時(shí)間：2023-02-03 07:07:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇聲像檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1.信息資源挖掘不深
城建檔案編研的最終目的應(yīng)該是服務(wù)城市建設(shè)，對(duì)檔案信息資源的利用必須既有深度又有廣度，如果只局限于現(xiàn)有館藏，那么在選題上的范圍上必然會(huì)受到限制，這樣編寫出來的資料缺乏吸引力，社會(huì)利用率也注定不高。要想充分體現(xiàn)城建檔案的專業(yè)特點(diǎn)和一個(gè)城市的地方特色，就必須編寫出真正反映城市建設(shè)過程中不同時(shí)期的施工技術(shù)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、建筑風(fēng)格與城市文化，這樣的成果才具有較高的借鑒參考及利用價(jià)值。
2.工作經(jīng)費(fèi)有限，資金投入不足
真正稱得上編研成果的應(yīng)該是題材新穎、制作精美，經(jīng)過正式印刷出版并廣為流傳的作品。同時(shí)它也是一項(xiàng)文化產(chǎn)品,只有投入才會(huì)有產(chǎn)出，要獲得一項(xiàng)高質(zhì)量的編研成果，少不了必要的資金投入。但由于是公益性事業(yè)單位，城建檔案館經(jīng)費(fèi)多靠地方財(cái)政撥款。而所撥到的款項(xiàng)主要用于支付職工工資、一般日常性支出和少量的業(yè)務(wù)建設(shè)，能夠真正用在編研工作上的幾乎沒有。城建檔案館要想立項(xiàng)目，爭取資金渠道少、難度大。
3.專業(yè)技術(shù)人才缺乏
人員知識(shí)儲(chǔ)備不豐富。各領(lǐng)域的發(fā)展關(guān)鍵靠人才。但能夠被選派和充實(shí)到城建檔案編研工作崗位上的具備專業(yè)水平高、研究能力強(qiáng)、知識(shí)儲(chǔ)備豐富的專業(yè)技術(shù)人員力量較少，且多為兼職。城建檔案編研工作恰恰缺少這樣一些有責(zé)任感、有事業(yè)心、熱愛本職、精通專業(yè)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)又熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質(zhì)高的人才隊(duì)伍。
4.技術(shù)資源尚缺
編研工作既要有設(shè)施配備，又要有技術(shù)資源的支持。這些是編研工作有效開展的物質(zhì)保障。導(dǎo)致編研成果質(zhì)量不高，利用形式單一的另外一個(gè)因素就是缺少技術(shù)上的有效支持。技術(shù)資源的有效使用決定了編研成果宣傳度、利用率和社會(huì)價(jià)值。
二、聲像技術(shù)資源優(yōu)勢
聲像技術(shù)是近代聲學(xué)、電影和電視技術(shù)的綜合性運(yùn)用，通過畫面和音響來表達(dá)內(nèi)在含義的方法和設(shè)備。它涉及對(duì)語言、音響和畫面加工處理及專題片制作等技術(shù)，早已被廣泛應(yīng)用到城建檔案工作領(lǐng)域。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和更新，在原有的基礎(chǔ)上，還能夠利用視覺差異把觀賞者引入畫面立體空間中，使其具有深度感和現(xiàn)場感。而且光盤為聲像存儲(chǔ)提供了新的載體，將技術(shù)與藝術(shù)融為一體，作為文獻(xiàn)檔案材料可作長期貯存和快速傳遞的有效途徑，其優(yōu)點(diǎn)是傳遞信息快、直觀、形象生動(dòng)，在經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展中越來越顯示出重要的作用，是新時(shí)期城建檔案工作的重要內(nèi)容。
三、發(fā)揮聲像技術(shù)優(yōu)勢
1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對(duì)城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對(duì)正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。
導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對(duì)城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對(duì)整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對(duì)老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對(duì)聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對(duì)一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對(duì)策
上述問題種種，其原因主要是由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執(zhí)法建制守規(guī)范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個(gè)人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實(shí)施為解決這個(gè)難題提供了合法依據(jù)。它明確規(guī)定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應(yīng)依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立各項(xiàng)規(guī)章制度，層層抓落實(shí)。要將“依法治檔”宣傳到有關(guān)部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)問題。要認(rèn)識(shí)到城建聲像檔案能形象地、真實(shí)地記錄城市建設(shè)發(fā)展的各個(gè)方面和不同歷史時(shí)期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對(duì)現(xiàn)實(shí)和歷史有著重要意義。因此，領(lǐng)導(dǎo)要抱著對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，站在全局利益和長遠(yuǎn)利益看待這一問題，并且將這項(xiàng)工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質(zhì)支持。那種只重建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)果，輕形成結(jié)果過程；重企業(yè)有形的經(jīng)濟(jì)效益，輕社會(huì)無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財(cái)、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應(yīng)的人、財(cái)、物，就會(huì)成為一紙空談。第一，應(yīng)選派有責(zé)任心，懂拍攝技術(shù)的同志擔(dān)任此項(xiàng)工作。第二，在經(jīng)費(fèi)使用上應(yīng)給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設(shè)備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業(yè)務(wù)主管部門，應(yīng)具體研究解決特殊規(guī)格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機(jī)動(dòng)、靈活、拾遺補(bǔ)缺的作用，應(yīng)當(dāng)受到重視。檔案部門除加強(qiáng)平時(shí)收集照片、錄像檔案外，還應(yīng)處理好與形成檔案的各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，向有關(guān)人員及時(shí)了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關(guān)人員的思想工作，盡可能的把散存在個(gè)人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發(fā)揮其利用價(jià)值。
另外，還應(yīng)做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統(tǒng)一保管。否則，不予報(bào)銷。
5部門配合共同管。
我來競聘，是因?yàn)槲揖哂幸韵聝?yōu)勢： 第一，善"學(xué)"。七年來，我善于學(xué)習(xí)和思考，并不斷地自我提升。工作給予了我學(xué)習(xí)探索的動(dòng)力，學(xué)習(xí)賦予了我工作的激情。我的碩士畢業(yè)論文研究方向是多媒體技術(shù)和數(shù)字圖象的水印算法。照片盜版的泛濫是當(dāng)前聲像工作中的一大困擾。我以城建檔案館的標(biāo)志作為水印，設(shè)計(jì)了一個(gè)新型算法，嵌入到數(shù)字圖像中，作為版權(quán)的保證。實(shí)踐證明算法是相當(dāng)可行的。學(xué)有所用，用有所成，那一刻，我充滿了激情。我的論文在答辯中被評(píng)為唯一的優(yōu)，不久又被第十一屆全國多媒體學(xué)術(shù)會(huì)議錄用。工作和學(xué)習(xí)的互相促進(jìn)，使我找到了自我提升的價(jià)值。
除了善學(xué)、會(huì)管、能寫、夠?qū)＃疫€具有反應(yīng)快，容易接受新鮮事物的優(yōu)勢。這一點(diǎn)，也是多媒體工作室主任應(yīng)有的素質(zhì)。
我來競聘也有兩個(gè)不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對(duì)體能的高要求，人們也許會(huì)認(rèn)為這一職位應(yīng)由身強(qiáng)力壯的男士來擔(dān)任。但是，我認(rèn)為，除了身體條件好以外，還應(yīng)有過人的魄力。這兩點(diǎn)，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個(gè)字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會(huì)因?yàn)樽约菏桥远丝s。曾經(jīng)兩次，我隨林市長外出視察，由于我的突出表現(xiàn)和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當(dāng)我自豪地說出城建檔案館時(shí)，我不再感到，性別會(huì)成為影響我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚(yáng)，不大善于在人面前表現(xiàn)自我。為了克服這個(gè)缺點(diǎn)，我決心工作上要多向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，在領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神的同時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學(xué)會(huì)推銷自己，化被動(dòng)為主動(dòng)。
假如我競聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)方法，積極愉快地工作；假如我競聘成功，我會(huì)全力以赴，實(shí)現(xiàn)心中的藍(lán)圖。我的工作設(shè)想具體有A、B、C、D四大計(jì)劃：
A計(jì)劃（Accumulation）是集腋成裘計(jì)劃。主要內(nèi)容是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動(dòng)出擊。繼續(xù)跟蹤拍攝一批重點(diǎn)工程；積極配合規(guī)劃局和建委完成重要會(huì)議活動(dòng)的拍攝；完整系統(tǒng)地搜集規(guī)劃專項(xiàng)工程例如番禺南沙開發(fā)區(qū)、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強(qiáng)多媒體工作室對(duì)聲像檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標(biāo)準(zhǔn)，依靠基層網(wǎng)絡(luò)單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計(jì)劃能夠及時(shí)而有效地豐富我館聲像檔案的內(nèi)容。
B計(jì)劃（Business）是商業(yè)運(yùn)作計(jì)劃。我館聲像檔案忠實(shí)地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財(cái)產(chǎn)。B計(jì)劃是憑借已有的素材，運(yùn)用多媒體技術(shù)，開發(fā)集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產(chǎn)品，并借助商業(yè)運(yùn)作的模式，開展有償服務(wù)。B計(jì)劃利用館藏聲像檔案的不動(dòng)產(chǎn)，創(chuàng)造具有市場價(jià)值的多媒體產(chǎn)品這一流動(dòng)資產(chǎn)，將為我館帶來源源不斷的財(cái)富。
