時間：2023-06-06 09:33:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理細則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：衛生干部；人事檔案；管理措施
衛生系統干部的人事檔案主要是在地方衛生管理部門按照國家相關政策在選拔、培養、任用干部時所形成的個人資料，其中主要涵蓋：思想政治、個人經歷、工作業績以及業務能力等等，其將作為醫院以及上級部門考察、任用干部時重要的參考資料。目前我國大部分地區已經對衛生系統干部的人事檔案進行目標化管理，使得衛生系統干部的人事檔案管理實現了規范化、標準化以及系統化，但是仍然存在較多的問題，因此在本文研究中筆者將總結分析目前我國衛生干部人事檔案管理的現狀以及產生的原因，并在此基礎上提出了一系列改進措施。
一、衛生干部人事檔案管理的現狀
（一）衛生干部人事檔案真實性較差
一般來說，衛生干部的人事檔案管理應該保證檔案資料的嚴肅性、真實性以及可靠性，但是在現實工作中卻頻頻出現檔案失真、失實甚至是遺失等等不良現象。某些個人或者醫院為了某種利益或者規避某種風險，有意識的任意隱瞞或者更換檔案資料，將不真實的資料放進檔案中或者直接改寫原始檔案，這樣使得衛生干部的人事檔案信息出現不全或者虛假現象，進而極大的降低了人事檔案的可信性[1]。這樣將嚴重影響了衛生系統人才的培養、選拔以及任用，而且現在大部分醫院都是采取“先調人后調檔”的方式選進優秀人才，若檔案材料出現問題但已為時已晚，進而導致出現一系列問題。
（二）硬件設備落后及管理人員業務素質較低
部分地區由于受到客觀條件因素的制約，在衛生系統人事檔案的管理方面無法投入足夠的財力、人力，因此極易出現人事檔案保管、保護以及利用等等出現不合理性，而從事衛生干部人事檔案管理的工作人員專業技能不足，基本上都是從其它崗位調任或者兼職，因此在硬件設備以及管理人員業務素質方面都無法滿足現代衛生干部人事檔案管理建設要求。
（三）衛生干部人事檔案利用效率低
衛生系統干部的人事檔案都是本地區醫療體系中優秀的科研、管理人員在實踐活動中積累下來的結晶，因此具有較高的應用價值。目前，我國大部分人事檔案資料只實現了最基本的利用價值，即：人事調動時簡單查閱紙質的人事檔案資料。干部的人事檔案資料實踐應用較少，更多的處于一種落后、被動的服務狀態，進而無法更好的為衛生系統的醫、研、教和管理提供優質服務。
二、衛生干部人事檔案管理現狀產生的原因分析
（一）管理人員思想認識不到位
對于衛生系統干部人事檔案的管理工作，一般情況下都是呈現出“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”現象。而究其原因主要有兩點：一是相關領導未引起高度重視。部分醫院領導對于本單位干部人事檔案的管理工作表現出很大的隨意性，而且大部分檔案管理人員都是兼職，因此對人事檔案管理業務不精通，再加之日常事物較多，因此無法全身心投入到干部人事檔案管理工作上；二是人事檔案管理人員責任意識不強。在很多單位的人事檔案管理上都存在“身在其位，不謀其職”現象，更不懂如何使用現代化管理手段進行管理，進而導致衛生干部人事檔案出現真實性較差、利用效率低等問題。
（二）衛生干部人事檔案整理不規范
干部人事檔案的收集、整理、歸納是一項技術性較強的細致工作，在我國《干部檔案整理工作細則》就已經明確提出：“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”，而衛生干部人事檔案管理也應該嚴格按照上述標準來執行[2]。但是在現實工作中普遍存在干部人事檔案材料混雜、散亂現象，干部人事檔案并沒有按照相關標準格式進行分類處理便立卷成冊，因此對衛生干部人事檔案的合理應用帶來了嚴重的影響。
三、完善衛生干部人事檔案管理問題的措施
（一）更新檔案管理觀念，強化利用、服務意識
對于衛生干部人事檔案，醫院領導及人才服務中心應該積極配合將其作為事關醫療人才隊伍建設的高度來考慮，切實加強衛生干部人事檔案管理的投入力度，盡快將干部人事檔案工作納入到日常工作中。相關領導及檔案管理人員需要從現代信息資源角度來創新衛生干部人事檔案的管理，進一步加強衛生干部人事檔案的信息化綜合分析及深度開發利用，將傳統的“被動”服務變為“主動”服務，積極拓展干部人事檔案的服務領域，進而實現衛生干部人事檔案逐漸從簡單管理型服務模式向開放型服務模式轉變，將干部人事檔案建設成衛生系統優秀人才的資料庫，以此來有效推動衛生干部人事檔案管理工作的規范化、科學化。
（二）嚴格制定并遵照干部人事檔案管理制度
在衛生干部人事檔案的管理中，人才服務中心應該與醫院的干部檔案管理部門保持密切的溝通與交流，共同制定切實有效的衛生干部人事檔案管理基本細則。在衛生干部人事檔案管理細則中需要明顯提出：嚴格按照歸檔標準及范圍對干部人事檔案進行及時收集并做好登記工作；整理分析檔案資料，其中需要做到以下幾點：是否屬干部本人、是否屬歸檔范圍、是否齊全、是否重復、是否完善，對于整理好的檔案資料要進行準確分類，按照順序進行排列，整齊裝訂[3]；檔案管理人員每年定期對相關歸檔資料進行裝訂入卷，在各個管理環境上盡量做到細心，以此來確保干部人事檔案的完整性。
（三）注重衛生干部檔案管理工作創新性
衛生干部人事檔案管理工作的創新性，首先是需要在工作方法上創新，根據自身發展條件引進人事檔案管理軟件，進一步加快干部人事檔案管理信息化進程。充分利用計算機、掃描儀等等現代化技術設備，將干部人事檔案通過技術處理，形成電子文檔、圖片或者視頻等數據資料，讓將其錄入專門的干部人事檔案數據資料庫，在人事檔案的歸檔、統計、查閱、借閱過程中均采取微機化操作，從而實現信息化動態管理衛生干部的人事檔案；其次是在檔案內容上創新。切實完善衛生干部的人事檔案資料內容，在完成干部人事檔案基本內容之上，將干部的能力檔案、工作業績檔案也納入其中，以此來豐富干部人事檔案的內容，增加衛生干部人事檔案的應用價值。
（四）積極提升檔案管理人員基本素質
針對目前我國部分地區人事檔案管理者普遍為兼職人員這個現象，為了能夠使之適應現代信息化檔案管理發展的需求，在要求其自身加強專業理論及技能學習的同時，單位還應該給予外出進修學習的機會。首先，檔案管理人員需要認真學習《檔案法》、《干部人事檔案管理人員職責》等相關規章制度，努力加強自身的知識與修養，自覺學習相關專業知識（例如：計算機、法律、文字寫作等等），熟悉醫院干部的基本情況[4]；醫院相關部門應該組織檔案管理人員參加各種形式的培訓、進修活動，切實加強檔案管理人員的繼續教育工作，以此來提升干部檔案管理人員的業務技能及綜合素質水平。
參考文獻
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[2] 張敏.醫院人事檔案的計算機管理與應用[J].科技情報開發與經濟，2009（16）：84-85..
