時間：2022-06-02 20:51:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會計檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）018-000-01
會計檔案是一個單位在經(jīng)費開支管理中所產(chǎn)生，并作為經(jīng)濟活動歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)資料。作為財務信息的載體，會計檔案可以綜合反映經(jīng)濟活動的歷史過程，可以成為分析財務收支的重要依據(jù)，可以作為調(diào)查研究和預測決策的史料依據(jù)，可以了解歷年經(jīng)濟活動的全過程，從中發(fā)現(xiàn)業(yè)務管理的規(guī)律性，從而提高管理水平和經(jīng)費使用效益。因此，加強對會計檔案的整理和歸檔工作，完善會計檔案的管理制度，是各級財務部門的一項重要工作。隨著一系列財務軟件的開發(fā)和投入使用，財務管理實現(xiàn)了電算化，會計檔案的意義發(fā)生了變化，內(nèi)容更多，范圍更大。這使得會計檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會計檔案管理制度工作顯得非常重要。
一、會計檔案的內(nèi)容
傳統(tǒng)的會計檔案，一般都是以紙質(zhì)的形式存在。財務會計實現(xiàn)電算化后，部分會計檔案還可以以非紙質(zhì)的形式存儲。
1.紙質(zhì)會計檔案
紙質(zhì)會計檔案主要是指紙質(zhì)發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證、上級下達的指標文件、本級經(jīng)費開支的請示件等紙質(zhì)文件和通過各類財務系統(tǒng)打印形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計檔案保管、移交以及銷毀等紙質(zhì)形式的會計數(shù)據(jù)檔案
2.非紙質(zhì)會計檔案
非紙質(zhì)會計檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動存儲介質(zhì)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案以電子數(shù)據(jù)的形式進行介質(zhì)存儲的數(shù)據(jù)資料。同時還包括計算機自身的軟件硬件系統(tǒng)和設(shè)備類型，財務軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)名稱、版本號、編程語言及操作程序等相關(guān)數(shù)據(jù)。
二、會計電算化檔案管理的特點
財務會計實行電算化以后，從原始憑證的輸入、財務報表的制作、歷年會計資料的調(diào)閱，都可以通過計算機完成，實現(xiàn)數(shù)字化輸入和管理。工作方式的變化使會計檔案有了新的特點：
1.電算化后的會計檔案存貯形式更多、范圍擴大
憑證、帳簿、報表等會計資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會計數(shù)據(jù)不但可以以紙質(zhì)形式存在，還可以以電磁信號的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質(zhì)中。磁性化存貯介質(zhì)的介入使會計檔案的管理工作更加簡潔、高效。電算化會計檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的憑證、帳簿、報表等會計資料外，還存貯了在計算機財務軟件上的數(shù)據(jù)，如程序開發(fā)設(shè)計說明書、源程序、會計科目代碼、結(jié)轉(zhuǎn)公式及其他計算公式等。
2.電算化后的會計檔案方便查找和管理
所有的會計檔案都可以通過辦公計算機和辦公網(wǎng)絡(luò)計算、查找、分析、統(tǒng)計，從而實現(xiàn)了資源共享，同時避免了紙質(zhì)會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時，只需要在計算機程序上輸入需要查找的內(nèi)容，就可以查出會計憑證的存放地點，甚至可以直接在計算機顯示屏上查看這張憑證的內(nèi)容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。
3.電算化后的會計檔案更加節(jié)省存儲空間
在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案時代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會計賬簿、會計報表、分析報告需要存儲。如果逐頁打印可能會消耗上千張紙。財務會計實現(xiàn)電算化后，每年的會計檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質(zhì)形式存儲外，其余的會計檔案理論上只需要用一張光盤存儲，這樣大大節(jié)約了存儲空間。有些單位原先會計檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫房存放會計檔案的狀況可以得到改善。
4.會計檔案存放地的環(huán)境要求更嚴格
光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質(zhì)的使用容易受磁場、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質(zhì)會計檔案存放地點需要防火、防潮，非紙質(zhì)會計檔案存儲地點要有更加嚴密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。
三、對完善電算化會計檔案管理制度的幾點意見和建議
嚴格內(nèi)部控制，提高服務利用，完善會計電算化檔案管理制度，管好用好電算化會計檔案是財務管理工作向高水平發(fā)展的重要前提。
1.進一步加強內(nèi)部控制
根據(jù)權(quán)、責、利相結(jié)合的原則，嚴格落實崗位責任制，科學界定各個崗位的權(quán)限和職責，做好不相容職責相對應工作內(nèi)容的分離管理。應嚴格落實財務內(nèi)部控制制度，專設(shè)的會計檔案管理員的工作崗位，主要負責會計檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會計、出納等人員兼任。
2.進一步完善電算化會計檔案的保管制度
和傳統(tǒng)的手工方式一樣，以電算化方式生成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，也應當按照相關(guān)規(guī)定歸檔保管。對移動存儲介質(zhì)排序編號，標明存檔的時間和文件內(nèi)容，并制作檔案管理文件卡片。在會計檔案的存放地點做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創(chuàng)建獨立的內(nèi)部辦公網(wǎng)，與外部其它的辦公網(wǎng)絡(luò)以及因特網(wǎng)物理隔離。完善網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取安全措施，做好計算機系統(tǒng)的檢測、殺毒工作。嚴格設(shè)定電算化會計檔案的使用、查閱權(quán)限，對不同種類的信息制定不同的權(quán)限，禁止無關(guān)人員接觸電算化會計檔案的信息。
3.進一步完善電算化會計檔案的借閱制度
電算化會計檔案未經(jīng)相關(guān)單位領(lǐng)導或財務部門領(lǐng)導同意不得借給無關(guān)人員。會計檔案存儲盤不得隨意帶出檔案室，財務人員若因工作需要，要查閱會計檔案，應當由會計檔案管理員陪同查閱；若要借用會計檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)，使用完畢后要及時歸還并放回原處。檔案管理人員應當詳細登記借閱會計檔案的人員相關(guān)信息、包括查閱時間、查閱的會計檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查資料是否安全、完整。
4.進一步完善電算化會計檔案定期備份制度
由于U盤、硬盤、磁盤、光盤等信息載體的物理特性，在存放這些會計檔案時應采用“AB備份法”對數(shù)據(jù)備份，并存放在不同的地點，以防止意外情況下引起的整個會計檔案的損失和不可恢復。
關(guān)鍵詞 施工企業(yè) 會計檔案 管理制度 改善
一、引言
會計檔案工作是我國目前構(gòu)建社會主義和諧社會中一項重要的任務。但是在現(xiàn)實中，會計檔案并沒有得到企業(yè)的重視，所以檔案保管和整理很容易出現(xiàn)問題。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化。下文是對會計檔案管理工作在施工企業(yè)中重要性的簡單敘述。
二、會計檔案管理工作在施工企業(yè)中的重要性
會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案也可以將部門經(jīng)營管理的信息和資源完整地反映出來，能起到監(jiān)督的作用。會計檔案工作是我國目前構(gòu)建社會主義和諧社會中一項重要的任務，其可以將管理規(guī)劃和決策過程中的信息傳遞出去，這對于解決經(jīng)濟糾紛有很大的幫助，同時可以有效維護活動雙方的權(quán)益，為其提供合理、有效的法律證據(jù)。會計檔案的信息化可以將會計檔案的質(zhì)量及時地反映出來，可以適當減少錯誤發(fā)生的概率，提升會計檔案的現(xiàn)代化管理水平，所以，我們要充分認識到會計檔案的重要性（會計檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發(fā)展和會計檔案的關(guān)系，這兩者之間的關(guān)系非常密切，兩者的結(jié)合對部門形象的維護有重要的作用，甚至關(guān)系到活動雙方的合法權(quán)益和切身利益。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化，將會計檔案的作用充分發(fā)揮出來，為我國現(xiàn)代行業(yè)的發(fā)展增添助力。
三、施工企業(yè)會計檔案管理存在的問題
（一）會計檔案管理制度滯后
會計檔案歸檔制度的不完善和會計檔案保管制度的落實不到位是會計檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，再加上會計檔案管理制度的管理對象主要是會計核算專業(yè)材料，所以會計檔案歸檔制度起著至關(guān)重要的作用，需要我們進行完善。會計檔案歸檔制度的不完善，主要體現(xiàn)在不少基層單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的規(guī)定，沒有將會計檔案管理納入會計人員的崗位職責中，也沒有配備專人管理會計檔案。而會計檔案的保管制度落實不到位主要體現(xiàn)在對檔案隨意擺放和翻動，在這種情況下檔案很可能出現(xiàn)泄露信息和丟失的現(xiàn)象。
（二）會計檔案管理工作不到位
會計檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意R落后、缺少網(wǎng)絡(luò)和計算機維護人才、工作人員不固定、現(xiàn)代化的投入不足、相關(guān)表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴謹?shù)?。其中，檔案管理意識落后的主要原因是領(lǐng)導對會計檔案管理存在不重視的心理，缺乏對工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)的培訓，這也就直接導致企業(yè)缺乏這方面的人才。如今，計算機軟件和硬件技術(shù)隨著科技的發(fā)展不斷趨于成熟，我國的檔案管理已經(jīng)逐漸向數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展，但由于缺乏重視，直接導致了施工企業(yè)對現(xiàn)代化投入的不足，這對于計算機會計檔案工作的發(fā)展有不利影響。
