時(shí)間：2023-10-05 15:56:32
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理優(yōu)化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
人事檔案是人力資源全面履歷的真實(shí)記載，不僅是醫(yī)院人力資源管理工作的重要依據(jù)，而且在醫(yī)院職稱評(píng)定及養(yǎng)老保險(xiǎn)等管理工作中具有重要的憑證作用。因此需要重視醫(yī)院人事?n案管理工作，通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，為醫(yī)院人才開(kāi)發(fā)和利用提供重要的參考，有效地保證醫(yī)院人力資源工作的順利開(kāi)展。在當(dāng)前醫(yī)院管理工作，人事檔案管理作為其中非常重要的組成部分，在醫(yī)院人力資源管理工作發(fā)揮著重要的作用。通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，可以為人力資源管理提供人力資源信息資料庫(kù)，為人員的選拔和任用提供參考作用，同時(shí)在醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院發(fā)展體系構(gòu)建方面，醫(yī)院人事檔案也發(fā)揮著重要的作用。因此，通過(guò)強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理，有利于更好地促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療保障和服務(wù)的順利開(kāi)展。
2 新時(shí)期做好醫(yī)院人事檔案管理工作的相關(guān)措施
隨著我國(guó)各項(xiàng)改革的不斷深入，我國(guó)各個(gè)行業(yè)都加快了改革的進(jìn)程，醫(yī)院人事檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義，因此需要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，加快對(duì)管理進(jìn)行優(yōu)化，使醫(yī)院人事檔案管理能夠更好地適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化，更好地滿足當(dāng)前新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的需求。
（一）提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的認(rèn)識(shí)水平
近年來(lái)，醫(yī)院發(fā)展的速度較快，人事檔案管理工作需要與醫(yī)院的發(fā)展需求相適應(yīng)。因此，需要醫(yī)院管理者及檔案管理人員，要對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，充分的重視起人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作納入到醫(yī)院整體規(guī)則中來(lái)，努力提高人事檔案管理工作水平。同時(shí)還要在醫(yī)院人事檔案管理人員配置具嚴(yán)格篩選，確保人事檔案管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠熟悉運(yùn)用信息化技術(shù)，并具有較強(qiáng)的操作能力，從而更好地推動(dòng)醫(yī)院人事檔案工作的健康發(fā)展。
（二）建立健全管理制度
醫(yī)院人事管理部門(mén)要根據(jù)管理中的實(shí)際工作內(nèi)容進(jìn)行管理，根據(jù)國(guó)家頒發(fā)的《醫(yī)院人事檔案管理法》等法規(guī)，制定系統(tǒng)、完整以及科學(xué)的管理檔案制度。將醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的分類，建立多樣化的分類方式。在管理中建立多種多樣的檢索方法，方便醫(yī)院檔案實(shí)施的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的管理，更要有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)以及利用。管理檔案的人員要根據(jù)管理檔案條例以及檔案法等法律法規(guī)實(shí)施檔案管理。 充分理解法律法規(guī)中所規(guī)定的精神， 按照制定的法律法規(guī)進(jìn)行實(shí)施， 消除檔案管理意識(shí)薄弱的現(xiàn)象。同時(shí)還應(yīng)該在管理中落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)找管理人員問(wèn)責(zé)，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，保證管理人員管理檔案的公平性以及透明性。
（三）人事檔案管理動(dòng)態(tài)化
人事檔案需要對(duì)全體員工的個(gè)性特點(diǎn)進(jìn)行反映，包括德、能、績(jī)、勤等考核材料，同時(shí)反映出患者滿意度、信譽(yù)度等誠(chéng)信材料。在一定程度上，完善的審查考核制度能夠決定檔案內(nèi)容的真實(shí)性，通過(guò)相關(guān)信息的提供對(duì)當(dāng)事人的誠(chéng)信材料進(jìn)行核實(shí)鑒定。實(shí)際的管理工作中，真正能夠反映員工個(gè)性特點(diǎn)的檔案材料進(jìn)行及時(shí)的歸檔，同時(shí)對(duì)收集的檔案材料通過(guò)加工使其具體化和系統(tǒng)化，從而為健全檔案材料儲(chǔ)備等工作提供重要依據(jù)。對(duì)于懲處材料的鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)使其有關(guān)證據(jù)準(zhǔn)確科學(xué)化。在重大醫(yī)療事故發(fā)生時(shí)，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)及部門(mén)進(jìn)行會(huì)商，鑒定事故結(jié)果、科學(xué)分析技術(shù)與現(xiàn)實(shí)條件，對(duì)結(jié)論的正確性進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。
（四）加快信息化管理建設(shè)
醫(yī)院人事檔案管理工作與醫(yī)院人力資源管理具有十分緊密的聯(lián)系，檔案在人力資源管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院人事檔案的有效利用，則需要加快醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作，建立醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，提高醫(yī)院人事檔案信息的檢索能力，為人事檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供更多的便利條件。而且通過(guò)人事檔案信息化管理工作，還可以有效的擴(kuò)展檔案管理的內(nèi)容，提高醫(yī)院人力資源聘用、選拔和職稱晉升等方面的公平性和合理性，促進(jìn)醫(yī)院的健康、有序發(fā)展。
（五）提高醫(yī)院人事檔案管理者的人員素質(zhì)
第一，醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到人事檔案管理的水平，因此在人事檔案管理人員選聘時(shí)，需要嚴(yán)格篩選，確保組建一支高素質(zhì)及綜合能力強(qiáng)的人事檔案管理隊(duì)伍，盡可能的聘用年輕的人員，這些人員具有完善的知識(shí)儲(chǔ)備和較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，具有較強(qiáng)的可塑性，能夠更好地與當(dāng)前人事檔案管理工作的要求相適應(yīng)。
第二，定期進(jìn)行崗位的職業(yè)培訓(xùn)，因?yàn)獒t(yī)院的人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容豐富，更新變化也比較大，只有不斷注入新的知識(shí)與能力，才能順應(yīng)新時(shí)期對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的變化。
第三，加強(qiáng)工作人員的思想道德修養(yǎng)，畢竟醫(yī)院人事檔案管理工作涉及的都是個(gè)人的隱私，這就要求醫(yī)院人事檔案管理人員的素質(zhì)能夠達(dá)到要求，讓他們能夠客觀、全面、真實(shí)地記錄被記錄人員的人事檔案信息，且必須對(duì)其隱私進(jìn)行充分的保密工作。這樣才能夠真正促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)行。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理 優(yōu)化資源配置 措施
企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才的發(fā)展，所以對(duì)于人才的培養(yǎng)和管理等工作是企業(yè)工作的重點(diǎn)之一，對(duì)于人才的管理其中就包括人才檔案的管理，加強(qiáng)人才檔案的管理工作，可以更好的充分利用企業(yè)的資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)于今后的企業(yè)的人才的培養(yǎng)和選拔提供較為可靠的人才資源信息，對(duì)于企業(yè)人才的開(kāi)發(fā)都具有重要的意義。
一、人事檔案工作的重要性
人事檔案在人們?nèi)粘５纳钪邪缪葜匾慕巧且粋€(gè)人在各個(gè)時(shí)期各個(gè)崗位的有效證明，這是一種社會(huì)現(xiàn)象，是在我國(guó)當(dāng)前體制下產(chǎn)生的對(duì)于企業(yè)、事業(yè)單位組織人事管理制度的重要組成要素，人事檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它的重要性之中也具有政策性、專業(yè)性、機(jī)密性等特點(diǎn)；在企業(yè)管理者要對(duì)企業(yè)的人才進(jìn)行重新配置的時(shí)候，人事檔案是一份重要的參考資料，也是人力資源開(kāi)發(fā)的重要信息來(lái)源；當(dāng)發(fā)生重大事件的時(shí)候，也可以作為人物進(jìn)行材料或者傳記的珍貴資料；在日?qǐng)龅钠渌ぷ髦幸材軌驗(yàn)橹峁┲匾木€索和資料。
二、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
由于現(xiàn)階段人事管理的工作還沒(méi)有高效的管理方法以及現(xiàn)實(shí)生活中存在的一些阻力，目前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題較多，其中主要的問(wèn)題表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
1、管理者對(duì)于人事檔案工作重視度不足
在當(dāng)今社會(huì)改革的大背景下，政府組織機(jī)構(gòu)也在精簡(jiǎn)人員的編制，其中，人事檔案管理的工作并不是有特定的人員進(jìn)行系統(tǒng)的管理，而是相關(guān)部門(mén)如勞資人事部人員進(jìn)行兼職管理，造成人員工作量巨大，難以避免的造成其中出現(xiàn)紕漏，難以保證較高的完成質(zhì)量。
2、檔案管理效率低
當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展，社會(huì)人員的調(diào)動(dòng)更是頻繁，如此大的人事檔案管理工作，在檔案人員流動(dòng)性加大的情況下，造成有時(shí)歸檔檔案及時(shí)性不足，則檔案的管理工作跟不上現(xiàn)實(shí)人員流動(dòng)的需求。
3、人事檔案管理信息化程度低
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息時(shí)代，幾乎所有的行業(yè)都離不開(kāi)信息化的發(fā)展，對(duì)于人事檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化的程度必須得到加強(qiáng)，但是現(xiàn)階段有很多先進(jìn)的手段還沒(méi)有實(shí)施到人事檔案管理信息化的工作上來(lái)，對(duì)檔案的管理效率帶來(lái)了一些負(fù)面影響。
三、改善人事檔案管理的一些措施
1、加大對(duì)于人事檔案管理的重視程度
