時(shí)間：2023-06-02 09:57:20
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇房地產(chǎn)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)檔案；管理；現(xiàn)狀 文章編號(hào)：2095-4085（2015）08-0135-02
加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理需要在制定和完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的信息化管理，加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)工作。針對(duì)目前房地產(chǎn)檔案管理狀況，應(yīng)采取有效措施，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理有法可依、有章可循。
1.房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀
1.1房地產(chǎn)檔案管理理論
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤(pán)等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。
1.2房地產(chǎn)檔案收集
房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)需注意以下幾個(gè)方面：
（1）收集過(guò)程中，要確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一。
（2）凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來(lái)源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測(cè)繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。
（3）歸檔時(shí)間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過(guò)程的特點(diǎn)來(lái)確定。
1.3房地產(chǎn)檔案整理
房地產(chǎn)檔案整理就是把收集到的各種材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化，其內(nèi)容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準(zhǔn)確等。分類以后，還需要對(duì)每一類別的檔案材料進(jìn)行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件材料的排列與編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。
2.房地產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題
2.1現(xiàn)行文件過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏操作性
在實(shí)際工作中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的依據(jù)為2001年建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、整理和利用等幾個(gè)方面對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)定，但只限于宏觀層面，缺乏對(duì)具體工作的指導(dǎo)。目前的實(shí)際工作情況是，服務(wù)中心窗口受理業(yè)務(wù)時(shí)收什么材料，檔案室就存什么材料，對(duì)于檔案材料是否齊全、是否規(guī)范、是否準(zhǔn)確，還缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
2.2保管期限不明確
《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定：房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)以單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷。但在實(shí)際工作中是以房號(hào)為單元建檔，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限的不明確，無(wú)法開(kāi)展鑒定、銷毀工作。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案出現(xiàn)了有增無(wú)減的現(xiàn)象，必將導(dǎo)致檔案庫(kù)房空間的資源短缺。
2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要
在提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化水平的工作中需要注意兩個(gè)問(wèn)題：一是房地產(chǎn)權(quán)屬紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容要一致。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，因此房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最新電子信息始終要與房產(chǎn)現(xiàn)狀一致，并不斷補(bǔ)充、更新材料，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)實(shí)情況，這就要求房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理專用軟件能使新、舊數(shù)據(jù)統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接。二是檔案管理軟件要統(tǒng)一，不能因業(yè)務(wù)不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業(yè)務(wù)往往由不同的部門負(fù)責(zé)，這就造成在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實(shí)際工作中存在著檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散、查詢繁瑣、數(shù)據(jù)易丟失等問(wèn)題。因此，研發(fā)適合房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的專用軟件，提高房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理水平，勢(shì)在必行。
2.4對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業(yè)性。這就使得房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識(shí)，又要了解一些測(cè)繪、法律等相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還要懂得每一類權(quán)屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是非常重要的，但現(xiàn)實(shí)情況卻是這方面培訓(xùn)工作不到位。
3.解決檔案管理問(wèn)題的措施
3.1制定切實(shí)可行的檔案管理規(guī)范
一方面要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，結(jié)合實(shí)際工作不斷創(chuàng)新；另一方面，相關(guān)的行政主管部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡快制定出房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理實(shí)施辦法，并出臺(tái)操作性強(qiáng)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括具體每項(xiàng)業(yè)務(wù)所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規(guī)格、保管期限、鑒定銷毀制度等內(nèi)容，以便于檔案工作人員在實(shí)際工作中參照?qǐng)?zhí)行，在接收檔案時(shí)有據(jù)可查，確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集齊全、整理規(guī)范。
3.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。在實(shí)施方案管數(shù)字化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)注重其安全性。在房產(chǎn)檔案中，其主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即檔案原件與檔案數(shù)據(jù)，其中在電子件中，其安全性又包括數(shù)據(jù)安全級(jí)別與設(shè)備運(yùn)行的可靠。基于此，在安全級(jí)別上，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)來(lái)應(yīng)用不同的數(shù)據(jù)，從而確保其數(shù)據(jù)的安全性；而在設(shè)備運(yùn)行可靠性上，應(yīng)該采用高性能設(shè)備，同時(shí)為了以防萬(wàn)一，可構(gòu)建相應(yīng)的備份檔案，從而確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性以及其存貯的安全性。
3.3加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
在房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中，其所涉及到內(nèi)容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實(shí)的理論知識(shí)，不斷擴(kuò)展其自身知識(shí)領(lǐng)域，提高其信息意識(shí)，掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí)。同時(shí)，還應(yīng)不斷提高其自身的業(yè)務(wù)水平和能力，掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與操作技能，這樣才能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代下房產(chǎn)檔案管理的各種需求。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；信息化系統(tǒng)
1 房地產(chǎn)檔案管理的重要性
1.1 房地產(chǎn)檔案是政府進(jìn)行管理與決策的依據(jù)
處于現(xiàn)代社會(huì)的人們已經(jīng)完全脫離了傳統(tǒng)的靠直覺(jué)和主觀意愿進(jìn)行判斷的思維方式，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使得人們有條件對(duì)于事物做出準(zhǔn)確的判斷和決策，這也使得人們開(kāi)始重視事前決策資料的收集。對(duì)于政府而言，當(dāng)需要管理和決策城市的建設(shè)和規(guī)范問(wèn)題時(shí)，需要用到盡可能豐富的房地產(chǎn)信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學(xué)習(xí)以往房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)管理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，加大對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的歷史和現(xiàn)狀的了解，幫助其作出符合客觀實(shí)際的判斷和決策。
1.2 房地產(chǎn)檔案是擁有者合法性的證明
參照我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定，房產(chǎn)證書(shū)和房地產(chǎn)檔案是證明其擁有者合法性的關(guān)鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產(chǎn)主人可以通過(guò)這些文件來(lái)證明自身對(duì)房產(chǎn)具有使用、支配的權(quán)力，另一方面，房產(chǎn)主人可以利用這些文件來(lái)保護(hù)自身在買賣、交換、改擴(kuò)建、抵押等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合法權(quán)益。
1.3 房地產(chǎn)檔案有利于規(guī)范行業(yè)行為
在房地產(chǎn)檔案中詳實(shí)地記錄著政府管理部門和房地產(chǎn)企業(yè)以及房產(chǎn)擁有者的行為，通過(guò)房地產(chǎn)檔案可以清晰地了解到真實(shí)的房地產(chǎn)發(fā)展面貌和歷程，包括曾經(jīng)的違背政府規(guī)劃的建設(shè)記錄和房地產(chǎn)業(yè)主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實(shí)地記錄下來(lái)。這些記錄無(wú)疑會(huì)使房地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)的不正當(dāng)行為有所收斂，對(duì)于行業(yè)內(nèi)相關(guān)人員具有監(jiān)督和警示作用，有利于規(guī)范行業(yè)內(nèi)秩序，從而使房地產(chǎn)主的合法權(quán)益得到保障。
2 房地產(chǎn)檔案管理的方法和措施
2.1 堅(jiān)持依法管檔的核心理念
我國(guó)相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國(guó)檔案管理的根本大法，相關(guān)管理部門也出臺(tái)了房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，如國(guó)家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導(dǎo)房地產(chǎn)檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產(chǎn)檔案管理中的和過(guò)失等問(wèn)題，真正保護(hù)房產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，因此在房地產(chǎn)管理工作中必須堅(jiān)持依法管檔的核心理念。
2.2 加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)
房地產(chǎn)管理人員肩負(fù)著房地產(chǎn)的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤都可能引發(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛和權(quán)益人的正當(dāng)權(quán)利受損，因此必須加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平。特別是要強(qiáng)化房地產(chǎn)管理人員的責(zé)任意識(shí)，做到檔案的編研真實(shí)有效，能夠不斷和及時(shí)地對(duì)檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產(chǎn)資料的開(kāi)發(fā)和利用。同時(shí)，還要做好日常的檔案資料保護(hù)工作，保證存放紙質(zhì)檔案的區(qū)域清潔衛(wèi)生，不會(huì)發(fā)生房地產(chǎn)檔案資料污損、蟲(chóng)蛀和鼠咬現(xiàn)象。
