識上的深化，社會對信息資源共享的要求越來越強烈。許多國家已明確規定檔案館是科學研究和文化事業性質的機構，允許更多的利用者走進檔案館，使之與社會各方面建立起廣泛密切的聯系。
檔案信息服務的社會化主要表現在：
（1）有明確的面向社會的工作宗旨。
（2）有便于社會的檔案政策。
（3）有完善的服務手段和較高的服務水平。
3測繪檔案信息化建設
隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟、社會活動的戰略資源。加速管理現代化，加強信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必經之路。
3.1 測繪檔案的特點
測繪檔案資料按一級分類有：TD1 綜合類、TD2 大地測量類、TD3 攝影測量，遙感測繪和其它方法地形測量、TD41 地圖制圖與地圖印刷類等共14大類的檔案資料。
測繪檔案的載體介質種類多、形態多、館藏量大。從清代到現代各歷史時期的測繪成果檔案、圖紙、圖冊。豐富的館藏檔案資料是國家的寶貴財富，加強測繪檔案資料管理，充分挖掘和發揮測繪檔案在社會主義現代化建設中的作用是今后一段期間的一項重要任務。科學有效地掄救并長遠保存地圖檔案資料，方便快捷地提供使用已成為檔案資料管理的燃眉之急。
3.2測繪檔案信息化建設策略
3.2.1 加強內部檔案的整理工作
加強內部檔案的整理工作，是實現測繪檔案現代化、信息化的前期工作，對館藏檔案進行全面徹底清理，做到帳清物符。使之有規可循，有目可查。
3.2.2大力開展測繪檔案基礎性建設，實現檔案的規范化管理
積極開展測繪檔案基礎性業務工作，對館藏的測繪檔案資料進行鑒定工作，有些隨著時間的推移失去了保存價值檔案資料，經過一定的審查和批準手續可進行剔除銷毀，為減輕庫房負擔，降低檔案管理成本，方便有價值檔案的管理和檢索。
改善庫房和設備的基本條件，提高檔案管理業務水平，盡可能地延長檔案的壽命，防止意外事故的發生。
測繪檔案數量多且復雜，按標準重新組卷，重新建立分類目錄。對檔案的有關狀況進行數量的登記、統計和分析研究。并對案卷目錄和文件目錄進行計算機錄入,建立檔案的案卷級目錄和文件級目錄，建立檔案檢索體系，初步實現檔案資料的規范化、標準化管理。
3.2.3測繪檔案信息化建設步驟
完成測繪檔案資料的數字化；測繪檔案資料數據庫建設；測繪檔案資料信息綜合管理系統開發，實現開放式的檔案管理業務信息化；建設測繪成果數據庫異地備份庫”。是當前測繪檔案工作的主要任務，其建設應從以下方面開展工作。
3.2.3.1數字檔案資源建設
（1）檔案數字化工作。館藏測繪檔案資料的數字化，是檔案信息化工作的重中之重，根據檔案載體介質的不同情況，采用不同的掃描儀進行掃描數字化。同時本著“利用優先、分步實施”的原則，對館藏測繪檔案資料按類型、按項目進行掃描（或數字攝影、復照）數字化。形成數字柵格文件。為珍貴歷史地圖檔案資料長期保存和提供利用、數據庫建庫、自動化管理奠定基礎。
（2）加強檔案資料的接收、收集整理工作，對新接收資料及時組卷、歸檔。并做好檔案資料的備份工作，歸入數據庫管理。利用磁盤陣列建立實時在線庫，通過相應的管理系統進行數據的調用和管理。
3.2.3.2 檔案信息管理系統建設
（1） 測繪檔案信息化基礎設施建設
檔案信息化基礎設施主要部分是局域網，局域網的硬件一般由服務器、用戶工作站、網卡、傳輸介質、網絡連接設備等組成，局域網的軟件一般包括服務器操作系統和工作者操作系統。測繪檔案網絡建設分為檔案日常業務運行的網絡系統和檔案信息服務網絡系統。
（2）測繪檔案技術設備建設；
測繪檔案技術設備建設包括：軟件系統、 硬件設備。
軟件系統。檔案信息化管理需要通過檔案管理軟件來實現。隨著信息技術的發展和檔案管理需求的增加，檔案管理軟件應具備有數據管理、整理編目、檢索查詢等功能。要從測繪檔案信息化建設的整體角度出發，統一檔案數據結構，以確保檔案數據的傳輸和使用。