（三）沒有充分利用會計檔案
會計檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，施工企業(yè)面臨的競爭更加激烈，但由于傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟對部門資金管理利用的影響，使得對會計檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會計檔案人員的身份有了嚴格的管理和限制，導致很多會計檔案用戶無法進入，這也為會計檔案的發(fā)展造成了阻礙。
四、施工企業(yè)會計檔案管理制度的改善和加強
（一）會計檔案管理中各項制度的建立和完善
在建立和完善會計檔案管理制度時，首先要根據(jù)相關(guān)規(guī)定建立完善的歸檔制度，其次是根據(jù)規(guī)定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對保密制度進行合理的運用，選擇一些專業(yè)技能強的管理人員，將檔案更妥善地保管起來。在會計檔案管理中要尤為注重會計檔案的銷毀，所以我們在銷毀一些失去保存價值的檔案時必須認真嚴謹。
（二）會計檔案管理中業(yè)務工作的加強
對于會計檔案管理業(yè)務工作的加強，我們首先需要做的就是明確會計檔案歸檔的要求，對具有保存價值的信息進行保存，對會計報表數(shù)據(jù)等重要性材料進行打印裝訂保存，在移交時一定要將表格目錄填寫完整，做好會計檔案的立卷工作。電子會計檔案的數(shù)據(jù)保存時間比較長，所以我們要建立電算化會計檔案收集制度，選取優(yōu)質(zhì)的材料，做好整理工作，從而達到會計檔案管理業(yè)務工作的加強。
（三）管理事故風險的防范，加大投入
在加強對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的保管力度之后，要對電算化會計檔案進行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場所進行儲存，并且要定期進行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數(shù)據(jù)進行一致性保存，并對計算機病毒采取一定防范措施，以此保證電子會計檔案信息的安全保存。另外，部門要進一步加強對計算機系統(tǒng)的管理，預防病毒的侵入。
（四）會計檔案管理水平的不斷提高
在對施工企業(yè)會計檔案管理制度進行改善和加強時，我們要加強組織領(lǐng)導，提高會計檔案的管理水平。要想做好施工企業(yè)的會計檔案管理，最關(guān)鍵之處就是領(lǐng)導的重視，所以我們要明確企業(yè)人員的職責，將財務部門和檔案部門兩者聯(lián)系起來，保證會計檔案歸檔的工作質(zhì)量。另外，對于儲存會計檔案信息的盤片也要進行檢測，防止出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞的現(xiàn)象。
五、結(jié)語
如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經(jīng)濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業(yè)中各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內(nèi)容不斷深化。隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經(jīng)濟實力飛速增長，我國的科技水平也在不斷提高。我們要明確會計檔案管理的各項特點，了解會計檔案管理中存在的不足之處，制定相應的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業(yè)會計檔案的管理增添助力，同時為我國強國夢的早日實現(xiàn)貢獻一份力量。
（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）
[作者簡介：何慶紅（1973―），本科，檔案館員，主要從事會計檔案管理。]
參考文獻
[1] 朱慶英.基層施工企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陳梅.基層施工企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀[J].合作經(jīng)濟與科技，2004（2）：35-36.
(一)管理依據(jù)的特殊性
歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產(chǎn)生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統(tǒng)性和連貫性，成為可以作為法庭證據(jù)的依據(jù)性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在《會計法》中對會計檔案的管理做出了明確規(guī)范，并且專門制定、頒布了《會計檔案管理辦法》予以規(guī)范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎(chǔ)上，各個大型國有企業(yè)包括我公司在內(nèi)都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業(yè)檔案管理中最為規(guī)范、明確、高效的門類之一。
(二)來源的特殊性
由于企業(yè)的自身特點，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規(guī)范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質(zhì)參差不齊；歸檔材料產(chǎn)生的時間、處所及環(huán)境條件各異，所以歸檔材料質(zhì)量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業(yè)的會計機構(gòu)及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數(shù)量繁多；會計賬簿專業(yè)性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質(zhì)量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規(guī)定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
(三)管理的特殊性
會計檔案是經(jīng)濟活動的直接憑證，與企業(yè)經(jīng)濟活動的聯(lián)系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經(jīng)濟活動的全過程，必須如實反映經(jīng)濟活動各環(huán)節(jié)之間的客觀聯(lián)系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業(yè)財務部門和會計人員的業(yè)務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數(shù)量多，特別是短期保存的數(shù)量大，需要經(jīng)常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區(qū)別。
(四)利用的特殊性
由于會計檔案涉及企業(yè)的經(jīng)濟利益，具有明顯的經(jīng)濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規(guī)嚴格管理，無關(guān)人員不應當接觸。因此要求企業(yè)檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規(guī)定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規(guī)定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監(jiān)督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發(fā)館藏會計檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設(shè)起步以來，由于各門類檔案信息化建設(shè)難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其點比較鮮明的一類?？梢哉f，會計檔案信息化建設(shè)的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更不用說檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)了。事實上，會計檔案本身的特點已經(jīng)決定，后兩個數(shù)據(jù)庫的建設(shè)既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作日新月異的局面形成鮮明的對比。
二、企業(yè)會計檔案管理的實用方法
(一)企業(yè)會計檔案管理制度的建立和實施控制
會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設(shè)方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關(guān)法規(guī)修訂、企業(yè)實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規(guī)可依、有章可循的良性環(huán)境。
2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環(huán)控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業(yè)的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內(nèi)容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業(yè)的經(jīng)濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執(zhí)行。
(二)企業(yè)會計檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是一個容易被忽視的環(huán)節(jié)，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業(yè)會計人員管理，往往使檔案人員產(chǎn)生“會計檔案是歸檔前管理最規(guī)范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環(huán)節(jié)重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內(nèi)容。首先是對歸檔材料進行現(xiàn)狀調(diào)研，切實掌握歸檔單位分管領(lǐng)導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數(shù)量及保管現(xiàn)狀，以及可能影響歸檔工作進度與質(zhì)量的其它情況，做到心中有數(shù)；其次是要與歸檔單位的領(lǐng)導及責任人保持溝通，建立經(jīng)常、及時、良性的信息交流；第三是針對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題進行有的放矢的業(yè)務指導，包括宣傳會計檔案管理法規(guī)與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發(fā)生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。
(三)企業(yè)會計檔案材料的接收歸檔
