時(shí)間：2022-11-22 03:39:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子文檔論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
論文摘要：電子文檔在當(dāng)前辦公環(huán)境中發(fā)揮著重要作用，其安全問題理應(yīng)引起高度重視。由于電子文檔本身的特點(diǎn)，其在制作、使用、銷毀等環(huán)節(jié)面臨很多安全隱患和威脅。在對(duì)上述問題進(jìn)行深入分析的前提下，提出了保護(hù)電子文檔的思路與對(duì)策。
隨著各行業(yè)在生產(chǎn)、管理上信息化程度日益增高，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為政府、企事業(yè)單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網(wǎng)站泄露了25萬(wàn)份美國(guó)駐外使館發(fā)給美國(guó)國(guó)務(wù)院的秘密文傳電報(bào)。這個(gè)事件震驚了全球，同時(shí)也反映了當(dāng)前電子文檔面臨著嚴(yán)重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。
1 電子文檔的定義及特點(diǎn)
所謂電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個(gè)特點(diǎn)：存儲(chǔ)介質(zhì)多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復(fù)制、容易損壞丟失、容易還原再生。
1）存儲(chǔ)介質(zhì)多樣。電子文檔存儲(chǔ)介質(zhì)很多，目前主要有計(jì)算機(jī)硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機(jī)和娛樂用的數(shù)碼產(chǎn)品也可以用來(lái)存儲(chǔ)電子文檔。
2）容易編輯修改。借助于各種專業(yè)軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發(fā)現(xiàn)。這是電子文檔有別于紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)之一，但是如果不能很好的保護(hù)，就可能受到非法的修改，會(huì)破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來(lái)一定程度的損失，這時(shí)候它又變成一個(gè)缺點(diǎn)。
3）容易傳遞。紙質(zhì)文件的傳遞必須要當(dāng)面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網(wǎng)絡(luò)，通過電子郵件、即時(shí)通訊工具、FTP服務(wù)等方式可以快捷方便的傳給有關(guān)人員。
4）容易復(fù)制。電子文檔相比紙質(zhì)文檔非常方便快捷。如果不采取技術(shù)手段限制拷貝，通過點(diǎn)擊幾下電腦鼠標(biāo)就能輕松完成復(fù)制。這樣，人們就可以非常方便地進(jìn)行信息共享。
5）容易損壞丟失。一是存儲(chǔ)介質(zhì)物理?yè)p壞或者丟失。電子文件對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長(zhǎng)期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)如果損壞，那么相應(yīng)存儲(chǔ)的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應(yīng)會(huì)造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時(shí)恢復(fù)，有可能永遠(yuǎn)無(wú)法恢復(fù)。
6）容易還原恢復(fù)。電子文檔誤刪后，可以通過數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件還原，這本來(lái)是電子文檔的又一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，但是對(duì)一些原本要?jiǎng)h除的機(jī)密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數(shù)據(jù)徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數(shù)據(jù)還原，只要存儲(chǔ)介質(zhì)未被物理?yè)p壞，進(jìn)行特殊處理就能將數(shù)據(jù)還原。
2 電子文檔壽命過程
電子文檔壽命過程可以分為三個(gè)階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。
1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質(zhì)上的階段。電子文檔的制作一般在計(jì)算機(jī)上操作，制作完成后可以保存在計(jì)算機(jī)硬盤、U盤、光盤等各種介質(zhì)上。
2）傳遞使用階段。主要指按照規(guī)定將電子文檔傳遞給相關(guān)人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網(wǎng)絡(luò)方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進(jìn)行傳遞。
3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務(wù)器及所有處理過本文檔的計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)都應(yīng)將文件刪除，相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)也要進(jìn)行處理。
3 電子文檔面臨的安全威脅分析
電子文檔面臨的安全威脅整體來(lái)說(shuō)可分為內(nèi)部泄密和外部泄密兩大類型。
3.1 內(nèi)部泄密
主要是指內(nèi)部人員有意或者無(wú)意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個(gè)生命過程中，內(nèi)部泄密的威脅都存在，而且很難防范。
1）無(wú)意泄密是指內(nèi)部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無(wú)意泄密最常見的就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)非法外聯(lián)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用。有的人缺乏安全知識(shí)，將處理過涉密電子文檔的計(jì)算機(jī)重新安全后接入互聯(lián)網(wǎng)，就有可能被情報(bào)人員將涉密文檔還原。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)未經(jīng)授權(quán)在內(nèi)部計(jì)算機(jī)使用，內(nèi)部移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)被帶出在外部使用，移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生故障維修時(shí)，里面存儲(chǔ)的涉密文檔被還原，等都會(huì)造成內(nèi)部涉密文檔泄露。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)帶來(lái)的隱患還包括攻擊者利用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。
2）有意泄密是指內(nèi)部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動(dòng)傳遞出去。內(nèi)部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質(zhì)保存，其他人員可以通過網(wǎng)絡(luò)下載，有閱讀權(quán)限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。
3.2 外部泄密
外部泄密主要通過攻擊實(shí)現(xiàn)。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個(gè)階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：
1）惡意代碼。如果內(nèi)網(wǎng)終端使用時(shí)不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網(wǎng)絡(luò)、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經(jīng)檢測(cè)的軟件，使用來(lái)歷不明的存儲(chǔ)介質(zhì)，防護(hù)軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)竊取重要信息，伺機(jī)往外部發(fā)送。