關鍵詞：公務員；人事檔案；知情權
一、公務員人事檔案知情權現狀概述
從現狀來看，我國公務員人事檔案管理制度已經較為成熟，并形成了一個相對健全的體系，但在公務員人事檔案知情權方面卻存在一定缺失。相關法律著重強調了公務員人事檔案的高度保密性及利用的特定性，但在知情權方面卻缺乏可行的操作細則。之所以會出現公務員人事檔案知情權保障缺失，與很多因素相關[1]。一方面，部分檔案管理部門領導對檔案工作認知程度不夠，僅將檔案管理視為單純性的保管工作，對檔案管理并不重視，使得相關制度無法落實到位，導致檔案管理紊亂。另一方面，檔案涉及內容較多，包括個人隱私、不同群體利益、知識專利等，由于要保護這些知識成果、個人隱私，維護社會穩定，因此，人事檔案當中的部分內容并不對外開放，一定程度上限制了知情權。
二、公務員人事檔案知情權缺失所引發的問題分析
公務員人事檔案知情權的缺失，必然會引發一些問題，主要表現為以下幾個方面[2]：（1）公務員的合法權益無法得到充分保障。對于公務員而言，相關人事檔案是考察、評價公務員的重要依據，與公務員的個人利益存在密切關聯。由于人事檔案知情權的缺失，導致當事人無法清晰掌握自身檔案的實際管理情況，若出現人事檔案延遲轉移，而當事人無法及時確認，會對當事人的合法權益帶來較大影響。（2）會對檔案的完整性及真實性產生影響。真實性與完整性是公務員人事檔案知情權的基礎。如果無法完全提取人事檔案信息，公務員本身也就無法全面、清晰地掌握人事檔案的實際情況，其知情權必然會受到影響。人事檔案涉及內容較多，涉及范圍較廣，并且不同公務員的檔案材料產生的時間存在差異性。因此，在公務員人事檔案資料整理過程中，容易出現信息錯漏的情況。一旦當事人缺乏知情權，便無法及時發現并糾正錯漏信息。同時，公務員自身也失去了自我管理檔案的能力，無法及時更新檔案信息，這必然會影響到檔案的真實性與完整性。（3）會影響人事檔案的利用率。人事檔案知情權的缺失，也就意味著檔案相對人無法充分利用檔案信息內容，會降低人事檔案的利用率，并造成人事檔案利用需求單調化，制約人事檔案的發展。
三、加強公務員人事檔案知情權保障的相關建議
（一）加強配套制度建設
從社會發展形勢來看，過去制定的部分檔案制度內容已經表現出滯后性，無法滿足當前政治體制及經濟發展形勢的需求，應及時進行修正。在相關法律法規當中應該增加人事檔案知情權細則。一方面，要明確人事檔案知情權的范圍。對于人事檔案當中的大部分內容及檔案利用情況應該作為公開信息內容，供檔案相對人查閱。對于少部分隱私性較強的檔案材料則要保密，不授予本人查閱權力。若存在特殊需求如崗位信息核實、錄用標準核實等，在進行他人檔案信息查閱過程中，要根據相關程序及規定規范操作，以保護檔案相對人的隱私權及保密權，使之與知情權維持平衡。另一方面，要明確相關監督部門的職責。檔案行政部門要對檔案中心相關工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題并加以糾正。與檔案中心存在業務來往的行政機關人員在檔案對接時，一旦發現問題可及時向檔案行政部門匯報。若發現檔案管理過程中存在嚴重違規、違紀行為，可向紀檢機關直接反映，由紀檢機關調查處理。
（二）充分應用先進檔案管理技術
除了要重視檔案管理制度建設外，還要重視檔案管理技術建設，進一步提升檔案管理的效率。結合人事檔案利用相關要求，加強人事檔案信息系統開發，構建出一個統一化、標準化的人事檔案信息管理平臺。對于限制性開放的人事檔案信息內容，通過信息系統賦予權限，限制用戶訪問，以此來實現檔案信息分級別管理[3]。同時，要做好人事檔案電子信息存儲工作，通過更新硬件設備、計算機存儲技術，保證人事檔案信息的安全性，避免出現人事檔案電子信息丟失、損壞等現象。另外，利用人事檔案信息系統能夠完整地記錄人事檔案查閱、調用行為，出現違規行為后，可進行事后問責，保證了制度的執行力。
（三）增強人事檔案知情權保障意識
要加強公務員人事檔案知情權保障，必然要增強人事檔案知情權保障意識。政府及相關管理部門要加強人事檔案知情權保障宣傳工作，讓單位、組織、個人意識到人事檔案知情權的重要性。同時，要轉變傳統檔案管理思維，樹立立檔為民的管理理念。在平衡檔案信息開放與保密的同時，還要兼顧到個人利益與公共利益之間的關系。通過推動檔案信息公開化，讓公務員能夠充分行使自身知情權，使其合法權益得到妥善保護。
四、結語
充分落實公務員人事檔案知情權，對于促進我國檔案行政管理體制改革具有重要的意義。通過完善制度建設、更新檔案信息管理技術、增強人事檔案知情權保障意識，能使人事檔案相對人的知情權得到切實保障，以維護其合法權益。
參考文獻
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一、地質單位人事檔案管理工作的現狀
（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業務能力，拓展工作內容，處于得過且過的狀態，致使人事檔案管理的有關規章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經常出現一些疏漏。
（二）檔案管理人員素質偏低。野外地質單位人事檔案管理人員，大部分身兼數職，素質參差不齊，檔案管理業務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業務知識，提高自身業務素質，導致人事檔案管理人員素質偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發揮不大。
（三）缺乏人事檔案管理數據庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數據庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現代檔案管理工作的需要。但是直到現在大多數地質單位都沒有建立人事檔案管理數據庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。
二、做好檔案管理工作的措施
（一）加強領導，轉變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質好、事業心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。
此外，應定期加強人事檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業技能。而人事檔案管理人員應規范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學?v材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。
（二）利用人事檔案，制定人才培養發展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質單位制定出更好更科學的人才培養發展計劃。比如專業技術人員，可以根據單位資質的需求，對專業技術人員進行業務培訓及指導，以滿足資質的需要。而且通過上級對專業技術人員的認可和培養可以加深專業技術人員對單位的忠誠度并激發其潛能，通過培養專業技術人員可以提高專業技術人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業技術人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養發展計劃形成一個良性循環。
（三）建立人事檔案管理系統數據庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統的人事檔案管理就是保存管理，并不能發揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數據化，所以建立一個人事檔案管理系統數據庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現代設備和技術，把人事檔案中的材料變為電子數據資料，建立人事檔案管理系統數據庫后，再次查閱、歸檔、統計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數據庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節省了大量的工作時間。
除此之外，地質單位這種對于專業人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數據庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質單位人才培養儲備信息。
關鍵詞：醫院人事檔案；管理；信息化；建設
現階段人們的生產、生活呈現出現代化、信息化發展的態勢，作為救死扶傷的醫療機構，醫院更應注重信息化建設的重要性，尤其是人事檔案管理，關系著醫院人力資源的充分開發和利用，其信息化的建設需要滿足我國醫療體制的改革要求以及現今時代的發展要求。在此形勢下，具體分析醫院人事檔案信息化的建設，對增強醫院的整體管理效率具有重要的作用。
