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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案信息化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]人事檔案資源 信息化 管理
中圖分類號：F249.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0205-01
隨著信息技術與計算機技術的不斷發展，信息技術在各個行業中得到廣泛的使用，為進各行各業的發展帶來技術性的革命并對各行業的快速發展及行業水平的提高起到重要的推進作用。人事檔案是對職工的思想、作用、業績及經歷等進行記載的重要資料，因此，信息化技術的管理在促進人事檔案管理的工作中具有重要的作用，使人事檔案管理的工作更加簡潔和有效。
1. 人事檔案資源信息化管理的優勢
1.1 輸入簡捷及信息化數字的處理及時
信息化數字處理功能應用，可以快速及時的對人事檔案資源進行處理并有效保證人事檔案信息的連續性和動態性，應用數字化的處理功能，還可自動對人事檔案的信息進行數據處理[1]。在人事檔案管理中應用信息化技術，可以減輕管理人員對人事檔案進行傳統管理的勞動強度并在人事檔案產生變動時及時進行有效的記載，快速登錄變動職工的信息，保證人事信息的準確性與全面性，有效避免使用傳統人事檔案信息管理進行記載時出現斷檔和缺檔的情況。
1.2 信息化的搜索與痕跡功能
應用信息化技術對人事檔案進行管理，可實現信息化快速查詢功能，這有利于人事部對職工的管理。領導在進行人事處理和人事決策時，可快速有效的對職工信息進行全面了解，進而有利于單位對職工績效管理及員工培訓等方面提供信息依據并實現人才配置的合理化。應用信息痕跡處理功能，可有效的推動職工合同法律化的進程。因信息化技術的痕跡處理功能可實現對所需信息人的資料進行準確、及時的采集，而在人事需變動調整時，信息化痕跡功能可以為人事檔案的調整提供巨大的幫助，可有效的避免傳統人事檔案管理中出現的疏漏、問題，進而提高人事檔案管理的工作效率。
1.3 信息化的保密功能
管理人事檔案時要有較強的保密意識，在人事檔案的管理中應用信息化技術對人事檔案進行密碼設置，就可以實現對人事檔案進行保密，有效的防止人事檔案信息對外泄漏。管理人事檔案的工作人員，不僅要具備相關的信息化技術知識，還要加強對密碼的保護，避免給單位帶來不必要的損失。
2. 人事檔案信息化管理的強化途徑
2.1 加強人事檔案管理信息化的功能建設
現今，人事局對人事檔案的使用頻率逐漸增加，人事檔案在日常工作中的作用越加明顯，而信息化技術的發展為人事檔案的建設提供著先進的科技手段和科技知識，以加快對人事檔案管理相關信息系統的架構。信息系統的建立，可實現人事檔案的三大功能，即干部信息的查詢系統、信息綜合的開發系統及檔案的檢索管理系統。實現對相關干部信息的分析、預測和統計功能，體現人事檔案的信息質量對人力資源管理的作用[2]。一是動態信息具有時效性，它能快速的處理突發性、緊急性事件所產生的信息。二是基礎信息具有準確性，對檔案信息進行嚴格的審查。三是經驗信息具有指導性、超前性和探索性，以強化檔案的編輯能力。四是政策信息具有針對性，確保信息為執行和決策服務。
2.2 完善人事局人事檔案信息化管理體系
人事檔案的信息化管理是當今時展的需求，人事局應加強對人事檔案資源管理模式的創新，建立完善的人事檔案信息化管理體系。因此，完善信息化檔案管理的同時，需抓好三方面工作：一加強管理層對人事檔案管理的重視并推進人事檔案管理工作的運行，作為人才信息庫的人事局人事檔案，是人事局管理重要的組成部分，因此，人事局管理層應重視檔案信息化管理，并為其創造條件，推進檔案信息化管理工作的有序開展。
二提高人事檔案管理職工的責任心和業務水平，人事檔案管理工作是一項涉及職工重要個人信息的資源庫，因此，要求檔案管理員提高政治素質和業務水平。平時加強對檔案管理員的培訓和進修工作，建立一支思想素質較高、業務水平較硬的人事檔案管理隊伍。三科學地應用人事檔案管理軟件；四制定規范的人事檔案管理機制。管理人事檔案就應制定相關的管理機制并在工作中不斷地健全和完善規章制度，充分發揮管理職能并重視對人才檔案信息的更新和維護工作[4]。
2.3 加強對人事檔案信息化系統數據庫的建設
人事檔案的信息化數據管理是一項繁雜而長期的工作，隨著人事檔案管理工作的發展，數據庫的資料需要跟進更新。將復雜繁瑣的人動通過信息化的加工變為簡潔明了、量化真實的數字表格，為人事檔案更精確的管理提供有力的依據。要落實工作，需從四方面著手：一創建人事檔案最基本的信息資料庫。包括職工的性別、學歷、姓名、出生年月、職務、政治面貌、專業技術職稱、工作簡歷和年度考核等全面的信息資料；二建立人事檔案資料的目錄查詢數據資料庫。依據姓氏和參工年限等方式對所有職工的信息進行歸類，制定相關目錄表并依此為根據對職工信息進行有序的編號，方便人事資料的快速查找；三對職工的工資可建立工資數據資料庫。將全部職工的績效工資和基礎工資等進行詳細的整理，以便快速查看；四建立人事檔案相關材料目錄的數據資料庫。將全部職工的檔案信息用計算機進行歸檔、儲存和分類，實現人事檔案管理數據化。
3. 結束語
人事檔案信息技術化管理對人力資源的管理具有重要的作用，創建檔案信息化管體系是實現人事檔案網絡化、電子化高效管理的重要途徑。加強人事檔案管理的信息技術化，不僅能避免傳統檔案管理模式中出現疏漏，還能提升人事局人事檔案的管理水平，使人事檔案管理向管理科學化和現代化的道路發展。
參考文獻
[1]張玉雙，田云，肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會論壇，2015，21（1）：79-80.
[2]卓雅媚.新時期人事檔案管理信息化建設探討[J].現代經濟信息，2013，（16）：173.