2）網(wǎng)絡(luò)入侵。攻擊者借助各種手段，對(duì)特定目標(biāo)進(jìn)行滲透，最終控制目標(biāo)，進(jìn)而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當(dāng)前主要有物理攻擊、主動(dòng)攻擊和被動(dòng)攻擊三種類型。
4 電子文檔保護(hù)的對(duì)策與思路
電子文檔保護(hù)的目標(biāo)主要是防止涉密電子文檔被越權(quán)訪問和泄漏給無(wú)關(guān)人員。做好電子文檔保護(hù)需要管理與技術(shù)并用，同時(shí)要加強(qiáng)人員教育。
4.1 采取相應(yīng)管理措施
首先應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際，制定切實(shí)管用的制度，規(guī)范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規(guī)范電子文檔的存儲(chǔ)介質(zhì)使用管理。其次，應(yīng)設(shè)法搭建內(nèi)網(wǎng)辦公平臺(tái)，將涉密電子文檔集中管理，采取網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)方式，將涉密電子文檔存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，為每位用戶分配存儲(chǔ)區(qū)，用戶只能訪問自己的存儲(chǔ)區(qū)，存儲(chǔ)區(qū)只能存入文件和進(jìn)行文檔的編輯，而不能利用復(fù)制、剪切等方式將文檔帶走，減少內(nèi)部人員泄密可能性。
4.2 借助技術(shù)手段
綜合運(yùn)用終端防護(hù)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等當(dāng)今先進(jìn)成熟的軟件技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)。
1）配齊防護(hù)軟件，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。對(duì)內(nèi)部計(jì)算機(jī)進(jìn)行準(zhǔn)入認(rèn)證，防范非法終端接入和網(wǎng)絡(luò)入侵，定期升級(jí)終端病毒庫(kù)，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。
2）使用文件加密工具，網(wǎng)絡(luò)傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對(duì)電子文檔進(jìn)行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導(dǎo)出電子文檔要審批。
3）加強(qiáng)內(nèi)網(wǎng)審計(jì)。采取網(wǎng)絡(luò)審計(jì)手段，按照安全性、規(guī)范性、真實(shí)性等要求，對(duì)電子文檔的操作進(jìn)行客觀、實(shí)時(shí)的監(jiān)控與審計(jì)，將各種違規(guī)操作、可疑操作及時(shí)主動(dòng)阻斷且報(bào)警審計(jì)。對(duì)操作人員的各種操作行為設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)管策略，按照時(shí)間、部門、終端、操作行為、源/目標(biāo)地址等關(guān)鍵要素進(jìn)行實(shí)時(shí)的操作審計(jì)，以備日后需要時(shí)進(jìn)行審計(jì)記錄查詢。
4.3 加強(qiáng)人員教育
一要大力普及信息安全知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)竊密知識(shí)，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無(wú)意丟失和泄露，提高對(duì)各種攻擊手段的認(rèn)識(shí)和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進(jìn)行保密意識(shí)教育。使他們認(rèn)清電子文檔泄露的危害性，認(rèn)真遵守規(guī)則制度，不主動(dòng)泄密，不協(xié)同泄密。
5 結(jié)束語(yǔ)
在信息價(jià)值日益突出的時(shí)代，電子文檔的安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時(shí)刻關(guān)注，以便進(jìn)一步提高電子文檔安全防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)
步驟/方法
一、論文格式要求
1、論文組成(結(jié)構(gòu))：
專科畢業(yè)論文包括標(biāo)題、摘要、關(guān)鍵詞、引論、論文主體、結(jié)論、參考資料
本科畢業(yè)論文應(yīng)包括：封面、寫作提綱、摘要與關(guān)鍵詞、正文、參考資料
2、字?jǐn)?shù)：
專科4000-6000字;本科5000-8000字。
3、論文格式要求(本科)
封面：采用統(tǒng)一的封面格式。
第二頁(yè)：畢業(yè)論文提綱。打成一頁(yè)。
第三頁(yè)：摘要與關(guān)鍵詞：摘要，字?jǐn)?shù)在200----350之間。關(guān)鍵詞，選5--8個(gè)詞語(yǔ)，使用規(guī)范漢字。
正文結(jié)構(gòu)：分為標(biāo)題、引論、論文主體(本論)、結(jié)論、參考資料(注釋、參考文獻(xiàn))
正文：其層次編號(hào)由大到小一律采用“一”、“(一)”、“1”形式的標(biāo)題;若有必要進(jìn)一步細(xì)分，可采用“(1)”、“第一”的標(biāo)題形式。標(biāo)題“一”、“(一)”與標(biāo)題“1”前面應(yīng)空兩個(gè)字符。
字體：統(tǒng)一使用宋體，正文中標(biāo)題：論文題目，用小二號(hào)，居中;一級(jí)序號(hào)用三號(hào)并加粗，空兩格居左;二級(jí)序號(hào)用小四號(hào)，空兩格居左;三級(jí)序號(hào)用小四號(hào)，空兩格居左;正文內(nèi)容為小四號(hào)宋體。
參考資料：
一為注釋，不得少于8個(gè);在正文之后按“序號(hào)、作者姓名、資料出處、發(fā)表的刊號(hào)、年、卷(期)、頁(yè)碼”。編號(hào)采用[1]、[2]……;間隔統(tǒng)一使用“，”，左對(duì)齊，內(nèi)容用五號(hào)宋體;
二為參考文獻(xiàn)：不得少于5篇，其格式采用“著者/出版年制”，即“序號(hào)、作者姓名、文獻(xiàn)題目、發(fā)表的刊號(hào)、年、卷(期)、頁(yè)碼”。編號(hào)采用[1]、[2]……;間隔統(tǒng)一使用“，”。左對(duì)齊，內(nèi)容用五號(hào)宋體。
4.論文格式要求(專科)：
內(nèi)含標(biāo)題、摘要、關(guān)鍵詞、正文、參考資料
正文層次編號(hào)由大到小一律采用“一”、“(一)”、“1”形式的標(biāo)題;若有必要進(jìn)一步細(xì)分，可采用“(1)”、“第一”的標(biāo)題形式。標(biāo)題“一”、“(一)”與標(biāo)題“1”前面應(yīng)空兩個(gè)字符。
論文題目：用三號(hào)黑體(居中)(下空一行);
摘要與關(guān)鍵詞：[摘要](字體加粗)，左對(duì)齊，內(nèi)容用小四號(hào)宋體，字?jǐn)?shù)在200-350之間。[關(guān)鍵詞](字體加粗)， 排在中文摘要的下方，左對(duì)齊，內(nèi)容用小四號(hào)宋體，選3--5個(gè)詞語(yǔ)，使用規(guī)范漢字，間隔用“，”。
正文字體：一級(jí)序號(hào)用三號(hào)黑體，空兩格居左;二級(jí)序號(hào)用小三號(hào)黑體，空兩格居左;三級(jí)序號(hào)用四號(hào)黑體，空兩格居左;正文內(nèi)容為小四號(hào)宋體。
參考資料：不得少于5個(gè);按“序號(hào)、作者姓名、資料出處、發(fā)表的刊號(hào)、年、卷(期)、頁(yè)碼”。編號(hào)采用[1]、[2]……;間隔統(tǒng)一使用“，”，左對(duì)齊，內(nèi)容用五號(hào)宋體
二、畢業(yè)論文電子文檔和頁(yè)面設(shè)置要求
1電子文檔設(shè)置：
電子文檔頁(yè)面設(shè)置與書面作業(yè)一致，采用WORD格式，按A4(210×297mm)縱向排版;專科為一個(gè)，以 “學(xué)生姓名”為文件名;本科內(nèi)含五個(gè)：1)、封面;2)、論文提綱;3)、摘要與關(guān)鍵詞; 4)、論文正文，以“正文”為文件名;5)參考資料。
2、畢業(yè)論文的頁(yè)面設(shè)置：
1)頁(yè)邊距：上邊距為30 mm;下邊距25mm;左邊距和右邊距為：25mm;裝訂線;10mm;頁(yè)眉：16mm;頁(yè)腳：15mm。