2.3 以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為工作目標(biāo)
目前多數(shù)的房地產(chǎn)檔案以紙質(zhì)材料作為關(guān)鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產(chǎn)檔案紙質(zhì)材料眾多，如果沒(méi)有進(jìn)行有效的管理，則很難在需要查閱時(shí)找到有用的信息，這對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利于信息需求者快速找到有效信息。總的來(lái)說(shuō)，就是要求房地產(chǎn)檔案工作人員按照所管理的房地產(chǎn)檔案實(shí)際情況和特點(diǎn)為出發(fā)點(diǎn)，充分考慮客觀需要，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作目標(biāo)。
3 房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建
改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)水平大幅度提高，人們對(duì)于住房的需求也越來(lái)越高，這有力地推動(dòng)了房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案信息的爆發(fā)式擴(kuò)張，人們需要尋求新的房地產(chǎn)檔案管理方式來(lái)提高管理的效率，房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)的概念應(yīng)運(yùn)而生。
房地產(chǎn)檔案管理信息化是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向電子信息管理，旨在通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化和實(shí)時(shí)化管理，以滿足大量信息的存儲(chǔ)和讀取要求。房地產(chǎn)檔案管理信息化適應(yīng)了新社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展需求，使得房地產(chǎn)檔案的信息化管理更為規(guī)范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務(wù)。
建立房地產(chǎn)檔案信息化系統(tǒng)需要做好以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是制定好相關(guān)的信息化管理的規(guī)章制度。在房地產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)中，主要以電子信息為管理對(duì)象，而不同于以往的紙質(zhì)信息管理，因而要制定出對(duì)電子信息管理有針對(duì)性的規(guī)章制度，比如在系統(tǒng)信息錄入和查閱權(quán)限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監(jiān)督的規(guī)章制度。二是要積極利用更加先進(jìn)的技術(shù)手段。科學(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展和技術(shù)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人們的需求也在逐步提高，房地產(chǎn)檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務(wù)，就需要采用更加先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行輔助管理。三是要重視對(duì)房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，特別是對(duì)于軟件操作和管理等方面的培訓(xùn)。房地產(chǎn)檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)理論知識(shí)和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，將檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)與信息技術(shù)知識(shí)有機(jī)結(jié)合，成為掌握專業(yè)技術(shù)和適應(yīng)崗位發(fā)展需求的專業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理人才。
參考文獻(xiàn)
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1.1服務(wù)廣大人民群眾的需要
信息化管理的投人使用，無(wú)論是對(duì)于任何方面內(nèi)容的管理與利用都起到了促進(jìn)作用，并且這種管理是便利的、高效率的，所以在建設(shè)檔案管理過(guò)程，服務(wù)廣大群眾是首要任務(wù)，從利民的角度出發(fā)，房地產(chǎn)業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，健康發(fā)展的根本就是建立安全、完善的檔案信息化系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要，把群眾的私益落在實(shí)處，切實(shí)為群眾服務(wù)，因?yàn)槿嗣竦睦娓哂谝磺小?/p>
1.2提高房地產(chǎn)管理水平的需要
近幾年來(lái)，房地產(chǎn)部門的業(yè)務(wù)量與日俱增，相應(yīng)的被記錄到房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容也成倍增加。隨著檔案信息化管理的進(jìn)程，文件掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)查詢管理已提上議事日程，要建立完善的房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，把檔案管理人員從繁重的檔案管理勞動(dòng)中解放出來(lái)，減輕他們的工作壓力因此，利用信息技術(shù)來(lái)管理房地產(chǎn)檔案已成為解決產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍現(xiàn)代管理的迫切任務(wù)。
1.3強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的需要
根據(jù)反映房地產(chǎn)情況的房地產(chǎn)檔案，可以用于為市政公用工程建設(shè)、房屋拆遷、舊房屋維修及裝修、城市建設(shè)規(guī)劃和基礎(chǔ)設(shè)施管理處的土地等方面提供信息，政府相關(guān)部門使用房產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，以房產(chǎn)檔案作為憑據(jù)，解決出現(xiàn)在城市建設(shè)城市建設(shè)現(xiàn)代化的諸多問(wèn)題，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展意義重大。
2.房地產(chǎn)檔案信息化管理要求
2.1加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)
檔案信息資源可分為目錄數(shù)據(jù)、原數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)。可通過(guò)編寫(xiě)接口程序從房地產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中接受目錄數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)；還可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化掃描，采集對(duì)象數(shù)據(jù)，將對(duì)象數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)條碼設(shè)定后自動(dòng)上載到文件服務(wù)器的相應(yīng)位置，與目錄數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。建立檔案信息管理系統(tǒng)，完善檔案收集、檢索系統(tǒng)，以便于方便查閱。通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)將有關(guān)資料輸人房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)，建立起完備的數(shù)據(jù)庫(kù)。由于房產(chǎn)抵押、交易的不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，要求了檢索系統(tǒng)的多角度。
2.2實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
建立數(shù)字化檔案館，一是要建立檔案信息數(shù)據(jù)化，應(yīng)建立館藏檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，在此基礎(chǔ)上逐步完善。二是要實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，這是建立數(shù)字檔案的基礎(chǔ)。三是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，建立多種形式的檔案信息體系，根據(jù)檔案信息，可以做多方面的研究和編研。
2.3提高房地產(chǎn)管理體系的安全性
系統(tǒng)的安全性是指保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件系統(tǒng)免遭人為破壞和病毒侵害。系統(tǒng)的安全問(wèn)題包括：保密、檔案數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)運(yùn)行的安全。檔案管理部門要嚴(yán)格把握用戶的使用權(quán)限，相應(yīng)部門只能存取相關(guān)的數(shù)據(jù)，對(duì)于核心數(shù)據(jù)庫(kù)采用“集中管理、分散使用”的方法。所有用?艫姆夢(mèng)嗜ㄏ蓿?都要在檔案管理部門申請(qǐng)。
3.優(yōu)化和完善房地產(chǎn)檔案的信息化管理的辦法
3.1制定和完善信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度
有規(guī)矩才能成方圓，只有建立合理、完善的房地產(chǎn)檔案信息化管理制度，才能夠保證信息化管理工作的有序進(jìn)行。具體包括：制定檔案的查閱和借用制度、制定與檔案相關(guān)的保密制度、復(fù)制制度以及銷毀制度等等。只有通過(guò)這些制度的建立和完善，才能夠保證房地產(chǎn)檔案管理為房地產(chǎn)信息使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，同時(shí)，也能為房地產(chǎn)檔案的利用提供良好的環(huán)境，有利于房地產(chǎn)行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
3.2建立完善的房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)
這一措施要求我們對(duì)當(dāng)下的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)進(jìn)行全面的分析，查找不足，采取相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行彌補(bǔ)，從而建立起較為完善的檔案資料管理和數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，從而對(duì)房地產(chǎn)相關(guān)信息進(jìn)行全方位的分析，保障和維護(hù)房地產(chǎn)市場(chǎng)的穩(wěn)定。
3.3加強(qiáng)人才隊(duì)伍培養(yǎng)。
房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程和房地產(chǎn)檔案工作者科技素質(zhì)密不可分。房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的重中之重就是要有一支既精通房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)又熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為主體的專業(yè)隊(duì)伍。因此，具有理論、文化、科學(xué)技術(shù)等多學(xué)科、多領(lǐng)域知識(shí)是信息化時(shí)代對(duì)房地產(chǎn)檔案工作人員的要求。一方面，大力提高房地產(chǎn)檔案工作者使用信息技術(shù)的能力，另一方面是要全面系統(tǒng)的掌握檔案信息技術(shù)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)操作技能。同時(shí)還要掌握好傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理技術(shù)，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)歸檔。為了提高房地產(chǎn)檔案管理人員使用信息技術(shù)的能力，同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)造條件讓他們走出去學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。
3.4加強(qiáng)各系統(tǒng)部門間的協(xié)作效能
在房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中，要從全盤(pán)考慮。一是要制定統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范，為的是讓各相關(guān)的系統(tǒng)和部門能實(shí)現(xiàn)資源共享奠定基礎(chǔ)。二是要拓寬房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的采集面。讓盡可能多的相關(guān)機(jī)構(gòu)、協(xié)作部門的數(shù)據(jù)匯成房地產(chǎn)檔案管理所需的信息流。三是要實(shí)現(xiàn)部門系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互。實(shí)現(xiàn)同類業(yè)務(wù)信息一致共享。在科技迅猛發(fā)展的今天，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益完美，房地產(chǎn)檔案信息化管理將進(jìn)入一個(gè)全新的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)真正的無(wú)紙化辦公，人們對(duì)房地產(chǎn)信息的查詢、調(diào)閱以及房地產(chǎn)的交易將更加方便快捷，房地產(chǎn)檔案管理人員以及廣大的人民群眾也都將得到科技發(fā)展帶來(lái)的真正實(shí)惠。
關(guān)鍵詞：房企；檔案管理系統(tǒng)；建設(shè)；分析
中圖分類號(hào)：F293.33文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào):
1、建設(shè)背景
