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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財政部電子檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
會計檔案管理辦法征求意見稿最新版20xx
財政部就《會計檔案管理辦法》征求意見，公眾可通過中國政府法制信息網、財政部網站提出反饋意見，截止時間為20xx年6月27日。
《會計檔案管理辦法》征求意見稿，20xx年12月版和20xx年5月版的兩個版本做對比有四大變化。
此前，由于1998年版的《會計檔案管理辦法》與征求意見稿在內容上有很大的不同，針對《會計檔案管理辦法》征求意見稿，20xx年12月版(一下簡稱：一稿)和20xx年5月版(以下簡稱：二稿)的兩個版本做對比，把現行的《會計檔案管理辦法》一同貼出，只是為了直觀的看出與征求意見稿的差距。
二稿在一稿的基礎上明確了，會計檔案一般包括紙質會計檔案和電子會計檔案。納入保管的會計資料增加了固定資產卡片、納稅申報表兩類。
二稿不同于一稿的重要變化有四點：
1、移交期限。
現行的《會計檔案管理辦法》對會計檔案移交的期限，規定在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。一稿改為半年內移交，二稿又恢復了原來的規定，可在一年內移交檔案。
2、保管期限。
會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期二類。對于定期保管的期限規定不同。
現行的《會計檔案管理辦法》：定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。
一稿：定期保管期限分為5年、20xx年、20xx年、20xx年四類。
二稿：定期保管期限分為20xx年、30年兩類。
3、駐外機構檔案管理。
二稿第二十七條：駐外機構和境內單位在境外設立企業、機構的，其會計檔案管理應優先遵守駐在國家(地區)的有關法律及行業監管部門的有關規定。在不違反駐在國家(地區)相關法律及規定的前提下，應當按照本辦法及我國有關規定進行管理。
現行的《會計檔案管理辦法》未涉及此內容，一稿是駐外機構和境內單位在境外設立企業的會計檔案應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。
此處可以理解為與國際會計準則趨同的國際大形勢。
4、審計機構參與檔案保管期限鑒定。
二稿第十五條：單位應當由檔案機構牽頭，組織會計機構、審計機構、紀檢監察等機構共同定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。
現行的《會計檔案管理辦法》沒有提到對到期的會計檔案進行鑒定，一稿的規定則是會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同簽定。
此處的變化可以理解為審計機構的業務范圍又增加了。
另外增加兩部分：
1、檔案機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測。
2、應當建立健全會計檔案查閱、復制、借出登記制度。
附通知原文：
財政部關于《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》公開征求意見的通知
為了加強我國會計檔案管理工作，提升會計檔案管理工作水平，根據財政部立法工作計劃，我部對1998年財政部、國家檔案局聯合印發的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂，形成了《會計檔案管理辦法(征求意見稿)》，現向社會公開征求意見。公眾可通過以下途徑和方式提出反饋意見：
1.登陸中國政府法制信息網(網址：)，進入首頁左側的部門規章草案意見征集系統提出意見。
2.登陸財政部網站(網址：)，進入首頁右下方的財政法規意見征集信息管理系統提出意見。
會計檔案管理辦法
第一條 為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地為發展社會主義市場經濟服務，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位，按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。
第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。
第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
(四)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。
(四)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。
關鍵詞：行政事業單位；會計檔案管理；問題；對策
會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。主要有：會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料和證據，既是重要的經濟檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強單位財務管理、開展績效評價、實施責任審計等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局對《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂，修訂后的新《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日實施）對會計檔案管理又進一步作了明確具體的規定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業單位的會計檔案管理還存在一些問題。
一、會計檔案管理存在的主要問題
（一）對會計檔案管理的思想認識不夠第一，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，整理出來的會計檔案達不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業務部門或科室都只負責保管本部門或科室的檔案資料，會計檔案一直都是由單位會計直接負責保管。在舊版的《會計檔案管理辦法》中規定“未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。”但新修訂的《會計檔案管理辦法》明確指出:“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不得超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。”第三，一些行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務管理制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時根據國家政策進行更新，更沒有嚴格執行。
（二）電子會計檔案管理不完善在傳統的會計檔案管理中，大多數單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等紙質會計專業資料的歸檔，卻忽視了對電子會計檔案數據及軟件讀取平臺及時、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉換和對磁存儲介質的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數據庫丟失。新《會計檔案管理辦法》明確指出：電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
（三）會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續不齊全、程序不規范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數，也不愿銷毀，導致積案過多、毀損嚴重。
（四）會計檔案管理監管力度不夠在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財務管理工作的全過程，作為單位財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
二、規范會計檔案管理的對策與建議
（一）提升會計檔案人員素質，規范會計檔案管理首先，單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，切實把會計檔案管理列入領導工作議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員和會計檔案管理人員的崗前培訓的重要內容，同時還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。再次，健全會計檔案管理制度。要根據財政部2016年修訂的《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規的規定，結合自身實際，建立和健全一套會計檔案管理制度。包括財務檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實檔案保管工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管工作落到實處。
（二）加強電子會計檔案的管理第一，要建立電子會計檔案備份制度，及時做好電子會計檔案的備份，特殊格式的網絡財務檔案應當與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護工作。第二，要使用能夠準確、完整、有效接收和讀取的電子會計資料；能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料；設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計核算系統，并配備具有高清晰度打印功能的打印機，作為輸出紙質會計檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案檢索關系的電子檔案管理系統。第四要強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護。同時要利用計算機技術完善相關內控制度，比如電子簽名，禁止未經授權的訪問，防止篡改，建立災后恢復的應急方案。
（三）規范會計檔案的整理歸檔一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封貼、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計賬簿、財務報表和其他類會計檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項填寫檔案盒上的內容。二是規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計人員交接會計檔案時，要認真辦理交接手續。三是嚴格執行會計檔案查閱審批制度。未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；同時利用借閱登記手續，做到借出、送還、移交各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。四是要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。在銷毀會計檔案時，單位檔案管理機構要編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應嚴格執行相關部門監銷制度。對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止，并應在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
（四）強化會計檔案管理的監督管理財政、審計等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要使用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。
參考文獻：
[1]財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法〔S〕.2015-12-11.[2]黃煥敏.淺談行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策〔J〕.合作經濟與科技，2014（02）.