【關鍵詞】人事檔案；信息化管理；文檔一體化
計算機技術、數字技術和網絡技術的發展，標志著人類記錄信息、傳達信息及留存信息的方式發生了變革，從紙質文本時代進入電子文本時代，時代的變化催生了近代檔案學理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發生了變化。我國人事檔案信息化管理就是這一時代變革所引發的產物，。目前我國人事檔案信息化管理已經取得了一定的經驗，但仍有必要從理論和實踐兩個方面予以更深入的探討，畢竟計算機技術、數字技術和網絡技術發展態勢依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現，充分認識人事檔案信息化管理的理論和實踐的目的，就是為與時俱進地、高質量高效率第做好這項工作打下良好的基礎。
一、人事檔案信息化建設的內涵與作用
1.人事檔案信息化建設的內涵
“檔案信息化建設”的第一次正式提出是在2000年全國檔案工作會議上， 隨后檔案信息化建設便在全國蓬勃開展起來。《檔案信息化建設導論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國家檔案行為管理部門的統一規劃和組織下， 在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術， 對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也就是說，各高校要在各級領導及相關部門的高度重視下， 統一組織和規劃，采取一切有效措施和途徑，充分應用計算機技術、現代通信技術和網絡技術等信息技術，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進行整理、開發、管理并提供利用服務， 實現高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉化，它具有整體性、動態性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設涉及的內容很多， 而且會隨著時代的發展而不斷豐富和變化。
2002年國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中指出檔案信息化建設一般包括檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化建設人才隊伍建設和檔案信息安全保障體系建設六個部分，這對全國檔案信息化建設提出了具體的要求，人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，人事檔案信息化建設自此被指明了方向，全國人事檔案信息化管理實踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規范及加強干部選拔任用工作監督等規定出臺。為當前人事制度改革以及檔案信息化建設打下了更加堅實的基礎。
2.人事檔案信息化建設的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才，加強機關單位干部隊伍建設，促進工作、監察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術迅猛發展和廣泛應用，人事檔案信息化的重要性日益凸現出來。人事檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，才能改變人事檔案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實現人事檔案的現代化管理，也只有實現人事檔案信息化，才能不斷發揮人事檔案的價值，提高人事檔案工作的社會地位，實現人事檔案事業的跨越式發展。
二、在加強文檔一體化建設的基礎上加強人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業務規范人事檔案管理信息系統的建設需要投入相當大的人力、物力、財力。鑒于系統建設是一項技術密集、資金密集、勞動密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統并非易事， 因此在系統設計過程中，要確保字段設定嚴格執行標準化和規范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎，也是今后在網絡上進行數據交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國家統一規格產品，同時要統一編號。
2.加強文檔一體化軟件的統籌規劃
對于文檔一體化軟件的開發，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個階段的管理要求放在文件設計階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統設計中，要推廣使用兼容性強、應用性好、智能程度高的辦公信息系統， 使文件與檔案的運轉、傳遞、處理、管理以及開發利用更加方便快捷， 形成一個滿足現代化辦公環境的文檔一體化協調發展的技術保障體系。其次依據各部門的職能， 按照標準化、規范化的要求， 調整、制定適應于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對各種表明檔案信息內容特征的著錄與標引加以統一。
高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率。
目前，很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。人事檔案管理人員的計算機僅局限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了在高校中，大量涉及教職工和學生的統計工作只能依靠手工完成，造成大量的重復勞動和人力資源的極大浪費。
針對我國該校人事檔案存在的諸多問題，我認為，應該從以下幾點進行解決：
一、高校的領導和檔案管理人員要轉變和更新觀念。一方面，學校領導要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供財力支持。另一方面，檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務意識，主動、及時地為學校的各項工作提供優質服務，學習和研究現代化管理技術，適應人事檔案信息化管理的需要。
二、政府和立法機構要修改和完善人事檔案管理制度。人事檔案信息化建設，需要健全的規章制度和相應的法律保護，因此，要加強法律法規和規章制度的建設。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規的重要性。高校相關部門必須及時按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，根據社會和學校的改革發展對人事檔案管理工作的需求，結合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發展規劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學規范。