首先要加強(qiáng)企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度，因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)這個(gè)源頭的影響下，難免造成錯(cuò)誤意識(shí)在企業(yè)相當(dāng)一部分人中蔓延，從而造成檔案的管理沒(méi)有加好的規(guī)劃，沒(méi)有合理安排，人員管理沒(méi)有積極性，造成檔案的管理工作沒(méi)有相應(yīng)的保障。上層的不重視也會(huì)影響下層檔案的管理人員產(chǎn)生懈怠的情緒，更沒(méi)有工作的責(zé)任心，可想人事檔案的發(fā)展和其功能都受到了較大的限制。所以，首先要改變領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的工作理念，改變領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)觀念，將人事檔案的管理工作視為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，在提高自身認(rèn)識(shí)的同時(shí)，加大對(duì)于檔案管理人員的意識(shí)培養(yǎng)，使之認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值。同時(shí)也應(yīng)該加大對(duì)于人事檔案管理的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工對(duì)于人事檔案管理工作的積極性，對(duì)于出色完成人事檔案管理的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。
2、塑造一流的檔案管理工作隊(duì)伍
人事檔案工作效率的提高離不開(kāi)一個(gè)高素質(zhì)的工作團(tuán)隊(duì)，任何事情的發(fā)展都是在人才發(fā)展的基礎(chǔ)上完成的，針對(duì)目前部分地區(qū)檔案管理工作人員的年齡偏大、專業(yè)素質(zhì)不高、信息能力差等缺點(diǎn)，為順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須加強(qiáng)對(duì)于檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，在選拔相關(guān)管理人員的時(shí)候要本著政治素質(zhì)高、事業(yè)責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)公正、專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)等特點(diǎn)來(lái)選拔，吸納優(yōu)秀的技術(shù)人才。
3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化
在信息化的時(shí)代，要將檔案管理工作與信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，引用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的檢索、存檔、聯(lián)機(jī)等功能來(lái)處理龐大的人事檔案信息，這對(duì)于檔案的規(guī)劃管理、信息的提取分析都具有強(qiáng)大的管理能力，并且效率更是極大的提高。所以要加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)要對(duì)員工的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、安全意識(shí)、管理觀念進(jìn)行培養(yǎng)，掌握現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)。
四、結(jié)語(yǔ)
當(dāng)今社會(huì)人事檔案的管理工作越來(lái)越重要，人事檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)、社會(huì)的發(fā)展都具有重大的意義，改善檔案管理工作的理念，塑造一流的檔案管理工作人員，努力提升管理的對(duì)于專業(yè)技能和管理素質(zhì)，掌握現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，在優(yōu)化資源配置視域下加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢(shì)。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊恩紅.人事檔案工作發(fā)展思路的探索[D].山東大學(xué)，2008.
（一）傳統(tǒng)人事檔案管理思想觀念陳舊
在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，都是由人工進(jìn)行管理，在實(shí)際的工作中，由于管理人員的思想觀念比較落后，也沒(méi)有接受新的檔案管理理念的思想，所以其工作的思維方式受到了很大的束縛，一直堅(jiān)持的是“重保護(hù)，輕利用”，檔案保存的很完整，但卻沒(méi)有發(fā)揮實(shí)際效益，很多管理員認(rèn)為只要按時(shí)收集，妥善保管，提供相應(yīng)的憑據(jù)就可以了，但是卻沒(méi)有人更加深刻的去思考這個(gè)問(wèn)題，也沒(méi)有考慮到人事檔案在信息資源利用上的開(kāi)發(fā)價(jià)值，以及怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等，這些傳統(tǒng)的思想觀念阻撓了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)也影響了人事檔案管理的發(fā)展。人事檔案管理人員的思想觀念對(duì)人事檔案管理模式的改革具有深遠(yuǎn)的影響。在信息時(shí)代，人們認(rèn)識(shí)到了開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要性，但在實(shí)際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢(shì)仍具有很大的束縛性，很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開(kāi)發(fā)價(jià)值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因?yàn)檫@些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的進(jìn)一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
當(dāng)前，信息化不斷發(fā)展，人事檔案管理為了滿足更多用戶的要求，所以檔案管理人員就要有更高水平的工作能力。檔案管理人員不具備現(xiàn)代技術(shù)管理水平，也沒(méi)有先進(jìn)的思想，這些對(duì)人事檔案管理工作有很大的阻礙作用。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務(wù)水平不高，缺乏檔案管理的利用意識(shí)，對(duì)檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平，先進(jìn)的思想觀念，還要有較高的知識(shí)層次和科學(xué)的技術(shù)水平。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。
（三）檔案管理的技術(shù)服務(wù)落后
傳統(tǒng)的人事檔案管理技術(shù)落后，尤其是很少借助計(jì)算機(jī)的幫助，計(jì)算機(jī)軟件一般只用在日常辦公中，然而，檔案信息的輸入，儲(chǔ)存和開(kāi)發(fā)完全是用手工進(jìn)行操作，這樣工作效率不高又浪費(fèi)很多時(shí)間。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的封閉管理模式肯定不能適應(yīng)新的發(fā)展趨勢(shì)，所以，要解決這個(gè)問(wèn)題就要充分的發(fā)揮人事檔案在信息開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用，開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的管理系統(tǒng)，來(lái)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。
二、信息時(shí)代下人事檔案管理的新探究
（一）人事檔案信息化管理觀念的更新
如今社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈，如何準(zhǔn)確的獲得信息是個(gè)人成功的關(guān)鍵。很多人認(rèn)為人事檔案是個(gè)人的隱私，不應(yīng)該當(dāng)眾公布。因此，我們要改變傳統(tǒng)的思想觀念，正確的對(duì)待人事檔案的保存性，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候完全可以將這些信息作為資源進(jìn)行有效利用，主動(dòng)為社會(huì)主義人才市場(chǎng)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。比如，人事制度的推行，讓許多“單位人”變成“社會(huì)人”。我們要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，擴(kuò)大歸檔范圍，借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，為決策機(jī)關(guān)和人事工作提供參考和服務(wù)。
（二）人事檔案信息化管理的模式優(yōu)化
想要優(yōu)化人事檔案管理模式，首先要做的工作就是建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會(huì)，完善委員會(huì)工作職能和檔案管理員的工作職責(zé)，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理體系，能夠做到及時(shí)有效地信息溝通，處理可能出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾。除此之外，所有的檔案要進(jìn)行分類整理，比如說(shuō)干部的檔案放在一起，普通職員的檔案進(jìn)行歸類，這樣就不會(huì)混為一談。想要使企業(yè)更好的運(yùn)轉(zhuǎn)，人事檔案管理工作是其中重要的環(huán)節(jié)。
（三）人事檔案信息化管理的技術(shù)革新
21世紀(jì)是信息的時(shí)代，也是技術(shù)的時(shí)代，所以要求我們的生產(chǎn)生活要更好的利用信息技術(shù)。對(duì)于人事檔案管理來(lái)說(shuō)也不例外，需要進(jìn)行徹底的技術(shù)改革，傳統(tǒng)的人事檔案管理很少借助計(jì)算機(jī)的幫助，現(xiàn)在，就需要我們充分利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能有效的完成人事檔案管理工作，建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系，檔案管理工作者要十分熟練的掌握如何操控計(jì)算機(jī)，使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。
（四）人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問(wèn)題，制約著人事檔案管理工作的發(fā)展，為了更好的發(fā)展，所以我們要實(shí)施新的標(biāo)準(zhǔn)。將人事檔案管理真正納入整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)，接受國(guó)家檔案事業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)。人事檔案管理的規(guī)范化是根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)、系統(tǒng)的管理人事檔案，更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。只有將人事檔案管理納入整個(gè)檔案系統(tǒng)，才能發(fā)揮人事檔案管理的作用。
人事檔案管理信息化是未來(lái)人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，更是事業(yè)單位以人為本、科學(xué)管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹(shù)立檔案信息服務(wù)理念，形成信息檔案、服務(wù)育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。它不僅有利于對(duì)人事檔案實(shí)體和信息的保護(hù)，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高人事檔案的利用價(jià)值，同時(shí)可節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，減輕各用人單位的負(fù)擔(dān)。人事檔案信息化管理是建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮人才信息資源的價(jià)值，從而真正為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導(dǎo)服務(wù)作用。