會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規(guī)范化管理不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，必須按照“規(guī)范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節(jié)，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上制訂印發(fā)當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內(nèi)容、歸檔手續(xù)以及聯(lián)系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執(zhí)行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規(guī)劃安排、位置調(diào)整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關(guān)注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質(zhì)量。會計檔案歸檔材料的接收工作既是技術(shù)活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數(shù)量，精神高度集中，不敢稍有懈??；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續(xù)將幾千卷檔案在短時間內(nèi)進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協(xié)調(diào)能力，還要求有較好的身體素質(zhì)。
(四)企業(yè)會計檔案的安全保護
會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環(huán)節(jié)的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經(jīng)裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規(guī)格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規(guī)格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統(tǒng)，改進了防盜實時監(jiān)控系統(tǒng)，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經(jīng)常進行倒架調(diào)整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數(shù)量最多，庫房面積最大，日常清潔衛(wèi)生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業(yè)會計檔案的利用管理
利用會計檔案最重要的就是要把握好開發(fā)檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關(guān)系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業(yè)會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業(yè)的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經(jīng)公司財務部領(lǐng)導書面批準，并有檔案部門領(lǐng)導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設(shè)置的專用閱檔室內(nèi)進行，必須有會計檔案管理人員現(xiàn)場服務，閱檔室內(nèi)還應當配備監(jiān)控攝像頭、電話等必要設(shè)施；第四，如果需要復制檔案，必須在審批手續(xù)中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內(nèi)部進行。
(六)企業(yè)會計檔案的鑒定及銷毀
到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環(huán)節(jié)，也是考驗一個檔案工作者素質(zhì)的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經(jīng)告誡我們：“人類的檔案遺產(chǎn)具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業(yè)總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領(lǐng)導及相關(guān)工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內(nèi)容與提交鑒定的檔案在順序、數(shù)量、內(nèi)容各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結(jié)的債權(quán)債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內(nèi)容要心中有數(shù)，以免造成珍貴證據(jù)的滅失。第四，鑒定工作結(jié)束后，檔案管理人員要按照鑒定結(jié)論，將經(jīng)過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續(xù)保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續(xù)后，送到有資質(zhì)的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續(xù)后，及時歸檔，永久保存。
(七)企業(yè)會計檔案信息化建設(shè)要點
我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特殊性，信息化建設(shè)都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉(zhuǎn)移的客觀規(guī)律。首先，扎實的檔案管理基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設(shè)應當是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有機組成部分，并且應與整個企業(yè)的信息化建設(shè)同步進行；第三，會計檔案信息化建設(shè)應當適應企業(yè)財務會計信息化建設(shè)的實際情況，遵循其自身的客觀規(guī)律，實事求是地進行。我們的設(shè)想是，對于會計賬簿類，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級；在其他三個類別中，對于已經(jīng)歸檔的檔案，數(shù)據(jù)庫建設(shè)到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作方案》正式實施后，根據(jù)實際情況，可能直接建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。因為這個方案將對現(xiàn)行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調(diào)整：除會計憑證類繼續(xù)采用紙質(zhì)載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質(zhì)載體。這必將會使會計檔案管理工作發(fā)生相當大的變革，我們應當盡早做好相關(guān)準備工作，以適應形勢發(fā)展的需要。
三、結(jié)束語
1 財務檔案管理的規(guī)范方式
1.1 規(guī)范財務核算業(yè)務
財務檔案管理以管理為基礎(chǔ)，從優(yōu)化手段，以“細”為主。做到細致入微，并提高財務的管理效率。財務工作人員應該嚴格遵守財經(jīng)紀律，做到嚴格審核，嚴格把關(guān)，認真執(zhí)行行業(yè)各項規(guī)章制度，提高財務會計核算水平。促進財務會計核算規(guī)范化是財務檔案管理的重要手段。實施控制資金外流，加強審批程序的嚴格化，確保預算不會超出實際支出。
1.2 完善檔案管理的規(guī)劃方式
定期對資產(chǎn)進行實地盤點，根據(jù)統(tǒng)計庫存易損耗品和已有資產(chǎn)的實際數(shù)數(shù)額，來反映企業(yè)資產(chǎn)的實際營業(yè)狀況，并提高企業(yè)資產(chǎn)管理的效率，保證企業(yè)資產(chǎn)的增值與節(jié)流。為完善檔案管理的規(guī)范方式，提升檔案管理信息化水平，應定期檢查檔案、安排業(yè)務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源利用率。按時做好檔案交接工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。
1.3 完善財務管理制度
財務人員核算的同時，需注意不斷地完善各項內(nèi)部制度，全面規(guī)范預算管理制度。嚴格審核財務手續(xù)，控制不必要的損耗，確保資金的安全流動和企業(yè)資產(chǎn)的保值增值；根據(jù)國家有關(guān)財務管理和公司的具體規(guī)定，根據(jù)公司現(xiàn)在的實際情況，指定特別規(guī)章制度，完善新會計準則遵循責任相關(guān)制度；開展增收業(yè)務管理制度，堅持從財務的角度分析財務監(jiān)管現(xiàn)狀，從而提高財務的監(jiān)管水平，完善財務的管理制度[1]。
2 財務檔案管理水平提升對策
2.1 提高管理人員職業(yè)素質(zhì)，強化會計基礎(chǔ)工作
當傳統(tǒng)的檔案管理中存在問題時，例如：財務管理人員意思淺薄、財務管理制度不夠完善。財務管理人員知識和技能達不到要求的水平，沒有辦法提升財務檔案管理水平，進而需要強化財務檔案管理的意識，利用信息化管理手段來提升財務檔案管理制度，并且有效提高財務檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。抓住基礎(chǔ)，練習業(yè)務會不斷地提高我公司的會計基礎(chǔ)工作，會計基礎(chǔ)工作是會計工作的重要環(huán)節(jié)，也是財務管理的基礎(chǔ)部分，近年來，會計基礎(chǔ)工作作為公司財務部門的首要任務來抓，把經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟管理的企業(yè)制度融合在一起，就會形成完善的管理體系，積極配合各部門工作做好溝通完善工作，使得財務管理水平基本平衡[2]。需要加強電子財務檔案管理，并且提升檔案管理信息化水平；定期檢查檔案資料，為柜子配置防火，防盜，防蛀、防發(fā)霉等設(shè)施。定期安排業(yè)務人員對財務報表等資料進行整理歸檔，堅持做好檔案登記、反饋記錄，提高資源的利用率。定時做好檔案交接的工作，確保財務檔案的完整性不被破壞。
2.2 建立內(nèi)部財務管理制度，規(guī)范財務收入與支出
按照國家的要求，財務管理制度是會計監(jiān)督的基本準則和行為規(guī)范，結(jié)合有序的財務制度，是完善企業(yè)制度的有效保障。為了整個公司的財務管理制度做到有條有序，會計基礎(chǔ)的建立要結(jié)合公司自身的管理要求和經(jīng)營特點，并列出成本核算統(tǒng)計和會計預算考核報告，使整個公司的財務狀況得到良好改善。同時，為公司的管理制度提供切實可行的實施計劃，定期抽查管理小組工作完成的情況，由上級主管匯報工作，內(nèi)部控制的財務狀況，由部門領(lǐng)導總結(jié)財務收支預算的情況和意見，對資金和稅收進行審核排查，將結(jié)果發(fā)表到月末考核結(jié)果欄里面，直接作為期末各部門或各人的業(yè)績考核。以上措施的執(zhí)行，不僅能督促會計從業(yè)人員提高工作質(zhì)量，做到認真、負責、謹慎，同時也規(guī)范財務收入與支出，最后也防止違規(guī)違紀的行為發(fā)生，提升了企業(yè)內(nèi)部管理水平[3]。
