時間：2022-11-22 03:39:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子文檔論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
論文摘要：電子文檔在當前辦公環境中發揮著重要作用，其安全問題理應引起高度重視。由于電子文檔本身的特點，其在制作、使用、銷毀等環節面臨很多安全隱患和威脅。在對上述問題進行深入分析的前提下，提出了保護電子文檔的思路與對策。
隨著各行業在生產、管理上信息化程度日益增高，計算機和網絡已經成為政府、企事業單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網站泄露了25萬份美國駐外使館發給美國國務院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當前電子文檔面臨著嚴重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。
1 電子文檔的定義及特點
所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點：存儲介質多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復制、容易損壞丟失、容易還原再生。
1）存儲介質多樣。電子文檔存儲介質很多，目前主要有計算機硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機和娛樂用的數碼產品也可以用來存儲電子文檔。
2）容易編輯修改。借助于各種專業軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發現。這是電子文檔有別于紙質文件的優點之一，但是如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點。
3）容易傳遞。紙質文件的傳遞必須要當面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網絡，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務等方式可以快捷方便的傳給有關人員。
4）容易復制。電子文檔相比紙質文檔非常方便快捷。如果不采取技術手段限制拷貝，通過點擊幾下電腦鼠標就能輕松完成復制。這樣，人們就可以非常方便地進行信息共享。
5）容易損壞丟失。一是存儲介質物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質如果損壞，那么相應存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復，有可能永遠無法恢復。
6）容易還原恢復。電子文檔誤刪后，可以通過數據恢復軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優點，但是對一些原本要刪除的機密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數據徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數據還原，只要存儲介質未被物理損壞，進行特殊處理就能將數據還原。
2 電子文檔壽命過程
電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。
1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質上的階段。電子文檔的制作一般在計算機上操作，制作完成后可以保存在計算機硬盤、U盤、光盤等各種介質上。
2）傳遞使用階段。主要指按照規定將電子文檔傳遞給相關人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網絡方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進行傳遞。
3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務器及所有處理過本文檔的計算機及存儲介質都應將文件刪除，相關存儲介質也要進行處理。
3 電子文檔面臨的安全威脅分析
電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內部泄密和外部泄密兩大類型。
3.1 內部泄密
主要是指內部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內部泄密的威脅都存在，而且很難防范。
1）無意泄密是指內部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內部計算機非法外聯和移動存儲介質交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機重新安全后接入互聯網，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質未經授權在內部計算機使用，內部移動存儲介質被帶出在外部使用，移動存儲介質發生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內部涉密文檔泄露。移動存儲介質帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質對內網進行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。
2）有意泄密是指內部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質保存，其他人員可以通過網絡下載，有閱讀權限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。
3.2 外部泄密
外部泄密主要通過攻擊實現。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：