C計(jì)劃（Cooperation）是跨部門合作計(jì)劃。橫向交流，縱向合作是C計(jì)劃的宗旨。首先要密切與本館內(nèi)各部門的合作。近期來說，對(duì)內(nèi)合作計(jì)劃有三個(gè)內(nèi)容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊和籌備網(wǎng)站所需的聲像資料；第二，與監(jiān)督指導(dǎo)室合作，增強(qiáng)聲像檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，在網(wǎng)絡(luò)單位征收聲像檔案；第三，與技術(shù)開發(fā)部合作，參與數(shù)字檔案館中數(shù)字多媒體信息管理系統(tǒng)的開發(fā)，向我館和市規(guī)劃局的相關(guān)用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統(tǒng)。合作計(jì)劃的另一方面是加強(qiáng)對(duì)外合作。第一，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)的觀念，與市建委、市規(guī)劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規(guī)劃方案和國際招標(biāo)所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長的原則，與電視臺(tái)、報(bào)社等大型媒體機(jī)構(gòu)合作。利用媒體優(yōu)勢和本館資源，開展宣傳策劃活動(dòng)。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統(tǒng)的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動(dòng)，加強(qiáng)與兄弟單位的聯(lián)系，保證跨部門工作的順利開展。
D計(jì)劃（Digitization）是數(shù)字化計(jì)劃。概括地說，D計(jì)劃有兩方面內(nèi)容：其一，多媒體信息的建庫工作。多媒體建庫方案將運(yùn)用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字圖像采集和壓縮技術(shù)、數(shù)字多媒體安全技術(shù)、光盤海量存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將我館現(xiàn)有的城市建設(shè)聲像資料轉(zhuǎn)換成電子文件，建立城建聲像數(shù)據(jù)庫，服務(wù)政府決策部門和社會(huì)公眾，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。其二，多媒體信息安全工作。運(yùn)用信息隱藏和信息加密技術(shù)，在數(shù)字圖像中嵌入數(shù)字水印或電子簽名，以此作為多媒體信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的版權(quán)保證。由于本人有了一定的研究基礎(chǔ)，我相信我館的多媒體信息安全工作能在同行業(yè)中走得更快更好。
關(guān)鍵詞：基層企業(yè)檔案，收集，推動(dòng)，對(duì)策
隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展對(duì)檔案信息的依賴日益增大。免費(fèi)論文。做好檔案信息服務(wù)工作要依靠豐富的館藏檔案信息資源。在檔案管理流程中，收集是基礎(chǔ)，積極主動(dòng)地做好檔案收集工作，以達(dá)到豐富館藏、突出特色，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的重大課題。
一、基層企業(yè)檔案收集工作的現(xiàn)狀
自《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施以來，企業(yè)檔案管理部門采取了多種措施解決檔案工作中收集不全的問題，取得了較好的成效，但就整體而言，收集不全仍是整個(gè)基層企業(yè)檔案工作中存在的一個(gè)突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、歸檔門類不全
企業(yè)檔案收集往往只注重文書檔案的收集，科技檔案和專門檔案相對(duì)比較少，對(duì)隨著科技發(fā)展和辦公自動(dòng)化的形成產(chǎn)生的如照片、底片，磁性載體材料如錄像帶、磁帶以及當(dāng)下已經(jīng)形成主流的光盤、硬盤等新型載體檔案的收集歸檔工作也不夠重視。
2、歸檔文件不齊全、不完整
具體表現(xiàn)在：（1）紅頭文件不齊全。免費(fèi)論文。許多職能部門起草的文件上報(bào)或下發(fā)后，沒有交到檔案室留存。（2）“白頭文件”不齊全。在日常工作中會(huì)形成許多沒有紅頭的文件材料，如編發(fā)的簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。這些文件材料對(duì)今后的工作查考有著不可替代的獨(dú)特作用，也應(yīng)有所選擇地進(jìn)行收集、整理、歸檔。
3、科技檔案收集不全
企業(yè)存在著重文書檔案輕科技檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的科技資料嚴(yán)重不齊。有的科技工作人員并沒有認(rèn)識(shí)到手中的技術(shù)資料就是檔案或?yàn)榱瞬檎曳奖悴辉赴鸭夹g(shù)資料交給檔案室造成檔案流失；有的部門在基建施工或設(shè)備安裝中的圖紙更改和調(diào)試記錄從不歸檔，造成檔案與實(shí)際情況不符。
4、檔案收集范圍窄
除了正常館藏管理范圍內(nèi)檔案的收集，對(duì)以下類型的檔案則缺乏有效收集：
（1）突發(fā)事件檔案的收集；（2）實(shí)物檔案的收集，如印章、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗、題詞、字畫等；（3）口述檔案的收集，如利用重要紀(jì)念活動(dòng)時(shí)機(jī)，積極收集制作，將原始錄音錄像、現(xiàn)場筆記及說明、記錄人簽名、主述人資料、電子文稿等材料收集齊全；（4）員工民生檔案的收集，如家庭檔案的收集。
二、影響基層企業(yè)檔案收集工作的因素
1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，存檔意識(shí)比較薄弱
由于檔案意識(shí)淡薄，檔案收集工作不被重視，導(dǎo)致檔案收集工作處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案材料使用過程中不知不覺的丟失。有些部門為圖使用方便，不愿把文件上交檔案室，特別是聲像、照片資料和與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。當(dāng)人員變動(dòng)或機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，未能做好檔案移交工作，致使該檔案收集不全甚至遺失。
2、人員綜合素質(zhì)不高是影響企業(yè)檔案收集工作的主觀原因
一是普遍缺乏從事檔案工作的專業(yè)人才。二是內(nèi)部缺乏競爭力和活力。“等、靠、要”思想觀念嚴(yán)重，收集手段單一，創(chuàng)新意識(shí)和自我發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。通常檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動(dòng)，致使檔案收集工作長期呈現(xiàn)一種落后狀態(tài)。
3、檔案管理制度不完善，執(zhí)行不嚴(yán)使檔案收集工作失去支撐
企業(yè)的檔案部門往往是無職無權(quán)的“軟”部門，檔案管理人員在執(zhí)行檔案管理制度過程中，怕碰硬。檔案管理制度不健全，執(zhí)行力度不夠，對(duì)于相關(guān)部門和相關(guān)人員違反檔案管理制度的情況，如該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失等，檔案管理人員執(zhí)法不嚴(yán)，檔案丟失不匯報(bào)、不處理。
4、廣泛征集的力度不夠，導(dǎo)致檔案資料流失
盡管做了很多的宣傳，企業(yè)員工的檔案意識(shí)還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業(yè)范圍內(nèi)的征集工作。在全心全意進(jìn)行企業(yè)建設(shè)的同時(shí)，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業(yè)內(nèi)部的一些有價(jià)值的檔案資料未能及時(shí)的征集歸檔。
三、加強(qiáng)基層檔案收集工作的對(duì)策
1、健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整
建立、健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。歸檔時(shí)應(yīng)注意：（1）歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應(yīng)全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；（2）加強(qiáng)文件管理。為了防止上級(jí)各業(yè)務(wù)部門直接下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門有價(jià)值的文件材料散失，應(yīng)制定公文登記制度，即凡是由上級(jí)部門下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門的文件材料，先由文書部門登記，這樣每個(gè)部門應(yīng)歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；（3）檔案部門必須同有關(guān)部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。
2、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)主動(dòng)收集意識(shí)
長期以來，檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，使檔案收集工作處于一種很被動(dòng)的局面，要改變這一現(xiàn)狀，必須全面提高檔案人員素質(zhì)、更新觀念、正確認(rèn)清和擺正自己的位置，擴(kuò)展思路，激發(fā)內(nèi)在的工作熱情和工作積極性，增強(qiáng)檔案收集的敏銳度和精確度，做到“腦勤、嘴勤、手勤、腳勤”，變被動(dòng)為主動(dòng)，讓人們感受到檔案的重要性，贏得員工的信任和支持，檔案收集工作才能順利有序的開展。
3、加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案意識(shí)
長期以來，員工對(duì)檔案收集工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。因而，檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個(gè)部門，強(qiáng)化企業(yè)的檔案意識(shí)，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態(tài)中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時(shí)還要深入有關(guān)部門，及時(shí)與他們進(jìn)行溝通和交流，明確收集工作計(jì)劃，研究收集工作中遇到的難題，求得他們的信任和理解，從而使檔案收集工作經(jīng)常化、制度化。免費(fèi)論文。
4、創(chuàng)新收集手段，擴(kuò)大檔案收集來源
為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理部門必須改革檔案接收和征集工作，構(gòu)建優(yōu)化的檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)，健全征集網(wǎng)絡(luò)及其功能，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重大活動(dòng)、重大事件、重大工程檔案的收集。打破傳統(tǒng)接收方式，拓寬收集渠道，多形式、多渠道將散存在企業(yè)內(nèi)的重要檔案收集存檔，同時(shí)提高接收檔案的質(zhì)量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案的收集比例，實(shí)現(xiàn)收集檔案數(shù)量有較大增長，質(zhì)量有較大提高，結(jié)構(gòu)有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，為企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供完備的檔案信息服務(wù)。
評(píng)估專家組對(duì)高校進(jìn)行評(píng)估的一般辦法是，除安排一些現(xiàn)場聽課、座談會(huì)、匯報(bào)會(huì)等現(xiàn)場考察外，主要是查閱學(xué)校提供的各項(xiàng)主要信息(側(cè)重對(duì)原始材料的審閱)。而這個(gè)“原始材料就是指學(xué)校的檔案，是學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它們能夠真實(shí)地反映學(xué)校不同時(shí)期的教學(xué)工作和管理工作的水平。因此評(píng)估是以學(xué)校檔案為依據(jù)，檢查學(xué)校各項(xiàng)工作的管理水平，教學(xué)檔案是學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)實(shí)力的重要原始記錄和佐證材料。”