三、開展人事檔案信息的數據化，要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，利用計算機管理高校人事檔案，實現人事檔案管理的微機化、網絡化。通過計算機網絡實現各項統計和計算機處理方式由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享。依靠計算機系統強大的存儲、檢索、匯總、統計等功能，我們可以將人事檔案中關鍵的信息作為數據錄入計算機中，通過成熟的檔案管理軟件實現數據的存儲、檢索和分析。隨著條件的成熟，我們可以利用網絡技術，開發出具有B/S架構的檔案管理系統，對整個學校的人事檔案進行系統、統一的管理。各類管理人員只須維護好與自己工作對應的部分人事檔案信息，統一存儲在服務器上提供全校范圍內的信息利用。要以檔案的原始材料為依據，信息錄入要完整、準確，培養時時更新意識，要派專門檔案管理人員及時對數據庫進行更新和核準。運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的人事檔案信息數據庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構建通信穩定、數據傳輸快速、可靠性高的校園局域網，建立人事檔案信息網絡；保證計算機硬件及軟件系統的更新換代。
四、要做好人事檔案數據資料的保密和安全工作。在對各種信息資料進行嚴格界定的基礎上，一方面，要建立規范、嚴格、科學的信息化管理制度，從制度層面杜絕泄密及數據丟失的可能性。另一方面，要嚴格分配管理權限，定期備份，及時維護數據庫，從技術手段上保證數據的安全性及保密性。
五、提高高校人事檔案管理人員的素質。要實現人事檔案管理信息化，就必須有一批高素質的檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員，不但要有較高的政治素質和人事檔案管理的業務知識，而且，要有掌握現代技術、熟練運用高新設備管理的能力。
（作者單位：河南省開封人民警察學校學生處來稿日期：2011-08-11）
【關鍵詞】醫院人事檔案 信息化 管理
醫院人事檔案管理是二項非常重要的信息資源管理工作，它是醫院人員個人經歷和社會實踐的重要記錄，是其業務能力、工作表現、實戰業績等的重要反應，也是重要的人事信息資源。重視和加強醫院人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，只有堅持人事檔案信息化管理，才能促進醫院人事制度改革，合理有效配置醫院人力資源。促進醫院衛生事業發展的重要舉措。實現信息共享和知識管理，提供先進的技術、手段和方法。
1.醫院人事檔案信息化建設的優點
1.1從根本上來講。
醫院人事檔案材料具有專業性、機密性、政治性三大特點，因此，人事檔案材料需要進行單獨存放，而且要求有專人進行保管。傳統的醫院人事檔案管理模式比較落后，而且長期以來醫院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案基礎設施差，收集、整理，歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準確性和完整性，還嚴重增加了很多工作量，使用計算機管理醫院的人事檔案就不同了，由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。既可避免手工抄寫出現的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益，對數據查詢又快又準。
1.2利用計算機管理醫院人事檔案，有利于材料的完整保存。
除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。
1.3利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優盤、光存儲介質及硬盤上，大大節省了資源。
按傳統的和理模式。要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設備，這樣不僅要投人大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2.實現醫院人事檔案信息化的途徑
2.1建立完整的數據庫管理系統
①完善人事檔案信息綜合數據庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。②建立人事檔案信息分類數據庫，保證數據采集準確，隨時更新。③建立數字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數碼相機）將人事檔案進行數字化處理，刻錄光盤。④完善和建立辦公信息數據庫，人事檔案管理口常的辦公業務均列為辦公信息數據庫的服務范圍。
2.2建立健全相應的規章制度
在制定信息化建設的規章制度時，參照國家和有關部委頒發的檔案信息化建設法規，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計算機人事檔案的安全與保密制度等條規，確保各項條款的實用性。
2.3培養一支高素質檔案管理隊伍
人事檔案管理工作需要高素質，復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩定性和創造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發展思路。
2.4加大安全保密工作力度
要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力；要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序狀態。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現象發生，應在相應的網絡接口部位安裝監控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統，要經常用有關清毒軟件對計算機系統做好清毒，確保人事信息萬無一失。
3.醫院人事檔案信息化的意義
3.1提高人事檔案的利用率
應用計算機查閱檔案，一是可替代現有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便；二是能夠完成檔案的接收、轉遞、借查閱；三是自動生成各種人力資源管理、勞資變動等報表；四是可以完成檔案、花名冊、報表等資料輸出。為檔案管理節省了大量成本，提高了工作效率。
3.2降低人事檔案材料管理成本
人事檔案材料實現計算機管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統檔案管理硬件設施除專用庫房以外，需設立專職檔案管理人員。實現信息化管理后，現有管理人員足可以兼任，除數據錄入和升級外，不需要單獨設立機構及人員，管理成本和資源大大降低。
3.3提高了人事管理工作的運轉速度
干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度。
3.4實現了人事資源的共享
加強與社會各方面的橫向聯合，實現信息資源共享，為社會各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
總之，實現人事檔案管理信息化，對醫院發展具有深遠影響，我們要與時俱進、不斷創新，切實做好人事檔案信息化建設工作，充分發揮人事檔案信息資源的優勢，為醫院的改革與發展提供必要的服務。
參考文獻：
[1]樊曉宇.對醫院人事檔案信息化建設的思考[J].陜西檔案，2009（6）：44
關鍵詞：事業單位人事檔案信息化建設問題對策
伴隨著事業單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業單位的人事檔案是人才信息的重要存儲器，能記載人才的重要信息，反映人員的學習工作經歷、工作表現獎懲情況、工資薪酬、職務職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據。管理好利用好人事檔案，加強檔案的信息化建設，對于開發人力資源有著重大的意義。下面就結合自己的工作談談事業單位的人事檔案管理存在的問題及對策。
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對人事檔案管理