硬件設備。隨著數字檔案信息量的不斷增加，海量存儲技術和設備成為檔案信息化建設的一個突出問題。對這些海量數據進行有效的組織、管理、共享和利用，構建一個合理的存儲體系來適應不斷增長的信息數據量。
通過對檔案的數字化處理，不斷形成內容豐富和完善的檔案數據庫，是實現檔案信息化的重要過程。同時，滿足數量要求和配置要求的設備，是能否開展并實現檔案信息化的基礎。如:PC臺式計算機，高速光盤刻錄機，磁帶機，大型數據存儲設備（磁盤陣列，磁帶庫），各種類型服務器，條碼打印，識別設備，專業地圖輕印刷系統等。
4實現檔案信息化的保障措施
一是全體測繪檔案工作人員增強憂患意識，充分認識專業測繪檔案工作落后和滯后于國家空間基礎地理信息系統建設的狀況。各級領導應加強重視，國家相關部門應加大測繪檔案業務監督、管理、指導的力度。
二是機制保障。檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的機制予以保障。
三是制度保障。在檔案信息化建設過程中，要從實際需要出發建立相應的管理制度。包括：館藏檔案數據錄入責任制度、接收外部數據責任制度、檔案數據安全管理制度、網絡運行安全制度、計算機主機房管理制度等等。
四是人員保障。要優化檔案館人員專業結構，不斷更新現有人員的知識結構。要從建設的實際需要出發，培養和引進專業人員，建立和完善復合型、多層次的檔案專業人員隊伍，以適應檔案信息化建設工作的需要。
五是測繪檔案管理部門應加強與檔案和測繪兩個專業的行政和業務主管部門聯系，積極爭取他們的支持和業務上的指導。積極開展系統內和行業間業務聯系與資源交流，推動檔案信息資源的共享，為今后建立局域和廣域虛擬檔案館創造條件。
【摘要】本文探討了在數字化時代數字檔案館的信息服務能力應該如何提升，以期為檔案館的創新發展提供建議。
關鍵詞 數字檔案館；信息服務；研究
數字檔案館信息服務主要是以互聯網為載體，通過計算機網絡信息技術來收集、處理、儲存、使用檔案信息，從而給用戶提供需要的數字檔案信息產品服務，為檔案用戶的檔案信息使用需求提供便利。數字檔案館建設響應了我國信息化建設號召，也符合我國檔案事業的可持續發展要求。由于互聯網的深入發展，人們越來越關注數字檔案館建設，由此引發的信息服務能力提升問題也成為了數字檔案館信息化建設亟需重點解決的問題。
一、構建館藏檔案信息資源服務機制
當前，數字檔案館的館藏檔案信息資源奇缺，這成為了制約其發展的關鍵問題。形式多元化、結構合理、滿足用戶個性化服務是館藏數字化檔案信息資源建設的主要內容。基于此，為了提升數字檔案館信息服務能力，應該不斷深化檔案信息資源的收集方式，做好數字檔案信息資源建設。改進檔案編研工作，讓檔案服務方式的層次更豐富，以完善館藏數字化信息資源。同時，也不能忽視檔案信息資源的數字化處理標準建設。需要根據國內外通行的數字化加工標準、網絡傳輸協議、檔案文獻分類標引等，通過標準化建設提高數字檔案館的信息服務能力。在加工處理館藏數字檔案信息時，應該具體項目化相關信息建設，通過制定處理標準來進行有效的控制。還有就是，要以數字檔案館信息資源區域共享體系建設來提高自身的服務能力。合理選擇信息技術，以區域聯系共享檔案信息資源，科學利用各種檔案資源，為檔案使用者提供最好的服務。通過信息化管理機制的建設把區域共享信息服務平臺進行深入挖掘，通過技術性研發來規避區域網絡共享中的各類問題，切實解決相關技術缺陷。數字檔案館應該通過安全保障措施的制定為區域服務平臺建設保駕護航，根據用戶需求打造服務平臺，給跨館、跨區域的用戶提供多樣性的共享服務機制。
二、建設檔案用戶個體系