高校的檔案是它在從事教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、照片等不同載體的歷史記錄，它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而積累，它是學(xué)校生命的年輪，是學(xué)校發(fā)展建設(shè)的見證，高校檔案不僅反映了高校的歷史面貌，同時(shí)也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。因此，高校檔案的建設(shè)對(duì)于高校評(píng)估能否順利開展顯得至關(guān)重要，其作用是越來越大。
教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)評(píng)估活動(dòng)中，全面系統(tǒng)地記錄了學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的全過程，這些檔案是教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，理所當(dāng)然地可以用來作為教學(xué)活動(dòng)的佐證，水平評(píng)估中每個(gè)項(xiàng)目、指標(biāo)、觀測點(diǎn)的內(nèi)容都是學(xué)校檔案的具體體現(xiàn)，最終都要以學(xué)校各級(jí)檔案提供的原始材料為依據(jù)。
在此，尤其要提及的是系級(jí)教學(xué)檔案，所謂系級(jí)教學(xué)檔案，是指在系一級(jí)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的東西，是對(duì)系級(jí)教學(xué)工作的內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動(dòng)不可缺少的依據(jù)，是改進(jìn)教學(xué)工作，促進(jìn)教學(xué)交流，提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源，也是系級(jí)檔案工作的核心。它包括教學(xué)管理類檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生管理類檔案、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案、教學(xué)輔助材料檔案等。
一、系級(jí)教學(xué)檔案的特點(diǎn)
1 分散性和特殊性
就系級(jí)教學(xué)檔案的來源而言，政府教育主管部門，本校教學(xué)主管部門，本系各教研室、實(shí)驗(yàn)室、公共課教學(xué)部門以及師生個(gè)人都是它的信息源，它集結(jié)了富有成就的教學(xué)人員、教學(xué)管理人員和學(xué)生的個(gè)體勞動(dòng)成果。如富有特色的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、高質(zhì)量的教材、高水平的論文、學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各項(xiàng)出色的活動(dòng)記載等，都是教學(xué)檔案的重要組成部分。
2 內(nèi)部性和原始性
就系級(jí)教學(xué)檔案的形成而言，系級(jí)教學(xué)檔案材料大多是系內(nèi)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理中自然形成的歷史記錄，并為其直接管理和使用，一般不經(jīng)過文書處理部門的收發(fā)登記，除讓級(jí)下達(dá)的文件以外，其他材料多數(shù)不帶文號(hào)。
3 專業(yè)性和多學(xué)科性
就系級(jí)教學(xué)檔案而言，由于系級(jí)專業(yè)設(shè)置，學(xué)科劃分比較細(xì)致、各專業(yè)在培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)要求、課程設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時(shí)分配、教學(xué)方法等方面有所不同，因而這些教學(xué)檔案材料表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性和多學(xué)科性。
4 開放性和透明性
就系級(jí)教學(xué)檔案系統(tǒng)而言，通過輸入信息(收集、整理和輸出信息、開發(fā)利用)的不斷交換、反饋，使教學(xué)檔案組成一個(gè)開放的系統(tǒng)。教學(xué)檔案與其他檔案不同，往往是大家都知道并且是教師、學(xué)生自己整理形成的。如教師考核表、畢業(yè)生登記表等，還有一部分是必須向?qū)W生公開的，如學(xué)習(xí)成績、評(píng)估登記、紀(jì)律處分等，除試題庫外，其余絕大部分都是公開透明的。
5 周期性和成(套)性
就和系級(jí)教學(xué)檔案的運(yùn)行而言，教學(xué)檔案有其獨(dú)特的周期性特點(diǎn)，它不是以自然年度為周期，而是以學(xué)期或?qū)W年，甚至更長的時(shí)間為周期，如學(xué)期或?qū)W年度工作計(jì)劃、總結(jié)、招生計(jì)劃，某一課程的授課計(jì)劃、學(xué)生成績統(tǒng)一報(bào)表等。學(xué)生從一入學(xué)到畢業(yè)分配，一般要經(jīng)過四年，在此期間，要接受基礎(chǔ)課、專業(yè)基礎(chǔ)課，專業(yè)課，教學(xué)實(shí)踐、教育實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)及論文答辯等一整套完整而系統(tǒng)的培養(yǎng)程序，這一過程反映了教育者和受教育者在這一教學(xué)活動(dòng)周期中的全貌，因而同一周期的教學(xué)工作形成了一整套材料，是一個(gè)有機(jī)的整體。
6 多樣性和復(fù)雜性
就系級(jí)教學(xué)檔案的形式而言，教學(xué)檔案的內(nèi)容豐富，載體形式多樣化，除了紙質(zhì)的材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、教材，各類登記表冊外，還有照片、錄音、錄像、幻燈片、計(jì)算機(jī)軟件等記錄材料。
二、系級(jí)教學(xué)檔案管理遵循的原則
1 教學(xué)性原則
其教學(xué)檔案主要記載教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷及其執(zhí)行情況，能夠反映出教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量、實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)以及命題、考試等各個(gè)環(huán)節(jié)的整體面貌，真正體現(xiàn)出教學(xué)檔案的教學(xué)性特點(diǎn)。
2 成套性原則
是指教學(xué)檔案要完整，要齊全成套，不能殘缺不全，要保證其收集整理和文件、資料的穩(wěn)定性和連續(xù)性，再通過整體編排，形成一個(gè)有機(jī)的整體。
3 客觀性原則
是指教學(xué)檔案必須做到客觀、準(zhǔn)確，必須與它所記述的教學(xué)活動(dòng)情況相符合，相一致，這樣，才能夠使教學(xué)檔案成為教學(xué)活動(dòng)的計(jì)劃，過程和結(jié)果的真實(shí)記錄，為開展教學(xué)研究、評(píng)估和決策提供客觀依據(jù)。
4 現(xiàn)實(shí)性原則
就是要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有效利用，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)將為今后的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理及教學(xué)研究工作的完善提供有益的參考。
在探究高校教育評(píng)估指標(biāo)時(shí)，我們不難發(fā)現(xiàn)，評(píng)估指標(biāo)以提高教育教學(xué)質(zhì)量為指導(dǎo)思想，以教育教學(xué)過程中形成的檔案材料為觀測點(diǎn)，這就給檔案材料賦予了新的價(jià)值。在教學(xué)評(píng)估準(zhǔn)備中，我們時(shí)常感到：支撐評(píng)估指標(biāo)觀測點(diǎn)的材料難以收集，而收集的材料又不能有效地反映教育教學(xué)過程，反映教育教學(xué)質(zhì)量的材料極度缺乏。究其原因主要是在日常教育教學(xué)工作中對(duì)教學(xué)檔案的作用，教學(xué)檔案和教學(xué)工作檔案之間關(guān)系認(rèn)識(shí)不到位，是我們在日常工作中對(duì)教學(xué)檔案材料少于積累，少于整理所致，筆者作為教學(xué)管理者和工作實(shí)踐者，試對(duì)此作探析。
三、高校系級(jí)工作檔案的建立存在的問題
一方面，在教學(xué)工作檔案建立中不能明確收集對(duì)象。其原因是將教學(xué)工作檔案與文書檔案混為一談，其實(shí)教學(xué)工作檔案與文書檔案有明顯不同的特點(diǎn)。教學(xué)工作檔案主要集中在教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門，學(xué)校教師需要解決教學(xué)方面的某些問題或領(lǐng)導(dǎo)作決策時(shí)，可提供利用。教學(xué)工作檔案通常是一些無編號(hào)的教學(xué)文件材料，如學(xué)校梯隊(duì)建設(shè)，試卷分析、專業(yè)評(píng)估、課程評(píng)估、教學(xué)業(yè)務(wù)、師資隊(duì)伍等資料。從形成時(shí)間上看，教學(xué)工作檔案多為學(xué)年度材料。文書檔案往往是有編號(hào)的、規(guī)范性的文字材料。可見，教學(xué)工作檔案包含了文書檔案。在教學(xué)檔案建設(shè)中，必須將教學(xué)工作檔案與文書檔案區(qū)分開來，分清兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系，才能在教學(xué)工作檔案建立中把握好材料收集的對(duì)象。實(shí)踐證明，無論是從管理上還是從利用效果上看，必須認(rèn)真區(qū)分教學(xué)工作檔案與文書檔案，建立起合理的類別才能提高教學(xué)工作檔案的使用價(jià)值。
另一方面，對(duì)教學(xué)工作檔案認(rèn)識(shí)不全面。教學(xué)工作檔案包括三個(gè)層次的材料：一是對(duì)學(xué)校及主管部門下行的文件資料；二是部門對(duì)下行文件所作的相關(guān)配套管理規(guī)定，實(shí)施細(xì)則；三是部門向上級(jí)主管部門上行所形成的相關(guān)材料。但在實(shí)踐中，由于對(duì)教學(xué)工作檔案認(rèn)識(shí)不全面，導(dǎo)致在檔案建立中常出現(xiàn)三種傾向：文件檔案多，教育教學(xué)科研資料少；紙質(zhì)資料多，電子聲像資料少；宏觀資料多，微觀資料少。因此，加強(qiáng)對(duì)各個(gè)層面材料的收集、整理，才能形成完整的教學(xué)工作檔案。這三個(gè)層面是相互聯(lián)系，相互制約，其同發(fā)展的，只有加強(qiáng)對(duì)這三個(gè)層面的建設(shè)，才有利于檔案建設(shè)的整體完善。
[關(guān)鍵詞] 教學(xué)檔案;收集;整理;歸檔
[中圖分類號(hào)] R197 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]B [文章編號(hào)]1674-4721(2010)04(c)-140-02
On the teaching of clinical teaching and research archives collection amd collation and archiving
HE Yun, ZHOU Xiaofan, HAO Jia, LIU Yulian, ZHANG Youfeng
(1.Second Affiliated Hospital, third Military Medical University,Chongqing 400037, China; 2.The first Affiliated Hospital,third Military Medical University,Chongqing 400037,China)
[Abstract] Teaching undergraduate teaching level file was the basis of assessment and was the quality of teaching standards and teaching certificate,teaching was a measure of a teaching and research of teaching based on management level and quality of education. In this paper, the author surgical teaching and research,"Eleventh Five-Year".Meet the assessment work experience excellence in clinical teaching and research summed up the importance of archives and how to file effective collection,collation and archiving.