人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現階段事業單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護，忽視現期內容的補充和更新。一部分人員業務素質不高，沒有經過專業的檔案知識培訓，檔案收集意識淡薄。所以工作中對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務處理不當，缺乏全面性、系統性、連續性；對于應該歸檔的材料沒有及時整理歸檔，檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識不強
檔案管理工作的主要內容便是材料收集和保管。但現實情況卻是有些檔案員檔案意識淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項工作的重要性，導致部分人事檔案材料跟不上個人經歷的變化，給檔案的使用帶來諸多不便。
人事檔案材料不健全。現存人事檔案內容單一，選拔任用干部時，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經歷、入黨入團、學歷、工資調整等一些基本信息。檔案缺乏動態管理，人事的繼續教育、德能勤績、收入、經濟審計、組織考察等重要內容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，單位應當配備專職人員管理，單獨存放。但實際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業人員管理。
4、人事檔案信息化、現代化水平不高
在信息技術飛速發展的今天，快捷的微機技術還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數據庫沒有建立，管理的重心還是實體管理，實現人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號。一些單位雖然配備了微機，但是也僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索。微機成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機器。根本不能實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時展對檔案工作管理的要求。很多人事統計工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費。
二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領導要對人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對檔案工作及時檢查、督促、指導，使檔案管理工作真正起到服務于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結合檔案工作實際，建立健全檔案管理的各種規章制度，干部檔案工作人員職責、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責任落實到人，獎懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據可依，規范運行。
2、加強信息化建設
人事檔案的信息化建設是檔案資源科學、有效整合的手段，建立人事檔案的數據庫就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，有關信息全部錄入計算機，利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時，突出個人特色，實現檔案的動態管理和補充。實現上述目的，需要建立在一定軟件系統的基礎上，還要添置必要的設備，比如計算機、打印機、掃描儀等設備，這是需要資金做基礎的，加大對檔案管理的資金投入，使事業單位的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。
同時要注意電子檔案的安全保密工作，因為電子文字修改后是不留痕跡的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業單位的人事檔案管理有其自身的特點，其工作性質是專業性、政治性、機密性很強的工作。涉及到個人的隱私和一個人的成長、工作、遵紀守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質、專業素質，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業人員安排到這個崗位上。對于人事檔案材料份數多，資料復雜的實際，難以應付，造成檔案管理質量的下降。所以新時期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業務知識、電腦操作知識、一定的軟件應用能力和網絡知識。
4、提高人事檔案利用水平
事業單位的人事檔案作用尚未充分發揮出來，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調人、獎懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據。其次是其社會服務功能需進一步加強，人事檔案作為人員各段時期信息的原始存儲器，具有很強的權威性。但長久以來，事業單位人事檔案管理重保密、輕利用的現象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務功能。所以，要進一步改善和開發檔案的利用價值，變被動服務為主動服務，變簡單的基本情況查詢為人事信息的全面查詢，充分發揮檔案的作用。
1.實行人事檔案信息化管理，大大減少了以往紙質文檔管理的工作量，精簡了人員構成和工作內容，提高了管理效率。
2.信息化管理實施改變了以往建立簡單使用困難的局面，實現了一次錄入管理、多次反復使用，更利于單位對人才情況有一個綜合了解，提升人才資源的合理化配置利用效率。
3.人事檔案信息化管理使全國的人才信息和資源實現了更大程度的共享和人才流通，提高了單位選用的人才與崗位的匹配度，滿足了現代眾多行業個性化和多元化的人才選用需求。因此，也在另一方面對人事制度的改革具有重要作用。
4.以往有對人事檔案進行傳動、調閱的時候，都要把紙質文件調出，容易造成紙質文件實物的損壞或丟失，而信息化管理的實施，無疑保護了紙質檔案文件的完好，有利于人事檔案事業建設。
二、人事檔案信息化管理面臨的挑戰
由于人事檔案是一項存在歷史較久、管理思維和模式形成了較為穩固的方式等原因，對信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑戰，具體有以下幾點：
1.以往的人事檔案管理模式較為單一、陳舊，需要的人力勞動量也很大，而且由于工作量繁雜細瑣經常會出現這樣那樣的差錯，因此管理的效率也不高。一方面人事檔案一旦封存若再想調閱或流轉就很難，或需要一定的翻找時間，降低了檔案管理的及時性、方便性和準確性；另一方面人事檔案的庫存式管理使各單位很難對人才信息有一個綜合的了解，降低了社會人才資源的配置和利用效率。
2.以往的人事檔案管理人員接受的都只是與傳統檔案管理相關的業務知識能技能培養，對信息化檔案管理系統和設備的操作比較陌生，在主觀上直接制約了人事檔案信息化管理的推進和實施。人員要素往往也是進行一項革新或改革時需要考慮的第一基本要素。
3.人事檔案信息化管理強調的是對信息化手段的運用，因此在實施過程中信息化的軟硬件設備是必不可少的。但是目前我國人事檔案管理的設備現狀就是管理軟件或平臺落后、缺乏先進的硬件設施，不能適應現代的人事檔案管理和使用需求，也不能滿足現代化辦公操作的要求，這些也都從物質條件上限制了信息化管理的轉變實施。
4.信息化的人事檔案管理對人事檔案和信息文件的處理方式改變了以往紙質檔案的方式，而是更多地利用電腦信息存儲形成網絡資源庫的方式。但是由于傳統的人事管理的技術標準和組織工序都不能與現代化的計算機操作相匹配，因此存在信息化方式難以實施阻礙信息化管理進程的挑戰。