會計集中核算后會計檔案管理仍存在以下問題：
其一，會計核算中心不具有保管各單位會計檔案的權利。會計核算中心不是各行政事業單位的會計主體，不具有保管會計檔案的權利；會計核算中心的工作人員都是通過會計業務考試招用的，沒有專業會計檔案管理人員；會計核算中心的辦公場所大多是租用或主管部門分配的，沒有專門的檔案室。
其二，磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存的會計檔案管理不規范。會計核算中心一般都實行會計電算化，每年都形成大量的磁盤、光盤等磁介檔案。《會計電算化工作規范》第7條明確規定，電算化會計檔案，包括存儲的會計數據和計算機打印出來書面形成的會計數據。《會計基礎工作規范》第45條規定，實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應作為會計檔案進行管理。《會計檔案管理辦法》第12條規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。然而在實際工作中，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案，也只移交紙質會計檔案，對磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案怎樣科學、安全的保存沒有明確的規定。
其三，會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計人員將會計資料進行搜集、整理、分類、加工、核算出來的產成品的技術成果，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結，因此會計檔案的管理是會計工作的重要組成部分。但在實際工作中，無論是會計核算中心的人員還是各行政事業單位的會計人員，對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少。此外，各單位普遍輕視會計檔案的管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制定具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊等情況的出現。
其四，會計檔案管理工作缺乏監管。由于會計集中核算是會計制度改革的新形式，其業務接受同級財政部門的監管。然而無論是財政部門還是檔案部門都沒有對納入集中核算后會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有介入其中進行業務指導與監督。財政部門注重會計業務質量，而對會計檔案規范與否重視不夠，使會計檔案管理工作缺乏監督。
其五，會計檔案管理制度不健全。制度不健全必然導致管理無章可循。不少會計核算中心沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度。對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準、移交等問題沒有作出具體的規定，也沒有配備專人管理會計檔案。而是由各分管會計管理自己的會計檔案，造成會計核算中心內部形成的會計憑證、會計報表、會計資料的整理、裝訂不一致，沒有做到會計檔案規范化管理。
鑒于以上原因，為了規范會計檔案的管理，保證資料、檔案的安全、完整，筆者認為應做好以下方面的工作：
首先，應明確會計檔案管理的主體，理順會計檔案管理體制。對納入會計核算中心集中核算的單位，應根據財務管理自不變、資產所有權不變、資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體是各行政、事業單位而不是會計核算中心。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。會計核算中心應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，將各單位會計檔案整理規范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向核算單位的檔案機構或會計機構移交。
其次，應加強業務培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟練程度，決定會計檔案案卷質量的高低。因此核算中心應對中心人員和報賬會計進行會計檔案管理和操作的培訓，從原始單據的折疊、粘貼、裝訂、檔案封面的填寫、會計資料的分類等基礎性工作學起，從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
再次，應加強會計檔案的監管。業務主管部門與檔案行政管理部門應共同制定出會計制度改革后的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
最后，應完善會計檔案管理．工作的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。會計核算中心除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，制定出會計檔案歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的完整性。在向各單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計、檔案管理員應同時辦理交接手續，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各保留一份，存檔一份。
會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1． “會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2． “財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：
1． 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
2． 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。轉貼于
3． 會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
4． 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5． 會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1． 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2． 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3． 財政部門與檔案部門聯手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際，聯合制發包含新的會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
一、當前企業會計檔案管理工作的現狀
1.會計檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環境下會計檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續豐富，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案管理人員結構發生變化。財務部門不僅僅是由專業財務、會計人員組成，還需要了解一定財務知識的程序開發員、系統操作員、系統維護員和系統管理員等共同完成企業會計檔案管理工作。第二，會計檔案管理的業務處理范圍變大。電算化會計檔案除了保存會計憑證、會計賬簿和會計報表等主要資料外，還需要設計計算機系統可以識別的各種代碼、程序文件和數據結構文件等，例如用戶使用手冊、操作規范、科目代碼、計算公式等內容。這些項目雖然不是傳統會計核算體系的一部分，但它們是電算化會計檔案管理必不可少的前提條件，是對電算化會計系統進行維護、排除故障、降低風險的基礎，是新環境下會計檔案管理的新范疇。2.會計檔案管理人員職能不斷變化。會計檔案管理人員之間的授權批準控制是內部控制的重要組成部分。在傳統會計檔案管理中，每一項經濟業務的發生和確認、計量、記錄、報告的各個環節都需要經過具有相應權限管理人員的審核和簽章，不得越權審批。在會計電算化的環境下，檔案管理人員的職能劃分出現了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導致在以會計電算化系統為主的業務處理中管理人員職能集中，尤其是一些會計人員的職能由會計核算向會計管理轉變，某些會計人員既負責數據資料的輸入，又負責數據資料的輸出和報送，一人兼任多職，架空了授權審批程序。因此，需要加強企業內部控制，控制檔案管理人員對數據資料的輸入輸出管理，強化管理人員職責分離和授權審批的流程，降低因電子檔案易于復制、修改和刪除等不安全因素對會計檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風險。3.會計檔案管理的法規制度尚不完善。《檔案法》是檔案工作的基本法律，對企業檔案管理工作制定了明確的法律規定。《會計法》也對會計檔案管理做出規定“：各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案并妥善保管。其中會計檔案的保管期限和銷毀辦法由國務院財政部門制定。”同時，由國家檔案局和財政部聯合的《會計檔案管理辦法》也指出：“會計檔案管理工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責。”然而，這些規定被一些企業錯誤地理解為檔案管理工作由企業會計部門負責人分管而非檔案管理負責人分管，從而削弱了企業內部檔案部門的職責，難以真正起到指導、監督、檢查會計人員的工作，使得單位內部建立的會計檔案工作的規章制度流于形式，在實際工作中經常發生企業會計檔案不正當地被失竊、損毀，甚至在發生法律糾紛時，會計檔案被當事企業雙方搶奪、銷毀。因此，在以法治為特征的市場經濟條件下，會計檔案管理法律法規的不完善不健全難以保證企業和社會的健康有序發展。