2.3 實行會計主管管理監(jiān)督的工作
會計的準確信息離不開財會的管理方法與管理水平，主要從實質(zhì)出發(fā)，以主管委派工作內(nèi)容的完成程度。由于公司財務部門工作人員的綜合素質(zhì)較強，因而選拔具有獨立工作能力的會計人員，代表公司所屬部門進行檢查監(jiān)督，并負責財務資產(chǎn)管理和會計核算工作。會計主管主要負責公司的工資發(fā)放和費用支出，減少所在單位對工作的干預，增加主管的工作自主性和領(lǐng)導能力。會計主管應提高會計信息的準確性，架起一頂“橋梁”，避免經(jīng)營活動中的發(fā)生不規(guī)范的活動信息。財務檔案管理工作對于任何企業(yè)的各個部門發(fā)展都有著非常重要的意義和作用，為企業(yè)和事業(yè)單位的各項活動提供了直接有效的數(shù)據(jù)。面對市場經(jīng)濟的大背景，做好企業(yè)的財務管理工作是非常重要的，每個企業(yè)或事業(yè)機關(guān)部門都要實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化，企業(yè)財務工作，任務相當龐大，競爭相對激烈，但是在中國的財務檔案管理的工作體系不夠完善。除了一些小型企業(yè)會有專們的協(xié)助人員之外，事業(yè)單位也實現(xiàn)了統(tǒng)一的財務管理制度。
2.4 完善財務檔案管理細節(jié)
規(guī)范財務工作，應強化和完善企業(yè)財務檔案管理細節(jié)，促進企業(yè)經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展，提高公司的經(jīng)濟效益；應做好資金的籌集工作，維護公司的經(jīng)濟利益，資金的正常運轉(zhuǎn)，認真做好財務管理制度的基本工作，例如：收支計劃，核算、分析等工作。加強核算的準確性和及時性，做好財產(chǎn)的清查工作和保管使用工作，每個月編制各類的會計報表和財務說明，分析考核報告。企業(yè)的核心在于財務管理的全面性，財務工作人員有責任和義務做好全面的工作，堅決按《會計法》執(zhí)行工作。資本金的管理必須聘請中國注冊會計師來管理，按規(guī)章制度增加資本，由財務部門收回資本。此外，必須按股東批準董事會提議；轉(zhuǎn)讓或部分出資的公司股東，按照公司規(guī)章制度向股東以外的人轉(zhuǎn)讓出資；及時核對應付款和預付款的管理，保證流通資金充足，無法支付或應首的款項上報給公司，由經(jīng)理批準后處理；公司規(guī)定審批的對外擔保業(yè)務，登記后才能由財務管理部對外簽發(fā)，財務管理部門及時督促有關(guān)部門撤銷擔保；資金的管理超出限額部門要及時送存銀行保管，嚴格遵循人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》；財務人員不允許挪用現(xiàn)金和白條抵庫，并與庫存現(xiàn)金和賬面日記余額相符，如果發(fā)現(xiàn)不符要當天查明原因，以保?C現(xiàn)金收入與支出符合原始憑據(jù)，進而保障資金使用合理性 [4]。
本文針對當前會計檔案管理存在的主要問題，提出了加強會計檔案管理的有效措施。要完善會計檔案管理制度；提高對會計檔案的重視程度；建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化；做好培訓工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)；推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化。
【關(guān)鍵詞】
會計檔案；檔案管理；存在問題；措施
隨著社會的不斷發(fā)展進步，人們對會計檔案也愈加關(guān)注，對會計檔案管理的要求也更高。在會計業(yè)務中，檔案管理是非常重要的組成部分，人們已經(jīng)切實認識到其重要性，并且在會計檔案管理方面也取得了很大的進步，但是和發(fā)達國家相比，我們存在的問題還比較多，差距較為明顯。這就需要在會計檔案管理過程中，不斷的完善管理體系，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實提高檔案管理水平。
一、當前會計檔案管理過程中存在的主要問題
1、會計檔案管理相關(guān)制度欠缺
隨著社會的發(fā)展，我國會計檔案制度建設(shè)也取得了很大的進步，但是，不同單位之間會計檔案管理水平各不相同。有些單位的會計檔案管理制度比較健全和完善。也有很多單位的會計檔案管理制度還存在一定的欠缺，這也給會計檔案管理工作的制度化、科學化以及規(guī)范化造成了很大的影響。[1]比如有些單位的會計檔案歸檔、保管制度并不完善，對于會計檔案的歸檔范圍、時間、整理標準以及移交等問題，沒有作出合理的規(guī)定。等到需要進行檔案查閱時，很難較為快速的找到，這也導致會計檔案管理效率低下，給會計檔案管理造成了一定困擾。
2、領(lǐng)導缺乏會計檔案意識，對會計檔案管理工作重視不夠
長期以來，一些單位領(lǐng)導缺乏對會計檔案重要性的認識，主觀的認為，會計工作就是核算貨幣資金，平衡資金收支等，忽略了會計檔案這個重要環(huán)節(jié)。領(lǐng)導本身會計檔案意識較弱，直接導致了單位的會計檔案管理和會計工作存在嚴重脫節(jié)。
3、會計檔案信息化程度較低
現(xiàn)代社會是一個科技社會，網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平非常高，若是單位無法做到與時俱進，那么很容易被淘汰。在以往會計檔案管理時，往往采取人工管理的辦法，不但浪費人力資源并且效率低下，這也直接導致了會計檔案管理水平較低。隨著科技的發(fā)展，信息化程度不斷加深，信息技術(shù)發(fā)展也給單位會計檔案管理造成了一定的影響，但是就目前而言，我國會計檔案管理的信息化程度還較差，無法滿足會計檔案管理需要。[2]
4、會計人員綜合素質(zhì)較差
單位想要提高自身競爭力，除了需要雄厚的資金，還需要做好人才儲備工作，在事業(yè)單位中，人才是其發(fā)展的核心。所以，單位必須認識到人才的重要性，會計檔案管理水平也和人才綜合素質(zhì)有著直接關(guān)系?，F(xiàn)在很多單位的會計人員綜合素質(zhì)較差，給會計檔案管理工作造成了嚴重影響。會計檔案管理人員素質(zhì)較差，主要體現(xiàn)在幾方面：一方面是安全管理意識較差、專業(yè)技能嚴重欠缺；另一方面是保密意識較差，經(jīng)常出現(xiàn)泄露檔案信息的問題。
5、會計檔案基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范
由于受到歷史因素影響，我國會計檔案管理人員素質(zhì)較差，很多管理人員不具備檔案工作的基本技能，并且其文化水平較低，很少有機會接受培訓，這種情況下的會計檔案管理往往只是材料的堆積，這種堆積是無序的。此外，會計檔案人員知識水平低下，也直接導致了會計檔案基本業(yè)務能力較差。在會計檔案立卷時，沒有完整的填寫檔案封面內(nèi)容、裝訂時不夠整齊、有些分類和排序不夠規(guī)范，經(jīng)常存在目錄不夠詳細，甚至沒有目錄的情況。[3]在會計檔案保管時，沒有建立專門的檔案室，往往由出納人員保管，這也違反了行業(yè)的法規(guī)。這些問題的存在，很容易導致單位檔案管理比較混亂。
二、加強會計檔案管理的有效措施
1、完善會計檔案管理制度
首先應該建章立制。單位在進行會計檔案管理時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)做到層層落實，保證會計檔案管理工作的科學性、合理性。與此同時，單位還應該根據(jù)自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定一套和本單位相契合的會計檔案管理體系，在日常會計檔案管理過程中必須及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，并采取措施解決問題。此外，還應該重視經(jīng)驗的總結(jié)，不斷的對企業(yè)會計檔案管理體系進行完善。[4]
2、提高對會計檔案的重視程度
單位想要做好會計檔案管理工作，就必須認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導應該加強相關(guān)知識的學習，轉(zhuǎn)變觀念，不斷的加大會計檔案管理方面的投入，確保其能夠盡快跟上會計工作的步伐。
3、建立信息管理平臺，實現(xiàn)會計檔案管理信息化
現(xiàn)時，信息的重要性不言而喻，想要獲得更好的發(fā)展機會必須做到與時俱進。單位應該建立信息化會計檔案管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)加強和外界以及部門間的溝通，不斷的提高會計檔案管理的效率。這就要求，企業(yè)必須加大會計檔案管理信息化建設(shè)的投入，改善檔案管理的軟件以及硬件環(huán)境，給會計檔案信息化的實現(xiàn)提供良好的平臺。
4、做好培訓工作，切實提高會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)
各單位應該給會計檔案管理工作人員提供更多的培訓機會，強化在職繼續(xù)教育，讓在職工作人員的培訓常規(guī)化和制度化。單位應該定期對會計檔案管理人員進行專業(yè)培訓，將專家授課、學習觀摩以及專業(yè)技能培訓等手段運用進來，不斷提高會計檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識。此外，還必須重視加強領(lǐng)導工作，對會計檔案管理人員進行工作檢查和監(jiān)督，并通過規(guī)章制度的制定來對檔案工作人員的行為進行規(guī)范。[5]
5、推進會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化
會計檔案管理工作能否根據(jù)相關(guān)的規(guī)范要求進行，提高管理的有效性，和檔案管理人員的素質(zhì)、設(shè)備以及各種耗材有著直接關(guān)系，在解決上述問題后，想要實現(xiàn)會計檔案的規(guī)范管理，需要從下面幾項入手。首先，單位應該組織相關(guān)人員學習觀摩檔案規(guī)范達標的相關(guān)企業(yè)，借鑒相關(guān)企業(yè)的經(jīng)驗和模式，從而做好本單位的會計檔案規(guī)范化管理；其次，應該組織檔案管理人員學習相關(guān)部門制定的標準，并對照排除，找出自身存在的問題，并在實踐的過程中改進不足；最后，還應該聘請相關(guān)專家來單位指導，找到會計檔案管理工作中可能存在的問題，并提出一定的建議，而會計管理人員則應該根據(jù)專家提出的問題來完善自己的檔案管理工作。此外，還應該設(shè)置專門的檔案室，并進行防火警報器、除濕加濕器、防盜系統(tǒng)報警器的配備，從而保證檔案資料的安全性。
三、結(jié)語
檔案管理工作是會計工作的重要組成部分，現(xiàn)在很多單位都已經(jīng)真正認識到了會計檔案管理的重要性，也加大了對會計檔案管理工作的投入，制定了相關(guān)的制度，提高了工作人員的素質(zhì)。但是，當前的會計檔案管理還存在一定的不足，這就需要工作人員在實踐的過程中，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，不斷提高會計檔案管理水平。
作者：王曉麗 單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊
關(guān)鍵詞：信息化時代;醫(yī)院會計信息;檔案管理
信息化的發(fā)展推進會計工作的電算化，對會計工作者與會計管理的方方面面都提出了新的要求。醫(yī)院的會計檔案不僅是醫(yī)院發(fā)展過程的記錄者，也是國民醫(yī)療信息的觀察者，因而檔案管理具有不可忽視的地位。但是，信息化時代的到來給醫(yī)院的會計檔案管理提供新的機遇的同時提出了新的挑戰(zhàn)。信息化時代下，檔案信息的修改變得無跡可尋，管理變得更加嚴格與環(huán)保。