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內(nèi)容涵蓋了企業(yè)內(nèi)的文書(shū)檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業(yè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目由于其規(guī)模大、工期長(zhǎng)，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的資料多；特別是其關(guān)聯(lián)和涉及的專業(yè)、部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此使企業(yè)對(duì)工程檔案的有效管理成為必要。
《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國(guó)務(wù)院第279號(hào)令和建設(shè)部第78號(hào)令切實(shí)加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號(hào)）文中指出，工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)工程質(zhì)量控制，追究工程質(zhì)量責(zé)任，懲治工作領(lǐng)域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項(xiàng)目初期的報(bào)建資料、工程預(yù)算；項(xiàng)目中期的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄；項(xiàng)目后期的竣工資料、工程結(jié)算以及項(xiàng)目的銷售合同等。
目前常規(guī)的操作方式是，施工方的資料員在項(xiàng)目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開(kāi)始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來(lái)難度。而且一般施工單位沒(méi)有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個(gè)部門各個(gè)技術(shù)人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對(duì)資料不熟悉，一些需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的單證，終因難以召回當(dāng)事人，拖延資料整理的進(jìn)度。
鑒于上述原因，我們引入房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)每個(gè)項(xiàng)目委派檔案管理員，對(duì)工程檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，使得房地產(chǎn)企業(yè)的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的搭建構(gòu)想
從2010年起，試圖構(gòu)建一個(gè)以工程檔案管理為主，覆蓋房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部所有類型檔案，縱向是從工程立項(xiàng)開(kāi)始直到項(xiàng)目竣工銷售結(jié)束為止的，綜合檔案管理的系統(tǒng)。做到所有數(shù)據(jù)由一線資料員實(shí)時(shí)錄入，由公司檔案管理員進(jìn)行組卷入庫(kù)的管理操作。同時(shí)入庫(kù)的檔案資料對(duì)公司各級(jí)人員按權(quán)限進(jìn)入開(kāi)放利用。
3、什么是房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是建立在企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)，提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)、交換與互操作能力，并通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，為企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)、管理利用提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。
3.1房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺(tái)提供給一線檔案管理員，實(shí)時(shí)錄入已形成的工程資料；可實(shí)現(xiàn)多客戶端同時(shí)錄入。
3.1.2保存價(jià)值的資料在此平臺(tái)上，進(jìn)行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號(hào)入庫(kù)服務(wù)。
3.1.4檔案利用：根據(jù)員工所在職位的權(quán)限，瀏覽對(duì)應(yīng)開(kāi)放的檔案，并提拱利用服務(wù)。
3.2實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)
該系統(tǒng)的應(yīng)用就是要改變工程檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的實(shí)時(shí)整理，實(shí)時(shí)歸檔，保證了工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，防止工程檔案在施工過(guò)程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統(tǒng)的“文件管理”，各部門一線的資料員根據(jù)工程施工的進(jìn)度，時(shí)實(shí)的將施工資料按項(xiàng)目名稱及標(biāo)段進(jìn)行錄入，一些單證、圖表可以通過(guò)掃描上傳至系統(tǒng)。
3.2.2 公司的檔案管理員對(duì)“文件管理”中一線資料員錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，對(duì)于具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個(gè)施工結(jié)點(diǎn)，如一個(gè)標(biāo)段結(jié)束時(shí)，一線資料員將紙質(zhì)檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質(zhì)檔案與系統(tǒng)中“檔案管理”內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一核對(duì)，帳實(shí)統(tǒng)一后，進(jìn)行檔案的入庫(kù)管理，為紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)入庫(kù)，同時(shí)在系統(tǒng)中“檔案保管”內(nèi)為每條數(shù)據(jù)錄入紙質(zhì)檔案在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的存放位置。
3.2.4經(jīng)過(guò)入庫(kù)管理的檔案可以開(kāi)放給公司內(nèi)部人員利用，公司人員根據(jù)自己的崗位、級(jí)別擁有不同的利用權(quán)限，因工作原因需要超出自己權(quán)限利用檔案的，可以通過(guò)系統(tǒng)的“檔案利用”向公司檔案員申請(qǐng)檔案使用，利用申請(qǐng)會(huì)經(jīng)過(guò)該檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據(jù)審批意見(jiàn)，對(duì)該檔案進(jìn)行開(kāi)放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒(méi)有主動(dòng)權(quán)，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒(méi)有補(bǔ)齊資料，而影響了工程的竣工驗(yàn)收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結(jié)算問(wèn)題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導(dǎo)致無(wú)法竣工驗(yàn)收。現(xiàn)在，使用了檔案管理系統(tǒng)，房地產(chǎn)公司從工程初期就有資料員介入，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，增強(qiáng)了主動(dòng)性。
3.3.2過(guò)去由于房地產(chǎn)公司沒(méi)有自己的檔案室，公司人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)，多數(shù)資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時(shí)間。
3.3.3檔案系統(tǒng)中文書(shū)檔案及會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)用
房地產(chǎn)企業(yè)除了工程檔案外，還有企業(yè)內(nèi)部的文書(shū)檔案以及會(huì)計(jì)檔案，因此該系統(tǒng)還附加了另外兩個(gè)端口，提供給行政及財(cái)務(wù)部門使用。
文書(shū)檔案可以通過(guò)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的收發(fā)文、合同進(jìn)行掃描上傳，方便查詢利用。會(huì)計(jì)的憑證、帳本、報(bào)表等檔案，也可通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行管理及利用。
4、 結(jié)束語(yǔ)
1.1產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高
房地產(chǎn)的檔案是十分重要的材料，而我國(guó)的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我的房地產(chǎn)檔案管理部門做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弊病就會(huì)立刻凸顯出來(lái)。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個(gè)汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多產(chǎn)權(quán)檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財(cái)產(chǎn)理賠工作帶來(lái)了很大的困難。
1.2產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征
由于產(chǎn)權(quán)檔案所跨越的時(shí)間較長(zhǎng)，在不同的歷史階段，產(chǎn)權(quán)檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的產(chǎn)權(quán)檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征。但是，我國(guó)產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，材料檔案的不規(guī)范問(wèn)題時(shí)常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達(dá)的時(shí)期，產(chǎn)權(quán)檔案是由紙張組成的，且檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述過(guò)于簡(jiǎn)單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。
1.3房地產(chǎn)檔案的形式單一
完整的房地產(chǎn)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要了，由于房地產(chǎn)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。因此，對(duì)于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們?cè)谶@方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。
2加強(qiáng)管理，解決問(wèn)題
2.1加強(qiáng)基礎(chǔ)工作
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代房地產(chǎn)檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬(wàn)無(wú)一失。
2.2建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
國(guó)家檔案局已經(jīng)針對(duì)電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)我國(guó)的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。房地產(chǎn)管理部門也必須結(jié)合時(shí)代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。
2.3保存雙套檔案
房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問(wèn)題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題，檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題，數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問(wèn)題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)房地產(chǎn)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的房地產(chǎn)檔案信息搜索平臺(tái)，讓業(yè)主可以方便的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的逐頁(yè)掃描，存入微機(jī)。在房地產(chǎn)檔案提供利用過(guò)程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少房地產(chǎn)檔案過(guò)多的與外界接觸，保證其安全。
2.4搞好前期控制
根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律，房地產(chǎn)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果房地產(chǎn)檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其它誤差，那么房地產(chǎn)檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問(wèn)題。為了避免這一問(wèn)題的發(fā)生，房地產(chǎn)檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔前，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行房地產(chǎn)登記時(shí)，一點(diǎn)要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請(qǐng)人在辦理產(chǎn)權(quán)登記過(guò)程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對(duì)好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無(wú)異議等字樣，并簽字按手印；如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書(shū)，并加蓋單位公章。只有做好產(chǎn)權(quán)的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；產(chǎn)權(quán)資料移交的管理。這是產(chǎn)權(quán)資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說(shuō)明原因，以便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
