時間：2023-06-04 10:49:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理方式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。
上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。
4 結 論
檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業單位來說更是重中之重。隨著現代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案信息數據的安全性。要及時維護電子存儲設備，保障事業單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業單位與時俱進，確保檔案工作穩步開展。
【關鍵詞】房地產檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲??；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發
房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統開發
首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。
參考文獻：
[1]張瑩.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）：107.
【摘要】
在信息化迅速發展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現代化檔案形式的管理需求。
【關鍵詞】
現代化檔案；管理水平；管理方法
為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現代化的含義
我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。
2 進程中存在的問題
2.1檔案標準化程度低
隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業人才
檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。
3 提高檔案管理現代化水平
傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。
4 結束語
經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。
參考文獻：
［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現代化水平的措施［J］.現代婦女：理論前沿，2014（1）：206
［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121
【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新
檔案是關于一個人過去現在的完整記錄，甚至影響著一個人的未來，其重要性不言而喻。由于事業單位人員眾多，難免在檔案管理方面存在疏漏，并且隨著科學技術的進步，檔案管理方式也面臨重大改革，信息化較落后的事業單位必然面臨檔案堆積混雜的困境，檔案管理創新勢在必行。
一、現今事業單位檔案管理存在的問題
（一）管理人員重視程度不足。
由于檔案管理屬于后勤工作，很多人從心里便對這份工作有抵觸心理，認為檔案管理不過是閑職，沒有意識到方案管理的重要性，是事業單位檔案管理混雜的根本原因。檔案存放混亂、檔案信息更新過慢、出借檔案不能及時歸還等都時有發生。
（二）信息化程度不夠。
傳統的檔案管理都是紙質版，紙質版檔案不僅占據空間大，而且對存放環境有一定要求，也不方便檔案的隨時取用。隨著科技的發展，現在事業單位大多采用電子檔案。很多事業單位由于資金短缺、管理觀念落后等種種原因，檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，這與現代化的發展水平是不相符合的，落后的技術水平導致了檔案檢索效率低下，信息更新慢。在這個信息科技的時代，落后的檔案管理方式必將被遺棄，如果不能及時改革不當的檔案管理方式，還會影響事業單位的正常運行。
（三）管理人員能力不足。
檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作。很多事業單位不重視檔案管理人才選拔，造成檔案管理人員專業素質不足，影響管理工作。電子檔案還需管理人員有一定的計算機操作水平，否則也將影響檢索工作的效率。
二、事業單位檔案管理創新方法
（一）提高檔案管理的重視程度。
人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態度。如果不能從根本上轉變人們的觀念，無論多強硬的手段都很難實現檔案規范化管理。檔案對培養及篩選人才有重要意義。事業單位工作人員眾多，人才選拔很難依照長期觀察培養的方式進行，檔案成了篩選人才最重要的方式。
（二）提升管理人員專業素質。
想要進行事業單位檔案管理創新改革，首先管理人員要具備創新意識，創新是一個國家、一個民族進步的不竭動力。隨著信息科技的發展，檔案管理形勢發生了很大的變化，電子檔案管理方式應勢而生。信息化管理使得事業單位檔案管理更有序地進行，也提升了檔案檢索速度，但電子檔案對管理人員有更高的要求。檔案管理人員不能只是單純的文檔收集、整理及分類管理，還需具備一定的計算機能力，檔案檢索軟件也需要相關專業人員進行編寫。檔案管理人員不但要有利用網絡進行檔案信息的應用開發的能力，還要有培養自己對新知識的補充和善于把知識轉化為對本單位提供有效服務能力，培養自己創造新理論、新技術的能力，以求變的態度和能力，適應信息技術快速發展和更新換代。
（三）加強檔案管理信息化程度。
信息時代使得計算機技術和通信技術等高新技術快速發展，為人們的生活帶來便捷。新技術的發展為事業單位檔案管理提供很好的改革基礎，事業單位檔案信息化勢在必行。傳統的紙質檔案在管理儲存、查閱使用、歸檔整理等方面有很大的局限性，檔案的信息化管理可以有效地解決這些問題。電子檔案占據較小的空間，也不會發生紙質破損等問題。如果安裝相關信息檢索軟件還會大大提升檔案檢索能力，從而增加檔案的利用率。信息化還可以將原本死板的文字檔案加入表格圖片等信息，豐富檔案內容，也在一定程度上增加了檔案的真實性。檔案信息化能最快速地提高檔案更新速度，增加檔案的實用性。加強檔案信息化管理需要事業單位將檔案管理提升到日程中來，引進相關電子信息技術人才，最好兼有檔案管理能力，還需調配資金購買計算機等基礎設施進行檔案的保存。檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之更好地服務于事業單位的發展。
（四）完善檔案管理制度。
制定完善的管理制度是檔案管理創新的重中之重。檔案管理方式可以借鑒優秀事業單位檔案管理的成功經驗，但切忌照搬照抄。每個事業單位都有其不同的發展歷史，所處的發展階段也不盡相同，人員調動管理等方面都存在差異。不可邯鄲學步，反而限制了自身單位的發展。檔案管理制度必須嚴明，獎懲分明。由于檔案關系重大，檔案管理必須獎懲有章，檔案的丟失可能導致單位相關事項的運行混亂。所以必須有明確的規章制度約束管理人員。管理制度也不宜太過繁瑣，太過繁瑣的制度會使得檔案利用率大幅下降，也給管理工作的進行帶來諸多不便。信息化管理在簡化查找程序方面有很大的優勢。檔案管理制度要堅持約束的雙向性。檔案不能僅僅是領導者對工作人員的限制壓制，也是工作人員對領導者的監督檢查。檔案管理注重數據完整的同時還要注重真實性的管制。檔案要有其權威性，不能一方獨大，更不能允許管理人員任意篡改檔案資料。同時，檔案也需要有其保密措施。外部無關人員不得無故查閱單位發展決策相關檔案以及工作人員個人檔案，做好單位及工作人員信息的保護工作。
三、結語
現今激烈的社會競爭從根本上來講就是人才的競爭，而檔案是篩選人才的最基本方式之一。總之，提升管理人員對檔案管理的重視程度、培養先進全面的管理人才、加強檔案信息化管理，能有效地提升檔案的利用程度，進而推動事業單位創新發展。
【參考文獻】
[1]梁江華.淺談事業單位人事檔案管理的創新途徑[J]中小企業管理與科技，2013(03）：45一46.