二、《企業內部控制基本規范》對加強會計檔案管理工作的影響
1.推進企業會計電算化與檔案管理工作的融合。《企業內部控制基本規范》第四十一條指出“：企業應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業應當加強對信息系統開發與維護、訪問與變更、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統安全穩定運行。”電算化會計檔案主要包括儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案的管理工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎。截至2011年，全國已有80%的單位實現電算化會計檔案的要求，加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。企業在建設信息化電子檔案過程中，要加強對信息數據資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會計信息。同時，在實現紙質檔案及時、規范、完整歸檔的基礎上，進一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業不同版本電算化系統的兼容，從而確保檔案信息的可識、可讀、可用，實現紙質檔案和電子檔案的完整和一致，最終實現企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的不斷融合，實現信息技術在企業管理中應用廣度與深度不斷推進。2.健全企業電子會計檔案管理的內部控制流程。《企業內部控制基本規范》第七條指出“：企業應當運用信息技術加強內部控制，建立與經營管理相適應的信息系統，促進內部控制流程與信息系統的有機結合，實現對業務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素。”會計憑證、會計賬簿和會計報表，可以了解企業經濟活動的來龍去脈，反映企業對財經法規的遵守情況。第一，制定規范的歸檔流程。計算機系統開發程序、數據結構程序、相關代碼等資料都應視為電算化會計檔案的一部分予以保存；計算機中的會計資料在未打印成紙質文檔前應妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規范的保管流程。按照《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，根據不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲。對光盤、磁盤等載體進行編號，由專人保管，存儲于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環境中，進行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤、磁帶、磁盤、膠片等介質保存會計檔案的還需報財政部、國家檔案局備案。第三，制定規范的備份流程。在電子信息化環境下，檔案管理人員應定期將數據資料備份到多種介質上，并對備份時間、人員和載體進行詳細記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強會計檔案管理工作中的授權審批制度。《企業內部控制基本規范》第三十條指出“：授權審批控制要求企業根據常規授權和特別授權的規定，明確各崗位辦理業務和事項的權限范圍、審批程序和相應責任。企業應當編制常規授權的權限指引，規范特別授權的范圍、權限、程序和責任，嚴格控制特別授權。常規授權是指企業在日常經營管理活動中按照既定的職責和程序進行的授權。特別授權是指企業在特殊情況、特定條件下進行的授權。企業各級管理人員應當在授權范圍內行使職權和承擔責任。”企業會計檔案管理的各項內容要規定不同的權限，普通數據資料可實現大范圍共享，涉及企業機密的數據資料需要一定權限才可查閱。針對電子會計檔案易于被修改、破壞且不會留下痕跡的特點，應從計算機程序角度出發，加強數據的輸入、輸出控制，設置密碼口令和恢復機制，加強操作記錄的控制功能；同時，實行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權限，防止越權操作，例如設置主管、系統程序員、系統維護員等崗位，完善不同崗位間的授權審批制度。4.完善會計檔案管理的法律法規建設。《企業內部控制基本規范》第三十一條指出“：會計系統控制要求企業嚴格執行國家統一的會計準則制度，加強會計基礎工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。”企業檔案管理人員要與財務負責人溝通交流，認真完成會計檔案指導、監督和檢查工作，對非法隱匿、損毀的會計檔案和檔案信息失真、虛假披露現象開展檢查，對會計檔案信息加強管理并進行會計工作評估。一方面，需要進一步強調《檔案法》的權威性，明確不同門類檔案管理工作的法律責任，另一方面，在《會計法》等具體法規中涉及會計檔案管理工作的具體規章制度要與《檔案法》實現統一。因此，需要根據我國的國情，根據不斷發展變化的社會經濟，對相關規章制度進行修訂和完善，使會計檔案管理法律法規真正成為具有可操作性、指導性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。
作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業技術學院
關鍵詞：互聯網+；會計檔案；管理；創新發展
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）05-0022-01
2015年12月11日出臺的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱管理辦法）第三條提出，會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案；國務院《關于加快構建大眾創業萬眾創新支撐平臺的指導意見》提出，要加快推廣使用電子發票，并允許將電子發票作為報銷憑證。
1 互聯網+模式下實行電子會計檔案的必要性
傳統會計檔案采用紙質歸檔，人們認可看得見摸得著的紙質檔案，但紙質檔案存儲占據大量空間，查找也不方便，審查時經常花費大量時間復印上千頁的材料才能完成審查。在互聯網+時代，會計檔案應適應信息化發展需要，采用電子發票實行電子檔案歸檔。
2014年國家為推進電子商務示范工程，在中國電信等3家企業開展電子會計檔案和電子發票的試點，這些企業集團采用ERP系統記賬，產生大量的電子檔案，由于財務集中到省市級部門，企業遇到兩方面問題：一是分公司紙質會計檔案大量聚集到財務共享中心，原預計使用兩年的庫房三個月就裝滿了；二是數量巨大的電子會計憑證需要打印、整理，需要耗費大量成本。可見雙套式歸檔造成資源浪費。
《管理辦法》第八條規定：單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案；第九條：單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
高校是信息化程度較高的部門，應嚴格遵照《管理辦法》的規定執行，財務部門要積極促進電子會計檔案的歸檔，從根源上解決電子會計檔案的形成、歸檔。
2 日本高校網上報銷程序
因出差報銷人員：（1）先登錄學校局域網的出差系統，錄入個人信息，確定審批人；（2）填寫出差申請，按照系統提示填寫國內出差、國外出差，在“向審批人傳達信息”欄中錄入需要說明的其他事項，有同行人的需錄入“同時申請者”一欄，出差人與同行人均需在網上錄入信息，分別審批，待審批人同意后，出差人錄入出差時間、出差省市及單位、出差內容，出差申請完成；（3）購買車票、A訂賓館，通過局域網系統購票及預訂賓館，超標準部分應點擊“差額自己負擔”，局域網系統中顯示的所有公司均是學校通過招標引進并簽訂合同的公司；（4）出差回來后，在規定時間內錄入信息進行結算，點擊結算處理中的“國內出差”或“國外出差”，在出差結算申請信息一覽表頁面選擇要結算的業務，進入 “出差補助計算”一欄，上面顯示出差人申請時填寫的各項信息，如果有追加內容可以補充錄入相關信息；上傳出差工作報告及邀請函至“材料添附”；點擊“補助區分”，在下拉表中顯示補助、餐費字樣，按照系統提示錄入相應信息；如果使用私家車要錄入行駛里程數；在“實際費用”一欄通過“JTB時刻表”字段查找出出差人乘坐車次、入住賓館信息及電子發票，再錄入出差地發生的車費；經審批人審核通過后，系統自動計算出這筆差旅費的總和，出差人確認后，打印結算書；如果有每筆2000日元以上的支出，應提供原始發票，系統提示打印相關的原始發票粘貼單，并將原始發票貼在此粘貼單上；報銷人將打印好的結算書和貼好的原始發票投遞到財務部門。
每筆業務都需要審批人兩次審批，先是申請審批，有通過、保留、重做三個選項，結算審批有通過、不通過兩項，審批人根據實際情況進行審批，只有最后通過的審批，系統才能結算。審批工作不再受時間、地點的限制。
在整個報銷流程中智能取代人工，財務部門的工作從臺前轉移到幕后，財務人員集中精力辦理業務，減免差錯的發生；為報銷人節省找審批人審批的時間及排隊等候報銷的時間；解決了審批人必須固定地點固定時間辦公的問題。信息資源校內及合作單位共享，電子發票，節約資源。
3 電子會計檔案的發展
日本高校網上報銷流程將報賬由事后審批變為事前審批，明確審批人責任，原始票據粘貼單需要時打印，節省財務管理成本，電子憑證、電子發票在各合作單位之間傳遞報賬存檔，提高工作效率，節省庫房空間，采用直接轉賬的形式付款，減輕財務人員工作負擔。
全國各單位應全面實行規范的電子會計檔案管理，實現電子會計檔案的對接。審計署2010年制定《財經信息技術會計核算軟件數據接口 第一部分：企業》（GB/T 24589.1――2010），對企業會計軟件提供的、國家審計部門需要的電子數據進行規范，審計署認可了電子會計檔案的有效性。
檔案部門力求存檔電子化，推動電子發票的接收存檔，促進電子商務管理平臺的利用，創新電子檔案制度建設。
參考文獻
[1]穆曉楠.互聯網+環境下高校財務管理創新方式的研究[J].經營管理者，2016，10.