[關(guān)鍵詞]信息化 高校 人事檔案 管理 創(chuàng)新
中圖分類號(hào)：D035.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）24-0351-01
在高校人事管理工作中，人事檔案管理工作占據(jù)著非常重要的份量，其主要負(fù)責(zé)對(duì)高校師生、工作人員等的人事檔案存放與管理，從而利于高校的人事管理。但據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案管理工作狀況并不理想，許多高校對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，管理模式、方法等陳舊落后，管理效率不高。為此，在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，創(chuàng)新高校人事檔案管理，構(gòu)建信息化的人事檔案管理模式，這對(duì)于有效提高高校人事檔案管理的服務(wù)水平與效率十分有利。
一、高校人事檔案管理信息化的重要性
針對(duì)高校人事檔案管理現(xiàn)狀的堪憂，高校人事檔案管理模式必須緊隨高校人事制度的變化而不斷進(jìn)行革新，根據(jù)新形勢(shì)與新要求進(jìn)行不斷的優(yōu)化與創(chuàng)新。伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理信息化顯然十分重要，這是促進(jìn)高校人事檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理模式的必然趨勢(shì)。基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助可以大大提高高校人事檔案管理的工作效率，幫助高校檔案管理人員快速處理檔案的統(tǒng)計(jì)、檢索、編目等工作以減輕其工作壓力。同時(shí)，得益于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊的便捷，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資源的實(shí)時(shí)共享，這為高校人事管理工作提供了大量的信息依據(jù)，利于高校高層做出正確的決策判斷。如此可見(jiàn)，建立健全創(chuàng)新型信息化的高校人事檔案管理具有重要意義。
二、信息化背景下高校人事檔案管理的創(chuàng)新研究
（一）樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，優(yōu)化制度保障
在信息化時(shí)代的發(fā)展背景下，高校人事檔案管理工作人員需要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，積極利用科學(xué)技術(shù)來(lái)優(yōu)化與提升高校的人事檔案管理，以實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化、自動(dòng)化，促進(jìn)高校人事檔案管理工作的有效性與及時(shí)性。創(chuàng)新高校人事檔案管理的工作理念，這是推進(jìn)高校人事檔案管理工作不斷取得進(jìn)程的必然要求，但要實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息化創(chuàng)新管理，還需要建立健全管理制度，以優(yōu)化制度保障來(lái)促進(jìn)高校人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。管理制度的建立健全與創(chuàng)新需要考慮整個(gè)人事檔案管理工作的整個(gè)流程，包括前期工作的各方面（如材料收集、鑒別、歸檔、整理等）、后期工作的各方面（如保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、保密等），這些都需要在高校人事檔案的管理制度中有所涉及。同時(shí)，還需要包括工作細(xì)則、崗位職責(zé)等方面內(nèi)容。
（二）加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)，建設(shè)信息化管理模式
實(shí)現(xiàn)高校人事檔案的信息化管理，加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)是基本保障，這是為建設(shè)信息化高校人事檔案管理模式的必要前提。高校的人事檔案管理主要是針對(duì)教學(xué)人員與工作人員的管理，他們的工作成績(jī)、工作能力都充分記錄在人事檔案中，便于高校選人用人與實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。在信息技術(shù)的支持下，為高校構(gòu)建一個(gè)人才資源共享平臺(tái)，科學(xué)、分類管理人事檔案材料，實(shí)現(xiàn)人事管理工作與檔案信息存儲(chǔ)的同步進(jìn)行，以形成綜合性的人力資源信息庫(kù)。高校要建立科學(xué)的人事檔案管理信息體系，就需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑一個(gè)全面、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)高校所有教學(xué)人員、工作人員、學(xué)生的人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、細(xì)致劃分。以計(jì)算機(jī)為主要工具，充分實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化與自動(dòng)化，擴(kuò)大人事檔案信息服務(wù)范圍，以提高人事檔案管理的實(shí)用性。
（三）建立專業(yè)化管理隊(duì)伍，提升管理人員專業(yè)水平
當(dāng)前，許多高校為節(jié)省開(kāi)支并未組建一支專業(yè)性的人事檔案管理隊(duì)伍，大多由高校教師等其他工作人員來(lái)進(jìn)行人事檔案管理工作，甚至于有些高校直接選用兼職高校學(xué)生來(lái)管理。可想而知，這些都是造成高校人事檔案管理工作效率極低、問(wèn)題突出的主要緣由。因此，為了提高高校人事檔案管理工作的效率，建立專業(yè)化的管理隊(duì)伍尤為重要，同時(shí)還需對(duì)管理隊(duì)伍工作人員進(jìn)行思想與業(yè)務(wù)方面的雙重培訓(xùn)，以提高高校人事檔案管理人員的思想素質(zhì)與專業(yè)服務(wù)水平。對(duì)高校人事檔案的管理人員進(jìn)行思想政治教育、職業(yè)道德教育，以提高人事檔案管理人員的思想政治水平，增強(qiáng)其職業(yè)道德、責(zé)任心、敬業(yè)精神等。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代管理技術(shù)與方法，這也是加快實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的有效保障。
（四）創(chuàng)新個(gè)性化管理方式，完善管理監(jiān)督機(jī)制
為促進(jìn)高校充分施展公開(kāi)、公平、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的人才選拔機(jī)制，構(gòu)建高校人事檔案管理信息化管理為其提供了可能條件。而創(chuàng)新個(gè)性化管理方式，為高校各類人才提供個(gè)性化檔案服務(wù)，并完善人事檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，這利于發(fā)揮高校人事檔案信息化管理工作的最大作用。如何采取創(chuàng)新型的個(gè)性化管理方式，高校人事檔案管理管理工作人員可以從個(gè)性特征、專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)能力三個(gè)方面入手，對(duì)高校各種人才進(jìn)行不同層次的檔案劃分與歸類，這樣能夠?qū)@些人才進(jìn)行綜合的初步評(píng)價(jià)，以充分挖掘各人才的優(yōu)勢(shì)，從而利于高校的高層領(lǐng)導(dǎo)全面了解人才，以達(dá)到選好人才、用好人才的最佳效果。除此之外，完善高校人才檔案管理的監(jiān)督機(jī)制需要同步進(jìn)行，對(duì)高校人事檔案管理部門(mén)的工作全過(guò)程進(jìn)行合法化監(jiān)督，從而確保高校人事檔案管理合法化、公開(kāi)化。
三、結(jié)語(yǔ)
科學(xué)、創(chuàng)新的管理是促進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域、各項(xiàng)工作順利有效落實(shí)與開(kāi)展事項(xiàng)的保障，對(duì)于高校人事檔案管理工作也是如此。信息化、創(chuàng)新型的高校人事檔案管理，能夠有效推動(dòng)高校人事工作的開(kāi)展，對(duì)于高校的科學(xué)發(fā)展極為有利。順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，高校注重建立人事檔案管理工作的信息化、創(chuàng)新化，不僅能夠充分利用現(xiàn)代化管理技術(shù)提升高校人事檔案管理工作的效率，而且積極采取相應(yīng)的創(chuàng)新管理也利于促進(jìn)高校人事檔案管理與人事工作的有效開(kāi)展。
參考文獻(xiàn)：
一、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀
無(wú)論是人事檔案的電子化管理，還是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息化管理，其所應(yīng)用的都是專用的人事檔案管理系統(tǒng)。那么，人事檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都決定了人事檔案管理的完善性。這也就意味著，隨著人事檔案管理模式的變更，相關(guān)的軟件管理系統(tǒng)也要不斷地更新，同時(shí)還要將統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和通用的規(guī)范建立起來(lái)。然而，隨著人事檔案管理的不斷細(xì)化，功能的增多，諸如社會(huì)醫(yī)療保障、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)等等，都需要提取人事檔案作為憑證，那么對(duì)于人事檔案管理體提出了更高的要求。隨著人事檔案的應(yīng)用性越來(lái)越強(qiáng)，那么，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，哪怕字符輸入的失誤，也會(huì)改變檔案信息。對(duì)于人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，主要是對(duì)于不同地區(qū)、不同部門(mén)的人事檔案進(jìn)行整合，通過(guò)共享接口進(jìn)入到綠色通道當(dāng)中，輸入正確的密碼，就可以對(duì)于有關(guān)人事信息進(jìn)行查詢。然而，人事檔案的信息化管理卻存在著安全隱患。無(wú)論是人事檔案的電子化管理，還是信息化管理，都會(huì)存在著由計(jì)算機(jī)技術(shù)所帶來(lái)的各種威脅，諸如計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障、信息網(wǎng)絡(luò)癱瘓，或者是各種病毒的傳播，都會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)遭到破壞而導(dǎo)致人事信息丟失。特別是網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，如果沒(méi)有建立必要的安全保障措施，甚至于會(huì)造成人事檔案信息被盜取的可能。
二、運(yùn)用云計(jì)算優(yōu)化人事檔案管理
（一）云計(jì)算