2)頁(yè)眉：頁(yè)眉從摘要頁(yè)開始到論文最后一頁(yè)，均需設(shè)置。居中，打印字號(hào)為5號(hào)宋體，頁(yè)眉之下有一條下劃線。
3)頁(yè)腳：從論文主體部分開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁(yè)，頁(yè)碼編寫方法為：第x頁(yè)共x頁(yè)，居中，打印字號(hào)為小5號(hào)宋體。
4)間距：字間距為標(biāo)準(zhǔn)字間距，行間距設(shè)置為固定值20磅。
3、畢業(yè)論文的打印：
A4白紙，一律采用單面打印。
注意事項(xiàng)
【關(guān)鍵詞】 學(xué)位論文；電子版；遠(yuǎn)程提交；中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院
研究生學(xué)位論文是高等學(xué)校或研究機(jī)構(gòu)的研究生為取得碩士或博士學(xué)位,在導(dǎo)師指導(dǎo)下完成的科學(xué)研究、科學(xué)試驗(yàn)成果的書面報(bào)告,包括博士學(xué)位論文、碩士學(xué)位論文及博士后研究報(bào)告。學(xué)位論文電子版作為一種“原生態(tài)”及特色館藏?cái)?shù)字化資源,對(duì)其收集、整理及利用是圖書館的一項(xiàng)重要工作,從2000年起各高等院校圖書館陸續(xù)開展了收集工作。近年來(lái),科研機(jī)構(gòu)圖書館也開始重視此方面的工作。
1 中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院研究生院概況
中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院是國(guó)家在中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)方面的最高學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu),也是培養(yǎng)高層次中醫(yī)藥人才的重要基地。中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院研究生院是國(guó)務(wù)院學(xué)位委員會(huì)最早批準(zhǔn)的中醫(yī)藥專業(yè)學(xué)位教育單位之一,現(xiàn)有中醫(yī)學(xué)、中藥學(xué)、中西醫(yī)結(jié)合3個(gè)一級(jí)學(xué)科所涵蓋的所有學(xué)科專業(yè)的博士、碩士授予權(quán),具有臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)位授予和在職人員申請(qǐng)學(xué)位的資質(zhì)；設(shè)有中西醫(yī)結(jié)合、中醫(yī)學(xué)、中藥學(xué)3個(gè)一級(jí)學(xué)科的博士后工作站。
2 學(xué)位論文電子版的提交方案
2006年,中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院圖書館提出了收集學(xué)位論文的建議,所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此非常重視,與科學(xué)院及研究生院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)多次商議此項(xiàng)工作,得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持,于2007年開始收集學(xué)位論文電子版工作。由于網(wǎng)上提交平臺(tái)未建好,收集方式采用通過e-mail發(fā)送,或研究生本人親自到圖書館將電子版學(xué)位論文拷到圖書館電腦上,因此病毒傳播不可避免,工作人員的電腦多次受到病毒侵入,影響了圖書館的工作。由于經(jīng)驗(yàn)不足,提交要求考慮得也不全面,給圖書館工作人員對(duì)論文審查帶來(lái)了不便。由于提交工作比較集中,論文審查也需要一些時(shí)間,致使出現(xiàn)讓研究生等候浪費(fèi)時(shí)間的情況。采取這種方式提交上來(lái)的論文不能自動(dòng)形成數(shù)據(jù)庫(kù),不能供用戶查詢檢索,需要圖書館工作人員利用電子文檔重新建立數(shù)據(jù)庫(kù)。我們總結(jié)了2007年收集經(jīng)驗(yàn)及出現(xiàn)的問題,并與研究生院商議,聯(lián)合決定2008年采用遠(yuǎn)程網(wǎng)上提交的方案。具體方案如下。
2.1 論文提交規(guī)定
學(xué)位論文答辯通過后,學(xué)位申請(qǐng)人必須向圖書館提交電子版學(xué)位論文,紙本論文仍然沿用過去的提交方式。從2008年開始,電子版實(shí)行網(wǎng)上提交。提交論文之前需要下載并簽署中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院學(xué)位論文電子版授權(quán)協(xié)議書。論文電子版審查通過后,由圖書館指定工作人員在“回執(zhí)單”上簽字蓋章；不合格者需要重新提交。回執(zhí)單上無(wú)此項(xiàng)認(rèn)證簽字及圖書館蓋章者,研究生院將不予頒發(fā)學(xué)位證書,且不予辦理畢業(yè)離院手續(xù)。
2.2 提交時(shí)間
①應(yīng)屆畢業(yè)的博士、碩士研究生及應(yīng)在通過學(xué)位論文答辯后、畢業(yè)離校前,通過網(wǎng)上提交。②以同等學(xué)歷申請(qǐng)碩士學(xué)位的在職人員,須在通過學(xué)位論文答辯后兩周內(nèi)通過網(wǎng)上提交。③博士后研究人員在出站前兩周內(nèi)通過網(wǎng)上提交。
2.3 提交內(nèi)容
包括3個(gè)部分：個(gè)人信息、導(dǎo)師信息、論文信息(題錄摘要與全文)。
2.4 提交要求
①文件格式：word或pdf文檔。②提交論文的電子版在排版形式及內(nèi)容上與印刷版必須保持完全一致。③要求將電子版全文合并為一個(gè)文檔,word文檔后綴為.doc,pdf文檔后綴為.pdf。
2.5 保密論文的提交
為了保護(hù)作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán),對(duì)涉密論文我們只要求研究生在網(wǎng)上提交個(gè)人、導(dǎo)師信息及論文題要部分信息,而全文文檔不采用網(wǎng)上提交,而是需要持蓋章后的“保密申請(qǐng)表”及“中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院學(xué)位論文電子版授權(quán)協(xié)議書”,直接到圖書館找圖書館管理員提交學(xué)位論文電子版全文光盤。
3 提交情況分析
2008年提交論文182篇,其中碩士123篇,博士59篇。要求保密的論文有7篇。保密年限有2年、3年、10年,最多要求20年。保密論文主要涉及中藥材研究,創(chuàng)新藥物研制,新發(fā)明新發(fā)現(xiàn)而未申請(qǐng)專利,內(nèi)容創(chuàng)新、文章尚未發(fā)表,科研課題未完成、科研數(shù)據(jù)需保密,與企業(yè)合作的新藥開發(fā)、合同有保密條款、中藥作用機(jī)制研究等。
4 建議與思考
4.1 加強(qiáng)學(xué)位論文的開發(fā)與利用
我院研究生學(xué)位論文是我院的重要文獻(xiàn)信息資源和科研成果,具有很高的學(xué)術(shù)研究和科技開發(fā)價(jià)值。論文選題比較新穎,涉及的內(nèi)容比較前沿,一般是中醫(yī)藥學(xué)研究的熱點(diǎn)和難點(diǎn)問題,具有一定的獨(dú)創(chuàng)性和創(chuàng)新性。因此,學(xué)位論文是了解中醫(yī)藥學(xué)最新學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)及前沿問題的有效途徑之一,尤其對(duì)科研人員的選題和知識(shí)創(chuàng)新起著很好的參考作用。學(xué)位論文不但是一種重要的文獻(xiàn)信息資源和科研成果,而且是國(guó)家的戰(zhàn)略信息資源之一,具有重大科技創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)利用價(jià)值[1]。因此,對(duì)其整理開發(fā)利用是目前的主要任務(wù)。目前,我館收藏2006年以前的學(xué)位論文印刷本有1 000余種,這些重要文獻(xiàn)沒有受到充分重視,至今未建成書目查詢系統(tǒng),無(wú)法得到有效開發(fā)及充分利用。