財政部近日對2005年頒布的《會計從業資格管理辦法》（財政部令第26號）（以下簡稱“原辦法”）進行了修訂，形成了《會計從業資格管理辦法（修訂草案征求意見稿）》（以下簡稱“新辦法”），從10月24日起向社會公開征求意見。和原辦法相比，新辦法將原來的“申請取得會計從業資格證書適用本辦法”修訂為“會計從業資格的取得和管理適用本辦法”，將會計從業資格的管理也納入新辦法的適用范圍。
（一）持證人員范圍新增兜底條款 隨著經濟和企業管理的發展，企業衍生出很多新的會計崗位。為適應這一情況，新辦法在原來的十類持證人員范圍的基礎上，新增了“其他會計工作”這一兜底條款，以更好地適應目前以及未來的會計管理工作發展。新辦法第三條規定，在國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位）從事下列會計工作的人員應當取得會計從業資格：會計機構負責人（會計主管人員）；出納；稽核；資本、基金核算；收入、支出、債權債務核算；職工薪酬、成本費用、財務成果核算；財產物資的收發、增減核算；總賬；財務會計報告編制；會計機構內會計檔案管理；其他會計工作。
（二）會計從業資格考試有多項調整 和過去的規定相比，新辦法對會計從業資格考試相關事項作了多項調整。新的會計從業資格考試報名條件增加了“具有完全民事行為能力”這一條款，明確了會計從業資格各考試科目應當一次性通過。同時規定在考試結束后及時公布考試結果，考試通過人員在考試結果公布之日起6個月內，領取會計從業資格證書，逾期未領取會計從業資格證書的，視同自動放棄。通過會計從業資格考試的人員，可以委托人領取會計從業資格證書。新辦法將會計從業資格考試科目修訂為“財經法規與會計職業道德、會計基礎、會計電算化”，明確取消了過去可以以“珠算五級”代替“會計電算化”的規定。同時取消了過去允許具備中專以上（含中專，下同）會計類專業學歷（或學位）的，自畢業之日起2年內（含2年），免試會計基礎、初級會計電算化（或者珠算五級）這一規定。此外，新辦法規定，會計從業資格考試全國將執行統一的考試合格標準。同時，無紙化考試題庫將由財政部統一組織建設。
（三）增加從業資格證撤銷和注銷管理 為加強會計人員管理，規范會計從業人員行為，新辦法細化了會計從業資格證撤銷和注銷管理。新辦法規定有下列情形之一的，會計從業資格管理機構應當撤銷持證人員的會計從業資格：會計從業資格管理機構工作人員、，作出給予持證人員會計從業資格決定的；會計從業資格管理機構工作人員超越法定職權，作出給予持證人員會計從業資格決定的；會計從業資格管理機構工作人員違反法定程序，作出給予持證人員會計從業資格決定的；會計從業資格管理機構工作人員對不具備資格或不符合法定條件的人員，作出給予持證人員會計從業資格決定的；持證人員以欺騙、賄賂、舞弊等不正當手段取得會計從業資格的。
持證人員具有下列情形之一的，會計從業資格管理機構應當注銷其會計從業資格：死亡或者喪失行為能力的；會計從業資格超過有效期的；會計從業資格被依法吊銷的。
（文/程彩清）
（轉載自《中國稅務報》）
《全國會計從業資格證書信息化調轉暫行辦法》若干問題的解答
根據《全國會計從業資格證書信息化調轉暫行辦法》（財會[2011]11號），全國自2011年6月1日起實行會計從業資格跨省級行政區劃、部門網上調轉。各地會計從業資格管理機構積極行動，及時調整工作部署，升級信息管理系統，制定實施細則，有效確保了調轉工作的順利實施。與此同時，部分地區、部門和個人在實際執行過程中也遇到一些問題，希望能得到解答。
一、持證人員申請辦理調入手續，但其電子信息未上傳至財政部調轉平臺的，應如何處理？
答：遇有持證人員的電子信息未上傳至財政部調轉平臺的，調入地會計從業資格管理機構應根據《暫行辦法》的生效日，分以下情況分別處理： （一）持證人員調出日期在2011年5月31日之前的，應按傳統紙質材料調轉模式辦理調入手續。（二）持證人員調出日期在2011年6月1日之后的，應通過調轉平臺辦理調入手續。可待調出地會計從業資格管理機構補充上傳持證人員電子信息后，再為其辦理調入手續；或將持證人員的紙質調轉材料予以退回，由其在調出地重新申請通過調轉平臺辦理調轉手續。調出地會計從業資格管理機構應及時將退回的持證人員信息重新納入本地管理系統。
二、持證人員在辦理調出手續時無法將擬調入地確定到縣級行政區域的，應如何辦理？
答：鑒于此種現象較為普遍，財政部已對調轉平臺作出相應調整，在電子信息中僅填明擬轉入省級地區的，也可正常辦理調轉手續。各會計從業資格管理機構應定期維護本地管理系統中的會計從業資格管理機構代碼，保證與財政部調轉平臺的代碼保持一致。
三、持證人員電子信息中部分信息項或信息項之間存在邏輯錯誤的，應如何處理？
答：如持證人員電子信息中的姓名、從業資格證書檔案號碼、有效身份證件號碼項內容無誤的，調入地會計從業資格管理機構應在審核其他材料通過的情況下為其辦理調入手續，并對錯誤信息及時辦理更正或變更。涉及更正或變更的，持證人員應提交有效證明材料。如持證人員電子信息中的姓名、從業資格證書檔案號碼、有效身份證件號碼項內容有誤的，調轉申請予以退回，并由原調出地會計從業資格管理機構進行處理。各會計從業資格管理機構在辦理調出手續時應加強對持證人員基礎信息的審核，及時發現并更正導出電子信息中存在的錯漏，確保相關信息的真實、完整。
一、會計電算化的作用
會計電算化是會計發展史上的一次革命，與手工會計系統相比，不僅僅是處理工具的變化，在會計數據處理流程、處理方式、內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處，它的產生將對會計理論與實務產生重大的影響，對于提高會計核算的質量、促進會計職能轉變、提高經濟效益和加強國民經濟宏觀管理，都具有十分重要的作用。①提高會計數據處理的時效性和準確性，提高會計核算的水平和質量，減輕會計人員的勞動強度；②提高經營管理水平，使財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變，為管理信息化打下基礎；③推動會計技術、方法、理論創新和觀念更新，促進會計工作進一步發展；④促進會計職能的轉變；⑤促進會計理論和技術的發展，推進會計管理制度的改革。電子計算機在會計實務中的應用，不僅僅是核算工具的變革，而且也必然會對會計核算的內容、方法、程序、對象等會計理論和技術產生影響，如會計電算化的實施，由于會計憑證的產生方式和存儲方式的變化導致會計憑證概念的變更；由于賬簿存儲方式和處理方式的變化導致賬簿的概念與分類的變化；由于內部控制和審計線索的變化導致審計程序的變更等等，從而推進會計理論的研究和發展；⑥推動企業管理現代化。在現代社會中，企業不僅需要提高生產技術水平，而且還需要實現企業管理的現代化，以提高企業經濟效益，使企業在競爭中立于不敗之地。會計工作是企業管理工作的重要部分。據統計，會計信息約占企業管理信息的60%～70%，而且多是綜合性的指標。實現會計電算化，就為企業管理手段現代化奠定了重要基礎，就可以帶動或加速企業管理現代化的實現。