“云”是計(jì)算機(jī)群的一種形象表達(dá)，其是建立在計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的一種計(jì)算方式，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上所呈現(xiàn)出來(lái)的較為分散的布局建立起來(lái)一種新型的基礎(chǔ)架構(gòu)。通過(guò)云對(duì)于本地計(jì)算機(jī)資源進(jìn)行整理，是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將本地計(jì)算機(jī)的瀏覽器以及操作系統(tǒng)接入到云中，采用云計(jì)算方式展開(kāi)各種服務(wù)項(xiàng)目。這種網(wǎng)絡(luò)連接模式不會(huì)受到時(shí)空的限制，只要需要調(diào)用云中的信息資料，可以隨之使用個(gè)人電腦或者手機(jī)接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握專業(yè)性技術(shù)，就可以在網(wǎng)絡(luò)上完成。
（二）云計(jì)算在人事檔案管理中的應(yīng)用
從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上來(lái)講，使用云計(jì)算進(jìn)行人事檔案管理，依賴于云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)，能夠解決現(xiàn)代信息化管理的各種弊端。人事檔案管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化管理，是對(duì)于分散的人事檔案重新整合到指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中。但是，隨著人事檔案管理的覆蓋面擴(kuò)大，功能性也逐漸增強(qiáng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)功能存在著局限性，很難實(shí)現(xiàn)集成化管理模式。云計(jì)算，是對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立一個(gè)統(tǒng)一的入口，本地計(jì)算機(jī)通過(guò)這一入口就可以接入到云中，而在本地計(jì)算機(jī)的人事檔案管理工作也轉(zhuǎn)向了云端完成。人事檔案信息在轉(zhuǎn)入云端之前，要進(jìn)行數(shù)字化處理，隨著各項(xiàng)服務(wù)，諸如信息檢索等等也隨著轉(zhuǎn)移到云端。有關(guān)人員要查詢有關(guān)人事檔案的信息，只要使用可以接入網(wǎng)絡(luò)的移動(dòng)設(shè)備，諸如智能手機(jī)等等，就可以接受與人事檔案有關(guān)的服務(wù)。如果此時(shí)需要調(diào)用檔案信息，或者是提取檔案，則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提出調(diào)用請(qǐng)求，經(jīng)過(guò)驗(yàn)證之后，就可以將相關(guān)的業(yè)務(wù)處理完畢。可見(jiàn)，采用云計(jì)算進(jìn)行人事檔案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服務(wù)效率。
三、人事檔案在網(wǎng)絡(luò)管理中的前景
如果沒(méi)有電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用傳統(tǒng)模式對(duì)于人事檔案進(jìn)行集中管理將是非常繁瑣的事情，需要耗費(fèi)大量的人力和物力。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化升級(jí)。計(jì)算機(jī)數(shù)字化信息技術(shù)，給人事檔案管理帶來(lái)了便利，并實(shí)現(xiàn)了管理模式的優(yōu)化。然而，信息技術(shù)的革新，也就意味著人事檔案管理要經(jīng)歷一次新的考驗(yàn)。從計(jì)算機(jī)電子化管理到網(wǎng)絡(luò)信息化管理，直到云計(jì)算對(duì)于人事檔案信息化管理的影響力，都需要相關(guān)的管理人員在觀念意識(shí)上要隨著時(shí)代的進(jìn)步而轉(zhuǎn)變。綜上所述，人事檔案要隨著社會(huì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步有所調(diào)整。信息技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了人事管理的信息化實(shí)現(xiàn)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，不但提高了人事信息管理的地位，而且也促進(jìn)了人才開(kāi)發(fā)管理。
作者：李疆單位：新疆地礦局第一地質(zhì)大隊(duì)
隨著現(xiàn)代化社會(huì)進(jìn)程的進(jìn)一步深入發(fā)展，尤其是尤其強(qiáng)調(diào)法制社會(huì)發(fā)展的背景下，人們?cè)絹?lái)越關(guān)注整個(gè)社會(huì)的管理水平與管理能力，尤其關(guān)注事關(guān)自己切身利益的一切管理行為。作為為各級(jí)人事管理提供可靠的科學(xué)依據(jù)的人事檔案管理工作，自然也越來(lái)越凸顯出了其重要性。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比，人們對(duì)新時(shí)代人事檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，一方面強(qiáng)調(diào)極大程度地保護(hù)個(gè)體的隱私，另一方面又強(qiáng)烈主張相關(guān)信息的公開(kāi)透明，甚至還遠(yuǎn)不止如此。總之，在當(dāng)今人們格外注重信息公開(kāi)、公平，同時(shí)又高度關(guān)注個(gè)人信息隱私與保密的背景下，我們只有徹底改變傳統(tǒng)的思想觀念，正確的對(duì)待人事檔案的保存性，與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展、優(yōu)化、創(chuàng)新我們自身的管理工作，才能夠適應(yīng)新時(shí)展的步伐。具體來(lái)說(shuō)，我們應(yīng)該怎樣適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，創(chuàng)新地做人事檔案的管理工作呢？
一.用互聯(lián)網(wǎng)的視角優(yōu)化人事檔案信息化管理的模式
時(shí)展到今天，可以說(shuō)，人類已經(jīng)完全進(jìn)入到了信息化時(shí)代，任何人、任何部門(mén)都無(wú)法拒絕甚至回避互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，那么，在這樣的背景下，人事檔案管理工作也必須需要與時(shí)俱進(jìn)，大膽地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引進(jìn)、應(yīng)用到人事檔案管理工作中來(lái)。這就需要我們大膽運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)視角努力優(yōu)化人事檔案管理模式。首先，建立人事檔案管理工作網(wǎng)，成立檔案管理委員會(huì)，完善委員會(huì)工作職能和檔案管理員的工作職責(zé)，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理體系。此外，分類整理、管理人事檔案，建立更為科學(xué)而嚴(yán)密的管理體系，建立公開(kāi)透明與嚴(yán)格保密相結(jié)合的管理體系等等。
二.努力升級(jí)人事檔案信息化管理的技術(shù)
信息大爆炸時(shí)代，各種信息紛繁蕪雜，即便是人事檔案信息也不可回避這一非常嚴(yán)肅的問(wèn)題，比如學(xué)歷造假、簡(jiǎn)歷造假、獎(jiǎng)勵(lì)與榮譽(yù)造假等等。如果僅憑有限的管理人手用傳統(tǒng)的管理方法一一甄別，先不用說(shuō)其浩大的工作量，就是工作質(zhì)量也足以令管理者望而卻步了。那么，我們只有勇于正視這一客觀存在的問(wèn)題，積極面對(duì)，同時(shí)大膽引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，用先進(jìn)的技術(shù)甄別處理，比如運(yùn)用比軟件比對(duì)相關(guān)的人事檔案信息，或者借助類似于微信等智能技術(shù)適度公開(kāi)一些信息以接受社會(huì)的監(jiān)督。與此同時(shí)，我們還要加大相關(guān)的硬件建設(shè)力度，比如計(jì)算機(jī)硬件的升級(jí)換代，比如提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)速度，比如優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)查閱功能等等。總之，既然我們生活在現(xiàn)代信息社會(huì)里，不能回避也不可能拒絕現(xiàn)代信息技術(shù)，那么就叫我們雙手擁抱它，并且努力運(yùn)用它為我所用。
三.盡快建立人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)規(guī)范，并以此規(guī)避我們管理工作的不足
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)人事檔案管理的手段、思想等就存在很多問(wèn)題，這也嚴(yán)重制約著人事檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展和和諧發(fā)展，這不僅是我們管理理念存在著嚴(yán)重滯后的問(wèn)題，更是我們囿于傳統(tǒng)管理方法與思想而不肯開(kāi)拓創(chuàng)新所致。與此同時(shí)，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的行業(yè)規(guī)范，特別是缺乏與時(shí)俱進(jìn)的真正適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展以及人事制度改革需要的科學(xué)規(guī)范，摸著石頭過(guò)河，邊做邊探索，在探索中總結(jié)與優(yōu)化，一直是人事檔案管理工作存在的不爭(zhēng)事實(shí)。我們往往一方面呼吁新時(shí)期人事檔案管理工作的革新，而另一方面又苦于沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的管理規(guī)范可實(shí)行。結(jié)果往往是呼吁是呼吁，現(xiàn)實(shí)的工作還是老樣子；盡管人人注意了，相關(guān)部門(mén)也嘗試革新了，有關(guān)制度也紛紛出臺(tái)了，但是實(shí)際管理工作的成效往往甚微。所以，將人事檔案管理真正納入整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)，接受國(guó)家檔案事業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)。人事檔案管理的規(guī)范化是根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)、系統(tǒng)的管理人事檔案，更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。只有將人事檔案管理納入整個(gè)檔案系統(tǒng)，才能發(fā)揮人事檔案管理的作用。
總之，人事檔案管理信息化是未來(lái)人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，更是事業(yè)單位以人為本、科學(xué)管理的需要。所以，人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹(shù)立檔案信息服務(wù)理念，與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)建信息檔案、服務(wù)育人的管理模式，以此來(lái)更好更快地發(fā)展檔案事業(yè)，進(jìn)而為新時(shí)期人才的科學(xué)管理與人才的科學(xué)使用，尤其是為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)保駕護(hù)航。未來(lái)社會(huì)里，人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理、智能化管理，一定是常態(tài)；因?yàn)樗粌H有利于對(duì)人事檔案實(shí)體和信息的保護(hù)，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，更有利于人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高人事檔案的利用價(jià)值，尤其是可節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，減輕各用人單位的負(fù)擔(dān)。此外，建立實(shí)用性較強(qiáng)的智能管理系統(tǒng)，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開(kāi)發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮人才信息資源的價(jià)值，從而真正為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導(dǎo)服務(wù)作用，也將是未來(lái)人事檔案管理的新常態(tài)。所以說(shuō)，無(wú)論是傳統(tǒng)的人事檔案館，還是數(shù)字人事檔案館，人事檔案管理工作者的作用都是非常重要的，人事檔案管理者要隨著時(shí)代的進(jìn)步，改變管理理念，完善管理體制，抓住機(jī)遇，為社會(huì)提供更多更有效的信息資源。