1醫院人事檔案管理信息化建設的意義
第一，各行業的競爭根本動力是人才，而人事檔案是記錄人才信息的基礎介質，醫院人事檔案管理信息化建設可以促進醫院的管理、決策、工作安排及人員調動朝著更為科學合理的方向發展。目前隨著醫療體制改革以及人事檔案管理理念的不斷進步，醫院人事檔案管理信息化建設成為自身良好發展的重要途徑，是人事檔案信息資源得以快捷、高效、實時、充分利用的重要保證。第二，人事檔案管理信息化建設在醫院信息資源共享和更新等方面也發揮了關鍵性的作用。醫院人事檔案可共享部分信息的管理通過院內局域網建設信息一體化平臺，使得檔案的接收、傳遞、存儲、等綜合利用方面相互融合，信息時效性提升，同時減少了各部門之間相對封閉而產生的重復工作，提高了工作效率。
2醫院人事檔案管理信息化建設現存的問題
2.1對人事檔案管理信息化建設的重視度有待提高
醫院以醫療工作為中心，在提高醫療質量的基礎上，同時需做好預防、指導基層和教學科研等專項工作，容易逐漸忽視人事檔案管理在醫院人力資源管理中這一輔的日常工作，由此，人事檔案管理信息化的建設沒有得到相應的重視，導致其建設的資源投入不足，信息化的管理系統利用率不高，嚴重阻礙了人力資源管理信息化建設的發展。
2.2資源投入力度有待加強
由于醫院的管理高層以及檔案管理人員自身對人事檔案管理重視程度不夠，直接導致信息化建設所需硬件設施投入不足，檔案管理專用場地缺失且設施陳舊，新硬件新工具的資金投入不足，根本無法滿足信息化建設的要求。在人員方面，醫院人事檔案管理多以兼職崗位配備，由于身兼數職，工作繁雜以及可能缺乏系統的專業學習經歷，導致工作人員不能將全部的精力放在對人事檔案的精細化管理上，只是簡單地完成收集、整理等日常性工作，無暇開展對檔案進行充分的利用和數據統計等的發展創新工作，嚴重影響了醫院人事檔案管理信息化的建設步伐。
2.3缺乏完善的制度
當前雖然檔案管理信息化建設有《檔案法》《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等相關法律法規及制度的約束，但是有政策落實不到位現象存在，另外缺乏完善的制度、實施細則以及較強的監督機制，人事檔案特有的機密性無法得以足夠的保障。在此形勢下，相關措施、制度保障不完善的信息化建設只能是流于形式，且泄密風險程度增加。
3加強醫院人事檔案管理信息化建設的措施分析
3.1強化人事檔案管理信息化建設的意識
當今社會人才是醫院發展的原動力，醫院的發展壯大需要建立優秀的人才梯隊，實時掌控梯隊中人員的構成、個人特質、經歷等信息指標尤為重要。因此，人力資源系統的開發利用具有必然性，而作為重要組成部分的人事檔案發展建設就更具有迫切性。同時，繼新的干部任前審檔制度、新的國家檔案工作處理條例相繼頒布實施以來，人事檔案管理工作已從傳統意義上為組織考察選拔人員，配合公檢法等部門取證為主要內容的服務保障工作逐漸向個人的工齡認定、繼承分割遺產、編志等民生服務領域延伸拓展，并且已成為一種新的工作常態。醫院的管理高層以及檔案管理人員自身亟需改變觀念，增強建設意識，將人事檔案管理信息化建設放在檔案管理改革的首要位置，不斷加強學習，為人事檔案信息化建設提供充足的動力，同時在此基礎上構建和完善人事檔案綜合管理機構，充分發揮檔案管理人員的積極性和主觀能動性，促進人事檔案管理信息化的建設。
3.2完善基礎設施和人才隊伍建設
第一，醫院人事檔案管理的信息化建設的軟硬件等設施作為基礎支撐，直接影響檔案信息化技術管理作用的發揮，應當予以充分重視。醫院應依據相關規定加大基礎設施的投入，建立標準化檔案管理場地，具備檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”的綜合檔案室，引進先進的設備和系統軟件，夯實信息化基礎設施建設。第二，培養專業的人才隊伍。專業高素質的管理人員是保障全面實現人事檔案管理信息化建設的必要條件。在引入檔案管理人員時，要綜合全面地考核工作人員的素質，必須具備較強的保密意識、責任感和職業道德素養，保障檔案信息的使用安全。同時，通過多渠道實施專業培訓計劃來全面提升該崗位人員的職業素養和操作技能。
3.3建立健全規范制度
《干部檔案工作條例》《全國檔案系統信息化建設實施綱要》等有關規定為醫院人事檔案管理信息化建設提供了參考依據，再結合醫院實際情況以及未來發展的需求，制訂出一套切實可行的管理制度，為信息化發展提供制度保障，使建設標準化、規范化。實踐工作中，對于醫院人事檔案管理系統平臺的選用，需做好引進前的調查、比選工作；事中建立健全內部運行機制；事后進行整體的目標考核，責任明確，落實具體，才能有效推進人事檔案管理信息化建設。
4結束語
在新常態下的社會醫學發展，作為醫院管理層人力資源管理中的人事檔案管理，傳統的管理方式已不能滿足時展的需求，行業規范對人事檔案管理提出了新標準、新要求，對人事檔案管理工作賦予了新任務，對人事工作提出了新的機遇與挑戰。醫院應加快人事檔案管理信息化建設完善的步伐，在不斷的實踐和積累中深層次建設出全面的人事檔案管理信息化系統，用以提高醫院人事檔案信息資源的利用率，保障人力資源的高效開發，為醫院的可持續性發展夯實人才基礎，輔助實現醫院經濟與社會效益的最大化，更好的服務于醫療體制的改革。
參考文獻：
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人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,它能充分反映出個人經歷、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經歷的重大事件,是知人善任、選賢舉能的重要工具。在改革開放的新形勢下，管好用好人事檔案,對安陽市農村公路系統的人才資源開發起著重要的作用。
一、當前人事檔案管理工作的現狀及存在問題
目前，安陽市農村公路管理系統各單位的人事檔案一般是由組織人事部門管理，或者放在綜合檔案室由專人進行管理，人事檔案大都以紙質檔案為主，絕大多數人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料。筆者認為，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作主要存在以下問題：一是人事檔案材料不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，平時，僅將檔案材料簡單收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。如：干部履歷表沒有或填寫不規范；年度考核表不全；學歷材料、職稱材料、培訓材料、工資材料、獎懲材料也普遍存在不全情況。二是人事檔案內容失真。人事檔案部門對干部職工填寫的個人材料沒有進行嚴格的審核把關，致使我市農村公路管理系統人事檔案中的考核鑒定材料只有優點和成績，沒有缺點和差錯，不能如實反映本人的真實情況，給人事檔案的利用帶來困難，不利于黨和組織全面歷史地考察和了解干部職工。三是人事檔案管理手段落后。目前，安陽市農村公路管理系統人事檔案信息處于單一的紙質檔案信息，有的基層單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構建一套完整科學的電子檔案了。同時，整檔工序繁瑣復雜，檔案編研嚴重缺乏，已不能適應信息時代對檔案現代化管理的要求。四是人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。但是，從我市農村公路系統人事檔案工作的現狀來看，人事檔案強調保密性，利用范圍小，利用頻率低。與此同時，在傳統人事制度下形成的人事檔案，其陳舊的信息內容也不能滿足現代社會對人事檔案價值的需求，
二、人事檔案管理存在問題的原因分析
（一）領導重視不夠，人員配備薄弱
一是領導重視不夠。人事檔案管理工作是一項不引人注目、默默無聞的工作。長期以來，相當一部分人員包括領導干部對人事檔案工作的認識不夠，常常看不到這項工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認為“檔案無用”，久而久之，一些單位領導和管檔人員檔案意識淡薄，對建立、保護和利用檔案的意識不強。相反，一些領導還認為人事檔案管理工作既不能為單位爭榮譽，相反還要花人力物力搞投入，因此對人事檔案工作的業務建設、人員配備、庫房建設、資金投入不重視，當作可有可無的工作，只要檔案不丟失就行。二是人員配備薄弱。據調查，從事人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，沒有經過專門業務培訓，業務素質參差不齊，而人事檔案工作的業務性和專業性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案的保管保護知識和技能，而目前從事人事檔案管理工作的人員多數缺乏檔案管理的專業知識，上崗后從未經過專業培訓，無法適應新形勢的要求。
（二）責任意識淡薄，服務理念不強