電子政務是針對政府部門之外的各大企業和用戶的，針對的對象不同。電子政務的發展是順應了計算機的發展而發展的，是全球經濟發展的必然產物，只有具備了網絡平臺，才能更好地發展電子政務。電子政務是與其他相關的技術相結合的，電子政務的辦事效率比較高，質量也比傳統的檔案管理要高出很多，這都是電子政務的優勢。當下運用電子政務就是為了提高政務部門的辦事效率，電子政務可以高速地傳輸信息資源?，F在，怎樣開發資源、整合資源、優化資源，以及發展信息相關產業，是電子政務發展的關鍵任務。電子政務的發展是一個長遠的目標，涉及到的范圍是比較廣泛的，可以涉及到社會當中的各個方面，特別是信息量比較多的地方。電子政務的發展，慢慢會從政府部門擴展到社會的各個層面上去。如今，高校的人數和知識量都是非常密集的，所以電子政務在高校中的運動也是非常廣泛的，需要高校在平時的工作中大量地使用電子政務技術，以達到高校工作的優質化，從而減少工作用時，跨過很多物質上的障礙，最終達到信息的精準、公開，權利也更加透徹，工作更加到位、周全、高效。但是，伴隨著電子政務的不斷發展，現在電子文件的數量越來越多，這些電子文件對于高校來說是非常珍貴的資源，是需要謹慎保管的，不能丟失。如果一旦丟失對于高校和社會都是非常重大的損失，所以要慢慢地把電子文件轉換成電子檔案進行妥善地保存和管理。電子檔案和傳統的紙質版的檔案相比，電子檔案有以下特征：①電子檔案在儲存和保存的方法上是紙質版檔案做不到的，電子檔案主要用光碟、硬盤等工具進行保存。這樣看來，電子文件是傳統的紙質文件沒辦法做到的；②電子文件的信息不會和制定的載體相聯系，相關聯的僅僅是一些特定的承載物體；③電子文件可以直接利用計算機技術進行快速地傳遞，并且在修改的過程中是沒有痕跡可尋找。
2電子政務運用到高校檔案中的各種問題
2.1電子文件的去處
雖然說電子檔案是一種比較集中的保存方式，是比較方便快捷的，但是電子文件有太多的信息需要建立和傳輸，而現在電子文件還沒有做到完全以電子檔案的形式進行保管，導致的后果就是，現在很多的文件有人處理，但是在處理完之后就沒人保管了，在傳輸之后做不到及時保存，處在無人監管的狀態下。此外，現在要對電子文件進行管理是比較難的，因為現在的保管技術方面還不是非常完善，需要尋找新的方法。所以，現在很多的電子文件是沒辦法做到穩妥保管的，目前迫切的任務就是建立完善的系統，對電子文件進行有效地整理保管。
2.2電子文件的前期處理
傳統的檔案整理和管理是在處理完之后直接交給檔案管理人員就可以的，這份檔案從交給檔案管理部門開始就算被保管起來了。而如今的電子檔案管理擺脫了紙質版的管理方式，進入到計算機的應用中來，實現了電子化自動管理的模式。從紙質版的檔案管理到電子版的檔案管理是從被動轉為主動的過程，是一個很大的轉變過程。
2.3檔案保管過程中的資源利用
電子檔案的管理和保管是需要借助軟硬件來實現的，可是對于現在的高校來說，具備相關的技術性的資源畢竟是有限的，在這樣資源有限的情況下，就需要檔案管理部門既要使用本部門的資源，也需要借助整個高校的技術資源，一起來完成這件事情，一起來解決這個問題。
2.4電子檔案的定位
因為電子檔案本身的一些特征，導致對于電子檔案的定位出現了很大的難度，確定電子檔案的原始性是確保電子文件的重要環節。電子檔案的可變更性和消息的可分割性，導致電子檔案在產生或者傳送中有很被動的現象存在，還導致電子檔案的改變沒有跡象可尋找。修稿后的檔案是不是和原來的檔案一樣，也是很難區分的。所以，電子文件的定位是現在面臨的比較大的一個難題。
2.5電子檔案的公開性
如今是一個信息時代，人們的生活是比較多元化的，這就需要更加準確的信息服務。電子檔案信息是政府部門開放的、主要的消息來源，政府部門的消息公開對于消息共享是很有好處的。政府部門是電子消息使用最多的部門，所以電子信息化應該從機關開始實施。同時，政府機關應該在消息開發使用上進一步完善，需要政府機關之間的消息溝通和群眾之間的信息交流，才能讓電子檔案發揮到極致。
3高校電子檔案的電子政務化的想法
3.1變更傳統紙質版檔案的管理方式
加速電子文件管理的更改，首先要做的事情其實不是技術方面的，而是工作人員想法上的改變，說白了就是需要先改變檔案工作人員的思想問題，讓傳統的檔案工作人員接受電子版的檔案管理方式，慢慢地適應電子檔案的工作方式，一步一步地從傳統的紙質版檔案轉化成電子版的檔案工作，從開始的重視文件的保管力度轉化成重視檔案的利用度。雖然說傳統的紙質版的檔案管理已經有了成型的管理方式，但正是因為這樣，我們需要抓緊時間從紙質版的形式轉化成電子版的形式，如果不先從工作人員的思想上進行改變的話，就很難做到體制的改變。
3.2檔案管理部門對檔案需要統一管理
檔案的整理和歸檔是很重要的一個工作環節，目的就是能夠妥善地保管檔案，不出現丟失的情況。在進行電子檔案管理的時候，歸檔也是非常關鍵的一個部分，如果做不到嚴謹地保存檔案，將會有很多的檔案出現安全隱患。所以在具體工作中，需要各部門認清楚自己的職責和任務，做好自己的工作。檔案工作人員需要進一步深入到現有的檔案管理上面去，對于電子檔案的接件、處理和保存工作進行指揮，保管好電子檔案的原始資料，做到電子檔案的一致管理，提高檔案管理的質量。