5.有一些大的企事業單位，意識到了人事檔案信息化管理的重要價值，也實行了信息化管理方式的改革。但并沒有進一步制定一個規范的實施要求并嚴格落實，因此在具體的實施過程中，經常出現信息錄入不完整、人事信息不準確、更新不及時等問題，這些都違背了人事檔案信息化建設的初衷，也限制了信息化管理的有效開展。
三、應對人事檔案信息化管理挑戰的對策
針對上文所述的人事檔案信息化管理實施中所面臨的一些挑戰，具體可以從以下幾項措施入手來迎接應對。
1.提高人事檔案管理人員的素質。一方面引入既對檔案管理業務知識技能熟練精通、又了解相關法規、并且能夠操作使用信息化設備的專業復合型人才，另一方面加強對老員工在工作技能方面的提升，尤其是對信息化設備的認識和操作學習，使他們能夠在最快的時間內完全獨立熟練地進行信息化操作，能夠勝任現代化人事檔案管理的工作要求。此外，也要加強管理人員的職業操守提升，提高他們在工作中的細致度和責任心，增強他們的工作服務理念。
2.升級人事檔案管理的軟硬件設備。首先應該適當增加資金投入采購一批適應現代化人事檔案管理要求的信息化設備，其次應該對老的、落后的管理軟件和平臺實行更新換代，使其能夠滿足現在的管理工作需求，為人事檔案信息化管理的實施和發展提供物質保障。
3.制定完善的信息化管理體制。企事業單位應該在做好人事檔案管理信息化轉變的人員和設備準備時，更應該針對自身的經營策略和特點，制定一套完善的實施規范并嚴格落實，促使人事檔案在錄入時的準確有效完整、在流動中的合法規范合理，確保人事檔案管理的高質、有效開展，為自身的經營和發展提供高質的人才資源。
4.根據信息化人事檔案管理的流程和要求，優化原油人事管理技術標準和組織工序規范標準，使其能夠最大化地與信息化檔案管理實施相匹配，為人事檔案信息化管理的推進提供有力的保障。
【關鍵詞】醫院人事檔案；信息化管理；人才
進入新世紀之后，信息技術被大幅度引入到各級醫院人事檔案的日常管理之中。隨著當代人才流動性的日益增強，檔案這種記錄員工重要活動歷程的信息資料，對于保證人員的合理流動具有難以估量的價值。尤其是近年來，檔案記錄的誠信度越來越高，規范化也日益增強，為我國醫療衛生事業的發展提供了極大的助力。
一、提升醫院人事檔案信息化管理的重要意義
加強醫院人事檔案信息化管理，不僅能夠科學提高人事檔案管理的效率，還能夠在極大程度上節約資源。眾所周知，過去的檔案管理主要采用的是紙質檔案，醫院員工隨著工作歷程的增加，檔案也必然隨之加厚。調查統計，年齡在50周歲以上的員工其檔案平均頁數都在100頁以上。不僅厚重，而且還需要時刻注意防火、防水、防蟲，翻閱時也費時費力。而隨著信息化管理的推廣，個人信息只需要錄入到信息終端中，系統就可以對其進行自動的分類，在信息提取和閱覽過程中也更加便捷。
二、現階段醫院人事檔案信息化管理中存在的問題
雖然信息化管理對于醫院人事檔案管理的巨大促進作用已經得到了認可，但是在具體實踐中，仍舊存在著一些比較嚴重的問題，其能否得到有效的解決對于提高信息化管理的效果至關重要。
（一）對于信息化管理的理解存在不足。醫院人事檔案的信息化管理是檔案管理發展中的一項重大變革，其同傳統的人事檔案管理有著極大的不同，是從工作方式、方法到管理目標的全方位革新。“重投資、輕管理”的觀念仍舊沒有得到改變。在耗費巨大資金投入購買了硬件設備和最先進的管理軟件之后，就將其交由醫院原有的人事檔案管理人員進行操作，而對于這些人員是否能夠發揮信息設備的功用則不聞不問，對待設備提供公司組織的培訓也缺乏熱情，導致信息設備的多種功能被白白浪費，無法在檔案管理中發揮應有的作用。
（二）醫院“各自為戰”。大力推進醫院人事檔案信息化管理工作，是為了更好地實現信息的閱覽和交流，而實現這個目標的基礎是建立一個統一的公共管理平臺。可是從現階段的情況來看，我國各醫院在人事檔案信息化管理方面有著很大的“自”，其在管理軟件的購買方面缺乏統一的籌劃和行動。受此影響，各個醫院在進行檔案傳閱時經常會因為保存格式的不同而導致文件損壞，這給我們的工作帶來極大不便。
（三）管理人才的素質有待提升。檔案管理人員是醫院人事檔案信息化管理工作最直接的參與者和實踐者。他們信息處理能力的高低對于這項變革的深入發展有著重要作用。現階段我國醫院絕大部分人事檔案管理人員的年齡都在45歲以上，他們對于信息化的接受能力比較差，而且信息輸入的速度和準確率也相對較低，這已經成為當前制約醫院人事檔案信息化管理改革走向深入的一個重要因素。
三、提高醫院人事檔案信息化管理的建議
針對上文提出的問題，筆者經過深入研究，提出以下幾點解決的建議。
（一）加強教育，加深對于信息化管理的正確理解。深化對于人事檔案信息化管理內涵的科學理解是提高的關鍵。這就需要醫院的各級領導積極轉變觀念，加強學習，深刻領悟在“互聯網+”背景下人事檔案管理的全新發展理念和管理模式。將前期投資和后期維護、更新等等都納入到信息化工作的重點進程中來，使信息設備的作用能夠得到最大限度的發揮，避免資源的閑置和浪費。
（二）推動醫院人事檔案管理平臺的建立。建立統一醫院信息管理平臺，已經成為我們醫院人事改革的一項重點內容。在此基礎之上，各個醫院不僅能夠實現人事檔案管理的一體化，還能夠還推進我國醫療衛生工作方面向前邁進一大步。這個問題的解決，單純依靠醫院自身的能力是難以實現的，它需要各個相關行業的共同努力。醫院主管部門可以根據本單位人員的實際情況提出管理軟件設計的具體構想，上級部門匯總之后將意見傳達給軟件設計單位，并由軟件設計單位負責統一平臺的維護和各下屬醫院軟件的升級等工作。
（三）大力提升管理人員的素質。各地區醫院人事主管部門應定期組織培訓，以促進各下屬醫院的人事檔案管理人員綜合素養的提升。在培訓中要注重思想教育與業務能力培訓并重的策略，并在培訓中滲透終身學習的思想，因為當代信息技術的發展可謂一日千里，單靠上級部門的培訓顯然是無法跟得上時代需求以及工作實踐之需求的，這就必須要通過提升他們日常的學習能力來緩解這個矛盾。
四、結束語
綜上所述，信息化管理是當代醫院人事檔案管理發展的必由之路。沿此前行，或許會給我們帶來短期的陣痛，這種陣痛即來自已成習慣的工作模式與理念之改變，也來自于自身能力與工作需求不匹配之間的矛盾。但是只要我們堅持下去，就一定會獲得喜人的成果。
【參考文獻】
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[2]徐穎.流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學,2015.
企業人事檔案采用電子信息化管理，可以實現對各類資源的收集和共享，有利于強化企業各部門之間、企業之間的聯系與合作，全面提高企業人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業更好地完成工作。企業在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯網和電子信息系統，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業人事檔案實施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環節，減少紙質檔案的使用效率，節約環保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行查看。此外，人事檔案實施信息化管理大大增加了企業的信息存儲量，提高了企業人事檔案管理速度。具體來說，企業實施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。
1.1企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求
如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。
1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案
傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。
1.3完善企業內部管理的必然要求
通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。
2企業傳統人事檔案管理存在的弊端
2.1人事檔案管理手段落后
目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。
2.2電子檔案管理意識淡薄
很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。
2.3思想上不重視檔案管理工作
很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。
2.4信息化管理技術更新較慢
目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。
2.5工作人員綜合素質有限
企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。
3企業人事檔案如何實施信息化管理
3.1不斷完善電子信息化系統
要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。
3.2建立企業人事檔案的信息數據庫
人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。
3.3轉變檔案管理人員的意識
在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。
3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓
企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。
4結語
關鍵詞：人事檔案 信息化管理系統 應用
人事檔案信息管理系統管理技術主要包括安全保密技術、網絡技術、計算機數據庫技術。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優點。這樣不僅對檔案管理效率有了很大的提高，而且還實現了檔案管理的規范化、科學化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統的應用，并針對應用過程存在的問題提出了改進措施。
一、人事檔案信息化管理系統的應用
（一）人事檔案數據庫管理系統建設
人事檔案數據庫管理系統建設是檔案管理系統的基礎。只有認真建設好人事檔案數據庫才能進行人事檔案信息化建設。檔案數據庫包括檔案材料的發文、收文、統計、刪除、復制、查閱、借用、轉出、接收等活動的登記和執行。人事檔案管理系統的系統管理員可以對檔案數據進行日常的備份、維護、管理工作。人事檔案數據庫管理系統是將業務管理、數據管理融合到一個工作平臺，從而從根本上改變了人才信息資源的服務方式、管理方式、儲存方式。
（二）認真做好人事檔案材料的收集工作
檔案材料的收集工作對于檔案工作是非常重要的，要認真全面地收集需要歸檔的材料。人事檔案室應當建立登記、催要、遞交、聯系制度，并且要認真做好進一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時間、名稱等項錄入數據庫，做到檔案材料的接收工作更加科學有序、管理規范。為了避免數據的錄入錯誤，在大量錄入數據信息時，應當由專人進行負責。
（三）人事檔案信息分類數據庫的建立
1、建立人事檔案分類數據庫的意義
人事檔案分類信息數據庫的建立是一項非常重要的基礎工作，也是信息化系統的核心部分，數據庫集中了人事、組織部門需要的全部數據。數據庫建立好以后，數據可以重復利用，這樣數據的利用率得到了提高，減少了數據的冗余，避免了重復數據的存儲，是一個功能比較完善，結構更加合理，人才信息可以共享的資源庫。
2、數字化檔案
對于一些個人檔案中比較重要的紙質材料，可以進行數字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計算機進行查閱。實行數字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時會用到原始檔案，這樣對檔案的壽命有延長作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計算機網絡對檔案信息進行查閱，但是人事檔案也應當注意保密性問題，因此需要對不同分類信息進行相應的密級設置，不同的用戶權限級別可以查看相應的人事檔案信息。
3、電子檔案
近年來，我國已基本全面實施電子政務，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。
4、檔案室工作人員編制的一些數據
檔案室工作人員編制的一些數據，例如終身碼、養老保險、公積金、醫療保險、年度考核、工資、入黨團、職務、學歷、參加工作時間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據職工的編號錄入人事檔案數據庫系統，利用該數據庫對人事信息的檢索非常方便，為單位的領導層的科學決策和管理提供了確切、快速的信息。
（四）人事檔案信息網絡化安全保密技術
人事檔案信息由于涉及個人一些機密，因此對于安全保密設計工作要做好。數據庫管理系統應當采用數字簽名機制，保證接受信息的確定性和真實性。為了更好地管理用戶訪問數據庫的用戶，可以采用用戶審計和防火墻技術功能。為了保證信息在傳輸的過程中不被修改和竊聽，就需要對信息進行加密處理，從而保證了信息的安全性。
二、人事檔案信息化管理系統的改進
（一） 應當實現人事檔案信息的動態管理
人事檔案信息化管理系統不但要對當前的人事檔案信息進行管理，要對能夠對人員的培訓情況、學歷、工作履歷、職務變動等數據進行動態管理，使人力資源管理更加科學有效，使管理的信息由平面向立體轉變。
（二）應當實現內部與外部的數據共享，做到數據聯動管理
應當通過硬件的支持實現內部和外部的數據的共享，通過職務變動管理、職稱變動管理、學歷變動管理能夠同時將人員檔案卡片的一些個人信息進行自動的更新，做到實時提示，并聯動到相應的卡片中，這樣就有效地避免了重復維護人員數據信息。
（三）實現方便的報表和智能化辦公管理
可以將各種可能用到的統計表格式和各種報表固化到軟件中去，達到一鍵可以生成統計結果，既增加了數據的準確性，同時也對繁瑣的統計過程進行了優化，確保了統計靈活快捷，統計結果可以共享。
人事檔案信息化管理系統不僅是一個很好的工作平臺，而且還是一個方便交流的平臺，從而使人事檔案管理實現了智能化辦公管理。
（四）加強批量數據的處理能力
要加強批量數據的處理能力，例如對于大量數據的備份，大數據量的修改工作目前的人事檔案管理系統還不易實現，還存在網絡速度慢的現象。目前的系統對多斷網、防火墻等問題的解決還不是很方便，對網絡底層協議有較大的依賴性。
參考文獻：
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所謂軍休干部主要是指一些由曾經在軍隊，通過軍隊向各地的地方政府定向轉移的退休干部，移交過程中，軍休干部的人事檔案相關信息等資料也需要一同進行轉移，因此，軍休干部人事管理的相關工作不容忽視，做好管理工作可以更好的使軍休干部繼續為社會發揮余熱，同時也能最大程度上為軍休干部的退休生活提供一定的保障。
一、軍休干部人事檔案信息化管理的重要性
當前我國的軍休干部人事檔案管理部門缺乏一定的科學性和規范性，在互聯網時代的今天，很多軍休干部管理部門依然沒有應用信息化管理模式進行管理，這在一定程度上不僅制約了整個軍休干部檔案管理的發展，同時也不利于對于軍休干部相關信息的查詢和在處理，筆者認為軍休干部人事檔案信息化管理工作是十分重要的，未來軍休干部人事檔案管理相關工作部門可以從三個方面進行完善，首先要擁有專業性較強的技術人才，掌握對軍休干部管理的相關技術和專業知識，并且具備創新精神，擁有良好的責任心和工作態度；其次，在互聯網時代中軍休干部檔案管理工作需要融合信息技術，建立一套完善的信息系統來改變以往的傳統管理模式，更好的為軍休干部提供服務；最后，對于軍休干部的資料的整理工作不能馬虎，要融合大數據等先進的信息技術，通過對現有軍休干部的相關數據的研究挖掘出軍休干部的真實需求，更好的完善自身服務。