人事檔案管理是個不顯成績但又是一項政策性、紀律性很強的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年，甚至幾十年，思想上容易產生懈怠、厭煩情緒，久而久之失去了一個檔案工作者應有的政治責任感，以至于既不注重人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。與此同時，安陽市農村公路管理系統人事檔案管理工作者還普遍存在現代化服務理念不強的現象。一是服務對象比較單一。在實際工作中人事檔案服務的對象一般是各級領導和組織，相對于領導和組織而言，顯得比較權威，對干部職工個人來說就顯得很神秘。干部要想通過檔案了解自己的情況，還得由所在單位從事組織人事的同志間接了解，否則一般是難以從檔案中獲取信息。二是服務的方法和手段不夠新穎。由于人事檔案在基礎建設和管理上不能跟上信息化建設的要求，思想觀念滯后，不能達到資源共享的目的。人事檔案服務的方法和手段僅限于查閱原始紙質，始終未納入內部局域網管理，致使人事檔案服務水平和效率難以提高，而且經常的翻閱也不利于對紙質檔案的保護。
（三）信息化進程慢，制度管理滯后
一是信息化進程緩慢。急需改革創新。隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案管理工作越來越顯現出局限性。例如：傳統的干部檔案工作其服務方式已無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。每一次的干部調整，都要通過查閱檔案來掌握干部基本情況。新形成的材料內容不真實現象存在較嚴重，如出生年月不準確，有的干部甚至根據需要隨意填寫出生時間和參加工作時間，嚴重影響檔案質量。因此實現人事檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創新的突破口，勢在必行。二是規章制度不健全，制度落實不到位。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案的整理、保管和利用手段以及業務范圍也隨著發生了變化，舊的檔案管理制度已不適應新的社會發展的要求，需要進一步修訂完善。目前，還有許多基層單位沒有專用的人事檔案庫房，有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里，有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里，更談不上形成統一的管理體制了。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但在實際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉遞人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案等。
三、加強人事檔案管理的幾點思考
面對新時期工作的需要，如何做好安陽市農村公路管理系統各單位人事檔案管理工作，筆者認為，應從以下幾個方面抓起：
（一）領導重視，加大投入
加強硬件建設實現人事檔案管理制度化、規范化、科學化、信息化，硬件建設是基礎，領導重視是關鍵。應把人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。首先，組織人事部門應有一名分管領導主抓人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展,真正把人事檔案工作擺上重要位置，當作一件經常性的大事來抓。其次，要針對實際，制定目標。結合本單位的實際情況，提出具體的工作目標，做到有計劃、有部署、有督查、有落實。第三，要加大投入力度，改善設施，保證檔案工作順利進行而購置必要的硬件所需經費。第四，單位要從信息資源的角度管理人事檔案，用信息管理的理念創新人事檔案工作，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務轉變，把人事檔案管理部門建設成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
（二）完善制度，創新機制
要想保持人事檔案管理工作的高質量，就必須完善制度，創新機制，使人事檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地為干部人事工作服務。
一是要建立健全人事檔案管理制度。按照《條例》和《細則》的要求，結合單位實際，進一步完善人事檔案管理制度，用制度來規范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環節標準統一、行為規范、方法科學。首先，要進一步建立人事檔案及材料審核把關、材料接轉、檔案質量通報登記等檔案管理制度，及時發現和糾正人事檔案內容失真的問題，確保檔案內容真實可靠，維護人事檔案工作的嚴肅性。其次，要建立工作聯系制度和情況通報制度，保證人事檔案材料形成規范、收集齊全、歸檔及時。
二是要建立和完善人事檔案管理機制。首先，要建立和完善人事檔案材料收集工作的協調機制，加強組織人事部門內部各工作機構在人事檔案材料形成、收集上的溝通協調。其次，要對人事檔案內容和整理手段進行創新。在內容上創新，要積極完善單位人事檔案內容，在收集單位職工基本情況的基礎上，建立職工工作業績檔案和能力檔案。在整理手段上創新，一方面要改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進個人檔案，將此類表裝訂成冊歸入文書檔案，把考核結果、增資數額直接填入個人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。
（三）、利用網絡，信息共享
計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的人事檔案管理工作，在信息化背景下，對人事檔案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事檔案信息管理系統。檔案的數據系統建成后，不僅能在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，而且可以隨時準確地記錄干部學歷、專業技術職務、教育培訓、職務晉升等動態信息，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。目前，急需開發建立人事檔案信息管理系統，將檔案材料整理輸入微機，將文字、圖片資料轉變成數字資料，將人事檔案紙質與數字格式并存，使檔案的查閱、歸檔、統計等日常工作實行微機化操作。
二是通過網絡，進一步使人事檔案信息實現共享。通過在單位局域網建立人事檔案網絡信息管理系統，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，以提高信息的時效性。在實現人事檔案信息網絡化的同時，要解決好管理權和使用權的問題，可以通過確認身份和驗證密碼提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創新，才能充分發揮人事檔案應有的作用。
（四）提高素質，加強培訓
人事檔案工作者在人事檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的任務，一名合格的人事檔案工作者應具備較高的政治素質和業務素質。要促進人事檔案規范化，必須提高檔案人員素質，抓好隊伍建設，堅持不懈地對檔案人員進行職業道德教育、規章制度及現代科技知識的培訓,不斷提高業務水平和工作能力。作為一名合格的人事檔案工作者，應熱愛檔案事業，淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守。一是要有較高的政治素質。要堅持四項基本原則、認真學習馬列主義、思想和黨的各項方針、政策，不斷提高政治思想水平；堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事，“依法治檔”、“依法用檔”。二是要有較強的專業素質。人事檔案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系統學習檔案業務知識，還要學習人才、統計等相關知識和計算機技能，用現代化的管理方法和先進的科技操作手段，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務。三是要有較強的服務理念。檔案工作本身就是一項服務性較強的工作，人事檔案工作的宗旨就是服從和服務于干部工作。必須加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足干部人事工作的需要。在培訓內容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓與以會代訓相結合。同時，可安排外出參觀學習，拓寬視野，全面提高人事檔案管理工作者的綜合素質。
參考文獻
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[2]侯海琴.人事檔案管理工作的幾點思考.中國水運.2010.