3.3落實與電子檔案相符合的制度
要想做好電子檔案的建立和保管，是需要很多部門一起努力的，這不僅與文件保管部門相關，還需要與網絡技術部門相配合。檔案的管理無論是紙質版還是電子版都應該嚴格地規范，避免不規范的現象出現。檔案保管的原則就是雙管齊下，制度和原則缺一不可，由國家統一管理。進行檔案電子化建設是一項很重大的事情，必須加入我國的信息建設中，共同發展。
3.4增大人才團隊，加強人員素質
在當前的環境下，電子檔案想要進一步發展，最緊迫的任務就是需要將檔案工作人員的水平提上去，需要有更加嚴格的要求，工作人員不僅僅需要學會檔案管理的正常工作，還需要學會計算機應用，掌握電子技術，并且要學會接收文件、整理、歸檔等工作，以及做好檔案管理時間內的護理工作，這些都要求檔案工作人員多學習相關的知識，對于檔案工作人員要定期進行專業知識的培訓，讓工作人員掌握更多的知識，盡快地適應電子檔案的管理和維護，這樣才能真正地做好檔案管理工作。電子檔案建設的最重要因素就是不能離開人才這個因素，要針對電子檔案的專業知識培養專業化的人才，學習計算機知識及電子檔案管理方面的知識，才能達到電子檔案建設的要求。高素質的專業人才培訓是電子檔案建設的必要因素，由于電子檔案工作的特殊性質，對于檔案工作人員的要求比較高，電子檔案的建立和相關技術知識是密不可分的，所以一定是需要專業的知識的。
4電子檔案建設需要腳踏實地
要堅持科技是第一生產力，堅持科學的方式建立電子檔案工作，電子檔案工作是一項比較新穎的工作，這就更加需要嚴謹的態度來對待。電子檔案與傳統的紙質版檔案相對比，電子檔案的保管需要更加謹慎和嚴格，而且現代科技是快速發展的，電子版檔案的管理方法要隨著時間的變化不斷地創新，這樣才能更好地發展下去，這就更加需要檔案管理人員團結作戰。電子檔案的建立過程也需要嚴格地遵守法律法規，讓電子檔案更加的合法化。還有，就是要把最先進的科技加入到電子檔案的管理中來，電子檔案隨著科技的不斷發展，正在迅速地發展和發揮著作用。當然，伴隨著快速地發展也將出現很多不同的問題，所以我們需要仔細地分析新問題，采取好的管理方式，處理好電子檔案保管的問題，讓電子版檔案和傳統的紙質版檔案都能有作用可以發揮。電子檔案轉變了我們舊的觀點，讓新的科技進入我們的生活中，是一件很好的事情。
5結語
建立廉潔、高效的政府是我國推行電子政務的內在因素，實現信息化、民主化是推進電子政務的外在因素。信息技術的應用與普及為電子政務建設提供了必備條件，機關檔案信息資源是調節、引導電子政務全面建設的基礎要素。目前，政府機關應歸檔的公務文件絕大多數由計算機打印而成，即先數字化，而后，根據需要轉化成紙質公文的，這為電子政務的實施提供了先決條件。為有效地利用“三網一庫”，推動電子政務建設的發展，有必要也有條件對政府機關檔案管理進行完善和改革。
1進一步解放思想，與時俱進，營造機關檔案管理與電子政務建設同步發展的良好環境
電子政務建設是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務建設工作，為政務建設與機關檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創新意識和前瞻意識，按電子政務建設的程序，有規律地介入，提出與之配套管理的規范標準和電子文件形成、運轉、留存與開發設計原則；二要樹立市場意識，根據現狀，預測未來信息市場經濟的需要，提出檔案信息在“三網一庫”建設中的作用，為市場經濟服務；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經濟效益為前提，實現社會效益和經濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識?！八街梢怨ビ瘛?，要學習國際上電子政務建設的先進管理方式，勇于嘗試或應用最新的適用技術和規范標準，加速檔案管理在電子政務建設中的國際化進程，推動與世界各國聯通，盡早實現政務信息在更廣泛的范圍內共享。
2創新機關檔案管理體制，與電子政務建設協調統一
要改變目前政府機關檔案部門被排斥于電子政務建設之外的狀況，將機關檔案管理作為電子政務建設的組成部分，統一領導、統一協調，共同確定政務信息的價值取向和流向。機關檔案部門應作為電子政務建設的成員，發揮自身職能優勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉、傳播、上網、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質文件的配套管理、知識產權保護、安全保密、政務服務等提出相應的管理原則和制度，形成與電子政務建設相協調的各項業務程序，以及各相關環節銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關辦公自動化、信息化提供組織保證。
3整合、拓展檔案管理職能，規范機關檔案工作行為