二、我國會計電算化的管理體制
我國會計電算化的管理體制是：財政部管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區的會計電算化工作，各單位在遵循國家統一的會計制度和財政部門會計電算化發展規劃的前提下，結合本單位具體情況，具體組織實施本單位的會計電算化工作。
財政部門管理會計電算化的基本任務是：制定會計電算化發展規劃并組織實施；制定會計電算化法規制度，對會計核算軟件及生成的會計資料符合國家統一的會計制度情況實施監督；促進各單位逐步實現會計電算化，提高會計工作水平；組織開展會計電算化人才培訓。
《會計法》規定，使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須符合國家統一的會計制度規定；會計賬簿的登記、更正應當符合國家統一的會計制度規定。按照《會計法》規定，財政部制定并了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《會計基礎工作規范》和《會計檔案管理辦法》等一系列相關國家統一的會計制度。對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等會計電算化工作作出了具體規范。
三、會計電算化的應用
（一）日常使用管理
計算機替代手工記賬后的日常使用管理是通過對系統運行的管理，保證系統正常運行，完成預定任務，保證系統內各資源信息的安全與完整。具體包括：①機房管理。對機房的管理旨在為計算機設備創造一個良好的運行環境，防止各種非法人員進入機房，保護機內程序和數據的安全；②上機操作管理。應包括以下幾方面內容：上機運行系統的規定，操作使用人員的職責，操作權限與操作程序等內容。
（二）系統維護管理
系統維護管理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要內容是在系統運行過程中，出現硬件故障時，及時進行故障分析，并做檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員安裝和調試。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護3種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過程；適應性維護是指單位的會計工作發生變化時，為適應而進行的修改活動；完善性維護是為了改善已有功能的需求而進行的軟件修改活動。
（三）會計檔案管理
電算化會計信息系統的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿、報表、憑證、存貯會計數據和程序的軟盤及其他存貯介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續進行的保障；是電算化會計信息系統維護的保證，是保證系統內數據安全完整的關鍵環節，也使會計信息得以充分利用。
1.記賬憑證的生成與管理。計算機替代手工記賬單位的記賬憑證生成有兩種方式：一是把原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。二是手工事先做好記賬憑證，計算機錄入記賬憑證然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證皆可。
2.會計賬簿、報表的生成管理。一是日記賬每天打印，一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發生業務少的賬簿可滿頁打印。二是現金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁賬裝訂。三是在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。四是在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當減少。
3.關于磁性介質及其他介質的管理。存有會計信息的磁性介質改其他介質，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有附本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時，進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至會計信息完全失去時效為止。
4.關于會計電算化系統文檔資料管理。會計電算化系統開發的全套文檔資料，視同會計檔案保管，保管期截至該系統停止使用或有重大修改之后的3年。
四、會計人員管理
關鍵詞:信息時代;高校;會計檔案;管理
會計電算化是信息時代的產物,隨著近年來網絡經濟的蓬勃興起,高校財務信息化取得了突破性的發展,高校的會計檔案在內容、載體形式等方面發生了諸多變化。隨著高校現代化進程的推進,高校內部對會計檔案管理提出了新的要求。本文結合實際工作,探討信息時代的高校會計檔案管理問題。
一、信息時代會計檔案工作的新特點
1.廣泛性。高校會計電算化和財務信息化后,會計檔案的內容有了新的擴展,會計檔案不僅要求保留傳統意義上的檔案,還包括其它各種電子文檔,如電腦硬盤、光盤中的磁性介質數據、會計系統程序說明書以及會計系統所涉及到的全套檔案資料。
2.專業性。會計檔案是在高校單位經濟活動中形成的,是會計人員嚴格按照《會計法》的要求進行核算而得出的結果,電算化下的會計檔案是一種現代化載體,較傳統意義上的會計檔案而言具備雙重性的特點,即要求電子會計數據和紙質會計檔案共存,這些內容使得當前高校會計檔案具有專業性的特點。
3.規范性。實行會計電算化后,由于計算機存儲性強,具備強大的檢索功能,能同時調閱各個年度的會計信息,電算化會計檔案一般采用統一標準的格式,以方便檢索查閱,會計檔案管理更加規范了。
二、信息時代會計檔案工作中存在的問題
1.對電算化會計檔案的重要性認識不足。會計檔案工作是運用現代技術和方法管理的,學校領導應予以高度重視,但目前許多高校對此缺乏足夠認識,管理意識滯后,對會計檔案沒有及時整理歸檔。高校管理者在思想上還未跟上形勢,對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務數據等沒有定期備份,未及時形成磁介質的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務數據的安全性得不到保障,一旦計算機及服務器出現故障,就會造成財務數據丟失,給學校帶來無法挽回的經濟損失。