黑龍江新天房地產(chǎn)集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江齊齊哈爾 161000
[摘要]在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)取得了較快的發(fā)展，這也使房地產(chǎn)檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)因素得以增加。文中對(duì)房地產(chǎn)檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)提高房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策進(jìn)行了具體的闡述。
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關(guān)鍵詞 ]房地產(chǎn)檔案；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)因素；對(duì)策
在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，房地產(chǎn)檔案工作作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，能夠利用科學(xué)的方法和手段來(lái)為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中提供房地產(chǎn)檔案信息。而且在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展過(guò)程中，房地產(chǎn)檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的重要性越來(lái)越體現(xiàn)出來(lái)，這不僅有效的確保了房地產(chǎn)檔案管理水平的提升，而且對(duì)房地產(chǎn)檔案的管理工作提出了更高的要求。在房地產(chǎn)檔案管理工作中，由于人們存在認(rèn)識(shí)上的不足之處，從而導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理工作中存在較多的風(fēng)險(xiǎn)因素，導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案不能及時(shí)、合理的進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，無(wú)法有效的滿足廣大用戶對(duì)檔案資源的需求。所以需要加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，樹(shù)立良好的房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，確保房地產(chǎn)檔案管理水平的提升。
1、房地產(chǎn)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素
1.1投資風(fēng)險(xiǎn)
在當(dāng)前房地產(chǎn)項(xiàng)目實(shí)際操作過(guò)程中，需要提前做好檔案的備份工作，以便于能夠?qū)ν话l(fā)性事件進(jìn)行有效的防范。但由于前期回報(bào)具有未知性，這也使前期的投資具有較大的風(fēng)險(xiǎn)。因此需要做好投資幅度的有效控制工作。特別是在當(dāng)前檔案管理信息化的新形勢(shì)下，在檔案前期的管理工作中需要投入大量的資金進(jìn)行設(shè)備的購(gòu)置，同時(shí)還要聘請(qǐng)專業(yè)人員，對(duì)相關(guān)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，這都需要支出大量的費(fèi)用，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，這些前期的資金投入具有較大的風(fēng)險(xiǎn)存在。
1.2檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理工作加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，這給房地產(chǎn)檔案工作帶來(lái)較大的便利，但也導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息的風(fēng)險(xiǎn)較高。房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全受到較大的威脅。而且在檔案信息化管理工作中，需要對(duì)大量的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存，這就對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和設(shè)備的安全性提出了較高的要求，一旦設(shè)備出現(xiàn)損壞情況，則會(huì)導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)被破壞，給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來(lái)巨大的損失，所以需要做好數(shù)據(jù)的拷貝和更新工作。而且在房地產(chǎn)檔案具體操作過(guò)程中也存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤操作，則會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失發(fā)生。
1.3突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)
當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)檔案中許多寶貴的歷史材料還是以紙質(zhì)的形式地蠔保存的，這就需要在檔案管理工作中要做好防火、防潮、防蟲(chóng)等措施。這些紙質(zhì)的歷史材料其抗風(fēng)險(xiǎn)能力較低，一旦發(fā)生自然災(zāi)害，則會(huì)發(fā)生不或挽回的損失。
1.4知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)
在房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，其主要目的是在網(wǎng)絡(luò)中建立數(shù)字信息資源的共享，但當(dāng)前我國(guó)還沒(méi)有完善的地網(wǎng)絡(luò)信息制度，相關(guān)的法律法規(guī)也不健全，這就導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息在實(shí)際應(yīng)用中存在在較大的風(fēng)險(xiǎn)。而且在保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和檔案信息資源共享之間存在著相互矛盾的地方，這使檔案管理工作知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)得以提高。
1.5技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
房地產(chǎn)檔案技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自于兩個(gè)方面即技術(shù)引進(jìn)和技術(shù)應(yīng)用。在新技術(shù)引進(jìn)過(guò)程中，不僅需要一定時(shí)間進(jìn)行磨合，而且所帶來(lái)的效果也很難達(dá)到預(yù)期的設(shè)想，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。特別是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，信息技術(shù)越來(lái)越復(fù)雜，而檔案工作人員自身技術(shù)水平并沒(méi)有得到有效的提升，這就使其在技術(shù)操作中存在較多的風(fēng)險(xiǎn)性，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性帶來(lái)較大的影響。
1.6人才風(fēng)險(xiǎn)
在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，房地產(chǎn)檔案管理工作對(duì)于復(fù)合型人才需求量較大，而且在房地產(chǎn)檔案管理工作的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，人才都發(fā)揮著極其重要的作用。但當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)檔案行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，專業(yè)型的復(fù)合人才較為缺乏，這也給房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了較大的人才風(fēng)險(xiǎn)。
2、提高房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范的對(duì)策
2.1樹(shù)立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育
隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案數(shù)目逐漸增加，對(duì)檔案的合理管理是具有重要意義的，房地產(chǎn)檔案中隱藏的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題是不容忽視的。只有樹(shù)立了房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，才能有效地規(guī)避和轉(zhuǎn)移房地產(chǎn)檔案管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)。在面對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，要大力宣傳，提早樹(shù)立防范意識(shí)，如今數(shù)字信息化技術(shù)作為全新的管理模式，雖實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，解決了一定的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，但也產(chǎn)生信息化安全性的風(fēng)險(xiǎn)。管理部門要積極宣傳教育，采取有效措施，積極應(yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)。
倘若只顧及房地產(chǎn)檔案的眼前利益而忽視其風(fēng)險(xiǎn)隱患，這種缺乏遠(yuǎn)瞻性的做法只會(huì)導(dǎo)致管理上的盲目跟從。在應(yīng)對(duì)突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，缺乏及時(shí)有效的解決策略，最終造成了無(wú)法挽回的損失，汶川地震中正是因?yàn)槿狈α诉@種風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，許多房地產(chǎn)檔案資料毀于一旦，使得財(cái)產(chǎn)損失的評(píng)估和理賠工作難以進(jìn)展，所以樹(shù)立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育是亟不可待的。
2.2進(jìn)行房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
在提出應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)的管理措施前，應(yīng)首先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是聘請(qǐng)相關(guān)專家在房地產(chǎn)檔案使用和管理過(guò)程中對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行預(yù)測(cè)，得出一定的概率。管理部門再比較所得概率，并結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，最終提出解決方案。
2.3強(qiáng)化房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理
管理部門應(yīng)充分研究房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)，利用多種形式，做好對(duì)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)檔案管理方法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，實(shí)現(xiàn)依法治檔，做好風(fēng)險(xiǎn)防范，對(duì)房地產(chǎn)檔案中的資金風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，嚴(yán)懲查處違法違規(guī)行為，積極實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化。同時(shí)，結(jié)合地方和企業(yè)的實(shí)際請(qǐng)況，制定房地產(chǎn)建設(shè)規(guī)劃，避免重復(fù)投資。隨著科學(xué)的發(fā)展，不斷改進(jìn)的技術(shù)可以有效地降低技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于檔案信息的保存，應(yīng)采取一式三份進(jìn)行保管，一份封存，一份查閱，一份異地保管，這樣可以有效減少突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)的損失。
3、結(jié)束語(yǔ)
在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，房地產(chǎn)作為其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，做好房地產(chǎn)檔案管理工作，可以有效的為房地產(chǎn)的發(fā)展提供重析信息資源，更好的推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理中存在較多的風(fēng)險(xiǎn)因素，這就需要房地產(chǎn)檔案管理部門需要樹(shù)立良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)教育工作，能夠有效的識(shí)別和分析各種風(fēng)險(xiǎn)因素，養(yǎng)成良好的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的評(píng)估，并制定切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策，從而更好的推動(dòng)我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]朱梅.房地產(chǎn)檔案管理中的人為風(fēng)險(xiǎn)及其應(yīng)對(duì)措施[J].卷宗,2012年第4期.