[3] 劉佳麗.淺析干部人事檔案管理現狀及思考.科技風.2010
關鍵詞：農業科研單位；人事檔案管理；管理策略
引言
農業科研單位中，人力資源的配置需要以人事檔案為依據，如果人事檔案處于不健全或者失真的狀態，就可能影響到實際人力資源配置的決策，這樣就難以發揮有限人力資源的積極效能。從這個角度來看，作為農業科研單位必須要確保自身人事檔案管理工作處于科學有序的狀態。
1農業科研單位人事檔案管理工作存在的問題分析
對于某農業科研單位人事檔案管理工作進行調研，主要路徑為：收集和整理該單位人事檔案管理工作規章制度和管理辦法；與該單位的負責人和領導進行交流，了解他們對于人事檔案管理工作的認知；對于人事檔案管理工作的流程進行觀察和調研。由此對于該單位人事檔案管理工作情況有著更加清晰全面的認知。在這樣的實踐調研中發現農業科技單位人事檔案管理工作的問題集中體現在：
1.1人事檔案管理工作制度不健全
依照我國對于檔案管理工作的法律要求，科研單位需要依照實際的要求，形成自身的檔案管理規章制度，確保檔案可以依照類別來進行歸檔，由此驅動檔案管理工作進入到制度化和規范化的狀態。但是在實際工作的過程中，與農業科研單位配套的制度建設處于缺位的狀態，也就是說在此節點有宏觀的制度，但是沒有切實可行的微觀制度，在缺乏自身建設的基礎上，人事檔案管理工作的靈活性難以體現，制度落實的過程中，也可能因此出現隨意性的問題。
1.2人事檔案管理隊伍的素質有待提升
首先需要看到的是現階段農業科研單位人事檔案管理的環境發生了劇烈的變化，檔案內容更加豐富，檔案信息載體也更加多樣化，檔案管理技術和工具也在不斷增加，實際單位對于檔案管理工作的訴求也在不斷增加，此時就需要人事檔案管理工作的人員可以切實的發揮自身的主觀能動性，依照對應的規則，結合實際人事檔案管理工作的訴求，選擇合適的人事檔案管理工作模式，才能夠做好此版塊的工作。也就是說，現階段的人事檔案管理工作對于管理人員的要求在提升，此時的素質也需要展現出專業化的特點。但是在實際調研中發現，很多員工并不是人事檔案管理專業畢業的，在人事檔案管理理論學習上，在人事檔案管理實踐經驗上，在人事檔案管理工作認知上都存在很多的不足，這樣就可能使得其在各個檔案管理的環節出現這樣或者那樣的錯誤，也就難以有效的發揮自身在實際人事檔案管理工作中的效能。
1.3人事檔案管理工作的物質環境和技術環境不理想
首先從人事檔案管理工作的物質環境來看，人事檔案管理的空間資源不足，檔案庫房處于緊缺的狀態，閱覽室也不是很多，配備的管理人員也難以滿足實際人事檔案管理工作訴求。人事檔案管理工作所需要的專用計算機設備，打印機設備，復印機設備，掃描儀設備也因為經費不足的原因，處于不完善的狀態。其次，從技術環境的角度來看，隨著農業科研單位人事檔案管理工作訴求的不斷提升，將信息技術使用到實際人事檔案管理工作中去，構建對應的專業化的人事檔案管理系統，成為未來的發展趨勢之一，但是在此過程中，農業科研單位人事檔案管理給與的信息化工程投入是有限的，實際的技術方案與日常業務之間的融合不是很理想，對應的系統或者軟件并沒有很好的發揮其在提升人事檔案管理工作中的積極效能[1]。
2農業科研單位人事檔案管理工作問題的解決策略
對于該農業科研單位而言，人事檔案管理工作的可持續發展，必須要與科研單位的發展關聯起來，因此需要從宏觀的角度正確認識人事檔案管理工作的價值，客觀理想的看待當前人事檔案管理工作存在的問題，在此基礎上提出農業科研單位人事檔案管理工作方案。詳細來講述，在此歷程中需要關注的節點有：
2.1建立完善的人事檔案管理制度體系
制度架構，是改變當前農業科研單位人事檔案管理工作局面的第一環節，應該引起高度重視。在此歷程中，需要將關注點放在如下幾個方面：其一，要積極主動的去了解國家在此方面的要求，研讀對應的法律法規，以此為基礎，結合農業科研單位的特殊性，形成對應的人事檔案管理工作細則，細化到可以貫徹執行，也就是說無論是檔案室工作，還是檔案室管理人員崗位職責，乃至是檔案資料規定，或是文書檔案歸檔等，都可以將其融入進去，由此確保實際的制度達到微觀的狀態；其二，高度重視對應制度的貫徹和落實，確保制度執行力得到不斷提升。積極開展對應宣傳工作，確保從上到下的人員都能夠正確認識人事檔案管理工作的價值，然后采取有效的措施進入其中，確保制度與自身日常工作關聯起來，這樣慢慢的將人事檔案管理工作模式固定下來，這樣就可以使得對應的制度效用得到全面的發揮[2]；其三，在對應制度貫徹執行一段時間之后，還需要積極建立對應的制度有效性評價機制，對于制度的科學性，合理性進行研判，得出對應評價結果之后，找到制度設計中存在的不足，然后積極邀請專家來進行研判，以確保使得實際的制度進入到更加優化的狀態[3]。
2.2注重人事檔案管理人員專業素質的提升
首先，在人才準入方面，積極將人事檔案管理能力，人事檔案管理經驗，人事檔案管理理論素養，人事檔案管理工作方法掌握等細節納入到農業科技單位人力資源崗位招聘中去，確保可以選擇更加多懂得人事檔案管理工作的人才，使得其成為人事檔案管理工作改革的重要力量[4]；其次，注重人才的專業化培養和教育，結合自身擁有的人事檔案教育資源，從教育方式，教育內容，教育機制等角度入手，確保形成定期教育教學與臨時針對性教育教學的格局，確保在職的人事檔案管理人員可以接觸到更加先進的理論，反思平時人事檔案管理工作方式存在的弊端，由此積極使用更加先進的理論或者方法來做好實際人事檔案管理工作；最后，積極將人事檔案管理工作績效，納入到實際的薪酬管理，績效考核制度中去，由此激發實際的人事檔案管理工作人員能夠積極創新，不斷進取，以確保妥善的做好對應的人事檔案管理工作。在此歷程中還可以積極建立監督機制，定期對于人事檔案管理工作情況進行檢查，對于失誤率低的工作質量高的人員進行鼓勵，對于失誤率高工作質量低的員工進行問責，由此確保形成健全的人事檔案管理監督格局和環境[5]。
2.3實現人事檔案管理工作環境的優化
對于農業科研單位而言，人事檔案管理工作的開展，需要在一個良好的環境下進行，在此節點，我們可以將其歸結為兩個方面：其一，要關注物質環境的優化。農業科研單位要正確認識人事檔案管理工作的價值，然后建立專門的人事檔案管理基金制度，確保此版塊的工作有著穩定的資金資源作為支撐[6]。在對于農業科研單位實際情況進行研判之后，確定檔案室空間訴求，閱覽室空間訴求，打印機設備，復印機設備，掃描儀設備的訴求，在此基礎上制定健全的設備設施投入機制，并且還需要建立完善的采購維護管理體系，確保后續的人事檔案管理的過程中，各方面的設備資源可以得到有效的配置，這樣可以營造出更加理想的人事檔案管理格局和環境。其二，積極將信息技術或者系統使用到實際的人事檔案管理工作中去，引導人事檔案管理工作朝著信息化的方向進展。要對于農業科研單位人事檔案管理工作的特點進行分析，選擇在此方面有經驗的系統架構和軟件設計企業，確保設計團隊與實際人事檔案管理工作人員可以充分交互，在此基礎上設計出更加有針對性的人事檔案管理系統，確保各項工作都可以在這樣的系統上進行，這樣就可以使得實際人事檔案管理工作的效益得到全面的發揮。隨著人事檔案管理工作人員越發熟悉對應的系統，就可以依靠系統來進行人事檔案的調取，人事檔案的信息價值會得到發揮，此時可以慢慢過渡到信息服務和資訊的狀態，這樣就可以使得實際的信息化程度得到進一步的提升[7]。
關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規范。
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材
料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。
(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:
第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:
1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。
2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。
3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。
4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產生的措施
為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。
(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。
（二）對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。
第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
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關鍵詞:高校人事檔案管理 檔案管理意識 規范性管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
加強高校人事檔案管理的必要性