所謂檔案用戶個性化服務就是檔案用戶根據自身的要求來表現對于檔案館的使用訴求，以信息技術及相關系統功能，根據用戶需要的信息表現方式、來源途徑和特殊服務功能進行一對一的服務。以檔案用戶為主，滿足各類檔案用戶需求；改變服務界面通用單一化缺陷；開發更多檔案用戶，拓展其市場；增強數字檔案館信息服務競爭能力是數字檔案館信息定制服務的主要好處。所以，數字檔案館必須要重視信息定制服務，這樣才能提高自身的服務能力。隨著檔案用戶類型的多元化發展，檔案信息也越來越多，用戶很容易陷入“信息迷航”的誤區。故而數字檔案館需要從檔案用戶類型出發，以個性化定制服務給用戶提供更加有用的信息，而這也符合數字檔案館信息服務發展要求。與此同時，要加快數字檔案館信息咨詢服務建設。通過改進服務形式，擴寬咨詢內容來滿足不同用戶的需求。比如，在網站上提供咨詢服務內容，以主頁鏈接的方式尋找“在線咨詢”“查檔指南”等欄目。這是對過去的館藏檔案內容咨詢方式的一種有效發展，有助于增強咨詢的知識性，方便用戶進行專題檢索。還需要重視的就是實時咨詢服務的開展。隨著互聯網時代數字檔案館信息服務質量的不斷提升，特別是在同步咨詢技術越來越成熟的當前，數字檔案館應該充分運用網絡實時交流軟件，讓用戶和咨詢專家可以同步交流。數字檔案館應該充分運用網站、手機客戶端以及軟件來形成多用戶語音講座，對視頻、文字、圖片、網頁鏈接等內容進行有效的、及時的傳遞，從而以同步即時交流來提高檔案信息咨詢服務能力。
三、優化用戶反饋網絡服務平臺
在網絡中，檔案使用者的信息資源服務被接受之后，可以根據某種方式反饋信息檔案服務質量。對于數字檔案館來說，需要和檔案用戶進行互動交流，認真聽取用戶對檔案信息服務的相關建議，并據此有針對性地改進服務工作。數字檔案館可以利用不同的方法來完善用戶反饋機制。例如，將用戶反饋窗口設置在網站醒目位置，以服務評價和建議的填寫來改進自身工作；以電話回訪或者實時網絡回訪了解用戶的意見，及時發現用戶在數字檔案利用中的服務感受。在優化用戶反饋網絡服務平臺的過程中，也要認真將檔案信息定制、推送、咨詢等服務進行個性化處理，讓用戶有一個很好的反饋平臺。這不僅是對數字檔案用戶的負責，更是讓他們在接受信息服務以后會有一個良好的效果反饋平臺，有助于數字檔案館不斷有效地完善自身的工作。另外，也反映出數字檔案館用心打造高質量信息服務的職業態度，體現了以用戶為主的服務思想。
四、結語
總的來說，在數字檔案館的可持續發展中，檔案信息服務的重要性日益突出。未來，信息服務將成為數字化檔案館必須重點做好的工作。數字檔案館要從用戶的角度出發，不斷更新自身的服務理念，改進服務方式，提升服務質量，最終才能在互聯網數字化時代實現服務的多元化發展。
參考文獻：
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[關鍵詞]信息時代；數字檔案館；建設；分析
人類社會已經邁入新的世紀，我們檔案界所處的社會、經濟和科技環境正在發生著巨大而迅速的變化，也給傳統的檔案工作以不小的沖擊，信息化、網絡化、數字化的浪潮席卷而來，“數字地球”、“數字城市”的呼聲不斷高漲，“數字圖書館”的發展方興未艾。面對競爭激烈的現實社會，檔案界如何才能抓住機遇，迎接挑戰，盡快建立“數字檔案館”，是我們檔案工作者面臨的重大課題，這也是社會發展的要求，時代前進的趨勢。
1.建設數字檔案館的意義
21世紀是知識經濟的信息社會，信息資源是繼物資、能源之后，最重要、最關鍵的資源。檔案信息是信息的一種，是信息體系的重要組成部分。檔案信息以其特有的原始性而作為唯一的原生信息資源，是其他信息資源無法替代的，是國家和社會的寶貴財富，其價值將越來越重要。檔案工作與社會的發展和政治、經濟形勢的變化密切相關，了解社會的變化、把握時代的脈搏，是檔案工作者的責任和義務。社會需要檔案信息資源的深層次開發，實現資源共享；網絡化、數字化等高新技術的應用為我們提供了先進的管理手段，建設數字化檔案館將成為社會信息化的必然要求，是21世紀檔案館發展的方向。因此，建設數字檔案館是實現檔案信息由傳統的封閉管理模式向現代化開放管理模式轉變，這是檔案事業發展的必由之路，也是信息時代賦予檔案工作者的歷史使命。
2.數字檔案館的描述