1）惡意代碼。如果內網終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網絡、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質，防護軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網絡竊取重要信息，伺機往外部發送。
2）網絡入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標進行滲透，最終控制目標，進而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。
4 電子文檔保護的對策與思路
電子文檔保護的目標主要是防止涉密電子文檔被越權訪問和泄漏給無關人員。做好電子文檔保護需要管理與技術并用，同時要加強人員教育。
4.1 采取相應管理措施
首先應該結合單位實際，制定切實管用的制度，規范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規范電子文檔的存儲介質使用管理。其次，應設法搭建內網辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網絡存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網絡服務器上，為每位用戶分配存儲區，用戶只能訪問自己的存儲區，存儲區只能存入文件和進行文檔的編輯，而不能利用復制、剪切等方式將文檔帶走，減少內部人員泄密可能性。
4.2 借助技術手段
綜合運用終端防護技術、身份認證技術、加密技術、網絡監控技術等當今先進成熟的軟件技術，加強技術防護。
1）配齊防護軟件，確保網絡環境安全。對內部計算機進行準入認證，防范非法終端接入和網絡入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網絡病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。
2）使用文件加密工具，網絡傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導出電子文檔要審批。
3）加強內網審計。采取網絡審計手段，按照安全性、規范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進行客觀、實時的監控與審計，將各種違規操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設置相應的監管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標地址等關鍵要素進行實時的操作審計，以備日后需要時進行審計記錄查詢。
4.3 加強人員教育
一要大力普及信息安全知識及網絡竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進行保密意識教育。使他們認清電子文檔泄露的危害性，認真遵守規則制度，不主動泄密，不協同泄密。
5 結束語
在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴峻的挑戰。隨著計算機存儲技術不斷發展和計算機病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關注，以便進一步提高電子文檔安全防護能力。
參考文獻
步驟/方法
一、論文格式要求
1、論文組成(結構)：
專科畢業論文包括標題、摘要、關鍵詞、引論、論文主體、結論、參考資料
本科畢業論文應包括：封面、寫作提綱、摘要與關鍵詞、正文、參考資料
2、字數：
專科4000-6000字;本科5000-8000字。
3、論文格式要求(本科)
封面：采用統一的封面格式。
第二頁：畢業論文提綱。打成一頁。
第三頁：摘要與關鍵詞：摘要，字數在200----350之間。關鍵詞，選5--8個詞語，使用規范漢字。
正文結構：分為標題、引論、論文主體(本論)、結論、參考資料(注釋、參考文獻)
正文：其層次編號由大到小一律采用“一”、“(一)”、“1”形式的標題;若有必要進一步細分，可采用“(1)”、“第一”的標題形式。標題“一”、“(一)”與標題“1”前面應空兩個字符。
字體：統一使用宋體，正文中標題：論文題目，用小二號，居中;一級序號用三號并加粗，空兩格居左;二級序號用小四號，空兩格居左;三級序號用小四號，空兩格居左;正文內容為小四號宋體。
參考資料：
一為注釋，不得少于8個;在正文之后按“序號、作者姓名、資料出處、發表的刊號、年、卷(期)、頁碼”。編號采用[1]、[2]……;間隔統一使用“，”，左對齊，內容用五號宋體;
二為參考文獻：不得少于5篇，其格式采用“著者/出版年制”，即“序號、作者姓名、文獻題目、發表的刊號、年、卷(期)、頁碼”。編號采用[1]、[2]……;間隔統一使用“，”。左對齊，內容用五號宋體。
4.論文格式要求(專科)：
內含標題、摘要、關鍵詞、正文、參考資料
正文層次編號由大到小一律采用“一”、“(一)”、“1”形式的標題;若有必要進一步細分，可采用“(1)”、“第一”的標題形式。標題“一”、“(一)”與標題“1”前面應空兩個字符。
論文題目：用三號黑體(居中)(下空一行);
摘要與關鍵詞：[摘要](字體加粗)，左對齊，內容用小四號宋體，字數在200-350之間。[關鍵詞](字體加粗)， 排在中文摘要的下方，左對齊，內容用小四號宋體，選3--5個詞語，使用規范漢字，間隔用“，”。
正文字體：一級序號用三號黑體，空兩格居左;二級序號用小三號黑體，空兩格居左;三級序號用四號黑體，空兩格居左;正文內容為小四號宋體。
參考資料：不得少于5個;按“序號、作者姓名、資料出處、發表的刊號、年、卷(期)、頁碼”。編號采用[1]、[2]……;間隔統一使用“，”，左對齊，內容用五號宋體
二、畢業論文電子文檔和頁面設置要求
1電子文檔設置：
電子文檔頁面設置與書面作業一致，采用WORD格式，按A4(210×297mm)縱向排版;專科為一個，以 “學生姓名”為文件名;本科內含五個：1)、封面;2)、論文提綱;3)、摘要與關鍵詞; 4)、論文正文，以“正文”為文件名;5)參考資料。