文章主要分析在信息化的大環(huán)境下，醫(yī)院會計信息檔案管理所面臨的問題，以及可行的解決方法，以推進醫(yī)院會計信息的檔案管理盡快適應信息化的要求。
一、信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理存在的問題
信息化時代加快了醫(yī)院會計管理的電算化進程，在硬件與軟件方面都提出了新的要求。一方面加強了醫(yī)院會計檔案管理的有序性與低碳性，另一方面又加大了管理的風險性。醫(yī)院的會計檔案管理在面對信息化的挑戰(zhàn)與機遇時，積極進行了適應，但還是不可避免的存在一些問題，下面筆者將一一進行分析。
（一）管理制度不完善
會計檔案管理制度統(tǒng)領(lǐng)著檔案管理的方方面面工作，是宗旨一樣的存在，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理制度仍然只是按照“規(guī)定”來定性，并不具有強制性，很大程度上滋長了檔案管理員工的惰性與怠慢性。隨著醫(yī)療工作與全民醫(yī)保的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量與繁雜度會與日劇增。但是現(xiàn)實狀況是，缺乏了制度約束與激勵機制的檔案管理工作者將檔案信息堆積如山，棄置一旁。
其次，在檔案管理的過程中，甚至出現(xiàn)一股官僚之風。對于特殊或具有特權(quán)的病患的會計信息保管完好，而其他的患者的會計信息則難得一覓，導致醫(yī)院的檔案室發(fā)展成為特權(quán)患者的專屬檔案室。
（二）新舊交替，卷宗混亂
信息化時代下的會計檔案管理實行電腦管理，但是醫(yī)院的硬件與軟件在各方面并沒有實現(xiàn)配備，新的管理要求與舊的紙質(zhì)版的信息內(nèi)容不兼容，出現(xiàn)極大的矛盾。舊的會計信息檔案的質(zhì)量參差不齊，給會計信息的檔案整理成電子化帶來很多的不便。其次，卷宗由于一直以來疏忽管理，有很多卷宗都已經(jīng)遺失，在整理的時候很多的錢財都花在了卷宗的收回與重建上。
另外，在檔案電算化的過程中，電算系統(tǒng)對于老員工來說很陌生，在檔案轉(zhuǎn)寫與系統(tǒng)操作維護上都造成困難，尤其是在剛剛引進新的系統(tǒng)的時候，大量的信息需要轉(zhuǎn)寫、編輯、歸檔、保密、輸入等，工作量巨大，按照檔案室日常的員工配備根本無法順利完成，因而新舊的順利交接困難重重。
（三）缺乏專業(yè)人才
傳統(tǒng)的會計信息檔案管理都是實行紙質(zhì)卷宗管理，對空間、紙張、人員等的需求量都很大。在信息化時代下的醫(yī)院會計信息檔案管理大都實行電算化管理。病人與醫(yī)院的財務、費用等信息都是通過電腦自動生成與錄入。醫(yī)院的整個財務運行都是數(shù)字化的，病人在到醫(yī)院就醫(yī)的同時就自動生成一份會計信息，最終與該病人有關(guān)的所有財務信息都會需要歸結(jié)到該文件下統(tǒng)一執(zhí)行與管理。這就要求會計檔案管理的人員對于數(shù)字電腦以及財務系統(tǒng)的電腦操作較為熟練，且對于處理系統(tǒng)故障以及系統(tǒng)安全隱私維護具有一定的熟悉度，否則無法保證整個檔案管理的順利進行。但是，大部分老員工都是在紙質(zhì)化管理的時代背景下培養(yǎng)出來的，對于電腦程序操作不大熟練。因而目前醫(yī)院會計信息檔案管理的信息化最為緊急的問題就是專業(yè)人才的缺乏。
（四）信息化技術(shù)維護不到位
在信息化的電腦檔案管理基礎(chǔ)上，檔案信息的修改變得無跡可尋。不法分子只需要破解電腦信息系統(tǒng)的安全防護程序與檔案系統(tǒng)的防火墻，就可在檔案信息中修改，并且不會留下任何物理痕跡，最后將其他信息進行復原。而在紙質(zhì)化卷宗管理年代，任何對檔案信息的修改都可以看到涂改的痕跡，給追索留下重要線索。因此，信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的另一個重要問題就是技術(shù)維護不到位，尤其是安全保密防護技術(shù)不到位，給不法分子的篡改留下了機會。
（五）部門設(shè)置不規(guī)范
部門設(shè)置不規(guī)范主要源于對醫(yī)院會計檔案管理的不重視。通常情況下，會計檔案的管理都與醫(yī)院的其他檔案管理混為一談，并沒有設(shè)立獨立的檔案保密管理部門，即使設(shè)置了檔案管理部門也形同虛設(shè)，沒有積極貫徹職業(yè)精神與職責。很多檔案管理工作者將保密室的大門關(guān)上就一走了之，并不定期進行整理與核對，這樣很容易造成檔案的遺失與混亂。醫(yī)院的會計檔案紀錄的是醫(yī)院的歷史與國民就診的歷史，具有很重要的歷史與現(xiàn)實意義。然而一旦數(shù)據(jù)失去完整性，意義就會大打折扣。因此，改變現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理部門設(shè)置不規(guī)范的現(xiàn)狀很有必要。
二、優(yōu)化信息化時代下醫(yī)院會計檔案管理的對策
基于上述分析我們可以看到，在信息化時代的挑戰(zhàn)下，醫(yī)院會計信息檔案的管理還有很多需要改進與完善的地方。不管是管理意識還是部門設(shè)置，都需要得到醫(yī)院管理者的高度重視，以保證醫(yī)院會計檔案的完整性與真實性。下面筆者將從五個方面進行解析，分析醫(yī)院會計檔案管理改進的途徑。
（一）健全管理制度，提高管理意識
首先，檔案管理意識在醫(yī)院會計檔案管理中起著統(tǒng)領(lǐng)全局的作用，管理制度的完善則起著保障與約束作用。通過對會計工作者進行職業(yè)培訓與設(shè)立獎勵機制，以提高會計檔案管理人員的檔案管理意識，保證從源頭上醫(yī)院會計檔案的安全性。
其次，在院內(nèi)財務部門設(shè)立專門的檔案管理制度，將職責落實到個人，保證檔案管理人人有責。檔案管理需要職責明晰，分工明確。檔案的收集、維護、校對、保密、核查等都需要分工給具有相關(guān)能力的人，保證檔案管理工作的有條不紊。
（二）加快會計人員培訓
信息化時代的醫(yī)院會計檔案管理對人才提出了更高的要求，醫(yī)院要想做到檔案的真實準確與安全，首先必須加強員工的技術(shù)培訓。通過開展定期員工電算化與電腦系統(tǒng)認知培訓、定期考核、小組互幫等形式的檔案管理培訓，以提高員工的業(yè)務能力。其次，通過引進新型的專業(yè)人才，為會計工作隊伍注入新的活力，以帶動老職工的競爭積極性與學習熱情，來提高整體檔案管理人員的工作素質(zhì)。最后，建立科學的監(jiān)督體系，實時監(jiān)督員工的檔案管理能力，對于進步較快、表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予獎勵，退步較多、表現(xiàn)差強人意的員工提出批評。通過監(jiān)督的限制強化學習信息化會計檔案管理的重要性。
（三）設(shè)立檔案管理專屬部門
設(shè)置專門的會計信息檔案管理部門，保證職責的履行。醫(yī)院會計檔案管理的工作繁雜，細節(jié)頗多，包含檔案的保管、立卷、整理、歸類、編制、利用、鑒定等環(huán)節(jié)，不是一兩個人可以完成的，需要設(shè)立獨立的檔案管理部門。隨著檔案信息的不斷增加，工作量會更大。因此，醫(yī)院需要配備專業(yè)人員、專業(yè)部門來進行工作，增強檔案管理的規(guī)范與標準，體現(xiàn)對會計檔案管理的重視，保證檔案管理工作的專業(yè)化。
（四）加強保密管理
檔案的檢測與銷毀對于檔案保密相當重要。信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理變得更加艱難，這就要求醫(yī)院投入更多的財力與物力進行檔案的保密工作。正如上文所說，信息化時代下醫(yī)院檔案的篡改變得更加具有可能性，而要制止信息化時代的檔案更改，主要在于安全防護系統(tǒng)的設(shè)計。因此，醫(yī)院可根據(jù)自身的實際情況，決定是自主研發(fā)安全防護系統(tǒng)還是直接購買外部的保密系統(tǒng)，進行多重檔案保密設(shè)置，以做到會計檔案的真實安全。
（五）強化信息技術(shù)建設(shè)
信息技術(shù)建設(shè)為信息化時代下醫(yī)院的會計檔案管理保駕護航。時代的不斷發(fā)展對醫(yī)院會計檔案管理不斷提出新的標準與要求，醫(yī)院只有通過不斷強化信息技術(shù)建設(shè)才能適應不斷變化的時代形勢。通過引進或設(shè)計新的檔案管理程序與系統(tǒng)、強化安保裝置、培養(yǎng)人才、加強硬件更新等來保證檔案管理的信息化技術(shù)安全可靠，方便實用。
此外，通過升級檔案管理的硬件系統(tǒng)，與供應商協(xié)商完整體系的檔案保密與病毒查殺功能，以實現(xiàn)會計檔案的無縫管理。在進行軟硬件升級時，要格外注意技術(shù)的正版與合格，不可因為貪圖便宜使用盜版系統(tǒng)，最終因小失大。
三、結(jié)語
總而言之，信息化時代下的會計管理不同于傳統(tǒng)的會計管理，自然檔案管理也會有所區(qū)別，尤其是醫(yī)院的會計檔案管理，其特殊性要求醫(yī)院在信息化時代下格外重視與支持。本文主要分析了現(xiàn)有的醫(yī)院會計檔案管理存在的問題，包括管理制度不完善、新舊交替的混亂、人才缺乏、保密不到位等。在此基礎(chǔ)上提出改進醫(yī)院會計檔案管理的應對措施，主要有加強檔案管理意識、培養(yǎng)人才、發(fā)展技術(shù)、注重保密等。通過進行各方面的改進，信息化時代下的醫(yī)院會計檔案管理勢必會效率有所提高，享受電算化所帶來的福利。
參考文獻：
[1]劉志紅.醫(yī)院會計檔案管理方案創(chuàng)新研究[J].醫(yī)院檔案，2013（09）.
（一）醫(yī)院電算化會計檔案的內(nèi)涵
會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內(nèi)和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數(shù)據(jù)，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內(nèi)容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數(shù)據(jù)，保障財會數(shù)據(jù)的合理利用等。醫(yī)院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術(shù)的普遍應用，醫(yī)院的會計核算工作從傳統(tǒng)的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉(zhuǎn)變，因此實現(xiàn)會計檔案的信息化管理是實現(xiàn)醫(yī)院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫(yī)院電算化會計檔案管理的特點
1.現(xiàn)代化信息技術(shù)為載體。醫(yī)院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內(nèi)的電子數(shù)據(jù)，也包括打印出來的紙質(zhì)財會檔案，如，藥品盤點表、醫(yī)院收費管理系統(tǒng)病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現(xiàn)代化信息技術(shù)下的電子財會檔案和傳統(tǒng)意義上的財會紙質(zhì)檔案。2.軟硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。和傳統(tǒng)會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設(shè)施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質(zhì)量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術(shù)操作水平為前提。電算化會計背景下對相關(guān)財會人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關(guān)人員不僅要熟悉財會核算的專業(yè)知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。