1.提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
隨著社會(huì)分工的不斷細(xì)化以及現(xiàn)有工作的不斷擴(kuò)充，為了適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)和企業(yè)現(xiàn)狀，必須要提高對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。因?yàn)槿耸聶n案本身是最真實(shí)的歷史和最具說(shuō)服力的佐證，它的內(nèi)容真實(shí)地反映了一個(gè)人的經(jīng)歷、品德及成長(zhǎng)過(guò)程。企業(yè)人事檔案管理工作具有如下價(jià)值：第一，起著推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的作用，在管理企業(yè)人事的同時(shí)加快了企業(yè)發(fā)展的步伐；第二，通過(guò)企業(yè)人事檔案管理的完善能夠提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力；第三，是企業(yè)人力資源管理的重要手段和重要組成部分。
2.完善人事檔案管理制度
現(xiàn)有人事檔案管理制度存在許多問(wèn)題，要想提高我國(guó)企業(yè)人事檔案管理的效率就必須不斷完善管理制度。首先，應(yīng)該明確進(jìn)行檔案管理工作的具體部門(mén)，避免出現(xiàn)多頭管理的狀況，以提升檔案管理工作的有效性。其次，將封閉的檔案管理模式開(kāi)放化，這樣一方面可以加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，另一方面可以有效監(jiān)督檔案管理工作的正常開(kāi)展。最后，為了適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)有的企業(yè)人事現(xiàn)狀，應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的人事檔案分理處，專職進(jìn)行企業(yè)人事檔案的管理工作。此外，為了將管理工作最優(yōu)化，應(yīng)該將人事檔案管理工作與人員使用分離開(kāi)來(lái)，以便于實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理。
3.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
除了完善的管理制度，要想高效地進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理工作還需要擁有高素質(zhì)的檔案管理人員。雖然現(xiàn)在管理工作都有相關(guān)技術(shù)或系統(tǒng)進(jìn)行輔助，但是操作主體始終是人，如果檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，勢(shì)必會(huì)造成人事檔案管理工作出現(xiàn)差錯(cuò)，影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。在培訓(xùn)檔案管理人員時(shí)應(yīng)該注意從理論和實(shí)際著手，一方面要從理論上加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)工作性質(zhì)和工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，另一方面應(yīng)該培養(yǎng)相關(guān)人員具體操作的業(yè)務(wù)能力。
4.加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)
我國(guó)現(xiàn)有的人事檔案管理效率較低，為了提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該在管理工作中加入信息化元素。檔案管理的信息化建設(shè)具有重要意義，它不僅可以提高檔案管理的速度，同時(shí)它還提升了檔案管理的準(zhǔn)確性。在將企業(yè)人員的信息錄至計(jì)算機(jī)的同時(shí)，需要對(duì)不同人員的檔案信息進(jìn)行分類以方便管理。另外，為了更有效地進(jìn)行人事檔案管理工作，有關(guān)人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)的建立十分必要。通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能可以對(duì)企業(yè)不同人員的錄用、調(diào)用及時(shí)做出詳細(xì)記錄，還能集中管理各個(gè)部門(mén)的人事檔案，大大提高了管理的效率。
二、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：人事制度 醫(yī)院 人事檔案管理
人事是指各級(jí)政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)國(guó)家有關(guān)人事政策法規(guī)，接受用人單位或個(gè)人委托，對(duì)其人事業(yè)務(wù)實(shí)行集中。規(guī)范、統(tǒng)一的社會(huì)化管理和系列服務(wù)的一種人事管理方式。人事的當(dāng)事人為方和委托方，一般是縣級(jí)以上政府人事行政部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)；委托方為需要人事服務(wù)的各類企業(yè)、事業(yè)單位和個(gè)人。 人事業(yè)務(wù)可由單位委托，也可由個(gè)人委托。委托的方式由委托方與方商定，并以合同的形式予以明確。
1.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念
人事制度是時(shí)展過(guò)程中，國(guó)家進(jìn)行宏觀調(diào)控一種體現(xiàn)。因?yàn)槿耸轮贫戎饕詫?shí)現(xiàn)人才優(yōu)化利用為根本出發(fā)點(diǎn)，所以在人事制度下的醫(yī)院檔案管理工作，就不能用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行目前的人事檔案管理工作。要落實(shí)制度下的人事檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，需要醫(yī)院檔案管理和人才交流機(jī)構(gòu)共同轉(zhuǎn)變工作理念。要使人才制度下的醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮人力資源優(yōu)化配置的根本目的，就必須以人才交流機(jī)構(gòu)，與醫(yī)院人事檔案管理的有關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互的協(xié)作和配合。
2.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作要明確職責(zé)意識(shí)
人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，雖然是采用的是一種托管式的是人才檔案管理形式，進(jìn)行檔案管理。但這并不意味著醫(yī)院人事檔案管理工作就可以僅僅是一個(gè)形式，一勞永逸了。同樣人才交流機(jī)構(gòu)，也不能因?yàn)榕c醫(yī)院建立這樣的一種人才合作平臺(tái)，就將工作范疇局限為僅僅承擔(dān)簡(jiǎn)單保管檔案的責(zé)任而已。要保證人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，能夠發(fā)揮對(duì)醫(yī)院發(fā)展的促進(jìn)作用，就必須要求醫(yī)院人事檔案管理的有關(guān)部門(mén)，和人才交流機(jī)構(gòu)彼此明確職能劃分。醫(yī)院檔案管理要在于人才交流機(jī)構(gòu)的合作過(guò)程中，做到與人才交流機(jī)構(gòu)的勤溝通，對(duì)人才交流機(jī)構(gòu)提供的人才的信息進(jìn)行勤收集。人才制度下的人才交流機(jī)構(gòu)，要保證與醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)合作的過(guò)程中，為醫(yī)院人事檔案管理提供最客觀、最準(zhǔn)確、最有效的人才信息。
3.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作要強(qiáng)化收集人才信息
醫(yī)院檔案管理工作與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，主要想是通過(guò)采用這種人才的形式，提高人事檔案管理的工作效率。要保證人事制度下的，醫(yī)院檔案管理可以發(fā)揮對(duì)醫(yī)院發(fā)展中的促進(jìn)作用，我們還應(yīng)該在醫(yī)院和人才交流機(jī)構(gòu)中間建立一個(gè)彼此信息互動(dòng)制度。
4.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要注重管理和監(jiān)督
因?yàn)檎J(rèn)識(shí)制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，是由醫(yī)院檔案管理部門(mén)和人才交流機(jī)構(gòu)共同完成的。所以要保證兩家單位在合作過(guò)程中，每一項(xiàng)工作都能夠落實(shí)到實(shí)處，就必須針對(duì)人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理，進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。為了保證監(jiān)督和管理的質(zhì)量，人才交流機(jī)構(gòu)可與與醫(yī)院一起派出代表，建立一個(gè)監(jiān)督管理人事制度下醫(yī)院檔案管理工作的小組。
5.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要嚴(yán)格規(guī)范操作
人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，是醫(yī)院為滿足發(fā)展需要進(jìn)行的意愿人事檔案管理工作創(chuàng)新的產(chǎn)物。所以要通過(guò)認(rèn)識(shí)制度的這種形式，發(fā)揮人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的作用，就需要醫(yī)院檔案管理部門(mén)要與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行密切的配合。在醫(yī)院與人才交流機(jī)構(gòu)進(jìn)行配合的過(guò)程中必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，嚴(yán)格保證工作質(zhì)量。
6.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
人事制度下的意愿人事檔案管理，要強(qiáng)化多媒體網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)建設(shè)。在人才交流機(jī)構(gòu)與醫(yī)院檔案管理部門(mén)之間，開(kāi)設(shè)一個(gè)信息通道。并在兩家單位分別建立有關(guān)人事檔案的資源材料庫(kù)，一保證人事制度下醫(yī)院檔案管理工作可以高效開(kāi)展。
7.人事制度下的醫(yī)院人事檔案管理工作，要提高檔案管理隊(duì)伍的職業(yè)素質(zhì)
強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍，和人才交流機(jī)構(gòu)工作人員素質(zhì)，就是要強(qiáng)化從事人事制度醫(yī)院人事檔案管理工作有關(guān)人員的，人事檔案管理意識(shí)、人事管理業(yè)務(wù)能力、人事檔案管理創(chuàng)新思維。強(qiáng)化人事檔案管理工作隊(duì)伍的整體工作能力，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能培訓(xùn)，和檔案管理責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)等。