我國的檔案法規對有關機關檔案工作的基本職能有明確規定，但由于受生產力發展的局限和傳統習慣的影響，一些機關檔案部門對歸檔紙質文件、紙質檔案比較熟悉，管理也比較到位，而對不同載體的電子檔案以及近幾年派生出的與機關檔案管理有密切關系的新事物，如文件中心、政務中心、電子商務等相對陌生。因此，必須進一步整合拓展機關檔案管理職能。
第一，要參與信息數字化的設計和對歸檔電子文件的檢測等工作。監督指導工作要向前延伸，不僅對電子文件材料歸檔工作監督指導，而且，要對電子文件的形成、鑒別、篩選提前介入，不斷拓寬機關檔案管理的職能。第二，要為本機關政務服務，也要為全局政務服務。要與政務中心緊密配合，互通有無，要加強與文件中心聯系，了解文件中心的需求趨勢，及時提供文件，使機關檔案成為文件中心的主要來源。第三，拓展服務范圍，借助電子政務建設的成果，全方位、高效率地開展政府機關自身和政府機關之間的管理與服務。面向社會組織和公眾提供允許開放、公布的政務信息，滿足社會各方面對政務信息日益增長的需求。第四，必須按數字化、網絡化的要求規范機關檔案管理的行為。隨著電子政務建設日臻完善，今后，機關檔案管理必須快速地由手工管理向電子管理轉變，用先進的技術統領機關檔案管理，改變那些傳統落后的管理方式，使高新技術、網絡平臺和信息資源庫在機關檔案管理中得以廣泛應用。第五，要按電子政務的政府管理方式、行政流程原則，不斷改善檔案管理的運作模式，規范機關檔案管理的行為，憑借“三網一庫”實現政府可公開信息資源共享和動態更新，使得公眾可以通過不同渠道獲取政府的信息與服務，同時，也為今后國家發展、社會進步貯存更豐富的信息資源，惠及子孫后代。
關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別
一、引言
計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結
綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■
參考文獻
關鍵詞：傳統檔案管理；現代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統檔案管理與現代電子檔案管理的對比研究
傳統檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，電子檔案的表現形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統檔案不可分離：傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，傳統檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優點。
（1）電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環保事業。
（2）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
（2）企事業單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結語
相比傳統檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現也有利于環保事業的開展。但是傳統檔案管理也有著它不可替代的地方，在現階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者會相互協調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優勢，來提高檔案管理質量。
參考文獻：
關鍵詞：檔案；物理管理；邏輯管理；理論
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）26-0266-01
一、阻礙對檔案物理管理與邏輯管理認識的原因分析
自從檔案產生開始，檔案管理就存在著物理管理與邏輯管理兩個方面的問題，而人們沒有把這個問題提出來并加以探討的原因有兩個方面：檔案學發展水平的歷史局限與缺乏對事物認識的歷史契機。
在傳統檔案學理論中，檔案學者也注意到了檔案管理中物質載體與信息內容之間的關系，這一認識與檔案的“物理管理”、“邏輯管理”之間存在著相當大的概念差異。而實際上，檔案的收集、整理、保管工作中，既包括檔案物理管理工作的內容，也包括檔案邏輯管理的內容。這說明傳統檔案學在這方面的認識還有待發展與完善。
檔案的物理管理與邏輯管理問題雖然早已存在，但作為矛盾運動的兩個方面，檔案的邏輯管理一直沒有凸顯出來。而電子文件與電子檔案的產生和管理，為我們認真思考檔案的物理管理與邏輯管理問題提供了絕佳的歷史契機。自從電子文件與電子檔案產生以來，人們雖然還沒有把檔案管理一這一事物的兩個方面的物理管理和邏輯管理問題作為學術問題正式提出來，但在研究電子文件與電子檔案管理問題時，已多次使用“邏輯”一詞或相關內容?？傊娮游募c電子檔案的產生與管理，為我們提供了在學術上研究物理管理與邏輯管理的實踐條件。