二、醫(yī)院會計電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創(chuàng)新醫(yī)院電算化會計檔案管理理念
新醫(yī)院的電算化會計檔案管理工作和醫(yī)院領(lǐng)導的重視程度息息相關(guān)，醫(yī)院領(lǐng)導層應當加強全醫(yī)院上下對會計檔案管理的重視程度，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)嚴格執(zhí)行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創(chuàng)新會計檔案管理理念，學習相關(guān)的會計和檔案管理法律法規(guī)以及專業(yè)知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫(yī)院管理層要加強對檔案和會計相關(guān)法規(guī)政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數(shù)據(jù)的保存，更要重視對電子數(shù)據(jù)和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結(jié)合起來對相關(guān)工作人員進行專業(yè)知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養(yǎng)信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。
（二）完善財會電子化的軟硬件設(shè)施
加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設(shè)施建設(shè)。首先，醫(yī)院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質(zhì)量的噴墨或激光打印機，選用符合醫(yī)院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫(yī)院專業(yè)的內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)管理員強化醫(yī)院的軟件系統(tǒng)維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)安全問題，減少計算機病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內(nèi)外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續(xù)，醫(yī)院內(nèi)部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫(yī)院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領(lǐng)導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權(quán)限調(diào)用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數(shù)據(jù)可以在醫(yī)院范圍內(nèi)共享；涉及到醫(yī)院機密的數(shù)據(jù)，則供小范圍內(nèi)專業(yè)人員使用。另外不管是財務部門的專業(yè)人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發(fā)現(xiàn)要根據(jù)檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯(lián)合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫(yī)院的會計檔案管理工作是醫(yī)院財務管理中的重要環(huán)節(jié)，對提高醫(yī)院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫(yī)院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量。
參考文獻
農(nóng)村信用社會計檔案是農(nóng)村信用社歷年各項業(yè)務和財務活動的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴重制約了農(nóng)村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。
一、當前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會計檔案管理制度主要執(zhí)行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標準。許多農(nóng)村信用社機構(gòu)現(xiàn)存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數(shù)應歸檔的會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會計電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個業(yè)務領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲蓄業(yè)務為例，每個網(wǎng)點每年跟儲蓄有關(guān)的業(yè)務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農(nóng)村信用社點多面廣，尤其是多級法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機構(gòu)對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構(gòu)會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機構(gòu)會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構(gòu)管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構(gòu)會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構(gòu)上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數(shù)據(jù)的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調(diào)動和網(wǎng)點合并等業(yè)務交接的一項重要內(nèi)容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點會計人員辦理業(yè)務交接時，往往只辦業(yè)務數(shù)據(jù)的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網(wǎng)點合并的會計檔案移交手續(xù)不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟活動十分頻繁，會計檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農(nóng)村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規(guī)范農(nóng)村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規(guī)范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有 章可依、職責分明。農(nóng)村信用社財務部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求。會計檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結(jié)合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調(diào)動和網(wǎng)點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進行復制、修復或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運用會計電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢，實現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理；重要性
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響經(jīng)濟工作
從宏觀來說，國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總，可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預算的執(zhí)行情況，從而制訂更適應國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說，各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù)，科學地預測未來，制訂最優(yōu)化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯
改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀的情況真實地記錄下來，及時發(fā)現(xiàn)問題，阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延，打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為，解決經(jīng)濟糾紛，從而確保國家的經(jīng)濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體
電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領(lǐng)導對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限，沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善
由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關(guān)稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
會計系統(tǒng)是由人來操作的，一個系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對系統(tǒng)的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業(yè)務素質(zhì)，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員，應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員，應盡量用計算機專業(yè)人員，畢竟，計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作，對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
參考文獻:
[1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧經(jīng)濟,2008(3).
