開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇儀器設(shè)備檔案管理研究，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

根據(jù)資質(zhì)認(rèn)定的要求，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)均配備了相應(yīng)的儀器設(shè)備，并在不同水平上開(kāi)展了儀器設(shè)備檔案管理工作。從載體上區(qū)分，儀器設(shè)備檔案包括紙質(zhì)版和電子版兩種，鑒于紙質(zhì)版儀器設(shè)備檔案目前仍占主要地位，所以本文主要討論紙質(zhì)版的標(biāo)準(zhǔn)化事項(xiàng)。

1儀器設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

1.1儀器設(shè)備檔案管理的重要性

儀器設(shè)備檔案是支持儀器設(shè)備正常運(yùn)行的重要技術(shù)基礎(chǔ)，其管理水平直接影響著檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)聲譽(yù)。充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案依據(jù)、憑證作用，既可以為管理層決策提供科學(xué)依據(jù)，避免造成損失或浪費(fèi)；又可以為儀器設(shè)備的正常使用、維修和保養(yǎng)提供科學(xué)有效的技術(shù)支持，延長(zhǎng)使用壽命；還可以提高儀器設(shè)備利用效率，降低管理成本。

1.2儀器設(shè)備檔案關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)化較少

目前針對(duì)儀器設(shè)備檔案的相關(guān)研究文獻(xiàn)[1-3]主要是從儀器設(shè)備檔案的建立、完善等方面展開(kāi)的思考和討論。從標(biāo)準(zhǔn)化角度展開(kāi)討論的不多，只有孫曉燕、錢瑛等人在研究文獻(xiàn)中提到儀器設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)化的概念[4，5]，但并未就如何進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化展開(kāi)討論。

2儀器設(shè)備檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的可行性

2.1儀器設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)狀

目前從檢索的情況來(lái)看，在國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)層面上，還沒(méi)有計(jì)劃或已經(jīng)制定針對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在地方標(biāo)準(zhǔn)的層面上，遼寧省在2020年發(fā)布了DB21/T3298-2020《特種設(shè)備技術(shù)檔案管理規(guī)范》，其主要針對(duì)特種設(shè)備檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)、紙質(zhì)化檔案管理要求和電子化檔案管理要求提出了標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范。內(nèi)蒙古自治區(qū)在2020年發(fā)布了DB15/T1927—2020《防雷裝置檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范》，其主要從防雷裝置檢測(cè)人員檔案管理要求、防雷裝置檢測(cè)設(shè)備檔案管理要求等方面提出了防雷裝置檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范。上述相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)均是針對(duì)特定檢驗(yàn)檢測(cè)領(lǐng)域機(jī)構(gòu)開(kāi)展設(shè)備檔案管理提出的標(biāo)準(zhǔn)化要求，具有一定的局限性。另外，在提出儀器設(shè)備檔案管理的同時(shí)又提出人員其他方面的要求，在專業(yè)性方面還可以進(jìn)一步深化。

2.2儀器設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)可行性

儀器設(shè)備管理工作主要涉及購(gòu)置、驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)維修、技術(shù)改造、計(jì)量、期間核查、報(bào)廢處置全生命周期工作，具備標(biāo)準(zhǔn)化的條件，可以通過(guò)制訂并貫徹執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到統(tǒng)一的管理高度，以滿足資質(zhì)認(rèn)定的要求。

3儀器設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

3.1總體要求

總體要求部分中，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)提出其在儀器設(shè)備檔案管理方面統(tǒng)領(lǐng)性要求，如應(yīng)設(shè)置專業(yè)部門、由專人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案工作；負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案工作的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)技能方面的培訓(xùn)；應(yīng)提出歸檔時(shí)紙質(zhì)規(guī)格要求等內(nèi)容。3.2歸檔范圍根據(jù)不同的性質(zhì)，可以將儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍分為綜合管理類檔案、儀器設(shè)備技術(shù)類檔案和其他技術(shù)類檔案等。

3.2.1綜合管理類檔案

綜合管理類檔案是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌管理本機(jī)構(gòu)內(nèi)的全部或部分儀器設(shè)備時(shí)，生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料，如儀器設(shè)備臺(tái)賬（必須含有設(shè)備管理唯一性編號(hào)）、檢定/校準(zhǔn)方案、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、期間核查計(jì)劃等。