房地產(chǎn)檔案管理的傳統(tǒng)方式就是手工處理，極易使檔案實(shí)體在人為或者自然的條件下出現(xiàn)差錯(cuò)和管理缺陷。而在房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，可具備存儲(chǔ)量大、出錯(cuò)率小、資源共享等優(yōu)勢(shì)，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，由此可知，在房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為時(shí)展的趨勢(shì)。
1 房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用要點(diǎn)分析
盡管數(shù)字化技術(shù)具備無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，但數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于房地產(chǎn)檔案管理工作中，還需注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
1.1 注意服務(wù)理念的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式要求管理人員，只需向客戶提供相應(yīng)的咨詢和證明等被動(dòng)型服務(wù)即可，缺乏主動(dòng)服務(wù)和優(yōu)化服務(wù)的意識(shí)。因此，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員需改變自身的服務(wù)理念。
1.2 注意檔案資料整理、收集的漏洞
隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時(shí)處于更新?tīng)顩r，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過(guò)程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動(dòng)態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作[1]。
1.3 注重檔案管理人才的培養(yǎng)
由于房地產(chǎn)檔案管理趨于數(shù)字化，因此，需注重對(duì)管理人員的技能培訓(xùn)，并讓其熟練掌握房地產(chǎn)專業(yè)知識(shí)、檔案管理技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)維修技術(shù)等知識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技能、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等管理知識(shí)的培訓(xùn)力度，為房地產(chǎn)企業(yè)培養(yǎng)一批實(shí)用型人才。
2 房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略
2.1 建立健全的管理制度
在房地產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行密級(jí)分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲(chǔ)于一個(gè)安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過(guò)相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問(wèn)題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時(shí)組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性[2]。
2.2 規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料
在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲(chǔ)存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時(shí)還可通過(guò)視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動(dòng)態(tài)化。如圖1。
2.3 建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)和傳輸平臺(tái)
在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，還需注意以下兩點(diǎn)：一是組建數(shù)據(jù)庫(kù)。可通過(guò)掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，降低人工錄入出錯(cuò)率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺(tái)。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過(guò)程中，需以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。但是在建立傳輸平臺(tái)的過(guò)程中，需確保傳輸平臺(tái)的安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸?shù)倪^(guò)程中丟失，或者人為竊取[3]。
房地產(chǎn)檔案的基本概念是指城市房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、變更登記等權(quán)屬管理活動(dòng)中形成的，反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、光盤(pán)等各種載體的文件材料。
（一）房地產(chǎn)檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，我國(guó)城市土地實(shí)行的“有償、有限期、有流動(dòng)”的使用制度，城市房屋實(shí)行了商品化，房地產(chǎn)市場(chǎng)行為相當(dāng)活躍和頻繁。尤其隨著房地產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)新的增長(zhǎng)點(diǎn)，房屋產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)了多元化的特征，房產(chǎn)抵押行為增多。這一時(shí)期，對(duì)于房地產(chǎn)交易、分析、抵押、查封、保全、評(píng)估過(guò)程中產(chǎn)生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對(duì)房地產(chǎn)糾紛進(jìn)行仲裁的主要依據(jù)。因此，房地產(chǎn)管理部門必須對(duì)這些產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案，保障權(quán)屬結(jié)論與權(quán)利現(xiàn)狀的一致性，從而完成房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。
（二）房地產(chǎn)檔案必須與房屋產(chǎn)權(quán)相對(duì)應(yīng)。也就是說(shuō)有一份產(chǎn)權(quán)就會(huì)有一卷房地產(chǎn)檔案，且在辦理房地產(chǎn)交易、繼承、抵押、查封、評(píng)估及處理房地產(chǎn)糾紛，以及城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產(chǎn)檔案的利用。
（三）房地產(chǎn)檔案管理的基本原則是屬地管理。根據(jù)此原則，各地房地產(chǎn)管理部門在對(duì)房地產(chǎn)進(jìn)行管理的過(guò)程中對(duì)本地區(qū)的房地產(chǎn)檔案處于獨(dú)占和壟斷地位。因此，本地區(qū)房地產(chǎn)市場(chǎng)混亂、房地產(chǎn)信息匱乏和產(chǎn)權(quán)管理無(wú)序等都可能由開(kāi)發(fā)利用工作不到位而直接引發(fā)。
二、新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案的作用
為房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)的取得、滅失和合法變更的合法依據(jù)；為房地產(chǎn)交易服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是確認(rèn)房地產(chǎn)交易行為合法有效性的依據(jù)；為房地產(chǎn)糾紛仲裁服務(wù)。隨著住房商品化、私有化的轉(zhuǎn)變，房產(chǎn)抵押行為增多，房屋產(chǎn)權(quán)的多元化，使得房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢(shì)；為物業(yè)管理服務(wù)。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息是物業(yè)管理公司開(kāi)展物業(yè)管理工作的依據(jù)；為城市建設(shè)服務(wù)。進(jìn)行城市規(guī)劃、拆遷安置、舊城改造等時(shí)，引進(jìn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案和現(xiàn)代化的圖形數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能夠系統(tǒng)的反映公私房產(chǎn)的數(shù)量、面積、結(jié)構(gòu)等，可以及時(shí)地為建設(shè)部門提供各類數(shù)據(jù)，既節(jié)省資金又能較快地計(jì)算出成本，加快工程進(jìn)度。
三、采取有效措施，依法加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理
（一）做好前期控制。法律依據(jù)性要求房地產(chǎn)檔案必須真實(shí)準(zhǔn)確，完全符合事實(shí)。必須做好前期控制，規(guī)范好檔案資料的收集、整理工作，全面準(zhǔn)確地提供檔案信息。確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整。要依照檔案管理有關(guān)法規(guī)及有關(guān)業(yè)務(wù)的規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案須納入以下五個(gè)方面的文件資料，即房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記確權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖、房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產(chǎn)狀況的信息資料。確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)。工作人員在辦理房屋登記時(shí)就要把好文件資料的審核關(guān)。要認(rèn)真審核當(dāng)事人的手續(xù)是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無(wú)虛報(bào)、瞞報(bào)產(chǎn)權(quán)和涂改、偽造資料等違法現(xiàn)象，總之，應(yīng)確保“手續(xù)完備、材料齊全、內(nèi)容真實(shí)”。檔案管理部門還應(yīng)把好歸檔關(guān)，在檔案交接時(shí)，檔案室工作人員對(duì)資料逐項(xiàng)逐條進(jìn)行最后審核。
（二）建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作。房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性要求我們對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，做到正確、完整、及時(shí)的完成因產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)變更后所形成的文件材料，使房地產(chǎn)檔案能夠清晰、完整地反映房地產(chǎn)的真實(shí)信息。在房屋狀況發(fā)生變動(dòng)時(shí)要再次進(jìn)行實(shí)地測(cè)量，制作新的產(chǎn)籍平面圖，并計(jì)算相應(yīng)的面積，還要將房屋狀況發(fā)生變動(dòng)的原因登記的相關(guān)的文件材料中；房屋滅失的，要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，同時(shí)將房產(chǎn)證收回注銷，并將之與原產(chǎn)權(quán)檔案放在一起。