關于數字檔案館的概念，目前還沒有一個完整明確的定義。一般來說，數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字化檔案信息系統，是檔案信息的組織模式，是大規模的、便于使用的、沒有時空限制的信息中心。這是一個數字化信息的系統工程，它把檔案信息以數字化的形式貯存，以網絡化的方式管理。與傳統檔案館相比，數字檔案館具有其獨有的特征和功能。主要表現在下列三個方面：一是信息資源數字化，無論是何種載體的傳統介質資源，如紙張、膠片、錄像帶等等，都將被轉化成數字信息，以數字格式為信息載體。二是信息傳遞網絡化，由于各種形式、各種載體的檔案信息資源都進行了數字化，這種數字化的信息資源就可以在互聯網上傳遞、交流，從而實現數字檔案館的開放性和跨越時空性。三是信息利用共享化。隨著檔案信息資源數字化及其傳遞的網絡化，數字檔案館的信息開發利用就將體現出跨地域的共享特點。用戶可在任何地方通過互聯網利用數字檔案館提供的信息資源和相關服務。
3.數字檔案館的系統構成
數字檔案館是建立在現代高科技基礎之上，由電子計算機技術、通信網絡技術和信息處理技術共同構成。
3.1數字化信息系統
數字檔案館是傳統檔案館在網絡環境下發展起來的，需要對館藏檔案信息進行系統科學地加工整理，運用計算機技術進行數字化處理，以數字形式貯存信息資源。通過文本錄入、圖像掃描、聲像采集等手段，將檔案資料全部以數字記錄形式存儲到計算機的存儲器中，完成館藏實體檔案向數字化轉化的過程，建立檔案信息數據庫，這是建設數字檔案館的重要基礎工作，也是傳統檔案館向數字檔案館過渡較為穩妥的方法之一。
3.2自動化管理系統
建立自動化管理系統，由計算機代替手工完成各項業務工作，改變業務流程，提高工作效率，實現檔案數據管理的自動編目、自動標引、自動檢索。并要注重數字檔案館的系統安全和信息安全，尤其在網絡環境中，更應該注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題，以防止信息丟失、被非法篡改等，實現檔案保護現代化。
3.3網絡化傳輸系統
網絡化通信手段是數字檔案館的技術支撐，也是數字檔案館實現高度開放和資源共享的基本條件。通過網絡化，能夠變“死檔案”為“活信息”，以充分開發檔案信息資源，高速寬帶網絡系統將為數字檔案館提供更加廣闊的發展空間。
4.建設數字檔案館的思考
隨著科技進步和社會發展，檔案、圖書和情報信息一體化是新世紀信息資源管理的大趨勢。數字圖書館已經進入了實施階段，數字檔案館也應加快實施步伐，這既是社會的客觀要求，也是檔案館生存、發展的需要。
4.1更新思想觀念，轉變工作方式
在數字檔案館建設中，也要注意一些誤區。不要認為把館藏檔案數字化，就是數字檔案館了。簡單地把館藏檔案電子化、放到網上，不是真正意義上的數字檔案館。我們應當深刻理解和體會數字化的目的及其實質含義，以提供利用為中心，以數字化信息資源服務為目的，才是建設數字檔案館的最終目的。因此，一定要避免“重硬輕軟”、“重建輕用”的做法，有的地方耗巨資建設的計算機系統因缺少有價值的信息而成為事實上的“裸機”、“裸網”，搞花架子，看起來信息化建設得不錯，辦公也實現了自動化，但實際效益卻大打折扣。不久前，我上網瀏覽深圳的一個檔案館網站，看到一個帖子：“人氣不旺！”這一個值得檔案人思考的問題。
4.2重視基礎工作，實現資源共享
數字化檔案館的基礎工作包括兩方面的內容，即加強數字檔案館的軟、硬件環境建設和檔案信息資源建設。環境建設主要指網絡環境、數據庫和網站的建設等，要實現檔案信息的網絡化和資源共享，必須解決檔案數據庫的規范化、標準化問題，包括對數據庫軟件、硬件數據指標、文檔格式等實行標準化、規范化。在工作中要不斷創新，積極采用新技術，比如應用元數據庫技術、全息數字化技術、信息推送技術等等，以提供服務質量和水平。為信息綜合開發，實現資源共享奠定堅實基礎。