3.2.2儀器設(shè)備技術(shù)類

檔案儀器設(shè)備技術(shù)類檔案是儀器設(shè)備在購(gòu)置/租賃、驗(yàn)收/調(diào)試、運(yùn)行/使用、維護(hù)保養(yǎng)/維修、報(bào)廢等階段生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料。購(gòu)置階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)、技術(shù)論證材料、儀器設(shè)備購(gòu)置批準(zhǔn)書(shū)、儀器設(shè)備購(gòu)置合同、儀器設(shè)備到貨通知書(shū)、儀器設(shè)備的提貨單、進(jìn)口儀器設(shè)備的報(bào)關(guān)單、發(fā)票單據(jù)及運(yùn)單等相關(guān)資料等。租賃階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括租賃儀器設(shè)備技術(shù)論證材料、租用合同等。驗(yàn)收/調(diào)試階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括裝箱單、質(zhì)量檢驗(yàn)證書(shū)或合格證、使用操作說(shuō)明書(shū)、保修單、檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備的相關(guān)結(jié)構(gòu)原理圖及線路圖、維修保養(yǎng)信息資料、安裝調(diào)試記錄、準(zhǔn)確度/量程/精密度及穩(wěn)定性等技術(shù)性能方面的試驗(yàn)記錄等。運(yùn)行/使用階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括運(yùn)行/使用記錄、運(yùn)行環(huán)境監(jiān)控記錄、操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢定/校準(zhǔn)證書(shū)、檢定/校準(zhǔn)結(jié)果確認(rèn)記錄、修正因子使用記錄、期間檢查記錄等。維護(hù)保養(yǎng)/維修階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃/記錄、維修記錄、搬遷/移動(dòng)記錄、搬遷/移動(dòng)驗(yàn)證記錄、流轉(zhuǎn)交接單等。報(bào)廢階段的技術(shù)類檔案應(yīng)包括報(bào)廢申請(qǐng)書(shū)、鑒定書(shū)、審批資料、報(bào)廢轉(zhuǎn)交單等。

3.2.3其他設(shè)備技術(shù)類

其他設(shè)備技術(shù)類檔案是指有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、參考物質(zhì)、試劑、消耗品等從購(gòu)置到消耗全生命周期生成的需要收集、整理、歸檔的技術(shù)類材料。包括采購(gòu)計(jì)劃、開(kāi)箱驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收記錄、領(lǐng)用/歸還記錄、使用記錄、核查記錄、有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書(shū)、期間核查方案/計(jì)劃/記錄等。

3.3管理

3.3.1收集

根據(jù)儀器設(shè)備的生命周期特點(diǎn)，其檔案應(yīng)該動(dòng)態(tài)收集。檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集綜合管理類和其他技術(shù)類檔案，儀器設(shè)備使用人員應(yīng)及時(shí)將動(dòng)態(tài)生成的儀器設(shè)備技術(shù)類檔案移交給檔案管理人員。

3.3.2整理與歸檔

綜合管理類和其他設(shè)備技術(shù)類檔案可以采取集中管理、分類整理并歸檔、專柜保管的方式管理。技術(shù)類檔案可以按照一機(jī)一檔的原則進(jìn)行整理并歸檔。應(yīng)依據(jù)檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做到目錄清楚、分類準(zhǔn)確、編排有序。同類型的多個(gè)小型儀器設(shè)備如壓力表、鋼卷尺、溫度計(jì)等，可以按類別分別歸檔在一個(gè)檔案盒內(nèi)，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。完成報(bào)廢后的儀器設(shè)備，其技術(shù)檔案應(yīng)專柜保管。
3.4利用與服務(wù)

收集整理儀器設(shè)備檔案的最終目的是為了更好地服務(wù)于檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)和結(jié)果，其應(yīng)用價(jià)值主要體現(xiàn)在為資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審組、內(nèi)部審核提供證明材料；為管理層后期采購(gòu)類似儀器設(shè)備提供參考；為不符合原因分析提供客觀證據(jù)。充分利用好儀器設(shè)備檔案的技術(shù)支持作用是對(duì)儀器設(shè)備檔案管理工作的最大肯定。

3.5維護(hù)與改進(jìn)

由于一方面儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)使用過(guò)程中會(huì)生成新的檔案素材，例如每年新生成的計(jì)量證書(shū)、維修維護(hù)記錄等；另一方面管理要求發(fā)生變化也會(huì)生成新的材料，如資質(zhì)認(rèn)定管理政策發(fā)生改變；所以檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更新儀器設(shè)備檔案，以保證儀器設(shè)備技術(shù)檔案的全面性、完整性、及時(shí)性。

3.6保管與處置

儀器設(shè)備檔案保存期限應(yīng)該與儀器設(shè)備壽命保持一致。儀器設(shè)備報(bào)廢后，其儀器設(shè)備類檔案應(yīng)在當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定有效期滿后再保存6年。在滿足保存期限后銷毀時(shí)，應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。

4結(jié)論

通過(guò)制定儀器設(shè)備檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理不僅可以做到“有法可依”，減少管理環(huán)節(jié)中人為因素管理的不規(guī)范性，還可以減少不符合的發(fā)生頻次，提升檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理水平，為檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供最可靠的技術(shù)支持，從而更大程序上滿足資質(zhì)認(rèn)定的要求。

參考文獻(xiàn)

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作者:賈亮單位:山西省檢驗(yàn)檢測(cè)中心（山西省標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量技術(shù)研究院）