高校人事檔案管理是高校組織、人事管理工作的重要內容,是干部、教師隊伍建設的基礎，也是衡量一所高校工作質量的標志之一。高校人事檔案管理為高校改革、發展、穩定提供服務，是落實干部政策、選拔干部、調整工資、解決待遇、通過國家教學水平評估等工作的重要依據，影響組織、人事工作的宏觀決策,直接關系到教職工本人的切身利益。高校人事檔案管理將關系到高校人才隊伍建設, 是高校“知人、用人”的重要依據。
高校人事檔案管理的現狀
1、檔案管理人員人事檔案意識薄弱 ，對高校人事檔案管理的重要性認識不夠。 長期以來，相當一部分人員對高校人事檔案管理認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為高校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。 因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。
2、目前高校人事檔案基礎設施建設滯后,檔案室面積狹小、設備簡陋、管理人員數量不夠,許多高校達不到國家規定的編制。許多檔案管理人員專業化不夠、培訓不足,影響了高校人事檔案管理科學化、現代化。一方面,高校人事檔案管理涉及的事務繁雜,并要做到高度保密、隨叫隨到,另一方面,不少高校的人事檔管理人員職務、職稱晉升困難，待遇偏低,許多專業人員不愿到檔案室工作。同時,由于高校教師等專業人員的流動非常頻繁,高校對檔案的利用,以至于依賴程度在增強。高校幾乎所有與教職工相關的工作都需要人事檔案提供相關信息。
3、檔案管理人員存在年齡較高,學歷層次較低，專業化知識不足。高校的檔案管理人員中只有少部分檔案專業畢業,其它專業畢業的管理人員其學歷也大多是中專畢業。年齡較高,學歷層次較低是這些高校檔案管理人員的明顯特點。非檔案專業的畢業生缺乏專業知識與技能。檔案員所學專業不對口,有的只取得檔案管理專業方面的單科合格證。實踐也充分證明,這些非檔案專業畢業的檔案管理者面對新的管理方法與模式無所適從,其在檔案管理中很難勝任此項工作。
4、高校人事檔案材料準確性、規范性、及時性有待加強。教職員工人事檔案材料的真實性、完整性難以保證。在許多人事檔案材料中，我們看到部分內容是經過干部本人或者是相關管理人員人工填寫上去的，例如出生年月、工作日期、入黨日期等情況。但是在實際工作中，我們經常發現很多人事檔案的部分內容出現前后不一致的情況，并且存在較多錯誤。例如：一個人不同檔案中的出生年月能夠相差好幾年，出現了許多次前后不一致的情況，這為職工管理工作造成了許多阻礙；另外，高校干部經歷、干部任職時間、工資調整與數額等方面也經常出現誤差。我國組織部出臺的《干部檔案管理條例》中明確規定了，“收集歸檔的材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的, 蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。然而，現實的高校人事檔案材料中，普遍存在著缺少加蓋的公章、簽字，字跡并不符合國家規定的檔案材料，尤其是院校新調進來的教職員工，人事檔案材料內容可謂是五花八門。例如有些履歷表并沒有填表年月日期以及本人簽字，也沒有上層組織審查意見與公章，部分考核表也存在著諸多類似的問題。部分人事檔案材料中字跡有圓珠筆寫的，有藍色水筆寫的，甚至有鉛筆寫的，這些諸多不合格的人事檔案材料不但增強了人事檔案材料管理的難度，也使得人事檔案材料不完整。
加強高校人事檔案管理的對策
1、提高認識，加強領導，重視發展，加大投資。高校應成立檔案工作領導組，提高黨委對人事檔案管理工作的重視，專題研究人事檔案工作，必須做到認識到位、組織到位、措施到位，將檔案工作與學校的長遠發展規劃、教師職工隊伍建設、干部隊伍建設、退休人員管理、年度計劃及相關部門的職責考評相結合， 同步發展，定期召開專題會議，學習有關文件精神，總結檔案工作中遇到的問題， 不斷探討和研究工作中出現的新情況、新問題并提出可行性方案并付之實施。 同時，還需加強對人事檔案管理工作的宣傳力度，將人事檔案管理工作放在高校發展建設中的重要地位并充分發揮其作用，切實提高教職工的思想認識，認真對待檔案材料，將自己的實際情況收錄于檔案之中，自覺禁止弄虛作假。 加大投入，加強和完善基礎設施建設，改善基本條件，建立人事檔案專用庫房，實行檔案室、閱檔室、辦公室的分開，同時建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行考核管理，建立“ 定性、定量、定質” 的標準化管理，配合人事管理制度改革的進度，為促進高校人才合理流動做出貢獻。
2、實現高校人事檔案管理的標準化。人事檔案工作的標準化就是要對人事檔案實行統一、簡化、協調等有序化管理控制,以獲得最佳檔案管理效益,既要建立和完善人事檔案的術語、代碼、分類、計量、統計等基礎標準,也要建立和完善檔案的收集、整理、編目、檢索、鑒定等技術標準。高校人事檔案管理的標準化,就是按照國際通行的做法管理和處理檔案,使檔案材料的歸類、借閱和保護制度符合國家和國際標準。標準化也意味著規范、科學、人性化,是檔案建設和管理的時代要求。
3、實現高校人事檔案管理的規范化。高校人事檔案的規范化,就是根據檔案管理的相關制度和要求建設和管理檔案,嚴格按照制度和國際通行的做法進行檔案材料的收集、歸檔、整理、轉移、查閱和保護。由于檔案的類型、功能、時效性等存在 差異,因此,應該制定不同的規范和制度,促進檔案與檔案管理工作不斷走向科學化、現代化。《干部檔案工作條例實施細則》對工作體制、人員配備和職責,內容及分類,管理范圍,材料收集、鑒別和歸檔,檔案的整理、保管與保護,提供、利用和遞轉等,都有嚴格的要求和規定。這些規定是人事檔案管理走向規范化的重要保證。高校人事檔案應該嚴格按照這些規范進行管理。
1 人事檔案的定義及其特點
1.1 人事檔案的定義
人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反應個人經歷、德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵、懲處等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反應。它包含以下幾種含義：
1.人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。我國的人事檔案主要分為學生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四個種類，其主體是干部檔案和工人檔案。
2.人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動，是國家在用人治事，以及處理與人有關的事情所形成的文字材料。如：履歷表、職工登記表、自傳、考核表、鑒定表、錄用職工表、轉正定級表、調資表、干部任免表、獎勵材料、處分決定等有查考價值的各種文字、表格材料。
3.人事檔案是反映一個人經歷、思想品德、業務實績、專長愛好等情況的原始記錄，是個人情況的如實記載。人事檔案中的履歷表、自傳、登記表是個人經歷、家庭與社會關系的反映；歷年的工作考核表、鑒定、獎懲與科研成果的登記等方面的材料，是個人政治思想表現、工作能力、成績貢獻、技術專長的展現。
4.人事檔案是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文字材料。凡是決定歸入人事檔案的文件材料，必須是完成了審批程序、手續完備、內容真實、有查考價值的材料，不是個人的所有材料都要歸檔。
5.人事檔案是以個人姓名為特征、內容條理、排列有序而組成的專卷或專冊。它的內容和成分只能是同一個人的有關材料，不允許混雜他人的材料。如果卷內裝有他人的材料，就會因張冠李戴而貽誤工作，造成不良后果。
1.2 人事檔案的特點
總體來說，人事檔案主要具備現實性、真實性、動態性和機密性四個特點。本文主要分析開放式管理模式的特點。
1.人事檔案社會化開放式管理模式，是各地市人事部門下屬的可以代管人事檔案的人才交流中心，即流動人員人事檔案管理機構，其檔案來源廣泛，可以?磣隕縝?范圍內的各類人員，也可以是民營、非公有制企業職工掛靠，或者外來務工人員包括新畢業學生等，這種靈活便利的管理模式受到市場的廣泛認可。也是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段 。
這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3.社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發展趨勢即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發展，人才資源的比較優勢將越來越明顯，人才流動的數量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
2 人事檔案管理存在的問題