2、畢業論文的頁面設置：
1)頁邊距：上邊距為30 mm;下邊距25mm;左邊距和右邊距為：25mm;裝訂線;10mm;頁眉：16mm;頁腳：15mm。
2)頁眉：頁眉從摘要頁開始到論文最后一頁，均需設置。居中，打印字號為5號宋體，頁眉之下有一條下劃線。
3)頁腳：從論文主體部分開始，用阿拉伯數字連續編頁，頁碼編寫方法為：第x頁共x頁，居中，打印字號為小5號宋體。
4)間距：字間距為標準字間距，行間距設置為固定值20磅。
3、畢業論文的打印：
A4白紙，一律采用單面打印。
注意事項
【關鍵詞】 學位論文；電子版；遠程提交；中國中醫科學院
研究生學位論文是高等學校或研究機構的研究生為取得碩士或博士學位,在導師指導下完成的科學研究、科學試驗成果的書面報告,包括博士學位論文、碩士學位論文及博士后研究報告。學位論文電子版作為一種“原生態”及特色館藏數字化資源,對其收集、整理及利用是圖書館的一項重要工作,從2000年起各高等院校圖書館陸續開展了收集工作。近年來,科研機構圖書館也開始重視此方面的工作。
1 中國中醫科學院研究生院概況
中國中醫科學院是國家在中醫藥科學技術方面的最高學術研究機構,也是培養高層次中醫藥人才的重要基地。中國中醫科學院研究生院是國務院學位委員會最早批準的中醫藥專業學位教育單位之一,現有中醫學、中藥學、中西醫結合3個一級學科所涵蓋的所有學科專業的博士、碩士授予權,具有臨床醫學專業學位授予和在職人員申請學位的資質；設有中西醫結合、中醫學、中藥學3個一級學科的博士后工作站。
2 學位論文電子版的提交方案
2006年,中國中醫科學院圖書館提出了收集學位論文的建議,所領導對此非常重視,與科學院及研究生院有關領導多次商議此項工作,得到了各級領導的支持,于2007年開始收集學位論文電子版工作。由于網上提交平臺未建好,收集方式采用通過e-mail發送,或研究生本人親自到圖書館將電子版學位論文拷到圖書館電腦上,因此病毒傳播不可避免,工作人員的電腦多次受到病毒侵入,影響了圖書館的工作。由于經驗不足,提交要求考慮得也不全面,給圖書館工作人員對論文審查帶來了不便。由于提交工作比較集中,論文審查也需要一些時間,致使出現讓研究生等候浪費時間的情況。采取這種方式提交上來的論文不能自動形成數據庫,不能供用戶查詢檢索,需要圖書館工作人員利用電子文檔重新建立數據庫。我們總結了2007年收集經驗及出現的問題,并與研究生院商議,聯合決定2008年采用遠程網上提交的方案。具體方案如下。
2.1 論文提交規定
學位論文答辯通過后,學位申請人必須向圖書館提交電子版學位論文,紙本論文仍然沿用過去的提交方式。從2008年開始,電子版實行網上提交。提交論文之前需要下載并簽署中國中醫科學院學位論文電子版授權協議書。論文電子版審查通過后,由圖書館指定工作人員在“回執單”上簽字蓋章；不合格者需要重新提交。回執單上無此項認證簽字及圖書館蓋章者,研究生院將不予頒發學位證書,且不予辦理畢業離院手續。
2.2 提交時間
①應屆畢業的博士、碩士研究生及應在通過學位論文答辯后、畢業離校前,通過網上提交。②以同等學歷申請碩士學位的在職人員,須在通過學位論文答辯后兩周內通過網上提交。③博士后研究人員在出站前兩周內通過網上提交。
2.3 提交內容
包括3個部分：個人信息、導師信息、論文信息(題錄摘要與全文)。
2.4 提交要求
①文件格式：word或pdf文檔。②提交論文的電子版在排版形式及內容上與印刷版必須保持完全一致。③要求將電子版全文合并為一個文檔,word文檔后綴為.doc,pdf文檔后綴為.pdf。
2.5 保密論文的提交
為了保護作者的知識產權,對涉密論文我們只要求研究生在網上提交個人、導師信息及論文題要部分信息,而全文文檔不采用網上提交,而是需要持蓋章后的“保密申請表”及“中國中醫科學院學位論文電子版授權協議書”,直接到圖書館找圖書館管理員提交學位論文電子版全文光盤。
3 提交情況分析
2008年提交論文182篇,其中碩士123篇,博士59篇。要求保密的論文有7篇。保密年限有2年、3年、10年,最多要求20年。保密論文主要涉及中藥材研究,創新藥物研制,新發明新發現而未申請專利,內容創新、文章尚未發表,科研課題未完成、科研數據需保密,與企業合作的新藥開發、合同有保密條款、中藥作用機制研究等。
4 建議與思考
4.1 加強學位論文的開發與利用
我院研究生學位論文是我院的重要文獻信息資源和科研成果,具有很高的學術研究和科技開發價值。論文選題比較新穎,涉及的內容比較前沿,一般是中醫藥學研究的熱點和難點問題,具有一定的獨創性和創新性。因此,學位論文是了解中醫藥學最新學術動態、熱點及前沿問題的有效途徑之一,尤其對科研人員的選題和知識創新起著很好的參考作用。學位論文不但是一種重要的文獻信息資源和科研成果,而且是國家的戰略信息資源之一,具有重大科技創新和經濟利用價值[1]。因此,對其整理開發利用是目前的主要任務。目前,我館收藏2006年以前的學位論文印刷本有1 000余種,這些重要文獻沒有受到充分重視,至今未建成書目查詢系統,無法得到有效開發及充分利用。
目前,我國已經建立了4個有影響的學位論文資源庫：萬方數據的《中國學位論文數據庫》、清華同方(cnki)的《中國優秀博碩士論文全文數據庫》、國家科技圖書文獻中心(nstl)的《學位論文庫》、中國高等教育文獻保障系統(calis)的《高校學位論文庫》[2]。但由于4個數據庫的數據庫來源不一樣,其收錄的數量也不相同。筆者調查了4個數據庫收錄我院研究生學位論文情況：cnki收錄336篇,其中《中國優秀碩士學位論文全文數據庫》收錄218篇,《中國博士學位論文全文數據庫》收錄118篇(收錄年限范圍為2005－2007年)；萬方數據的《中國學位論文全文數據庫》(收錄年限范圍為1998－2007年)、《中國學位論文文摘數據庫》收錄945篇(收錄年限范圍為1987－2007年)；nstl收錄共計1 005篇(收錄年限范圍為1987－2007年)；calis未收錄。4個數據庫收錄我院2007年畢業的研究生學位論文情況見表1。表1 4個學位論文庫收錄2007年中國中醫科學院學位論文情況(略)
而我館收集了2007年我院研究生學位論文印刷本157冊,電子版154篇。
從以上數據可以看出,我國主要學位論文庫收錄我院研究生學位論文很不齊全,也不完整。無論從我館文獻資源建設、學位論文的開發利用,還是從我院機構庫建設等角度來說,加強我院學位論文數據庫的建設都是非常重要的。