目前,我國(guó)已經(jīng)建立了4個(gè)有影響的學(xué)位論文資源庫(kù)：萬(wàn)方數(shù)據(jù)的《中國(guó)學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)》、清華同方(cnki)的《中國(guó)優(yōu)秀博碩士論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)》、國(guó)家科技圖書文獻(xiàn)中心(nstl)的《學(xué)位論文庫(kù)》、中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)(calis)的《高校學(xué)位論文庫(kù)》[2]。但由于4個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源不一樣,其收錄的數(shù)量也不相同。筆者調(diào)查了4個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄我院研究生學(xué)位論文情況：cnki收錄336篇,其中《中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)》收錄218篇,《中國(guó)博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)》收錄118篇(收錄年限范圍為2005－2007年)；萬(wàn)方數(shù)據(jù)的《中國(guó)學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)》(收錄年限范圍為1998－2007年)、《中國(guó)學(xué)位論文文摘數(shù)據(jù)庫(kù)》收錄945篇(收錄年限范圍為1987－2007年)；nstl收錄共計(jì)1 005篇(收錄年限范圍為1987－2007年)；calis未收錄。4個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄我院2007年畢業(yè)的研究生學(xué)位論文情況見表1。表1 4個(gè)學(xué)位論文庫(kù)收錄2007年中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院學(xué)位論文情況(略)
而我館收集了2007年我院研究生學(xué)位論文印刷本157冊(cè),電子版154篇。
從以上數(shù)據(jù)可以看出,我國(guó)主要學(xué)位論文庫(kù)收錄我院研究生學(xué)位論文很不齊全,也不完整。無(wú)論從我館文獻(xiàn)資源建設(shè)、學(xué)位論文的開發(fā)利用,還是從我院機(jī)構(gòu)庫(kù)建設(shè)等角度來(lái)說(shuō),加強(qiáng)我院學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)都是非常重要的。
4.2 加強(qiáng)網(wǎng)上提交過程的計(jì)算機(jī)病毒防治
計(jì)算機(jī)病毒始終是困擾計(jì)算機(jī)用戶的一大問題,尤其是面對(duì)來(lái)自近200個(gè)不同作者提交的論文,病毒防治尤為重要。實(shí)際上,也確實(shí)有相當(dāng)數(shù)量的電子文檔含有宏病毒,處理這些文件要特別小心。因?yàn)楹泻瓴《镜奈募坏┍淮蜷_,就會(huì)感染文檔模板,之后打開的任何word文件都會(huì)感染此病毒。建議給服務(wù)器安裝病毒實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng),一旦發(fā)現(xiàn)病毒,系統(tǒng)將自動(dòng)報(bào)警并提示是否清除。
4.3 盡快開發(fā)新的提交系統(tǒng)
目前使用的提交系統(tǒng)功能很不完善,界面也不美觀,查詢檢索及控制功能也不完備。目前提交過程中,研究生遇到了很多問題,文件太大無(wú)法上傳全文,文本編輯器在字體、段落控制方面功能太差等。另外,此系統(tǒng)不具備回溯建庫(kù)功能,也不具備版權(quán)保護(hù)功能。建議購(gòu)置功能完備的、成熟的商業(yè)化學(xué)位論文提交及管理系統(tǒng),如trs、清華同方tpi、idl、北大方正等學(xué)位論文提交與系統(tǒng)。
4.4 注意規(guī)避相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)
在學(xué)位論文開發(fā)利用過程中會(huì)產(chǎn)生很多知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)位論文屬于非正式出版物,設(shè)有公開、內(nèi)部、秘密和保密4個(gè)級(jí)別。對(duì)于傳統(tǒng)的印本論文使用和服務(wù)各個(gè)圖書館采用的服務(wù)辦法基本相同：公開的論文限定在館內(nèi)閱覽,不提供外借,內(nèi)部、秘密和保密的論文在解密后提供館內(nèi)閱覽[3]。因此,印刷本在收繳過程中沒有特別強(qiáng)調(diào)學(xué)位論文的授權(quán)許可。在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字環(huán)境下,電子版論文的傳播方式和版權(quán)控制極為復(fù)雜,涉及到著作權(quán)、信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等問題,為了促進(jìn)學(xué)位論文的交流和利用,電子學(xué)位論文的授權(quán)就要采取相應(yīng)策略。取得學(xué)位論文的授權(quán),明細(xì)授權(quán)方式及范圍是開展論文后續(xù)服務(wù)的基礎(chǔ)[4]。采用論文授權(quán)方式可有效的實(shí)現(xiàn)學(xué)位論文的使用,避免侵權(quán)糾紛。如我館2009年規(guī)定：在電子版學(xué)位論文提交之前,要求論文作者(研究生、導(dǎo)師)同時(shí)簽署“學(xué)位論文電子版授權(quán)協(xié)議書”,同意中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院中醫(yī)藥信息研究所/中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院圖書館在下述時(shí)間內(nèi)以下述形式使用本學(xué)位論文電子版：在本論文提交后,同意在中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院局域網(wǎng)內(nèi)提供網(wǎng)上文摘查詢?yōu)g覽服務(wù)；在本論文(公開密級(jí))提交1年以后,同意在中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院局域網(wǎng)內(nèi)允許讀者瀏覽并下載全文；保密學(xué)位論文在解密后同意在中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院局域網(wǎng)內(nèi)允許讀者瀏覽并下載全文。
5 結(jié)語(yǔ)
學(xué)位論文電子文檔的收集工作可以說(shuō)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。不僅僅是圖書館、檔案館有積極性就能做好的事情,還需要學(xué)校及研究生管理部門下達(dá)指令性通知,需要有一個(gè)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)、便捷的提交系統(tǒng)以及每一位研究生的理解與配合。我們2008年的初次嘗試雖然遇到了一些問題,但總體上是成功的。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 賀德方.國(guó)家學(xué)位論文服務(wù)體系研究[j].情報(bào)學(xué)報(bào).2004,26(6)：697－702.
[2] 程海贇.我國(guó)四大學(xué)位論文庫(kù)的比較研究[j].圖書館學(xué)研究,2008,(1)：25－28.
學(xué)生姓名: 學(xué) 號(hào):
專 業(yè):
指導(dǎo)教師:
年 月 日
開題報(bào)告填寫要求
1.開題報(bào)告作為畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)答辯委員會(huì)對(duì)學(xué)生答辯資格審查的依據(jù)材料之一.此報(bào)告應(yīng)在指導(dǎo)教師指導(dǎo)下,由學(xué)生在畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)工作前期內(nèi)完成,經(jīng)指導(dǎo)教師簽署意見審查后生效.
2.開題報(bào)告內(nèi)容必須用黑墨水筆工整書寫,或按系統(tǒng)一設(shè)計(jì)的電子文檔標(biāo)準(zhǔn)格式打印(外語(yǔ)系網(wǎng)頁(yè)),禁止打印在其它紙上后剪貼,完成后應(yīng)及時(shí)交給指導(dǎo)教師簽署意見.
3.學(xué)生查閱資料的參考文獻(xiàn)應(yīng)在5篇及以上(不包括辭典,手冊(cè)),開題報(bào)告的字?jǐn)?shù)要在1000字以上.
4.有關(guān)年月日等日期的填寫,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)標(biāo)GB/T 7408—94《數(shù)據(jù)元和交換格式,信息交換,日期和時(shí)間表示法》規(guī)定的要求,一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫.如"2004年9月26日"或"2004-09-26".