[Key words] Teaching portfolio;Collection;Finishing;Archive
在臨床教學(xué)醫(yī)院,教研室是最基層的教學(xué)管理單位,其檔案建設(shè)是整個(gè)醫(yī)院和學(xué)校的教學(xué)檔案基礎(chǔ),教學(xué)檔案直接記錄了教研室的教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)施、教學(xué)研究、教學(xué)活動(dòng)等,為教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量提供了依據(jù)。而教研室收集的教學(xué)材料多為教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的第一手資料,十分凌亂,如果未及時(shí)高效的收集、整理和歸檔,教學(xué)檔案就會(huì)隨時(shí)流失或破損。因此,檔案建設(shè)科學(xué)化、信息化、規(guī)范化、制度化是時(shí)展的要求和趨勢。
1 臨床教研室教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
教學(xué)檔案的主要內(nèi)容包括教研室基本情況:教研室(含學(xué)科、課程)歷史沿革、教研室辦公室情況、教研室人員基本情況、教研室受獎(jiǎng)、受懲情況等;教學(xué)組織:國家文件、學(xué)校教學(xué)文件、教學(xué)組織文件、課程建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)工作材料;教學(xué)實(shí)施:實(shí)施計(jì)劃、教案、講稿、理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)活動(dòng)記錄、教學(xué)質(zhì)量控制、考試分析、教學(xué)總結(jié);教員工作:教員培養(yǎng)、教員考核、獎(jiǎng)懲情況、外聘教師;教學(xué)與學(xué)術(shù)研究:教學(xué)研究、學(xué)術(shù)研究、學(xué)術(shù)活動(dòng)、學(xué)科建設(shè);教材建設(shè):教材建設(shè)規(guī)劃、課程教材、教材編寫;教育技術(shù):教育技術(shù)工作、教育技術(shù)資源、信息化教學(xué);教學(xué)保障:教學(xué)條件、教學(xué)經(jīng)費(fèi)及其他教學(xué)材料。
2 臨床教研室教學(xué)檔案的特點(diǎn)
2.1檔案資料來源多學(xué)科性
臨床教研室,特別是內(nèi)、外科教研室所涉及的三級(jí)學(xué)科繁多,如內(nèi)科涉及呼吸內(nèi)科、消化內(nèi)科、神經(jīng)內(nèi)科、腎內(nèi)科、心內(nèi)科等,外科涉及心血管外科、泌尿外科、神經(jīng)外科、骨科、普通外科、胸外科、肝膽外科等,教學(xué)檔案難以及時(shí)收集、整理和歸檔。特別是教員的個(gè)人材料,如教學(xué)總結(jié)、見習(xí)日志、見習(xí)教案課件等。
2.2 檔案資料分散性
教研室檔案資料既包括學(xué)校、部、院、系下發(fā)的教學(xué)工作規(guī)章制度、文件、會(huì)議材料、人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)綱、考試大綱、教學(xué)工作會(huì)議、重要教學(xué)活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告、紀(jì)要、總結(jié)等;又有教研室書寫的教學(xué)文書,如教學(xué)設(shè)計(jì)、課程教學(xué)總結(jié)、試卷分析、課程建設(shè)規(guī)劃、師資建設(shè)規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、四大規(guī)劃、年初計(jì)劃和年初總結(jié)等;還要收集所屬三級(jí)學(xué)科的教案課件,個(gè)人教學(xué)總結(jié)、主任聽課記錄、集體備課記錄本等,材料十分凌亂、分散。
2.3 檔案資料載體的多樣性
傳統(tǒng)上教學(xué)檔案的歸檔主要是紙質(zhì)載體,同時(shí)還有圖片(如第二課堂活動(dòng)、科室主任查房、外校專家參觀指導(dǎo)等照片)、光盤(如專家教授講座、教學(xué)名師明星示范授課及一些具有很大儲(chǔ)存價(jià)值的大型會(huì)議)、獎(jiǎng)狀以及一些實(shí)物(如投影儀、教具、標(biāo)本),均形象客觀地反應(yīng)教學(xué)實(shí)施過程,是教學(xué)活動(dòng)的重要憑證,是重要的教學(xué)檔案信息資源。
2.4 教學(xué)檔案的周期性和成套性
培養(yǎng)一屆醫(yī)學(xué)生的過程就是一個(gè)教學(xué)活動(dòng)周期,一個(gè)周期就會(huì)形成一套教學(xué)材料,在收集、整理、歸檔的同時(shí),還要準(zhǔn)備下一屆新生的新材料,周而復(fù)始,無限循環(huán),工作繁瑣。
3 收集、整理和歸檔臨床教學(xué)檔案的重要性
3.1 教學(xué)檔案是本科教學(xué)工作水平評(píng)估的基礎(chǔ)
臨床教學(xué)檔案直接記錄了臨床教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的各個(gè)環(huán)節(jié),在醫(yī)學(xué)院校進(jìn)行教學(xué)評(píng)估時(shí),需要對(duì)教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析,所以科學(xué)的臨床教學(xué)檔案建設(shè)可以為教學(xué)評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確可靠的信息和數(shù)據(jù),這是醫(yī)學(xué)院校搞好本科教學(xué)工作評(píng)估的基礎(chǔ),是進(jìn)行教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)。
3.2 教學(xué)檔案是反映教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的憑證
教學(xué)檔案真實(shí)記錄了教員的教學(xué)、科研活動(dòng),比如教學(xué)、課件、教具、學(xué)員評(píng)分記錄表、見習(xí)日志和集體備課記錄本等,直接印證了教學(xué)的教學(xué)方法、手段和教學(xué)態(tài)度,試卷及試卷分析表明了本學(xué)期的教學(xué)效果,個(gè)人教學(xué)總結(jié)明確了教員為進(jìn)一步提高教學(xué)質(zhì)量的計(jì)劃。教員學(xué)術(shù)交流與協(xié)作、學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座等學(xué)術(shù)活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表及有關(guān)材料、各級(jí)各類教學(xué)成果獎(jiǎng)有關(guān)材料、發(fā)表教學(xué)論文統(tǒng)計(jì)表及相關(guān)材料、科研項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)及相關(guān)材料、科研成果獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)及相關(guān)材料、發(fā)表學(xué)術(shù)論文統(tǒng)計(jì)資料及相關(guān)材料記錄了教員學(xué)術(shù)活動(dòng)和科研活動(dòng)。
3.3 教學(xué)檔案衡量一個(gè)教研室教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量
教學(xué)檔案是衡量一個(gè)教研室教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,比如,督導(dǎo)聽課記錄本、主任聽課記錄本、教學(xué)會(huì)議記錄本、試講記錄本、教學(xué)日志、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)評(píng)價(jià)、分析資料是教研室督導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的重要依據(jù);學(xué)年教學(xué)工作報(bào)告、中期教學(xué)總結(jié)、課終教學(xué)總結(jié),教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)材料、典型教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料記錄了教研室累積經(jīng)驗(yàn),創(chuàng)新改革的過程;教研室教員培養(yǎng)規(guī)劃、實(shí)施情況、教員培訓(xùn)相關(guān)材料(教員出國、進(jìn)修、代職)等、青年教員培養(yǎng)計(jì)劃和實(shí)施情況等記錄了管理教學(xué)活動(dòng)的過程。四大規(guī)劃、課程試題庫建設(shè)與更新情況、課程選用教材記錄了教研室建設(shè)、發(fā)展的過程。
4 臨床教學(xué)檔案收集、整理和歸檔的具體舉措
4.1 臨床教研室教學(xué)檔案收集
①教學(xué)檔案的收集采取定期收集(如教員的教案課件、教學(xué)總結(jié)、情況、學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座等)與隨時(shí)收集(各種上級(jí)下發(fā)的文件和通知、重要的教學(xué)文件材料等)相結(jié)合的辦法,在每個(gè)學(xué)年結(jié)束或者每個(gè)教學(xué)班畢業(yè)(結(jié)業(yè))后成套資料一定要收集完畢,避免和下一個(gè)教學(xué)周期的教學(xué)檔案混淆。②歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整,格式統(tǒng)一,聲像清晰、裝訂規(guī)范、簽字手續(xù)完備。③教學(xué)檔案一般歸檔一份,重要的教學(xué)文件(研究生學(xué)位論文、專著、優(yōu)秀教材等)除原稿外,可根據(jù)實(shí)際情況酌加副本。④紙質(zhì)檔案外的其他載體檔案材料(如信息系統(tǒng)報(bào)表和電子文檔等)最好打印成紙質(zhì)檔案,防止數(shù)據(jù)丟失和非法更改。
4.2 臨床教研室教學(xué)檔案整理
①根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,便于利用查考。②卷內(nèi)文件應(yīng)拆掉金屬物(以免破損檔案),用線裝訂(已裝訂成冊的除外,如學(xué)位論文、課程標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)大綱等),對(duì)有破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或者裝訂成冊。③凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面,注明題名、時(shí)間等基本項(xiàng)目。④材料大小一般為16開,圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式,圖名、圖簽折在外面。⑤文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)(如第二課堂活動(dòng)形成的照片、光碟,附圖冊、表冊、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽,填寫件號(hào)及檔號(hào)附在文字材料之后共同組成保管單元。其他載體材料可專柜保管,但需填寫與文字材料卷一致的檔號(hào);⑥按順序編排頁號(hào),無論單面或雙面只要有書寫文字,均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào),頁號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。⑦凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類檔案的,如專著、論文已歸入出版類,科研成果已歸入科研類,應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號(hào)。⑧有密級(jí)的檔案,由文件形成部門提交保密委員會(huì)確定。
4.3 臨床教研室教學(xué)檔案歸檔
①檔案編目 (包括檔案編號(hào)、檔案分卷、案盒題名) 填寫案卷封面、脊背各欄目,文字要簡短、準(zhǔn)確;檔案編號(hào):根據(jù)教學(xué)檔案的編目體系編制檔號(hào),教學(xué)檔案檔號(hào)=年度號(hào)+教學(xué)檔案分類號(hào)+案卷號(hào)(如檔號(hào):2009-JX201-01+案合題名:教研室基本情況+案卷號(hào):第1卷);檔案分卷:原則上,一個(gè)檔號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)案盒,如果一個(gè)檔號(hào)對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)量較多,需分盒存放的,應(yīng)分卷并編寫卷號(hào)。一個(gè)檔號(hào)對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)量較少的,可多年度集中一盒,按年度編多個(gè)檔號(hào);案盒題名:根據(jù)教學(xué)檔案的具體內(nèi)容,填寫案盒題名;②卷內(nèi)文件排列順序:永久在前短期在后、重要在前一般在后、正文在前附件在后、印件在前定稿在后、批復(fù)在前請示在后,同時(shí)編制檢索目錄,教學(xué)檔案檢索目錄按檔號(hào)順序,以案盒為對(duì)象填寫,根據(jù)需要,可編制各種分類目錄和專題目錄。③案盒排放順序的基本原則為:檔號(hào)優(yōu)先、年度次之、卷號(hào)第三。同時(shí)教學(xué)文書存電子版材料,制定電子檢索目錄,方便隨時(shí)查閱。
5 總結(jié)
教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的、具有保存和查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的教學(xué)歷史記錄,主要是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的,反映本級(jí)教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程。及時(shí)高效的收集整理教學(xué)檔案,采用紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合歸檔,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化、信息化。有效保存對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的教學(xué)資料,對(duì)醫(yī)學(xué)教學(xué)和人才培養(yǎng)起著重要的作用。