4.2 加強網上提交過程的計算機病毒防治
計算機病毒始終是困擾計算機用戶的一大問題,尤其是面對來自近200個不同作者提交的論文,病毒防治尤為重要。實際上,也確實有相當數量的電子文檔含有宏病毒,處理這些文件要特別小心。因為含有宏病毒的文件一旦被打開,就會感染文檔模板,之后打開的任何word文件都會感染此病毒。建議給服務器安裝病毒實時監控系統,一旦發現病毒,系統將自動報警并提示是否清除。
4.3 盡快開發新的提交系統
目前使用的提交系統功能很不完善,界面也不美觀,查詢檢索及控制功能也不完備。目前提交過程中,研究生遇到了很多問題,文件太大無法上傳全文,文本編輯器在字體、段落控制方面功能太差等。另外,此系統不具備回溯建庫功能,也不具備版權保護功能。建議購置功能完備的、成熟的商業化學位論文提交及管理系統,如trs、清華同方tpi、idl、北大方正等學位論文提交與系統。
4.4 注意規避相關知識產權風險
在學位論文開發利用過程中會產生很多知識產權風險。學位論文屬于非正式出版物,設有公開、內部、秘密和保密4個級別。對于傳統的印本論文使用和服務各個圖書館采用的服務辦法基本相同：公開的論文限定在館內閱覽,不提供外借,內部、秘密和保密的論文在解密后提供館內閱覽[3]。因此,印刷本在收繳過程中沒有特別強調學位論文的授權許可。在網絡數字環境下,電子版論文的傳播方式和版權控制極為復雜,涉及到著作權、信息網絡傳播權等問題,為了促進學位論文的交流和利用,電子學位論文的授權就要采取相應策略。取得學位論文的授權,明細授權方式及范圍是開展論文后續服務的基礎[4]。采用論文授權方式可有效的實現學位論文的使用,避免侵權糾紛。如我館2009年規定：在電子版學位論文提交之前,要求論文作者(研究生、導師)同時簽署“學位論文電子版授權協議書”,同意中國中醫科學院中醫藥信息研究所/中國中醫科學院圖書館在下述時間內以下述形式使用本學位論文電子版：在本論文提交后,同意在中國中醫科學院局域網內提供網上文摘查詢瀏覽服務；在本論文(公開密級)提交1年以后,同意在中國中醫科學院局域網內允許讀者瀏覽并下載全文；保密學位論文在解密后同意在中國中醫科學院局域網內允許讀者瀏覽并下載全文。
5 結語
學位論文電子文檔的收集工作可以說是一項復雜的系統工程。不僅僅是圖書館、檔案館有積極性就能做好的事情,還需要學校及研究生管理部門下達指令性通知,需要有一個先進的網絡、便捷的提交系統以及每一位研究生的理解與配合。我們2008年的初次嘗試雖然遇到了一些問題,但總體上是成功的。
【參考文獻】
[1] 賀德方.國家學位論文服務體系研究[j].情報學報.2004,26(6)：697－702.
[2] 程海贇.我國四大學位論文庫的比較研究[j].圖書館學研究,2008,(1)：25－28.
學生姓名: 學 號:
專 業:
指導教師:
年 月 日
開題報告填寫要求
1.開題報告作為畢業設計(論文)答辯委員會對學生答辯資格審查的依據材料之一.此報告應在指導教師指導下,由學生在畢業設計(論文)工作前期內完成,經指導教師簽署意見審查后生效.
2.開題報告內容必須用黑墨水筆工整書寫,或按系統一設計的電子文檔標準格式打印(外語系網頁),禁止打印在其它紙上后剪貼,完成后應及時交給指導教師簽署意見.
3.學生查閱資料的參考文獻應在5篇及以上(不包括辭典,手冊),開題報告的字數要在1000字以上.
4.有關年月日等日期的填寫,應當按照國標GB/T 7408—94《數據元和交換格式,信息交換,日期和時間表示法》規定的要求,一律用阿拉伯數字書寫.如"2004年9月26日"或"2004-09-26".
畢 業 論 文 開 題 報 告
1.本課題的研究意義
2.本課題的基本內容
畢 業 論 文 開 題 報 告
3.本課題的重點和難點
4.論文提綱
畢 業 論 文 開 題 報 告
5.參考文獻
6.研究進度
畢 業 論 文 開 題 報 告
指導教師意見:
(對本課題的深度,廣度及工作量的意見)
指導教師:
年 月 日
系部審查意見:
【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。
【參考文獻】
專 業：
設計(論文)題目：
指 導 教 師：
年 月 日
開題報告填寫要求
1.開題報告(含“文獻綜述”)作為畢業設計(論文)答辯委員會對學生答辯資格審查的依據材料之一。此報告應在指導教師指導下，由學生在畢業設計(論文)工作前期內完成，經指導教師簽署意見及所在專業審查后生效;
2.開題報告內容必須用黑墨水筆工整書寫或按教務處統一設計的電子文檔標準格式(可從教務處網頁上下載)打印，禁止打印在其它紙上后剪貼，完成后應及時交給指導教師簽署意見;
3.“文獻綜述”應按論文的格式成文，并直接書寫(或打印)在本開題報告第一欄目內，學生寫文獻綜述的參考文獻應不少于15篇(不包括辭典、手冊);
4.有關年月日等日期的填寫，應當按照國標GB/T 7408—2019《數據元和交換格式、信息交換、日期和時間表示法》規定的要求，一律用阿拉伯數字書寫。如“2019年3月15日”或“2019-03-15”。
畢 業 設 計(論 文)開 題 報 告
1.結合畢業設計(論文)課題情況，根據所查閱的文獻資料，每人撰寫
2000字左右的文獻綜述：
文 獻 綜 述
××××××××(小4號宋體，1.5倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…………。
畢 業 設 計(論 文)開 題 報 告
2.本課題要研究或解決的問題和擬采用的研究手段(途徑)：
××××××××(小4號宋體，1.5倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…………。
畢 業 設 計(論 文)開 題 報 告
指導教師意見：
1.對“文獻綜述”的評語：
2.對本課題的深度、廣度及工作量的意見和對設計(論文)結果的預測：
指導教師：
年 月 日
所在專業審查意見：
畢業論文開題報告論文題目: 學生姓名: 學 號: 專 業: 指導教師: 年 月 日
開題報告填寫要求
1.開題報告作為畢業設計(論文)答辯委員會對學生答辯資格審查的依據材料之一.此報告應在指導教師指導下,由學生在畢業設計(論文)工作前期內完成,經指導教師簽署意見審查后生效.