畢 業(yè) 論 文 開 題 報(bào) 告
1.本課題的研究意義
2.本課題的基本內(nèi)容
畢 業(yè) 論 文 開 題 報(bào) 告
3.本課題的重點(diǎn)和難點(diǎn)
4.論文提綱
畢 業(yè) 論 文 開 題 報(bào) 告
5.參考文獻(xiàn)
6.研究進(jìn)度
畢 業(yè) 論 文 開 題 報(bào) 告
指導(dǎo)教師意見:
(對(duì)本課題的深度,廣度及工作量的意見)
指導(dǎo)教師:
年 月 日
系部審查意見:
【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
3.2.2加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
【參考文獻(xiàn)】
專 業(yè)：
設(shè)計(jì)(論文)題目：
指 導(dǎo) 教 師：
年 月 日
開題報(bào)告填寫要求
1.開題報(bào)告(含“文獻(xiàn)綜述”)作為畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)答辯委員會(huì)對(duì)學(xué)生答辯資格審查的依據(jù)材料之一。此報(bào)告應(yīng)在指導(dǎo)教師指導(dǎo)下，由學(xué)生在畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)工作前期內(nèi)完成，經(jīng)指導(dǎo)教師簽署意見及所在專業(yè)審查后生效;
2.開題報(bào)告內(nèi)容必須用黑墨水筆工整書寫或按教務(wù)處統(tǒng)一設(shè)計(jì)的電子文檔標(biāo)準(zhǔn)格式(可從教務(wù)處網(wǎng)頁(yè)上下載)打印，禁止打印在其它紙上后剪貼，完成后應(yīng)及時(shí)交給指導(dǎo)教師簽署意見;
3.“文獻(xiàn)綜述”應(yīng)按論文的格式成文，并直接書寫(或打印)在本開題報(bào)告第一欄目?jī)?nèi)，學(xué)生寫文獻(xiàn)綜述的參考文獻(xiàn)應(yīng)不少于15篇(不包括辭典、手冊(cè));
4.有關(guān)年月日等日期的填寫，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)標(biāo)GB/T 7408—2019《數(shù)據(jù)元和交換格式、信息交換、日期和時(shí)間表示法》規(guī)定的要求，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。如“2019年3月15日”或“2019-03-15”。
畢 業(yè) 設(shè) 計(jì)(論 文)開 題 報(bào) 告
1.結(jié)合畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)課題情況，根據(jù)所查閱的文獻(xiàn)資料，每人撰寫
2000字左右的文獻(xiàn)綜述：
文 獻(xiàn) 綜 述
××××××××(小4號(hào)宋體，1.5倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…………。
畢 業(yè) 設(shè) 計(jì)(論 文)開 題 報(bào) 告
2.本課題要研究或解決的問題和擬采用的研究手段(途徑)：
××××××××(小4號(hào)宋體，1.5倍行距)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××…………。
畢 業(yè) 設(shè) 計(jì)(論 文)開 題 報(bào) 告
指導(dǎo)教師意見：
1.對(duì)“文獻(xiàn)綜述”的評(píng)語(yǔ)：
2.對(duì)本課題的深度、廣度及工作量的意見和對(duì)設(shè)計(jì)(論文)結(jié)果的預(yù)測(cè)：
指導(dǎo)教師：
年 月 日
所在專業(yè)審查意見：
畢業(yè)論文開題報(bào)告論文題目: 學(xué)生姓名: 學(xué) 號(hào): 專 業(yè): 指導(dǎo)教師: 年 月 日
開題報(bào)告填寫要求
1.開題報(bào)告作為畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)答辯委員會(huì)對(duì)學(xué)生答辯資格審查的依據(jù)材料之一.此報(bào)告應(yīng)在指導(dǎo)教師指導(dǎo)下,由學(xué)生在畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)工作前期內(nèi)完成,經(jīng)指導(dǎo)教師簽署意見審查后生效.
2.開題報(bào)告內(nèi)容必須用黑墨水筆工整書寫,按成教處統(tǒng)一設(shè)計(jì)的電子文檔標(biāo)準(zhǔn)格式打印,禁止打印在其它紙上后剪貼,完成后應(yīng)及時(shí)交給指導(dǎo)教師簽署意見.
3.學(xué)生查閱資料的參考文獻(xiàn)應(yīng)在3篇及以上(不包括辭典,手冊(cè)),開題報(bào)告的字?jǐn)?shù)要在1000字以上.
4.有關(guān)年月日等日期的填寫,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)標(biāo)GB/T 740894《數(shù)據(jù)元和交換格式,信息交換,日期和時(shí)間表示法》規(guī)定的要求,一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫.如2008年9月26日或2008-09-26.
畢業(yè)論文開題報(bào)告
1.本課題的研究意義中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)過10年的持續(xù)發(fā)展。目前在普及應(yīng)用上正步入嶄新的多元化應(yīng)用階段。有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，中國(guó)寬帶用戶、網(wǎng)絡(luò)國(guó)際出口帶寬、上網(wǎng)方式和途徑、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)更趨多樣化。人們對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的使用廣度、信用度、依賴度正在逐步提高。隨著網(wǎng)絡(luò)提供的功能和服務(wù)的進(jìn)一步完善，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用化、生活化服務(wù)正逐步成熟。互聯(lián)網(wǎng)的影響正逐步滲透到人們生產(chǎn)、生活、工作、學(xué)習(xí)的各個(gè)角落。中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)整體呈現(xiàn)較快的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。但中國(guó)地區(qū)之間互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展水平、普及水平還存在明顯的差距，呈現(xiàn)東快、西慢，城快、村慢的特點(diǎn)，因此，加大對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用和發(fā)展的研究力度，借鑒國(guó)外互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的成功范例引入和普及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)是當(dāng)務(wù)之急。
關(guān)鍵詞:科研課題管理系統(tǒng),Java EE平臺(tái),信息化
科研管理信息化是今后高職院校科研管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨[1]。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)的發(fā)展,加快了高職院校信息化建設(shè)的步伐。目前,信息化建設(shè)已經(jīng)滲透到高職院校日常管理的方方面面,而科研管理信息化建設(shè)作為高職院校信息化建設(shè)一個(gè)重要的組成部分,成為高職學(xué)院刻不容緩的建設(shè)項(xiàng)目。科研管理系統(tǒng)就是(文秘站:)針對(duì)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研信息化管理這個(gè)課題進(jìn)行研發(fā),采用信息化管理的方式幫助科研管理部門工作人員進(jìn)行科研課題管理,并且提供教師學(xué)術(shù)成果申報(bào)接口。
1 系統(tǒng)分析
科研課題管理系統(tǒng)用戶權(quán)限共有三種,分別是普通教師、科研部門管理員以及評(píng)審專家。其中普通教師有科研課題立項(xiàng)、科研經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、科研課題結(jié)題申請(qǐng)以及學(xué)術(shù)成果申報(bào)功能權(quán)限;評(píng)審專家有審核科研課題立項(xiàng)以及科研課題結(jié)題功能權(quán)限;科研部門管理員用有科研經(jīng)費(fèi)審核管理以及學(xué)術(shù)成果審核登記功能權(quán)限。三類用戶主要功能如圖1所示。
1.1科研項(xiàng)目管理
科研課題管理由科研課題申報(bào)、課題流程管理以及科研項(xiàng)目結(jié)題三個(gè)主要功能模塊組成。
科研課題申報(bào)流程分為兩步:首先由教師填寫科研課題申報(bào)表,并上傳Word電子文檔作為附件,然后評(píng)審專家可以下載申報(bào)表的電子文檔進(jìn)行審核并填寫審核意見。