2.會計檔案管理現代化進程滯后。會計檔案包括會計憑證、財務報告、會計賬簿以及網絡環境下的會計核算系統軟件、數據結構等磁介質重要資料等。信息時代,會計檔案的數字化使得新型的磁介質檔案管理方式取代了傳統的紙質檔案管理方式,磁介質對環境的要求較高,不僅要防塵、防磁,還要防水火,磁盤、光盤等受載體的質量、溫度和存放環境的影響,從而增加了財務數據的脆弱性。許多高校在收集資料時沒有考慮磁介質檔案的環境需求,缺乏現代化管理意識,在數據安全方面疏于管理,缺乏有效的安全保密措施,降低了檔案信息質量,阻礙了會計檔案管理現代化進程。
3.會計檔案管理體制不健全。目前,高校都實行了會計電算化,為了指導和規范各單位會計電算化工作,財政部制定了《會計電算化工作規范》,但許多高校沒有結合《規范》制定具體的會計檔案制度和實施細則,對已形成的電子檔案缺乏行之有效的管理辦法,使得一些檔案資料不完整、未及時歸檔。高校缺乏科學有效的會計檔案管理機制,造成一些電子檔案丟失或殘缺不全,未達到會計現代化的要求,影響了整個高校會計電算化事業的健康發展。
4.電算化會計檔案存在安全風險。電算化會計檔案的財務數據直接存儲在磁介質上,電算化會計檔案具有無紙化和操作無形化的特點,高校在信息資源實施財務管理時,也為自己帶來了安全風險。一是工作人員對電子數據的非法修改可以做到不留痕跡,包含對電子數據纂改、刪除等人為破壞;二是工作人員缺乏會計電算化安全基本知識,不遵守單位的數據安全規則,將計算機病毒帶入會計系統中;三是會計數據備份不及時,造成電子數據永久丟失。以上種種,都給電算化會計檔案帶來一系列的安全風險,給高校造成較大損失。
5.會計檔案管理人員素質低下。會計檔案管理是一種綜合技術性強的工作,會計電算化后,要求會計檔案管理人員既要懂財會和計算機專業知識,又要懂檔案管理知識。當前高校財務部門沒有配備專職的檔案管理人員,已有的會計檔案管理人員綜合素質較差,對電算化檔案不能進行日常的電腦維護,會計檔案管理的具體辦法還是按照傳統的觀念和做法來處理,對會計電子檔案數據沒有定期打印成紙質文本,本單位使用的會計系統的全套文檔資料、軟件程序以及電算化的數據磁盤、光盤沒有得到妥善保管,加上一些高校的檔案管理人員崗位更換頻繁,影響了會計檔案工作的專業性、完整性和持續性。
6.會計檔案利用效益低。隨著高校會計電算化和財務信息化建設進程的發展,會計信息資源的作用和地位日益突出,傳統的會計檔案工作方法難以適應高校現代化發展的需要,利用電子信息資源,高校可通過計算機強大的檢索功能提高查找會計信息的速度,及時為學校領導提供決策依據。但目前大多數高校對會計檔案的信息資源利用沒有引起足夠的重視,造成了高校會計檔案資源的浪費。
三、加強信息時代會計檔案工作的措施
1.更新信息時代會計檔案管理觀念。高校領導要提高對會計檔案管理的重視程度,積極適應信息時代對會計檔案管理工作的新要求。會計檔案工作除了做好紙質文檔的歸集、整理和存放外,還要進一步提高電算化檔案管理的水平。高校領導要創新管理觀念,高度認識信息時代會計檔案科學管理的重要性,根據當前檔案工作中不斷出現的新問題和新情況,制定具體解決措施,拓寬會計檔案工作的管理領域,進一步加快高校現代化建設力度。
2.加強對會計檔案管理人員的培訓。高校應當重視對會計檔案管理人員的業務知識培訓,通過組織工作人員學習《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計電算化工作規范》等知識,外派工作人員學習檔案管理技巧和方法,培養一支掌握現代化檔案管理知識的人才隊伍。一方面,會計檔案人員要與時俱進,既懂得財會知識,又能掌握電算化基礎知識,熟悉會計系統軟件的運用,提高自身工作的綜合能力。另一方面,高校要創造有利條件,大膽從相近專業的高學歷畢業生中引進人才,為信息時代的高校檔案工作儲備有力的人力資源。
3.高校應健全各項會計檔案管理制度。會計檔案管理工作是高校現代化發展的一項基礎工作,高校應完善相關會計檔案制度,不斷強化工作人員對會計檔案的管理意識,健全《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等財務規章,建立電算化會計檔案的歸檔制度和保管制度,對會計系統的全套檔案資料及磁介質檔案做好備份及副本保存工作,將會計檔案工作納入高校正常化、秩序化、規范化的軌道中,實現高校會計檔案管理工作的現代化和標準化。
4.完善電算化會計檔案的環境管理。高校應完善電算化會計檔案的軟硬件環境,針對磁介質易受周圍環境因素的影響,高校應選用質量高的介質作為電子檔案的存儲物,并將磁介質存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所中;同時建立多級備份機制,定期將備份數據刻錄到光盤中,重要的數據可以制作多個拷貝,將它們存儲在不同的地方,確保數據的安全;最后,由于不同版本的會計系統形成的備份數據結構會有所不同,高校應保證電算化檔案與相對應的會計軟件版本的一致性,確保財務數據在損壞時能及時、完整地恢復。
5.提高會計檔案信息資源運用效益。高校要充分利用信息時代的現代技術優勢,對會計電算化檔案進行科學分類,建立會計檔案電子檢索系統,實現會計檔案的數字化和信息化,為使用信息資源者提供高質量的電子檢索服務,方便學校領導隨時掌握本單位的財務狀況,以便科學決策,提高信息資源的經濟效益。
參考文獻:
【關鍵詞】 會計檔案 管理存在的問題 對策
會計檔案是會計信息系統的產物，也是各單位的重要檔案之一，它包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，會計檔案管理工作作為會計基礎規范的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平，也完整地表現了企業經濟活動和組織發展的過去，因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1. 企業會計檔案管理中存在的問題：
1.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
1.2有些企業對會計憑證的審核和監督不夠。原始憑證的真偽、經濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。但很多企業缺乏對憑證的客觀認識，會計憑證裝訂后未粘貼，或已粘貼卻未落實責任人，會計憑證封皮項目填寫不全；個別企業的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，造成檔案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起憑證被篡改等現象的發生。