2.開題報告內容必須用黑墨水筆工整書寫,按成教處統一設計的電子文檔標準格式打印,禁止打印在其它紙上后剪貼,完成后應及時交給指導教師簽署意見.
3.學生查閱資料的參考文獻應在3篇及以上(不包括辭典,手冊),開題報告的字數要在1000字以上.
4.有關年月日等日期的填寫,應當按照國標GB/T 740894《數據元和交換格式,信息交換,日期和時間表示法》規定的要求,一律用阿拉伯數字書寫.如2008年9月26日或2008-09-26.
畢業論文開題報告
1.本課題的研究意義中國互聯網經過10年的持續發展。目前在普及應用上正步入嶄新的多元化應用階段。有關數據顯示，中國寬帶用戶、網絡國際出口帶寬、上網方式和途徑、網絡應用服務更趨多樣化。人們對互聯網的使用廣度、信用度、依賴度正在逐步提高。隨著網絡提供的功能和服務的進一步完善，網絡應用化、生活化服務正逐步成熟。互聯網的影響正逐步滲透到人們生產、生活、工作、學習的各個角落。中國互聯網整體呈現較快的增長態勢。但中國地區之間互聯網發展水平、普及水平還存在明顯的差距，呈現東快、西慢，城快、村慢的特點，因此，加大對于互聯網應用和發展的研究力度，借鑒國外互聯網應用的成功范例引入和普及互聯網應用的先進經驗是當務之急。
關鍵詞:科研課題管理系統,Java EE平臺,信息化
科研管理信息化是今后高職院校科研管理工作發展的大勢所趨[1]。隨著計算機網絡技術、軟件技術的發展,加快了高職院校信息化建設的步伐。目前,信息化建設已經滲透到高職院校日常管理的方方面面,而科研管理信息化建設作為高職院校信息化建設一個重要的組成部分,成為高職學院刻不容緩的建設項目。科研管理系統就是(文秘站:)針對高等職業技術學院科研信息化管理這個課題進行研發,采用信息化管理的方式幫助科研管理部門工作人員進行科研課題管理,并且提供教師學術成果申報接口。
1 系統分析
科研課題管理系統用戶權限共有三種,分別是普通教師、科研部門管理員以及評審專家。其中普通教師有科研課題立項、科研經費申請、科研課題結題申請以及學術成果申報功能權限;評審專家有審核科研課題立項以及科研課題結題功能權限;科研部門管理員用有科研經費審核管理以及學術成果審核登記功能權限。三類用戶主要功能如圖1所示。
1.1科研項目管理
科研課題管理由科研課題申報、課題流程管理以及科研項目結題三個主要功能模塊組成。
科研課題申報流程分為兩步:首先由教師填寫科研課題申報表,并上傳Word電子文檔作為附件,然后評審專家可以下載申報表的電子文檔進行審核并填寫審核意見。
課題流程管理分為兩個部分,科研課題進度管理以及科研經費管理。承擔課題的教師每季度填寫項目進度報告,科研處管理員進行隨時登陸平臺追蹤課題進度;教師在平臺上進行科研課題經費申請,由科研部門管理員進行審批,并實現與財務管理系統的對接,完善課題經費報賬機制,實現經費報銷記錄管理以及經費余額管理等子功能,。
科研課題結題流程與申報流程基本一致,首先教師填寫科研課題結題申請,并上傳結題報告的電子文檔以及成果材料作為附件,評審專家下載結題報告和成果材料進行審核,并給出評審意見。
1.2 科研成果申報
提供教師申報通道接口,教師用戶提交學術成果的申報材料。由科研部門管理員認定科研成果后記錄在數據庫科研成果信息庫中。同時為科研部門管理員提供對科研成果的分類查詢、統計以及報表導出和打印等功能,在系統中將科研成果分為論文、設計、課題、講座、著作、學術成果獲獎以及專利等七個大類。
2 系統設計
系統使用SSH框架按照三層架構模式開發,分為數據持久層、業務邏輯層以及表示層[3]。表示層采用Struts框架,使用action控制器與頁面進行數據交互;業務邏輯層采用Spring框架,負責系統復雜業務邏輯的處理;數據持久層采用Hibernate框架,調用JDBC模塊對數據庫中的數據進行管理[4]。整個架構層次清晰,將數據庫操作代碼、業務邏輯代碼和頁面顯示代碼分開,提升了代碼的復用性,降低了代碼的耦合性,從而增強了程序的可擴展性。下面重點介紹科研項目管理中三個重要功能模塊設計,分別是科研項目申報模塊、項目流程管理模塊和科研項目結題模塊。
2.1 科研項目申報模塊設計
科研項目申報模塊分為科研項目信息提交、申報書上傳、科研項目審核三大功能,由控制器DelareAction、UploadAction和VerifyAction通過調用業務層和持久層代碼來完成。控制器中函數及其功能如表1所示。
2.2 科研項目管理模塊設計
科研項目管理模塊由三個功能構成,分別是課題基本信息管理、課題經費管理以及課題進度管理。通過控制器Finish、FundsManageAction和ProgressAction調用業務邏輯層和持久層代碼完成,控制器函數及功能如表2所示。
2.3 科研項目結題模塊設計
科研項目結題模塊功能由課題結題申請提交、課題結題申請書上傳以及課題結題申請審核三個功能組成。通過控制器 FinishExpertAction完成結題申請提交功能,UploadExpertAction完成結題申請書上傳功能,CheckFinashExpertAction完成結題申請審核功能。具體功能模塊的函數及其功能見表3。
教學檔案，“是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機歷史聯系的文件體系”[1]15。如何使教學檔案在當前的教師培訓工作中充分發揮作用，為教育發展服務，這是筆者作為一名檔案管理員一直在思考的問題。
一、現狀分析