課題流程管理分為兩個(gè)部分,科研課題進(jìn)度管理以及科研經(jīng)費(fèi)管理。承擔(dān)課題的教師每季度填寫項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告,科研處管理員進(jìn)行隨時(shí)登陸平臺(tái)追蹤課題進(jìn)度;教師在平臺(tái)上進(jìn)行科研課題經(jīng)費(fèi)申請(qǐng),由科研部門管理員進(jìn)行審批,并實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的對(duì)接,完善課題經(jīng)費(fèi)報(bào)賬機(jī)制,實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷記錄管理以及經(jīng)費(fèi)余額管理等子功能,。
科研課題結(jié)題流程與申報(bào)流程基本一致,首先教師填寫科研課題結(jié)題申請(qǐng),并上傳結(jié)題報(bào)告的電子文檔以及成果材料作為附件,評(píng)審專家下載結(jié)題報(bào)告和成果材料進(jìn)行審核,并給出評(píng)審意見。
1.2 科研成果申報(bào)
提供教師申報(bào)通道接口,教師用戶提交學(xué)術(shù)成果的申報(bào)材料。由科研部門管理員認(rèn)定科研成果后記錄在數(shù)據(jù)庫(kù)科研成果信息庫(kù)中。同時(shí)為科研部門管理員提供對(duì)科研成果的分類查詢、統(tǒng)計(jì)以及報(bào)表導(dǎo)出和打印等功能,在系統(tǒng)中將科研成果分為論文、設(shè)計(jì)、課題、講座、著作、學(xué)術(shù)成果獲獎(jiǎng)以及專利等七個(gè)大類。
2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
系統(tǒng)使用SSH框架按照三層架構(gòu)模式開發(fā),分為數(shù)據(jù)持久層、業(yè)務(wù)邏輯層以及表示層[3]。表示層采用Struts框架,使用action控制器與頁(yè)面進(jìn)行數(shù)據(jù)交互;業(yè)務(wù)邏輯層采用Spring框架,負(fù)責(zé)系統(tǒng)復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯的處理;數(shù)據(jù)持久層采用Hibernate框架,調(diào)用JDBC模塊對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理[4]。整個(gè)架構(gòu)層次清晰,將數(shù)據(jù)庫(kù)操作代碼、業(yè)務(wù)邏輯代碼和頁(yè)面顯示代碼分開,提升了代碼的復(fù)用性,降低了代碼的耦合性,從而增強(qiáng)了程序的可擴(kuò)展性。下面重點(diǎn)介紹科研項(xiàng)目管理中三個(gè)重要功能模塊設(shè)計(jì),分別是科研項(xiàng)目申報(bào)模塊、項(xiàng)目流程管理模塊和科研項(xiàng)目結(jié)題模塊。
2.1 科研項(xiàng)目申報(bào)模塊設(shè)計(jì)
科研項(xiàng)目申報(bào)模塊分為科研項(xiàng)目信息提交、申報(bào)書上傳、科研項(xiàng)目審核三大功能,由控制器DelareAction、UploadAction和VerifyAction通過調(diào)用業(yè)務(wù)層和持久層代碼來(lái)完成。控制器中函數(shù)及其功能如表1所示。
2.2 科研項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)
科研項(xiàng)目管理模塊由三個(gè)功能構(gòu)成,分別是課題基本信息管理、課題經(jīng)費(fèi)管理以及課題進(jìn)度管理。通過控制器Finish、FundsManageAction和ProgressAction調(diào)用業(yè)務(wù)邏輯層和持久層代碼完成,控制器函數(shù)及功能如表2所示。
2.3 科研項(xiàng)目結(jié)題模塊設(shè)計(jì)
科研項(xiàng)目結(jié)題模塊功能由課題結(jié)題申請(qǐng)?zhí)峤弧⒄n題結(jié)題申請(qǐng)書上傳以及課題結(jié)題申請(qǐng)審核三個(gè)功能組成。通過控制器 FinishExpertAction完成結(jié)題申請(qǐng)?zhí)峤还δ?UploadExpertAction完成結(jié)題申請(qǐng)書上傳功能,CheckFinashExpertAction完成結(jié)題申請(qǐng)審核功能。具體功能模塊的函數(shù)及其功能見表3。
教學(xué)檔案，“是各級(jí)各類學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的，有一定保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機(jī)歷史聯(lián)系的文件體系”[1]15。如何使教學(xué)檔案在當(dāng)前的教師培訓(xùn)工作中充分發(fā)揮作用，為教育發(fā)展服務(wù)，這是筆者作為一名檔案管理員一直在思考的問題。
一、現(xiàn)狀分析
教育大計(jì)，教師為本，教師培訓(xùn)作為教師繼續(xù)教育的一種重要形式，越來(lái)越受到關(guān)注。《浙江省中小學(xué)教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)若干規(guī)定》明確規(guī)定：中小學(xué)教師專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)每5年為一個(gè)周期，在職教師在周期內(nèi)累計(jì)培訓(xùn)不少于360學(xué)時(shí)，每年培訓(xùn)不低于24學(xué)時(shí)（簡(jiǎn)稱全員培訓(xùn)）。筆者所在的單位嘉興教育學(xué)院，是一所集基礎(chǔ)教育教學(xué)研究、職業(yè)與成人教育教學(xué)研究、中小學(xué)教師與校長(zhǎng)培訓(xùn)、教育科學(xué)研究、成人高等學(xué)歷教育、各類社會(huì)培訓(xùn)于一體的市級(jí)高等院校，具有培訓(xùn)、教研、科研和指導(dǎo)的職能，承擔(dān)著全市中小學(xué)（幼兒園）及職業(yè)類教師培訓(xùn)的任務(wù)。學(xué)院的各類培訓(xùn)班主要分為五大類型：一是全員培訓(xùn)，即90學(xué)時(shí)脫產(chǎn)培訓(xùn)等；二是崗位培訓(xùn)，即新教師上崗前培訓(xùn)、校長(zhǎng)（園長(zhǎng)）任職資格培訓(xùn)、德育教師培訓(xùn)、班主任培訓(xùn)、辦公室主任培訓(xùn)、教務(wù)主任培訓(xùn)、總務(wù)主任培訓(xùn)、入黨積極分子培訓(xùn)等；三是學(xué)科專題培訓(xùn)，即新課程培訓(xùn)、職業(yè)教育學(xué)科培訓(xùn)等；四是專項(xiàng)提高培訓(xùn)，即名師名校長(zhǎng)培訓(xùn)、學(xué)科帶頭人培訓(xùn)、教研員培訓(xùn)等；五是域外培訓(xùn)（外接培訓(xùn)），即承擔(dān)省級(jí)部分學(xué)科的“農(nóng)村教師素質(zhì)提升工程”培訓(xùn)、“領(lǐng)雁工程”培訓(xùn)、對(duì)口支援項(xiàng)目培訓(xùn)（新疆和田幼兒園教師培訓(xùn)、麗水蓮都區(qū)教師培訓(xùn)等）。培訓(xùn)項(xiàng)目廣，培訓(xùn)人數(shù)多，培訓(xùn)任務(wù)繁重，而這些都要有據(jù)可查才行。
以前的教師培訓(xùn)由教育局下發(fā)培訓(xùn)文件，由學(xué)院組辦培訓(xùn)班，培訓(xùn)人數(shù)和培訓(xùn)內(nèi)容有所局限，往往出現(xiàn)短期內(nèi)有部分教師進(jìn)行了兩次培訓(xùn)，而部分教師卻沒能享受到培訓(xùn)這一福利。所以，如何統(tǒng)籌安排，做到不重復(fù)培訓(xùn)，不浪費(fèi)培訓(xùn)資源？如何規(guī)劃下一步的辦班時(shí)間、辦班類別、辦班人數(shù)？這些都需要科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作的支持。
二、思考與實(shí)踐
“檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)管理性的工作，不僅是對(duì)檔案實(shí)體的管理，還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行管理并開發(fā)利用。”[1]22在各類培訓(xùn)中產(chǎn)生的大量材料，如培訓(xùn)方案、開班通知、班級(jí)課程及授課師資安排、學(xué)員登記表、學(xué)員通訊錄、培訓(xùn)論文、培訓(xùn)成果集、培訓(xùn)證書驗(yàn)印表、培訓(xùn)班總結(jié)等，如果收集后不經(jīng)整理，那就體現(xiàn)不出它們的價(jià)值。有鑒于此，筆者在工作中將這些材料系統(tǒng)整理、裝訂成檔案，為今后培訓(xùn)計(jì)劃的制訂提供了參考佐證。
紙質(zhì)文檔能充分體現(xiàn)檔案“原始記錄性”的本質(zhì)屬性，數(shù)據(jù)不易被改動(dòng)，但是數(shù)量龐大，占用空間大。特別是在培訓(xùn)檔案中，由于每期培訓(xùn)班受訓(xùn)人員名單都是獨(dú)立放在案卷中，而同一受訓(xùn)教師在一學(xué)年中可能參加過兩次不同類型的培訓(xùn)，那就需要查詢?nèi)藛T明確知道該受訓(xùn)教師受訓(xùn)項(xiàng)目的名稱，再根據(jù)案卷名一一查閱。如果查詢?nèi)藛T不清楚其受訓(xùn)項(xiàng)目名，就需要查閱整學(xué)年的全部案卷，大大增加查詢?nèi)藛T的工作量。而且，年年月月培訓(xùn)，日積月累，大量的紙質(zhì)檔案保存還需要較大的實(shí)體空間，再加上各類培訓(xùn)檔案之間聯(lián)系不明顯，查詢時(shí)就會(huì)有所不便。這樣，建立電子文檔、開發(fā)數(shù)字化檔案信息庫(kù)勢(shì)在必行。