1、管理人員業務不熟、檔案管理制度執行差。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。從各個管理部門自身來講，對人事檔案管理工作不夠重視，單位的領導干部認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，出現問題后不能積極主動地去想辦法解決。從人事檔案管理人員的整體素質上講，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。
2、人事檔案材料制作不規范。人事檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有 A4 紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》、晉升《職稱審批表》等等，這些材料也非常難剪裁，一份材料要進行四邊裁剪，用一把尺子多次比量，也很難保證做到裝訂線適中，剪裁后四邊的文字“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使人事檔案案卷很不美觀。
3、檔案材料中虛假成分較多。真實性是人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不實的問題十分突出，“三齡一歷”造假現象較為嚴重，正像有句順口溜說的：“年齡越填越小，工齡越填越早，文聘越填越高”。另外在個人的年度考核表中，說成績的多，說缺點的少。還有的領導干部出于偏見自私，對自己認為好的，在鑒定上夸大其詞，盡說好話；對自己認為不好的，就盡說缺點，優點只用一兩句話帶過。造成人事檔案虛假成分的原因是多種多樣的，但是根本的原因是人事檔案對個人的切身利益極為重要，因而使個人因功利方面的因素而有意摻假。
4、硬件設施解決落實差，管理的科學化、信息化程度不高。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，還有的單位甚至沒有專用檔案室。隨著計算機信息水平的提高，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，但有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入微機，資料檢索等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。重管理，輕服務，方法煩瑣，不易操作，反應較慢，信息化、現代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
3 新時期人事檔案管理工作的對策
1、健全管理制度，加強隊伍建設，造就一支過硬的干部人事檔案管理工作隊伍。制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。當前，要建立、完善各種管理制度，解決好流動人員“棄檔”、“死檔”問題，同時建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉進轉出，完善人事檔案案卷的整理工作細則，杜絕虛假材料進檔，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完善。在健全管理制度的同時，要配足配強檔案管理干部，舍得拿出高素質的干部充實到檔案管理工作中來，加強干部檔案管理人員的培訓，使其提高理論水平，增強認識、分析、解決問題的能力，在人事檔案管理工作中更具專業性和保密性。
2、加強干部人事檔案材料的收集工作，健全檔案內容。要大量收集反應干部業績、素質、綜合能力等方面的材料，針對不同類型的人才，要收集不同的檔案材料。如對黨政管理干部，要側重收集勤政廉政、工作實績、考核考察和決策、協調、表達能力等方面的材料；對專業技術人員，要側重收集業務能力、技術專長、科研創新、專業論著評定評價等方面的材料。目前，我國建立國民信用體系的呼聲越來越高，國家層面的社會信用體系建設規劃也已上報國務院，我認為在干部人事檔案里應增加個人信用方面的內容，使之成為個人職業生涯的信用資本，可以使用人單位更好、更真實的選拔人才、培養人才、使用人才，同時也有助于政府、企業、個人在經濟往來中提供令對方信服的證據。
關鍵詞：人事檔案；現狀；斷檔；對策
在企業經營和發展過程中，由于相關制度和技術手段的完善，人事檔案管理也趨于完善的狀態，為企業的進一步發展奠定堅實的基礎，更為企業的發展提供了有力的理論依據。企業對員工評價的主要依據就是人事檔案，同時其也是為員工提供管理和待遇的憑證，對企業的發展具有重要的影響。隨著市場經濟的快遞發展，人才已經成為企業之間競爭的主要元素，因此人事檔案的作用逐漸凸顯，盡管如此，在人事檔案管理的過程中還存在一些不足和缺陷，需要相關管理部門采取有效的措施進行處理，從而提高人事檔案管理的質量。
1 人事檔案管理的現狀
1.1 社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性
在當前社會發展過程中，由于對人事檔案管理沒有一個系統化的管理手段和管理概念，使得其在發展的過程中對相關的技術手段和技術理念的控制都不夠完善，是憑借企業管理經驗自我總結和自我完善的過程，這就使得檔案管理過程中存在著不統一，不標準和不規范的缺陷。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
1.2 流動人員斷檔現象嚴重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。（2）社會上有很多的企業不具有人事檔案管理和存放的資格，因此，這類企業中員工的檔案還掛在人才市場，通過與人才市場管理人員簽訂協議，并每年向其繳納存放所需要的費用即可，但是人才市場是不會對個人的檔案進行更新處理的，這也是造成人事檔案斷檔的一個原因。
2 提高人事檔案管理水平的對策
2.1 與時俱進，解放思想
只有管理思想發生轉變，管理方式才會有所改變，因此，在管理人事檔案的過程中，需要解放管理人員的思想，將傳統的人事檔案管理思想從管理人員的思維中去除，促使其使用符合現代社會發展的人事檔案管理思想進行管理活動。過去，人事檔案具有較強的秘密性，是不能夠被別人知道的，其被作為階級斗爭的主要工具，同時其也可以看作是階級斗爭的產物，但是傳統的管理理念已經不適應現階段的社會發展的需求，因此，必須采取有效的措施進行人事檔案的有效管理，提高其的科學規范，使其滿足社會發展的需求，做到與時俱進。
2.2 加強個人對人事檔案作用和重要性的認識
在人事檔案中記錄著個人的經歷、成長歷史、政治面貌和品德作風等相關的內容，其具有的作用有憑證、依據和參考，個人的很多關鍵證明都離不開人事檔案這一材料。特別是對于剛畢業的大學生來說，其具有十分重要的作用，工齡計算、轉正升級、結婚生育、職稱申報和公務員的報考等內容都離不開檔案，由此可見，人事檔案對個人具有較大的作用，因此個人需要加強對人事檔案重要性的認知，從而有助于人事檔案管理工作水平的提升。與企事業單位相比，行政機關單位更加看重人事檔案的作用。盡管人事檔案可以新辦，但是個人從前的一切就會不復存在，對個人的發展是極為不利的，因此需要加強個人對人事檔案作用和重要性的認識。
2.3 對于流動人員人事檔案管理工作，各級政府人事部門要高度重視
對于人事檔案管理工作，相關的管理部門要加強監督，并且還要進行定期的檢查工作，有利于及時發展人事檔案管理中的問題，從而采取有效的措施進行處理和解決，對于嚴重違反規定的行為要嚴肅處理。在人事檔案管理過程中態度不認真或者是審查不嚴格的工作人員，要視情節的輕重來教育和處分管理人員；如果有工作人員相偽造檔案資料，為人們出具假檔案和假證明，要按照相關的規定進行處理，如果觸犯到了法律，那么就要追求刑事責任。
2.4 行政事業機關重視人事檔案管理，普遍管理規范
由于行政機關事業單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養老保險起著非常重要的作用。行政事業機關都有設專門的人事檔案管理人員系統的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序。
2.5 穩定檔案隊伍，提高業務素質
人事檔案管理的工作人員可以通過參加相關的培訓工作提升自身的專業素質，從而做好人事檔案管理工作。現階段想，既懂軟件開發又精通檔案專業理論知識的管理工作人員比較缺乏，因此，檔案管理部門要采取有效的措施，提高人事檔案管理隊伍的水平和質量。具體的措施有：創造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。
結束語
綜上所述，當前檔案管理過程中的主要管理手段是科學規范的人事檔案管理，其對提高人事檔案管理具有重要的作用。在管理人事檔案的過程中，要以實事求是作為原則，保證人事檔案上管理水平符合時展的趨勢，這樣一來，人事檔案管理的積極作用才能夠得到有效的發揮，為企業的進一步發展提供有力的保證，同時還能夠使企業的管理水平得到有效的提高，更為社會的進步和經濟建設水平的提高做好基礎性的工作。
參考文獻
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[2]王雪瑩.事業單位人事檔案的用途與研究[J].黑龍江史志，2015（13）.