相對(duì)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)和審計(jì)而言，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)是全新的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理手段，給企業(yè)帶來(lái)了新的財(cái)務(wù)檔案管理模式。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)帶來(lái)的影響主要體現(xiàn)在對(duì)核算工作和企業(yè)管理工作兩個(gè)方面。
在企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)之后，核算工作將完全由電腦代替，對(duì)比以前手工記賬時(shí)期，會(huì)計(jì)人員的工作流程和工作方法將會(huì)有了很大的改變。以往會(huì)計(jì)人員的財(cái)務(wù)核算工作全部由手工完成，應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)人員日常的工作變成只是正確輸入基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)工作崗位將根據(jù)企業(yè)所采用的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)功能模塊進(jìn)行設(shè)置，并重新制定財(cái)務(wù)崗位內(nèi)部牽制制度。再者，許多以前由會(huì)計(jì)人員完成的制證任務(wù)可以由財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)中的賬務(wù)模塊自動(dòng)從其他模塊取得數(shù)據(jù)完成。系統(tǒng)有了這些數(shù)據(jù)之后，就可以根據(jù)預(yù)先已經(jīng)定義好的程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，形成財(cái)務(wù)人員或其他管理人員所需要的賬簿和報(bào)表，以及其他形式的財(cái)務(wù)報(bào)告等。財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)賬務(wù)處理流程基本上沿用了手工時(shí)期的一套操作方法，如先實(shí)行初始化，然后再登記憑證，審核并記賬匯總，這一些工作都結(jié)束之后，便可以查詢科目匯總表、日記賬、明細(xì)賬以及總賬和各種報(bào)表等。對(duì)簡(jiǎn)單的企業(yè)管理架構(gòu)而言，操作流程在系統(tǒng)應(yīng)用前后基本相似，但在操作形式和方法上卻有了比較大的變化。
2 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)核算的影響
2.1 系統(tǒng)初始化設(shè)置工作
手工會(huì)計(jì)下的初始化工作包括建立會(huì)計(jì)科目、開(kāi)設(shè)總賬、登錄余額等；而財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安裝、賬套的設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置、操作員及權(quán)限的設(shè)置、軟件運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置、科目級(jí)別與編碼長(zhǎng)度的設(shè)置、會(huì)計(jì)科目及其代碼的建立、最終明細(xì)科目初始余額的輸入、憑證類型設(shè)置、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄定義、會(huì)計(jì)報(bào)表名稱、格式及數(shù)據(jù)來(lái)源公式的定義等。另外，針對(duì)集團(tuán)企業(yè)而言，財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作將還包括對(duì)集團(tuán)企業(yè)有的管理項(xiàng)目、管理對(duì)象等進(jìn)行定義，這一部分工作根據(jù)不同的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)有許不同。
2.2 賬務(wù)處理程序
財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)方式和管理形式的不同，采用不同的會(huì)計(jì)核算形式，常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法，通過(guò)多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對(duì)，目的是為了簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯(cuò)。而在財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中，一般要根據(jù)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)在硬件系統(tǒng)中存在的文件內(nèi)容形式來(lái)確定，常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式。在一個(gè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、?y一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。
2.3 會(huì)計(jì)工作的內(nèi)部控制體系設(shè)置
實(shí)行財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容主要包括：（1）組織控制。在財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)中劃分不同的職能部門；（2）授權(quán)控制。規(guī)定財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限；（3）職責(zé)分工控制。規(guī)定同一人不能處理“職責(zé)不相容”的業(yè)務(wù)；（4）業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制。規(guī)定有關(guān)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)程及制度；（5）軟件的安全保密控制。規(guī)定軟件維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度；（6）數(shù)據(jù)文件的安全保密控制。規(guī)定數(shù)據(jù)維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度；（7）運(yùn)行控制。應(yīng)用控制，包括輸入、處理和輸出控制三個(gè)方面；（8）信息檔案管理制度。建立和執(zhí)行信息檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、銷毀等管理制度。在應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對(duì)后，企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)置相應(yīng)也需要做些調(diào)整。實(shí)行財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)后，
3 應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理工作的影響
3.1 對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的影響
全面預(yù)算是企業(yè)加強(qiáng)集權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)下屬單位、分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的重要手段，并被越來(lái)越多的企業(yè)作為開(kāi)展集團(tuán)化管理行之有效的突破口。通過(guò)應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)實(shí)行財(cái)務(wù)集中管理，加速了對(duì)企業(yè)的預(yù)算編制、執(zhí)行監(jiān)控、分析考核等管理環(huán)節(jié)中大量信息和數(shù)據(jù)的收集和分析，保證了信息的及時(shí)性和完整性，改變了以前預(yù)算管理在企業(yè)管理中的“雞肋”局面。
3.2 對(duì)企業(yè)資金管理的影響
財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的物流和資金流進(jìn)行了有效的集成控制，使物流的每一個(gè)活動(dòng)都能及時(shí)地反映為資金的變化。財(cái)務(wù)和資金成為控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)杠桿。與財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)預(yù)算機(jī)制相配合，財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以有效地監(jiān)督各部門資金的使用情況，在超限額花費(fèi)時(shí)給予報(bào)警。對(duì)企業(yè)資金管理實(shí)現(xiàn)了有效的監(jiān)督和控制。
3.3 對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的影響
在企業(yè)未應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)之前，內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)的審計(jì)僅僅涉及到相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，而沒(méi)有對(duì)信息系統(tǒng)的審計(jì)。企業(yè)一旦實(shí)施信息系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)檔案管理，審計(jì)人員就需要對(duì)其所應(yīng)用的信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)。這是由信息系統(tǒng)本身的特性所決定的。信息系統(tǒng)的高度自動(dòng)化運(yùn)行，會(huì)因程序設(shè)計(jì)、人為修改等問(wèn)題而導(dǎo)致其輸出的結(jié)果與實(shí)際所應(yīng)輸出的結(jié)果存在很大的差別。通過(guò)進(jìn)行信息系統(tǒng)審計(jì)，對(duì)維護(hù)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有非常重大的意義。
關(guān)鍵詞：小城市；房地產(chǎn)檔案；檔案管理
房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過(guò)收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤(pán)等各種載體內(nèi)容的文件材料。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。
一、房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)
1.政策性。我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)政府的支持與管理。在房地產(chǎn)的開(kāi)發(fā)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)等一系列管理工作中，政府都將參與其中，并發(fā)揮重要的把關(guān)與決定作用。房屋等建筑的征地、開(kāi)發(fā)、建設(shè)等多項(xiàng)活動(dòng)在開(kāi)展時(shí)，都需要國(guó)家政策與法律的支撐，且管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定和政策執(zhí)行。如房屋建筑的征地要按照“土地法”中的征地政策來(lái)執(zhí)行；房屋建筑的交易或銷售等活動(dòng)需要嚴(yán)格執(zhí)行“房屋交易管理辦法”；房屋建筑使用過(guò)程中的管理需要執(zhí)行“物業(yè)管理法”。這些現(xiàn)象都說(shuō)明了房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和管理具有極強(qiáng)的政策性，因此，可由此論證，房地產(chǎn)管理工作中所形成的房地產(chǎn)檔案，以及房地產(chǎn)檔案的管理也同樣具有很強(qiáng)的政策性。