教育大計，教師為本，教師培訓作為教師繼續教育的一種重要形式，越來越受到關注。《浙江省中小學教師專業發展培訓若干規定》明確規定：中小學教師專業發展培訓每5年為一個周期，在職教師在周期內累計培訓不少于360學時，每年培訓不低于24學時（簡稱全員培訓）。筆者所在的單位嘉興教育學院，是一所集基礎教育教學研究、職業與成人教育教學研究、中小學教師與校長培訓、教育科學研究、成人高等學歷教育、各類社會培訓于一體的市級高等院校，具有培訓、教研、科研和指導的職能，承擔著全市中小學（幼兒園）及職業類教師培訓的任務。學院的各類培訓班主要分為五大類型：一是全員培訓，即90學時脫產培訓等；二是崗位培訓，即新教師上崗前培訓、校長（園長）任職資格培訓、德育教師培訓、班主任培訓、辦公室主任培訓、教務主任培訓、總務主任培訓、入黨積極分子培訓等；三是學科專題培訓，即新課程培訓、職業教育學科培訓等；四是專項提高培訓，即名師名校長培訓、學科帶頭人培訓、教研員培訓等；五是域外培訓（外接培訓），即承擔省級部分學科的“農村教師素質提升工程”培訓、“領雁工程”培訓、對口支援項目培訓（新疆和田幼兒園教師培訓、麗水蓮都區教師培訓等）。培訓項目廣，培訓人數多，培訓任務繁重，而這些都要有據可查才行。
以前的教師培訓由教育局下發培訓文件，由學院組辦培訓班，培訓人數和培訓內容有所局限，往往出現短期內有部分教師進行了兩次培訓，而部分教師卻沒能享受到培訓這一福利。所以，如何統籌安排，做到不重復培訓，不浪費培訓資源？如何規劃下一步的辦班時間、辦班類別、辦班人數？這些都需要科學規范的檔案管理工作的支持。
二、思考與實踐
“檔案工作是一項科學管理性的工作，不僅是對檔案實體的管理，還需要對檔案信息進行管理并開發利用。”[1]22在各類培訓中產生的大量材料，如培訓方案、開班通知、班級課程及授課師資安排、學員登記表、學員通訊錄、培訓論文、培訓成果集、培訓證書驗印表、培訓班總結等，如果收集后不經整理，那就體現不出它們的價值。有鑒于此，筆者在工作中將這些材料系統整理、裝訂成檔案，為今后培訓計劃的制訂提供了參考佐證。
紙質文檔能充分體現檔案“原始記錄性”的本質屬性，數據不易被改動，但是數量龐大，占用空間大。特別是在培訓檔案中，由于每期培訓班受訓人員名單都是獨立放在案卷中，而同一受訓教師在一學年中可能參加過兩次不同類型的培訓，那就需要查詢人員明確知道該受訓教師受訓項目的名稱，再根據案卷名一一查閱。如果查詢人員不清楚其受訓項目名，就需要查閱整學年的全部案卷，大大增加查詢人員的工作量。而且，年年月月培訓，日積月累，大量的紙質檔案保存還需要較大的實體空間，再加上各類培訓檔案之間聯系不明顯，查詢時就會有所不便。這樣，建立電子文檔、開發數字化檔案信息庫勢在必行。
起初，為了給驗印工作人員提供方便，筆者嘗試在教師培訓檔案整理的過程中，按受訓者的工作單位、任教學科、培訓項目進行梳理，并匯成電子數據庫。這樣只要搜索該教師的基本情況，就能清楚地知道其是否參加了這一年的培訓以及屬于何種類型的培訓。這一實踐，讓筆者嘗到了甜頭，所以將之擴大到各種培訓項目整理中。如在每年的常規性紙質檔案整理的基礎上，筆者輔之以電子數據庫，將一學年新增或曾受訓人員的名單、班次等受訓信息錄入。這樣做，雖然前期的工作比較煩瑣，工作量大增，但是產生的成效還是非常明顯的。它為培訓部門了解教師培訓的現狀，掌握培訓的周期、人數、經費及開支情況，制訂下一步的培訓計劃提供了支持，大大提高了辦班的效果。
當然，電子文檔也有弊端。“對于紙質文件來說，其內容的原始性通常要借助于形式的原始性來證明和確認，原件成為集兩種原始性于一體的代表。而電子文件便于修改、便于拷貝的特點使人們對其原始性的確認有了很大的難度。人們可以根據需要對電子文件進行復制，當生成電子文件的軟硬件平臺升級或更換時，需要將原文件遷移到新的系統中，以保證其可讀性。這樣一來，‘原件’的概念就變得難以定義。”[2]再加上電子數據庫保管期限有限，需要定期復制，如果計算機感染病毒或出現漏洞，數據容易丟失。
怎么解決這一問題？筆者采用的是“紙質、電子檔案雙套保管法”。比如檔案的整理，從2011年起，省、市檔案局開展了檔案數字化工作，要求將歷年的檔案全部數字化掃描入電腦。雖然由于對集中式系統及掃描程序的不熟悉，工作進度相當緩慢，但筆者還是利用整整一個暑假的時間掃描了2010年的10401頁檔案，并在上掛集中式系統后，還打包刻錄光盤進行了備份。這樣就實現了“紙質、電子雙套保管法”的運用。
當然也不是所有的紙質檔案都要不分巨細地統統進庫保管，有些檔案需要分級別處理。比如90學時全員培訓，需要收集整個培訓過程中的一系列材料，如培訓方案、培訓開班文件、課程及導師安排表、學員名單、學員作業、論文等，這些內容需要用不同的方式分級別保存。培訓方案、培訓開班文件、課程及導師安排表、學員名單等可采用“紙質、電子檔案雙套保管法”，這是因為紙質檔案保存時間長，也是日后臺賬檢查的重要依據，而電子檔案有利于數據加工，方便查詢。而其他的全員培訓所產生的學員作業、實踐培訓、蹲點調研活動材料等，具有的保存價值并不是很高，也不具代表性，所以可要求各處室兼職檔案員自行整理，留存各處室保管備查，而不再進檔案室存檔。又如名師培訓，其培訓周期為3年，在此過程中產生的材料非常多，如何才能合理保管呢？前期的相關文件、各次活動安排及名單保存可與90學時培訓材料整理一樣，采用“紙質、電子雙套保管法”。由于名師培訓周期長，所產生的論文作業相當多，如果全部入庫存檔，只會占用庫房空間，不盡合理，所以對于其中利用價值不高的論文作業，可由各處室兼職檔案員自行保管備查，而其中質量比較高集結成冊的，或經正規出版社出版的論文集，則進入檔案室存檔。論文集存檔的方式主要采用紙質保存，這是因為紙質論文集查閱相對便利，而論文目錄則進行電子存檔。這樣，只要輸入文章名稱或作者，再從紙質檔案中一查，便能一目了然。