1.3會計檔案內容不合理，不真實，有些企業甚至沒有真正的財務會計檔案，所謂檔案只是為了應付相關檢查而設置，其內容多為編造抄襲而來，檔案紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理亦不規范，電子檔案的存儲更是缺少必要介質的備份建檔。有些企業雖然對立卷工作比較重視，但平時的管理則比較松懈，檔案借閱丟失現象嚴重，歸還后，不能及時歸檔，缺少必要的借閱登記管理及逐級審批報告等制度，大大降低了企業財務會計資料的保密性和安全性，甚至可能直接或間接造成企業的經濟損失。
1.4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
1.5紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
2. 完善會計檔案管理工作的對策：
2.1統一思想，加強領導，提高認識。各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，嚴格執行統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”辦法。對納入會計核算中心集中核算的企業，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體為各企業而非會計核算中心
2.2應加強會計檔案的調閱管理工作。調閱時，要嚴格辦理相關手續。本單位人員調閱，需經責任人及相關負責人同意并簽字；外單位人員借閱，要具備相關的調閱手續，同時經本單位相關人等批準后，方可調閱。在調閱過程中，只能調閱與調閱內容有關的資料，原則上檔案原件不得解除，不得拆散，外單位調閱，如遇抄錄復制等特殊要求，需經單位負責人批準并辦理登記手續后，方可辦理。
2.3建立健全會計檔案管理的規章制度。要使會計檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。
2.4規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。
2.5落實會計檔案管理責任人。提高會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練和專業程度，定期舉辦會計人員的知識培訓，將會計檔案整理的工作從基礎學起，使會計人員熟練掌握會計檔案管理的基礎知識和操作技能，從源頭做好會計檔案的整理規范工作。
2.6同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。
結束語：
總之，為進一步規范財務會計檔案管理，財務部和國家檔案局共同了《會計檔案管理辦法》，并隨后進行了修訂，從法律的角度上強調了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴格按照各項法律法規的要求，并結合本單位實際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進步。
參考文獻：
[1] 財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.
一、會計檔案管理存在的不足及問題
（一）領導檔案意識淡薄，對會計檔案管理不重視
進行會計檔案的管理只有結合強有力的會計檔案理論、相關的方式方法，才能確保對各種類型的會計檔案都可以做到科學有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的會計檔案信息，以滿足學校的決策需求。但是有不少校領導對會計檔案工作缺乏正確的認識，誤以為會計檔案很容易管理，不需要專業的負責人，有時候甚至指派會計人員兼任檔案管理工作，還有不少相關人員對檔案隨意擺放，耽誤檔案整理的進程，從而造成會計檔案存在不完整、不安全等問題。
（二）會計檔案資料管理有待完善，電算化會計檔案管理還需進一步豐富
會計檔案最基礎的工作任務是收集相關資料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、數據等進行備份，電子文件拷貝等，如果沒有這一系列的程序，就沒有辦法提供相應的會計檔案信息，從而影響到會計檔案工作，造成一定的損失。這種問題的產生，往往是由于會計檔案資料管理不到位、電算化會計檔案的管理力度欠缺所導致的。
（三）會計檔案管理制度不完善
盡管國家檔案局、財政部頒布了《會計檔案管理辦法》，其中涵蓋了會計憑證、會計賬簿、會計報表等，但很多高校財務部門卻沒有引起重視，執行的是傳統的管理模式，特別對于電子檔案，沒有明確的管理辦法，當會計資料出現丟失時難以進行彌補，整個管理制度存在不少漏洞。
（四）會計檔案管理工作不到位
1、當會計檔案在財務部門存放到期的情況下，有不少高校不能按時將檔案遞送到專業的檔案管理部門，從而導致手續在某一環節缺失。一些學校沒有任何的手續辦理，另外還存在著學校辦理交接時，賬簿、報表、會計憑證及磁介質會計檔案不能隨著交接一起移交，這就為未來檔案信息查找埋下了隱患，對今后會計檔案管理工作也會有不利的影響。
2、一些會計檔案到期后并沒有按規定進行銷毀工作，逐漸留下大量的剩余檔案，這樣不但浪費了空間，同時也浪費了很多的精力、物力、財力。
3、會計檔案交接制度不完善。由于沒有制度的約束，很多退休人員或者是換崗人員并沒對檔案工作進行交接辦理，使資料缺失，對財務工作的進展造成一定的影響。
4、會計檔案借閱制度不完善。任何人都可以隨時查看，有可能導致會計資料不完整或者資料外漏。
二、加強高校會計檔案管理的措施
（一）加強對會計檔案工作的重視
通過宣傳教育的普及，提高學校領導及相關工作人員對會計檔案管理工作的重視程度。學校制定有關方針、政策及學校的發展規劃等重要信息源都來自于會計檔案，并且學校工作秩序的維護也離不開會計檔案。科學管理會計檔案的重要性應該引起學校各級領導的充分重視，并對有關制度的建立和貫徹落實進行有效督促。
（二）建立健全會計檔案管理制度
目前，高校會計檔案的數量隨著學校規模的不斷擴大而增多，各種會計檔案每月有很多冊。所以，各個高校要根據每個單位的不同情況，合理、科學的運用《會計檔案管理辦法》，制定適合學校自身狀況的會計檔案管理制度。為使會計檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會計檔案科學管理有序開展，對會計檔案管理的整個過程進行科學管理。