起初，為了給驗(yàn)印工作人員提供方便，筆者嘗試在教師培訓(xùn)檔案整理的過程中，按受訓(xùn)者的工作單位、任教學(xué)科、培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行梳理，并匯成電子數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣只要搜索該教師的基本情況，就能清楚地知道其是否參加了這一年的培訓(xùn)以及屬于何種類型的培訓(xùn)。這一實(shí)踐，讓筆者嘗到了甜頭，所以將之?dāng)U大到各種培訓(xùn)項(xiàng)目整理中。如在每年的常規(guī)性紙質(zhì)檔案整理的基礎(chǔ)上，筆者輔之以電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將一學(xué)年新增或曾受訓(xùn)人員的名單、班次等受訓(xùn)信息錄入。這樣做，雖然前期的工作比較煩瑣，工作量大增，但是產(chǎn)生的成效還是非常明顯的。它為培訓(xùn)部門了解教師培訓(xùn)的現(xiàn)狀，掌握培訓(xùn)的周期、人數(shù)、經(jīng)費(fèi)及開支情況，制訂下一步的培訓(xùn)計(jì)劃提供了支持，大大提高了辦班的效果。
當(dāng)然，電子文檔也有弊端。“對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容的原始性通常要借助于形式的原始性來(lái)證明和確認(rèn)，原件成為集兩種原始性于一體的代表。而電子文件便于修改、便于拷貝的特點(diǎn)使人們對(duì)其原始性的確認(rèn)有了很大的難度。人們可以根據(jù)需要對(duì)電子文件進(jìn)行復(fù)制，當(dāng)生成電子文件的軟硬件平臺(tái)升級(jí)或更換時(shí)，需要將原文件遷移到新的系統(tǒng)中，以保證其可讀性。這樣一來(lái)，‘原件’的概念就變得難以定義。”[2]再加上電子數(shù)據(jù)庫(kù)保管期限有限，需要定期復(fù)制，如果計(jì)算機(jī)感染病毒或出現(xiàn)漏洞，數(shù)據(jù)容易丟失。
怎么解決這一問題？筆者采用的是“紙質(zhì)、電子檔案雙套保管法”。比如檔案的整理，從2011年起，省、市檔案局開展了檔案數(shù)字化工作，要求將歷年的檔案全部數(shù)字化掃描入電腦。雖然由于對(duì)集中式系統(tǒng)及掃描程序的不熟悉，工作進(jìn)度相當(dāng)緩慢，但筆者還是利用整整一個(gè)暑假的時(shí)間掃描了2010年的10401頁(yè)檔案，并在上掛集中式系統(tǒng)后，還打包刻錄光盤進(jìn)行了備份。這樣就實(shí)現(xiàn)了“紙質(zhì)、電子雙套保管法”的運(yùn)用。
當(dāng)然也不是所有的紙質(zhì)檔案都要不分巨細(xì)地統(tǒng)統(tǒng)進(jìn)庫(kù)保管，有些檔案需要分級(jí)別處理。比如90學(xué)時(shí)全員培訓(xùn)，需要收集整個(gè)培訓(xùn)過程中的一系列材料，如培訓(xùn)方案、培訓(xùn)開班文件、課程及導(dǎo)師安排表、學(xué)員名單、學(xué)員作業(yè)、論文等，這些內(nèi)容需要用不同的方式分級(jí)別保存。培訓(xùn)方案、培訓(xùn)開班文件、課程及導(dǎo)師安排表、學(xué)員名單等可采用“紙質(zhì)、電子檔案雙套保管法”，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，也是日后臺(tái)賬檢查的重要依據(jù)，而電子檔案有利于數(shù)據(jù)加工，方便查詢。而其他的全員培訓(xùn)所產(chǎn)生的學(xué)員作業(yè)、實(shí)踐培訓(xùn)、蹲點(diǎn)調(diào)研活動(dòng)材料等，具有的保存價(jià)值并不是很高，也不具代表性，所以可要求各處室兼職檔案員自行整理，留存各處室保管備查，而不再進(jìn)檔案室存檔。又如名師培訓(xùn)，其培訓(xùn)周期為3年，在此過程中產(chǎn)生的材料非常多，如何才能合理保管呢？前期的相關(guān)文件、各次活動(dòng)安排及名單保存可與90學(xué)時(shí)培訓(xùn)材料整理一樣，采用“紙質(zhì)、電子雙套保管法”。由于名師培訓(xùn)周期長(zhǎng)，所產(chǎn)生的論文作業(yè)相當(dāng)多，如果全部入庫(kù)存檔，只會(huì)占用庫(kù)房空間，不盡合理，所以對(duì)于其中利用價(jià)值不高的論文作業(yè)，可由各處室兼職檔案員自行保管備查，而其中質(zhì)量比較高集結(jié)成冊(cè)的，或經(jīng)正規(guī)出版社出版的論文集，則進(jìn)入檔案室存檔。論文集存檔的方式主要采用紙質(zhì)保存，這是因?yàn)榧堎|(zhì)論文集查閱相對(duì)便利，而論文目錄則進(jìn)行電子存檔。這樣，只要輸入文章名稱或作者，再?gòu)募堎|(zhì)檔案中一查，便能一目了然。
不同類型的培訓(xùn)班檔案采用不同級(jí)別的保管，既滿足了各培訓(xùn)部門對(duì)材料完整收集、留存的要求，又使各處室的兼職檔案員提高了對(duì)材料保管的收集、鑒定能力，還使進(jìn)庫(kù)檔案更具代表性，剔除了一些不需要長(zhǎng)期保管但仍具查考價(jià)值的臺(tái)賬，減輕了檔案室的庫(kù)存壓力。而在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，筆者也更堅(jiān)定了讓教師培訓(xùn)檔案為教育事業(yè)服務(wù)的信念。
參考文獻(xiàn)：
[論文摘要]本文首先對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化的現(xiàn)狀及發(fā)展進(jìn)行了初步的分析，然后針對(duì)檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法，最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。
隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來(lái)檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
1、社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)屢次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)
1、建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。
在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2、加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵
2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)用于相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
2.3，做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件。需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
三、檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施
1、加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。
【關(guān)鍵詞】學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作；核對(duì)電子版存檔工作；印刷版收集分類歸類收移交工作
南昌大學(xué)各院（系、所、中心）的碩士、博士研究生在通過學(xué)位論文答辯后，除了提交學(xué)位論文印刷本外，必須向校圖書館提交學(xué)位論文的摘要和電子版全文。碩士、博士畢業(yè)生提交的論文不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、實(shí)踐的成果，同時(shí)也是學(xué)校的教學(xué)成果，而且是學(xué)校教學(xué)水平的標(biāo)志，是寶貴的文獻(xiàn)資源。今年我校有碩、博士畢業(yè)生3170人，均需要在圖書館學(xué)位論文資源數(shù)據(jù)提交電子版論文。
學(xué)生前來(lái)提交論文時(shí)，手里拽著一份膠印好的紙質(zhì)版論文，一份電子版論文，一份回執(zhí)單。工作實(shí)效要求每3分鐘要完成一位前來(lái)提交的學(xué)生，包括（回執(zhí)單的核對(duì)，紙質(zhì)版封面內(nèi)的論文獨(dú)立性、完整性簽字，導(dǎo)師對(duì)論文授權(quán)認(rèn)可的簽字等）。提交的時(shí)間又都在酷暑和寒冬季節(jié)，人數(shù)多，時(shí)間緊，任務(wù)集中，論文審核步驟繁瑣。不管是汗流浹背還是手腳凍僵的酷暑寒冬季節(jié)，也不管是由于加班、托班、久看電腦而出現(xiàn)的身體不適等情況，我們?cè)谶@關(guān)鍵的時(shí)刻一直堅(jiān)守在崗位上，做好畢業(yè)生的論文收集、審核工作。只有用心工作才能有工作細(xì)則的出彩。
1 博碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作細(xì)則
1.1 提交內(nèi)容和要求：全文要求包含以下內(nèi)容