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關(guān)鍵詞：檔案；教師業(yè)務(wù)；建立
中圖分類號(hào)：G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03
綜合檔案、人事檔案、教師業(yè)務(wù)檔案的區(qū)別和聯(lián)系
綜合檔案室，設(shè)立在中等職業(yè)學(xué)校辦公室，綜合管理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。人事檔案室，設(shè)立在人事科，管理記錄個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。教師業(yè)務(wù)檔案室，設(shè)立在教務(wù)科，管理教師個(gè)人在教師業(yè)務(wù)水平和工作科研能力以及履行崗位職責(zé)情況的記錄材料。綜合檔案室管理學(xué)校的綜合檔案，綜合檔案分黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、儀器設(shè)備類、基建類、財(cái)會(huì)類、外事類、聲像類和實(shí)物類十大類。人事檔案室保管人事檔案，人事檔案包括個(gè)人的履歷材料，自傳材料，考察、考核、鑒定、審計(jì)材料，學(xué)歷學(xué)位、職業(yè)、技術(shù)職務(wù)（稱）評(píng)聘、科研學(xué)術(shù)、培訓(xùn)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資、聘（錄）用、任免、調(diào)動(dòng)、軍（警）銜、轉(zhuǎn)業(yè)復(fù)員、出國、會(huì)議代表，其他材料等十大類材料。教師業(yè)務(wù)檔案室保管教師業(yè)務(wù)檔案，教師業(yè)務(wù)檔案包括：個(gè)人簡歷、業(yè)務(wù)自傳，學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱材料，歷年來的授課任務(wù)、班務(wù)管理工作，歷年來的教學(xué)效果、師生評(píng)教、年度考核材料，歷年來參加的科研課題，歷年來發(fā)表的論文、著作，歷年來的獲獎(jiǎng)、懲罰情況，工作以來進(jìn)修培訓(xùn)、學(xué)習(xí)聽課情況，兼職、任職情況等。教師業(yè)務(wù)檔案可以做為教師職稱晉級(jí)、評(píng)優(yōu)考核的主要依據(jù)，做為教師工作的量化考核、進(jìn)修培訓(xùn)、崗位調(diào)動(dòng)、職務(wù)聘任、工資晉升、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等的參考資料。然而，目前中等職業(yè)學(xué)校很少設(shè)立有教師業(yè)務(wù)檔案室的。教師業(yè)務(wù)檔案的管理幾乎是空白，分散在各職能業(yè)務(wù)部門或教師個(gè)人手上，沒有建立統(tǒng)一的分類歸檔范圍、規(guī)范管理辦法和歸屬管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。教師評(píng)職稱時(shí)，都是自己到各職能業(yè)務(wù)部門收集個(gè)人的相關(guān)材料進(jìn)行整理。學(xué)校各種教育、教學(xué)水平檢查，學(xué)校評(píng)估申報(bào)時(shí)，各職能業(yè)務(wù)部門都需要從個(gè)人手上或者在各部門收集準(zhǔn)備大量的材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)收集一個(gè)人的材料，有時(shí)會(huì)因時(shí)間久遠(yuǎn)造成材料收集不全，出現(xiàn)重復(fù)工作或材料缺失。因此，筆者建議在教務(wù)科增設(shè)教師業(yè)務(wù)檔案室，制定統(tǒng)一的分類歸檔范圍和管理辦法對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理。按歸檔范圍將在崗教師的業(yè)務(wù)檔案收集建檔管理，教師調(diào)離時(shí)，業(yè)務(wù)檔案隨人事檔案一起轉(zhuǎn)出，為接收單位快速、全面的了解人才信息提供保障依據(jù)。同時(shí)，為了保持學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案的完整性，可采取贈(zèng)送的方式，復(fù)制一份留存學(xué)校，以備學(xué)校提供查找利用。建立教師業(yè)務(wù)檔案室使中職學(xué)校的檔案管理進(jìn)一步完善，查閱檔案時(shí)，學(xué)校的文件資料可以到學(xué)校綜合檔案室，教職員工的人事材料可以到人事檔案室，教師的個(gè)人業(yè)務(wù)、工作業(yè)績材料可以到教師業(yè)務(wù)檔案室，從而形成全方位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為學(xué)校的教育教學(xué)健康、快速發(fā)展提供更有效的檔案信息服務(wù)保障。
教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容
教師業(yè)務(wù)檔案具體包括以下內(nèi)容：
個(gè)人基本信息
個(gè)人履歷、教齡、身份證、各種學(xué)歷學(xué)位、職稱、教師或職業(yè)資格、雙師、教師崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育等證書、教學(xué)、科研崗位聘任書、合同或協(xié)議書復(fù)印件、學(xué)術(shù)團(tuán)體或社會(huì)團(tuán)體任職證明復(fù)印件。
教學(xué)工作材料
包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)安排表、課程設(shè)計(jì)、教案、課件、試卷（含標(biāo)準(zhǔn)答案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)）、聽課記錄、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量考核、學(xué)生評(píng)教、教師評(píng)學(xué)、督導(dǎo)、專家的評(píng)價(jià)、擔(dān)任班主任情況、社會(huì)實(shí)踐調(diào)研材料、年度考核。
教師進(jìn)修培訓(xùn)材料
業(yè)務(wù)進(jìn)修、崗位培訓(xùn)、出國深造等材料。
教學(xué)改革材料
教學(xué)改革立項(xiàng)申請書、結(jié)題復(fù)印件、精品課程、說課稿、特色專業(yè)、教學(xué)成果獎(jiǎng)、結(jié)題材料、教學(xué)論文等文件復(fù)印件。
科研材料
科研項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)題材料、科研論文、出版教材及其他有保存價(jià)值的自編參考資料、藝術(shù)作品、創(chuàng)造發(fā)明、專利技術(shù)、調(diào)研報(bào)告、議案、提案、學(xué)術(shù)活動(dòng)或會(huì)議材料。
獎(jiǎng)懲材料
教學(xué)和科研成果獲獎(jiǎng)證書或文件復(fù)印件、其他單項(xiàng)或綜合獎(jiǎng)勵(lì)（如書法、演講、體育）、評(píng)優(yōu)、評(píng)先等證書或文件復(fù)印件、教學(xué)事故登記表。
資歷證書復(fù)印件
英語、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、崗位資格、職稱、學(xué)歷等證書復(fù)印件。
其他
業(yè)余愛好、特長.參加協(xié)會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議、訪問學(xué)者、學(xué)術(shù)交流等有價(jià)值的檔案材料。
凡是教師的個(gè)人基本狀況、工作量化、工作態(tài)度、工作業(yè)績、培訓(xùn)進(jìn)修、繼續(xù)教育、專業(yè)技術(shù)水平、學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)研究方向、學(xué)術(shù)地位、社會(huì)地位和在學(xué)術(shù)界的影響等能反映教師個(gè)人工作業(yè)績、業(yè)務(wù)水平的材料都可以收集建檔。教師業(yè)務(wù)檔案不僅反映教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績，成為學(xué)校考核、培養(yǎng)、獎(jiǎng)懲教師的重要依據(jù)，而且還能體現(xiàn)學(xué)校的師資隊(duì)伍建設(shè)和辦學(xué)力量水平。
教師業(yè)務(wù)檔案的收集整理
教務(wù)科應(yīng)配備專職檔案管理員管理教師業(yè)務(wù)檔案，并在各部門設(shè)立兼職檔案管理員協(xié)助專職檔案管理員工作。要在各教學(xué)業(yè)務(wù)部門和教師隊(duì)伍中大力宣傳《檔案法》，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使各教學(xué)業(yè)務(wù)部門和教師能自覺按教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍上交散存于各部門和個(gè)人手中的檔案材料。教師業(yè)務(wù)檔案建檔的對(duì)象包括：專任教師、兼職教師、外聘教師、返聘教師、教輔人員。根據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案的形成規(guī)律，可采取每年集中收集兩次，分別在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“隨辦隨歸”的原則在活動(dòng)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。
可參照人事檔案的整理方法進(jìn)行教師業(yè)務(wù)檔案的分類整理。遵循整體密不可分的原則，把教師業(yè)務(wù)檔案的有關(guān)材料按人物一類別一年度的分類方法一人一檔、一個(gè)號(hào)進(jìn)行整理、上架，確保檔案的完整性和連續(xù)性。由于人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案會(huì)隨個(gè)人的調(diào)動(dòng)而轉(zhuǎn)走，而綜合檔案室的檔案則一直保存在學(xué)校，或按有關(guān)規(guī)定移交檔案館保存，存在一定的穩(wěn)定性和持續(xù)性。當(dāng)綜合檔案、人事檔案和教師業(yè)務(wù)檔案中有交叉的內(nèi)容時(shí)，如：綜合檔案中教學(xué)類的歸檔范圍有教師獲獎(jiǎng)情況，教師論文、著作，教師授課統(tǒng)計(jì)表；科研類中有論文專著、科研成果獲獎(jiǎng)材料、專利證書與人事檔案中的科研學(xué)術(shù)、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及教師業(yè)務(wù)檔案中的歷年來的授課任務(wù)、發(fā)表的論文、著作、獲獎(jiǎng)情況有交叉。人事檔案中的履歷材料，自傳材料，考核、鑒定材料，科研學(xué)術(shù)材料，培訓(xùn)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，聘（錄）用、任免材料與教師業(yè)務(wù)檔案中的個(gè)人簡歷、業(yè)務(wù)自傳，學(xué)歷、學(xué)位、職務(wù)、職稱材料，年度考核材料，歷年來參加的科研課題，歷年來發(fā)表的論文、著作，歷年來的獲獎(jiǎng)、懲罰情況，兼職、任職情況有交叉。在處理檔案內(nèi)容交叉問題時(shí)，綜合檔案要按照檔案部門的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，人事檔案要嚴(yán)格按人事、組織部門的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，并堅(jiān)持以綜合檔案、人事檔案優(yōu)先的原則，原件（個(gè)人學(xué)歷、職稱證書、獲獎(jiǎng)證書除外）優(yōu)先存入綜合檔案，其次到人事檔案，最后再到教師業(yè)務(wù)檔案，沒有原件的情況下可存復(fù)印件。教師業(yè)務(wù)檔案中可制作相應(yīng)的表格填寫進(jìn)行保存。如：《教師個(gè)人情況一覽表》、《教師授課教學(xué)任務(wù)一覽表》、《教師擔(dān)任班主任情況一覽表》、《教師聽課記錄表》、《教師參加教研活動(dòng)記錄表》、《教師參加科研情況一覽表》、《教師、著作一覽表》等由個(gè)人填寫，相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核。為了確保教師業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，收集到的材料要做好審核鑒定工作，杜絕把假材料歸檔。在收集材料的過程中，必須向有關(guān)形成材料的部門收集。個(gè)人報(bào)送材料要驗(yàn)原件及相關(guān)的原始材料，鑒別好的復(fù)印件要加蓋“此件與原件一致”的印章，確保歸檔材料的真實(shí)性。有條件的學(xué)校可以掃描原件保存電子檔，或制作成電子檔案，用檔案管理軟件進(jìn)行管理。材料審核后，為便于裝訂、保管、利用和延長檔案的壽命，對(duì)不規(guī)則、皺折、卷角、破損的材料，進(jìn)行剪裁、折疊、托裱，裱糊時(shí)應(yīng)選用化學(xué)漿糊，或在漿糊中摻入殺蟲粉，以防蟲蛀。檔案材料上的大頭針、回形針、釘書針等金屬物要去除，以防止氧化生銹損毀檔案。
根據(jù)檔案材料的不同類別，檔案的排序可按檔案形成時(shí)間的先后順序、材料的內(nèi)容主次、功能性質(zhì)等進(jìn)行排序。排列好的材料要編號(hào)。順序號(hào)包括類號(hào)和份號(hào)，用鉛筆標(biāo)注在右上角。如：“1-1、1―2……”就是“第一大類第一份、第一大類第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大類第一小類第一份、第二大類第一小類第二份……”。每份材料在右下角或左下角編寫頁碼。材料排列好后要編寫目錄，目錄中的類號(hào)用漢字一、二……表示，單獨(dú)占一行，份號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字排列并登記材料名稱，重新擬寫或修改的標(biāo)題用“[]”標(biāo)注，各類材料之間要留出一定的空格填寫后續(xù)的材料。每份材料最后形成的時(shí)間做為材料的形成時(shí)間，并用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫表示。整理好的教師業(yè)務(wù)檔案按順序號(hào)排列上架永久保存。保管教師業(yè)務(wù)檔案要配備有鐵門、鐵窗、鐵柜的專用庫房，做好防光、防火、防盜、防塵、防鼠、防蟲、防潮、防高溫工作。