（三）電算化會計檔案備份制度的建立
應該養成會計信息雙備份的好習慣，這樣才能讓電算化會計檔案數據保管的時間更長，這樣就不怕人為或自然的破壞了。同時，相關管理者也需要對電算化會計檔案定期進行監督檢查，預防磁性介質的丟失，防止信息不完善。
（四）會計檔案管理工作的深入完善
1、歸檔要及時、有序。每個月將當月會計系統所產生的相關憑證、賬簿、報表等打印出來，進行歸類整理，必要時裝訂成冊，對這些文件建立相應的檔案保管清冊，科學立卷，方便查詢和保管。這樣做就是為了防銹蝕，以免使字跡變得模糊，另外還要把回形針、大頭針等拿掉，進行裝訂、整理。并且把已經輸入的電子數據在一定時期后復制出來，刻錄為光盤，進行實物保管，對于超過一年的相關檔案，要及時送到學校的檔案管理部門進行統一保管，在光盤上進行編號、簽字和蓋章。
2、為了能夠使會計檔案更加安全，就必須做好保管工作。學校的財務部門和檔案管理部門要加大力度。首先，要指派專業的人員進行會計檔案保管，以免發生損壞和遺失。其次，為了讓保管更加規范、標準，需要高校妥善的保管、有序的存放、查閱方便、安全保密等，并且購買庫房和檔案柜、架等，作為配置設施。同時，還要積極做好防蛀、防磁、防蟲、防潮、防盜、防曬、防火等安全措施。為了保證會計檔案的安全、完整，要定期的檢查會計檔案有沒有受到輻射的影響，有沒有出現霉爛、受潮、不完整等現象。
3、嚴格查閱制度。需要相關負責人的批準，辦理登記手續，才能進行查看與復制。另外，會計檔案不能輕易的向外借出。查看與復制會計檔案的相關員工，不允許隨意的拆封和更換檔案，也絕不允許在會計檔案上亂寫亂畫。在查閱的時候，檔案管理人員要做一定的登記，然后才可以在檔案室進行翻閱。對于需要借出去的檔案，一定要經過領導的批準，并且盡快歸還。
（四）增加硬件投入，加強會計電算化檔案管理
防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，是會計檔案管理場所應該具備的。應建立明確的程序和授權批準制度以應對電子信息的歸檔、查詢等，接收入庫的電子會計檔案要裝入特質的軟件盒中。由于目前病毒容易從外來各類移動硬盤或光盤的渠道進入，而會計核算系統多采用局域網，因此，加強計算機系統管理也是單位的重要職責，系統管理員需擔任所有需安裝的軟件的執行，讓病毒的威脅從根本上解決。另外，還要安裝并及時升級最新的防病毒軟件。會計電算化檔案的庫房一定要避開大功率的發電機等磁場，軟盤避免與永久磁鐵接觸；庫房應配有溫、濕度測定儀器和空調器，使庫內溫度保持在15～30℃，相對濕度保持在45%～65%，以防止盤片變形，嚴格檢測并及時調整，從根本上防范電算化會計檔案管理事故風險。
（五）設置專職人員進行會計檔案管理
檔案所有環節如收集、整理、立卷、歸檔、保管等一系列環節都是高校檔案管理工作的重要組成部分。如果檔案管理工作中的重要環節由兼職人員負責，該環節的一些流程就難以執行。如今會計檔案數量隨著高校規模不斷擴大而不斷增加，有必要配備專人負責會計檔案的管理工作。高校領導需要加強對會計檔案的重視程度，對檔案管理工作所需的人力、物力給予大力支持，不斷加強會計檔案管理的質量和水平。
（六）提高會計檔案質量從加強財務部門人員培訓著手
會計檔案管理工作的主要負責人是高校財務人員，其人員業務能力和水平決定著整個會計檔案管理的質量和水平，因此，要對相關的人員進行定期培訓，組織會計檔案管理人員學習相關知識。針對目前高校電算化會計檔案管理人員，崗位培訓及繼續教育內容應為會計檔案管理及計算機操作技能培訓，使其擁有基礎的會計檔案管理知識和熟悉計算機操作，且長抓不懈。同時，高校會計檔案工作人員要不斷學習最新的業務知識，提高自身的知識水平，不斷更新知識結構，進行多途徑、多形式的再學習，增強工作責任感，提高工作實踐能力。
一、本指引所稱的民營企業檔案是指民營企業在生產經營、經濟交往等各項活動中直接形成的對企業生產、經營、管理具有查考價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式、不同載體的歷史記錄。
二、民營企業檔案屬企業所有，受國家法律保護，民營企業及其工作人員都有保護本企業檔案的義務。
三、民營企業檔案是反映本企業生產經營管理活動的真實記錄，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據，加強對本企業檔案的管理是民營企業保護自身利益的重要方面。
民營企業內部的檔案工作體制以統一管理，分級負責為宜；即母公司除對公司本部的檔案工作進行統一管理外，還應對其子公司的檔案工作進行指導和監督，層層落實，分級負責。在此基礎上，視本企業實際，對檔案實行相對集中或部門分別保管。
四、民營企業可以根據自身需要建立科學的檔案管理制度，逐步實現檔案管理的規范化和標準化。檔案管理制度包括對各類文件材料的歸檔整理、檔案保管、保密、借閱和鑒定銷毀等內容的規定。
五、企業在生產經營、經濟交往等各項活動中，應當遵守有關保守、保護國家秘密的法律、法規，同時采取相關措施防止企業保密檔案資料的泄密和丟失，從而有效維護國家和企業自身的利益。
六、企業檔案管理人員應當忠于職守，同時具有相應的檔案專業知識和業務能力。
七、文件制作應盡量使用耐久性好的書寫材料和紙張，避免使用諸如熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等不耐久的書寫材料。
企業各部門按照本企業有關歸檔制度的要求積累所形成的文件材料，積極采取相關措施防止文件材料的散失，如指定專人負責收集保管本部門的文件材料、專人跟蹤收集有關項目管理和實施過程中形成的文件材料等辦法。
八、應歸檔的文件材料要保持齊全完整，努力做到原件歸檔。
基建、科研等科技活動要從項目籌備階段到最終驗收階段的全過程的文件（包括有關圖紙等）收齊一同歸檔。
正式歸檔的文件材料應按照一定的分類規則進行區分，檔案整理標準可參照國家和省有關業務推薦標準和規范的要求，并編制目錄等輔助檢索工具。
電子文件的歸檔管理推薦使用質量好的光盤如金盤等作為存儲載體，永久保存的文件材料還應制成紙質文件同步歸檔管理。
九、落實有關庫房保管制度，切實保障檔案的保管安全。配備適合安全保管檔案的庫房或專柜，采取措施，滿足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術要求。
十、努力開發和利用檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務，是企業檔案工作的最終目的。企業檔案管理部門應做好檔案的借閱利用工作，并通過建立檔案利用臺賬，編制檔案參考資料等手段，積極為企業的需求服務。