（1）論文封面，包括：中國(guó)圖書館圖書分類號(hào)（針對(duì)論文內(nèi)容并非專業(yè)的分類號(hào)），作者學(xué)號(hào)（請(qǐng)?zhí)顚懺诜饷妗熬幪?hào)”處），中文、外文題名，論文作者姓名，作者學(xué)校、院系、專業(yè)，第一導(dǎo)師姓名，第一導(dǎo)師學(xué)校、院系，第二導(dǎo)師姓名（沒有可不填），第二導(dǎo)師單位（沒有可不填），論文提交日期，申請(qǐng)學(xué)位類別、級(jí)別（如文學(xué)碩士或工學(xué)博士等）；
（2）論文摘要，包括：中文關(guān)鍵詞、中文摘要、外文關(guān)鍵詞、外文摘要；
（3）論文正文，包括：目錄、正文、參考文獻(xiàn)、附錄、附圖等；
（4）電子版要求與印刷版內(nèi)容（含封面）完全相同；
（5）學(xué)位論文的所有內(nèi)容請(qǐng)存為一個(gè)Word2007文件，并將文件名設(shè)為：
一級(jí)學(xué)科+學(xué)院+學(xué)號(hào)+姓名（例如：經(jīng)融學(xué)+經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院+學(xué)號(hào)+姓名）。
1.2 網(wǎng)上提交步驟
（1）登錄南昌大學(xué)圖書館主頁(yè)（ http：//）__點(diǎn)擊“論文提交”__“進(jìn)入提交頁(yè)面”。
（2）請(qǐng)使用學(xué)號(hào)注冊(cè)、登錄--->密碼和學(xué)號(hào)一直--->（請(qǐng)牢記不隨意修改密碼）--->點(diǎn)擊修改--->去提交我的論文--->摘要可在制作好的文檔中粘貼復(fù)制--->方便快速填表--->粘貼復(fù)制：剪刀的第3個(gè)小圖標(biāo)。
（3）學(xué)科門類選項(xiàng)以選大類為主--->學(xué)科專業(yè)在表中選項(xiàng)，打*號(hào)的必須填寫。
（4）上傳的電子文檔應(yīng)去除書脊頁(yè)并--->且不能有空白頁(yè)--->正文的頁(yè)碼應(yīng)與紙質(zhì)版一致。
（5）上傳電子版文檔為：PDF格式（word2007全文可轉(zhuǎn)換成PDF格式）--->PDF全文在最上面word全文在下方--->上傳完畢后點(diǎn)擊提交并存。
（6）PDF轉(zhuǎn)換方法：請(qǐng)使用word2007版本--->點(diǎn)擊文件--->輸出為PDF--->確定到制定的盤--->輸入的文件名與研究生院規(guī)定的一致：一級(jí)學(xué)科+南昌大學(xué)+姓名+學(xué)號(hào)
（例如：金融學(xué)+南昌大學(xué)+姓名+學(xué)號(hào)）。
（7）學(xué)位論文提交網(wǎng)址：http：//210.35.251.204/（僅限校園網(wǎng)使用）。
（8）查詢論文審核狀態(tài)，若未通過審核，根據(jù)所給提示修正提交方式，重新提交；若通過審核，則攜帶好《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單》，將印刷本交至本室。本室將在論文作者所攜帶《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單（回執(zhí)）》上簽字并蓋論文收訖章，博、碩士研究生憑此回執(zhí)方可辦理畢業(yè)手續(xù)。
（9）學(xué)位論文提交審核后，讀者可在圖書館主頁(yè)上查看瀏覽非加密的論文。
2 審核核對(duì)、電子版存檔工作
（1）學(xué)位論文審核人員必須每天查看是否有新的論文被提交。
（2）將論文全文從FTP服務(wù)器上拷貝至電腦本地盤，對(duì)照論文全文對(duì)所提交題錄信息進(jìn)行核對(duì)，并且審核全文是否與紙質(zhì)版內(nèi)容、頁(yè)碼一致，圖片、公式等是否能正常顯示，不得有空白頁(yè)、修改的標(biāo)記符號(hào)。
（3）對(duì)審核合格的予以通過，不合格的給出審核不通過的詳細(xì)原因，便于學(xué)生重新提交。
（4）審核合格并收印刷版后，在論文作者所攜帶《南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單（回執(zhí)）》上蓋論文收訖章。
3 印刷版、電子版收審后的移交工作
（1）印刷版移交為保護(hù)論文作者的合法權(quán)益，工作人員須將學(xué)位論文印刷版按加密與非加密分類移交讀者服務(wù)部保存，并在封面注明密級(jí)（或加密年限）。
（2）印刷版論文按各學(xué)院分類、歸類，包括同等學(xué)力、高師、在職的碩、博士提交的紙質(zhì)版論文，整理歸位后，移交指定的部門供讀者查閱。
（3）加密論文另附作者清單。移交人與讀者服務(wù)部接收人雙方簽名確認(rèn)。
（4）南昌大學(xué)研究生學(xué)位論文提交單（回執(zhí)）保存工作，回執(zhí)單內(nèi)容必須填寫完整，導(dǎo)師簽字后方可認(rèn)可，簽字蓋章后，留研究院、圖書館備案。
（5）電子版保管及其他每年收集的論文電子版存檔備份，并由技術(shù)部在服務(wù)器上備份一份。
所謂檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1、全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。
2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個(gè)過程都實(shí)行質(zhì)量管理。
3、科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來(lái)解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。
二、解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問題的步驟
檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來(lái)效益，只是花錢不爭(zhēng)錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整；平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理；檔案制度不完善；有的單位甚至沒有自己的《檔案分類大綱》《檔案保管期限表》。
1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個(gè)工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，查找問題。
2、分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因。
3、找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。
4、針對(duì)影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進(jìn)計(jì)劃，并制定解決問題的落實(shí)措施。
5、組織實(shí)施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計(jì)劃。
6、同計(jì)劃和目標(biāo)對(duì)照，檢查采取措施后收到的效果。
7、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，鞏固成績(jī)，把成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。
8、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來(lái)的還是新出現(xiàn)的，再?gòu)牡谝徊介_始，進(jìn)行新一輪的改進(jìn)，繼續(xù)加以解決。
三、檔案質(zhì)量管理的要求
1、必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)通知必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，用較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。
2、要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)，要有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對(duì)檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。
3、要把全面實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)從事檔案工作的人員，要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為生產(chǎn)、建設(shè)、教育、科研服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
4、要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，就成為提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個(gè)上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。
5、要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來(lái)的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn)，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來(lái)。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩兀龅椒阑加谖慈弧?/p>