二、檔案物理管理時代與邏輯管理時代的轉換
檔案的邏輯管理與物理管理理論的提出，是基于檔案工作由傳統檔案管理向電子檔案管理轉型這一時代背景，這一時代背景是新理論產生的實踐條件。而哲學原因則在于檔案管理內部矛盾統一體關系的轉換，也就是檔案載體與檔案信息之間關系的轉換。
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內容的兩個基本方面，或稱矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以物理管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。
三、檔案物理管理與邏輯管理的界定
所謂物理管理，在這里是指事物的形象，即檔案的物質載體。物理管理就是按照形象思維與手工管理的方式，以檔案的物質介質為基本對象，來進行檔案管理工作。所謂邏輯管理，就是人類思維的規律，這里特指邏輯思維管理。邏輯管理就是按照抽象思維的方式，以檔案的信息內容為對象和手段，來進行檔案管理工作。
四、檔案物理管理與邏輯管理的特點
1.物理管理與邏輯管理的管理對象特征。檔案物理管理的管理對象是檔案的物質載體，檔案邏輯管理的管理對象是檔案的信息內容。在物理管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的。在邏輯管理占據主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案信息內容展開的。如電子檔案的管理與保護主要是圍繞著電子檔案信息展開的，而檔案的物質介質問題則下降到次要的附屬地位。
2.物理管理與邏輯管理的勞動特征。在檔案的物理管理過程中，由于管理對象為物質介質，因此在腦力勞動的支配下，不免要進行一些和勞動有關的管理活動。在檔案的邏輯管理過程中，由于其管理對象為信息內容，因此其腦力勞動的特征是十分明顯的。在電子檔案的邏輯管理時代，很多腦力勞動轉化為計算機軟件系統的設計和編制，因此可以稱其為“程序勞動”。
3.物理管理與邏輯管理的方法特征。在電子檔案產生之前，無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。在電子檔案產生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變為自動化的計算機及計算機網絡系統的程序管理方式。
4.物理管理與邏輯管理的思維特征。物理管理具有形象思維的特點，邏輯管理具有抽象思維的特點。前者解決的是管理過程中的三維空間問題，后者解決的是管理過程中的信息內涵及時間問題。
5.物理管理與邏輯管理的哲學特征。物理管理時代的檔案管理哲學以實態檔案及其管理為研究客體，它針對的是現實中的物理世界，因此是一種現實性哲學。而邏輯管理時代的新檔案管理哲學以虛態檔案及其管理為研究對象，針對的是一個具有虛擬意義的邏輯世界，因此它是一種虛擬性哲學。
關鍵詞：檔案管理;規范化水平;有效途徑
隨著社會經濟的進步和發展，不同領域的發展已經逐漸完善并且規范化和制度化。在以往的檔案管理中，檔案管理理念和檔案管理方式較為落后，檔案管理存在較多不足，給檔案管理工作帶來較大困難。作為檔案管理人員應當緊跟時展步伐，不斷完善檔案管理方式，提高檔案管理規范化水平。
一、檔案管理規范化的必要性
隨著我國現代化的建設中，檔案管理工作有著重要的作用和意義，檔案管理技術也在不斷提高。檔案管理是國家、企業、個人以及社會組織等形成的各種歷史記錄。信息化時代背景下，實現檔案管理的標準化和制度化，不斷提高檔案管理的規范化水平。檔案工作不是一朝一夕形成的，它是單位或者個人在一個持續時間段內在工作和管理中的積累。它的表現形式是多元化的。對于每個單位檔案是一筆巨大的無形財富，它記錄了各種歷史性的決策以及建設方向，記錄了單位的發展以及各種成功，它是企業在市場競爭中增加的重要資本。進行檔案管理工作是所有單位發展要求，同時也在我國教育中占有重要地位。我國不斷培養技術和實用性人才，用復合型人才培養模式代替傳統專業型人才教育方法。不斷加強檔案管理工作可以使企事業單位培養更好的人才進行正確方向的提供。另外，規范化的進行檔案管理工作可以使各項工作水平得到提高，可以提供理論依據促進單位的發展，做好檔案管理工作才可以把數據庫的作用更好的發揮，使各個部門之間工作的主動性和鏈接進行提高，有利于整合各類資料，使工作量減少，工作效率得到提高。
二、加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理規范化