8.結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)要面臨時(shí)代所帶了的挑戰(zhàn)會(huì)越來(lái)越多。正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理的有關(guān)工作，不僅僅是要強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，我們還必須將檔案管理與醫(yī)院未來(lái)發(fā)展聯(lián)系在一起。落實(shí)醫(yī)院人事檔案管理，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理效率，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理方式。作為創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的一種方式，基于人事制度的醫(yī)院人事檔案管理這種模式，在不久的將來(lái)會(huì)被越來(lái)越多的醫(yī)院所采納。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵字】人事檔案，醫(yī)院，人力資源管理，重要作用
在當(dāng)前新形勢(shì)下，作為特殊性質(zhì)的醫(yī)院來(lái)說(shuō)，它與人們的日常生活聯(lián)系越來(lái)越密切，從醫(yī)院自身角度來(lái)講，在它的經(jīng)營(yíng)管理工作中，尤其是人力資源管理工作中，人事檔案所起到的作用越來(lái)越明顯，它是醫(yī)院在人才選擇時(shí)的重要保障，有助于醫(yī)院選拔出最適合的人才并對(duì)其進(jìn)行合理培訓(xùn)，這對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)是極為有利的。
1.醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
在醫(yī)院的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)中，人事檔案管理是重要的組成部分，它在醫(yī)院的整個(gè)內(nèi)部建設(shè)中都有體現(xiàn)和滲透，屬于是一種最基礎(chǔ)的服務(wù)性工作，同時(shí)它也是醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展的重要推動(dòng)力。除此之外，人事檔案管理不僅在醫(yī)療、科研等的項(xiàng)目中具有重要作用，而且在深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革、提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量以及挖掘優(yōu)秀人才等方面也有重要的作用，是當(dāng)前市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下醫(yī)院提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑，基于此，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，就需要將這方面內(nèi)容作為重點(diǎn)關(guān)注，將其納入到日常管理的重點(diǎn)工作中，采取有效措施，充分挖掘和利用人事檔案的信息資源，促進(jìn)作用更大的發(fā)揮，從而保證醫(yī)院各個(gè)服務(wù)活動(dòng)的有效開(kāi)展，同時(shí)還有助于提升醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平，獲得人們的滿意度評(píng)價(jià)。
2.人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用
2.1為醫(yī)院提高準(zhǔn)確詳細(xì)的人資信息，有助于優(yōu)秀人才的選拔
在人事檔案的合理利用下，醫(yī)院人力資源管理部門(mén)的工作人員可以真實(shí)完整的了解到相關(guān)人事檔案信息，動(dòng)態(tài)化的掌握醫(yī)院內(nèi)部人才的工作實(shí)際。在人事資料的科學(xué)整理作用下，人事部門(mén)還可以在第一時(shí)間了解到醫(yī)務(wù)人員的自身學(xué)歷、工作經(jīng)歷等的狀況，這樣可以使醫(yī)院在進(jìn)行人員的崗位安排中更加具有針對(duì)性和科學(xué)性，做到知人善用，最大化的發(fā)揮醫(yī)療工作者的個(gè)人能力，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提升。
2.2它是人力資源管理工作的重要依據(jù)
對(duì)于人事檔案的完善優(yōu)化，不僅可以推動(dòng)人力資源管理工作的順利開(kāi)展，而且由此還可以體現(xiàn)出醫(yī)務(wù)人員的思想動(dòng)態(tài)、工作表現(xiàn)等等，在它的作用下，人力資源管理人員可以更為全面的把握不同科室不同崗位人員的工作任職狀況，進(jìn)而可以依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行人員的合理調(diào)動(dòng)和安排，這樣就可以促進(jìn)人力資源管理工作的高效科學(xué)開(kāi)展，起到優(yōu)化資源配置的作用。
2.3提高醫(yī)院決策的科學(xué)性和正確性
人事檔案管理在醫(yī)院制定重大經(jīng)營(yíng)決策時(shí)，可以為其提供豐富完整的理論依據(jù)，這樣可以大大避免因?yàn)闆Q策的失誤所帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)損失。人力資源管理部門(mén)通過(guò)對(duì)人事檔案的綜合分析，可以及時(shí)掌握了解各個(gè)醫(yī)務(wù)人員的基本狀況，而后結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，合理的制定薪酬分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等等，同時(shí)在內(nèi)部各項(xiàng)決策制定時(shí)也可以有所側(cè)重點(diǎn)，這樣就可以提高制度制定的合理性和科學(xué)性，更有助于調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。
3.提高人事檔案管理作用的對(duì)策
3.1對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合
對(duì)于醫(yī)院人事管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要在當(dāng)前新形勢(shì)下，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的動(dòng)向，采取新的管理方法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新和完善，以人力資源管理作為基礎(chǔ)，并聯(lián)合檔案管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)有的人力資源信息進(jìn)行匯總，按照人力資源的開(kāi)發(fā)模式來(lái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合。同時(shí)還需要把醫(yī)院人事檔案信息資源統(tǒng)一化管理，把人力資源的開(kāi)發(fā)作為向?qū)В诰唧w的管理體制上要注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理，通過(guò)縱向逐級(jí)的負(fù)責(zé)，橫向密切聯(lián)系完善人事檔案管理機(jī)制，最終促進(jìn)人事檔案信息資源的優(yōu)化配置。
3.2構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案信息管理模式
在科學(xué)技術(shù)的普及作用下，醫(yī)院管理部門(mén)可以及時(shí)的應(yīng)用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)人力資源信息進(jìn)行收集，同時(shí)在掌握信息的基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)多元化的共享。具體來(lái)講的話，就是在醫(yī)院信息化工作中，實(shí)行電子化人事檔案，對(duì)電子檔案進(jìn)行整體上的統(tǒng)一規(guī)劃，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)專門(mén)的人事檔案數(shù)據(jù)資料具，醫(yī)院的人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)格的工作，需要按照與之相關(guān)的信息資源特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成，數(shù)據(jù)庫(kù)在建立時(shí)也要綜合考慮到管理、專業(yè)以及技術(shù)等方面，使其更為全面合理；此外，還需要建立一個(gè)個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行專人專有的檔案管理模式，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的作用下，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這樣對(duì)人事檔案信息資源來(lái)說(shuō)也是一種高效利用和保護(hù)的形式。
3.3不斷完善人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
人事檔案管理的對(duì)象是整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員的檔案簡(jiǎn)歷等信息，它的管理主體是負(fù)責(zé)管理的工作人員，因此，要提高人事檔案管理的水平，促進(jìn)人事檔案作用的有效發(fā)揮，就要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提高，不斷的完善管理人員的人事檔案信息編研能力，可以對(duì)不同的專業(yè)文件材料有一定的了解掌握，并具備較強(qiáng)的人事檔案信息收集能力，同時(shí)在這一過(guò)程中還要不斷的提高對(duì)于人事檔案信息的提煉能力，加強(qiáng)自身知識(shí)的積累，可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行綜合全面的分析，提煉出關(guān)鍵信息，這樣可以為醫(yī)院的決策提供重要的參考作用。此外，還需要掌握電子檔案的相關(guān)技術(shù)，能夠在信息化背景下，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)其作用的最大化發(fā)揮。
4.總結(jié)：在當(dāng)前形勢(shì)下，醫(yī)院的人事檔案管理工作面臨著一系列的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得市場(chǎng)先機(jī)，就需要結(jié)合自身實(shí)際狀況，強(qiáng)化人事檔案重要作用的發(fā)揮，采取行之有效的措施不斷的提高人事檔案資源的價(jià)值，使其更好的為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。
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1 信息化管理機(jī)制在干部人事檔案管理中的重要性
1.1 干部人事檔案管理現(xiàn)狀
由于干部人事檔案，記錄著干事的履歷與發(fā)展情況，其重要性不言而喻。但在信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面深入推廣之前，干部人事檔案，基本都是以紙質(zhì)材料的形式保存的，記錄、歸檔以及材料積累等各項(xiàng)管理的工作量較大，管理所需的人力投入也相應(yīng)較多，管理工作可謂是繁瑣而復(fù)雜，同時(shí)在查閱干部人事檔案時(shí)也較為的困難；由此可見(jiàn)，干部人事檔案管理存在一系列的問(wèn)題，亟待解決。而隨著信息化管理技術(shù)慢慢的應(yīng)用到干部人事檔案管理工作中去，在轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，由于管理方式、管理機(jī)制以及管理流程等方面的差異性，使得干部人事檔案信息化管理發(fā)展存在一些阻礙，使得干部人事檔案的記錄、積累存在著不詳細(xì)、不統(tǒng)一以及不夠規(guī)范等問(wèn)題[1，2]。因此，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理工作的深入改革十分必要。