2.專業(yè)性。房地產(chǎn)業(yè)與其他產(chǎn)業(yè)一樣，其同樣具有一定的專業(yè)性。就某種程度上來(lái)說(shuō)，房地產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)是一項(xiàng)極為龐大的工程，其中不僅需要具備土地資源、開(kāi)發(fā)企業(yè)、施工單位以及相關(guān)科研部門等硬件設(shè)施，還需要具備房產(chǎn)開(kāi)發(fā)體系、房產(chǎn)督察體系、房屋中介以及職工培訓(xùn)、法制建設(shè)等軟件系統(tǒng)。房地產(chǎn)業(yè)所涉及到相關(guān)知識(shí)都需要我們?nèi)ゲ粩鄬W(xué)習(xí)與了解，只有掌握并充分了解了各個(gè)方面的知識(shí)，才能從真正意義上做好房地產(chǎn)的檔案管理。
3.相關(guān)性。房地產(chǎn)檔案不僅是房地產(chǎn)業(yè)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，也是城市面貌變化與發(fā)展的歷史見(jiàn)證。因此在房地產(chǎn)檔案中，必然涉及與房地產(chǎn)業(yè)相關(guān)的許多工作。所以這個(gè)特點(diǎn)利用價(jià)值在于：要搞好檔案管理，檔案管理人員除了要掌握本專業(yè)的知識(shí)外，還要認(rèn)真地學(xué)習(xí)有關(guān)城市規(guī)劃、建筑施工、裝飾裝修、園林綠化、供水供電、供熱供氣等方面的知識(shí)，以更好地適應(yīng)工作的需要。
4.權(quán)威性。房地產(chǎn)檔案具有很強(qiáng)的權(quán)威性，是由許多因素構(gòu)成的。一是房地產(chǎn)檔案是在國(guó)家有關(guān)政策的指導(dǎo)下形成的，具有充分的政策依據(jù)；二是房地產(chǎn)檔案是按照一定的法定程序完成的，客觀地反映了事物發(fā)展的真實(shí)面貌；三是房地產(chǎn)檔案具有法定的當(dāng)事人認(rèn)證，根據(jù)情況需要，還需要有某些單位證明及公正部門的證明。
二、存在的問(wèn)題
1.由于中小城市對(duì)檔案法制觀念薄弱、歸檔意識(shí)不強(qiáng)檔案信息資料不完整。在房地產(chǎn)市場(chǎng)迅速發(fā)展的今天，雖然依法治檔的外部環(huán)境有所好轉(zhuǎn)，但有少數(shù)房地產(chǎn)管理部門的干部對(duì)檔案法制觀念仍很薄弱，檔案意識(shí)不強(qiáng)，少數(shù)業(yè)務(wù)部門存在檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整等。
2.隨著計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)向更高更快方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更加發(fā)達(dá)，各行各業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本普及，電子檔案大量出現(xiàn)，管理方式已不適應(yīng)新時(shí)代要求。房地產(chǎn)檔案管理停留于過(guò)去的筆抄時(shí)代。而且靠傳統(tǒng)手工方式管理檔案，核檔立卷時(shí)間長(zhǎng)、查檔耗時(shí)費(fèi)力、工作效率低，新發(fā)生的檔案不能及時(shí)核檔立卷。造成積壓，影響利用。檔案管理雖然勉強(qiáng)能滿足查檔、利用需要但隨著數(shù)量的增加，查檔的查全率、查準(zhǔn)率下降，查檔開(kāi)始成為產(chǎn)權(quán)管理的瓶頸。
3.對(duì)社會(huì)需求和應(yīng)該提供的服務(wù)缺乏研究。多年來(lái)，房屋權(quán)屬檔案利用大多是處于你用我查的被動(dòng)服務(wù)地位。中小城市房產(chǎn)檔案管理部門很少重視對(duì)利用者特點(diǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，沒(méi)有對(duì)實(shí)際利用效果進(jìn)行深入分析。
三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的建議和措施
1.積極引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提高房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理水平。科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展使得其在新形勢(shì)下衍生并創(chuàng)新出了更加先進(jìn)的管理技術(shù)，以及更加超前的、創(chuàng)新的管理理論，將這些先進(jìn)的管理技術(shù)和管理理論引進(jìn)到檔案管理工作來(lái)，可以有效提高檔案管理的科技含量，使其更能滿足和適應(yīng)新形勢(shì)下房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展需求。因此，在實(shí)際管理工作中，房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的、科學(xué)的管理技術(shù)，并在學(xué)習(xí)技術(shù)、積累經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，自主開(kāi)發(fā)或引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理軟件，積極探索出一套科技含量更高的，更符合時(shí)展需求的，行之有效的房地產(chǎn)檔案管理方法。
2.大力開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)權(quán)屬信息資源。積極開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)。在房地產(chǎn)行政管理、產(chǎn)權(quán)變更、落實(shí)私房政策、解決民事糾紛、所有權(quán)登記發(fā)證等各項(xiàng)工作中，都需要利用房地產(chǎn)檔案調(diào)事定界、判斷產(chǎn)權(quán)。所有這些，越來(lái)越突出地顯示了房地產(chǎn)檔案的重要性和社會(huì)價(jià)值。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，積極開(kāi)展有償咨詢服務(wù)，及時(shí)提供第一手的原始資料，滿足社會(huì)對(duì)房地產(chǎn)檔案有關(guān)信息的需求。
3.加強(qiáng)檔案法制的學(xué)習(xí)和宣傳，全面推進(jìn)依法治檔工作。由于房地產(chǎn)檔案管理工作涉及到多方面的知識(shí)，并且其具有著較強(qiáng)的專業(yè)性和政策性。因此，在開(kāi)展房地產(chǎn)檔案管理工作的前期，務(wù)必要做好檔案法制知識(shí)的培訓(xùn)工作，采用各種措施，加大對(duì)《檔案法》等相關(guān)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)。在搞好檔案法制宣傳和學(xué)習(xí)工作的同時(shí)，做好違法案件的處理工作，堅(jiān)持“有法可依，依法治檔”原則，全面推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的法制化進(jìn)程。
4.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人是一切管理活動(dòng)的主體，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，只有做好了檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提高了檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能從根本上解決檔案管理工作中所存在的缺陷與不足。因此，在房地產(chǎn)檔案管理工作中，我們需要加強(qiáng)對(duì)檔案人員責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，要將檔案人員的素質(zhì)教育與能力培訓(xùn)工作放到重要位置，并在培訓(xùn)過(guò)程中注意引進(jìn)先進(jìn)的、科學(xué)合理的檔案管理理論與管理方法，聘請(qǐng)和錄用現(xiàn)代化技術(shù)人員或高能力、高素質(zhì)的復(fù)合型人才，以期實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，想要做好中小城市的房地產(chǎn)檔案管理工作可以從四個(gè)方面著手：引進(jìn)現(xiàn)代化科技技術(shù)，大力開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)權(quán)屬信息資源，加強(qiáng)檔案法制的學(xué)習(xí)以及加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。只有做好了這四個(gè)方面的工作，才能從根本上提高我國(guó)中小城市檔案管理的質(zhì)量和水平，促進(jìn)我國(guó)房地產(chǎn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 數(shù)字化 信息共享 管理
一、引言
近年來(lái)，隨著房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)市場(chǎng)規(guī)模的迅速壯大，房地產(chǎn)檔案管理工作逐漸成為影響房地產(chǎn)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、科學(xué)、系統(tǒng)化管理的重要因素。基于現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，將房地產(chǎn)信息采集、信息存儲(chǔ)、信息傳輸和管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，已經(jīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)和計(jì)算機(jī)行業(yè)研究的熱點(diǎn)，也是房地產(chǎn)檔案信息管理和共享的發(fā)展趨勢(shì)[1]。本文基于筆者多年的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)的分析房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建的要點(diǎn)，闡述房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要意義。
二、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建
（一）制定房地產(chǎn)檔案管理信息化規(guī)范
房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建立過(guò)程中，實(shí)施信息化規(guī)范工作非常重要。不同的省份、地市在實(shí)施房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，盡管已經(jīng)參考國(guó)家的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)檔案管理規(guī)范，但是由于關(guān)注細(xì)節(jié)不同，也會(huì)存在很大的差異[2]。因此，各省份應(yīng)當(dāng)積極的貫徹落實(shí)國(guó)家房地產(chǎn)檔案信息化管理規(guī)范，詳細(xì)地學(xué)習(xí)每類業(yè)務(wù)的歸檔范圍、文件材料的規(guī)格、保存的年限、鑒定銷毀制度，同時(shí)在工作過(guò)程中，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新研究，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，了解房地產(chǎn)測(cè)繪、法律等相關(guān)知識(shí)，確保在每一類房地產(chǎn)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中都能夠熟練掌握操作規(guī)程和技巧，以避免導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案在實(shí)施信息化規(guī)范過(guò)程出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成工作進(jìn)展緩慢，甚至出現(xiàn)返工。
（二）完善房地產(chǎn)檔案信息