二、軍休干部人事檔案管理工作現狀
1.投入的資金不多，重視程度不夠
因為傳統的思維已經根深蒂固，因此相關部門的資金投入有限，并且很多檔案管理的工作人員對于軍休干部人事檔案管理工作并不重視，工作內容也只是進行一些簡單的整理和錄入，絲毫沒有創新和服務意識。
2.管理缺乏規范性
當前很多地方的軍休干部人事管理部門都缺乏一定的規范性，對于干部的檔案搜集和整理缺乏統一的標準和方法，導致檔案管理工作效率低下，所提供的咨詢和查詢服務品質隨之下降，同時對于軍休人事檔案管理部門的相關管理制度和法規也并不完善，很多檔案在整理過程中遺失了也不會對工作人員采取任何的問責措施，因此管理方面十分疏松。
3.人事檔案資料完整度不高
由于檔案管理部門本身存在很多缺點和不完善的地方，再加上很多干部在退休后會出現頻繁調動的情況，因此在人事檔案資料的完整性方面很難做到盡善盡美，但是作為檔案管理部門，保障人事檔案的完整度是其工作職責之一，很多人事檔案資料丟失了會造成很大的損失，其造成的損失是不可逆轉的。
4.服務不完善且效率低下
由于當前軍休干部人事檔案管理工作的制度比較滯后，因此造成了其提供的相應服務的效率很低，在互聯網時代的今天很多管理部門仍然沒能將信息技術融入到人事管理中，可以說與時代嚴重的脫節，而效率低下也是必然的結果。
三、軍休干部人事檔案管理的信息化發展對策
1.加快檔案管理信息化進程
相關部門應當積極開展軍休人事檔案信息化管理的相關標準的制定工作，開發一套專屬于軍休干部的個性化人事檔案管理信息系統，并加以推廣，對于退休干部的檔案信息做好電子存檔和備份工作，并設立國家級的公共服務器，將各地的零散的檔案信息資源工頭匯集到國家的公共服務器上，供管理部門進行統計和分析，同時還要搭建一個全國范圍內的軍休干部信息化網絡，方便各個地區的檔案管理機構共享和傳遞資源，逐步的將軍休干部的人事化管理帶入正規化信息化的道路上，轉變傳統老舊觀點，使之更好的實現現代化信息化的發展和完善。此外這樣一來還會使軍休干部人事管理部門提供的服務質量得到一定的提升。
2.管理部門要統籌兼顧，尋求長久發展
檔案管理部門所管理的檔案信息屬于歷史資料，軍休人事檔案的管理也是如此，其檔案管理中體現的數據和干部地區分布等資料都是未來研究軍休干部的最有價值的參考資料，因此檔案管理部門需要統籌兼顧，明確檔案工作的主導思想，針對軍休干部檔案這種特色資源要給于一定的重視，爭取將其對未來發展的作用發揮到最大化的程度。此外人事檔案管理的領導機構還應當放眼未來，將目光放長遠，制定出適合長久發展的戰略策略，充分的對不同時期出現的先進的科學技術加以應用，盡可能的融入到軍休人事檔案的管理工作中，提高軍休干部檔案管理部門的工作效率。這樣一來還能夠對軍休干部人事檔案管理部門未來的發展提供一定的指導。
3.制定相關法規，完善管理制度
當前我國的軍休干部人事檔案管理制度并不完善，或多或少的都存在一些問題，然而我國對于這方面出臺的法律法規政策也很好，這在一定程度上無法促進其制度的完善，筆者認為當下最重要的就是有關部門制定出一套相對全面的法規，在這個法規的指導下，軍休干部人事檔案管理部門應當研究出一套適合軍休干部人事檔案管理的規章制度，統一進行標準化、規范化的管理，使軍休干部人事檔案的管理有法可依，有規可循。只有這樣才能最大限度的保障管理部門的工作效果和軍休干部的利益。
4.提高管理人員的專業化水平
一個機構的好壞很大程度上取決去工作人員的能力和水平，軍休檔案管理部門一直都不受到足夠的重視，因此其工作人員的專業化水平也十分有限，知識結構比較單一，甚至有很多工作人員無法熟練的掌握信息化軟件的使用，這些對于未來軍休檔案管理部門的發展是十分不利的，因此筆者認為提高管理人員的專業化水平是很重要的，針對于招聘方面，可以將準入門檻提高，盡量招聘一些技術性強的工作人員，此外還可以重點招聘一些跨專業的復合型人才，而針對于在職人員相關檔案管理部門應當舉辦適當的培訓，使其能掌握信息化辦公軟件的使用，只有人才的配備得到了滿足，才能使整個軍休干部人事檔案管理部門得到發展，工作得到優化，適應時代的腳步和發展的要求。
[關鍵詞]事業單位；人事檔案；信息化；管理
中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）29-0206-01
人事檔案是對事業單位中工作人員詳細信息的一項綜合匯總，具有真實性和完整性。對于單位了解各階層工作人員提供了重要的依據，關系到眾多職員的前途命運和自身利益。加強對事業單位人事檔案信息化管理是對職員負責的重要表現，有利于提高單位的工作效率和工作質量。然而，在長時間的實際應用過程中，人事檔案信息化管理的問題也逐一呈現出來，針對其出現的問題對管理方式進行改良也是如今事業單位需要面臨的一個重要問題。
1、 事業單位人事檔案信息化管理的意義
1.1 使檔案管理趨于科學化、數字化
當前社會逐步走入信息時代，為跟上社會發展的腳步，人事檔案管理的信息化勢在必行。只有實現檔案管理的信息化，才能應對冗雜繁多的檔案信息，保證事業單位的管理水平和服務質量。傳統的檔案管理工作，工作環境封閉，缺乏與外界的溝通，不利于檔案信息的整理與更新。為此，實現檔案管理的數字化建設不容有怠。人事檔案的管理工作也應以實際情況為依據，主動面向社會競爭，加強對經濟社會發展的優質服務。換句話說，事業單位人事檔案信息化管理的出現使檔案管理工作在當下信息社會擁有了非常廣闊的發展前景。
1.2 提高人事檔案管理水平
相對于傳統的手工操作，檔案的信息化管理極大的提高了檔案的管理水平。人事檔案信息化管理摒棄了手工操作的繁重工作量，使管理工作變的簡單快捷。運用信息化技術實現對人事檔案的網絡化管理，通過對計算機的簡單操作便可完成對信息的整理分類，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。另外，相對于傳統的管理方式，人事檔案信息化管理也更加便于查詢和變更，有效的實現了信息的快速傳遞，提高了人事檔案的管理水平。
1.3 增加了人事檔案信息的安全性
信息化管理的人事檔案不單具有存儲快捷，提取方便的優點，在信息保存方面也具有很大的優勢。相對于傳統的紙質檔案，計算機操作下的檔案管理可以將信息存于檔案資料庫中，不僅方便工作人員在繁多的資料中提取有用信息，而且可以實現資料的長久保存，提高了資料存儲的安全性。
2、 事業單位人事檔案信息化管理出現的問題
2.1 時間信息模糊不清
在一些人事檔案中，對于時間部分的記錄模糊不清。其一是部分出生年月不認真填寫，與實際情況相差懸殊，難以真實確定員工的工作年齡，不利于對其退休時間的判定和工齡所帶來的某些利益獲取。其二是入職、入黨、入團等時間填寫隨意，造成檔案信息多處不符，影響對員工真實信息的有效認定。究其原因，是檔案管理人員忽視了人事檔案的重要性，沒有足夠的重視。另外，人事檔案不問也沒有對員工填寫完表格后進行嚴格審核，難以發現問題，并及時解決問題，放任其錯誤的存在，導致人身檔案中時間信息與現實不符，無法達到人事檔案的實際功用，不能如實反映人員的真實信息。
2.2 檔案材料不足
在人事檔案信息化的管理下，經常存在缺失檔案信息的情況，其中各項考核表、履歷表、職稱表等資料不全。造成這一問題的主要原因仍然是人事檔案管理人員不能充分認識到人事檔案的重要性，而員工在填寫表格時不認真，認為某些基本信息沒有必要填寫的，還有部分員工認為一些資料在其他表格上已經填寫過，故而沒有重復填寫。另外，有的材料缺少相應的簽名蓋章，而有的表格資料則在部分個人手中，缺乏上交的意識，使本應存儲于檔案中的東西滯留在自己手中，影響單位的審查。還有一部分信息被檔案管理人員誤放，沒有及時整理到檔案中，導致材料信息丟失或缺少，致使檔案內容不完整。
2.3 人事檔案材料雜亂