信息化時代背景下，信息技術和網絡技術快速發展，在新的形勢下檔案管理需要緊跟時代步伐，促使檔案管理朝著信息化方向發展。在檔案管理信息化建設中，需要完善相關的檔案管理信息設備，改變以往紙質檔案載體模式。紙質檔案不易保存，儲存時間較短，存儲空間較大，存在比較大的浪費。借助現代化信息技術和設備，開展檔案管理工作，可以改變檔案管理工作現狀，同時借助網絡技術可以及時獲取相關資料。借助信息技術構建檔案管理信息數據庫，制定相應的登錄查詢平臺，用戶可以登錄數據庫，查閱相關的檔案資料。借助信息化管理設備可以實現檔案信息的分析和利用，保證檔案信息的安全、完整，節約檔案管理時間。
隨著網絡信息技術的發展，目前很多檔案的管理工作都開始走向信息化和數字化，原有的紙質檔案管理工作正在逐步退出歷史舞臺。所以在目前檔案的管理規范化過程中，應該做好二者的結合工作，提升檔案管理的桂芳華水平。在很多單位的檔案實際管理工作中，紙質檔案管理和電子檔案管理應當具備獨立的管理體系，同時發揮自身的優勢相互配合，促進檔案管理工作有效開展，提高檔案管理工作效率。結合紙質檔案管理工作，要保證檔案管理工作信息化建設逐步完善，同時做好紙質檔案向電子化檔案的轉型工作。在電子檔案管理開展時，可以推動紙質檔案管理的開展，促進兩者的有效融合，可以促進檔案管理更加高效的開展。電子檔案管理可以實現快速檢索，不斷完善檔案查找和利用功能，促進兩者的融合，借助電子檔案管理模式可以從紙質檔案中快速查找檔案。
三、提高檔案管理能力，優化檔案服務方式
大多數檔案管理人員對新技術和新設備操作方式掌握不足，加強檔案管理人員系統化培訓，在實際工作中靈活利用現代技術和方式。如工程類檔案管理工作中，管理人員需要掌握一定的工程基礎知識，能夠熟練掌握和操作計算機。同時檔案管理人員具備突發事件應對能力，靈活應對突發事件。隨著現代技術和現代管理理念的引入，檔案管理的服務方式也發生變化，從信息管理逐漸轉變成信息服務。檔案管理人員經過系統化的培訓工作，具有一定的檔案管理能力，同時需要改變以往的服務方式，做好檔案資料采集、整理和存儲工作的同時，同時更加注重檔案資料的開發和利用。同時借助網絡平臺構建信息服務平臺，打破空間和時間的局限性，做好各類檔案資源的共享工作。所有的檔案管理都是為實際工作做好服務的，利用好各類檔案信息，發揮出檔案的核心價值，不斷提升檔案管理工作的規范化水平，這是充分發揮出檔案信息價值的最有利保證。那么在檔案管理工作中，如何體現檔案信息的資料價值，可以說是檔案管理工作的一項重大課題。檔案資料價值開發的過程中，想要發掘檔案資料價值，注重社會公眾開發度的強化，讓大眾可以閱讀和查閱相應的檔案資料，深入發掘檔案價值。注重檔案資料和實際生活的有效結合，針對一些適當公開的檔案資料，適當增加開放程度，利用檔案資料促進社會發展。
四、結語
隨著社會經濟的發展，檔案管理工作需要采取現代化和規范化管理方式，不斷提高檔案管理規范化水平。在實際檔案管理工作中，需要借助新技術和新設備，開展綜合性培訓工作，加強檔案管理培養。檔案管理工作需要緊跟時代腳步，應當革新檔案管理理念，完善檔案管理制度，注重信息化建設，完善檔案服務方式。
參考文獻
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1儲存空間
紙質檔案的管理對空間有著極大的需求，一般都會儲存在檔案室里面，這對檔案室的環境有著很高的要求，也占據了較大的空間。而且紙質檔案的管理需要專門的人員進行監察，也需要定期的進行維護，極大的增加了檔案管理者的工作量。
2環境因素
紙質檔案在保存過程中，極易受到潮濕、蟲蛀、高溫影響。各種因素的作用會導致紙張易碎、模糊、損壞，降低紙質檔案保存壽命，對紙質檔案的真實性與直觀性造成了較大的影響。
3其他檔案載體的發展
由于信息化技術的普及，電子檔案開始越來越廣泛的在檔案管理工作中進行運用，對傳統的紙質檔案形成了較大的沖擊，對紙質檔案的發展有著很大的制約作用。
二、電子檔案的優點與缺點
1電子檔案的優點
1.1提高效率
隨著計算機信息技術的普及，極大的提升了工作效率，也為工作人員在儲存、查找方面提升了速度，保證高效高質的查閱工作進度，也減輕了檔案管理工作人員的工作量。
1.2檔案儲存
通過電子檔案儲存系統，降低了檔案對于空間的需求，也保證了檔案儲存的完整性。檔案也不再需要擔心儲存過程中受到環境因素影響其保存壽命，提高了檔案的保存年限。
1.3保密性能
電子檔案儲存的載體是計算機系統，通過對系統進行加密措施，做好檔案的保密措施，沒有相關權限的人或者沒有得到授權的人，是無法進入電子檔案儲存系統的。
1.4提升工作質量
人為因素過多的介入，會直接影響檔案存在錯誤的概率。電子檔案很好的避免了這樣的問題，直接的提升了檔案管理工作的質量與利用率，保證了電子檔案的價值體現。
2電子檔案的缺點
2.1容易被人為篡改
計算機作為電子檔案儲存的載體，很容易受到管理人員、黑客技術、電腦病毒等因素對實際儲存的電子檔案進行拷貝、篡改，而且在篡改或者拷貝之后，往往不會留下痕跡，這導致我們對電子檔案的真實性與權威性有了很大的疑問。
2.2安全患
電子檔案作為信息數據儲存在計算機系統中，因為系統漏洞問題，極易導致黑客入侵系統，竊取、拷貝、篡改電子數據，這樣就會破壞電子檔案的保密性，給檔案管理工作造成了一定的影響。
2.3缺乏管理制度