不同類型的培訓班檔案采用不同級別的保管，既滿足了各培訓部門對材料完整收集、留存的要求，又使各處室的兼職檔案員提高了對材料保管的收集、鑒定能力，還使進庫檔案更具代表性，剔除了一些不需要長期保管但仍具查考價值的臺賬，減輕了檔案室的庫存壓力。而在長期的檔案管理工作中，筆者也更堅定了讓教師培訓檔案為教育事業服務的信念。
參考文獻：
[論文摘要]本文首先對當前檔案管理信息化的現狀及發展進行了初步的分析，然后針對檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經驗，探討了檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。
隨著社會的現代化發展。檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。
一、檔案管理信息化的現狀
社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
1、社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電于化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識屢次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、加強檔案管理信息化建設
1、建立網絡檔案系統。
在系統內建設數字化綜合應用平臺。建立健全內部服務網和公眾服務網，發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現行文件信息化的標準建設，根據系統建設需求，采購必要的硬件設備，為系統提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2、加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵
2.1電子文件的載體穩定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。
2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。
三、檔案管理信息化建設應采取的措施
1、加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數字化處理和轉換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制訂電子檔案管理辦法。
【關鍵詞】學位論文數據庫建設工作；核對電子版存檔工作；印刷版收集分類歸類收移交工作
南昌大學各院（系、所、中心）的碩士、博士研究生在通過學位論文答辯后，除了提交學位論文印刷本外，必須向校圖書館提交學位論文的摘要和電子版全文。碩士、博士畢業生提交的論文不僅是學生學習、實習、實踐的成果，同時也是學校的教學成果，而且是學校教學水平的標志，是寶貴的文獻資源。今年我校有碩、博士畢業生3170人，均需要在圖書館學位論文資源數據提交電子版論文。
學生前來提交論文時，手里拽著一份膠印好的紙質版論文，一份電子版論文，一份回執單。工作實效要求每3分鐘要完成一位前來提交的學生，包括（回執單的核對，紙質版封面內的論文獨立性、完整性簽字，導師對論文授權認可的簽字等）。提交的時間又都在酷暑和寒冬季節，人數多，時間緊，任務集中，論文審核步驟繁瑣。不管是汗流浹背還是手腳凍僵的酷暑寒冬季節，也不管是由于加班、托班、久看電腦而出現的身體不適等情況，我們在這關鍵的時刻一直堅守在崗位上，做好畢業生的論文收集、審核工作。只有用心工作才能有工作細則的出彩。
1 博碩士學位論文數據庫建設工作細則
1.1 提交內容和要求：全文要求包含以下內容
（1）論文封面，包括：中國圖書館圖書分類號（針對論文內容并非專業的分類號），作者學號（請填寫在封面“編號”處），中文、外文題名，論文作者姓名，作者學校、院系、專業，第一導師姓名，第一導師學校、院系，第二導師姓名（沒有可不填），第二導師單位（沒有可不填），論文提交日期，申請學位類別、級別（如文學碩士或工學博士等）；
（2）論文摘要，包括：中文關鍵詞、中文摘要、外文關鍵詞、外文摘要；
（3）論文正文，包括：目錄、正文、參考文獻、附錄、附圖等；
（4）電子版要求與印刷版內容（含封面）完全相同；
（5）學位論文的所有內容請存為一個Word2007文件，并將文件名設為：
一級學科+學院+學號+姓名（例如：經融學+經濟與管理學院+學號+姓名）。
1.2 網上提交步驟
（1）登錄南昌大學圖書館主頁（ http：//）__點擊“論文提交”__“進入提交頁面”。
（2）請使用學號注冊、登錄--->密碼和學號一直--->（請牢記不隨意修改密碼）--->點擊修改--->去提交我的論文--->摘要可在制作好的文檔中粘貼復制--->方便快速填表--->粘貼復制：剪刀的第3個小圖標。
（3）學科門類選項以選大類為主--->學科專業在表中選項，打*號的必須填寫。
（4）上傳的電子文檔應去除書脊頁并--->且不能有空白頁--->正文的頁碼應與紙質版一致。