由于檔案管理人員的失職，一些本不應存于檔案中的材料被誤存，而一些需要進檔的文件資料則在檔案中缺失。另外，檔案裝訂存在錯誤，沒有嚴格按照人事檔案要求的目錄裝訂，造成查找資料時不方便的問題。對于一些填寫表格的人員來說，材料表格填寫格式不規范，不按照要求使用筆，造成檔案內容雜亂，不易審查核對，嚴重影響了工作效率。
2.4 人事檔案管理工作人員素質較低
在事業單位中擔任檔案管理工作的人員往往是年紀較大的臨退休人員，業務素質較低，不具備創新能力，難以很好的處理檔案管理過程中發生的一些意外事件，各事業單位對檔案管理工作的重視度較低，導致工作人員難以與其他崗位進行溝通交流，缺乏工作積極性，無法得到全面綜合的鍛煉，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的有效進行，在很大程度上影響了單位的工作效率。
3、 針對檔案管理工作出現的問題所采取的措施
3.1 加強工作人員及單位領導對人事檔案管理信息化的重視
對于人事檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要意義，單位各級領導及檔案管理工作人員都應對其具有足夠的重視。充分的了解檔案管理的工作內容和工作性質，認識到檔案管理工作在單位中的重要位置，真正的將檔案管理工作當做單位中不可或缺的一部分。通過各方面途徑使工作人員了解當前社會形勢下檔案管理工作的重要地位，并令其認識的自己崗位的優越地位，增強工作人員的責任感和工作積極性，使他們認可自己的崗位，主動的為這個工作付出，敢于打破陳規，提高檔案管理工作的工作效率。
3.2 實現人事檔案管理的現代化
大部分事業單位的檔案管理工作往往過于封閉，缺少與社會的交流，不能與時代相融，充分發揮檔案管理工作的職能。然后在當前的信息化時代，檔案管理應該與時俱進，摒棄傳統的管理方式，學習新觀念，使人事檔案管理信息化。利用計算機的數字化管理代替傳統的紙質檔案，實現檔案管理的自動化，使人事檔案管理真正的向信息化邁進。
3.3 增強檔案管理的安全意識
在享受網絡快捷方便的同時，網絡使檔案管理出現了不安全因素。缺乏安全意識，極易造成檔案信息的泄露，而部分資料在存儲過程很容易因為某些內在或外在因素導致文件損壞或丟失，對單位造成非常不好的影響。所以，檔案管理人員應具有足夠的安全意識，且具備一定的計算機知識。
另外，在事業單位人事檔案信息化管理的過程中，應該熟悉檔案管理相應的法律法規，嚴格按照規章制度進行管理工作，強化檔案管理人員的法律意識，使一切工作都有章可循，有據可依。
3.4 提高檔案工作人員的專業素質
隨著信息化的到來，檔案管理工作不斷革新，同時，對于操作檔案管理的工作人員的要求也相應提高。雖然人事檔案管理信息化具有許多傳統管理方式不具有的優勢，但是操作人員仍然是工作的主體。這就要求檔案管理人員具有較強的管理能力，掌握相關的計算機知識，可以熟練的實施人事檔案管理工作。因此，單位應該加強對檔案管理人員的綜合培訓，提高工作人員的專業素養，使其能夠真正做到對檔案管理工作了如指掌。
4、 小結
事業單位人事檔案信息化管理是適應當前社會的新形勢，科學改良檔案管理方式，使檔案管理職能可以發揮更大的作用。實現檔案管理信息化，提高檔案管理的工作水平，從而進一步的實現人事檔案管理的根本變革，為檔案管理提供了巨大的發展前景。
參考文獻
[1] 張凱軍.事業單位人事檔案的信息化管理淺探[J].科技視界，2013，7（29）：58-59.
關鍵詞:流動人員；人事檔案；信息化管理
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2012）01-0079-01
檔案信息化源于現代檔案事業自身發展的需要，檔案信息化推動檔案管理的深刻變革。加快我國流動人員人事檔案管理信息化建設是一個重要的方面。 人事檔案具有真實性、全面性、現實性、動態性、流動性和保密性等特點，有很高的保存價值和使用價值。本調查報告所稱的人事檔案，專指各類人才的檔案，包括黨政干部的檔案、專業技術人員和管理人員的檔案。流動人員人事檔案是人事檔案的一個重要的組成部分，為進一步加強流動人員人事檔案的管理，維護人事檔案的真實性、嚴肅性、完善人才流動社會化服務體系，促進人才合理流動，國家的現代化水平和人們生活質量不斷得到提高，精神文明和物質文明不斷獲得進步。
一、流動人員人事檔案管理中信息化應用探討
（一）流動人員人事檔案管理中的網絡技術可行性分析
1、檔案管理在網絡技術上的支持。網絡技術是從1990年代中期發展起來的新技術，它把互聯網上分散的資源融為有機整體，實現資源的全面共享和有機協作，使人們能夠透明地使用資源的整體能力并按需獲取信息。資源包括高性能計算機、存儲資源、數據資源、信息資源、知識資源、專家資源、大型數據庫、網絡、傳感器等。網絡標準、網絡瀏覽器、服務器、數據庫以及網絡操作平臺的出現證明網絡的應用在技術上已經成為可能使在流動人員人事檔案及時管理。
2、檔案管理在網絡實踐上的可行性。網絡計算在我國有了很多工作性應用，并且在企事業單位中網絡取得了一定的績效。比如在我國網絡技術也已經在生物醫藥、鐵路運輸、電子政務、資源勘探以及農、林、水利、航空、金融等行業得到應用。另外，目前我國的人才機構大部分已經擁有了信息化建設的基本設施，其原有的內部技術為網絡應用提供了實踐上的可能。
（二）流動人員人事檔案管理在網絡技術中分析
檔案管理中存在的問題需要網絡技術。在過去的網絡管理中，我國流動人員人事檔案管理雖然有了一定的成績效果，但是也存在不少的問題，缺乏統一的戰略規劃，各個部門的應用軟件系統在數據庫、平臺、接口等各方面千差萬別，相對孤立的應用軟件體系無法適應需整體協作的管理運作體系，隔離的檔案網絡形成了檔案資源流通的障礙，造成個管理部門檔案資源開發分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現象嚴重，而網絡技術能很好地解決這些問題。
二、建立適合本地的流動人員人事檔案管理信息化系統
在流動人員人事檔案管理工作中首先要加大檔案信息化的力度。檔案管理的信息化同檔案管理的社會化是息息相關、互相促進的。當前人事檔案管理中經常出現“死檔”、“棄檔”的現象問題，也從另一個側面反映了人事檔案管理方式已經滯后于社會進步，說明了人事檔案應當以資源形態進入信息領域，通過信息技術開發檔案信息資源，通過開發利用檔案信息資源，體現人事檔案的使用價值。我們一定要抓住正在構建“數字浙江”、“數字杭州”的有利時機，加快人事檔案管理的現代化步伐，盡快把每個人的基礎信息制成電子文檔，每人一個代碼，做到只要在內部互聯網上輸入個人代碼，就能夠查閱到可以公開的相關信息資料。在此基礎上，要積極創造條件，同全國各地聯網，形成覆蓋全國追蹤性極強的個人電子檔案網絡，從根本上克服傳統人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
三、確保流動人員檔案的真實性，完整性。
在工作中為了保證流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進各企事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，必須加強對其的管理，認真做到以下幾點。加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。完善流動人員人事檔案管理政策法規一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展
四、流動人員人事檔案管理未來規化
近幾年，流動人員人事檔案管理正逐步走向信息化、標準化、社會化，而網格技術作為一門新興的研究領域也正在逐步走向成熟化、開放化，并逐步進入實際生產應用階段。將網格技術應用到流動人員人事檔案管理中，它不僅能彌補不足而帶來的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動，為流動人員人事檔案管理改革和發展提供新的環境和廣闊的前景，為其信息化建設帶來新的契機，對促成新的管理模式起著不可估量的作用。
作者單位：通化市精神病醫院
參考文獻:
[1]閏靜.網格技術應用于檔案工作的設想[J].湖北檔案,2005(2).