【關(guān)鍵詞】會計電算化 會計檔案 管理 問題 改善
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響 經(jīng)濟 工作。從宏觀來說,國家利用各企事業(yè)單位、各機關(guān)的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總,可以考核國民經(jīng)濟各部門有關(guān)計劃和預算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應國家經(jīng)濟建設(shè)的計劃和決策;從微觀來說,各企事業(yè)、機關(guān)單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù), 科學 地預測未來,制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟建設(shè)帶來了生機和活力。但由于原有 法律 法規(guī)還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀的情況真實地記錄下來,及時發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟糾紛,從而確保國家的經(jīng)濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內(nèi)容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質(zhì)保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領(lǐng)導對會計電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲在 計算 機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多 企業(yè) 因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致 電子 數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和 自然 損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、 網(wǎng)絡(luò) 安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化培訓,然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結(jié)果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的 會計 檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或 網(wǎng)絡(luò) 安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關(guān)稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等 電子 會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案,需經(jīng)財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息;同時由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)
會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會計人員 計算 機業(yè)務素質(zhì),必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養(yǎng)復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員,應按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員,應盡量用計算機專業(yè)人員,畢竟,計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作,對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。
參考 文獻 :
[1]張穎.對會計檔案管理的思考.遼寧 經(jīng)濟 ,2008,(3).
關(guān)鍵詞：會計；檔案管理；內(nèi)部控制
企業(yè)內(nèi)部會計控制方法、控制手段等都發(fā)生了顯著了變化，在這樣的情況下，要求著各大企業(yè)要不斷健全會計檔案管理工作措施，構(gòu)建起完善的內(nèi)部會計制度，嚴格按照此制度執(zhí)行會計檔案管理工作，確保會計檔案管理工作的順利有序進行，同時提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，進而確保檔案管理內(nèi)部制度充分發(fā)揮作用，提高各大企業(yè)檔案管理工作效率。
1 會計檔案管理的現(xiàn)狀
1.單位領(lǐng)導會計檔案管理意識淡薄
在日常工作過程中，單位領(lǐng)導和財務工作人員只重視會計記錄，忽略了收集文件資料、整理文件等工作，致使會計業(yè)務與會計檔案管理流程出現(xiàn)脫節(jié)情況，出現(xiàn)這一情況，究其原因在于檔案管理制度的不完善、檔案知識宣傳力度不夠，造成很多檔案工作人員沒有從根本上意識到檔案管理的重要性。
2.會計檔案人員綜合素質(zhì)低
國內(nèi)會計檔案管理工作者工作素養(yǎng)低、業(yè)務能力低，甚至有的檔案管理工作人員是兼職從事這份工作，導致在管理檔案中出現(xiàn)很多問題。再加上檔案管理者普遍缺乏檔案工作基本技能，在工作中都是無序的、雜亂的堆積材料。具體表現(xiàn)在檔案立卷中、目錄不全面、檔案封面內(nèi)容不詳細、分類不規(guī)范等，在保管會計檔案中，一般都是由出納工作者負責對會計檔案進行保管，沒有指定的檔案室，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)操作的情況，上述這些問題的存在，無疑是阻礙檔案管理工作有序進行的主要原因。
3.會計檔案信息化水平低
在形成、使用和保管會計檔案中，體現(xiàn)出利用率高、專業(yè)性強等特征，在科學技術(shù)的快速發(fā)展下，要求著各大企業(yè)必須要不斷創(chuàng)新、與時俱進，否則就會面臨著淘汰。在傳統(tǒng)會計檔案管理中，采用的是人工管理方法，會計檔案以紙質(zhì)形式保存，既浪費了人力資源，同時工作效率也很低下，致使會計檔案管理水平普遍低下。在信息時代的今天，科學技術(shù)的發(fā)展完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足。但從實際情況上而言，我國各大企業(yè)在管理檔案中，并未充分利用信息技術(shù)，會計檔案管理信息化水平較低，導致會計檔案管理水平停滯不前。
2 分析完善會計檔案管理內(nèi)部控制的對策
1.強化會計核算資料控制
對于企業(yè)發(fā)展而言，會計資料是機密的，一旦泄露，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟損失，但磁性介質(zhì)自身的可復制特征，導致會計資料很容易泄露，同時還不容易發(fā)現(xiàn)，會計電算化系統(tǒng)工作中，無論是輸出磁性文件，還是在打印工作資料中，在輸出后按照有關(guān)規(guī)定嚴格管理，避免被他人竊取。會計檔案保管工作人員應專門負責保管磁性資料；在系統(tǒng)操作日常上，記錄著打印資料的時間、文件頁數(shù)等，并在第一時間內(nèi)送達到有關(guān)工作者的手里；在簽收中，要標明收件日期、收件人，便于日后查看和管理；保障會計軟件與會計算數(shù)據(jù)的保密性、安全性，避免非法修改或者非法刪除數(shù)據(jù)，在磁性介質(zhì)中存儲的數(shù)據(jù)應備份好。在修改或者升級會計核算軟件中，要嚴格按照審批手續(xù)進行，確保實際會計數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，由有關(guān)工作者全權(quán)監(jiān)督和負責，避免出現(xiàn)問題。
2.會計電子檔案格式的不斷升級
在財務軟件選擇中，既要選擇功能完善的，也要選擇信譽好、資金能力強的軟件開發(fā)者。在此基礎(chǔ)上，注重會計電子檔案和選擇財務軟件版本的一致性，不斷升級會計電子檔案格式，確保電子檔案的可兼容性、穩(wěn)定性。另外，應明確的是，會計信息檔案與普通會計電算化檔案是有很大差異的，會計信息化檔案中還包括運算和分析會計數(shù)據(jù)所獲取的企業(yè)決策參考信息，所以，在保存會計信息化檔案中，應明確這些信息和會計數(shù)據(jù)二者的關(guān)系，以便更好的管理。
3.構(gòu)建完善的會計檔案管理制度
在會計檔案的收集、立卷、保管、銷毀等過程中，應制定出完善的管理制度。一是，構(gòu)建歸檔制度。確保資料完善，第一時間內(nèi)做好檔案歸檔。開發(fā)和使用一整套的軟件程序，注重會計檔案的管理，結(jié)合檔案類別、時間等，對機讀會計數(shù)據(jù)、紙質(zhì)會計檔案版本等實施立卷歸檔。二是，建立健全的借閱手續(xù)制度。會計檔案查閱中，應通過有關(guān)負責人的批準，結(jié)合有關(guān)具體規(guī)定進行檔案借閱，其他部門的人員查閱本部門的會計檔案必須要有單位介紹信，并通過財務部門負責人和有關(guān)領(lǐng)導的批準和簽字，并及時做好查閱記錄。三是，在保管期滿后，應及時銷毀電算化會計檔案，通過批準后，編制相應的銷毀手冊，并在有關(guān)工作人員的監(jiān)督下進行。
4.加強會計檔案人員素質(zhì)素養(yǎng)
一是，不斷完善和優(yōu)化會計檔案工作，建設(shè)出高素養(yǎng)、高水平的會計檔案管理隊伍，這是做好檔案管理工作的前提。作為一名檔案管理工作人員，必須要嚴格要求自己，正確、合理的運用自身的權(quán)力，確保檔案管理工作的有序展開；二是，會計檔案內(nèi)容具備嚴密性、專業(yè)性等特征。所以，與其他檔案對比，會計檔案應實施專業(yè)化管理。所謂的專業(yè)化管理，要求檔案管理工作者不但要熟練應用檔案管理的基本專業(yè)知識，而且還要熟練掌握一些財務專業(yè)知識，在利用信息軟件的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的工作效率。所以，企業(yè)應該定期或者不定期對檔案管理工作人員進行培訓，以此來豐富他們的知識體系，拓展他們的知識視野，促使他們的工作能力能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的多樣化需求。另外，加強檔案管理工作人員的業(yè)務水平，促使企業(yè)會計檔案管理科學化、合理化，進而推動企業(yè)的發(fā)展。
3 結(jié)語
總而言之，會計檔案管理水平對于企業(yè)的發(fā)展而言至關(guān)重要，在這個竟爭如此激烈的市場上，企業(yè)想要取得可持續(xù)發(fā)展，必須要做好會計檔案管理工作。因此，這就要求企業(yè)加大對會計檔案管理工作投入力度，不斷提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務能力，從而不斷提高會計檔案管理質(zhì)量。
參考文獻
[1]楊園.規(guī)范高等學校會計檔案管理對策的研究[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2016，（06）.