（5）上傳電子版文檔為：PDF格式（word2007全文可轉換成PDF格式）--->PDF全文在最上面word全文在下方--->上傳完畢后點擊提交并存。
（6）PDF轉換方法：請使用word2007版本--->點擊文件--->輸出為PDF--->確定到制定的盤--->輸入的文件名與研究生院規定的一致：一級學科+南昌大學+姓名+學號
（例如：金融學+南昌大學+姓名+學號）。
（7）學位論文提交網址：http：//210.35.251.204/（僅限校園網使用）。
（8）查詢論文審核狀態，若未通過審核，根據所給提示修正提交方式，重新提交；若通過審核，則攜帶好《南昌大學研究生學位論文提交單》，將印刷本交至本室。本室將在論文作者所攜帶《南昌大學研究生學位論文提交單（回執）》上簽字并蓋論文收訖章，博、碩士研究生憑此回執方可辦理畢業手續。
（9）學位論文提交審核后，讀者可在圖書館主頁上查看瀏覽非加密的論文。
2 審核核對、電子版存檔工作
（1）學位論文審核人員必須每天查看是否有新的論文被提交。
（2）將論文全文從FTP服務器上拷貝至電腦本地盤，對照論文全文對所提交題錄信息進行核對，并且審核全文是否與紙質版內容、頁碼一致，圖片、公式等是否能正常顯示，不得有空白頁、修改的標記符號。
（3）對審核合格的予以通過，不合格的給出審核不通過的詳細原因，便于學生重新提交。
（4）審核合格并收印刷版后，在論文作者所攜帶《南昌大學研究生學位論文提交單（回執）》上蓋論文收訖章。
3 印刷版、電子版收審后的移交工作
（1）印刷版移交為保護論文作者的合法權益，工作人員須將學位論文印刷版按加密與非加密分類移交讀者服務部保存，并在封面注明密級（或加密年限）。
（2）印刷版論文按各學院分類、歸類，包括同等學力、高師、在職的碩、博士提交的紙質版論文，整理歸位后，移交指定的部門供讀者查閱。
（3）加密論文另附作者清單。移交人與讀者服務部接收人雙方簽名確認。
（4）南昌大學研究生學位論文提交單（回執）保存工作，回執單內容必須填寫完整，導師簽字后方可認可，簽字蓋章后，留研究院、圖書館備案。
（5）電子版保管及其他每年收集的論文電子版存檔備份，并由技術部在服務器上備份一份。
所謂檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點：
1、全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統一性，也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。
2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。
3、科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。
二、解決和改進檔案質量問題的步驟
檔案現狀不容樂觀。有的單位領導對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不爭錢；檔案管理人員沒有經過系統的專業知識的培訓；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數量不完整；平時不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。
1、分析現狀，找出檔案存在的質量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。
2、分析產生檔案質量問題的主要原因。
3、找出影響檔案質量的各種因素。
4、針對影響檔案質量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施。
5、組織實施解決和改進檔案質量的措施或計劃。
6、同計劃和目標對照，檢查采取措施后收到的效果。
7、總結經驗，鞏固成績，把成功的經驗和失敗的教訓都吸收到相應的制度、規定中去，防止再次發生類似的問題。
8、對檢查中發現的問題，不管是遺留下來的還是新出現的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續加以解決。
三、檔案質量管理的要求
1、必須牢固樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。
2、要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的機會，使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。
3、要把全面實現檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現檔案的真正價值。
4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質量的“半成品”，就成為提高檔案質量的關鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質量保證，那么，檔案的質量就有了可靠的保證。
5、要以預防為主，防檢結合，重在提高。優良的檔案質量是“生產”出來的。根據這一基本道理，檔案全面質量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關”轉移到“事先預防”上來。從管結果轉變為管因素，做到防患于未然。