1.2 信息化管理機(jī)制對(duì)于干部人事檔案管理的重要性
信息化管理機(jī)制的引入，對(duì)于干部人事檔案管理，具有重要意義。其一，信息化技術(shù)可以全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新、高效發(fā)展，在節(jié)約人力資源成本的同時(shí)，優(yōu)化干部人事檔案管理流程，保障干部人事檔案管理的可靠性與保密性；其二，信息化管理機(jī)制是解決目前干部人事檔案管理困境的密鑰，可以構(gòu)建一整套更為完善、高效而合理的管理機(jī)制，使得干部人事檔案信息的記錄、積累以及查閱等各項(xiàng)工作都更為的便捷。
2 信息化管理機(jī)制在干部人事檔案管理中的具體應(yīng)用
信息化管理機(jī)制的構(gòu)建，融合了一系列信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及管理措施，從而來(lái)優(yōu)化與完善干部人事檔案的管理工作。
首先，信息化管理確保了干部人事檔案的真實(shí)與可靠性，通過(guò)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有效的保存干部的原始信息，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，基于計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將干部人事檔案的信息完整的記錄，從而使得干部人事檔案信息能夠有據(jù)可查并隨時(shí)更新，有效的保證干部人事信息的真實(shí)準(zhǔn)確與時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集中、動(dòng)態(tài)管理；其次，針對(duì)以前干部人事檔案信息存在的撤換、更改等弊端，信息化管理機(jī)制通過(guò)建立有效的安全防范系統(tǒng)，對(duì)電子檔案信息以及紙質(zhì)信息材料實(shí)現(xiàn)了監(jiān)控，防止干部人事檔案發(fā)生記錄真實(shí)性失效以及保存不得當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象的發(fā)生；除此之外，信息化管理機(jī)制還解決了干部人事檔案查閱流程復(fù)雜、困難的問(wèn)題，通過(guò)實(shí)際需求，對(duì)干部人事檔案查閱權(quán)限進(jìn)行更新與開(kāi)放，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)電子資源共享平臺(tái)，使得干部人事檔案調(diào)用更為的便捷高效[3，4]。總的來(lái)說(shuō)，信息化管理機(jī)制，通過(guò)豐富的信息化技術(shù)與手段，正逐漸滲透并應(yīng)用于干部人事檔案管理的各項(xiàng)工作。
3 干部人事檔案信息化管理的發(fā)展展望
基于干部人事檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀與具體應(yīng)用，本文就其未來(lái)的發(fā)展提出以下幾點(diǎn)思考[2，5]：
（1）加大對(duì)信息化管理的研究與投入，完善信息化管理機(jī)制。在干部人事檔案的管理工作中，信息化管理機(jī)制的構(gòu)建，能夠確保檔案信息的真??性與可靠性，其在干部人事檔案管理中的廣泛應(yīng)用與推廣，代表這未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。
（2）豐富信息化管理技術(shù)和管理手段，有效促進(jìn)檔案高效管理與發(fā)展。信息化管理技術(shù)與手段的創(chuàng)新發(fā)展，才能保障干部人事檔案信息化管理的連續(xù)性和高效性，為干部人事調(diào)動(dòng)、履歷發(fā)展情況提供史料。
（3）基于干部人事檔案管理發(fā)展形勢(shì)變化，提升信息化管理質(zhì)量。通過(guò)信息化人才引進(jìn)與培養(yǎng)，管理機(jī)制完善與創(chuàng)新等一系列方法，優(yōu)化干部人事檔案信息化管理的各項(xiàng)工作。
1.1 檔案意識(shí)淡薄。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過(guò)程中檔案還長(zhǎng)期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對(duì)企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒(méi)有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對(duì)人事檔案重視意識(shí)的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對(duì)號(hào)入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門(mén)管理工作的開(kāi)展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡(jiǎn)單材料，而對(duì)反映本人業(yè)績(jī)、動(dòng)態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個(gè)人的工作全貌。保密意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個(gè)企業(yè)員工的個(gè)人隱私和自然材料，還從一個(gè)側(cè)面反映了我們黨和國(guó)家及各級(jí)組織、各個(gè)單位的各項(xiàng)工作的活動(dòng)情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴(kuò)散出去。
1.3 檔案管理隊(duì)伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開(kāi)展。
1.4 檔案利用價(jià)值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動(dòng)態(tài)性的管理工作，要不斷充實(shí)新的內(nèi)容，增加新的材料。在實(shí)際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實(shí)情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2、改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對(duì)策
2.1 提高檔案管理意識(shí)。無(wú)論是企業(yè)還是員工個(gè)人，都應(yīng)該自覺(jué)更新觀念，提高對(duì)檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市場(chǎng)意識(shí)，淡化行政意識(shí)和行政手段。
2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實(shí)行個(gè)人信息的有條件融合。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對(duì)其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國(guó)家人力和財(cái)物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來(lái)信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開(kāi)發(fā)。
2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動(dòng)的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對(duì)人事檔案社會(huì)化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會(huì)化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)政府服務(wù)公職人員、流動(dòng)服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。
2.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，要促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。
2.4.1 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。
2.4.2 增強(qiáng)法治意識(shí)。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，具備“依法管理”、“依法用檔”意識(shí)，有效維護(hù)檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發(fā)展。
2.4.3 增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。奉獻(xiàn)源于對(duì)祖國(guó)人民的無(wú)限忠誠(chéng)，源于對(duì)事業(yè)的執(zhí)著追求，它體現(xiàn)了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價(jià)值觀。
3、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施
上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開(kāi)來(lái)的，在方式上是封閉起來(lái)的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識(shí)、管理體制和收集渠道四方面入手：
3.1 重新認(rèn)識(shí)人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動(dòng)服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹(shù)立視記載人才成長(zhǎng)的人事檔案為識(shí)才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變。
3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒(méi)有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個(gè)人在政治、業(yè)務(wù)方面成長(zhǎng)過(guò)程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門(mén)，無(wú)法將同一個(gè)人的檔案作為一個(gè)整體來(lái)看待和管理。若對(duì)管理體制進(jìn)行改革，將文書(shū)、科技檔案機(jī)構(gòu)與人事檔案管理機(jī)構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。
關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；人事檔案管理；人力資源建設(shè)；管理制度
中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.15913/ki.kjycx.2016.05.054
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)增速放緩，為了在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中注入新活力，使其保持中高速發(fā)展，有關(guān)部門(mén)出臺(tái)了一系列政策，以促進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新。近年來(lái)，中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況逐漸好轉(zhuǎn)，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力也逐漸增強(qiáng)。但是，在其發(fā)展過(guò)程中，普遍存在管理意識(shí)淡薄、資源利用率低和人事檔案管理不健全等問(wèn)題。特別是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，需要引進(jìn)和培養(yǎng)大批人才，因此，必須要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，確保其真實(shí)性和有效性。這樣，不僅可以促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，還可以提高企業(yè)人才的優(yōu)化配置。鑒于此，相關(guān)部門(mén)必須要采取相應(yīng)的措施解決和完善中小企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題。
1檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1管理制度不完善
人事檔案管理制度作為常規(guī)性的公共管理工具之一，在國(guó)家信用建設(shè)、人事管理和福利分配等方面作出了巨大的貢獻(xiàn)。但是，隨著改革開(kāi)放的深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)的需要，工作中有很多急需解決的問(wèn)題。
1.1.1不重視人事檔案管理制度
在工作過(guò)程中，中小企業(yè)不會(huì)在人事檔案管理方面投入過(guò)多的人力、物力和財(cái)力，而且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也不重視這項(xiàng)工作，致使企業(yè)的人事檔案管理制度不健全。
1.1.2缺乏監(jiān)督管理機(jī)制
很多企業(yè)缺乏對(duì)人事檔案的有效管理，致使檔案不能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。因?yàn)橄嚓P(guān)人員沒(méi)有定期監(jiān)督和檢查人事檔案管理方面的工作，導(dǎo)致部分員工的檔案被遺失，缺乏連續(xù)性。特別是在企業(yè)重組的過(guò)程中，常常會(huì)將人事檔案遺失，而且企業(yè)還互相推卸責(zé)任，給員工帶來(lái)了很多麻煩。
1.1.3檔案轉(zhuǎn)遞制度不完善
檔案轉(zhuǎn)遞制度不完善主要體現(xiàn)以下2個(gè)方面：①在企業(yè)人員流動(dòng)的過(guò)程中，檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，程序不規(guī)范；②部分中小企業(yè)違反人事檔案管理規(guī)定，將人事檔案視作普通郵件郵寄，未作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，而且檔案也不密封，隨意將其交給員工保管，所以，經(jīng)常發(fā)生檔案被篡改和丟失的情況。
1.1.4存在管理死角
在經(jīng)營(yíng)和轉(zhuǎn)制的過(guò)程中，大部分中小企業(yè)將主要注意力放在了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益上，忽略了對(duì)人事檔案的管理，常常發(fā)生檔案自存、人檔分家、檔案不規(guī)范、檔案遺失、檔案連續(xù)性差等情況，甚至還出現(xiàn)了檔案被隨意修改的問(wèn)題。由于部分企業(yè)檔案管理不完善，導(dǎo)致企業(yè)退休員工、下崗黨員的關(guān)系無(wú)人管、無(wú)處轉(zhuǎn)。甚至有些企業(yè)還以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為由，不重視人事檔案管理工作，給檔案管理部門(mén)帶來(lái)了不必要的麻煩。
1.2管理方式落后
1.2.1檔案收集不完整，材料質(zhì)量差
在收集人事檔案時(shí)，一定要保證所有資料的真實(shí)性、具體性和可使用性，要體現(xiàn)出它們的價(jià)值。而國(guó)內(nèi)中小企業(yè)在這方面做得還不夠好，收集到的資料質(zhì)量差，內(nèi)容不具體、不完整，導(dǎo)致人事檔案資料不能及時(shí)歸檔。有很多企業(yè)的人事檔案僅僅記錄了員工一些基本信息，比如姓名、年齡和性別等，缺少對(duì)實(shí)際情況的總結(jié)，比如員工的學(xué)歷、工作調(diào)動(dòng)情況、獎(jiǎng)勵(lì)與處分等。這種情況嚴(yán)重降低了人事檔案的使用價(jià)值，不僅不能為企業(yè)選人、用人提供有用的信息，而且還會(huì)影響員工正常的崗位調(diào)動(dòng)和升職，進(jìn)而影響他們的工作積極性。
1.2.2缺乏高效的管理手段
目前，我國(guó)大部分中小企業(yè)在人事檔案管理方面投入得較少，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理軟件為具體工作服務(wù)，所以，管理人員不得不手工編輯和檢索，致使員工的薪資、職務(wù)變動(dòng)情況等不能及時(shí)形成并歸檔處理。同時(shí)，部分人員會(huì)利用手工記錄的便利隨意修改檔案內(nèi)容，比如變更學(xué)歷、修改年齡、更改工作年限等。此外，有些企業(yè)出于對(duì)某方面工作的考慮，故意隱瞞和更換部分信息，使檔案失去了真實(shí)性，使得有關(guān)部門(mén)不能正確制訂和執(zhí)行人力資源計(jì)劃中的配備、解聘、退休、補(bǔ)充和使用計(jì)劃，用人單位處于被動(dòng)的局面。尤其在先進(jìn)人后調(diào)檔的情況下，用人單位不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題。
1.2.3檔案內(nèi)容不翔實(shí)，信息質(zhì)量低
中小企業(yè)人事檔案立卷不規(guī)范，卷宗質(zhì)量差。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下4點(diǎn)：①人事檔案的內(nèi)容前后不一致，比如員工年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷，存在年齡填小、工齡變長(zhǎng)和文化程度越填越高的情況。②檔案裝訂不規(guī)范，人事檔案資料規(guī)定要用16開(kāi)紙，但大部分企業(yè)都用的是A4紙，裝訂時(shí)一些表格超出裝訂線，給裝訂工作帶來(lái)了不便。③員工的人事材料歸類不準(zhǔn)，部分檔案資料該歸檔的不歸，不該歸檔的反而歸檔。④人事檔案材料不齊全，比如員工的獎(jiǎng)勵(lì)材料或處分材料丟失，個(gè)人履歷表未蓋人事部門(mén)的公章等。隨著企業(yè)用人要求的不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案信息已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展及其用人要求——傳統(tǒng)的人事信息比較注重人個(gè)的社會(huì)關(guān)系和政治面貌等，而現(xiàn)代企業(yè)則更注重個(gè)人的工作能力、技能和特長(zhǎng)等。這些都會(huì)影響人事檔案的質(zhì)量。在管理人事檔案時(shí)，所用的技術(shù)比較落后，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率。在整理檔案和調(diào)檔的過(guò)程中，中小企業(yè)沒(méi)有先進(jìn)的電子信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致員工工作效率低，不能與企業(yè)的發(fā)展水平相適應(yīng)。
2完善人事檔案管理的措施
2.1增強(qiáng)管理意識(shí)，完善管理制度
良好的人事檔案管理機(jī)制能夠促進(jìn)中小企業(yè)間的人才流動(dòng)，優(yōu)化企業(yè)人才結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)職工隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案是企業(yè)選人、用人和考察人的重要依據(jù)，因此，人事檔案管理工作應(yīng)不斷適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展理念和選人、用人標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理制度。在工作過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要及時(shí)收集員工資料，以確保檔案的完整性。同時(shí)，還要強(qiáng)化檔案審查工作，去偽存真，提高人事檔案的質(zhì)量。另外，相關(guān)部門(mén)和工作人員要用科學(xué)的方法整理檔案，規(guī)范其借閱、使用規(guī)范，妥善保管，而且還要及時(shí)、準(zhǔn)確更新員工的檔案信息，規(guī)范人事檔案的轉(zhuǎn)移、辦理程序。只有這樣，才能保證人事檔案的完整性、真實(shí)性和有效性，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供保證。
2.2加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
在工作過(guò)程中，借助電子信息管理系統(tǒng)，企業(yè)可以提高人事檔案管理工作的效率，提高檔案的管理水平，以便查閱、保存、轉(zhuǎn)移、調(diào)動(dòng)和更新等工作能夠順利進(jìn)行。隨著企業(yè)實(shí)力的增強(qiáng)和規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)人事結(jié)構(gòu)更加多元化，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求。鑒于此，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，運(yùn)用新理論、新技術(shù)，引入和升級(jí)企業(yè)電子人事檔案管理系統(tǒng)，充分利用人力資源信息，不斷提高人事檔案的管理水平和使用價(jià)值。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)繼續(xù)開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)，建立人事信息追蹤、反饋系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字管理，并利用網(wǎng)絡(luò)共享，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的能力
要想進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案的管理，就需要建立一支經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的管理團(tuán)隊(duì)。在工作中，相關(guān)部門(mén)要定期或不定期的組織培訓(xùn)，以提高管理人員的工作水平。通過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)讓檔案管理人員及時(shí)了解和掌握新技術(shù)，并加快新技術(shù)的引進(jìn)速度，以提高企業(yè)人事檔案管理的信息化和數(shù)字化水平。
2.4科學(xué)管理
企業(yè)人事檔案管理必須要適應(yīng)企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)的需求，因此，在不同時(shí)期，企業(yè)人事檔案管理的要求也要作相應(yīng)的調(diào)整，使檔案管理工作規(guī)范化和信息化。對(duì)人事檔案的科學(xué)管理要從以下幾方面入手：①不斷規(guī)范人事檔案的收集、歸檔和鑒別工作；②提高檔案管理的信息化水平，改進(jìn)人事檔案的檢索和查閱方式；③加強(qiáng)對(duì)人員的分類管理；④人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證年檢制度，并加強(qiáng)對(duì)其的監(jiān)督、檢查，落實(shí)檔案管理資格證考試制度，統(tǒng)一收費(fèi)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
3結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在工作過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要不斷創(chuàng)新中小企業(yè)人事檔案管理工作，開(kāi)發(fā)新思路，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)解決和優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，提高人事檔案的使用價(jià)值，為中小企業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。
參考文獻(xiàn)
［1］姚萍.高校檔案管理工作中的電子檔案管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（01）.