由于房地產(chǎn)檔案保存的時(shí)間長(zhǎng)，處于一個(gè)流動(dòng)的狀態(tài)，因此房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)也需要處于動(dòng)態(tài)的存儲(chǔ)狀態(tài)，以便能夠?qū)崟r(shí)的補(bǔ)充、完善房地產(chǎn)檔案信息，確保房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容的正確性、完整性。完善房地產(chǎn)檔案信息包括的內(nèi)容很多，比如開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)商品房預(yù)售管理系統(tǒng)，管理預(yù)售許可信息及預(yù)售資金，防止房地產(chǎn)項(xiàng)目成為爛尾項(xiàng)目；構(gòu)建住房保障系統(tǒng)，確保房地產(chǎn)信息能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理；構(gòu)建商品房維修管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)實(shí)施狀態(tài)的更新，保證房產(chǎn)使用的唯一性、準(zhǔn)確性[3]。這些子系統(tǒng)都可以為房地產(chǎn)檔案數(shù)字管理提供基礎(chǔ)的資料，以便能夠更加及時(shí)的同步信息，保證房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一致性和完整性，更好的實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。
（三）加強(qiáng)軟硬件資源建設(shè)
構(gòu)建一個(gè)完善的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，需要投入巨大的人力、物力和財(cái)力，因此需要認(rèn)真分析自身房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合自身的需求，開(kāi)發(fā)一個(gè)功能完善的分布式的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)系統(tǒng)之后，需要購(gòu)買網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、防火墻服務(wù)器、計(jì)算機(jī)終端，同時(shí)部署一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)房，配備防塵器、防雷器、空調(diào)、消防器材等設(shè)備，以便保證房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的溫濕度、消防安全等，并且部署配置一個(gè)健全的、易于擴(kuò)展的局域網(wǎng)，甚至廣域網(wǎng)，以便能夠使得人們?cè)谕饨邕M(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理信息的共享性。
三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理意義
（一）圖文結(jié)合，形象化管理房地產(chǎn)檔案
房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，存儲(chǔ)房地產(chǎn)檔案的相關(guān)戶型圖，甚至可以保存房產(chǎn)信息的實(shí)景圖，也即是拍攝的全景照片等，這些檔案均可通過(guò)電子輸入設(shè)備輸入到房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，并且可以使用相關(guān)的數(shù)據(jù)采集器，將房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，圖文結(jié)合，更加形象化、直觀化的管理房地產(chǎn)檔案，實(shí)現(xiàn)以圖管房、以房管檔的數(shù)字化管理模式，更加有利于房產(chǎn)的交易、買賣等工作。
（二）共享房地產(chǎn)檔案信息
目前，人類社會(huì)已經(jīng)快速進(jìn)入信息化共享時(shí)代，因此房地產(chǎn)檔案信息在獲得許可的情況下，可以通過(guò)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行共享，這樣可以很方便的為房地產(chǎn)業(yè)主查詢相關(guān)的房地產(chǎn)信息，比如只需要在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)輸入業(yè)主的身份證號(hào)，即可全面獲得房產(chǎn)的自然狀況，所有人的相關(guān)信息，房屋的使用年限，房屋的現(xiàn)行狀態(tài)等，并且可以方便地查閱房屋變遷狀態(tài)，給業(yè)主或者政府機(jī)關(guān)查閱信息時(shí)提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。
（三）模糊化檢索，提升信息獲取效率
隨著分布式管理技術(shù)的高速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)在查詢過(guò)程中可以更加方便的實(shí)現(xiàn)模糊智能化檢索功能。由于房產(chǎn)業(yè)主或者政府監(jiān)管部門需要查詢一類房地產(chǎn)檔案管理信息時(shí)，同時(shí)又無(wú)法獲取清晰的關(guān)鍵詞，可以利用模糊智能查詢的功能，有效的提升房地產(chǎn)檔案檢索的效率，并且快速提升房地產(chǎn)信息獲取效率。同時(shí)能夠更好的保證房地產(chǎn)檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性，確保政府能夠更加快速地實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)行業(yè)宏觀調(diào)控策略，確保房地產(chǎn)市場(chǎng)能夠健康發(fā)展。
四、結(jié)束語(yǔ)
隨著我國(guó)房地產(chǎn)項(xiàng)目的增多，房產(chǎn)數(shù)量急劇上升，房地產(chǎn)檔案項(xiàng)目管理日趨復(fù)雜，并且房地產(chǎn)檔案管理關(guān)系到人民群眾的切身利益，尤其是在新時(shí)期，房產(chǎn)價(jià)值不菲，房地產(chǎn)檔案管理工作也變得更加重要。計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提供了重要的技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理大幅度的提高房地產(chǎn)檔案管理的效率和信息共享性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王斌. 計(jì)算機(jī)技術(shù)在房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中的幾點(diǎn)思考[J]. 硅谷. 2011， 23（03）：11-12.
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摘要：房產(chǎn)檔案是整個(gè)房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，它的作用是為房產(chǎn)權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易、房產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)和保障房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益等各項(xiàng)工作提供服務(wù)。做好房地產(chǎn)交易中心的房屋權(quán)屬登記、發(fā)證和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的檔案管理工作，需要具備依法管檔的法制觀念。
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)交易；檔案管理；法治觀念
中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673－291X（2011）17－0214－01
隨著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)交易量日漸增長(zhǎng)，交易事項(xiàng)日漸增多，交易手續(xù)日漸周密，交易管理日漸規(guī)范。進(jìn)而，檔案工作任務(wù)更加繁重，工作要求更加具體。而且這項(xiàng)工作不僅涉及到單位的自身管理問(wèn)題，更關(guān)系到國(guó)家和人民群眾的財(cái)產(chǎn)安全與切身利益。這就要求房地產(chǎn)交易管理部門在開(kāi)展工作過(guò)程中，加強(qiáng)依法管檔的法制觀念。
房產(chǎn)檔案提供利用以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》為服務(wù)依據(jù)。《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理的根本大法，地方制定和頒發(fā)的有關(guān)貫徹實(shí)施檔案法的實(shí)施細(xì)則，引領(lǐng)著所屬檔案管理部門的管理活動(dòng)，國(guó)家建設(shè)部頒發(fā)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》及各地方為貫徹本法所出臺(tái)的有關(guān)文件，明確了房地產(chǎn)交易管理部門實(shí)施的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的規(guī)范。房地產(chǎn)交易部門的制度規(guī)定是實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)部控制的有力保證。
依法管檔的法制觀念即體現(xiàn)于房地產(chǎn)交易管理部門的檔案工作必須遵循相關(guān)法律規(guī)定，必須嚴(yán)格執(zhí)行部門建立的各項(xiàng)規(guī)章制度，將檔案管理工作置于法律規(guī)范和部門制度的制約之下。依法管檔的法制觀念一是從學(xué)習(xí)中來(lái)，知法才能執(zhí)法；二是從實(shí)踐中來(lái)，體驗(yàn)勝于感知。
從學(xué)習(xí)中來(lái)，要求各級(jí)房地產(chǎn)交易管理部門應(yīng)該組織所屬工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、正確理解這些法律法規(guī)知識(shí)。作為檔案管理人員應(yīng)該自覺(jué)地學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)這些法律法規(guī)的內(nèi)容，做到三個(gè)明確：其一，明確房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作的性質(zhì)是城市房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)。其二，明確房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記權(quán)、房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖；房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖；房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請(qǐng)書(shū)、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測(cè)調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請(qǐng)表、房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等；反映和記載房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)等；其他有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬的文件資料，包括房地產(chǎn)權(quán)屬凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊(cè)、表、卡等是法律和法規(guī)確定給房地產(chǎn)檔案管理部門必須履行好的責(zé)任。其三，明確房地產(chǎn)檔案人員的工作需要接受法律和法規(guī)的約束，損毀、丟失房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；涂改、偽造房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的；違反本辦法第九條規(guī)定，不按照規(guī)定歸檔的；檔案管理工作人員，造成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案損失的，將依法追究行政責(zé)任或刑事責(zé)任。
從實(shí)踐中來(lái)，要求房地產(chǎn)交易管理部門的檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，從本崗位必須履行好的責(zé)任做起，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，做實(shí)檔案管理工作，在自己的職責(zé)范圍內(nèi)絕不發(fā)生違法行政問(wèn)題。對(duì)于出現(xiàn)的反面事例應(yīng)發(fā)揮其警示作用，通過(guò)可能的宣傳途徑，對(duì)檔案人員進(jìn)行宣傳教育。