計算機信息存儲技術目前還缺乏較為有效的管理制度，不同的地區、不同的企業對檔案的管理系統也不一樣，對檔案的統一利用有一定的影響。
三、檔案管理系統的設計
1數據庫設計
為了滿足我國實際需要，一般采用全關系型GIS數據庫管理方式，這種模式的優點眾多，主要因為其升級投入過程不需要過多的資金，但是對其的應用相對較于純熟，缺點就是這種全關系型GIS數據庫管理方式的讀寫效率較低，但是值得推廣使用。
2數據掃描
檔案數據掃描是通過計算機控制相機進行攝影，這樣就能在保證掃描質量的前提下提升對于檔案數據掃描的效率，這種方式掃描可以將JPG圖片類文件轉化為PDF閱讀文件，這種PDF格式文件相較于JPG圖片文件更小，更有利于系統的存儲工作。
3自動入庫
傳統的檔案管理系統需要人工對檔案進行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量?，F階段檔案管理系統通過掃描，將文件格式轉化，將會自動存入相應的數據庫。
4安全性保存
數據檔案管理主要是對其做好保密措施，保證檔案能夠安全的保存，這樣才能切實的保障檔案數據的真實性與有效性。
四、結束語
隨著科學技術的飛速發展，信息時代隨之來臨，信息化為檔案管理的發展與改革提供了一個嶄新而又充滿挑戰的信息環境，做好檔案管理工作也就顯得更加重要和緊迫。而我國現行的檔案管理服務，還存在著很多亟待解決的問題，這些不僅影響著檔案管理工作的正常運行，也在一定程度上制約著日益增長的經濟文化需求。作為新時期檔案管理工作，應當充分利用科技發展帶來的新技術、新資源和新的管理體系，進而滿足當今社會經濟快速發展對于檔案信息的需要。因此，實現檔案的創新服務便成為當前檔案管理改革發展中急需解決的新挑戰、新課題。要實現并加快檔案管理方法的不斷創新，提高檔案管理的信息化、規范化、安全化水平，當務之急就是建立健全新的檔案管理機制體制，同時廣泛運用新技術和新的知識系統。本論述通過對當代檔案管理體制和服務現狀的深入分析，詳細闡述了在信息環境下如何有效的創新檔案管理，希望能解決當今檔案管理工作中存在的一些問題。
關鍵詞：
信息環境；檔案管理；服務領域
0引言
檔案管理，就是對信息的有效處理。做好此項工作，能夠幫助在發展過程中有效預見和規避問題，也能有效加快經濟社會建設步伐，這就需要不斷推動檔案管理改革創新進程，切實提高檔案管理工作水平。隨著世界范圍內科學技術的發展，信息化時代也隨之到來，這給檔案管理工作提出了更高的要求，社會對檔案管理工作也越來越重視。但是，就我國現如今檔案管理的實際情況而言，多為傳統化管理，而傳統的檔案管理由于其落后的管理方式方法，已經越來越不能滿足時展的需要，且在很大程度上制約了社會的發展。因而，加快信息時代下的檔案管理創新已經成為迫在眉睫的大事。本論述通過對現行檔案管理工作體制和現狀的深入分析，從創新發展的角度出發，闡述了信息化環境中如何有效實現檔案管理工作創新，以期能為加快檔案管理改革進程、提高檔案管理工作水平提供一定的參考借鑒作用和行之有效的方式途徑。
1新時期創新檔案管理工作的必要性
創新作為時展動力，對于推動改革、發展有著舉足輕重的作用，檔案管理工作也不例外。信息化技術的普及，對檔案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已經明顯適應不了發展的需要和要求，為了進一步提高檔案管理工作效率和綜合服務水平，就迫切需要對其進行不斷創新。
2創新服務理念
檔案管理同其他有形商品一樣，也需要滿足不同消費者的需求。時代在進步，不斷發展的信息化賦予檔案管理很多新的意義，也越來越偏向于服務。因此，為滿足客戶對檔案管理的不同需求，檔案管理部門也需要在日常的管理過程中進一步更新服務理念，推動檔案事業更好更快發展。一是檔案管理人員在管理工程中要不斷提升自身和部門的創新能力；二是管理人員要切實增強服務意識，為消費者提供更好的檔案服務；三是檔案管理部門應當適時建設滿足信息化時代下的創新人才隊伍，使相關檔案管理人員不僅要具備足夠的理論知識，也要不斷學習和掌握新時代信息化管理手段，同時積極總結管理工作經驗，為團隊整體發展提供堅實的軟實力保障。這樣就可以最大化實現檔案材料在信息時代的使用價值。
3創新管理方式
3.1建立網頁版檔案
為方便檔案檢索、提高管理效率，目前，我國許多單位都已經開始利用互聯網開展網上服務，這種方式已經逐漸成為社會和單位檔案管理的一種重要形式。檔案管理部門通過進行單位內部局域網檔案管理，將檔案統一集中制作為網頁，將各種有用信息積極促織，利用互聯網的便利性，將檔案管理系統與企事業單位網站相連接，實現單位信息的網上檢索，在為檔案使用者提供更好服務的同時，也為檔案管理者提供了便利。在進行檔案工作時，要以網頁或網站為基礎，利用互聯網的優勢盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數據庫，利用網站對電子文件實施管理與利用，進而實現檔案信息的數據化、數字化、自動化、法制化和規范化。比如，建立好檔案數據庫以后，檔案管理部門在網頁輸入目錄管理數據就能進行檔案的增加和修改，而檔案用戶也可以在網上數據庫公開部分查詢檔案目錄和檔案信息，方便了用戶的查詢與檢索；同時，檔案管理部門可加強與宣傳部門的相互協作，將單位內部各項工作、活動開展錄像制作為數字檔案，建立視頻檔案，這樣不僅可以方便宣傳部門的宣傳，也可以方便各部門之間的協調銜接和交互配合，推動單位整體工作更加高效開展。