教師業(yè)務(wù)檔案的提供利用
按照創(chuàng)建國家一級(jí)檔案館的要求，市檔案館將對(duì)市直104個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的1993年至2002年檔案，及我市范圍內(nèi)的重大活動(dòng)和突發(fā)事件的檔案，如鋼博會(huì)、航空節(jié)、全運(yùn)會(huì)、援川、非典檔案資料，及時(shí)接收進(jìn)館。有關(guān)部門單位要全力做好配合，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案移交的前期準(zhǔn)備工作，確保及時(shí)、高質(zhì)量地完成檔案的移交進(jìn)館。各區(qū)要進(jìn)一步加大檔案接收進(jìn)館的力度，嚴(yán)格按照檔案移交進(jìn)館的要求，做到應(yīng)收盡收。向社會(huì)《關(guān)于征集檔案資料的通告》，在全市范圍內(nèi)開展具有地方特色檔案資料的征集工作，不斷豐富館藏。圍繞實(shí)現(xiàn)“文件系統(tǒng)化、管理科學(xué)化、服務(wù)多樣化”的目標(biāo)，做好現(xiàn)行文件資料的收集工作。積極探索重大活動(dòng)檔案、名人檔案、聲像檔案、地方物產(chǎn)、著名人文景觀等特色檔案資源，開展館際檔案資料合作交流，做好聲像檔案資料搶救保護(hù)工作。認(rèn)真開展“城市記憶工程”、“鄉(xiāng)村記憶工程”等，對(duì)“瀕危”文化進(jìn)行搶救性記錄。
二、不斷推進(jìn)檔案法制建設(shè)
深入貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《省檔案條例》等檔案法律法規(guī)，在全市組織開展檔案工作執(zhí)法檢查活動(dòng)，推進(jìn)依法治檔。貫徹落實(shí)《行政強(qiáng)制法》、《省行政程序規(guī)定》，健全檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善《檔案行政執(zhí)法制度》。通過多種途徑向社會(huì)公開檔案違法舉報(bào)電子郵箱、舉報(bào)電話，隨時(shí)查處檔案違法案件。加強(qiáng)檔案法律法規(guī)等規(guī)范性文件的學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹執(zhí)行，開展《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》的檔案法制宣傳活動(dòng)，編輯出版《檔案工作指南》。組織對(duì)全市各級(jí)綜合檔案館接收檔案范圍內(nèi)的各立檔單位的檔案機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)施、設(shè)備和檔案數(shù)量、整理編目、現(xiàn)代化管理、提供利用、編研等進(jìn)行全面普查，摸清全市檔案工作的真實(shí)水平，為檔案事業(yè)科學(xué)化管理服務(wù)。組織各統(tǒng)計(jì)單位搞好2012年度檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、文化產(chǎn)業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)、社會(huì)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作。
三、大力推進(jìn)全市檔案信息化建設(shè)
各級(jí)檔案館、室要不斷加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，建立全部館藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫，建立照片檔案數(shù)據(jù)庫，建立新聞、城市記憶工程、重大建設(shè)項(xiàng)目等音影檔案全文數(shù)據(jù)庫，建立珍貴、重要及利用頻繁紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，編制完成《市檔案館信息化建設(shè)實(shí)施方案》。做好館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)的管理維護(hù)，對(duì)檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行補(bǔ)充完善，逐步實(shí)現(xiàn)開放檔案、已公開信息目錄的網(wǎng)上查詢，及時(shí)做好全市檔案信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)工作。開展電子文件（檔案）備份工作，規(guī)范工作流程，完善安全備份制度體系。以維護(hù)電子文件真實(shí)性和長久保存為重點(diǎn)，著力解決電子文件歸檔、電子檔案接收、電子檔案管理面臨的重大問題，實(shí)現(xiàn)電子檔案接收規(guī)范化。
四、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作
深入貫徹落實(shí)國家檔案局9號(hào)令、10號(hào)令，按照國家基本專業(yè)檔案目錄規(guī)定，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)國有企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，強(qiáng)化對(duì)改制企業(yè)檔案歸屬流向的監(jiān)管、幫扶和處置，搞好民營企業(yè)、新興產(chǎn)業(yè)、支柱企業(yè)和現(xiàn)代服務(wù)業(yè)建檔工作，促進(jìn)企業(yè)自主創(chuàng)新和改革發(fā)展。認(rèn)真做好全市2012年度文件材料的收集歸檔工作，會(huì)同有關(guān)主管部門對(duì)各單位的歸檔工作進(jìn)行檢查。貫徹執(zhí)行《省重大活動(dòng)檔案管理辦法》，緊緊圍繞我市中心工作，做好大項(xiàng)目建設(shè)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。制定《關(guān)于推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的意見》，按照《檔案工作科學(xué)化評(píng)估辦法和標(biāo)準(zhǔn)》的要求，扎實(shí)開展檔案工作科學(xué)化評(píng)估工作。鞏固新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范縣、示范鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、示范村創(chuàng)建活動(dòng)成果，進(jìn)一步抓好家庭檔案的試點(diǎn)工作，全面提升我市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作水平。圍繞全市統(tǒng)籌城鄉(xiāng)一體化發(fā)展，繼續(xù)抓好國土、房管、民政、衛(wèi)生、社保、水利、畜牧、計(jì)劃生育等系統(tǒng)的民生檔案工作，為全市統(tǒng)籌城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)一體化發(fā)展提供有效服務(wù)。
五、積極穩(wěn)妥地做好檔案開放和提供利用工作
按照《檔案法》的規(guī)定，認(rèn)真做好原已開放的1978年前147998件檔案的鑒定、劃控工作；組織力量對(duì)館藏1979年至1982年的檔案進(jìn)行審查、鑒定、劃控，適時(shí)向社會(huì)開放。積極主動(dòng)地做好檔案提供利用工作，不斷完善服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，豐富服務(wù)手段，提高服務(wù)效率，認(rèn)真完成檔案利用情況分析，編寫《2012年度檔案利用實(shí)例匯編》。發(fā)揮檔案館教育功能，進(jìn)一步完善愛國主義教育基地和青少年教育實(shí)踐基地建設(shè)，創(chuàng)新內(nèi)容和形式，增強(qiáng)教育效果。認(rèn)真做好政府信息公開、檔案開放、檔案提供利用工作，為黨委中心工作服務(wù)，為加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。積極爭取市委、市政府確定市檔案館為政府信息公開場所，制定公開信息送交辦法，接收市委、市政府工作部門主動(dòng)公開的信息。堅(jiān)持以人為本、服務(wù)為先的理念，以檔案查閱中心、政府公開信息查閱場所和檔案信息網(wǎng)站為載體，通過函電查詢、在線查詢等多種方式提供便利服務(wù)。
六、積極開展檔案編研、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作
深入研究、挖掘館藏，編輯出版檔案資料專題匯編，配合省檔案局做好關(guān)于攝制《往事——檔案背后的故事》中有關(guān)《戰(zhàn)役》、《烈士——吉山戰(zhàn)斗》兩個(gè)選題檔案資料的征集、研究、文字編寫工作。繼續(xù)做好《年鑒》2013卷的供稿工作。組織做好2013年度全省檔案學(xué)術(shù)年會(huì)論文撰寫、推薦工作，組織開展群眾性檔案學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，完成全省檔案學(xué)優(yōu)秀成果、檔案信息資源開發(fā)利用成果獎(jiǎng)的申報(bào)工作。面向各區(qū)、重點(diǎn)部門和社會(huì)，征集能夠真實(shí)反映2012年全市發(fā)展成就的圖片資料，舉辦《奮起2012——發(fā)展成就圖片展覽》，編輯出版《圖鑒》2012卷。認(rèn)真貫徹《省各級(jí)國家綜合檔案館（局）科學(xué)化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》、《省機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》、《省企業(yè)、事業(yè)單位檔案工作科學(xué)化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》，組織開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)、試點(diǎn)和推廣工作。以歸檔文件整理、檔案法律法規(guī)、檔案在線管理、檔案執(zhí)法檢查、檔案普查統(tǒng)計(jì)為主要內(nèi)容，對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案人員，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各區(qū)協(xié)同做好民營企業(yè)檔案人員培訓(xùn)的調(diào)查摸底和組織報(bào)名工作。
計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時(shí)代，文字或圖像的信息處理技術(shù)促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。
一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述
（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時(shí)也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲(chǔ)形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理分為兩個(gè)過程，一是進(jìn)行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻(xiàn)信息，并以數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動(dòng)化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務(wù)器為查詢載體，實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)，在檔案內(nèi)容查閱過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄，同時(shí)也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。
二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢
（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學(xué)管理的方針實(shí)施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率
檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對(duì)繁瑣，且極具細(xì)致，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對(duì)檔案管理、利用造成很大的影響。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對(duì)工作時(shí)間和地點(diǎn)的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在一個(gè)小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進(jìn)行復(fù)制、或者整理，可以在不同的地方與時(shí)間里對(duì)想了解的內(nèi)容進(jìn)行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個(gè)過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)資料關(guān)鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關(guān)目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)
在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中，電子檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時(shí)，只需要將關(guān)鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對(duì)某些問題進(jìn)行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。