摘要：時至今日，檔案資源終于以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關(guān)系及所載內(nèi)容的原始性、真實性等特殊性質(zhì)，而日益受到社會的關(guān)注與重視。檔案信息服務狀況也大為改觀，逐漸成為社會信息服務系統(tǒng)中重要的一員。本文對檔案資源及信息服務進行分析研究。
關(guān)鍵詞 ：檔案資源信息服務系統(tǒng)分析
1 概述
當社會由信息資源建設(shè)階段過渡到信息資源管理階段，由于歷史的原因而造成的信息資源的分散性和封閉性與社會對信息資源需求的綜合性和便捷性之間的矛盾日益凸現(xiàn)，信息資源整合、信息資源共享等概念也逐漸深入人心。時下，檔案信息作為一種富有現(xiàn)實價值和歷史價值的原生信息，正在成為推進國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的一種基礎(chǔ)性資源和戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。檔案信息資源的整合，既是當前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是電子政務建設(shè)的一項重要配套性工程。一般意義上的檔案信息資源整合活動，其實早已有之，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，賦予了檔案信息資源整合新的內(nèi)涵與形式，使之躍升到了一個前所未有的發(fā)展高度，也為之創(chuàng)設(shè)了一個釋放潛能的良好平臺。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合成為了當前檔案理論界與實踐界一個全新的課題，尚有一系列相關(guān)問題亟待解決，但當前檔案理論界對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合問題還少有探討，一般都是局限于傳統(tǒng)意義上的整合。
產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務是我國經(jīng)濟體制改革與轉(zhuǎn)型過程中產(chǎn)生和發(fā)展起來的一種完全不同于公益型檔案信息服務的模式，雖然已經(jīng)問世多年，但就其在實踐上仍然存在著諸多困惑與障礙，在理論上也還有待進一步探討。對于產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務，雖然國內(nèi)外理論界已有人對其進行了有益的探索，對檔案信息商品屬性分析的論著也有很多，但全方位的從經(jīng)濟學的視角對檔案信息進行分析還不多，因此，產(chǎn)業(yè)型檔案信息服務的經(jīng)濟學研究是一個比較有創(chuàng)新意義的研究課題。
2 檔案管理信息化發(fā)展存在的問題
2.1 意識不強，管理制度不完善在企業(yè)日常管理工作中，管理人員只注重企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對會計檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的會計檔案管理意識不強，影響會計檔案管理的信息化發(fā)展。與此同時，會計檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的考核標準，從而在實際工作中，會計檔案管理工作人員不注重會計檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標準執(zhí)行會計檔案管理工作。另外，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，得不到有效的推廣，使企業(yè)會計檔案管理的信息化速度非常緩慢，對企業(yè)整體形象提升造成巨大影響。
2.2 信息不全，檔案利用率低在企業(yè)長期的日常管理工作過程中，會計檔案管理遺留了很多會計工作人員的各種信息問題，檔案管理工作人員沒有及時整理和收集，造成相關(guān)信息缺失，使企業(yè)會計檔案管理信息化發(fā)展存在信息不完整、不可靠的情況，給企業(yè)其他部門工作人員的工作帶來影響。檔案管理考核標準的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低企業(yè)其他部門工作人員的工作效率，致使會計檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價值。
2.3 專業(yè)性不強，信息化水平不夠高目前，企業(yè)普遍存在不注重會計檔案管理工作人員培訓的問題，使檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，影響企業(yè)會計檔案管理的信息化發(fā)展。企業(yè)在經(jīng)濟效益方面的重視高于檔案管理，從而導致會計檔案管理信息化發(fā)展缺乏專業(yè)技術(shù)指導，專業(yè)性差，影響企業(yè)整體的運營效率。在企業(yè)的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會計檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導致企業(yè)會計檔案管理信息化速度緩慢，影響企業(yè)整體的檔案管理有效性。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不合理運用，導致企業(yè)會計檔案管理信息化不強，嚴重影響企業(yè)未來的長遠發(fā)展。
3 促進企業(yè)會計檔案管理信息化發(fā)展的有效策略
3.1 提高認識，加強檔案管理意識我國現(xiàn)代化建設(shè)中，企業(yè)管理人員要改變傳統(tǒng)觀念和經(jīng)營理念，創(chuàng)新經(jīng)營模式，提高對會計檔案管理信息化重要性的認識，注重檔案管理工作，增強會計檔案管理意識，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關(guān)管理制度，制定合理的會計檔案管理信息化考核標準，提高檔案管理工作人員的服務意識和專業(yè)水平，從而促進企業(yè)會計檔案管理信息水平不斷提高。企業(yè)要將會計檔案管理信息化發(fā)展與核心競爭力相結(jié)合，以促進市場競爭力的不斷提高，從而促進企業(yè)經(jīng)濟效益不斷提升。企業(yè)想要長遠發(fā)展，提升經(jīng)濟效益，就必須加強會計檔案管理信息化發(fā)展，提高會計檔案管理工作人員的服務意識，以促進企業(yè)整體形象不斷提升。
3.2 加強管理，完善檔案管理機制①檔案管理的信息化建設(shè)道路中，要緊隨時代的步伐，使基礎(chǔ)設(shè)施處于最先進階段，以便于提高企業(yè)檔案的安全可靠性。在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的過程中，也要充分利用網(wǎng)絡(luò)科技，加快建設(shè)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)庫的步伐。同時也要建設(shè)先進的檔案管理和使用系統(tǒng)，在全社會統(tǒng)一使用達到科技要求的檔案使用和管理軟件，為信息的安全合理使用提供有效的保障。②健全企業(yè)人事檔案管理制度。在進行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中還要注意不斷健全各種規(guī)章制度，并提出合理可靠的意見，并經(jīng)過開會表決，選取最為有效的意見并投入使用，以推動制度的制定和健全的進度。提出相應的獎勵措施，推進制度的合理化建設(shè)。其建設(shè)重點是研制出一些合理的檔案信息化準則，運用符合實際的宣傳措施傳達消息，使得進行企業(yè)人事檔案管理的工作者的心里都有一個標準，最后達到完善企業(yè)人事檔案管理制度的目的。③培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍。企業(yè)人事檔案的信息化管理建設(shè)對于每一位進行檔案管理的工作者都做出了很高的技術(shù)要求，它要求檔案管理人員在進行工作的同時還要不斷的加強專業(yè)知識的學習，在進行專業(yè)知識學習的同時，還要加強對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及企業(yè)人事檔案管理軟件的學習，以提高工作人員對現(xiàn)代化設(shè)施的運用能力，最后成為一名高素質(zhì)、高能力、高水平的全能型人才。與此同時，領(lǐng)導者還要對檔案管理人員進行政治思想的教育，使他們具備較強的責任心，不會為了達到某種目的而去弄虛作假，最后造成嚴重的后果，并且還能盡快實現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。
3.3 加強培訓，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才目前，各種企業(yè)的會計檔案管理工作人員的工作技能和專業(yè)水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進企業(yè)會計檔案管理信息化發(fā)展。因此，企業(yè)要加強對檔案管理人員的培訓，招聘懂會計檔案管理知識的人員，培養(yǎng)專業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，以滿足企業(yè)長遠發(fā)展需要。為了提高會計檔案管理工作人員的工作效率，企業(yè)必須加強新人培訓，提升綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才，打造一支高效率、規(guī)范化的檔案管理隊伍，促進企業(yè)整體形象和市場競爭力不斷提升。
3.4 提升素質(zhì)，實現(xiàn)管理信息現(xiàn)代化發(fā)展在實踐過程中，想要逐步實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理的自動化、信息化和現(xiàn)代化，企業(yè)必須注重全體員工的綜合素質(zhì)能力提升，增強企業(yè)的市場競爭力，促進企業(yè)社會效益和經(jīng)濟效益不斷提升。根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況，會計檔案管理工作人員必須提高服務意識，增強責任感，注重自我綜合素質(zhì)能力的提升，在實際工作中，加強與同事之間的溝通，不斷學習新的檔案管理知識，熟練掌握和運用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動會計檔案管理信息化進程。與此同時，注重信息設(shè)備的不斷更新，以提高會計檔案管理工作人員的工作效率，保障企業(yè)會計電子檔案信息的安全。
4 結(jié)束語
我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，企業(yè)想要促進企業(yè)的長遠發(fā)展，就必須加強會計檔案管理信息化發(fā)展，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平。在實際工作中，增強會計檔案管理意識，提高會計檔案的有效利用率，從而全面提升企業(yè)會計檔案管理信息化水平，促進企業(yè)經(jīng)濟效益不斷提高。
總的來說，企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展只有順應時代的要求，以信息化建設(shè)為前進方向，才能完完整整的把這項工作做好，才能加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，最終使得企業(yè)檔案的管理更加合理規(guī)范。
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