一、目前大中專畢業生檔案管理中存在的問題
1.畢業生對人事檔案不夠重視。隨著市場經濟的發展，就業方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業生對檔案不了解，也不關心。調查中發現，有60%的學生認為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學生認為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據調查，大中專畢業生最容易出現三種檔案問題:一是畢業時未通過正常渠道辦理就業手續，以工人招工手續入職，重新建立職工檔案，放棄學生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業生在完成向人才流動服務機構存檔手續后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因為缺乏對人事檔案重要性的認識，不知道將來政審、調資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據。
2.檔案管理不夠規范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點的實施細則和制度，在執行過程中也存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅僅充當了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業生檔案，只是按畢業院校、接收時間、所學專業、生源、學歷等進行登記、編號、錄入，沒有嚴格按照管理檔案的程序操作，這些不規范的操作直接導致檔案材料的不完整。加上無法與畢業生取得聯系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續繁瑣復雜。《干部檔案整理工作細則》要求對檔案材料進行技術加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規則、破損、卷角、折皺的材料，要進行技術加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業知識和具有較強的業務能力，但目前真正能夠達到要求的寥寥無幾。
二、提高對畢業生檔案工作重要性的認識
1.對畢業生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務工作，讓廣大的畢業生充分認識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業生今后就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的重要載體，是企事業單位選人用人的重要依據，更是公務員招考和升學考試中政審、考察的重要材料，是對畢業生本人進行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質。隨著大中專畢業生由人才資源向人力資源轉化的這個過程不斷深入，畢業生檔案管理和企事業單位工人檔案管理出現融合趨勢，部分單位存在一個弱化現象，這就給我們的畢業生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，要牢固樹立科學的人才觀，重視畢業生資源的開發，打破以往舊的管理模式，學習運用現代化科技手段和先進的管理方法基本技能，不斷改進工作方式、方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一信息資源，高標準的做好服務工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實地記載著一個人的成長過程，它反映了一個人的真實面目。畢業生的檔案材料雖然少，但材料的內容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據，是畢業生綜合素質的體現。因此，用人單位在使用人的同時，必須全面掌握一個人的信息，這樣才能根據需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發揮特長，為社會創造財富。
三、加強對畢業生檔案的管理
1.建立專門的畢業生人事檔案庫。畢業生檔案要集中統一管理，特別是大型國有企業，要將畢業生檔案和工人檔案分開管理；畢業生就業管理部門要對接收到的派遣期內的畢業生檔案要重新核對、整理，根據畢業生的基本情況，分門別類，按姓名、專業、學歷等統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實行科學、規范的管理。對超出派遣期的畢業生檔案要及時移交人才交流部門管理，盡可能地聯系畢業生到相關部門辦理人事業務。
2.加強收集工作，完善檔案內容。檔案工作者要有高度的責任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，結合工作實際，制定相應的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，還有參加學習、科研成果、等情況，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進一步提高人事檔案的自身價值，使檔案內容不僅反映一個人的過去和現狀，而且能根據檔案信息預測一個人未來的發展趨勢，以達到歷史、全面、系統、預見性地展示一個人的目的，從而使人才管理部門依據大量的定量分析、實績考核和綜合評價，公正、客觀地選拔有用人才。
市委組織部:
按照市委組織部武組文〔2003〕131號文件的要求,我們迅速行動,組織專班,突出重點,認真細致地逐條逐項按照《干部人事檔案工作目標管理考評標準》的要求，實事求是地進行自查。
一、成立專班，加強領導。今年全市干部人事檔案工作目標管理工作會議召開后，我們一是立即成立領導小組。區委組織部部長周少甫同志為組長，組織部相關部長和人事局局長為副組長，各科室主要負責人為成員。領導小組成立后，多次召開各單位人事科長會議，加強了對我區干部人事檔案目標管理工作的領導和協調，保證了干部人事檔案目標管理工作的順利和深入開展。二是組建專班，扎實工作。從教育系統抽借8名工作人員，成立工作專班，同時，制定了詳細的實施方案。
二、理順體制，打牢基礎。針對我區管理干部檔案的單位較多，總體情況較好，但部分單位不平衡。為規范全區干部人事檔案管理工作，提高全區檔案管理水平，我們下發了《關于對全區干部檔案實行集中管理的通知》，對全區干部人事檔案實行相對集中管理，從而理順了管檔體制，進一步完善干部人事檔案集中統一和分級負責的管理體制，為達標升級工作打下了堅實的基礎。
三、嚴格要求，狠抓落實。在全市干部人事檔案工作目標管理工作會議召開后，我們立即下發了《關于在全區深入開展干部人事檔案工作目標管理的通知》，對這項工作進行了動員部署，將上級文件精神、要求進行了傳達，并明確了達標時間、要求和標準。同時，區委組織部嚴格按照文件，以《干部檔案整理工作細則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求為準則，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理干部檔案，對所缺材料逐項進行登記、索要，對不能收集的材料要求各單位進行說明。對收集歸檔的材料，認真細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料。整理干部檔案，嚴格按照一級標準，做到“四邊齊”，對材料中“三色筆”現象，嚴格按照要求進行復制加工。
我們建立了干部人事檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等8項制度，做到制度上墻，完善各種登記薄和臺帳。
積極爭取領導和相關部門支持，制定了經費預算并得到落實，購置了新式檔案盒，配備計算機，更換了密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施齊全。達到庫房、閱檔室、微機室和辦公室“四室分開”。
與此同時，我區集中管檔單位達標工作也進展順利，目前三個達二級目標的單位已經完成初整，實現了“三室分開”，基本配備了“六防”設施，材料做到分類準確、裝訂整齊，完善了檔案管理工作制度。
通過自查評分，我們得分為106分，達到了一級標準。但同時也存在著一些問題，主要是由于新洲是由縣改區，再則機構改革頻繁，撤銷合并單位比較多。一是檔案材料收集困難，主要是有的干部調動單位太多，遺失部分材料。二是有的材料手續不完全，難以補全。
通過自查，找到原因，也增加了信心，目前，我們干部人事檔案已經全部加工整理完畢，正在進行材料收集和目錄打印階段，年底前可以完成任務。