一、影響基層檔案部門信息化目標(biāo)設(shè)立的基本因素
正確分析本單位檔案信息化的基礎(chǔ)條件，充分考慮到影響檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)因素，是設(shè)立好信息化建設(shè)目標(biāo)的重要前提。基層檔案部門開展信息化建設(shè)過程，不僅貫穿于檔案工作的收、管、用各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是一項(xiàng)需要大量人、財(cái)、物投入的龐大系統(tǒng)工程，其目標(biāo)能否準(zhǔn)確設(shè)立以及順利完成，受制于多種因素，以高校檔案部門信息化目標(biāo)設(shè)定為例通常受四方面基本因素影響。
1．信息化環(huán)境因素。檔案信息化發(fā)展環(huán)境是檔案信息化建設(shè)的保障體系，在基層檔案部門一般分為本單位信息化建設(shè)背景與檔案信息化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)環(huán)境兩部分。單位信息化建設(shè)背景在高校常指數(shù)字化校園建設(shè)情況，包括對(duì)數(shù)字化校園建設(shè)產(chǎn)生的電子文件及其歸檔后轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的歸檔過程控制情況，它決定著學(xué)校檔案信息化的數(shù)據(jù)源和作為數(shù)字化校園公共基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建的信息化數(shù)據(jù)傳遞網(wǎng)絡(luò)建設(shè)情況，影響到檔案信息的渠道及利用。而檔案信息化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)則是指業(yè)務(wù)流程的簡化、合理化和優(yōu)化程度，是信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，決定著信息化目標(biāo)建設(shè)的大小。
2．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)劃因素。基層檔案部門作為具體業(yè)務(wù)部門不可能自行制定檔案信息化工作的相關(guān)規(guī)劃與標(biāo)準(zhǔn)，必須在國家層面檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃下和相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，建立本單位的信息化目標(biāo)，分步實(shí)施。目前高校設(shè)定檔案信息化目標(biāo)時(shí)，就必須依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)范等相應(yīng)規(guī)劃、規(guī)范因素，才能避免在信息化建設(shè)時(shí)出現(xiàn)各自為政，信息化低水平重復(fù)開發(fā)現(xiàn)象，從而確保信息化資源實(shí)現(xiàn)共享。
3．資金因素。檔案信息化建設(shè)資金投入額度的大小直接決定著信息化具體目標(biāo)完成規(guī)模。檔案信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)需要設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套，需要投入大量的資金，而作為學(xué)校教學(xué)輔助直屬單位的高校基層檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)的經(jīng)費(fèi)投入不可能作為學(xué)校經(jīng)費(fèi)重點(diǎn)保障對(duì)象，即使在數(shù)字化校園建設(shè)經(jīng)費(fèi)分配上也不能同教學(xué)、科研以及管理相提并論，檔案部門同樣不能像圖書館一樣能獲得像“211工程”中圖書文獻(xiàn)保障及數(shù)字化圖書館建設(shè)項(xiàng)目的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)立項(xiàng)支持，而只能依照學(xué)校每年批準(zhǔn)專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)額度情況設(shè)定相應(yīng)建設(shè)目標(biāo)及其可能完成進(jìn)度。
4．人員因素。檔案人員素質(zhì)高低決定著檔案信息化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的好壞。檔案信息化目標(biāo)完成需要由具備有相當(dāng)?shù)臋n案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息處理、網(wǎng)絡(luò)、外語等方面知識(shí)的人員來完成，最理想的是檔案部門自己擁有一批知識(shí)全面、一專多能和具有開拓精神的復(fù)合型人才從事檔案信息化工作。但是在現(xiàn)實(shí)中基層檔案部門一般不乏高水平檔案管理專家，而缺少現(xiàn)代化信息處理的復(fù)合型人才，同時(shí)在完成檔案信息化目標(biāo)時(shí)通常采取由信息化技術(shù)人員完成系統(tǒng)的構(gòu)建后，檔案部門完成檔案信息化數(shù)據(jù)處理與使用的模式完成，即便是這樣，檔案人員素質(zhì)同樣決定著今后該信息化目標(biāo)的進(jìn)一步發(fā)展。
二、選定基層檔案部門信息化建設(shè)目標(biāo)的定位標(biāo)準(zhǔn)
基層檔案部門必須是在國家總體戰(zhàn)略目標(biāo)、本單位信息化建設(shè)目標(biāo)以及檔案部門工作需求這三方面構(gòu)成的框架內(nèi)來確定本單位檔案信息化具體目標(biāo)。在實(shí)踐中，我們確定了以學(xué)校檔案信息資源建設(shè)為核心，以數(shù)字化信息管理為重點(diǎn)，在學(xué)校信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組及各部門的支持下，以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，開展檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步通過校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子文件的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫化，向數(shù)字化校園的公共服務(wù)體系提供充實(shí)的檔案應(yīng)用信息資源并作為信息化目標(biāo)的定位標(biāo)準(zhǔn)。具體采用以下四條選定依據(jù)。
1．滿足實(shí)際工作需要。根據(jù)本單位的實(shí)際情況，分出檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的輕重緩急，將針對(duì)改進(jìn)工作方法，提高工作效率和服務(wù)水平有用的工作作為信息化目標(biāo)所要考慮的首要環(huán)節(jié)加以設(shè)計(jì)和安排，解決實(shí)際問題，滿足實(shí)際工作需要，這也是基層部門檔案信息化建設(shè)基本目的。
2．符合現(xiàn)實(shí)與發(fā)展相結(jié)合要求。信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣，投入大，建設(shè)周期較長，因此，在規(guī)劃時(shí)既要考慮到微觀，又要考慮到宏觀，既要落實(shí)到自身的業(yè)務(wù)流程，又要考慮到軟、硬件平臺(tái)的技術(shù)現(xiàn)狀與發(fā)展前景。把信息化建設(shè)目標(biāo)納入單位檔案工作目標(biāo)之中，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施，考慮近期、中期和遠(yuǎn)期三個(gè)階段相結(jié)合的方式，使有限的人力、物力、財(cái)力在每一階段的每個(gè)目標(biāo)得到最大限度的發(fā)揮，有利于積累建設(shè)和應(yīng)用管理經(jīng)驗(yàn)，回避和化解設(shè)備、技術(shù)、人力等過早投入的風(fēng)險(xiǎn)。
3．符合標(biāo)準(zhǔn)化和專一性要求。選定信息化目標(biāo)首先應(yīng)考慮該目標(biāo)是否有所需的成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，其次在遵循國家、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，建立突出自身特色的信息化目標(biāo)，做到具有專一性和精品性，發(fā)揮其特色作用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4．符合協(xié)作性基礎(chǔ)條件。基層檔案部門信息化資源建設(shè)主要內(nèi)容就是做好數(shù)字化文件歸檔管理和館藏檔案數(shù)字化建設(shè)兩方面工作以達(dá)到檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化的目的。數(shù)字化文件歸檔目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)依賴于形成部門密切配合，各級(jí)電子文件產(chǎn)生部門在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程等方面的協(xié)作基礎(chǔ)是決定該信息化目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)的前提。
三、基層檔案部門信息化具體目標(biāo)的選定策略
檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息資源有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用政策法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)制定等等十分廣泛的內(nèi)容。在實(shí)際操作中，墓層檔案部門不可能全部都納入其建設(shè)目標(biāo)范圍，必須正確分析影響本單位檔案信息化目標(biāo)有關(guān)因素，依照信息化目標(biāo)選定標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立出適合現(xiàn)有檔案工作基礎(chǔ)的信息化目標(biāo)。現(xiàn)階段，高校選擇范圍應(yīng)明確在學(xué)校館藏檔案管理和各類文件材料形成歸檔過程兩方面，具體可選定如下目標(biāo)：
1、設(shè)定建立以館藏檔案為主體的各類數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，作為檔案信息化基礎(chǔ)目標(biāo)。可分三個(gè)步驟完成。第一步，建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。通過著錄標(biāo)引，把館藏檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄的分類號(hào)、館代號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、數(shù)量、主題詞、提要等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，達(dá)到建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的計(jì)算機(jī)化。第二步，建立檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)
庫。根據(jù)本單位館藏特色以及服務(wù)利用主要方向與重點(diǎn)，建立有特色及利用率高的專題檔案內(nèi)容信息數(shù)據(jù)庫，是檔案信息化基礎(chǔ)目標(biāo)的高級(jí)形式。根據(jù)高校教學(xué)科研為主的特點(diǎn)，專題內(nèi)容信息化數(shù)據(jù)庫可從以下幾方面人手。(1)學(xué)籍檔案專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)網(wǎng)上招生錄取數(shù)據(jù)，將每屆學(xué)生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進(jìn)學(xué)籍庫，同在校期間各種有關(guān)數(shù)據(jù)收錄在一起，標(biāo)明應(yīng)相檔號(hào)，形成學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)鑒別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證的真?zhèn)危峁┐_切的證據(jù)，將起到積極作用。(2)學(xué)生成績專題數(shù)據(jù)庫。平時(shí)通過校園網(wǎng)教學(xué)管理系統(tǒng)從研究生院、教務(wù)處和繼續(xù)教育學(xué)院數(shù)據(jù)庫中收錄各類學(xué)生成績數(shù)據(jù)，待學(xué)生畢業(yè)時(shí)，匯總建立學(xué)生成績庫，按專業(yè)、班級(jí)、科目等把中英文名稱對(duì)照錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立完善的數(shù)據(jù)庫，為畢業(yè)生求職、留學(xué)提供快捷方便的相關(guān)證明。(3)學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫。結(jié)合每年畢業(yè)生提交學(xué)位論文電子版機(jī)會(huì)，將紙質(zhì)論文和電子論文數(shù)據(jù)庫一并歸檔，并及時(shí)采用掃描等方式補(bǔ)錄以往學(xué)位論文全文，建立齊全的學(xué)位論文信息化數(shù)據(jù)庫。(4)成果專題數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)字校園科研管理系統(tǒng)，及時(shí)建立科研技術(shù)成果數(shù)據(jù)庫，并把已歸檔成果檔案通過鍵盤方式補(bǔ)錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫，形成完整的科研專題信息化數(shù)據(jù)庫。(5)各類試題專題數(shù)據(jù)庫。建立目標(biāo)主要是把歷年各類考試試卷按學(xué)科、專業(yè)、年代建立數(shù)據(jù)庫，如果是數(shù)字化試卷，則可分類轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫即可，而紙質(zhì)類試卷可用掃描方式形成圖形或PDF格式，以附件形式錄入數(shù)據(jù)庫，掛在網(wǎng)上供學(xué)生下載使用。(6)電子課件數(shù)據(jù)庫。把多媒體教學(xué)錄像等通過數(shù)字化設(shè)備處理為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子文檔，同時(shí)把各類精品課程的電子課件以附件形式存人檔案管理數(shù)據(jù)庫中，掛在網(wǎng)頁供學(xué)生下載使用。第三步，建立館藏檔案全文原貌數(shù)據(jù)庫。把學(xué)校館藏中珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及人事檔案等原件或?qū)嵨铮ㄟ^掃描或數(shù)碼相機(jī)攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)索引數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌管理，是檔案信息化基礎(chǔ)目標(biāo)最高形式，為今后建立數(shù)字化檔案館提供數(shù)據(jù)源。