3.2建立檔案管理中心
檔案管理部門應當與其他企事業單位的信息管理部門之間加強溝通聯系，建立綜合性電子檔案管理中心，將該中心設在企事業單位檔案館（室），進而將兩部分合成一個整體，作為企事業單位的共同信息資源庫，將極大的方便各種不同的信息的整合與利用。此檔案管理中心可以集中管理不同網頁或者網站內的單位電子文件，在內部實行資源共享，及時增加、修改檔案；對外實行限制性的檔案查詢和利用，從而實現整個電子信息的資源共享。這種管理方式具有檔案涉及面廣、內容全面豐富、利用率高、使用方便等諸多優點。
3.3電子檔案的自動處理
與傳統的紙質檔案不同，電子檔案可通過在各個電腦單機上的下載和上傳，輕松實現檔案文件、資料的收集、管理和處理工作，越來越受到檔案管理部門的青睞。因此，檔案管理部門應盡快改變傳統的檔案管理模式，在建立起數據庫檔案以后，及時在數據庫網頁上建立數據上傳工作窗口，這樣可以第一時間收集到數據并對數據進行預處理，然后傳到數據庫中從而實現檔案的歸檔工作。完成歸檔以后，檔案部門管理人員應當及時對從終端收集到的信息進行歸納整理，在網頁上編制相應的專題，并提供數據查詢服務。不難看出，電子檔案在極大的方便使用者通過網絡實現快速檢索查找的同時，也可以實現檔案管理部門與使用者之間進行信息交流，為檔案管理部門與服務對象提供便捷的互動共享和資訊服務。
4拓展檔案服務領域
4.1信息服務社會化
信息化的進步推動了社會的進步，在這個過程中，檔案管理的服務面也逐漸擴大，由原來的單一對象服務逐步趨于社會化。這個轉變的發生，是由于在社會化進程中，特別是在信息社會化的過程中，科學技術的發展也促使信息變得越來越復雜多樣，人們對各類信息的需求也與日俱增。在此情況下，如果依然使用之前傳統的檔案管理方式，必將出現信息處理不及時、不高效等問題，因而電子化、信息化服務已經成為現代社會檔案管理的必然趨勢和又一重要功能，信息服務的社會化將進一步強化和拓展，這也必將為電子檔案管理的深入發展提供了更為廣闊的空間和更加強大的推力。
4.2檔案管理產業化
隨著信息化社會的不斷發展，檔案信息已經不再是簡單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，信息化的進步已經成為一種財富，與之相應，檔案人員已經成為檔案信息財富的擁有者。信息資源在不斷的被開發，檔案管理人員的財富也在不斷增值，從這個角度來看，檔案館（室）也不再是單純的信息存儲機構，逐步演化成一個集信息收藏、管理、共享和交流于一體的綜合中心，一個不斷擴大的財富網。在信息時代，檔案管理改革創新的大方向理應是信息化道路，信息化進程也要求檔案管理信息服務要趨于產業化，對檔案信息進行收集、處理、存儲、檢索和服務，形成一條產業化實體道路。而對于檔案信息的開發而言，我們應當樹立起服務意識和產業意識，將經濟建設作為活動主場，全力出擊，為產業鏈服務提供全新的理論支撐。比如：開發新的科技信息，給企業帶來新的技術產品，幫助他們建立自己的數據庫；開發經濟信息，幫助企業建立新的產業結構，調整服務狀態；開發新的市場信息，為企業提供更多的營銷機會等，從各個角度幫助企業完成產業化。
4.3信息資源共享化
在傳統檔案管理過程當中，檔案是相對獨立的，沒有形成一個統一的整體，而隨著信息時代的來臨和發展，信息總量在急劇增長、種類在日趨多元，任何部門都不可能將所有信息整合。因此，檔案管理工作必須打破以前那種各部門各自為政的混亂局面，通過協同聯動、整合資源、共同調節，建立起一個完整有序、高效運轉的信息資源和檔案管理體系，為最終實現一體化管理提供堅實的基礎保障。各企業之間相互配合、共同努力，建立一個聯合目錄，從而實現資源共享和信息交流，這也是信息化進程的前提條件和核心內容。
5結束語
信息化的深入發展給檔案管理帶來了很多變化和諸多要求，也給信息化研究提出了新的挑戰和希望，更是極大地豐富了我國現階段的檔案管理學術氛圍，促使檔案管理工作實現不斷創新和發展。目前，隨著信息化進程的加快，各種網絡的外環境諸如網路的搭建、網站的建立已經初步具備，與此同時，學校、政府、企業、學術網站之間的聯系也在網絡中不斷融合，為形成統一的檔案管理體系創造了必要條件，我們有理由相信，檔案管理的信息化進程也將越來越順利，檔案管理也會越來越高效，越來越完備。綜上所述，檔案管理創新發展的意義重大，信息化在帶來了便利的同時，也給我們進一步實行信息化檔案管理提出了新的挑戰。為此，檔案管理部門和人員必須以高度的責任感、使命感和緊迫感，與時俱進、多措并舉，努力加快檔案管理創新發展步伐，不斷提高檔案管理工作的整體水平。
作者：付曉洲 單位：天水公路管理局
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