第一條為充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)在林業(yè)建設(shè)中的作用，盡快把科技成果和先進(jìn)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，提高林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目管理水平，特制定本辦法。
第二條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目的管理包括：項(xiàng)目的選題、立項(xiàng)，組織實(shí)施，驗(yàn)收和檔案管理等內(nèi)容。
第三條經(jīng)省林業(yè)局審批立項(xiàng)的林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目按本辦法進(jìn)行管理。
第二章選題、立項(xiàng)
第四條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目的選題要遵循以下原則：
（一）圍繞全省林業(yè)發(fā)展重點(diǎn)，優(yōu)先安排生產(chǎn)中急需推廣的新品種、新技術(shù)成果。
（二）能產(chǎn)生顯著的經(jīng)濟(jì)效益或生態(tài)效益、社會(huì)效益、有較高推廣應(yīng)用價(jià)值的項(xiàng)目。
（三）對(duì)已推廣的科技成果不能重復(fù)立項(xiàng)。
（四）生產(chǎn)中已普及的常規(guī)技術(shù)不再立項(xiàng)。
第五條承擔(dān)單位申報(bào)項(xiàng)目時(shí)，需經(jīng)有關(guān)專家論證，由主管部門把論證意見、審核意見填入"項(xiàng)目申請書"（見附件一），于每年六月底前報(bào)河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站。河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站對(duì)申報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)行篩選和綜合平衡，報(bào)河北省林業(yè)局批準(zhǔn)立項(xiàng)。
第三章組織實(shí)施
第六條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目立項(xiàng)后，由河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站（甲方）同主要承擔(dān)單位（乙方）和主要承擔(dān)單位的主管部門（丙方），在計(jì)劃下達(dá)后一個(gè)月內(nèi)簽定"林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目合同"（見附件二），各方按合同規(guī)定的責(zé)任與義務(wù)組織實(shí)施。
第七條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目在實(shí)施期間，項(xiàng)目承擔(dān)單位要于每年六月底前向河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站上報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，十二月底前上報(bào)年度總結(jié)及"推廣項(xiàng)目年度進(jìn)展情況報(bào)告表"（見附件三）。
第八條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用，分別實(shí)行無償、部分有償、有償?shù)霓k法，并逐步擴(kuò)大有償使用的范圍和比例。
第四章項(xiàng)目驗(yàn)收
第九條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目承擔(dān)單位在完成項(xiàng)目合同所規(guī)定的任務(wù)后，要向河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站提出項(xiàng)目驗(yàn)收申請，并填寫"林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目驗(yàn)收申請表"（見附件四）。
第十條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目驗(yàn)收，需申報(bào)以下材料：
（一）林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目工作報(bào)告。
（二）林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目技術(shù)報(bào)告。
（三）林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目的實(shí)施方案。
（四）林業(yè)技術(shù)推廣應(yīng)用時(shí)間、范圍、效益證明材料。
（五）林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目驗(yàn)收申請書。
（六）林業(yè)技術(shù)推廣計(jì)劃任務(wù)書或合同書。
（七）林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算表（見附件五）。
第十一條林業(yè)技術(shù)推廣項(xiàng)目的驗(yàn)收經(jīng)局審核，由河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站組織。驗(yàn)收人員名單，由河北省林業(yè)技術(shù)推廣總站審查確定報(bào)省林業(yè)局備案。
第十二條參加驗(yàn)收的人數(shù)要根據(jù)推廣項(xiàng)目的范圍大小等因素確定，一般以7-11人為宜。驗(yàn)收組一般由同行專家、上級(jí)主管部門和生產(chǎn)單位的代表組成，承擔(dān)項(xiàng)目單位和人員不得參加驗(yàn)收組。驗(yàn)收時(shí)要提前半個(gè)月將驗(yàn)收的有關(guān)材料送參加驗(yàn)收的人員審閱。
第十三條推廣項(xiàng)目通過驗(yàn)收后，驗(yàn)收結(jié)果報(bào)省林業(yè)局備案。
第五章立卷、歸檔
第十四條推廣項(xiàng)目檔案主要包括以下內(nèi)容：
（一）項(xiàng)目申請書。
（二）審批文件。
（三）協(xié)議書、合同書。
（四）年度計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告。
（五）實(shí)驗(yàn)、測試原始記錄。
（六）圖表、照片、錄像帶等聲像資料。
（七）會(huì)議記錄。
（八）階段工作報(bào)告、專題總結(jié)。
（九）論文、專著。
（十）實(shí)物、樣品標(biāo)本的目錄。
（十一）項(xiàng)目評(píng)價(jià)意見及有關(guān)驗(yàn)收材料。
（十二）應(yīng)用報(bào)告、得獎(jiǎng)材料。
（十三）推廣項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)予決算材料。
（十四）有關(guān)來往文件。
關(guān)鍵詞：科研檔案 管理
科研檔案管理工作是醫(yī)院科研管理的重要組成部分，是科研活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。怎樣保管好科研成果，更好地發(fā)揮科研成果的功效，是擺在醫(yī)院科研檔案管理人員面前值得思考的現(xiàn)實(shí)問題，隨著醫(yī)學(xué)科研的不斷發(fā)展，以往“粗放”式的科研檔案管理模式，已不再適用于新形勢下的醫(yī)院科研檔案管理。本文擬從以下幾個(gè)方面就如何做好醫(yī)院科研檔案管理工作進(jìn)行一些探索：
1、科研檔案的作用及意義
（1）科研檔案是開展醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)。科學(xué)技術(shù)研究檔案（簡稱科研檔案）是指在醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等多種形式載體的文件材料，是開展醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的真實(shí)記載，是醫(yī)學(xué)醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體。通過科研檔案了解過去和同期國內(nèi)外同行對(duì)某方向的研究情況，從而進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是醫(yī)院科研工作的重要基礎(chǔ)。
（2）科研檔案是提高科研質(zhì)量的重要保證。任何科技成果的取得，都是研究成果的積累；任何一項(xiàng)科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，都必須有完整的科研檔案為依據(jù)。醫(yī)教研一體化發(fā)展是當(dāng)今綜合性大醫(yī)院發(fā)展的必由之路，作為醫(yī)務(wù)人員，不僅自身要及時(shí)掌握了解本專業(yè)的最新前沿動(dòng)向，還要不斷更新思路，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)完整記錄下來，從而提高科技創(chuàng)新質(zhì)量。
（3）科研檔案是檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)科研工作質(zhì)量、評(píng)價(jià)醫(yī)學(xué)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要依據(jù)。一所醫(yī)院科研工作開展得如何，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評(píng)價(jià)。
2、科研檔案管理中存在的問題
2.1 對(duì)科研檔案重視程度不夠
雖然科研檔案對(duì)于醫(yī)學(xué)科技創(chuàng)新作用巨大，但現(xiàn)實(shí)是往往很多單位的主管部門和科研人員對(duì)其實(shí)際效能認(rèn)識(shí)不足。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當(dāng)于扮演了一個(gè)“二傳手”。科研人員許多重要材料未能及時(shí)歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案管理制度不規(guī)范
隨著醫(yī)學(xué)科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。由于重視程度不夠，一些老的管理制度可能連續(xù)多年未經(jīng)修改，致使科研材料的整理不規(guī)范，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩。
2.3 科研檔案管理手段落后
長期以來，很多科研檔案管理部門沒有建立開放科研檔案目錄，仍采用手工的科研檔案管理模式，從而造成科研檔案信息資源查詢困難，長期被壓制在檔案室內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。
3、解決對(duì)策
3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高科研檔案管理意識(shí)
做好醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作首先要轉(zhuǎn)變管理觀念，切實(shí)轉(zhuǎn)變重研究、輕管理的思想，采取多種形式進(jìn)行宣傳，使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性，增進(jìn)科研人員的歸檔意識(shí)，使科研人員從項(xiàng)目研究開始即了解科研檔案的有關(guān)要求，把檔案歸檔作為科研日常工作的一部分加以關(guān)注。開展科研檔案工作評(píng)優(yōu)活動(dòng)，對(duì)科研檔案管理規(guī)范、工作表現(xiàn)突出的個(gè)人和科室進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，提高科室和檔案管理人員的工作積極性。
3.2 完善制度，規(guī)范科研檔案管理行為
國務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則，根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規(guī)章制度，實(shí)行科學(xué)管理”。因此，需制定和完善行之有效的醫(yī)院科研檔案各項(xiàng)規(guī)章和制度，明確課題、成果、論文等的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀等制度，出臺(tái)科研檔案管理獎(jiǎng)懲制度等，明確科研人員和管理部門在科研檔案完成中的職責(zé)。
3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)
高素質(zhì)的科技管理人員，是醫(yī)院科研檔案管理的中堅(jiān)力量。一名高素質(zhì)的科研管理人員，必須具備相應(yīng)的理論與管理知識(shí)、信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和參與意識(shí)。通過多途徑、多形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高科研檔案管理人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。
